Eunice Durn de Vasquez Subdirectora de Planificacin Estratgica

Departamento de Planificacin y Presupuesto

Banco Central de la Repblica Dominicana

IMPLEMENTACIN EXITOSA DE UNA CULTURA

DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS EN UNA

ORGANIZACIN FUNCIONAL

(CASO PMO-BCRD)

SOBRE LA PRESENTADORA

Ingeniera Civil, PMP, Magister en Administracin Pblica y Post Grado en Administracin de

Proyectos de Construccin. Miembro del CODIA,

del PMI, del PMOSIG y del Captulo PMI-Costa

Rica.

Subdirectora de Planificacin Estratgica, a cargo de la Oficina de Administracin de los Planes

Estratgico y Operativo del BCRD.

30 aos de experiencia en el ejercicio profesional de la administracin de proyectos pblicos y

privados y de oficinas de proyectos para el sector

pblico.

Eunice Durn de Vasquez Banco Central de la Repblica Dominicana

(BCRD)

{Su foto}

INTRODUCCIN

Motivacin Implantar la cultura de administracin de proyectos en una institucin o

empresa funcional requiere un cambio organizacional.

Objetivos Conversar sobre la complejidad de un cambio organizacional para

implementar la administracin de proyectos en una organizacin

funcional.

Conocer el proceso de cambio organizacional llevado a cabo por el BCRD para implementar la cultura de gestin de proyectos.

Considerar para su empresa la experiencia de las lecciones aprendidas por el BCRD en el proceso de implementacin de una PMO.

CONTENIDO

1. Organizacin Funcional vs. Organizacin Proyectizada

2. Un Cambio Planeado

3. El Cambio Organizacional

Objetivos del Cambio Planeado: Estructura, Tecnologa y Cultura

4. Tipos de Cambios

5. Proceso del Cambio

6. Sistema Operacional Orientado a la Ejecucin de Planes y Proyectos

7. La Implementacin de un Cambio Organizacional

Caso: PMO-BCRD

8. Factores Crticos de xitos

9. Lecciones Aprendidas

10. Indicadores de xito del Cambio Cultural

11. Modelo de Gestin del BCRD

12. Conclusiones

Estructura de una Organizacin Funcional

Director Ejecutivo

Director Funcional

Personal

Personal

Director Funcional

Personal

Personal

Director Funcional

Personal

Personal

Coordinacin de Proyectos

Estructura de una Organizacin orientada a Proyectos

Director Ejecutivo

Director Proyecto

Proyecto

Personal

Director Proyecto

Proyecto

Personal

Director Proyecto

Proyecto

Personal

Director PMO

Estructura Matricial Fuerte

Director Ejecutivo

Director Funcional

Personal

Personal

Director Funcional

Personal

Personal

Director Funcional

Personal

Personal

Director PMO

Director de Proyectos

Director de Proyectos

Coordinacin

de Proyectos

Estructura de una Organizacin Funcional Tipo PMO-BCRD

Director Ejecutivo

Director Funcional

Proyecto

Personal

Director Funcional

Proyecto

Personal

Director Funcional

Proyecto

Personal

Director Funcional / PMO

PMO

Personal

Coordinacin

de Proyectos

Hacer que el Plan funcione es un reto mucho mayor que

crearlo. La ejecucin es la clave del xito, pero exige trabajo

disciplinado, sin el cual no es posible alcanzar las metas

estratgicas

Lawrence G. Hrebianiak, Asegrese de que la estrategia funcione

ORGANIZACIN

FUNCIONAL

Y

ADMINISTRACIN DE

PROYECTOS

Cambio Planeado

Un cambio planeado es un esfuerzo sistemtico para

redisear una organizacin de tal manera que la ayude

a adaptarse a los cambios o para lograr nuevas metas

James A. F. Stoner y R. Edward Freeman,

Administracin,

UN CAMBIO PLANEADO

Demanda Estratgica

Nueva Tecnologa

Cambio del Ambiente Externo

Respuesta al Cliente

Disposiciones Legales

FUERZAS IMPULSORAS

FUERZAS OBSTACULIZADORAS

Cultura Organizacional:

