control interno
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CONTROL INTERNO
El mundo de la empresa evoluciona cada vez más en su
modernización, en el desarrollo y mejora de sus medios y en su
sistemática de procesamiento de datos. El concepto y sentido de
responsabilidad del control interno en una empresa debe ser el
mismo que el que tiene la dirección de una sociedad a la hora de
administrar los activos o inversiones de los accionistas de la misma y
proveerles de una información económica – financiera adecuada y
fiable. De lo que se trata es evitar riesgos importantes a los que se
puede estar expuesto, como por ejemplo, llevar a cabo decisiones en
base a unos detalles financieros erróneos, al no estar preparados
correctamente o al adoptar procedimientos definidos de manera
equivocada.
Por tal razón, no hay que olvidar que el control interno cobra forma a
través de la organización empresarial ya que si las decisiones de
gestión atienden a la consecución de unos objetivos, es preciso que
existan unos medios adecuados para garantizar su alcance. Tales
medios vienen concretados en la organización. Los sistemas de
organización y procedimientos de control determinan el marco o las
condiciones en que pueden operar de una manera eficaz el sistema
contable y los controles internos.
En la revisión del material bibliográfico referente al control interno,
encontramos que los diferentes autores tienen opiniones muy
similares, al respecto analizamos la información de mayor relevancia
para la presente investigación.
Así tenemos, el estudio realizado por BRAVO CERVANTES,
Miguel1, que nos habla sobre la definición de control interno y su
1 BRAVO CERVANTES, Miguel. CONTROL INTERNO, AREAS ESPECÍFICAS DE IMPLEMENTACIÓN, PROCEDIMIENTOS Y CONTROL, p.7
clasificación, señalándonos que puede definirse como un conjunto de
procedimientos, políticas, directrices y planes de organización los
cuales tienen por objeto asegurar una eficiencia, seguridad y orden
en la gestión financiera, contable y administrativa de la empresa.
Resaltando que esta definición abarca el entorno financiero y
contable sino también los controles cuya meta es la eficiencia
administrativa y operativa dentro de la organización empresarial.
Por otro lado, en cuanto a la clasificación del control interno lo
clasifica de la siguiente manera:
Control interno contable:
Son los controles y métodos establecidos para garantizar la
protección de los activos y la fiabilidad y validez de los registros y
sistemas contables. Este control contable no sólo se refiere a normas
de control con fundamento puro contable (como por ejemplo,
documentación soporte de los registros, conciliaciones de de un plan
de cuentas, repaso de asientos normas de cuentas, existencias
valoración, etc.) sino también a todos aquellos procedimientos que
afectando a la situación financiera o al proceso informativo, no son
operaciones estrictamente contables o de registro.
Control Interno, es una expresión utilizada con el objeto de describir
todas las medidas adoptadas por los accionistas y directores de
empresas para dirigir y controlar las operaciones de sus empresas.
Normalmente para una empresa específica se refiere a su “Sistema
de Control Interno”, las técnicas específicas para ejercer un control
sobre las operaciones y recursos varía de una empresa o entidad a
otra según la magnitud, naturaleza, complejidad y dispersión
geográfica de las operaciones de la entidad. Sin embargo, los
siguientes pasos básicos deben ser parte de un Sistema de Control
interno Gerencial eficaz:
1. Establecer normas, metas u objetivos (criterios).
2. Analizar el rendimiento y evaluar los resultados
(comparación).
3. Tomar acciones correctivas.
ESQUEMA 1.1 SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Fuente: http://www.barandilleros.com/importancia-y-aplicacion-del-control-interno-en-la-empresa.html
Cada uno de éstos pasos implica algún tipo de acción. Su eficacia
depende de la competencia y actitud de todos los funcionarios y
empleados directamente encargados de llevar a cabo una tarea y de
rendir cuenta de los resultados. El proceso administrativo cubre todos
los niveles de supervisión y su eficacia en el resultado de los
esfuerzos de muchos funcionarios y empleados2.
