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PROCEDIMIENTO PARA LA FACTURACION DE

BUQUES

FECHA DE VIGENCIA:

05-08-2002 FECHA DEREVISION:

06/02/2017

CODIGO:

P.28-0175-08/02 VERSION:

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Organización y Sistemas

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CONTROLADA

APROBADO POR:

LOURDES SÁNCHEZ

GERENTE DE CONTROL Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Fecha: 06/02/2017

REVISADO POR:

YELITHZA GONZALEZ

GERENTE DE ADMINISTRACION DE CUENTAS INTERNACIONALES

LOURDES SANCHEZ

GERENTE DE ADMINISTRACION Y CONTROL INTERNO

MANUEL QUINTANA GERENTE DE CALIDAD Y PLANIFICACIÓN

ELABORADO POR:

ANA MARIA GARCÍA ANALISTA DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS


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1. OBJETIVO

Establecer las normas y el procedimiento para realizar la facturación de las cuentas

finales del buque.

2. ALCANCE

Contempla todas las actividades a realizar previo a la llegada del buque, la recepción de

las facturas de los proveedores que le atendieron, hasta el envío de las cuentas finales

del buque a la línea naviera. Intervienen los siguientes cargos:

Gerente de Administración de Cuentas Internacionales

Analista Administrativo

Supervisor Administrativo

3. NORMAS Y PROCESOS RELACIONADOS

Procedimiento para la Aprobación, Emisión y Envió de notas de Crédito de

Facturación (P.34-0315-05/10).

Procedimiento para el Control de Gestión de los Reclamos de Clientes (P.58-0191-

05/03.

Diagrama de Proceso para la Facturación de Buques (DPN.28-15).

Procedimiento para el Manejo y Control de Registros (P.58-0316-02/10).

Manual para el Control del Archivo Físico (M.60-0325-12/13).

4. DEFINICIONES

Bill of Lading (B/L): Es el documento que ampara la mercancía, emitido por la

empresa marítima transportadora; constituye en sí el “Documento de Propiedad”

sobre los bienes que describe / ampara.

Disbursement Account (DA): Es el documento tipo resumen administrativo de cada

cuenta de la motonave que se envía de acuerdo a la solicitud de la línea.

Facturar: Es registrar los servicios prestados por Taurel a sus clientes a través de la

emisión de una factura.

Gastos reembolsables: Son pagos que se realizan por cuenta de las líneas a

proveedores de servicios, facturándose posteriormente.

Hoja de Visita: Es un documento tipo ficha que contiene información de la

motonave (identificación, fechas, horarios de la entrada y salida del buque, entre

otros).


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Nota de Crédito: Es un documento legal que se utiliza en transacciones de compra

y venta, que consiste en reintegrar al cliente algún concepto facturado

incorrectamente o descuentos por acuerdos entre las partes

Recibo: Es el soporte del cobro de otros conceptos a la línea no documentados con

facturas de proveedores.

Remesa: Es el pago anticipado que realiza la línea para iniciar el proceso de

atención del buque.

Reporte de Operaciones: Es un documento tipo bitácora que detalla la carga y

descarga del contenido transportado en la motonave.

SETA NAVIERA, C.A.: Es un proveedor externo que se encarga de prestar los

servicios de agenciamiento y operador portuario en los puertos del país como parte

de la Representación de Líneas Navieras por cuenta de Taurel & Cia, Sucrs, C.A.

5. NORMAS BASICAS

Es responsabilidad del Supervisor Administrativo:

5.1. Asegurar la recepción de las facturas correspondientes a los servicios portuarios, de estiba

y el Reporte de Operaciones, junto a los soportes correspondientes del servicio de los

proveedores en un plazo máximo de 15 días hábiles, después del zarpe del buque. Estos

documentos deben estar firmados en señal de revisión por los coordinadores operativos

de SETA Naviera, C.A. como operador portuario contratado por Taurel y el proveedor que

prestó el servicio.

5.2. Revisar las facturas contra el soporte de las mismas. En caso de haber facturas no

conformes devolver a SETA Naviera, C.A. para que realice las correcciones

correspondientes y asegurar la recepción de la misma en un tiempo máximo de 5 días

hábiles.

