CURSO DE AUDITORIA LABORAL

Presentación y Objetivos

Facilitar a los asistentes los conocimientos teórico-prácticos necesarios en el desarrollo de una auditoria laboral, para llevar a cabo un análisis y revisión de la situación jurídico-laboral de una empresa, verificando mediante el estudio de la documentación e información aportada por la propia empresa el grado de cumplimiento de la Normativa Laboral y de Seguridad Social en cuanto a situaciones, conductas y procedimientos desarrollados en la misma.

Con este Curso los aspirantes deberán conseguir plasmar la situación real de una empresa, desde el punto de vista del cumplimiento de las obligaciones jurídico-laborales y de Seguridad Social.

Dirigido a identificar riesgos laborales, así como a fijar los criterios legales a tener en cuenta en su tratamiento y evaluación.

El curso se desarrollara sobre una base teórica de criterios legales y sobre una base práctica en la que se irán delimitando aquéllos aspectos de actual interés para el participante en pro de su implementación en su centro de trabajo.

Comprobar si lo que se hace en la empresa en todo momento es correcto y ajustado a la vigente normativa.

Para alcanzar estos objetivos fomentara una participación activa de los asistentes convirtiendo la sesión en un intercambio de experiencias y casos prácticos reales que incrementen los conocimientos sobre la materia y permitan la utilización de las herramientas adquiridas en el mismo.

Dirigido

A profesionales (Graduados Sociales, Diplomados en Relaciones Laborales y Abogados) con una base de conocimientos en materia laboral y de Seguridad Social, que estén interesados en ampliar su actividad profesional a la realización de Auditorias Laborales

“No espere a que la inspección le sorprenda, se ahorrará sanciones”

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TEMARIO DEL CURSO

INTRODUCCION

TEMA 1. QUE CONTIENE LA AUDITORIA LABORAL

TEMA 2: CONCEPTOS GENERALES

TEMA 3: CONCEPTO DE AUDITORIA LABORAL

TEMA 4: LA ACTIVIDAD AUDITORA I.

TEMA 5: LA ACTIVIDAD AUDITORA II.

TEMA 6: COMO SE HACE UNA AUDITORIA LABORAL

TEMA 7 AUDITORIA SOCIO LABORAL

ANEXOS:

1. GUÍA PARA LA MEJORA EN LA GESTIÓN PREVENTIVA

AUDITORÍA DE PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES

2. NORMATIVIDAD A QUE SE SOMETEN

LOS PATRONES EN MATERIA LABORAL

3. SOBRE LA AUDITORIA

TEMA 1. QUE CONTIENE LA AUDITORIA LABORAL

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La Auditoria laboral que puede realizar un Trabajador Autónomo no difiere prácticamente de aquella que puede realizar otro tipo de Empresa, por lo que para su realización habrá de dividirse el Trabajo de Auditoria en determinadas Tareas en las que ha de conocerse a la perfección en qué consiste cada una de las mismas, para lo que resultaría recomendable la realización de un "boceto" previo u Organigrama desarrollándolo a través de los siguientes "pasos":

1er. paso: Definir mediante una denominación específica cada disciplina o subdivisiones.

2do. paso: Detallar la naturaleza del trabajo de auditoria y las condiciones generales a que debe amoldarse la persona que la realiza.

3er. paso: Asegurarse de poseer por parte de la persona que la realiza de suficientes conocimientos en materia de Derecho Laboral, Organización Empresarial y Contabilidad.

Clases de Auditorias que pueden ser realizadas:

- Auditoria Comercial ("Marketing-audit").

- Auditoria Técnica ("Technical-audit"), que a su vez es clasificada en las siguientes sub clasificaciones: Auditoria de Calidad ("Quality-audit"), Auditoria de Stocks ("Stocks-audit") y Auditoria de Procesos de Fabricación ("process fabrication-audit").

- Auditoria Financiera ("Financial-audit") y Auditoria Presupuestaria ("Budget-audit").

- Auditoria de Gestión Empresarial ("Managerial-audit") que podrá ser Auditoria de Sistemas o Auditoria Informática.

- Auditoria Laboral ("Social-audit") que podrá ser una Auditoria Social-contable ("Book-keeper social-audit") o Auditoria Humana ("Analysis of human resources").

¿Cómo puede realizar una Auditoria Laboral ("Social-audit")? a través del contenido o informe del Auditor que han de contener en la misma y la indicación de la puesta en práctica de los fundamentos básicos:

Auditoria Laboral ("Social-audit")

A) contenido de la auditoria laboral:

1. Definición del alcance de la intervención del Auditor.

2. Realización de Comentarios sobre los costos del personal y realización de comparativas con otros periodos.

3. Interpretación sobre la Organización del Personal y especialmente de los sistemas de control interno.

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4. Exposición de Conclusiones y Recomendaciones

B) Fundamentos básicos:

1.º Legislación Laboral: Estudio basado en el Derecho del Trabajo, Seguridad Social y Legislación Laboral en su conjunto.

2.º Contabilidad: Análisis del Balance, Cuenta de Pérdidas y Ganancias, Costos, Contabilidad Analítica y Distribución de las Cargas Sociales.

3.º Organización de Empresa: Estudio de los Métodos y Tiempos y de los Métodos de Trabajo, Estructuración de la Empresa y de los Sistemas Organizativos.

4.º Derecho Mercantil: Definición del Tipo de Empresa, Sector Económico al que pertenece y Productos y Servicios que fabrica o desarrolla. Mediadores Mercantiles.

5.º Legislación en materia de Salud Laboral: Estudio sobre el Ambiente de Trabajo y los Riesgos Laborales. (STPS, IMSS)

6.º Legislación Fiscal: Determinación de los Rendimientos de la actividad. (P.T.U.)

7.º Análisis Estadístico: Elección de muestras y realización de representaciones gráficas con diversas metodologías estadísticas.

OBJETIVOS Y NORMAS TÉCNICAS DE AUDITORIA

Accesoria en auditorias laborales

El servicio de auditoria supone la revisión completa y exhaustiva de la documentación que emite la empresa con relación a sus empleados, contratos de trabajo, recibos de salarios, seguros sociales, partes de alta y baja, partes de accidentes de trabajo, prevención de riesgos laborales, representantes de los trabajadores comunicación de sanciones, valoración de riesgos administrativos, seguros obligatorios por convenio colectivo, etc. Así como la documentación que la empresa tenga que remitir por obligación a las Autoridades Gubernamentales. (STPS, IMSS. INFONAVIR, SEMARNAP y Entidades Municipales)

Su finalidad no es otra que la de una segunda opinión sobre los trabajos realizados por una asesoría laboral externa o el departamento de personal propio de la empresa, emitiéndose un informe completo del estado de la empresa a nivel laboral en un preciso momento en la vida de una empresa.  

En el proceso de la auditoria verificamos toda la documentación laboral que emite la empresa, la contrastamos con los datos que figuran en la base de la Tesorería General de la Seguridad Social, convenio colectivo de la actividad y legislación general sobre cotización, contratación, prevención de riesgos laborales y en general cuanta pueda afectar  a situaciones de obligado cumplimiento con emisión de informe sobre irregularidades y sus riesgos. 

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PREGUNTAS SOBRE AUDITORIA LABORAL

1. ¿Qué es una auditoria laboral? La auditoria es una herramienta de gestión, que consiste en la evaluación sistemática, objetiva y documentada de la eficacia del sistema de prevención de riesgos laborales, tal como establece el artículo 30 del RSP.

2. ¿Qué debe ser auditado? La auditoria del sistema de prevención analiza el sistema de gestión implantado en la empresa. No se trata de examinar al Servicio de Prevención, que siendo pieza clave del sistema, no es la única, sino asegurarse de que en la empresa se llevan a cabo las actuaciones en materia preventiva que son precisas para garantizar la seguridad y salud de los trabajadores. Verifica lo que se hace y quien lo hace, siendo en este caso lo más importante lo primero que lo segundo, incidiendo en el control de los riesgos más significativos.

3. ¿Quién DEBE someter su sistema preventivo a una auditoria?Es decir, las empresas en las que la modalidad organizativa adoptada sea lo que hoy día la propia STPS ha establecido como un medio de gestión auto evaluativa por empresas y sindicatos DECLARE, trabajador/es designado/s o servicio de prevención propio. Resaltar que la auditoria debe ser realizada aún cuando parcialmente se hubiera concertado alguna especialidad con un Servicio de Prevención Ajeno, y que es la empresa quien está obligada a auditarse a fin de conocer el grado de cumplimiento y las posibles desviaciones que pueden generar situaciones laborales criticas.

4. ¿Deben auditarse las especialidades concertadas?La auditoria debe abarcar la totalidad de la gestión de Recursos Humanos, lo cual incluye la Normatividad emitida por los distintos órganos gubernamentales que aplican directamente a las empresas en razón de su giro y su respectiva clasificación (de acuerdo a la LFT), su efectiva realización y el modo en que los resultados son entregados a la empresa y utilizados por ésta en relación con las restantes actividades preventivas que tenga implementadas a fin de prevenir riesgo laborales.

5. ¿Para qué sirve la auditoria?La auditoria debe servir para identificar las áreas del sistema de gestión de Recursos Humanos que no funcionan o lo hacen deficiente, orientando en la adopción de medidas correctivas y favoreciendo la implantación de la prevención en todos los ámbitos de la empresa. Una auditoria realizada correctamente, supone una clara oportunidad de mejora y anticipación de problemas en la gestión preventiva, y por tanto, de incidir en la experiencia.

6. ¿Quién PUEDE realizar auditorias?Exclusivamente las personas que están capacitadas para ello tanto en materia de derecho laboral como en la gestión de recursos humanos.

7. ¿Cuándo debe realizarse una auditoria?Cuando en la empresa se dan las condiciones que le obligan a ello, es decir, la organización de la prevención con medios propios, total o parcialmente.

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Es lógico que la primera auditoria tenga lugar tras la evaluación de riesgos, planificación de la prevención, formación de los trabajadores e implantación, aún incipiente, de un sistema de prevención. No es deseable que se espere a la plena implantación del sistema (cuando se parte de cero), pues se pueden incurrir en defectos o carencias, cuya corrección sería entonces más compleja y costosa que si se realiza inicialmente.

8. ¿Con qué frecuencia debe repetirse la auditoria?Cuando la empresa tenga la incertidumbre de saber si esta cumpliendo con sus obligaciones jurídico-laborales y de Seguridad Social en forma precisa y cuando exista la presunción de que la documentación que expide a los trabajadores no la esta comprometiendo o esta en riesgo de alguna demanda de tipo laboral. Hay que resaltar el cuando la empresa quiere determinar la evaluación de riesgos laborales.

9. ¿Cuánto dura una auditoria?La duración de la auditoria dependerá de la actividad de la empresa, su dimensión y dispersión geográfica, ya que ello determina en la mayoría de los casos, la complejidad del sistema y el volumen de personas y actuaciones implicadas. No obstante cuando se trate de una empresa de hasta 600 trabajadores, que dispone de un solo centro de trabajo, el trabajo de campo no debe exceder de una semana de trabajo del equipo auditor. A este periodo habrá que sumar el que genera con anterioridad para analizar el sistema y planificar la auditoria, así como el posterior de redacción del informe, no debiendo exceder todo el proceso, incluido el trabajo de campo, de cuatro semanas. Estos periodos se pueden acortar hasta 1 o 2 semanas.

10. ¿Cuánto cuesta una auditoria?El costo de una auditoria viene determinado por su duración y complejidad, por lo que nuevamente los factores a considerar serán la actividad desarrollada por la empresa, su dimensión y dispersión geográfica. Por regla general se puede afirmar que una auditoria no supone para la empresa un costo elevado, en relación con sus gastos corrientes, y las posibles sanciones por el incumplimiento y los costos de los juicios laborales.

TEMA 2: CONCEPTOS GENERALES

Normas básicas de la auditoria laboral.

La auditoria laboral se configura como la principal técnica para realizar el control de legalidad y la comprobación de que la actividad de gestión se realiza conforme a los principios de buena gestión: economía, eficacia y eficiencia.

Así, la auditoria se fundamenta en un conjunto de reglas o pautas, conocidas como normas de auditoria, dictadas por la corporación responsable de la organización y la actividad.

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El Centro Europeo de Auditores Laborales (CEAL) es la corporación interprofesional promovida por el Consejo General de Graduados Sociales que asocia a los profesionales expertos en materias laborales y, especialmente, en auditoria laboral.

El fin de estas normas es homogeneizar los métodos y procedimientos de trabajo, así como la formulación de sus resultados para mejorar la calidad de los trabajos.

Estas normas buscan, intentan, trazar un marco o camino a seguir en las diferentes actuaciones que como auditor pueda tener el propio auditor laboral, de modo que el equipo formado por auditor y colaboradores cuente con reglas precisas para conocer cuál debe ser su actuación en cada fase del trabajo.

Así, la auditoria laboral constituye una técnica del control de legalidad y comprobación de la actividad de gestión del personal laboral de una empresa; comprobación que supone que la actividad laboral de la empresa es acorde con los principios de una buena gestión.

La finalidad de las normas de auditoria es buscar las normas más precisas para mejorar la calidad de los trabajos y del cumplimiento de la normativa laboral.

- Definición de auditoria laboral.

Es el conjunto de actuaciones realizadas por profesionales independientes que llevan a cabo el análisis y revisión de la situación laboral de una empresa, mediante el estudio de la documentación e información aportada por la misma, reflejando en un informe final la situación real de la propia empresa en cuanto al cumplimiento de las obligaciones jurídico-laborales y de Seguridad Social.

La auditoria debe ser un proceso sistemático-documentado, dentro del que hay una revisión de la actividad socio-laboral de la empresa, que se hará mediante documentos que la empresa da al auditor, y que deberá realizarse de forma objetiva.

La revisión supone analizar pormenorizadamente la documentación que la empresa posee. Si a criterio del auditor falta documentación, éste hará de forma preventiva que la empresa la busque.Este proceso de auditoria debe realizarse por personas íntegras, independientes y ajenas a la empresa.El destinatario del informe de la auditoria laboral es la dirección de la empresa que lo ha solicitado. En el informe el auditor analiza y supone que la empresa preserve a sus trabajadores dentro del marco del cumplimiento de las normas de Seguridad Social y de salud laboral.

- Auditor/asesor. Asesor: su fin es economizar costos de las obligaciones de la empresa. Así,

estamos hablando de un asesor económico, que busca que la empresa sea económicamente rentable, aunque a veces esa rentabilidad incide en que a los trabajadores no se les cualifica ni califica en función de los trabajos que están realizando.

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Auditor: señala riesgos y responsabilidades, de forma objetiva, ante el incumplimiento de la legalidad.

CLASES DE AUDITORÍA LABORAL

De legalidad.- trata de velar por la legalidad en la gestión y administración de personal. Tal es el caso de la emisión de documentos que la propia empresa entrega a los trabajadores (Contrato Individual de Trabajo, Reglamento Interior de Trabajo, Contrato Colectivo de trabajo, Calculo de Finiquitos y Liquidaciones, pago de Impuestos y Obligaciones, Mediadores Mercantiles, Profesionistas Independientes, Comisionistas, otros, etc.)

De gestión.- comprueba el nivel de economía, eficacia y eficiencia en la utilización de los medios materiales y personales y, a su vez, en la comprobación de que en la gestión del personal laboral se aplican criterios de autocontrol y diligencia debida (conocer si efectivamente los trabajadores cumplen con las funciones encomendadas, elaboración de nóminas, autorizaciones respectivas, certificación de competencias, integración de expedientes laborales, etc.)

De riesgos.- evaluación y control sobre la relación trabajado o actividad - riesgo, de los posibles riesgos laborales asociados al propio cometido del trabajador. Así, conocer si la empresa cumple y sigue su cumplimiento. (Normatividad en materia de Seguridad e Higiene, Estudios requeridos registrados)

Por ejemplo, no es lo mismo una auditoria de riesgos a una empresa de construcción que a una empresa textil. Hay que analizar el cometido del trabajador, si la empresa cumple las medidas de seguridad definidas por la propia normatividad emitida por la STPS. Otras auditorias son las derivadas de tros sistemas, otros aspectos parciales, circunstancias específicas, modificaciones solicitadas por la empresa…

TEMA 3: CONCEPTO DE AUDITORIA LABORAL

OBJETIVO. MARCO LEGAL. CARACTERÍSTICAS.

Al hablar de auditoria laboral, uno de los autores la define como actividad que analiza y revisa la situación jurídico-laboral de una empresa. El medio empleado para el análisis se enmarca en una verificación, mediante el estudio de la documentación e información aportada por el empresario (difícilmente un auditor laboral puede emitir un informe, no una opinión, desde el punto de vista técnico, sin que la empresa le haya facilitado toda la información que legalmente la empresa tenga que tener).

El estudio del auditor esté supeditado al conocimiento de las situaciones, de las conductas y de los procedimientos que apliquen en la gestión de recursos humanos, que se realicen o se estén realizando en la empresa a auditar.

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El objetivo de la auditoria laboral es plasmar la situación real de la empresa auditada en cuanto al cumplimiento de las obligaciones jurídico-laborales y de Seguridad Social, mediante la realización o elaboración de un informe, que ni es vinculante, ni es preceptivo, pero sí necesario y conveniente para que el empresario conozca la realidad socio-laboral y legal de la empresa que dirige.

Podemos decir, con terminología médica, que se trata de una radiografía jurídica de la realidad laboral y de Seguridad Social de la empresa auditada.

- Características de la auditoria laboral.

El estudio y revisión de los aspectos y situaciones laborales de la empresa.

La auditoria se realiza por personas externas e independientes a la empresa.

Es una auditoria sistemática.

Es una auditoria objetiva.

Se aplican técnicas de revisión y de verificación.

Es de utilidad para todas las empresas (pequeñas, medianas y grandes).

Se realiza, a veces, ante la posibilidad de venta de la empresa o adquisición por otra.

Tiene como destinatarios los órganos de la sociedad o de la empresa que la solicita.

El estudio y revisión de los aspectos y situaciones laborales de la empresa. El auditor analizará de forma pormenorizada la situación actual del cumplimiento de las obligaciones laborales y de Seguridad Social de la empresa. Eso supondrá que el auditor adquiera un reconocimiento en tiempo real de si la empresa se encuentra o no perfectamente “saneada” respecto de su cumplimiento en materia laboral y de Seguridad Social.

