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H. AYUNTAMIENTO CONSTITUCIONAL DE XALAPA- EQUEZ., VER.
2011-2013
MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS DE LA
COORDINACIÓN DE INFORMÁTICA
ÍNDICE
Presentación 1
Estructura Orgánica 2
Simbología para los Diagramas de Flujos 3
Recepción de Equipo 6
Mantenimiento del Equipo de Cómputo y Comunicaciones 10
Préstamo de Equipo de Cómputo y Comunicaciones 15
Mantenimiento de la Red telefónica 19
Requerimiento de la Red de cómputo 23
Desarrollo del Sistema Institucional 27
Mantenimiento del Sistema Institucional 31
Actualización y Desarrollo de la Página Web del Ayuntamiento 35
Diseño e Impresiones 39
Glosario de Término 43
Firmas de Autorización 45
Aprobación 46
Directorio 47
Créditos 48
1
PRESENTACIÓN
El presente Manual de Procedimientos es un instrumento de información en el que se señalan, en forma ordenada, las operaciones que deben seguirse para la ejecución de las funciones asignadas a la Coordinación de Informática.
Cumpliendo con el Plan de Desarrollo Municipal 2011-2013 y con base en el Reglamento de la Administración Pública Municipal del H. Ayuntamiento de Xalapa, la Dirección de Recursos Humanos, en acuerdo con la Coordinación de Informática, se dio a la tarea de elaborar este Manual de Procedimientos en el que se presenta una descripción lógica, metódica y detallada de los procedimientos a desarrollar en el área.
El objetivo de este documento es contar con una herramienta que contenga un orden y una estandarización para el cumplimiento de las actividades laborales, así como detectar las desviaciones y omisiones que se comentan al desarrollar las mismas.
Las modificaciones que surjan por causa de los cambios en la estructura orgánica o en las leyes competentes se deben incorporar al presente manual, con el fin de mantener una permanente actualización de este documento.
Este Manual de Procedimientos es de uso exclusivo del personal que labora en la Coordinación de Informática. El titular del área es el responsable de verificar que lo señalado en este documento se aplique, con el objetivo de que las actividades laborales se realicen eficazmente.
2
ESTRUCTURA ORGÁNICA
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. Luis Vicente Guzmán Hernández
MTI. Isaías San Gabriel Colorado
Lic. Elizabeth Morales García
Abril 2012 Enlace de la Coordinación de
Informática
Coordinador de Informática Presidenta Municipal
Presidencia Municipal
Coordinación
de Informática
3
SIMBOLOGÍA
Terminal:
Indica el inicio y el término del procedimiento.
Operación:
Representa la ejecución de una actividad o acciones a
realizar con excepción de decisiones o alternativas.
Decisión y/o alternativa:
Indica la respuesta a una pregunta (si o no).
Documento:
Representa cualquier tipo de documento que se genere,
salga o entre durante el procedimiento.
Multidocumento:
Representa a los documentos que se generen, salgan o
entren durante el procedimiento.
Archivo permanente:
Indica que se guarda un documento de forma definitiva.
Archivo temporal:
Indica que el documento se guarda de manera provisional.
Sistema informático:
Indica el uso o procesamiento de la información, a través
de un sistema o programa informático.
4
SIMBOLOGÍA
Disquete o Diskette:
Indica el uso, procesamiento o respaldo de información a
través de una unidad magnética.
Disco compacto:
Indica el uso, procesamiento o respaldo de información a
través de un CD.
Pasa el tiempo:
Representa una interrupción en el proceso
Aclaración:
Se utiliza para realizar una aclaración correspondiente a una
actividad del procedimiento
Conector de actividad:
Representa una conexión o enlace de una parte del
diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.
Conector fuera de página:
Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente,
en la que continúa el diagrama de flujo.
Dirección de flujo o líneas de unión:
Conecta los símbolos señalando el orden que deben
realizarse las distintas operaciones.
5
SIMBOLOGÍA
Dirección de flujo de actividades simultáneas:
Conecta los símbolos señalando el orden simultáneo de dos
o más actividades que se desarrollan en diferente dirección
del flujo.
Objeto:
Representa cualquier tipo de objeto que se mencione en la
descripción narrativa y que se quiera representar
gráficamente en el diagrama de flujo
Efectivo o cheque:
Representa el efectivo o el cheque que se reciba, genere o
salga del procedimiento.
