coordinación general del programa nacional de apoyo … la aplicación de criterios uniformes en...

Coordinación de Archivos 2010

Criterios Específicos para la Organización

y Conservación de Archivos. Funciones y

Procedimientos Archivísticos HOJA: DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2010

Coordinación General del Programa Nacional de Apoyo para las Empresas de Solidaridad

F O N A E S

COORDINACIÓN DE ARCHIVOS

Criterios específicos para la organización y conservación de archivos. Funciones y procedimientos archivísticos

México, D.F., marzo de 2010

Coordinación de Archivos 2009 2

Criterios Específicos para la Organización y

Conservación de Archivos. Funciones y Procedimientos Archivísticos HOJA:

DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

Í N D I C E

Página

1. Presentación 5 2. Objetivos 7 3. Fundamento Legal 8 4. Definiciones 9 5. Instrucciones para la integración y clasificación de expedientes con portada

y ceja 14 5. 1 Clasificación de expedientes 15 5. 2 Portada de expediente de Archivo 15 5. 3 Ceja de expediente de Archivo 15 5. 4 Foliación 16 5. 5 Depuración de expedientes 16 5. 6 Documentos que no son objeto de Archivo 17




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

6. Funciones 18

6. 1 Coordinador de Archivos 18 6. 2 Responsables de Archivo de Trámite 19 6. 3 Responsable del Archivo de Concentración 21 6. 4 Encargados del Archivo de Concentración Representaciones Federales 23 6. 5 Responsable del Archivo Histórico 24 6. 6 Área de Control de Gestión Documental 24 (Oficialía de Partes)

7. Procedimientos 25 7. 1 Instrumentos 25 7. 1. 1 Cuadro General de Clasificación Archivística 25 7. 1. 2 Catálogo de Disposición Documental 26 7. 1. 3 Registro de series 26 7. 1. 4 Guía Simple de Archivos 27 7. 1. 5 Inventario General por Series 27 7. 1. 6 Inventario General por Expedientes 27 7. 2 Archivo de trámite 28 7. 2. 1 Préstamo de Expedientes del Archivo de Trámite 28 7. 2. 2 Transferencia Primaria 28

7. 3 Archivo de Concentración 30 7. 3. 1 Préstamo de expedientes del Archivo de Concentración 30

7. 3. 2 Transferencia secundaria 31 7. 4 Archivo Histórico 34 7. 4. 1 Custodia de documentación en el Archivo Histórico 35 7. 5 Control de gestión 36 7. 5. 1 Servicio de correspondencia 36 7. 5. 2 Recepción, distribución, registro y control de la correspondencia de entrada 7. 5. 3 Recepción y despacho de la correspondencia de salida 36




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

8. Documentos electrónicos de Archivo 37 9. Archivos Fotográficos 38

9. 1 Tratamiento 38 9. 2 Conservación 39

10. Anexos 40




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

1. Presentación

Un archivo es uno o más conjuntos de documentos acumulados en un proceso natural por

una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, respetando el

orden en que fueron generados para servir de testimonio y fuente de información a las

personas, instituciones, a los ciudadanos que los produjeron, o para servir de fuente de la

historia.

La entrada en vigor de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública

Gubernamental (LFTAIPG), se basa en el principio de acceso a la información contenida en

los documentos; se convierte en el instrumento fundamental para evitar que la

documentación se use o se divulgue indebidamente, se oculte, se destruya o se altere. Ha

evidenciado la importancia de contar con archivos bien organizados y con recursos suficientes

para atender la demanda informativa que reciben las unidades de enlace.

La creación de los Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos

de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal; responde a la necesidad

de la aplicación de criterios uniformes en esa materia. Éstos son útiles para la localización,

disponibilidad e integridad de la documentación.

El Archivo General de la Nación, en su calidad de órgano desconcentrado de la Secretaría de

Gobernación, es el rector de la archivística nacional y entidad central de consulta del

Ejecutivo Federal en el manejo de los archivos administrativos e históricos de la

Administración Pública Federal.




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

Para ofrecer los elementos que permitan dar cumplimiento a lo establecido por la

normatividad mencionada, el Comité de Información y la Coordinación de Archivos de la

Coordinación General del Programa Nacional de Apoyo para las Empresas de Solidaridad,

FONAES, emiten los presentes Criterios para la Organización y Conservación de Archivos,

Funciones y Procedimientos Archivísticos.

La primera versión de estos Criterios, Funciones y Procedimientos, fue aprobada y dada a

conocer por el Comité de Información en junio de 2006; el primer proceso de actualización

comenzó en diciembre de 2007 y se difundió en la Institución en el año de 2008.

En esta ocasión, se agregaron algunas indicaciones para dar respuesta a los requerimientos y

dudas de las diferentes Unidades Administrativas y Representaciones Federales.

De manera complementaria, se citan: el Temario de Capacitación Archivística y los

Lineamientos para el Préstamo y Consulta de Expedientes Semiactivos del Archivo de

Concentración. En el primero se encuentra, entre otra, la información correspondiente a:

los diferentes tipos documentales; el ciclo vital de la documentación; los tres tipos de archivo,

sus procesos y su funcionamiento. El Temario tiene la finalidad de responder a las dudas que

pudieran surgir de la lectura de estos Criterios y de puntualizar y detallar la información

contenida en los mismos.

En los Lineamientos para el Préstamo y Consulta de Expedientes Semiactivos del Archivo de

Concentración, se brinda servicio de información a las Unidades Administrativas que así lo

requieran. Estos se realizaron a partir de la recepción de Transferencias Primarias y

propiamente la formación del Archivo de Concentración.




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

2.- Objetivos

• Dar a conocer las actualizaciones referentes a los procedimientos archivísticos para la organización documental de la Coordinación General del Programa Nacional de Apoyo para las Empresas de Solidaridad, en lo referente a la aplicación teórico-práctica de procesos para los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico.

• Brindar a los responsables de Archivo de Trámite, a sus equipos de trabajo, y al

personal en general, los conocimientos para la realización del proceso de clasificación e identificación de expedientes.

• Homogenizar los criterios y procedimientos archivísticos en la Institución.

• Facilitar el subsecuente desarrollo y los procedimientos adecuados para la

organización, conservación y manejo de la documentación.




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

3. Fundamento Legal Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental: Artículo 43. Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal: Artículos 3º, 6º, 10º, 11º, 12º,13º, 14º, 15º, 16º, 17º, 19º, 20º, 21º, 22º, 23º, 24º, 25º. Reglamento Interior de la Secretaría de Gobernación, Artículo 48.




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

4. Definiciones 4. 1 Adicionalmente a las definiciones contenidas en los artículos 3º de la Ley Federal de

Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y 2º de su Reglamento, así como en el 2º de los Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, para los efectos del presente documento, se entenderá por:

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

AGN: Archivo General de la Nación.

Baja documental: Realizada previa dictaminación del AGN en que se establece que la documentación ya no tiene ningún valor ni administrativo ni histórico, y amerita su destrucción.

Clasificación: Proceso de identificación y organización de archivos en categorías de acuerdo con esquemas previamente establecidos, métodos y reglas determinados en un cuadro de clasificación.

El IFAI emplea el término clasificación al momento de asignarle la restricción de reserva o confidencialidad a los expedientes.

Clave topográfica: Conjunto de datos relacionados con la ubicación física de los expedientes.

Comité de Información: Grupo conformado por un servidor público designado por el titular de la dependencia, el titular de la Unidad de Enlace y el titular del Órgano Interno de Control de cada dependencia o entidad.




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

Coordinación de Archivos: Área responsable de vigilar que se lleven a cabo correctamente los procesos archivísticos en las tres etapas de la administración documental: trámite, concentración e histórico de FONAES.

Depuración de expedientes: Proceso de selección final de los documentos que serán conservados de manera permanente, de aquellos otros que por su irrelevancia deben eliminarse. Esta eliminación se efectuará mediante la correcta evaluación y disposición de la documentación, y la detección de los valores de vigencias.

Diapositiva: Fotografía positiva sacada en cristal u otra materia transparente.

Documentación Activa: Documentación necesaria para el ejercicio de las atribuciones de las unidades administrativas y de uso frecuente que se conserva en el Archivo de Trámite.

Documentación Semiactiva: Documentación de uso esporádico que debe conservarse por razones administrativas, legales, fiscales o contables en el archivo de concentración.

Documento: Es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, películas, fotografías, trípticos, folletos, entre otros).

Documento electrónico: Información que puede constituir un documento de archivo cuyo tratamiento es automatizado y requiere de una herramienta específica para leerse o recuperarse.

Eliminación de documentos: Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

Expediente: Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto.

Expurgo: Consiste en retirar de los expedientes los documentos sin firma, contra-recibos, copias de nóminas, vales de mercancía, contraseñas de los usuarios, solicitudes de audiencia, recados telefónicos, registros de llamadas telefónicas; tarjetas de presentación y cartas de recomendación, información de acontecimientos luctuosos o cívicos, tarjetas navideñas, hojas y tarjetas en blanco, formatos de papel que no contengan alguna instrucción. Lo anterior se resume en la conveniencia y recomendación del retiro de copias innecesarias.

Foliación: Es la numeración de todas y cada una de las fojas que conforman el expediente, de acuerdo a los requerimientos prácticos del Archivo.

FONAES: Coordinación General del Programa Nacional de Apoyo para las Empresas de Solidaridad.

Fotografía: fijar y reproducir por medio de reacciones químicas, en superficies convenientemente preparadas, las imágenes recogidas en el fondo de una cámara oscura.

Guarda: soporte de diversos materiales para conservar un documento.

Guarda precaucional: Disposición que fija el tiempo que deben guardarse los documentos en el Archivo de Concentración, como precaución para la realización de consultas esporádicas.

Inventario: Es el registro que sirve para indicar cuáles y cuántos expedientes existen en un archivo.




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

Lineamientos Generales: Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal.

Mapa: Representación geográfica de una parte de la superficie terrestre, en la que se da información relativa a una ciencia determinada

Material gráfico: representación de información a través de imágenes que apelan a las propiedades de la percepción visual.

