cuadro general de clasificaciÓn archivÍstica del … · representantes de partidos políticos y...

INSTITUTO ESTATAL ELECTORAL DE HIDALGO

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO No. Revisión

REJILLA DE CONTROL DE CAMBIOS

"INICIAL" SE EMITE PARA IMPLANTACIÓN 2017 01

ÑA JIMÉNEZ TIVO DEL

RAL DE HIDALGO

LIC. OSÉ HONORIO • C•ORDINADOR NO

INSTITUTO ESTATAL ELEC ql

Organo Rector HIDALGO crece contigo

FOSEAOR-01 (01) .. .

111 Sistema Estatal de Archivos

Estado III" y Soberano de Hidalgo

EVISÓ:

1.?5Y LIC. EN ARC « CAROLINA QUINTANAR

RÍGUEZ ENCARGA EL D TAMENTO DE SEGUIMIENTO -- ,

_Agliner

VALIDO:

RO . LIC. MELITQAUSTRIA JIMÉNEZ SECRETARIO EJECUTIVO45EL ÓRGANO RECTOR DEL

SISTEMA ESTÁTAL DE ARCHIVOS

O: • - ELAB

APROBÓ:

‘I7 LIC. GUIL ERMINA V QUÉZ BENÍTEZ

CONSEJERA PRESIDENTA DEL INSTITUTO ESTATAL ELECTORAL DE HIDALGO

Código: i CC-IEEHO4 -4-

Registro Enlace:

IEE-CNO4/2017

Registro Comité:

IEE-CT04/02-2017

Fecha de emisión:

15/DICIEMBRE/2017

Fecha de actualización:

15/DICIEMBRE/2017

No. de Revisión:

01

Hoja:

1 de 30

"ab.ill S .

CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA DEL INSTITUTO ESTATAL

ELECTORAL DE HIDALGO 2017

INSUMO ESTATAL ELECTORAL

O HIDALGO

crece contigo Fecha de Emisión: 15-diciembre-2017

CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA DEL

INSTITUTO ESTATAL ELECTORAL DE HIDALGO 2017

Sistema Estatal de Archivos Crgano Rector

Instituto Estatal Electoral de Hidalgo 1

o o

o Eine

ISSIITUTO ESTAIV, ELECTO...1_

Fecha de Emisión: 15-diciembre-2017

HIDALGO crece contigo

ÍNDICE

CONTENIDO PÁGINA

1. PRESENTACIÓN 3

2. ANTECEDENTES 5

3. OBJETIVOS 7

4. PRELIMINARES 8

5. POLÍTICAS INSTITUCIONALES 11

6. FUNCIONES COMUNES Y SUSTANTIVAS 12

7. MARCO JURÍDICO 13

8. ORGANIGRAMA 14

9. CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA 16

10. GLOSARIO 21

11. DIRECTORIO 27

Sistema Estatal de r ()nano '<Km

Instituto Estatal Electoral de Hidalgo

2


Eine

INSTITUTO 6TATAL ELECTORAL


1. PRESENTACIÓN

La Gestión Documental es el conjunto de métodos y prácticas usadas para administrar

el flujo de documentos de la Institución con base en la Ley de Archivos del Estado de

Hidalgo.

El gran volumen de documentos producidos en el ejercicio de las atribuciones y

funciones del Instituto Estatal Electoral de Hidalgo, requiere ser controlado y

sistematizado con técnicas específicas y eficaces.

El Cuadro General de Clasificación Archivística es el instrumento técnico que refleja la

estructura documental de conformidad con las atribuciones y funciones de cada Unidad

Administrativa con la finalidad de facilitar el control, el acceso y la consulta de la

documentación desde su generación en la propia Unidad Administrativa, hasta su

recepción y resguardo en los propios archivos de trámite y concentración.

Este Instrumento Archivístico tiene por objeto ser un referente básico en la

administración documental, permitiendo asignar a los expedientes un código y un título

precisos. El código asignado de esta manera, refleja la estructura lógica del fondo

documental que lo produjo, la Unidad Administrativa, la Sección y la Serie documental

a la que pertenece.

Los elementos para elaborar el cuadro de clasificación que ahora se presenta, se

conciben como un mecanismo completo, homogéneo y único, destinado a facilitar el

control y el acceso a los expedientes de archivo. La clasificación permite un nivel de

comprensión y utilidad de los archivos como suma de los procesos de ordenación

preestablecida, la operación de identificación y la creación integrada de criterios

clasificatorios. sss

Sistema Estatal de Arduos


Otgano Rector 3

o


1,511TISTO6TATAI. EL.TORAI.


La documentación al estar organizada conforme al Cuadro General de Clasificación

Archivística coadyuva a la atención de las solicitudes de información que, en el marco

de la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública y la Ley de

Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental para el estado, recibe

el Instituto.

Este Instrumento Archivístico es producto de la colaboración de los titulares de cada una

de las Unidades Administrativas del Instituto, de manera conjunta con cada uno de sus

Enlaces Operativos. El presente trabajo incluyó el análisis de las atribuciones y funciones

contenidas en el Código Electoral del Estado de Hidalgo, Reglamento Interno, Manual

de Organización y Manual de Procedimientos. La identificación de los tipos de

documentos que se generan con base en este análisis, permitirá la integración de los

grupos o series documentales para un eficiente manejo de archivo, su identificación,

transferencia y la recuperación precisa y rápida de la información.

El Comité Técnico de Archivos está conformado por los titulares de las Unidades

Administrativas y un Coordinador Normativo, y tiene como finalidad administrar la

documentación del Instituto instrumentando las técnicas y mecanismos para la

adecuada recepción, organización, administración, preservación, conservación, uso y

difusión del acervo documental (artículo 45 de la Ley de Archivos del Estado de Hidalgo),

asimismo, el Comité Técnico es el responsable de emitir el presente Cuadro General de

Clasificación Archivística.

