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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAUNIVERSIDAD DELZULIA
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAUNIVERSIDAD DEL ZULIA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALESDIVISIÓN DE ESTUDIOS PARA GRADUADOS
PROGRAMA: CONTADURÍANIVEL: ESPECIALIZARON
MENCIÓN: AUDITORIA
CONTROL DE LOS INVENTARIOS EN LOS SUPERMERCADOSCENTRO 99
Trabajo Especial de GradoPara optar al Título de Especialista en Auditoria
MARACAÍBO, MARZO 2010
Elaborado
Ledo. Yendí
C.l. N°. 14.698?*
Tutor:
Msc. Belkis Rodríguez
Cl. N° 12.695.983
DEDICATORIA
A Dios Todopoderoso por iluminarme el camino para poder culminar mis estudios
A mis padres por darme el apoyo que tanto necesitaba para no flaquear en los
momentos más difíciles
A mi esposa por su comprensión y su amor
A mi hijo que es la ilusión de mi vida
A mis hermanos por su ayuda incondicional
AGRADECIMIENTO
A Dios ante todo por guiarme por el camino correcto
A mis padres por sus contantes consejos
A la Universidad del Zulia por darme la oportunidad de culminar mis estudios
A los tutores por guiarme en esta investigación
A todas aquellas personas que me ayudaron a la realización de mi investigación
GRACIAS A TODOS
TROCONIS YENDRY CONTROL DE LOS INVENTARIOS EN LOSSUPERMERCADOS CENTRO 99. Trabajo Especial de Grado para optar al Título deEspecialista en Auditoria en La Universidad del Zulia, Facultad de CienciasEconómicas y Sociales. División de Estudios para Graduados. Maracaibo Venezuela2010. Pp. 181
RESUMEN
El presente estudio se oriento al análisis del control de los inventarios en lossupermercados Centro 99, por ello se sustento en las teorías de autores comoHorngren (2003), Redondo (2001) Villegas (2007), Rodríguez (2007) entre otros. Deahí que el estudio se tipifico como descriptivo, de campo con un diseño no experimentaldescriptivo, con una población conformada por las trece tiendas, mientras la fuente deinformación se carnpuso por 30 individuos entre gerentes, subgerentes y supervisores alos cuales se les aplicó un instrumento conformado por 51 ítems. De los resultados seencontró que el monitoreo de las actividades de control interno se logra en un nivelmoderado, a esto se suma la dificultad de que el personal no mantiene conocimientosactualizados. En cuanto a la descripción de los recursos dispuestos para la gestiónfueron encontradas debilidades en la detección de necesidades de adiestramiento, asícomo la gestión de capacitación, así mismo impacta el bajo nivel otorgado paramonitorear el desempeño del personal. Así mismo se percibe una baja disponibilidad denormas que orienten el proceso. En cuanto a analizar el factor riesgo de negocioasociado al control interno se identificó en moderado nivel el control de costos, lo quepuede representar una posibilidad de descontrol. Para el caso de detectar las áreascríticas del sistema del control interno se logró comprobar que en la actualidad seaplican estrategias que permiten el manejo del proceso de control interno. Finalmentese propuso una serie de estrategias que permitirán la mejora del control y la evaluacióndel inventario. El estudio permitió concluir que el proceso de control de inventario sepercibió en una forma de moderado nivel, razón por la cual se establecen comorecomendaciones acciones de formación y capacitación, actualización de lasherramientas informáticas y medios de registros entre otros.
Palabras clave: Control, inventarios, proceso, contable, recurso.
TROCONIS YENDRY CONTROL DE LOS INVENTARIOS EN LOS
SUPERMERCADOS CENTRO 99. Trabajo Especial de Grado para optar al Título deEspecialista en Auditoria en La Universidad del Zulia, Facultad de CienciasEconómicas y Sociales. División de Estudios para Graduados. Maracaibo, Venezuela2010. Pp. 181
ABSTRACT
This study was oriented to the analysis of inventory control in supermarkets Centre 99,this is based on the theories of authors like Homgren (2003), Redondo (2001) Villegas(2007), Rodríguez (2007) among others. Henee, the study is classified as a descriptivefield with a descriptive non-experimenta! design, with a population consisting of thethirteen stores while the information source is composed by 30 individuáis betweenmanagers, assistant managers and supervisors who were interviewed An instrument
with 51 items. From the results we found that monitoring of internal control activities isdone at a modérate level, this is compounded by the difficulty that staff does notmaintain current knowledge. As for the description of the remedies provided for themanagement weaknesses were found in the detection of training needs, as well asmanagement training, and it impaets given the low level to monitor performance of staff.Also collecting a low availability of standards to guide the process. As to factor analyzethe business risk associated with internal control identified in modérate level of cost
control, which may represent a possibility of slippage. In the case of detecting the criticaláreas of internal control system ¡s able to verífy that the currently applied strategies thatenable the handiing of the internal control process. Finally, proposed a series ofstrategies that allow better monitoring and stock assessment. The study concluded thatthe process of inventory control was seen in a modérate level, which is whyrecommendations are set as training and training, updating of computer tools andmeans of records among others.
Keywords: Control, inventory, processing, accounting, resource.
VEREDICTO
DEDICATORIA
AGRADECIMIENTO
RESUMEN
ABSTRACT
ÍNDICE GENERAL
ÍNDICE DE TABLAS
ÍNDICE DE CUADROS
INTRODUCCIÓN.
ÍNDICE GENERAL
ni
IV
V
VI
Vil
IX
XI
12
CAPITULO I: EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema 15
Formulación del Problema 21
Sistematización del problema 21
Objetivos de investigación 21
Objetivo General 22
Objetivos Específicos 22
Justificación de la Investigación 22
Delimitación de la Investigación 25
CAPITULO II: MARCO TEÓRICO
Antecedentes 27
Bases Teóricas 33
2.2.1. Situación actual de la gestión del inventario 33
2.2.2. Recursos dispuestos para la gestión de los inventarios... 40
2.2.3 Factor riesgo de negocio asociado al control interno 53
2.2.4. Áreas críticas del sistema de control interno 79
Sistema de Variables 94
CAPÍTULO III: METODOLOGÍA
Tipo de Investigación 95
Diseño de la Investigación 98
Población de la Investigación 99
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos 100
Procedimiento de la Investigación 101
CAPÍTULO IV: RESULTADOS 104
CONCLUSIONES 155
RECOMENDACIONES 157
REFERENCIA BIBLIOGRÁFICA 158
Tablas
1
2
3
c•J
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
N
ÍNDICE DE TABLAS
Pág.
Debilidades -¡04
Fortalezas -¡05
Análisis Interno 106
Oportunidades -¡07
Amenazas -¡08
Análisis Externo -¡09
Situación actual de la gestión del inventario 11 o
Capacitación -¡-¡2
Evaluación -¡-¡3
Recursos Humanos 114
Sistemas 115
Registros Contables -¡15
Recursos Materiales n/
Normas -¡17
Manuales hq
Recursos Logísticos i -j 9
Recursos dispuestos para la gestión de los inventarios 120Activos 121
Pasivos 122
Costos 123
Sistemas de contabilidad 124
Estrategias -¡25
Operaciones 126
Reportes de cumplimiento -¡27
Control interno -¡28
Factor riesgo de negocio asociado al control interno 129
Ciclos de información contable -¡30
Puntos de control -¡31
29 Medios.... 132
30 Controles interno específicos 133
31 Controles de procesamiento 134
32 Controles de custodia 135
33 Controles 136
34 Flujo de información 137
35 Departamentos relacionados 138
36 Objetivos de control 139
37 Errores de autorización, integridad y exactitud 140
38 Efectividad de controles 141
39 Evaluación 142
40 Aéreas criticas del sistema deí control interno 143
41 Control de inventarios 144
ÍNDICE DE CUADROS
Cuadros Pág.
1 Modelo FODA 35
2 Criterios para una clasificación insatisfactoria 74
3 Operacionalizacion de la variable 95
4 Baremo de Calificación 101
INTRODUCCIÓN
La gerencia hoy en día necesita romper paradigmas para enfrentar el mundo
globafízado. La gerencia tiene que ser proactiva y adelantarse a las exigencias de ¡os
clientes para garantizar La existencia de la empresa en el tiempo.
Unos de los aspectos profundos analizados es e! control de ios inventarios yaque este permite dar fluidez a las operaciones económicas y financiera de la empresa,
además ayuda minimizar ¡os costos para obtener acelerado proceso, conservando unritmo continuo y constante.
Supermercados Centros 99, posee una tecnología de punta, donde su sistemalleva todo lo relacionado ai inventario El control de inventario es la manera como se va
optimizar ei stock de mercancía a través deí análisis dei manejo de la mercancía en iassucursales.
Actualmente la empresa está tomando interés en ¡a reorganización de funcionesy optimizando las funciones básicas entre las cuales se encuentran e! control deinventarios como eí epicentro de su operación matriz.
Se está analizando todo lo referentes a entradas y salidas de mercancías, porejemplo emisión de órdenes de compras a través del programa de resurtidos(MAXMIN), recepción de mercancías, transferencias realizadas, rotación de ¡osproductos entre otros.
El control de inventario llevado a cabo en ¡os diferentes supermercados presentadebilidades, pero existen recursos para mejorarlo yes por eüo la razón de este proyectode investigación, responde ai análisis y evaluación deí tema en cuestión.
El capitulo uno describe todo ¡o relacionado ai problema de la empresa en el
área de control de inventario de los supermercados Centro 99 donde se formulan los
objetivos a alcanzar justificación y delimitación de la investigación.
El segundo capítulo se analiza ios antecedentes del tema a ser desarrollado las
bases teóricas o sustento bibliográfico donde se recogen los estudios universales del
área estudiada para luego definir tanto conceptual como operacionaí ia variable de
estudio denominada Control de inventario.
El tercer capituio es referido a la metodología a utilizar definiendo ei tipo de
investigación diseño y población instrumento en su escala y confiabilidad. Y por último
el cuarto capítulo la utilización de recursos disponible para el desarrollo del proceso
investigativo y la administración de los mismos estos recursos son de carácter humano
y de materiales.
En el cuarto capituio, denominado resultados se presentan las tablas derivadas
de las consultas, así como las estrategias comprometidas con sus respectivas
conclusiones v recomendaciones.
CAPITULO I
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
CAPITULO I
EL PROBLEMA
1. 1 Planteamiento del problema
El análisis del control de inventarios constituye una de las herramientas esenciales
en la administración de operaciones de toda organización. Esta se presenta como una
pieza clave en el enfoque de la auditoría moderna. La eficiencia de este proceso radica
en determinar, verificar y controlar todos los procesos involucrados en un sistema de
inventario, permitiendo con esto que la organización mejore su productividad y sea mas
competitiva en el mercado.
Así mismo, mejora la toma de decisiones con respecto a todo lo que involucra el
inventario, manteniendo un equilibrio de los mismos y tratando con esto disminuir los
costos. Atendiendo a estas consideraciones es conveniente señalar, que el proceso de
control interno de inventario es un factor fundamental e imprescindible dentro de una
organización comercial.
Al respecto Rodríguez (2003) refiere que el control ha sido definido bajo dos
grandes perspectivas, una perspectiva limitada y una perspectiva amplia. Desde la
perspectiva limitada, el control se concibe como la verificación a posteriori de los
resultados conseguidos en el seguimiento de los objetivos planteados y el control de
gastos invertidos en el proceso realizado por los niveles directivos donde la
estandarización en términos cuantitativos, forma parte central de la acción de control.
Bajo la perspectiva amplia, el control es concebido como una actividad no sólo a
nivel directivo, sino de todos los niveles y miembros de la entidad, orientando a la
organización hacia el cumplimiento de los objetivos propuestos bajo mecanismos de
medición cualitativos y cuantitativos. Este enfoque hace énfasis en los factores sociales
16
y culturales presentes en el contexto institucional ya que parte del principio que es el
propio comportamiento individual quien define en última instancia la eficacia de los
métodos de control elegidos en la dinámica de gestión.
Todo esto lleva a pensar que el control es un mecanismo que permite corregir
desviaciones a través de indicadores cualitativos y cuantitativos dentro de un contexto
social amplio, a fin de lograr el cumplimiento de los objetivos clave para el éxito
organizacional, es decir, el control se entiende no como un proceso netamente técnico
de seguimiento, sino también como un proceso informal donde se evalúan factores
culturales, organizativos, humanos y grupales.
Por ello, el control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una
empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una
dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la
organización si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de
acuerdo con los objetivos.
Dentro de las necesidades de control en la organización, son diversas las áreas en
¡as cuales debe generarse esta acción, por lo que para cada empresa ha de estar
diseñado en función a satisfacer requerimientos específicos de sus objetivos, operación
así como de dirección. Dentro de estas alternativas se visualiza con mucha importancia
el aspecto del inventario, sobre el cual, su manejo es una parte esencial y su exactitud
en la cuenta respectiva por lo general es crítica en la operación del negocio, de ahí que
sea necesario brindar atención debida.
Al respecto los inventarios representan un elemento vinculante entre la
disponibilidad de productos y las ventas, debido a que el mismo equilibra la forma como
se logra la reposición de artículos que han sido adquiridos y por ende son necesarios en
la organización para de esta forma mantener el ciclo de comercialización y efectividad
de la empresa.
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Para muchas empresas, la cifra del inventario es el mayor de los activos
circulantes. Los problemas de inventario pueden contribuir, y de hecho lo hacen, a ¡as
quiebras de los negocios, cuando una empresa solo falla en que involuntariamente se
queda sin inventario, los resultados no son agradables. Si la organización es una tienda
de menudeo, el comerciante pierde la utilidad bruta de este artículo. Si se trata de un
fabricante, la falta de inventario (incapacidad de abastecer un artículo del inventario)
podría en casos extremos, hacer que se detenga la producción. Por el contrario si se
mantienen inventarios excesivos, el costo de mantenimiento adicional puede
representar la diferencia entre utilidades y pérdidas.
Es por ello que el área de administración habilidosa de los inventarios, puede
hacer una contribución importante a las utilidades mostradas, con él la empresa puede
realizar sus tareas de producción y de compra economizando recursos, y también
atender a sus clientes con más rapidez, optimizando todas las actividades de la
empresa.
Sin embargo, se presenta una desventaja: el costo de mantenimiento; ya que se
debe considerar el costo de capital, el costo de almacenaje, el costo de oportunidad
causando por inexistencia, y otros. Tanto el inventario, como las cuentas por cobrar,
deben incrementarse hasta donde el resultado de ahorro sea mayor que el costo total
de mantener un inventario adicional. La eficiencia del proceso de un sistema de
inventarios es el resultado de la buena coordinación entre las diferentes áreas de la
empresa, teniendo como premisas sus objetivos generales.
La importancia en el control de inventarios reside en el objetivo primordial de toda
empresa: obtener utilidades. La obtención de utilidades obviamente reside en gran parte
de ventas, ya que éste es el motor de la empresa, sin embargo, si la función del
inventario no opera con efectividad, ventas no tendrá material suficiente para poder
trabajar, el cliente se inconforma y la oportunidad de tener utilidades se disuelve.
Entonces, sin inventarios, simplemente no hay ventas. El control del inventario es uno
de los aspectos de la administración que muy pocas veces atendido, sin tenerse
registros fehacientes, un responsable, políticas o sistemas que le ayuden a esta fácil
pero tediosa tarea.
Dentro de este orden de ¡deas, el modelo COSO, tanto con la definición de control
que propone, como con la estructura de control que describe, impulsa una nueva cultura
administrativa en todo tipo de organizaciones, y ha servido de plataforma para diversas
definiciones y modelos de control a nivel internacional. En esencia, todos los modelos
hasta ahora conocidos, persiguen los mismos propósitos y las diferentes definiciones,
aunque no son idénticas, muestran mucha similitud.
Por ello, resulta de vital importancia el control de inventarios, dado que su
descontrol se presta no sólo al ilícito, sino también a mermas y desperdicios, pudiendo
causar un fuerte impacto sobre las utilidades. El objetivo de contar con registros de
inventario no es simplemente hacerla porque las empresas grandes lo hacen, o porque
el contador lo pide o porque se necesita para armar el balance general. El objetivo
principal es contar con información suficiente y útil para: minimizar costos de
producción, aumentar la liquidez, mantener un nivel de inventario óptimo y comenzar a
utilizar la tecnología con la consecuente disminución de gastos operativos.
Sobre este particular, se disponen de programas de cómputo, sin embargo, el que
estén bien estructurados no garantiza que vayan a cubrir las necesidades de
información, si no se les provee información real y constante. Otro inconveniente que
presentan es su alto costo y, en múltiples ocasiones, la falta de soporte técnico de parte
del proveedor. El problema en cuanto a la cuantificación de los inventarios puede ser
tan grande o tan pequeño como nuestra gama de productos. No necesariamente una
gama de productos extensa implica problemas grandes, lo que sí complica la operación
del negocio es una diversidad de productos entonces se enfrenta con una
diversificación excesiva que obliga a tener un inventario alto así como a su control.
En este orden de ideas, la cadena de supermercados CENTRO 99, esta dedicada
a la compra y venta de bienes alimenticios, de aquí es que nace la importancia del
19
manejo del inventario ya que es el corazón del negocio, la empresa con el pasar de los
tiempos ha crecido y evolucionado adecuándose a los cambios haciéndole frente a los
retos, de esta manera la hace una empresa exitosa en comparación con otras cadenas
de supermercados en la región occidental que es su principal mercado
En la actualidad, esta organización posee un sistema de control y evaluación de
inventario, que ofrece herramientas para el mantenimiento de los inventarios dentro de
los establecimientos; sin embargo, a partir de consultas realizadas por el investigador a
personal responsable del área, se conoció que persisten algunos problemas que no
permite la consecución de los objetivos contables y administrativos establecidos por la
empresa para controlar sus inventarios, y estas circunstancias son los siguientes:
• En los establecimientos un porcentaje de los gerentes se encuentra atendiendo
diversas ocupaciones de importancia, sin embargo no realizan seguimiento en el
saneamiento de los inventarios para mantener un equilibrio de los mismos.
• Existe una desvinculación del departamento de auditoría encargado del monitoreo
de los inventarios, con los gerentes y subgerentes de las sucursales.
Supermercados CENTRO 99 implemento un programa de resurtidos en donde el
mismo sistema computarizado es quien solicita a los proveedores las cantidades a
despachar en base a las existencias que detecta en su base de datos la cual se
alimenta de la realización de los inventarios, por ello los supermercados Centro 99,
posee dos modalidades de abastecimientos a las sucursales, una es vía almacén
central, y la otra a través e de proveedores a las establecimientos, para ambas
modalidades se necesita una constante revisión de los inventarios y lograr que
exista de lo que dice ei sistema con la existencia física en los mercados.
Al nivel de gestión los gerentes son evaluados mayormente por sus volúmenes de
ventas y mantenimiento de cuotas establecidas, dejando a un lado la importancia
de la revisión periódica de los inventarios,
20
Además, dejan de realizar los ajustes necesarios aplicando una evaluación
minuciosa del Kardex (entradas y salidas), para determinar ¡as causas de posibles
diferencias del sistema al físico existente en los mercados. Entre tanto, la situación
planteada conlleva a una problemática que desvirtúa los controles existentes como
política de la empresa a pesar de contar con los insumos para tomar medidas en el
rubro de los inventarios, de seguir la empresa de espalda a la situación actual podría
perder competitividad en el mercado ya que los inventarios en estos tipos de negocios
es indispensable el control y la evaluación.
De igual forma, dentro de las evidencias situadas en la problemática, se tiene que
en la actualidad no se están considerando de manera formal los criterios relacionados
con la NÍA 400, norma relacionada con las evaluaciones de riesgo y control interno,
razón por la cual el alcance de sus propósitos establece debilidades dentro del
esquema contable actual distanciándose de la posibilidad de identificar riegos y
establecer su mecanismo de control.
Cabe señalar que estas circunstancias en alguna medida impactan de forma
negativa en la gestión general del control de inventarios en los Supermercados
CENTRO 99, razón que prevé como pronostico próximo en este ambiente de trabajo,
una desalineación con los principios contables que en materia de inventarios han de
seguirse para lograr la fidelidad de la información y los procesos, por ello el factor riesgo
se hace mayor. Se debe establecer como objetivo principal del departamento de
auditoría interna y las gerencias de los supermercados, optimizar el proceso de
inventarios periódicos y un constante monitoreo que permita un crecimiento y
fortalecimiento de los controles internos de la empresa y maximizar la utilidad que
ofrece el actual sistema para el estudio de los mismos.
21
1.1.1 Formulación del problema
¿Cómo es el análisis del control interno de inventarios en los supermercados
CENTRO 99?
1.2 Sistematización del problema
1. ¿Cómo es la situación actual de la gestión del inventario de los supermercados
CENTRO 99?
2. ¿Qué tipo de recursos están dispuestos para la gestión de los inventarios en los
supermercados CENTRO 99?
3. ¿Cómo es el factor riesgo de negocio asociado al control de inventario en los
supermercados CENTRO 99?
4. ¿Cuáles son las áreas críticas del sistema del control de inventario de los
supermercados CENTRO 99?
5. ¿Cuáles serán las estrategias que permitan la mejora del control y la evaluación
del inventario en los supermercados CENTRO 99?
1.3. Objetivo de la investigación
La investigación se concretó en la formulación de un objetivo general y varios
objetivos específicos que permite sistematización y secuencia del problema objeto de
estudio.
1.3.1 Objetivos General
Analizar el control interno de inventarios en los Supermercados CENTRO 99.
1.3.2 Objetivos específicos:
Examinar la situación actual de la gestión de inventario de los supermercados
CENTRO 99.
Describir los recursos dispuestos para la gestión de los inventarios en los
supermercados CENTRO 99.
Analizar el factor riesgo de negocio asociado al control interno de inventario en ios
supermercados CENTRO 99.
Detectar las áreas críticas del sistema del control interno de los supermercados
CENTRO 99.
Proponer estrategias que permitan la mejora del control y la evaluación del
inventario en los supermercados CENTRO 99.
1.4 Justificación de la investigación
A continuación se exponen una serie de criterios que establecen la importancia y
la justificación de la realización del estudio, a partir de estos se evidencia la relevancia
de su ejecución en consideración al aspecto teórico, metodológico, practico y social. El
control interno de los inventarios ha venido presentando una serie de irregularidades,
los mismos se han ido agravando con el tiempo sin tomar las correcciones necesarias
para solventar el problema.
Estos a su vez accionan gastos, pérdida de tiempo y con ello en consecuencias
negativas en las diversas áreas de la empresa. Tomando en consideración el problema
y la necesidad de investigar los síntomas que presentan dicho procesos, se decide
analizar los controles internos de inventarios.
Con la investigación se busca conyugar criterios establecidos por autores
especializados en el área con la aplicación de teorías y conceptos básicos específicos
en el control interno de inventario. Con el fin de encontrar explicaciones a situaciones
internas como toma física de inventario, rotación del inventario, falta de coordinación en
la toma de inventarios e información oportunos en los supermercados y la unidad de
auditoría interna, confiabilidad en la información suministrado, por lo tanto; estas fallas
se reflejan en el entorno (mercado, competitividad empresarial).
Por otra parte, para lograr el cumplimiento de lo objetivos se acude a identificar los
controles internos de inventario, a través de la aplicación de cuestionario se busca
conocer el grado de identificación que posee los controles internos y los inventarios con
las metas establecidas por la empresa. De otra manera, la investigación permite
resolver los problemas que presenta la organización. De allí que esta investigación
encuentra motivación de diferentes tipos:
1.4.1. Motivación de carácter teórico
Se realizó una extensa revisión bibliografía para reforzar y complementar los
conocimientos sobre los inventarios, haciendo énfasis en el control, además de
presentar las tendencias gerenciaies en cuanto a esta línea de acción y administración
de las existencias que se disponen en la actualidad de manera que se logre un
componente de soporte actualizado y de clara utilidad.
24
1.4.2 Motivación de carácter metodológico.
El desarrollo de la investigación se orientó a la generación de instrumento de
recolección de informaciones confiables para conocer el comportamiento de las
dimensiones e indicadores asociados con la variable de estudio, permitiendo que el
mismo sea dispuesto en trabajos posteriores. Esto permitió concentrar un medio para
lograr conocer el comportamiento de la variable, las dimensiones e indicadores del
estudio.
1.4.3 Motivación de carácter práctico
Adicionalmente, el propósito de la obtención del titulo de especialista en auditoría,
la finalidad práctica de esta investigación se basó en el aporte a la gerencia de la
empresa en encontrar alternativas de solución que le permitan mejorar el sistema de
control interno en su conjunto relativo a los inventarios, lo que constituyó un área
controversial dentro de sus operaciones por ser el eje fundamental del tipo de actividad
comercial a la que esta empresa se dedica.
1.4.4. Motivación de carácter Social
Una vez que se detectó una problemática dentro del sistema de control de
inventario de la organización motivo de estudio, varias pueden ser las alternativas que
la empresa asume para dar respuesta a esta dificultad, por lo tanto cuando se generen
los resultados reales, se conocerá la verdadera causa de esta dificultad y podrán ser
ejecutados los correctivos necesarios sin el temor de afectar la estabilidad de las
personas responsables del área además de garantizar la permanencia del patrimonio
de ¡a empresa objeto de estudio.
1.5 Delimitación de la investigación
La presente investigación se llevó cabo en la Empresa COMRECA C.A. y sus
cadenas de Supermercados CENTRO 99, situado principalmente en la zona sur
Municipio San Francisco del Estado Zulia y ahora en la costa oriental del lago. El área a
analizar fue el control de inventarios aplicados en los supermercados, donde sus
directivos y gerentes tuvieron la posibilidad de participación para alcanzar los objetivos
de estudio. De igual manera la investigación se desarrolló tomando como referencia el
aporte de importantes autores en la materia de estudio, dentro de los cuales están:
Villegas K (2007), Chiavenato I (2000), Alonso B. (2008) entre otros.
CAPITULO II
MARCO TEÓRICO
CAPITULO II
MARCO TEÓRICO
En este segundo capítulo se efectuó una revisión de los trabajos recientesrealizados a nivel regional nacional vinculados con las variables de estudio, los cuales
conforman los antecedentes de la investigación, así mismo, se analizan los diferentes
postulados y teorías relacionadas con las mimas.
2.1 Antecedentes de la Investigación
En la búsqueda de evidencias de trabajo de similar índole en el campoadministrativo han sido dispuestos de una serie de estudios que guardan relación con la
variable de estudio considerada en el presente proyecto, por ello se ha considerado
pertinente presentar su contenido de resumen para de esta forma ¡lustrar su utilidad
como fuente de información primaria.
Al respecto el trabajo de Artin, (2007) titulado Evaluación del sistema de control de
inventario en el departamento de refrigeración en Femsa Coca Cola C.A. El objetivo dela presente investigación fue ¡a evaluación del sistema de control de inventario en el
departamento de refrigeración en FEMSA Coca Cola C.A. Las bases teóricas se
fundamentaron en los siguientes autores: Chiavenato, 2000; Stonner 1997; Cepeda1997.
El tipo de investigación fue descriptiva. La población estuvo conformada por 5sujetos. La técnica aplicada para la recolección de datos fue la observación directa tipoencuesta y el instrumento utilizado fue un cuestionario constituido por cincuenta y seis
(56) preguntas. Los resultados se analizaron aplicando la técnica de la distribución de
frecuencia. Los resultados arrojaron que el sistema actual del control de inventario y lostipos de control aplicados al mismo so eficientes en sus procesos, así como las
28
políticas, normas y procedimientos las cuales son acatadas por el personal para el
manejo de los equipos. Sin embargo, en relación a los métodos de valuación del
inventario no se obtuvo una definición de cuál, es el empleado por el departamento de
refrigeración
Por otra parte el trabajo de Acurero, (2007) titulado Diseño de un Sistema de
Control Interno de Inventario para la Empresa Distribuidora de Embutidos y Aves, C.A.
(EMBIAVESCA). El propósito de esta investigación es diseñar un sistema de control
interno de inventario para la empresa Distribuidora de Embutidos y Aves, C.A. entre los
autores que ayudaron a la construcción de las bases teóricas se encuentran, Catácora,
F. (1997) y (1998) David, F. (1998), Álvarez, M. (1999), Alvin, A James, 1. (1996),
Redondo, A. (1998) entre otros. La población de la empresa es finita por lo que se
abordó bajo criterio de censo poblacional.
El instrumento fue aplicado a través de cuestionarios. Se realizó una tabulación
basada en una matriz de doble entrada bajo un tratamiento estadístico descriptivo de
frecuencia absoluta, las respuestas se desarrollaron cualitativamente, considerando las
dimensiones, indicadores e ítems. Los resultados demuestran que la empresa, no
cuenta con un sistema de control interno para los procesos y transacciones de la
organización en cuanto al inventario, en este sentido e¡ diseño de la investigación estará
estructurado para las políticas, normas, procedimientos y formatos para el inventario de
mercancías, con el propósito de lograr los objetivos.