6
PROCEDIMIENTO Clave: CI/P01/12
Área: Coordinación de Informática
Nombre: Recepción de equipo
Objetivo: Llevar un control adecuado del equipo de cómputo y telefonía que ingresa a la Coordinación de Informática para su revisión y/o reparación, con el objeto que después de su reparación se realice la entrega del mismo de forma eficiente.
Frecuencia: Diaria
NORMAS
El área solicitante debe elaborar el oficio de solicitud de entrega de equipo debidamente firmada por el titular de la misma, el cual debe cumplir con los siguientes requisitos:
Documento en original dirigido al coordinador de informática Firma del titular del área solicitante Información completa referente al problema que presenta el equipo Marca, modelo y número de inventario de equipo.
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. Luis Vicente Guzmán Hernández
MTI. Isaías San Gabriel Colorado
MTI. Isaías San Gabriel Colorado
Abril 2012 Enlace de la Coordinación de
Informática
Coordinador de Informática
Coordinador de Informática
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DESCRIPCIÓN NARRATIVA Clave: CI/P01/12
Nombre del
procedimiento:
Recepción de equipo
Fecha de elaboración: Abril 2012
Fecha de autorización:
Área Actividad Descripción Coordinación de Informática
1 Recibe el oficio de solicitud junto con el equipo de cómputo
2 Revisa que la información detallada en el oficio concuerde con la del equipo de cómputo. ¿Concuerda la información del oficio con el equipo?
2 A En caso de que la información del oficio no concuerde con la del equipo de cómputo: Notifica al área solicitante el error en la información Pasa el tiempo
Continúa con la actividad número 1
3 En caso de que la información del oficio sí concuerde con la del equipo de cómputo: Elabora y firma el vale de recepción de equipo en dos tantos originales.
4 Distribuye el vale de recepción de la siguiente manera 1er. Tanto.- para área solicitante 2º. Tanto.- como acuse de recibo
5 Ingresa la información al Sistema de Control de Requerimiento de Peticiones (SCRP).
8
Área Actividad Descripción Coordinación de Informática
6 Archiva el oficio y el vale de recepción de manera cronológica permanente en el expediente que le corresponde
FIN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. Luis Vicente Guzmán Hernández
MTI. Isaías San Gabriel Colorado
MTI. Isaías San Gabriel Colorado
Abril 2012 Enlace de la Coordinación de
Informática
Coordinador de Informática
Coordinador de Informática
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. Luis Vicente Guzmán
Hernández MTI. Isaías San Gabriel
Colorado MTI. Isaías San Gabriel
Colorado Abril 2012
Enlace de la Coordinación de Informática Coordinador de Informática Coordinador de Informática
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PROCEDIMIENTO Clave: CI/P02/12
Área: Coordinación de Informática
Nombre: Mantenimiento del equipo de cómputo y Comunicaciones
Objetivo: Mantener un óptimo desempeño de todo el equipo de cómputo con que cuentan las diferentes áreas del H. Ayuntamiento, con el propósito de procesar con oportunidad la información. En el proceso intervienen la dependencia solicitante del servicio y el personal de soporte técnico.
Frecuencia: Diaria
NORMAS
En caso de falla de algún equipo de cómputo debe reportarse a la Coordinación de Informática, la cual hace una evaluación del daño y en caso de ser necesario se procede a su reparación.
La petición debe presentarse mediante oficio en el cual especifique las características del equipo de cómputo a evaluar La Dependencia solicitante debe entregar el oficio de solicitud y el equipo de cómputo al mismo tiempo. Si la Dependencia solicitante realiza su petición vía telefónica, debe proporcionar las características del equipo para su revisión y en su caso enviar el equipo. Solo la Coordinación de Informática será quien revise los equipos pertenecientes al municipio.
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. Luis Vicente Guzmán Hernández
MTI. Isaías San Gabriel Colorado
MTI. Isaías San Gabriel Colorado
Abril 2012 Enlace de la Coordinación de
Informática
Coordinador de Informática
Coordinador de Informática
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DESCRIPCIÓN NARRATIVA Clave: CI/P02/12
Nombre del
procedimiento:
Mantenimiento del equipo de cómputo
Fecha de elaboración: Abril 2012
Fecha de autorización:
Área Actividad Descripción Coordinación de Informática
1 Recibe y revisa el equipo de cómputo y la orden de servicio.
2 Revisa si el equipo aún cuenta con garantía ¿El equipo cuenta con garantía?
2 A En caso de que el equipo sí cuente con garantía: Solicita a la unidad de adquisiciones la garantía del equipo para enviarla al proveedor.
