contratos de servicios profesionales y consultivos cpa nydia borrero-de jesús, cfe adiestramiento...

Contratos de Servicios Profesionales y Consultivos

CPA Nydia Borrero-De Jesús, CFE Adiestramiento Auditores Internos del Gobierno

2 de mayo de 2008

Estado Libre Asociado de Puerto RicoEstado Libre Asociado de Puerto Rico

OFICINA DEL CONTRALOROFICINA DEL CONTRALOR

Autorizado por la Comisión Estatal de Elecciones, CEE-SA-08-8173

2Contraloría a sus órdenes...

Temas a Discutirse

• Definición

•Reglamentación Aplicable

•Requisitos Mínimos

•Cláusulas Recomendadas

•Pruebas a Realizarse

•Hallazgos Frecuentes


• Servicios cuya prestación principal consiste:– del producto de la labor intelectual, creativa o

artística– en el manejo de destrezas altamente técnicas y

especializadas

DefiniciónDefinición

Los servicios a ofrecerse no pueden constituir un puesto


Reglamentación AplicableReglamentación Aplicable

• Leyes– Ley Núm. 237 del 31 de agosto de 2004– Ley Núm. 18 del 30 de octubre de 1975

• Órdenes Ejecutivas• Reglamentos Externos

– Reglamento 33 del 5 de octubre de 2004

• Reglamentos Internos• Cartas Circulares

– Departamento de Hacienda– Oficina del Contralor


Anotación de la información del contrato en el programa de registro provisto por la OCPR

¿Qué es registrar?

Registro de ContratosRegistro de Contratos

Todos los contratos, enmiendas, escrituras y documentos relacionados - incluyendo los contratos clasificados “Exentos”

Exentos = Artículo 8-a del Reglamento 33 No Exentos = los que se tienen que radicar en la OCPR

¿Qué se registra?


Órdenes de Cambio (Change Orders)

• Se consideran enmiendas

• Aquellas relacionadas con contratos cuyo costo excede los $2,000

• Radicarse dentro los términos establecidos por ley

Ref: CC OC-06-15 (20 dic. 05)

Cont. Registro de ContratosCont. Registro de Contratos


Acceder al Registro• Página de Internet – www.ocpr.gov.pr

Obtener copia de los contratos• Archivo Central OCPR – Union Plaza

Orientación y asistencia técnica• Sección de Registro de Contratos

• (787) 754-3030 Ext. 2403

Servicio al Cliente

Cont. Registro de ContratosCont. Registro de Contratos


Requisitos MínimosRequisitos Mínimos

• Formalizarse por escrito• Se debe indicar la siguiente información:

número de contratofecha de otorgamientofecha de vigencia del contratonombre y descripción de la persona contratadanúmero de seguro social de la persona contratada o de

seguro social patronal si es una firma o entidad corporativa

número de licencia en el caso de aquellos profesionales que aplique


Cont. Requisitos MínimosCont. Requisitos Mínimos

• Descripción clara y detallada de los servicios que fueron contratados

• Cuantía máxima a pagar

• Forma de realizar los pagos

• Forma de facturación

• Facultad de la entidad para contratar


Cont. Requisitos MínimosCont. Requisitos Mínimos

Cláusulas MandatoriasCláusulas Mandatorias

•Incluir las siguientes cláusulas:Partida presupuestariaFacultad de resolución del contratoCancelación en caso de

negligencia, abandono de deberes y/o incumplimiento de las condiciones del contrato


Cont. Requisitos MínimosCont. Requisitos Mínimos Cláusulas Mandatorias Cláusulas Mandatorias

• Que el contratista:No está ni entrará en actos de conflicto de

interés No tiene deudas con ASUME o está al día en

plan de pago (persona natural)No recibe pagos o compensación por otra

entidad públicaHa rendido planillas en los últimos cinco años,

no adeuda contribuciones o está al día en plan de pago (Hacienda, CRIM)


Cont. Requisitos MínimosCont. Requisitos Mínimos Cláusulas Mandatorias Cláusulas Mandatorias