Para el caso de Barrios, (2007) en su trabajo titulado Diseño de un sistema de
control interno de inventario para la Ferretería El Retruco, C.A. El objetivo de este
trabajo fue diseñar un sistema de control interno de inventario para la Ferretería El
Retruco, C.A, que le permita ejercer de manera precisa y eficiente el control sobre las
operaciones del inventario. Las teorías que sustentaron este trabajo se basaron en
Catácora, F. (1998), Coopers & Lybrand (2000), Díaz, H. (2001) Gómez, C. (2002),
entre otros.
29
El tipo de investigación fue descriptiva, aplicada y de campo, debido a que
comprende ¡a descripción, el análisis y la explicación de ¡a naturaleza en la cual se
presenta una interpretación apropiada de la realidad de la empresa estudiada. La
población estuvo representada por siete (07) empleados de la Ferretería El Retruco,
C.A. Para la recolección de los datos se construyó un (1) cuestionario de cuarenta (40)
ítems, conformada por cuarenta (40) preguntas cerradas, el cual fue validado por el
Comité Académico.
Para el análisis de los datos se utilizó la técnica de la observación directa, en la
cual se puede recoger datos a través de su técnica. Los resultados revelaron que la
empresa no tiene establecidas de manera formal, tanto administrativos como contables
las políticas, normas, procedimientos ni formularios, en este último caso existe
deficiencia en algunas áreas.
Esto permitió concluir que es necesaria la implantación del diseño de un sistema
de control interno de inventario, que garantice el cumplimiento de los objetivos básicos
de la empresa fomentando la eficacia, reducción de los riesgos de pérdidas de activos y
asegurar la confiabilidad de los estados financieros, así como el cumplimiento de las
leyes y regulaciones.
Para el caso de Briceño, (2007) su trabajo denominado Evaluación del Sistema de
Control Interno en la Empresa Granja la Rosa, C.A. El propósito de este fue evaluar el
sistema de control interno de la empresa Granja La Rosa, C.A, la investigación se baso
en examinar las políticas, normas y procedimientos aplicados par el manejo de
inventario, activos fijo, cuentas por pagar y cuentas por cobrar evaluando de esta forma
su cumplimiento sustentándose en forma teórica con los siguientes autores Catácora
(1997), Murdick (1998), Gómez (1997), Kenneth (1996), Walter (1996).
El tipo de investigación fue evaluativo, de tipo descriptivo, de campo ya que los
datos recolectados para la misma se realizo de forma directa. La población estuvo
30
representada por siete individuos, que integra los departamentos administrativo y
contables de dicha empresa. La recolección de datos se realizo a través de la
observación mediante encuesta, en concordancia con la cual se elabora un cuestionario
estructurado con preguntas dicotómicas.
Su validez fue obtenida mediante su evaluación por parte de expertos en el área
administrativa y contable del comité académico de la Facultad de Ciencias
Administrativa, con la finalidad de revisar /a pertinencia de los ítems con las variables,
las dimensiones e indicadores establecidos para cumplir con los objetivos planteados
en esta investigación.
En consecuencia utilizando las estadística descriptiva, se concluyo que las
políticas, normas y procedimientos deben ser modificadas en el área de contable de
activo fijo para regular y medir eficientemente el cumplimiento de las operaciones
tomados por los miembros del departamento. A tal efecto, se recomienda implantar un
nuevo sistema contable de activo fijo y actualizar los manuales de normas, políticas y
procedimientos.
Finalmente el trabajo de Iragorri, (2008) titulado Sistema de inventario para la
ferretería Bernardo Morülo. La presente investigación tuvo como propósito el diseño de
un sistema de inventario para la Ferretería Bernardo Morillo. Del mismo modo, para
cumplir con los objetivos se realizó una revisión del material bibliográfico relacionándolo
con el tema, basado en la metodología de Odón (1996) y Marrow (1986), entre otros.
La investigación se adapta con los siguientes tipos de proyecto descriptiva,
proyectiva y de campo. Las técnicas de recolección de datos utilizados en este trabajo
de investigación fueron: la observación directa, entrevista, la encuesta. Los resultados
obtenidos fueron los objetivos del Sistema de Inventario. El análisis de los resultados
fue estrictamente cualitativo y cuantitativo.
Por medio de estos métodos aplicados a cada objetivo permitiendo reducir
debilidades importantes que presenta la Ferretería Bernardo Morillo en el control de sus
inventarios de esta línea PAVCO, debido a que no utilizan métodos adecuados de
seguridad de sus inventarios, y no todos los procedimientos establecidos se aplican por
lo tanto los inventarios que manejan no son reales.
Por esta razón se recomienda diseñar un sistema de inventario, con la aplicación
del sistema ABC, las poiíticas, el inventario de seguridad, normas y procedimientos así
como diseñar los formularios que lo conforman, los cuales servirán para que la empresa
alcance la máxima eficiencia y eficacia de todas las actividades que implica el manejo
de los inventarios.
Al respecto el trabajo González (2008) titulado Evaluación del proceso de auditoría
interna de los rubros de inventario y cuentas por pagar, en ¡as tiendas ENNE. El
presente estudio estuvo dirigido a evaluar el manejo de la auditoría interna de los rubros
de inventario y cuentas por pagar de las Tiendas Enne. Con el fin de apreciar el
proceso, determinar la confiabilidad y exactitud para la entrada y salida de mercancía
en el inventario como también de los pagos por las cuentas por pagar y velar por el
cumplimiento de los principios de contabilidad de aceptación general; en referencia a la
óptica de varios autores entre los que se destacan Whittington y Pany (2005), Sulliván
(2005), entre otros.
El tipo de estudio es descriptivo y de campo, empleándose una evaluación. La
población está compuesta por la totalidad de los trabajadores (13) encargado de los
departamentos de la empresa analizada. La técnica de recolección de datos aplicada
fue una encuesta de (64) ítems, de preguntas dicotómicas y abiertas con estadísticas
descriptivas lo cual permitió tabular los datos consignados.
La validez de los instrumentos fue obtenida mediante un proceso de validación el„ í~_;,j~ —i „. .-,1 ., .~;~.i.:a «.. „_,*„ ,j„ i„. ,:„. u-,..corn.en¡uo, ei cuai consisiio en ia evaluación por pane ue ios miemuros uei comue
académico de la facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad Dr. Rafael
Beüoso Chacín. Los resultados arrojados que al diagnosticar la situación actual de los
procesos de auditoría que se han venido aplicando en los rubros de inventario y
cuentas por pagar, no existen normas que controlen el manejo del inventario y de las
cuentas por pagar y que la empresa no coteja el proceso de que todos los activos y
pasivos que han contraído sean registrados y valuados correctamente así como que
sea razonables correspondan con las obligaciones reales que extraen pendientes
existentes por pagos.
Cabe señalar Vera, (2009), en su investigación Gestión de inventario en las
empresas distribuidoras de productos de reacabado automotriz del Municipio
Maracaibo. El propósito de la investigación fue analizar la Gestión de Inventario en las
empresas distribuidoras de productos de reacabado automotriz del municipio
Maracaibo. Para ello se consideraron aspectos teóricos que describen y analizan lo
relacionado a la planificación, organización, dirección y control de inventario.
Esta investigación fue de tipo descriptiva, de campo, y no experimental de tipo
transeccional. Las bases teóricas se sustentaron en los autores: Munch y García
(2006), Chase, Jacobs y Aquilano (2004), Chiavenato (2000), Heizer, J y Render, B
(2001), Koontz y Weihrich (1998), entre otros. La población estuvo constituida por las
empresas distribuidoras de productos de reacabado automotriz de mayor magnitud
iisíca y simiiiíuu de procesos del municipio Maracaibo, utilizando el censo poblacíonal,
dadas las condiciones favorables para su realización. Como técnica de recolección de
datos se utilizó un cuestionario de 48 ítems con preguntas dicotómicas, validado por 5
expertos.
Se realizó una prueba piloto a empresas con características similares y su
confiabilidad fue calculada por el método de Kuder-Richardson con resultado de 0,91.
Posteriormente fue aplicado a 5 gerentes y 5 encargados de inventario de la población
de estudio. Los resultados fueron analizados estadísticamente, evidenciando que en la
gestión de inventario los procesos de planificación, organización y dirección se
JJ
cumplen, mientras que no se cuenta con el control de inventario. En este sentido deben
implantarse procedimientos de documentación de ¡a información, lo cua¡ pretermitirá
tener datos concretos en el manejo del inventario, disminuyendo la improvisación, el
trabajo empírico y el error.
2.2 Bases teóricas
Las bases teóricas representan para el investigador una fuente de temáticas
desarrolladas por los expertos y autores referidos a la variable de estudio, por esta
razón se presenta a continuación, una serie de tratados en los que se manifiesta en
forma conjunta la posición del investigador ante la del autor.
2.2.1. Situación actual de la gestión del inventario
El análisis FODA, para Serna (2001), es una herramienta muy útil para ver los
pasos y acciones futuras de una empresa. La misma logra, mediante el estudio del
desempeño presente, del interior de la empresa y del entorno empresarial, marcar
posibles evoluciones exitosas de la organización. Como subproducto muy importante,
permite que el nivel gerencial de la empresa reflexione sobre ella y conozca mejor laorganización a la que pertenece, aumentando aún más las ventajas del estudio.
Según Herrera (2003), el FODA es una técnica sencilla que permite analizar la
situación actual de una organización, estructura o persona, con el fin de obtener
conclusiones que permitan superar esa situación en el futuro. Dicha técnica de
diagnóstico permite también conocer el entorno o elementos que están alrededor de la
organización, estructura o persona y que la condicionan.
El análisis deriva su nombre de ¡as iniciales de los conceptos estudiados que
34
representan a su vez una forma de modelar la situación de una empresa y su ambiente.
En efecto, FODA significa fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas. Esto sirve
para definir la estrategia de la empresa en cuestión, de ahí que esto implica definir el
rumbo que deben tomar las actividades de la empresa.
Según Serna (2001), se aprecia la existencia de dos factores interiores a la
empresa; ellos son las fortalezas y las debilidades. Por fortalezas se entiende lo que la
empresa hace bien y por lo tanto puede utilizar con éxito, por debilidad se entiende lo
opuesto, son aspectos en los que la empresa debe mejorar. Otros dos son externos a la
empresa y pertenecen al entorno, allí están las oportunidades y las amenazas.
Para el citado autor, oportunidades son los acontecimientos o realidades del
ambiente que son propicios para que la empresa aumente su participación y sus ventas.
Por amenazas se entiende lo contrario, vale decir elementos del ambiente que pueden
entorpecer el crecimiento de la empresa. Del análisis de estos factores y de su
cruzamiento, saldrá la o las estrategias posibles, la conclusión claramente puede estar
integrada por más de una opción.
Como resultado de este análisis se entrega un informe final en el que se clasifican
las respuestas y se dictamina cual es la estrategia más conveniente, de acuerdo a la
situación de la empresa. Para ello, se evalúa los datos aportados por los empresarios y
también el know how propio acumulado en años de experiencia.
(0
oLL
w01
0)
Q
Cuadro 1
Modelo FODA
Oportunidades
Zona el la cual la empresa debeexplotar al máximo sus recursos y
lograr sus máximos beneficios
Zona el la cual la empresa debeinvertir recursos para lograr sus
máximos beneficios
Amenazas
Zona el la cual la empresa debetratar de neutralizar los efectos
externos y transferir fortalezas a lasáreas de oportunidades
Zona el la cual la empresa debesalir mediante la implementación de
estrategias
Fuente: Serna (2001)
35
De acuerdo a Serna (2001), el análisis FODA consta de dos partes: una interna y otraexterna.
La parte interna tiene que ver con las fortalezas y las debilidades de su negocio,aspectos sobre los cuales usted tiene algún grado de control.
La parte externa mira las oportunidades que ofrece el mercado y las amenazas
que debe enfrentar su negocio en el mercado seleccionado. Aquí es necesario
desarrollar toda la capacidad y habilidad para aprovechar esas oportunidades y paraminimizar o anular esas amenazas, circunstancias sobre las cuales se tiene poco oningún control directo.
2.2.1.1. Análisis Interno
Tradicionalmente, el análisis interno de la empresa según Serna (2001) ha
perseguido determinar cuáles son sus fortalezas y debilidades, con la finalidad de
mantener y desarrollar una ventaja competitiva. No obstante, en numerosas ocasiones
es sumamente complejo llegar a identificar si se está ante una fortaieza de la empresa,
o ante una debilidad. De igual forma, para Herrera (2003), este análisis está constituido
por factores o elementos que forman parte de la misma organización.
Por ello, se debe considerar que el verdadero propósito de este análisis debe ser
comprender las características esenciales de la empresa, esto es, aquéllas que le
permiten alcanzar sus objetivos. En la actualidad, estos estudios se desarrollan bajo la
teoría de los recursos y capacidades, en este sentido destaca el papel predominante del
análisis del interior de la organización frente al de su entorno, lo que se llama efecto
empresa.
Para Serna (2001) la premisa de partida de la teoría de los recursos y
capacidades es analizar porque las empresas son diferentes entre sí, y cómo pueden
llegar a alcanzar las ventajas competitivas, es decir, explicar las diferencias de
rentabilidad entre empresas, sobre todo cuando éstas compiten en un mismo sector. La
respuesta: la rentabilidad de la empresa depende de sus recursos y capacidades; y la
principal diferencia entre las empresas reside en que tienen distintos recursos, a pesar
de actuar en el mismo sector o en sectores semejantes.
En este orden de ideas, los elementos internos que se deben analizar durante el
análisis FODA a juicio de Serna (2001), corresponden a las fortalezas y debilidades que
se tienen respecto a la disponibilidad de recursos de capital, personal, activos, calidad
de producto, estructura interna y de mercado, percepción de los consumidores, entre
otros.
Cabe señalar que el análisis interno, permite fijar las fortalezas y debilidades de la
organización, realizando un estudio que permite conocer la cantidad y calidad de los
recursos y procesos con que cuenta el ente. Para realizar el análisis interno de una
corporación deben aplicarse diferentes técnicas que permitan identificar dentro de la
organización que atributos le permiten generar una ventaja competitiva sobre el resto de
37
sus competidores,
- Fortalezas y Debilidades
Para Serna (2001) se consideran las áreas siguientes:
Análisis de Recursos: Capital, recursos humanos, sistemas de información,
activos fijos, activos no tangibles.
Análisis de Actividades: Recursos gerenciales, recursos estratégicos, creatividad
Análisis de Riesgos: Con relación a los recursos y a las actividades de la
empresa.
Análisis de Portafolio: La contribución consolidada de las diferentes actividades
de la organización.
Propone el citado autor generar preguntas como éstas:
¿Cuáles son aquellos cinco a siete aspectos donde se cree que supera a losprincipales competidores?
¿Cuáles son aquellos cinco a siete aspectos donde se cree que los competidoreslo superan?
Al evaluar las fortalezas de una organización, se debe tener en cuenta a criterio de
Serna (2001) que éstas se pueden clasificar así:
Fortalezas Organizacionales Comunes: Cuando una determinada fortaleza es
poseída por un gran número de empresas competidoras. La paridad competitiva se da
cuando un gran número de empresas competidoras están en capacidad de implementarla misma estrategia.
Fortalezas Distintivas: Cuando una determinada fortaleza es poseída solamente
por un reducido número de empresas competidoras. Las empresas que saben explotar
su fortaleza distintiva, generalmente logran una ventaja competitiva y obtienen
utilidades económicas por encima del promedio de su industria. Las fortalezas
distintivas podrían no ser imitables:
Su adquisición o desarrollo pueden depender de una circunstancia histórica
única que otras empresas no pueden copiar.
Su naturaleza y carácter podría no ser conocido o comprendido por las empresascompetidoras. (Se basa en sistemas sociales complejos como la cultura empresarial oel trabajo en equipo).
Fortalezas de imitación de las fortalezas distintivas: es la capacidad de copiar lafortaleza distintiva de otra empresa y de convertirla en una estrategia que genereutilidad económica. La ventaja competitiva será temporalmente sostenible, cuando
subsiste después que cesan todos los intentos de imitación estratégica por parte de lacompetencia.
Según Herrera (2003), las fortalezas son los elementos positivos que posee laorganización, estos constituyen los recursos para ¡a consecución de sus objetivos.Ejemplos de fortalezas son: Objetivos claros y realizables, constitución adecuada,capacitación obtenida, motivación, seguridad, conocimientos, aceptación, decisión,voluntad. Mientras que Serna (2001) considera que son todos aquellos elementos
internos y positivos que diferencian al programa o proyecto de otros de igual clase.Algunas de las preguntas que se pueden realizar y que contribuyen en el desarrollo son:
¿Qué ventajas tiene la empresa?
¿Qué hace la empresa mejor que cualquier otra?
¿A qué recursos de bajo costo o de manera única se tiene acceso?
¿Qué percibe la gente del mercado como una fortaleza?
¿Qué elementos facilitan obtener una venta?
Al evaluar las debilidades de la organización, tenga en cuenta que se estárefiriendo a aquellas que le impiden a ¡a empresa seleccionar e implementar estrategiasque le permitan desarrollar su misión. Una empresa tiene una desventaja competitiva
39
cuando no está ¡mplementando estrategias que generen valor mientras otras firmas
competidoras si lo están haciendo.
Por su parte, las debilidades se refieren, por el contrario, a todos aquellos
elementos, recursos, habilidades y actitudes que ¡a empresa ya tiene y que constituyen
barreras para lograr ¡a buena marcha de la organización. También se pueden clasificar:
aspectos del servicio que se brinda, aspectos financieros, aspectos de mercadeo,
aspectos organizacionales, aspectos de control, las debilidades son problemas internos,
que una vez identificados y desarrollando una adecuada estrategia, pueden y deben
eliminarse.
Algunas de las preguntas que se pueden realizar y que contribuyen en el
desarrollo son:
¿Qué se puede mejorar?
¿Qué se debería evitar?
¿Qué percibe la gente del mercado como una debilidad?
¿Qué factores reducen las ventas o el éxito del proyecto?
2.2.1.2. Análisis Externo
Considera Herrera (2003), que este análisis se refiere a la situación externa o
ambiente que rodea a la organización y que le afecta El análisis de entorno externo, es
decir de las oportunidades y de las amenazas. Las oportunidades se definen como un
campo de acción donde la unidad de negocio puede encontrar un cierta ventaja
diferencial, viene dado por su atractivo y por la probabilidad de éxito. Para Serna
(2001), las amenazas son un problema o una tendencia negativa del entorno. En otras
palabras, las oportunidades son aquellas situaciones en las que si la empresa toma las
medidas estratégicas acertadas obtendrá un beneficio. Las amenazas son aquellas
situaciones en las que si la empresa no toma las medidas adecuadas, sufrirá sus
40
efectos negativos.
- Oportunidades y Amenazas: Las oportunidades organizacionales se encuentran en
aquellas áreas que podrían generar muy altos desempeños. Las amenazas
organizacionales están en aquellas áreas donde la empresa encuentra dificultad para
alcanzar altos niveles de desempeño.
Recomienda Serna (2001) considerar:
Análisis del Entorno: Estructura de su industria (Proveedores, canales de
distribución, clientes, mercados, competidores).
Grupos de interés: Gobierno, instituciones públicas, sindicatos, gremios,accionistas, comunidad.
El entorno visto en forma más amplia: Aspectos demográficos, políticos,legislativos.
Para los efectos de la presente investigación, el uso de la herramienta
administrativa del FODA permitirá identificar la situación actual de la gestión del
inventario haciendo énfasis en los aspectos que revelan la fuerza operativa y aquellos
elementos que pueden estar representando serias debilidades al punto de configuraruna amenaza estratégica dentro del ambiente de trabajo, de esta manera será posible
id yenciduiun uc ida esudieg¡as para superar ios posibles obstáculos o acrecentar la
fuerza de trabajo.
41
2.2.2. Recursos dispuestos para la gestión de los inventarios
A juicio de León (2005 pág. 14), dentro de la gestión de inventarios, una de las
grandes oportunidades que disponen las organizaciones es utilizar plenamente las
capacidades del personal, conociendo sus aptitudes, experiencias, conocimientos y
logros, es decir, orientar el recurso humano en dirección a las necesidades de la
organización. De igual manera participan en esta responsabilidad administrativa ¡a
disponibilidad de los recursos materiales y ¡ogísíicos que permitan responder de manera
efectiva al personal con relación al manejo de inventarios.
2.2.2.1. Recursos Humanos
Según Rodríguez (2009), los recursos humanos son el conjunto de principios,
procedimientos que procuran la mejor elección, educación y organización de los
servidores de una organización su satisfacción en el trabajo y el mejor rendimiento en
favor de unos y otros. Por su parte, Fernández (2005), el término recursos humanos se
originó en el área de economía política y ciencias sociales, donde se utilizaba para
identificar a uno de los tres factores de producción, también conocido como trabajo (los
otros dos son tierra y capital). Como tales, durante muchos años se consideraba como
un recurso más: predecible y poco diferenciare.
A juicio de Hanoi (2005), los recursos humanos, también conocidos como
potencial humano o activo humano, hacen referencia al conjunto de trabajadores,
empleados o personal que conforma un negocio o empresa. La administración de los
recursos humanos, hace referencia al manejo, administración, gestión o dirección del
personal del negocio. Mientras el área de recursos humanos, hace referencia al área,
departamento o sección un negocio o empresa, encargada de administrar ios Recursos
Humanos.
42
En este sentido, refiere Rodríguez (2009), que el concepto moderno de recursos
humanos surge en la década de 1920, en reacción al enfoque de "eficiencia" de Tayior.Los psicólogos y expertos en empleo iniciaron el movimiento de recursos humanos, que
comenzó a ver a los trabajadores en términos de su psicología y adecuación a la
organización, más que como partes intercambiables. Este movimiento creció a lo largo
del siglo XX, poniendo cada día mayor énfasis en cómo el liderazgo, la cohesión y la
lealtad jugaban un papel importante en el éxito de la organización.
A medida que el mundo empresarial se daba cuenta que un empleado era mucho
más que "trabajo", y que podía aportar más que eso a la empresa y a la sociedad, se
creó el concepto de "capital humano", que engloba la complejidad de este recurso.
Cuando se utiliza en singular, "el recurso humano", generalmente se refiere a las
personas empleadas en una empresa u organización. Es sinónimo de "personal".
Cuando se habla en plural, "recursos humanos", suele referirse al área de la
administración que se ocupa de gerenciar al personal de la empresa. Esto incluye
contratar, desarrollar, adiestrar y despedir, entre otras funciones. Hacia finales del siglo
XX y principios del XXI, el conocimiento y las habilidades del "recurso humano" han
cobrado una gran relevancia, siendo cada día más importantes en comparación con
otros activos tangibles. De allí que el área de Recursos Humanos se haya convertido en
un área vital para el éxito de la organizaciones.
A los efectos de la presente investigación, dentro de ios recursos humanos serán
observados los aspectos de capacitación y evaluación del desempeño, que de manera
global pueden hacer enfoque sobre la gestión de los inventarios, por considerar que los
mismos son parte fundamental de este proceso de la organización. Por ello, empresas
exitosas destinan personal calificado, incluidos de nivel superior, a esta actividad y a la
gestión de inventarios y el almacenamiento, todos los cuales trabajan en sistema.
a) Capacitación:
Para Dessler, (2001), la capacitación consiste en proporcionar a los empleados,
nuevos o actuales, las habilidades necesarias para desempeñar su trabajo. Proceso de
enseñanza de ¡as aptitudes básicas que los nuevos empleados necesitan para realizar
su trabajo. Por su parte, Aquino y otros, (2000 pág. 56), establece que la capacitación
se considera como un proceso a corto plazo, en que se utiliza un procedimiento
planeado, sistemático y organizado, que com-prende un conjunto de acciones
educativas y administrativas orientadas al cambio y mejoramiento de conocimientos,
habilidades y actitudes del personal, a fin de propiciar mejores niveles de desempeño
compatibles con las exigencias del puesto que desempeña, y por lo tanto posibilita su
desarrollo personal, así como la eficacia, eficiencia y efectividad empresa-rial a la cualsirve.
Así mismo, Chiavenato (2000 pág. 79), plantea que la capacitación es un proceso
educativo a corto plazo, aplicado de manera sistemática y organizada, mediante el cual
¡as personas aprenden conocimientos, actitudes y habilidades, en función de objetivos
definidos. El entrenamiento implica la transmisión de conocimientos específicosrelativos al trabajo, actitudes frente a aspectos de la organización, de la tarea y del
ambiente, y desarrollo de habilidades. Cualquier tarea, ya sea compleja o sencilla,implica necesariamente estos tres aspectos.
A los fines del presente estudio, se considera que la capacitación permite que eirecurso humano pueda responder de manera efectiva en la gestión de los inventarios,
debido a que en la medida que estos logren adquirir mayor formación e información
estarán en mejor posibilidad de un trabajo mucho más efectivo, por ello, es observable,que para la empresa, la ventaja se cifra en que la misma trabaja más organizada
internamente, conlleva a maximizar los resultados, fortalece su administración,mayores niveles de rentabilidad
Por su parte, en el caso de quienes participan en la gestión de inventario, estos se
sienten más a gusto, con seguridad, evitando accidentes, así mismo, posibilita
desarrollarse personal así como profesionalmente, al igual que se logran mayores
habilidades y destrezas para el desempeño. En este sentido, los efectos de ¡a
44
capacitación deben tener un carácter permanente también evidenciable en el
desempeño además de la productividad.
Las acciones de seguimiento según Chiavenato (2000), se refieren a la necesidad
de identificar, junto con los proveedores de capacitación, los aspectos,
comportamientos o conocimientos que deben ser de especial atención por parte del
área de gestión humana, con el fin de fomentar espacios que permitan a los
participantes en los eventos de formación mantener como punto de referencia los
elementos conceptuales y contextúales que le permitirán profundizar en los contenidos
vistos.
Para Chiavenato (2000), evaluar la capacitación es básico y fundamental para
lograr el desarrollo del capital humano, es de esta manera cómo se va a lograr tener
una retroalimentación cierta y útil para la consecución de los objetivos de aprendizaje
que deben estar diseñados para cada persona dentro de una organización; es decir, ¡a
capacitación debe ser vista en las organizaciones como una inversión y como un
método para lograr el desarrollo de los empleados así como parte fundamental de su
proyecto de carrera dentro de la corporación.
Por lo tanto, evaluar el proceso de capacitación permitirá según Chiavenato
(2000), conocer ¡os cambios que se han realizado en una persona como consecuencia
de un proceso de capacitación a fin de verificar el éxito de un programa, por ello se
debe insistir en la evaluación sistemática de su actividad.
Por tanto, el proceso de evaluación debe ser considerado dentro de la planeación
estratégica de los recursos humanos, la planeación estratégica es partir de la misión y
visión de una corporación y partiendo de esta base delimitar actividades para poder
llegar a vera realizadas la visión y la misión corporativa. Es importante que las
estrategias o planes de acción sean lo suficientemente específicos para no perderse,
pero también lo suficientemente flexibles como para poder hacer ajustes y
modificaciones en el transcurso de la acción.
45
Además, los planes de carrera y de capacitación conjuntamente deben de estar
enfocados hacia ¡a estrategia giobal de la compañía, es decir, dentro de las actividades
y tácticas específicas que se van a seguir en la empresa, se tiene que considerar a la
capacitación como el medio idóneo para invertir en el capital humano y desarrollarlo
hasta convertirlo en una ventaja competitiva de la organización misma.
b) Evaluación:
En este sentido, apunta Chiavenato (2000 pág. 89) ia evaluación del desempeñoes un excelente medio a través del cual se pueden localizar problemas de supervisión ygerencia, de integración de personas a la organización, de adecuación de la persona al
cargo, de posibles disonancias o falta de entrenamiento y, en consecuencia, establecer
los medios y programas para eliminar o neutralizar tales problemas. En el fondo
constituye un poderoso medio para resolver problemas de desempeño y mejorar lacalidad del trabajo y la calidad de vida en las organizaciones.
Para Robbins (2000 pág. 64), la evaluación del desempeño es un procedimientoestructural y sistemático para medir, evaluar e influir sobre los atributos,
comportamientos y resultados relacionados con el trabajo, así como el grado deabsentismo, con el fin de descubrir en qué medida es productivo el empleado ysi podrámejorar su rendimiento futuro. En este orden de ideas, esto constituye un proceso
•>oHian+~ "• *• •—' "-•» ~~+;~-^ Himiíanfn n'rshol Ha! arincúlcame w uudí »c eSlima ei rendimiento gíoba! de¡ empleado con base a políticas y
procedimientos bien definidos
De igual manera Stoner, Freeman, Gilbert (2000), asegura que el procesocontinuo de proporcionar a los subordinados, información sobre la eficacia con que
están efectuando su trabajo para la organización. Por tanto, la evaluación del
desempeño puede considerarse en el caso de la gestión de los inventarios, como el
procedimiento mediante el cual se califica la actuación del responsable teniendo en
cuenta el conocimiento y el desempeño en el cargo.
46
Para retomar la idea de Chiavenato (2000 pág. 90), la evaluación del desempeño
es un medio que permite información sobre problemas de supervisión y gerencia (dos
elementos de la organización que hasta hoy son intocables porque no hay cómo, o no
se permite medir su eficiencia) y de integración del personal a la organización; no su
control, la integración.
