¿Cuáles son las Especificaciones técnicas para carpetas y cajas de archivo?

Publicado el día 13 de octubre de 2009Para conocer los materiales que se deben usar para las unidades de almacenamiento y en general los relacionados con la conservación de los archivos, el AGN indica remitirse a la norma NTC 5397:2005 “Materiales para documentos de archivo con soporte papel.

Características de calidad” (esta norma incluye diseños).El AGN aconseja almacenar los documentos en carpetas de cartulina desacidificada (para documentos históricos) o de material neutro – tipo propalcote - (para archivos de gestión) de cuatro aletas y éstas dentro de cajas, donde tanto unas como otras, estarán debidamente identificadas

Cuál es el tiempo de retención establecido para las Historias Laborales?

Publicado el día 13 de octubre de 2009Aunque no existe norma que específicamente determine el tiempo de conservación de la Historia Laboral si existe normatividad constitucional y legal vigente, en torno al archivo y conservación de la información laboral de los trabajadores. Dentro de la normatividad legal está el Código Sustantivo del Trabajo, que señala en el artículo 39 el valor probatorio que tiene el contrato de trabajo, en el artículo 42 la certificación del contrato, en el artículo 151 las autorizaciones especiales por escrito.

El artículo 264 del mismo CST, hace referencia a los Archivos de las empresas, señalando: “Las empresas obligadas al pago de la jubilación deben conservar en sus archivos los datos que permitan establecer de manera precisa el tiempo de servicio de sus trabajadores y los salarios devengados”. (negrillas y subrayado nuestro)Ahora bien, el Archivo General de la Nación ha aprobado Tablas de Retención Documental con un tiempo de retención para las Historias Laborales entre 80 y 100 años, el cual empieza a contarse a partir del retiro del funcionario y/o trabajador.

En nuestra publicación Archivos de Historias Laborales - MEMORIAS, Seminario Sistema Nacional de Archivos-2001, el doctor Hernán Oswaldo Parada Arias, funcionario del Archivo General de la Nación en su ponencia dijo: (…) “la práctica nos ha mostrado que el tiempo mínimo para la conservación de historias laborales en el archivo central debe oscilar entre 80 y 100 años. Tiempo en el cual, la historia laboral es susceptible de consulta por el propio ex funcionario o sus herederos.” (…). De esta manera, la historia laboral se convierte en el garante del reconocimiento del derecho adquirido por el ex funcionario y sus herederos.

¿La actualización de las Tablas de Retención Documental se debe hacer por procesos y procedimientos conforme a los establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad?

Publicado el día 13 de octubre de 2009En primer lugar, el Acuerdo 039 de 2002 sigue vigente en toda su extensión, de tal suerte que las dependencias de la entidad deben seguir organizando sus documentos de acuerdo con las TRD de cada oficina.

Ahora bien, si en la entidad han realizado cambios estructurales, fusiones y/o supresión de funciones o de oficinas y han cambiado algunos trámites administrativos que conlleven modificaciones en la conformación de las series, la entidad debe actualizar las TRD atendiendo esos cambios, sin que esto conlleve modificaciones metodológicas en cuanto a la base teórica que soporta las TRD, ya que los documentos siempre son producidos por las oficinas en el ejercicio de sus funciones y las TRD se basan en éstas.

De otra parte, es importante recalcar que las funciones señalan que se debe hacer y los procedimientos describen como se debe hacer, indicando actividades y determinando responsables, en tanto que los procesos evidencian la interrelación de quienes intervienen en todo el trámite en consecuencia, las TRD no pueden desaparecer en aras de formar parte de los registros y documentos del Sistema de Gestión de Calidad, porque las TRD forman parte del Proceso de Gestión Documental que es transversal a los demás procesos de la entidad

¿Se deben elaborar las Tablas de Retención por procesos?

Publicado el día 13 de octubre de 2009No, la metodología para la elaboración y evaluación de las TRD no ha cambiado y por lo tanto el Acuerdo 39 de 2002 sigue vigente. Cabe anotar, que “funciones”, “estructura organizacional” y “procesos” son términos que no se oponen antes bien son elementos o requisitos que están interrelacionados tanto en MECI como en la Norma de Gestión de Calidad y en el Programa de Gestión Documental.Las Tablas de Retención como parte integrante de la gestión documental tiene su propia metodología, técnicas e instrumentos de esta manera, las TRD están de tal manera estructuradas en concordancia con la norma de normas para archivos, la Ley 594 de 2000 que la misma NTCGP 1000: 2004 remite en más de una ocasión a la Ley General de Archivos.

