Contabilidad de Costos

Administración de los inventarios1. Aplicar los controles administrativos en el manejo     del ingreso de las mercaderías.2.  Determinar los costos   en la administración de los inventarios.3. Explicar la importancia de los sistemas de administración de los inventarios

CONTROL ADMINISTRATIVO DE LAS MERCANCÍAS

Recepción de mercancías

La función de recibir los materiales en la bodega, o en almacén corresponden al jefe o encargado, quien deberá verificar que lo que recibe está de acuerdo con lo solicitado, para lo cual seguirá el siguiente procedimiento:

Confronta las facturas del proveedor con la copia de la orden de compra o pedido, con el fin de cerciorarse de que lo solicitado se ajusta a lo que le están enviando.

Revisa que los materiales que le están entregando cumplan con las especificaciones en cuanto a calidad y precio.

Aprueba la factura mediante la colocación de un sello de “recibido conforme”, si todo lo pedido es correcto.

Clasificación de los materiales en un almacén

Se entiende por clasificación a la agrupación en una bodega de todos los materiales de acuerdo con ciertas características comunes ( químicas, físicas, etc.). El hacer esta clasificación sirve al almacén para lograr un orden que de otra forma sería muy difícil conseguir.

Dicha clasificación es requisito para poder establecer una nomenclatura o catálogo de materiales. Los materiales pueden clasificarse también de acuerdo a su función. Ejemplo:

Combustibles y lubricantes Productos de concreto Vidrios Pinturas y barnices Artículos de ferretería

Catálogo de mercancías

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Nomenclatura y codificación de materiales: Es la asignación de números o letras a cada tipo de artículos que se surten en un almacén.La nomenclatura tiene como objetivo sustituir muchas veces a las largas descripciones por un código. La codificación de materiales es de suma importancia en la implementación de un sistema mecanizado de control de existencias. La codificación debe reunir los siguientes requisitos que:

Sean apropiados para la clasificación de materiales Sean definidos y claros Sean simples y breves Sean entendidos por toda la empresa No existan repeticiones de codificación.

Una vez definida la clasificación de los materiales en un almacén, se procede a codificar de la siguiente manera:

Los grupos principales de materiales se identifican con 2 cifras. Se puede comenzar con 00 y se termina con 99, por ejemplo: en una empresa en donde se trabaja con pinturas la codificación principal puede ser:

01 pintura de aceite 02 pintura agua pintura exteriores pintura antihongos

Una vez seleccionados aquellos conjuntos de materiales o productos que han constituido grupos principales se procede a formar los subgrupos, ejemplo:

01-1 pintura de aceite de ¼ de galón 01-2 pintura de aceite de ½ galón 01-3 pintura de aceite de 1 galón 02-1 pintura de agua de 1 galón 02-2 pintura de agua de 1 cubeta

Cada subgrupo a su vez se puede dividir en otras especificaciones, ejemplo:

01-1-01 pintura aceite de ¼ de galón color negro 01-1-02 pintura aceite de ¼ de galón color rojo 01-2-01 pintura aceite de ½ galón color negro 01-2-02 pintura aceite de ½ galón color rojo

Ubicación de las mercancías

El sistema de localización de materiales es un conjunto de normas específicas destinadas a establecer el lugar donde se localiza o guarda

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cada artículo o material (estantes, aparadores, o casillas), será identificada a través de código numérico el cuál se pondrá en su tarjeta de recepción y serán ordenados los materiales en su orden de acuerdo a su función.

Administración de los inventarios

La definición de inventario de mercaderías corresponde a los bienes dispone una empresa para la venta. En inventario se clasifica en el activo circulante y se considera de mayor importancia en las empresas comerciales ya que estas compran artículos terminados y los revenden.Las empresas industriales de transformación o manufactureras tienen inventarios relacionados a toda la elaboración del producto, originándose entonces tres tipos de inventarios:

Inventario de artículos terminados Inventario de productos en proceso Inventario de materiales y suministros

Contabilización del costo del manejo de los materiales

El costo de manejo de materiales comprende: Recepción Almacenamiento Entrega Manipulación

Estos costos se derivan de la operación del departamento de compras y de bodega.

Desperdicios o materiales residuales, comprende el material que proviene de las operaciones primarias de fabricación. Si se tienen desperdicios y estos son de poco valor no se realiza asiento de registro, se trata como una venta de desperdicios.

