coordinación general de gestión estratégica · realizar y emitir informe de bienes a dar de baja...

MANUAL DEL SUBPROCESO GESTIÓN DE BAJA DE BIENES POR (TRANSFERENCIA GRATUITA Y

CHATARRIZACIÓN)

COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA (CGAF-DA-GBB-001)

Versión 1.0, Revisión 1.0 © 2015 Dirección de Administración por Procesos – Coordinación General de Gestión Estratégica MIDUVI

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DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS

MANUAL DEL SUBPROCESO DE GESTIÓN DE BAJA DE BIENES

Versión: 1 .0.0 Página 2 de 20

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Interno Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador

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LISTA DE CAMBIOS

Versión Fecha de ejecución

Descripción del cambio o eliminación

Fecha de vigencia

Solicitado por Responsable y/o Cargo

1.0 Agosto-2015 Realización del Manual Agosto-2015 Ing. Silvia Gómez Directora de Administración por Procesos

DECLARACIÓN DE LIBERACIÓN: Este documento, con la versión indicada es para uso institucional de la Coordinación General de Gestión Estratégica del Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda y está sujeto a los controles de procedimientos de su emisor, la Dirección de Administración por Procesos. Comentarios, sugerencias o preguntas deberán ser direccionadas al emisor.




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MIDUVI, 2015.

TABLA DE CONTENIDO

INFORMACIÓN GENERAL DEL DOCUMENTO ................................................................................ 1

FIRMAS Y APROBACIONES ............................................................................................................. 1

LISTA DE CAMBIOS ........................................................................................................................ 2

1.- Objetivos .................................................................................................................................. 5

1.1 Objetivo general ............................................................................................................ 5

1.2 Objetivos específicos ..................................................................................................... 5

2.- Alcance ..................................................................................................................................... 5

3.- Responsables............................................................................................................................ 5

4.- Glosario de Términos y Abreviaturas ....................................................................................... 6

5.- Lineamientos y Políticas del Subproceso ................................................................................ 7

6.- Información Básica del Subproceso ......................................................................................... 7

6.1 Ficha del Subproceso ........................................................................................................... 7

7.- Mapa de Interrelación de los Procesos .................................................................................... 8

8.- Descripción de los Subprocesos ............................................................................................... 9

8.1 Subproceso vinculado a gestión de baja de bienes (Transferencia Gratuita) ..................... 9

8.1.1. Ficha del subproceso de gestión de baja de bienes por transferencia gratuita ............. 9

8.1.2 Controles del subproceso de gestión de baja de bienes por transferencia gratuita ..... 10

8.1.3 Diagrama de flujo del subproceso de gestión de baja de bienes por transferencia

gratuita .................................................................................................................................... 10

8.1.4 Matriz aclaratoria del subproceso de gestión de baja de bienes por transferencia

gratuita .................................................................................................................................... 11

8.1.5.- Indicadores de gestión del subproceso de gestión de baja de bienes por transferencia

gratuita .................................................................................................................................... 14

8.2 Subproceso vinculado a gestión de baja de bienes (Chatarrización) ................................ 15

8.2.1. Ficha del subproceso de gestión de baja de bienes por chatarrización ........................ 15

8.2.2 Controles del subproceso de gestión de baja de bienes por chatarrización ................. 16

8.2.3 Diagrama de flujo del subproceso de gestión de baja de bienes por chatarrización .... 16

8.2.4 Matriz aclaratoria del subproceso de gestión de baja de bienes por chatarrización .... 17

8.1.5.- Indicadores de Gestión del subproceso gestión de baja de bienes por chatarrización

................................................................................................................................................. 18




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9.- Anexos .................................................................................................................................... 19

9.1 Ficha técnica y diagrama del subproceso gestión de baja de bienes por transferencia

gratuita .................................................................................................................................... 19

9.2 Ficha técnica y diagrama del subproceso gestión de baja de bienes por chatarrización . 20




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MIDUVI, 2015.