2 B Recibe la garantía de la unidad de adquisiciones
2 C Envía el equipo de cómputo, la garantía y la orden de servicio al proveedor.
Pasa el tiempo
2 D Recibe el equipo de cómputo junto con la orden de servicio.
Continúa con la actividad número 6
3 En caso de que el equipo no cuente con garantía: Verifica si el equipo tiene reparación
¿El equipo tiene reparación?
11
Área Actividad Descripción 3 A En caso de que el equipo no tenga reparación.
Elabora un dictamen técnico y un vale de salida en original y copia.
Continúa con la actividad número 7.
Coordinación de Informática
4 En caso de que el equipo sí tenga reparación. Verifica si el equipo necesita algún componente para su reparación.
¿El equipo necesita algún componente para su reparación?
4 A En de que el equipo sí necesite algún componente para su reparación: Solicita a la dirección de recursos materiales las partes que se requieran para la reparación del equipo.
Pasa el tiempo
4 B Recibe las piezas requeridas. Continúa con la actividad número 5
5 En caso de que el equipo no necesite algún componente para su reparación. Repara el equipo de cómputo
6 Elabora reporte técnico y vale de salida del equipo, en original y copia.
7 Entrega el equipo de cómputo al área correspondiente.
8 Distribuye documentos de la siguiente manera: Original: Para el área solicitante Copia: como acuse de recibido
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Área Actividad Descripción Coordinación de Informática
9 Archiva documentos en el expediente que le corresponde.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. Luis Vicente Guzmán Hernández
MTI. Isaías San Gabriel Colorado
MTI. Isaías San Gabriel Colorado
Abril 2012 Enlace de la Coordinación de
Informática
Coordinador de Informática
Coordinador de Informática
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ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA
Lic. Luis Vicente Guzmán Hernández
MTI. Isaías San Gabriel Colorado
MTI. Isaías San Gabriel Colorado
Abril 2012 Enlace de la Coordinación de
Informática Coordinador de Informática Coordinador de Informática
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PROCEDIMIENTO Clave: CI/P03/12
Área: Coordinación de Informática
Nombre: Préstamo de equipo de cómputo y comunicaciones.
Objetivo: Facilitar el préstamo a las diferentes áreas del H. Ayuntamiento, para que puedan desarrollar sus actividades en forma y tiempo.
Frecuencia: Variable
NORMAS El área solicitante debe realizar su petición de préstamo por oficio
debidamente firmado y sellado por el titular de la dependencia.
El oficio de solicitud debe de contener en forma detallada las características del equipo de préstamo que solicitan, la hora, fecha y lugar en donde se ocupará el equipo.
El oficio de solicitud debe ser entregado a la Coordinación de Informática con tres días de anticipación a la fecha que será ocupado.
El área solicitante se hace responsable de entregar el equipo prestado en buen estado al término de su evento y solo será prestado por un espacio de 24 horas como máximo.
El equipo prestado a las áreas externas tendrán un vale de resguardo para un control interno.
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. Luis Vicente Guzmán Hernández
MTI. Isaías San Gabriel Colorado
MTI. Isaías San Gabriel Colorado
Abril 2012 Enlace de la Coordinación de
Informática
Coordinador de Informática
Coordinador de Informática
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DESCRIPCIÓN NARRATIVA Clave: CI/P03/12
Nombre del
procedimiento:
Préstamo de equipo de cómputo y comunicaciones
Fecha de elaboración: Abril 2012
Fecha de autorización:
Área Actividad Descripción Coordinación de Informática
1 Recibe y revisa la solicitud de préstamo de equipo.
2 Verifica en la agenda si hay disponibilidad del equipo solicitado. ¿Hay disponibilidad del equipo solicitado?
2 A En caso de que no haya disponibilidad de equipo. Informa, mediante oficio, al área solicitante que no hay equipo disponible.
