contratación e integración de personal · 2016-10-24 · contratación e integración de personal...

Contratación e

Integración de

Personal

Documento de Construcción

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Contratación e Integración de Personal | 1

Tabla de Contenido

Modelo del Proceso ...................................................................................................................... 2

Modelo de Datos ........................................................................................................................... 4

Tablas Paramétricas .................................................................................................................. 5

Parametrización de Políticas .............................................................................................. 6

Parametrización de Derechos de Acceso, Plan de Actividades de Bienvenida,

Requerimientos, Documentos para el Contrato y Políticas. .................................... 7

Definir Formas ................................................................................................................................. 9

Forma de la actividad “Documentos y Acciones de la Nueva Contratación” ......... 9

Requerimientos del Empleado y Plan de bienvenida.................................................... 11

Reglas de Negocio ........................................................................................................................13

Definir Expresiones ...................................................................................................................13

Acciones de Actividades .........................................................................................................13

Ejecutantes ......................................................................................................................................15

Configuración de Correos Electrónicos .................................................................................. 17



Modelo del Proceso

El ingreso de un nuevo empleado a una compañía es un proceso que generalmente

consume bastante tiempo, ya que requiere mucho trabajo manual y la coordinación

de varias personas en las diferentes etapas del proceso. Por esta razón, muchas

veces se tienen retrasos en la fecha de inicio del empleado o en la preparación del

puesto de trabajo.

Bizagi ofrece un nuevo proceso llamado Contratación e Integración de Personal

para ayudar a las compañías en éste proceso. Contratación e Integración se centra

en ayudar al ingreso del nuevo empleado a la compañía, busca convertir al nuevo

empleado en un miembro productivo de la organización, logrando que este realice

sus funciones de forma adecuada desde el primer día.

En el Process Central de Bizagi puede encontrar un proceso complementario a

Contratación e Integración llamado Reclutamiento y Selección de Personal. Si usted

ha descargado Reclutamiento y Selección, éste abrirá un nuevo caso de

Contratación e Integración para ayudar en el ingreso de cada uno de los candidatos

escogidos durante el proceso.



Si no tiene Reclutamiento y Selección, no hay ningún problema, el proceso de

Contratación e Integración puede ejecutarse solo. Aunque los procesos se

complementan no es necesario instalar los dos.

El proceso comienza cuando un nuevo empleado ha sido seleccionado para llenar

una vacante dentro de la compañía.

Una compuerta valida si el proceso de Contratación e Integración ha empezado por

sí solo, o si ha sido lanzado desde el proceso de Reclutamiento y Selección.

Si el proceso ha empezado por sí mismo, la siguiente tarea a realizar es Ingresar

Información Nuevo Empleado, donde se debe ingresar los datos del nuevo

empleado como el Nombre, Apellido, correo electrónico y la información de la

vacante que se va a ocupar.

El proceso abre dos caminos. El primero camino se relaciona con los documentos

que por ley o por disposición de la compañía se deben firmar. El segundo camino

se encarga de tramitar todos los elementos necesarios para la ejecución del trabajo

del nuevo empleado.



Principales Aspectos en el Proceso de Construcción

Modelo de Datos

La entidad del proceso de negocio es Contratación, ésta contiene información sobre

los requerimientos de trabajo, documentos legales necesarios para la firma del

contrato, políticas de la compañía, fecha de inicio del empleado y otra información

relacionada al proceso. La entidad está relacionada a Derechos de Acceso,

Documentos de contratación, Plan de Actividades de Bienvenida y Políticas de la

Compañía. La relación entre ellas es uno a muchos.

La información de Derechos de Acceso, Documentos de Contratación, Plan de

Actividades de Bienvenida, y Políticas de la Compañía es cargada automáticamente

de la tabla paramétrica a la cual está relacionada. Sin embargo, es posible añadir

nuevos registros a las tablas de Derechos de Acceso del Empleado y Plan de

Actividades de Bienvenida durante el desarrollo del proceso.



Tablas Paramétricas

El modelo incluye varias tablas paramétricas.

La entidad Documentos del Empleo contiene los documentos legales que el

empleado necesita para poder firmar su contrato. La entidad Declaraciones

contiene las políticas de la compañía necesarias para la inducción del nuevo

empleado a la empresa. La entidad Políticas posee solo un registro con el archivo

donde se encuentra los archivos de las políticas de la compañía. Es posible enviar

al empleado los enlaces o el archivo de dichas políticas.

La entidad Derechos de Acceso, Plan de Actividades de Bienvenida y

Requerimientos contienen algunos registros sugeridos para cada caso.

Es muy importante para el Administrador de Bizagi, establecer la parametrización

de todas las entidades, ya que la información registrada en ellas depende de la

compañía y el país en donde se encuentra localizada.



Parametrización de Políticas

Para la parametrización de la entidad Políticas realice los siguientes pasos:

Diríjase a la opción Admin y dé clic en Entidades

Haga clic en Políticas, luego en la opción Editar



Incluya todos los archivos de las políticas de la compañía.

Parametrización de Derechos de Acceso, Plan de

Actividades de Bienvenida, Requerimientos, Documentos

para el Contrato y Políticas.

Es muy importante incluir en cada tabla, la información que la compañía considera

necesaria para el ingreso del empleado.

Por ejemplo, en la tabla de Documentos de Contratación es necesario incluir los

documentos requeridos para la firma del contrato y demás exigidos por ley o por

su compañía. En la tabla de Derechos de Acceso usted debería incluir las solicitudes

más comunes en cuanto a permisos y accesos dentro de los sistemas de

información de la compañía, por ejemplo, es común que el empleado necesite un

usuario en la red, una cuenta de correo electrónico y algunos permisos a servidores

o carpetas.

