contraloria municipal de envigado pgd- programa de … · 1. aspectos generales 1.1 introducciÓn...
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CONTRALORIA MUNICIPAL DE ENVIGADO
PGD- PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
2020-2021
VERSIÓN 2
Contenido 1. ASPECTOS GENERALES .............................................................................. 3
1.1 INTRODUCCIÓN ........................................................................................... 3
1.2 ALCANCE ...................................................................................................... 4 1.3 IMPLEMENTACION, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN ............................. 5 1.4. REQUERIMIENTOS DE CUMPLIMIENTO ................................................ 5
1.4.1 NORMATIVOS .................................................................................................................. 5
1.4.2 ECONÓMICOS ..................................................................................................................... 5
1.4.3 ADMINISTRATIVOS ........................................................................................................... 6
1.4.4. TECNOLÓGICOS ............................................................................................................... 6 1.4.5 GESTIÓN DEL CAMBIO ............................................................................. 8
2. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL . 9 2.1 AVANCE EN EL PROCESO DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Y DOCUMENTAL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ............................................. 9 2. 2 Planeación de Gestión Documental ............................................................ 13 2.3 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL ............................................................... 16
2.4 GESTIÓN DE TRÁMITE ............................................................................................... 20
2.5 ORGANIZACIÓN .............................................................................................................. 22 2.6 TRANSFERENCIAS .................................................................................... 23
2.7 DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS............................................................. 25
2.8 PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO ........................................................... 28 2.9 VALORACIÓN DOCUMENTAL ................................................................... 30
3.1. FASE DE ELABORACIÓN, EJECUCIÓN Y PUESTA EN MARCHA .......... 32 3.2 FASE DE SEGUIMIENTO ........................................................................... 34 3.3. FASE DE MEJORA..................................................................................... 34
4. PROGRAMAS ESPECÍFICOS ...................................................................... 35
4.1 PROGRAMA DE NORMALIZACIÓN DE FORMAS Y FORMULARIOS ELECTRÓNICOS .............................................................................................. 36 4.3. PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS .......... 38 4.4. PROGRAMA DE ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS ............................... 39 4.5. PROGRAMA DE REPROGRAFÍA .............................................................. 39
4.6 PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES ........................................ 40 4.7. PROGRAMA PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN ....................... 40
4.8. PROGRAMA DE AUDITORÍA Y CONTROL ............................................... 41 5. ARMONIZACIÓN CON PLANES Y SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CONTRALORÍA ................................................................................................. 42
1. ASPECTOS GENERALES
1.1 INTRODUCCIÓN
El presente programa de gestión documental tiene por objeto suministrar los
lineamientos, principios y normas que regulan la función archivística en los
procesos de la Contraloría Municipal de Envigado. El programa articula los
procesos de conservación documental a corto, mediano y largo plazo. La
metodología establecida contempla las etapas de la gestión de los documentos
establecidos en el artículo 7 del Decreto 2609 de 2012, desde su creación,
mantenimiento, difusión y administración, para así facilitar un desarrollo
sistemático de los procesos de la gestión documental, encaminados a la mejora
continua y a la realización de planes de acción que faciliten en la entidad la
organización de los documentos recibidos desde su fuente de generación hasta su
envío y entrega final.
El programa de Gestión Documental, es un instrumento archivístico como se
establece en el artículo 8 literal c del Decreto 2609 de 2012, e instaura la línea
estratégica de los procesos en la gestión documental, consignados en el Plan
Institucional de Archivos– PINAR de la Entidad, el cual se ejecuta dentro de un
período determinado, garantizando el acervo documental y la fiabilidad de la
custodia de información, así como la continuidad del negocio frente a
adversidades que se presenten en la Entidad.
Dentro de las obligaciones adquiridas por el área de Gestión documental es la
presentación de proyectos que manifiesten la mejora continúa ayudando a que se
conserven los archivos históricos de tal manera que faciliten la consulta de los
mismos.
La Contraloría Municipal de Envigado articula los sistemas y programas que tiene
para el desarrollo de la Gestión Documental a través de las tecnologías de la
información y la comunicación, y así optimizar el procesamiento, conserva y
almacenamiento de los documentos de la Entidad, bajo políticas de Gestión
Documental, para su Seguridad en lo pertinente al programa de Digitalización
Masiva de Información y su procedimiento en su Gestión.
El PGD según su estructura será un programa medible, alcanzable con metas a
largo y corto plazo, articulado al nuevo plan estratégico institucional 2020-2021 y
cumpliendo con el artículo 9 del decreto 2609 de 2012 con sus 8 procesos de
gestión documental.