3 En caso de que sí haya disponibilidad de equipo. Ingresa la información al sistema de requerimientos (SCRP)
4 Elabora vale de préstamo de equipo en original y copia.
5 Entrega el equipo solicitado junto con el vale de préstamo original al área solicitante.
6 Recaba firma en la copia del vale de préstamo y la conserva como acuse de recibo. Pasa el tiempo
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Área Actividad Descripción Coordinación de informática
7 Recibe y verifica el equipo de cómputo prestado.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. Luis Vicente Guzmán Hernández
MTI. Isaías San Gabriel Colorado
MTI. Isaías San Gabriel Colorado
Abril 2012 Enlace de la Coordinación de
Informática
Coordinador de Informática
Coordinador de Informática
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ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA
Lic. Luis Vicente Guzmán Hernández
MTI. Isaías San Gabriel Colorado
MTI. Isaías San Gabriel Colorado
Abril 2012 Enlace de la Coordinación de
Informática Coordinador de Informática Coordinador de Informática
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PROCEDIMIENTO Clave: CI/P04/12
Área: Coordinación de Informática
Nombre: Mantenimiento de la red telefónica
Objetivo: Mantener en óptimas condiciones la red de comunicación telefónica con la finalidad de que las diferentes áreas desarrollen sus funciones institucionales.
Frecuencia: Variable
NORMAS
El área solicitante debe realizar por escrito la reparación de línea telefónica, dicha solicitud debe estar firmada por el titular del área.
El oficio de solicitud de la reparación de un aparato telefónico, debe venir acompañado por el mismo.
Si el área solicitante realiza su petición vía telefónica, debe proporcionar la información necesaria del servicio que solicita.
Para los cambios de ubicación de la línea telefónica se hace la revisión para determinar si es factible la reubicación.
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. Luis Vicente Guzmán Hernández
MTI. Isaías San Gabriel Colorado
MTI. Isaías San Gabriel Colorado
Abril 2012
Enlace de la Coordinación de
Informática
Coordinador de Informática
Coordinador de Informática
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DESCRIPCIÓN NARRATIVA Clave: CI/P04/12
Nombre del
procedimiento:
Mantenimiento de la red telefónica
Fecha de elaboración: Abril 2012
Fecha de autorización:
Área Actividad Descripción Coordinación de Informática
1 Recibe solicitud y/o equipo telefónico.
2 Ingresa la información al sistema de requerimiento SRCP.
3 Revisa en el sistema si se cuenta con el material para la realización de la solicitud. ¿Se cuenta con el material necesario para atender la solicitud?
3 A En caso de que no se cuente con el material necesario para atender la solicitud: Elabora oficio de respuesta a la solicitud. Continúa con la actividad número 7
4 En caso de que sí se cuente con el material necesario para atender la solicitud: Acude al área solicitante a realizar el servicio referente a revisión, reparación y/o instalación de una línea telefónica.
20
Área Actividad Descripción Coordinación de Informática
5 Elabora, en original y copia, reporte de atención de la petición.
6 Entrega reporte de atención de la petición y recaba firma del titular del área atendida
7 Conserva copia como acuse de recibo.
8 Archiva acuse en el expediente que le corresponde
FIN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. Luis Vicente Guzmán Hernández
MTI. Isaías San Gabriel Colorado
MTI. Isaías San Gabriel Colorado
Abril 2012 Enlace de la Coordinación de
Informática
Coordinador de Informática
Coordinador de Informática
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ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. Luis Vicente Guzmán
Hernández MTI. Isaías San Gabriel
Colorado MTI. Isaías San Gabriel
Colorado Abril 2012
Enlace de la Coordinación de Informática Coordinador de Informática Coordinador de Informática
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PROCEDIMIENTO Clave: CI/P05/12
Área: Coordinación de Informática
Nombre: Requerimiento de red de cómputo
Objetivo: Conservar, actualizar y efectuar la instalación de la red de informática del Ayuntamiento para el buen funcionamiento de las actividades que realizan las diversas áreas del Ayuntamiento
Frecuencia: Variable
NORMAS El área solicitante debe presentar mediante oficio la requisición de la red de
cómputo, dicho oficio debe presentar la siguiente información:
Nombre del coordinador de informática Descripción del servicio solicitado Firma del titular del área solicitante
Si la petición es vía telefónica, el área solicitante debe proporcionar la
información necesaria del servicio que solicita.
