En atención a las peticiones hechas por el personal en la reunión realizada el día 22/06/15,en cuanto a la falta de supervisión y comunicación por parte de la gerencia al momento delcumplimiento de las actividades, y en aras de mejorar y fortalecer el desempeño de la Oficinade Auditoría Interna en cuanto a su personal y la calidad de los productos generados, a partirde la presente fecha se tomarán las siguientes medidas:

1. Posterior a las 8:15 am se trazará una línea divisoria en la lista de asistencia, y elpersonal que llegue posterior a dicha hora podrá firmar y colocar su hora de llegadaluego de la línea.

2. Se le recuerda al personal que por medidas de seguridad, todo el personal de laOficina debe portar del carné institucional en un lugar visible.

3. La solicitud de permisos (facultativos y potestativos) serán canalizados a través de loscoordinadores. Al momento de hacer la solicitud de permisos potestativos (diligenciaspersonales, etc.), el personal debe notificar a su superior inmediato la forma en quecompensará a la institución las horas de ausencia que tendrá, de allí que al momentode hacer la solicitud debe incluir la propuesta planteada requisito indispensable paraser otorgado (por ejemplo, trabajando horas adicionales a la jornada, descuento deldía a cuenta de sus vacaciones, etc.).

4. En los casos en que el personal necesite ausentarse en el transcurso del horariolaboral o retirarse antes de la hora de salida, debe notificarlo a su supervisorinmediato. Del mismo modo, en los casos en que el auditor/abogado esté cumpliendoactividades de otra coordinación distinta a la cual fue asignado, el mismo deberánotificar adicionalmente al coordinador de la auditoría.

5. El personal hará entrega del control de actividades vía correo institucional a suCoordinador, los días lunes de cada semana y será de obligatorio cumplimiento paratodo el personal, el mismo deberá contener un registro veraz de las actividadesrealizadas la semana anterior (de lunes a viernes) con indicación de las horasutilizadas (Ver Anexo 1).

6. La evaluación del segundo semestre se realizará en función a las actividadesasignadas en los Objetivos de Desempeño Individual, sin embargo al pertenecer a unórgano de control fiscal, las funciones del auditor están enmarcadas en la LeyOrgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de ControlFiscal y su Reglamento.

7. El acompañamiento del auditor en las auditorías asignadas, se hará en función a losCoordinadores de cada área, los cuales serán identificados en las credenciales.

8. En cuanto a las auditorías, el auditor dispondrá de dos (2) días hábiles posterior alotorgamiento de la credencial para consignar ante el coordinador responsable laplanificación de la auditoría, e igualmente, de (3) días hábiles a partir del otorgamientode la credencial para efectuar el programa de trabajo, los cuales deberán ser enviadosvía correo electrónico en formato .pdf y en formato .odt (no se requerirá en físico) alCoordinador asignado. Asimismo, deberán incluir una propuesta de reunionessemanales con el coordinador de la auditoría durante el tiempo de ejecución (VerAnexo 2), con la finalidad de hacer seguimiento a las observaciones encontradas yminimizar el riesgo de errores en el informe definitivo.

Asimismo, el auditor deberá determinar al momento de elaborar la planificación de la

auditoría, el nivel de riesgo de la misma, para lo cual utilizará el formulario deEvaluación del Riesgo de la Auditoría (Ver Anexo 3).

Para esta actividad la dirección tomará en consideración que el auditor realizará unainvestigación previa respecto al tipo de auditoría a realizar, las normas nacionales einternacionales aplicables, así como del ente y área a auditar. En este sentido, ycumpliendo con el numeral 1 de las Normas Generales de Auditoría de Estado, cadauna de las auditorías serán asignadas a “profesionales con conocimientos,experiencias, aptitudes y destrezas técnicas proporcionales con el tipo y complejidadde las labores a realizar” y al artículo 11, en donde se explica que “el auditor (...)deberá mantenerse actualizado, a fin de mejorar su desempeño”.

9. El personal antes de remitir los informes preliminares, deberá hacer una revisiónprevia a los fines de corregir errores de forma que hayan sido pasados por alto, talescomo: hallazgos sin los cuatro elementos, incoherencias entre párrafos, ortografía,acentuación, uso inadecuado de tiempos verbales, falta de coherencia en el uso desingulares y plurales, falta de coherencia en el uso de palabras en masculino y enfemenino, interlineado distinto al fijado, espacios excesivos entre párrafos, márgenesutilizados, diferencias en el tamaño y tipo de letra utilizada, uso inadecuado de lascomillas, dobles o triples espacios entre palabras, ausencia de puntuación al final decada párrafo, el uso adecuado de la “coma”, etc. Esto con la finalidad de utilizar eltiempo de revisión en la corrección de desviaciones de fondo y no de forma.