Pero, así mismo, es útil para la medición del impacto de las acciones que las
organizaciones realicen en sus planes de cambio, de redireccionamiento y en ¡as
necesidades de formación que esos planes requieran para poder concretarlos; por tal
razón la planificación estratégica también debe plantear la redirección de la evaluación
del desempeño (el qué y el para qué), con el objeto de integrarla como instrumento de
medición que permita verificar si la ruta escogida, es la adecuada.
A los propósitos de esta investigación, la evaluación del desempeño será
observada como el mecanismo que permitirá conocer en qué medida el responsable de
los inventarios, monitorea de forma regular el ejecútese de las actividades asignadas
para lograr la veracidad de los logros y el dominio de los conocimientos requeridos a tal
propósito.
2.2.2.2. Recursos Materiales:
En el desarrollo de la actividad de inventario se encuentran presentes una serie de
recursos materiales los cuales son necesarios para cumplir con las mejores prácticas
de acuerdo al propósito establecido, en este sentido Soriano y Sanchiz (2000 pág.36),
considera que dentro de los considerados para la responsabilidad del manejo de
inventarios se destacan los sistemas contables basados en el uso de medios
informáticos, así como los registros contables a nivel de los libros respectivos, en los
cuales se deposita el mayor interés de las organizaciones y por ello se describen a
continuación.
47
- Sistemas:
Para Rojo (2000), un sistema de información es un conjunto de elementos
interrelacionados que recoge datos, los procesa y convierte en información, que
almacena y posteriormente se da a conocer a sus usuarios. La contabilidad es un
sistema de información, ya que captura, procesa, almacena y distribuye información
vital para la correcta toma de decisiones en la empresa. El papel fundamental que ha
desempeñado la contabilidad es controlar y organizar las diferentes actividades de la
empresa con el fin de conocer la situación en que esta se encuentra, de una manera
ágil, oportuna y útil, para llevar a cabo los propósitos que se quieren realizar y asícumplir con los objetivos.
De igual manera, establece el citado autor, que el sistema de información, no sólo
ha de ser un sistema que suministre información, que permita a la dirección de la
empresa ejercer un mero control técnico sobre la misma, sino que debe permitir la toma
de decisiones. Es conveniente crear un sistema de información más detallado y preciso
que permita conocer con exactitud lo que realmente sucede en la organización y ayude
a tener mejores herramientas para una buena toma de decisiones en el momento
oportuno.
Por tanto, ante el continuo cambio en el mundo de los negocios se debe ser
realistas a las transformaciones que se generan en el entorno y se debe tener en
cuenta tres aspectos: los intangibles, la tecnología y el riesgo. Los usuarios exigen
calidad y confianza en la información que le es suministrada de acuerdo con los
comportamientos sociales e individuales.
Como menciona Kotler (2003 pag.76), las empresas están adoptando un nuevo
modelo de negocios que anime y recompense la creatividad, el servicio de alta calidad y
el trabajo que añade valor y coloque el conocimiento en el centro de la planificación
estratégica. La contabilidad debe plantear un sistema de información basado en
principios que generen mayor utilidad, ya que esta es una forma para que los entes
48
creen valor.
Atendiendo a la necesidad especifica de la investigación, una gestión de
inventarios eficiente, es la base fundamental para lograr la exactitud de los datos a
través del apoyo de sistemas informáticos los cuales exigen un cambio radical de ¡a
actitud y educación del personal (almacén, producción, compras y planeación). Las
personas son la sólida base para lograr que los sistemas sean exitosos, es por ello que
es necesano capacitarles en e¡ reconocimiento a su trabajo. Por esta razón los sistemas
informáticos para esta gestión han de apoyarse en una serie de cursos o medios
instrucionales para cubrir estas necesidades.
Registro contable:
Para Catácora (2004 pág.56), el registro contable, es la afectación o asiento que
se realiza en los libros de contabilidad de un ente económico, con objeto de
proporcionar los elementos necesarios para elaborar la información financiera del
mismo. Para cumplir con las disposiciones legales y llevar un control del monto del
inventario valuado por el método U.E.P.S monetario y recordando que este método lo
que pretende es realizar ajustes al método U.E.P.S tradicional, todos los registros
contables que se realicen serán ajustes a los ya realizados cuando se realizaron las
valuaciones de inventarios y registro del costo de la mercadería vendida así como el
impuesto sobre la renta.
El registro del inventario evaluado por el método U.E.P.S monetario debe de
llevarse a cabo de la siguiente manera:
Se debe de asignar una cuenta en la cual tenga saldos deudores y acreedores, a
fm de poder realizar el asiento contable por ¡a valuación hecha por el método U.E.P.S
monetario, esta se deberá de afectar todos los años a evaluar, por lo cual, lo que se
49
acredita y debita en un periodo debe de reversarse el siguiente periodos para poder
registrar lo actual.
En el caso del impuesto sobre la renta, la diferencia que se conciba como
u6uuCíui6 u6 impuesiO, ucu8 realizarse como un ajuste por el monto de mas el cua! no
fue registrado, afectando así un gasto por impuestos diferido por la cantidad que se
detecte. Esto se obtiene comparando los inventarios finales en libros (U.E.P.S
tradicional) con el método U.E.P.S monetario de un mismo periodo, esta diferencia se
pude deducir del impuesto siempre y cuando la valoración del inventario bajo el método
monetario sea menor al valor que tiene el inventario en libros, deduciéndolo según sea
la tasa impositiva aplicada.
Por su parte, Redondo (2000 pág. 45), la contabilidad para los inventarios forma
parte muy importante para los sistemas de contabilidad de mercancías, porque la venta
del inventario es el corazón del negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor
en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancías
vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados. Las empresas
dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal función y la que
dará origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de una constante
información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de
una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles.
2.2.2.3. Recursos Logísticos:
Para Alonso (2008 pág. 58), la logística posee un papel preponderante en el
desempeño eficiente y eficaz de la gestión empresarial, para lograr altos niveles de
competitividad. Precisamente la logística tiene como misión acelerar de manera
estratégica las acciones para el logro de un propósito, por ello se deben evitar procesos
complicados a la hora y lograr la simplicidad en el planeamiento de acciones, por ello
debe ser capaz de adaptarse a diferentes circunstancias, a situaciones cambiantes, de
50
allí a que requiera de flexibilidad.
Asimismo, Romero (2005 pág. 12), considera que también debe coordinar
adecuadamente las múltiples y diversas acciones que la integran, con el objeto de
satisfacer los requerimientos del proceso. Dentro de los aspectos que competen a la
logística del inventario, la disponibilidad de normas y manuales representan una piezaimportante en este contexto.
A los efectos de la presente investigación los recursos logísticos permiten
coordinar y planificar las diferentes actividades con el objeto de que el proceso de
inventario se cumpa según las especificaciones en el tiempo, forma adecuada y al
menor costo y efectividad posible para la organización, por ello han sido considerados
los criterios de Alonso (2008), quien argumenta que las normas y los manuales son
parte de esta dinámica de trabajo administrativo y contable.
Normas:
Para Romero (2005), la norma es una regla que se debe seguir o a la que sedeben ajusfar las operaciones. De ahí que toda norma contiene dos afirmaciones. Por
un lado, describe los contenidos de voluntades de los repartidores; por el otro, describeel cumplimiento de esas voluntades.
En este sentido, la norma afirma en primer lugar lo que se conoce como fidelidad
de la norma (expresar la voluntad del autor). El método destinado para averiguar si se
cumple la fidelidad de la norma se llama "interpretación". Si la norma es infiel puedenemplearse varios recursos para corregirla; como por ejemplo, mediante un decreto, ouna nueva mediante ley (toda ley nueva deroga una ley anterior).
De igual manera, esta afirma en segundo lugar, lo que se le llama exactitud de la
51
norma, que es cuando la misma asegura su cumplimiento. Según Romero (2005), la
exactitud de esta cumple análoga función como la de una promesa, mientras que la
inexactitud de la norma es cuando dicho acuerdo no se logro cumplir. Para el citado
autor, los inventarios son bienes constituidos por adquisición, en proceso de
elaboración o terminados, bien sean para consumo o para su comercialización, en estos
se distinguen dos tipos de normas
Normas de valoración: los inventarios se valoran al precio de adquisición o al
costo real de producción en que se incurre para su obtención. El costo de adquisición
está constituido por la suma de las erogaciones efectuadas para su compra o
producción, los gastos incurridos para situarlos en el lugar de almace-namiento y loscorrespondientes para su uso o entrega.
Así mismo plantea Romero (2005), que los intereses relacionado con el
financiamiento de la adquisición o producción de los inventarios, no integran el costo del
mismo. Las mercancías adquiridas para comercializar, que se controlen a precio deventa a la población, deberán informarse en los estados contables a su costo de
adquisición, por lo que al precio de control se deducirán los importes de los descuentos
comerciales correspondientes y de los impuestos contenidos en dicho precio.
Se plantea además, que cuando la entidad opte por aplicar métodos deamortización a los útiles y herramientas o de incluir en los costos o gastos sus valores
parcialmente al ponerlos en uso y al darles de baja, estos bienes se expondrán en losestados contables por el valor no cargado a gastos o costos. Se incluyen en lavaloración de los Inventarios, los pedidos que se hubieren aceptado en firme pormercancías, materias primas y materiales que se encuentren en tránsito y hayan sidopagados.
Asimismo, para Romero (2005), cuando el valor del aprovechamiento o las ventas
de mercancías o productos resulten inferiores al valor registrado en Libros, se produciráuna diferencia, la cual deberá ser considerada como pérdida afectando el resultado
52
económico del período, independientemente de que la causa haya sido por deterioro uobsolescencia.
Normas de Exposición: según Romero (2005), el grupo de inventarios debe figuraren los Activos Circulantes, analizado por las partidas que ¡o componen, según su
naturaleza, es decir: productos terminados, en proceso, mercancías para comercializar,insumos y materias primas.
Además, de existir gravámenes constituidos, que restrinjan la libre disponibilidadde los inventarios, o si éstos han sido entregados en garantía de préstamos, seexpondrán estos detalles en anexo complementario a los estados contables,identificándose con los pasivos correspondientes. Los inventarios en poder de terceroscuya propiedad ejerce la entidad informante, deberán ser incluidos en los estados
financieros, aclarándose su situación en nota complementaria a los mismos.
Manuales:
Según Romero (2005 pág. 22), todo trabajo debe ser divulgado para conocimientoy utilización del grupo respectivo de la empresa, para alcanzar este objetivo, es precisoconsolidarlo y presentarlo adecuadamente, bajo un documento conocido como manual,que debe ser aprobado por la autoridad estatutaria, para que adquiera la fuerzanecesaria yse aplique como corresponda, ya que existe la tendencia a resistir cualquiernorma reguladora que limite la libertad de improvisar yde hacer ¡o que más le convengaa cada uno. Por manual se debe entender que es la colección sistemática de los
procesos que indique al personal de la empresa las actividades a ser cumplidas y laforma como deben ser realizadas.
Así mismo, Romero (2005 pág. 22), argumenta que con el estado actual de
innovación tecnológica la complejidad de los mercados y la competitividad, que tipificanal mundo empresarial moderno, los gerentes perciben que la buena elaboración y
53
difusión de los objetivos, políticas, estrategias, normas de trabajo y rutinas
administrativas y operativas dentro del ámbito apropiado, son actos indispensables para
el logro de los objetivos.
Por lo tanto, la finalidad del manual es ofrecer una descripción actualizada,
concisa y ciara de las actividades contenidas en cada proceso. Por ello, un manual
jamás podemos considerarlo coma concluido y completo, ya que debe evolucionar con
la organización. En la actualidad, es un requisito de suma importancia que las empresas
de gran tamaño posean varios manuales de procesos.
Es por ello, que la verdadera orientación consiste en establecer una guía de
trabajo, oficial y racional, formalizando la aprobación del conjunto de instrumentos
administrativos y estableciendo la obligatoriedad del uso a través de un manual, para
evitar que el largo y arduo trabajo de la organización sea diluido, distorsionado, negado
y hasta ridiculizado por algunas personas que generalmente, lo combaten de todas las
formas posibles porque lo consideran innecesario.
A los efectos de la presente investigación los manuales representan un medio
escrito que permite orientar el ejercicio de las actividades relacionadas con el proceso
de inventario, el cual rige las especificas acciones que la empresa ha considerado en
alineación a las precisiones contables-administrativas que aplican para tal
requerimiento. Estos recursos son importantes no solo como medio de guía de las
operaciones sino además como una vía para la auditoria de estos.
2.2.3 Factor riesgo de negocio asociado al control interno:
Tal como lo establece el Comité Internacional de Prácticas de Auditoría (IAPC
2006), para lograr la comprensión del factor riesgo de negocio asociado al control
interno, es importante considerar que a los efectos de la NÍA 400, el propósito de esta
Norma Internacional de Auditoría (NÍA) es el de establecer las normas y proporcionar
54
una guía para la obtención de un entendimiento de los sistemas de control interno y
contable, del riesgo de auditoría y de sus componentes: riesgo inherente, riesgo de
control y riesgo de detección.
Al respecto Blano (2007 pág.57), considera que el auditor deberá obtener un
entendimiento suficiente de los sistemas de control interno y contable para planear la
auditoría y desarrollar un efectivo enfoque de auditoría. Así mismo, deberá aplicar su
juicio profesional para evaluar el riesgo de esta y diseñar los procedimientos que
aseguren su reducción a un nivel aceptablemente bajo. La referida norma comprende el
riesgo de auditoría, riesgo inherente, riesgo de control, riesgo de detección, sistema
contable y sistema control interno
Así mismo, el auditor de los estados financieros esta solo interesado en aquellas
políticas y procedimientos del sistema de control interno y contable que son relevantes
a aseveraciones de los estados financieros. Cuando se desarrolla el enfoque de
auditoría, el auditor considera la evaluación preliminar del riesgo de control
(conjuntamente con la evaluación del riesgo inherente) para establecer el nivel de
riesgo de detección apropiado a aceptar para las aseveraciones de los estados
financieros y para determinar la naturaleza, oportunidad y extensión de los
procedimientos sustantivos para tales aseveraciones.
Refiere Caram (2002 pág. 87), que toda institución es afectada en su gestión por
la incertidumbre, y el principal reto para la gerencia es determinar cuanta incertidumbre
acepta para equilibrar uno de sus objetivos estratégicos: generar valor patrimonial. La
incertidumbre presenta riesgos y oportunidades y es un gran potencial para erosionar o
aumentar valor para los grupos de interés.
Por lo tanto, la gerencia moderna, que actúa bajo escenarios de incertidumbre,
rnaxirniza vaior cuanuo equmura ios oujetivos estratégicos mediante un balance óptimo
entre crecimiento, retorno de inversión, riesgo, oportunidades, eficacia y eficiencia. Una
55
meta importante que debe lograr la Gerencia es detectar los potenciales eventos que
pueden afectar e¡ cumpümiento de los objetivos estratégicos y sus riesgos asociados
dentro del apetito de riesgo, de forma tal, que pueda diseñar respuestas que logren una
seguridad razonable en el cumplimiento de los objetivos estratégicos.
De ahí que el proceso de administración de riesgos implica establecer metas y
objetivos claros, tanto cualitativa como cuantitativamente, definiendo los límites dentro
de los cuales se considerarán cumplidos dichos objetivos y qué tolerancia al riesgo se
estará dispuesto a asumir. Una vez efectuadas estas definiciones se lanza el proceso
que funciona como una rueda continua: primero, identificar y evaluar los riesgos de
negocios; segundo, evaluar el sistema de controles internos; tercero, manejar y
administrar ¡os riesgos; y, por último, monitorear y reportar estos riesgos. Una vez
finalizada esta acción, el proceso comienza nuevamente. A continuación se describen
brevemente cada uno de estos pasos considerados por Caram (2002).
Identificación de los riesgos:
Según Caram (2002 pág. 89), cada responsable de un proceso dentro de la
compañía debe contar con procedimientos y herramientas que ayuden a la
identificación de los riesgos, pues un riesgo no identificado puede ser una amenaza no
considerada y mucho menos sus efectos en la compañía. La palabra riesgo transmite
una impresión de inseguridad e incertidumbre, pues existe la posibilidad de que el
resultado o consecuencia de un escenario en un momento dado sea o no favorable.
Para identificarlos, a modo de ejemplo, se pueden utilizar bases de conocimientos
especiaüzados, mantener reuniones periódicas con dichos responsables a los efectos
de entender y alinear los objetivos de los procesos, y obtener respuestas a preguntas
tales como: ¿qué puede ir mal?, ¿qué debe ir bien?, ¿cómo es la capacidad del sistema
de información y de los recursos humanos de los procesos?, ¿qué riesgos significativos
existen como resultado de esa capacidad?, ¿están los procesos diseñados para
56
responder rápidamente al mercado?.
Según Rodríguez (2008), el riesgo inherente es propio de cada empresa en
dependencia de la actividad que realice, por lo que este no se puede apartar del
contexto en el cual se halla; son fenómenos producidos por factores objetivos que
vienen de la misma naturaleza de la actividad empresarial. Estos riesgos se deben de
eliminar o controlar de inmediato al máximo permisible, pues la existencia de la entidad
depende de la actividad que realiza y como estos están en directa relación con la
actividad de la empresa, si esta no los asume no puede existir.
A los efectos de la investigación, la identificación de riesgos en los inventarios se
orienta entre otros aspectos al control en el deterioro de los productos y las pérdidasaccidentales y robos, así como la falta de demanda, razón por la cual debe ser
ejecutado.
Evaluación de los riesgos:
Según Rodríguez (2008), para esto se debe considerar dos factores: el impacto enel negocio o en los objetivos de los procesos sí el evento ocurre; y la probabilidad de
ocurrencia del riesgo, independientemente de los controles que pueden estar presentes.
De la combinación de estos dos factores se puede confeccionar un mapa de riesgos denegocios.
Por otro lado, el objetivo de la evaluación del sistema de control interno, esproporcionar como resultado un conocimiento de dicho sistema que permita concluir
respecto de su efectividad para mitigar los riesgos identificados. Para esta evaluación
se debe concluir acerca de sí los controles son eficaces en la atenuación de la
probabilidad y/o del impacto del riesgo identificado dentro de los procesos.
57
2.2.3.1. Sistemas de contabilidad:
Refiere Gómez (2003 pág. 44), que un sistema de contabilidad es una estructura
organizada mediante la cual se recogen las informaciones de una empresa como
resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros
y que presentados a la gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones financieras.
Enfatiza el mismo autor, que un sistema de contabilidad no es más que normas,
pautas, procedimientos, para controlar las operaciones y suministrar información
financiera de una empresa, por medio de la organización, clasificación y cuantificación
de las informaciones administrativas y financieras que se nos suministre. Para que un
sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso que su estructura
configuración cumpla con los objetivos trazados. Esta red de procedimientos debe estar
tan íntimamente ligada que integre de tal manera el esquema general de ¡a empresa
que pueda ser posible realizar cualquier actividad importante de la misma.
Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de
información bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una
relación aceptable de costo / beneficio. El sistema contable de cualquier empresa
independientemente del sistema contable que utilicé, se deben ejecutar tres pasos
básicos utilizando relacionada con las actividades financieras; los datos se deben
registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la
comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable
para ayudar en la toma de decisiones comerciales.
Registro de la actividad financiera: refiere Gómez (2003), que en un sistema
contable se debe llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria en
términos económicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que
se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de
contabilidad. Una transacción se refiere a una acción terminada más que a una posible
acción a futuro. Ciertamente, no todos ¡os eventos comerciales se pueden medir y
describir objetivamente en términos monetarios.
Clasificación de la información: un registro completo de todas las actividades
comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y
diverso para que pueda ser útil para las personas encargadas de tomar decisiones. Por
tanto, la información de debe clasificar en grupos o categorías. Se deben agrupar
aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero.
Resumen de la información: para que la información contable utilizada por quienes
toman decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo, una relación completa de las
transacciones de venta de una empresa como Mars sería demasiado larga para que
cualquier persona se dedicara a leerla. Los empleados responsables de comprarmercancías necesitan la información de las ventas resumidas por producto. Los
gerentes de aimacén necesitaran ¡a información de venías resumida por departamento,
mientras que la alta gerencia de Mars necesitará la información de ventas resumida poralmacén.
A juicio de Gómez (2003), estos tres pasos que se han descrito: registro,clasificación y resumen constituyen los medios que se utilizan para crear la información
contable. Sin embargo, el proceso contable incluye algo más que la creación deinformación, también involucra la comunicación de esta información a quienes esténinteresados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma dedecisiones comerciales. Un sistema contable debe proporcionar información a los
gerentes y también a varios usuarios externos que tienen interés en las actividades
financieras de la empresa.
59
Utilización de la Información Contable:
Para Horngren (2003), la contabilidad va más allá del proceso de creación de
registros e informes. El objetivo final de la contabilidad es la utilización de esta
información, su análisis e interpretación. Los contadores se preocupan de comprender
el significado de las cantidades que obtienen. Buscan la relación que existe entre los
eventos comerciales y los resultados financieros; estudian el efecto de diferentes
alternativas, por ejemplo la compra o el arriendo de un nuevo edificio; y buscan las
tendencias significativas que sugieren lo que puede ocurrir en el futuro.
Al respecto, si los gerentes, inversionistas, acreedores o empleados
gubernamentales van a darle un uso eficaz a la información contable, también deben
tener un conocimiento acerca de cómo obtuvieron esas cifras y lo que ellas significan.
Una parte importante de esta comprensión es el reconocimiento claro de las
limitaciones de los informes de contabilidad. Un gerente comercial u otra persona que
esté en posición de tomar decisiones y que carezca de conocimientos de contabilidad,
probablemente no apreciara hasta qué punto la información contable se basa en
estimativos más que en mediciones precisas y exactas.
Características de un sistema de información contable efectivo.
Para Horngren (2003), un sistema de información bien diseñado ofrece control,
compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio.
Control: un buen sistema de contabilidad le da a la administración control sobre las
operaciones de la empresa. Los controles internos son los métodos y procedimientos
que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la
exactitud de sus registros contables.
Compatibilidad: un sistema de información cumple con la pauta de compatibilidad
cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y las características
60
especiales de un negocio en particular.
El sistema contable está constituido por los métodos y registros establecidos por la
entidad para identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar e informar sobre las
transacciones realizadas en un período determinado. El sistema contable es un
elemento importante del control financiero institucional al proporcionar ¡a información
financiera necesaria a fin de evaluar razonablemente las operaciones ejecutadas.
Para Poch (2006), la presentación de reportes internos en toda entidad es
necesaria para brindar a los funcionarios responsables una información confiable y
actual sobre lo que está ocurriendo en realidad en cuanto al avance y progreso en el
logro de los objetivos y metas establecidas. Tal información constituye la base
fundamental del control gerencial en cualquier entidad. Para presentar información a los
niveles de decisión de \a entidad deben considerarse, entre oíros, los criterios
siguientes:
Los reportes deben elaborarse en forma simple y estar relacionados con la naturaleza
del asunto, no debe incluirse información irrelevante para conocimiento de los
funcionarios que lo soliciten como soporte para la toma de decisiones.
• La información financiera debe elaborarse de acuerdo con las atribuciones y
responsabilidades de los funcionarios.
• Los funcionarios y empleados deben solamente reportar sobre asuntos de su
exclusividad, competencia y funcional.
• Debe comprenderse el costo/beneficio resultante de la recopilación de datos y la
elaboración de reportes con valor significativo.
Cuando sea posible, los reportes de avance y desempeño deben mostrar
comparaciones referidas a:
- Normas establecidas sobre costos, cantidad y logros obtenidos.
61
- Partidas presupuestarias autorizadas y ejecutadas.
- Información sobre el desempeño en el periodo anterior.
- Activos:
Según Gómez (2000 pág. 104), los activos son el conjunto de bienes tangibles o
intangibles que posee una empresa. Se considera activo a aquellos bienes que tienen
una alta probabilidad de generar un beneficio económico a futuro y se pueda gozar de
¡os beneficios económicos que el bien otorga. Eso no significa que sea necesaria la
propiedad ni ¡a tenencia. Los activos son un recurso o bien económico propiedad de un
negocio, con el cual se obtienen beneficios. Los activos de un negocio varían deacuerdo con la naturaleza de la empresa.
Así mismo, una empresa pequeña puede tener un solo vehículo o una modesta
oficina. Mientras que una gran tienda, un departamento o una fabrica, puede tener
edificios, maquinarias y equipos sofisticados, terrenos, mobiliarios, cuentas por cobrar.
Un ente tiene un activo cuando debido a un hecho ya ocurrido, controla los beneficios
económicos que produce un bien (material o inmaterial, con valor de uso o de cambiopara el ente).
Así mismo, Gómez (2000), establece que un bien tiene valor de cambio cuandoexiste la posibilidad de:
Canjearlo por efectivo o por otro activo
Utilizarlo para cancelar una obligación
Distribuirlo entre los propietarios del ente
Así mismo, un bien tiene valor de uso cuando el ente puede emplearlo en algunaactividad productora de ingresos. A los fines de la investigación, los inventarios son
activos no monetarios que no están expuestos a la inflación y devaluación de la
moneda. Además, es importante considerar que la base de toda empresa comercial esla compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del manejo de!inventario por parte de la misma, este manejo contable permitirá a la empresa
62
mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del período
contable un estado confiable de la situación económica de la empresa.
De igual manera, el inventario constituye las partidas del activo corriente que están
listas para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en el
almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas. A los
propósitos de la investigación, el inventario constituye las partidas del activo corriente
que están listas para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa
en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas.
- Pasivos:
Refiere Gómez (2000), en estos se agrupa el conjunto de las cuentas que
representan ¡as obligaciones contraídas por e¡ eníe económico en desarrollo del giro
ordinario de su actividad, pagaderas en dinero, bienes o en servicios. Comprende las
obligaciones financieras de proveedores, las cuentas por pagar, los impuestos, los
gravámenes y tasas, las obligaciones labores, los diferidos, otros pasivos, los pasivosestimados, provisiones, bonos y papeles comerciales.
Además, las cuentas que se integran esta clase tendrán siempre saldos de
naturaleza crédito. Los pasivos expresados en moneda extranjera el último día del mes
o el año, se ajustaran con base en la tasa de cambio representativa del mercado a esa
fecha registrando tal ajuste como un mayor valor del pasivo con cargo a los resultados
del ejercicio, salvo cuando deba activarse. A los propósitos de la investigación, el
pasivo es todo ¡o que tiene la empresa que ¡e genera pérdida de dinero, por ello un
pasivo puede ser una deuda con un proveedor, ya que es algo que genera pérdida; lo
que debe la organización. Por ello debe ser considerado un elemento de importancia en
el manejo del inventario de la organización objeto de estudio.
Costos:
A juicio de Gómez (2000), los costos se generan dentro de la empresa privada y
está considerado como una unidad productora. El término costo ofrece múltiples
significados y hasta la fecha no se conoce una definición que abarque todos sus
aspectos. Su categoría económica se encuentra vinculada a la teoría del valor, "valor
costo" y a la teoría de los precios, "precio de costo", el término "costo" tiene las
acepciones básicas:
1. La suma de esfuerzos y recursos que se han invertido para producir una cosa.
2. Lo que es sacrificado o desplazado en el lugar de la cosa elegida.
El primer concepto según Gómez (2000), expresa los factores técnicos de la
producción y se le llama costo de inversión, y el segundo manifiesta las posibles
consecuencias económicas y se ¡e conoce por costo de sustitución. La contabilidad de
costos consiste en una serie de procedimientos tendientes a determinar el costo de un
producto y de las distintas actividades que se requieren para su fabricación y venta, así
como para planear y medir la ejecución del trabajo.
De igual forma, el principal objetivo de la gestión de abastecimiento, es lograr un
nivel de servicio al cliente razonablemente alto, asociado a una inversión de inventario
razonablemente baja, con lo que se plantea un conflicto entre Disponibilidad e
Inventario y se torna necesario encontrar un equilibrio entre estos factores conflictivos.
Para Gómez (2000), no existe una única solución a este conflicto, por lo que es
necesario conocer las distintas técnicas y encontrar la solución más apropiada para
cada caso. Para evaluar los resultados es necesario implementar indicadores de
gestión. La gestión de inventarios es una actividad en la que coexisten tres tipos decostos
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Costos asociados a los flujos
Costos asociados a los stocks
Costos asociados a los procesos
Esta estructura se plantea sin perjuicio de mantener la clásica estructura de
Costos por naturaleza, según se clasifican en los dos siguientes grandes grupos:
Costos de Operación.
Costos Asociados a la Inversión
Para Gómez (2000), los primeros, son los necesarios para la operación normal en
la consecución del fin. Mientras que los asociados a la Inversión son aquellos
financieros relacionados con depreciaciones y amortizaciones. Dentro del ámbito de los
flujos se debe tener en cuenta los de aprovisionamiento (transportes), aunque algunas
veces serán por cuenta del proveedor y en otros casos estarán incluidos en el propio
precio de la mercancía adquirida. Será necesario tener en cuenta tanto los costos de
operación como los asociados a la inversión.