Es responsabilidad del Analista Administrativo:

5.3. Registrar las remesas recibidas para la atención de Buque, tanto en dólares como en

bolívares en la cuenta contable 2154.17 “Remesas Naviero”

5.4. Revisar el acuerdo comercial establecido con la Línea Naviera y cuando aplique, los

siguientes documentos o registros:

1) Reporte de Operaciones (Ref. Anexo 8.2).

2) Bill of Lading (B/L).

3) Hoja de Visita (Ref. Anexo 8.3).


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5.5. Revisar que las facturas incluyan los siguientes conceptos mínimos asociados a los

buques:

a) Derecho de arribo.

b) Derecho de muelle.

c) Alícuota.

d) Pilotaje.

e) Remolcadores.

f) Amarre y desamarre.

g) Habilitaciones, entre otros.

5.6. Emitir del sistema ICARO los reportes “Expediente por Liquidar Buque” (Ref. Anexo 8.1) y

“Remesa Naviero”, con el objetivo analizar la cuenta de la motonave, revisando los

soportes en físico y el acuerdo comercial, separándolas por:

a) Gastos portuarios.

b) Gastos de estiba.

c) Otros gastos del buque.

5.7. Luego de realizado el análisis se debe emitir la factura de la cuenta a través del Sistema

ICARO.

5.8. Posterior a la emisión de la factura, se debe comparar los conceptos facturados contra los

conceptos cargados en los reportes mencionados en el punto 5.6. En caso de encontrarse

con inconsistencias se debe proceder según el caso:

5.4.1. Si es por ajustes contables, se le notifica por correo electrónico al Coordinador de

Contabilidad, para que proceda a realizar la modificación correspondiente, recibiendo

como respuesta obligatoria el soporte de cierre contable del expediente de la motonave.

5.4.2. Si es por falta de soportes físicos, el Analista Administrativo debe notificar al proveedor

correspondiente para que envíe el soporte y notificar al Coordinador / Analista Contable,

identificando porqué se mantiene abierta la cuenta del expediente de la motonave, la cual

debe ser remitida por el proveedor en un plazo máximo de 5 días hábiles.

5.9. Los conceptos incluidos en el acuerdo comercial, diferentes a los gastos reembolsables,

deben ser relacionados en la forma “Receipt (Recibo)” (F.28-0212-08/02).

5.10. Cuando la Línea Naviera lo requiera, elaborar un Disbursement Account (DA) (Ej.: Ref.

Anexo 8.4.), en bolívares y/o dólares, conformado por los ingresos, gastos reembolsables

y gastos adicionales, el total del mismo debe ser igual a la Factura (Seniat).

5.11. Conformar la cuenta final del buque con los siguientes documentos: factura (Seniat)

emitida a través del sistema administrativo ICARO, Disbursement Account (DA), facturas

reembolsables y “Receipt / Recibo” (F.28-0212-08/02).


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5.12. Ingresar todas las facturas de la cuenta de la motonave (reembolsables y no

reembolsables), y/o las remesas (si existen), en el sistema de las Líneas Navieras, cuando

así lo requieran.

5.13. Digitalizar los originales de la cuenta final del buque, notas de débitos y/o créditos

(Soportes de Factura) por expediente y archivar copias en la carpeta electrónica

“DOCUWARE” según lo establecido en el “Procedimiento para el Manejo y Control de

Registros” (P.58-0316-02/10) y el “Manual para el Control del Archivo Físico” (M.60-0325-

12/13)

5.14. Enviar al cliente por Courier, el original de la cuenta final del buque con los anexos

mencionados en el punto 5.11, en un tiempo máximo de 45 días continuos después del

zarpe del buque. En los casos previamente acordados con la Línea, la cuenta final podrán

ser remitidos por correo electrónico.

5.15. Enviar un correo electrónico al Representante de la Línea indicando la remisión de la

cuenta final del buque, cuando este así lo requiera.

5.16. Envía un correo electrónico al Coordinador Administrativo y al Gerente de Administración

de Cuentas Internacionales, notificando el envío de las facturas.

Anulaciones

5.17. En el caso de requerirse la anulación de la factura, el Analista Administrativo es el

autorizado para colocar el sello de “ANULADO” a todas las Facturas, Notas de Crédito,

entre otros, así como de llevar un control de las mismas. Si se trata de Costos de No

Calidad o reclamos de clientes, la anulación debe estar aprobada por el Vicepresidente

Ejecutivo de Operaciones y en el caso de Notas de Crédito a causa de errores

Administrativos, por el Gerente de Área.

