CONTROVERSIA SISTEMAS CONTABLES INTEGRADOS

INTRODUCCIÓN

La contabilidad es un sistema adaptado para clasificar los hechos económicos que ocurren en un negocio. De tal manera que, se convierte en el eje central para llevar a cabo diversos procedimientos que conducirán a la obtención del máximo rendimiento económico que implica el constituir una empresa determinada.

El desafío que el entorno plantea al ejecutivo de hoy, lo ha obligado a depender cada vez mas de la información como base objetiva para ejercer una función vital: la toma de decisiones.

INTRODUCCIÓN Las personas ajenas a la empresa comenzaron a encontrar en

la información contable, una herramienta fundamental que los ayudaría a tomar sus propias decisiones, por ese motivo se han incrementado los usuarios de la información en un ente económico, pues anteriormente se conocía un solo usuario que era el propietario y hoy en día surgen múltiples usuarios tales como el estado, inversionistas, clientes, entidades de control, colaboradores, publico en general, entre otros.

INTRODUCCIÓN La incidencia de la tecnología es aún más destacada cuando la incorporación

de la misma en el tratamiento de los datos forma parte de una estrategia interna del ente. En esa circunstancia, los cambios tecnológicos conllevan modificaciones paralelas en la modalidad con que se lleva acabo la gestión organizacional. El tratamiento contable de los datos que circulan dentro del ente, surge como resultado de la interacción del70efecto de la tecnología y la mayor complejidad y globalización de los negocios.

La identificación de un sistema de información contable incluye el análisis de los métodos, los procedimientos y los recursos humanos y tecnológicos aplicados por el ente para la captura de los datos generados por el desarrollo de su actividad. El producto final del tratamiento que haga de los datos dicho sistema de información contable permitirá generar informes que respondan a necesidades diversas, aunque pudieran ser contemporáneas en su demanda.

II. ALGUNAS DEFINICIONES

2.1 ERP : Más que programas de ordenador

son sistemas de información que integran aplicaciones informáticas para gestionar todos los departamentos y funciones de una empresa: contabilidad financiera y analítica, finanzas, producción, mantenimiento, logística, recursos humanos, materiales, gestión de activos, compras y pagos, ventas y cobros, bancos y efectos, tesorería, cartera, gestión de proyectos, etc.

II. ALGUNAS DEFINICIONES

2.2 EL Sistema de Contabilidad Integrada (SCI); es el conjunto de principios, normas, recursos y procedimientos que consideran regulaciones jurídicas, normas técnicas y/o prácticas administrativas utilizadas para valuar, procesar y exponer los hechos económicos que afectan o pueden afectar el patrimonio de las entidades. Aplica los preceptos de la teoría contable, en los Principios de Contabilidad generalmente Aceptados, las Normas Generales de Contabilidad Nacionales e Internacionales, y Principios, Normas Generales y Básicas del Control Interno Gubernamental emitidas por la Contraloría General de la República.

II. ALGUNAS DEFINICIONES

La Contabilidad Integrada opera como un sistema común, único y uniforme integrador de los registros presupuestarios, económicos, financieros y patrimoniales, orientado a determinar el costo de las acciones del ente Genera información financiera clara y transparente que resulte de fácil comprensión para los usuarios.

II. ALGUNAS DEFINICIONES

Son objetivos del SCI: Registrar todas las transacciones presupuestarias, financieras

y patrimoniales que se producen en las entidades.Facilitar que todo funcionario que reciba, pague o custodie

fondos, valores o bienes del ente, rinda cuentas de la administración a su cargo.

II. ALGUNAS DEFINICIONES

Procesar y producir información presupuestaria, patrimonial y financiera útil y beneficiosa, con características de oportunidad, razonabilidad y confiabilidad para la toma de decisiones por los responsables de la gestión financiera y para terceros interesados en la misma.

Presentar la información contable y la respectiva documentación sustentatoria, ordenada de tal forma que facilite las tareas de control interno y externo posterior.

III. CONTROVERSIAS EN LOS SISTEMAS CONTABLES INTEGRADOS

La evolución tecnológica ha provocado importantes cambios

en la funcionalidad de los sistemas de información. El modelo multidimensional es el más óptimo para el análisis de la información porque permite acceder a ella información no sólo cuando se sabe dónde buscarla, sino también cuando a priori se ignora. La estructura elegida debe ser suficientemente enriquecida para comunicar claramente las diferentes propiedades de la información.