En cuanto a los costos asociados a los stocks, según Gómez (2000), en este
ámbito deberán incluirse todos los relacionados con inventarios. Estos serian entre
otros costos de almacenamiento, deterioros, pérdidas y degradación de mercancías
almacenadas, entre ellos también tenemos los de rupturas de stock, en este caso
cuentan con una componente fundamental los costos financieros de las existencias.
Afirma Gómez (2000), que cuando se quiere conocer, en su conjunto los costos de
inventarios habrá que tener en cuenta todos los conceptos indicados. Por el contrario,
cuando se precise calcular los costos, a los efectos de toma de decisiones íoor
ejemplo, para decidir tamaño óptimo del pedido) solamente habrá que tener en cuenta
los costos evitables (que podrán variar en cada caso considerado), ya que los costos no
evitables, por propia definición permanecerán a fuera sea cual fuera ¡a decisión tomada.
65
En función a la investigación, el manejo del inventario tiene como objetivo
instrumentar un balance entre los costos de operación y el nivel de servicio dentro de
las limitantes dictadas por la empresa, la ubicación, el mercado. En el inventario
convergen las actividades e intereses de gran parte de las áreas funcionales de una
empresa, cada una con su perspectiva y prioridades.
2.2.3.2. Control Interno
A juicio de Poch (2006 pág. 97), la preocupación que existe sobre las empresas
privadas es el manejo del control interno, últimamente se ha podido ver gran cantidad
de grandes y medianas empresas que de la noche a la mañana ya no lo eran. Algunas
empresas quebradas, otras en reestructuración y otras declaradas como insolventes.
Frente a estos hechos las interrogantes que se plantean es si acaso los hechos
mencionados no son previsibles, si los estados financieros no son un parámetro de
medición o es que el patrimonio se puede observar y desaparecer de la noche a la
mañana y las empresas pueden decir hasta aquí llegamos; y además, dónde quedan
las auditorías externas con dictámenes limpios o salvedades.
Cuando se analiza esta problemática se piensa en la importancia que tiene el
control interno a efectos de que pueda permitir que la empresa subsista y desarrolle.
Según refiere Poch (2006 pág. 97), el procedimiento del control interno en la NÍA 400,
en el numeral 8 letra b), define como procedimiento de control a aquellas políticas y
procedimientos adicionales al ambiente de control que la gerencia ha establecido para
lograr los objetivos específicos de la entidad. Los procedimientos específicos de control
incluyen:
Reporte, revisión y aprobación de conciliaciones.
R eviSíon u8 i3 8xaciiiuu 3r¡uii6iiC3 uc ios registros.
Control de las aplicaciones y el ambiente del sistema de información computarizado,
66
por ejemplo, para establecer controles sobre:
- Cambio a los programas de cómputo.
- Acceso a los archivos de dato.
- Mantener y revisar las cuentas de control y balance de comprobación.
- Comparación de datos internos con información de fuentes externas.
- Comparación de los recursos de los resultados de los arqueos de efectivo y valores y
la toma de inventario con los registros contables.
- Limitar el acceso físico directivo de los activos y registros.
- Comparación y análisis de los estados financieros con los montos presupuestados.
Según Poch (2006 pág.98), los procedimientos para mantener un buen control
interno son:
• Delimitación de responsabilidades.
Delimitación de autorizaciones generales y específicas.
• Segregación de funciones de carácter incompatible.
Prácticas sanas en el desarrollo del ejercicio.
División del procesamiento de cada transacción.
Selección de funcionarios idóneos, hábiles, capaces y de moralidad.
Rotación de deberes.
Pólizas.
Instrucciones por escrito.
Cuentas de control.
Evaluación de sistemas computarizados.
Documentos prenumerados.
Evitar uso de efectivo.
uso niininiO uc cuentas bancanas.
Depósito inmediato e intacto de fondos.
Orden y aseo.
Identificación de puntos clave de control en cada actividad, proceso o ciclo.
Gráficas de control.
Inspecciones e inventarios físicos frecuentes.
Actualización de medidas de seguridad.
Registro adecuado de toda la información.
Conservación de documentos.
Uso de indicadores.
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Según Redondo (2001 pág.45), el control interno sobre los inventarios es
importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio de una empresa de
comercialización. Las compañías exitosas tienen gran cuidado de proteger sus
inventarios. Para Redondo (2001), los elementos de un buen control interno sobre los
inventarios incluyen:
Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cualsistema se utilice
Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque
Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó
descomposición
Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los
registros contables
Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo
unitario
Comprar el inventario en cantidades económicas
Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, locual conduce a pérdidas en ventas
No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el
gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios
- Estrategias Operacionales :
En 1992, el Committee of Sponsoring Organizations (COSO 1992) de la Treadway
68
Comisión emitió un informe que marcó un hito en el control interno. El Control Interno
Marco Integrado, al que con frecuencia se hace referencia como "COSO" brinda una
base sólida para establecer los sistemas de control interno y determinar su eficacia.
Dicho marco fue adoptado en 1998 por Resolución 107/98 de la Sindicatura
General de la Nación (SIGEN) como marco de Control Interno para la Administración
Pública Nacional (APN), en razón de su compatibilidad con las disposiciones atinentes
al Sistema de Control Interno establecidas en la Ley 24.156 de Administración
Financiera y Sistemas de Control.
Para Coopers & Lybrand (2000 pág.10), la integración propuesta a realizar del
COSO en el proceso de auditoría requiere que se clasifiquen los resultados de la
auditoría según los términos del marco COSO y que esta información se utilice en los
informes de más alto nivel para ¡a conducción de la entidad. El enfoque se construyesobre algunos de estos conceptos incorporando los criterios COSO en cada etapa delproceso de auditoría.
De acuerdo con COSO, los tres objetivos primarios de un sistema de control
interno son asegurar (1) operaciones eficientes y eficaces (2) informes financieros
exactos y (3) el cumplimiento con las leyes y la normativa aplicable. El informe también
destaca cinco componentes esenciales de un sistema de control interno eficaz los
cuales constituyen las estrategias operacionales para toda organización.
a. El ambiente de control, que establece el fundamento para un sistema de control
interno proporcionando la estructura y disciplina fundamentales.
b. Evaluación del riesgo, que implica la identificación y análisis por parte de la
conducción y no del auditor interno de los riesgos relevantes para lograr los
objetivos predeterminados.
c. Actividades de control, o las políticas, procedimientos y prácticas que aseguran el
69
logro de los objetivos de la conducción y que se cumple con las estrategias para
mitigar ¡os riesgos.
d. Información y comunicación, que sustenta todos los otros componentes del
control comunicando las responsabilidades de control a los empleados y
brindándoles información en tiempo y forma que les permita cumplir con sus
funciones.
e. Supervisión, que cubre los descuidos externos de los controles internos por parte
de la conducción o terceros externos al proceso, o la aplicación de metodologías
independientes como procedimientos personalizados o checklists estándar por
parte de empleados que forman parte del proceso.
Por lo tanto Coopers &Lybrand (2000 pág.11), refieren que se deben utilizar estos
elementos para definir el objetivo de control a ser auditado, evaluar ¡os componentes
del sistema de control de la entidad e informar los resultados a la conducción. La
integración del COSO de esta manera agrega estructura al proceso de auditoría,
asegura que se consideran los criterios adecuados en las fases claves de cada
auditoría y proporciona una pista para sustentar las conclusiones a las que se llegó.
Definición de objetivos: un aspecto clave del proceso es enfocar cada auditoría
desde un único objetivo COSO por vez, en lugar de hacerlo desde muchos objetivos deauditoría. Cada auditor, junto con la conducción, determina el objetivo COSO apropiadooperaciones, información financiera o cumplimiento. Esta determinación se realiza
durante la planificación de la auditoría y se documenta formalmente en los papeles detrabajo. Concentrarse en un objetivo de auditoría por vez permite mejorar el enfoque yla eficiencia de la auditoría. Si resulta necesario analizar otro objetivo, se puede iniciarotro proyecto de auditoría por separado.
Refiere Coopers & Lybrand (2000 pág. 11), que muchos proyectos de auditoría
tendrán un objetivo aparente basado en la función o el proceso a ser revisado. Por
70
ejemplo, una auditoría sobre la "planificación de un programa de entrenamiento" cae
claramente en la categoría de operaciones. No obstante, el objetivo de otras auditorías
puede no ser tan obvio. Una auditoría de "inspección de recepción de materiales" puede
ser considerada desde un enfoque de operaciones o bien de cumplimiento,
dependiendo del tipo de controles administrativos a ser examinados.
Para aquellos pocos proyectos en los que el objetivo COSO no sea claramente
determinable, es responsabilidad del auditor identificar los controles sobre los que se
concentrará la mayor parte del trabajo de auditoría y seleccionar el objetivo de auditoría
apropiado.
Operaciones: de acuerdo a Coopers & Lybrand (2000 pág.11), un objetivo de
operaciones apunta a los controles que rigen la eficiencia y la eficacia. La eficacia trata
con la calidad de los controles por sobre el logro de los objetivos específicos de la
conducción mientras que la eficiencia trata con la calidad de los controles que producen
una medida óptima de insumos de recursos respecto de resultados productivos. Una
auditoría de operaciones debe determinar si a la organización se le puede
razonablemente asegurar que no existen ineficiencias significativas o bien que existe
falta de eficacia en el proceso o en la organización auditada.
Al mismo tiempo, las auditorías de operaciones que incidentalmente identifican el
no cumplimiento con los procedimientos internos proporcionan información útil que
puede ser comunicada a la conducción. Se espera que los auditores observen esas
violaciones potencialmente ilegales como hallazgos incidentales en el formulario de
evaluación del control.
Información financiera: según Coopers & Lybrand (2000), en las auditorías en las
que el objetivo es la información financiera, se asigna importancia a la adecuación y
eficacia de los controles administrativos que rigen la confiabilidad de la información
financiera utilizada para fines de comunicación externos.
71
Una auditoría basada en dichos controles debe brindar seguridad razonable de
que no existen manifestaciones erróneas o incompletas en los datos analizados.
Rastrear los controles de auditoría y la información financiera hasta los estados
contables es indicador de una auditoría con un objetivo relacionado con la información
financiera.
Así mismo, refiere Coopers & Lybrand (2000 pág.11), que una auditoría que prevé
los supuestos y los métodos utilizados para estimar los costos finales de un
presupuesto tiene por lo general un objetivo relacionado con la información financiera.
De forma similar, las auditorías de los controles contables que rigen la preparación de
los estados financieros tendrán, generalmente, como objetivo de auditoría a la
información financiera. No obstante existen excepciones, muchas auditorías vinculadas
con la función financiera apuntan a la información financiera debido a que su alcance
con frecuencia refleja el objetivo de auditoría.
De ahí que podría resultar en un inicio difícil determinar, por ejemplo, si un objetivo
de auditoría referente a "cuentas a pagar" pertenece al área de información financiera o
de operaciones. La respuesta dependería de la clase de controles administrativos a ser
auditados. La selección del objetivo es una cuestión del juicio del auditor y depende de
la naturaleza y preponderancia de los controles de administración a ser examinados.
Cumplimiento: de acuerdo al criterio de Coopers & Lybrand (2000 pág. 14), las
auditorías basadas en el cumplimiento apuntan a la adecuación y eficacia de los
controles administrativos que rigen el cumplimiento con las leyes y la normativa externa
e interna.
Tales auditorías tratan principalmente con la correlación entre las leyes y los
procedimientos de la entidad y, la práctica real. Por lo general durante las auditorías de
esta naturaleza se consulta al asesor letrado perteneciente al plantel un indicador
excelente de que una auditoría debería tener al cumplimiento como objetivo.
72
Evaluación de los componentes del control:
De conformidad con el COSO, se debe evaluar cada uno de los cinco
componentes del control antes de emitir una opinión sobre el diseño y la eficacia del
sistema de control interno global. Por lo tanto, el proceso requiere que se trate a cada
componente COSO en todas las auditorías.
Al respecto, Coopers & Lybrand (2000), afirman que al definir cada elemento de
control, COSO identifica varios factores de control. Se utilizan estos factores como
criterios para clasificar la eficacia de los controles. Los auditores deben considerar cada
factor durante el desarrollo del programa de auditoría y, deben diseñar investigaciones y
pruebas apropiadas cuando evalúan la eficacia del control. Con el requerimiento de quese trate cada componente y factor del control, se intenta asegurar una mayor lógica en
el desempeño de la auditoría y, asimismo, maximizar la eficacia de la auditoría.
A fin de facilitar la comprensión y aplicación de los criterios, Coopers &Lybrand(2000), consideran que las clasificaciones de los componentes del control se restringena satisfactorias o insatisfactorias. Se pueden considerar estructuras de clasificación
alternativas, no obstante ello, este enfoque binario, junto con los fundamentos de
respaldo comunican la información correcta dentro de la organización.
En casos excepcionales en los que el auditor tropieza con una condición que debe,f„^^,„^^ ,, „, ,„ „
tr-l lorsJTís f: icr" "J~< ~:~<-aci iiiiuniidUd y uue ae ei louemi'a lUGm u9¡ SiStema ÚS COmTOieS ii"!te¡TiOS Que SG audíía
se puede registrar una observación "incidental satisfactoria o insatisfactoria".
Además, las clasificaciones asignadas deben corresponder con los criterios
predefinidos, basarse en evidencia de auditoría confiable y estar documentadas en los
papeles de trabajo. Si los controles brindan seguridad razonable de que se puedenlograr los objetivos de la conducción, se asigna una clasificación satisfactoria.
73
Por lo tanto, se utiliza, una clasificación insatisfactoria si los controles no brindan
tal seguridad. Cuando el juicio del auditor desempeña un rol significativo en ¡a
asignación de la clasificación, la existencia de recomendaciones correctivas sugiere una
condición insatisfactoria. A fin de respaldar a los auditores en la clasificación de los
controles, se brinda una guía que trata cada componente del control.
Ambiente de Control: establece Coopers & Lybrand (2000), que para facilitar el
análisis, se ha sido dividido a los factores de control para este componente en controles
hard (duros) y software (blandos). Los controles hard consisten principalmente en la
estructura de la organización, la asignación de autoridad y responsabilidad y, las
políticas y prácticas en materia de recursos humanos. Estas son tres áreas
relativamente tradicionales examinadas en la mayoría de las auditorías. Se debe
disponer de la evidencia de auditoría para cada una de manera que existan ¡as
evidencias necesarias para cada caso y de esta manera se garantice la exactitud de las
mismas y la disponibilidad de efectos de comprobación en la operación.
Componente deControl
Ambiente de
Control
Evaluación del
riesgo
Actividades de
Control
Comunicación einformación
Supervisión
Cuadro N° 2
uriienos para una clasificación insaíisfacíona
Descripción
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Ausencia de "Controles hard" (duros) o bien los mismos soninadecuados. Existen ejemplos comprobados de violación de los"controles soft" (débiles)La conducción no ha predefinido objetivos relevantes.Dichos objetivos son incompatibles con objetivos más amplios.La conducción no identificó riesgos relevantes para el logro de susobjetivos.La conducción no cuenta con una base para determinar cuáles sonlos riesgos más críticos.La conducción no aseguró que se mitiguen los riesgos operativoscríticos.
Las pruebas de auditoría detectan riesgos que no fueronpreviamente contemplados por la conducción.Las actividades claves de control no están funcionando como sepretendía.La estrategia de la conducción respecto de mitigar los riesgos no serefleja de forma apropiada en las actividades de control.No se identifica, reúne ni comunica la métrica clave.Los empleados no comprenden sus responsabilidades de control.El cliente o el proveedor se queja y las disputas no se resuelven obien no se adopta ninguna medida correctiva en forma oportunaLa conducción no estableció un medio para determinar la calidaddel sistema de control interno a través del tiempo ya sea porevaluaciones independientes o bien por actividades de supervisiónpermanentes, estructuradas e independientes.Se deben considerar las clasificaciones de todos los componentes afin de determinar si los controles brindan seguridad razonablerespecto de que se lograrán los objetivos de la conducción. Unafortaleza en los controles internos de un componente puedecompensar una debilidad de control en otro componente.
Fuente: Coopers & Lybrand (2000)
Evaluación del riesgo:
Establece Coopers & Lybrand (2000), que conforme COSO, una evaluación eficaz
del riesgo requiere:
Definición previa de objetivos
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Compatibilidad de objetivos
Identificación de riesgos para lograr objetivos.
Juicio respecto de cuáles son los riesgos críticos
Determinación de medidas para mitigar riesgos.
Para Coopers & Lybrand (2000), en caso de ausencia de cualquiera de estos
factores, por lo general se garantiza una clasificación insatisfactoria. Además, las
investigaciones y las pruebas de auditoría deben estar diseñadas para determinar si
existen riesgos claves no contemplados por la conducción.
Actividades de Control: sin considerar el tipo de auditoría o la naturaleza de las
actividades de control que se están analizando, resulta una práctica común de auditoría
documentar en los papeles de trabajo del auditor las actividades específicas de control
y los objetivos de control conexos. Se podrían incluir las actividades de control
genéricas por tipo de auditoría.
Información Financiera: procedimientos escritos, autorizaciones, mantenimiento de
registros, revisiones administrativas y salvaguarda de activos desagregados para evitar
información financiera fraudulenta y malversación de bienes.
Sistemas de Información: en general, hardware, y controles de aplicación
diseñados para asegurar la confiabilidad del sistema operativo, la exactitud de los
productos de información y la protección de los equipos y archivos.
Operacional: controles directivos, preventivos y de detección que apuntan a lograr
un uso eficiente y eficaz de los recursos medido en función del alcance con el que se
cumplen los objetivos específicos de control.
En caso de que no se implementen las actividades claves de control o bien que las
mismas no estén logrando el propósito establecido, se aseguraría una clasificación
insatisfactoria para este componente del control. Dicho de otra manera, debe haber
76
seguridad razonable de que las actividades de control claves están operando como se
pretendía, basadas en sus objetivos de control.
Consideran Coopers & Lybrand (2000), que cuando se presenta ausencia de una
estrategia por parte de ¡a conducción para mitigar los riesgos o bien en caso de que la
misma exista y no se refleje adecuadamente en las actividades de control, esta única
condición implicaría una clasificación insatisfactoria.
Información y Comunicación. COSO menciona varios factores de control para la
información y la comunicación. Se espera que los auditores por lo menos evalúen:
La identificación, reunión y comunicación de métrica clave para evaluar el
desempeño del área que se está auditando.
La comprensión del responsable respecto de sus actividades de control relativas a
un sistema mayor.
Los mecanismos para tratar, de manera oportuna, las preocupaciones, quejas ydisputas del público, proveedores o personal. En caso de que uno o más de estos
factores no estén operando de manera eficaz, se deberá considerar una clasificacióninsatisfactoria.
Supervisión: siendo un proceso de evaluación del control establecido por laconducción, la supervisión determina la calidad del sistema de control interno a través
del tiempo. Se necesita alguna forma de independencia del proceso diario paragarantizar que la supervisión sirve como control eficaz. Por lo tanto, no considerar
revisiones del desempeño de rutina dentro de un proceso como parte del componentesupervisión. En cambio, tales revisiones son consideradas como actividades de control.
De ahí que la supervisión implica el monitoreo externo de los controles internos
por parte de la conducción o de terceros ajenos al proceso. Asimismo, puede incluir la
77
aplicación de metodologías independientes, tales como procedimientos personalizados
o checklists estándar por parte de responsables que se encuentran en el proceso. En
caso de que la conducción no logre establecer un proceso de supervisión para su
sistema de control interno, ya sea bajo la forma de evaluaciones puntuales o de
monitoreo continuo, entonces resultaría inapropiada una clasificación satisfactoria para
este componente del control.
Reportes de Cumplimiento.
Plantean Coopers & Lybrand (2000), que comunicar las evaluaciones de auditoría
a la conducción utilizando un formulario de evaluación de control basado en el COSO
desarrollado. Este formulario brinda a la conducción un panorama de cómo el área
auditada se "defiende" contra los requerimientos de control del COSO. Se muestran las
clasificaciones para cada componente de control, así como una clasificación global lo
que determina si existe seguridad razonable de que se lograrán los objetivos de la
conducción. Asimismo, se registran los fundamentos para cualquier clasificación
insatisfactoria.
Por lo tanto, el formulario de evaluación del control se completa con anterioridad a
la reunión que da por finalizada la auditoría y se revisa con otros auditores y con ¡a
conducción de la auditoría. Estas revisiones internas determinan si existe base
suficiente para la clasificación asignada. Es conveniente que los auditores analicen las
clasificaciones con el auditado ya sea en forma directa, utilizando el formulario de
evaluación o bien en forma indirecta durante la revisión y el análisis de los hallazgos de
la auditoría.
De igual forma, el formulario de evaluación del control se termina a medida que se
prepara el informe de ¡a auditoría y se envía un formulario al titular de auditoría al
78
finalizar cada proyecto. Las clasificaciones de control se sintetizan a nivel grupal y a
nivel de segmentos de la entidad, formando una base para el informe sobre el estado
de los controles internos que se remite a la conducción superior. Se rastrea la
información a fin de determinar tendencias de control desfavorables así como áreas de
riesgos de auditoría para tratar en la planificación de proyectos de auditoría futuros.
Beneficios de las auditorías basadas en COSO
Según establecen Coopers & Lybrand (2000), los beneficios de las auditorías
basadas en COSO se identifican en:
Eficacia: la prueba de los cinco componentes de control coso proporciona un
fundamento sólido para determinar el grado de seguridad brindado por los controles.
Eficiencia: enfocar un único objetivo coso evita una costosa "dispersión en elalcance"
Capacidad de ser comparado: utilizar un marco común de auditoría y un sistema
de clasificación permite que se pueda comparar a los controles de diferentes áreas.
Comunicación: integrar los criterios del coso a las discusiones con los
responsables mejora la comprensión de los conceptos de control.
Comité de auditoría: en aquellas entidades con comité de auditoría, informar en
términos del marco coso ayuda a representar las fortalezas y debilidades del sistema decontrol interno.
79
2.2.4. Áreas críticas del sistema de control interno
2.2.4.1. Controles
El sistema de control interno o de gestión según Pereda y Pereda (2002 pág.26),
es un conjunto de áreas funcionales en una empresa y de acciones especializadas en la
comunicación y control al interior de la empresa. El sistema de gestión por intermedio
de las actividades, afecta a todas las partes de la empresa a través del flujo de efectivo.
La efectividad de una empresa se establece en la relación entre la salida de los
productos o servicios y la entrada de los recursos necesarios para su producción. Entre
las responsabilidades de la gerencia están:
Controlar la efectividad de las funciones administrativas.
Regular el equilibrio entre la eficacia y la eficiencia en la empresa.
Otros aspectos del desarrollo de la empresa, como crecimiento, rentabilidad y
liquidez.
Refieren además los mismos autores, que un ciclo de información contable está
constituido por el flujo de información que va desde la cuenta del mayor general por el
tratamiento contable del intercambio hasta los soportes documentales que contienen los
datos inherentes a dicho intercambio. Las cuentas del mayor general son solo objeto de
validación mediante procedimiento sustantivo.
Así mismo, para generar los datos contenidos en el mayor, el proceso contable
debe capturar los datos de cantidad, precio, descripción, al intercambio para luego tratar
dichos datos de tal manera que luego de efectuar sucesivos tratamientos, dichos datos
generen los saldos del mayor. Tal tratamiento consiste en llevar los datos del estado a
que estén documentados o también en un medio magnético hasta llegar a generar los
saldos del mayor. Ejemplo: Los datos del nombre del cliente, dirección, artículo y
80
cantidad se encuentran contenidos en el pedido. El precio se encuentra en la lista de
precio del computador. Aprobado el pedido se corre el programa de facturación y el
remate.
Cuando el cliente recibe la mercadería conforme y firma el remate, se produce un
cambio en la información ya que esta se encontrara en ventas del día ( ds x vta ). Lo
que se observa es que en un sistema operativo y en un contable, consiste en el
tratamiento de datos en los cuales se produce un cambio de estado en los mismos a
través de los distintos soportes documentales, de aquí en adelante seguirán
produciéndose cambios hasta llegar a los saldos del mayor.
- Ciclos de información contable
A juicio de Pereda y Pereda (2002 pág. 27), el ciclo contable es el período de
liempo en ei que se registran lOuas ias transacciones quG ocurren en una empresa ya
sea mensual, trimestral, semestral o anualmente; el más usado es el anual. Los
procedimientos del ciclo contable son aquellos pasos que se realizan para mostrar
finalmente la información financiera de una empresa. Sabiendo que una empresa de
capital está compuesta por varios socios y que sus ingresos provienen de las ventas de
mercancías o servicios es preciso definir entonces que es un diario y que es un mayor.
En este sentido, el diario es el libro en el que se anotan o registran las
operaciones de las empresas al momento de realizar una transacción. Este es conocido
también como el libro de primera anotación. Entre las características de un diario se
pueden mencionar que posee una primera columna indicando la fecha, luego otra
donde se anota el detalle, una tercera que se llama referencia que es donde se anota el
número o código que corresponde a la cuenta que se carga; tiene tres columnas
seguidas donde aparecerá un auxiliar, el débito y el crédito; en el auxiliar se anota el
importe de una cuenta que se haya cargado o acreditado y que la misma tenga su
cuenta auxiliar; en el débito se anotará el importe que se carga, y en el crédito el
importe que se acredita de manera que exista concordancia con el resto de los datos
reflejados.
Para Pereda y Pereda (2002 pág. 28), el mayor es un libro de segunda anotación
el cual recibe la información del diario indicando los débitos y créditos que se realizaron
en el diario. Los pases al mayor debe empezar con el pase del asiento débito, se
registran los datos en el lado izquierdo de la cuenta débito; en la columna de la fecha, la
fecha, en la columna de referencia, el número de la página donde se tomó el asiento, en
la columna de valores el importe del débito. Quedando esto claro presentamos este
trabajo el cual define los procedimientos del ciclo contable aplicados a una empresa,
sociedad de capital.
- Puntos de control.
Refieren Pereda y Pereda (2002 pág.28), que los intercambios de información
están sujetos a errores, estos pueden ser responder a la cantidad de intercambios y al
tratamiento a cada uno de sus atributos. A tales efectos y con el objetivo de lograr
estados contable exactos se deben introducir mecanismos de control que detecten tales
errores. Que de seguro serán los procesos en donde se produce el intercambio de
información. Tal se lo denomina punto de control.
Tipos de errores
Población: Son errores en el número de elementos que contienen los datos que se
capturan o procesan Ej. Se realizan 150 ventas y se registran 148, el mayor no refleja
los intercambios totales, se producen errores de subvaluación. También existen
problemas de exceso de elementos contenedores donde se hayan realizado los 150
intercambios pero se registraron 148 y dos duplicados. Existen dos categorías dentro deestos:
Autorización: Intercambios no autorizados ingresados al sistema por error ointención.
Integridad: son errores de integridad de la información
82
Exactitud: Son discrepancia entre los atributos reales del intercambio.
Atributos que el proceso contable captura o procesa. Si ¡os datos del intercambio
no reflejan correctamente los términos del mismo, existen errores de exactitud.
Así mismo, la transmisión inexacta de datos de un documento o medio a otro y los
errores matemáticos son la fuente de los errores de exactitud. Tales errores podrán
tener efecto en los saldos. El efecto es diferente si no situamos en un auditor externo a
al interno.
Medios
Según Pereda y Pereda (2002 pág.29), la función de relevamiento del Sistema de
Control Interno por el método descriptivo, se puede realizar por tres formas o
procedimientos distintos: encuesta o entrevista personal, formularios y la combinación
de formularios y entrevistas.
En el caso de los cuestionarios, este método se basa en un conjunto de preguntas
estándar presentadas por escrito en un formulario preimpreso o dentro de un programa
o archivo incorporado a un procesador personal, sobre los aspectos fundamentales del
control interno que son comunes a la mayoría de las empresas y que interrogan sobrelos sistemas y operaciones que se realizan en el ente.
- Controles internos específicos
Para Pereda y Pereda (2002), el hecho que existan formularios prenumerados no
es un control interno, pero si existen, dan la posibilidad de aplicar un control interno, si
nadie realiza control, entonces no hay control interno. Uno de los principios básicos del
Control Interno específicos, se basa en garantizar la exactitud entre las existencias
físicas de los productos almacenados y los registros correspondientes de los mismos en
Gi sistema informático o administrativo.
83
Para facilitar los recuentos cada referencia debe estar ubicada en un único lugar
del almacén. Las diferencias de inventario son inevitables y debidas a múltiples causas,
que van desde el simple robo del producto, equivocaciones en el conteo, hasta los
errores más complicados de esclarecer. Por lo tanto es necesario hacer periódicamente
unos inventarios o recuentos físicos de los productos y comparar con el contenido de
los registros de los stocks.
