cuestionario sobre datos administrativos e iniciativas de

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Cuestionario sobre datos administrativos

e iniciativas de servicio

Formulario de la encuesta

País

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Organización

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URL del sitio(s) web

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Fecha

______________/______________/ ______________

Información de contacto

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Cargo: ___________________________________________________________________

Núm. de teléfono: ________________________________ ________________

Correo electrónico: __________________________________________________________________

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ÍndiceParte 1. Gobernanza y estructura organizativa

1.1. Actividades principales 3

1.2. Política de recursos humanos 3

1.3. Auditoría 4

1.4. Personal y presupuesto 4

Parte 2. Operationes

2.1. Registro de la cobertura 5

2.2. Recaudación de cotizaciones 5

2.3. Gestión de las prestaciones 6

2.4. Facilitación/acceso a los historiales de cotización 7

Parte 3. Tecnologías de la información y de la comunicación (TIC)

3.1. Marco para las TIC 9

3.2. Desarrollo de sistemas 9

3.3. Gestión de la seguridad de la información 9

3.4. Gestión de datos 10

Parte 4. Communicación

4.1. Estrategia de comunicación 11

4.2. Redes sociales 11

4.3. Conocimientos en materia de finanzas/pensiones 12

4.4. Utilización de las opiniones y necesidades 12 de los beneficiarios

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Parte 1. Gobernanza y estructura organizativa 1.1. Actividades principales

1.1.1. ¿De qué programas se encarga su organización? (Por favor, señale todas las respuestas positivas) □ Prestaciones de vejez □ Prestaciones de invalidez □ Prestaciones de supervivencia□ Otros (___________________________________________________________________)

1.1.2. ¿Qué función operacional desempeña su organización? (Por favor, indique todas las respuestas positivas)

□ Registro de la cobertura/Gestión de los historiales de cotización □ Recaudación de cotizaciones□ Derecho a prestaciones/Premio/Gestión de los historiales de los beneficiarios□ Pago de prestaciones □ Gestión de los fondos □ Otras (____________________________)

1.1.3. Número de personas aseguradas en cada una de las siguientes categorías en el último año, a fecha / . (mm/aaaa)

・Número de trabajadores asegurados en empresas privadas: __________ ・Número de trabajadores asegurados en el sector público: __________ ・Número de trabajadores por cuenta propia: __________ ・Otros: (_________________________________________________________) __________

1.1.4. Número de beneficiarios correspondiente a cada una de las prestaciones indicadas a continuación en el último año, a fecha / . (mm/aaaa)

・Número de beneficiarios de prestaciones de vejez: __________ ・Número de beneficiarios de prestaciones de invalidez: __________ ・Número de beneficiarios de prestaciones de supervivencia: __________ ・Número de beneficiarios de otros tipos de prestaciones (___________________) __________

1.1.5. Importe total de prestaciones pagadas, sin contar los gastos administrativos, en caso de que se haya publicado y esté disponible, correspondiente al último año fiscal_________. (aaaa) __________

1.1.6. ¿Ha publicado su organización sus prioridades para el próximo período presupuestario/de planificación?

－Sírvase proporcionar el enlace web correspondiente (URL). __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________

1.1.7. Observaciones adicionales. __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________

1.2. Política de recursos humanos

1.2.1. ¿Publica su organización su política de recursos humanos?

－Sírvase proporcionar el enlace web correspondiente (URL). __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________

1.2.2. ¿Ofrece su organización programas de formación? 1.2.3. En caso de que haya más de una respuesta afirmativa, sírvase señalarlas todas.

