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INSTITUCIÓN EDUCATIVA “SANTA ANA” CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
PD-GCA-001
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CONTROL DE VERSIONES
VERSION MOTIVO DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA
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ELABORÓ
Nombre Firma
Hermana Ana Isabel González Botía
Rectora.
REVISO
Nombre Firma
Ana Judith López Luna
Comité Técnico Operativo MECI –
Calidad.
APROBÓ
Nombre Firma
Ana Judith López Luna
Representante de la Alta Dirección.
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TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO ...................................................................................................... 4
2. ALCANCE ....................................................................................................... 4
3. RESPONSABLES ........................................................................................... 4
4. DEFINICIONES ............................................................................................... 4
5. REFERENCIAS ............................................................................................... 6
6. DESARROLLO .................................................................................................. 6
6.1 UBICACIÓN ................................................................................................. 6
7. FLUJOGRAMA .......................................................................................... 15
8. REGISTROS ................................................................................................. 16
9. ANEXOS .......................................................................................................... 17
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1. OBJETIVO
Garantizar el control de los documentos que hacen parte del Sistema de Gestión
de Calidad en cuanto a su revisión, aprobación, actualización, control de cambios,
disponibilidad, distribución y protección, así como el manejo de documentos
externos y obsoletos.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los documentos de la Institución Educativa
“SANTA ANA”.
3. RESPONSABLES
El Representante de la Alta Dirección es el responsable del cumplimiento del
objetivo de este procedimiento.
4. DEFINICIONES
Procedimiento: forma específica para llevar a cabo una actividad o proceso.
Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las
cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Producto: resultado de un proceso.
Documento: información y su medio de transporte.
Documento obsoleto: información y su medio de soporte desactualizado.
Aprobación: disposición que determina la autorización para la implementación de
un documento o la modificación, dada por el Representante del Sistema de
Gestión de la Calidad.
Listado maestro de documentos: registro que sirve como herramienta de control
para los documentos.
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Listado maestro de registros: registro que sirve como herramienta de control
para los registros del Sistema de Gestión de la Calidad.
Documentos externos: corresponden a las normativas, especificaciones, y
demás documentos técnicos o reglamentarios emitidos por otras entidades que
sean necesarios para el desarrollo de las actividades de la Institución Educativa
“SANTA ANA” y para la eficaz planificación del sistema y la realización del
producto y/o servicio.
Copia controlada: documento que debe ser entregado oficialmente y que
reemplaza toda versión anterior.
Obsoleto: es un documento que perdió vigencia.
Vigente: es el documento aprobado para su uso.
Reciclado: documento que ya perdió su vigencia y puede ser utilizado al respaldo.
Anulado: es el documento que no genera utilidad para el Sistema de Gestión de
la Calidad.
Datos: son el resultado de las actividades realizadas que permiten extraer
información referente a la calidad.
Dueño del proceso: responsable de un proceso.
Datos: son el resultado de las actividades realizadas que permiten extraer
información referente al organismo de inspección.
Registro: es el documento que presenta resultados obtenidos y proporciona
evidencia de las actividades desempeñadas, suministra evidencia objetiva de las
actividades efectuadas o de los resultados alcanzados; informa la evidencia de un
hecho que no se puede modificar.
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Evidencia objetiva: datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.
Encargado del sistema: persona encargada de administrar el Sistema de Gestión
de la Calidad (Coordinador de Gestión de la Calidad).
5. REFERENCIAS
Norma ISO 9000:2005 Sistemas de gestión de la calidad – Fundamentos y
vocabulario.
Norma ISO 9001:2008 Sistemas de gestión de la calidad – Requisitos.
NTC GP 1000:2009 Norma técnica de calidad en la gestión pública.
Ley General de Archivos 594:2000.
6. DESARROLLO
6.1 Ubicación
Los documentos físicos se encontrarán en la oficina de la rectora de la Institución
Educativa “SANTA ANA” en archivadores. Igualmente se almacenan en la página
web para que sean consultados por todos los funcionarios.