Sistema Estatal de Ax Organo Rector

• VOS


HIDALGO


2. ANTECEDENTES

El 17 de noviembre de 1995 la LV Legislatura del Estado aprobó el decreto número 240

para crear el Instituto Estatal Electoral de Hidalgo.

El Instituto Estatal Electoral es un organismo público ciudadanizado, de carácter

permanente e independiente en sus decisiones, autónomo en su funcionamiento,

profesional en su desempeño, con personalidad jurídica y patrimonio propios, en cuya

integración participan los partidos políticos con registro nacional o estatal y los

ciudadanos en términos del Código Electoral.

Con fecha primero de enero de dos mil quince, entró en vigor el Código Electoral del

Estado de Hidalgo, contenido en el decreto número 314 de fecha diez de diciembre del

año próximo pasado y publicado en el periódico Oficial del Estado el veintidós de

diciembre de dos mil catorce.

El articulado transitorio del mencionado Código Electoral del Estado de Hidalgo dispone

en su artículo cuarto, la obligación al Instituto Estatal Electoral de armonizar la

normatividad interna del organismo en un plazo no mayor a ciento veinte días a partir

de la vigencia de la nueva legislación electoral estatal.

En razón de lo anterior y dé conformidad con lo dispuesto por el artículo 68, fracción

XVI, del Código Electoral del Estado de Hidalgo, se otorga al Secretario Ejecutivo, la

facultad de llevar el Archivo del Instituto Estatal Electoral, el mencionado funcionario

electoral convocó a la Junta Estatal Ejecutiva a reunión de trabajo, con el objeto de

conocer y analizar el proyecto de Normatividad del Archivo General del Instituto Estatal

Electoral.

La Junta Estatal Ejecutiva atendió las prescripciones legales en materia de transparencia

y acceso a la información pública gubernamental, así como la atinente a los archivos del

Estado de Hidalgo y acordó la emisión del ante proyecto de Normatividad del Archivo

General del Instituto Estatal Electoral.

El Secretario Ejecutivo citó a reunión de trabajo a los Consejeros Electorales,

representantes de Partidos Políticos y Directores Ejecutivos, con el objeto de analizar el


Sistema Estatal de Archivos 5

Organo Rector



articulado de la propuesta de Normatividad del Archivo General del Instituto Estatal

Electoral, misma que fue aceptada en los términos que se presentó.

En razón de lo anterior y a efecto de dar cumplimiento a las disposiciones transitorias

del Código Electoral de Hidalgo, se emitió el acuerdo CG/16/2015 en el que se aprueba

la Normatividad del Archivo General del Instituto Estatal Electoral.

Sistema Estatal de Archivos ; -- Organo Rector



1,1111RO ESTATAL U.F.TORAL


3. OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Proporcionar a las Unidades Administrativas un Instrumento Técnico que refleje la

estructura del archivo documental con base en sus atribuciones y funciones.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Facilitar el acceso a la consulta de la documentación, desde su creación en las

Unidades administrativas hasta su recepción y resguardo en el archivo de

concentración.

• Identificar los expedientes de las series documentales con un código y un título

precisos, que indiquen la atribución o función que lo generó.

• Operar el Sistema de Archivos del Instituto homogenizando los criterios para la

clasificación, conservación, transferencia y disposición documental.

Sistema Estatal de Archivos • Crgano Rector


7


I,STITUTO ESTATAL ELECTORAL


4. PRELIMINARES

Con la iniciativa de la Consejera Presidenta en relación a los documentos derivados del

ejercicio de las atribuciones y funciones que conforman la memoria Institucional, se

comenzó a desarrollar el proyecto de Gestión Documental que permite la precisa

localización de los documentos y su contenido para la toma de decisiones de manera

oportuna; asimismo, las acciones para homogenizar los criterios para la clasificación,

manejo, conservación transferencia y disposición final de los documentos, facilitarán la

atención oportuna de las solicitudes de información que reciba el Instituto en el marco

de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental para el Estado de

Hidalgo.

En este menester se han desarrollado las siguientes acciones:

• La designación y registro de un Coordinador Normativo de Archivos,

• La conformación y registro del Comité Técnico de Archivos del Instituto,

• La celebración del Taller "Introducción al Sistema Estatal de Archivos" dirigido a

los Enlaces Operativos e impartido por personal del Archivo del Estado,

• Reuniones de trabajo del Coordinador Normativo con los Enlaces Operativos

para identificar la documentación que generan las diferentes Unidades

Administrativas en el ejercicio de sus atribuciones y funciones,

• Asesorías personalizadas a los Enlaces Operativos por parte de personal del

Órgano Rector y del Coordinador Normativo; y

• La construcción del presente Cuadro de Clasificación Archivística del Instituto

Estatal Electoral de Hidalgo.

Como resultado de los trabajos realizados de manera conjunta con personal del Archivo

General del Gobierno del Estado, la codificación de la documentación con base en el

Cuadro General de Clasificación Archivística, se realiza de la siguiente manera:

FONDO-ÁREA* SECCION.SERIE/EXPEDIENTE 111, -

Sistema Estatal. de Archivos r:

411,

Grgan© Rect©r Instituto Estatal Electoral de Hidalgo

8


rxrn-nrro ESTATAL ELECTORA:.