10. El auditor deberá redactar cada una de las partes del informe, de forma clara, precisay concisa, sin caer en ambigüedades, recordando que el mismo está dirigido aterceros.

11. El auditor debe recordar que en la credencial está especificada la actuación para elcual ha sido facultado, y no debe tomarse textualmente como objetivo general, en estesentido, dicho objetivo debe especificar qué va a realizar en la actuación, utilizando elverbo en infinitivo más acorde con la actividad a desarrollar.

12. A los fines de unificar los criterios en la presentación de los informes, deberá tomarseen consideración lo siguiente:

◦ Los márgenes superior, inferior, derecho e izquierdo serán de 2 cm.

◦ El tipo de letra utilizada para el cuerpo del trabajo será Liberation Sans número 12.

◦ En la sección del encabezamiento, irá la ilustración que maneje el ministerio en laprimera línea, y en la línea siguiente, el tipo de informe y su numeracióncorrespondiente, alineado a la derecha, escrito en letra Liberation Sans número 10y en negrita. La ilustración debe tener una anchura de 17,50cm y una altura de1,00cm; la posición debe ser horizontal: centro a área de párrafo, y vertical: desdearriba a -1,18cm a margen (Ver Anexo 4).

◦ En el pie de página irá una línea del tamaño del cuerpo de texto de la página ycontendrá la siguiente información centrada, en letra Liberation Sans número 8 einterlineado sencillo, junto con la numeración de página (Ver Anexo 4).

◦ El interlineado a utilizar será de espacio sencillo, con 0,20 cm entre párrafos deuna misma sección, y de 0,30 cm de espacio debajo del párrafo entre secciones

distintas (Ver Anexo 5).

◦ La construcción de los párrafos debe ajustarse a un máximo de 12 líneas.

◦ Los títulos y subtítulos no llevan punto al final. Los títulos no se enumeran, salvoexcepciones presentadas en el Manual de Normas y Procedimientos en Materia deAuditoría de Estado. Los títulos del cuerpo del informe descritos en el Manualserán escritos en negrita, y en caso de que el auditor quiera utilizar subtítulos,deberá colocarlos en cursiva.

◦ En el caso de los cuadros y gráficos, deberán ir enumerados y centrados dentrodel cuerpo del informe, la letra a utilizar será Liberation Sans y el tamaño podráoscilar entre 8 y 10 (dependiendo de la facilidad de lectura que posea el cuadro),con interlineado sencillo, deberán ser enumerados de forma consecutiva y connúmeros arábigos, y adicionalmente, el título será colocado en negrita a espaciosencillo, excepto en la separación de la última línea del título y el borde del cuadroque será de 0,15cm después del texto (Ver Anexo 5).

Debajo del cuadro o gráfico deberá indicar la fuente, y debe estar alineado con ellado izquierdo de la tabla, colocando únicamente la palabra “Fuente” en negritaseguida de dos puntos cuyo tamaño de letra debe ser 8.

Se debe hacer referencia al cuadro en la redacción antes de incluirlo en el cuerpodel informe.

Los cuadros y gráficos de pequeña dimensión se ubicarán entre párrafos y los demayor dimensión en páginas separadas como anexos al informe, enumerados deforma consecutiva y con números arábigos, y mencionado en el cuerpo del textoentre paréntesis, ejemplo: (Anexo 1).

Las tablas que se separen entre hojas, deberán repetir la primera fila de títulos enla página siguiente.

La primera fila de la tabla en donde estarán ubicados los títulos, se elaborará confondo de color Gris 6 o Gris (el auditor deberá ubicarlo en la paleta de colores defondo, no se aceptará otra variedad del color gris) y las letras en color blanco, nose aceptará otro tipo de color.

El borde de la tabla será con estilo de línea continuo, color negro y de ancho0,25pt, y la celda deberá tener la alineación vertical centrada.

También se debe utilizar la leyenda para explicar las siglas, abreviaturas, símboloso cualquier otra aclaratoria que permita su interpretación.

La altura de las celdas deberá ser proporcional a la información que contengan, eneste sentido, el auditor deberá preservar la estética en cuanto a la presentación yevitar tanto la falta de espacios entre las líneas así como los espacios excesivos(Ver Anexo 5).

◦ Evitar el abuso del “que”.

◦ Evitar el uso de mayúsculas y minúsculas en los meses y días de la semana.