□ Desarrollo profesional □ Formación sobre los procesos operativos □ Formación sobreservicio al afiliado □ Formación sobre seguridad de la información □ Formación sobre el uso delos equipos y programas informáticos □ Cursos de idiomas □ Otros (____________________)

1.2.4. ¿De qué manera imparte su organización los cursos de formación? (Por favor, señale todas las respuestas positivas)

□ Formación en grupo/en aula □ Formación en el empleo □ Formación en línea

□ Otras (___________________________________________________________________)

1.2.5. ¿Con qué frecuencia imparte su organización los cursos de formación? □ Anualmente □ Mensualmente □ Más de una vez al mes □ Previa solicitud□ Otros (___________________________________________________________________)

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1.3. Auditoría 1.3.1. ¿Cuenta su organización con una Unidad de Auditoría o Responsable de Auditoría? □ Sí □ No

1.3.2. ¿Qué tipo de auditoria interna realiza su organización (Por favor, señale todas las respuestas positivas) □ Auditoría financiera □ Auditoría de las operaciones □ Auditoría de los sistemas de información □ Auditoría de la seguridad de la información □ Otras (________________________________)

1.3.3. ¿Con qué frecuencia realiza su organización la auditoría interna? □ Una vez cada __ años □ Anualmente □ Trimestralmente □ Otros (___________________)

1.3.4. Si su organización recurre a los servicios de una agencia de auditoria externa, sírvase indicarlos. (Por favor, señale todas las respuestas positivas) □ Auditoría financiera □ Auditoría de las operaciones □ Auditoría de los sistemas de información □ Auditoría de la seguridad de la información □ Otros (_______________________________)


1.4. Personal y presupuesto

1.4.1. Número de oficinas (sede, oficinas regionales/locales y centros especializados): ・Sede: __________

・Oficinas regionales/locales (incluidas las oficinas de prestación de servicios): __________ ・Centros especializados (por ejemplo, elaboración de datos, consultas, centros de atención telefónica, etc.): __________

1.4.2. Número de empleados en cada una de las siguientes categorías (se tienen en cuenta todos los centros/oficinas mencionados en la sección anterior): ・Número de empleados en la sede: __________ ・Número de empleados en las oficinas regionales/locales y centros especializados: __________

1.4.3. Si su organización cuenta con oficinas regionales/locales y centros especializados, ¿cómo hace para fomentar el sentido de unidad en toda la organización? (Por favor, señale todas las respuestas positivas) □ Transferencia del personal/cambio de personal en toda la organización, entre la sede/oficinas/centros □ Cursos de formación comunes basados en un programa de estudios normalizado □ Sugerencias del personal/encuestas de opinión □ Clara delegación de atribuciones a las oficinas regionales/locales y a los centros especializados □ Otros (__________________________________________________________________)

1.4.4. Presupuesto administrativo total, sin contar las prestaciones pagadas, en caso de que se haya publicado y esté disponible, correspondiente al último año fiscal ___________ (aaaa)


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Parte 2. Operaciones 2.1. Registro de la cobertura

2.1.1. ¿Se ha atribuido a su organización la función de registrar la cobertura de los programas que usted indicó en su respuesta a la pregunta 1.1.1.? (en caso negativo, sírvase cumplimentar la sección 2.2.)

2.1.2. ¿De qué manera recibe su organización las solicitudes de cobertura? (Por favor, señale todas las respuestas positivas)

□ Solicitudes impresas (□ por empleadores □ por empleados □ por las organizacionespertinentes)□ Solicitudes en línea (□ por empleadores □ por empleados □ por las organizaciones pertinentes)

□ Otras (__________________________________________________________________)

2.1.3. Total aproximado de empleados que participan en el registro de la cobertura: _____________

2.1.4. ¿Dónde está ubicado principalmente el personal indicado en la sección 2.1.3? □ Sede □ Oficinas regionales/locales □ Centros especializados □ Por igual

□ Otros (__________________________________________________________________)

2.1.5. Tiene su organización dificultades con los puestos de trabajo que aún no ha cubierto/registrado? (por ejemplo, los puestos de trabajo que han de estar registrados por imperativo legal en el régimen de seguridad social, pero que todavía no lo están.)

2.1.6. En caso afirmativo, cómo resuelve su organización las dificultades mencionadas para garantizar el mayor cumplimiento? (Por favor, señale todas

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argado/a del cumplimiento

□ Visitas e inspecciones in situ de empresas por personal especializado

□ Comparación de datos con otros datos administrativos (□ fiscales □ de empleo □ municipales)

□ Solicitud de informes/quejas presentadas a los empleados

□ Especial atención a las actividades/campañas de comunicación

□ Política de imposición de sanciones severas)

□ Otros (Por favor, explique__________________________________________________) 2.1.7. Sírvase proporcionar el enlace web correspondiente (URL).