III. CONTROVERSIAS EN LOS SISTEMAS CONTABLES INTEGRADOS

Las experiencias de adopción de la modalidad ERP han planteado numerosos problemas sobre todo en las fases de implantación y formación de los usuarios. La implantaciones un proceso complejo, de una duración importante y que supone la inversión de recursos tanto económicos como humanos En el fondo, el principal problema que supone el desarrollo de los denominados ERP está representado por el diseño de la base de datos de manera tal que se constituya en fuente de información válida para todos los integrantes de la organización que deban generar información a partir de ella. Aún cuando en numerosas organizaciones los ERP han sido establecidos con el objetivo de ofrecer una importante mejora en los procedimientos de captación, almacenamiento y proceso de datos, tanto dentro como fuera de la entidad, no cabe ninguna duda que facilitan la gestión y la toma de decisiones de la dirección al brindar información integral, confiable y oportuna, seleccionada en la forma que el usuario necesite.

III. CONTROVERSIAS EN LOS SISTEMAS CONTABLES INTEGRADOS

3.1VENTAJAS DE UN SISTEMA ERP.

Una empresa que no cuente con un sistema ERP, en función de sus necesidades, puede encontrarse con muchas aplicaciones de software cerradas, que no se pueden personalizar, y no se optimizan para su negocio.

Diseño de ingeniería para mejorar el producto, seguimiento del cliente desde la aceptación hasta la satisfacción completa, una compleja administración de interdependencias de los recibos de materiales, de los productos estructurados en el mundo real, de los cambios de la ingeniería y de la revisión y la mejora, y la necesidad de elaborar materiales substitutos, etc. La ventaja de tener un ERP es que todo esto, y más, están integrados.

El cambio como un producto está hecho en los detalles de ingeniería, y es como ahora será hecho. La efectividad de datos puede usarse para el control cuando el cambio ocurra desde una versión anterior a la nueva, en ambos productos los datos van encaminados hacia la efectividad y algunos van a la suspensión del mismo. Parte del cambio puede incluir la etiqueta para identificar el número de la versión (código de barras).

III. CONTROVERSIAS EN LOS SISTEMAS CONTABLES INTEGRADOS

3.1 VENTAJAS DE UN SISTEMA ERP. La seguridad de las computadoras está incluida dentro del ERP,

para proteger a la organización en contra de crímenes externos, tal como el espionaje industrial y crimen interno, tal como malversación. Una falsificación en el escenario de los datos puede involucrar terrorismo alterando el recibo de materiales como por ejemplo poner veneno en los productos alimenticios, u otro sabotaje. La seguridad del ERP ayuda a prevenir el abuso.

III. CONTROVERSIAS EN LOS SISTEMAS CONTABLES INTEGRADOS

3.2 DESVENTAJAS DE UN SISTEMA ERP.

Muchos de los problemas que tienen las compañías con el ERP son debido a la inversión inadecuada para la educación continua del personal relevante, incluyendo los cambios de implementación y de prueba, y una falta de políticas corporativas que afectan a cómo se obtienen los datos del ERP y como se mantienen actualizados.

III. CONTROVERSIAS EN LOS SISTEMAS CONTABLES INTEGRADOS

3.2 DESVENTAJAS DE UN SISTEMA ERP. El éxito depende en las habilidades y

la experiencia de la fuerza de trabajo, incluyendo la educación y como hacer que el sistema trabaje correctamente. Muchas compañías reducen costos reduciendo entrenamientos. Los propietarios de pequeñas empresas están menos capacitados, lo que significa que el manejo del sistema ERP es operado por personal que no está capacitado para el manejo del mismo.

III. CONTROVERSIAS EN LOS SISTEMAS CONTABLES INTEGRADOS

3.2 DESVENTAJAS DE UN SISTEMA ERP. La instalación del sistema ERP es muy

costosa. Los vendedores del ERP pueden cargar

sumas de dinero para la renovación de sus licencias anuales, que no está relacionado con el tamaño del ERP de la compañía o sus ganancias.