Tabla de Codificación

Fondo Instituto Estatal Electoral de Hidalgo

Guión Separador

No. de Área Número de Área Generadora

Generadora* correspondiente

Numero de sección correspondiente Sección Común

11C. indicado con la letra C

Serie Número de serie correspondiente 1

Diagonal Separación

Número de Ordenación que se le da a los expedientes 01

Expediente según sea el caso

Le Indicarlo con numero romano

ga o j (en caso de ser necesario)

Guión Separación

Año de Apertura Indicarlo con los cuatro dígitos 2017

Ejemplo de sección común:

IEEH-9.1*4C.5/01-2017

Ejemplo de sección sustantiva:

IEEH-8*2S.3/02-2017

Sistema Estatal de Archivos Grgano Rector

IEEH

03*


9


INSTINTO ESTATAL ELECTOPAL


CONSIDERANDOS

1. El presente Cuadro General de Clasificación Archivística fue elaborado por el

Archivo General del Instituto con la colaboración de las Unidades Administrativas

2. La estructura del Cuadro General de Clasificación Archivística se establece

conforme al artículo 20 de la Normatividad del Archivo General del Instituto y los

archivos de las Unidades Administrativas atendiéndose los siguientes niveles:

a. FONDO. Conjunto de documentos, de cualquier formato o soporte,

producidos orgánicamente, reunidos y utilizados por el Instituto en el

ejercicio de sus funciones y atribuciones.

b. SUBFONDO. Las Unidades Administrativas Generadoras de documentos

de archivo en el ejercicio de sus atribuciones

c. SECCIÓN. Cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones

del Instituto de conformidad con las disposiciones legales aplicables

d. SERIE. División de una sección que corresponde al conjunto de

documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución

general y que versan sobre una materia o asunto específico

e. EXPEDIENTE. 1. Unidad documental constituida por uno o varios

documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto,

actividad o trámite de los sujetos obligados; 2. Unidad organizada de

documentos reunidos por el productor para su uso corriente, o bien

durante el proceso de organización archivística, porque se refieren al

mismo tema, actividad o asunto. El expediente es generalmente la unidad

básica de la serie (ISAD (G) Norma Internacional General de Descripción

Archivística).

3. El sistema de clasificación documental se realizará con base en las atribuciones

y funciones indicadas en el Código Estatal Electoral y el Reglamento interior del

Instituto, debido a su permanencia -a-pesar de los canabias-de-la ructura

orgánica. Sistema Est' í de Archivos Instituto Estatal Electoral de Hidalgo Orgwlo Rector 1c1


$NNUTUTO ESTATAL ELECTORAL


4. La clasificación, ordenación, manejo, conservación, transferencia y disposición

final de la documentación debe ser clara y eficiente.

5. Por lo expuesto y con fundamento en los artículos 9, 10 y 20 del Reglamento

Interior del Instituto, artículo 69 fracción 45 de la Ley de Transparencia y Acceso

a la Información Gubernamental para el Estado de Hidalgo, artículos 2,3 y 4

fracción I, de la Ley de Archivos del Estado de Hidalgo, articulo 5 del Reglamento

de la Ley de Archivos del Estado de Hidalgo; se establecen las siguientes:

5. POLÍTICAS INSTITUCIONALES

Todos los documentos generados, recibidos y resguardados en los archivos de

trámite y concentración del Instituto, deberán estar clasificados y deberán tener

un código de acuerdo con el Cuadro General de Clasificación Archivística.

Los cambios realizados al presente instrumento serán aprobados por el Comité

Técnico de Archivos de la institución.

El Coordinador Normativo del Comité Técnico de Archivos establecerá y

realizará acciones en materia archivística de manera conjunta con los Enlaces

Operativos.

El presente documento deberá ser revisado, y en su caso adecuarse a las

necesidades archivísticas del Instituto. Su actualización debe ser de manera

anual y ante el Órgano Rector del Sistema Estatal de Archivos en el Estado.

tema Estatal de Archivos Organo Rector

LLL_. Instituto Estatal Electoral de Hidalgo 11

CeSTITOTO ErrATAL ELECTOINI.

CLAVE SECCIONES SUSTANTIVAS

15 Órganos y Comisiones del Instituto

25

Prerrogativas y Partidos Políticos

3S I Organización Electoral

HIDALGO crece contigo Fecha de Emisión: 15-diciembre-2017

6. FUNCIONES COMUNES Y SUSTANTIVAS

SECCIONES COMUNES

CLAVE SECCIONES COMUNES

1C Legislación

2C Asuntos Jurídicos

3C Programación, Organización y Presupuestación

4C Recursos Humanos

5C Recursos Financieros

6C Recursos Materiales y Obra Pública

7C Servicios Generales

8C Tecnologías y Servicios de la Información

9C Comunicación Social

10C Control de Auditoria de Actividades Públicas

11C Planeación, Información, Evaluación y Políticas

12C Transparencia y Acceso a la Información

SECCIONES SUSTANTIVAS

Sistema Estatal de Archivos Organo Rector


12


11,TRINTO ESTATAL 0LECTORAL


7. MARCO JURÍDICO

1. Constitución Política dé los Estados Unidos Mexicanos.

2. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Hidalgo.

3. Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

4. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental del Estado de Hidalgo.

5. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos para el Estado de Hidalgo.

6. Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Servicios del Sector Público del Estado de Hidalgo.

7. Ley de Hacienda del Estado de Hidalgo.

8. Ley de Presupuesto y Contabilidad Gubernamental del Estado de Hidalgo.

9. Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares.

10. Ley General de Instituciones y Procedimientos Electorales.

11. Ley General de Partidos Políticos.

12. Ley de Participación Ciudadana para el Estado de Hidalgo.

13. Ley de Archivos del Estado de Hidalgo.

14. Código Electoral del Estado de Hidalgo.

15. Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información.