◦ En la primera línea del cuerpo del texto irá en primer lugar, en negrita y enmayúscula el título de la actuación junto con el período evaluado, se deberá evitar

el uso de siglas en estos espacios. El auditor debe evitar copiar el objetivo generalcomo título del informe, en este sentido, comenzará por el tipo de auditoría y luegola actuación junto con el período a evaluar, sin punto al final del título (Ver Anexo5).

◦ El cuerpo del informe preliminar irá en función al Manual de Normas yProcedimientos en Materia de Auditoría de Estado:

A.- ASPECTOS PRELIMINARES

Origen de la auditoría

Alcance

Objetivos generales y específicos

Objetivo general

Objetivos específicos

Métodos, procedimientos y técnicas

B.- CARACTERÍSTICAS GENERALES

Características generales del objeto evaluado

Marco Regulatorio

C.- OBSERVACIONES DERIVADAS DEL ANÁLISIS

◦ El informe definitivo deberá ser realizado por el auditor e incluido dentro de laplanificación, el cuerpo del mismo estará en función al Manual de Normas yProcedimientos en Materia de Auditoría de Estado:

A.- ASPECTOS PRELIMINARES

Origen de la auditoría

Alcance

Objetivos generales y específicos

Objetivo general

Objetivos específicos

Métodos, procedimientos y técnicas

B.- CARACTERÍSTICAS GENERALES

Características generales del objeto evaluado

Marco Regulatorio

C.- OBSERVACIONES DERIVADAS DEL ANÁLISIS

D.- CONSIDERACIONES FINALES

Conclusiones

Recomendaciones◦ Al realizar las Observaciones derivadas del análisis, deberán ordenarse por

objetivo específico y enumerarse por objetivo abordado, vale decir, no se utilizarála numeración consecutiva entre observaciones que pertenezcan a objetivosespecíficos distintos.

Del mismo modo, deberá hacerse referencia a la acción o ejecución del objetivo

específico que se desarrollará antes de iniciar las observaciones, con la frase Encuanto a la revisión/verificación/evaluación (va a depender del verbo utilizado en elobjetivo) y debiendo estar enumerado de forma consecutiva (en función al númerodel objetivo), en la misma línea del texto y con números arábigos (Ver Anexo 5).

Los casos en los cuales se hayan realizado las pruebas pertinentes para cumplircon el objetivo específico planteado, y el resultado fue que los procedimientoscumplieron con la normativa aplicable, se dejará constancia de tal situación en elinforme.

El criterio utilizado en cada uno de los hallazgos descritos en el informe, deberá serel más pertinente y específico según el caso, en función a esto, no será necesarioincluir tres (3) o más criterios para una misma observación excepto en aquellassituaciones en donde la condición abarque normativas en diferentes materias.

A los fines de presentar evidencias suficientes y pertinentes en los casos en que seesté en presencia de la inexistencia de instrumentos normativos, falta depresentación de informes o ausencia de documentaciones, el auditor deberálevantar un Acta Fiscal con la finalidad de dejar constancia de los hechos, yprocurará incluirlos todos en un solo acto, atendiendo a los criterios de eficiencia yeconomía.

◦ Los hallazgos serán enumerados en la misma línea de texto y no por lanumeración automática del programa de ofimática que esté utilizando, a efectos deutilizar todo el espacio de la página (Ver Anexo 5).

Al momento de redactar las causas de los hallazgos, evitar colocar “la omisión o lainobservancia de la norma, el inadecuado o adecuado (...)”. El auditor debe indagarlas causas por las cuales se derivó el hecho, en este sentido, deberá utilizar lastécnicas de auditoría indicadas en el Manual de Normas y Procedimientos enMateria de Auditoría de Estado, o cualquier otra técnica de investigación aplicable.En los casos en que el auditor considere necesario tomar la opinión del auditadomediante las respuestas emitidas en el Cuestionario de Control Interno aplicado,deberá incluirlo en el informe de manera tal que mantenga la coherencia y lailación pertinente.

Se deberá utilizar el parafraseo para evitar el uso excesivo de citas textuales en elcaso de la redacción de las causas.

Se evitará colocar el nombre de los funcionarios al momento de señalar la causa,únicamente deberá colocarse el cargo que representa.

◦ Al momento de redactar el efecto, el auditor deberá utilizar las técnicas de auditoríanecesarias a los fines de especificar las consecuencias del hallazgo, y podercuantificarlas en los casos aplicables. En este sentido deberá evitarse el uso defrases calificadoras tales como “posibles daños en el patrimonio” excepto cuandoesté cuantificado.