SUBPROCESO DE GESTIÓN DE BAJA DE BIENES

1.- Objetivos

1.1 Objetivo general

Determinar si los bienes muebles de la institución son susceptibles para dar de baja, mediante la verificación del estado y la funcionalidad de los mismos, cumpliendo la normativa legal y los controles que se establecen para este proceso.

1.2 Objetivos específicos

Realizar la inspección técnica de bienes que serán susceptibles de baja para

realizar la transferencia gratuita o chatarrización.

Determinar los bienes obsoletos o sin funcionalidad para la institución con

ayuda de técnicos que sean de la naturaleza del bien que es susceptible de baja

o chatarrización.

Realizar la respectiva entrega de bienes al Ministerio de Educación o empresa

chatarrizadora según sea el caso mediante acta de entrega - recepción de

bienes.

2.- Alcance

El proceso inicia con la solicitud de informe de bienes obsoletos que se determinarán

mediante el guardalmacén y su informe de bienes susceptibles a ser dados de baja, se

determinará según la normativa legal vigente, si estos bienes previa validación técnica,

pueden ser transferidos gratuitamente, vendidos, rematados, destruidos y/o

chatarrizados, hasta realizar la entrega de los bienes susceptibles a dar de baja

mediante acta entrega – recepción.

3.- Responsables

Guardalmacén

Director (a) Administrativo

Director (a) Provincial

Director (a) Financiero

Coordinador (a) General Administrativo Financiero




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Delegados para la inspección

Máxima Autoridad

Ministerio de Educación

Contraloría General del Estado

Ministerio de Industrias y Productividad

Empresa Chatarrizadora

4.- Glosario de Términos y Abreviaturas

ABREVIATURAS DEFINICIÓN

CGE Contraloría General del Estado

CGAF Coordinación General Administrativa Financiera

DA Dirección Administrativa

DF Dirección Financiera

ME Ministerio de Educación

MIPRO Ministerio de Industrias y Productividad

TÉRMINOS DEFINICIÓN

Bienes muebles Bienes que pueden ser trasladados sin alterar su naturaleza o calidad, como dinero, acciones y participaciones, joyas, obras de arte, vehículos, etc.

Chatarrización Se considera chatarrización, al proceso técnico de desintegración total de vehículos, equipo caminero, de transporte, aeronaves, naves, buques, aparejos, equipos, armamento o material bélico, tuberías, equipos informáticos y todos los demás bienes de similares características, que hubieren sido declarados obsoletos, fuera de uso o inservibles y cuya venta o donación no fuere posible o conveniente de conformidad con las disposiciones de la normativa legal vigente, de forma tal, que el bien quede convertido irreversiblemente en materia prima.

Guardalmacén Persona encargada de la conservación y custodia de todos los bienes muebles de la institución.

Transferencia gratuita Se refiere a la acción de entregar mediante acta entrega - recepciones bienes que para una institución son declarados como obsoletas o se den de baja, y que tengan funcionalidad para la institución receptora de conformidad con las disposiciones de la normativa legal vigente.

Remate Es una licitación, subasta o puja, donde un cierto artículo es ofrecido a la venta con un precio base (mínimo) y los interesados deben realizar sus ofertas. Aquel que ofrezca una mayor cantidad de dinero por el producto, será quien gane el remate y pueda quedarse con lo ofrecido.

http://definicion.de/subasta/

http://definicion.de/dinero/




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5.- Lineamientos y Políticas del Subproceso

El proceso de gestión de baja de bienes tiene que cumplir con la normativa legal que le

rige, esto quiere decir que, cuando tengamos el informe de bienes que son sujetos de

enajenación o dar de baja se procederá a aplicar la “LEY 106 EN BENEFICIO DE LAS

INSTITUCIONES EDUCATIVAS FISCALES DEL PAÍS”, en su Art. 1.

Cumplida con la formalidad legal, el remanente de los bienes, es decir los que no hayan

sido entregados a través de la Ley 106, deberá someterse al proceso de chatarrización,

de acuerdo a lo establecido en el Decreto Presidencial 1791-A y el Acuerdo Ministerial

10330.