5.18. Es responsabilidad del Analista Administrativo crear las órdenes de créditos para realizar

ajustes a facturas iniciales o de alcance, de acuerdo a lo establecido en el “Procedimiento

para la Aprobación, Emisión y Envío de Notas de Crédito de Facturación (P.34-0315-

05/10).

5.19. En caso de que la factura no haya sido enviada a la Línea y exista la necesidad de generar

una factura de alcance o una nota de crédito el mismo día que se generó la factura, se

debe anular la factura emitida, tanto físicamente como a través del sistema y generarse

una nueva, en la cual se incluyan los conceptos que correspondan, según el caso.

5.20. En el caso de que se deban realizar complementos a la facturación en días posteriores al

día de emisión de la factura y habiendo entregado el documento a la Línea, el Analista


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Administrativo debe generar el ajuste que corresponda (factura de alcance o Nota de

Crédito) y enviarlo a la Línea directamente o a través del Supervisor de Cobradores y

Correspondencia adscrito a la Gerencia de Servicios Financieros.

Extravío de la Factura Original

5.21. Cuando la factura original es extraviada por la Línea y éste acepta procesar el pago del

servicio con una copia certificada o copia fiel del original con sello húmedo “Copia Fiel de

la Original”, el Supervisor Nacional de Facturación debe obtener del Área una copia de

todo lo concerniente a los soportes que posee la factura, para luego enviar a la Línea con

una carta de certificación firmada por el Gerente de Impuesto, la copia al carbón del

documento se debe tomar de la carpeta a la Línea resguardada en el archivo general en

Caracas y en sustitución dejar una copia fotostática del mismo.

5.22. Cuando la factura original es extraviada por la Línea y éste no acepta procesar el pago del

servicio con una copia certificada o copia fiel de la original con sello húmedo “Copia Fiel de

la Original”, debe obtener del cliente una carta explicativa vía correo electrónico

exponiendo su requerimiento para la anulación, dirigida al Supervisor de Facturación y/o

Administración de la oficina operativa, al Supervisor Nacional de Facturación. Para el

proceso de la anulación se debe contemplar lo establecido en el “Procedimiento para la

Aprobación, Emisión y Envió Notas de Crédito de facturación” (P.34-0315-05/10).

5.23. Cuando la factura original es extraviada internamente, el Supervisor Nacional de

Facturación y/o Coordinador de Administrativo debe emitir la solicitud de sustitución vía

correo electrónico exponiendo la situación presentada y el correctivo a aplicar para que no

se repita el error, luego anular la factura según lo establecido en el “Procedimiento para la

Aprobación, Emisión y Envió Notas de Crédito de facturación” (F.34-0315-05/10).

5.24. Si se recibe algún gasto reembolsable después de haberse cerrado la facturación del

buque y enviado la cuenta final a la línea, elaborar una Factura de Alcance y enviarla a fin

de recuperar el gasto

5.25. Descargar semanalmente del sistema administrativo ICARO el reporte de documentos

emitidos (correlativo de facturas SENIAT), para compararlo con los soportes en físico y

validar la información, posteriormente se entrega copia del control Seniat al Supervisor

Nacional de Facturación (Caracas).

5.26. Es responsabilidad del Supervisor Administrativo, mantener registro de los indicadores de

gestión establecidos en el “Diagrama de Proceso para la Facturación de Buques”

(DPN.28-15), verificar el cumplimiento de la meta establecida y en caso de existir

desviaciones reales o potenciales, tomar las acciones necesarias de acuerdo a lo

establecido en el “Procedimiento para las Acciones Correctivas” (P.58-0305-08/08).


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5.27. Si se genera algún reclamo por parte del cliente en cuanto a la cuenta, la Gerencia de

Administración de Cuentas Internacionales debe hacer llegar la información vía correo

electrónico ([email protected]) a la Coordinación de Servicio Post Venta, para que el

mismo sea canalizado de acuerdo a lo establecido en el “Procedimiento para el Control de

Gestión de los Reclamos de Clientes” (P.58-0191-05/03).