Es importante considerar que a los efectos de la investigación, si una empresa
descuida de sus controles internos, su situación es tan frágil lo cual puede ser una vía
para cometer fraudes, y errores que ponen en riesgo su patrimonio. El control interno
sobre inventario debe enfatizarse pues afecta a casi todas las funciones involucradas
en la producción y disposición de los productos, la compra, recepción, almacenamiento,
distribución, procesamiento
- Controles de captura y procesamiento:
A juicio de Pereda y Pereda (2002), la información se de los intercambios del ente
con el exterior, se vuelcan en medios magnéticos o documentales y constituyen los
datos inherentes al intercambio. Dichos datos son procesados por el sistema contable y
los resultados de dichos procesamientos se transforman en saldos contables. Entonces
tal control asegura que no se produzcan errores de población o exactitud en cada una
de las etapas.
- Controles de custodia:
Según Pereda y Pereda (2002), tienen que ver con el mantenimiento de la
custodia de los bienes recibidos como consecuencia de los intercambios o con los
fabricantes. Tales controles abarcan bienes de cambio, dinero, valores. Este control
está diseñado para manejar la información detallada en cuanto al manejo del Inventario,
calcular y registrar los ingresos así como las salidas. En dirección a la presente
investigación, si bien, la responsabilidad de la custodia y el control físico de las
84
existencias, normalmente, está a cargo del almacén; la transparencia y veracidad de
sus saldos recae en el departamento de contabilidad, debido al impacto directo que
tiene sobre el inventario, el balance general y los resultados del año.
Controles de detección: Son referidos en la oportunidad donde se aplica el control
Controles preventivos: Son referidos a la oportunidad en donde se aplica mientras
ocurre el control.
Tipos de controles de captura
Según Pereda y Pereda (2002), se dividen en:
Controles de población en la captura: Se utilizan estos controles para transmitir
datos al sistema de procesamiento en forma correcta y que prevenga o detecte la
pérdida o duplicado de un documento es decir aue controle su intearidad Ei El rastreo
de ticket de balanza de ingreso de camiones a ¡a planta con los informes de recepción
es un control adecuado es un sistema adecuado para detectar si se han omitido
capturar por ei sistema auministrativo contauíe aigunos de los intercambios
Controles de exactitud en la captura: Para Pereda y Pereda (2002), los controles
de exactitud se realizan mediante puntos bien definidos que son fácilmente visibles o
medibles en el terreno, tales como esquinas de edificios, postes, intersecciones de
carreteras, etc. La exactitud de los planos se verifica comparando las coordenadas de
las entidades sobre el mapa, con las coordenadas de ese mismo elemento medidas
sobre el terreno mediante técnicas de triangulación
Existen dos tipos de controles:
Controles de comprobación: consisten en cotejar los datos de varios documentos
o distintos datos del PED para conocer si tienen la misma información.
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Contra la descargada: controles de verificación matemática: Se refiere a volver a
efectuar los datos del intercambio que aparecen en documentos o medios PED para
asegurar su exactitud.
Controles de autorización: consisten en la revisión de los intercambios para
asegurar que estos hayan sido autorizados apropiadamente. El sistema de autorización
es un medio de control.
Las autorizaciones pueden ser:
Generales: que se aplica a un grupo de intercambios repetitivos
Específicos: que solo se aplican a un intercambio individual.
Segregación de funciones.
Para Pereda y Pereda (2002), ninguna persona o departamento debe manejar
todos los aspectos o fases de una misma transacción, desde el comienzo hasta el final.
Toda transacción debe ser realizada en cuatro etapas: aprobación, autorización,
ejecución y registro, cuyo control debe correr a cargo de empleados o departamentos
relativamente independientes.
Esta segregación de funciones se hace con la finalidad de poder detectar los
errores involuntarios, y para que ninguna persona se halle en posición de poder
cometer un desfalco y ocultar su acción por medio de la falsificación de documentos,
sin confabularse con otros miembros de la organización, de ahí que existen tresfunciones que deben ser segregadas:
Comprometer a la entidad en el intercambio
Aceptar o entregar el bien o el instrumento objeto
Ingresar lo datos del intercambio al sistema de procesamiento
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Cuando estas tres funciones están determinadas a un solo individuo esta en
posición de cometer fraude o ocultar error. También deberá analizarse la combinación
de funciones de una misma persona en relación con distintos tipos de intercambios. Ej .
Una persona que es responsable de cobranza y al mismo tiempo el ingreso de los
datos, este podría realizar ventas en negro.
Tipos de controles de procesamiento
Según Pereda y Pereda (2002), os controles de procesamiento se refieren al ciclo
que sigue la información desde la entrada hasta la salida de la información, lo que
conlleva al establecimiento de una serie de seguridades para:
Asegurar que todos los datos sean procesados.
Garantizar la exactitud de los datos procesados.
Garantizar que se grabe un archivo para uso de la gerencia y con fines de auditoría.
Asegurar que los resultados sean entregados a los usuarios en forma oportuna y en
las mejores condiciones.
Controles de población en el procesamiento
Según Pereda y Pereda (2002), son diseñados para impedir o detectar errores pordiscrepancia entre los datos que están procesados y la transacción económica que
representan. Es decir si la transacción económica es ingresos, mercaderías, resultado
por venta. Entonces existe un control de población sumando las facturas de un períodoy cruzarla con costo de mercaderías + resultado por ventas.
Controles de reconciliación
Es un tipo de procesamiento que puede detectar en el procesamiento tanto de
errores de población como de exactitud e integridad en las etapas de procesamiento a
través de dos corrientes de información que en algún punto estas se separan para
ofrecer dos o más registros diferentes pero que deben coincidir en cuanto a sus totales.
Ej Clientes y el mayor de cuentas a cobrar. En estas dos corrientes se puede producir
87
un error tanto de población como de exactitud. Donde el mayor de cliente no coincidirá
con el mayor analítico. La reconciliación entre estos dos permite identificar la partida en
la cual se ha producido el error Este tipo de cruce no permite identificar donde se ha
producido el error, sino que detecta alguna diferencia en algún punto.
Tipos de controles de custodia
Según Pereda y Pereda (2002), estos tipos de controles están diseñados para
evitar que los bienes móviles sean perdidos, dañados o robados y para proporcionar la
seguridad de que las cantidades y los valores en existencia sean coincidentes con los
registrados.
Estos tipos de controles pueden ser divididos en:
Controles sobre la custodia: Procedimiento para prevenir uso no autorizado sobre
un activo durante ¡a custodia de un departamento o persona deí ente. Las áreas clavGS
son la entrada (recepción), almacenamiento o custodia (depósito).
Controles sobre la existencia física: Consisten en los conteos periódicos,
evaluación y potencial de venta de los activos y comparándolos entonces con los
registros contables para cantidades y valores. Tal comparación puede revelar
discrepancia entre existencia y los registrados de esta forma impedir inexactitudes.
Controles en ambientes computarizados: se pueden aplicar controles de poblacióny exactitud para el procesamiento
Controles de usuarios: es un control manual, debido a que su realización no utiliza
funciones y programas computarizados. El control está diseñado para verificar el
resultado de procesos computarizados, aunque su modo de realización es manual. Ej.
El departamento de facturación, envía al PED para que procese la información.
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Controles de Ped: tales controles contienen cuatro componentes. Procedimiento
de acceso:
Procedimiento de desarrollo:
Estos dos generan información inherente que se produce en los intercambios
Procedimiento de seguimiento
Este sistema asegura que los errores y asuntos identificados, sean investigados y
resueltos apropiadamente.
Funcionamiento de los programas de controles
Los mecanismos de control deben funcionar en función al objetivo en que estos
fueron creados.
2.2.4.2. Evaluación:
Por otra parte, Gómez (2001 pág. 36), la evaluación del sistema de control interno
define las fortalezas y debilidades de la organización empresarial mediante una
cuantificación de todos sus recursos. Mediante el examen y objetivos del control interno,
registros y evaluación de los estados financieros se crea la confianza que la entidad
debe presentar frente a la sociedad. La evaluación del sistema de control interno
basado en principios, reglas, normas, procedimientos y sistemas de reconocido valor
técnico es el fundamento de la realización de una buena auditoría financiera. El auditor
financiero debe asegurarse que se cumplan todas las medidas adecuadas y necesarias
en la implementación del sistema de evaluación de control interno
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- Flujo de información
Para Villegas (2007 pág.54), la integración de todas las áreas y sus funciones
dentro de la empresa se facilita mediante la flexibilidad y rapidez de la información en el
sistema logístico. En algunas empresas se considera a los sistemas de información
como el conjunto de procedimientos encaminados a proporcionar los elementos de
juicio necesarios en los procesos de coordinación, control y toma de decisiones en una
organización por lo que, bajo este punto de vista, es parte esencial de la misma.
Así mismo, para poder transmitir información correspondiente al control interno
dentro de la empresa en el momento justo cuando cada área lo requiere, se cuenta
actualmente con grandes desarrollos informáticos adecuados para mejorar el flujo de
información de manera adecuada y eficiente. Estos desarrollos se encuentran en
sistemas basados en computadoras las cuales permiten mantener, controlar y publicar
información en el momento necesario.
Ajuicio de Mora (2005 pág.57), en el mundo contable-administrativo la información
fluye de unos empleados a otros, entre estos y la empresa o entre la empresa y sus
clientes, proveedores, entre otros. Algunas veces se trata de flujos de información
informales, no estructurados. Otras veces, estos flujos son formales y están
estructurados, como es el caso del control interno de inventarios el cual debe estar
soportado para lograr conocer los procesos ejecutados en la empresa, por ello una
gestión adecuada de estos flujos de información permite obtener a la empresa una
ventaja competitiva, mejorando su eficiencia en este importante procedimiento.
- Departamentos relacionados
Según Mora (2005 pág. 57), la acción de control interno debe, mantener informado
de las actividades desempeñadas, y del cumplimiento de estas, a la gerencia la cual es
la encargada de verificar la gestión y eficiencia además de aprobar las diferentes
90
propuestas y recomendaciones, establecidas, sin embargo, deben estar claramente
definidos.
De igual forma, plantea el citado autor, que la línea de autoridad, dependencia y
de relación tienen que ser observadas y respetadas de conformidad a disposiciones
reglamentarias para el caso del control interno constituyen en la práctica los medios por
donde se transmitirán y/o recepcionarán las disposiciones y acciones de la gerencia;
siendo una de ellas el medio regular que se tiene que observar por principio
organizacional de respeto.
Mediante esta estrategia existe una disciplina y orden jerárquico en todos los
departamentos relacionados con el proceso; lo cual influye favorablemente en el trabajo
del organismo en la que la disciplina es el sustento fundamental; sin embargo esta
situación origina en algunos casos retardo en la tramitación de documentos y no
permite la solución inmediata a los problemas coyunturales que se presentan.
- Objetivos de control interno.
Los objetivos del control interno según Mora (2005 pág.59), deben ser
establecidos para cada área o actividad del organismo o entidad, y caracterizarse por
ser aplicables, completos, razonables, integrados y congruentes con los objetivos
generales de la institución. En el caso del proceso de inventario se tienen varios
objetivos como:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Evitar o reducir fraudes.
Salvaguarda contra el desperdicio.
Salvaguarda contra la insuficiencia.
Cumplimiento de las políticas de operación sobre bases más seguras.
Comprobar la corrección y veracidad de los informes contables.
Salvaguardar los activos de la empresa.
91
7. Promover la eficiencia en operación y fortalecer la adherencia a las normas
fijadas por la administración.
De igual manera considera Mora (2005 pág. 62), que el control interno tiene como
objetivo fundamental establecer las acciones, las políticas, ¡os métodos, procedimientos
y mecanismos de prevención, control, evaluación y de mejoramiento continuo de la
entidad pública que le permitan la autoprotección necesaria para garantizar una función
administrativa transparente, eficiente, cumplimiento de la Constitución, leyes y normas
que la regulan, coordinación de actuaciones con las diferentes instancias con las que se
relaciona y una alta contribución al cumplimiento de la finalidad social del Estado.
- Errores de autorización, integridad y exactitud.
Para el citado autor, Leonard, (1990 pág.13), listar los posibles errores de
autorización, integridad y exactitud. Se identifican cada uno de los comprobantes y
medios magnéticos involucrados y sus objetivos de control correspondiente y la
totalidad de los errores que podrían ocurrir, para luego en un paso posterior analizar los
controles que el ente ha establecido para prevenir y detectar. Si fallamos en la
detección de errores, entonces mal podremos evaluar la eficiencia de los controles.
Existen errores de:
a) Exactitud
b) Integridad
c) Exactitud
Sin embargo, Leonard, (1990 pág. 13), determina si el control tiene capacidad para
cumplir con su objetivo o si este está bien diseñado. Pero los errores de autorización,
exactitud e integridad pueden ocurrir de todos modos. Por lo tanto una vez analizado y
estudiado, con el resultado de tener confianza en el control, se debe realizar la prueba
92
de control con posterioridad. También se debe analizar la segregación de funciones,
donde ¡os controles no deben estar efectuados por personas que realizan ¡as tareas
respectivas en el ente que es objeto de control.
Por su parte, la evaluación individual de cada control permitirá efectuar una
extrapolación para evaluar la efectividad de todo el ciclo en su conjunto. Pero se está
analizando un control en una determinada etapa, lo cual depende de que los errores de
exactitud e integridad no hayan sucedido en etapas anteriores.
Así mismo, de tal evaluación se decide si puede tener confianza en ellos o no
sobre la integridad y exactitud generada por el flujo de información contable la cual se
materializa en la exactitud e integridad de los saldos de las cuentas del mayor general.
También, si la evaluación es positiva entonces se pasa a al siguiente paso, si no lo
fuese se pasara a aplicar el enfoque de auditoría basado íntegramente en los
procedimientos de revisión de saldos. Para Leonard, (1990 pág.13), se debe reevaluar
los trabajos de auditoría realizados y determinar si es posible el ente de auditarse. La
razón de esto es porque si los controles de captura fallan, es sistema interno no puede
asegurar que la totalidad de las transacciones realizadas por los funcionarios del ente
están reflejadas en los documentos o medios magnéticos establecidos. Si de ser así
será imposible detectar lo que no ha sido registrado.
- Efectividad de controles
Al respecto, Cooper & Lybrand. (2002), refieren que si el control interno es
efectivo si brinda una seguridad razonable de que se cumplen con los objetivos de la
empresa: operacional, informes financieros y cumplimientos de las leyes
Por lo tanto, el mismo autor indica que el mantenimiento de un efectivo sistema de
control interno es responsabilidad de la gerencia. Adicionalmente, para las empresas
que cotizan, o son filiales de empresas que cotizan en la bolsa de valores de Estados
93
Unidos, las gerencias deben evaluar la efectividad de los controles de presentación y
revelación de la información financiera trimestralmente, así como ejecutar una
evaluación anual de la efectividad de los controles internos sobre reportes financieros.
Asimismo, las condiciones dinámicas y difíciles de los mercados pueden
incrementar la posibilidad o impacto de riesgos existentes o, más aún, generar nuevos
riesgos. Esto aunado a que para afrontar los efectos de la crisis económica es común
que sin intención se distraiga la atención de los recursos destinados a las actividades
que normalmente forman parte del sistema de control interno en las organizaciones.
Estas situaciones hacen aún más evidente ¡a importancia de¡ mantenimiento de un
efectivo sistema de control interno.
Para Coopers & Lybrand (2000), un sistema de control interno es efectivo cuando
alcanza un estándar predeterminado de seguridad en el cumplimiento de los objetivos
de la organización y si el consejo de administración y la gerencia tienen una seguridad
razonable de que: se están alcanzando los objetivos, los informes financieros y
contables están siendo preparados con información fiable, y si se están cumpliendo las
leyes y reglamentos aplicables.
Dentro de este orden de ideas, la evaluación de la eficacia es un concepto
subjetivo acerca de si funcionan adecuadamente los cinco componentes del control
interno. Es decir, para analizar la eficacia hay que analizar los cinco componentes. La
eficacia en cada componente puede ser distinta. No tiene necesariamente porque darse
una eficacia idéntica en cada uno de ellos ya que pueden compensarse. Aunque el
control interno es un proceso continuo, su eficacia se mide en relación a un momento
dado.
En otras palabras, Coopers & Lybrand (2000), indica que el control interno es
efectivo cuando proporciona razonable seguridad de que las metas y objetivos
establecidos por la dirección se van a lograr, cuando limita el riesgo de una posible
desviación a un margen de error tolerable. Cuando se ejerce el control la exposición al
94
riesgo disminuye, mayor y mejor control implican menor riesgo. Para que el control
interno sea eficaz debe satisfacer al menos cinco criterios esenciales:
a) Apropiado: proporcional al riesgo probable,
b) Operativo: instrumentarse mediante un método sencillo,
c) Relevante: aplicado a actividades significativas,
d) Permanente: funcionar bajo cualquier circunstancia, y
e) Rentable: el costo no debe exceder el beneficio resultante.
2.3. Sistemas de variables.
Variable de estudio: Control de Inventario.
2.3.1 Definición Conceptual
Es una técnica que permite mantener la existencia de los productos a los niveles
deseados, además de asegurar un flujo adecuado de materiales para hacer frente a ¡as
exigencias de operación (Urdaneta 1996, p. 53).
2.3.2 Definición Operacional
Es una técnica que permite mantener la existencia en los niveles adecuados, para
maximizar el capital invertido en la empresa, así minimizando las diferencias en los
inventarios dentro de los establecimientos, para concretar su análisis, los puntos sobre
esta variable provienen de la aplicación de los instrumentos diseñados por esta
investigación, la medición de las dimensiones e indicadores establecidos.
Cuadro N° 3
Operacionalizacion de la variable
95
Objetivo General: Ana izar el control de inventarios en los Supermercados CENTRO 99.Objetivos Específicos Variable Dimensión Sub-dimensiones Indicadores
Examinar la situación actual
de la gestión del inventariode los supermercadosCENTRO 99.
Situación actual
de la gestión delinventario
Análisis Interno • Debilidades
• Fortalezas
Análisis Externo • Oportunidades
• AmenazasDescribir los recursos
dispuestos para la gestiónde los inventarios en los
supermercados CENTRO99.
Recursos
dispuestos parala gestión de losinventarios
Humanos • Capacitación
• Evaluación
Materiales • Sistemas
o
ro
~c
>
d)
"o
• Registro contableLogísticos • Normas
• ManualesAnalizar el factor riesgo denegocio asociado al controlinterno de inventario en ios
supermercados CENTRO99.
Factor riesgo denegocio asociadoal control interno
Sistemas de
contabilidad
• Activos
• Pasivos
• Costos
Control interno • EstrategiasOperacionales
• Reportes deCumplimiento
Detectar las áreas críticas
del sistema del control
interno de los
supermercados CENTRO
Aéreas críticas
del sistema del
control interno
Controles • Ciclos de información
contable
• Puntos de control
• Medios99.
O
ü• Controles internos
específicos• Controles de captura
y procesamientoControles decustodia
Evaluación • Flujo de información• Departamento
relacionados
• Objetivos de control• Errores de
autorización,integridad y exactitud
• Efectividad de
controlesProponer estrategias quepermitan la mejora delcontrol y la evaluación delinventario en los
supermercados CENTRO99.
Elaborado: Troconis (2009)
CAPITULO III
MARCO METODOLÓGICO
3.1 Marco metodológico
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
En esta sección de la investigación se presentan una serie de criterios relativos a
los procedimientos de investigación, las técnicas para obtener información y el método
utilizado que se presentan a continuación.
3.2. Tipo de investigación
El tipo de la investigación del trabajo es descriptivo, ya que se analizó el control de
los inventarios en los Supermercados Centro 99, a tal efecto según Hernández (2006,
p.102). Los estudios descriptivos buscan especificar las propiedades, las características
y los perfiles de las personas, grupos, comunidades, procesos, objetos, o cualquier otro
fenómeno que se someta a un análisis. En un estudio descriptivo se selecciona una
serie de cuestiones y se mide o recolecta información sobre cada una de ellas, para asídescribir lo que se investiga.
Seguidamente esta investigación se consideró de carácter aplicada, desacuerdo
con los fundamentos expuestos por Chávez (1992, p.135) "Su finalidad es resolver un
problema en un periodo de tiempo corto", como es la revisión de normas y
procedimientos que permitan obtener un mejor control de inventario en los
Supermercados Centro 99, en el menor tiempo posible, con la finalidad de evitar
maximizar perdidas, escasez y deterioro de los materiales.
98
La investigación en ciencias sociales según Méndez (2007 pág.76), se ocupa de la
descripción de las características que identifican los diferentes elementos y
componentes, y su interrelación, lo cual implica que se sometieron en cuenta las
características a través de la observación directa en los Supermercados Centro 99, para
analizar los controles de inventarios aplicados.
Seguidamente esta investigación se consideró de campo ya que los datos se
recolectaron directamente en el lugar o escenario donde se desenvuelve el control
interno de los inventarios en los supermercados Centro 99. Dadas las características
del estudio se tipifica como de campo sobre la cual Bavaresco (2006), indica que estas
son investigaciones realizadas en el propio sitio donde se encuentra el objeto de
estudio, permitiendo de esta manera el conocimiento más a fondo del problema por
parte del investigador y pudiendo manejar los datos con más seguridad.
El estudio es clasificado de orden prospectivo, ya que toda la información
relacionada con el control de inventarios y el comportamiento asumidos por los gerentes
antes diversas tomas de decisiones, estará sujeta a lo que indique la investigación, en
este sentido sostiene Chávez (2001, p.234) que es aquel en la que toda información se
recolecta de acuerdo con los criterios del investigador y para fines específicos de la
investigación después de la plantación de esta.
3.3. Diseño de la investigación
Según Hernández (2006, p. 205) la investigación no experimental son estudios
que se realizan sin la manipulación deliberada de variables y solo se observan los
fenómenos en su ambiente natural para después analizarlos. Las variables
transaccional o transversal tienen como propósito describir variables y analizar su
incidencia e interrelación en un momento dado. Es como tomar una fotografía de algo
que sucede.
99
El diseño de la presente investigación fue no experimental de tipo transeccional o
transversal donde la variable es "Control de Inventarios"; y se ejecutó por medio de una
sola medición o encuestas directamente en los supermercados, para luego tabular la
información y analizar los resultados obtenidos.
3.4. Población y muestra
Según Hernández (2006, p.238) se entiende por población al conjunto de todos los
casos que concuerde con una serie de especificaciones. Así mismo, según Parra
(2006, p.16) define la muestra como parte o sub-grupo de la población, obtenida con el
propósito de investigar propiedades que posee la población. Es decir, se pretende que
dicho sub-grupo "represente a la población de la cual se extrajo. A los efectos del
estudio la población estuvo constituida por las trece tiendas que se ubican en la ciudad.
Según Méndez (2007, p.281) define ¡a muestra como el estudio de una parte de
los elementos de una población. Según Parra (2006, p.15) Se entiende por población el
conjunto integrado por todas las mediciones u observaciones de una variable en un
universo de interés en la investigación. Por tanto, puede definirse varias poblaciones en
un solo universo, tantas como características a medir. La población puede ser finita o
infinita y su tamaño es denotado, generalmente, con el símbolo "N".
La fuente de información del estudio estuvo constituida por el personal que labora
en los Supermercados Centro 99, específicamente en el área administrativa (unidad de
auditoría interna), gerentes (13) y sub-gerentes (13) y supervisores (4), la población es
de carácter finita según Parra (2006). Dado que el universo de estudio es limitado, no
se considera necesario la realización de técnicas muéstrales, razón por la cual en la
investigación se utilizara un censo entre los empleados relacionados con el control de
inventario.
100
Se aplicó la técnica del censo dado el reducido número de la población, esta será
considerada en su totalidad para el efecto de medición. Tamayo (2003, p.309) es la
muestra en la cual entran todos los miembros de la población. Es el tipo de muestra
más representativa. Asimismo, Arias (2004, p.31) sostiene que a diferencia de la
encuesta por muestreo, el censo busca recabar información acerca de la totalidad de
una población.
3.5 Técnicas de recolección de datos
Según Santiago (1996, p.67) las técnicas de recolección de datos que serán
utilizadas en la presente investigación son:
A) Fuentes Primarias:
• Observación.
• Encuesta con preguntas cerradas.
B) Fuentes Secundarias:
• Tesis de grado
• Textos
• Investigación documental.
La observación establecidas como estructura, según la clasificación dada por el
autor por estar basadas en hechos observables sin recurrir a la ayuda de técnicas
especiales, con la finalidad de clasificar y utilizar los datos posteriormente que requieran
los objetivos del investigador. El proceso a observar será todo lo que involucra el control
de los inventarios en los supermercados, desde la toma física hasta posteriormente su
análisis y la toma de decisiones.
Así mismo, se elaboró un cuestionario conformado por 54 preguntas cerradas de
selección múltiple, con la finalidad de establecer provisionalmente las consecuencias
101
lógicas del problema. El contenido y diseño de esta técnica se orientó sobre las bases
de los objetivos perseguidos en cada proceso y de acuerdo a la variable e indicadores
establecidas, con el fin de determinar las fallas en el proceso de control de los
inventarios en los Supermercados Centro 99.
Con el propósito de identificar el comportamiento de las dimensiones e
indicadores de estudio, así como de la variable, se elaboró un baremo de calificación
para concretar sus categorías.
Cuadro N° 4
Baremo de Calificación
Rango Intervalo Categoría
5 4,21 - 5,00 Muy Alto Nivel
4 3,41 -4,20 Alto Nivel
3 2,61 - 3,40 Moderado Nivel
2 1,81 -2,60 Bajo Nivel
1 1,00-1,80 Muy Bajo Nivel
3.6 Procedimiento de la investigación
Los procedimientos para este trabajo de investigación fueron:
Planteamiento y formulación del problema de estudio, para mejorar el
funcionamiento del inventario de la empresa objeto de estudios.
Se levanto la información con la finalidad de poseer unas bases teóricas firmes y
bien definidas para fundamentar posteriormente el planteamiento del problema de
estudio.
Se señalo el tipo de investigación, diseño, población a estudiar, para luego
proceder a la selección del instrumento para levantar la información.
Luego de seleccionar la técnica más adecuada para recolectar los datos se
procedió al diseño y validación del mismo para la obtener la confiabilidad del
instrumento a ser implementado.
Se concretó luego la información a la población objeto de estudio con el
instrumento ya diseñado y evaluado, donde las personas encuestadas un grado de
102
conocimiento en el área de control de inventario
Al final teniendo presente el objetivo general y los específicos de ia investigación
se procedió a analizar los resultados con el fin de dar sugerencias acorde con los
objetivos planeados y aclarar dudas sobre las fallas que presenta el control de
inventarios y como mejorar el proceso en los Supermercados Centro 99.
CAPITULO IV
RESULTADOS
CAPITULO IV
RESULTADOS
En este capítulo fueron plasmados los datos recogidos a través del instrumento
aplicado en esta investigación. La información obtenida y utilizada para analizar el tema
de estudio se logró identificar y medir a través de frecuencias absolutas, porcentuales.
Estos resultados fueron analizados en forma descriptiva mediante el diseño de tablas
de doble entrada (frecuencia y porcentaje), de las cuales se presentó el estudio y la
interpretación de la dimensión para definir las características y todos los aspectos
relacionados con la investigación.
Objetivo específico: Examinar la situación actual de la gestión del inventario de los
supermercados CENTRO 99.
Dimensión: Situación actual de la gestión del inventario
TABLA 1
Indicador: Debilidades
ITEMES
S CS AV CN N
SiempreCasi
Siempre A veces
Casi
nunca Nunca
FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% SUMATORIA PROMEDIO CATEGORÍA
Dispone el personal querealiza el inventario los
conocimientos para surealización 2 6,67 18 60 5 16,7 5 16,7 0 107 3,57 AN
Dispone la empresa derecursos tecnológicospara la realización delcontrol interno de
inventario 0 21 70 3 10 6 20 0 105 3,50 AN
Comportamiento dei indicador 2 3,33 39 65 8 13,3 11 18,3 0 0 212 3,53 AN
Fuente: Troconis (2010)
105
Según los resultados obtenidos en el indicador debilidades, se logró conocer que
a partir del promedio alcanzado, e! mismo se ubicó en una categoría de alto nivel, es
decir los aspectos indagados no fueron percibidos como tal y por ello se destaca que en
esta organización el personal que realiza el inventario dispone los conocimientos para
su realización, así como disponen de recursos tecnológicos para la realización del
control interno de inventario.
Esto resulta contrario con el criterio de Serna (2001), quien argumenta que las
debilidades limitan el desempeño de una organización, sin embargo en este caso los
aspectos no fueron registrados como una deficiencia, por lo tanto, dentro de la práctica
relacionada con la gestión de inventario, a juicio de los consultados no existe
debilidades en el proceso de control de inventarios en función a que las proposiciones
expuestas fueron valoradas logrando que los promedios aritméticos obtenidos de estos
datos se ubicaran dentro de la categoría en alto nivel según el baremo establecido.