Control Interno Administrativo:
Son los procedimientos existentes en la empresa para asegurar la
eficiencia operativa y el cumplimiento de las directrices definidas por
la Dirección. Los controles administrativos u operativos se refieren a
operaciones que no tienen una incidencia concreta en los estados
financieros por corresponder a otro marco de la actividad del
negocio, si bien pueden tener repercusión en el área financiera-
2 RM, José Alejandro.IMPORTANCIA Y APLICACIÓN DEL CONTROL INTERNA EN UN EMPRESA.
contable (por ejemplo, contrataciones, planificación y ordenación de
la producción, relaciones con el personal, etc.)
De donde se deduce que estos dos controles se entremezclan
muchas veces debido a que ambos son factores comunes en la
gestión empresarial. En el sistema de control interno el control
contable tienen una gran importancia por la veracidad que le atribuye
a la información de la entidad, pero no hay que olvidar que en la
empresa también existe un sistema administrativo que no sólo se
apoya en la contabilidad, sino que contempla un total de funciones
que contribuyen a la marcha de los distintos sistemas operativos de
la misma.
Asimismo los elementos sobre los que se tiene que basar un sistema
de control interno deben de ser lo suficientemente amplios como para
cubrir toda la esfera(ver cuadro Nº 02) de la empresa. Existen tres
aspectos a considerar:
Organización estructural.
Políticas y procedimientos contables y operativos.
Supervisión.
ESQUEMA 1. 2
EL CONTROL INTERNO Y SUS ELEMENTOS
CONTROL INTERNO(Medios que garantizan la
eficacia dentro de la organización de la empresa)
POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS ORGANIZACIÓNSUPERVISIÓN
Por otro lado, CÁCERES ROJAS, Enrique3, nos da alcances sobre el
concepto del control interno y la importancia del mismo, señalando
que el control interno se define como cualquier acción tomada por la
gerencia para aumentar la probabilidad de que los objetivos
establecidos y las metas se han cumplido, La gerencia establece el
control interno a través de la planeación, dirección y ejecución de
tareas y acciones que den seguridad razonable de que los objetivos y
metas serán logrados.
Así mismo, la importancia del sistema de control es la combinación
de factores que afectan la política y procedimientos de una entidad,
fortaleciendo o debilitando sus controles. Estos factores son los
siguientes:
Estructura de organización de la entidad
Funcionamiento del consejo administrativo y sus comités
Métodos para asignar autoridad y responsabilidad.
3 CACERES ROJAS, Enrique. El CONTROL INTERNO COMO FUNDAMENTO DEL ÉXITO DE LA EMPRESA EN EL NUEVO SIGLO, p.8
Revisión: Proceso Gestión. Políticas y
procedimientos.
Aprobación y autorización
Definición de necesidades. Confección de registros. Circuito de información. Organización contable: Criterios y normas. Reglas valoración. Toma decisiones
Controles adicionales.
Organigrama funcional y jerárquico.Segregación de: Responsabilidades. Funciones. Departamentos.
Factor Humano: garantía eficiencia.
Métodos de control administrativo para supervisar y dar
seguimiento al cumplimiento de las políticas y procedimientos.
Políticas y prácticas del personal.
Influencias externa que afecten las operaciones y prácticas de
la entidad.
Por otro lado en cuanto a los tipos de control, CÁCERES ROJAS,
Enrique4, señala que existen seis tipos de control: El gerencial, el
contable, el administrativo u operativo, el de gestión, el
presupuestario y el de informática. El control gerencial.- Está
orientado a las personas con el objeto de influir en los individuos para
que sus acciones y comportamientos sean consistentes con el
objetivo de la entidad. El control contable.- Comprende tanto los
métodos y procedimientos que están relacionadas directamente con
la protección de los bienes y fondos, la confiabilidad de los registros
contables, presupuéstales y financieros de las entidades.