La auditoria se realiza por personas externas e independientes a la empresa. Se hace necesario que la persona que audita a la empresa no forme parte de la misma (se recomienda), pues al formar parte de la empresa y auditarla, supondría una falta de objetividad en cuanto a la elaboración del informe, que ha de ser necesariamente objetivo.

Es una auditoria sistemática. Es sistemática porque los resultados no se basan en el azar, al contrario, devienen como consecuencia del análisis minucioso, ordenado, planificado por el propio auditor. Análisis que genera, presupone, de alguna manera, una fiabilidad y una relación causa-efecto muy acertada.

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Es una auditoria objetiva. Son evidencias objetivas las que de alguna forma constituyen el fundamento, el soporte, en el que el auditor avala sus conclusiones. No se puede fundamentar un informe en simples apreciaciones, lo que no excluye que por parte del auditor se manifiesten, de acuerdo con su profesionalidad y experiencia, sugerencia/s que puedan ser determinantes a la hora de que el empresario adopte una u otra decisión ante la situación planteada o existente estudiada por el auditor.

Se aplican técnicas de revisión y verificación. Técnicas que no han de ser manifestadas por el propio auditor, sino que ya tienen que estar previstas por el empresario.

Es de utilidad para todas las empresas. Donde más se detecta la necesidad es en las medianas empresas. Estadísticamente, nuestro objetivo se trasladará a la mediana empresa.

Se realiza, a veces, ante la posible venta de la empresa o su adquisición por otra. La auditoria laboral se realiza cuando existe la posibilidad de adquisición de la propia empresa por otra, lo que quiere decir que, a veces, al hablar de contratas o subcontratas, aparece la necesidad de que el contratista debe conocer si la otra parte está al corriente del pago de sus obligaciones fiscales y de Seguridad Social. Y si puede ser, que también esté al día en el cumplimiento de sus obligaciones con los trabajadores.

Tiene como destinatarios los órganos de la sociedad o de la empresa que lo necesita. Tiene como destinataria a la dirección de la sociedad o de la empresa. Es el empresario individual o los miembros de los órganos de administración los que se verán favorecidos por la auditoria laboral, en un doble sentido:

Asegurar que sus obligaciones laborales y de Seguridad Social están correctamente acreditadas

Detectar que en alguno de los aspectos socio-laborales se han reflejado incumplimientos o irregularidades, que deben ser subsanadas preventivamente ante la posibilidad de una inspección de trabajo, llevada a cabo de oficio o por denuncia. O en el peor de los casos ante la eminente demanda laboral sea esta colectiva o individual, o en el peor de los casos ante la infiltración de sindicatos pretendiendo alguna titularidad del Contrato Colectivo de Trabajo.

En cuanto al marco legal de la auditoria laboral, no hay regulación específica, pero desde el punto de vista comparativo, podemos asimilar la práctica de la auditoria laboral a la auditoria contable, que sí está regulada. Con el apoyo de esta normativa y con la experiencia acumulada en el sistema auditor de dicha auditoria contable, podemos generar unas normas técnicas para llevar a cabo la auditoria laboral.

Esas normas técnicas de auditoria suponen la existencia de unos conocimientos técnicos y principios que todo auditor laboral debe tener para el desempeño de sus funciones.

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Si podemos aplicar analógicamente las normas técnicas de la auditoria contable a la auditoria laboral, tendremos que tener en cuenta 3 aspectos:

Normas generales de aplicación.- aquí se encuentra la calificación del auditor como tal, y las normas deontológicas (capacitación técnico-jurídica del auditor).

Normas sobre la ejecución del trabajo.- lo que se va a mostrar al auditor laboral son situaciones reales concretas laborales materializadas en una serie de documentación laboral.

Normas sobre la realización de informes.- se enmarcan dentro de las características de la objetividad, imparcialidad y profesionalidad.

- Normas técnicas de carácter general.

Dentro de éstas, podemos establecer varios grupos:

Formación técnica y capacitación profesional del auditor. Se enmarca dentro de unos conocimientos teóricos y prácticos de las materias objeto de la auditoria.

Independencia, integridad y objetividad.

Diligencia y responsabilidad profesional.

Secreto profesional.

Honorarios profesionales.

Publicidad.

1. Formación técnica y capacitación profesional.

La auditoria debe llevarse a cabo por una persona o equipo de personas adecuadamente formados y con capacidad profesional acreditada, entre otras cosas, por la obtención de su certificación como Auditor Laboral. (También por otros medios como masters…).

Es importante el hecho de que por ser profesionales del derecho o de áreas económico administrativas no se acredita la posibilidad de ser auditor laboral. Un auditor laboral ha de ser un profesional con una formación específica en materia de derecho de trabajo y Seguridad Social.

Se tiene una formación técnica para el desarrollo de una auditoria laboral cuando los profesionales han obtenido una licenciatura o un diplomado universitario relacionado con el derecho del trabajo y Seguridad Social (entre los que se encuentran los diplomados en Relaciones Laborales).

Hay unas condiciones que confirman una presunción de tener una formación técnica para el desarrollo de una auditoria laboral, entre las que están:

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1) optar por la materia específica de auditoria laboral,

2) que en ese curso específico se haya adquirido una práctica en cuanto a las actividades a realizar por el auditor laboral o que, inclusive, con esos conocimientos derivados de la carrera de Relaciones Laborales se tenga acreditada la experiencia por haber trabajado en asesoría jurídico-laboral, gestión de nóminas y seguros sociales o Recursos Humanos.

Todo esto acredita como técnico, profesionalmente hablando, para llevar a cabo una auditoria laboral.

El mero conocimiento de unas normas laborales poco sirve, si dicha formación no está actualizada.

El auditor laboral es el profesional técnico actualizado en materia de trabajo y Seguridad Social.

2. Independencia, integridad y objetividad.

Independencia equivale a libertad. El auditor laboral debe estar libre de cualquier actuación que limite su imparcialidad. Imparcialidad que ha de estar reflejada en el informe que se va a emitir, en el cual plasmará la valoración de los hechos y la objetividad en sus conclusiones. De ahí que el auditor no pueda estar mediatizado por nada ni nadie. Su objetividad ha de ser una de las finalidades que han de deducirse de su propio informe.

Es decir, tiene que ser un profesional íntegro, sin someterse a criterios que no se enmarquen dentro de una concepción profesional ante las circunstancias que concurren en la empresa auditada. Ha de ser honrado.

3. Diligencia y responsabilidad profesional.

La diligencia profesional se impone al auditor y a su equipo de colaboración, pues puede tener unos colaboradores que también han de asumir esa diligencia profesional, que ha de manifestarse en una labor eficaz, plasmada en un análisis crítico sobre la realidad de la situación de la empresa.

Esta responsabilidad profesional ha de trasladarse no sólo al compromiso personal como auditor, sino que a la vez ha de derivarse a que, por el propio equipo que colabora, cumplan los objetivos deseados por la empresa a la que se audita. Todo esto, asumiendo el auditor la responsabilidad del informe elaborado.

5. Honorarios profesionales.

Han de estar adecuados a unas normas deontológicas de honorarios. Parten de la base de unas tarifas muy similares a las de los Colegios de Contadores, que marcan el mínimo a cobrar ante una auditoria laboral.

6. Publicidad.

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No puede realizarse publicidad que tenga por objeto la captación directa de clientes.

- Normas técnicas sobre la ejecución del trabajo.

Su objetivo es la determinación de los procedimientos de auditoria que han de ser aplicados por el auditor laboral. Dentro de los mismos, 3 son imprescindibles:

Contrato o carta de encargo y aceptación del trabajo por el cliente (que no se hace).

Planificación.

Programación (documentos, informaciones y formación personal). Este conjunto generará un informe que supondrá la situación real y actual de la empresa y respecto al cumplimiento de sus obligaciones con la Seguridad Social y las normas laborales.

- Normas técnicas sobre el informe de auditoria.

Las partes de que ha de constar un informe son:

Título de la auditoria (sobre qué va a basarse), destinatario (puede ser el gerente de la sociedad o empresa auditada) y sociedad o empresa a auditar.

Alcance de la auditoria, hasta dónde va a llegar, para poder conocer la situación de la empresa mediante los documentos auditados, pruebas realizadas y conocimientos aplicados.

Conocer el criterio del auditor sobre la situación real desde el punto de vista jurídico-laboral y de Seguridad Social de la empresa auditada.

Indicar si existen restricciones, obstáculos o impedimentos por parte de la empresa auditada para llevar a cabo el informa; o si ha existido negativa a la entrega de determinada documentación o de información.

Nombre, firma del auditor y fecha del informe realizado.

“Este es el informe que emite el auditor al que se ha encargado el mismo y que lo suscribe, a la vez que lo supedita a cualquier otro mejor fundado en derecho”.

TEMA 4: LA ACTIVIDAD AUDITORA I.

- EL CONTRATO O CARTA DE ENCARGO.

Es el documento por medio del que una empresa, sociedad o grupo de sociedades contrata la prestación de un servicio de auditoria laboral con el fin de determinar la situación jurídico-laboral y de Seguridad Social existente en la citada empresa,

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sociedad o sociedades contratante/s en un momento determinado. Es decir, es el compromiso de una empresa frente a un auditor laboral, solicitando que éste le haga un diagnóstico del cumplimiento de las normas laborales y de Seguridad Social en la empresa en un momento determinado.

En el informe ha de reflejarse no sólo el objetivo, en cuanto a conocer en qué situación de cumplimiento se encuentra la empresa a auditar, en lo referente a su situación jurídico-laboral y de Seguridad Social, sino también el alcance de la auditoria laboral, en el sentido de conocer los aspectos sobre los que incide la empresa, sobre si realmente se encuentra al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones laborales y de Seguridad Social; y dentro de ese alcance, el conocimiento por parte de la empresa del tiempo de duración y el costo de la auditoria.

Así, este contrato de encargo supone que por parte del auditor se asume una responsabilidad, no sólo ante el servicio prestado, sino también ante la exigencia del pago por dicho servicio.

La formalización de este contrato o carta de encargo tiene una trascendencia que se delimita en dos aspectos:

La responsabilidad ante el servicio prestado.

La responsabilidad del pago que ha de realizarse por el mismo.

Con este documento la empresa que ha solicitado la auditoria sólo puede pedir o exigir responsabilidad al auditor respecto de las contingencias o el alcance para el que ha de realizarse la auditoria y así, ha de quedar claro en el propio documento de contratación de dichos servicios.

Este tipo de contrato supone la necesidad de una planificación de la actividad auditora. Planificación que significa que ha de existir una estrategia global del trabajo en base al objetivo y al alcance del encargo y, sobre todo, en base a la forma en que se espera que responda la empresa que lo ha solicitado

La planificación de la auditoria ha de tener en cuenta los siguientes aspectos:

El negocio de la entidad (a la que se dedica la empresa).

El sector de actividad en que se desenvuelve.

El producto o servicio que la empresa comercializa.

La situación económica de la empresa (el factor producción, el número de trabajadores, etc., influye directamente en la economía).

La situación del mercado.

Estas situaciones dan una visión de conjunto del tipo y complejidad de la contratación laboral en la negociación colectiva e individual, en el diseño de la

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prevención de riesgos laborales, en la elección de la representación de los trabajadores; y ello enfocado también a la relación con los organismos de la Seguridad Social.

La planificación generará la necesidad de la elaboración de un cuestionario o programa de auditoria que servirá de guía a lo largo de todo el desarrollo de la propia auditoria laboral, que concluirá en ese informe que el auditor realizará.

La planificación que ha de hacer el auditor se fundamentará necesariamente en cualquiera de los temas de la fotocopia que recoge el objetivo y alcance de una auditoria laboral general puede ser objeto de una auditoria laboral. Los más frecuentes son:

Estructura del personal y contratación.

Estructura salarial.

Sistema y tiempo de trabajo (Jornadas laborales y pago respectivo)

Seguridad Social.

Prevención de riesgos laborales. (Cumplimiento de la normatividad)

El desarrollo de la planificación deberá estar debidamente documentado y tendrá que contener los siguientes aspectos:

Los términos del contrato de auditoria.- para qué se hace la auditoria, lo que se ha encomendado hacer (ámbitos).

Los criterios laborales, las leyes y los reglamentos aplicables (normativa).

La identificación de aquellas áreas o aspectos más significativos que requieran una especial atención, como por ejemplo el sistema de contratación.

La identificación del riesgo de auditoria, es decir, la probabilidad de error de cada componente relativo a la información financiera, que incide en la gestión de recursos humanos)

El grado de fiabilidad que se espera atribuir a los sistemas de control interno.

La Naturaleza y amplitud de las pruebas de auditoria a aplicar.

El trabajo de los responsables de recursos humanos, para ver si esas personas han participado directa o indirectamente en lo que se denomina auditoria externa.

Dejar constancia, si se produce, de la participación de expertos, es decir, si se hace necesaria la intervención de expertos en el caso de que el auditor no

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entienda algún aspecto, para que éstos se lo aclaren. (por ejemplo, si hay un absentismo laboral, un experto ha de determinarlo, explicarlo).

TEMA 5: LA ACTIVIDAD AUDITORA II.

- EL PROGRAMA DE AUDITORIA.

Podemos definirlo como aquellos procedimientos que como mínimo deberán ser llevados a cabo para conocer que las obligaciones de la empresa auditada están siendo cumplidas.

El programa de auditoria necesariamente ha de fundamentarse en contar con la máxima información acerca de la empresa que se va a auditar; de ahí que toda la documentación que se haya solicitado a la empresa haya de estar reflejada en los papeles de trabajo, detallando y especificando la evidencia obtenida y las conclusiones finales. Para ello, el auditor deberá preparar un programa escrito de auditoria en el que se indiquen los procedimientos que se precisan para llevar a cabo ese plan global de la auditoria. En ese programa el auditor puede incluir los objetivos de la auditoria por Divisiones, áreas o departamentos de la empresa y ha de ser suficientemente detallado.

Los objetivos del programa de auditoria consisten en determinar si la información aportada por la empresa cumple los requisitos necesarios, establecidos por la legislación, y si no existen errores materiales de consideración.

Por tanto, el auditor tiene dos formas de solicitar esa información a la empresa:

la documentación e información de las personas internas de la empresa que conozcan la situación de la misma a nivel laboral y de Seguridad Social

el departamento de RRHH

Son los aspectos material y de personal.

Los documentos laborales y de Seguridad Social de la empresa son el instrumento básico para el desarrollo de la auditoria laboral, por ello antes de iniciar el servicio (el informe o contrato de encargo) el auditor deberá solicitar este tipo de documentos, pues de alguna manera será el utensilio obligado y necesario que empleará para llevar a cabo su informe de auditoria. Consecuentemente, con ello el auditor sólo podrá reflejar en el informe aquello que realmente haya comprobado mediante los documentos solicitados.

Si por cualquier circunstancia la empresa no facilitase al auditor determinados documentos que a su entender fueran necesarios para completar o garantizar la objetividad del informe solicitado, el auditor deberá hacerlo constar en su informe.

De todo ello se deriva que el auditor ha de guardar una confidencialidad estricta, sujeta a responsabilidad, sobre los documentos que la empresa le facilita.

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Datos que deben obrar en el informe:

Datos generales de la empresa.- la escritura de constitución si se trata de una sociedad, centros de trabajo, organigrama…

Normativa aplicable a la empresa.- ante quien nos encontramos, dónde se enmarca jurídicamente la empresa…

Estructura de personal.- contratación, tipos…

Estructura salarial.- nóminas de los trabajadores (generalmente de los últimos 6 meses), número de trabajadores, situación, condición, antigüedad (Cuadros de antigüedad), trabajadores pendientes de pago. Relación de personal incapacitado (por riesgo de trabajo, enfermedad general, maternidad)

Sistema y tiempo de trabajo.- tipo de calendario laboral, lista de horas extraordinarias, etc.

Existencia de modificaciones en los contratos de trabajo, suspensión o terminación de la relación laboral…

Representación legal de la empresa y de los trabajadores.- si es necesaria en esa empresa, celebración de las últimas elecciones…

Obligaciones y su cumplimiento en materia de Seguridad Social.- boletines de cotización, altas, variación de datos, causas…

Existencia del conocimiento por parte de los trabajadores de la normatividad y obligaciones de la empresa en materia laboral...

Es una generalidad de necesaria existencia en la empresa.

- La evidencia.

Cuando hablamos de que algo es evidente parece que estamos admitiendo una realidad acorde con una serie de aspectos, situaciones, que hace que el hecho que estamos enjuiciando se corresponda con algo evidente.

En el ámbito de la auditoria laboral la evidencia que va a adquirir el auditor supone la convicción razonable de éste de que toda la documentación y datos laborales que han sido expuestos por la empresa a auditar son acordes a los hechos laborales que de ellos se extraen, así como las circunstancias en que se han producido.

Por tanto, la naturaleza de la evidencia la constituyen todos los hechos y aspectos susceptibles de ser verificados por el auditor.

En términos generales, el auditor conocerá a través de unas pruebas la existencia de determinadas situaciones laborales que concurren dentro de la propia empresa y que generalmente se dan en el ámbito de la contratación laboral...

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La evidencia de una prueba puede darse en una circunstancia que para el auditor no sea suficientemente coherente; y es necesaria una evidencia suficiente, que supone para el auditor el nivel de credibilidad, de evidencia, que debe obtener a través de las pruebas, para llegar a conclusiones razonables sobre los aspectos que se someten a su examen. Conclusiones razonables en el sentido de coherentes con los resultados obtenidos de las pruebas practicadas. El auditor ha de tener en cuenta el costo que supone la obtención de un nivel de evidencia y de utilidad final de los resultados probables que obtendría.

La evidencia también ha de ser adecuada. “Adecuación” es una característica cualitativa de la evidencia. “Suficiencia” tiene un carácter cuantitativo.

Adecuación= calificación (los aspectos más importantes, más evidentes).

Suficiencia= cuantitativo.

Por tanto, la evidencia es adecuada cuando sea útil al auditor para remitir su informe profesional. Es por ello por lo que el auditor debe valorar todos los procedimientos que aplica para la obtención de la evidencia sean los más convenientes; así como que las circunstancias del entorno invalidan los mismos. La convergencia de ambos factores (procedencia de la obtención de la evidencia y circunstancias del entorno en que se produce) permiten afirmar que la evidencia obtenida es la adecuada.

