controlar la gestión con el presupuesto de tesorería

7/23/2019 Controlar La Gestión Con El Presupuesto de Tesorería

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Amenudo nos encontramos noticias en la

prensa especializada acerca de empresas

que tienen que paralizar o ralentizar su

actividad por encontrarse inmersos en un ex-

pediente concursal (Suspensión de pagos, quie-

bra, etcétera). La mayoría de estas empresas

venían anunciando esta situación a través de

una cuenta de resultados en la que las pérdidas

eran el denominador común. Pero no todos se

encontraban en un estado que, analizando los

indicadores de balance, cuenta de resultados y

crecimiento, demandarán acciones inmediatas

con el fin de evitar situaciones como las descri-

tas anteriormente. Esta minoría de empresas

ejercía una actividad que presentaba una buena

rentabilidad o, incluso una capacidad de auto-

financiación que garantizaba la cobertura de

sus necesidades en fondos de maniobra.

El director financiero de un grupo de em-

presas al que pertenecí, nos recalcaba a los di-

rectores financieros de las filiales en cada una

de las reuniones que teníamos la siguiente pre-

misa práctica: “Una empresa puede fracasar por

dos causas fundamentales:

a) Porque la gestión de la actividad no sea la

adecuada y la empresa tenga pérdidas en su

explotación a lo largo de varios años, hasta

descapitalizarse.

b) Porque la compañía no sea capaz de pagar a

sus suministradores, por no tener liquidez

suficiente. Esta causa es inmediata y

puede darse en empresas con una estu-

penda cuenta de resultados, con buena

rentabilidad”.

Naturalmente, lo que nuestro director fi-

nanciero nos quería inculcar es que era tan

importante el equilibrio financiero y la liqui-

dez de la empresa como la generación de be-

neficios y la rentabilidad y crecimiento de la

misma. Es fundamental tener en cuenta que

obtener beneficios no significa disponer de la

tesorería que permita realizar con éxito las

operaciones.

BENEFICIOS = INGRESOS – GASTOS

TESORERIA = COBROS – PAGOS

En la medida en que los ingresos no coinci-

dan con los cobros y los gastos no coincidan

con los pagos, las cifras de beneficios y varia-

ción de tesorería serán diferentes.

31 •Nº 202 • Enero 2004 www.estrategiafinanciera.es

JESÚS VILLALBA FRUTOSSage Concept

Controlar la gestión con el presupuestode tesorería➜ EL PRESUPUESTO DE TESORERÍA ES ÚTIL PARA PREVER SITUACIONES DE DÉFICIT O SUPERÁVIT, FACILITA LA

NEGOCIACIÓN BANCARIA QUE SE DEBE DESARROLLAR PARA OPTIMIZAR SU GESTIÓN FINANCIERA, MINIMIZANDOSUS COSTES FINANCIEROS O MAXIMIZANDO SUS INGRESOS FINANCIEROS

Autor: Villalba Frutos, Jesús

Título: Controlar la gestión con el presupuesto de tesorería

Fuente: Estrategia Financiera, nº 202. Enero 2004.

Localizador: 4 / 2003

Resumen: Hemos tratado de resaltar la importancia de la tesorería y suprevisión para las áreas de decisión empresarial. El tesorero se con-vierte en una piedra angular de la gestión empresarial en la medida enque la falta de previsión de los flujos de caja puede hacer que una com-pañía con indicadores de rentabilidad buenos se paralice por una situa-ción de insuficiencia de liquidez. El presupuesto de tesorería es una he-rramienta eficaz para prever estas situaciones de déficit o superávit, fa-cilitando la negociación bancaria que va a llevar a la empresa a optimizarsu gestión financiera, minimizando sus costes financieros o maximi-zando sus ingresos financieros. Además, esta forma de controlar las fi-nanzas es dinámica, ya que la empresa podrá analizar las desviacionessobre lo presupuestado, realizando las pertinentes acciones correctorasy revisando el presupuesto en el horizonte del corto plazo.

Descriptores: Presupuesto, presupuesto de tesorería, tesorería, revisionestrimestrales, análisis de desviaciones, rentabilidad, beneficios, negocia-ción bancaria, gestión financiera, cobros y pagos, desinversiones.