16. Reglamento de la Ley de Archivos del Estado.

17. Reglamento Interior del Instituto Estatal Electoral de Hidalgo.

18. Reglamento de Comisiones del Consejo General del Instituto Estatal Electoral de Hidalgo.

19. Reglamento de Sesiones del Consejo General, Junta Estatal Ejecutiva y órganos Desconcentrados del

Instituto Estatal Electoral de Hidalgo.

20. Reglamento para el Registro de las Agrupaciones Políticas Locales.

21. Reglamento de la Oficialía Electoral.

22. Reglamento para el Procedimiento de Liquidación de las Obligaciones de los Partidos Políticos Locales que

Pierdan su Registro

23. Reglas del Instituto Estatal Electoral para la Promoción del Voto por parte de las Organizaciones Ciudadanas

24. Reglamento de Precampañas

25. Reglamento de Quejas y Denuncias del Instituto Estatal Electoral.

26. Reglamento para la Difusión, Fijación y Retiro de la Propaganda Política y Electoral del Instituto Estatal

Electoral.

27. Reglamento para el Recuento de Votos del Instituto Estatal Electoral

28. Reglas de Operación para el Registro de Candidaturas Independientes del Instituto Estatal Electoral.

29. Lineamientos para el Ejercicio del Financiamiento Público de los Partidos Políticos para la Capacitación,

Promoción y Desarrollo Político de las Mujeres.

Instituto Estad Electoral de Hidalgo

Sistema Estatal de Archivos Organo Rector 13

HIDALGO USTIMO ESTATAL LLICTOPAL


30. Lineamientos del Instituto Estatal Electoral para la Ubicación y Contratación de Inmuebles, así como para el

Manejo de la Documentación y Material Electoral Antes, Durante y Después de la Jornada para la Elección

Ordinaria de Gobernador, Diputados y Ayuntamientos.

31. Lineamientos Específicos para el Traslado de los Sobres y Paquetes a los Centros de Acopio, el día de la

Elección de Gobernador, Diputados y Ayuntamientos.

32. Lineamientos para el Diseño y Promoción de Campañas de Educación Cívica en Coordinación con la

Subprocuraduría de Asuntos Electorales.

33. Lineamientos para la Distribución y Regulación del Financiamiento Público que Reciben los Partidos Políticos

para las Actividades de Educación y Capacitación Política, Investigación Socioeconómica y Política, así como

Tareas Editoriales.

34. Lineamientos para la Organización de Debates entre las y los Candidatos a Cargos de Elección Popular en el

Estado de Hidalgo.

35. Lineamientos Generales para el Registro de Bienes Muebles.

36. Manual de Organización del Instituto Estatal Electoral de Hidalgo.

37. Normatividad del Archivo General del Instituto Estatal Electoral de Hidalgo.

Sistema Estatal de Archivos 5

Grgarto Rector


14

• •

oficialía Electoral

•

Archiv0Genaal del 1E01


iNSITIM1110 EITATAL ELECTORAL

Instituto Electoral del Estado de Hidalgo ORGANIGRAMA

Estructura Documental


8. ORGANIGRAMA

Junta Estatal

Ejecutiva Consejo General

Contra aria Geneml

SubEreeriMde Penosos Materiales

Dirección de Prerrogóthas y Partidos Politices

Unidad de Informática

Dirección Ejecutiva 'edifica

Subdiremien Mía

Dirección Ejecutiva de Administración

Dirección EjeClitiva de Equidad de Genero y

Participación Ciudadana

surnreinnión ae contaeiaaev

ro

°preferirle Iramaaen

ad de reeaü

Pr

Unidad de COPIOniCatión

Social

OrsinaisseieMmodri de los Mochar Mateo

Pomo/es& Inc PuebloarCommdedes

nmamar

adore-oxido de Morsas liamanOt

Dirección Ejecutiva de Capacitación

Electoral y filmación Mica

Dirección Ejecutiva de Organización

Electoral

Oficiada de Parle,

Sistema Estatal de Archivos Organo Rector


15



Números de área asignados a los Órganos y Unidades Administrativas del Instituto.

NÚMERO UNIDAD ADMINISTRATIVA

1 Presidencia

1.1

Unidad de Radio, Televisión y Prensa

1.5

Unidad de Comunicación Social

Contraloría General

Unidad de Transparencia

Oficina para la Atención de los Derechos Político Electorales de los Pueblos y Comunidades Indígenas

2

Consejo General

3

Secretaría Ejecutiva

3.1 Oficialía Electoral

3.2 Oficialía de Partes

3.3 Unidad de Informática

3.4 ! Archivo General del IEEH

4 Dirección Ejecutiva de Organización Electoral

5 1 Dirección Ejecutiva de Capacitación Electoral y Educación Cívica

6 Dirección Ejecutiva de Equidad de Género y Participación Ciudadana

7 1 Dirección Ejecutiva de Prerrogativas y Partidos Políticos

8 1 Dirección Ejecutiva Jurídica : i

8.1 1 Subdirección Jurídica 1— -1--

9 i Dirección Ejecutiva de Administración

9.1 1 Subdirección de Recursos Humanos

9.2 1 Subdirección de Contabilidad y Presupuesto

9.3 1 Subdirección de Recursos Materiales

10 1 Junta Estatal Ejecutiva

11 1 Comisión Permanente de Organización Electoral

12 f Comisión Permanente de Capacitación Electoral y Educación Cívica

13 I Comisión Permanente de Equidad de Género y Partición Ciudadana

14 1 Comisión Permanente de Prerrogativas y Partidos Políticos

15 Comisión Permanente Jurídica

16 1 Comisión Permanente de Administración

18 1 Comisiones Temporales

19 Comisiones Especiales

20 1 Consejos Distritales

21 I Consejos Municipales


INSTMITO 6TATAL ELECTORAL HIDALGO crece contigo Fecha de Emisión: 15-diciembre-2017

9. CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA

SECCIONES COMUNES

4C.1 Disposiciones en materia de recursos humanos

4C.2 Programas y proyectos en materia de recursos humanos

4C.16 Control de prestaciones en materia económica (SAR, seguros, etc.)