Plano: Representación gráfica y a escala de un terreno, de una población o de la planta de un edificio.

Plazo de conservación: Tiempo que debe conservarse en custodia la documentación en Archivo de Trámite o en Concentración, estipulado en el Catálogo de Disposición Documental.

Responsables de Archivo de Concentración: Responsables de realizar o supervisar los procesos archivísticos del Archivo de Concentración de FONAES. También deben cumplir con los requerimientos de la Coordinación de Archivos.

En las Oficinas Centrales se designará un solo responsable de Archivo de Concentración.

En las Representaciones Federales la persona encargada del Archivo de Trámite, también se hará cargo del Archivo de Concentración.

Responsables de Archivo Histórico: Responsables de realizar o supervisar los procesos archivísticos en materia de conservación, consulta y difusión del Archivo Histórico de FONAES.

En las Oficinas Centrales se designará un solo responsable de Archivo Histórico.

En las Representaciones Federales la persona encargada del Archivo de Trámite, también se hará cargo del Archivo Histórico.




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

Responsables de Archivo de Trámite: Responsables de realizar o supervisar los procesos archivísticos del Archivo de Trámite, de las Unidades Administrativas y Representaciones de FONAES. También deben cumplir con los requerimientos de la Coordinación de Archivos.

Se designará un solo responsable de Archivo de Trámite por cada Unidad Administrativa o Representación Federal.

SEPOMEX: Servicio Postal Mexicano.

Soporte: Material físico en que se registra la información: papel, CD, USB, microfilm, fotografías, (entre otros).

Transferencia Primaria: Traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica del Archivo de Trámite al Archivo de Concentración, cuando ha concluido su trámite y venció su vigencia en Archivo de Trámite.

Transferencia Secundaria: Traslado controlado y sistemático de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del Archivo de Concentración al Archivo Histórico, previa valoración y selección documental realizada por el AGN.

Vale de Préstamo: Documento mediante el cual el Archivo de Trámite o el Archivo de Concentración proporcionan expedientes en calidad de préstamo.

Valor Administrativo: El que tienen los documentos para las Unidades Administrativas del FONAES que los ha producido, relacionado al trámite o asunto que motivó su creación.

Valor Contable: El que tienen los documentos que sirven de explicación o justificación de operaciones de control presupuestario.




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

Valor Evidencial: El que posee permanentemente un documento en virtud de derechos y obligaciones imprescriptibles.

Valor Informativo: El que posee un documento como fuente de información para su aplicación en la investigación.

Valor Legal: El que tienen los documentos, como testimonio ante la Ley.

Valor Testimonial: Es la condición de aquellos documentos que dan cuenta de la

evolución de FONAES. Valoración: Fase del tratamiento archivístico en la que después de analizar los valores

de los documentos se decide si éstos deben transferirse a otro archivo de la Institución o si deben eliminarse o conservarse parcialmente.

5. Instrucciones para la integración y clasificación de expedientes con portada

y ceja.

Los expedientes se integrarán por ejercicio fiscal e iniciarán con el documento que dé origen a su apertura; se cerrarán con el último documento que, aún cuando esté fechado en un ejercicio fiscal posterior, se refiera al asunto correspondiente.

Los expedientes se abrirán cuando no existan antecedentes del asunto o materia; cuando la acción corresponda a gestiones gubernamentales diferentes y se trate de programas o proyectos.

Se llevará un número consecutivo de expediente por cada serie y año; es decir, cada vez que se inicie una serie, se reiniciará la numeración consecutiva de expediente por año.

Es recomendable que a la documentación conocida como fax, se le saque una copia fotostática y se integre al expediente, ya que con el transcurso del tiempo y el uso, la impresión de un fax tiende a borrarse, de esta manera se perdería la información.




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

Para la documentación que se genere con motivo del 5º transitorio, no será necesario abrir un nuevo expediente; esta se archivará en el mismo expediente del apoyo.

5. 1 Clasificación de Expedientes

La clasificación de los expedientes se realiza con base en el Cuadro de Clasificación de Archivos de FONAES. (Ver Temario de Capacitación Archivística).

5. 2 Portada del Expediente de Archivo

Los expedientes de los archivos de FONAES contarán con una portada que incluirá los datos siguientes: Unidad Administrativa, fondo, subfondo, sección, subsección, serie, subserie (en caso de tenerla), número de expediente, nombre del expediente, fecha de apertura y de cierre, asunto, valores, vigencia, número de fojas, clasificación (leyenda de información confidencial o reservada) y legajo (en caso de requerirlo). (Anexo 1).

Si el expediente continúa vigente en Archivo de Trámite, es conveniente no llenar el espacio correspondiente a fecha de cierre, ya que se desconoce cuánta información se agregará. Esta fecha se pondrá una vez que el expediente se haya cerrado.

La información clasificada como confidencial o reservada, además de llevar la portada del expediente de archivo, llevará en el interior del mismo, la carátula que respalde la información de confidencialidad o reserva (Anexo 2)

5. 3 Ceja del Expediente de Archivo

En la ceja de los expedientes de archivo deberá señalarse la clave de la sección, subsección, serie, subserie (en su caso), el número de expediente, legajo (en caso de requerirlo) y año. Si se desea agregar el título del expediente o un número de origen (asignado antes del proceso de clasificación, o una clave asignada por una base de datos) con el que se distinga al expediente, se hará con una diagonal después del año y enseguida el título o el número. (Anexo 3). (Ver página para documentación anterior al año 2003).




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

5. 4 Foliación

Si es necesario foliar, se hará con lápiz en el ángulo superior derecho de cada foja de cada expediente, con el cuidado de no dejar fojas sin folio. Se recomienda que en la documentación en Trámite, la foliación se realice al final del año fiscal, ya que pueden seguir integrándose documentos al expediente, mientras este no esté concluido. Los errores (muy comunes en esta tarea), pueden corregirse utilizando números “bis”; en el caso de ser más de dos fojas, se utilizan las letras del abecedario, pero sólo como excepción. La foliación se hará al término de la organización, es decir, una vez que la clasificación y la ordenación sean definitivas.

Nota: Se recomienda no utilizar foliadora, ya que de haber algún error en la foliación, este no se podría corregir y existiría una doble foliación en los expedientes.

5. 5 Depuración de Expedientes

La depuración de los expedientes se hará considerando que existen documentos de archivo y documentos de apoyo informativo. Esta información se especifica en el Temario de Capacitación Archivística.




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

5. 6 Documentos que no son objeto de archivo

No son objeto de archivo los documentos de apoyo informativo, así como aquellas carpetas que se integran por documentos de control interno temporal tales como:

• Controles de correspondencia, excepto los minutarios que integran los documentos, correspondencia y oficios firmados.

• Carpetas que contienen documentos sin interrelación alguna.

• Carpetas que integran copias de documentos que ya se encuentran en un expediente de archivo tales como: copias de talonarios, de faxes, de vales al almacén; fotocopias, tarjetas de registro de entrada y salida del personal, entre otros.

• Carpetas con copias o fotocopias de diversos temas.

• Carpetas a las que se les da el nombre de una unidad responsable o dependencia pero con contenido diverso y variado sin relación entre sí.

• Carpetas con información incompleta y sin orden alguno.

• Revistas, periódicos, Diarios Oficiales de la Federación, publicaciones u otros tipos de documentos que no reflejan una acción o trámite. (Ver Temario de Capacitación Archivística).

Por lo tanto, se deben retirar de los expedientes.




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

6. Funciones Comité de Información del FONAES:

Encargado de coordinar y supervisar las acciones de la dependencia para proporcionar la información prevista en la Ley. También tendrá las atribuciones de confirmar, modificar o revocar la clasificación de la información hecha por los titulares de las Unidades Administrativas de la dependencia, de instituir de conformidad con el Reglamento, los procedimientos para asegurar la mayor eficiencia en la gestión de las solicitudes de acceso a la información; realizar a través de la unidad de enlace, las gestiones para localizar los documentos administrativos en los que conste la información solicitada; establecer y supervisar la aplicación de los criterios específicos para la dependencia o entidad, en materia de clasificación y conservación de los documentos administrativos, así como la organización de archivos, de conformidad con los lineamientos expedidos por el Instituto Federal de Acceso a la Información y el Archivo General de la Nación.

6. 1 Coordinador de Archivos

1. Las funciones del Coordinador de Archivos son las siguientes:

En coordinación con los responsables de Archivo de Trámite, le corresponde la elaboración de los siguientes instrumentos de consulta y de control archivístico:

• El Cuadro General de Clasificación Archivística.

• El Catálogo de Disposición Documental.

• El Inventario General por Series.

• La Guía Simple de Archivos

• El Inventario General por Expedientes

2. La actualización del Cuadro de Clasificación Archivística, el Registro de Series y el Catálogo de Disposición Documental.




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

3. La coordinación de las acciones de los Archivos de Trámite.

4. La creación y el desarrollo de un programa de capacitación y asesoría archivística para FONAES.

5. La elaboración y actualización del registro de los titulares de los archivos de FONAES.

6. La coordinación de los procedimientos de valoración y destino final de la documentación.

7. La coordinación con la Dirección de Informática de FONAES, de las actividades

destinadas a la automatización de los archivos y a la gestión de documentos electrónicos.

6. 2 Responsables de Archivo de Trámite

Los responsables del Archivo de Trámite llevarán a cabo las siguientes funciones:

1. Recibir la documentación ingresada, estampando sello de acuse en los documentos

presentados para el acuse de recepción de los mismos.

2. Analizar la documentación recibida, solicitando en su caso, instrucciones al Titular de la Unidad Administrativa, para determinar el trámite que se efectuará.

3. Registrar los documentos recibidos en el sistema de control de gestión que para tal efecto se establezca en cada Unidad Administrativa.

4. Elaborar y colocar las portadas de los expedientes que se generen o en su caso, localizar los expedientes relacionados con la documentación de que se trate.




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

5. Asignar los códigos de clasificación a los expedientes que se generen

6. Incorporar en la ceja de cada expediente, el código de clasificación.

7. Integrar los expedientes por asunto. En caso necesario se continuará su integración en legajos, elaborando la portada y ceja correspondiente, señalando el número consecutivo y el número de legajos que lo componen.