Ficha técnica ➜

P R E S U P U E S T O SP R E S U P U E S T O S


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P R E S U P U E S T O S

Para evitar estas situaciones de tutela judi-

cial o, simplemente para controlar adecuada-

mente los flujos financieros de cada entidad,

en previsión de eventuales dificultades de fi-nanciación, debemos utilizar una herramienta

de control fundamental en la empresa mo-

derna: el presupuesto de tesorería.

El presupuesto de tesorería es una herra-

mienta de previsión con la que se puede antici-

par, en fecha y volumen, los cobros y pagos fu-

turos, así como los flujos financieros de toda

índole, lo que permite tomar las medidas nece-

sarias a tiempo, con el fin de garantizar la li-

quidez de la compañía y optimizar los resulta-

dos financieros.

La gestión del presupuesto nos permitiráuna correcta toma de decisiones de inversión y

financiación de las puntas de tesorería o los dé-

ficits de la misma. El objeto del presupuesto de

tesorería es prever el modo en que la empresa

va a financiar sus elecciones empresariales. Es

decir, es una herramienta para la consecución

de los objetivos de la empresa. Nos va a indicar,

mes a mes, los déficits o los superávits de la

caja de la entidad.

Lo que debe perseguir el tesorero de la en-

tidad, verdadero responsable de la elaboración

y seguimiento del presupuesto de tesorería, es

estudiar el escenario más verosímil en el que

se van a encontrar las finanzas de la empresa a

lo largo del periodo presupuestado. A tal

efecto, y para su elaboración, no sólo deberá

tener en cuenta la evolución histórica de los

flujos financieros de la empresa, sino también

las acciones a desarrollar a lo largo del ejerci-

cio, con su correspondiente cuantificación, y

así poder construir un adecuado cuadro de ne-

cesidades de financiación.

El presupuesto de tesorería se puede definir

como un conjunto de planes cuantificados deingresos y gastos que nos van a indicar la li-

quidez de la empresa en cada momento, y nos

van a informar de las necesidades de financia-

ción o posibilidades de inversión y en que mo-

mento se van a producir. El presupuesto de te-

sorería es un paso intermedio entre el presu-

puesto financiero y la posición de tesorería. Es,

pues, una herramienta que se incluye en la pre-

visión financiera de la compañía, como instru-

mento de decisión a corto e incluso a largo

plazo. No obstante la efectividad del presu-

puesto de tesorería suele cifrarse en un hori-zonte temporal de un año.

HORIZONTE TEMPORAL DE LOS PRESUPUESTOS DETESORERÍA

El tiempo es un factor clave para la elabo-

ración del presupuesto de tesorería. Depen-

diendo de la sensibilidad financiera que tenga

nuestra empresa, el presupuesto tendrá mayor

o menor periodicidad. El presupuesto está muy

unido al corto plazo (espacio no superior a un

año), tanto para datos pasados como para datos

futuros.

Al estar vinculado a la consecución de los

objetivos empresariales, deberá constatar los

datos reales y compararlos con el presupuesto o

con los datos reales de otros años. Tenemos, no

obstante, distintos tipos de presupuesto de te-

sorería, atendiendo a su horizonte temporal.

1. Anual: Es el más importante porque en él

se van a comparar los datos presupuestarios

y los reales. Aquí se va a comprobar si fi-

nalmente se han cumplido los objetivos de

la compañía.

2. Trimestral: Es un presupuesto de revisiónpor si el desarrollo de los objetivos no se

corresponde a lo esperado. Las revisiones

del presupuesto de tesorería suelen hacerse

sobre este tipo ( forecast o rolling forecast ).

Se utilizan los datos reales de último tri-

mestre y se revisan los datos del presu-

puesto para los meses siguientes hasta el

final del año. Este tipo de revisión es muy

utilizada, sobre todo en compañías ameri-

canas.

3. Mensual: Es el presupuesto por excelencia,

porque marca la información financiera bá-sica, aquella que le interesa a la empresa

para conseguir sus objetivos.

Ventajas del presupuesto de tesoreríaLa elaboración del presupuesto de tesorería conlleva las siguientes ventajas:

• Asegura la liquidez de la empresa en el corto y medio plazo.

• Optimiza la gestión financiera de la compañía, minimizando los costes financie-ros y maximizando los ingresos financieros.

• Mejora la gestión de las necesidades operativas de fondos de maniobra.

• Identifica las necesidades de financiación o liquidez con tiempo suficiente pararealizar una negociación bancaria óptima.

• Mejora la rentabilidad de los excedentes, eliminando saldos ociosos.