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. Luis Vicente Guzmán Hernández
MTI. Isaías San Gabriel Colorado
MTI. Isaías San Gabriel Colorado
Abril 2012 Enlace de la Coordinación de
Informática
Coordinador de Informática
Coordinador de Informática
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DESCRIPCIÓN NARRATIVA Clave: CI/P05/12
Nombre del
procedimiento:
Requerimiento de red de cómputo
Fecha de elaboración: Abril 2012
Fecha de autorización:
Área Actividad Descripción Coordinación de Informática
1 Recibe solicitud de requerimiento.
2 Ingresa la información al sistema de requerimiento SRCP y revisa si se cuenta con el material para la realización de la solicitud. ¿Se cuenta con el material necesario para atender la solicitud?
2 A En caso de que no se cuente con el material necesario para atender la solicitud: Elabora oficio de respuesta a la solicitud. Continúa con la actividad número 5
3 En caso de que sí se cuente con el material necesario para atender la solicitud: Acude al área solicitante a realizar el servicio referente a la instalación de la red de cómputo.
4 Elabora reporte de atención de la petición.
5 Recaba firma del titular del área atendida, para acuse de recibo.
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Área Actividad Descripción Coordinación de Informática
6 Archiva acuse en el expediente que le corresponde.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. Luis Vicente
Guzmán Hernández MTI. Isaías San Gabriel Colorado
MTI. Isaías San Gabriel Colorado
Abril 2012 Enlace de la Coordinación de
Informática
Coordinador de Informática
Coordinador de Informática
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ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. Luis Vicente Guzmán
Hernández MTI. Isaías San Gabriel
Colorado MTI. Isaías San Gabriel
Colorado Abril 2012
Enlace de la Coordinación de Informática Coordinador de Informática Coordinador de Informática
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PROCEDIMIENTO Clave: CI/P06/12
Área: Coordinación de Informática
Nombre: Desarrollo del sistema institucional
Objetivo: Analizar y desarrollar sistemas institucionales para las Dependencias de la Administración Municipalizada de Xalapa, con el objeto de eficientar sus actividades.
Frecuencia: Variable
NORMAS
El área solicitante debe presentar un oficio de solicitud del servicio, mismo que debe contener en forma detallada el servicio que solicita, la firma del titular y el nombre de la persona que servirá como enlace para el desarrollo del sistema.
Al momento de terminar el sistema, el área solicitante debe informar a la Coordinación de Informática mediante oficio, (el) o (los) equipo(s) en el cual se instalará el sistema, así como el personal responsable de su seguimiento.
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. Luis Vicente
Guzmán Hernández. MTI. Isaías San
Gabriel Colorado. MTI. Isaías San
Gabriel Colorado. Abril 2012 Enlace de la
Coordinación de Informática
Coordinador de Informática
Coordinador de Informática.
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DESCRIPCIÓN NARRATIVA Clave: CI/P06/12
Nombre del
procedimiento:
Desarrollo del sistema institucional
Fecha de elaboración: Abril 2012
Fecha de autorización:
Área Actividad Descripción Coordinación de Informática
1 Recibe el oficio de solicitud de desarrollo del sistema.
2 Ingresa la información al Sistema de Control de Requerimientos de Peticiones (SCRP).
3 Analiza la solicitud para verificar si procede. ¿Es procedente la solicitud?
3 A En caso de que la solicitud no sea procedente: Elabora oficio de respuesta en original y copia, en cual notifica los motivos por los cuales no es procedente la petición.
3 B Distribuye oficio de la siguiente manera: Original para.- el área solicitante Copia para.- el archivo. Continúa con la actividad número 9
4 En caso de que la solicitud sí sea procedente: Realiza reunión con el enlace del área solicitante para analizar la información y verificar la factibilidad del desarrollo del sistema. ¿El desarrollo del sistema es factible?
28
Área Actividad Descripción Coordinación de Informática
4 A En caso de que el desarrollo del sistema no sea factible. Continúa con la actividad número 3 A
5 En caso de que el desarrollo del sistema sí sea factible: Procede al desarrollo del sistema.
6 Instala el sistema en el área solicitante.
7 Capacita a los usuarios del sistema.
8 Elabora y entrega solicitud de requerimiento en original y una copia.
9 Archiva acuse en el expediente que le corresponde.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. Luis Vicente
Guzmán Hernández MTI. Isaías San Gabriel Colorado
MTI. Isaías San Gabriel Colorado
Abril 2012 Enlace de la Coordinación de
Informática
Coordinador de Informática
Coordinador de Informática
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ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. Luis Vicente Guzmán Hernández
MTI. Isaías San Gabriel Colorado
MTI. Isaías San Gabriel Colorado
Abril 2012 Enlace de la Coordinación de
Informática Coordinador de Informática Coordinador de Informática
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PROCEDIMIENTO Clave: CI/P07/12
Área: Coordinación de Informática
Nombre: Mantenimiento del sistema institucional
Objetivo: Actualización y mantenimiento de los diferentes sistemas
institucionales, así como de las bases de datos con la finalidad de
garantizar su funcionamiento y calidad.