Para la tabla de Bienvenida, solicite al área de Recursos Humanos una lista de

actividades que comúnmente se realicen dentro de la primera semana de trabajo

del empleado, por ejemplo, actividades donde el empleado es informado acerca de

su rol, equipo de trabajo, medidas de desempeño, entre otras.



Para la parametrización de entidades, realice los siguientes pasos:

Vaya a la opción Admin y haga clic en Entidades.

Haga clic en Actividades de la primera semana, luego en Agregar actividades

de la primera semana.



Incluya una descripción sobre la actividad.

Definir Formas

El proceso de Contratación en Integración de Personal incluye varias formas.

Varias tablas contienen información acerca de los requerimientos del empleo,

documentos legales, etc., que son manejados durante el proceso. Para facilitar el

manejo de esta información, el proceso automáticamente descarga una cantidad

de información que ha sido parametrizada previamente. Sin embargo, es posible

editar, remover o añadir entradas adicionales para cada una de las tablas en las

actividades.

Forma de la actividad “Documentos y Acciones de la Nueva

Contratación”

La forma incluye cuatro tablas:

Documentos Obligatorios: Documentos que el empleado debe firmar antes

del primer día de trabajo.

Documentos Opcionales: Documentos que deben ser firmados por el

empleado, dependiendo del cargo o del empleado.

Políticas de la compañía para leer.

Políticas de la compañía que requieren una reunión con Recursos Humanos

para que sean explicadas al empleado. En este caso es necesario programar

una reunión, indicando fecha, hora y lugar (la reunión debe ser programada

en los primeros días del empleado dentro de la compañía).

Todos los documentos y actividades en las tablas son cargados automáticamente

de las tablas paramétricas.



Requerimientos del Empleado y Plan de Bienvenida

La forma incluye cuatro tablas.

Roles del empleado: Los roles que el nuevo empleado tendrá en su trabajo.

Permisos de Acceso: Cuentas y permisos necesarios en el sistema de

información de la compañía.

Requerimientos: Equipos y suministros necesarios para el desarrollo del

trabajo del nuevo empleado.

Actividades de la primera semana: Un plan de actividades para la primera

semana del empleado. El plan debe incluir actividades donde el empleado

es informado sobre su role en la compañía, equipo de trabajo, medidas de

desempeño, etc.

Todos los documentos y actividades en las tablas son cargados automáticamente

de las tablas paramétricas. Las tablas de Requerimientos y Plan de Bienvenida

permiten adicionar y eliminar registros.



Reglas de Negocio

Definir Expresiones

El proceso utiliza una compuerta exclusiva para indicar sí el proceso ha sido lanzado

por el proceso de Reclutamiento y selección o ha iniciado independientemente.

Acciones de Actividades

En la entrada de las actividades de Acciones y Documentos de la Nueva

Contratación, Requerimientos del Empleado y Plan de Bienvenida, se carga

información de forma automáticamente desde las tablas paramétricas.

El ejemplo mostrado a continuación es una regla al ingreso de la actividad

Requerimientos del Empleado y Plan de Bienvenida, donde se cargan los

requerimientos que se encuentran parametrizados.



Ejecutantes

Para la definir quién debe realizar cada tarea se utilizan roles. En el quinto paso del

asistente, de clic en definir participantes.

Las actividades de Información del Nuevo Empleado, Documentos y Acciones de la

Contratación y Firmar del Contrato, son ejecutadas por un Analista de Recursos

Humanos.



La actividad de Requerimientos del Empleado y Plan de Bienvenida es ejecutada

por la persona que hizo la solicitud de personal o el jefe del Nuevo empleado.

La actividad será ejecutada por la persona que solicitó la nueva contratación, si

éste proviene del proceso “Selección de personal”.

La actividad de Llenar Completar Actividades Primera Semana es ejecutada por el

nuevo empleado.



Configuración de Correos Electrónicos

El proceso de Contratación e Integración de Personal incluye varios correos

electrónicos para proveer información acerca de los requerimientos para el ingreso

de un nuevo empleado.

Para que estos puedan ser enviados correctamente dentro de su empresa, es

necesario que se configure correctamente el servidor de correo (Servidor SMTP). El

envío de correos en el proyecto viene activado, pero sin la configuración

personalizada.

Ingrese en Bizagi Studio a la pestaña de Configuración. Allí haga clic sobre Entorno

y seleccione la opción de Popular. En esta opción debe activar el envío de

notificaciones y digitar el nombre del Servidor SMTP, así como la cuenta de la que

se enviarán los correos, como se muestra en la imagen a continuación.

Para más información referirse a los siguientes artículos:

Configuración de ambiente:

http://help.bizagi.com/bpmsuite/en/index.html?configuracion_de_ambientes.htm

Servidor SMTP:

http://help.bizagi.com/bpmsuite/es/index.html?configuracion_smtp.htm

http://help.bizagi.com/bpmsuite/en/index.html?configuracion_de_ambientes.htm





Enviar Documentos y Acciones de Contratación: Un correo electrónico es enviado

al nuevo empleado, para informarle acerca de los documentos requeridos para la

firma del contrato y los enlaces a las políticas de la compañía que debe leer.

Enviar Plan de Bienvenida: Un correo electrónico es enviado al nuevo empleado

con el plan de actividades propuesto por el jefe y la información de los Derechos

de Acceso que le han sido otorgados.

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