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Curso Administrativo OTEC/Empresa Unidad IV: Cierre del Libro de Clases

(Actualizado al 10-03-2014)

Curso creado por :

Libro de Clases Electrónico (LCE)

http://www.acepta.com/sence

En esta Unidad aprenderá a:

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Unidad IV: Cierre del Libro de ClasesMódulos : Visualización - Registro DiarioActualizado al 10-03-2014

IMPORTANTE: El “Administrativo OTEC/Empresa”, podrá cerrar el Libro

de Clases y Firmar el certificado de asistencia, siempre y cuando, el

“Administrativo Global” de la Institución le otorgue el permiso por

funcionalidad correspondiente para esto.

• Generar el certificado de Asistencia

• Firmar Electrónicamente el certificado de Asistencia.

• Terminar un curso.


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Unidad IV: Cierre del Libro de Clases Generar Certificado de Asistencia- Registro Diario

Ingrese a LCE al modulo “Registro Diario”

El sistema por defecto listara todos los cursos de la institución, sin

embargo, entrega un panel donde podrá aplicar los distintos filtros

para encontrar el o los cursos que necesita. Finalmente presione

“Buscar”. Para refrescar los datos tras la búsqueda presione

“Limpiar” .


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Unidad IV: Cierre del Libro de ClasesGenerar Certificado de Asistencia- Registro Diario

Para obtener el certificado de asistencia, presione el botón “+”, asociado al curso que corresponda:

NOTA: Puede realizar una búsqueda por orden seleccionando el titulo de cada columna.


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Presione el botón “Certificado de Asistencia” para desplegar el documento.

Unidad IV: Cierre del Libro de Clases Generar Certificado de Asistencia- Registro DiarioNuevo 27-02-2014


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Accederá al Certificado de Asistencia y

podrá editarlo. Se emite uno por ID

Acción o comunicación, independiente

que se hayan consolidado para la toma

de asistencia.

Automáticamente se mostrara la

actividad según como haya sido

informada para cada acción, como

“Actividad Dentro del Año Calendario”,

“Actividad Complementaria” o

“Actividad Parcial”.

Unidad IV: Cierre del Libro de Clases Generar Certificado de Asistencia- Registro DiarioNuevo 27-02-2014

Ingreso al Certificado de Asistencia

NOTA: Será posible modificar el formulario mientras el curso se encuentre vigente.


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Unidad IV: Cierre del Libro de ClasesGenerar Certificado de Asistencia- Registro DiarioNuevo 27-02-2014

A la acceder a la primera sección del

certificado este presenta los datos

identificatorios del curso. La actividad

correspondiente a la acción se mostrara

automáticamente en conjunto con las

fechas de inicio y termino de la

actividad.

El formulario permite editar el N°de

Factura o Boleta y Orden de Compra

asociada.

IMPORTANTE: Las modificaciones se

graban en el momento que se llevan a

cabo.


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Para una Actividad Parcial las Fechas de Inicio y termino de curso se mostraran automáticamente, se incluye una segunda fecha de termino esta considera la ultima clase realizada en el periodo que corresponda, es decir la ultima asistencia que se informo desde el aplicativo toma de asistencia. El numero de horas también es automático, se permitirá su edición.

Certificado de Asistencia Actividad Parcial:

Ultima asistencia de la Actividad Parcial (Lengüeta Asistencias)Como se muestra en la imagen esta fue la ultima asistencia que se informo a través del aplicativo toma de asistencia. Se considera para determinar la fecha de termino que ira en el certificado.


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Para una Actividad Complementaria las Fechas de Inicio y termino de curso se mostraran automáticamente, se incluye una segunda fecha de Inicio esta considera la primera clase realizada en el periodo que corresponda, es decir la primera asistencia que se informo desde el aplicativo toma de asistencia. El numero de horas también es automático, se permitirá su edición.

Certificado de Asistencia Actividad Complementaria:

Primera asistencia de la Actividad Complementaria (Lengüeta Asistencias)

Como se muestra en la imagen esta fue la Primera asistencia que se informo a través del aplicativo toma de asistencia. Se considera para determinar la fecha de inicio que ira en el certificado.


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Unidad IV: Cierre del Libro de ClasesRegistro Diario - Certificado de asistenciaNuevo 10-03-2014

El botón “Volver Propuesta” permite volver a la

propuesta anterior si los datos fueron editados

previamente.

Esta sección presenta el listado de alumnos del

curso (ID Acción), aquí puede eliminar (con el

botón “X”) y agregar participantes (con el botón

“Agregar Alumno”), estos cambios solo se

verán reflejados en el certificado.

Nota: Los porcentajes no son editables,

esta información proviene de la asistencia

informada desde el aplicativo de toma de

asistencia o desde LCE desde una

asistencia de contingencia o retroactiva.

Completar Certificado de Asistencia:


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Unidad IV: Cierre del Libro de ClasesFirmar el Certificado de asistencia - Registro DiarioNuevo 10-03-2014

Puede consultar el certificado para editar

las veces que sea necesario, así como

también imprimir una o varias veces antes

de realizar la acción de firmar. Para

imprimir seleccione el icono de la

impresora “Imprimir”, se habilitara el

certificado ( en formato PDF), en la parte

inferior derecha, busque y seleccione la

opción de imprimir.

Imprimir Certificado de Asistencia:

NOTA: Debe tener los permisos por

funcionalidad otorgados por el

administrador global.


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La sección en color rojo muestra la fecha,

hora de la última modificación del

formulario y quién la realizó.