6.2 Identificación de documentos
Se ha establecido la siguiente forma para la identificación y control de los
documentos, estableciendo su pertenencia a la Institución Educativa “SANTA
ANA”, título, tipo de documentos, proceso de aplicación, consecutivo, fecha de
aprobación, versión y número de página.
6.2.1 Pertenencia
Corresponde al nombre de la Institución Educativa “SANTA ANA”, con su
respectivo escudo y logo de calidad ubicados en la parte superior.
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6.2.2 Título
El título de un documento estándar debe ser corto y que dé un significado del
objetivo del mismo, sin que sobrepase el espacio asignado según se verá más
adelante en la sección titulada "FORMAS", pero su significado debe ser completo
y claro.
6.2.3 Primera posición
Corresponden a dos letras e identifican el documento según el tipo de contenido,
separado por un guion.
6.2.4 Segunda Posición
Corresponden a tres letras e identifican el proceso al que pertenece el documento,
separado por un guion.
TIPO DE DOCUMENTO ABREVIATURA
Documento Externo DE
Caracterización CA
Manual de Calidad MC
Manual MA
Programa PR
Plan de Calidad PC
Plan PL
Procedimiento PD
Instructivo IN
Especificación ES
Guía GU
Formato FR
Matriz MT
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6.2.5 Consecutivo
Corresponden a un número de tres dígitos e identifican la secuencia de
aprobación del documento, así: 000
Ejemplo:
PROCESO ABREVIATURA
Gestión estratégica GES
Control y evaluación GCE
Gestión de la comunicación GCM
Gestión de la calidad GCA
Gestión académica GCD
Gestión admisión y matrícula GAM
Gestión formativa GFO
Gestión comunidad GCO
Gestión administrativa GAD
Gestión contratación GCT
Gestión tecnología y sistema de
información GTS
Gestión documental GDC
Gestión financiera y contable GFC
PR - GCE - 000
ABREVIATURA
ASIGNADA AL
DOCUMENTO
ABREVIATURA
DEL PROCESO
CONSECUTIVO
DEL
DOCUMENTO
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6.2.6 Fecha de aprobación
Es el periodo en el que se da la disposición que determina la autorización para la
implementación de un documento, así: dd/mm/aaaa.
6.2.7 Versión
Es la emisión del documento y tiene un consecutivo de un dígito.
6.2.8 Número de página
Es el folio al que pertenece la información respectiva, así: 1 de 10.
6.3 Presentación
6.3.1 Papel
Los documentos deben ser elaborados en papel bond blanco, tamaño carta, es
decir de 8½" x 11" (21.59 x 27.94 cm.), en el caso de los formatos podrán ser o no
elaborados en papel tamaño oficio, dependiendo su necesidad.
6.3.2 Letra
Se utilizará tipo de letra arial, el tamaño es deseable 12 pero no mandatorio.
6.3.3 Formas
Los documentos de los tipos; manual de calidad, programa, plan de calidad,
procedimiento, instructivo, especificaciones y guías estarán presentados
básicamente como se muestra en el anexo 9.1.
A los extremos derecho e izquierdo logotipos, centrado el nombre de la institución,
debajo el título del documento centrado con su respectivo código, a la izquierda la
fecha de aprobación, centrado la versión y a la izquierda el número de página.
(Ver anexo 9.1)
En el bloque de aprobación, existe espacio para registrar el nombre, el cargo y la
firma de la persona que elaboró, revisó y aprobó el documento. (Ver anexo 9.2)
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Los documentos del tipo formatos tienen una presentación diferente: la forma de
presentación será el formato en sí mismo. Es deseable pero no mandatorio que
los formatos guarden un esquema similar o uniforme, con un marco en su
contorno y un encabezado en que se muestre su pertenencia al sistema de
gestión de calidad, el título o nombre del formato, alusivo a su contenido o función,
tipo de documento, abreviatura del proceso, número del documento, fecha de
aprobación, versión, y número de página. Sin embargo dada la diversidad de
funciones cubiertas por los formatos ello no es siempre posible; como mínimo
deberán mostrar el tipo de documento, número de documento y su versión.