Los ERP son vistos como sistemas muy rígidos, y difíciles de adaptarse al flujo específico de los trabajadores y el proceso de negocios de algunas compañías, este punto se cita como una de las principales causas de falla.

Los sistemas pueden ser difíciles de usarse.

III. CONTROVERSIAS EN LOS SISTEMAS CONTABLES INTEGRADOS

La puesta en práctica de un sistema de ERP es una tarea complicada; y un estudio por Granlund y Malmi (2002) indica que la complejidad de sistemas de ERP impide compañías de rediseñar su contabilidad de dirección. Bastante, prefieren implementar su contabilidad de dirección tradicional en el sistema de ERP en orden reducir la complejidad (Rom2008).

III. CONTROVERSIAS EN LOS SISTEMAS CONTABLES INTEGRADOS

3.3 CONTABILIDAD DE DIRECCIÓNLa contabilidad de dirección surge en la década de los ochenta

como un nuevo paradigma contable que tiene por objeto ayudar al empresario a obtener ventajas competitivas para la organización, basándose en el análisis e interpretación de la información interna y externa de la empresa.

III. CONTROVERSIAS EN LOS SISTEMAS CONTABLES INTEGRADOS

Una brecha de investigación parece existir con respecto a cómo es soportada por sistemas de información diferentes la contabilidad de dirección. Por lo tanto, es desarrollar un acuerdo de la relación entre la contabilidad de dirección y sistemas de información donde sistemas de información no están limitadas a los sistemas de ERP.

III. CONTROVERSIAS EN LOS SISTEMAS CONTABLES INTEGRADOS

Los estudios han mostrado que la integración de datos es muy difícil y que a veces la integración de la información basada es posible solamente cuando las firmas están dispuesta a tirar los datos e integrar menos información. Todavía, estos efectos se ponen visibles solamente cuando la relación de IT y contabilidad está enredada a través del análisis tanto de la infraestructura técnica y su movilización organizativa (Dechow2007)

III. CONTROVERSIAS EN LOS SISTEMAS CONTABLES INTEGRADOS

La contabilidad de dirección puede ser llevado por Gerentes Generales tanto como contadores de dirección, y los contadores de dirección pueden llevar tareas de contabilidad de dirección tanto como las por ejemplo generales áreas de dirección y tareas en relación con mantener el IIS.

Los contadores de dirección también está conseguir un nuevo papel en relación con el IIS. Los sistemas de ERP suministran a contadores con modalidades fuertes de estructuración indudablemente. Los contadores de dirección pueden decidir tomar el precio del IIS o pueden dejarlo para otra persona. El futuro papel y el estado del contador de dirección están en función de esta elección.

III. CONTROVERSIAS EN LOS SISTEMAS CONTABLES INTEGRADOS

La eficacia y eficiencia de un sistema de información Contable integrado estará fuertemente ligada a las políticas de control interno que se establezcan en la organización. El procesamiento tecnológico de los datos conlleva nuevas categorías de riesgos que pueden producirse, puesto que si bien disminuyen otros que estaban asociados al manejo manual de los datos introducidos en el sistema, aparecen nuevos problemas en razón del medio de procesamiento que no pueden ser ignorados.

III. CONTROVERSIAS EN LOS SISTEMAS CONTABLES INTEGRADOS

El cambio de medio de procesamiento, no implica una variación sustancial en las políticas de control tradicionalmente asociadas con las operaciones básicas de una empresa, sino que éstas se sistematizan y recogen por el propio sistema de procesamiento, resultando transparentes en su ejecución a la mayor parte de los usuarios. Sin embargo, aquellos que se encuentran en los niveles superiores pueden acceder a dichos registros y fijar políticas de saneamiento de los desvíos detectados.