Finalmente, se despliega el botón que le

permite Firmar el documento e imprimir,

para finalizar presione el botón “FIRMAR”

Firma del Certificado de Asistencia:

NOTA: Después de firmar el

documento, no se volverá a editar y

solo quedara disponible para su

consulta, descarga e impresión.


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Como indica el mensaje el libro de clases

se cierra (id acción), no quedará vigente

para su posterior gestión en LCE y solo

estará disponible para imprimir y

consultar sus datos. Para continuar

presione “Aceptar”


Antes de firmar se validara también que el curso

cuente con los datos completos como por ejemplo

las actas finales, ver imagen.


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Al firmar se cerrara el id acción, si es un

comunicación vinculada con una acción

parcial/complementaria se comprobaran los

datos primero, para ver si realmente es

necesario cerrar el curso o no, esto debido

a la relación que existe entre dichas

acciones. Lo mismo sucederá con las

comunicaciones que hayan sido

consolidadas.

Para finalizar con la firma ponga su dedo

enrolado sobre el lector Biométrico.


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A continuación obtendrá el

certificado ( archivo en formato

PDF), podrá guardar e imprimir

este documento.

Como se muestra en la imagen

este indicara los datos del

operador que firmo

digitalmente el certificado en

cada una de las paginas.

Certificado para imprimir firmado digitalmente:


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Tras realizar la autenticación de huella el documento quedara firmado digitalmente como se muestra en la imagen.

En una siguiente Hoja se mostrara la certificación de firma electrónica realizada por el administrativo Otec, recuadro destacado en rojo.

Nota : Para imprimir el documento mueva el mouse hacia la parte inferior derecha de la pantalla, visualizara una barra de tareas, elija el icono de impresión y seleccione.

Certificado para imprimir firmado digitalmente:


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Este proceso automático consiste en traspasar las asistencias de una acción de Actividad

Parcial al Registro de asistencia de una acción de Actividad Complementaria que le prosiga.

Si no existe relación entre los IDs Parcial/Complementario no se ejecutara dicho proceso. Este

procedimiento se vera reflejado al generar el certificado de asistencia, en las fechas

determinadas para cada actividad.

Traspaso de Asistencia – Relación entre Comunicaciones Parciales y Complementarias:

NOTA: Este proceso es totalmente automático por lo tanto ningún operador debe realizar gestión alguna en LCE, y solo afectara a los cursos de los cuales sea necesario realizar el traspaso de registros y exista una vinculación entre una comunicación parcial y una complementaria, Información Proveniente de SENCE.


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Por Ejemplo este ID contiene 2 asistencias posteriores a la Fecha del termino parcial (02-12-2013) , para estos casos se realizara el traspaso al ID complementario con el que exista la relación entre si.

ID ACCION 0001 (PARCIAL) Fecha Inicio: 01-12-2013 Fecha Fin: 27-02-2014

Ultima asistencia informada dentro del Periodo Parcial


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Después de realizar el traspaso, visualizara en este mismo ID Acción 0001 solo las asistencias

que correspondan dentro del periodo parcial. ver Imagen.

El segundo Id con acción 0002 (Actividad complementaria) , prosigue del Id acción 0001 por lo

tanto este almacenara los registro de asistencias traspasados recientemente.

ID ACCION 0002 (Complementario) Fecha Inicio: 01-12-2013 Fecha Fin: 27-02-2014 , este

segundo Id prosigue de la acción 0001, a continuación se visualiza la consulta de los registros

traspasados de asistencia para el ID 0002.


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Como vera se visualizan todas las asistencias correspondientes para el Id acción 0002,

incluyendo las que se incorporaron con el proceso automático del traspaso de registros.

En resumen , se traspaso la asistencia de la ACCION 0001, hacia la ACCION 0002 . Además de señalar que los Id están relaciones entre si debido a que uno procede del otro, también las fechas de inicio y termino comunicadas inicialmente deben coincidir, por ejemplo:

ID ACCION 0001 Fecha Inicio: 01-12-2013 Fecha Fin: 27-02-2014 PARCIALID ACCION 0002 Fecha Inicio: 01-12-2013 Fecha Fin: 27-02-2014 COMPLEMENTARIA


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Unidad IV: Cierre del Libro de Clases Terminar Curso – Visualización

Ingrese a LCE al modulo de visualización:

Busque el curso que desea cerrar e ingrese presionando el botón “+”. Diríjase a la lengüeta de antecedentes generales.


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Unidad IV: Cierre del Libro de ClasesTerminar Curso - Visualización Ingreso al Modulo de Cierre

En la lengüeta “Antecedentes Generales”, presione el botón “Terminar Curso”


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Unidad IV: Cierre del Libro de Clases Terminar Curso – Confirmación ACTUALIZADO 27-02-2014

A continuación se realiza una validación respecto a las Asistencias informadas y Actas

del Curso generadas, desplegando el siguiente mensaje:

Si el usuario desea cerrar el

curso, debe presionar el

botón:

IMPORTANTE: No realice esta acción si aun no ha informado todas las asistencias, si no

ha ingresado las evaluaciones del curso, creado las actas finales para cada uno de ellos

y si aun no ah generado el certificado de Asistencia, ni tampoco lo ah firmado.


Consulte el material de apoyo en la sección

de esta unidad. Encontrará:

Unidad IV: Cierre del Libro de Clases Información complementaria

Manuales en formato pdf para descarga con instrucciones detalladas de lo aprendido en la unidad.

Videos para descarga de lo aprendido en la unidad.

Presentaciones para descarga con material de apoyo a lo aprendido en la unidad.

Responde preguntas frecuentes que complementan o detallan como llevar a la práctica lo aprendido en la unidad.

Compruebe que tan preparado está para aplicar lo aprendido en la unidad.

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