4C.23 Servicio social de áreas administrativas

4C.26 Expedición de con


las Y credenciales a Sistema s -tal e -112~

Criv-to -Re',©L

1C 1 LEGISLACIÓN

1C.4 Códigos Códigos

1C.5 Convenios y Tratados Internacionales

1C.7 Reglamentos

1C.9 Circulares

1C.13 I Periódico Oficial del Estado (publicaciones en el)

1C.15 1 Comités y Subcomités de Normalización

2C I ASUNTOS JURÍDICOS

2C.5 Actuaciones y representaciones en materia legal

2C.8 Juicios contra la dependencia

2C.11 Interposición de recursos administrativos

2C.12 Opiniones técnico jurídicas

2C.15 Notificaciones

2C.16 Inconformidades y peticiones

3C PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN

3C.4 Programa anual de inversiones

3C.7 Programas operativos anuales

3C.11 Integración y dictamen de manuales de organización

3C.12 Normas y lineamientos de procesos / procedimientos

3C.18 Programas y proyectos en materia de presupuesto

3C.19 Análisis financiero y presupuestal

3C.20 Evaluación y control del ejercicio presupuestal

4C 1 RECURSOS HUMANOS

4C.3 Expediente único de personal

.

4C.4

4C.5

4C.10 Descuentos

Registro y control de presupuestos y plazas

Nómina de pago de personal

4C.15 Filiaciones al ISSSTE

17

O HIDALGO


11,411,1110 ÉrlIATAL 0.13CTOSIAL.

6C RECURSOS MATERIALES Y OBRA PÚBLICA

6C.2 Programas y proyectos en materia de recursos materiales, obra pública,

conservación y mantenimiento

6C.3

6C.4

6C.5

6C.6

Licitaciones

Adquisiciones

Sanciones, inconformidades y conciliaciones derivados de contratos

Contratos

6C.7 Seguros y fianzas

6C.13 Conservación y mantenimiento de la infraestructura física

6C.14 Registro de proveedores y contratistas

6C.15 Arrendamientos

6C.18

6C.23

6C.24

Inventario físico y control de insumos

Comités y Subcomités de adquisiciones, arrendamientos y servicios

Comité de enajenación de s e inmuebles

66ano Rector 18 Instituto Estatal Electoral de Hidalgo

5C RECURSOS FINANCIEROS

5C.1 Disposiciones en materia de recursos financieros

5C.3 Gastos o egresos por partida presupuestal

5C.4 Ingresos

5C.10 Financiamiento externo

SC.15 Transferencias de presupuesto

5C.16 Ampliaciones de presupuesto

5C.17 Registro y control de pólizas de ingresos

5C.18 Registro y control de pólizas de egresas

5C.19 Pólizas de diario

5C.22 Control de cheques

5C.23 Conciliaciones

5C.24 Estados financieros

5C.25 Auxiliares de cuentas

5C.26 Estado del ejercicio de presupuesto

5C.28 Pago de derechos

6C.16 Disposiciones de activo fijo

6C.17 Inventario físico y control de bienes muebles

Sistema Estatal de A_ u

O HIDALGO


AZSITTUTO 6TATAL ELECTORAL

7C SERVICIOS GENERALES

7C.3 Servicios básicos (energía eléctrica, agua, predial, etc.)

7C.4 Servicios de embalaje fletes y maniobras

7C.5 Servicios de seguridad y vigilancia

7C.6 Servicios de lavandería, higiene y fumigación

7C.8 Servicios de telefonía, telefonía celular y radiolocalización

7C.9 Servicio postal

7C.11 Mantenimiento, conservación e instalación de mobiliario

7C.12 Mantenimiento, conservación e instalación de equipo de computo

7C.13 Control de parque vehicular

7C.14 Vales de combustible

7C.15 Control y servicios en auditorios y salas

COMUNICACIÓN SOCIAL

Disposiciones en materia de comunicación social y relaciones públicas

Programas y proyectos de comunicación social

Publicaciones e impresos institucionales

Materia multimedia

Agencias periodísticas, de noticias, reporteros, articulistas, cadenas televisivas y

otros medios de comunicación social

draar~11.6.0.aconax-

Sistema FAat.de VOs

Or Rector Instituto Estatal Electoral de Hidalgo 19

9C.11 1 Prensa institucional

9C.14 Actos y eventos oficiales

Registro de audiencias públicas 9C.15

9C

9C.1

9C.2

9C.3

9C.4

8C

8C.5

TECNOLOGÍAS Y SERVICIOS DE LA INFORMACIÓN

Desarrollo e infraestructura del portal de Internet de la Dependencia

8C.6 Desarrollo de redes comunicativas de voz y datos

8C.10 Seguridad informática

8C.13 Control y desarrollo del parque informático

8C.17 Administración y servicios de correspondencia

8C.21 I Instrumentos de consulta y control de archivos

Boletines informativos para medios

Inserciones y anuncios en periódicos y revistas

9C.7

9C.8

9C.9


1TTUTDESTATALfl1CTOk*L


1 10C CONTROL Y AUDITORIA DE ACTIVIDAES PÚBLICAS

10C.3 Auditoria

10C.6

Seguimiento a la aplicación en medidas o recomendaciones

loc.11 Responsabilidades

10C.14

Declaraciones patrimoniales

10C.15

Actas de entrega a recepción

11C 1 PLANEACIÓN, INFORMACIÓN, EVALUACIÓN Y POLÍTICAS

11C.7 Programas a mediano plazo

11C.14 I Informes mensuales y anuales de labores

11C.21 1 Disposiciones en materia de equidad de género --I--

11C.22 1 Programas y proyectos en materia de equidad de género

12C 1 TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN

12C.5 I Comité de información .