TABLA 2
indicador: Fortalezas
ITEMES
S CS AV CN N
Siempre
Casi
Siempre A veces
Casi
nunca Nunca
FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% SUDATORIA PROMEDIO CATEGORÍA
Ejecutan acciones deformación profesional enmateria de control interno
3 10 14 47 5 16,7 8 26,7 0 102 3,40 AN
Monitorean las
actividades de control
interno que realiza elpersonal 2 6,67 17 57 2 6,67 6 20 3 10 99 3,30 MN
Comportamiento del indicador 5 8,33 31 52 7 11,7 14 23,3 3 5 201 3,35 MN
Fuente: Troconis (2010)
A partir de los resultados obtenidos en el indicador fortalezas, se logró conocer
que a partir del promedio aritmético alcanzado, el mismo se ubicó en una categoría de
moderado nivel de acuerdo a la referencia del baremo, destacándose que en esta
106
organización se ejecutan acciones de formación profesional en materia de control
interno en ato nivel. Así mismo, se monitorean las actividades relacionadas con este
aspecto, las cuales realiza el personal en moderado nivel, de acuerdo a la valoración
del baremo, siendo esto coincidente con el criterio de Serna (2001), quien argumenta
que las fortalezas son los elementos determinantes en el logro de las metas de la
institución, de ahí que los resultados lo afirman.
Ante las situaciones evidenciadas en el ejercicio de la gestión de inventario, se
logró conocer que estos responsables del proceso logran disponer de mecanismos que
les proveen formación profesional en materia de control interno, lo que resulta
adecuado para un mejor desempeño y por lo tanto mayor exactitud de sus logros, sin
embargo, ante esta situación, el proceso de monitoreo al ubicarlo como moderado,
establece que el seguimiento puede permitir algunos vados en lugar de ser continuo y
determinante, para de esa forma lograr que se generen espacios en los cuales no se
practique de manera debida.
TABLA 3
Subdimensión: Análisis Interno
INDICADORES
S CS AV CN N
SiempreCasi
Siempre A veces
Casi
nunca Nunca
FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% SUMATORIA PROMEDIO CATEGORÍA
Debilidades 2 3,33 39 65 8 13,3 11 18,3 0 0 212 3,53 AN
Fortalezas 5 8,33 31 52 7 11,7 14 23,3 3 5 201 3,35 MN
Comportamiento de laSubdimensión 7 5,83 70 58 15 12,5 25 20,8 3 2,5 413 3,44 AN
Fuente: Troconis (2010)
A partir de los resultados obtenidos en la subdimensión análisis interno, se
aprecia que los aspectos consultados para el caso de las debilidades fueron
descartados por la consideración de alto nivel para las situaciones consultadas,
mientras para el caso de las fortalezas, fueron observadas en moderado nivel, de ahí
que puede considerarse que se logra en esa medida coincidencia con el criterio de
Serna (2001), al plantear que el análisis interno, permite fijar las fortalezas y debilidades
107
de la organización, realizando un estudio que permite conocer la cantidad y calidad de
los recursos y procesos con que cuenta el ente.
De esta manera, se logra observar como los aspectos consultados para identificar
debilidades no fueron observados como tal, y por lo contrario se estipularon de acuerdo
al criterio de los responsables del proceso de control de inventario como una
dominancia relacionada con sus conocimientos, así como se avalaron los elementos
que para estos constituyen una fortaleza dentro de la organización comercial.
TABLA 4
Indicador: Oportunidades
ITEMES
S CS AV CN N
SiempreCasi
Siempre A veces
Casi
nunca Nunca
FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% SUMATORIA PROMEDIO CATEGORÍA
Promueven el personalhacia mayoresresponsabilidades en larealización del control
interno 0 1 3,3 2 6,67 23 76,7 4 13,3 60 2,00 BN
Facilitan el intercambio
de experiencias entre elpersonal responsabledel control interno
0 0 6 20 18 60 6 20 60 2,00 BN
Comportamiento del indicador 0 0 1 1,7 8 13,3 41 68,3 10 16,7 120 2,00 BN
Fuente: Troconis (2010)
A partir de los resultados obtenidos en el indicador oportunidades, se logró
conocer que a partir del promedio alcanzado, el mismo se ubicó en una categoría de
bajo nivel, para destacar que en esta organización y en esa misma medida se
promueve el personal hacia mayores responsabilidades en la realización del control
interno, así mismo, se facilitan el intercambio de experiencias entre el personal
responsable del control interno en bajo alto nivel.
108
Por ello se establece una diferencia con el criterio de Serna (2001), quien
argumenta que las oportunidades son las alternativas que permiten nuevos horizontes
de trabajo para las organizaciones en función de sus potencialidades, por ello las
respuestas obtenidas establecen una baja medida para las oportunidades de control
interno e intercambio de experiencias en este personal, o que resulta diferente con la
posibilidad que dichos aspectos puedan representar de manera firme oportunidad para
lograr mayores ventajas en su ejercicio profesional dentro de estas organizaciones,
específicamente en materia de control de inventarios.
TABLA 5
Indicador: Amenazas
ITEMES
S CS AV CN N
SiempreCasi
Siempre A veces
Casi
nunca Nunca
FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% SUMATORIA PROMEDIO CATEGORÍA
Se actualizan los
conocimientos de
forma periódica alpersonal sobre elcontrol interno 0 3 10 9 30 12 40 6 20 69 2,30 BN
Se actualizan las
herramientas
informáticas para larealización del control
1 3,33 17 57 3 10 5 16,7 4 13,3 96 3,20 MN
Comportamiento del indicador 1 1,67 20 33 12 20 17 28,3 10 16,7 165 2,75 MN
Fuente: Troconis (2010)
Con respecto a los resultados obtenidos en el indicador amenazas, se logró
conocer que a partir de! promedio alcanzado el mismo se ubicó en una categoría de
moderado nivel, refiriendo que en la organización se actualizan los conocimientos del
personal sobre el control interno en una categoría de bajo nivel, además, otros de los
aspectos valorados fue la actualizan las herramientas informáticas para la realización
109
del control las cuales se identificaron en una categoría de moderado nivel.
Por lo tanto, estos resultados determinan una moderada relación con el criterio de
Serna (2001), quien afirma que las amenazas permiten interferir con el desarrollo de la
empresa y establecen un riesgo con otras de su entorno, sin embargo esa condición
moderada calificó la posibilidad de que algunos elementos pudieran interferir con el
tránsito de las actividades en materia de control de inventario , por ello la actualización
de conocimientos y herramientas informáticas se encuentra en la actualidad en una
situación de posible desventaja, la cual, de no ser intervenida puede constituirse de
manera plena en una amenaza para la gestión del control de inventarios.
TABLA 6
Subdimensión: Análisis Externo
INDICADORES
S CS AV CN N
SiempreCasi
Siempre A veces _,Casi
nunca Nunca
FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% SUMATORIA PROMEDIO CATEGORÍAOportunidades
0 0 1 1,7 8 13,3 41 68,3 10 16,7 120 2,00 BNAmenazas
1 1,67 20 33 12 20 JlL 28,3 10 16,7 165 2,75 MNComportamiento de la
Subdimensión 1 0,83 21 18 20 16,7 58 48,3 20 16,7 285 2,38 BN
Fuente: Troconis (2010)
Estos resultados logrados para la subdimensión análisis externo, muestran que la
categoría alcanzada expresa baja oportunidades y moderadas amenazas, situación que
en dirección a esta perspectiva condiciona el proceso de inventario para esta
organización. Para el caso de las oportunidades es evidente que las mismas al
encontrarse en un bajo nivel no se logren alinear con el principio de Serna (2001),
quien las conceptualiza como las alterativas para innovar y acceder a mayores
responsabilidades en el ejercicio de un trabajo, en este caso el control de inventario.
Sin embargo, para el caso de las amenazas, al ser relacionadas con la categoría
de moderado nivel, se identifica que existe una diferencia con lo referido por el citado
autor, el cual argumenta que estas pueden interferir de manera negativa con la gestión
110
de una tarea, por ello a identificarlas en ese nivel existe una posibilidad de afectar el
control de inventario y la misma será mayor y determinante en la medida que no se
intervenga para generar una mejora.
TABLA 7
Dimensión: Situación actual de la gestión del inventario
SUBDIMENSIÓN
S CS AV CN N
Siempre
Casi
Siempre A veces
Casi
nunca Nunca
FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% FA FR%SUMATORIA PROMEDIO CATEGORÍA
Análisis Interno7 5,83 70 58 15 12,5 25 20,8 3 2,5 413 4,01 AN
Análisis Externo 1 0,83 21 18 20 16,7 58 48,3 20 16,7 285 2,38 BN
Comportamiento de
la Dimensión 8 3,33 91 38 35 14,6 83 34,6 23 9,58 698 2,91 MN
Fuente: Troconis (2 010)
Los resultados obtenidos en la dimensión situación actual de la gestión del
inventario, se logro conocer que a partir del promedio alcanzado, la misma se ubicó en
una categoría de moderado nivel, refiriendo que en la organización el análisis interno
se presentó en alto nivel, siendo esto coincidente con el criterio de Herrera (2003), para
quien este análisis está constituido por factores o elementos que forman parte de la
misma organización, es decir en el desempeño de la gestión del control de inventario
son valorados de manera positiva los elementos de estas entidades comerciales.
Por su parte, para el análisis externo, se valoró en una categoría de bajo nivel,
determinando que no se logra alinear tal resultado con el principio de Serna (2001),
quien lo conceptualiza como las alterativas para innovar y acceder a mayores
responsabilidades en el ejercicio de un trabajo, en este caso el control de inventario,
significa esto que dentro de la organización los esfuerzos ha sido identificados en una
111
forma baja lo cual refiere que se presentan limitaciones para acceder a estas
alternativas favorables.
Finalmente la aplicación del esquema del análisis FODA permitió establecer como
resultado que en materia de debilidades fueron descartados las proposiciones
presentadas y por lo contrario se consideró que el persona y los recursos tecnológicos
se encontraban dentro de la organización apoyado el proceso de controi de inventario,
para el caso de las fortalezas, se identificó e aspecto de la formación profesional sin
embargo, no se consideró de esta manera al monitoreo del referido control lo cual
establece un punto de atención para mejoras inmediatas.
Dentro de este mismo aspecto, para el caso de las oportunidades estudiadas, las
proposiciones no fueron observadas como tal y por lo contrario se consideró como un
falla en la empresa a la posibilidad de que el persona asuma mayores
responsabilidades dentro del control de inventario, de igual manera es poco lo que se
realiza a favor al intercambio de ideas que apoyen tal acción. En cuanto a las
amenazas, la actualización de los conocimientos de! personal a partir del apoyo de la
empresa fue vista como un elemento crítico, y en menor nivel de complejidad se valoró
la actualización del software dispuesto para el trabajo de control de inventario.
En consecuencia, la situación actual del proceso de control de inventario
compromete de manera directa a la empresa, ya que la valoración general de la misma
es de moderado nivel, razón que indica la falta de una posición de mayor compromiso e
interés para con los procesos de monitoreo, formación y actualización de
conocimientos, así como de mejora en el aspecto de programas para el procesamiento
de datos, donde la organización y en especial la gerencia es la única que puede
provocar mejoras y cambios.
Así mismo, estos resultados revelan una clara coincidencia con lo expresado en el
planteamiento de la problemática del estudio, por io cual corroboran que las
percepciones del investigador se ajustan a la realidad expresada mediante la consulta
112
realizada a los responsables del proceso en la empresa.
Objetivo Específico: Describir los recursos dispuestos para la gestión de los inventarios
en ¡os supermercados CENTRO 99.
Dimensión: Recursos dispuestos para la gestión de los inventarios
TABLA 8
Indicador: Capacitación
ITEMES
S CS AV CN N
SiempreCasi
Siempre A veces
Casi
nunca Nunca
FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% SUMATORIA PROMEDIO CATEGORÍA
Detecta la empresalas necesidades de
formación para elpersonal responsabledel control interno 0 4 13 9 30 12 40 5 16,7 72 2,40 MN
Programa la gerencialas actividades de
capacitación delpersonal 0 2 6,7 3 10 17 56,7 8 26,7 59 1,97 BN
Comportamiento del indicador 0 0 6 10 12 20 29 48,3 13 21,7 131 2,18 BN
Fuente: Troconis (2010)
A partir de los resultados del indicador capacitación, se logró conocer que el
promedio alcanzado se ubicó en una categoría de bajo nivel, además en la organización
se detectan las necesidades de formación en moderado nivel, para el personal
responsable del control interno, por lo que fue coherente que en bajo nivel, la gerencia
logre programar las actividades de capacitación del personal.
De ahí que los resultados se diferencian del criterio de Dessler, (2000), quien
afirma que la capacitación consiste en proporcionar a los empleados, nuevos o
actuales, las habilidades necesarias para desempeñar su trabajo, sin embargo en esta
organización, las fallas se perciben en el proceso de detección de necesidades y la
programación de las actividades de formación tan necesarias al recurso humano, por lo
cual puede incidir de manera negativa en la dinámica del control de inventario, debido a
113
la carencia de datos que señalen cuales son los aspectos en los cuales el personal
amerita reforzar sus conocimientos y la falta de orientación para formular acciones de
este tipo.
TABLA 9
Indicador: Evaluación
ITEMES
S CS AV CN N
SiempreCasi
Siempre A veces Casi nunca Nunca
FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% SUMATORIA PROMEDIO CATEGORÍ,
Monitorea la gerencia
el desempeño del
personal responsable
del control interno
0 0 6 20 7 23,3 12 40 5 16,7 74 2,47 BN
Realiza el responsable
administrativo pruebas
posteriores a la
capacitación del
personal
0 0 5 17 7 23,3 12 40 6 20 71 2,37 BN
Comportamiento del indicador 0 0 11 18 14 23,3 24 40 11 18,3 145 2,42 BN
Fuente: Troconis (2010)
A partir de los resultados del indicador evaluación, se logró conocer que el
promedio alcanzado, de la categoría fue de bajo nivel, refiriendo que en la organización
en bajo nivel se monitorea por parte de la gerencia el desempeño del personal
responsable del control interno, lo que establece un punto débil al proceso de
evaluación, además, en esa mismas medida, el responsable administrativo realiza
pruebas posteriores a la capacitación del personal, situaciones que no se corresponde
con el criterio de Chiavenato (2000) quien planeta que la evaluación del desempeño es
un excelente medio a través del cual se pueden localizar problemas en este caso
relacionados con el control de inventario, pero esta condición no se logra según los
consultados.
114
TABLA 10
Subdimensión: Recursos Humanos
INDICADORES
s CS AV CN N
SiempreCasi
Siempre A veces
Casi
nunca Nunca
FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% SUMATORIA PROMEDIO CATEGORÍA
Capacitación0 0 6 10 12 20 29 48,3 13 21,7 131 2,18 BN
Evaluación
0 0 11 18 14 23,3 24 40 11 18,3 145 2,42 BN
Comportamiento de la
Subdimensión 0 0 17 14 26 21,7 53 44,2 24 20 276 2,30 BN
Fuente: Troconis (2010)
Queda evidenciado que para la subdimensión recursos humanos, el promedio
alcanzado la ubica en una categoría de bajo nivel, tanto en sus indicadores capacitación
así como en la evaluación, situación que no favorece el proceso de inventario en la
empresa y por lo tanto ofrece serios contratiempos al desempeño de estas unidades
responsables.
Esto resultados refieren una diferencia con el criterio de Fernández (2005), quien
argumenta que los recursos son interpretados como uno de los factores de producción
para toda organización, sin embargo los resultados muestran que estos logran un bajo
nivel para impulsar en una manera efectiva la realización de las actividades de control
de inventario.
Además, esta condición de bajo nivel, expresa la forma como se atiende en
función al control de inventario, debido a la poca dedicación que se brindan a los
procesos de capacitación a través del esfuerzo de la empresa, así como a la respetiva
evaluación que se debe practicar para el caso de haber provisto o facilitado
conocimientos en la organización.
ITEMES
Dispone de software
para el manejo del
control interno
Emite reportes
acordes en la
realización del
control interno
TABLA 11
Indicador: Sistemas
es
Casi
Siempre I Siempre
FA FR % FA FR%
16 53,3 13
11 36,7 20
AV
A veces
FA FR%
26,7
16,7
CN
Casi
nunca
FA FR%
6,67
26,7
N
Nunca
FA FR%
Comportamiento del indicador | 27 | 45 | 10 j 17 j13 j21,7 | 10 | 16,7 j 0Fuente: Troconis (2010)
En relación a los resultados del indicador sistemas, el promedio alcanzado, se
ubicó en una categoría de alto nivel, refiriendo que en la organización en esa medida,
se dispone de software para el manejo del control interno, mientras que para el caso de
emitir reportes acordes en la realización del control interno se logro comprobar en alto
nivel siendo esto de beneficio y permitiendo la productividad del proceso de control de
inventario.
115
SUMATORIA PROMEDIO CATEGORÍA
124 4,13 AN
110 3,67 AN
234 3,90 AN
Esto determina una alineación con el criterio de Rojo (2000), quien argumenta un
sistema de información es un conjunto de elementos interreiacionados que recoge
datos, los procesa y convierte en información, que almacena y posteriormente se da a
conocer a sus usuarios, por ello los resultados avalan esta situación, lo que resulta
coherente con la situación presente en estas entidades comerciales las cuales disponen
de plataformas informáticas con el respaldo de software para el manejo del control de
inventario, siendo esto una herramienta para lograr el registro de la información y su
posterior análisis de mará que la actividad sea mucho más precisa.
16
TABLA 12
Indicador: Registros Contables
ITEMES
S CS AV CN N
SiempreCasi
Siempre A veces
Casi
nunca Nunca
FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% SUMATORIA PROMEDIO CATEGORÍA
Realizan el registrode los libros
contables los
responsables delárea 15 50 6 20 3 10 5 16,7 1 3,33 119 3,97 AN
Efectúa ajustes almomento de los
registros contableslos responsables delárea 4 13,3 18 60 2 6,67 3 10 3 10 107 3,57 AN
Comportamiento del indicador 19 31,7 24 40 5 8,33 8 13,3 4 6,67 226 3,77 AN
Fuente: Troconis (2010)
Tomando en cuenta los resultados del indicador registros contables, los cuales por
el promedio alcanzado, se logró ubicar en una categoría de alto nivel, permite
interpretar que en la organización, se efectúan los registros correspondientes de los
libros contables por parte de los responsables de! área, además se efectúan ajustes al
momento de los mismos en alto nivel.
Esta situación evidenciada resulta afín con el planteamiento de Catácora (2004),
quien manifiesta que el registro contable, es la afectación o asiento que se realiza en
los libros de contabilidad de un ente económico, con objeto de proporcionar los
elementos necesarios para elaborar la información financiera del mismo, esto debido a
que el proceso de control de inventario se están llevando garantizando así las que las
operaciones que se realizan se encuentren debidamente asentadas.
TABLA 13
Subdimensión: Recursos Materiales
117
INDICADORES
S CS AV CN N
SiempreCasi
Siempre A veces
Casi
nunca Nunca
FA (FR % FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% SUMATORIA PROMEDIO CATEGORÍA
Sistemas27 45 10 17 13 21,7 10 16,7 0 0 234 3,90 AN
Registros Contables 19 31,7 24 40 5 8,33 8 13,3 4 6,67 226 3,77 AN
Comportamiento de laSubdimensión 46 38,3 34 28 18 15 18 15 4 3,33 460 3,83 AN
Fuente: Troconis (2010)
Revelan por lo tanto los resultados de la subdimensión recursos materiales, una
categoría general de alto nivel, destacando similar comportamiento para los indicadores
sistemas logrando alineación con el criterio de Rojo (2000), quien argumenta que la
contabilidad es un sistema de información, ya que captura, procesa, almacena y
distribuye información vital para la correcta toma de decisiones en la empresa y esta
situación se logra en un alto nivel dentro de la organización. Mientras que para el
indicador registros contables la misma categoría se obtuvo como resultando, siendo
esto de beneficio para el trabajo de los inventarios dentro de la organización.
TABLA 14
Indicador: Normas
ITEMES
S CS AV CN N
SiempreCasi
Siempre A veces
Casi
nunca Nunca
FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% SUMATORIA PROMEDIO CATEGORÍADispone de normasNÍA 400 para laejecución del controlinterno 0 0 8 26,7 [_8_ 26,7 14 46,7 54 1,80 MBNSupervisa elcumplimiento de ¡asnormas del control
interno el
responsableadministrativo 0 0 4 13,3 7 23,3 19 63,3 45 1,50 MBN
Comportamiento delindicador 0 0 0 0 12 20 15 25 33 55 99 1,65 MBN
Fuente: Troconis (2010)
118
Al evidenciar los resultados del indicador normas se tiene que su promedio
general se ubicó en la categoría muy bajo nivel, dentro de lo cual se revela que dentro
de esta categoría en la organización se disponga de las normas NÍA 400 para la
ejecución del control interno así mismo, en esta medida se logre supervisar el
cumplimiento de las normas del control interno el responsable administrativo,
Por lo tanto esta situación plantea una diferencia muy evidente con el criterio de
Romero (2005), quien argumenta que la norma, es una regía que se debe seguir o a ¡a
que se deben ajusfar las operaciones, sin embargo, en este caso se tratan de las
normas NÍA 400 destinadas a la ejecución del control interno y al no ser involucradas en
una medida adecuada determinan una situación compleja, ya que las mismas
promueven un manejo especifico de este componente para la responsabilidad de los
inventarios.
TABLA 15
Indicador: Manuales
ITEMES
S CS AV CN N
SiempreCasi
Siempre A veces
Casi
nunca Nunca
FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% SUMATORIA PROMEDIO CATEGORÍA
Dispone demanuales de
trabajo para elcontrol interno 0 0 7 23,3 19 63,3 4 13,3 63 2,10 BN
Actualiza la
gerencia elcontenido de los
manuales de la
empresa 0 0 9 30 16 53,3 5 16,7 64 2,13 BN
Comportamiento delindicador 0 0 0 0 16 26,7 35 58,3 9 15 127 2,12 BN
Fuente: Troconis (20' 0)
Con respecto a los resultados del indicador manuales, en base al promedio
logrado, la categoría asignada es de bajo nivel, según lo establecido en el baremo,
119
evidenciando que en esta organización se dispone de manuales de trabajo para el
control interno en un bajo nivel, así mismo se afecta el hecho de actualizar el contenido
de los manuales de la empresa por parte de la gerencia.
Estas situaciones, plantean una diferencia con el criterio de Romero (2005), quine
refiere que es la colección sistemática de los procesos conocida como manuales, indica
al personal de la empresa las actividades a ser cumplidas y la forma como deben ser
realizadas, por ello está baja disponibilidad y actualización son aspectos que impactan
de manera negativa sobre el proceso de inventarios en la empresa, debido a que el
personal no posee una referencia escrita para cumplir con el control de inventario de
una manera adecuada.
TABLA 16
Subdimensión Recursos Logísticos
INDICADORES
s es AV CN N
Casi
Siempre Siempre A veces
Casi
nunca Nunca
FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% SUMATORIA PROMEDIO CATEGORÍANormas
0 0 0 0 12 20 15 25 33 55 99 1,65 MBNManuales
0 0 0 0 16 26,7 35 58,3 9 15 127 2,12 BN
Comportamiento de laSubdimensión 0 0 0 0 28 23,3 50 41J 42 35 226 1,88 BN
Fuente: Troconis (2010)
Tomando en consideración los resultados presentados para la subdimensión
recursos logísticos, se estableció que el indicador norma fue evidenciado en muy bajo
nivel y para el caso de indicador manuales, estos fueron percibidos en bajo nivel. Esta
situación determina que no se logra una lineación con el criterio de Alonso (2008),quien argumenta que los recursos logísticos posee un papel preponderante en el
desempeño eficiente y eficaz de la gestión empresarial, para lograr altos niveles de
competitividad, en función a que estos concentran los medios para facilitar la
120
orientación del cumplimiento de las actividades y además plasmar por escrito
instrucciones especificas del control de inventario, sin embargo para la organización
objeto de estudio esta potencialidad de utilización no se logra de manera efectiva.
TABLA 17
Dimensión: Recursos dispuestos para la gestión de los inventarios
INDICADORES
S CS AV CN N
SiempreCasi
Siempre A veces Casi nunca Nunca
FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% SUMATORIA PROMEDIO CATEGORÍA
Recursos Humanos0 0 17 14 26 21,7 53 44,2 24 20 276 2,3 BN
Recursos Materiales46 38,3 34 28 18 15 18 15 4 3,33 460 3,83 AN
Recursos Logísticos0 0 0 0 28 23,3 50 41,7 42 35 226 1,88 BN
Comportamiento de laDimensión 46 12,8 51 14 72 20 121 33,6 70 19,4 962 2,67 MN
Fuente: Troconis (201 3)
Se concretan por lo tanto en los resultados de la dimensión: recursos dispuestos
para la gestión de ios inventarios, el mismo fue percibido como en moderado nivel
registrando para el caso de los recursos humanos un bajo nivel, sin embargo en el caso
de los recursos materiales los mismos fueron identificados en alto nivel pero los
logísticos se identificaron en bajo nivel, siendo estas circunstancias de impacto para el
proceso de inventario.
En cuanto al indicador recursos humanos, el bajo nivel de la categoría alcanzada
determina que la atención que se brinda e materia de capacitación y evaluación no es
la más adecuada a este importante elemento del proceso. Para el caso del indicador
recursos materiales a disponibilidad del sistema de información para la captura,
procesamiento, almacenaje y distribución de la información facilita la correcta toma de
decisiones en la empresa. En relación al indicador recursos logísticos, el bajo nivel de la
categoría expresa limitaciones en materia de normas y manuales que conduzcan la
121
acción de coordinar adecuadamente las múltiples y diversas acciones que integran el
trabajo, con el objeto de satisfacer los requerimientos del proceso de control de
inventario.
Objetivo específico: Analizar el factor riesgo de negocio asociado al control interno de
inventario en los supermercados CENTRO 99.
Dimensión: factor riesgo de negocio asociado al control interno
TABLA 18
Indicador: Activos
ITEMES
S CS AV | CN N
SiempreCasi
Siempre A veces
Casi
nunca Nunca
FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% SUMATORIA PROMEDIO CATEGORÍA
Dispone laadministración un plande acción específicopara verificar laexistencia de los
activos 14 46,7 8 27 8 26,7 0 0 126 4,20 AN
Genera la
administración un
reporte con lainformación registradaen el sistema de
activos fijos 17 56,7 6 20 7 23,3 0 0 130 4,33 MAN
Comportamiento del indicador 31 51,7 14 23 15 25 0 0 0 0 256 4,27 MAN
Fuente: Troconis (2010)
De acurdo a los resultados del indicador activos, se percibió de acuerdo a la
consulta que el mismo se ubicó de manera general en una categoría de muy alto nivel,
donde se evidencia que la administración dispone de un plan de acción específico para
verificar la existencia de los activos así mismo, dentro de la empresa en muy alto nivel,
la administración genera un reporte con la información registrada en el sistema de
activos fijos.
122
Estos resultados avalan la teoría planteada por Gómez (2000), quien argumenta
que un activo lo representan aquellos bienes que tienen una alta probabilidad de
generar un beneficio económico a futuro y se pueda gozar de los beneficios económicos
que el bien otorga por ello, estos resultados son un manifiesto del proceso de
verificación de los activos y de la generación de los reportes, por lo tanto al cumplirse
las acciones que garanticen el cuidado de ¡os activos estos podrán brindar la respetiva
utilidad del negocio.
TABLA 19
Indicador: Pasivos
ITEMES
S CS AV CN N
SiempreCasi
Siempre A veces
Casi
nunca Nunca
FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% SUMATORIA PROMEDIO CATEGORÍA
Establece el valor del
pasivo del inventarioal momento de
efectuar los registroscontables 12 40 8 27 5 16,7 5 16,7 0 117 3,90 AN
Logra coincidir elvalor total del activo ypasivo del inventarioal momento de
efectuar los registroscontables 18 60 4 13 8 26,7 0 0 130 4,33 MAN
Comportamiento del indicador 30 50 12 20 13 21,7 5 8,33 0 0 247 4,12 AN
Fuente: Troconis (2010)
Destaca de igual forma, la consulta efectuada a los responsables de inventario,
muestra que indicador pasivos, se ubicó en la categoría de aito nivel, destacándose que
para el caso de establecer el valor del pasivo del inventario al momento de efectuar los
registros contables esta acción se percibe en alto nivel, y en el caso de lograr
coincidencia entre el valor total del activo y pasivo del inventario al momento de
efectuar los registros contables, esto se identificó en muy alto nivel.
Dicha situación detectada en el control de inventario con respecto a los pasivos
resulta favorables, y por lo tanto establecen relación con el criterio de Gómez (2000),
quien argumenta que en estos se agrupa el conjunto de las cuentas que representan las
122
obligaciones contraídas por el ente económico en desarrollo del giro ordinario de su
actividad por ello, conocer el valor del pasivo, y lograr que el mismo coincida con el
valor total del activo son hechos positivos para la situación del manejo del inventario en
la organización por tal razón al facilitar que el proceso se ajuste a esta condición
relacionada con el pasivo, los mismos estarán bajo el conocimiento y control de la
empresa, brindado seguridad en las operaciones contables generadas a partir del
inventario.