2.1.8. Observaciones adicionales.

2.2. Recaudación de cotizaciones □ (en caso negativo, sírvase cumplimentar la sección 2.3.)

2.2.1. Se ha atribuido a su organización la función de recaudar las cotizaciones de los programas que usted indicó en su respuesta a la preguta 1.1.1.? (en caso negativo, sírvase cumplimentar la sección 2.3.)

2.2.2. Las cotizaciones pueden pagarse utilizando los métodos siguientes: (Por favor, señale todas las respuestas positivas)

□ Bancos comerciales/oficinas de correos □ Oficinas/sucursales locales

□ Pago electrónico □ Dinero móvil □ Transferencias de dinero desde el extranjero

□ Otros (__________________________________________________________________)

2.2.3. Total aproximado del personal que desempeña la función de recaudación de cotizaciones:

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□ Sede □ Oficinas regionales/locales □ Centros especializados □ Por igual

□ Otros (__________________________________________________________________)

2.2.5. ¿Qué tipo de tareas desempeñan los empleados mencionados anteriormente? (Por favor, señale todas las respuestas positivas)

□ Visitas a empresas/Trabajadores por cuenta propia para promover el pago de las cotizaciones

□ Visitas a empresas/Trabajadores por cuenta propia para recaudar las cotizaciones

□ Investigación para aplicar las medidas obligatorias

□ Medidas obligatorias para recaudar las cotizaciones

□ Otras (__________________________________________________________________)2.2.6. ¿Cómo se optimiza en su organización la recaudación de cotizaciones? (Por favor, señale todas

las respuestas positivas) □ Inspecciones in situ de los historiales de los empleados

□ Herramientas fáciles de usar, cálculo/pago en línea

□ Información/formación sobre cumplimiento □ Ejecución del pago mediante sanciones

□ Incentivos ofrecidos a los empleadores/personas para que paguen sus cotizaciones de forma exacta/puntual

□ Incentivos ofrecidos a los empleados para garantizar la exactitud/optimización del importe delas cotizaciones□ Formación periódica del personal sobre los métodos de recaudación de cotizaciones

□ Otros (___________________________________________________________________) 2.2.7. Observaciones adicionales/Explicación, en particular sobre la pregunta de la sección 2.2.6.

__________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________

2.3. Gestión de las prestaciones

2.3.1. ¿Se ha atribuido a su organización la función de gestionar las prestaciones de los programas que usted indicó en su respuesta a la pregunta 1.1.1.?

□ (En caso negativo, sírvase cumplimentar la sección 2.4.)

2.3.2. ¿Pueden presentarse las solicitudes de prestaciones utilizando los siguientes métodos? (Por favor, señale todas las respuestas positivas)

Impreso En línea Correo electrónico Teléfono

Prestaciones de vejez □ □ □ □ Prestaciones de invalidez □ □ □ □ Prestaciones de supervivencia □ □ □ □

2.3.3. ¿Cuánto tiempo se necesita en promedio para tomar una decisión sobre el derecho a prestaciones una vez presentada la solicitud?

Impreso En línea Correo electrónico Teléfono

Prestaciones de vejez Prestaciones de invalidez Prestaciones de supervivencia

2.3.4. Total aproximado de empleados que desempeñan la función de gestión de las prestaciones (por ejemplo, examen d e e l e g i b i l i d a d , r e g i s t r o d e b e n e f i c i a r i o s , t r a m i t a c i ó n d e l o s p a g o s , e t c . ) :

__________

2.3.5. ¿Actúa su organización de forma proactiva enviando notificaciones de prestaciones a las personas que se acercan a la edad de jubilación, con información sobre la elegibilidad e invitándolas a presentar su solicitud?