• Permite controlar el cash-flow de una forma sencilla y ergonómica, de manera

que no sean terceros (bancos, suministradores, etc.) los que marquen las pau-tas en la gestión financiera de la entidad.


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ELEMENTOS DETERMINANTES DEL PRESUPUESTO DETESORERÍA

El presupuesto de tesorería forma parte in-

disoluble del presupuesto general de la compa-

ñía, ya que necesita toda la información que el

presupuesto general le puede brindar. Los dis-

tintos elementos de presupuesto de tesorería

bien podrían ser estos (Figura 1):

El presupuesto de tesorería emana pues, de la

síntesis de los presupuestos elaborados por los

responsables operativos de la empresa. Los ele-

mentos imprescindibles en un presupuesto de te-

sorería son el presupuesto de inversiones, el pre-

supuesto de ventas, el de compras, el de produc-

ción, el de recursos humanos y el de gastos

generales. Cuanto más exhaustivos sean los da-

tos obtenidos de estos presupuestos más exacto y

fiable será el presupuesto de tesorería, a pesar de

que podamos tener un exceso de datos que nos

dificulte el análisis de los mismos. Los presupues-tos de ventas, compras, producción, recursos hu-

manos y de gastos generales podemos encuadrar-

los en el llamado presupuesto de operaciones.

El presupuesto de ventasLa venta es el motor fundamental de la acti-

vidad de la empresa, y es la que va a lograr la ge-

neración de tesorería. Los indicadores clave en

la generación de tesorería son las cuentas a co-

brar de clientes, los impagados y el IVA repercu-

tido. En el caso de las cuentas a cobrar de clien-

tes, el importe y momento real en el que se pro-

ducen los cobros a tener en cuenta dependerá de

los plazos de cobro negociados con dichos clien-

tes. La consideración de los impagados debere-

mos realizarla en base a datos históricos en de-

voluciones sobre ventas. Para el IVA repercutido,

el plazo de pago y su importe dependerá de los

plazos legales a los que esté sometida la empresa

por su tamaño y características.

El presupuesto de producciónDeberá ser elaborado a partir del presu-

puesto de ventas y contemplará la informaciónacerca de los gastos de mantenimiento y los su-

ministros necesarios para mantener el ritmo de

producción.

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Cuadro 1.

NOMBRE HORIZONTE DETALLE FUENTE DE RESULTADO OBJETIVO

INFORMACION

Presupuesto anualde tesorería

Previsión trimestralde tesorería

Previsión mensualde la tesorería

1 año (fijo)

3 meses (a partir delpróximo)

1 mes

Mensual

Decenal o semanal

Diario

Presupuestos gene-rales de la empresa

Ventas realizadasCompras realizadas

Actividad

Entradas y salidasde fondos conocidas

Necesidadesfinancieras

Anticipar desfasescon el presupuesto

anual

Posición de liquidezde la compañía

Preparar la negocia-cion bancaria

Decidir la utilizaciónde la financiación

Completar la posi-ción de tesorería

Figura 1.

PresupuestoGastos Generales

PresupuestoTesorería

Inversión

FinanciaciónPresupuestoRRHH

PresupuestoProducción

PresupuestoInversión

PresupuestoVentas

PresupuestoCompras


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El presupuesto de comprasObtendremos del presupuesto de compras

información acerca de las cuentas a pagar,

cuyo importe y momento real dependerá delplazo de pago negociado con los proveedores,

si el dato real se conoce y si no, por el plazo

medio de pago. También obtendremos infor-

mación acerca del IVA soportado y su trata-

miento es similar al IVA repercutido relacio-

nado en el apartado del presupuesto de ven-

tas.

Presupuesto de recursos humanosNo servirá información necesaria sobre los

pagos por devengo de nóminas, cuyo plazo de-

penderá del número de pagas relacionadas enel convenio del sector al que pertenezca la em-

presa. También serán relacionados los pagos

devengados de Seguridad Social (normalmente

a mes vencido) y de retenciones de IRPF, cuyo

importe dependerá de los salarios y circunstan-

cias personales de los empleados, y el plazo de

pago del tamaño de la empresa y sus caracte-

rísticas legales.

Presupuesto de gastos generalesDe él se extraerán todos los pagos relacio-

nados con los gastos de administración, gastos

comerciales (viajes, publicidad, comunicación,

etcétera) y los gastos financieros.