12C.6 Solicitudes de acceso a la información

12C.7 I Portal de transparencia

12C.8 I Clasificación de la información reservada

12C.9 i Clasificación de la Información Confidencial

12C.11

Instituto estatal de acceso a la información

Sistema Ebtatal de AreLvos °nano Rector


20

o

a I1EE

ITS11111.0 61,1.1. ELECTORAL.



/—•

SECCIONES SUSTANTIVAS

1S ÓRGANOS Y COMISIONES DEL INSTITUTO

1S.1 Disposiciones en materia de Órganos y Comisiones del Instituto

15.2

Programas y proyectos en materia de Órganos y Comisiones del Instituto 1

15.3

Consejo General

15.4

Junta Estatal Ejecutiva

1.S.5

Consejos Distritales

1S.6

Consejos Municipales

15.7

Comisiones Permanentes, Especiales o Temporales

25 PRERROGATIVAS Y PARTIDOS POLÍTICOS

25.1 I Disposiciones en materia de Prerrogativas y Partidos Políticos

2S.2 Programas y proyectos en materia de Prerrogativas y Partidos Políticos

25.3 Seguimiento a Partidos Políticos

2S.4 Seguimiento a Coaliciones

25.5 Seguimiento a Agrupaciones

25.6 Seguimiento a Candidatos Independientes

35 ORGANIZACIÓN ELECTORAL

3S.1 Disposiciones en materia electoral

35.2 Programas y proyectos en materia electoral

35.3 Seguimiento al Proceso Electoral

Sistema Estatal de Archivos Orzan° Rector


21


10. GLOSARIO

INSTITUTO 61,TAL ELECTORA,


1. Administración de documentos: Conjunto de métodos y prácticas destinados a

planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación,

uso, selección y destino final de los documentos de archivo.

2. Área generadora: Son las Direcciones Generales, de área o sus equivalentes, de

acuerdo a la estructura orgánica de cada sujeto obligado, que en el ejercicio y

cumplimiento de sus funciones y atribuciones reciben o producen documentos de

archivo y por lo tanto conforman expedientes.

3. Archivo: El conjunto de documentos producidos o recibidos por cualquier individuo,

familia, los poderes, las dependencias, entidades y organismos, tanto públicos

como privados, en el desarrollo de sus actividades, que se conservan de forma

organizada, para servir inicialmente como prueba y después como fuente de

información general; así como las instituciones archivísticas y los locales en donde

se guardan los documentos.

4. Archivo de concentración: Es la unidad responsable de recibir transferencias

primarias, archivar, prestar y depurar la documentación que ha concluido su vida

útil administrativa, legal y fiscal; los que se conservarán, según lo dispuesto en el

catálogo de disposición documental, después de su transferencia inventariada de

los archivos de trámite.

5. Archivo de trámite: Es la unidad responsable de recibir, clasificar, abrir expedientes,

glosar, catalogar, expurgar, valorar y realizar transferencias primarias de los

documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una

unidad administrativa, los que se conservarán según lo dispuesto en el catálogo de

disposición documental.

6. Archivo histórico: Es la unidad responsable de recibir transferencias secundarias,

organizar, conservar, administrar, describir y divulgar la memoria documental, y sus

documentos serán conservados permanentemente en resguardo, conforme a lo

establecido en lo catálogo de disposición documental.

7. Asunto: Contenido específico de los documentos de archiny éxpectierylps 01 un

serie que permite la individualizació dentro del conjunto ide cprager,ísticas

homogéneas al que están integrados. SigensAY414:11,4ww, Organo Rector 22 Instituto Estatal Electoral de Hidalgo

6Eé55a-d-rninistrativo o

• Organo Rector 23

O HIDALGO

crece contigo


materia, cuestión, negocio o persona de que trata un expediente o documento de

archivo y que se genera como consecuencia de una acción administrativa.

8. Baja documental: Eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus

valores administrativos, legales, fiscales, y que no contenga valores históricos.

9. Calendario de caducidades: Programa de actividades elaborado por el responsable

del Archivo de Concentración en el que se registran las fechas de conclusión de la

guarda precautoria de todos los expedientes transferidos por los Archivos de

Trámite de su sujeto obligado, a efecto de detectar oportunamente la

documentación susceptible de baja o transferencia secundaria.

10. Catálogo de disposición documental: Registro general y sistemático que establece

los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la

clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final.

11. Clasificación de la información: El acto por el cual se determina que la información

que posee una dependencia o entidad es pública, reservada o confidencial, de

acuerdo con lo establecido por los ordenamientos legales en la materia.

12. Comité Técnico de archivos: Instancia que tiene como finalidad administrar la

documentación de los sujetos obligados, instrumentando las técnicas y mecanismos

para la adecuada recepción, organización, administración, preservación,

conservación, uso y difusión del acervo documental.

13. Cuadro General de Clasificación Archivística: Instrumento técnico que refleja la

estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada

dependencia o entidad.

14. Depuración: Se entiende como el proceso de selección final de los documentos que

serán conservados de manera permanente, de aquellos que por su irrelevancia

deben de eliminarse.