8. Comunicar a la Coordinación de Archivos, en su caso, las altas de series documentales en el Cuadro de Clasificación del Archivo de la Unidad Administrativa o Representación Federal de su adscripción.

9. Comunicar a la Coordinación de Archivos las subseries documentales que en su caso, incorporen al Cuadro de Clasificación del Archivo de la Unidad Administrativa o Representación Federal de su adscripción.

10. Proponer en el Catálogo de Disposición Documental, el plazo de conservación de los expedientes en el Archivo de Trámite y Concentración.

11. Transferir al Archivo de Concentración los expedientes cuyos plazos de conservación en el Archivo de Trámite hayan concluido, (previo proceso de la documentación para Transferencia Primaria).

12. Mantener actualizado el inventario de expedientes de la Unidad Administrativa.

13. Dentro de los primeros quince días del mes de enero de cada año, informar a la

Coordinación de Archivos, sobre las modificaciones al Registro de Series de la Unidad Administrativa.




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

6. 3 Responsable del Archivo de Concentración

El Responsable del Archivo de Concentración tendrá las siguientes funciones:

1. Recibir en custodia de los responsables de Archivo de Trámite, la documentación que contemple plazos de conservación en el Archivo de Concentración, verificando que ésta no se registre con el carácter de permanente.

2. Registrar en el Cuadro de Clasificación de Archivos las series y subseries documentales que, en su caso, den de alta o incorporen los responsables de Archivo de Trámite al Cuadro de Clasificación del Archivo de su Unidad Administrativa.

3. Proporcionar, en calidad de préstamo, los expedientes custodiados, a los servidores públicos de la Unidad Administrativa de su adscripción autorizados para consultar documentos.

4. Elaborar los inventarios de transferencia y baja documental.

5. Elaborar el calendario de caducidades en el que registrará las fechas en que concluye el periodo de guarda de los expedientes.

6. Revisar mensualmente el calendario de caducidades con la finalidad de detectar oportunamente los expedientes que concluirán su guarda precautoria.

7. Notificar con un mes de anticipación al titular del área generadora y a la Coordinación de

Archivos, las series que estén próximas a concluir su guarda precautoria conforme al Catálogo de Disposición Documental, solicitando a la Coordinación, la liberación de los expedientes.




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

El área generadora enviará a la Coordinación de Archivos un oficio para la liberación de los

expedientes, a más tardar cinco días hábiles de anticipación a la fecha de vencimiento de su plazo de guarda precautoria; de no hacerlo así, la Coordinación de Archivos liberará los expedientes para su valoración o baja documental, y así lo notificará al titular del área generadora.

8. En caso de requerirse la ampliación del plazo de guarda precautoria para algún expediente, el

titular de la Unidad Administrativa a que pertenece el área generadora, podrá solicitarlo por única ocasión, mediante un oficio en el que se fundamente el motivo del plazo de guarda adicional; el oficio será dirigido al responsable del Archivo de Concentración con copia para la Coordinación de Archivos. La ampliación del plazo no podrá ser mayor a la originalmente establecida en el Catálogo de Disposición Documental. El responsable del Archivo de Concentración, deberá registrar la ampliación del plazo precautorio.

9. El titular de la Unidad Administrativa a la que pertenece el área generadora, o la persona que

él designe, nombrará un responsable, para participar en el proceso de valoración de los expedientes liberados, que de acuerdo al Catálogo de Disposición Documental cuentan con valor histórico, para proceder a su transferencia secundaria o baja documental.

10. Al recibir la determinación de liberación de expedientes, el responsable del Archivo de

Concentración, elaborará el concentrado de inventarios y completará la ficha técnica de prevaloración documental. (Anexo 4 )

11. Cotejará si la documentación tiene valor administrativo o contable; si la documentación tiene

valor administrativo, enviará el oficio de solicitud al Archivo General de la Nación para valoración documental.

12. En el caso de que la documentación a valorar sea de carácter contable, el titular de la

Unidad Administrativa a la que pertenece el área generadora o la persona designada por él, nombrará a un responsable del área donde se realiza el registro contable y otro del área de

13. Recursos Materiales, ambos con puesto mínimo de subdirector, para participar en el proceso

de análisis de los expedientes contables liberados. 14. Tratándose de documentación contable, el responsable del Archivo de Concentración,

remitirá una solicitud de autorización de baja documental a la Unidad de Gestión Gubernamental de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

15. Una vez liberados los expedientes por la Coordinación de Archivos, los responsables de los

Archivos de Concentración e Histórico y un responsable del área generadora y/o del área 16. donde se realiza el registro contable, analizarán los expedientes que se transferirán al Archivo

Histórico y los que se darán de baja.

17. Recibirá el dictamen de valoración documental y en su caso, el acta de baja documental.

18. Informará a la Unidad Administrativa responsable de la enajenación de bienes para que proceda a la baja.

19. Enviará oficio al Archivo Histórico de la dependencia; en él informará el dictamen del AGN,

solicitará la recepción de la transferencia secundaria y enviará la documentación al Archivo Histórico de la dependencia.

6. 4 Encargados del Archivo de Concentración de Representaciones Federales.

Las funciones correspondientes al Archivo de Concentración, serán absorbidas por los encargados de Archivo de Trámite de la Representación Federal de que se trate. Tendrán además las siguientes funciones:

1. Mantener constante comunicación con el Responsable del Archivo de Concentración de la Coordinación de Archivos de oficinas centrales.

2. Informar al Responsable del Archivo de Concentración, cuando se requiera, acerca de los movimientos registrados en la Representación Federal bajo su encargo.

3. Coordinarse con el Responsable del Archivo de Concentración para la

elaboración de los inventarios de transferencia y baja documental, así como para la realización de los trámites de transferencia secundaria o baja documental.

4. En el caso de aquellas Representaciones que cuenten con Oficinas Regionales, éstas

deberán informar al responsable de Archivo de Concentración correspondiente a su Representación. El encargado será nombrado por el titular de la Representación.




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

6. 5 Responsable del Archivo Histórico

Corresponde al responsable del Archivo Histórico realizar las siguientes funciones:

1. Recibir los expedientes y los inventarios de transferencia secundaria del Archivo de Concentración.

2. Cotejar contra inventario la documentación recibida y revisar la integridad de la misma.

3. Clasificar los expedientes recibidos por secciones, subsecciones y series, (según sea el caso) en las áreas del Archivo Histórico.

4. Realizar instrumentos de descripción de los expedientes transferidos.

5. Elaborar una guía de secciones.

6. Diseñar un programa de difusión de acervos.

7. Establecer controles para el acceso del público a la información del acervo histórico.

8. Desarrollar un programa de conservación y restauración del material documental deteriorado.

9. Determinar medidas de seguridad para el acervo histórico. 10. Disponer la documentación para consulta pública.

6. 6 Responsable de Control de gestión.

El IFAI indica la formación del área de Oficialía de Partes, y que el Comité de Información determine el número de áreas responsables de realizar el control de gestión documental.

En respuesta a lo anterior, en FONAES, el control de gestión documental, se lleva a cabo por medio de la Subdirección de Conservación y Mantenimiento.

El Responsable del Área de Control de Gestión Documental llevará a cabo la recepción, distribución, registro y control de la correspondencia de entrada, conforme a lo siguiente:




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

a) Recibirá la documentación que le sea presentada, verificando la existencia de la Unidad Administrativa a la que se dirige, y acusando de recibido.

b) El horario para la recepción de documentos en el Área de Control de Gestión será de las 9:00 a las 14:30 y de las 15:30 a las 18:00 horas del día. Después de las 18:00 hrs. no se recibirá documentación para envío fuera del D.F.

c) De las 14:30 a las 15:30, la documentación será recibida en el área de Recepción, al igual que si se deja paquetería antes de las 9:00 a.m.

d) Registrará en la Ficha de Control la información relacionada con los documentos entregados.

e) Entregará la documentación recibida a quienes va dirigida.

f) Sólo en los casos en que la paquetería se dirija a Oficialía de partes, esta área abrirá el sobre para verificar el contenido del mismo.

7. Procedimientos 7. 1 Instrumentos

7. 1. 1 Cuadro General de Clasificación Archivística

Para la elaboración del Cuadro de Clasificación Archivística, la Coordinación de Archivos toma en cuenta los siguientes elementos:

1. La determinación del fondo, subfondo, las secciones, subsecciones y series documentales del FONAES, mediante el análisis del Acuerdo que regula la organización y funcionamiento interno de la Coordinación General del Programa Nacional de Apoyo para las Empresas de Solidaridad y del Acuerdo por el que se dan a conocer las Reglas de Operación del Fondo Nacional de Apoyos para las Empresas en Solidaridad.




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

2. Con base en la propuesta de la estructura del Cuadro General de Clasificación Archivística del FONAES, dirigida a los responsables de Archivo de Trámite, se distingue la jerarquía documental (fondo, subfondo, sección, subsección y series); con estos elementos, las Unidades Administrativas o Representaciones Federales identifican las subsecciones y series documentales adecuadas para la documentación manejada, tomando en consideración las funciones realizadas.

3. Con la información remitida a la Coordinación de Archivos, se conforma la

estructura del Cuadro General de Clasificación Archivística. 4. El cuadro se actualiza conforme a las necesidades de las áreas y Representaciones

Federales. (Ver Temario de Capacitación Archivística)

7. 1. 2 Catálogo de Disposición Documental

1. En el Registro de Series se harán las propuestas para vigencias documentales de acuerdo con las necesidades de cada área.

2. La Coordinación de Archivos realizará el Catálogo de Disposición Documental y solicitará la aprobación del mismo al Archivo General de la Nación. (Anexo 6)

3. En el mes de febrero de cada año, la Coordinación de Archivos enviará al AGN, una copia del Catálogo de Disposición Documental en formato impreso y en soporte electrónico para su validación y registro.