III. CONTROVERSIAS EN LOS SISTEMAS CONTABLES INTEGRADOS

Al analizar los sistemas de información que permiten la generación de informes, se señala que en muchas oportunidades debe diseñarse un subsistema especial para satisfacer los requerimientos específicos. Cada uno de ellos demanda, por parte del ente, sucesivas cargas de datos extraídos de los sistemas de información utilizados en el mismo contemporáneamente. Por su parte, la confección de estados contables de uso externo debe

ajustarse a las normativas vigentes encada jurisdicción. Los datos que se requieren para elaborar estos informes surgen de las registraciones que se llevan en el ente, por lo que no hay lugar a dudas acerca de la estrecha relación que existe entres los sistemas de información administrativa y aquellos que permiten la generación de los estados contables de uso externo a partir de los datos recopilados

III. CONTROVERSIAS EN LOS SISTEMAS CONTABLES INTEGRADOS

“Como mucha información financiera para los administradores y los usuarios de información externa es similar, algunas organizaciones, en especial las más pequeñas, diseñan sus sistemas de información para quesean útiles tanto para elaborar informes financieros externos, como para los propósitos administrativos; esta práctica no permite a los administradores tener sistemas de informes internos acordes con sus necesidades.” Frente al riesgo de disminuir la utilidad de la información por surgir de sistemas de información inadecuadamente diseñados, se enfatiza la conveniencia de analizar las demandas de todos los usuarios dentro de la organización

III. CONTROVERSIAS EN LOS SISTEMAS CONTABLES INTEGRADOS

Un sistema de información contable integrado debe

1) Permitir integrar la información interna con la externa

2) Facilitar el análisis dinámico de la información (Tendencias, relaciones, etc.)

3) Personalizar la información para cada usuario

4) Visión multióptica frente a la visión lineal y gráfica

5) Permitir relacionar información de distintos períodos en una interfaz gráfica y amigable para el usuario.

III. CONTROVERSIAS EN LOS SISTEMAS CONTABLES INTEGRADOS

Un sistema de información contable integrado debe brindar:

Costos más bajos de acceso a la herramienta tecnológica a partir del creciente desarrollo de sistemas que incorporan el XBRL en sus plataformas.

Posibilidad de intercambio de datos que pueden ser accedidos por los usuarios en múltiples formas y aún en idiomas distintos de aquel en que fueran originalmente cargados.

Mejoras en las condiciones de análisis de la información financiera, así como su comparación entre sectores, regiones o países.

IV CONCLUSIONESComo fruto de nuestra tarea, entendemos que la contabilidad, desde nuestro

enfoque, se convierte en articuladora de las demandas de información de todos los interesados que interactúan en la organización. En la actualidad, la contabilidad ha experimentado un avance muy destacable al incorporar la captura, selección y tratamiento de datos cualitativos y cuantitativos apartándose de un único valor monetario para la medición.

Al servicio de esta redefinición de la información a considerar aparecen como una oportunidad insoslayable las nuevas tecnologías de procesamiento de información que avanzan en la creación, administración y gestión de bases de datos con la posibilidad de ser accedidas desde múltiples dimensiones. Ahora bien, frente a esta disponibilidad de los medios y su reconocimiento legal, el desafío que deberemos superar es el análisis de la generación de nuevos tipos de informes contables que mantengan la satisfacción de las cualidades intrínsecamente relacionadas con la información contable y que la enriquezcan.

IV CONCLUSIONESA la vista de los problemas detectados y la insatisfacción de los usuarios por

la información generada desde los sistemas de información de los entes, pueden plantearse alternativas de mejora que se pueden desarrollar con un sistema de información contable integrado eficiente.

Es importante resaltar la relevancia que tienen los informes contables tanto en el ámbito interno a la organización, cuanto en la relación de ésta con los usuarios externos.

A la luz de las posibilidades tecnológicas de procesamiento de la información contable podemos identificar “nichos vacíos” aún no explotados exhaustivamente en beneficio de los usuarios de la información.

Una propuesta tendiente a disminuir la insatisfacción de las demandas de los usuarios, sería la de contemplar un acercamiento gradual de aquellos a niveles desagregados de los datos según cual fuera su vinculación con el ente al que pertenecen.

V. BIBLIOGRAFÍA

CONTROVERSIES ON INTEGRATED ACCOUNTING SYSTEMCordos, Ana Maria; Andreica, Horia Tudor; Rof, Letitia MariaAnnales Universitatis Apulensis : Series Oeconomica"1 Decembrie 1918" University of Alba Iulia (Romania), Faculty of

SciencesRomaniaURL del documento http://search.proquest.com/docview/845883528?

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