Nueva versión de registro y consulta de actas de reunión Nueva opción

A través de esta actualización, se genera una nueva versión del registro y consultas de actas de reunión, la cual optimiza los procesos vinculados a esta operación, trayendo consigo múltiples cambios relacionados con las funcionalidades de la opción:

1. En esta nueva versión de la opción de actas, es posible asignar múltiples responsables del acta así como participantes externos. Además, es posible agrupar por temas y compromisos así como generar y cargar automáticamente el documento del acta. También es posible cargar documentos adjuntos asociados al acta arrastrando y soltando los mismos (drag and drop) desde el explorador de archivos de su ordenador. Adicionalmente, permite al usuario acceder al listado de actas para las cuales es participante.

2. Nuevo maestros de agrupaciones, mediante el cual se crean los nombres de agrupaciones para los diferentes temas y compromisos de la reunión.

3. Nueva funcionalidad para adjuntar múltiples archivos a los seguimientos.

4. Se cuenta con un nuevo diseño para el seguimiento de los compromisos asignados en la página Compromisos propios.

5. Ahora es posible activar o inactivar los motivos de las actas, teniendo en cuenta una validación de los compromisos pendientes por cada motivo vinculado a las actas.

6. Nueva opción de configuración de acceso por usuario a consulta de actas en estado de registro o cerrado.

Beneficios • Acceder ágilmente a las actas, ya sea para continuar su

registro o para realizar el seguimiento a los compromisos.

• Configurar aquellos usuarios que pueden consultar las actas en cualquier estado, sin necesidad de que estos sean participantes.

• Inactivar motivos en caso de que estos no requieran ser usados en el registro de futuras actas.

• Contar con una interfaz de usuario más amigable e intuitiva.

• Contar con guardado en línea durante el registro de actas.

• Esta nueva versión es 100% multiexplorador y no depende de complemento Microsoft Silverlight para la conversión de documentos en formato PDF.

Para tener en cuenta Con el propósito de ampliar información, se sugiere revisar el instructivo que inicia en la página 2 del presente documento, en el cual se describe con mayor detalle el funcionamiento de esta opción.

Por favor, tener en cuenta las nuevas variables para la configuración de la plantilla del acta, las cuales se encuentran disponibles en el árbol de variables:

- Agrupación de temas y compromisos: ACTA_TEMAS_COMPROMISOS_AGRUPACION_LISTA

- Agrupación temas: ACTA_TEMAS_TRATADOS_AGRUPACION_LISTA

- Agrupación compromisos: ACTA_COMPROMISOS_AGRUPACION_LISTA

- Compromisos pendientes y cerrados del acta anterior: ACTA_COMPROMISOS_ACTAANT_AGRUPACION_LISTA

Aclaración importante

La versión actual de Registro y consulta de actas y compromisos propios, será reemplazada por la nueva versión el 16 de septiembre de 2019 para clientes con el servicio de Plan de Mantenimiento Anual vigente. La versión anterior de Registro de actas quedará obsoleta a partir de la fecha en

mención; por lo tanto, no contará con soporte.

*Por entorno con base de datos principal.

**La capacitación de esta opción se llevará a cabo mediante video tutorial disponible en el correo de notificación de la actualización. Los clientes que requieran capacitación complementaria, presencial o remota con consultor, deberán solicitarla al Director de Proyecto y la misma será facturada.

Cuenta con una interfaz optimizada para llevar a cabo la gestión de las actas de reunión SGC-029

Agosto 2019

Rutas de la opción

SGC / Documentación / Actas de reunión / Registro y consulta de actas

SGC / Documentación / Actas de reunión / Compromisos propios

SGC / Documentación / Actas de reunión / Parametrización inicial / Registro

de motivos de actas

SGC / Documentación / Actas de reunión / Parametrización inicial / Registro

de agrupaciones para temas y compromisos

SGC / Configuración / Opciones

Implementación en entorno de

pruebas y producción

1.5 horas*

Base de datos adicional 1.5 horas

Capacitación 0 horas**

W W W . S I N C O . C O M . C O

Recuerda que si no estás suscrito al Plan de Mantenimiento Anual, se te generará un cobro adicional por concepto de licenciamiento por esta actualización.