Por otro lado, el control administrativo, está orientado a las políticas
administrativas de las organizaciones y a todos los métodos y
procedimientos que están relacionados, en primer lugar, con el
debido acatamiento de las disposiciones legales reglamentarias y a
la adhesión a las políticas de los niveles de dirección y
administración y, en segundo lugar con la eficiencia de las
operaciones. Este control debe incluir controles tales como análisis,
estadísticas, informes, programas de entrenamiento del personal y
controles de calidad.
El control de gestión, está orientado a procesos y tareas ya
ejecutadas. Se trata de procedimientos diseñados con el fin de velar
por el mantenimiento de estándares de desempeño y calidad, que
sirvan como base comparación con lo presupuestado. Este control
4 Ibid. p.12
comprende el conjunto de planes, políticas, procedimientos, y
métodos que se necesitan para alcanzar los objetivos de la entidad.
También debe incluir el fomento de los principios de economía,
eficiencia y eficacia en todas las actividades para producir el máximo
de bienes, servicios y utilidades.
Actualmente, el control presupuestario, es una herramienta técnica
en la que se apoya el control de gestión, basado en la dirección por
objetivos. Como uno de los objetivos prioritarios de las empresas es
alcanzar determinada rentabilidad, la eficiencia de la gestión, en
relación con las desviaciones hacia esa rentabilidad, se puede
controlar recurriendo al control presupuestario.
El control de informática, está orientado a lograr el uso de la
tecnología y la informática como herramienta de control, su objetivo
será mantener controles automáticos efectivos y oportunos sobre las
operaciones. Los elementos del control de informática son: Definición
clara y precisa de las transacciones que se han de sistematizar y el
establecimiento de diferentes niveles de acceso a la información.
Por esta razón, el control interno significa distintas cosas para
diferente gente. Ello origina confusión entre personas de negocios,
legisladores, reguladores y otros. Dando como resultado malas
comunicaciones y distintas expectativas, lo cual origina problemas.
Tales problemas se entremezclan cuando el término, si no es
definido claramente, se utiliza para establecer leyes, regulaciones o
reglas.
De éste modo, en la obra de COMMITTE OF SPENSERING
ORGANIZATIONS OF THE TREADWAY COMMISSION5, nos da un
alcance sobre la definición del control interno y nos señala que es un
5 COMMITTE OF SPENSERING ORGANIZATIONS OF THE TREADWAY COMMISSION.CONTROL INTERNO, ESTRUCTURA CONCEPTUAL INTEGRADA. p.4
proceso realizado por el consejo de directores administradores y otro
personal de una entidad, diseñado para proporcionar seguridad
razonable mirando el cumplimiento de los objetivos en las siguientes
categorías: Efectividad y eficiencia de las operaciones, confiabilidad
de la información y regulaciones aplicables.
Asimismo, el control interno puede ayudar a una entidad a conseguir
sus metas de desempeño y rentabilidad, y prevenir la pérdida de
recursos. Puede ayudar a asegurar que la empresa cumpla con las
leyes y regulaciones, evitando pérdida de reputación y otras
consecuencias. En suma puede ayudar a una entidad a cumplir sus
metas, evitando peligros no reconocidos y sorpresas a los largo del
camino.
Por otro lado, infortunadamente, algunas personas tienen
expectativas mayores e irreales. Consideran que el control interno
puede asegurar el éxito de una entidad, esto es, el cumplimiento de
los objetivos básicos del negocio, o cuando menos, la supervivencia.
El control interno efectivo solamente puede ayudar a que una entidad
logre sus objetivos. Puede proporcionar información administrativa
sobre el progreso de la entidad, o hacia el logro de sus objetivos.
Asimismo el control interno puede asegurar la confiabilidad de la
información financiera y el cumplimiento de las leyes y regulaciones,
esta convicción también puede ser equivocada, ya que en un sistema
de control interno no importa que tan bien ha sido concebido y
operado, puede proveer solamente seguridad razonable, no absoluta,
a la administración y junta directiva.