Los bienes susceptibles de chatarrización son vehículos, equipo caminero, de

transporte, aeronaves, naves, buques, aparejos, equipos o armamento material bélico,

tuberías, equipos informáticos y todos los demás bienes de similares características.

6.- Información Básica del Subproceso

6.1 Ficha del Subproceso

Proceso:

Gestión de Baja de Bienes

Código del Proceso: CGAF-DA-GBB-001

Descripción:

PROPÓSITO:

Determinar si los bienes institucionales son susceptibles de enajenación o dar de baja por transferencia gratuita o chatarrización, los mismos que son previamente sujetos a revisión y se determinará el fin según el informe técnico.

DISPARADOR:

Solicitar informe de bienes obsoletos

ENTRADAS:

Informe de bienes susceptibles a dar de baja

SUBPROCESOS:

1. Gestión de baja de bienes por transferencia gratuita

2. Gestión de baja de bienes por chatarrización

Productos/Servicios del Proceso:

Acta entrega - recepción conforme de los bienes transferidos gratuitamente




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Acta entrega - recepción conforme de los bienes para chatarrización

Tipo de Proceso: Adjetivo

Responsable del Proceso:

Director Administrativo

Tipo de cliente: Externo

Marco Legal: ARTÍCULO NORMATIVA

13, 79, 80 Reglamento General de Bienes del Sector Público

1 Ley en Beneficio de las Instituciones Educativas Fiscales (Ley 106; Registro Oficial Suplemento de 29-dic-1995)

Decreto Presidencial 1791

Acuerdo Ministerial 10330

7.- Mapa de Interrelación de los Procesos




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8.- Descripción de los Subprocesos

8.1 Subproceso vinculado a gestión de baja de bienes (Transferencia Gratuita)

8.1.1. Ficha del subproceso de gestión de baja de bienes por transferencia

gratuita

Subproceso:

Gestión de baja de bienes por transferencia gratuita

Código del Subproceso:

CGAF-DA-GBB-001-A

Descripción:

PROPÓSITO:

Determinar si los bienes muebles de la institución son susceptibles para dar de baja por transferencia gratuita, mediante la verificación del estado y la funcionalidad de los mismos, cumpliendo la normativa legal que se establece para este proceso.

DISPARADOR:

Solicitar informe de bienes obsoletos

ENTRADAS:

Informe de bienes susceptibles a dar de baja

ACTIVIDADES PRINCIPALES:

Realizar y emitir informe de bienes a dar de baja

Designar delegados para inspección de bienes a dar de baja

Emitir informe técnico de inspección de bienes, mediante un técnico de acuerdo a la naturaleza del bien y delegado de Auditoría interna

Informar a la Máxima Autoridad acerca de los bienes susceptibles de transferencia gratuita

Comunicar al Ministerio de Educación

Solicitar resolución de transferencia gratuita

Realizar entrega - recepción de bienes

Productos/Servicios del Subproceso:

Acta entrega - recepción de bienes a entregar al Ministerio de Educación por la transferencia gratuita de bienes

Responsable del Subproceso:





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8.1.2 Controles del subproceso de gestión de baja de bienes por transferencia

gratuita

ARTÍCULO NORMATIVA

1 Ley en Beneficio de las Instituciones Educativas Fiscales (Ley 106; Registro Oficial Suplemento de 29-dic-1995




8.1.3 Diagrama de flujo del subproceso de gestión de baja de bienes por

transferencia gratuita




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MIDUVI, 2015.

8.1.4 Matriz aclaratoria del subproceso de gestión de baja de bienes por


No. Actividad Rol Descripción Documento

1

Solicitar informe

de bienes

obsoletos

Director (a)