15. Disposición: Producto final de la valoración y vigencia de los documentos:

transferencia primaria o secundaria, conservación precautoria o permanente o baja

documental para su reciclaje.

16. Documentación activa: Aquélla necesaria para el ejercicio de las atribuciones de las

Unidades Administrativas, de uso frecu

de gestión, y que se conserva en el arch



INSUMO ESTATAL CLECTORAL


17. Documentación histórica: Aquella que sea determinada por el órgano Rector con

valores relevantes para la memoria documental del Estado.

18. Documentación semiactiva: Aquélla de uso esporádico que debe conservarse por

razones administrativas, legales, y fiscales en el archivo de concentración.

19. Documento.- Toda la información registrada en cualquier soporte, desde el papel

hasta el disco óptico, y que el procedimiento empleado para transmitir la

información pueda ser: textual, iconográfico, sonoro, audiovisual y electrónico o

informático.

20. Documento de archivo: Cualquier registro que documente un hecho, acto

administrativo, jurídico y fiscal creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de

las facultades y actividades de las Unidades Administrativas de cada sujeto obligado

sin importar su fuente o fecha de elaboración. Los documentos podrán estar en

cualquier tipo documental y medio o soporte, sea escrito, impreso, sonoro, visual,

electrónico, informático u holográfico.

21. Documento electrónico: Contenido integrado en un archivo electrónico mediante

un programa de computador, el cual es generado, transferido, comunicado o

archivado en medios electrónicos, ópticos y permite una representación material

para producir las decisiones, voluntades, exigencias, requerimientos y políticas de

alguna institución, organización o persona.

22. Expediente: 1. Unidad documental constituida por uno o varios documentos de

archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de los

sujetos obligados; 2. Unidad organizada de documentos reunidos por el productor

para su uso corriente, o bien durante el proceso de organización archivística, porque

se refieren al mismo tema, actividad o asunto. El expediente es generalmente la

unidad básica de la serie (ISAD (G) Norma Internacional General de Descripción

Archivística).

23. Expurgo: Consiste en el retiro de los documentos de archivo repetidos o inútiles

contenidos en un expediente determinado, durante la formación previa a su

transferencia al Archivo de Concentración.

24. Fondo: Conjunto de documentos producidos orgánicamente por cada uno de los

sujetos obligados, con cuyo nombre se i

25. Guía de archivo documental aquema geperal de ol

Ar

escrápciáin. de la series

S

Sistema Estatal de chivos Instituto Estatal Electoral de Hidalgo 24

Ora2n0 Rector


ESTATAL [LECTOR-Y


documentales de los archivos de una dependencia o entidad, que indica sus

características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación

archivística y sus datos generales.

26. Información confidencial. Como información confidencial se considera la estipulada

en los artículos 36, 37 y 38 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información

Pública Gubernamental del Estado de Hidalgo.

27. Información reservada: Aquella información clasificada con carácter temporal

como restringida al acceso público, considerada dentro de las hipótesis que señala

el artículo 27 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública

Gubernamental del Estado de Hidalgo.

28. Inventarios documentales: Instrumentos de consulta que describen las series y

expedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario general),

transferencia (inventario de transferencia) o baja documental (inventario de baja

documental).

29. Papeles de trabajo: Información impresa que se genera, recibe, maneja o usa y se

conserva en oficina y que se constituye por ejemplares de origen y características

diversas cuya utilidad reside en los datos que contiene para apoyar las tareas

administrativas.

30. Plazos de conservación: Período de guarda de la documentación en los archivos de

trámite, concentración e histórico. Consiste en la combinación de la vigencia

documental, el término precautorio, el periodo de reserva, en su caso, y los periodos

adicionales establecidos.

31. Sección: Cada una de las divisiones del Fondo, basada en las atribuciones de cada

Unidad Administrativa, de conformidad con las disposiciones legales aplicables.

32. Serie: 1. División de una sección que corresponde al conjunto de documentos

producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una

materia o asunto específico. 2. Conjunto de expedientes de estructura y contenido

homogéneo emanado de una misma Unidad Administrativa, son el resultado del

ejercicio de sus atribuciones o funciones específicas.

33. Sistema Integral de Archivos: Es el conjunto de unidades archivísticas,

administrativas e históricas de un sujeto obligado, que tienen por objeto controlar

la producción, circulación organización, conservación, uso y destin final de los

Instituto Estatal Electoral de Hidalgo Sistema Estatal de Archivos Organo Rector

25


O o

E LEE rNSIMITO ESTATAL ELECTORAL


documentos de archivo de una institución.

34. Soporte: Materia física, en la que se contiene o soporta la información registrada

(ISAD (G) Norma Internacional General de Descripción Archivística).

35. Sujeto Obligado: Instituciones, dependencias y entidades y ordenes de gobierno

estipulados en el artículo II@ de la Ley de Archivos del Estado de Hidalgo.

36. Transferencia: Traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta

esporádica de un archivo de trámite al archivo de concentración (transferencia

primaria) y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del

archivo de concentración al archivo histórico (transferencia secundaria).

37. Unidad Administrativa: Son las Direcciones Generales, de área o sus equivalentes,

de acuerdo a la estructura orgánica.

38. Valor administrativo: Es aquel que posee un documento, serie o sección

documental para el área productora, relacionada con un trámite, asunto o tema. El

valor administrativo se encuentra en todos los documentos producidos y recibidos

por una institución u organismo, responden a procesos y actividades

administrativas.

39. Valor fiscal: Valor de los documentos que sirven de explicación, justificación y

comprobación de las operaciones contables y financieras, o sirven de testimonio de

obligaciones tributarias.