Hay dos criterios que afectan a la suficiencia (cantidad) y a la calidad (adecuación) de la evidencia a obtener, criterios que también afectan a la realización de la auditoria, que son lo denominados:

importancia relativa

riesgo probable

Conjuntamente han de servir para la formación de ese informe profesional.

La importancia relativa puede considerarse como la magnitud o naturaleza de un error en la información laboral, que hace probable que el juicio de una persona razonable pudiera haber sido influenciado como consecuencia de un error u omisión.

El riesgo probable supone la evaluación de un error que puede cometerse por la falta absoluta de evidencia respecto a una determinada situación.

Para la evaluación del riesgo probable debe considerarse el criterio de la importancia relativa. Y viceversa.

La obtención de la evidencia supone la existencia de unos documentos como soporte de las actuaciones que ha tenido la empresa, durante ese tiempo a auditar, de las declaraciones de empleados y directivos, de los sistemas internos y de transmisión de instrucciones, de la transmisión de los procedimientos de la empresa para lograr sus objetivos… Esta evidencia obtenida deberá recogerse en

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los papeles de trabajo del auditor como justificación y soporte del trabajo efectuado.

En definitiva, la obtención de la evidencia se materializará en ese informe profesional, que ha de estar fundamentado en todo lo que el auditor ha solicitado de la empresa y que sido recibido por este mismo.

- Métodos para obtener la evidencia: a través de las pruebas.

A través de la inspección.- el auditor examinará los documentos que le ha proporcionado la empresa. De la inspección sacará una conclusión, que equivale a un determinado grado de confianza, en el sentido de que esa inspección documental generará una evidencia para el auditor que ha sido conducida y mantenida por terceros.

La observación.- se observa que el proceso o procedimiento efectuado por terceros (INEM, bancos…) es ajustado a derecho y que ese documento, de alguna manera, ha sido obtenido por la empresa.

Las preguntas.- el auditor puede obtener información de las personas que están dentro o fuera de la empresa, pero que tengan los conocimientos apropiados para responder. Esto supone que el auditor va a confirmar por los propios trabajadores o por el propio personal de la empresa que la documentación o información obtenida es correcta. Esto se equipara a lo que puede hacer o hará la Inspección de Trabajo, es una forma preventiva de lo que ésta haría.

La confirmación.- el propio auditor puede supeditar que la empresa le confirme por escrito la situación real de uno o varios aspectos o situaciones acerca de los que el auditor duda de su legalidad. Esto supone que el auditor no está muy convencido de la documentación aportada por la empresa.

Los cálculos.- consisten en la comprobación de la exactitud aritmética de los registros. Esto quiere decir que todos los trabajadores están debidamente dados de alta, se cumplen todas las exigencias legales a nivel de obligaciones laborales y de Seguridad Social y no existe ningún tipo de irregularidad o anomalía en el cumplimiento de las relaciones laborales.

La evidencia ya está constatada y surgen entonces los papeles de trabajo, que son los registros que mantiene el auditor, independientemente de los procedimientos y pruebas realizados, así como de la información obtenida y las conclusiones alcanzadas como resultado de su trabajo.

Los papeles de trabajo incluyen o pueden incluir:

Programas de procedimiento

Análisis detallados de la información aportada

Extracto de documentos, donde el auditor afianza su criterio

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Resúmenes de reuniones

Y cualquier otro tipo de información obtenida por el auditor.

De ahí que en los papeles de trabajo el auditor haya de reflejar su conocimiento sobre la teoría y la práctica jurídico-laboral de la situación planteada por la empresa y su actividad, para analizar las complejidades existentes en la empresa y reconocer lo esencial, aquello que realmente la empresa ha de subsanar, corregir o modificar.

Su informe supondrá un diagnóstico real del cumplimiento de las obligaciones laborales y de Seguridad Social en un determinado momento por parte de la empresa, momento en el que se lleva a cabo la auditoria laboral.

TEMA 6: COMO SE HACE UNA AUDITORIA LABORAL

La Auditoria laboral es la forma de mejorar el sistema de prevención, para informar al empresario sobre las posibles carencias en un aspecto del que es único responsable. Por ello, el informe ha de elaborarse de modo que facilite las decisiones por parte de los responsables de la empresa. Aunque no existe una obligación formal de realizarla, hasta hace poco tiempo no se han comenzando a llevar a cabo, ya que las empresas aún no han tenido tiempo de iniciar un sistema de gestión de la prevención que reuniera los requisitos mínimos para ser auditado.

Su duración depende mucho del sector al que pertenezca la organización, número de centros de trabajo, empleados, etc., aunque las empresas que desean auditarse disponen desde el principio de un cronograma aproximado de la planificación de las actividades de la misma. Las cuestiones básicas que trata la Auditoria laboral han sido abordadas por José Vicente Galindo Guerrero, Director del Instituto Técnico de Auditoria Laboral.

¿Cómo se realiza una Auditoria laboral de prevención de riesgos?El Instituto Técnico de Auditoria Laboral (ITAL) cuenta con una metodología propia de Auditoria, elaborada con el apoyo de un equipo de expertos en prevención de riesgos laborales (PRL). Básicamente consta de las siguientes fases: Análisis previo. El contacto inicial con el cliente permite el análisis de las actividades internas de la empresa y de cada uno de los centros de trabajo y el alcance del sistema de PRL. En esta primera fase se determinan los requisitos mínimos que deben existir para poder desarrollar la Auditoria; existencia del manual de prevención, evaluación de riesgos, etc.

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Una vez que el equipo auditor tiene un buen conocimiento de la actividad de la empresa, se preparan las listas de chequeo o documentos de trabajo que contienen los requerimientos legales a los que debe dar cumplimiento el sistema preventivo de la empresa a auditar.

Esta fase tiene dos etapas diferenciadas: Auditoria documental: en este punto se evaluará la documentación existente que acredite el cumplimiento del sistema por parte de responsables y trabajadores, es decir, evaluación de riesgos, registros, planes de actuación, actas de reuniones, instrucciones, etc.

Auditoria técnica: consiste en la realización de visitas a los centros de trabajo con el fin de verificar "in situ" el cumplimiento del sistema de PRL. Esto puede incluir mediciones de magnitudes físicas, riesgos a los cuales están expuestos los trabajadores, o elementos químicos. El equipo auditor elabora el informe de resultados indicando las no-conformidades y observaciones determinadas durante su actividad. Las no-conformidades detectadas suponen siempre aspectos sancionables por la autoridad laboral y se indican los artículos de la legislación vinculados a ellas. Por otra parte, las observaciones son aquellos comentarios que, si bien no serían sancionables, el auditor desea dejar constancia con el fin de apoyar la labor del servicio de prevención.

· ¿Qué aspectos se evalúan?

El sistema preventivo de la empresa debe dar cumplimiento tanto a la Normatividad Laboral (STPS) como a toda aquella normativa específica de actividad de la empresa.

De manera general, podemos decir que los aspectos que un sistema preventivo debe contener obligatoriamente, y por tanto objetivos de la Auditoria, son: Liderazgo: el sistema preventivo debe desarrollar la línea de mando para definir, implantar y verificar el cumplimiento, así como apoyar al sistema de seguridad. En este sentido, definir la política de empresa en materia de seguridad, la planificación de la actividad preventiva, como la definición y documentación de las actividades en manuales y procedimientos. Formación/información: se evalúan las herramientas y sistemática implementada por la empresa para llevar a cabo los requerimientos de información/formación de los trabajadores, con el objetivo de lograr un comportamiento más seguro y unas pautas concretas de actuación frente a la actividad que se desarrolla. La formación es una de las piezas claves en la consecución del cambio cultural que requiere la toma de conciencia de la necesidad de trabajar con prevención y seguridad en las empresas. Investigación de accidentes/incidentes: el auditor deberá verificar la adecuada realización de las tareas de investigación de accidentes/incidentes dirigidas a encontrar las causas inmediatas y básicas para que, adoptando las medidas oportunas, se evite su repetición.

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Vigilancia de la salud de los empleados: la vigilancia de la salud debe realizarse según la actividad específica de los trabajadores, por ello, el equipo auditor verificará la existencia de documentación que acredite la realización de los reconocimientos médicos específicos de cada trabajador. Equipos de protección personal: conforme a la evaluación de riesgos, el sistema preventivo debe dotar a los trabajadores de los medios de protección personal para los riesgos de los puestos y tareas que no han podido ser eliminados.

Normas y procedimientos: algunas empresas están dotadas de una serie de normas y procedimientos a disposición de los trabajadores; esta documentación representa guías de actuación para un comportamiento seguro, analizando previamente los trabajos para la identificación de los riesgos. Reuniones y promoción: mejorar la seguridad a través de la comunicación en todos los niveles de la organización y promocionar el sistema de seguridad pueden estar apoyados en algunas empresas por una organización preventiva dotada de comités de seguridad y seguimiento.

Las actas de éstos facilitan al auditor una valiosa información sobre los criterios de actuación y eficiencia del sistema preventivo.

Preparación para emergencias: en los casos en los que sea necesario, el equipo auditor evaluará el sistema que coordine la organización de equipos materiales y humanos, así como las actuaciones a realizar en el caso de que ocurra una situación de emergencia.

Todos estos requerimientos están relacionados entre sí, deben estarlo para poder definir un sistema de gestión integral de la prevención y todos estos aspectos deben ser objetivo prioritario de la auditoria. Además salvo el primero, liderazgo, que es imprescindible, la empresa debe analizar cuáles son los más adecuados para la gestión de sus riesgos, la mejora continua de la seguridad y salud laboral, el cumplimiento de la legislación, y adaptarlas a su organización.

¿Desde cuándo se vienen realizando auditorias laborales? Al parecer por el desconocimiento de la función y/o actividad pocas son las empresas que han implementado un Proceso de Prevención de Riesgos Laborales, hasta muy recientemente no se han comenzado a hacer dichas auditorias, debido a que las empresas aún no conocen este procedimiento ni los beneficios que se derivan de su implementación.

· ¿Cuál es la finalidad de esta gestión? Entendemos a la Auditoria Laboral como una herramienta de mejora del sistema de prevención de riesgos, sin descuidar que la finalidad última de nuestra actividad es la de informar al empresario sobre las posibles carencias en un aspecto del que es único responsable. En este sentido, el informe debe elaborarse de modo que facilite la toma de decisiones por parte de los responsables de la empresa.

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¿Qué tipos de empresas son las que realizan este proceso? ¿Lo hacen voluntaria o involuntariamente?

La ley Federal del Trabajo indica las condiciones que los patrones deben implementar para la protección del trabajador las cuales son obligatorias para todas aquellas empresas. Por otra parte, un gran número de empresas solicita la realización de una auditoria laboral de carácter interno, con el fin de poder determinar las posibles desviaciones de su responsabilidad y dotarse de una herramienta de diagnóstico que apoye la toma de decisiones: inversiones en recursos humanos y material, actuaciones jurídicas, planes de formación en Prevención de Riesgos Laborales, evaluación de proveedores, etc. ¿Cómo influyen estas auditorias en el trabajo de la empresa? ¿Y en los trabajadores?

La misión es evaluar la adecuación del sistema preventivo de la empresa a los puestos de trabajo. Mantener una comunicación abierta con los trabajadores y mandos intermedios durante la auditoria laboral, proporciona una información muy valiosa para la mejora de las condiciones de seguridad en los puestos de trabajo. En los casos en los que la dirección de la empresa y los responsables de los servicios de prevención han asumido completamente los resultados del informe de auditoria podemos indicar que la experiencia ha sido muy positiva y con un impacto muy directo en la mejora de los puestos de trabajo.

¿Qué ocurre con los aspectos que deben ser mejorados, se vuelven a evaluar de forma independiente pasado un tiempo?

Fruto de la auditoria técnica se genera un informe que contiene una serie de no-conformidades. La empresa auditada dispondría del tiempo necesario para subsanar las deficiencias o para realizar una correcta planificación de las medidas correctoras, ya que algunas de ellas normalmente son sencillas de adecuar a ley pero otras implican mayor dificultad, inversiones económicas o simplemente más tiempo.

En este sentido, los responsables del sistema preventivo deberán acreditar al equipo auditor la implantación de las medidas correctoras o su planificación.

¿Quién es el destinatario de las conclusiones extraídas del análisis?

Tras la verificación de la corrección de las deficiencias y de la implantación de las medidas correctoras se elaborará el expediente legal con el resultado final de la auditoria, en el que se excluirán las no-conformidades resueltas por el servicio preventivo propio.

Este expediente legal se comunicará a la dirección de la Empresa, Este documento ha de quedar a disposición de la autoridad laboral si así lo requiere.

TEMA 7 AUDITORIA SOCIO LABORAL

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La auditoria se ha extendido ha otros campos de gestión: producción, marketing, logística y recursos humanos y se presenta como una ayuda a la dirección, a la cual le ofrece información y los medios necesarios para ser más eficaz y eficiente. Se trata de un sistema de revisión y control para informar a la gerencia sobre la eficiencia y eficacia de la gestión de los recursos humanos en la organización.Mediante la auditoria se obtiene información sobre cómo están gestionándose los recursos humanos de la organización, y su objetivo es garantizar que los directivos de línea y los especialistas en recursos humanos lleven a cabo las políticas vigentes de recursos humanos y mantengan un personal efectivo y satisfecho.

Objetivos de la auditoríaLa auditoria permite 1.-Detectar problemas antes de que se conviertan en obstáculos serios, adoptar un enfoque proactivo.2.-Aportar elementos de apoyo entre el departamento de recursos humanos y los directivos de línea.3.- Cambiar enfoques que ya no corresponden a la realidad para ayudar al departamento de recursos humanos a cumplir mejor su tarea.4.- Aportar procedimientos mejores para contribuir a los objetivos de la organización.La auditoria es un proceso racional para investigar, diagnosticar y proponer cambios en la práctica de recursos humanos de una empresa y es un instrumento muy eficaz para conocer todos los pros y contras de las políticas de recursos humanos.

Niveles de la auditoria

La auditoria se debe realizar en dos niveles:

-Estratégico: las políticas de recursos humanos deben ser compatibles con su plan estratégico, debe realizarse sobre la contribución de este departamento a los objetivos estratégicos de la organización.

-Operativo: consiste en comprobar la eficacia y eficiencia de las políticas de recursos humanos, evaluar las funciones del departamento de recursos humanos como órgano staff.

Niveles organizacionales que abarca la auditoria

Las áreas de la auditoria de la gestión de recursos humanos abarcan a un triple colectivo; los especialistas en recursos humanos, los directivos de línea y los trabajadores. Los especialistas en recursos humanos tienen que verificar el trabajo que llevan a cabo los miembros del departamento, distintos programas o procesos de recursos humanos y una mejora de las políticas. Los directivos de línea abarcan la función del personal, la forma en que aplican las políticas y los procedimientos, si los directivos de línea ignoran alguna regla o no la cumplen, la auditoria debe detectar esa irregularidad y proceder a aplicar medidas correctivas.

Los departamentos de recursos humanos que actúan de manera adecuada contribuyen al logro de los objetivos de la organización pero también contribuyen al

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logro de los objetivos de los empleados. Si los objetivos y las necesidades de los trabajadores no son atendidos, incrementa el ausentismo y los conflictos.

LOS BENEFICIOS DE LA AUDITORÍA

Diversos son los beneficios que aporta una auditoria al conjunto de la organización:

1.- Anima a los directivos a que examinen la gestión de recursos humanos en conjunto.2.- Fomenta la idea de que todos los directivos son directivos de recursos humanos.3.- Sitúa al departamento de recursos humanos en la perspectiva adecuada como suministrador de servicios y socio de la empresa.4.- Programa espacios de tiempo para estudiar el valor de las prácticas existentes en la gestión de recursos humanos y anima a directivos y al personal a informar sobre cuestiones importantes.5.- Estimula el cambio.6.- Valora la contribución de la gestión de recursos humanos al logro de los objetivos estratégicos de la organización.7.- Determina periódicamente los puntos fuertes y áreas de mejora que afectan a las personas.8.- Verificar si los cambios requeridos a las personas y a la organización pueden dar soporte a la estrategia, y en que medida.9.- Ganar credibilidad y aceptación en la empresa como departamento.10.- Poder justificar inversiones o recortes de presupuesto en el ámbito de los RH, determinar las prácticas que ya no contribuyen y son perjudiciales e identificar las que se han de potenciar.11.- Evitar la reincidencia de posibles fallos o errores.12.- Contribuir a conocer el estado de salud/calidad de vida del factor humano y descubrir las áreas problemáticas.13.- Ayudar a anticipar posibles problemas, y por lo tanto, actuar de manera proactiva respecto a un activo importante como son los recursos humanos.14.- Detectar los costes sociales ocultos o excesivos.

MÉTODO GENERAL PARA LA AUDITORIA DE RH

Se divide en 6 etapas. Son la fase previa, el planteamiento, el diseño, la implementación, el análisis y la redacción del informe.

1.- Fase previa: El objetivo de esta fase es conocer a la organización. Esta información se obtiene básicamente mediante entrevistas con los responsables.

2.- Planteamiento: El auditor debe determinar los objetivos que se quieren conseguir y su ámbito de actuación. A partir de aquí ya puede decidir que información necesita y que es lo que hay que examinar.

3.- Diseño: Planteado lo anterior, es necesario diseñar el procedimiento. Se decide que técnicas se utilizaran y con que instrumento se obtendrá la información, además de decidir que personas intervendrán y temporalizar el plan. Hay que decir que no hay un procedimiento determinado, sino que el auditor habrá de crear o escoger aquellos procedimientos que se adecuen a las circunstancias de la empresa que se ha de auditar.

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4.- Implementación: En este punto se recoge la información. Son importantes los aspectos logísticos, disponer del material necesario, espacio de trabajo adecuado etc. Las personas implicadas han de conocer la finalidad de la auditoria para facilitar que se establezca una colaboración plena y fructífera.

5.-Análisis: Se analiza la información obtenida para detectar errores o problemas. Se analiza la adecuación de las políticas y programas de l empresa y las causas del éxito o fracaso a la luz de la información disponible. Partiendo de esto se sugieren medidas correctoras o soluciones a los problemas y se recomiendan alternativas para la mejora.