Frecuencia: Variable
NORMAS El área solicitante debe presentar un oficio en cual detalle el tipo de servicio
que necesita, firmado y sellado por el titular del área.
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. Luis Vicente Guzmán Hernández
MTI. Isaías San Gabriel Colorado
MTI. Isaías San Gabriel Colorado
Abril 2012 Enlace de la Coordinación de
Informática
Coordinador de Informática
Coordinador de Informática
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DESCRIPCIÓN NARRATIVA Clave: CI/P07/12
Nombre del procedimiento: Mantenimiento del sistema institucional
Fecha de elaboración: Abril 2012
Fecha de autorización:
Área Actividad Descripción Coordinación de Informática
1 Recibe el oficio de solicitud de mantenimiento del sistema institucional.
2 Ingresa la información al sistema de requerimiento SCRP y analiza la solicitud. ¿Es procedente la solicitud?
2 A En caso de que la solicitud no sea procedente: Elabora oficio de notificación en original y una copia, en el cual informa al solicitante los motivos por los cuales no es factible su solicitud. Continúa con la actividad número 5
3 En caso que la solicitud sí sea procedente: Realiza la modificación al sistema.
4 Elabora oficio de notificación en original y una copia, para el área solicitante, en donde informa que la modificación ha sido realizada.
5 Distribuye oficio de la siguiente manera: Original para.- el área solicitante Copia.- como acuse de recibo.
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Área Actividad Descripción Coordinación de Informática
6 Archiva acuse en el expediente que le corresponde.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. Luis Vicente
Guzmán Hernández MTI. Isaías San Gabriel Colorado
MTI. Isaías San Gabriel Colorado
Abril 2012 Enlace de la Coordinación de
Informática
Coordinador de Informática
Coordinador de Informática
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ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. Luis Vicente Guzmán Hernández
MTI. Isaías San Gabriel Colorado
MTI. Isaías San Gabriel Colorado
Abril 2012 Enlace de la Coordinación de
Informática Coordinador de Informática Coordinador de Informática
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PROCEDIMIENTO Clave: CI/P08/12
Área: Coordinación de Informática
Nombre: Actualización y desarrollo de la página web del Ayuntamiento.
Objetivo: Brindar el apoyo necesario a las diferentes áreas del Ayuntamiento en el desarrollo de los diseños de la página Web, así como difundir las diferentes actividades que lleva a cabo el Ayuntamiento.
Frecuencia: Diaria
NORMAS El área interesada debe realizar un oficio de solicitud en el cual debe anexar
la información necesaria de manera electrónica y/o magnética (CD, USB, etc) para la atención correspondiente. Dicho oficio debe contener la firma del titular del área solicitante.
Si la solicitud del área interesada requiere de la creación de una página Web, el titular de la Coordinación de Informática debe convocarla a reuniones de trabajo para detallar el manejo de la información.
La solicitud del servicio requerido por las diferentes áreas del Ayuntamiento
es atendido dentro del término de 48 horas.
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. Luis Vicente Guzmán Hernández
MTI. Isaías San Gabriel Colorado
MTI. Isaías San Gabriel Colorado
Abril 2012 Enlace de la Coordinación de
Informática
Coordinador de Informática
Coordinador de Informática
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DESCRIPCIÓN NARRATIVA Clave: CI/P08/12
Nombre del
procedimiento:
Actualización y desarrollo de la página web del Ayuntamiento
Fecha de elaboración: Abril 2012
Fecha de autorización:
Área Actividad Descripción Coordinación de Informática
1 Recibe el oficio de solicitud del servicio junto con la información correspondiente, para que se integre a la Pagina Web del Ayuntamiento.