7. 1. 3 Registro de series

Es el instrumento en el cual quedan registradas las series que competen a las Unidades Administrativas y a las Representaciones Federales, sus descripciones, valores documentales, vigencias y la restricción que puedan tener; es decir, si son confidenciales o reservados. Este sirve como base para realizar la Guía Simple y actualizar el Cuadro de Clasificación y el Catálogo de Disposición Documental. Debido a esto, cualquier modificación al respecto deberá hacerse del conocimiento de la Coordinación de Archivos.




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

7. 1. 4 Guía Simple de Archivos

Para la elaboración de la Guía Simple de Archivos, la Coordinación de Archivos realiza las acciones siguientes:

1. Envía a los responsables de Archivos de Trámite el formato el instructivo de llenado de Guía Simple de Archivos, solicitando se elabore la Guía Simple de la Unidad Administrativa de su adscripción. (Anexo 7)

2. Con la información proporcionada por los responsables de Archivos de Trámite,

integra la Guía Simple de Archivos de FONAES, que deberá contener la descripción básica de sus series documentales, y la relación de los archivos de trámite, de concentración e histórico. (Anexo 8)

7. 1. 5 Inventario General por Series

Para la elaboración del Inventario General por Series, la Coordinación de Archivos realiza las acciones siguientes:

1. Envía a los responsables de Archivos de Trámite el formato e instructivo de

llenado del Inventario General por Series, solicitando se elabore el Inventario de la Unidad Administrativa de su adscripción. (Anexo 9)

2. Con la información proporcionada por los responsables de Archivos de Trámite, integra el Inventario General por Series de FONAES.

7. 1. 6 Inventario General por Expedientes

Para la elaboración de este Inventario, la Coordinación de Archivos realiza las acciones siguientes:

1. Envía a los responsables de Archivos de Trámite el formato e instructivo de llenado del Inventario General por Expedientes, solicitando se elabore el Inventario de la Unidad Administrativa de su adscripción. (Anexo 10)

2. Con la información proporcionada por los responsables de Archivos de Trámite,

integra el Inventario General por Expedientes de FONAES.




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

7. 2 Archivo de Trámite

7. 2. 1 Préstamo de Expedientes del Archivo de Trámite

7. 2. 2 Transferencia Primaria de Expedientes

Revisar el Catálogo de Disposición Documental para determinar si ya venció la vigencia en Archivo de Trámite y hacer la transferencia al Archivo de Concentración, mediante el formato de inventario presentado en el Anexo 10.

Cuando la documentación deba transferirse al Archivo de Concentración, el responsable de Archivo de Trámite deberá realizar lo siguiente:

a) Elaborar el Inventario de Transferencia Primaria. (Anexo 11).

b) Insertar en las cajas una copia del Inventario de Transferencia Primaria.

c) Solicitar mediante un oficio dirigido a la Coordinación de Archivos, la recepción de la Transferencia, indicando el número de cajas y expedientes contenidos en cada una de ellas, así como las fechas extremas. (Para más información ver Temario de Capacitación Archivística).

d) Coordinarse con el responsable del Archivo de Concentración (en caso de no haber responsable en las oficinas centrales, con la Coordinación de Archivos) para la revisión (cotejo) del inventario de transferencia primaria.

f) La Coordinación de Archivos, mediante un oficio, aprobará la recepción y otorgará el número de Transferencia Primaria para su resguardo precautorio.

NOTA: Se reitera que la documentación para transferencia primaria, deberá estar debidamente clasificada y rotulada (portada y ceja); los datos deben coincidir con los del inventario.




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

El responsable del Archivo de Concentración (o en caso de no haber responsable, la Coordinación de Archivos) recibirá en custodia la documentación, conforme a lo siguiente:

a) Recibir las solicitudes de transferencia primaria de expedientes.

b) Comunicar por escrito, a los responsables de Archivo de Trámite, la aceptación de la transferencia primaria, señalando fechas y hora para la recepción de documentos.

c) Verificar conjuntamente con el responsable del Archivo de Trámite, que los expedientes que se entregan coincidan con los enlistados en el inventario de transferencia primaria; es decir, realizar un cotejo de la información.

d) Registrar en el Sistema de Control de Archivos que se establezca, el número de transferencia asignado.

e) Recibir los expedientes registrados en el inventario de transferencia primaria, el que deberá firmarse y acusarse de recibido.

f) Capturar en su Sistema de Control de Archivo, la información contenida en el inventario de transferencia primaria.

g) Validar los datos contenidos en el inventario de transferencia primaria.

h) Integrar el inventario de transferencia primaria en el expediente que corresponda.

i) Elaborar reportes por Unidad Administrativa, relativos a las transferencias

primarias realizadas.




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

7. 3 Archivo de Concentración

El responsable del Archivo de Concentración proporcionará el servicio de préstamo de expedientes, tomando en cuenta lo siguiente:

a) Facilitar los expedientes, en calidad de préstamo, a los servidores públicos autorizados quienes deberán presentar el formato de préstamo de expedientes que al efecto se establezca.

b) Al recibir los expedientes prestados, verificar su contenido y estado físico, procediendo al descargo del formato de préstamo de expedientes.

7. 3. 1 Préstamo de expedientes del Archivo de Concentración

El responsable del Archivo de Concentración proporcionará a los servidores públicos autorizados, en calidad de préstamo, los expedientes bajo su custodia, observando lo siguiente:

a) Previa identificación, permitir a los servidores públicos autorizados, el acceso a la documentación de su Unidad Administrativa, mediante el requisito del Vale de Préstamo de Expedientes. (Anexo 12).

b) Entregar los documentos al servidor público solicitante así como la copia del Vale de Préstamo de Expedientes, conservando el original del formato.

c) Registrar los préstamos en el Sistema de Control de Archivos, capturando la información contenida en los vales de préstamo.

d) Recibir en devolución los expedientes prestados, verificando su integridad, anotando la fecha de devolución en el original del Vale de Préstamo de Expedientes y en la copia del usuario.




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

e) Descargar en el Sistema de Control de Archivos, el registro correspondiente, archivando los vales de préstamo originales.

f) Detectar mensualmente en el Sistema de Control de Archivos, los préstamos de

expedientes vencidos, gestionado su devolución ante el solicitante. (Ver Lineamientos para el préstamo y consulta de expedientes semiactivos del Archivo de Concentración).

7. 3. 2 Transferencia Secundaria de Expedientes

Revisar en el Catálogo de Disposición Documental si ya venció la guarda precaucional en Archivo de Concentración y realizar la valoración secundaria.

Transferencia secundaria y baja documental

El Responsable del Archivo de Concentración realizará las transferencias secundarias o bajas documentales de conformidad con lo siguiente:

a) Detectará en el Sistema de Control de Archivos, los expedientes susceptibles de transferencia secundaria y baja documental, con base en las vigencias documentales registradas.

b) Elaborará inventarios por Unidad Administrativa, de los expedientes susceptibles de transferencia secundaria y baja documental, al concluir su plazo de conservación en el Archivo de Concentración. (Anexo 13).

c) Solicitará por escrito a los Titulares de las Unidades Administrativas propietarias de la documentación, autorización para proceder a la transferencia secundaria y/o baja documental.

d) Previa autorización de los Titulares de las Unidades Administrativas para la transferencia secundaria y/o baja documental, solicitará autorización por escrito a la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, para la realización de la baja de documentación contable.




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

e) Autorizada la baja documental por la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública, solicitará por escrito al AGN autorización para la transferencia secundaria y/o baja definitiva de la documentación contable y no contable, anexando inventarios de baja.

Toda transferencia secundaria deberá ir acompañada de la ficha técnica de prevaloración y de la declaratoria de prevaloración para solicitar al AGN la dictaminación de baja o transferencia al Archivo Histórico.

f) Autorizada la transferencia secundaria y/o baja documental por el AGN, separará los expedientes autorizados para baja.

g) Solicitará por escrito al Órgano Interno de Control en FONAES y a los Titulares de las Unidades Administrativas, la designación de representantes para que constaten la destrucción de la documentación cuya baja fue autorizada.

h) Procederá a la destrucción de la documentación autorizada para baja definitiva, en presencia de los representantes del Órgano Interno de Control en FONAES y de las Unidades Administrativas involucradas.

i) Levantará acta circunstanciada de baja documental, la que deberán firmar los servidores públicos que presencien la destrucción. (Anexo 15).

j) Registrará en el Sistema de Control de Archivo los expedientes dados de baja.

k) Conservará por un plazo de cinco años, los inventarios de transferencia secundaria y/o baja documental autorizados por el AGN, contados a partir de la fecha en que se haya autorizado.

l) Digitalizará y publicará en la página electrónica de FONAES las solicitudes de dictamen de destino final, los dictámenes del AGN y las actas de baja documental.




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

m) Realizará las transferencias secundarias al Archivo Histórico o al AGN, conforme a la dictaminación de éste.

n) Archivará los escritos de antecedentes, los inventarios de los documentos autorizados para transferencia secundaria y/o baja y el acta circunstanciada de baja documental debidamente firmada.

Valoración

Mediante una lectura de los inventarios y/o de la revisión física de los expedientes, se determinará si la documentación cuenta con valores secundarios o no.

(Ver temario de Capacitación Archivística)

Baja de Expedientes

Si la documentación no cuenta con valores secundarios ya establecidos en el Catálogo de Disposición Documental, se solicitará al AGN la dictaminación para su eliminación. La documentación anterior al año 2003, que carezca de valor histórico, sólo llevará en la ceja una breve descripción del contenido del expediente y una numeración consecutiva por expediente. No será necesario colocar portada ni la ceja con clasificación. (Ver Temario de Capacitación Archivística. Anexo 5 Tabla de fechas de clasificación). Si no se puede ordenar por series, se sugiere su ordenamiento por tema. Se acomodará en cajas y se hará una relación del contenido de las mismas. (Anexo 14). Se enviará en calidad de Transferencia Primaria.

Bajas documentales en las Representaciones Federales

El Responsable de Archivo de Trámite le informará al Representante Federal con un mes de anticipación, de la caducidad de la documentación. (Anotar para Archivo Histórico Si la documentación tiene valor histórico, se hará una selección por muestreo, (previa valoración).)