6.-Redacción del informe: En esta fase el auditor es donde el auditor expresa su opinión profesional sobre la gestión de los RH de la empresa. En el informe debe constar el alcance del trabajo hecho, los objetivos y el procedimiento seguido. Se recogen los puntos fuertes, débiles, el ámbito auditado y las indicaciones de mejora o alternativas de actuación. Las conclusiones finales se argumentan a partir del análisis de la fase anterior. La información se presenta de manera clara y precisa.

TÉCNICAS DE AUDITORIA DE RRHH

Hay diversas técnicas que permiten plantear un buen diseño. Se escoge las técnicas según el enfoque seleccionado. La mayor parte de las veces se combinan varias entre si. Estas son: El impacto en el cliente, análisis del trabajo, Análisis de presupuestos, Seguimiento con indicadores clave y análisis de coste y beneficios.

1.-Impacto en el cliente: Esta técnica se relaciona con el modelo de gestión de la calidad total. Parte de 2 planteamientos.

El departamento de RH presta un servicio interno al resto de departamentos de la empresa.

La eficacia de un servicio se mide por la satisfacción de los usuarios.

Así consiste en pedir la opinión de los clientes/usuarios.

Se determina el colectivo a interrogar y la muestra mínima necesaria para extraer conclusiones.

2.- Análisis del trabajo: Consiste en extraer conclusiones sobre el departamento RH con el análisis de muestras seleccionado al azar.

Se comprueba si la dedicación del personal de RH es coherente con la línea estratégica de la empresa o si hay costes ocultos. Se puede llegar a conclusiones tipo:

Los técnicos del departamento dedican el 60% de su tiempo a la selección y contratación del personal, cosa que no es coherente con la estrategia de la empresa que apunta hacia el desarrollo.

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3.- Análisis de presupuestos: Técnica que trata el estudio de cada actividad según el presupuesto que se le asigna. Se valoran los porcentajes en relación con el total que se dota para cada función, de modo que se puede analizar la coherencia con la estrategia. Parte de la base que la cantidad asignada a cada programa o función responde al valor real que la organización otorga a esa área.

4.- Seguimiento con indicadores clave: Se selecciona diversos indicadores que representan actividades principales del departamento, la productividad, ausentismo, rotación y accidentabilidad son los más típicos. Se comparan con un referente y se analizan las causas de los desajustes, si hay, para poder corregir los efectos no deseados o implementar mejoras.

Los referentes pueden ser:

Empresas del mismo sector.

De distinto pero con similitudes en el ámbito de RH.

Empresas del grupo si se pertenece a uno.

El historia de la empresa.

Los estándares prefijados.

Entre diversos departamentos.

Antes y después de la implementación de un programa de RH.

Los objetivos previstos siempre que estén definidos con indicadores medibles.

5.- Análisis costos y beneficios: Consiste en calcular el valor monetario de los beneficios resultantes de los programas de recursos humanos para ver si el coste se puede considerar una inversión y en que medida esta es rentable. Se aplica poco por la dificultad de valorar económicamente cuestiones como la mejora del clima laboral, etc.

INSTRUMENTOS DE LA AUDITORÍA

Para poder recabar información los auditores se valen de un conjunto de instrumentos (Werther y Davis, 1991):

- Cuestionario: es un documento que contiene una serie de preguntas que permiten conocer las situaciones de debilidad o fortaleza de un entorno determinado.

Se utiliza cuando:

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Cuando hay que recoger información de poblaciones numerosas. Es más económico, evita desplazamientos, no se requiere personal cualificado para las encuestas, etc.

La naturaleza de la información solicitada requiere anonimato.

Cuando se prefiere dar a la información un tratamiento estadístico. El cuestionario facilita las comparaciones estadísticas.

Cuando no se disponga de personal cualificado para realizar entrevistas y sea demasiado caro encontrarlo.

-Entrevistas: llevadas a cabo por el comité evaluador a los empleados y directivos, para conocer la visión respecto a las políticas y prácticas de RH, o obtener los datos que dispongan relacionados con las mismas. Es una de las herramientas más efectivas, pues hay un feed-back que permite un verdadero flujo de comunicación y es idónea para temas complejos y delicados o poco tangibles.

-Lista de control o checklist: es una batería de ítems que han de ser comprobados. Es una combinación con la entrevista produce unos resultados más productivos que el cuestionario puro.

-Sesiones grupales: la extracción de la información se hace a partir de una discusión grupal. Son buenas para recoger información sobre percepciones y opiniones. Se puede fomentar el contraste de opiniones y apreciar en que grado son compartidas o su nivel de dispersión. Como ventajas destacan la rapidez y la economía de medios.

-Análisis de registros: constituye una fuente muy valiosa de información sobre los recursos humanos, los registros que verifica el comité evaluador son: (aspectos sobre seguridad e higiene, quejas de los empleados, retribución, rotación y absentismo, formación, promoción, técnicas de selección de personal y los expedientes de los empleados.

-Información externa: información de otras empresas permite comparar la actividad interna del personal con la de otras empresas u organizaciones, obtiene una panorámica más amplia para el comité evaluador.

LA AUDITORÍA COMO INSTRUMENTO DE GESTIÓN

La auditoria se ha convertido en una herramienta de ayuda al managment, puesto que esta ha pasado de la verificación y el control de la conformidad a poner en evidencia los riesgos de la gestión de recursos humanos y del personal en la empresa. Se ha encontrado en esta herramienta un control para que no existan disfuncionamientos con relación a los objetivos y estrategias de la empresa, y por tanto controlar que estos riesgos no alcancen a las competencias o motivación personal.

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Por tanto esta auditoria;

1.- Refuerza la dirección en circunstancias de cambio, involucrando a las personas con los valores de la empresa y haciéndolos participes de los proyectos y estrategias decididos.

2.- Valora la adecuación estratégica del equipo directivo. Esto supone que la dirección estará dispuesta a tomar en seguida cualquier decisión difícil que redunde en el beneficio futuro de la empresa. La evaluación establecerá el equilibrio entre capacidades y necesidades, sobre una base previamente definida de criterios de éxito.

3.- Obtiene un rendimiento máximo del despliegue de los recursos humanos. Al cuestionar las ideas preconcebidas sobre la descripción de cada tarea y destacar la relativa importancia de los conocimientos que se requerirán en el futuro, pone el acento en la experiencia presente más que en los logros pasados.

4.- Destaca otros valores organizativos; Líneas de contacto informales Aspiraciones de promoción personal Red de comunicaciones Espíritu de la empresa.

Estos valores cualitativos son importantes y necesarios en la conducción del cambio que otros más concretos y cuantificables.

La auditoria social es algo más que un informe de los aspectos sociales. En concreto, busca:

1.- Que sea un instrumento de medición-evaluación, que nos permita objetivizar y cuantificar la realidad de la organización.

2.- Que sea una herramienta para la gestión social, que nos posibilite crear políticas de influencia en los actores de la organización para crear nuevos contextos organizativos.

3.- Que sea un elemento de diagnóstico, que nos faculte detectar corrosiones en la articulación socio-técnica (sistema social y sistema organizativo).

4.- Que sea un elemento operacional de actuación, que nos permita establecer los planes y objetivos del sistema social.

5.- Que sea un elemento integrador que origine feedback, que nos ayude en el acercamiento del sistema social y subsistema técnico.

La auditoria se convierte en un instrumento de gestión a través de la inclusión de la dimensión estratégica, organizacional y cultural.

A. La dimensión estratégica de la auditoria

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La Auditoria debe servir para controlar y evaluar las acciones de la empresa, es decir, dotando las acciones que surgen de aplicar la estrategia de Recursos Humanos con coherencia y eficacia.

El proceso estratégico: hay que controlarlo hay que hacer un seguimiento y hay que evaluar las acciones.

Las Empresas buscan tener ventajas competitivas y estas deben apoyarse en estrategias apropiadas que necesitan el establecimiento de diferentes actividades u operaciones, donde la ayuda del personal es fundamental. Así los Recursos humanos aparecen como un recurso estratégico, fuente de ventajas competitivas en los establecimientos de; políticas de Recursos humanos tales como; prácticas de reclutamiento, promoción, clima laboral, remuneración, planes de carrera profesional...

Por tanto si el personal es un recurso estratégico importante dentro de la empresa, hay que tener en cuenta las posibles desviaciones o disfunciones (que son fuentes de riesgo) que pueden aparecer tales como; competencias insuficientes en ciertas categoría del personal, desmotivación, insatisfacción...

¿Por qué es necesaria la auditoria en un proceso estratégico?:

Posibilita que el responsable de recursos humanos verifique la eficacia de la estrategia.

Permite realizar un verdadero pilotaje estratégico, tomar rápidamente decisiones correctas cuando se observan desviaciones de los objetivos.

Genera una imagen externa de rigor y de coherencia, como por ejemplo el balance, el plan de marketing...

B. La dimensión organizacional de la auditoria

Se incluye la dimensión organizacional puesto que muchas ocasiones los riesgos constatados a nivel estratégico se derivan de los sistemas de planificación, decisión, comunicación, repartición de roles y controles, en definitiva de la organización y de la estructura. La mayoría de los problemas de estructura son debidos a problemas humanos, de ahí la justificación de la inclusión en el campo de la auditoria social.

Cuatro ejemplos, en los cuales la auditoria social tiene en cuenta las dimensiones organizacionales, son en:

1.- La repartición de responsabilidades y roles. El análisis de esto nos suele demostrar la existencia de disfuncionamientos, tales como; tareas o roles no asumidos, dobles empleos, desviaciones entre roles y responsabilidades...

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2.- El análisis de los sistemas de control. Se trata de analizar los sistemas de control aplicables o ver la eficacia de los sistemas. El objetivo es poner de manifiesto si el control es adecuado, si existen riesgos... En este sentido, la auditoría puede ser entendida como el control de los controles, por eso debe ser concebida como una herramienta del managment.

3.- El análisis del sistema de información del personal. Su objetivo es servir de ayuda para la toma de decisiones y de control. El auditor comprobará si este sistema permite suministrar informaciones necesarias y previamente definidas en la realización de los objetivos de la empresa. Entre los principales disfuncionamientos pueden destacarse entre otros:

Ausencia de indicadores sociales adecuados Ausencia de cuadros de mando Pérdidas de tiempo debido al tratamiento manual Redundancia de informaciones Ausencia de controles...

4.- Análisis de la comunicación interna y del clima social de la empresa. La consideración de estos aspectos, por parte del auditor, tiene como fin conseguir reforzar la comunicación, motivación del personal, para alcanzar los objetivos fijados.

C. La dimensión cultural de la auditoria

En una auditoria de este tipo la labor principal para el equipo auditor es conocer la cultura de la organización. Esta es una herramienta muy útil para la gestión.

La consideración de la dimensión cultural varía según los tipos de misiones, por ejemplo:

- En una auditoria del equipo directivo, que concierne no solamente a la organización interna de un equipo de dirección, sino también a sus valores, a su estilo de dirección y sus orientaciones. Para realizar esta se van a considerar a la vez dimensiones organizacionales (clarificación y fijación de objetivos, programación y resolución de problemas...) y dimensiones culturales destacando diversos puntos como la comunicación ascendente, la aceptación de ideas, el clima de grupo, el interés en el desarrollo de los subordinados...

- En una Auditoria y proyecto de empresa. La toma en consideración de la dimensión cultural se revela particularmente útil cuando la empresa decide la realización de un proyecto de empresa en cual se expresa la filosofía y, así pues, los valores que se espera alcanzar por la firma.

- En una Auditoria de formación. La política y procedimientos de formación pueden tener como objetivos no solamente la adquisición de conocimientos ly aptitudes, sino también la clarificación de nuevos roles, la satisfacción de necesidades emocionales, es decir, la formación tiene igualmente un rol cultural, en el sentido que disminuye las tensiones debidas al cambio y puede favorecer la socialización, reducir la ansiedad y satisfacer ciertas necesidades.

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D. La dimensión social de la auditoria social.

Es aquella que evalúa la llamada acción social de la empresa. Es decir; la relación con los colectivos que influyen o son influidos por ella desde una perspectiva social. (Son los llamados grupos de interés o stakeholders)

Ejemplo: estudia la existencia de guarderías de empresa, fondos de pensiones, becas para los trabajadores...

AUDITORÍA DE RECURSOS HUMANOS

Actualmente, y como consecuencia que los directores de recursos humanos y la alta dirección han comprendido la importancia no solamente de la parte legal administrativa, sino, sobre todo, de lo que está relacionado con el desarrollo de los recursos humanos y, por lo tanto, de las personas, se habla de una auditoria de recursos humanos que engloba las dos anteriores:

La auditoria humana

La auditoria legal

La finalidad de la auditoria de recursos humanos: Es evidenciar el funcionamiento de la gestión de Recursos Humanos en la empresa para identificar los puntos débiles o condiciones negativas del sistema y sugerir acciones de mejora.

A. Auditoria humana

La auditoria humana valora todos los modelos de gestión relacionados directamente con el desarrollo de los recursos humanos.

Veamos las áreas imprescindibles que se tienen que analizar en este tipo de auditoria:

1.- El inventario del personal: número de trabajadores, edad, sexo, nacionalidad, categorías, grado de calificación, antigüedad, tipología de contratos, absentismo, rotación, etc. Este inventario es la “FOTO” del factor humano de la empresa.

2.- La Planificación de los recursos humanos: Previsión de las necesidades a corto, medio y largo plazo, sistema de selección prevista, etc.

3.- La descripción de puestos de trabajo: Perfiles definidos necesarios, adecuación del perfil del personal actual a los puestos de trabajo ocupados, etc.

4.- La política de formación: Análisis de necesidades formativas, diseño de los programas, coste de la formación, evaluación de la satisfacción de los alumnos, número de personas formadas, etc.

5.- La política de selección: Sistemas de reclutamiento aplicados, costes y duración del proceso, etc.

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6.- El plan de carrera: Número de personas promocionadas, número de puestos de trabajo cubiertos de manera interna, condiciones y aplicaciones de la promoción, etc.

7.- La evaluación del rendimiento: Análisis coste-beneficio de los trabajadores, eficiencia y eficacia en el trabajo, etc.

8.- La política de retribución: Composición de los salarios, retribuciones fijas y variables, adecuación de los sueldos con el nivel de responsabilidad de los trabajadores, posibles discriminaciones salariales, etc.

9.- El clima laboral: Grado de cohesión intergrupal, sistemas de reconocimiento de la organización, relaciones de los líderes con sus colaboradores, grado de independencia de los trabajadores, condiciones físicas del trabajo, estado del tono emocional interno de la organización, etc.

Objetivos: La finalidad de la auditoría humana es la eliminación de los programas de recursos humanos ineficaces para avanzarse a posibles futuras problemáticas sociales, a la vez que se fomentan las políticas eficientes implantadas.

Nos tiene que servir para establecer políticas que mejoren la gestión de los recursos humanos y, por lo tanto, que contribuyan a la consecución de los objetivos estratégicos de la organización.

B. Auditoria legal y laboral

La auditoria legal y laboral verifica que la documentación administrativa que se gestiona en el Departamento de Recursos Humanos se ajuste a la normativa de aplicación. El trabajo que se realiza en la auditoria legal y laboral lo podemos clasificar en tres aspectos:

1.- Aspectos laborales: Incluye el control de los contratos de trabajo, de las cotizaciones a la Seguridad Social, documentación de las altas y bajas de los trabajadores, cumplimiento de normativas de prevención de riesgos laborales, etc.

2.- Aspectos económicos: En este apartado se controla que los salarios se ajusten a lo establecido por el convenio colectivo en vigor, que las indemnizaciones que se tienen que abonar sean las adecuadas, corrección en los cálculos de las revisiones salariales, etc.

3.- Aspectos fiscales: Se verifica que las retenciones del ISR sean correctas, es decir, que estén bien practicadas y efectivamente ingresadas.

Objetivos: El principal objetivo de la auditoría legal es la prevención de sanciones de la Autoridad Laboral, las denuncias y demandas de los trabajadores o sindicatos y, por lo tanto, de los costos que estas acciones correctivas comportarían para la organización. También tiene por objetivo verificar la fiabilidad, exactitud de las informaciones. Ver si se cumplen las normas y reglamentaciones legales.

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Consideraciones finales; Se puede considerar que la auditoría social es un instrumento clave para le gestión social de la empresa y que ayudará a lograr una gestión eficaz de todo el contexto global de la organización.

EL AUDITOR

El auditor socio-laboral puede ser interno o externo a la empresa y provenir de las más diversas disciplinas: ingeniería, derecho, sociología, economía,...etc. Pero en cualquier caso deberá contar con una serie de características:

- Deberá dominar las técnicas y metodologías del proceso auditor

- Que sea abierto en sus relaciones personales y que sepa dialogar

- Que posea diversas actitudes como la independencia, la objetividad, la creatividad, el espíritu crítico, la diplomacia, etc.

La auditoria puede ser realizada por un consultor externo que conozca las experiencias de otras organizaciones y sea considerado como una autoridad en investigación de recursos humanos. También las organizaciones pueden recurrir a su propio personal y constituir comités evaluadores, que puede estar compuesto por el director del departamento de recursos humanos y otros actores implicados en la organización: directivos de línea y trabajadores y otra forma es la combinación de ambas figuras: consultor externo y comité evaluador, trabajando en conjunción y de manera coordinada. La misión del auditor es la de ayudar a los miembros de la dirección a ejercer eficazmente sus responsabilidades, proporcionándoles los análisis, las apreciaciones y las recomendaciones pertinentes sobre las actividades examinadas que recogerá en un informe.

EL INFORME DE AUDITORIA DE LOS RRHH

El éxito de la auditoria dependerá en buena parte de la calidad de las informaciones transmitidas, para evitar que la auditoria caiga en un pozo sin fondo. Objetivos del informe:

- Comunicar los resultados

- Dar recomendaciones

- Inculcar la necesidad de llevar a cabo acciones correctivas cuando sean necesarias

Los informes se pueden dividir según su grado de terminación. Pues pueden ser intermedios o finales; y según el modo de expresión, pueden ser orales o escritos. Pero todos ellos deben reunir una serie de características:

- oportunidad - claridad - objetividad- relevancia - razonabilidad - seguridadLa estructura del informe propuesta por D.Nevado es la siguiente: Opinión del autor

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Recomendaciones Resumen de las conclusiones Descripción de los objetivos de la auditoria Explicación de los procedimientos y técnicas de la auditoria Anexo documental

Difusión: es recomendable que vaya dirigido a todos lo miembros de la organización, que permita la efectividad de las propuestas del informe, pues será mejor entendido, y puede suponer un importante elemento de mejora del clima social.

