control interno de la institución normas generales de control interno. articulo 1 literal f,...
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PROCESOS FINANCIEROS
Control Interno de la
Institución
Normas Generales de Control Interno. Articulo 1 literal f,
numeral 2 de la LOP
Marco Conceptual(Guía)
NGCIG
Aplicación General
de Admón. Gral.
Administración de Personal
Presupuesto Público
Contabilidad Integrada
Gubernamental
Tesorería
Crédito Público
Filosofía del Control Interno
Docencia
Extensión
Investigación
En su carácter de única universidad estatal le corresponde con exclusividad dirigir, organizar y desarrollar la educación superior del estado y la educación estatal, así como la difusión de la cultura en todas sus manifestaciones. Promoverá por todos los medios a su alcance la investigación en todas las esferas del saber humano y cooperará al estudio y solución de los problemas nacionales.
Filosofía del Control Interno
AMBIENTE DE CONTROL INTERNO
Estructura del Control InternoResponsabilidad de la máxima autoridad
Gerenciales
Oportunidad
De legalidad
Funcionales
Prácticos
De detección
Preventivos
Específicos
Generales
Ambiente óptimo
Log
ro d
e ob
jeti
vos
CAJA CHICA•Pagos en efectivo•Equivalente al 10% del monto asignado de FF•Pagos no mayores de Q1,000.00•No proformas, No solicitudes de compras
FONDO FIJO•Pagos no mayores de Q 10,000.00•1 proforma para pagos no mayores de Q 5,000.00•2 proformas para pagos mayores de Q.5,000.00•No se publica en GUATECOMPRAS
ORDEN DE COMPRA•Compras menores a Q.90,000.00•Publicarse en Guatecompras
CONTRATO ABIERTO•Excepción de la Cotización y Licitación•Obligación de comprar Productos Farmacéuticos •Contratos vigentes
DOCUMENTO PENDIENTE•Pagos eventuales y de fin de año•Planilleros
SIC MODULO I
SIC MODULO II
COTIZACION
Compras de Q90.000.00 a Q900,000.00
Junta de Cotización
PlazosContrato
Publicaciones GUATECOMPRAS
SIC MODULO III
LICITACION
Compras mayores de
Q900,000.00
Junta de Licitación Plazos Contrato
Publicaciones GUATECOMPRA
S y Diario Oficial
OTROS PROCEDIMIENTOS
Contrataciones 029
Ayudas Económicas
Ayudas Becarias
Viáticos, Gastos de representación y Atención y Protocolo
Contrataciones por el renglón 181
Proveedor Único
Arrendamientos
Obras Artísticas y literarias
SIC MODULO VICompras por
Excepción
CriterioNGCI
G 1.10
Hallazgo 1 Falta de Manual de funciones y
procedimientos
Sanción Decano y Secretario
Adjunto Q.10,000.00
C/uno
NGCIG 2.4
Hallazgo 2 Deficiencia en el uso y control de
combustible
Sanción Tesorero Q 8,000.00
NGCIG 5.5
Hallazgo 3 Deficiente
documentación de respaldo en
registros contables
Sanción: DGF, CG, profesional
contable Q.3,000.00 cada
uno
NGCIG 5.7
Hallazgo 4 Falta de Conciliación
de saldos
Sanción DGF, CG, Q.5,000.00 cada
uno.
HALLAZGOS•CUMPLIMIENTO
DE LEYES Y REGULACIONES
APLICABLES
No.
Hallazgo Criterio Sanción
1 Deficiencia en el control y registro de bienes muebles, faltan actas de traslado de vehiculos
Reglamento para el Registro y Control de Bienes Muebles y otros activos fijos de la USAC
Q4,0000.00 CG, CI y Supervisor de AF
2 Fondo Rotativo no liquidado (liquidación Anual de FF)
Modulo I, numeral 2.1, Normas específicas de fondo fijo, Norma 5.
Q2,000.00 DGF, Tesorero
3 Documentación de respaldo incompleta (falta firmas en FF
Modulo I Compra Fondo Fijo, Norma 5 Q,8,000.00 tesorero secretario adjunto
4 Documentos liquidados extemporáneamente (facturas no liquidada en 15 días)
Modulo I, numeral 2.1 Normas Específicas de Fondo Fijo, Norma 12
Q.2,000.00 Jefe, Coordinador, administrador
5 Falta de elaboración de contratos en los renglones 031 y 035
Reglamento de Relaciones Laborales entre la USAC y su Personal, artículo 4
Q.2,000.00 Jefe y Director DIGA
6 Falta de información en el Sistema Nacional de Inversión Pública -SNIP-
Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Período Fiscal dos mil trece, artículo 57
Q.3,000.00 Jefe SG, Jefe Infraestructura
7 Tarjetas de responsabilidad con deficiencias (falta firmas, nombres, codificación)
Reglamento Activos Fijos d Capítulo II De los Registros y Controles, Artículo 4.
Q.2,000.00 encargado y Tesorero
8 Libro de actas con folios en blanco Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 4 literal k)
Q.5,000.00 Coordinador
9 Deficiencia en actas suscritas en el traslado de maquinaria y equipo
7.1 Reglamento activos fijos, articulo 19 traslado permanente de bienes muebles
Q.4,000.00 Coordinador
10 Incumplimiento a los plazos establecidos en la ley contrato de obra en escritura pública
LCE articulo 47 Q.144,535.16 Administrador Finan.