•Que el contratista:No tiene deudas de seguro por

desempleo, de incapacidad temporal y de seguro social para choferes (la que aplique) o tiene plan de pago (Departamento de Trabajo)

Cláusula de requisito de envío a Registro Contratos OCPR


Cont. Requisitos MínimosCont. Requisitos Mínimos Documentos Documentos

Contratos que exceden $16,000-anejar al contrato:

• Departamento de Hacienda – Radicación de planilla - últimos 5 años – Ausencia de deuda contributiva o existencia de plan

de pago • CRIM - Ausencia de deuda contributiva o existencia

de plan de pago• DTRH - Pago de seguro por desempleo,

incapacidad temporal, de seguro social, si aplica • ASUME-Certificación negativa de deuda


CLÁUSULAS RECOMENDADASCLÁUSULAS RECOMENDADAS

Dependiendo de la naturaleza del contrato• Rendir informes periódicos de trabajos realizados• Indicar en las facturas las horas que quedan

disponibles• Someter para pago las facturas - primeros 8 días del

mes siguiente al cual se rindieron los servicios• Certificar que conoce las normas éticas de su

profesión y asume responsabilidad por sus acciones• Sobre las retenciones establecidas en el Código de

Rentas Internas de PR (Carta Circular 1300-19-05)


Cont. Cláusulas RecomendadasCont. Cláusulas Recomendadas

• Certificación de que el contratista no ha sido convicto ni acusado de ningún delito contra el erario o que envuelva la propiedad o fondos públicos

• Que la entidad tiene la facultad para la resolución del contrato en caso de que el contratista resulte culpable de algún delito contra el erario o que envuelva fondos públicos


Pruebas a RealizarsePruebas a Realizarse

– Cumplimiento con los requisitos mínimos – Formalización del contrato antes de comenzar a

prestarse los servicios– En caso de aumento de honorarios, que se

hayan incluido trabajos adicionales y enmienda al contrato

– Establecimiento de un mínimo de horas, especialmente si la compensación es mensual

– Establecimiento de Registro de Contratos


Cont. Pruebas a RealizarseCont. Pruebas a Realizarse

– Radicación a la OCPR en el tiempo establecido

– Informes de labor realizada

– Retención del 7% para contribución sobre ingresos o carta de relevo

– Radicación de las declaraciones informativas (Forma 480.6)


Cont. Pruebas a RealizarseCont. Pruebas a Realizarse

– Se requirieron las certificaciones correspondientes

– En el caso de las corporaciones, que se le haya requerido certificados de: • Existencia o autorización para hacer negocios

en Puerto Rico • Buena Pro Good Standing

– Dispensas otorgadas


Hallazgos FrecuentesHallazgos Frecuentes

• Ausencia de cláusulas que protejan adecuadamente el interés público

• Cláusulas que no son claras ni precisas de los servicios requeridos

• No se estableció el importe máximo ni la fecha de otorgamiento

• Contratos otorgados con efecto retroactivo• Servicios profesionales ofrecidos sin la

formalización de un contrato


• En la enmienda al contrato por aumento de honorarios no se incluyeron servicios adicionales

• No se hizo la retención del 7% para contribución sobre ingresos

• Contratos y enmiendas no fueron anotados en el Registro de Contratos

• Contratos no radicados a la OCPR o fueron radicados tardíamente

Cont. Hallazgos FrecuentesCont. Hallazgos Frecuentes


• Pagos indebidos por servicios no realizados o no realizados de conformidad a los acuerdos pactados

• Ausencia de informes de labor realizada por los servicios ofrecidos y facturados

• Facturas e informes de labor realizada no contienen datos específicos ni detallados de los servicios ofrecidos

Cont. Hallazgos FrecuentesCont. Hallazgos Frecuentes


¿Pregu¿Preguntas?ntas?


Información adicional

División de Auditorías de:

• Corporaciones Públicas: (787) 777-6080

• Agencias y Departamentos “A”: (787) 200-7248

• Agencias y Departamentos “B”: (787) 200-7249

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