TABLA 20
Indicador: Costos
ITEMES
S CS AV CN N
SiempreCasi
Siempre A veces Casi nunca Nunca
FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% SUMATORIA PROMEDIO CATEGORÍA
Controla los costos
relacionados con el
manejo de lasáreas de
almacenamiento 2 6,67 12 40 7 23,3 6 20 3 10 94 3,13 MN
Establece
parámetrosfinancieros paracontrol de los
costos del
inventario 1 3,33 19 63 3 10 7 23,3 0 104 3,47 AN
Comportamiento del indicador 3 5 31 52 10 16,7 13 21,7 3 5 198 3,30 MN
Fuente: Troconis (2010)
En consideración con los resultados del indicador costos, revelan que la categoría
establecida por los consultados fue de moderado nivel, destacándose que la
organización en moderado nivel controla los costos relacionados con el manejo de las
áreas de almacenamiento, a diferencia de ello, en alto nivel, establecen parámetros
financieros para control de los costos del inventario.
124
Estos resultados se encuentran alineados en la medida que sus categorías lo
determinan con el criterio de Gómez (2000), quien argumenta que los costos se
generan dentro de ia empresa privada y está considerado como una unidad productora
así mismo, se cumple en la empresa que la contabilidad de costos acciona una serie de
procedimientos tendientes a determinar el costo de un producto y de las distintas
actividades que se requieren para su fabricación y venta, así como para planear y medir
la ejecución del trabajo., sin embargo se evidencia que se logra controlar en moderado
nivel el costo de almacenamiento mientras que la definición de parámetros cobra mayor
importancia.
TABLA 21
Subdimensión: Sistemas de contabilidad
INDICADORES
S CS AV CN N
SiempreCasi
Siempre A veces
Casi
nunca Nunca
FA FR %j FA FR% FA FR% FA FR % FA FR % SUMATORIA PROMEDIO CATEGORÍA
Activos31 51,7 14 23 15 25 0 0 0 0 256 4,27 MAN
Pasivos30 50 12 20 13 21,7 5 8,33 0 0 247 4,12 AN
Costos
3 5 31 52 10 16,7 13 21,7 3 5 198 3,30 MN
Comportamiento de laSubdimensión 64 35,6 57 32 38 21,1 18 10 3 1,67 701 3,89 AN
Fuente: Troconis (2010)
De acuerdo a los resultados de la subdimensión sistemas de contabilidad,
revelan que la categoría establecida por los consultados fue en alto nivel, destacándose
que para el caso de los activos, las situaciones que se presentan en materia de control
de inventarios han sido valoradas con muy alto nivel, mientras que para el caso de los
pasivos se observó en un alto nivel, para la consideración de los costos, estos fueron
percibidos en una categoría de moderado nivel, razones por las cuales el sistema
contable se encuentra en disponibilidad de proveer en esta medida de una atención
para el manejo de los inventarios.
125
Estos resultados logran alinearse con el criterio de Gómez (2003 pág. 44), el cual
afirma que un sistema de contabilidad es una estructura organizada mediante la cual se
recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones,
valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros y que presentados a la
gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones financiera, por solo los activos y
pasivos han sido productivos a diferencia de las consideraciones logradas para los
costos.
TABLA 22
Indicador: Estrategias
ITEMES
S CS AV CN N
SiempreCasi
Siempre A veces
Casi
nunca Nunca
FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% SUMATORIA PROMEDIO CATEGORÍA
Establece medidas
de valoración de
riesgos para losprocesos
relacionados con el
inventario 2 6,67 17 57 3 10 8 26,7 0 103 3,43 AN
Diseña planes demejoramientocontinuo quecoadyuven al logrode la eficiencia en el
proceso de inventario 5 16,7 19 63 6 20 0 0 119 3,97 AN
Comportamiento del indicador 7 11,7 36 60 9 15 8 13,3 0 0 222 3,70 AN
Fuente: Troconis (2010)
Determinan las consultas efectuadas a través de los resultados del indicador
estrategias, que la categoría general establecida fue en alto nivel, esto se especifica ya
que en esa misma categoría se evidenció que en la empresa se establecen medidas de
valoración de riesgos para los procesos relacionados con el inventario, así mismo, en
alto nivel se observó que se diseñan planes de mejoramiento continuo que contribuyen
al logro de la eficiencia en el proceso de inventario.
126
Por tal razón los resultados expresan que existe coincidencia con el criterio de
Coopers & Lybrand (2000), quienes refieren que se deben utilizar estrategias como las
planteadas por el COSO para definir el objetivo de control a ser auditado, evaluar los
componentes del sistema de control de la entidad e informar los resultados a la
conducción, esta consideración se justifica en función a que se revela en el ejercicio del
control de inventario dichas consideraciones del COSO se presentan en el ejercicio del
control de inventario dentro de un nivel ato.
TABLA 23
Indicador: Operaciones
ITEMES
S CS AV CN N
SiempreCasi
Siempre A veces
Casi
nunca Nunca
FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% SUMATORIA PROMEDIO CATEGORÍA
Evalúa los sistemas
de administración,gerencia y control,con fines de su
mejoramiento. 1 3,33 16 53 4 13,3 3 10 6 20 93 3,10 MN
Adopta accionespreventivas ycorrectivas
pertinentes aposibles desvíos enel proceso deinventario. 3 10 18 60 9 30 0 0 114 3,80 AN
Comportamiento del indicador 4 6,67 34 57 13 21,7 3 5 6 10 207 3,45 AN
Fuente: Troconis (2010)
Según los resultados del indicador operaciones, este se ubicó en una categoría
de alto nivel, destacándose que en la empresa se evalúan en moderado nivel los
sistemas de administración, gerencia y control, con fines de su mejoramiento, además
se adoptan acciones preventivas y correctivas pertinentes a posibles desvíos en el
proceso de inventario en alto nivel lo que favorece la actividad del control de inventario
dentro de la organización objeto de estudio y por ello caracteriza el ejercicio profesional
de sus responsables. .
127
Ambas situaciones pueden estar coherentes con el criterio de Coopers & Lybrand
(2000), quienes argumentan que es necesario implementar operaciones de controles
directivos, preventivos y de detección que apunten a lograr un uso eficiente y eficaz de
los recursos medido en función del alcance con el que se cumplen los objetivos
específicos de control, por ello el papel de la gerencia en estas organizaciones
comerciales logra disponer de la evaluación de los sistemas administrativos aun cuando
se logra en moderado nivel y en la adopción de medidas preventivas y correctivas en el
proceso de control de inventario alcanzado en alto nivel, resultan adecuadas sin dejar
de ser un elemento a considerar para las mejoras que se plantean en el proceso de
control de inventario.
TABLA 24
Indicador: Reportes de Cumplimiento
ITEMES
S CS AV CN N
SiempreCasi
Siempre A veces Casi nunca Nunca
FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% SUMATORIA PROMEDIO CATEGORÍ/
Emite reportes paraverificar el
cumplimiento de lasactividades de control 4 13,3 18 60 6 20 2 6,67 0 114 3,80 AN
Estandariza los
reportes de trabajo4 13,3 16 53 2 6,67 8 26,7 0 106 3,53 AN
Comportamiento del indicador 8 13,3 34 57 8 13,3 10 16,7 0 0 220 3,67 AN
Fuente: Troconis (2010)
En relación con los resultados del indicador reportes de cumplimiento, el promedio
general obtenido le ubica dentro de una categoría en alto nivel, donde se evidencia que
la organización emite reportes en alta medida para verificar el cumplimiento de las
actividades de control, de igual forma logra estandarizar los reportes de trabajo bajo esa
misma valoración.
128
A partir de la revisión de estos resultados, se identifica una clara relación con el
criterio de Coopers & Lybrand (2000), quienes platean que comunicar fas evaluaciones
de auditoría a la conducción ha de utilizarse un formulario de evaluación de control
basado en el COSO, donde se muestran las clasificaciones para cada componente de
control, así como una clasificación global, lo cual determina si existe seguridad
razonable de que se lograrán los objetivos de la conducción, por lo tanto si la empresa
emite reportes y asume la estandarización de los mismos se ajusta a estos aspectos
siendo ello acorde para el ejercicio de la empresa.
TABLA 25
Subdimensión: Control interno
INDICADORES
S CS AV CN N
SiempreCasi
Siempre A veces
Casi
nunca Nunca
FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% SUMATORIA PROMEDIO CATEGORÍA
Estrategias 7 11,7 36 60 9 15 8 13,3 0 0 222 3,70 AN
Operaciones 4 6,67 34 57 13 21,7 3 5 6 10 207 3,45 ANReportes deCumplimiento 8 13,3 34 57 8 13,3 10 16,7 0 0 220 3,67 ANComportamiento de la
Subdimensión 19 10,6 104 58 30 16,7 21 11,7 6 3,33 649 3,61 AN
Fuente: Troconis (201 0)
Determinan los resultados de la subdimensión control interno, que el miso se
ubio en una categoría de alto nivel, donde la aplicación de las estrategias de control
interno favorecen el proceso de inventarios, al igual que las operaciones de control y la
generación de reportes de esta actividad.
Esto resultados obtenidos muestran una clara alineación con lo planteado por
Poch (2006), quien hace mención a la preocupación que existe sobre las empresas
privadas es el manejo del control interno, otorgando atención a las políticas y
procedimientos para lograr los objetivos específicos de la entidad, esto se asume dentro
de la organización y resulta favorable a la gestión de control de inventario en la
organización objeto de estudio, como el resultado de la conducción que puede ofrecer
la gerencia y el cumplimiento por parte de los ejecutores del proceso en sí.
TABLA 26
Dimensión: Factor riesgo de negocio asociado al control interno
129
SUBDIMENSIÓN
S CS AV CN N
Siempre
Casi
Siempre A veces
Casi
nunca Nunca
FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% SUMATORIA PROMEDIO CATEGORÍA
Sistemas de contabilidad 64 35,6 57 32 38 21,1 18 10 3 1,67 701 3,89 AN
Control interno 19 10,6 104 58 30 16,7 21 11,7 6 3,33 649 3,61 AN
Comportamiento de la
Subdimensión 83 23,1 161 45 68 18,9 39 10,8 9 2,5 1350 3,75AN
Fuente: Troconis (2010)
En razón a los resultados establecidos por las subdimensiones sistemas de
contabilidad y control interno, la dimensión factor riesgo de negocio asociado al control
interno se ubico en la categoría de alto nivel para considerar que estas prácticas se
cumplen en la organización a favor al manejo del inventario. Por lo tanto, la situación
evidenciada en el indicador revela una alineación con el criterio de Blano (2007), el cual
considera que el auditor en función al factor de riesgo, deberá obtener un entendimiento
suficiente de los sistemas de control interno y contable para planear la auditoría y
desarrollar un efectivo enfoque de auditoría
En vista de los resultados obtenidos, la valoración de las respectivas
subdimesiones establece la realidad sobre los factores de riesgo, aun cuando las
valoraciones se ubican en alto nivel descartando las proposiciones de los posibles
factores, aun así, en el sistema de contabilidad se percibió como una posible falla el
manejo de los costos, por ser identificados en un moderado nivel, además, en el caso
de el control interno, todos los aspectos fueron identificados en alto nivel, aun así
pueden ser atendidos como un elemento de primer orden las operaciones las cuales
presentan una carencia de medios de apoyo y seguimiento.
130
Objetivo Específico: Detectar las áreas críticas del sistema del control interno de los
supermercados CENTRO 99.
Dimensión: Aéreas críticas del sistema del control interno
TABLA 27
Indicador: Ciclos de información contable
ITEMES
S CS AV CN N
SiempreCasi
Siempre A veces
Casi
nunca Nunca
FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% SUMATORIA PROMEDIO CATEGORÍA
Autoriza la administración
la realización de ajustesen el inventario basado
en los principioscontables 4 13,3 13 43 8 26,7 5 16,7 0 106 3,53 AN
Determinar
correctamente la
situación económico-
financiera del patrimonioempresarial
3 10 14 47 5 16,7 8 26,7 0 102 3,40 MN
Comportamiento del indicador 7 11,7 27 45 13 21,7 13 21,7 0 0 208 3,47 AN
Fuente: Troconis (2010)
Con relación al indicador ciclos de información contable, los resultados determinan
una categoría en alto nivel, además se destaca en la empresa que en un alto nivel la
administración autoriza la realización de ajustes en el inventario basado en los
principios contables, lo cual se ajusta a los principios contables y las normativas
organizacionales, así mismo, se determinó que correctamente se establece la situación
económico-financiera del patrimonio empresarial en moderado nivel representando una
vía para ser considerada en las mejoras.
Refieren estos resultados del indicador una alineación con el criterio de Pereda y
Pereda (2002), quienes refieren que un ciclo de información contable está constituido
por el flujo de información que va desde la cuenta del mayor general por el tratamiento
contable del intercambio hasta los soportes documentales que contienen los datos
inherentes a dicho intercambio, por ello en alto nivel se cumple dentro del proceso de
control de inventario con los principios que facilitan los ciclos de información contable.
TABLA 28
Indicador: Puntos de control
131
ITEMES
S CS AV CN N
SiempreCasi
Siempre A veces
Casi
nunca Nunca
FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% SUMATORIA PROMEDIO CATEGORÍA
Verifica que el controlfuncione durante todo
el ejercicio contable3 10 18 60 6 20 3 10 0 111 3,70 AN
Dispone laadministración de un
medio gráfico paraconocer el trayectode las actividades de
inventario 1 3,33 16 53 5 16,7 5 16,7 3 10 97 3,23 MN
Comportamiento del indicador 4 6,67 34 57 11 18,3 8 13,3 3 5 208 3,47 AN
Fuente: Troconis (2010)
De acuerdo con los resultados del indicador puntos de control, el promedio logrado
se ubica dentro de una categoría de alto nivel, donde se evidencia que la empresa en
esa misma medida, verifica que el control funcione durante todo el ejercicio contable,
además, en moderado nivel la administración dispone de un medio gráfico para conocer
el trayecto de las actividades de inventario.
Ante estos resultados se evidencia una relación del indicador con el criterio de
Pereda y Pereda (2002), quienes plantean que los intercambios de información están
sujetos a errores y estos pueden ser responder a la cantidad de intercambios y al
tratamiento a cada uno de sus atributos, a tales efectos y con el objetivo de lograr
estados contable exactos se deben introducir mecanismos de control que detecten tales
errores a los que se les denomina puntos de control por lo tanto es de comprender que
en esta organización el control de inventario los establece para su mayor fidelidad.
TABLA 29
Indicador: Medios
132
ITEMES
S CS AV CN N
SiempreCasi
Siempre A veces
Casi
nunca Nunca
FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% SUMATORIA PROMEDIO CATEGORÍ/
Dispone de losformularios
respectivos para el
registro de la
información del
inventario 16 53,3 9 30 5 16,7 0 0 131 4,37 MAN
Conoce el personal
responsable del
inventario el manejo
de estos formularios 3 10 18 60 9 30 0 0 114 3,80 AN
Comportamiento del indicador 19 31,7 27 45 14 23,3 0 0 0 0 245 4,08 AN
Fuente: Troconis (2010)
Para el caso del indicador medios, los resultados determinan una categoría de alto
nivel, donde se destaca que la empresa se disponen de los formularios respectivos para
el registro de la información del inventario en una categoría de muy alto nivel,, así
mismo, el personal responsable del inventario conoce en alto nivel el manejo de estos
formularios, siendo esto favorable para el control de inventario.
Dichos resultados determinan una alineación con el criterio de Pereda y Pereda
(2002), quien argumenta que la función de relevamiento del sistema de control interno
por el método descriptivo, se puede realizar por tres formas o procedimientos distintos:
encuesta o entrevista personal, formularios y la combinación de formularios y
entrevistas de ahí que se logró conocer que la empresa asume el estilo de uso de
formularios para las actividades de control de inventario.
TABLA 30
Indicador: Controles internos específicos
133
ITEMES
S CS AV CN N
SiempreCasi
Siempre A veces
Casi
nunca Nunca
FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% SUMATORIA PROMEDIO CATEGORÍA
Captura mediante elproceso contable losdatos de cantidad,precio, descripción,de la mercancía queconforma el
inventario 17 56,7 8 27 5 16,7 0 0 132 4,40 MAN
Coinciden los datos
documentados en el
inventario y losdestinados a generarlos saldos del libro
mayor. 4 13,3 16 53 5 16,7 3 10 2 6,67 107 3,57 AN
Comportamiento del indicador 21 35 24 40 10 16,7 3 5 2 3,33 239 3,98 AN
Fuente: Troconis (2010)
En el caso del indicador controles internos específicos, el promedio general lo
ubica en una categoría de alto nivel, destacándose que en a empresa se logra la
captura los datos de cantidad, precio, descripción, de la mercancía que conforma el
inventario mediante el proceso contable todo ello en muy alto nivel, así mismo, se tiene
que categoría de alto nivel, coinciden los datos documentados en el inventario y los
destinados a generar los saldos del libro mayor.
Estos resultados determinan una alineación con el criterio de Pereda y Pereda
(2002), quien afirma que el control interno sobre inventario debe enfatizarse pues afecta
a casi todas las funciones involucradas en la producción y disposición de los productos,
la compra, recepción, almacenamiento, distribución, procesamiento, por lo tanto si la
organización presenta la información del inventario en forma oportuna y precisa,
además de esto, coinciden los saldos del libro mayor con las operaciones de la
empresa, entonces se ajusta a lo pautados por los autores dentro de la dinámica del
control.
TABLA 31
Indicador: Controles de procesamiento
134
ITEMES
S CS AV CN N
SiempreCasi
Siempre A veces
Casi
nunca Nunca
FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% SUMATORIA PROMEDIO CATEGORÍA
Dispone laadministración de
controles paraimpedir o detectarerrores por
discrepancia entrelos datos que estánprocesados y latransacción
económica querepresentan. 4 13,3 17 57 5 16,7 4 13,3 0 111 3,70 AN
Existe un control de
existencia de la
mercancía para elcontrol 15 50 4 13 6 20 5 16,7 0 119 3,97 AN
Comportamiento del indicador 19 31,7 21 35 11 18,3 9 15 0 0 230 3,83 AN
Fuente: Troconis (2010)
Para el caso de los resultados obtenidos en la consulta del indicador controles de
procesamiento, el promedio se ubicó en una categoría de alto nivel, destacándose que
la administración dispone de controles para impedir o detectar errores por discrepancia
entre los datos que están procesados y la transacción económica que representan en
alto nivel. Así mismo, la disponibilidad de un control de existencia de la mercancía para
el control se ubicó en alto nivel.
Por lo tanto, estos resultados determinan una alineación con el criterio de Pereda
y Pereda (2002), quien argumenta que estos controles son diseñados para impedir o
detectar errores por discrepancia entre los datos que están procesados y la transacción
económica que representan, de ahí que si la organización dispone de estos de manera
efectiva logra el propósito de los controles de procesamiento en el trabajo de control de
inventario siendo esto de provecho para el ejercicio de la empresa.
TABLA 32
Indicador: Controles de Custodia
135
ITEMES
S CS AV CN N
SiempreCasi
Siempre A veces
Casi
nunca Nunca
FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% SUMATORIA PROMEDIO CATEGORÍA
Dispone decontroles
administrativos paraevitar que los bienesmóviles sean
perdidos, dañados orobados 19 63,3 8 27 3 10 0 0 136 4,53 MAN
Efectúa conteos
selectivos de la
mercancía paraverificarla con los
registros delinventario 2 6,67 8 27 17 56,7 3 10 0 99 3,30 MN
Comportamiento delindicador 21 35 16 27 20 33,3 3 5 0 0 235 3,92 AN
Fuente: Troconis (20' 0)
En cuanto a los resultados del indicador controles de custodia se tiene que el
mismo a partir de las consultas efectuadas su cumplimiento se ubicó en una categoría
de alto nivel, por lo que se logró conocer que dentro de la empresa se disponen de
controles administrativos para evitar que los bienes móviles sean perdidos, dañados o
robados en una categoría de muy alto nivel, así mismo, se efectúan conteos selectivos
de la mercancía para verificarla con los registros del inventario en una categoría de
moderado nivel.
Sobre estos resultados del indicador controles de custodia, se establece que
existe relación con el criterio de Pereda y Pereda (2002), quien argumenta que estos
controles están diseñados para evitar que los bienes móviles sean perdidos, dañados o
robados y para proporcionar la seguridad de que las cantidades y los valores en
existencia sean coincidentes con los registrados, razón por la cual la organización
muestra un comportamiento favorable con respecto a estas precisiones del autor tal
como lo demuestra el promedio general obtenido acusando de esta manera que los
controles de custodia son considerados en el proceso de control de inventario.
136
TABLA 33
Subdimensión: Controles
INDICADORES
S CS AV CN N
Siempre Casi Siempre A veces Casi nunca Nunca
FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% SUMATORIA PROMEDIO CATEGOF
Ciclos de información contable 7 11,7 27 45 13 21,7 13 21,7 0 0 208 3,47 AN
Puntos de control 4 6,67 34 57 11 18,3 8 13,3 3 5 208 3,47 AN
Medios 19 31,7 27 45 14 23,3 0 0 0 0 245 4,08 AN
Controles internos específicos 21 35 24 40 10 16,7 3 5 2 3,33 239 3,98 AN
Controles de procesamiento 19 31,7 21 35 11 18,3 9 15 0 0 230 3,83 AN
Controles de custodia 21 35 16 27 20 33,3 3 5 0 0 235 3,92 AN
Comportamiento de la Subdimensión 91 25,3 149 41 79 21,9 36 10 5 1,39 1365 3,79 AN
Fuente: Troconis (2010)
A partir de los resultados logrados por los indicadores ciclos de información
contable, puntos de control, medios, controles internos específicos, controles de
procesamiento y controles de custodia ubicados todos en la categoría de alto nivel
establecen que la subdimensión controles fuera calificada de igual manera lo que
resulta acorde para la empresa y el manejo del control interno de inventario.
Esta evidencia mostrada en el resultado de la subdimensión controles, calificada,
en una categoría de alto nivel, se alinea con el criterio Pereda y Pereda (2002), quien
argumenta que el sistema de control interno o de gestión representa el plan de la
organización y todos los métodos coordinados además de las medidas adoptadas
dentro de una empresa con el fin de salvaguardar sus activos así como la posibilidad de
verificar la confiabilidad de los datos contables, por lo tanto, en esta empresa en
materia de control de inventario se cumplen con las acciones pertinentes en una medida
satisfactoria para afirmar el logro de los propósitos que concibe esta sección estudiada.
137
TABLA 34
Indicador: Flujo de información
ITEMES
S CS AV CN N
SiempreCasi
Siempre A veces Casi nunca Nunca
FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% SUMATORIA PROMEDIO CATEGORÍ/
Garantiza la
administración que lainformación generada en
el proceso de inventario
llegue a la gerencia en elmomento requerido.
0 3 10 19 63,3 5 16,7 3 10 82 2,73 MN
Minimiza el tiempo de lasoperaciones de
inventario para obtener
la información en el
menor tiempo posible
0 4 13 20 66,7 6 20 0 88 2,93 MN
Comportamiento del indicador0 0 7 12 39 65 11 18,3 3 5 170 2,83 MN
Fuente: Troconis (2010)
Puede apreciarse que los resultados correspondientes al indicador flujo de
información, se ubicó en una categoría moderado nivel destacándose que la
administración en esa misma medida garantiza que la información generada en el
proceso de inventario llegue a la gerencia en el momento requerido, además, de
manera similar buscan minimizar el tiempo de las operaciones de inventario para
obtener la información en el menor tiempo posible.
Estos resultados determinan una relación considerada como moderada con el
criterio de Villegas (2007), el cual plantea que para poder transmitir información
correspondiente al control interno dentro de la empresa en el momento justo cuando
cada área lo requiere, se debe contar con grandes desarrollos informáticos para lograr
que el flujo de información sea adecuado y eficiente, situación que en la empresa
resulta identificado en moderado nivel, de ahí que esta disponibilidad del recurso
informático establecida en resultados anteriores, favorecen el proceso pero dejan
aspectos que deben ser mejorados para evitar que el mismo afecte al control de
inventario de forma continua.
138
TABLA 35
Indicador: Departamentos Relacionados
ITEMES
S CS AV CN N
SiempreCasi
Siempre A veces
Casi
nunca Nunca
FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% SUMATORIA PROMEDIO CATEGORÍA
Están definidos los
departamentosligados con elproceso de inventario 21 70 7 23 2 6,67 0 0 139 4,63 MAN
Define la
administración las
acciones que han deejecutarse de losdistintos
departamentosrelacionados con el
inventario. 0 3 10 19 63,3 4 13,3 4 13,3 81 2,70 MN
Comportamiento del indicador 21 35 10 17 21 35 4 6,67 4 6,67 220 3,67 AN
Fuente: Troconis (2010)
Al considerar los resultados obtenidos en el indicador departamentos
relacionados, el mismo se ubicó en la una categoría de alto nivel, según lo establecido
en el baremo, evidenciándose que en esta medida, se han definido los departamentos
ligados con el proceso de inventario, así mismo, la administración define las acciones
que han de ejecutarse de los distintos departamentos relacionados con el inventario en
una categoría de moderado nivel, todo ello configura una situación positiva para el
proceso de control de inventario aun cuando muestra un elemento que debe ser
atendido antes que el mismo represente mayor complejidad
Determinan los resultados que existe una relación directa con el criterio de Mora
(2005), quien referencia que en la acción de control interno debe, mantener informado
de las actividades desempeñadas así como el cumplimiento de estas, debido a que la
gerencia es ia encargada de verificar la gestión además de aprobar las diferentes
propuestas y recomendaciones, establecidas, por lo tanto en la empresa al estar
definidos los departamentos involucrados en el control de inventario se logra cumplir
139
con lo referido por el citado autor, aun cuando la realidad estableció que de forma
moderada se asigna las acciones que deben cumplirse a estos responsables.
TABLA 36
Indicador: Objetivos de control
ITEMES
S CS AV CN N
SiempreCasi
Siempre A veces Casi nunca Nunca
FA FR % FA FR% FA FR % FA FR% FA FR % SUMATORIA PROMEDIO CATEGORÍA
Promueve la gerenciael cumplimiento de lasleyes, reglamentos ypolíticas contables enla empresa. 0 0 23 76,7 7 23,3 0 83 2,77 MN
Incentiva la
administración a que elpersonal contribuya enla eficacia y eficienciade las operaciones deinventario. 0 6 20 20 66,7 4 13,3 0 92 3,07 MN
Comportamiento del indicador 0 0 6 10 43 71,7 11 33,3 0 0 175 2,92 MN
Fuente: Troconis (2010)
Establecen los resultados del indicador objetivos de control, que el mismo se ubicó
en una categoría de moderado nivel según o considerado en la consulta y lo previsto en
el baremo, además se evidencia que la gerencia promueve el cumplimiento de las
leyes, reglamentos y políticas contables en la empresa en moderado nivel, así mismo
se conoce que la administración incentiva dentro de la categoría mencionada a que el
personal contribuya en la eficacia y eficiencia de las operaciones de inventario.
Estas situaciones establecen una relación moderada con el criterio Mora (2005),
quien plantea que los objetivos del control interno según deben ser establecidos para
cada área o actividad del organismo o entidad, y caracterizarse por ser aplicables,
completos, razonables, integrados y congruentes con los objetivos generales de la
institución, si en la empresa se logra en moderado nivel el impulso de la gerencia al
cumplimiento de leyes y reglamentos así como la contribución a la eficiencia del
140
inventario, entonces no se logra una condición plenamente acorde y por lo tanto amerita
su intervención y mejora.
TABLA 37
Indicador: Errores de autorización, integridad y exactitud
ITEMES
S CS AV CN N
SiempreCasi
Siempre A veces
Casi
nunca Nunca
FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% SUMATORIA PROMEDIO CATEGORIAL
Identifica la
administración cada
uno de los
comprobantes ymedios magnéticosinvolucrados en el
registro de lainformación del
inventario
2 6,67 19 63 5 16,7 4 13,3 0 109 3,63 AN
Analiza los controles
que la organizaciónha establecido paraprevenir y detectarposibles errores en elproceso deinventario.
0 8 27 17 56,7 5 16,7 0 93 3,10 MN
Comportamiento del indicador 2 3,33 27 45 22 36,7 9 15 0 0 202 3,37 MN
Fuente: Troconis (2010)
Se evidencia que para el caso del indicador errores de autorización, integridad yexactitud, la categoría alcanzada fue moderado nivel, estableciendo que la
administración identifica cada uno de los comprobantes y medios magnéticosinvolucrados en el registro de la información del inventario dentro de la categoría altonivel, así mismo, la organización analiza los controles que ha establecido para preveniry detectar posibles errores en el proceso de inventario en moderado nivel.
Determinan estos resultados una coherencia moderada del indicador con el criterio
de Leonard, (1990), el cual establece que listar los posibles errores de autorización,
integridad y exactitud es una práctica favorable de la organización, ya que se identifican
cada uno de los comprobantes y medios magnéticos involucrados además de sus
141
objetivos de control correspondiente y la totalidad de los errores que podrían ocurrir,
para luego en un paso posterior analizar los controles que el ente ha estabiecido para
prevenir y detectar, por ello al conocer del promedio general se plantea una moderada
alineación de la práctica de la empresa dentro del control de inventario.