Administrativo

El Director Administrativo de planta central o el

Director Provincial en las unidades de gestión

desconcentradas solicitarán al guardalmacén,

que ponga a su conocimiento el listado de

bienes que a su criterio se encuentren obsoletos

o hubiesen dejado de usarse y si son

susceptibles de enajenación, remate o baja

Memorando

solicitando la

verificación de

bienes

obsoletos

2

Realizar

verificación de

bienes

Guardalmacén

El Guardalmacén verificará los bienes

inservibles, obsoletos o que hubiesen dejado de

usarse

3

Emitir informe

listando los

bienes para dar

de baja

Guardalmacén Se remitirá un informe donde listará los posibles

bienes que son susceptibles a ser dados de baja

Memorando

con listado de

bienes

susceptibles a

dar de baja

4

Informar a la

Dirección

Financiera los

bienes a dar de

baja

Director (a)

Administrativo

Mediante memorando generado en la Dirección

Administrativa se informa a la Dirección

Financiera los bienes a dar de baja

Memorando

informando

sobre los

bienes

susceptibles a

dar de baja

5

Designar

delegado para

inspección de

bienes para dar

de baja

Director (a)

Financiero

Se designará los delegados de la inspección de

bienes que son susceptibles para dar de baja, a

la vez se informará a la Dirección de Auditoría

Interna, para que sea parte de la verificación

cuantificable de los bienes descritos en el

informe del guardalmacén

Memorando

designando

delegados para

la inspección

de bienes a dar

de baja

6

Realizar la

inspección con

los técnicos de

acuerdo a

naturaleza de

bienes

Delegados

para

inspección

Los delegados de la inspección realizarán la

verificación de los bienes listados para dar de

baja, con técnicos especializados según la

naturaleza de los bienes

7 Emitir informe

técnico de

Delegados

para

Una vez realizada la verificación de los bienes

se emitirá un informe técnico indicando el

Memorando

con informe




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MIDUVI, 2015.

inspección de

bienes

inspección estado de los mismos y si éstos son inservibles,

obsoletos o han dejado de usarse

técnico

indicando

estado de los

bienes

8

Validar informe

técnico de

inspección

Director (a)

Financiero

La Dirección Financiera mediante su autoridad

validará el informe técnico de la inspección.

¿Justifica enajenación o dar de baja?

Si justifica enajenación o dar de baja va a la

actividad 9

Si no justifica enajenación o dar de baja se

notifica a las instancias, se archiva el

expediente y se da por terminado el proceso

9

Aplicar Ley 106

en beneficio de

las instituciones

educativas

fiscales

Director (a)

Financiero

Se aplicará la Ley 106 en beneficio de las

instituciones fiscales en el país, que en resumen

indica: que las entidades del sector público

remitirán al Ministerio de Educación la lista de

los bienes que, conforme a las disposiciones del

Reglamento General de Bienes del Sector

Público, hubieren sido declarados como

obsoletos o hayan dejado de utilizarse

10

Informar a la

Máxima

Autoridad sobre

el informe de

bienes a dar de

baja

Director (a)

Financiero

Se comunicará formalmente a la máxima

autoridad sobre los bienes determinados a dar

de baja previamente justificados, mediante el

Coordinador General Administrativo Financiero

Memorando

con informe de

bienes a dar de

baja

11

Remitir

memorando con

informe de

bienes a dar de

baja

Coordinador

(a) General

Administrativo

Financiero

Se remitirá el memorando con el informe de

bienes a dar de baja para conocimiento y

aprobación de la Máxima Autoridad

Memorando

con informe de

bienes a dar de

baja

12

Comunicar al

Ministerio de

Educación

Máxima

Autoridad

Mediante oficio se comunicará al Ministerio de

Educación sobre los bienes que son susceptibles

de transferencia gratuita en base a la Ley 106

Oficio

comunicando

al Ministerio de

Educación los

bienes

susceptibles de

transferencia

gratuita

13

Realizar

inspección de

bienes a ser

Ministerio de

Educación

En base a la comunicación mediante oficio el

Ministerio de Educación realizará la inspección

de bienes a ser transferidos gratuitamente, y




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MIDUVI, 2015.

transferidos

gratuitamente

establecerá los bienes que aceptará para los

fines institucionales

14 Emitir informe de

bienes aceptados

Ministerio de

Educación

De los bienes aceptados, el Ministerio de

Educación emitirá un informe al MIDUVI, en

donde indicará los bienes que va a receptar

para los fines institucionales

Oficio

comunicando

los bienes

aceptados

15

Revisar y analizar

el informe de

bienes aceptados

Director (a)

Administrativo

Se analizará el informe de bienes aceptados por

el Ministerio de Educación.