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6. PROCEDIMIENTO

Inicio

1. Recibe facturas del

proveedor máximo 15

días hábiles después

del zarpe del buque

Se recibieron

facturas2. Solicita facturasNO

3. Revisa facturas

contra soporte de las

mismas

Facturas

conformes

Supervisor

Administrativo

4. Devuelve facturas

aL proveedor

NO

SI

5. Recibe facturas de

proveedor en un

tiempo máximo de 5

días hábiles

Facturas cumplen

con los conceptos

mínimos

SI

7. Recibe factura de

alcance en un lapso

máximo de 5 días

hábiles

NO

6. Revisa contrato

entre Taurel y Línea

Naviera

9. Emite reporte

“Expediente por

liquidar Buque” de

ICARO

10. Revisa soportes en

físico contra los

reflejados en el reporte

Existe Remesa11. Resta remesa al

total de los gastosSI

Analista

Administrativo

SI

NO

¿Requiere registro

en el sistema de las

Líneas?

13. Introduce facturas

y/o remesas en el

sistema de las Líneas

Solicita a Contraloría

el ajuste y espera

respuesta para cerrar

la cuenta del buque

15. Factura los

conceptos (contrato) a

traves de Receipt

(Recibo)

(F.28-0212-08/02)

Línea Naviera

requiere DA

16. Elabora DA en

Bolívares y/o Dólares

para la linea naviera

que lo solicite

18. Conforma la

cuenta final del buque

con la factura (Seniat),

DA (si aplica), facturas

reembolsables y

Receipt (Recibo)

19. Envia original de la

cuenta final del buque

al cliente

20. Envía “Carta de

Envío” a través del

correo electrónico

17. Calcula el ingreso

asociado a la

prestación del servicio

21. Notifica al Gte. De

Administración

Cuentas

Internacionales y

Coordinador

Administrativo

22. Digitaliza originales

de cuenta final del

buque y archiva copia

en carpeta electrónica

Cliente genera

reclamo

23. Hace llegar la

información a la

Coord. Servicio Post

Venta

SIReclamo favorable

para el cliente

24. Elabora una Nota de

Crédito debidamente

aprobada por el

Supervisor Nacional de

Facturación y la Coord.

de Servicio Post Venta

SI

Fin

NO

NO

Procedimiento para el

Manejo y Control de

Registros (P.58-0316-

02/10) y Manual para

el Control del Archivo

Físico (M.60-0325-12/

13)

SI

Separa las facturas en

Gastos

Reembolsables y

Gastos No

Reembolsables

Emite la factura por

los conceptos

Reembolsables

Hay difrencias por

ajustes contables?

Hay difrencias por

falta de soportes

físicos?

Solicita al Proveedor

el soporte

Envía un correo

electrónico al

Supervisor Analista

Contable indicando

que se mantiene

abierta la cuenta de la

motonave

Recibe del proveedor

el faltante y procede

nuevamente desde el

punto 7.

Envía al Supervisor/

Analista Contable

notificanco el cierre de

la cuenta de la

motonave.

SI

NO

SI

NO

SI

NO


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7. FORMULARIOS E INSTRUCTIVOS

7.1. “Receipt / Recibo”


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7.2. INSTRUCTIVO DE LA FORMA “RECEIPT / RECIBO”

I. OBJETIVO: Soporte para facturar los conceptos diferentes a Gastos reembolsables acordados entre la Línea Naviera y Taurel.

II. CÓDIGO: F.28-0212-08/02 V.03

III. FORMA DE ELABORACIÓN: Excel

IV. FRECUENCIA: Por cada facturación de cuenta final de buque

V. DISTRIBUCIÓN:

Original: Línea Naviera

Copia: Expediente

VI. TIEMPO DE RETENCIÓN: Tres (3) años.

VII. INTRUCCIONES DE LLENADO:

CAMPOS:

1. VSL: Coloque el nombre del buque.

2. POD: Coloque el nombre del puerto de descarga.

3. C/O: Coloque los datos de la línea.

4. OFFICE: Coloque GSI Caracas, Por defecto.

5. DATE: Indique el día, mes y año de la facturación.

6. CONCEPT: Coloque el detalle de las tarifas acordadas con la línea y/o detalles de las remesas recibidas.

7. USD AMOUNT: Indique los montos a facturar.

8. TOTAL USD: Cantidad total de la suma de los montos a facturar.

9. ISSUED BY: coloque el nombre y apellido de la persona que elabora el recibo.


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8. ANEXOS

8.1. EXPEDIENTE POR LIQUIDAR BUQUE


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8.2. REPORTE DE OPERACIONES


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8.3. MODELO DE HOJA DE VISITA


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8.4. MODELO DISBURSEMENT ACCOUNT (DA) 1. DATE

6. ARRIVED: 7. T/C:

8. VOUCHER 12. VOUCHER 14.DR.

0.00

16. VOUCHER 20. VOUCHER 22. DR.

1

0.00 0.00

24. VOUCHER 30. DR.

0.00

0.00

#¡DIV/0!