Presupuesto de inversiónEl presupuesto de inversión nos va a reflejar

la composición e importe de las inversiones a rea-

lizar en el periodo presupuestado. Contemplaráademás las desinversiones por realización de acti-

vos. Concierne a todos los proyectos de compro-

miso de gastos en bienes materiales e inmateria-

les cuyo ciclo de explotación sea superior a un

año. La inversión abarca proyectos de sustitución

o de productividad, destinados a mantener o me-

jorar la capacidad y eficacia productiva mediante

la reducción de los costes de producción o el in-

cremento en la calidad del producto final.

Presupuesto Financiero

Es una consecuencia de los anteriores queevalúa las necesidades de financiación que se de-

rivan del presupuesto de inversión y del presu-

puesto de operaciones. Establece un plan de fi-

nanciación que compagine las disponibilidades

de fondos con las necesidades identificadas en

los anteriores presupuestos. Sus conclusiones se

vierten en el presupuesto de tesorería, que es el

resumen del financiero. Nos va facilitar la nego-

ciación bancaria al anticiparnos el momento de la

necesidad de fondos, por lo que podremos sacarle

una mayor rentabilidad a la misma.

El esquema presupuestario podría ser el si-

guiente (Figura 2):


Figura 2.

Administrativos

Comerciales

Financieros

Desinversiones

Inversiones

PlanFinanciero

PresupuestoTesorería

BalancePrevisional

Cuenta de ResultadosPrevisional

PresupuestoOperaciones

PresupuestoProducción

PresupuestoGastos Generales

PresupuestoVentas

• 34

Presupuesto

Ejercicio

PresupuestoFinanciero

PresupuestoInversiones


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Figura 3. PREVISION DE LA POSICION DE TESORERIA

35 •Nº 202 • Enero 2004

De todos estos presupuestos se obtendrán

los datos necesarios para crear el presupuesto

de tesorería y éste, a su vez, nos informará de

las necesidades de financiación o inversión yen qué momento se producirán.

METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE UNPRESUPUESTO DE TESORERÍA

Antes de poder calcular los saldo mensuales

de tesorería, el tesorero deberá proceder a un

cierto número de revisiones y de verificaciones.

a) El tratamiento de la información recibida:Deberemos transformar los datos contables

de la empresa en datos de flujos de caja,

como hemos descrito en cada uno de losapartados presupuestarios de ventas, com-

pras, producción, recursos humanos, gastos

generales e inversión, utilizando datos esta-

dísticos cuando el dato real no esté disponi-

ble o sea poco fiable. Eventualmente y, paraevaluar la fiabilidad de las previsiones, po-

drían realizarse simulaciones con distintos

escenarios posibles en función de la coyun-

tura económica, el estado de la empresa y la

situación del sector y el mercado.

b) La previsión del saldo de tesorería: Una

vez analizada la información recibida y reali-

zados los pertinentes ajustes, el tesorero de-

berá elaborar un cuadro de previsión de saldo

de tesorería o posición de tesorería, utili-

zando el horizonte temporal de un año. Unejemplo de este cuadro podría ser: (Figura 3)


CONCEPTO ENERO ..... DICIEMBRE TOTAL

1. Posición Inicial

Cobros a clientes ventas anteriores

Cobros a clientes ventas presupuesto

Realización de activos fijos

Ampliaciones de Capital

Obtención de préstamosIngresos Financieros

Otros cobros

2. Total cobros

Pagos de salarios y seguros sociales

Pagos a proveedores

Pagos de alquileres

Pagos de reparaciones y mantenimiento

Pagos a profesionales

Pagos por servicios de transporte

Pagos por primas de seguros

Cargos por servicios bancarios

Pagos por publicidad

Pagos por suministros

Pagos por otros servicios

Tributos

Gastos Financieros

Amortizaciones de préstamos y deudas

Inversiones

Otros pagos

3. Total pagos

4. Movimiento de tesorería neta (2-3)

5. Posición final


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ANÁLISIS Y TRATAMIENTO DE LAS DESVIACIONESCuando nos hallamos ante una realidad

tan dinámica y cambiante como es el día a

día de una empresa, la incidencia de las des-viaciones en cascada sobre el presupuesto de

tesorería, al concentrar tantas áreas de ges-

tión, es muy alta. Esto nos podría llevar a la

conclusión errónea de que el cumplimiento

del presupuesto de tesorería se hace una ta-

rea casi imposible.