Asimismo, es frecuente que ocurran errores al procesar los datos en
el sistema contable, los mismos que serán accidentales o
intencionales, resultando estos últimos de sabotaje, fraude desfalco
por parte de uno o más empleados.
El AICPA (American Institute of Certified Public Accountants) Instituto
Americano de Contadores Públicos) define al control interno como:
‘’…El plan de organización y todos los métodos y las medidas
coordinados que adopta una empresa para salvaguardar sus activos,
verificar la precisión y la confiabilidad de sus datos contables,
promover la eficiencia operativa y aumentar el acatamiento de las
políticas administrativas prescritas.’’ 6
Es frecuente que se divida a los controles internos en administrativos
y contables. Los controles administrativos, que incluyen actividades
tales como el control de calidad, programas de adiestramiento de
empleados y los análisis estadísticos, se establecerán para promover
la eficiencia operativa y estimular la adhesión a las políticas
administrativas. Al contrario, de los controles contables que ayudan
a que una empresa proteja sus activos y certifique la precisión de la
información financiera.
BRAVO CERVANTES, Miguel7, nos señala que el objetivo general
del control interno, es aportar seguridad en la gestión empresarial, al
prevenir errores y fraudes, proteger los activos de la entidad y dar
lugar a una fiabilidad de los registros contables e información
económica – financiera. A la vez de obtener eficiencia de la operativa
organizativa de la entidad al desarrollar el seguimiento y
cumplimiento de las políticas y procedimientos empresariales
definidos y establecidos por la Dirección.
6 AICPA. ASOCIAN INSTITUTE OF CERTIFICAL PUBLIC ACCOUNTANT. CODIFICACION FO AUDITING STARNDARDS. p.537 BRAVO CERVANTES, Miguel. Ob.cit, p.26
Por tanto, toda evaluación del sistema de control interno, por parte
de un analista o auditor interno, dará lugar a llevar a cabo un análisis
de estos objetivos definidos a cumplir y de las técnicas y
procedimiento aplicados en el sistema, para ello se utilizarán técnicas
de evolución mediante cuestionarios narrativos y flujo gramas. La
fijación de objetivos desarrolla la elaboración de controles necesarios
para las actividades de gestión y dirección dentro de sistema
informativo de la empresa, los cuales convergen principalmente en la
contabilidad como instrumento para la toma de decisiones. Por lo que
el objetivo primordial de un sistema de control es el alcance de la
fiabilidad de la información.
De manera general, se pueden identificar los siguientes objetivos de
control en el proceso de transacciones que serán aplicables a todos
los sistemas de organización empresarial.
BRAVO CERVANTES, Miguel8, nos señala siete objetivos
primordiales:
1. Autorización de las transacciones, que debe de contar con
unos sistemas adecuados para la autorización conforme a las
instrucciones y criterios establecidos por la empresa. El nivel
de la autoridad dependerá normalmente de la naturaleza de la
transacción y de su importancia en base al volumen de
operaciones de la entidad.
2. Adecuado registro, clasificación e imputación del periodo
contable de las transacciones, deben existir unos
procedimientos que aseguren que las transacciones están
codificadas y clasificadas en las cuentas contables definidas y
8 Ibíd. p. 27
en los periodos correctos de manera que facilite la confección
de los estados financieros.
3. Verificación de los sistemas, este objetivo está enfocado a la
verificación periódica del correcto reflejo de las transacciones
reales a la información generada por el sistema de
procesamientos establecidos, en forma que puedan detectarse
posibles errores surgidos.
4. Obtención de una información exacta y fiable, todos los
registros creados bajo los objetivos anteriores descritos deben
de generar un flujo de salida de información el cual se
resumirá de una manera exacta y correcta mediante la
presentación de unos informes financieros
5. Adecuada segregación de funciones, el ciclo completo de una
transacción debe de procesarse por personas diferentes con
el fin de evitar errores restringir las posibilidades de fraude.