¿El Ministerio de Educación acepta todos los

bienes susceptibles de transferencia gratuita?

Si acepta todos los bienes va a la actividad 17

Si no acepta todos los bienes va a la actividad

16

16 Hacer informe de

bienes aceptados

Analista de la

Dirección

Administrativa

En el caso de que no se acepten todos los bienes

de la lista original, enviada al Ministerio de

Educación, se realizará un informe de los bienes

aceptados para enviar a la Máxima Autoridad

para solicitar que se realice la resolución de los

bienes que van a ser transferidos gratuitamente

al Ministerio de Educación.

Va a la actividad 17;

Los bienes que no son aceptados por el

Ministerio de Educación pasará al subproceso

de venta o remate, destrucción, chatarrización

según sea el caso o determinado por la

normativa legal vigente

Informe de

bienes

aceptados

17

Solicitar la

resolución para

proceder a la

transferencia

gratuita de los

bienes aceptados

Director (a)

Administrativo

De los bienes aceptados por el Ministerio de

Educación, se solicitará mediante memorando a

la Máxima Autoridad, se emita la resolución

para proceder con la transferencia gratuita de

bienes a la institución beneficiada

Memorando

solicitando la

emisión de la

resolución para

la transferencia

gratuita de

bienes

18

Emitir la

resolución de

transferencia

gratuita de

bienes

Máxima

Autoridad

En base al memorando con el informe de bienes

a ser transferidos gratuitamente la Máxima

Autoridad emitirá la resolución para realizar la

transferencia al Ministerio de Educación

Memorando

emitiendo

resolución de

transferencia

gratuita de

bienes

19

Realizar entrega

conforme de

bienes

Director (a)

Administrativo

Una vez realizado el acto administrativo para la

transferencia gratuita de bienes, en presencia

de un delegado de la Dirección de Auditoria

Acta de

entrega -




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MIDUVI, 2015.

8.1.5.- Indicadores de gestión del subproceso de gestión de baja de bienes por


N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de

Medida Responsable de Medición

Fuente de la

Medición

Frecuencia de Medición

1 Gestión de baja de bienes

(número de solicitudes de bienes a dar de baja informados/número de solicitudes de bienes a dar de baja atendidos) x 100

Unidades Dirección Administrativa

Quipux Semestral

Interna, delegados del Ministerio de Educación

y de la Dirección Administrativa se procese a

realizar la entrega conforme de bienes, el

mismo que se lo realiza mediante una acta de

entrega - recepción

recepción

20 Venta o remate

De los bienes no aceptados aplicando la Ley 106

en beneficio de las instituciones educativas

fiscales se realizará el subproceso de venta o

remate de los bienes

21 Destrucción



fiscales se realizará el subproceso de

destrucción de los bienes

22 Chatarrización



fiscales se realizará el subproceso de

chatarrización de los bienes




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MIDUVI, 2015.

8.2 Subproceso vinculado a gestión de baja de bienes (Chatarrización)

8.2.1. Ficha del subproceso de gestión de baja de bienes por chatarrización

Subproceso:

Gestión de baja de bienes por chatarrización

Código del Subproceso:

CGAF-DA-GBB-001-B

Descripción:

PROPÓSITO:

Determinar si los bienes muebles de la institución son susceptibles para dar de baja por chatarrización, mediante la verificación del estado y la funcionalidad de los mismos, cumpliendo la normativa legal que se establece para este proceso.

DISPARADOR:

Solicitar informe de bienes obsoletos para chatarrización

ENTRADAS:

Informe técnico de bienes susceptibles a dar de baja por chatarrización

ACTIVIDADES PRINCIPALES:

Emitir resolución para chatarrización

Comunicar sobre la baja de bienes a la CGE

Notificar al Ministerio de Industrias y Productividad

Informar a la empresa chatarrizadora calificada por el MIPRO

Realizar la entrega de bienes a chatarrizar con presencia de delegados

Productos/Servicios del Subproceso:

Acta entrega - recepción de bienes a la empresa chatarrizadora calificada por el MIPRO

Responsable del Subproceso:






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MIDUVI, 2015.