B. CARGO EXPENSES

10. DR.

26. DR.

D. OT HER VOYAGE EXPENSES

18. DR.

4. VOY: 5. PORT OF:

A. PORT CHARGES

F. REVENUE

0.00

C. COMMISSION BROKERAGE

DISBURSEMENTS ACCOUNT

9. DESCRIPTION 13. DESCRIPTION

17. DESCRIPTION 21. DESCRIPTION

3. VESSEL

0.00

2.A/C:

E. VESSEL EXPENSES

29. Description25. DESRI

TAUREL & CIA SUCRS, SUCRS., C.A.


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9. “TABLA DE REGISTROS”

A continuación se muestran los registros y su control que se generan del “Procedimiento para la Facturación de buques”.

Título del Registro y

Objetivo

Forma de

Presentación Contenido Básico

Ubicación del

Registro

Tiempo de

Archivo en

Oficina

Forma de

Elaboración

“Receipt / Recibo” (F.28-0212-08/02

V.03) Liquidar los contratos entre la Línea Naviera y Taurel.

Hoja tamaño carta con la identificación de la empresa

VSL, POD, C/O Office, Date, Concept, USD Amount, Total USD, Issued by

Carpeta física en la Gerencia

de Administración

de Cuentas Internacionales

(3) tres años en archivo digital de la gerencia

del Área y luego se elimina.

Excel / electrónico

Expediente por

liquidar buque

Muestra de forma resumida el saldo

pendiente por facturar de los embarques.

Hoja tamaño carta

N° Cuenta, expediente buque, fecha desde, fecha hasta, tipo de L/M, N° documento, fecha, explicación, N° batch, Fecha batch, LM aux, debito y crédito.


de Administración




Emitido Sistema

Administrativo ICARO

Factura Fiscal

(Seniat) Documento fiscal que refleja toda la información de la

prestación de servicio de Taurel.

Hoja tamaño carta con la

identificación de la empresa

Identificación de Taurel, N° de Control, expediente, vehículo, fecha, viaje, puerto, código del Cliente, dirección del cliente, descripción del Servicio, exento, gravable, alícuota, bolívares, dólares, total factura, condiciones de pago, forma de pago, elaborado por.

Carpeta electrónica en la Gerencia de Administración


(5) cinco años en archivo de

oficina, dos (2) años en el

archivo general y luego se destruye.

Emitida Sistema

Administrativo ICARO

Hoja de Visita

Muestra los datos asociados a las operaciones del

buque.

Hoja tamaño carta

Datos del buque, datos de llegada, datos de operaciones, datos de salida, proveedores a la llegada y proveedores a la salida.


de Administración




.

Manual,

realizada por el Operador Portuario


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10. HOJA DE CONTROL

(1). Fecha (2). Pag.(s) (3). Descripción del Cambio 13/02/2017 Cambio de Versión de 03 a 04

2 Se modificó el Alcance, Normas y Procesos relacionados y se añaden y eliminan definiciones.

3,4 y 5 En Normas Básicas, se modifican las responsabilidades del Analista Administrativo con respecto a: registro de remesas por atención de buques, emisión de facturas, comparación de conceptos facturados y conceptos cargados y envió de la cuenta final del buque.

5 y 6 Se añade el apartado de Anulaciones: con respecto a anulación de facturas, órdenes de crédito para realizar ajustes, generación de facturas de alcance y complementos a la facturación.

6 y 7 En Extravió de la factura Original se añaden y modifican normas con respecto a: extravió de la factura por parte de la línea y pagos de servicio con o sin copias certificadas, extravió interno de la factura.

10 Se ajusta el objetivo y el tiempo de retención en el instructivo “Receipt/Recibo” F.28-0212-08/02.

15 Se modifican la Ubicación del Registro y Tiempo de Archivo en Oficina de todos los registros en la Tabla de Registros, además, la forma de elaboración de “Hoja de Visita”

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