LIMITACIONES Y FUTURO DE AUDITORÍA SOCIOLABORAL

La necesidad de controlar los costos sociales, de anticiparse a los riesgos y de integrar la gestión de personal en la estrategia de la empresa, con el fin de conseguir una mayor eficacia, implica un mayor interés por la auditoria socio-laboral.

Debido al carácter novedoso de la materia exige un esfuerzo metodológico y conceptual importe, con el fin de dotarla de una base teórica y de unos instrumentos flexibles y funcionales. Ello nos permitirá convertir la auditoria en una herramienta de calidad que permita diagnosticar disfuncionamientos y establecer recomendaciones dentro de las empresas.

Para hablar del futuro de la auditoria socio laboral debemos mencionar dos relaciones importantes:

- La auditoria socio laboral y el benchmarking aplicado a la gestión de recursos humanos. El benchmarking consiste en una comparación de prácticas y resultados de una empresa con las prácticas y resultados de las mejores. Este puede ser un instrumento eficaz como punto de partida, pero debe ser considerada como la única herramienta de un proceso de auditoria, pues debemos considerar el carácter personal que toman los procedimientos dentro de cada organización.

- La integración de la auditoria en las gestiones de calidad, con el fin de corregir disfunciones, controlar riesgos y en general alcanzar los objetivos estratégicos. Pues cada vez más, el factor humano es considerado como uno de los recursos más importantes de las organizaciones.

BIBLIOGRAFÍA

- ALFARO DE PRADO SAGRERA, A (1999) El factor humano en las relaciones laborales. Manual de dirección y gestión. Madrid: Ed. Pirámide. - CHIAVENATO, I. (1993) Administración de Recursos Humanos. Santafé de Bogotá, Colombia: McGraw-Hill/Inteamericana de México de C.V. - FITZ - ENZ, J. (1997) Cómo medir la gestión de recursos humanos. Bilbao: Deusto.- GARCIA GUEDES, J.R.(2003) Auditoría sociolaboral. Vol. I y II. Barcelona: Universitat Oberta de Catalunya.

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- NEVADO PEÑA, D. (1998); “La auditoria social de los recursos humanos como instrumento de gestión: futuro y limitaciones” en Estudios Financieros, número 4, pp175-229.SAINZ, J. “La auditoría social”. Recogido en Nuevas Tendencias de Gestión de Recursos Humanos. Ed. Universidad de Deusto. Bilbao, 1990 Pág.186. Mencionado por Nevado Peña (1998) pp.220.Extraído de Domingo Nevado. La auditoría de los RRHH como instrumento de gestión.

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GUÍAPARA LA MEJORA EN LA GESTIÓN PREVENTIVAAUDITORÍA DE PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES

Índice

1. Introducción 22. Concepto y objetivos de la Auditoria 23. Quién debe someterse a Auditoria 34. El proceso de Auditoria 55. La evaluación de la Auditoria 6

1. Introducción

Auditar cualquier parcela de la gestión empresarial supone avanzar hacia un sistema normalizado que minimice las posibles disconformidades. La prevención de riesgos laborales puede ayudarnos además a diseñar líneas de mejora que perfeccionen nuestra acción frente a los accidentes y enfermedades profesionales.

2. Concepto y objetivos de la Auditoria

Se define la como evaluación sistemática, documentada y objetiva, lo cual implica:• Que el Auditor debe llevar a cabo su trabajo de acuerdo con un protocolo que fije los criterios bajo los cuales va a evaluar a la empresa.• Que lo haga de acuerdo a los documentos que la empresa presenta.• Que trabaje de forma objetiva, de tal forma que no podrán rechazar actuaciones que, siendo eficaces, hubieran podido desarrollarse de otra forma, posiblemente más eficiente, pero que de la manera que han sido desarrolladas por la empresa, además de cumplir con la legislación, han sido eficaces en la protección de la seguridad y salud de los trabajadores. Por ejemplo no podrá rechazar la modalidad preventiva elegida por el empresario si ésta está de acuerdo con la legislación, aunque sea la menos lógica a elegir.

3. Quién debe someterse a Auditoria

>Todas las empresas que NO hayan concertado la totalidad de las actividades preventivas de manera interna y con la Dirección General de Inspección del Valle de México (STPS).Cuando la empresa con cierta parte de la actividad preventiva con un Servicio de Prevención Ajeno (Externo), aquellas actuaciones concertadas no deben ser auditadas, y si ha adoptado el sistema DECLARE no obstante el auditor deberá conocer:

• El contenido del concierto a fin de delimitar el alcance de la auditoria.• El alcance y resultados de dichas actividades en cuanto tengan relación con las restantes actividades de la empresa, que sí están sujetas a Auditoria.La Auditoria deberá realizarse anualmente…> O cuando la empresa lo estime oportuno, en función de la siniestralidad o la del sector al que pertenece o cualquier otra circunstancia que ponga de manifiesto la peligrosidad de las actividades desarrolladas o la inadecuación del sistema preventivo.No están obligadas a someterse a Auditoria…

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> Las empresas que conciertan con uno o varios Servicios de Prevención Ajenos o se incorporen a DECLARE, si el concierto incluye todas las especialidades preventivas (seguridad, higiene industrial, ergonomía, psicosociología y vigilancia de la salud).> Las empresas con menos de 10 trabajadores y por lo tanto debido al número limitado de trabajadores y a la escasa complejidad de las actividades preventivas, se demuestre que la eficacia del sistema preventivo resulte evidente. En este caso se considerará que han cumplido con la obligación de auditoria cuando cumplimenten y remitan a la autoridad laboral un escrito de notificación (Buena voluntad) o en su caso se integren al sistema DECLARE.

Notificación sobre concurrencia de requisitos (DECLARE) que no hacen necesario recurrir a la auditoria del sistema de prevención de riesgos laborales.

Datos de la empresa:De nueva creaciónNombre o razón social: Domicilio fiscal:Provincia: Código postal: Teléfono:Actividad económica: Clase de centro de trabajo (taller, oficina, almacén): Número de trabajadores:Realizada la evaluación de riesgos con fecha: Superficie construida (m2):

Datos relativos a la prevención de riesgosRiesgos existentes Actividades preventivas procedentes (Cumplimiento de la normatividad) (Lugar, fecha, firma y sello de la empresa)

4. El proceso de AuditoriaLas fases que se establecen en el proceso de Auditoria son, de forma esquemática:

1. Solicitud de la Auditoria> La empresa selecciona la Entidad Auditora que va a realizar la Auditoria.> La Entidad Auditora tiene que estar acreditada por la experiencia en el proceso y que conozcan las gestiones jurídico – laboral.

2. El Plan de AuditoriaEs el Documento que la Entidad Auditora envía, con anterioridad a la Auditoria, a la empresa, para que conozca cómo se va desarrollar ésta. Incluye entre otros: el alcance, la documentación a utilizar, el equipo auditor y el calendario.

3. Reunión inicialReunión que los auditores y los auditados llevan a cabo al inicio de las Auditorias para conocerse y aclarar aquellos aspectos relacionados con el desarrollo de ésta que sean necesarios para la buena marcha de la misma.

4. Visita general a la empresaVisita general a los centros e instalaciones de la empresa sin perjuicio de que posteriormente puedan visitarse de nuevo determinadas partes o instalaciones.

5. La búsqueda de evidencias

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Parte básica de la auditoria, durante la cual el equipo auditor analiza los procesos de trabajo, la documentación y los registros, que le permitan evaluar el sistema de prevención de la empresa y soportar el Informe de Auditoria.

6. Reunión finalReunión realizada al final de la Auditoria, durante la cual el equipo auditor explica a los miembros de la empresa auditada los resultados de la misma.

7. Informe de auditoriaDocumento emitido por el equipo auditor, en el cual se reflejan objetivos y alcance de la auditoria, metodología y criterios de valoración y los resultados de la misma.El informe de la auditoria deberá remitirse a la empresa, la cual está obligada a mantenerlo a disposición de los trabajadores y de la autoridad laboral competente.

5. La evaluación de la Auditoria

Los diversos aspectos que se van a analizar podrían organizarse en grupos o apartados distintos, en función de otras formas o criterios, no obstante, independientemente de la forma de agrupación, todos los aspectos incluidos deben ser desarrollados por la empresa.

1. Organización de la prevenciónEl Auditor analizará la modalidad preventiva elegida por parte de la empresa para llevar a cabo la prevención de acuerdo con la Normatividad emitida y obligatoria para los patrones. Pero a su vez, analizará si la organización de la empresa está de acuerdo con lo establecido, es decir: “La prevención de riesgos laborales, como actuación a desarrollar en el seno de la empresa, deberá integrarse en el conjunto de sus actividades y decisiones, tanto en los procesos técnicos, en la organización del trabajo y en las condiciones en que éste se preste, como en la jerarquía de la empresa, incluidos todos los niveles de la misma”.

Algunos aspectos a contemplar:

Conciertos con Servicios de Prevención Ajenos. Designación de representantes de los trabajadores. Justificantes de la formación de los técnicos de prevención. Consulta de la modalidad preventiva a los trabajadores. Sistemática de funcionamiento del Servicio de Prevención Propio. Justificante de que los trabajadores designados o los miembros del Servicio de

Prevención Propio están en la plantilla de la empresa. Medios técnicos de los que disponen los trabajadores designados, los técnicos del

Servicio de Prevención Propio. Localización de los Servicios de Prevención Propio.

Respecto a la integración de la prevención en la organización general deberá comprobarse que:

• La prevención se ha integrado en las funciones de los distintos departamentos de la empresa de forma que las decisiones se toman teniendo en cuenta la necesidad de protección de la salud de los trabajadores.• Cada departamento dispone del personal con la información y formación adecuadas para poder desarrollar las funciones preventivas que tenga encomendadas.

2. Evaluación de riesgos

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La Ley Federal del Trabajo y la Normatividad emitida en materia de Higiene y Seguridad y Condiciones generales de Trabajo, establece la evaluación de riesgos como punto de partida para la planificación de la prevención. El Auditor deberá analizar si la evaluación de riesgos ha sido realizada mediante un método adecuado, pudiendo en aquellos casos en que tenga algún tipo de duda proceder a realizar aquellas comprobaciones que considere adecuadas para obtener suficiente confianza de la adecuación de los controles y mediciones realizadas. De igual modo, comprobará que la evaluación abarca la totalidad de los puestos y trabajadores de la empresa e incluye todas las medidas preventivas que deben ser desarrolladas posteriormente para un adecuado control de los riesgos.

• Evaluación inicial de riesgos.• Revisiones de la evaluación de riesgos.• Informe de controles y mediciones higiénicas.• Certificados de calibración de equipos utilizados en las mediciones.• Certificados de calificación de los técnicos que han realizado la evaluación.

3. Equipos de trabajo y medidas de protección colectivaLos equipos de trabajo son uno de los principales focos de riesgo para los trabajadores, de ahí que estén sometidos a un reglamento específico. El Auditor va a evaluar si los equipos existentes en la empresa cumplen con los requisitos establecidos en la Normatividad que aplique de acuerdo al giro del negocio:

- Cualquier disposición legal o reglamentaria que les sea de aplicación.- Las condiciones generales previstas en la Normatividad de la STPS..- Comprobaciones básicamente realizadas a través de registros emitidos por técnicos y . . organismos acreditados por la Autoridad Competente (STPS, IMSS, OTROS).

Igualmente serán analizadas las medidas de protección colectiva y sus controles periódicos.

Aspectos a contemplar:

• Registro Industrial.• Certificados de Inspección de Organismos de Control Autorizados, para los equipos sometidos a reglamentación oficial (Normatividad)• Revisiones de los equipos de trabajo de acuerdo con las Normas de la STPS.• Declaración de Autorización de funcionamiento de equipos sometidos a Pruebas Específicas.• Revisiones de los equipos con posterioridad a un accidente.• Controles de las medidas de protección colectiva.

4. Equipos de Protección IndividualDada la importancia de los equipos de protección individual, el Auditor va a comprobar si la elección de los mismos se lleva a cabo de acuerdo con los riesgos de cada puesto de trabajo y que cumplan con la Norma respectiva, si éstos son entregados a los trabajadores y se vigila por parte de la empresa que los equipos son utilizados, revisados, controlados y mantenidos de tal forma que, en todo momento, aseguren la adecuada formación e información para un uso correcto de los equipos.

Aspectos a contemplar:

• Declaración de conformidad de acuerdo por parte de los trabajadores.• Justificantes de entrega de los equipos a los trabajadores.

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• Revisiones de mantenimiento, cuando proceda.• Formación e información a los trabajadores.

5. Formación y/o Capacitación.El auditor va a comprobar la adecuación de la formación y/o capacitación en materia de Prevención que los trabajadores reciben.

La formación debe ser impartida:

- Al ingreso en la empresa.- A consecuencia de un cambio de puesto de trabajo.- Por cambios tecnológicos, equipos de trabajo, etc.- Periódicamente.

Aspectos a contemplar:

• Certificados de los técnicos de Nivel Intermedio y Superior.• Justificantes de cursos de Prevención de Riesgos Laborales impartidos por empresas externas.• Justificantes de cursos de Prevención de Riesgos Laborales impartidos por personal de la empresa.• Planes de formación y/o capacitación de Prevención de Riesgos Laborales.

6. Información, consulta y participación de los trabajadoresEl empresario debe establecer los cauces a través de los cuales va a desarrollar todas las consultas que la reglamentación le obliga a realizar, motivando en caso de disconformidad con los trabajadores las medidas adoptadas, informando de los riesgos y las actuaciones llevadas a cabo y permitiendo la elección de los Representantes de los Trabajadores de Prevención entre los trabajadores y, en su caso, la creación de los Comisiones Mixtas y Brigadas respectivas.

Aspectos a contemplar:

• Nota informativa a los representantes de los trabajadores a efectos de consulta sobre designación de trabajadores para el desarrollo de la actividad preventiva.• Acta de constitución del comité de la Comisión Mixta de Higiene y Seguridad y Brigadas respectivas.• Consulta a los representantes de los trabajadores sobre el procedimiento de evaluación inicial de riesgos.

• Información de riesgos generales y específicos a los representantes de los trabajadores.• Propuesta de planificación de la actividad preventiva.• Consulta a los trabajadores o sus representantes sobre el concierto con Servicios de Prevención Ajenos.• Información a los trabajadores sobre:

- Los riesgos generales y específicos y las medidas de protección que les afectan.- Las actuaciones frente a emergencias y riesgos graves e inminentes.- Los resultados de la vigilancia de su salud.• Información a los trabajadores por las autoridades respectivas, en su caso.

7. Coordinación de actividades empresarialesLa contratación de actividades a otras empresas obliga al empresario a coordinarse con ellas cuando realicen actividades en sus propios centros de trabajo, obliga al empresario principal (el

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que contrata) a vigilar el cumplimiento de la legislación en materia de prevención, de todas y cada una de las empresas contratistas o subcontratistas.

Aspectos a contemplar:

• Información sobre los riesgos genéricos existentes en la empresa y medidas preventivas a adoptar.• Información sobre los riesgos de los puestos desarrollados por las empresas contratistas y las medidas preventivas a adoptar.• El Afil 15 o las altas respectivas al IMSS y pagos actualizados de las empresas contratistas y subcontratistas.• Certificados de conformidad de los equipos de trabajo utilizados por las empresas contratistas y subcontratistas.

8. Trabajadores contratados temporalmenteLos trabajadores contratados temporalmente, independientemente de la modalidad de contratación, deben disfrutar de los mismos niveles de protección a su seguridad y salud que los trabajadores fijos, estando obligado el empresario a garantizar dichos niveles.

Aspectos a contemplar:

• Notificación de la contratación de trabajadores temporales a los Representantes de las Comisiones Mixtas.• Información y formación y/o capacitación en Prevención de Riesgos Laborales de los trabajadores contratados temporalmente.• Entrega de equipos de protección individual a trabajadores contratados temporalmente.

9. Vigilancia de la saludEl Auditor va analizar los planes y programas de vigilancia de la salud y riesgos a los que están expuestos los trabajadores, establecidos por la empresa y su adecuación a los riesgos detectados, la legislación vigente y los resultados de los reconocimientos periódicos anteriores, evaluando, en particular, el mantenimiento de la confidencialidad de los resultados.

Aspectos a contemplar:

• Certificados de aptitud consecuencia de reconocimientos médicos iniciales.• Certificados de aptitud consecuencia de reconocimientos médicos periódicos.• Consulta a los representantes de los trabajadores sobre el plan de reconocimientosMédicos.• Comunicación a los trabajadores de los resultados de los reconocimientos médicos.• Otras actuaciones en vigilancia de la salud, cuando sean necesarias.

10. Controles activos y reactivosEl empresario tiene la obligación de vigilar las condiciones en las que se desarrollan las actividades en la empresa y su influencia sobre la seguridad y salud de los trabajadores, de tal forma que cualquier variación en las condiciones de trabajo, como el envejecimiento de los equipos, averías, emisiones de contaminantes, etc. sean controladas de conformidad con la evaluación de riesgos. Los controles realizados para asegurar el mantenimiento de condiciones de seguridad y salud aceptables son denominados controles activos.Igualmente en aquellos casos en los que la acción preventiva ha fracasado y por tanto se han producido daños a la salud de los trabajadores, es decir, se ha producido un accidente o

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enfermedad profesional, el empresario debe analizar las causas que originaron el daño con el fin de evitar que se repita, diferenciando si las causas han sido materiales o humanas y actuando posteriormente sobre las mismas. Estos controles se denominan reactivos.El Auditor va a analizar los controles activos establecidos por la empresa, la planificación de los mismos, su realización, la evaluación de resultados y las medidas realizadas como consecuencia de las mismas. Por otra parte, el Auditor analizará los controles reactivos consecuencia de los daños producidos a la salud de los trabajadores.

Aspectos a contemplar:

• Informes de inspecciones de seguridad.• Informes de mediciones higiénicas.• Estudios ergonómicos.• Estudios epidemiológicos• Investigación de accidentes de trabajo.

11. Planificación de la acción preventivaConsecuencia de los riesgos existentes en la empresa, reflejados en su evaluación y de los que derivan las medidas necesarias para su control, el empresario debe planificar las acciones a llevar a cabo, incluyendo dentro de la misma, los medios humanos y materiales necesarios, así como la asignación de los recursos económicos precisos para la consecución de lo objetivos propuestos.El Auditor analizará los planes y programas desarrollados por la empresa, evaluando su adecuación a las características de la misma, así como su grado de cumplimiento.