Aspectos formales (metas, tecnologa, estructura o silos funcionales de poder, polticas y procedimientos) y

Aspectos informales (normas de grupo, valores, actitudes y creencias: miedo al cambio, complacencia con la situacin actual,

habilidades aprendidas)

Incentivos y recompensas a los empleados por su antigedad, no por su desempeo o sus logros

Incapacidad de manejar bien el Cambio

LEMAS FAVORITOS DE UNA CULTURA ORGANIZACIONAL

LUCHANDO CONTRA EL CAMBIO

1. Aqu las cosas se ha hecho siempre as

2. No puedo dedicarme al proyecto porque tengo que atender mis funciones

3. Si me voy a trabajar al proyecto, alguien me quitar el puesto

4. No debe drsele seguimiento al trabajo de otro departamento

5. Porqu yo tengo que hacer tu trabajo de informar el avance del proyecto?

6. La evaluacin del desempeo slo es para el cumplimiento de las funciones

7. Y porqu hay que destacar su desempeo?

CAMBIO ORGANIZACIONAL

El cambio organizacional se puede dar por un cambio de estructura, de tecnologa, de su gente o una combinacin de estos agentes.

Agen

tes

del

Cam

bio

Cambio de

Estructura

Cambio de

Tecnologa

Cambio de

Cultura

Rediseo organizacional, modificaciones

del flujo de trabajo

Cambio de habilidades, actitudes,

expectativas y percepciones

Mejoramiento

del Desempeo

Organizacional

Rediseo de las operaciones de trabajo

TIPOS DE CAMBIO

Cambio Secuencial

Cambio Complejo

Cambio Evolutivo

Intervencin Gerencial

Tiempo disponible

Tam

a

o d

el C

am

bio

Pe

qu

e

o

Gra

nd

e

Largo Corto

Modelo de cambio y ejecucin de Lawrence G. Hrebianiak

PROCESO DE IMPLEMENTACIN DEL CAMBIO

Descongelar la cultura organizacional

Agenciar el cambio cultural para lograr de los involucrados

la identificacin e internalizacin

Institucionalizar la nueva cultura organizacional

MODELO DEL CAMBIO PLANEADO

Descongelamiento

Inicio del Cambio

Cambio en Proceso Avanzado

Recongelamiento

Modelo de cambio de Kurt Lewin (esquema de la raz cuadrada)

SISTEMA OPERACIONAL ORIENTADO A LA EJECUCIN DE PLANES Y PROYECTOS

Mecanismos de Operacin:

- sistemas de informacin integrados, terminologa comn,

estandarizacin de procesos, reuniones, informes,

presentaciones, memos, emails

Sistemas de Recursos Humanos:

-capacitacin

-medicin del desempeo

-recompensas

Sistema Operativo Orientado a la Ejecucin:

-estrategia

-desempeo funcional

-liderazgo

-desempeo del plan operativo

-desempeo por procesos

La capacidad de controlar la caja de arena durante

un periodo de tiempo largo, demanda una estrategia

distinta que no slo cambie las reglas de juego sino

el juego mismo

Michel Robert El Nuevo Pensamiento Estratgico Puro y Simple

DESARROLLO HISTRICO

PEI 2001-2005

PEI 2001-2005

PEI 2006-2009

PEI 2010-2013

Caso: PMO-BCRD

OTRAS INICIATIVAS

REQUERIMIENTOS DE LA EJECUCIN DEL PEI 2006-2009

PEI 2006-2009

Plan de Trabajo 2006-2009

Plan Operativo 2006

Anlisis

del

Negocio

Solucin de Transicin

y

PMO

Caso: PMO-BCRD

SOLUCIN DE TRANSICIN

Metodologa para suministrar terminologa comn, procesos y procedimientos para la formulacin, seguimiento, control y evaluacin.

