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Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia

TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CODIGO: SP-PT-02

NOMBRE: SEGUIMIENTO DE LA POLÍTICA EXTERIOR / SEGUIMIENTO

AL PLAN DE ACCIÓN VERSION: 6

RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: TODOS LOS PROCESOS Y MISIONES DE COLOMBIA EN EL EXTERIOR Página 1 de 15

Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.

Fecha de Vigencia: 08/05/2018

HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO

1 Adopción del procedimiento.

2

• Actualización del numeral 2. ALCANCE: Se reformuló el alcance.

• Actualización del numeral 3. BASE LEGAL: Se incluye el Decreto 1067 de 2015.

• Actualización del numeral 4. DEFINICIONES: Se incluye la definición de Programa.

• Actualización del numeral 5. DOCUMENTOS ASOCIADOS: Se describe de mejor manera el documento SP-IN-01 Instructivo seguimiento al plan de acción a través del sistema maestro.

• Actualización del numeral 6. REGISTROS: Se incluyen como registros los correos electrónicos

• Actualización del numeral 7. POLÍTICAS DE OPERACIÓN: Se hacen ajustes en lo relacionado con el reporte de los seguimientos del plan de acción, se establece el tratamiento de los seguimientos reportados extemporáneamente, se incluyen indicaciones metodológicas para el registro y reporte del seguimiento y para los ajustes al seguimiento y los informes cuando se evidencien casos de corrupción y se indican plazos para la revisión de los seguimientos de las Embajadas por parte de las Direcciones Geográficas.

• Actualización del numeral 8. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: Se incluye una columna que describe los registros para cada paso.

3

• Actualización numeral 7. POLÍTICAS DE OPERACIÓN: Se indica de mejor manera la revisión metodológica a cargo de la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional, así como la revisión por parte de las Direcciones Geográficas para el caso de las Embajadas y Encargadurías de Negocios. Se aclara también la competencia del Grupo de Control Interno con la evaluación del plan de acción y se indica que se invitará a las veedurías ciudadanas a participar en el seguimiento al plan de acción.







4

• Se incluyó en la responsabilidad de aplicación a las Embajadas de Colombia en el exterior.

• Se actualizó el numeral 2. Alcance, detallando a que se hace referencia por áreas nacionales.

• Se eliminó del numeral 3. Base legal la Ley 1067 de 2015

• Se actualizó el numeral 4, Definiciones actualizando la definición de actividad.

• Se incluyó como registro en el numeral 6 “publicación en página web y/o redes sociales” y se ajustó el nombre del seguimiento realizado al plan de acción en el Sistema Maestro

• Se incluyó el numeral 7. Sistemas de información y otros medios electrónicos

• Se actualizaron las políticas de operación, dando mayor detalle a los cálculos realizados en el seguimiento al plan de acción.

• Se actualizó el diagrama de flujo de acuerdo a los registros incluidos en el numeral 6 y a la nueva estructura definida en la guía de elaboración de documentos.

5

• Base Legal: Se elimina el Decreto 2482 de 2012 y se adiciona el Decreto 1499 de 2017

• Definiciones: se reemplaza la definición de “Política de Desarrollo Administrativo” por la de “Política de Gestión y Desempeño institucional” se agrega la definición de “Dimensión”

• Políticas de Operación: Se alinea al seguimioento de las Políticas de Gestión y Desempeño Institucional.

6

• Se incluyó en la responsabilidad de aplicación a las Delegaciones de Colombia ante Organismos Internacionales.

• Se reemplaza la expresión partes interesadas por Grupos de Valor en todos los contenidos del Procedimiento.

• Se reemplaza la palabra Embajadas por Misiones en el Exterior, en todos los contenidos del Procedimiento.

• En todo el contenido del procedimiento se reemplazó el terminó “Sistema Maestro” por “Software del Sistema de Gestión”.