8.2.2 Controles del subproceso de gestión de baja de bienes por chatarrización

ARTÍCULO NORMATIVA

1 Ley en Beneficio de las Instituciones Educativas Fiscales (Ley 106; Registro Oficial Suplemento de 29-dic-1995




8.2.3 Diagrama de flujo del subproceso de gestión de baja de bienes por

chatarrización




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MIDUVI, 2015.

8.2.4 Matriz aclaratoria del subproceso de gestión de baja de bienes por

chatarrización

N

o. Actividad Rol Descripción Documento

1

Informar los

bienes a dar de

baja por

chatarrización

Director (a)

Administrativo

Una vez realizado el informe técnico de bienes

susceptibles para dar de baja, de haber

aplicado la ley 106, y el informe del Ministerio

de Educación, se obtiene que no todos los

bienes son susceptibles de transferencia

gratuita, entonces se procede a generar un

informe de bienes que se darán de baja por

chatarrización

Informe técnico

de bienes para

chatarrización;

Memorando

2

Verificar informe

y solicitar

resolución para

dar de baja los

bienes

Director (a)

Financiero

Del informe indicando los bienes para

destrucción o chatarrización, se solicita a la

Máxima Autoridad emita la resolución para dar

de baja, previa verificación por parte de la

Dirección Financiera

Expediente

3

Remitir

memorando con

informe de

bienes a dar de

baja

Coordinador (a)

General

Administrativo

Financiero

Se remitirá el memorando con el informe de

bienes a dar de baja Expediente

4

Emitir resolución

para

chatarrización

Máxima

Autoridad

Cuando llegue el expediente donde indica los

bienes que se van a chatarrizar se emitirá

resolución para proceder con el proceso

Resolución de

chatarrización

5

Comunicar sobre

la baja de bienes

a la CGE

Máxima

Autoridad

Se comunicará a la Contraloría General del

Estado sobre los bienes que se darán de baja

por chatarrización

Oficio de

comunicación

con listado de

bienes a dar de

baja

6 Emitir recepción

de documentos

Contraloría

General del

Estado

La Contraloría General del Estado emitirá un

documento indicando que recibió la

información de los bienes que se darán de baja

Oficio de

recepción de

documentos

7

Notificar al

Ministerio de

Industrias y

Productividad

Máxima

Autoridad

Se notificará al Ministerio de Industrias y

Productividad, para designación de la empresa

chatarrizadora que cumpla con los

requerimientos ambientales establecidos

Oficio de

notificación al

MIPRO

8 Revisar

documentación

Ministerio de

Industrias y

Se revisará la documentación y emitirá un oficio

respondiendo a la chatarrización de los bienes

Oficio

indicando




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MIDUVI, 2015.

8.1.5.- Indicadores de Gestión del subproceso gestión de baja de bienes por

chatarrización

N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de Medida

Responsable de Medición

Fuente de la

Medición

Frecuencia de Medición

1 Gestión de baja de bienes por chatarrización

(número de solicitudes de bienes a dar de baja informados por chatarrización/número de solicitudes de bienes a dar de baja por chatarrización atendidos) x 100

Unidades Dirección Administrativa

Quipux Semestral

Productividad que se darán de baja lineamientos

de empresa

chatarrizadora

9

Informar a la

empresa

chatarrizadora

calificada por el

MIPRO

Director (a)

Administrativo

Se informará mediante oficio a la empresa

chatarizadora que fue previamente calificada

por el MIPRO el listado con bienes a chatarrizar

Oficio con

listado de

bienes a

chatarrizar

10 Entregar

propuesta

Empresa

Chatarrizadora

La empresa chatarrizadora designada enviara

la propuesta para el análisis de la misma

Oficio con

propuesta

11

Coordinar la

entrega de

bienes a

chatarrizar

Director (a)