Diseo por la casa de un sistema integrado de informacin en una aplicacin Access para la formulacin, seguimiento y evaluacin fsica

y financiera de los proyectos.

Informe de rendimiento trimestral a la Gerencia

Caso: PMO-BCRD

OFICINA DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

Definicin de tipo y alcance de la PMO

Designacin del gerente de proyecto de la implementacin

Investigacin bibliogrfica

Benchmarking

Caso: PMO-BCRD

PROYECTO: FORTALECER LAS FUNCIONES DE LA OFICINA DE PROYECTOS DEL BANCO CENTRAL

(2007-2011)

Componentes del Proyecto:

1. Capacitacin del Personal de la Oficina de Proyectos

2. Aprobacin de la Estructura

3. Cambio Cultural

4. Herramienta Tecnolgica

5. Metodologa

Caso: PMO-BCRD

1. CAPACITACIN DEL PERSONAL DE LA OFICINA DE PROYECTOS

Preparacin para la certificacin como PMP

Oficina de Proyectos, Riesgo, Portafolio de Proyectos y OPM3.

Anlisis de Negocio y Caso de Negocio

Uso de las herramientas tecnolgicas

Formacin de facilitadores

Indicadores de Gestin y Cuadro de Mando Integral

Caso: PMO-BCRD

2. APROBACIN DE LA ESTRUCTURA ORGNICO-FUNCIONAL

DE LA OFICINA DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

Benchmarking

Consultoras

Reuniones de trabajo

Aprobacin de la Subdireccin de Planificacin Estratgica del

Departamento de Planificacin y

Presupuesto

Actualizacin procesos y procedimientos

Subgerencia de Operaciones

Planificacin y Presupuesto

Subdireccin de Planificacin Estratgica

Formulacin y Evaluacin de

Planes

Gestin de Proyectos

Gerencia

Caso: PMO-BCRD

3. CAMBIO CULTURAL (1/2)

Workshops a la Gerencia sobre administracin fsica y financiera de proyectos.

Capacitacin formal a los participantes en los Planes Estratgico y Operativo sobre administracin de proyectos, indicadores de gestin, cuadro de mando

integral, anlisis de negocio y caso de negocio.

Capacitacin en el uso de las herramientas para la administracin de proyectos

Coaching permanente a todos los equipos de trabajo para la gestin de sus proyectos.

Informes mensual y trimestral sobre avance de ejecucin fsica y financiera de los proyectos.

Caso: PMO-BCRD

3. CAMBIO CULTURAL (2/2)

Informes de cierre y evaluacin ex-post

Informes semestrales de seguimiento y anual de evaluacin del Plan Estratgico

Brochures sobre el Proyecto de la PMO

Publicacin mensual en el peridico Crnica Central de los principales proyectos

Seleccin anual de los proyectos ms destacados

Incorporacin del proceso de evaluacin y recompensa

Cambio de actitud y valores ante la planificacin estratgica y operativa

Caso: PMO-BCRD

La cultura de un negocio dice qu cosa es apreciada,

respetada y, en ltima instancia, recompensada

Larry Bossidy y Ram Charan, El Arte de la Ejecucin en los Negocios

4. HERRAMIENTA TECNOLGICA

Benchmarking

Anlisis de alternativas del mercado

Seleccin y aprobacin de la solucin

Implementacin

Caso: PMO-BCRD

5. METODOLOGAS (1/2)

Establecimiento de un lenguaje comn en planificacin y administracin de proyectos

Estandarizacin y documentacin de los procesos

Implementacin de la metodologa de transicin

Actualizacin del Reglamento del Departamento de Planificacin y Presupuesto para incluir los procesos de planificacin estratgica y

operativa

Diagnstico de la gestin

Caso: PMO-BCRD

5. METODOLOGAS (2/2)

Diseo e implementacin de la metodologa de seguimiento y evaluacin del Plan Estratgico 2006-2009 de acuerdo a la gestin de portafolio y

los planteamientos del OPM3

Implementacin de la metodologa del BSC para seguimiento y evaluacin de indicadores de gestin del Plan Estratgico 2010-2013