◦ Sólo se escribirán en palabras las cifras del uno (1) al nueve (9), seguida delnúmero entre paréntesis. Ejemplo: dos (2). En las cifras superiores se escribirásólo el número. Ninguna cifra deberá ser escrita en negrita o en cursiva.

Cuando se trate de unidad de medida se escribe sólo el número. Ejemplo: 2%,27m, 4 años.

Las fechas se escribirán con el formato DD/MM/AAAA en todo el cuerpo delinforme independientemente si es la fecha del alcance o la publicación en laGaceta de alguna normativa.

◦ No se permite dejar líneas viudas y huérfanas, ni usar viñetas y símbolos en elcuerpo del informe.

◦ Las cédulas de identidad deben indicar con la inicial, si es venezolano o extranjero,por ejemplo: V-6.555.777.

◦ Hacer uso de la sinonimia para evitar repetición de palabras dentro de un párrafo yen los enlaces (conectivos) entre párrafos.

◦ No se utilizarán notas al pie de página.

◦ Uso de las siglas: primero se debe enunciar el nombre completo, seguido de lassiglas entre paréntesis, en mayúscula y sin signo de puntuación entre ellas (CUC,MPPEUCT, IUTPC).

◦ En caso de utilizar palabras en mayúsculas, las mismas deben estar acentuadasen los casos que aplique.

◦ La utilización de citas textuales, así como su extensión deben estar plenamentejustificadas.

◦ La condición del hallazgo debe incluir los cuatro elementos del manual: qué, cómo,cuándo y dónde.

◦ Cuando en la cita se omitan algunas palabras se indica con puntos suspensivosubicados entre paréntesis: (...), se evitará el uso de la palabra “Omissis”. La citadeberá colocarse en un párrafo siguiente manteniendo la sangría de 0,95cm antesdel texto y 0,95 cm después del texto, y el número de la fuente a utilizar será 10,sin negrita, sin cursiva, sin subrayado y sin comillas.

◦ En la sección del Marco Regulatorio se colocarán únicamente los instrumentoslegales y sublegales utilizados en el cuerpo del informe, listados y enumeradosexclusivamente con números arábigos. La sangría que debe tener será lasiguiente: Antes del texto 0,91cm; Después del texto: 0cm Asimismo, se colocaránbajo el siguiente formato indicado en el Anexo 4.

Al final de enumerar todo el cuerpo normativo utilizado, se colocará el textosiguiente: En el cuerpo del informe se utilizarán las siglas aquí descritas con lafinalidad de hacer referencia a la norma que representa.

◦ De la misma forma, al momento de citar la norma para colocar el criterio delhallazgo, se colocará únicamente las iniciales de ésta, en los casos en que serefiera a un solo artículo de una misma norma, deberá indicarse en el cuerpo deltexto y en el caso de que sean varias, solamente se colocará la norma y en la citase colocará el artículo al cual se refiere (Ver Anexo 5).

En los casos en los cuales se citen varias normas, deberán citarse por separado,indicando primero la norma y luego el artículo al que se refiere.

Cuando se haga referencia al criterio utilizado y se refiera a un sólo artículo de una

misma norma, deberá indicarse en el cuerpo del texto.

◦ Las conclusiones deben responder a los objetivos específicos propuestos, y nodebe ser realizada de forma general, de igual forma, no se incluirán comoconclusiones, una lista resumida de los hallazgos encontrados. En tal sentido, elauditor debe desarrollar en función al trabajo realizado, su conclusión en función alo que se había planteado al inicio de la auditoría y los resultados.

◦ En cuanto a las recomendaciones, deben indicar la dependencia o dependencias alas cuales están dirigidas en función a los objetivos específicos planteados yhallazgos encontrados, por lo que no deberán ser escritas de forma genérica.

◦ Al finalizar el informe se debe colocar como firmante al Auditor Interno, indicandocon alineación centrada, el nombre y apellido del mismo, el cargo indicando si esencargado o no, con el tamaño de letra número 12 y en negrita. En cuanto a laresolución (colocar el número y la fecha) y la gaceta (colocar el número y la fecha)por la cual fue designado, se colocará tamaño 10 y sin negrita (Anexo 5).

◦ Debajo de la información anterior se colocarán las iniciales del primer nombre yprimer apellido de los responsables de la actuación, comenzando por ordenjerárquico (Anexo 5).

Estas medidas podrán ser modificadas en el transcurso del tiempo e irse acondicionando alas nuevas realidades de la Oficina de Auditoría Interna con la finalidad de mejorar losprocedimientos internos.