Administrativo

La Dirección Financiera en conjunto con la

empresa chatarrizadora designada coordinará

fecha para la entrega de bienes a chatarrizar

12

Realizar la

entrega de

bienes a

chatarrizar con

presencia de

delegados

Guardalmacén

Mediante acta de entrega - recepción y con

presencia del delegado de la auditoría interna

se procederá a realizar la entrega de bienes a

chatarrizar a la empresa designada

previamente por el MIPRO

Acta de

entrega -

recepción de

bienes a

chatarrizar




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MIDUVI, 2015.

9.- Anexos

9.1 Ficha técnica y diagrama del subproceso gestión de baja de bienes por

transferencia gratuita TIPO DE PROCESO: Adjetivo

FECHA: 13/07/2015

CÓDIGO: CGAF-DF-C-08

VERSIÓN: 1.0

MACROPORCESO

PROCESO

SUBPROCESO

CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA


FISICOS

Computadoras

Teléfono

Escritorio

TIPO DEL PROCESO TIPO DE CLIENTE Interno

RESPONSABLE DEL PROCESO PROCESO Operación

LINEA BASETIEMPO DE CICLO

(DIAS)

PROCESO CERTIFICADOFECHA DE

CERTIFICACIÓN

Elaborado por: Ing. Daniel Gaona

Fecha: 13/07/2015 Fecha: 06/08/2015 Fecha: 06/08/2015

LINEA BASE

META

RESPONSABLE DE MEDICIÓN

FRECUENCIA DE CALCULOFUENTE PARA CALCULO


Memorando informando a la Dirección Financiera la l ista de bienes a dar de baja

Memorando informando la delegación a funcionarios que van a verificar los bienes a dar de baja

Delegado para la inspección de Auditoría Interna

Máxima Autoridad


INDICADOR No. 2

Ley en Beneficio de las Instituciones Educativas Fiscales (Ley 106; Registro Oficial Suplemento de 29-dic-1995; Art. 1)

FORMULA DE CÁLCULO

Gestión de baja de bienes

(número de solicitudes de bienes a dar de baja

informados/número de solicitudes de bienes a dar de

baja atendidos) x 100

80%

Semestral

Memorando solicitando documentación faltante

INDICADOR No. 1

0 (según GPR)

DENOMINACIÓN

PROVEEDORES

CLIENTES

Reglamento General de Bienes del Sector Público; Arts. 13, 79, 80

Quipux / e-SIGEF

Procesos Adjetivos

INDICADORES

Aprobado por: Dr. Jaime López

REGISTROS

Memorando con resolución de bienes a ser vendidos o rematadosOficio de comunicación de bienes susceptibles a dar de baja hacia el Ministerio de Educación

Memorando con informe de bienes susceptibles de venta, remate, transferencia gratuita

FICHA DE SUBPROCESO

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVAGESTIÓN DE CONTROL DE BIENES Y ADQUISICIONES

Gestión de Baja de Bienes (Transferencia gratuita)

RECURSOS

HUMANOS TECNOLÓGICOS

Determinar si los bienes muebles de la institución son susceptibles para dar de baja por transferencia gratuita, mediante la verificación del estado y la

funcionalidad de los mismos, cumpliendo la normativa legal que se establece para este proceso

OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO

ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO

El proceso se establece mediante una solicitud por parte de la Dirección Administrativa en matriz y en caso de las provincias por parte de la autoridad

competente de la Dirección Administrativa provincial, y concluye con la determinación si los bienes son susceptibles de dar de baja o enajenación por

transferencia gratuita, venta o remate, destrucción o chatarrización.

CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS

DISPARADOR

Solicitud de información acerca de bienes obsoletos

Código

ENTRADAS

Unidad requirente Memorando solicitando informe de bienes obsoletos

Patricio Silva

Dirección Administrativa / Dirección Administrativa Provincial


PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS)

Acta de entrega - recepción de bienes con transferencia gratuita


Delegados para la inspección de la Dirección Financiera

NO

Memorando con lista de bienes a dar de baja

Director Financiero

Hardware de la institución

Guardalmacén Software de la Institución

Memorando con resolución de transferencia gratuita de bienes

Revisado por: Ing. Silvia Gómez

Informe de bienes obsoletos para: Venta o remate,

transferencia gratuita, destrucción y chatarrización

DENOMINACIÓNMemorando solicitando informe de bienes obsoletos

Memorando con informe técnico de inspección de bienes a dar de baja

Oficio con informe de bienes aceptados




3223210101121111110102

1


MIDUVI, 2015.

9.2 Ficha técnica y diagrama del subproceso gestión de baja de bienes por

chatarrización

TIPO DE PROCESO: Adjetivo

FECHA: 15/07/2015

CÓDIGO: CGAF-DF-C-08.1

VERSIÓN: 1.0

MACROPORCESO

PROCESO

SUBPROCESO



FISICOS

Computadoras

Teléfono

Escritorio

TIPO DEL PROCESO TIPO DE CLIENTE Interno

RESPONSABLE DEL PROCESO PROCESO Operación

LINEA BASETIEMPO DE CICLO

(DIAS)

PROCESO CERTIFICADOFECHA DE

CERTIFICACIÓN

Elaborado por: Ing. Daniel Gaona

Fecha: 15/07/2015 Fecha: 06/08/2015 Fecha: 06/08/2015

LINEA BASE

META

RESPONSABLE DE MEDICIÓN

FRECUENCIA DE CALCULOFUENTE PARA CALCULO

PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS)

Hardware de la institución

Código

ENTRADAS

Dirección Financiera

Revisado por: Ing. Silvia Gómez

Acta de entrega - recepción de bienes obsoletos

DENOMINACIÓNInforme técnico de bienes para destrucción

Empresa chatarrizadora autorizada

Memorando a la Dirección Financiera con informe técnico de bienes para destrucción

Ley en Beneficio de las Instituciones Educativas Fiscales (Ley 106; Registro Oficial Suplemento de 29-dic-1995; Art. 1

DENOMINACIÓN FORMULA DE CÁLCULO

Chatarrización

(número de solicitudes de bienes a dar de baja

informados por chatarrización/número de solicitudes

de bienes a dar de baja por chatarrización atendidos)

x 100

Expediente

Oficio a la CGE con listado de bienes a chatarrizar

FICHA DE SUBPROCESO

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVAGESTIÓN DE CONTROL DE BIENES Y ADQUISICIONES

Gestión de Baja de Bienes (Chatarrización)

RECURSOS

El proceso se establece su inicio con el informe técnico de bienes a dar de baja por chatarrización en la Dirección Administrativa en matriz y en caso de las

provincias por parte de la autoridad competente de la Dirección Administrativa provincial, y concluye con los bienes obsoletos destruidos o chatarrizados

según sea el caso.

DISPARADOR

CLIENTES

Determinar si los bienes muebles de la institución son susceptibles para dar de baja mediante la chatarrización, previa verificación del estado y la

funcionalidad de los mismos, cumpliendo la normativa legal que se establece para este proceso.

OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO

ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO


PROVEEDORES

Informe técnico de bienes para destrucción

Informe técnico de bienes para destrucción


Reglamento General de Bienes del Sector Público; Arts. 13, 79, 80

HUMANOS TECNOLÓGICOS

Director Financiero Software de la Institución

Máxima Autoridad

Delegado de Auditoría Interna

CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS

NO

Propuesta por parte de la empresa chatarrizadoraActa de entrega recepción

Patricio Silva

Quipux / e-SIGEF

INDICADOR No. 2

80%

Semestral

Oficio informando chatarrización al MIPRO


INDICADOR No. 1

0 (según GPR)

Resolución administrativa

Procesos Adjetivos

Autoridad designada de la CGE

Autoridad designada del MIPRO


INDICADORES

Aprobado por: Dr. Jaime López

REGISTROS

Oficio de recepción de documentos

coordinación general de gestión estratégica · realizar y emitir informe de bienes a dar de baja...

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