6.3.4 Cuerpo del formato
Márgenes: Ajustar la margen Izquierda en 3 cm. El lado Superior 3 cm, el lado
Derecho 3 cm e Inferior ajustar a 2.5 cm.
Interlineado: Dejar 1.5 espacios entre el título y el párrafo y espacio sencillo
después del punto aparte.
Alineación: Los títulos en negrilla y en mayúscula sostenidas. Los subtítulos:
alineados a la izquierda, en negrilla, y el cuerpo del texto justificado.
6.4 Generación y revisión de documentos
Identificar la necesidad de desarrollar o elaborar un nuevo documento (plan,
procedimiento, instructivo, guía, especificación, formato, etc.), es labor que puede
realizar cualquier funcionario de la Institución Educativa “SANTA ANA”, mediante
la solicitud verbal o escrita al jefe inmediato, quien determinará la validez de la
propuesta. La propuesta es revisada por los integrantes del Comité Técnico
Operativo MECI - Calidad. Una vez corregido e impreso el documento pasará para
aprobación del Representante de Alta Dirección.
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6.5 Distribución de documentos
La distribución de las copias autorizadas es responsabilidad del encargado del
sistema.
Para la distribución de documentos el encargado del sistema, tomará el original a
su cargo y ordenará el número de fotocopias adecuado, además debe organizar la
verificación de la concordancia entre el original y las copias. Las copias del manual
de la calidad, procedimientos, instrucciones y formatos que se envíen por solicitud
a terceros (previa autorización del Representante de la Alta Dirección) para
revisión de nuestro sistema de la calidad no tendrá identificación de copia
controlada.
Se considerará como fecha de entrada en vigencia de un documento, aquella en
que es aprobado.
Se contará con una copia impresa de todos los documentos de la Institución
identificados como copia controlada a manera de consulta por todos los
empleados de la Institución Educativa “SANTA ANA”, igualmente quedan
publicados en la página web para su consulta.
6.6 Uso de los Documentos
La reproducción, divulgación interna y el acceso a los documentos por personas
ajenas a la Institución Educativa “SANTA ANA”, solo está permitida previa
autorización escrita del encargado del sistema.
Un usuario autorizado podrá solicitar cambios a un documento, solicitándolo por
escrito al encargado del sistema en el formato solicitud de cambios a los
documentos FR-GCA-003. En el caso de reemplazo por deterioro, deberá anexar
la copia dañada.
Toda pérdida o extravío de una copia de un documento controlado debe
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comunicarse inmediatamente al encargado del sistema.
6.7 Control de los Documentos
El presente proceso define los controles necesarios para la adecuación de los
documentos de la Institución Educativa “SANTA ANA”.
Los documentos, deben aprobarse y actualizarse en cuanto a su
adecuación antes de su emisión.
Los documentos deben ser revisados por el encargado del sistema, si son
adecuados los aprueba el Representante de la Alta Dirección y se procede
a su edición. En caso de no ser adecuados volver a la etapa de
elaboración, para su posterior aprobación nuevamente.
El encargado del sistema, debe asegurarse de que se identifican los
cambios y el estado de versión vigente de los documentos.
El encargado del sistema debe distribuir los documentos y asegurarse que
las versiones pertinentes aplicables se encuentran disponibles en los
procesos.
El encargado del sistema debe asegurarse que se identifican y controlan los
documentos de origen externo.
Los registros deben permanecer legibles, fácilmente identificables y
recuperables.
Los registros usados en la operación deben ser recuperados por las
personas que los usan y es responsabilidad de cada dueño de proceso.
Los registros deben ser almacenados en su proceso correspondiente, por
cada dueño de proceso.