2.2.4. Dónde está ubicado principalmente el personal indicado en la sección anterior?

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2.3.6. ¿Qué tipo de información examina su organización para determinar el derecho a prestaciones? (Por favor, señale todas las respuestas positivas)

□ Nombre y apellidos □ Sexo □ Fecha de nacimiento □ Fecha de inicio del empleo □ Fecha

de renuncia/jubilación □ Ingresos mensuales □ Número del Documento Nacional de Identidad

□ Número de afiliación a la seguridad social □ Número de Identificación Fiscal □ Estado civil

□ Información sobre las personas a cargo □ Otros (________________________________)

2.3.7. ¿Qué documentos se han de facilitar para apoyar la solicitud? ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________

2.3.8. ¿De qué modo simplifica su organización el procedimiento de solicitud de prestaciones/la presentación de los documentos antes mencionados?

____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________

2.3.9. ¿De qué modo paga su organización las prestaciones a los beneficiarios? (Por favor, señale todas las respuestas positivas)

□ Depósito directo en cuenta bancaria □ Pago por correo postal □ Pago en las oficinas locales

□ Otros (___________________________________________________________________)

2.3.10. ¿Qué calendario de pagos siguen las prestaciones? Otros (________________________________)

2.3.11. ¿Cómo se confirma/comprueba la vigencia de los derechos a prestaciones? (Por favor, señale todas las respuestas positivas)

□ Los beneficiarios tienen que personarse periódicamente

□ Los beneficiarios tienen que presentar un informe/certificado de fe de vida y estado

□ La coordinación con los bancos y otros agentes de pago contribuye a hacer un seguimiento delas cuentas inactivas de pensionistas□ La coordinación con las oficinas del registro civil contribuye a hacer un seguimiento de lospensionistas fallecidos□ Otros (__________________________________________________________________)

2.3.12. ¿Con qué frecuencia se confirma/comprueba la vigencia de los derechos a prestaciones mediante los métodos mencionados anteriormente?

□ Una vez cada __ años □ Anualmente □ Trimestralmente □ Otros (___________________)


2.4. Facilitación/acceso a los historiales de cotización

2.4.1. ¿Facilita su organización estados de cuentas (historiales) individuales de las pensiones?

2.4.2. En caso afirmativo, ¿a quién proporciona su organización los estados de cuentas individuales? (Por favor, señale todas las respuestas positivas)

□ A las personas que se benefician de un período de cobertura y disponen de un historial decotización□ A las personas que únicamente se benefician de un período de cobertura

□ Otros (___________________________________________________________________)

2.4.3. ¿Por qué vías envía su organización los estados de cuentas individuales? (Por favor, señale todas las respuestas positivas)

□ Por correo postal □ Por correo electrónico □ Otros (_____________________________)

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2.4.4. ¿Con qué frecuencia envía su organización los estados de cuentas individuales? (Por favor, señale todas las respuestas positivas)

□ Una vez cada__ años □ Anualmente □ Trimestralmente □ Previa solicitud □ Al alcanzar

una determinada edad (edad ) □ Otros (___________________________) 2.4.5. ¿Proporciona su organización una cuenta personal para que las personas puedan acceder a sus historiales a través de una plataforma web? 2.4.6. Sírvase proporcionar el enlace web correspondiente (URL).

____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________

2.4.7. Número total de usuarios con cuenta personal, si se dispone de los datos:

2.4.8. ¿Tiene previsto su organización ampliar el número de usuarios con cuenta personal para acceder a la plataforma web?

2.4.9. En caso afirmativo, sírvase explicar brevemente qué medidas ha aplicado/cómo tiene previsto hacerlo. ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________

2.4.10. ¿Utiliza su organización una aplicación móvil para dar acceso a los usuarios a sus historiales?

－Sírvase proporcionar el enlace web correspondiente (URL). ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________

2.4.11. Observaciones adicionales. ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________

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Parte 3. Tecnologías de la información y de la comunicación (TIC) 3.1. Marco para las TIC

3.1.1. ¿Cuenta su organización con un Departamento/Unidad dedicado/a a las TIC? 3.1.2. ¿Cuenta su organización con un Oficial Principal de Sistemas de Información/profesional superior encargado de las TIC?3.1.3. ¿Dispone su organización de un plan estratégico documentado de TIC?－Sírvase proporcionar el enlace web correspondiente (URL) si se dispone públicamente de ese plan. ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________

3.1.4. ¿Cuenta su organización con un plan de gestión de los riesgos en materia de TIC? －Sírvase proporcionar el enlace web correspondiente (URL) si se dispone públicamente de ese plan.