Aspectos a contemplar:

• Planes y programas de la acción preventiva.• Memorias anuales de los Servicios de Prevención.(Diagnostico Situacional)• Justificantes de realización de las actividades planificadas o programadas.

Una vez recibido el Informe de Auditoria, el empresario debe analizar los incumplimientos (habitualmente llamados “no conformidades”) y proceder a establecer un Plan de Acciones Correctoras que permita subsanar las omisiones, debiendo analizar con los representantes de los trabajadores el informe y las acciones correctoras.

Es importante tener en cuenta que las “NO CONFORMIDADES” PUESTAS DE MANIFIESTO EN LOS INFORMES DE AUDITORÍA NO SON MOTIVO DE SANCIÓN POR EL MERO HECHO DE CONSTAR EN EL INFORME.La Inspección de Trabajo sólo puede sancionar por hechos constatados por los propios inspectores.En consecuencia, si el empresario a través de su Plan de Acciones Correctoras, corrige los incumplimientos, en una posible inspección de trabajo no podrá ser sancionado.

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NORMATIVIDAD A QUE SE SOMETEN LOS PATRONES EN MATERIA LABORAL

Inspecciones Iniciales.

Son aquellas que se realizan por primera vez a los centros de trabajo o por ampliación o modificación del objeto social o del proceso productivo de éstos. (Art. 13, fracción I, del Reglamento General de Inspecciones)

INSPECCION INICIAL DE CONDICIONES GENERALES DE TRABAJO

En este tipo de inspecciones se revisa el cumplimiento de las normas de trabajo relacionadas con sueldos, jornada de trabajo, vacaciones, aguinaldo, etc.

Se fundamentan en los artículos 123 Apartado "A" fracción XXXI de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; 40 fracción I de la Ley orgánica de la Administración Pública Federal; 132 fracción XXIV, 523 fracción VI, 527, 540, 541, 542, 543, 550 y demás relativos de la Ley Federal del Trabajo; 3°, 8°, 9°, 16, 28, 30, 62 al 67, 69 y demás relativos de la Ley Federal de Procedimiento Administrativo; 1°, 8° fracciones I, II, XI y XII, 9°, 10 fracción I, 12, 13 fracción I, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 27 y demás relativos del Reglamento General para la Inspección y Aplicación de Sanciones por Violaciones a la Legislación Laboral; así como el 17 del Reglamento Interior de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social

INSPECCION INICIAL DE CONDICIONES GENERALES DE SEGURIDAD E HIGIENE.

En este tipo de inspecciones se revisa el cumplimiento de las normas de trabajo relacionadas con contaminantes del medio ambiente laboral, equipo de protección personal, accidentes de trabajo, etc., (Reglamento Federal de Seguridad, Higiene y Medio Ambiente de Trabajo y Normas Oficiales Mexicanas expedidas por la STPS.).

A este respecto es importante mencionar que actualmente se encuentran en vigor 36 normas oficiales mexicanas expedidas por la STPS las cuales se refieren a los rubros que a continuación se mencionan:

Normas relativas a las instalaciones de los centros de trabajo (20). Normas relativas al equipo de protección personal que deben utilizar los trabajadores (6). Normas relativas a los trámites administrativos de la seguridad e higiene en los centros de trabajo (2). Normas relativas a la cuantificación de contaminantes en el ambiente laboral (8).

Se fundamenta en los artículos 123 Apartado "A" fracción XXXI de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; 40 fracciones I y XI de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal; 132 fracciones XVI, XVII, XVIII y XXIV, 512-D, 523 fracción VI, 527, 540, 541, 542, 543, 550 y demás relativos de la Ley Federal del Trabajo; 3°, 8°, 9°, 16, 28, 30, 62 al 67, 69, 81, 82 y demás relativos de la Ley Federal de Procedimiento Administrativo; 1°, 8° fracciones I, II, IV, VI, XI y XII, 9°, 10 fracción II, 12, 13 fracción I, 17, 18, 19, 20, 22, 23, 27 y demás relativos del Reglamento General para la Inspección y Aplicación de Sanciones por Violaciones a

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la Legislación Laboral; 1°, 3°, 5°, 12, 13, 17, 161, 162 y demás relativos del Reglamento Federal de Seguridad, Higiene y Medio Ambiente de Trabajo; así como el 17 del Reglamento Interior de la Secretaria del Trabajo y Previsión Social.

INSPECCIONES PERIÓDICAS.

Las que se efectúan con intervalos de doce meses, plazo que puede ampliarse o disminuirse de acuerdo con la evaluación de los resultados que se obtengan derivados de inspecciones anteriores, tomando en consideración la rama industrial, la naturaleza de las actividades que realicen, su grado de riesgo, número de trabajadores y ubicación geográfica. (Art. 13, fracción II, del Reglamento de Inspecciones)

INSPECCION PERIODICA DE CONDICIONES GENERALES DE TRABAJO.

Fundamentada en los artículos 123 Apartado "A" fracción XXXI de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; 40 fracción I de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal; 132 fracción XXIV, 523 fracción VI, 527, 540, 541, 542, 543, 550 y demás relativos de la Ley Federal del Trabajo; 3°, 8°, 9°, 16, 28, 30, 62 al 67, 69 y demás relativos de la Ley Federal de Procedimiento Administrativo; 1°, 8° fracciones I, II, XI y XII, 9°, 10 fracción I, 12, 13 fracción II, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 27 y demás relativos del Reglamento General para la Inspección y Aplicación de Sanciones por Violaciones a la Legislación Laboral; así como el 17 del Reglamento Interior de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social.

INSPECCION PERIODICA DE CONDICIONES GENERALES DE SEGURIDAD E HIGIENE.

Tiene su fundamento en los artículos 123 Apartado "A" fracción XXXI de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; 40 fracciones I y XI de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal; 132 fracciones XVI, XVII, XVIII y XXIV, 512-D, 523 fracción VI, 527, 540, 541, 542, 543, 550 y demás relativos de la Ley Federal del Trabajo; 3°, 8°, 9°, 16, 28, 30, 62 al 67, 69, 81, 82 y demás relativos de la Ley Federal de Procedimiento Administrativo; 1°, 8° fracciones I, II, IV, VI, XI y XII, 9°, 10 fracción II, 12, 13 fracción II, 17, 18, 19, 20, 22, 23, 27 y demás relativos del Reglamento General para la Inspección y Aplicación de Sanciones por Violaciones a la Legislación Laboral; 1°, 3°, 5°, 12, 13, 17, 161, 162 y demás relativos del Reglamento Federal de Seguridad, Higiene y Medio Ambiente de Trabajo; así como el 17 del Reglamento Interior de la Secretaria del Trabajo y Previsión Social

INSPECCIONES EXTRAORDINARIAS

Son aquellas que proceden cuando: (Art. 14, del R.G.I.A.S.V.L.L.)

Las autoridades del trabajo tengan conocimiento por cualquier conducto de posibles violaciones a la legislación laboral. Al revisar la documentación presentada para obtener autorizaciones, se percaten de posibles irregularidades imputables al patrón o de que éste se condujo con falsedad. Las autoridades del trabajo tengan conocimiento de accidentes o siniestros ocurridos en algún centro de trabajo.

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En una visita de inspección ordinaria el patrón visitado proporcione información falsa o se conduzca con dolo, mala fe o violencia. Las autoridades del trabajo tengan conocimiento de que existe inminente peligro para la integridad física o la salud de los trabajadores. Existan actas derivadas de una visita que carezcan de los requisitos establecidos en las disposiciones jurídicas aplicables, o en aquellas de las que se desprendan elementos para presumir que el inspector incurrió en conductas irregulares. Se realice la supervisión a que se refiere el artículo 26 del Reglamento General para la Inspección y Aplicación de Sanciones por Violaciones a la Legislación Laboral.

INSPECCION EXTRAORDINARIA DE CONDICIONES GENERALES DE SEGURIDAD E HIGIENE.

Tiene su fundamento en los artículos 123 Apartado "A" fracción XXXI de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; 40 fracciones I y XI de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal; 132 fracciones XVI, XVII, XVIII y XXIV, 512-D, 523 fracción VI, 527, 540, 541, 542, 543, 550 y demás relativos de la Ley Federal del Trabajo; 3°, 8°, 9°, 16, 28, 30, 62 al 67, 69, 81, 82 y demás relativos de la Ley Federal de Procedimiento Administrativo; 1°, 8° fracciones I, II, IV, VI, XI y XII, 9°, 10 fracción II, 12, 14, 17, 18, 19, 20, 22, 23, 27 y demás del Reglamento General para la Inspección y Aplicación de Sanciones por Violaciones a la Legislación Laboral; 1°, 3°, 5°, 12, 13, 17, 161, 162 y demás relativos del Reglamento Federal de Seguridad, Higiene y Medio Ambiente de Trabajo; así como el 17 del Reglamento Interior de la Secretaria del Trabajo y Previsión Social.

INSPECCION EXTRAORDINARIA DE CONDICIONES GENERALES DE TRABAJO.

Se fundamenta en los artículos 123 Apartado "A" fracción XXXI de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; 40 fracción I de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal; 132 fracción XXIV, 523 fracción VI, 527, 540, 541, 542, 543, 550 y demás relativos de la Ley Federal del Trabajo; 3°, 8°, 9°, 16, 28, 30, 62 al 67, 69 y demás relativos de la Ley Federal de Procedimiento Administrativo; 1°, 8° fracciones I, II, XI, y XII, 9°, 10 fracción I, 12, 14, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 27, y demás relativos del Reglamento General para la Inspección y Aplicación de Sanciones por violaciones a la Legislación Laboral; así como el 17 del Reglamento Interior de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social.

INSPECCIONES DE COMPROBACIÓN.

Las que se realizan cuando se requiere constatar el cumplimiento de las medidas en materia de seguridad e higiene, cuyo plazo puede variar entre 15, 30 y 60 días, dictadas previamente en las inspecciones practicadas (Art. 13, fracción III, del Reglamento General de Inspecciones),

Se fundamenta en los artículos 123 Apartado "A" fracción XXXI, de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; 40 fracciones I y XI de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal; 132 fracciones XVI, XVII, XVIII y XXIV, 512-D, 523 fracción VI, 527, 540, 541, 542, 543, 550 y demás relativos de la Ley Federal del Trabajo; 3°, 8°, 9°, 16, 28, 30, 62 al 67, 69, 81, 82 y demás relativos de la Ley Federal de Procedimiento Administrativo; 1°, 8° fracciones I, II, XI y XII, 9° fracción

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V, 12, 13 fracción III, 17, 18, 19, 22, 27 y demás relativos del Reglamento General para la Inspección y Aplicación de Sanciones por Violaciones a la Legislación Laboral; 1°, 3°, 5°, 13, 17, 161 y 162 del Reglamento Federal de Seguridad, Higiene y Medio Ambiente de Trabajo; así como el 17 del Reglamento Interior de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social

INSPECCIONES DE GENERADORES DE VAPOR Y RECIPIENTES SUJETOS A PRESIÓN.

En este tipo de inspecciones se revisa el cumplimiento de las disposiciones relativas al funcionamiento, operación y condiciones de seguridad de los equipos instalados en las empresas..

De acuerdo con lo establecido en el punto 4.10 de la NOM-122-STPS-1996 relativa a "Las Condiciones de Seguridad e Higiene para el Funcionamiento de los Recipientes Sujetos a Presión y Generadores de Vapor o Calderas que Operen en los Centros de Trabajo", publicada en el Diario Oficial de la Federación el 18 de julio de 1997, se entiende por Generador de Vapor o Caldera:

"Todo aparato que se utiliza para la generación de vapor o calentamiento de un líquido, mediante la aplicación de calor producido por materiales combustibles, reacciones químicas, energía solar, eléctrica o nuclear, empleándose el vapor o los líquidos calentados fuera del mismo".

De igual forma, conforme al punto 4.26 se entiende por recipiente sujeto a presión:

"Todo aparato construido para operar con fluidos a presión diferente a la atmosférica, proveniente ésta de fuentes externas o mediante la aplicación de calor desde una fuente directa, indirecta o cualquier combinación de éstas".

Excepciones

Para efectos de la NOM-122-STPS-1996, los equipos que cuenten al menos con una de las características citadas en este punto, quedan exceptuados en el trámite de autorización de funcionamiento por esta Secretaría, debiendo cumplir con los demás puntos de la presente Norma:

Recipientes Sujetos a Presión:

Los recipientes sujetos a presión con un diámetro interior menor a 152.mm. Que contengan agua con temperatura inferior a 70° C, y un volumen menor a

450 litros. Los que trabajen a presión atmosférica en el centro de trabajo donde estén

instalados. Los ínter enfriadores de compresores y carcazas de bombas. Recipientes a presión, los cuales son partes integras o componentes de

dispositivos mecánicos de rotación o reciprocantes, tales como bombas, compresores, turbinas, generadores, cilindros hidráulicos o neumáticos y maquinas en general.

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Los que trabajan con agua o aire a una presión menor de 5 kg/cm2. Los recipientes sujetos a presión para líquidos criogénicos con diámetro

menor a 1000 mm. y con una capacidad menor a los 1000 lts.

Generadores de Vapor o Calderas.

Con una temperatura del agua menor a 70° C. Con una superficie de calefacción menor a 15 m2. Con una presión de operación menor a 350 kPa (3.569 kg/cm2). Calentadores de proceso sujetos a fuego.

Otros equipos.

Componentes de tuberías, tales como tubos, brindas, juntas, válvulas, uniones de expansión y otros componentes a presión tales como filtros, mezcladores, separadores, distribuidores y controladores de medición de flujo. Todos estos conocidos como componentes de sistemas de tuberías.Los recipientes portátiles de gases comprimidos y los recipientes que contengan gas licuado de petróleo, que se encuentren regulados por otras disposiciones jurídicas y cuya aplicación contemple a la Secretaría de Energía.

Aspectos Legales a considerar en las nuevas visitas de inspección laboral en minas.

Programa de Inspección Laboral para la Industria Minera:

Según datos proporcionados por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social ("STPS") a diversos medios informativos nacionales, la autoridad laboral por conducto de la Dirección General de Inspección Federal dará inicio a un programa de vigilancia en las condiciones de trabajo y seguridad e higiene en que prestan sus servicios más de 26 mil trabajadores de la industria minera en el país.

De acuerdo a los datos publicados, el operativo abarcaría empresas pertenecientes a la industria minera de 17 estados de la República, donde se efectuarán inspecciones a 66 centros de trabajo, que incluyen 61 minas y 5 plantas de beneficio. De este modo, la autoridad laboral planea llevar a cabo 70 acciones tendientes a auditar las condiciones generales de trabajo y 60 para supervisar las relativas a seguridad e higiene, con lo que se pretende cubrir aproximadamente el 84 por ciento de los trabajadores del ramo minero-metalúrgico.

Por la indudable tendencia que habrá de cobrar este programa en la situación administrativa y laboral de las compañías mineras, a continuación procedemos a realizar un breve análisis de este tipo de verificaciones a la luz del nuevo Reglamento General para la Inspección y Aplicación de Sanciones por Violaciones a la Legislación Laboral, vigente a partir del pasado 6 de agosto.

Nuevo Reglamento General para la Inspección y Aplicación de Sanciones por Violaciones a la Legislación Laboral.

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En Diario Oficial de la Federación del 6 de julio de 1998 apareció publicado el tan anunciado "Reglamento General para la Inspección y Aplicación de Sanciones por Violaciones a la Legislación laboral" (el "Reglamento"), que regula el procedimiento y formalidades para la práctica de visitas de inspección y aplicación de sanciones por violación a las obligaciones contenidas tanto en la Ley Federal del Trabajo, en el Reglamento Federal de Seguridad, Higiene y Medio Ambiente de Trabajo, así como en las Normas Oficiales Mexicanas aplicables a la materia (como es el caso de la NOM-121-STPS-1996, Seguridad e higiene para los trabajos que se realicen en las minas, publicada en Diario Oficial de la Federación del día 21 de julio de 1997).

Al ser propósito fundamental de este nuevo Ordenamiento fijar las normas de inspección laboral aplicable para autoridades federales y locales, el artículo 1 del Reglamento extiende su margen de aplicación tanto a las inspecciones a practicar por la STPS como a las inspecciones a cargo de las autoridades de las entidades federativas y del Distrito Federal, en el ámbito de sus respectivas competencias. Desde luego, esta novedad no tendrá cabida para el caso de empresas o centros de trabajo con vocación minera, ya que por mandato constitucional éstas constituyen -per se- competencia exclusiva de las autoridades laborales federales.

Fases de la Inspección Laboral

Citatorio:Para dar inicio a un procedimiento de inspección, los inspectores deberán entregar un citatorio en el centro de trabajo con 24 horas de anticipación a la fecha en que se pretende iniciar la diligencia.

El citatorio deberá especificar el nombre del patrón, domicilio del centro de trabajo, día y hora en que se practicará la diligencia, el tipo de inspección, el número y fecha de la orden de inspección correspondiente, acompañando un listado de los documentos que deberá exhibir el patrón, el objeto a revisar, así como el fundamento legal aplicable al caso. La falta de cualesquiera de estos requisitos afectará la validez formal del citatorio.

El patrón o su representante legal deberán encontrarse presente a la hora fijada en el citatorio, pues de otra manera el inspector podrá dar inicio al procedimiento con la persona que se encuentre en el centro de trabajo.

Cabe notar que la formalidad del citatorio aparece en el Reglamento como una obligación exclusiva para las inspecciones "ordinarias" no así para el caso de las "extraordinarias". A pesar de lo anterior, consideramos que esta formalidad es aplicable en ambas clases de inspección de acuerdo a los requisitos que para la notificación de oficios establece la Ley Federal del Procedimiento Administrativo (artículo 36), ordenamiento de superior jerarquía con respecto al Reglamento.

Orden de Inspección:

La visita de inspección dará inicio con la entrega material al visitado del documento original que contenga la orden de inspección. Este documento deberá contener firma autógrafa del servidor público facultado para ello, así como una guía que contenga los principales derechos y obligaciones del inspeccionado. La orden deberá precisar el centro de trabajo, su domicilio, el objeto y alcance en las

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obligaciones específicas a revisar durante la diligencia, su fundamento legal, así como los números telefónicos a los que el visitado podrá comunicarse para constatar los datos de la orden correspondiente.