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

Si la documentación amerita baja, se realizará llenando la ficha técnica de prevaloración documental y la declaratoria de prevaloración (Anexo 4 y 5). Posteriormente y ya llenas, el responsable de Archivo de Trámite dirigirá al Coordinador de Archivos mediante correo electrónico o por mensajería, una carta u oficio de solicitud de baja, acompañada del inventario de Transferencia Primaria.

Anexarán una descripción general de los expedientes solicitando la baja de la documentación en apego a la caducidad y al contenido de la información. El Coordinador de Archivos, enviará un oficio autorizando o dando el visto bueno para la baja.

El Representante Federal hará el acta de baja documental firmada por él, indicando el área, años, número de cajas, número de expedientes, con copia para Operación Regional.

Si la documentación presenta daños irreparables o es completamente ilegible, pondrá

una justificación para darla de baja aunque no haya caducado aún; ya que en caso de presentar hongos o excesiva humedad, puede contaminar la documentación que se encuentre en buen estado.

Permanencia

Si la documentación cuenta con valores secundarios (históricos), se resguardará por tiempo indefinido bajo las condiciones óptimas de conservación.

7. 4 Archivo Histórico

La documentación con valor histórico, se encuentra señalada en el Catálogo de Disposición Documental.

El Archivo General de la Nación, también les otorgó valor histórico a los Apoyos, ya que son la función sustantiva de la Institución1.

Es importante recordar que una vez que la documentación se encuentre en el Archivo Histórico, podrá ser consultada por el público en general, ya que será utilizada con fines de investigación y/o difusión cultural y/o científica.

1 Asesoría AGN, 10 de marzo de 2008




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

7. 4. 1 Custodia de documentación en el Archivo Histórico

El responsable del Archivo Histórico recibirá en custodia la documentación que contemple valores secundarios, conforme a lo siguiente:

a) Recibirá las solicitudes de transferencia secundaria de expedientes.

b) Comunicará por escrito, al responsable de Archivo de Concentración, la aceptación de la transferencia secundaria, señalando fecha y hora para la recepción de documentos.

c) Verificará, conjuntamente con el responsable del Archivo de Concentración, que los expedientes que se entregan, coincidan con los registrados en el inventario de transferencia secundaria.

d) Registrará en el Sistema de Control de Archivos que se establezca, el número de transferencia asignado.

e) Recibirá los expedientes registrados en el inventario de transferencia secundaria, el que deberá acusarse de recibido.

f) Capturará en su Sistema de Control de Archivo, la información contenida en el inventario de transferencia secundaria.

g) Integrará el inventario de transferencia secundaria en el expediente que

corresponda.




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

7. 5 Control de Gestión Documental

Funciones del Área de Control de Gestión Documental:

1. Recibir, registrar y controlar la correspondencia de entrada y de salida.

2. Distribuir la correspondencia de entrada mediante el formato de Entrega de Documentos.

3. Recibir y despachar la correspondencia de salida.

4. Proporcionar los servicios de correspondencia de entrada y salida de documentación oficial.

7. 5. 1 Servicio de correspondencia

El servicio se presta al personal administrativo (secretarias, jefes de departamento) quienes solicitarán el servicio de correspondencia (correo, o mensajería

7. 5. 2 Recepción, distribución, registro y control de la correspondencia de entrada.

El área de Oficialía de Partes, solo abre la paquetería que viene remitida a nombre de la misma, ya que un paquete puede contener correspondencia dirigida a diferentes Unidades Administrativas.

7. 5. 3 Recepción y despacho de la correspondencia de salida

El Responsable del Área de Control de Gestión Documental llevará a cabo la recepción y despacho de la correspondencia de salida, conforme a lo siguiente:

a) Recibirá la correspondencia de salida que le sea presentada para su despacho, acusando de recibido.

El horario para la recepción de documentos en el Área de Control de Gestión Documental, para su despacho externo será de las 9:00 a las 14:30 horas y de las 15:30 a las 18:00 hrs.




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

b) Elaborará una relación de correspondencia (sobres) enviados.

e) Archivará copia de los comprobantes emitidos por las empresas prestadoras de los servicios (DHL, Sepomex, Suburcabos, Red Pack, Multipack, y otras) de la documentación registrada en el formato.

f) La documentación que requiera enviarse con carácter de urgente hacia las

Representaciones Federales y/o a cualquier destino, deberá hacerse mediante un oficio dirigido al director de Recursos Materiales solicitando el servicio.

8 Documentos Electrónicos de Archivo

Los documentos electrónicos de archivo (CD, miniCD, USB, diskettes, DVD, cintas de

audio y video, o cualquier otro tipo de soporte electrónico, se clasificarán de acuerdo con el Cuadro de Clasificación Archivística de FONAES.

Se colocará una portada que incluirá los datos siguientes: Unidad Administrativa, sección, subsección, serie, subserie (en caso de tenerla),

número de expediente y legajo en caso de requerirlo, nombre del expediente, fechas de apertura y de cierre, asunto, valor, vigencia, clasificación (leyenda de información confidencial o reservada), y observaciones; en este último rubro, se anotará si el archivo electrónico presenta daños físicos o falta información o cualquier observación considerada a destacar. (Anexo 16).

Puede darse el caso en que exista información correspondiente a diversas series en un solo CD o diskette o documento electrónico; si es así, la información se clasificará asentando sólo la primera serie y en el asunto se señalará lo correspondiente al resto de la información; es decir, si se tiene información de las series: 01, 12, 26 y 127, se asentará la clasificación con la serie 01 y se describirá brevemente la información de la series: 01, 12, 26 y 127.




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

Los documentos electrónicos contarán también con una ceja en la que se señalará la clave de la sección, subsección, serie, subserie (en su caso), el número de expediente, legajo (en caso de requerirlo) y año. Si se desea agregar el título del expediente o un número de origen (asignado antes del proceso de clasificación, o una clave asignada por una base de datos) con el que se distinga al expediente, se hará con una diagonal después del año y enseguida el título o el número.

Para la eficiente administración y conservación de los documentos electrónicos, la Dirección de Informática realizará las acciones siguientes:

1. Con apoyo de la Coordinación de Archivos, tomar las medidas necesarias para administrar y conservar los documentos electrónicos de archivo.

2. Aplicar las medidas técnicas de administración y conservación que aseguren la validez, autenticidad, confidencialidad, integridad y disponibilidad de los documentos electrónicos de acuerdo con las especificaciones de soportes, medios y aplicaciones, de conformidad con las normas nacionales e internacionales.

3. Con apoyo de la Coordinación de Archivos, diseñar programas de respaldo y

migración de los documentos electrónicos, de acuerdo con los recursos de FONAES.

9. Archivos Fotográficos 9. 1 Tratamiento

Las fotografías en blanco y negro y los acetatos, se colocarán en una guarda de papel desacificado (sin ácido o neutro), perma-dur o archivat. Si son a color la guarda deberá ser de polipropileno o mailar. A su vez, se colocarán en cajas de polipropileno abiertas. Las guardas para diapositivas se deberán colocar en sobres de polipropileno, previamente se les retirará el cartón y se montarán en plástico.




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

Las guardas deberán llevar escrita la información siguiente: 1. Nombre 2. Tema 3. Año 4. Deterioro Las Unidades Administrativas podrán solicitar asesoría a la Coordinación de Archivos en lo referente a los procesos técnicos del material gráfico (fotografías, diapositivas, mapas, planos).

9. 2 Conservación

Las sugerencias para la conservación de este material son: colocar en una habitación con pintura de agua, con ventilación o aire acondicionado regulado y deshumidificadores, con una humedad relativa entre 35 y 45 %. La importancia de la conservación en esas condiciones es debido a que algunos de estos materiales pueden contener nitrato de celulosa, el cual es susceptible de incendiarse.




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

10. Anexos




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

Anexo 1

PORTADA DEL EXPEDIENTE DE ARCHIVO

UNIDAD ADMINISTRATIVA (1)

FONDO (2) SE

SUBFONDO (3) FONAES

SECCIÓN (4)

SUBSECCIÓN (5)

SERIE (6)

SUBSERIE (7)

NUMERO DE EXPEDIENTE (8)

NOMBRE DEL EXPEDIENTE (9)

FECHA DE APERTURA (10)

FECHA DE CIERRE (11)

ASUNTO (12)

VALOR DOCUMENTAL (13) Administrativo __ Legal __ Contable __

VIGENCIA DOCUMENTAL (14) Archivo de Trámite ___ Años Archivo de Concentración ___ Años

NÚMERO DE FOJAS (15)

CLASIFICACIÓN (16) Contiene información: Reservada __ Confidencial __

LEGAJO(S) (17)




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO “PORTADA DEL EXPEDIENTE DE ARCHIVO”

No. Anotación (1) Unidad Administrativa (Direcciones, Subdirecciones, Departamentos, Área) a la que pertenece la

documentación. (2) SE siglas empleadas para indicar el nombre del fondo: Secretaría de Economía. (3) FONAES siglas empleadas para indicar el nombre del subfondo: Coordinación General del

Programa Nacional de Apoyo para las Empresas de Solidaridad. (4) Clave numérica de la sección, conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística. (5) Clave numérica de la subsección, conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística. (6) Clave numérica de la serie, conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística. (7) Clave numérica de la subserie (en el caso de que se requiera este nivel), de acuerdo al orden

que cada área le haya asignado. (8) Número que se asigne al expediente. (9) Nombre que se asigne al expediente (10) Fecha de apertura del expediente. (11) Fecha de cierre del expediente. Se reitera que si el expediente aún no concluye su vigencia en

Archivo de Trámite, no se coloque la fecha de cierre, sólo hasta asegurarse que ya no se le va a ingresar más documentación.

(12) Breve descripción del asunto que se contiene en el expediente. (13) Indicar con una “X” si se trata de documentos con valor administrativo, legal y/o contable. (14) Plazos de conservación en los archivos de trámite y de concentración, conforme al Catálogo de

Disposición Documental en años. (15) Cantidad de fojas que conforman el expediente al cierre del mismo (16) Señalar con una “X” si el expediente contiene información reservada o confidencial. (17) Marcar el número de legajo (en caso de que así lo requiera el expediente).