NOTA: Algunas de las actualizaciones contenidas en los boletines informativos son de carácter necesario para la adecuada operación del software; es decir, que de su instalación dependen procesos críticos

administrados mediante SINCO ERP. Teniendo en cuenta lo anterior, en caso de ser necesario, el personal de SINCOSOFT S.A.S. tomará las medidas necesarias para mantener la funcionalidad del software

dentro de los parámetros requeridos. Los costos y actividades serán manejados de acuerdo con las condiciones vigentes al momento de la ejecución.

Remite

Este comunicado al líder

de Gestión de Proyectos

en tu empresa.

(+571) 443 0820 Ext. 768

operaciones@sinco.com.co

Solicita

Esta actualización a

través de un help desk

Consulta el video tutorial en el cual se

expone la operación de esta actuali-

zación sobre la herramienta

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SGC 029 - Nueva página de registro y consulta de actas de reunión Módulo: SINCO SGC Submódulo: Documentación

Actas de reunión Ruta: SGC/ Documentación / Actas de reunión / Parametrización inicial / Registro de motivos de actas.

Registro de motivos de actas En esta opción se podrá registrar todos los motivos asociados a la creación de las actas de reunión.

Inactivar motivo: Se debe proceder a desmarcar la casilla para inactivar el motivo. Tener en cuenta lo siguiente:

- No se podrá inactivar el motivo si existen actas en estado de registro que lo esté

usando:

- Si existen compromisos pendientes asociados a actas con este motivo, el sistema

informará dichos compromisos para que sean gestionados. Sólo será informativo

y se podrá activar/inactiva el motivo:

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Registro de agrupaciones para temas y compromisos

Ruta SGC / Documentación / Actas de reunión / Parametrización inicial / Registro de agrupaciones para temas y compromisos En esta opción se podrá registrar las agrupaciones que desea usar durante el registro de las actas de reunión, para clasificar los temas y los compromisos:

Se debe ingresar la descripción de la agrupación y hacer clic en el botón Guardar. La descripción no debe contener más de 50 caracteres.

- Activo: Por defecto, las agrupaciones quedan activas en el momento del registro,

lo que indica que podrán utilizarse en la página de registro de actas.

Las agrupaciones que ya se encuentran asociadas a las actas no es posible eliminarlas.

Registro y consulta de actas de reunión En esta opción se podrá visualizar todas las actas que han sido creadas y, así mismo, se podrán crear nuevas actas:

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Registro de un acta

Se hace clic en el botón Nuevo para visualizar el formato de registro de un acta:

Se ingrese el Motivo, Proceso/subproceso, Asunto y un Participante interno como responsable del acta para crear el registro y diligenciar la demás información relacionada al acta:

Una vez se diligencia la información correspondiente a Motivo, Proceso/subproceso, Asunto y un Participante interno responsable del acta, se guardará la creación del acta

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asignando un número (ID) a la misma y, a partir de ese momento, toda la información registrada será guardada en línea. Es importante tener en cuenta que el responsable del acta corresponde a un usuario relacionado como participante del proceso seleccionado, relacionados en la ficha de la caracterización.

- Fecha y lugar: La fecha del acta no puede ser superior a la fecha actual. En el

campo Lugar puede referenciar el sitio donde se está dando la reunión.

- Responsables del acta: Por defecto al seleccionar un participante del

proceso/subproceso queda marcado como responsable con el icono relleno de

color blanco:

Se puede asignar más responsables marcando manualmente el ícono, a medida que se agrega más participantes:

Asimismo, se puede desasignarlos desmarcando el ícono. Se debe recordar que, al menos, debe existir un responsable para el acta.