Los tribunales Federales han venido sosteniendo que las ordenes de inspecciones administrativas deben especificar a detalle las obligaciones sujetas a revisión, pues la simple referencia genérica (ejem: "revisar condiciones generales de seguridad e higiene") constituye una violación a la garantía de seguridad jurídica en contra del patrón inspeccionado.

Dado que la orden es el cimiento legal de la inspección, la falta de cualesquiera de los requisitos antes mencionados provocaría la irregularidad del procedimiento y de cualquiera de sus consecuencias (sanciones).

Identificación del Inspector:

Al inicio de la diligencia, el inspector deberá exhibir credencial vigente con fotografía, expedida por la autoridad competente que lo acredite para desempeñar dicha función. Las credenciales de los inspectores deberán contener, de manera clara y visible, la siguiente leyenda: "Esta credencial no autoriza a su portador a realizar visita de inspección alguna, sin la orden correspondiente".

En referencia a la identificación de los inspectores y de acuerdo al criterio sostenido por la Suprema Corte de Justicia de la Nación, para tener por colmado el requisito de la identificación, es imprescindible que el inspector asiente en el acta la fecha de las credenciales a fin de precisar su vigencia y tener la seguridad de que esa persona efectivamente presta sus servicios en la STPS. Aún más, el inspector debe anotar también el nombre del órgano y titular emisor de la credencial y la norma jurídica que le de competencia para emitir las credenciales. Este es quizá el requisito que reporta mayor descuido por parte de la autoridad inspectora.

Con el propósito de evitar el abuso de autoridad durante la practica de inspecciones laborales, el Reglamento prevé la implementación por parte de la STPS de un novedoso sistema de información telefónica, mediante el cual los interesados podrán corroborar la autenticidad tanto de los inspectores como de los datos suministrados en la ordenes de inspección. Lamentablemente, este sistema no ofrece una garantía real para los particulares, tomando en cuenta que la negativa del patrón ante la existencia de datos falsos no impedirá el inicio de la visita de inspección, de tal suerte que el patrón tendrá que acudir necesariamente a los medios de defensa legal para alegar violaciones cometidas en los procedimientos de inspección.

Desahogo de la inspección (Acta de Inspección):

Al momento de llevarse a cabo la inspección, tanto el patrón como sus representantes están obligados a permitir el acceso del inspector al centro de trabajo y a otorgar todo tipo de facilidades, apoyos y auxilios de carácter administrativo, para que la inspección se practique, así como proporcionar la información y documentación que sea requerida por el inspector y a que obligan las disposiciones legales aplicables. Sin embargo, esta información y documentos

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deberán tener relación directa con la materia objeto de revisión, a fin de que sea legalmente válido su requerimiento por parte del inspector.

En toda visita de inspección se levantará acta circunstanciada, con la intervención del patrón o su representante, así como de los trabajadores, en presencia de dos testigos propuestos por la parte patronal, o bien, designados por el propio inspector si ésta se hubiere negado a proponerlos. Los hechos asentados por los inspectores del trabajo en las actas, se tendrán por ciertos mientras no se demuestre lo contrario; en todo caso, la carga de la prueba recaerá en el patrón auditado.

Si durante la visita de inspección se identifica que la documentación con que cuenta el patrón es suficiente para acreditar el cumplimiento de las obligaciones contenidas en la Ley Federal del Trabajo, sus Reglamentos y las Normas Oficiales Mexicanas, el inspector deberá asentar que la tuvo a la vista, haciendo las transcripciones y anotaciones en el acta, y de resultar procedente, agregará copia y se declarará cerrada el acta.

En caso contrario, el inspector deberá hacer del conocimiento del patrón el derecho que tiene para formular observaciones y ofrecer pruebas en relación con los hechos contenidos en el acta, o hacer uso de tal derecho por escrito, dentro del término de cinco (5) días siguientes a la fecha en que se hubiere levantado el acta respectiva. En los mismos términos, los representantes de los trabajadores también tendrán el derecho a expresar sus manifestaciones con respecto a lo asentado en el acta de inspección.

En el caso de inspecciones orientadas a vigilar las condiciones en materia de seguridad e higiene en el trabajo, si el inspector detecta deficiencias que impliquen un peligro inminente para la seguridad del centro de trabajo o para la salud o seguridad de las personas, el auditor podrá sugerir en la propia acta la adopción de medidas de aplicación inmediata que considere necesarias para evitar accidentes y enfermedades de trabajo y, en su caso, podrá proponer a la unidad administrativa competente de STPS la clausura parcial o total del centro de trabajo, por lo cual el inspector no podrá decretar, por sí mismo, la clausura temporal de ningún establecimiento.

Aplicación de Sanciones:

Una vez agotado el procedimiento administrativo de inspección, el área competente de la STPS procederá a la valoración y calificación de la documentación recibida tanto del inspector como, en su caso, del patrón.

Si de esta valoración se desprende la existencia de hechos, actos u omisiones que puedan estimarse violatorios de la legislación laboral, el área competente emplazará al patrón para que manifieste lo que a su derecho convenga, oponga defensas, excepciones y ofrezca pruebas. El emplazamiento deberá realizarse dentro del plazo de cinco (5) días a partir de la fecha en que hubiere sido recibida la documentación por parte del área de dictamen.

Una vez oído al emplazado y desahogadas las pruebas que éste ofreciera, se dictará la resolución correspondiente. En esta resolución se habrá de dar por terminado el procedimiento administrativo ya sea mediante la imposición de la

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sanción correspondiente, o bien, a través de la absolución expresa de responsabilidades.

Medios de Defensa:

Una vez que la autoridad laboral dicte y notifique la resolución que imponga una sanción administrativa, el patrón podrá acudir al recurso de revisión previsto en la Ley Federal del Procedimiento Administrativo, cuyo plazo de interposición es de quince (15) días a partir del día siguiente en que fue recibida la notificación de la resolución.

Este medio de defensa se ventila ante el superior jerárquico de la autoridad emisora de la resolución y tiene por objeto obtener un análisis legal en cuanto a las violaciones cometidas tanto en el procedimiento de inspección como respecto a la imposición de sanciones administrativas en materia laboral.

Nuevo sistema: Declaración Laboral Electrónica Conforme al artículo 15 del Reglamento General para la Inspección y Aplicación de Sanciones por Violaciones a la Legislación Laboral las autoridades del trabajo, ya sean órganos o unidades administrativas, federales o locales, que cuentan con facultades para vigilar el cumplimiento de la legislación laboral y aplicar sanciones en los casos que procedan, podrán comprobar el cumplimiento de las disposiciones jurídicas en materia laboral, a través de formularios, exámenes o requerimientos análogos para que los patrones o sus representantes, los trabajadores y los integrantes de las comisiones respectivas, proporcionen la información requerida, misma que podrá ser verificada a través de una inspección.

 En este sentido, con el propósito de modernizar los sistemas de inspección laboral y proporcionar mecanismos alternativos y herramientas adicionales a los centros de trabajo para acreditar el cumplimiento de la legislación laboral, el pasado 8 de noviembre de 2005, se publicó en el Diario Oficial de la Federación (DOF), el Acuerdo que crea el sistema denominado Declaración Laboral Electrónica y se dan a conocer sus lineamientos de operación.  Por lo que, mediante este acuerdo se establece el sistema denominado Declaración Laboral Electrónica (DECLARE), como un medio alternativo para que las empresas puedan declarar de manera voluntaria, accesible, permanente y gratuita, el cumplimiento de las disposiciones jurídicas en materia laboral en los centros de trabajo. La administración y operación del DECLARE estará a cargo de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS), a través de la página de Internet: www.declare.gob.mx. De tal manera que los patrones que deseen participar en el DECLARE, deberán:

1. Ingresar a la página de Internet: www.stps.gob.mx.2. Crear una cuenta de acceso al sistema, para lo cual deberán proporcionar la siguiente información: 

a) Registro Federal de Contribuyentes (RFC).b) Entidad federativa y municipio donde se ubica el centro de trabajo.c) Tipo de centro de trabajo.

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d) Cuenta de correo electrónico del responsable que requisitaza la declaración, con el propósito de que pueda recibir información y asesoría por parte de la STPS.

  Una vez revisada la información señalada, de forma inmediata la STPS asignará al usuario la contraseña y clave de acceso que corresponda. Estos datos serán necesarios para ingresar al DECLARE y requisitar los módulos siguientes:

 I. Cédula de registro.II. Información general.III. Condiciones generales de trabajo.IV. Capacitación y adiestramiento.V. Condiciones generales de seguridad e higiene.VI. Cédula de opinión.

 Es de señalar que, cuando el usuario se ha registrado en el DECLARE contará con 30 días naturales para concluir el registro de la información, y enviarla a la STPS. Si no es enviado en dicho plazo, el sistema eliminará la clave de acceso generada y será necesario que el usuario inicie nuevamente dicho procedimiento. Beneficios de los patrones que presenten su DECLARE Cuando la STPS reciba información a través del sistema DECLARE, emitirá un acuse de recibo y lo enviará a través de la cuenta de correo que hubiera proporcionado el usuario.  Por lo anterior, los patrones que cuenten con el respectivo acuse de recibo estarán exentos de que se les practiquen las visitas de inspección periódicas conforme al Reglamento General para la Inspección y Aplicación de Sanciones por Violaciones a la Legislación Laboral.

 Dicho beneficio tendrá una vigencia de dos años, contados a partir de la fecha en que los patrones hayan recibido el acuse de recibo respectivo. Asimismo, las empresas que deseen continuar dentro del sistema deberán requisitar de nueva cuenta el DECLARE, por lo menos con 10 días hábiles de anticipación a que venza el plazo de dos años, actualizando, en su caso, los datos e información aplicable, así como los avances realizados en la aplicación de la normatividad laboral en relación a la declaración anterior.

 No obstante lo anterior, si la STPS detectara que la información proporcionada por los patrones es falsa o que se condujeron con dolo o mala fe en el llenado del sistema DECLARE, ordenará la práctica de visitas de inspección extraordinarias en el centro de trabajo y se les cancelará el registro que se les hubiere otorgado en el sistema, sin perjuicio de las acciones que correspondan.  Por último se establece que cualquier modificación que se realice al sistema DECLARE, se hará del conocimiento del público en general, a través de un aviso que deberá ser publicado en el DOF.I. Declaración laboral electrónica (“DECLARE”) en materia de inspección federal del trabajo.

Sistema de inspección virtual de carácter confidencial, por medio del llenado de un formulario vía Internet, que hace las veces de una inspección del trabajo convencional cuyo funcionamiento iniciara a partir del primer trimestre de 2005.

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Las características de DECLARE son las siguientes:

• Consiste en una auto evaluación, bajo protesta de decir verdad, en materia de condiciones generales de trabajo, capacitación y adiestramiento y de seguridad e higiene.• Contiene una biblioteca virtual con normatividad y servicio de accesoria respecto a obligaciones laborales.• Necesariamente se requiere un registro previo (http:/declare.stps.gob.mx:1011)Proporcionando datos generales y una clave de usuario y contraseña.• Deberá firmarse por parte del patrón y sindicato (si existe), y esperar su acuse de recibo vía correo electrónico.

Los beneficios que otorga dicho sistema consisten en forma general en los siguientes:

• Que no se realicen visitas de inspección convencionales a las empresas hasta por un año (únicamente podrán verificarse aleatoriamente que la información proporcionada sea verídica).

• En caso de incumplimientos de la normatividad laboral no se aplicarán sanciones, sino se otorgará un plazo para poder cumplir, contando inclusive con la asesoría de la autoridad (en caso de incumplimiento en el plazo otorgado, entonces la autoridad podrá imponer sanciones).

II. Relación laboral – Jurisprudencia 20/2005 derivada de la Contradicción de Tesis 168/2004-SS.

La Segunda Sala de la Suprema Corte de la Justicia de la Nación estableció que el vínculo laboral de los trabajadores al servicio del Estado se demuestra cuando se reúnen las características propias de una relación laboral, como es continuidad en la prestación del servicio, lugar y horario, a cambio de una remuneración económica, sin que sea obstáculo que la prestación de servicios se haya originado con motivo de la firma de un contrato de prestación de servicios profesionales.

III. Comentarios a la Norma Oficial Mexicana NOM-029-STPS-2004 (la “NOM”), Mantenimiento de las instalaciones eléctricas en los centros de trabajo - Condiciones de seguridad.

De conformidad con lo dispuesto por el artículo 47 fracción I de la Ley Federal sobre Metrología y Normalización, la Secretaria del Trabajo y Previsión Social publicó en el Diario Oficial de la Federación (el “DOF”) la NOM referida, a efecto de que los interesados dentro de los 60 días naturales a dicha publicación, presentaran sus comentarios al Comité Consultivo Nacional de Normalización de Seguridad y Salud en el Trabajo. Comentarios que fueron publicados en el DOF el 1º de abril de 2005.

IV. Acuerdo 29.1293.2005 del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado (el “ISSSTE”).

La Junta Directiva del ISSSTE aprobó y autorizó la expedición del nuevo Reglamento de Quejas Médicas, cuyo objeto será el normar los procedimientos para la

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recepción, sustanciación, tramitación y resolución de las quejas derivadas de la atención médica que brinda el ISSSTE, presentadas en forma directa ante el mismo, así como asesorar a la Subdirección de Atención al Derechohabiente en la tramitación de las quejas que se promuevan ante las Comisiones Nacionales de Arbitraje Médico o de Derechos Humanos, Secretaría de la Función Pública o bien, ante el Órgano Interno de Control en el ISSSTE y/o los Órganos Internos de Control Delegacionales.

Para información adicional, por favor no dude en comunicarse con los miembros de nuestra Área Laboral

Quedará en la "buena fe" patronal el cumplimiento de seguridad e higiene en empresas

Promueve la STPS nuevo esquema administrativo de inspección laboral

En México sólo existen 380 inspectores federales del trabajo para vigilar el cumplimiento de las normas de seguridad e higiene en 2.7 millones de empresas que reporta la estadística oficial. Sin embargo, el gobierno decidió apostar, con la política de "más vale convencer que imponer", a la "auto evaluación y la buena fe" de los patrones para acatar las disposiciones en la materia.

Para ello, la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) promueve un esquema administrativo con el argumento de que la inspección laboral, como se realiza ahora, "no ha sido capaz de generar un cambio de mentalidad en el patrón, en los trabajadores ni en los sindicatos. Por el contrario, ha sido proclive a actos de corrupción".

En ese contexto, se pretende cambiar la imagen del inspector del trabajo y mejorar su salario, para que "deje de ser un inquisidor y se convierta en asesor, consejero y aliado de los factores de la producción", señaló el director general de Inspección Federal del Trabajo de la STPS.

Para la elaboración de esta nueva "reingeniería", cuyo eje principal es el "cumplimiento voluntario" de los reglamentos de seguridad, higiene y medio ambiente laboral, no se tomó en consideración que la tabla de cálculo de los accidentes de trabajo data de 1970 y que se han agregado nuevas lesiones que no incluye la actual normatividad, advirtió al respecto Mariano Noriega, especialista en medicina del trabajo.

Aumento de los factores de riesgo

A tres décadas de distancia, explica, han aumentado los factores de riesgo y se han multiplicado las deficiencias de control en fábricas y oficinas en general, en factores como ruido muy intenso, mala iluminación y ventilación, así como en el manejo de elementos y sustancias químicas nocivas, "por lo que con el nuevo plan de inspección sólo se agravarían los problemas y enfermedades para miles de trabajadores".

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Pese a la importancia que dice otorgar el titular de la STPS, y su equipo a este proceso de inspección, el tema no fue incluido en la iniciativa de reforma a la Ley Federal del Trabajo (LFT) que se redactó en esa dependencia, aun cuando el número e intensidad de los accidentes en el trabajo reportados ante el Seguro Social ha permanecido constante en años recientes.

La LFT precisa que la Federación será competente en la aplicación de la normatividad laboral en materia de seguridad e higiene, capacitación y adiestramiento en los centros de trabajo, aun cuando se trate de ramas o actividades de jurisdicción local, para lo cual contará con el auxilio de las autoridades estatales.

No obstante, para el título noveno de la LFT, no se incluyó "ninguna modificación, ni una sola coma", de tal suerte que continuarán en la indiferencia del gobierno federal los efectos de los procesos productivos modernos y la posibilidad de sancionar a aquellos patrones que no cumplen con la norma.

Lo que está claro, es que en México permanecen los factores de riesgo de tipo físico y químico que provocan enfermedades que no se conocen como consecuencia del empleo, es decir, existe reporte del manejo de polvos, humos o gases, pero no se admiten los padecimientos asociados a ello, con el argumento de que ninguna enfermedad tiene una causa única.

A ello se suma que las jornadas laborales tienden a la mayor intensidad y han aumentado los casos de trastornos de músculos y esqueleto para aquellos que están sometidos a labores repetitivas.

Ejemplo de lo anterior es el denominado túnel carpiano (atrofia permanente de una articulación) en el que no se valora como enfermedad la producida por la ejecución de movimientos repetitivos y, en consecuencia, el empleador no se toma la molestia de cambiar las posiciones ergonómicas del obrero, cambiándolo de área, y mucho menos de rehabilitar la eventual parte afectada.

Lo mismo se puede decir de enfermedades asociadas al trabajo, como diversos cánceres, principalmente por exposición a elementos químicos, neurointoxicaciones (sustancias que afectan el sistema nervioso central que pueden derivar inclusive en psicosis); fatigas, trastornos sicosomáticos, problemas circulatorios, cardiacos o digestivos.

"Todo ese tipo de cosas no están contenidas en la ley y, por tanto, se aleja la posibilidad de que el empleador tome las medidas necesarias para evitarlas y, en consecuencia, el gobierno no tendrá elementos para la eventual sanción... Definitivamente, la inspección del trabajo en México no existe".

De acuerdo con el nuevo plan gubernamental, los patrones entregarán por escrito a la STPS una declaración laboral en la que hagan constar la existencia de equipo, normas y procesos necesarios que garanticen salud y seguridad del empleado, incluidos los obreros de las fábricas en las que se manejen sustancias tóxicas peligrosas.

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El formulario se llenará basado en el principio de "buena fe" y, por su parte, la STPS confiará en la autorregulación del empleador. Luego enviará inspectores, de manera aleatoria, a las empresas, en especial aquellas que nunca han sido supervisadas.