• Alcance: Se modifica con el fin de incluir a las delegaciones permanentes ante organismos internacionales

• Base Legal: se reemplaza el Decreto 2573 de 2014, por el Decreto 1078 de 2015, se eliminan los Decretos 943 de 2014 y 4485 de 2009, toda vez que se compilaron en el Decreto 1083 de 2015

• Documentos asociados: Se reemplaza el documento SP-IN-01 Instructivo seguimiento al plan de acción a través del sistema maestro, por SP-IN-06 Seguimiento al plan de acción a través del Software del Sistema de Gestión.

• Puntos de Control: se modifica la redacción de la descripción del control de la actividad critica “Enviar soportes inadecuados para la evaluación del plan”, quedando: Asesorar a los responsables de la actividad en la identificación de soportes de la actividad. En los dos controles se agrega la anotación “(Según el caso)” en los registros.







CONTROL DE REVISIONES

ELABORÓ CARGO FECHA

JULIO CESAR PÁEZ GÓMEZ ASESOR 02/05/2018

REVISÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

LAURA LILIANA OLAYA SUAREZ Secretaria Ejecutiva 08/05/2018

REVISÓ CARGO FECHA

LIZ ALEXY JEREZ ARAQUE

JEFE OFICINA ASESORA DE

PLANEACIÓN Y DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

08/05/2018

APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

LIZ ALEXY JEREZ ARAQUE

JEFE OFICINA ASESORA DE

PLANEACIÓN Y DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

08/05/2018







1. OBJETIVO

Establecer la secuencia de actividades para realizar el seguimiento al plan de acción de la Entidad.

2. ALCANCE

Este documento aplica para las Direcciones, Oficinas, Grupos Internos de Trabajo del Ministerio de Relaciones

Exteriores y las Misiones de Colombia en el Exterior. Inicia con la solicitud de seguimiento a los responsables de

las actividades del plan de acción y finaliza con la realización y entrega del informe de seguimiento a los

responsables del mismo.

3. BASE LEGAL

• Ley 1753 de 2015, por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 “Todos por un nuevo

país”.

• Ley 1474 de 2011, Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención,

investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. Artículo 74.

• Ley 152 de 1994, Por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo. Artículo 26.

• Decreto 1499 de 2017, Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único

Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el

artículo 133 de la Ley 1753 de 2015.

• Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el

Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015 y las normas que lo modifiquen y

adicionen en este sentido.

• Decreto 1078 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de

Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

• Decreto 1067 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector

Administrativo de Relaciones Exteriores.

• Decreto 019 de 2012, Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos

y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.







4. DEFINICIONES

ACTIVIDAD: Conjunto de operaciones, acciones o tareas que debe realizar una dependencia o proceso del

Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio para cumplir las metas planeadas. Bajo esta definición,

al elaborar el plan, no se deben confundir las actividades con las operaciones o tareas (paso a paso) necesarias

para su realización.

DIMENSIONES: Descripción de componente operativo del Modelo a partir del análisis de los múltiples aspectos (o

dimensiones) que sustentan la gestión y el desempeño de una organización pública1

PLAN: Diseño o esquema detallado de los que habrá de hacerse en el futuro.

PLAN DE ACCIÓN ANUAL: Programación anual de las actividades, proyectos y recursos que va a desarrollar

en la vigencia cada dependencia de la Entidad y articulado con el Plan Estratégico Sectorial e Institucional.

PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL: Instrumento que organiza y orienta estratégicamente las acciones de

la Entidad en un plazo de cuatro años, para alcanzar objetivos acordes con su misión y con el Plan Nacional de

Desarrollo.

PLAN ESTRATÉGICO SECTORIAL: Organiza y orienta estratégicamente las acciones de las entidades

pertenecientes a un sector administrativo en un plazo de cuatro años, para alcanzar objetivos acordes con la

política sectorial y los lineamientos del Plan Nacional de Desarrollo.

POLÍTICA DE GESTIÓN Y DESEMPEÑO INSTITUCIONAL: Conjunto de lineamientos que orientan a las

entidades en el mejoramiento de su gestión para el cumplimiento de las metas institucionales y de Gobierno, a

través de la simplificación de procesos y procedimientos internos, el aprovechamiento del talento humano y el

uso eficiente de los recursos administrativos, financieros y tecnológicos.

PROGRAMA: Proyecto o planificación ordenada de las distintas partes o actividades que componen algo que

se va a realizar.