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

Anexo 2

ESTE EXPEDIENTE CONTIENE INFORMACIÓN CLASIFICADA

LEYENDA DE CLASIFICACIÓN

ENCUESTA DE MUJERES QUE ASISTEN A LAS JORNADAS DE CAPACITACIÓN

TIPO DE CLASIFICACIÓN: Confidencial FECHA DE CLASIFICACIÓN: UNIDAD ADMINISTRATIVA: PÁGINAS O SECCIONES QUE CONTIENEN DATOS CONFIDENCIALES: Las secciones de la Encuesta del participante para jornadas de capacitación de mujeres empresarias sociales: Información personal: nombre completo, edad, población de origen, municipio, estado, teléfono, correo electrónico. Información académica: Escolaridad actual terminada. Información familiar/socioeconómica: casa propia o rentada, estado civil, número de hijos, ingreso familiar mensual. Información empresaria.: número de empleados, ventas mensuales aproximadas Participación en la comunidad: participación en asociaciones civiles o redes sociales, tipo de asociación o red (empresarial, partido político, padres de familia, religiosa, otra), nombre de la organización, cargo que desempeña dentro de la organización, objetivo de la organización. FUNDAMENTO LEGAL PARA LA CLASIFICACIÓN: Artículo 18, Fracción II de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. RÚBRICA DEL TITULAR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA: (Nombre del títular de la Unidad Administrativa)




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

Instructivo de llenado de portada confidencial2.

1) En el área de leyenda de clasificación, citar el rubro temático que da motivo a su confidencialidad; por ejemplo: solicitudes de información; encuestas; apoyos (expedientes técnicos); juicios; expediente único de personal; nómina; descuentos; entre otros.

2) Tipo de clasificación: Confidencial. 3) Fecha de clasificación: fecha en la que se elabora el proceso de clasificación del

expediente. 4) El nombre de la unidad administrativa o de la Representación Federal de que se trate.

Nota: se indica cambiar las palabras Unidad Administrativa por Representación Federal cuando sea el caso.

5) Secciones que comprometan la confidencialidad de datos personales: la información concerniente a una persona física, identificada o identificable, entre otra, la relativa a su origen étnico o racial, o que esté referida a las características físicas, morales o emocionales, a su vida afectiva y familiar, domicilio, número telefónico, patrimonio, ideología y opiniones políticas, creencias o convicciones religiosas o filosóficas, los estados de salud físicos o mentales, las preferencias sexuales, u otras análogas que afecten su intimidad. Nota: si el expediente está foliado, se anotarán las páginas correspondientes a la confidencialidad; de no ser así, se anotará la parte o sección correspondiente que dé motivo a la confidencialidad.

6) Fundamento legal: Se respetará el artículo y la fracción indicada en el formato. 7) Se utilizará la rúbrica, el nombre y cargo del titular de la Unidad Administrativa y/o de

la Representación Federal, que avala la confidencialidad de la información. Nota: se podrá manejar copia fotostática con la información que se repetirá y sólo se cambiará la información que lo requiera; asimismo se sugiere utilizar un sello con la rúbrica del titular. Rúbrica: Es el rasgo caligráfico de figura determinada, que puede utilizarse como signo distintivo de una persona. Firma: Es el rasgo caligráfico escrito de mano propia de la persona, al pie de un documento para darle autenticidad.

2 La información sólo cambiará en lo referente a la leyenda de clasificación y al contenido de las páginas o secciones con datos confidenciales, de acuerdo a la documentación que maneje el área.




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

Anexo 3 CEJA DEL EXPEDIENTE DE ARCHIVO Sin legajo

Con legajo

Subsección

AGS / AP / 01. 04 / 01- 04 / Nombre

Sección Subserie Número y año Serie

Nombre del Expediente

Subsección

AGS / AP / 01. 04 / 01 (1/2) - 04 / Nombre

Sección Subserie Número y legajo Serie

Año





DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

Anexo 4

FICHA TÉCNICA DE PREVALORACIÓN

FECHA___________________(1)________________________________________________ Unidad Administrativa Generadora__________(2)_________________________________ Funciones o atribuciones La documentación que se dará de baja, (o que se conservará permanentemente, según el caso), se generó en el ejercicio de las funciones de____________________(3)____________________________________________________ que tiene encomendadas la (4) de acuerdo a lo establecido en (5) Carácter de la función o atribución El contenido de los expedientes deriva de las funciones sustantivas, de logística o de administración interna (poner la(s) que corresponda(n) que tiene encomendadas la Unidad Administrativa arriba mencionada. Valor de los archivos Los expedientes objeto de esta prevaloración, se darán de baja por haber concluido su vigencia documental y por carecer de valores secundarios.




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

Antecedentes No se tienen antecedentes de algún dictamen emitido por el Archivo General de la Nación respecto a documentación de esta índole. (Señalar si se cuenta con antecedentes acerca de Cualquier dictamen previo del AGN en el caso de series o grupos de archivos con contenido semejante, con la fecha y el número de acta de baja correspondiente). Datos de los archivos La documentación se conforma de_____(6)_____ expedientes, los cuales se encuentran contenidos en___(7)_____ cajas, y forman un total de____(8)__________ metros lineales, con un peso aproximado de___(9)____kilos. La documentación se encuentra en___(10)___________condiciones físicas. Metodología de valoración. La prevaloración se realizó considerando los plazos de guarda y valores que se establecieron en el Catálogo de Disposición Documental. (Indicar si se efectuó alguna transferencia al archivo histórico de la dependencia).

Responsable del Archivo de Concentración (11) Nombre, puesto y firma

Responsable del Área generadora (12) Nombre, puesto y firma

Vo.Bo. Titular de la Unidad Administrativa (13) Nombre, puesto y firma




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

Instrucciones de llenado

1) Se anotará el día, mes y número completo del año. 2) Nombre de la Unidad Administrativa que realiza la baja: Dirección General, Dirección

Regional, Coordinación, o alguna otra.

3) Nombre de las funciones de las que derivaron los expedientes que se darán de baja. 4) Nombre de la Unidad Administrativa generadora de la documentación.

5) Leyes, reglamentos, códigos, acuerdos, decretos, lineamientos, manuales, o algún otro en

donde se contemplen las funciones de las que deriva la documentación que se dará de baja.

6) Cantidad de expedientes que se darán de baja.

7) Cantidad de cajas en las que están contendidos los expedientes. 8) Cantidad de metros lineales que comprende la documentación que se dará de baja.

9) Peso aproximado de la documentación en kilogramos. 10) Condiciones físicas en que se encuentra la documentación.

11) Nombre completo, puesto y firma del responsable del Archivo de Concentración. 12) Nombre completo, puesto y firma autógrafa del responsable por parte del Área

generadora. 13) Nombre completo, puesto y firma autógrafa del titular de la Unidad Administrativa a

que pertenece el Área generadora.




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

Anexo 5

DECLARATORIA DE PREVALORACIÓN

DECLARATORIA DE PREVALORACIÓN DE ARCHIVOS INSTITUCIONALES

Los inventarios que respaldan los archivos cuya baja o transferencia secundaria se promueve constan de_________ fojas que amparan archivos procedentes de: nombre de la(s) unidad(es) administrativa(s). La baja o transferencia secundaria se promueve con base en el Catálogo de Disposición Documental vigente (anotar la fecha de última actualización y, de ser el caso, indicar alguna otra disposición jurídica que avale el procedimiento y si se trata de archivos con valor administrativo, jurídico o contable. Se llevó a cabo un procedimiento de prevaloración, cuya ficha técnica se anexa, y ___ (especificar aquí si se detectaron)____ expedientes o series con valor histórico, mismos que se han marcado en los inventarios para su transferencia (al Archivo Histórico de la dependencia o entidad, o al AGN, previa aprobación del plan de rescate). Al revisar expedientes contra inventarios se observó que estos últimos reflejan el contenido de los expedientes (en caso negativo, explicar qué acciones se tomaron para determinar si existían o no valores secundarios y explicar cuál fue el resultado de las acciones tomadas), en virtud de ser archivos carentes de valores cuya baja procede (o rescate de archivos con valores permanentes). Así mismo, se declara que en la documentación no están contenidos originales referentes a activo fijo, obra pública, valores financieros, aportaciones a capital, empréstitos, créditos concedidos e inversiones en otras entidades, así como juicios, denuncias ante el Ministerio Público y fincamiento de responsabilidades pendientes de resolución o expedientes con información reservada cuyo plazo de conservación no ha prescrito, conforma a disposiciones aplicables. Lugar y fecha Nombre Puesto.





VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2010

Anexo 6

COORDINACIÓN GENERAL DEL PROGRAMA NACIONAL DE APOYO PARA LAS EMPRESAS DE SOLIDARIDAD (FONAES)

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

CÓDIGO DE

CLASIFICACIÓN

SERIE

DOCUMENTAL

VALOR DOCUMENTAL

CLASIFICACIÓN DE LA

INFORMACIÓN

PLAZO DE CONSERVACIÓN

(AÑOS)

VALOR

HISTÓRICO

ADMVO LEGAL CONTABLE RESERVADA

CONFIDENCIAL ARCHIVO

DE TRÁMITE

ARCHIVO DE

CONCENTRACIÓN




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL UNIDAD ADMINISTRATIVA: (1) FECHA: (2)

CÓDIGO DE CLASIFICACIÓN

SERIE DOCUMENTAL

VALOR DOCUMENTAL

CLASIFICACIÓN DE LA

INFORMACIÓN

PLAZO DE CONSERVACIÓN

(AÑOS)

VALOR

HISTÓRICO ADMVO LEGAL CONTABLE RESERVADA

CONFIDENCIAL ARCHIVO

DE TRÁMITE

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

( 3 )

( 4 )

( 5 )

( 5 )

( 5 )

( 6 )

( 7 )

( 8 )

( 9 )

( 10 )

No. Anotación (1) Nombre de la Unidad Administrativa a la que pertenece la documentación. (2) Fecha en la que se elabora el documento. (3) Clave de la serie documental de acuerdo al Cuadro de Clasificación Archivística. (4) Nombre de la serie documental de acuerdo al Cuadro de Clasificación Archivística. (5) Indicación, con una “X” el valor documental (administrativo, legal y contable, uno o varios. (6) Indicación, con una “X” si la información es reservada. (7) Indicación, con una “X” si la información es confidencial. (8) Número de años de guarda en el Archivo de Trámite. (9) Número de años de guarda en el Archivo de Concentración. (10) Indicación, con una “X” si la información tiene valor histórico.





VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2010

Anexo 7


GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS

ARCHIVO DE TRÁMITE Unidad Administrativa: Nombre del responsable: Cargo del responsable: Domicilio: Teléfono: Correo electrónico: SECCIÓN:

CLAVE DE LA SERIE

NOMBRE DE LA SERIE DESCRIPCIÓN




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS ARCHIVO DE TRÁMITE Unidad Administrativa: (1) Responsable del Archivo de Trámite: (2) Cargo: (3) Domicilio: (4) Teléfono: (5) Correo electrónico: (6) SECCIÓN: (7)

CLAVE DE LA SERIE

NOMBRE DE LA SERIE DESCRIPCIÓN FECHA VOLUMEN UBICACIÓN

(8) (9) (10) (11) (12) (13) No Anotación. (1) Nombre de la Unidad Administrativa a la que pertenece el Archivo de Trámite. (2) Nombre del Responsable del Archivo de Trámite. (3) Cargo del Responsable del Archivo de Trámite. (4) Domicilio de Archivo de Trámite.




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

(5) Teléfono del Responsable del Archivo de Trámite. (6) Correo electrónico del Responsable del Archivo de Trámite. (7) Clave y denominación de la sección. (8) Clave de la serie documental. (9) Nombre de la serie documental (10) Contenido de la serie, con el cuidado de no repetir el nombre de la serie en la descripción. (11) Fecha (s) (12) Volumen (13) Ubicación.




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

Anexo 8


GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS DE FONAES

Unidad Administrativa:

CLAVE DE LA SERIE

NOMBRE DE LA SERIE DESCRIPCIÓN DE LA SERIE

RELACIÓN DE ARCHIVOS

ARCHIVO DE TRÁMITE

Unidad administrativa Nombre del responsable

Cargo Domicilio Teléfono Correo electrónico




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009


Nombre del responsable Cargo Domicilio Teléfono Correo electrónico

ARCHIVO HISTÓRICO

Nombre del responsable Cargo Domicilio Teléfono Correo electrónico




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS DE FONAES Unidad Administrativa: (1)

CLAVE DE LA SERIE NOMBRE DE LA SERIE DESCRIPCIÓN

(2) (3) (4)

RELACIÓN DE ARCHIVOS

ARCHIVO DE TRÁMITE

Unidad administrativa Nombre del responsable Cargo Domicilio Teléfono Correo electrónico (5) (6) (7) (8) (9) (10)


Nombre del responsable Cargo Domicilio Teléfono Correo electrónico (6) (7) (8) (9) (10)

ARCHIVO HISTÓRICO

Nombre del responsable Cargo Domicilio Teléfono Correo electrónico (6) (7) (8) (9) (10)




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

No. Anotación (1) Unidad Administrativa a la que pertenece el acervo documental. (2) Clave de la serie. (3) Denominación de la serie documental. (4) Contenido y periodo que abarca la documentación que se contiene en la serie. (5) Unidad Administrativa a la que pertenece el Archivo de Trámite. (6) Nombre del responsable del archivo. (7) Cargo del responsable del archivo. (8) Domicilio del responsable del archivo. (9) Teléfono del responsable del archivo. (10) Correo electrónico del responsable del archivo.




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

Anexo 9


INVENTARIO GENERAL SECCIÓN:

Denominación de la Serie Fechas extremas de la

serie Descripción de la Serie Clave de la

Serie Signatura del

archivo




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL INVENTARIO GENERAL

SECCIÓN: (1)

Denominación de la Serie Fechas extremas de

la serie Descripción de la Serie Clave de la

Serie Signatura del

archivo (2) (3) (4) (5) (6)

No. Anotación (1) Clave y denominación de la sección, conforme al Cuadro de Clasificación Archivística. (2) Denominación de la serie, conforme al Cuadro de Clasificación Archivística. (3) Periodo que abarca la información que se contiene en la serie documental. (4) Breve descripción de la información que se contiene en la serie documental. (5) Clave de la serie, conforme al Cuadro de Clasificación Archivística (6) Números de las cajas de la serie documental.




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

Anexo 10


INVENTARIO POR EXPEDIENTES SECCIÓN Serie

Nombre del Expediente Clave del Expediente Descripción del Expediente Fecha del

Expediente Número de

caja




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL INVENTARIO POR EXPEDIENTES

SECCIÓN: (1)

Denominación de la Serie Fecha del Expediente Descripción del Expediente Clave de la

Serie Signatura del

Archivo (2) (3) (4) (5) (6)

No. Anotación (1) Clave y denominación de la sección, conforme al Cuadro de Clasificación Archivística. (2) Denominación de la serie, conforme al Cuadro de Clasificación Archivística. (3) Periodo que abarca la información que se contiene en el expediente. (4) Breve descripción de la información que se contiene en el expediente, con el cuidado de no repetir el título del expediente en la descripción. (5) Clave de la serie, conforme al Cuadro de Clasificación Archivística (6) Número de cajas y el del expediente dentro del contenedor.





VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2010

Anexo 11


INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA

Unidad Administrativa: Área: No. Nombre o

Breve Descripción del Expediente Código

del Expediente Valor Primario

Periodo de Trámite

Vigencia

El presente inventario consta de _______hojas y ampara la cantidad de______expedientes de los años de _____________(periodo), contenidos en _____________(legajos o cajas), con un peso aproximado de __________

FORMULÓ

______________________________

VISTO BUENO

_____________________________




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA

Unidad Administrativa: (1) Área: (2)

No. Nombre o Breve Descripción del Expediente

Código del Expediente

Valor Primario

Periodo de Trámite

Vigencia

(3) (4) (5) (6) (7) (8)

El presente inventario consta de ___(9)____ hojas y ampara la cantidad de __(10)____ expedientes de los años de ______(11)_______, contenidos en _____(12)________( legajos o cajas), con un peso aproximado de ____(13)______

FORMULÓ VISTO BUENO (14) (15)

(1) Nombre de la Unidad Administrativa a la que pertenecen los expedientes. (2) Nombre del área productora de la documentación (dirección de área, subdirección o departamento). (3) Número secuencial de los expedientes que conforman el inventario. (4) Breve descripción del contenido del expediente. (5) Código de clasificación: sección, subsección, serie, subserie (si es necesario), legajo (si es necesario), No de expediente, año. (6) Valor primario de los documentos (administrativo, legal, contable, uno o varios). (7) Periodo de trámite (años extremos que abarca la documentación). (8) Vigencia documental (conforme al catálogo de disposición documental). (9) Cantidad de hojas de que consta el inventario. (10) Cantidad de expedientes.




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

(11) Periodo que abarca la información. (12) Cantidad de legajos o cajas en que se contienen los expedientes. (13) Peso aproximado en kilos. (14) Nombre y firma de quien elaboró el inventario. (15) Nombre y firma del titular del Área productora de la documentación.





VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2010

Anexo 12

VALE DE PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES COORDINACIÓN DE ARCHIVOS ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

FECHA DE PRÉSTAMO: __________

FOLIO NÚMERO: ______________ - DATOS DEL USUARIO Nombre: Puesto: Unidad Administrativa de adscripción: Ext. DATOS DE LOS EXPEDIENTES No. Número de

Transferencia Código del Expediente


Cantidad de Expedientes

Fecha de Devolución Prórroga de Devolución

día mes año día mes año

RECIBIÓ

Nombre y firma

ENTREGÓ

Nombre y firma





VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2010

Anexo 13


INVENTARIO DE TRANSFERENCIA SECUNDARIA Y BAJA DOCUMENTAL

Unidad Administrativa: Área:

No. Nombre o Breve Descripción del Expediente

Código del Expediente

Valor Secundario

Periodo de Trámite

Vigencia

El presente inventario consta de _______hojas y ampara la cantidad de______expedientes de los años de _____________(periodo), contenidos en _____________(legajos o cajas), con un peso aproximado de __________

FORMULÓ

______________________________

VISTO BUENO

_____________________________




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL INVENTARIO DE TRANSFERENCIA SECUNDARIA Y BAJA DOCUMENTAL

Unidad Administrativa: (1) Área: (2) No. Nombre o

Breve Descripción del Expediente Código

del Expediente Valor Secundario

Periodo de Trámite

Vigencia

(3) (4) (5) (6) (7) (8)

El presente inventario consta de ___(9)____ fojas y ampara la cantidad de __(10)____ expedientes de los años de ______(11)_______, contenidos en _____(12)________(legajos o cajas), con un peso aproximado de ____(13)______

FORMULÓ VISTO BUENO

(14) (15) (1) Nombre de la Unidad Administrativa o Representación Federal a la que pertenecen los expedientes. (2) Nombre del área productora de la documentación (dirección de área, subdirección o departamento). (3) Número secuencial de los expedientes que conforman el inventario. (4) Nombre del expediente o breve descripción de su contenido (5) Código de clasificación: sección, serie (subserie) y número (y legajo en su caso) de expediente. (6) Valor secundario de los documentos (evidencial, testimonial informativo, uno o varios) (7) Periodo de trámite (años extremos que abarca la documentación) (8) Vigencia documental (conforme al catálogo de disposición documental). (9) Cantidad de hojas de que consta el inventario. (10) Cantidad de expedientes.




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

(11) Periodo que abarca la información. (12) Cantidad de cajas en que se contienen los expedientes. (13) Peso aproximado en kilos. (14) Nombre y firma de quien elaboró el inventario. (15) Nombre y firma del titular del área productora de la documentación.