El cumplimiento del presupuesto de tesore-

ría no es un fin en sí mismo, pues, como he-

mos indicado anteriormente, se trata de una

herramienta eficaz para la consecución de los

objetivos de la empresa en su globalidad. De

ahí que su gran utilidad es la de servir de guía

de actuación sobre qué hacer cuando se origi-

nan las desviaciones presupuestarias. Las des-viaciones son los principales indicadores de la

evolución del negocio en el presupuesto.

Mensualmente, semanalmente, o incluso

diariamente, se puede realizar un seguimiento

de los saldos presupuestados en la previsión de

posición de tesorería con el fin de controlar las

desviaciones.

Siguiendo el modelo anterior, un ejemplo

de informe de seguimiento podría ser éste

(Figura 4):

Figura 4. SEGUIMIENTO SEMANAL DE LA PREVISION DE LA POSICION DE TESORERIA

CONCEPTO DATOS DATOS DIFERENCIA OBSERVACIONESREALES PREVISTOS

1. Posición Inicial

Cobros a clientes ventas anteriores

Cobros a clientes ventas presupuesto

Realización de activos fijos

Ampliaciones de capital

Obtención de préstamosOtros cobros

2. Total cobros

Pagos de salarios y seguros sociales

Pagos a proveedores

Pagos de alquileres

Pagos de reparaciones y mantenimiento

Pagos a profesionales

Pagos por servicios de transporte

Pagos por primas de seguros

Cargos por servicios bancarios

Pagos por publicidad

Pagos por suministros

Pagos por otros servicios

Tributos

Gastos financieros

Amortizaciones de préstamos y deudas

Inversiones

Otros pagos

3. Total pagos

4. Movimiento de tesorería neta (2-3)

5. Posición final


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El control presupuestario se basa en el

análisis de las desviaciones, de tal manera

que el tesorero deberá verificar que los obje-

tivos se han cumplido y, si no fuera así, im-plicar a los responsables de cada área para

suscitar acciones correctoras.

Hay diferentes tipos de desviaciones. Se

podrían clasificar en tres grandes grupos:

a) Correctoras: Estas desviaciones nos van a

indicar la diferencia existente entre el

presupuesto inicial y las previsiones.

b) Complementarias: Estas desviaciones nos

indican la diferencia entre las previsiones

y los datos reales.c) Presupuestarias: Nos van a indicar la di-

ferencia entre el presupuesto inicial y los

datos reales.

El análisis de las desviaciones se realizará

a nivel de concepto presupuestario y te-

niendo en cuenta los diferentes estados del

presupuesto. Así pues, podremos analizar las

desviaciones entre (Figura 5):

En principio, sólo se controlarán desvia-

ciones significativas, por lo que deberemos

establecer cuáles son las desviaciones que

consideramos aceptables y aquellas que con-

sideramos como inaceptables. No obstante,

sería un error de bulto despreciar ciertas des-

viaciones que pueden parecer poco significa-

tivas, ya que estas pueden ser la adición dedesviaciones importantes que se compensan

entre sí.

Una vez analizadas las desviaciones debe-

remos proceder a su tratamiento, ya que el

cálculo de las mismas no es un fin en símismo, sino que al análisis deberán acompa-

ñarle una serie de acciones correctoras. Si el

dato real se desvía mucho del previsto, debe-

remos realizar un análisis adicional acerca de

la fiabilidad y la coherencia de las previsiones

recogidas en el presupuesto de tesorería.

Para poder realizar un buen tratamiento de

las desviaciones, deberemos tener en cuenta los

factores que han podido influir en cada una de

las desviaciones parciales, sean estos relaciona-

dos con la coyuntura económica, la fluctuación

del mercado en el que opera la empresa, la si-

tuación del sector al que pertenece la compañía,

acciones realizadas por la competencia, aconte-

cimientos no controlables por la entidad, así

como la evolución de todos estos factores en el

corto plazo, con el fin de proponer a los respon-sables de cada área las acciones correctoras más

eficaces.


Los elementos imprescindibles en un presupuesto detesorería son el presupuesto de inversiones, el de

ventas, el de compras, el de producción, el de recursos

humanos y el de gastos generales

Figura 5.

PresupuestoInicial

PresupuestoRevisado

PresupuestoRealizado

PresupuestoInicial

Presupuesto

Realizado

Presupuesto

Revisado

controlar la gestión con el presupuesto de tesorería

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