SMART: Significa Inteligente en inglés y se utiliza como acrónimo de los objetivos:

Específicos: Es decir deben definirse de manera que estos sean claros y precisos, que se pueda saber

exactamente qué es lo que se busca lograr.

Como regla general, se debe determinar con exactitud qué, dónde, cuándo, cuánto y cómo de lo que se piensa

alcanzar.

Medibles: Se debe asegurar establecer la meta y el indicador que se va a utilizar para medirlo. También se debe

determinar la fuente de donde se obtendrán los datos, donde se va a reportar el análisis de estos datos y quien

o quienes serán los responsables de estas actividades.

Se debe elaborar un Tablero de control que permitirá medir la evolución con respecto a los objetivos.

1 Sistema de Gestión, Modelo Integrado de Planeación y Gestión, Glosario de términos. 11 de septiembre de 2017.







Realizables: Si los objetivos son alcanzables significa que los mismos son realizables. Para fijar correctamente

objetivos se debe conocer cuáles son las fortalezas y debilidades, identificando los recursos disponibles, tanto a

nivel humano, como técnico y financiero de los cuales se dispone para alcanzar los objetivos propuestos.

Relevante: Si bien es necesario ser ambicioso a la hora de definir los objetivos, también se debe ser realista. Los

objetivos de calidad deben de ser tal que puedan cumplirse de acuerdo a los recursos asignados en materia de:

tiempo, presupuesto, carga de trabajo, etc. Esta característica es fundamental, el objetivo debe estar totalmente

alineado a la meta, misión y visión de lo que se quiere lograr.

Limitado en el Tiempo: El plan tiene que tener fecha límite de cumplimiento, se debe determinar con exactitud el

momento en que se debe cumplir dicha meta basándose en un tiempo definido.

TAREA: Secuencia ordenada de pasos agrupados en el tiempo, destinados al desarrollo de una actividad.

5. DOCUMENTOS ASOCIADOS

• Plan Nacional de Desarrollo vigente

• Plan Estratégico Sectorial

• Plan estratégico Institucional

• Plan de acción vigente

• DE-PT-22 Formulación del plan de acción

• SP-IN-06 Seguimiento al plan de acción a través del Software del Sistema de Gestión.

• Informes de seguimiento a los documentos CONPES.

• Metodología para la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – Departamento

Administrativo de la Función Pública DAFP

• Manual de usuario del módulo planes del Software del Sistema de Gestión

6. REGISTROS UTILIZADOS

• Correos electrónicos

• Reporte de seguimiento en el Software del Sistema de Gestión

• Informe de seguimiento

• Memorandos

• CO-FO-05 “Control de Asistencia y Seguimiento a Compromisos”

• Publicación en el Sitio Web Oficial y/o redes sociales







7. SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y OTROS MEDIOS ELECTRÓNICOS

• Software del Sistema de Gestión (Modulo de Planes)

• Registro de control y seguimiento al plan de acción (Archivo en Excel)

• Registro de los grupos de valor del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio (Archivo en

Excel)

8. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

• En el seguimiento del plan de acción, se determinarán dos calificaciones:

✓ Cumplimiento trimestral: corresponde al desarrollo de las actividades y el logro de las acciones

establecidas para el periodo evaluado. Este cumplimiento no incluye las acciones que inician en una

fecha posterior al seguimiento o las actividades que hayan finalizado en periodos anteriores. El

cumplimiento trimestral podrá ser evaluado cuando la actividad tenga definidas metas por trimestre.

✓ Avance anual: Permite visualizar el avance del plan en su conjunto. Este avance incluye todas las

actividades del plan sin importar la fecha de inicio o finalización de la actividad.