____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________

3.1.5. ¿De qué modo se protegen en su organización los sistemas, copias de seguridad, contingencias y sistemas de recuperación en casos de desastre? (Por favor, señale todas las respuestas positivas)

Servidor dedicado separado □ Ubicación geográfica distinta, instalaciones propias de laorganización Ubicación ta, instalaciones pertenecientes a otros organismos públicos/privadosOtros

3.1.6. ¿Dónde se encuentra el sistema de copia de seguridad de su organización? (Por favor, señale todas las respuestas positivas)

□ En los locales de la organización □ En las instalaciones de otros organismos públicos o privados□ En

centros de datos públicos especializados) □ Otros (______________________________)

3.1.7. ¿Dispone su organización de aplicaciones para teléfonos inteligentes? －Sírvase proporcionar el enlace web correspondiente (URL).

____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________

3.1.8. ¿Cuenta su organización con buenas practicas relacionadas con las TIC para la mejora de los servicios?3.1.9. En caso afirmativo, sírvase explicar brevemente qué medidas ha adoptado/cómo tiene previsto hacerlo.

____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________

3.1.10. Sírvase proporcionar el enlace web correspondiente (URL). ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________


3.2. Desarrollo de sistemas 3.2.1. Presupuesto para el mantenimiento y funcionamiento de los sistemas correspondiente al último

año fiscal ____ (aaaa):________

3.2.2. Presupuesto para el desarrollo de programas informáticos correspondiente al último año fiscal ____ (aaaa):______________

3.2.3. Si no se ha hecho público por separado en el presupuesto mencionado anteriormente, sírvase indicar el presupuesto total asignado a las TIC en el último año fiscal ________ (aaaa): __________

3.2.4. ¿Externaliza su organización el desarrollo de sistemas? 3.3. Gestión de la seguridad de la información

3.3.1. ¿Cuenta su organización con una política de privacidad/seguridad y con un marco de gestión adaptado a la reglamentación sobre la protección de datos de su país?－Sírvase proporcionar el enlace web correspondiente (URL) si se dispone públicamente de esa política. ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ 3.3.2. ¿Están definidos en su organización los mecanismos y derechos de acceso y derechos de

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registro para controlar el acceso interno a todos los datos?－Sírvase proporcionar el enlace web correspondiente (URL) si se dispone públicamente de esa información.

3.3.3. ¿Utiliza su organización un programa informático especializado para garantizar la transmisión segura de los datos?

－Sírvase proporcionar el enlace web correspondiente (URL) si se dispone públicamente de esa información

3.3.4. ¿Cuenta su organización con mecanismos para controlar el acceso externo al centro de datos?

－Sírvase proporcionar el enlace web correspondiente (URL) si se dispone públicamente de esa información.

3.3.5. ¿De qué modo prevé su organización el uso indebido o robo de datos? (Por favor, señale todas las respuestas positivas)

□ El personal dispone de una tarjeta de claves/token de seguridad única/o□ El personal debe utilizar una contraseña única/datos biométricos únicos□ El personal debe cambiar su contraseña periódicamente□ Se impondrán sanciones a los miembros del personal que contravengan las normas relativas ala privacidad de datos de la organización □ Otros (__________________________________)


3.4. Gestión de datos 3.4.1. ¿Cuenta su organización con un sistema de gestión de datos maestros?

－Sírvase proporcionar el enlace web correspondiente (URL) si se dispone públicamente de ese sistema.

3.4.2. ¿Cuenta su organización con políticas/marcos para proteger la calidad de los datos y garantizar, por ejemplo, la exactitud, la exhaustividad y la puntualidad de los datos?

No－Sírvase proporcionar el enlace web correspondiente (URL) si se dispone públicamente de esa información.