2 Ingresa la información al Sistema de Control de Requerimientos de Peticiones (SCRP).
3 Revisa si la información requiere de actualización. ¿La información requiere de actualización?
3 A En caso de que la información no requiera de actualización: Elabora oficio de respuesta para el área solicitante en original y copia. Continúa en la actividad número 7
4 En caso de que la información sí requiera actualización: Actualiza la información contenida en la Página Web del Ayuntamiento de Xalapa.
36
Área Actividad Descripción Coordinación de Informática
5 Informa, vía telefónica, al área solicitante que su petición ha sido atendida.
6 Elabora notificación del mantenimiento a la página en original y copia.
7 Distribuye el documento de la siguiente manera: Original para.- el área solicitante. Copia como.- acuse de recibo.
8 Archiva acuse en el expediente que le corresponde.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. Luis Vicente
Guzmán Hernández MTI. Isaías San Gabriel Colorado
MTI. Isaías San Gabriel Colorado
Abril 2012 Enlace de la Coordinación de
Informática
Coordinador de Informática
Coordinador de Informática
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ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. Luis Vicente Guzmán
Hernández MTI. Isaías San Gabriel
Colorado MTI. Isaías San Gabriel
Colorado Abril 2012
Enlace de la Coordinación de Informática Coordinador de Informática Coordinador de Informática
FLUJOGRAMA
Nombre del procedimiento: Actualización y Desarrollo de la Página Web.
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PROCEDIMIENTO Clave: CI/P09/12
Área: Coordinación de Informática
Nombre: Diseño e impresiones
Objetivo: Apoyar a las diversas dependencias del Ayuntamiento en el diseño e impresiones de diversos documentos para el desarrollo de sus actividades.
Frecuencia: Frecuente
NORMAS El área solicitante debe realizar su petición mediante oficio, debidamente
firmado y sellado por el titular de la misma, al cual debe anexarle lo siguiente:
Información con la que se va trabajar, de manera electrónica y/o magnética ( CD, memoria USB, etc) Material de papelería (hojas)
Si la Coordinación de Informática no cuenta con los consumibles necesarios (cartuchos de tinta) para la realización del procedimiento, el solicitante debe proporcionar dicho consumible para poder ser atendida su solicitud.
La solicitud del servicio requerido por las diversas áreas del Ayuntamiento es atendida dentro del término de 48 horas.
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. Luis Vicente
Guzmán Hernández MTI. Isaías San Gabriel Colorado
MTI. Isaías San Gabriel Colorado
Abril 2012 Enlace de la Coordinación de
Informática
Coordinador de Informática
Coordinador de Informática
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DESCRIPCIÓN NARRATIVA Clave: CI/P09/12
Nombre del
procedimiento:
Diseño e impresiones
Fecha de elaboración: Abril 2012
Fecha de autorización:
Área Actividad Descripción Coordinación de Informática
1 Recibe el oficio de solicitud del servicio junto con el diseño de la información para la impresión correspondiente.
2 Ingresa la información al Sistema de Control de Requerimientos de Peticiones (SCRP).
3 Revisa si se cuenta con el material necesario para la realización de la solicitud ¿Se cuenta con el material necesario para la realización de la solicitud?
3 A En caso de que no se cuente el material necesario para la realización de la solicitud: Informa y solicita al área interesada el material faltante para la realización de la solicitud. Pasa el tiempo
3 B Recibe del área interesada el material necesario para la completar la solicitud. Continúa con la actividad número 4
4 En caso de que sí se cuente con el material necesario para la realización de la solicitud: Realiza la impresión o el diseño, según la petición del área interesada.
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Área Actividad Descripción Coordinación de Informática
5 Elabora oficio de notificación en original y una copia, donde especifica que la petición ha sido atendida.
6 Distribuye oficio de la siguiente manera: Original para.- el área interesada Copia como.- acuse de recibo
7 Entrega el trabajo y recaba firma de recibido en la notificación de petición.
8 Archiva acuse de manera cronológica permanente en el expediente que le corresponde.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. Luis Vicente
Guzmán Hernández MTI. Isaías San Gabriel Colorado
MTI. Isaías San Gabriel Colorado
Abril 2012 Enlace de la Coordinación de
Informática
Coordinador de Informática
Coordinador de Informática
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ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Lic. Luis Vicente Guzmán
Hernández MTI. Isaías San Gabriel Colorado MTI. Isaías San Gabriel Colorado Abril 2012
Enlace de la Coordinación de Informática Coordinador de Informática Coordinador de Informática
FLUJOGRAMA
Nombre del procedimiento: Diseño e Impresiones.