Las fórmulas utilizadas para calcular el cumplimiento y el avance serán las siguientes:

✓ Cumplimiento de la actividad en el trimestre

𝐶𝑢𝑚𝑝𝑙𝑖𝑚𝑖𝑒𝑛𝑡𝑜 𝑑𝑒 𝑙𝑎 𝑎𝑐𝑡𝑖𝑣𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑒𝑛 𝑒𝑙 𝑡𝑟𝑖𝑚𝑒𝑠𝑡𝑟𝑒 = 𝑒𝑗𝑒𝑐𝑢𝑐𝑖ó𝑛 𝑑𝑒𝑙 𝑡𝑟𝑖𝑚𝑒𝑠𝑡𝑟𝑒

𝑚𝑒𝑡𝑎 𝑑𝑒𝑙 𝑡𝑟𝑖𝑚𝑒𝑠𝑡𝑟𝑒 ∗ 100%

Esta fórmula aplica para las actividades que de acuerdo a su programación se encuentran en desarrollo y

definieron metas trimestrales. No aplica para actividades que no han iniciado o que ya finalizaron.

✓ Cumplimiento del área en el trimestre

𝐶𝑢𝑚𝑝𝑙𝑖𝑚𝑖𝑒𝑛𝑡𝑜 𝑑𝑒𝑙 á𝑟𝑒𝑎 𝑒𝑛 𝑒𝑙 𝑡𝑟𝑖𝑚𝑒𝑠𝑡𝑟𝑒

= 𝑃𝑟𝑜𝑚𝑒𝑑𝑖𝑜 𝑑𝑒𝑙 𝑐𝑢𝑚𝑝𝑙𝑖𝑚𝑖𝑒𝑛𝑡𝑜 𝑑𝑒 𝑙𝑎𝑠 𝑎𝑐𝑡𝑖𝑣𝑖𝑑𝑎𝑑𝑒𝑠 𝑑𝑒𝑙 𝑡𝑟𝑖𝑚𝑒𝑠𝑡𝑟𝑒

✓ Avances del plan de acción







𝐴𝑣𝑎𝑛𝑐𝑒 𝑑𝑒𝑙 𝑝𝑙𝑎𝑛 𝑑𝑒 𝑎𝑐𝑐𝑖ó𝑛

= ∑

𝐴𝑣𝑎𝑛𝑐𝑒 𝑎𝑐𝑢𝑚𝑢𝑙𝑎𝑑𝑜 𝑑𝑒 𝑙𝑎 𝑎𝑐𝑡𝑖𝑣𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑒𝑛 𝑒𝑙 𝑡𝑟𝑖𝑚𝑒𝑠𝑡𝑟𝑒

𝑀𝑒𝑡𝑎 𝑑𝑒 𝑙𝑎 𝑎𝑐𝑡𝑖𝑣𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑝𝑎𝑟𝑎 𝑒𝑙 𝑎ñ𝑜∗ 100%

𝑁𝑢𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑎𝑐𝑡𝑖𝑣𝑖𝑑𝑎𝑑𝑒𝑠 𝑑𝑒𝑙 𝑝𝑙𝑎𝑛 𝑑𝑒 𝑎𝑐𝑐𝑖ó𝑛.

• De acuerdo a las metas trimestrales definidas en el plan de acción se determinará el cumplimiento

trimestral.

Seguimiento a las Políticas de Gestión y Desempeño Institucional

• El plan de acción se encuentra alineado con las dimensiones y políticas de gestión y desempeño

institucional, definidas en el Decreto 1499 de 2017, en donde cada una de dichas políticas tiene asociadas

actividades para su cumplimiento. Trimestralmente, en conjunto con el plan de acción se realizará

seguimiento al avance de las políticas de gestión y desempeño institucional, de acuerdo a la siguiente

formula

𝐴𝑣𝑎𝑛𝑐𝑒 𝑑𝑒 𝑙𝑎 𝑃𝑜𝑙í𝑡𝑖𝑐𝑎 𝑑𝑒 𝐺𝑒𝑠𝑡𝑖ó𝑛 𝑦 𝐷𝑒𝑠𝑒𝑚𝑝𝑒ñ𝑜 𝐼𝑛𝑠𝑡𝑖𝑡𝑢𝑐𝑖𝑜𝑛𝑎𝑙 𝑖

= ∑

𝐴𝑣𝑎𝑛𝑐𝑒 𝑑𝑒 𝑙𝑎 𝑎𝑐𝑡𝑖𝑣𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑦 𝑎𝑠𝑜𝑐𝑖𝑎𝑑𝑎 𝑎 𝑙𝑎 𝑝𝑜𝑙í𝑡𝑖𝑐𝑎 𝑦𝑀𝑒𝑡𝑎 𝑑𝑒 𝑙𝑎 𝑎𝑐𝑡𝑖𝑣𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑖

∗ 100%

𝑁𝑢𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑎𝑐𝑡𝑖𝑣𝑖𝑑𝑎𝑑𝑒𝑠 𝑑𝑒𝑙 𝑝𝑙𝑎𝑛 𝑑𝑒 𝑎𝑐𝑐𝑖ó𝑛 𝑎𝑠𝑜𝑐𝑖𝑎𝑑𝑎𝑠 𝑎 𝑙𝑎 𝑝𝑜𝑙í𝑡𝑖𝑐𝑎 𝑖

Donde “i” ´corresponde a las dieciséis políticas de gestión y desempeño institucional y “y” es el número de

actividades asociadas a la política en el plan de acción institucional

Seguimiento a los objetivos estratégicos y de calidad

• A través de las actividades formuladas en el plan de acción y de acuerdo a la alineación establecida en el

mismo, se realizará el seguimiento al cumplimiento de los objetivos estratégicos y de calidad.

𝐴𝑣𝑎𝑛𝑐𝑒 𝑑𝑒𝑙 𝑜𝑏𝑗𝑒𝑡𝑖𝑣𝑜 𝑖

= ∑

𝐴𝑣𝑎𝑛𝑐𝑒 𝑑𝑒 𝑙𝑎 𝑎𝑐𝑡𝑖𝑣𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑦 𝑎𝑠𝑜𝑐𝑖𝑎𝑑𝑎 𝑎𝑙 𝑜𝑏𝑗𝑒𝑡𝑖𝑣𝑜 𝑖𝑀𝑒𝑡𝑎 𝑑𝑒 𝑙𝑎 𝑎𝑐𝑡𝑖𝑣𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑦

∗ 100%

𝑁𝑢𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑎𝑐𝑡𝑖𝑣𝑖𝑑𝑎𝑑𝑒𝑠 𝑑𝑒𝑙 𝑝𝑙𝑎𝑛 𝑑𝑒 𝑎𝑐𝑐𝑖ó𝑛 𝑎𝑠𝑜𝑐𝑖𝑎𝑑𝑎𝑠 𝑎𝑙 𝑜𝑏𝑗𝑒𝑡𝑖𝑣𝑜 𝑖

Donde “i” ´corresponde a los ocho objetivos estratégicos y de calidad y “y” es el número de actividades

asociadas al objetivo en el plan de acción institucional







• El seguimiento al plan se realizará trimestre vencido por parte de los responsables de las actividades a

través del módulo de planes del Software del Sistema de Gestión y se debe reportar con la respectiva

revisión por parte del Director, Jefe de Área, Coordinador o Jede de Misión para su revisión metodológica.

El Seguimiento se debe realizar a más tardar 7 días calendario después de la fecha de corte.

En caso de que las acciones definidas en la actividad para el trimestre se finalicen antes de la fecha de

corte, el seguimiento podrá realizarse durante el transcurso de este periodo sin importante que no se haya

llegado a la fecha de corte.

• El reporte extemporáneo de los seguimientos no será tenido en cuenta, y obligará a que cada área

modifique las fechas de la actividad para que puedan ser incluidos en los cortes de seguimiento posteriores

cuando ello sea posible. Las modificaciones deberán realizarse de acuerdo a lo establecido en el

procedimiento DE-PT-22 Formulación del plan de acción.

• El responsable de cada actividad realizará el seguimiento a través del indicador de producto o de gestión

establecido y en la unidad de medida definida en el plan y así mismo anexará por una única vez los soportes

que evidencian el cumplimiento.