Implementacin de la metodologa de la PMO (Etapa Inicial)

Caso: PMO-BCRD

FACTORES CRTICOS DE XITOS (1/2)

Apoyo y supervisin de las Autoridades y la Gerencia

Alineacin estratgica para formulacin de proyectos

Activos de los Procesos de la Organizacin claramente establecidos

Disponibilidad de recursos

Calidad tcnica y habilidades personales del equipo de proyecto asignado

Coordinacin interdepartamental

Intercambio de informacin efectiva entre individuos y departamentos

Caso: PMO-BCRD

FACTORES CRTICOS DE XITOS (2/2)

Roles de la PMO:

Facilitador, en lugar de fiscalizador

Supervisor para prever incidentes

Negociador para asistir en la resolucin de conflictos

Capacitacin en administracin de proyectos

Legislacin vigente

Inicio del sistema de medicin del desempeo incorporando metas de la gestin de proyectos

Vinculacin del sistema de recompensa y medicin del desempeo asociado al logro de metas y objetivos

Caso: PMO-BCRD

LECCIONES APRENDIDAS (1/2)

Todo proyecto requiere:

Un plan de trabajo y un gerente de proyecto

El involucramiento de los interesados

El anlisis de negocio que establezca los requerimientos del proyecto y su alineacin o no con la planificacin estratgica, lo cual permitir definir el

alcance y administrar prioridades en procura de hacer ms eficiente la

gestin de proyectos y el uso de los recursos de la organizacin.

La definicin de su vinculacin a los otros proyectos del Portafolio.

El seguimiento del gerente de proyectos a todos los procesos

Caso: PMO-BCRD

LECCIONES APRENDIDAS (2/2)

El seguimiento proactivo de la PMO hace ms eficiente la gestin del Portafolio.

El proceso de toma de decisiones incide directamente en el avance de los proyectos.

La contratacin de un consultor facilita el desarrollo de los proyectos.

La evaluacin del personal debe incluir la gestin de proyectos y procesos, en adicin al cumplimiento de sus funciones.

El sistemas de medicin del xito/fracaso debe reconocer y premiar el logro de objetivos y metas propuestas, de la cooperacin y el trabajo en equipo.

Caso: PMO-BCRD

INDICADORES DE XITO DEL CAMBIO CULTURAL

Entendimiento y aceptacin de la metodologa implementada

Portafolio balanceado y alineado estratgicamente

Requerimientos claramente establecidos, proyectos concluidos con calidad, dentro del tiempo, presupuesto y alcance aprobados.

Cumplimiento del programa establecido para las actividades de seguimiento y evaluacin de planes y proyectos

Procesos fluidos y sin incidentes

Reconocimiento y valoracin de la gestin de proyectos

Gestin efectiva de proyectos que muestre su contribucin al logro de los objetivos estratgicos de la organizacin

Caso: PMO-BCRD

Sistema de Gestin Rendicin de Cuentas

Facilitar la Toma de Decisiones

MISIN DEL BCRD

BANCO CENTRAL DE LA REPBLICA DOMINICANA SISTEMA OPERACIONAL

Infraestructura Operacional

Plan Estratgico

Polticas Monetaria,

Cambiaria y

Financiera

Regulacin del

Sistema Monetario y

Financiero

Sistemas de Pagos

BANCO CENTRAL DE LA REPBLICA DOMINICANA MODELO DE GESTIN

CONCLUSIONES (1/3)

I.Condicionantes:

Una nueva estrategia demanda una nueva forma de hacer las cosas.