- Participantes externos: Se puede seleccionar participantes externos ya creados

en previas actas o crear uno nuevo haciendo clic en Agregar participante externo:

Diligencie los campos de nombre, correo y tercero relacionado para crear el participante externo

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- Agrupaciones de temas y compromisos: Por defecto, al crear el acta, se crea

también la agrupación Sin agrupación, con el objeto de relacionar el contenido de

la reunión donde no es necesario usar agrupaciones e inicia con el contador en

cero, ya que no registra contenido.

Se puede asociar agrupaciones a medida que se va realizando el registro de los temas y compromisos o desde el inicio. Se procede a hacer clic en el botón Agregar nueva agrupación, se selecciona la agrupación de la lista y se hace clic en el botón Aceptar.

La agrupación se visualizará debajo de la agrupación existente:

- Registrar temas: Una vez en la agrupación sobre la cual desea ingresar temas o

compromisos, registre la información en el campo Nuevo contenido y haga clic en

el botón Agregar. Por defecto los contenidos ingresados se crean como Temas:

Si se requiere, se puede asignar un responsable del tema seleccionando un participante en el campo Responsable.

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- Convertir temas en compromisos: Frente a cada contenido, ubicando el cursor, se

muestran unos puntos suspensivos que contienen las siguientes opciones:

Se hace clic en Asignar compromiso; de inmediato, se cambia el ícono azul del contenido por uno de color verde y se solicita la asignación de fecha y responsable del compromiso:

- Trasladar temas y compromisos entre agrupaciones: Se hace clic en la opción

Mover a, y se selecciona la agrupación destino del contenido seleccionado.

Automáticamente se moverá a dicha agrupación:

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- Eliminar tema o compromiso: Se hace clic en la opción Eliminar que muestra el

mensaje de validación para determinar si se elimina el tema/compromiso

seleccionado.

- Eliminar agrupación con su contenido: Se ubica el cursor sobre la esquina

superior de la agrupación para visualizar el ícono de Eliminar. Al hacer clic, se

muestra el mensaje de validación informando que al eliminar la agrupación se

eliminarán los temas y/o compromisos asociados a la misma:

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- Generar documento del acta: Se hace clic en el botón Generar documento del acta

para que el sistema, de acuerdo con la plantilla cargada, genere automáticamente

el documento en formato MS Word con el número del acta:

Además, también se puede realizar la carga del documento del acta. En este campo solamente se puede cargar un archivo y dentro de las extensiones .docx y .pdf. Es necesario contar con el documento del acta para poder cerrarla.

- Adjuntos: Se hace clic en el botón Cargar adjuntos y se selecciona los

documentos a anexar en el acta:

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- Eliminar documentos: Se ubica el cursor sobre el documento del acta/adjunto

para visualizar el ícono Eliminar:

-

- Observaciones: Se puede registrar las observaciones finales del acta en este

espacio ubicado en la parte inferior del formulario:

-

- Cerrar acta: Para dar cierre al acta es necesario contar con el documento del acta

generado. Una vez se cierre el acta, no se podrá editar su contenido y

automáticamente se habilitarán los compromisos a los responsables asignados,

para que se realicen seguimientos.

-

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- Mis actas

Las actas creadas en estado de registro o cerradas en donde el usuario de sesión se encuentre como responsable o participante, se visualizarán automáticamente en esta ventana, evidenciando los siguientes datos:

• Id, Motivo y Asunto

• Proceso/Subproceso, Lugar • Participantes y responsables • Estado y fecha de registro

Si el acta se encuentra en estado registrada y el usuario de sesión no es el responsable, sino únicamente participante, no podrá realizar modificaciones en ésta:

Seguimientos a los compromisos del acta

Si el acta se encuentra en estado cerrada, será posible registrar seguimientos sobre cada uno de sus compromisos de acuerdo con lo siguiente:

• Si es responsable del acta: Puede registrar seguimientos a todos los

compromisos del acta.