No obstante, el nuevo proceso en cuestión sólo prevé escasos mecanismos punitivos para los empresarios que evadan su responsabilidad. Al respecto, la dependencia afirma: "Aquellos que intenten engañar a la autoridad con falsas declaraciones serán sancionados ejemplarmente, no sólo por la vía administrativa, sino penalmente. Por supuesto, nuestra secretaría espera que estos casos sean la excepción", advierte Hernández Gallardo, en el artículo "Nueva cultura de la inspección del trabajo", incluido en la revista Universo Laboral, que edita bimestralmente la dependencia.

Comenta que "si hubiera irregularidades o reiterada inobservancia de la norma, aun cuando el Estado haya facilitado el compromiso voluntario y la autorregulación, se aplicaría una severa sanción". Además, enfrentaría las consecuencias jurídicas por haberse conducido con falsedad ante una autoridad administrativa.

La declaración laboral fue concebida en la STPS como instrumento para que el empleador se "autoevalúe" y además "observe de manera sencilla" la Norma Oficial Mexicana en seguridad e higiene que está obligado a cumplir, requisito indispensable para comercializar sus productos en el mercado nacional e internacional.

Otros aspectos a supervisar son el reparto de utilidades, así como la vigilancia especial al trabajo de menores y mujeres, jornaleros agrícolas, personas con capacidad diferenciada y procuración e impartición de justicia laboral.

Con esta nueva forma de aplicar la inspección, el gobierno pretende reducir el número de accidentes que ponen en peligro la salud y la vida de los trabajadores del país y su medio ambiente. Apuesta también al cumplimiento de las responsabilidades de patrones y trabajadores, "quienes deberán establecer sus relaciones jurídicas laborales, regidas por los principios de lealtad y buena fe".

METODOLOGIA DE LAS INSPECCIONES

Las visitas de inspeccion programadas por la Secretaria del Trabajo y Prevision Social se clasifican en:

a) Periódicas tanto de Condiciones Generales de Trabajo como de Condiciones Generales de Seguridad Industrial e Higieneb) Extraordinarias tanto de Condiciones Generales de Trabajo como de Condiciones Generales de Seguridad Industrial e Higienec) Iniciales tanto de Condiciones Generales de Trabajo como de Condiciones Generales de Seguridad Industrial e Higiened) Iniciales de Recipientes Sujetos a Presión y Generadores de Vapor.e) Periodicos de Recipientes Sujetos a Presión y Generadores de Vapor.f) Extraordinarias de Verificación del cumplimiento de medidas emplazadas de Seguridad e Higiene

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En todos los casos, el empresario deberá otorgar las facilidades al visitante, previo citatorio (mínimo 24 horas antes de la programación), en el caso contrario la empresa será emplazada para manifestar pruebas fehacientes del motivo o la supuesta negativa para el desahogo de la inspección, generalmente estas pruebas no existen y se sancionará con multas exageradas y que podrán litigarse ante el Tribunal Fiscal únicamente.

Como se mencionó, la Secretaria del Trabajo y Prevision Social por medio de sus notificadores, entregará personalmente a cualquier persona de la empresa el citatorio y el listado de documentos e información que se requerirá. En la casi totalidad de los casos, se programan las inspecciones ya sean iniciales o periódicas de Condiciones de Trabajo y Condiciones Generales de Seguridad e Higiene para un mismo día.

La inspección al ser recibida inicia con la identificación de ambas partes , y de acuerdo al número de trabajadores del Centro de Trabajo, ésta podrá conducirse con el deshago de la visita o directamente al levantamiento del acta sin revision alguna de documentos.

En los casos de que se lleve a cabo la inspeccion, se levantarán las medidas y faltas a los reglamentos, que seran emplazadas un par de meses después. Para Condiciones de Trabajo, se citará a la empresa a que presente pruebas acerca de la falta de documentos al momento de la inspección.

ASPECTOS DE SEGURIDAD INDUSTRIAL

La Secretaría del Trabajo y Previsión Social, es el organismo gubernamental encargado de regular todas las condiciones de trabajo tanto de relaciones laborales, Capacitación y Seguridad e Higiene.

La metodología para llevar un control de los registros, permisos y documentación de las empresas es por medio de visitas de inspección periódicas a cada uno de los centros de trabajo que sean de jurisdicción Federal de acuerdo a lo establecido por el artículo 527 de la Ley Federal del Trabajo.Los giros no contemplados en dicho artículo, serán verificados por la Direcciones de Trabajo y Previsión Social de cada una de las entidades, considerándose de jurisdicción local o estatal.En ambos casos y a pesar de que el rubro de Seguridad e Higiene es de competencia Federal, las revisiones son similares solicitando a la empresa la misma documentación dividida en dos secciones, Condiciones Generales de Trabajo, Condiciones Generales de Seguridad e Higiene y documentos diversos.

Información requerida durante una visita de inspección tanto de Condiciones Generales de Trabajo como de Seguridad e Higiene.

Acta Constitutiva R.F.C. Reg. I.M.S.S Reg. Cámara Nombre del Sindicato (sí lo hay) Capital Contable (información indispensable)

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Permiso a menores (sí los hay, considerándose la minoría de edad a menores de 16 años)

Jornada de menores Reg. De inspección especial para menores Jornada de mujeres en estado de gestación Descanso pre y post natal Período de Lactancia Contratos individuales Contrato Colectivo Contrato Ley Acta Integración de la Comisión del Reglamento interior del Trabajo. Fecha de depósito ante la junta Nóminas Recibos de pago de nomina Tarjetas de asistencia o control Recibos de pago de aguinaldo Recibos de pago de vacaciones y prima vacacional Recibos de pago de prima dominical Carátula del último ejercicio fiscal Proyecto de reparto de utilidades Comisión revisora del reparto de utilidades Tres últimos pagos al I.M.S.S. Tres últimos pagos de INFONAVIT y S.A.R. Seis últimos pagos de Fonacot Integración de Comisión de Capacitación Planes y programas de Capacitación y Adiestramiento registrados Constancias de habilidades laborales Cláusulas de capacitación en contratos Cuadro General de Antigüedades Comisión revisora del Cuadro General de Antigüedades Fomento a las actividades culturales Fomento a las actividades deportivas Disponibilidad de reglamento interior de trabajo Estudio para la determinación del grado de riesgo contra incendio Programa de Prevención, Protección y combate de incendios Constancias de Capacitación de la brigada contra incendios Plan de emergencia de evacuación para casos de emergencia Procedimientos de operación para prevenir riesgos de incendio Relación de equipo de combate de incendios Constancia de organización de brigadas contra incendios Simulacro de la brigada contra incendio una vez al año Señalización de rutas de evacuación y salidas de emergencia Planos Autorizados de Recipientes Sujetos a Presión y Generadores de Vapor Libros de bitácora de Recipientes Sujetos a Presión y Generadores de Vapor Constancias de capacitación de fogoneros Estudio para la determinación del Riesgo Potencial Generado por la

Maquinaria y Equipo Antecedentes de alteraciones, reparaciones y modificaciones a Recipientes

sujetos a Presión y Generadores de Vapor. Instrucciones para el uso y control de herramientas

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Requerimientos de seguridad e higiene en el manejo, transporte y almacenamiento de materiales en general.

Personal autorizado para el manejo de materiales y sustancias químicas peligrosas.

Estudio de las actividades de manejo, transporte y almacenamiento de materiales en general.

Registro del mantenimiento de los sistemas y equipos cuando el transporte sea automático

Hoja de datos de materiales peligrosos Estudio para la Determinación del Riesgo Potencial Generado por el Manejo,

Transporte y Almacenamiento de Sustancias peligrosas Programa de Seguridad e higiene para el transporte de sustancias químicas

peligrosas Manual de procedimientos de estiba y desestiba Manual de procedimientos de seguridad para el almacenamiento, transporte

y manejo de sustancias peligrosas. Procedimientos de trabajos peligrosos o con sustancias químicas peligrosas Programa de Seguridad cuando existe ruido Evaluación del ruido Exámenes audiométricos Autorización para áreas donde se generan radiaciones Evaluación de radiaciones Exámenes médicos sobre radiaciones Evaluación de sustancias químicas en ambiente laboral Programa de seguridad cuando existan sustancias químicas en ambiente Exámenes médicos cuando existan sustancias químicas en el ambiente

laboral Programa de Seguridad cuando existan agentes biológico-infecciosos Exámenes médicos cuando hay agentes biológico-infecciosos Registro del personal autorizado para manejo de biológico-infecciosos Programa de seguridad cuando hay presiones anormales Devaluación y control de presiones anormales Exámenes médicos cuando hay presiones anormales Programa de seguridad cuando existen temperaturas extremas Evaluación y registro de temperaturas extremas Estudio de la iluminación en áreas donde ésta es deficiente Exámenes médicos para exposición a iluminación deficiente Programa de verificación y mantenimiento preventivo y correctivo a los

sistemas de ventilación artificial. Estudio para la determinación del equipo de protección personal Certificado de calidad de zapatos de seguridad Integración de comisión de seguridad e higiene Programa anual de recorridos mensuales de la comisión de seguridad Actas mensuales de la comisión de seguridad Avisos a la S.T.P.S. De los accidentes de trabajo Estadística de los accidentes de trabajo Diagnóstico de seguridad (más de 100 Trabajadores) Programa de seguridad e higiene para más de 100 trabajadores Documento que acredite que el personal recibe el programa de seg. (100t) Relación de medidas de seguridad Seguridad e higiene en programas de capacitación

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Constancias de habilidades laborales a montacargistas Constancias de habilidades laborales para el manejo de compresores Constancias de habilidades laborales para el uso y control de herramientas Constancias de habilidades laborales para el uso y cuidado de equipo de

protección personal Constancias de habilidades laborales para la ejecución del programa de

seguridad Constancias de habilidades laborales para responsables de medicina y

primeros auxilios Constancias de habilidades laborales para el mantenimiento de instalaciones

eléctricas Constancias de habilidades laborales para el personal que realiza labores de

limpieza Médico de la empresa Manual de primeros auxilios

Obviamente no todos estos documentos aplican para todo tipo de industrias, sobre todo en lo que se refiere a los manuales diversos de Seguridad e Higiene.

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ANEXO. SOBRE LA AUDITORIAAuditoria.

La Auditoria es el examen crítico que se realiza a los recursos, obligaciones, y resultados de una gestión de recursos humanos, basados en principios de contabilidad, normas, técnicas y procedimientos específicos con la finalidad de opinar sobre la razonabilidad de la información.

Las normas de Auditoría.Son las condiciones mínimas del perfil que debe poseer el Auditor, sus actitudes y aptitudes personales, para seguir obligatoriamente su aplicación en cada proceso de su actividad.

Concepto de normas de Auditoria: son los requisitos mínimos de calidad relativos a la personalidad del auditor, al trabajo que desempeña y a la información que rinde como resultado de dicho trabajo.

Clasificación de las normas de auditoría generalmente aceptadas.

1. Personales.2. Relativas a la ejecución del trabajo.3. Relativas a la información.

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1. Personales: se refiere a la persona del auditor independiente; éste debe ser: experto en la materia, siendo profesional a su actuación y observando siempre principios éticos.

a. Entrenamiento técnico y capacidad profesional: el auditor debe tener conocimientos técnicos adquiridos en Universidades o Institutos superiores del país, habiendo culminado sus estudios con recepción profesional, además se requiere que el profesional adquiera una adecuada práctica o experiencia, que le permita ejercer un juicio sólido y sensato para aplicar los procedimientos y valorar sus efectos o resultados.

b. Cuidado y diligencia profesional: todo profesional forma parte de la sociedad, gracias a ella se forma y a ella debe servir. El profesional Auditor, al ofrecer sus servicios profesionales debe estar consciente de la responsabilidad que ello implica. Es cierto que los profesionales son humanos y que por lo tanto se encuentra al margen de cometer errores, estos se eliminan o se reducen cuando pone a su trabajo (cuidado y diligencia profesional).

c. Independencia mental: Para que los interesados confíen en la información este debe ser dictaminada por un Auditor independiente que de antemano haya aceptado el trabajo de auditoría , ya que su opinión no este influenciada por nadie, es decir, que su opinión es objetiva, libre e imparcial.

2. Relativas a la ejecución del trabajo. Estas normas se refieren a elementos básicos en el que el Auditor Independiente debe realizar su trabajo con cuidado y diligencia profesionales para lo cual exigen normas mínimas a seguir en la ejecución del trabajo.a. Planeación y supervisión : antes de que el Auditor Independiente independiente se responsabilice de efectuar cualquier trabajo debe conocer la entidad sujeta a la investigación con la finalidad de planear su trabajo, debe asignar responsabilidades a sus colaboradores y determinar que pruebas debe efectuar y que alcance dará a las mismas, así como la oportunidad en que serán aplicadas.

b. Estudio y evaluación del control interno: el Auditor Independiente independiente debe analizar a la entidad sujeta a ser auditada, esto, es evaluar y estudiar el control interno, con la finalidad de determinar que pruebas debe efectuar y que alcance dará a las mismas, así como, la oportunidad en que serán aplicadas.

c. Obtención de la evidencia suficiente y competente: el Auditor Independiente al dictaminar Estados Financieros adquiere una gran responsabilidad con terceros, por lo tanto, su opinión debe estar respaldada por elementos de prueba que serán sustentables, objetivos y de certeza razonables, es decir, estos hechos deben ser comprobables a satisfacción del auditor.

3. Relativas a la información: el objetivo de la auditoría laboral es que el Auditor Independiente emita su opinión sobre el cumplimiento y riesgos que se presentan en la empresa.

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a. Normas de dictamen e información: el profesional que presta estos servicios debe apegarse a reglas mínimas que garanticen la calidad de su trabajo.b. Debe aclarar que el Auditor Independiente: al realizar cualquier trabajo debe expresar con claridad en que estriba su relación y cuál es su responsabilidad con respecto a las obligaciones laborales.c. Base de opinión sobre las obligaciones laborales: con la finalidad de unificar criterios, la Asociación De Auditores Laborales, ha recomendado una serie de criterios, a los que los profesionales se deben de apegar y así, eliminar discrepancias, al procesar y elaborar la información.d. Consistencia en la aplicación de los principios : para que la información laboral obtenida pueda ser comparable con las obligaciones que las empresas están obligadas a realizar, es necesario que se considere el criterio de obligatoriedad de las inspecciones de trabajo que la S.T.P.S. realiza y las mismas bases de aplicación de sus principios, y la observancia de la Ley Federal del Trabajo, en caso contrario, el auditor debe expresar con toda claridad la naturaleza de las no conformidades o desviaciones detectadas.

Clasificación de la Auditoría.

1. Auditoria Fiscal.2. Auditoría Interna.3. Auditoría Administrativa.4. Auditoría Operacional.5. Auditoría Financiera.6. Auditoria Laboral

Objetivos y naturaleza de la Auditoría

Administradores y ética profesional.

Cuando una organización ya sea de naturaleza mercantil o civil, llega a crecer y sus promotores se vean imposibilitados para manejarlas directamente, se hace necesario delegar la administración en persona u organismos que desempeñen esta función.

De esta manera surgen los puestos que según la naturaleza de la organización de que se trate recibe el nombre de administrador, gerente director, presidente, etc. U otro nombre que denote el carácter de MANDATARIO para la ejecución del objeto de la empresa.

MANDATARIO MANDANTE Quienes desempeñan la función de la administración en lugar del mandante.

Permanece alejado de la inmediata gestión de los negocios.

AUDITOR Encargado de vigilar la actividad de los mandatarios.

Tipos de mandatos :Administración.Vigilancia.

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Es indispensable recurrir al auditor externo o independiente, es decir, personas que no estén sujetas a obedecer a los funcionarios de la empresa y puedan en consecuencia emitir juicios sólidos, dictámenes u opiniones imparciales acerca del resultado de la revisión practicada.

Para desempeñar esta función se utilizan los servicios de contadores públicos, quienes dado su carácter eminentemente profesional, no sólo conoce procedimientos técnicos aplicables al caso, sino que su actividad está sujeta a las normas de ética muy bien determinadas para su actuación.

El Auditor Independiente tiene el concepto de que su labor beneficia no solo al cliente que le encomienda un trabajo, sino que trasciende al gran público que la aprovecha para sus propios fines.

El contador no tiene fe pública oficialmente no como en el caso de los notarios, pero si cuenta con la confianza del público, y ésta es intangible, dependerá de la buena opinión o fama que los demás se formen de él, resulta que este solo puede desarrollarse a medida que adquiere y cimienta esta reputación basada en su dominio profesional en su experiencia y en cualidades de su carácter sobre todo en su veracidad.Diferencia entre Auditor y un empleado.

Auditor Independiente EmpleadoEs un profesional debido a que ejerce públicamente su profesión.Goza de absoluta independencia de criterio al desempeñar su trabajo.Percibe como remuneración sus honorarios profesionales.

Atiende sus labores a cambio de un salario predeterminado.

Es de gran importancia resaltar que la opinión del Auditor Independiente ha de ser imparcial. Esta es una de las características profesionales de mayor importancia y sin duda la que con mayor importancia y celo guardan los contadores.Dado el carácter de las actividades económicas y financieras que constituyen el medio donde el Auditor Independiente ejerce su profesión, es muy frecuente encontrar intereses en conflicto no solo entre deudores y acreedores sino principalmente entres estos y el fisco.

En ningún caso, les está permitido al contador tomar partida en benficio de alguna de las partes ni aún aquella que represente directamente los intereses de su cliente, pues debe recordar que la esencia misma de su profesión se basa en el espíritu de equidad. Cualquier desviación vulnera la reputación de toda la profesión.

El Auditor Independiente basa su personalidad en dos elementos esenciales:

1.Profesionalismo. Se refiere a la formación académica, elementos de cultura en general, experiencia profesional.

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2.Calidad Humana. Presupone la existencia de normas morales, dentro de éstas esta implícita la ética.

La integridad, educación y honradez del Auditor Independiente serán seguramente las bases de su actividad y en las que mayor grado contribuirán a formar una sólida formación profesional.

El IMCP en su calidad de organismo nacional ha aprobado el Código de Ética Profesional a que deberán sujetarse todos los miembros, así como los miembros de las asociaciones afiliadas y que contienen las normas ideales de conducta para un Auditor Independiente ante su cliente y ante sus colegas y la sociedad en general.

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