El tipo de organizacin, la magnitud del cambio requerido, el tiempo y los recursos disponibles determinan el tipo de cambio que se ha de implementar.

La implementacin del cambio organizacional requiere del compromiso de los directivos, procesos definidos y estructura organizacional que responda a la estrategia.

El cambio de habilidades, valores, normas, actitudes, expectativas y percepciones definen un cambio de cultura organizacional.

La coordinacin interdepartamental y la comunicacin efectiva es la solucin a los feudogramas o silos de poder

IMPLEMENTACIN EXITOSA DE UNA CULTURA

DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

EN UNA ORGANIZACIN FUNCIONAL

CONCLUSIONES (2/3)

II.Facilitadores:

Alineacin estratgica para priorizar las actividades,

Metodologa establecida,

Empoderamiento de los gerentes de proyectos,

Motivacin y trabajo en equipo, y

Ambiente de colaboracin y confianza

IMPLEMENTACIN EXITOSA DE UNA CULTURA

DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

EN UNA ORGANIZACIN FUNCIONAL

CONCLUSIONES (3/3)

III.Garantas para el logro de los objetivos y la

institucionalizacin:

Coaching permanente a cargo de la PMO,

El seguimiento proactivo, control y evaluacin del trabajo realizado,

La medicin del desempeo,

Divulgacin de los resultados, y

La recompensa del xito/fracaso

IMPLEMENTACIN EXITOSA DE UNA CULTURA

DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

EN UNA ORGANIZACIN FUNCIONAL

El cambio cultural se hace realidad cuando tu objetivo es la

ejecucin Larry Bossidy y Ram Charan,

El Arte de la Ejecucin en los Negocios

La literatura sobre administracin se ha concentrado

principalmente en los ltimos aos en hacer desfilar

nuevas ideas sobre planeamiento y formulacin de

estrategias, pero ha descuidado notablemente la

ejecucin Lawrence G. Hrebianiak,

Asegrese de que la estrategia funcione

INFORMACIN DE CONTACTO

Eunice Durn de Vasquez, MAP, PMP

Presidente Comisin Planificacin Estratgica

Asociacin Captulo PMIRD

e.duran@bancentral.gov.do

Telf.: 809-221-9111, Ext. 3290, 3272

Subdirectora de Planificacin Estratgica,

Departamento de Planificacin y Presupuesto,

Banco Central de la Repblica Dominicana.

Av. Pedro Henrquez Urea, Esq. Leopoldo Navarro,

Santo Domingo, Repblica Dominicana.

Preguntas y Respuestas

BIBLIOGRAFA

1. HREBIANIAK, Lawrence G. Asegrese de que la estrategia funcione. Wharton School Publishing Grupo Editorial Norma, 2007.

2. BOSSIDY, Larry y CHARAN, Ram. El Arte de la Ejecucin en los Negocios. Aguilar, 2004.

3. STONER, James A. F. y FREEMAN, R. Edward. Administracin. Sexta Edicin Prentice Hall. Hispanoamericana, 1997.

4. ROBERT, Michel. El Nuevo pensamiento estratgico puro y simple. McGraw Hill, 2006

5. GUIZAR MONTFAR, Rafael. Desarrollo Organizacional. Principios y Aplicaciones. Tercera Edicin. McGraw Hill, 2008

6. PMI 2009, Fundamentos de la Direccin de Proyectos (Gua del PMBOK) - Cuarta Edicin. Project Management Institute: Newton Square,PA.

7. KERZNER, Harold. Project Management a System Aproach to Planning, Scheduling, and Controling. John Wiley & Sons,Inc. 2006.

8. Business Analysis Boby of Knowlwdge (BABOK Guide). Version 2.0, 2009

9. The Standard For Portafolio Management Second Edition, 2008 PMI

10. SHENHAR, Aaron, MILOSEVIC, Dragan, DVIR, Dov, and THAMAHAIN, Hans. Linking Project Management to Business Strategy, PMI, 2007