• Si es participante únicamente: Puede registrar seguimientos solamente a los

compromisos que le han sido asignados.

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Se hace clic sobre el recuadro del acta que desea consultar, para visualizar toda la información registrada durante la creación de la misma:

Se hace clic sobre el ícono relacionado en cada compromiso, para desplegar las opciones de registro de seguimientos:

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Aquí se procede a ingresar lo siguiente:

• Descripción del seguimiento.

• Fecha del seguimiento (no puede ser superior a la fecha actual).

Se hace clic en el botón Agregar para visualizar el seguimiento junto con la columna de Auditoría. Posterior al registro de cada seguimiento, se podrá editar la descripción y la fecha del seguimiento o incluso eliminar dicho seguimiento:

A medida que se agregan o eliminan seguimientos, se actualiza automáticamente el

contador ubicado al lado del ícono .

Dar cierre a los compromisos del acta

Para cerrar el compromiso debe existir al menos el registro de un seguimiento. Se hace

clic en el ícono para efectuar el cierre del compromiso:

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Una vez cerrado, se visualizará el candado cerrado y una franja verde en la parte izquierda del compromiso. Los seguimientos serán únicamente de consulta:

Opciones de acceso rápido

Desde la barra superior se puede acceder rápidamente a: • Crear acta

• Mis actas (donde el usuario de sesión es participante o responsable).

• Informe: Acceder al informe de consulta general de actas

Consulta general de actas

Al hacer clic en el botón Consultar se listarán todas las actas creadas:

Se podrá visualizar el contenido del acta si es responsable o únicamente participante del acta. De lo contrario, al hacer clic sobre el número del acta, no se podrá ingresar a ver los detalles de ésta:

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Acceso ilimitado actas Ruta: SGC / Configuración / Opciones

Primero se debe seleccionar un usuario de SINCO ERP y desplegar la opción

Actas, marcando los accesos:

A continuación, se hace clic en Asignar permisos:

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Para asignar/desasignar un acceso, se debe seleccionar nuevamente el usuario, desplegar la opción Actas realizando los ajustes correspondientes y asignar permisos nuevamente. Los accesos se aplicarán en el informe de actas, permitiendo la visualización de las actas de acuerdo con el permiso otorgado, al dar clic en el ID del acta:

Compromisos de reunión propios Ruta: SGC / Documentación / Actas de reunión / Compromisos de reunión propios Se ha actualizado la página para incorporar las mejoras sobre los seguimientos:

Nuevas variables de actas Se crearon las siguientes variables que devuelven el nombre de la agrupación, de acuerdo con:

• Agrupación de temas y compromisos:

ACTA_TEMAS_COMPROMISOS_AGRUPACION_LISTA

• Agrupación temas:

ACTA_TEMAS_TRATADOS_AGRUPACION_LISTA

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• Agrupación compromisos:

ACTA_COMPROMISOS_AGRUPACION_LISTA

• Compromisos pendientes y cerrados del acta anterior:

ACTA_COMPROMISOS_ACTAANT_AGRUPACION_LISTA

• Fecha del compromiso correctamente cuando se listan los temas y

compromisos en una sola tabla.

ACTA_TEMASCOMPROMISOS_VENCIMIENTOS_LISTA

Dichas variables se pueden visualizar en el árbol de variables. La información contenida en este documento es confidencial y propiedad de SINCOSOFT S.A.S. SINCOSOFT S.A.S. entrega este manual bajo el entendimiento de que será manejado en forma estrictamente confidencial y no será divulgado, duplicado o usado, completa o parcialmente, con ningún otro propósito diferente al de dar a conocer el manejo correcto y óptimo de las herramientas que están integradas en el software SINCO ERP, sin el previo consentimiento escrito por parte de SINCOSOFT S.A.S.