Efectivo XXXX Venta de desperdicios XXXX __________________ / _________________

Cuando la cantidad de desperdicio es de importancia relativa en cuanto a su precio, se guarda en la bodega llevando la correspondiente tarjeta de control. Existen tres formas de contabilizar los materiales residuales vendidos:

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1. Un cargo a efectivo y un crédito a inventario de materiales, al precio de venta del material de la orden que origino el desperdicio.

Efectivo XXXXInventario de Materiales XXXX

Orden Nº____________________ / ______________________

2. Un cargo a efectivo y un crédito a la cuenta Control Carga Fabril, por el precio de venta de dicho desperdicio.

Efectivo XXXXControl Carga Fabril XXXX

_________________ / ___________________3. Un cargo a efectivo y un crédito a ingresos varios por el precio al

que se vende el producto.Efectivo XXXX

Otros ingresos XXXX _________________ /____________________

Saqueos y faltantes

La valoración de los inventarios y el puede ser inferior al costo original, debido a circunstancias especiales tales como el tener la evidencia de que han disminuido esos inventarios que ha la hora de realizar nuevos cálculos no coinciden. Esta situación puede ser motivada por deterioro o daños causados en incendio u otras contingencias, cambio en el estilo, antigüedad, mala manipulación, etc.. Cualquiera que sea la causa, el resultado es que se ha perdido todo o parte del costo de algunas mercaderías o artículos en existencia. Cuando se trata de importaciones el saqueo o faltante será cubierto por la póliza de aduanas o seguro que cubre las mercancías.

Métodos de valoración y valuación de los inventarios

Los métodos más conocidos para dar valor a los inventarios ya sea materia prima o productos terminados son:

PEPS o FIFO ( primero que entra, primero que sale) UEPS o LIFO ( último que entra, primero que sale)

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Promedio ponderado Promedio móvil Precio de la última factura

Tipos de productos

Los productos se pueden clasificar según su estabilidad en:

Productos Perecederos son aquellos productos que fallecen o mueren, expiran o terminan en menor tiempo con relación a otros y por tanto su tratamiento y manipulación se deben dar en una forma más rápida y controlada, porque sino generaría perdidas. Ejemplo: frutas, carnes, medicamentos, productos lácteos, legumbres, etc,.

Productos no Perecederos son aquellos productos que por su naturaleza son de larga vida, es decir, no corren el peligro de desgaste acelerado por el tiempo, permitiendo así al comerciante mayor seguridad de comercialización. Ejemplo: textiles, artículos de pasamanería, artículos de ferretería, etc.

Productos Frágiles son aquellos productos quebradizos, endebles, inconsistentes, delicados, que requieren un cuidado especial para su tratamiento y negociación. Ejemplo: cristalería, medicamentos, cerámicas, algunas maderas, etc..

Método PEPS este método se basa en el principio de que las primeras mercancías compradas son las primeras que deben venderse o utilizarse orden y al precio original de compra. Usar este en tiempo de aumentos de precios trae como desventaja, para la empresa; que esta tendrá mayores utilidades por lo que deberá cancelar más impuestos.

Método UEPS este método se basa en el principio de que las ultimas mercancías compradas son las primeras que se venden o utilizar a precio de adquisición. El uso de este método en tiempos inflacionarios provoca que la empresa tenga menos cantidad de utilidades por lo tanto deberá cancelar menos impuestos.

Método Promedio Ponderado

Este método reconoce que los precios varían, según se van comprando las mercancías durante todo el periodo fiscal, por lo que se considera que el valor del inventario es el precio promedio obtenido durante el periodo.

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Método Promedio móvil

Considera que el valor del inventario debe ser un promedio, del mantenido entre una compras y una nueva compra

Método Última Factura

Considera la valoración del inventario con el precio de la última compra realizada.

Contabilización

Sistema Periódico Sistema Perpetuo PEPS Compra Compras

Fletes sobre compras Efectivo o Cuestas por Pagar

Inventario de Mercancías Efectivo o Cuestas por Pagar

Devolución Cuentas por pagar Efectivo Devoluciones y Bonifica- ciones sobre compras

Cuentas por pagar Efectivo Inventario de mercancías

Pago en el periodo de descuento

Cuentas por pagar Descuentos S/ compras Efectivo

Cuantas por pagar Inventario de mercaderías Efectivo

Venta EfectivoCuentas por Cobrar Ventas

EfectivoCuentas por Cobrar Costo de la mercadería Ventas Inventario de Mercadería

Cierre ventas

Ventas Dev. y Bonif. S/ compras Descuentos S/ compras Inventario de mercancías F. Perdidas y Ganancias

Ventas Perdidas y Ganancias

Cierre costo de venta

Perdidas y Ganancias Compras Fletes sobre compras Inventario de mercancías I.