40. Valor documental: Condición de los documentos que les confiere características

administrativas, legales, fiscales, en los archivos de trámite o concentración (valores

primarios); o bien, evidénciales, testimoniales e informativas en los archivos

históricos (valores secundarios).

41. Valor histórico: Es el que posee un documento como fuente primaria para la historia

institucional o del ente que lo produjo.

42. Valor legal: Aquel que pueden tener todos los documentos que sirvan de testimonio

ante la ley o que se refieren a derechos u obligaciones legales o jurídicas. También

es el plazo durante el cual los documentos de archivo se conservarán en la

institución para su posible uso y así certificar derechos u obligaciones de la

administración pública.

43. Valor primario: Aquel que tiene el documento a partir de su creación o recepción,

puede ser legal, jurídico, ad IFIsira"Vi'vo' YCOfiRáble.

Instituto Estatal Electoral de Hidalgo statai 26 Sistema E Pituavos

• Organo Rector

r.311113TO ESTATAL ELECTORAL.

O HIDALGO


44. Valor secundario: Es aquel que adquiere el documento una vez que pierde sus

valores primarios y tiene una utilidad histórica y social.

45. Valoración: Actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores

documentales para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia.

46. Valoración secundaria: Es la identificación y aplicación de los usos que los

documentos tendrán para la investigación científica y social en todos sus campos,

así como su utilidad como fuentes de información de carácter único o permanente.

47. Vigencia documental: Período durante el cual un documento de archivo mantiene

sus valores administrativos, legales y fiscales, de conformidad con las disposiciones

jurídicas vigentes y aplicables.

Sistema Estat4 eArchivos

Organo Rector


O HIDALGO

crece contigo

1,51111TiO6TATAL EIPCTOPAL.


11. DIRECTORIO

Lic. Guillermina Vázquez Benítez

Consejera Presidenta

Lic. Blanca Estela Tolentino Soto

Consejera Electoral

Mtro. Augusto Hernández Abogado

Consejero Electoral

Mtro. Salvador Domingo Franco Assad

Consejero Electoral

Mtro. Fabián Hernández García

Consejero Electoral

Lic. Martha Alicia Hernández Hernández

Consejera Electoral

Lic. Uriel Lugo Huerta

Consejero Electoral

Lic. Jerónimo Castillo Rodríguez

Secretario Ejecutivo

Lic. José Alfredo Belmont Martínez

Dirección Ejecutiva de Organización Electoral

Mtro. José Guillermo Corrales Galván

Dirección Ejecutiva de Capacitación

Electoral y Educación Cívica

Mtra. María Luisa López Gutiérrez

Dirección Ejecutiva de Equidad de Género y


Lic. Blanca Arminda Villa Hoyos

Dirección Ejecutiva de Prerrogativas y

Partidos Políticos

Lic. Francisco Martínez Ballesteros

Dirección Ejecutiva Jurídica

Lic. Fausto Olvera Trejo

Dirección Ejecutiva de Administración

Lic. Teresita de Jesús Talamantes Castro


Sistema E -trfal LIVOS 28

Organo Rector

Mtro. José Guillermo Corrales Galván

Director Ejecutivo de Capacitación

Electoral y Educación Cívica :r.

I einacifl-igs;anlioAllite2ctA,orre

Mtra. María Luisa López Gutié ez

Directora Ejecutiva de Equidad de


29

Lic. Blanca Arminda Villa Ho

Directora Ejecutiva de Prerroga

Partidos Políticos

O HIDALGO

crece contigo

INSITUUTO ESTATAL ILECTORAL


Lic. Margarita Lleonart Vera

Unidad de Transparencia

Lic. José Antonio Camacho

Oficina para la Atención de los

Derechos Electorales de los Pueblos y Comunidades Indígenas

Lic. Katy Marlen Aguilar Guerrero

Unidad Técnica de Radio, Televisión y Prensa

Lic. Alejandra Alonso Oviedo

Unidad Técnica de Comunicación Social

Ing. Said Rodríguez García

Unidad Técnica de Informática

COMITÉ TÉCNICO DE ARCHIVOS RESPONSABLES DE LA UNIDAD DE ARCHIVO DE TRÁMITE

Lic. Guillermina Vázquez Benítez

Consejera Presidenta

Lic. Jerónimo Castillo Rodríguez

Secretario Ejecutivo

Lic. José Alfredo Belmont Martínez

Director Ejecutivo de Organización Electoral


E IIEE INSTINTO ESTATAL ELECTORAL


Lic. Francisco Martínez Ballesteros

Director Ejecutivo Jurídica

Lic. Fausto Olvera Trejo

Director Ejecutivo de Administración

Ing. Said Rodríguez García

Titular de la Unidad Técnica de Informática

Lic. Katy Marlen Aguilar Guerrero

Titular de la Unidad Técnica de Radio,

Televisión y Prensa

Lic. Alejandra Alonso Oviedo

Encargada de la Unidad Técnica de

Comunicación Social

Lic. Teresita de Jesús Talamantes Castro

Contralora General

Lic. Margarita Lleonart Vera

Titular de la Unidad de Transparencia

Lic. José Antonio Camacho

Titular de la Oficina para la Atención de los

Derechos Electorales de los Pueblos y Comunidades Indígenas

Lic. Fabián Mejía Bautista

Responsable de la Unidad Central de Correspondencia

Lic. José Honorio Omaña Jiménez

Responsable de las Unidades de Archivo de

Concentración e Histórico y

Coordinador Normativo del Instituto Estatal

Electoral de Hidalgo

Sistema Estatal de Archivos C.¿Flo Redor

O HIDALGO

crece contigo


30

IEE

Sello

IEE

Sello

cuadro general de clasificaciÓn archivÍstica del … · representantes de partidos políticos y...

Documents