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Para la conservación en estado adecuado y legible los registros deberán
estar protegidos contra cualquier daño o pérdida y es responsabilidad de
cada dueño de proceso el establecer periódicamente acciones de
conservación de los registros, estas acciones podrían ser de orden, aseo y
fumigaciones.
La disposición de los registros, después de cumplir el tiempo establecido de
retención, procederá a lo establecido en la Ley 594 de 2000.
En caso de que el documento obsoleto amerite ser conservado, se
identificará con la palabra “OBSOLETO” en archivos digitales bajo el
formato *.PDF.
El control de documentos internos y externos se realiza en el formato
listado maestro de documentos FR-GCA-001.
La entrega de documentos controlados internos y externos se realiza en el
formato entrega de documentos controlados FR-GCA-002.
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6.8 Contenido de la documentación
La documentación del sistema de gestión de la Institución Educativa “SANTA
ANA”, podrá contener la siguiente información de acuerdo a su aplicación.
DOCUMENTO FORMATO
MANUAL
DE
CALIDAD
PROGRAMA PLAN DE
CALIDAD PROCEDIMIENTO INSTRUCTIVO ESPECIFICACION GUIA
INFORMACION
CONTROL DE
VERSIONES
S S S S S S S S
TABLA DE
CONTENIDO NA D S D S S NA NA
OBJETIVO NA D S S S S NA NA
ALCANCE NA D S S S S NA NA
RESPONSABLES NA D S S S S NA NA
DEFINICIONES NA D S S S S NA NA
REFERENCIAS NA D S S S S NA NA
DESARROLLO NA D S S S S NA NA
REGISTROS NA D S S S S NA NA
FLUJOGRAMA NA NA D NA D D NA NA
ANEXOS NA D S D S S NA NA
S= Obligatorio N= No Aplica D= Depende de la necesidad
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7. FLUJOGRAMA
SI
NO
Se revisa el documento por el jefe de proceso.
¿Representante de la Alta
Dirección aprueba el
documento?
Coordinador de calidad asigna el código y se imprimen las copias.
FIN
INICIO
El grupo de trabajo se reúne y modifica o crea el documento.
¿El documento es adecuado?
Comité Técnico Operativo MECI – Calidad, revisa el documento.
SI
NO
Se identifica la necesidad de modificar o crear un documento, se
hace la solicitud en el formato FR-GCA-003.
Distribuye las copias impresas y divulga el documento.
Entrega documentos controlados internos y externos dejando
evidencia en el formato FR-GCA-002 y los controla en el formato
FR-GCA-001.
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8. REGISTROS
Formato Ver
Fecha
aprobaci
ón
Almacenamient
o
Protecci
ón
Ubicació
n
Recup
eració
n
Respons
able
archivo
perma
nencia
Disposició
n final
Listado
maestro de
documentos
FR-GCA-001 1
11/08/20
14 Medio
magnético.
Controla
do.
PC
calidad.
Por
fecha.
Coordina
dor de
gestión
de la
calidad.
Perman
ente. Backups.
Entrega de
documentos
controlados
FR-GCA-002 1
11/08/20
14 Medio
magnético.
Controla
do.
PC
calidad.
Por
fecha.
Coordina
dor de
gestión
de la
calidad.
Perman
ente. Backups.
Solicitud de
cambios a los
documentos.
FR-GCA-003 1
11/08/20
14 Medio
magnético.
Controla
do.
PC
calidad.
Por
fecha.
Coordina
dor de
gestión
de la
calidad.
Perman
ente. Backups.
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9. ANEXOS
9.1 Anexo encabezado:
INSTITUCIÓN EDUCATIVA “SANTA ANA” NOMBRE DEL DOCUMENTO
XX-XXX-XXX
Fecha aprobación: XX/XX/XXXX
Versión: XX Página:
9.2 Anexo bloque de aprobación:
ELABORÓ
Nombre Firma
REVISO
Nombre Firma
APROBÓ
Nombre Firma
.