No. Hallazgo Criterio Sanción
11 Incumplimiento a cláusulas en contrato de servicios personales (falta firmas en de Vo. Bo. En informes)
Contratos suscritos Q.3,000.00 Decano, Tesorero y Auxiliar de Tesorería
12 Incumplimiento a la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento bases de cotización (autorización de las bases sin dictámenes previos)
LCE articulo 42, articulo 21 del reglamento de LCE
Q.14,162.93 miembros de JD
13 Tarjetas de responsabilidad con deficiencias Reglamento de Activos Fijos Articulo 4
Q.4,000.00 Tesorero, Auxiliar de Tesorería
14 Activos fijos no codificados con número de inventario
Reglamento de Activos Fijos, Articulo 6
Q.4,000.00 Tesorero y Auxiliar de Tesorería
15 Libro de inventarios no actualizado Reglamento de Activos Fijos Articulo 4
Q.4,000.00 Tesorero y Auxiliar de Tesorería
16 Activos en mal estado sin gestión de baja de inventarios
Reglamento de Activos Fijos Articulo 20 y 25
Q.2,000.00 Tesorera, Auxiliar de T, Jefa y Aux. Lab.
17 Incumplimiento a los plazos establecidos en la ley contrato número 01-2013 (suscripción del contrato y publicación)
LCE 47 y 8 del Reglamento de la LCE
Q.7,896.43 Secretario de la USAC
18 Activos fijos no codificados con número de inventario
Reglamento de Activos Fijos, Articulo 6
Q.4,000.00 Tesorero y Auxiliar de Tesorería
19 Activos en mal estado sin gestión de baja de inventarios(Vehículos)
Reglamento de Activos Fijos Articulo 20 y 25
Q.2,000.00 Tesorera, Auxiliar de Tesoreria
20 Incumplimiento de bases de licitación (Estados financieros de un año, se pidió de los últimos años)
numeral 6 de las bases Q.2,000.00 a 5 personas en orden de jerarquia
No. Hallazgo Criterio Sanción
21 Atraso en los registros de los libros autorizados (libro de inventario)
Reglamento de Activos Artículo 4 Q.4,000.00 Tesorero y Auxiliar de Tesorería
22 Deficiencia del control en retiro de bienes muebles (equipo prestado fuera del campus universitario)
Reglamento de Activos Artículo 14 Q.4,000.00 Asistente Administrativo
23 Deficiencia en los procedimientos de liquidación de cuenta Deudores
Modulo I, Compras Directas Norma General 2
Q.3,000.00 Tesorero, secretario adj. Y DGF
24 Falta de control de devolución de Vehículos (en poder de una persona que dejo de laborar en la USAC
Reglamento de Activos, Articulo 11 Q.2,000.00 Profesor, Secretario Adjunto
25 Falta de registro de bienes muebles en tarjetas de responsabilidad
Reglamento de Activos Artículo 4 Q.4,000.00 Tesorero y Auxiliar de Tesorería
26 Falta de libro de actas para uso en transacciones de inventario de bienes muebles
Reglamento de Activos Artículo 4Modulo I Registro y Control de Bienes Muebles Norma 1
Q.2,000.00 Tesorero
27 Utilización de vehículos sin autorización El Acuerdo Gubernativo de fecha 10 de marzo de 1955, del General CarlosCastillo Armas, en su artículo 1 Reglamento de Activos articulo 14
Q.2,000.00 Profesor que utilizó el vehículo.
28 Bienes muebles no codificados con número de inventa
Reglamento de Activos articulo 4, 6 Modulo I Registro y Control de Bienes Muebles Normas 2 y 3
Q.4,000.00 Secretario Adjunto Tesorero
29 Activos en mal estado sin gestión de baja de inventarios
Reglamento de Activos Fijos Articulo 20 y 27 Modulo I Registro y Control de Bienes Muebles Normas 2 y 3
Q.4,000.00 Secretario Adjunto Tesorero
30 Falta de registro de bienes muebles (trasladados del BCIE)
Reglamento de Activos Artículo 19 Q.4,000.00 Coordinador
No. Hallazgo Criterio Sanción
31 Incumplimiento a los plazos establecidos en la ley (Suscripción y publicación de contratos)
LCE articulo 47La Resolución No. 11-2010 del Ministerio de Finanzas Públicas, Normas para el uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-, artículo 11,
Q.56,644.64 Secretario General de la USAC
32 Falta de tarjeta de responsabilidad de semovientes
Modulo I, Registro y Control deBienes Muebles y Otros Activos Numeral 4, Procedimiento de Registro, Control, Custodia y Responsabilidad de Bienes Animales Norma 8
Q.4,000.00 Decano, Director de Fincas, Tesorero, encargado de Finca
33 Falta de libro de inventarios de semovientes
Procedimiento de Registro, Control, Custodia y Responsabilidad de Bienes Animales Norma 8
34 Falta de elaboración de contratos (personal por planilla 031 y 035)
Reglamento de Relaciones Laborales entre la USAC y su Personal, artículos 4 , 19 (nombramiento) descripción del renglón del gasto 031
Q.4,000.00 Decano y Director de Fincas
35 Incumplimiento a la legislación vigente (el Depto. de Contabilidad no presento EF del 2013 ante Finanzas Públicas
Decreto Número 13-2013, reformas a la LOP 42 Bis
Q34,816.00 y Q54,016.00 CG y DGF
36 Contratos aprobados enviados extemporáneamente a la Contraloría General de Cuentas
LCE articulo 75 Q.24,011.40 Directora de Asuntos Jurídicos
37 Contratos aprobados enviados extemporáneamente a la Contraloría General de Cuentas
LCE articulo 75 Q.80,250.11 Tesorero y profesional de la Dirección Administrativa
Gracias por su
atención