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

Anexo 14

FORMATO PARA DOCUMENTACIÓN ANTERIOR AL AÑO 2003 SIN VALOR HISTÓRICO

No BREVE DESCRIPCIÓN DEL EXPEDIENTE FECHAS EXTREMAS

No DE CAJA

(1) (2) (3) (4)

Instrucciones para el llenado del formato

1) Número consecutivo de expediente. 2) Anotar una breve descripción del contenido del mismo. 3) Se anotará la fecha del expediente; en el caso en que contenga varias fechas, se anotará la fecha más antigua y la fecha más reciente. Si hay

fechas faltantes dentro del mismo, se anotará también el dato. 4) Número de la caja en que se contienen los expedientes.





VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2010

Anexo 15

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES COORDINACIÓN DE ARCHIVOS ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

ACTA CIRCUNSTANCIADA DE BAJA DOCUMENTAL

En la Ciudad de México, Distrito Federal, siendo las (hora, día, mes y años, con letra), se reunieron en las instalaciones de la Coordinación de Archivos de la Coordinación General del Programa Nacional de Apoyo para las Empresas de Solidaridad, sita en Av. Parque Lira número sesenta y cinco, Planta baja, colonia San Miguel Chapultepec, Delegación Miguel Hidalgo, Código Postal 11850, el C. (título y nombre), con R.F.C. (clave) de nacionalidad Mexicana y con domicilio particular en (calle, número exterior e interior, colonia, delegación, código postal, ciudad y entidad federativa), con cargo de Coordinador de Archivos, adscrito a la Dirección General de Administración y Finanzas, identificándose con credencial número (número de credencial) expedida por la Dirección General de Administración y Finanzas; el C. (título y nombre), con R.F.C. (clave) de nacionalidad Mexicana y con domicilio particular en (calle, número exterior e interior, colonia, delegación, código postal, ciudad y entidad federativa), con cargo de Responsable del Archivo de Concentración, adscrito a la Dirección General de Administración y Finanzas, identificándose con credencial número (número de credencial) expedida por la Dirección General de Administración y Finanzas; el (título y nombre) comisionado por la (unidad administrativa propietaria de los expedientes), mediante oficio número (número del oficio), de fecha (día, mes y año), con R.F.C. (clave) de nacionalidad Mexicana y con domicilio particular en (calle, número exterior e interior, colonia, delegación, código postal, ciudad y entidad federativa), con cargo de (nombre del puesto que desempeña), adscrita a la (unidad administrativa propietaria de los expedientes), identificándose con credencial número (número de la credencial) expedida por la Dirección General de Administración y Finanzas.---------------------------------------------- Intervienen como testigos de asistencia los CC. (título y nombre) con R.F.C. (clave) de nacionalidad Mexicana y con domicilio particular en (calle, número exterior e interior, colonia, delegación, código postal, ciudad y entidad federativa), con cargo de (nombre del puesto que desempeña), adscrita a la (unidad administrativa a la que pertenece), y (título y nombre) con R.F.C. (clave) de nacionalidad Mexicana y con domicilio particular en (calle, número exterior e interior, colonia, delegación, código postal, ciudad y entidad federativa), con cargo de (nombre del puesto que desempeña), adscrita a la (unidad administrativa a la que pertenece). --------------------------------------------------------------





VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2010

Se encuentra presente el (título y nombre) comisionado por el Órgano Interno de Control en la Coordinación de Archivos de la Coordinación General del Programa Nacional de Apoyo para las Empresas de Solidaridad, mediante oficio número (número de oficio) de fecha (día, mes y año), para dar fe del proceso de destrucción, con R.F.C. (clave) de nacionalidad Mexicana y con domicilio particular en (calle, número exterior e interior, colonia, delegación, código postal, ciudad y entidad federativa), con cargo de (nombre del puesto que desempeña), adscrita a la Secretaría de la Función Pública, identificándose con credencial número (número de credencial) expedida por la Secretaría de la Función Pública. -------------Manifiestan que se levanta la presente acta circunstanciada de baja documental, con motivo del proceso de baja y destrucción de la documentación generada por (unidad administrativa propietaria de los expedientes), correspondiente a los años de (año) a (año) por estar conformada con documentación para la que su vigencia ha concluido cuyas relaciones se adjuntan como parte integrante de la misma, organizadas en (cantidad) tomo(s) con (cantidad) fojas que integran las transferencias número (número o números de transferencias) mencionados en el oficio número (número de oficio) de fecha (día, mes y año) suscrito por el (nombre y cargo de quien suscribió el oficio), de conformidad con lo autorizado por la (unidad administrativa propiedad de la documentación), mediante oficio número (número de oficio) suscrito por el (nombre y cargo de quien suscribió el oficio); así como el oficio número (número de oficio) de fecha (día, mes y año), el acta de baja documental marcada con el número de folio (número de folio) de fecha (día, mes y año) y el Dictamen de Valoración Documental número de fecha (día, mes y año) emitidos por el Archivo General de la Nación.-------------------------------------------------------------------------- Apercibidos que conducirse con falsedad ante una autoridad administrativa en el ejercicio de funciones, constituye delito y se sanciona con pena privativa de la libertad. --------------------Los firmantes hacen constar expresamente que han presenciado la destrucción total de la documentación a que se refiere la autorización antes mencionada, con un total de (cantidad de legajos) legajos y un peso aproximado de (peso aproximado de la documentación por destruida) kilogramos, misma que fue llevada a cabo mediante el proceso de trituración el (día, mes y año), de la manera siguiente:----------------------------------------------------------- En presencia de los asistentes y en las propias instalaciones del Archivo de Concentración de la Coordinación de Archivos, se procedió a la revisión de los documentos y a la trituración mecánica de todos y cada uno de los mismos hasta su conclusión. -------------------------------------------------------------------------------------Se notificó a los participantes que el original de esta Acta y las relaciones que forman parte de las misma, quedan en poder del Coordinador de Archivos. ----------------------La presente Acta de Baja Documental se cierra siendo las (horas, con letra) del (día) del (mes) del (año, con letra), en que se da por concluido el acto, firmando al margen y al calce para constancia en todas y cada una de sus fojas, las personas que en ella intervinieron. ------------------------------------------------------------------------------------

Por la Coordinación de Archivos

_____________________________ C.

Por la (Unidad Administrativa propietaria de la documentación)

________________________________ C.




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

Por el Archivo de Concentración

______________________________ C.

Por el Órgano Interno de Control ________________________________

C.

TESTIGOS DE ASISTENCIA

_______________________________ C.

________________________________ C.





VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2010

Anexo 16

PORTADA DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO

FONDO: SE SUBFONDO: FONAES UNIDAD ADMINISTRATIVA (1) SECCIÓN (2)

SUBSECCIÓN (3)

SERIE (SUBSERIE) (4)

NUMERO DE EXPEDIENTE (LEGAJO (S)

(5)

NOMBRE DEL EXPEDIENTE (6) FECHAS DE APERTURA Y CIERRE

(7)

ASUNTO

(8)

VALOR DOCUMENTAL (9) Administrativo __ Legal __ Contable __

VIGENCIA DOCUMENTAL (10) Archivo de Trámite ___ Años Archivo de Concentración ___ Años

CLASIFICACIÓN (11) Información: Reservada __ Confidencial __

OBSERVACIONES

(12)




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO “PORTADA DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO”

No. Anotación (1) Unidad Administrativa (Direcciones, Subdirecciones, Departamentos, Área) a la

que pertenece la documentación. (2) Clave numérica de la sección, conforme al Cuadro General de Clasificación

Archivística. (3) Clave numérica de la subsección, conforme al Cuadro General de Clasificación

Archivística. (4) Clave numérica de la serie, Y subserie (en caso de requerirlo) conforme al

Cuadro General de Clasificación Archivística. (5) Número que se asigne al expediente y legajo en caso de requerirlo. (6) Nombre del expediente. (7) Fecha de apertura y cierre del expediente. (8) Breve descripción del (los) asunto (s) contendidos en el documento. (9) Indicar con una “X” si se trata de documentos con valor administrativo, legal

y/o contable. (10) Plazos de conservación en los archivos de trámite y de concentración,

conforme al Catálogo de Disposición Documental en años. (11) Clasificación reservada o confidencial. (12) Anotar si el archivo electrónico presenta daños físicos o contiene mapas,

croquis, planos, falta información o cualquier observación considerada a destacar.




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

N O T A S

Recomendaciones para la conservación física de los documentos Retirar las grapas, clips, broches, ligas, y todos aquellos elementos que pueden ser

perjudiciales para la conservación de papel. Esta tarea se lleva a cabo después de la

selección en el momento en que la documentación es transferida al Archivo

Histórico.

Realizar la foliación con lápiz, ya que la tinta de las foliadoras causa daño a largo

plazo al papel y no permite borrar si hay un error, lo cual daría por resultado,

dobles o triples foliaciones.

Si se detecta un expediente con daños físicos causados por hongos o humedad, se

sugiere colocarle una anotación con la leyenda que indique “daño físico”, y colocarle

un fólder extra para proteger el resto de la documentación, ya que puede

contaminar el resto de los expedientes.




DE:

VERSIÓN: 03

FECHA: ENERO 2009

B I B L I O G R A F Í A Alday, García, Araceli. Introducción a la Administración de Documentos y a los Archivos Administrativos. Puebla, Gobierno del Estado de Puebla, Secretaría de Educación Pública, [s.a.] 32p. Alday, García, Araceli. Introducción a la Operación de Archivos en Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo Federal. México, Archivo General de la Nación, 2004. 67 p. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. En Diario Oficial de la Federación, 1ª sección, martes 11 de junio 2002. pp. 1 – 19. Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. En Diario Oficial de la Federación, T DCV, No 14, viernes 20 de febrero 2004. pp. 1 – 9. Secretaría de Gobernación, Archivo General de la Nación. Guía para el cumplimiento de los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. México, Secretaría de Gobernación – AGN, [2005], 57 p. Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. En Diario Oficial de la Federación, 1ª sección, martes 11 de junio 2003. pp. 1 – 18.

coordinación general del programa nacional de apoyo … la aplicación de criterios uniformes en...

Documents