Perdidas y Ganancias Costo de Venta

Solución de casos Determine en cada uno de los casos el monto del inventario final por los métodos UEPS, PEPS, Promedio móvil. Además el costo de venta y la

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utilidad bruta en ventas si se vende la mercadería con un 60% de utilidad.

Caso 1 Datos:

Inventario inicial 200 unidades a ¢175 2/10 compra 400 unidades a ¢180 3/10 venta de 500 unidades 4/10 venta de 100 unidades 5/10 compra de 400 unidades a ¢200 8/10 venta de 150 unidades 9/10 compra de 200 unidades a ¢202 12/10 venta de 350 unidades 15/10 compra de 150 unidades a ¢204

Caso 2 Datos:

Inventario inicial 150 unidades a ¢2.50 2/09 compra de 200 unidades a ¢2.40 10/09 venta de 170 unidades 13/09 compra de 300 unidades a ¢2.70 18/09 compra de 400 unidades a ¢2.90 22/09 venta de 500 unidades 25/09 venta de 100 unidades 28/09 compra de 100 unidades a ¢3.00

FILOSOFÍA JUSTO A TIEMPO

Es un sistema para fabricar y suministrar mercancías que se necesita según las cantidades requeridas. La fabricación JAT, significa producir el mínimo de unidades en las menores cantidades y en el último momento posible, eliminando la necesidad de inventarios.

Principios del JAT:

Eliminación de desperdicios Mejora continua

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Participación plena del personal Flexibilidad de la mano de obra Organización y visibilidad

Ventajas de la empresas que aplican el JAT:

Eliminación del desperdicio; y así logran procesos fabriles ágiles, eficientes y de calidad.

Reducción del tiempo; necesario para lanzar al mercado productos nuevos o modificados de acuerdo con la petición del cliente.

Reducción del tiempo; de respuesta al mercado hasta de un 90%.

Permite recortar los inventarios en forma drástica o eliminarlos del todo.

Involucra al personal de toda la empresa en su implementación, lo que es una motivación constante.

Propicia flexibilidad de la mano de obra, permitiendo que los trabajadores conozcan no solamente su trabajo sino tambien el de sus compañeros.

Realiza importantes cambios en sus practicas de compra como:

Reducir el número de proveedores Utilizar con ellos contratos a más largo plazo. Obtener mayor calidad en los productos. El pago a los proveedores se hace por lotes de

entrega.

El JAT, es una de las filosofías o enfoques más modernos, el cual fue introducido por la TOYOTA a fines de la década de los 90, que reconoce a su creador cuyo nombre es Dahchi - Ohno, ingeniero de esa notable empresa quien pretendió la eliminación de todo desperdicio en el proceso de fabricación, desde las compras hasta su distribución.

Se reconocen siete fuentes de desperdicios:

Sobre producción. Tiempo de espera. Transporte. Desecho en los productos. Inventarios. Movimientos inútiles. Productos defectuosos.

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La eliminación de desperdicios tiene como resultado a largo plazo un proceso fabril tan ágil, eficiente, orientado a la calidad y capaz de responder a los deseos del cliente, que llega a convertirse en una arma estratégica.

Se resume entonces un objetivo triple: Eliminar el desperdicio Acortar todos los plazos de producción Asegurar la calidad de lo que se produce: producir

con ceros defectos “hacerlo bien la primera vez”

Modelo de colas, tiempo de entrega

Esta teoría es ahora una herramienta de valor en algunos negocios debido a que muchos de sus problemas pueden caracterizarse en la congestión en cuanto a llegada y partidas.

En un sistema de colas, el término clientes se usa para referirse a: Gentes esperando líneas telefónicas desocupadas. Maquinas que esperan se reparadas. Aviones esperando aterrizaje. Gente esperando entrar a un bus.

El termino instalaciones de servicio se utiliza en sistemas de colas para referirse a instalar todo el equipo o personal necesario para agilizar esas colas de espera.