Para lo anterior se brindan las siguientes indicaciones metodológicas:

o Los soportes documentales deben anexarse en los formatos originales, como copias digitalizadas

en formato PDF.

o Cuando como soporte se incluyan correos electrónicos, éstos deben anexarse digitalizados en

formato PDF. En ningún caso corresponderán a su transcripción ni serán reportados en su formato

original (extensión .msg), dado que el Software del Sistema de Gestión no permite su registro.

o Los documentos soporte deben indicar fechas de elaboración o de celebración de los eventos o

acciones, lograr demostrar y explicar de manera clara y concisa el cumplimiento de la tarea o

actividad de acuerdo con el indicador de seguimiento y unidad de medida correspondientes, y

brindar información cualitativa que permita evidenciar el avance en el cumplimiento de la tarea o

actividad a la que corresponden.

o Cuando las evidencias correspondan a información reservada, se debe incluir un documento PDF

que indique esa condición, identifique la tarea y actividad a la que corresponde, el Área encargada

de su desarrollo y el corte de seguimiento al que acude.

o El Director, Jefe de Área, Coordinador o Jefe de Misión revisará el seguimiento y soportes

reportados teniendo en cuenta los aspectos metodológicos anteriormente señalados, y solo

reportará el Plan de Acción a la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional cuando

esté conforme a ellos.

o Los soportes del plan de acción deben encontrarse en español o con su respectiva traducción.







En caso de que el responsable de seguimiento no pueda realizar el reporte, el área deberá solicitar por

correo electrónico a la Oficina Asesora de Planeación el cambio del mismo con el fin de que el asesor

realice la parametrización correspondiente en el Software del Sistema de Gestión.

• La Oficina Asesora de Planeación luego de consolidar los seguimientos realizados a las actividades, los

revisará cuidando que se hayan cumplido las indicaciones metodológicas descritas en el punto anterior y

presentará las recomendaciones pertinentes a los responsables del proceso para dar cumplimiento a las

metas establecidas.

Cuando por la evidencia de hechos de corrupción se requiera la modificación de actividades incluidas en el

Plan de Acción, se adelantarán los ajustes a los informes de seguimiento y cumplimiento correspondientes

durante los cinco (05) días hábiles posteriores a su notificación, y se documentarán las evidencias y

acciones de ajuste. Como registro de las reuniones adelantadas se utilizará el formato CO-FO-05 “Control

de Asistencia y Seguimiento a Compromisos”.

• El seguimiento al plan de acción realizado por las Embajadas de Colombia en el exterior deberá ser revisado

por la Dirección Geográfica correspondiente la cual dará su aval de conformidad durante los tres (03) días

hábiles posteriores al reporte del seguimiento hecho por la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo

Organizacional. En caso de no contar con una respuesta durante el plazo establecido, se entenderá por

aprobado el plan de acción.

• La evaluación al plan de acción se hará por el Grupo de Control Interno de Gestión de acuerdo con la

metodología de evaluación establecida por ese grupo.

• Los responsables de las actividades del Plan de Acción deben socializar al interior de la Dirección, Misión,

Jefatura y/o Coordinación el seguimiento realizado al mismo.

• El Seguimiento al plan de acción del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, se constituye

en uno de los mecanismos de seguimiento y medición de la gestión de los procesos del Ministerio de

Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, ya que permite medir el cumplimiento de los lineamientos del

Plan Nacional de Desarrollo, los objetivos estratégicos institucionales, estrategias, políticas de Gestión y

Desempeño Institucional y Procesos. Adicionalmente y de manera complementaria se cuenta con otras

herramientas, tales como, indicadores de gestión, encuestas, producto no conforme, entre otros.

• Con el propósito de promover el control ciudadano sobre la gestión pública y sus resultados la Oficina

Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional invitará durante el último trimestre del año a los grupos







de valor a participar en su seguimiento indicando la periodicidad del mismo, donde se encontrará disponible

la información y el mecanismo a través del cual podrá realizar sus observaciones y/o comentarios.

• De acuerdo a los resultados del plan de acción institucional, trimestralmente se elaborará un informe con

los resultados alcanzados en el periodo, el cual será publicado en la página web y la intranet y será

divulgado a través de las redes sociales y por correo electrónico de acuerdo a la base de datos de las

partes interesadas.







9. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

SEGUIMIENTO A PLANES DE ACCIÓN

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES

REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS

1 Iniciar Proceso

2 Establecer el cronograma de seguimiento

Jefe / Asesor - Oficina

Asesora de Planeación y

Desarrollo

Organizacional

3

Solicitar trimestralmente a los responsables

de las actividades del plan de acción los

avances de las actividades a su cargo

Jefe / Asesor - Oficina


Desarrollo

Organizacional

Correos Electrónicos

automáticos,

remitidos por el

Software del Sistema

de Gestión

Memorandos

(Cuando aplique)

4

Asesorar a los responsables del plan de

acción en la realización del reporte de

avance

Asesor - Oficina Asesora

de Planeación y

Desarrollo

Organizacional


Formato CO-FO-05

¨Control de

Asistencia y

Seguimiento a

Compromisos¨

(Según aplique)

La Oficina Asesora de

Planeación y Desarrollo

Organizacional, en caso de

requerirse asesorará a los

responsables de acción en

la realización de los

reportes de avance, lo cual

también podrá ser vía

telefónica










5

Realizar el reporte de avance de las

actividades del plan de acción y remitir a la

Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo

Organizacional

Director / Jefe de Misión/

Jefe de Oficina /

Coordinador /

Funcionario designado

Reporte de

Seguimiento en el


de Gestión

El reporte de las

actividades del plan de

acción debe realizarse y

enviarse en los plazos

establecidos por la Oficina


Desarrollo Organizacional

6 Revisar el reporte de avance realizado

Jefe de Oficina – Asesor

- Oficina Asesora de

Planeación y Desarrollo

Organizacional

Reporte de

Seguimiento en el


de Gestión


(Cuando aplique)

Para las actividades a

cargo de las Embajadas de

Colombia en el exterior, las

direcciones geográficas

deberán revisar y dar su

aval al seguimiento

realizado, para el caso de

las Delegaciones

Permanentes ante

Organismos

Internacionales, será el

Viceministerio de Asuntos

Multilaterales

6.1

¿Se requiere realizar

ajustes metodológicos?

Si

Remítase a la actividad

número 7

No Remítase a la actividad

número 8










7 Realizar ajustes metodológicos Funcionario designado

Reporte de

Seguimiento en el


de Gestión

Remítase a la actividad

número 6

8

Elaborar informe de seguimiento y realizar

recomendaciones a los responsables del

plan de acción para el cumplimiento de las

actividades propuestas


de Planeación y

Desarrollo

Organizacional

Informe de

Seguimiento,

Correos Electrónicos,

Memorandos. (Según

aplique)

El informe de seguimiento

se realizará por Objetivos

Estratégicos, Procesos y

Políticas de Gestión y

Desempeño Institucional

de la Entidad

9

Enviar informe a los responsables de las

actividades y solicitar su publicación en el

sitio web oficial y la intranet


de Planeación y

Desarrollo

Organizacional


Memorandos

Publicación en el

Sitio Web Oficial y/o

redes sociales

Se debe socializar el

seguimiento con los grupos

de valor

10 Finalizar Proceso







10. PUNTOS DE CONTROL

PUNTOS DE CONTROL

No.

ACTIVIDAD

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

CRITICA VULNERABLE DESCRIPCIÓN DEL CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

5

Enviar la información del seguimiento

incompleta y fuera de los plazos

establecidos.

Asesorar y acompañar a

los responsables de los

planes de acción en la

elaboración del

seguimiento.

Trimestral

Asesor Oficina

Asesora de

Planeación y

Desarrollo

Organizacional.

Observaciones

registradas en el

Software del

Sistema de Gestión

– Correos

Electrónicos –

Memorandos

(Según el caso)

5 Enviar soportes inadecuados para la

evaluación del plan

Asesorar a los

responsables de la

actividad en la

identificación de soportes

de la actividad

Trimestral

Asesor Oficina

Asesora de

Planeación y

Desarrollo

Organizacional.

Observaciones

registradas en el

Software del

Sistema de Gestión

– Correos

Electrónicos-

Memorandos

(Según el caso)

11. ANEXOS

NO APLICA

control de revisiones - cancillería seguimien… · • decreto 1499 de 2017, por medio del cual...

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