Aclaración sobre el uso de las carpetas de cuatro aletas o solapas laterales para el almacenamiento de los documentos de archivo

Publicado el día 13 de octubre de 2009Según la NTC 5397:2005 “Materiales para documentos de archivo con soporte en papel. Características de calidad”, las carpetas tienen como función almacenar los folios sueltos de cualquier formato. Éstas son las unidades que están en contacto directo y permanente con la documentación. Debido a esto el diseño de las carpetas debe ser acorde con el volumen y el formato de los documentos.

Las carpetas que pueden ser usadas son de dos tipos: Las que son plegadas por la mitad o las que tienen sus bordes laterales cerradas con solapas. Lo importante en el uso de estas carpetas es que no se deben usar unidades de almacenamiento que impliquen perforar los documentos y el contacto con material metálico como el de los ganchos. Al perforar los documentos puede perderse información si éstos no cuentan con el suficiente margen, cuando se almacenan demasiados documentos se crean deformaciones y el uso de material metálico causa abrasiones y manchas de oxidación.

Como se anotó anteriormente, para evitar el daño de los documentos éstos no se deben perforar salvo casos excepcionales. Estos casos deberán ser determinados por el Comité de Archivo de cada entidad o institución. Los documentos que sean objeto de esa decisión, estarán más que todo referidos a los archivos de gestión, o sea, aquellos que se usan y manipulan constantemente por motivos de trámites y que no van a tener una conservación permanente. Estas consideraciones se deberán consignar en un Acta celebrada en el Comité de Archivo donde se justifique la decisión.

Dependiendo de los tiempos de retención y la disposición final de los documentos según la Tabla de Retención Documental de su Institución, le sugerimos usar materiales de alta calidad y diseños de carpetas de solapas laterales para la documentación de conservación total o de altos tiempos de retención. El uso de las carpetas cafés plegadas por la mitad puede ser usada para los documentos que serán objeto de eliminación a corto plazo.

¿Cuál es la disposición final para las historias clínicas una vez cumplidos los 20 años de la retención?

Publicado el día 20 de octubre de 2009Aunque la Resolución 1995 de 1999 en su artículo 15 sostiene que: “Una vez transcurrido el término de conservación, la historia clínica podrá destruirse”, la eliminación total no es la única disposición final para la serie historias clínicas una vez concluidos los 20 años de su retención. Si la eliminación fuera la única decisión sobre las historias clínicas equivaldría a dejar sin testimonio de sus actividades a todas las entidades prestadoras de servicios de salud y, en consecuencia, a dejar sin materia prima la propia investigación histórica desarrollada por las Ciencias Médicas y las Ciencias Sociales (Antropología, Demografía, Economía, Sociología, etc.).

La conservación total de la serie tampoco parece la más aconsejable disposición final porque ello equivaldría a no eliminar ninguna historia clínica, lo cual ocasionaría muchos problemas de almacenamiento y conservación relacionados con la cantidad y diversidad de soportes (papel, negativos, fotografías, electrónicos).

Así, pues, la opción más recomendable como disposición final de las historias clínicas es la selección. Esta opción consiste en decidir cuantas y cuales se deben eliminar y cuántas y cuales se deben considerar de conservación permanente en el archivo histórico de las entidades prestadoras de servicios de salud. En esta selección los Comités de Historias Clínicas deben actuar con mucho cuidado por cuanto no se pueden valorar las historias clínicas de manera ligera sino, al contrario, deben decidir para satisfacer criterios cuantitativos (un porcentaje representativo) y cualitativos (contenidos significativos).

De acuerdo con la cantidad y la relevancia e interés científico de la información contenida en las Historias Clínicas de una institución se pueden microfilmar o digitalizar la totalidad o la muestra seleccionada para conservar permanentemente en sus soportes originales. Algunos criterios para la selección pueden ser los siguientes: frecuencia de consulta administrativa, interés para la historia de la propia institución prestadora del servicio de salud, interés profesional, interés científico, interés jurídico y, producción con anterioridad al año 1970 dado que antes de este año la producción documental es más escasa.

¿Hay algún inconveniente en colocarle código a los tipos documentales?

Publicado el día 13 de octubre de 2009Se debe respetar la codificación asignada a las series y a las subseries, en caso de no estar codificadas se adelantará tal procedimiento según la metodología establecida para la elaboración de las Tablas de Retención Documental –TRD-. Los tipos documentales no se codifican porque la unidad de trabajo en las Tablas de retención son las series documentales

¿Cuál es el tiempo de retención para las Historias Clínicas?

Publicado el día 13 de octubre de 2009El tiempo de conservación de la Historia Clínica en sus diferentes fases de archivo, se encuentra previsto en el artículo 15 de la Resolución 1995 de 1999 , que a la letra dice: “La Historia Clínica debe conservarse por un período mínimo de 20 años contados a partir de la fecha de la última atención. Mínimo cinco (5) años en el archivo de gestión del prestador de servicios, y mínimo quince (15) años en el archivo central.