____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________

3.4.3. ¿De qué modo garantiza su organización la calidad de los datos mencionada en la sección anterior? (Por favor, señale todas las respuestas positivas)

□ Formación continua del personal □ Desarrollo de sistemas de TIC□ Sesiones de información periódicas destinadas al personal sobre los nuevos procedimientosutilizados o sobre cuestiones relacionadas con la exactitud y la minimización de errores□ Controles de supervisión/autenticación de los registros de datos y cálculos realizados por dosPersonas □ Otros (__________________________________________________________)


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Parte 4. Comunicación 4.1. Estrategia de comunicación

4.1.1. ¿Cuenta su organización con una estrategia de comunicación?

－Si la estrategia está disponible públicamente, sírvase proporcionar el enlace web correspondiente (URL).

____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________

4.1.2. ¿Cuál es el principal objetivo de establecer una estrategia de comunicación?

4.1.3. ¿Cuáles son los efectos positivos de la estrategia de comunicación?

4.1.4. ¿Publica su organización informes anuales? □ Sí, están a disposición del público (desde el año ______ ) □ Sí, pero no están a disposición delpúblico □ No

4.1.5. ¿Qué información publica su organización en los informes? (Por favor, señale todas las respuestas positivas) □ Presupuesto de los programas gestionados □ Gastos administrativos de la organización□ Datos operativos □ Estados financieros comprobados □ Resultados de los análisis actuariales□ Rendimiento de la inversión □ Otros (__________________________________________)

4.1.6. Sírvase proporcionar el enlace web correspondiente (URL).

4.1.7. ¿Cuál es el objetivo de elaborar informes anuales?

4.1.8. ¿Cuáles son los efectos positivos de los informes anuales?


4.2. Redes sociales

4.2.1. ¿Utiliza su organización las redes sociales? 4.2.2. En caso afirmativo, sírvase indicar qué redes sociales utiliza su organización: (Por favor, señale

todas las respuestas positivas) □ Facebook □ Twitter □ You Tube □ Blog □ Google+ □ LinkedIn □ Instagram□ WhatsApp □ WeChat □ Line □ Otros (_______________________________________)

4.2.3. Sírvase proporcionar el enlace web correspondiente (URL).

4.2.4. ¿Cuál es el objetivo principal de utilizar las redes sociales?

4.2.5. ¿Qué efectos positivos tienen las redes sociales?


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4.3. Conocimientos en materia de finanzas/pensiones

4.3.1. ¿Promueve su organización los conocimientos financieros, en particular los conocimientos sobre las pensiones?

4.3.2. En caso afirmativo, ¿presta su organización este servicio? (Por favor, señale todas las respuestas positivas)

□ Visitas a instituciones de enseñanza (□ menores de 18 □ mayores de 18) □ Visitas a empresas□ Visitas a centros comunitarios □ Cursos en línea □ Otros (_________________________)

4.3.3. ¿Con qué frecuencia presta su organización el servicio mencionado en la sección anterior? □ Anualmente □ Mensualmente □ Con mayor frecuencia que una vez al mes□ No se presta de forma habitual, sino previa solicitud □ Otros (________________________)

4.3.4. Sírvase proporcionar el enlace web correspondiente (URL) si se dispone públicamente de esa información.

4.3.5. ¿Cuál es el objetivo principal de promocionar los conocimientos en materia de finanzas/pensiones?

4.3.6. ¿Qué efectos positivos tiene la promoción de los conocimientos en materia de finanzas/pensiones?


4.4. Utilización de las opiniones y necesidades de los beneficiarios 4.4.1. ¿Solicita su organización a los beneficiarios que envíen sus opiniones/sugerencias?

4.4.2. En caso afirmativo, ¿cómo recaba su organización sus opiniones/sugerencias? (Por favor, señale todas las respuestas positivas)

□ Encuestas de opinión □ Centro de atención telefónica □ Personal especializado y oficina local□ formato de encuesta en línea □ Otros (__________________________________________)

4.4.3. Sírvase proporcionar el enlace web correspondiente (URL) si se dispone públicamente de esa información.

4.4.4. ¿Cómo tiene en cuenta su organización las necesidades y opiniones de los beneficiarios en la mejora de la operación/servicio?

4.4.5. ¿Qué efectos positivos tiene la utilización de las necesidades y opiniones de los beneficiarios?


cuestionario sobre datos administrativos e iniciativas de

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