TABLA 38
Indicador: Efectividad de controles
ITEMES
S CS AV CN N
SiempreCasi
Siempre A veces
Casi
nunca Nunca
FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% SUMATORIA PROMEDIO CATEGORÍA
Brinda una seguridad
razonable de que se
cumplen con los
objetivos operacionales
0 0 24 80 3 10 3 10 81 2,70 MN
Determina la
efectividad de los
Informes financieros
que emite dentro de la
empresa.
0 5 17 21 70 4 13,3 0 91 3,03 MN
Comportamiento del Indicador 0 0 5 8,3 45 75 7 11,7 3 5 172 2,87 MN
Fuente: Troconis (2010)En el caso del indicador efectividad de controles, el mismo se ubicó en una
categoría de moderado nivel para considerar el resultado de la gestión de sus controles,
además, esta organización brinda una seguridad razonable de que se cumplen con los
objetivos operacionales en moderado nivel, así mismo, determina la efectividad de los
Informes financieros que emite dentro de la empresa en moderado nivel.
Estos resultados muestran una relación moderada, con el criterio de Cooper &
Lybrand. (2002), quienes refieren que el control interno es efectivo si brinda una
seguridad razonable de que se cumplen con los objetivos de la empresa, sin embargo,
la consulta revela que esto no se logra como se espera y por ello se ubica en moderado
nivel ofreciendo así una posibilidad de limitación para cumplir con el verdadero
propósito de control de inventario.
TABLA 39
Subdimensión: Evaluación
142
INDICADORES
S CS AV CN N
SiempreCasi
Siempre A veces
Casi
nunca Nunca
FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% SUMATORIA PROMEDIO CATEGORÍA
Flujo de información 0 0 7 12 39 65 11 18,3 ry5 170 2,83 MN
Departamentorelacionados 21 35 10 17 21 35 4 6,67 4 6,67 220 3,67 AN
Objetivos de control 0 0 6 10 43 71,7 11 33,3 0 0 175 2,92Errores de
autorización,integridad y exactitud 2 3,33 27 45 22 36,7 9 15 0 0 202 3,37 AN
Efectividad de
controles 0 0 5 8,3 45 75 7 11,7 3 5 172 2,87 MNComportamiento de la
Subdimensión 23 7,67 55 18 170 56,7 42 14 10 3,33 939 3,13 MN
Fuente: Troconis (2010)
Para el caso de la subdimensión evaluación los indicadores se ubicaron dentro de
una tendencia que va desde moderado nivel hacia alto nivel, razón por la cual la
categoría general quedó considerada en una forma moderada para este segmento del
proceso de control interno de los inventarios en la empresa.
Por lo tanto, los resultados de la subdimensión evaluación establecen una
relación moderada con el criterio de Gómez (2001), quien argumenta que la evaluación
del sistema de control interno define las fortalezas y debilidades de la organización
empresarial mediante una cuantificación de todos sus recursos, sin embargo esto no se
logra de manera efectiva en la organización y por ello brinda un espacio en el cual
pueden ser instrumentadas mejoras que permiten que la efectividad de estos controles
sea mayor.
TABLA 40
Dimensión: Aéreas críticas del sistema del control interno
143
SUBDIMENSIÓN
s CS AV CN N
SiempreCasi
Siempre A veces
Casi
nunca Nunca
FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% FA FR % SUMATORIA PROMEDIO CATEGORÍA
Controles 91 25,3 149 41 79 21,9 36 10 5 1,39 1365 3,79 AN
Evaluación 23 7,67 55 18 170 56,7 42 14 10 3,33 939 3,13 MN
Comportamientode la
Subdimensión 114 17,3 204 31 249 37,7 78 11,8 15 2,27 2304 3,49 AN
Fuente: Troconis(2C)10)
Se visualiza que la dimensión aéreas críticas del sistema del control interno,
refiere que la subdimensión controles se percibió en alto nivel, mientras que para la
evaluación se identificó en moderado nivel, por ello es importante destacar que la
organización en materia de áreas críticas muestra detalles que deben ser tomados en
cuenta para el caso especifico de la evaluación del control de inventario.
Es por ello que al considerar el aspecto de las aéreas críticas del sistema del
control interno quedó descartado el elemento controles, por estar alineado dentro de ¡a
empresa con lo descrito por Pereda y Pereda (2002 pág.26), quienes argumentan que
el sistema de control interno o de gestión representa un conjunto de áreas funcionales y
de acciones especializadas en la comunicación y control al interior de la empresa, y
esto se cumple en alto nivel.
Sin embargo, se considera que la evaluación aparece como una de las áreas
criticas al no estar plenamente alienada con lo manifestado por Gómez (2001), quien
argumenta que la evaluación del sistema de control interno define las fortalezas y
debilidades de la organización empresarial mediante una cuantificación de todos sus
recursos, pero esto no se ejecuta de manera formal dentro de la organización objeto de
estudio específicamente en el proceso de control de inventario.
TABLA 41
Variable: Control de inventarios
144
DIMENSIÓN
S CS AV CN N
SiempreCasi
Siempre A veces Casi nunca Nunca
FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% FA FR% SUMATORIA PROMEDIO CATEGORÍA
Situación actual de la
gestión Inv. 8 3,33 91 38 35 14,6 83 34,6 23 9,58 698 2,91 MN
Recursos dispuestos
para la gestión 46 12,8 51 14 72 20 121 33,6 70 19,4 962 2,67 MN
Factor riesgo de
negocio asociado 83 23,1 161 45 68 18,9 39 10,8 9 2,5 1350 3,75 AN
Aéreas críticas del
sistema del control 114 17,3 204 31 249 37,7 78 11,8 15 2,27 2304 3,49 AN
Comportamiento de la
Subdimensión 251 15,5 507 31 424 26,2 321 19,8 117 7,22 5314 3,28 MN
Fuente: Troconis (201 0)
En cuanto a los resultados obtenidos por la consulta de la dimensión Control de
inventarios, el mismo se percibió como moderado nivel según el baremo ,
destacándose que la situación actual de la gestión de inventario está en moderado
nivel, mientras que los recursos esta fueron valorados de igual manera, por su parte, el
factor riesgo de negocio asociado, se aprecia en alto nivel lo cual descarta las
proposiciones asociadas a este, mientras que en las aéreas críticas del sistema del
control las situaciones se aprecian en alto nivel, con una situación de similar explicación
que el anterior.
Por lo tanto, este resultado logra una relación de moderado nivel con el criterio de
Urdaneta (1996), quien argumenta que el Control de inventarios se trata de una técnica
que permite mantener la existencia de los productos a los niveles deseados, además de
asegurar un flujo adecuado de materiales para hacer frente a las exigencias de
operación, por ello al identificarse algún tipo de debilidad se determina esta resultante.
Es por ello que al analizar el control interno de inventarios en los Supermercados
CENTRO 99 puede afirmarse que el mismo logró una consideración de moderado nivel
debido a las situaciones relacionadas con el esquema que prevalece y los recursos
145
dispuestos para el control de inventario mostraron algunas deficiencias ya comentadas
en sus respectivos análisis, razón que señala que las mejoras a ser instrumentadas
para su optimización debe atender en gran medida a elementos de orden operativo.
Estrategias para el control y la evaluación del inventario
en los supermercados CENTRO 99
146
PROPUESTA
Alineado con los objetivos planteados por la investigación, se presenta a
continuación una propuesta para el control y la evaluación del inventario en los
supermercados CENTRO 99, la cual ha sido desarrollada mediante una serie de
actividades que fundamentaron el contenido que a continuación se desglosa.
OBJETIVO GENERAL
Facilitar los recursos normativos para control y la evaluación del inventario en los
supermercados CENTRO 99
JUSTIFICACIÓN
La formalización de las actividades del inventario han de permitir que eldesarrollo de esta actividad se ajuste a prácticas reconocidas dentro del medio y que se
dirigen al logro de la excelencia, por ello su estructuración y ciara información permitirán
que su utilización se encuentra posibilitada a todos los miembros de ia empresaresponsable de esta área de control.
Estrategias para el control y la evaluación del inventario
en los supermercados CENTRO 99
147
Estrategia de ejecución
1. La mercancía se contará de izquierda a derecha, de arriba hacia abajo y de atrás
hacia adelante.
2. Se contará en presencia un "contador" y un "auditor" para cotejar que lo contado sea
lo correcto.
3. Se dividirá el almacén (anaqueles) por número para mejor distribución y rápida
detección de errores.
4. El contador y el auditor no contarán la mercancía del mismo lugar sino que uno
empezará en el primer anaquel y el auditor por el último.
5. Se hará un listado de mercancía en el cual se tomarán los productos encontrados en
el anaquel de izquierda a derecha, de arriba hacia abajo y de atrás hacia delante, esto
para facilitar más el conteo.
6. Se bajara la mercancía que se tenga duda en su conteo y se regresará a su lugar
una vez contada.
7. Se abrirán todas las cajas para verificar que se encuentren las cantidades correctas
de producto dentro de ellas.
8. Si se encuentra un producto que no esté anotado en la lista se le dará un número de
secuencia intermedia dependiendo la ubicación del producto y se anotará al final de la
hoja.
Estrategias para el control y la evaluación del inventario
en los supermercados CENTRO 99
148
9. Al final del conteo se cotejarán las hojas de contador y auditor (listados) para verificar
que no haya errores, sí hay habrá que verificarlos y corregirlos, una vez que todo esté
bien chequeado y sin ninguna anomalía se procederá a ingresar el conteo en el
sistema.
10. Imprimir lo capturado en sistema y revisar que no haya ningún faltante físico de
mercancía, en caso de haberlo se volverá a contar la mercancía con faltante y se
buscará en todos los lugares posibles que pueda estar antes de tomarla como faltante
real.
Responsable
Estrategias para el control y la evaluación del inventano
en los supermercados CENTRO 99
Estrategia de asignación de funciones
149
La empresa designara como responsabilidad adjunta a su descripción de cargo y
función a un responsable para la realización de! proceso de inventario, el cual ha
de reportar su actividad a la gerencia de forma directa.
• Gerente de la tienda
Es el responsable general del proceso de inventario, disponiendo de un ejecutor
al cual ha de solicitar la información generada y las novedades que se sucedan
en ei cumplimiento el mismo y las actividades relacionadas.
• Personal
El personal de la tienda, está en el deber de cumplir con las especificaciones de
control de inventario, de manera que cada uno de estos sea un factor de garantía
en la ejecución y cuidado del mismo.
Estrategias para el control y la evaluación del inventario
en los supermercados CENTRO 99
150
Estrategia de asignación de actividades
Realización
La realización del inventario será ejecutada en periodos mínimos de dos días, es
decir dos inventarios por semana y se efectuara en el almacén mediante conteo y
en el área de mostrados por selectivos y comprobación preferiblemente en horas
de la mañana.
Verificación
Mediante este proceso será posible comparar aquellas cantidades que entre el
físico y el teórico al momento de ejecutar el inventario.
Ajuste
De presentarse diferencias entre el físico y el teórico de inventario, es necesario
realizar ajustes deben ser participados al gerente. Estos ajustes deben ser
explicados en cuanto a la razón que los origino y de las alternativas para evitar
que se repitan.
Conformación del inventario
Si bien han sido reparadas las diferencias detectadas, o si el inventario no
presento modificaciones es necesario conformar el inventario resultante el cual ha de
ser descargado en e! sistema para su actualización.
Estrategias para el control y la evaluación del inventario
en los supermercados CENTRO 99
Reproducción del inventario
151
Finalizado este proceso y habiendo obtenido la firma de la gerencia el inventario
definitivo ha de ser entregado a ventas y se debe almacenar una copia del
mismo.
Estrategias para el control y la evaluación del inventario
en los supermercados CENTRO 99
152
Estrategia de recursos de apoyo
Los siguientes formatos de control, pueden ser usados libremente para el control
de nuestro inventario. Dependiendo qué tantos aspectos se quiere controlar, serán los
formatos que se necesiten.
CONTROL DE ENTRADAS
Fecha:
Artículo Fecha de entrada Fecha de caducidad Cantidad Proveedor Firma
Estrategias para el control y la evaluación del inventario
en los supermercados CENTRO 99
FORMATO DE CONSUMO INTERNO
Fecha: Folio:
Departamento:
Articulo Cantidad
Firma
eolfclfiít)
O bservaciones:
Autorización
153
Estrategias para el control y la evaluación del inventario
en los supermercados CENTRO 99
Departamento:
Fecha:
FORMA DE PEDIDOS INTERNOS
Categoría: Folio:
Artículos Presentación Cantidad
Firma
Encargado departamento
Observaciones:
Autorización
154
CONCLUSIONES
Al examinar la situación actual de la gestión del inventario de los supermercados
CENTRO 99 se identificó que el monitoreo de las actividades de control interno se logra
en un nivel moderado, lo que establece que las operaciones no tienen el seguimiento
requerido y por ello pueden dar paso a errores operativos, así mismo, no se está
logrando la promoción de personal para responsabilidades mayores lo que mantiene
centrado dicho proceso en un grupo constante, sin permitir que existan mayores
involucrados a esto se suma la dificultad de que el personal no mantiene conocimientos
actualizados impactando de esta manera el proceso de control en general.
En cuanto a la descripción de los recursos dispuestos para la gestión de los
inventarios en los supermercados CENTRO 99 fueron encontradas debilidades dentro
del área de recursos humanos específicamente en el proceso de detección de
necesidades de adiestramiento, así como la gestión de capacitación por parte de la
gerencia, así mismo impacta el bajo nivel otorgado para monitorear el desempeño del
personal y la realización de pruebas posterior a la capacitación. Para el caso de los
recursos materiales, se evidenció que los sistemas y los registros contables se
encuentran en un alto nivel. Para el caso de os recursos logísticos, se percibe una baja
disponibilidad de normas que orienten el proceso.
En cuanto a analizar el factor riesgo de negocio asociado al control interno de
inventario en los supermercados CENTRO 99, para el caso de los sistema de
contabilidad fueron descartados en esta gestión los aspectos de activo y pasivo en
relacionados con el proceso de control de inventario, sin embargo se identificó en
moderado nivel el control de costos, señalando que de no asumir una mejora dicho
elemento puede causar un impacto para considerarlo como riesgo. De igual manera se
logró identificar que el aspecto de control interno se ubicó en alto nivel y por ello no
representa para el momento algún tipo de riesgo.
156
Para el caso de detectar las áreas críticas del sistema del control interno de los
supermercados CENTRO 99 se logró comprobar que en la actualidad se aplican
estrategias que permiten el manejo del proceso de control interno, aun así en materia
de evaluación, fue posible conocer que los sistemas administrativos se valoran en un
nivel moderado, mientras que en el caso del establecimiento de medidas correctivas y
preventivas ante la posibilidad de desvíos se identificó suficiente dedicación por parte
de la empresa, razón que refiere que el sistema de control no establece mayores áreas
críticas.
En cuanto a proponer estrategias que permitan la mejora del control y la
evaluación del inventario en los supermercados CENTRO 99 fueron especificados los
objetivos de las mismas, centrado en la definición de las actividades y funciones
relacionadas con el control y evaluación, apoyado esto en la presentación de los
principios, lineamientos, estrategias de ejecución, de funciones y actividades, así como
de recursos de apoyo, logrando de esta manera responder a las necesidades
presentes en función a los resultados.
RECOMENDACIONES
Con respecto a la mejora de la situación actual de la gestión del inventario de los
supermercados CENTRO 99, es vital favorecer los procesos de capacitación y
disponibilidad de recursos para lograr una operación efectiva del control interno, bajo un
adecuado esquema que la organización formule en vías a lograr competencias
profesionales en los responsables del área y los gerentes de las entidades.
Para el caso de los recursos dispuestos para la gestión de los inventarios en los
supermercados CENTRO 99, es vital la actualización de las herramientas informáticas
y de los medios para los registros del proceso de inventario y su respectivo control,
para ello es necesario integrar aquellas alternativas que impliquen el uso de normativas
y parámetros ajustados a las nuevas exigencias de control como las relacionadas a las
normas NÍA 400.
En cuanto al factor riesgo de negocio asociado al control interno de inventario en
los supermercados CENTRO 99, debe prestarse mayor atención a los costos que se
derivan del mismo, así será posible encausar esta actividad dentro de los parámetros
de la organización, por lo tanto, la empresa ha de estudiar con precisión los
compromisos operativos que implica esta actividad para de esta forma alienar el
desempeño del mismo a parámetros claros específicamente los relacionados con los
costos de almacenamiento.
Con relación a las áreas críticas del sistema del control interno de los
supermercados CENTRO 99 deben fortalecerse las medidas preventivas y correctivas
para la posibilidad de desvíos en el proceso de control interno de inventarío, de ahí que
las alternativas que se plantea en las estrategias sugeridas pueden ser
complementarias para el desarrollo de manuales de procedimientos para orientar la
ejecución de trabajo.
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161
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ANEXO
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD DEL ZULIA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES
DIVISIÓN DE ESTUDFIOS PARA GRADUADOS PROGRAMA
ESPECIALIDAD EN AUDITORIA
GUIA DE VALIDEZ
CONTROL DE LOS INVENTARIOS EN LOS SUPERMECADOS
CENTRO 99
Autor: Ledo. Yendry Troconis
C.I. 14.698.149
Tutora: MSC. Belkis Rodríguez
MARACAIBO, NOVIEMBRE 2009
Respetado (a) Profesor (a):
Dada la necesidad de contar con datos confiables para lograr la ejecución deí
trabajo de investigación denominado: CONTROL DE LOS INVENTARIOS EN LOS
SUPERMECADOS CENTRO 99 solicito su valiosa colaboración, en el sentido de
obtener su criterio para la evaluación de los instrumentos anexos, que serán
utilizados en el mencionado trabajo.
Se agradece de antemano su aporte, que será de importancia en la aplicación
y verificación de los resultados de la investigación.
Atentamente
Ledo. Yendry Troconis
C. I. V.- 14.698.149
INSTRUCCIONES GENERALES
Es importante analizar cada uno de los ítems que componen el instrumento y
determinan su pertinencia con los indicadores planteados en la tabla de
construcción.
Para emitir su juicio encontrará la tabla de evaluación específica, donde puede
anotar el número de ítems de acuerdo con el criterio que más se ajuste a su análisis.
En la evaluación general, usted puede señalar todos aquellos aspectos que a
su juicio son importantes para la validación del contenido.
Por favor coloque todas las observaciones que considere pertinentes y
recuerde evaluar cada ítem tomando en cuenta los objetivos que se pretenden lograr
con la investigación.
EVALUACIÓN GENERAL
¿Los Indicadores y los ítemes utilizados miden la variable de estudio?
¿El instrumento, permite alcanzar los objetivos generales de la investigación?
Recomendaciones generales para la investigación que se realiza:
Nombre del evaluador:
Título de Post- grado: _
Institución donde labora:
Área de desempeño:
Gracias por su colaboración
OPERACIONALIZACION DE LA VARIABLE
OBJETIVO GENERAL:
Analizar el control interno de inventarios en los Supermercados CENTRO 99
Objetivos Específicos Variable Dimensión Sub-dimensiones Indicadores
Examinar la situación
actual de la gestión delinventario de los
supermercadosCENTRO 99.
(/}o
ro+j
ceo>c
<D"O
"o
co
O
Situación actual
de la gestión delinventario
Análisis Interno Debilidades
Fortalezas
Análisis Externo Oportunidades
Amenazas
Describir Sos recursos
dispuestos para lagestión de losinventarios en los
supermercadosCENTRO 99.
Recursos
dispuestos para lagestión de losinventarios
Humanos Capacitación
Evaluación
Materiales Sistemas
Respaldos ContablesLogísticos Normas
Manuales
Analizar el factor riesgode negocio asociado alcontrol interno de
inventario en los
supermercadosCENTRO 99.
Factor riesgo denegocio asociadoal control interno
Sistemas de
contabilidad
Activos
Pasivos
Costos
Control interno EstrategiasOperacionesReportes deCumplimiento
Detectar las áreas
críticas del sistema del
control interno de los
supermercadosCENTRO 99.
Aéreas críticas del
sistema del control
interno
Controles Ciclos de información
contable
Puntos de control
Medios
Controles internos
específicosControles de
procesamientoControles de custodia
Evaluación Flujo de informaciónDepartamentorelacionados
Objetivos de controlErrores de autorización,integridad y exactitudEfectividad de
controles
Proponer estrategiasque permitan la mejoradel control y laevaluación del
inventario en los
supermercadosCENTRO 99.
Este objetivo será alanzado a partir de
TABLA DE EVALUACIÓN ESPECIFICA
DIFICULTAD PERCIBIDA No DE ÍTEMES
1.- La redacción de los ¡temes
induce y sugiere la (s) respuesta (s)
de los mismos.
2.- La redacción de los ítemes son
claras y accesibles.
3.- Los ítemes son pertinentes con
los objetivos formulados.
4.- Los ítemes son pertinentes con
ei indicador.
5.- Los ítemes son pertinentes con
ia variable
6.- Los ítemes presentan claridad
en su contenido.
7.- Los ítemes presentan suficiente
información.
8.- Los ítemes miden la variable
señalada.
9.- Los ítemes presentan
secuencia.
10.- Se recomienda la eliminación
de estos ítemes.
11.- El contenido de estos ítemes
es respectivo.
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD DEL ZULIA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES
DIVISIÓN DE ESTUDFIOS PARA GRADUADOS PROGRAMA
ESPECIALIDAD EN AUDITORIA
CONSTANCIA
Yo, ; actuando en mi carácter de
"experto", portador de la cédula de identidad No. ; en uso de
mis facultades profesionales e intelectuales: por medio de la presente: hago constar
que el instrumento de recolección de información que presenta el Ledo. Yendry
Troconis, especialista en Auditoria, en " La Universidad del Zulia", en la presentación
de su trabajo de grado "CONTROL DE LOS INVENTARIOS EN LOS
SUPERMECADOS CENTRO 99" ha sido aprobado y avalado por mí.
Constancia que expido, para los fines legales pertinente y a petición de la
parte interesada, en Maracaibo a los _______ dias del mes de
del año dos mil nueve.
Atentamente
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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD DEL ZULIA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES
DIVISIÓN DE ESTUDFIOS PARA GRADUADOS PROGRAMA
ESPECIALIDAD EN AUDITORIA
CONTROL DE LOS INVENTARIOS EN LOS SUPERMECADOS
CENTRO 99
INSTRUMENTOS PARA GERENTES DE TIENDA
AUTOR: Ledo. Yendry Troconis
Maracaibo, Febrero de 2010
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD DEL ZULIA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES
DIVISIÓN DE ESTUDFIOS PARA GRADUADOS PROGRAMA
ESPECIALIDAD EN AUDITORIA
Apreciado Gerente de Tienda:
Este instrumento está dirigido a los gerentes con la finalidad de realizar el trabajo de
investigación, titulado: CONTROL DE LOS INVENTARIOS EN LOS
SUPERMECADOS CENTRO 99 Esta investigación se realiza para optar al Grado
de Especialista en Auditoria, mención: Planificación Educativa, el cual otorga La
Universidad del Zulia, razón por la cual se le agradece toda la colaboración que
pueda prestar en dicho cuestionario.
Agradeciéndole altamente la contribución que pueda aportar a este estudio, queda
de usted
Atentamente,
Autor: Ledo. Yendry Troconis
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD DEL ZULIA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES
DIVISIÓN DE ESTUDFIOS PARA GRADUADOS PROGRAMA
ESPECIALIDAD EN AUDITORIA
Instrucciones.
Complete los siguientes datos:
Escuela:
SEXO: EDAD: CARGO:
AÑOS DE SERVICIO:
Lea cuidadosamente las instrucciones del instrumento y tome su tiempo para
contestar.
Por favor utilice bolígrafo y marque con una X la opción seleccionada por usted en el
recuadro.
A continuación asigne la categoría que según usted corresponda a cada afirmación,
según la escala siguiente. Ejemplo:
Siempre Casi siempre Algunas veces Nunca
O O O O
Si la respuesta es siempre, marque en la forma indicada abajo.
Instruye centrado en la autoridad sobre el alumno.
Siempre Casi siempre Algunas veces Nunca
(X) () () ()
NOTA: este cuestionario es confidencial y será usado con fines estrictamente
académicos; ante cualquier duda, por favor pregunte.
Gracias por su valiosa colaboración.
Ledo. Yendry Troconis
INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
La realización de las actividades de control
interno de inventario, se caracteriza porS CS AV CN N
Dimensión: Análisis Interno
Debilidades
Dispone el personal que realiza el inventariolos conocimientos para su realizaciónDispone La empresa de recursos tecnológicospara la realización del control interno deinventario
Fortalezas
Ejecutan acciones de formación profesional enmateria de control interno
Monitorean las actividades de control interno
que realiza ei personalDimensión: Análisis Externo
OportunidadesPromueven el personal hacia mayoresresponsabilidades en la realización del controlinterno
Facilitan el intercambio de experiencias entreel personal responsable del control internoAmenazas
Se actualizan ios conocimientos de forma
periódica al personal sobre el control internoSe actualizan las herramientas informáticas
para la realización del controlDimensión: Humanos
CapacitaciónDetecta la empresa las necesidades deformación para el personal responsable delcontrol interno
Programa la gerencia las actividades decapacitación del personalEvaluación
Monitorea la gerencia el desempeño delpersonal responsable del control internoRealiza el responsable administrativo pruebasposteriores a la capacitación del personalDimensión: Materiales
Sistemas
Dispone de software para el manejo del controlinterno
Emite reportes acordes en la realización delcontrol interno
Registros contables S CS AV CN N
Realizan el registro de los libros contables losresponsables del áreaEfectúa ajustes al momento de los registroscontables los responsables del áreaDimensión: LogísticosNormas
Dispone de normas NÍA 400 para la ejecucióndel control interno
Supervisa el cumplimiento de las normas delcontrol interno el responsable administrativoManuales
Dispone de manuales de trabajo para elcontrol interno
Actualiza la gerencia el contenido de losmanuales de la empresaDimensión: Sistemas de contabilidad
Activos
Dispone la administración un plan de acciónespecífico para verificar la existencia de losactivos
Genera la administración un reporte con lainformación registrada en el sistema de activosfijosPasivos
Establece el valor del pasivo del inventario almomento de efectuar los registros contablesLogra coincidir el valor total del activo y pasivodel inventario al momento de efectuar los
registros contablesCostos
Controla los costos relacionados con elmanejo de las áreas de almacenamientoEstablece parámetros financieros para controlde los costos del inventario
Dimensión: Control interno
Estrategias
Establece medidas de valoración de riesgospara los procesos relacionados con eiinventario
Diseña planes de mejoramiento continuo quecoadyuven al logro de la eficiencia en elproceso de inventario
Operaciones S CS AV CN N
Evalúa los sistemas de administración,gerencia y control, con fines de sumejoramiento.Adopta acciones preventivas y correctivaspertinentes a posibles desvíos en el procesode inventario.
Reportes de CumplimientoEmite reportes para verificar el cumplimientode las actividades de control
Estandariza los reportes de trabajoDimensión: Controles
Ciclos de información contable
Autoriza la administración la realización de
ajustes en el inventario basado en losprincipios contablesDeterminar correctamente la situacióneconómico-financiera del patrimonioempresarialPuntos de control
Verifica que el control funcione durante todo elejercicio contableDispone la administración de un medio gráficopara conocer el trayecto de las actividades deinventario
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Medios
Dispone de los formularios respectivos para elregistro de la información del inventarioConoce el personal responsable del inventarioel manejo de estos formulariosControles internos específicosCaptura mediante el proceso contable losdatos de cantidad, precio, descripción, de lamercancía que conforma el inventarioCoinciden los datos documentados en el
inventario y los destinados a generar lossaldos del libro mayor.Controles de procesamientoDispone la administración de controles paraimpedir o detectar errores por discrepanciaentre los datos que están procesados y latransacción económica que representan.Existe un control de existencia de la mercancía
para el control
Controles de custodia S CS AV CN N
Dispone de controles administrativos paraevitar que los bienes móviles sean perdidos,dañados o robados
Efectúa conteos selectivos de la mercancíapara verificarla con los registros del inventarioDimensión: Evaluación
Flujo de informaciónGarantiza la administración que la informacióngenerada en el proceso de inventario llegue ala gerencia en el momento requerido.Minimiza el tiempo de las operaciones deinventario para obtener la información en elmenor tiempo posibleDepartamento relacionadosEstán definidos los departamentos ligados conel proceso de inventarioDefine la administración las acciones que hande ejecutarse de los distintos departamentosrelacionados con el inventario.
Objetivos de controlPromueve la gerencia el cumplimiento de lasleyes, reglamentos y políticas contables en laempresa.
Incentiva la administración a que el personalcontribuya en la eficacia y eficiencia de lasoperaciones de inventario.Errores de autorización, integridad yexactitud
Identifica la administración cada uno de los
comprobantes y medios magnéticosinvolucrados en el registro de la informacióndel inventario
Analiza los controles que la organización haestablecido para prevenir y detectar posibleserrores en el proceso de inventario.Efectividad de controles
Brinda una seguridad razonable de que secumplen con los objetivos operacionalesDetermina la efectividad de los Informes
financieros que emite dentro de la empresa.