SISTEMA DE CLASIFICACIÓN DE INVENTARIOS PARA SU COMPRA

En este tema se estudiaran tres criterios de clasificación de materiales, basados en:

1. Valor económico2. Grado de criticidad para el proceso3. Y la combinación de los criterios anteriores

Clasificación de materiales con base en el valor económico de los inventarios. Clasificación A-B-C.

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Este método tiene como objetivo determinar cuáles de los materiales, productos, que se mantienen en inventario, tienen un alto valor económico para la compañía, razón por la cual deben de controlarse estrictamente.

Este criterio agrupa los inventarios en tres clases o categorías, denominadas A – B – C.

Los materiales clasificados como A, son aquellos cuyo valor económico total representa de un 75% a un 80% del capital invertido en esos inventarios. En número representa entre un 15 y un 20 % del total de materiales en existencia. Obviamente que estos materiales deben de controlarse rigurosamente, por su alto valor económico.

Los materiales clasificados como B, representan en valor económico alrededor de un 15% del capital total invertido en existencias. En número son entre 30 y 40% del total de los materiales que componen los inventarios, por ser de menos valor económico, no requiere un control tal estricto como los inventarios de clase A.

Los materiales clasificados como C, son aquellos artículos de muy poco valor económico. Representan tan solo un 5% de ese valor total de los inventarios, y en cantidad de artículos, son muchos.

El procedimiento para realizar la clasificación A, B, C, es el siguiente: Paso 1: para determinar el valor total de cada material, se multiplica el consumo o demanda total de unidades del periodo, por el respectivo costo unitario.

Valor total = Consumo * Precio unitario Paso 2: para determinar el porcentaje que representa el valor de cada producto, con respecto al valor total invertido en los inventarios, se aplica la formula: Valor

% valor = ______________ Inversión total

Paso 3: ordenar la tabla de datos con respecto al valor del inventario, expresado en porcentajes. La columna de porcentaje debe estar ordenada en forma descendente. Una vez que ha sido ordenada, acumule estos porcentajes.

Para realizar la clasificación A-B-C siga las siguientes reglas:

Los materiales cuyo valor acumulado porcentual es menor o igual a 80% se clasifica como A.

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Los materiales cuyo valor acumulado porcentual es mayor a 80% pero menor o igual a 95% se clasifica como B.

Los restantes productos se clasifican como C.

Código Artículo Und.

Precio u/¢

De-manda

Total demanda

Valor %

FG-01 Ácido auriático L 100,00 15QD-01 Aguarras Gl 40,00 20FG-03 Alambre Nº 12 Kg 36,05 30EA-01 Bases fotoceldas U 417,00 37EL-01 Bombillos de 11m U 59,60 70R –01 Borradores U 20,00 10FC-03 Clavos de 4p Kg 27,85 10QC-01 Laca acrílica azul Gl 2.070,20 5QC-07 Laca blanca Gl 936.60 10SU-03 Lámina esmaltada U 295,75 12SU-04 Lámina galvanizada U 178,20 4SM-01 Madera de 1*2*4 U 37,25 15SM-02 Madera de 1*3*4 U 48,00 20SM-04 Madera de 2*2*4 U 128,00 8R -08 Masking tape U 23,75 20SU-07 Perfiles laminados U 320,05 8QP-01 Pintura amarilla Gl 768,05 4QP-05 Pintura blanca Gl 764,70 16SM-06 Plywood U 430,00 5R -32 Spray mount U 432,30 10

Inversion total

Código Artículo Unidad

Valor % Valor acum..

Clasifi-cación

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Nota para realizar la clasificación de los materiales en el orden A-B-C. Siga las siguientes reglas:

Los materiales cuyo valor acumulado porcentual es menor o igual a 80% se clasifican como A.

Los materiales cuyo valor acumulado porcentual es mayor que 80%, pero menor o igual a 95% se clasifica como B.

Los restantes productos se clasifican como C.

Comentario: de los veinte productos que componen el inventario, existen siete que consumen aproximadamente el 80% del valor total de esos productos. De ahí la importancia de controlar muy bien estos siete productos.

Clasificación de materiales con base en la criticidad para el proceso de producción. Clasificación 1-2-3.