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GLOSARIO DE TÉRMINOS Base de datos:
Conjunto de datos que pertenecen al mismo contexto almacenados sistemáticamente para su uso posterior. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta.
Nodo de red: Es el punto de conexión para transmitir los datos, el punto desde el cual se redistribuye los datos hacia otros nodos y el punto final al que se transmiten los datos. El término nodo se refiere a un punto de intersección en el que confluyen dos o más elementos de una red de comunicaciones. De esta manera, si nos referimos a una red de computadoras, cada una de las máquinas constituye un nodo.
Redes: Es el conjunto de recursos, tales como las líneas de
transmisión, enlaces y nodos de conmutación, que permiten la comunicación entre usuarios de los terminales (teléfonos, estaciones de datos, etc.) conectados a ellas. Una red de computadoras (también llamada red de ordenadores o red informática) es un conjunto de computadoras y/o dispositivos conectados por enlaces de un medio físico (medios guiados) ó inalámbricos (medios no guiados) y que comparten información (archivos), recursos (CD-ROM, impresoras, etc.) y servicios (e-mail, chat, juegos), etc.
SCRP: Sistema de Control de Requerimiento de Peticiones. Es un sistema en el cual se registran todas las peticiones para un mejor control en su atención.
Sistema: Conjunto de elementos organizados que interactúan entre sí y con su ambiente, para lograr objetivos comunes, operando sobre información, sobre energía o materia u organismos para producir como salida información o energía o materia u organismos. Un sistema aislado no intercambia ni materia ni energía con el medio ambiente.
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GLOSARIO DE TÉRMINOS
Sistemas
institucionales:
Todos los sistemas realizados para el Ayuntamiento de Xalapa.
WEB: La World Wide Web (del inglés, Telaraña Mundial), la Web o WWW, es un sistema de hipertexto que funciona sobre Internet para ver la información. Se utiliza una aplicación llamada navegador web para extraer elementos de información (llamados "documentos" o "páginas web") de los servidores web (o "sitios") y mostrarlos en la pantalla del usuario.}
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FIRMAS DE AUTORIZACIÓN
Elaboró
_______________________________________ LAE. Maribel Durán Figueroa
Jefa de la Unidad de Cursos de Capacitación y Desarrollo Administrativo
Revisó
_______________________________________
Lic. Ángel Lara Platas Director de Recursos Humanos
Vo. Bo
_______________________________________
MTI. Isaías San Gabriel Colorado Coordinador de Informática
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APROBACIÓN
Lic. Elizabeth Morales García Presidenta Municipal de Xalapa
Rosa Luna Hernández
Síndica
Jaime Cisneros González Regidor Primero
Aníbal Pacheco López
Regidor Segundo
Miguel Ángel Cabrera Gordillo Regidor Tercero
Xavier Enrique Chávez Rosales
Regidor Cuarto
Corintia Cruz Oregón Regidora Quinta
Alberta Hernández Vilchis
Regidora Sexta
Francisco Morales Sarmiento Regidor Séptimo
Omar Guillermo Miranda Romero
Regidor Octavo
José Alfredo Corona Lizárraga Regidor Noveno
Mayra Teresita Cortés Rodríguez
Regidora Décima
María Teresa Bernal Velázquez Regidora Décima Primera
Moisés Vázquez Cuevas
Regidor Décimo Segundo
Bolívar Mundo Arias Olguín Regidor Décimo Tercero
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DIRECTORIO Nombre: MTI. Isaías San Gabriel Colorado
Puesto: Coordinador de Informática
Teléfono: 8 42 12 85
Correo electrónico:
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CRÉDITOS
Lic. Elizabeth Morales García Presidenta Municipal
MTI. Isaías San Gabriel Colorado Coordinador de Informática
Lic. Ángel Lara Platas Director de Recursos Humanos
LAE Maribel Durán Figueroa Jefe de la Unidad de Cursos de Capacitación y Desarrollo Administrativo
Lic. Luis Vicente Guzmán Hernández
Enlace de la Coordinación de Informática
Colaboradores
LAE. Alma Jenny Jiménez Abad LAE. Haydee Ramírez Hernández TS. Luis Enrique Aguirre Ochoa LP. Karla Edith Velasco Vázquez
LAE. Susana Ortiz Vidal LAE. Violeta López González
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