6. Salvaguardia y custodia física de activos y registros, los
controles diseñados para la concesión de este objetivo
deberán ir enfocados a conseguir que se determine un
adecuado acceso restringido sobre los activos propiedad de la
entidad por parte de las personas autorizadas para ello.
7. Operanding de acuerdo con las políticas establecidos por la
entidad, todos los procesos implicados en el registro de las
transacciones se efectuarán de acuerdo a unas políticas y
criterios establecidos y aprobados por los órganos directivos
de la entidad que quedarán reflejados por escrito en unos
manuales de procedimientos específicos de acuerdo a cada
área .
Asimismo, debe destacar como objetivo de control interno, desde el
punto de vista de gestión operativa en general, la importancia de la
integridad de la metodología operativa de toda la organización de
una entidad. Todo hecho económico debe ser aceptado y procesado
con exactitud con una metodología eficiente, rápida y en el periodo
que le corresponda de acuerdo con las políticas dictada por la
dirección.
De este modo, en la obra de COMMITTE OF SPENSERING
ORGANIZATIONS OF THE TREADWAY COMMISION, nos da un
alcance sobre los objetivos del control interno y nos dice que cada
entidad fija su misión, estableciendo los objetivos que espera
alcanzar y las estrategias para conseguirlos.
Los objetivos pueden ser para la entidad como un todo o específicos
para las actividades dentro de la entidad.
Asimismo aunque muchos objetivos pueden ser específicos para una
entidad particular, algunos son comunes a casi todas las entidades,
proporcionando estados financieros confiables a los accionistas y
operando en cumplimiento de las leyes y regulaciones.
Por esta razón, de un sistema de control interno se puede esperar
que proporcione una seguridad razonable para la consecución de los
objetivos relacionados con la confiabilidad de la información
financiera y con el cumplimiento de leyes y regulaciones. El
cumplimiento de tales objetivos, en gran parte basados en
estándares impuestos por sectores externos, depende de cómo se
desempeñen las actividades dentro del control de la entidad.
EL COMMITTE OF SPENSERING ORGANIZATIONS OF THE
TREADWAY COMMISSION9, nos establece cinco componentes del
control interno que están interrelacionados entre sí, tales
componentes son:
1. Ambiente de control, la esencia de cualquier negocio es su gente,
sus atributos individuales, incluyendo la integridad, los valores
éticos y la competencia y el ambiente en que ella opera.
2. Valoración de riesgo, la entidad debe ser consciente de los
riesgos y enfrentarlos. Debe señalar los objetivos, integrados con
ventas, producción, mercadeo, finanzas y otras actividades de
manera que opere concertadamente. También debe establecerse
mecanismos para identificar, analizar y administrar los riesgos
relacionados.
3. Actividades de control, se deben establecer y ejecutar políticas y
procedimientos para ayudar a asegurar que se están aplicando
efectivamente las acciones identificadas por la administración
como necesarias para manejar los riesgos en la consecución de
los objetivos de la entidad.
4. Información y comunicación, los sistemas de información y
comunicación se interrelacionan, ayudan al personal de la entidad
a capturar e intercambiar la información necesaria para conducir,
administrar y controlar sus operaciones.
5. Monitoreo, debe monitorearse el proceso total y considerarse
como necesario hacer modificaciones. De esta manera el sistema
puede reaccionar dinámicamente, cambiando a medida que las
condiciones lo justifiquen.
9 Ibid. p. 18
Por otro lado, entre las características del control interno, AMES
ENRIQUEZ, César y Flavio, PALOMINO DOMÍNGUEZ10 señalan que
el concepto de evaluación del control interno ha sustituido a la
auditoria detallada como mecanismo para la gerencia, como también
la permanencia del sistema con cambios limitados en las funciones
contables sobre los que operan, pero si existen algunas
características tales como: la división de responsabilidades y deberes
y los procedimientos de operación manual.
10 AMES ENRIQUEZ, Cesar y Flavio, PALOMINO DOMINGUEZ. LA AUDITORIA INTERNA EN LAGESTION EMPRESARIAL. Pp.67- 68