Este tipo de clasificación agrupa los materiales en orden de importancia para el proceso. Si estos materiales faltaren, para cada producto deben estudiarse los siguientes aspectos, entre otros:

¿Se detiene el proceso de producción? ¿Se detiene una operación o grupo de operaciones? ¿Se puede sustituir el material por otro? ¿El material se puede o no conseguir fácilmente? ¿Se puede usar otro equipo? ¿Los materiales son repuestos o materiales de

mantenimiento?

de acuerdo con estos aspectos los materiales se clasifican en tres clases: Clase Nº1, Clase Nº 2, y Clase Nº 3.

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En la Clase 1, están clasificados todos los materiales de mucha importancia para el proceso, pues si estos materiales faltaran, se detiene todo el proceso de producción, o bien un grupo de operaciones.

En la Clase 2, están clasificados aquellos productos de poca importancia para el proceso, pues si estos materiales faltan, sobre todo si son repuestos o materiales de mantenimiento, los trabajos se pueden hacer alternativamente en otro u otros equipos.

En la Clase 3, están agrupados todos los materiales, los cuales se llegaran a faltar, el proceso no se detiene. En esta categoría están todos los materiales de servicio, o bien los materiales que son fáciles de conseguir. Estos artículos se clasifican como sin importancia para el control de los inventarios.

De acuerdo con esta clasificación el control estricto de los materiales debe realizarse sobre la Clase Nº1.

Suponga que los materiales del ejemplo anterior poseen la siguiente clasificación:

Código Artículo Unidad Clasificació

nA-B-C

Clasificación

1-2-3EA-01 Bases fotoceldas U A 1R -32 Spray mount U A 1SU-04 Lámina galvanizada U C 1SU-03 Lámina esmaltada U A 1SU-07 Perfiles laminados U B 2SM-04 Madera de 2*2*4 U B 2SM-02 Madera de 1*3*4 U C 3SM-06 Plywood U B 3FG-01 Ácido auriático L B 3SM-01 Madera de 1*2*4 U C 3QC-01 Laca acrílica azul Gl A 3FG-03 Alambre Nº 12 Kg B 3QC-07 Laca blanca Gl A 3QP-05 Pintura blanca Gl A 3QD-01 Aguarras Gl C 3EL-01 Bombillos de 11m A 3

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QP-01 Pintura amarilla Gl B 3R -08 Masking tape U C 3FC-03 Clavos de 4p Kg C 3R –01 Borradores U C 3

Observaciones:

La lámina galvanizada, que es de poca importancia económica, es muy importante para el proceso, pues al estar clasificada como Nº1, indica que si este producto falta, el proceso de producción se detiene.

Las bases para fotocelda, el spray mount, y la lámina esmaltada, son materiales que además de tener un alto valor económico, por ser de clase A, también son muy importantes para el proceso, por ser de clase Nº1.

Materiales tales como las maderas, aguarrás, clavos, etc, son de poca importancia para el proceso por ser fáciles de conseguir, además, de poco valor económico.

Clasificación de materiales Alfa- Beta y Gama ( a, b, d )

El siguiente cuadro muestra el citado criterio de clasificación. Clasificación

A B C1 a a a2 a b b3 a b d

Código Artículo Unidad Clasifi-caciónA-B-C

Clasifi-cación1-2-3

Clasifi- cación a,b,d

EA-01 Bases fotoceldas U A 1 aR -32 Spray mount U A 1 aSU-04 Lámina galvanizada U C 1 aSU-03 Lámina esmaltada U A 1 aSU-07 Perfiles laminados U B 2 bSM-04 Madera de 2*2*4 U B 2 bSM-02 Madera de 1*3*4 U C 3 b

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SM-06 Plywood U B 3 bFG-01 Ácido auriático L B 3 bSM-01 Madera de 1*2*4 U C 3 dQC-01 Laca acrílica azul Gl A 3 aFG-03 Alambre Nº 12 Kg B 3 bQC-07 Laca blanca Gl A 3 aQP-05 Pintura blanca Gl A 3 aQD-01 Aguarras Gl C 3 dEL-01 Bombillos de 11m A 3 aQP-01 Pintura amarilla Gl B 3 bR -08 Masking tape U C 3 dFC-03 Clavos de 4p Kg C 3 dR –01 Borradores U C 3 d

Con este criterio deben controlarse rigurosamente los artículos clasificados como Alfa, pues son de alto valor económico, o bien muy críticos para el proceso, pues si faltaran, el proceso de producción se detiene.

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