1.2 ALCANCE
La Contraloría Municipal de Envigado tiene elaborado el Programa de Gestión
Documental-PGD, el cual se articuló al Plan Estratégico 2016-2019 con un
periodo a largo plazo de cuatro (4) años, con ejecución a corto plazo descrito en
el Plan de Acción anual de Gestión Documental.
Este PGD se actualiza al nuevo Plan Estratégico 2020-2021, con ejecución anual
el cual se establece en su plan de acción. El programa contempla los ocho (8)
procesos establecidos en el artículo 9 del Decreto 2609 de 2012: planeación,
producción, gestión y trámite, organización, transferencias, disposición,
preservación y valoración. Cada proceso detalla sus actividades para su
ejecución. La metodología establece un orden sistemático que permite
mediciones, alcances, acciones de mejora continua y procesos de
implementación. El programa garantiza la integridad, disponibilidad, usabilidad,
fiabilidad de los documentos generados que conforman el archivo histórico que
dan soporte y continuidad a los procesos misionales y administrativos de la
entidad.
El programa de Gestión Documental actualmente cuenta con la implementación
de sus procedimientos, está articulado a los proyectos estratégicos, planes
institucionales y de acción, así como a otros sistemas de información
administrativa y misional de la Entidad, logrando la armonización de los mismos
mediante sus seguimientos y evaluaciones consignados en cada uno de ellos.
El PGD es una herramienta que ayuda a centralizar la información de los archivos
propios de la Entidad, contemplando la posibilidad de crear hacia futuro, un
archivo histórico físico y una biblioteca digital estructurada. Esta acción se soporta
en el PINAR, ya que la misma determina qué actividades se realizarán para
conformar el archivo histórico de la Entidad.
El programa de Gestión Documental se articula al Modelo Estándar de Control
Interno para su medición, a los sistemas de Gestión integral, Ambiental, de
Seguridad y Salud en el Trabajo; al Modelo de Seguridad y Privacidad de la
Información y al Plan Estratégico de Tecnologías de la Información - PETI.
Este documento está dirigido a todos los funcionarios y contratistas de la Entidad
que producen a su medida, volúmenes de documentos. Todos son responsables
de aplicar la norma establecida en materia archivística, y la Dirección
Administrativa es la responsable de liderar el programa de gestión documental con
el apoyo del proceso de TIC´S, oficina de control interno y el proceso de gestión
documental.
1.3 IMPLEMENTACION, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
El programa de gestión documental involucra a todos los funcionarios y contratistas de la Entidad, quienes son los responsables de su implementación. El seguimiento y la evaluación estarán a cargo de quienes lideran el proceso de comunicaciones organizacional y el procedimiento de gestión documental, según lo establecido en el sistema integral SGI.
1.4. REQUERIMIENTOS DE CUMPLIMIENTO
1.4.1 NORMATIVOS
ISO 9001- 2015
Ley General de Archivos 594 del 2000
Decreto 2609 de 2012 ”Por el cual se reglamenta el Título V de la
Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado”.
Ley 1712 de 2014 por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información y en los artículos 15 y 16 establece la adopción de un programa de gestión documental que establezca los procedimientos y lineamientos necesarios para la producción, distribución, organización, consulta y conservación de los documentos públicos y su archivo institucional.
Guía para la gestión y clasificación de activos de información “Seguridad y privacidad de la información”.
Política de gobierno digital guía G.INF.08 para la gestión de documentos y expedientes electrónicos, que orienta a las entidades públicas, en la producción, gestión y tratamiento de los expedientes y documentos electrónicos, desde su creación hasta la preservación a largo plazo con el fin de garantizar su autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad durante su ciclo vital.
1.4.2 ECONÓMICOS
La Contraloría Municipal de Envigado establece anualmente el recurso presupuestal. Actualmente, el Ente de Control Fiscal cuenta con recursos humano y tecnológico (aplicativo de Gestión Transparente) para implementar la biblioteca digital de la entidad.
1.4.3 ADMINISTRATIVOS
Para dar cumplimiento a los procesos de gestión documental establecidos en el artículo 9 del Decreto 2609 de 2012 (planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo y valoración), la Entidad cuenta con la siguiente estructura: Comité de dirección. Es el encargado de revisar y aprobar los documentos
asociados al procedimiento de gestión documental, a la creación de nuevos formatos y/o actualización de los mismos. Además, garantiza las capacitaciones para los empleados y gestionará la tecnología de información para el fortalecimiento de los archivos electrónicos en sus diferentes fases, proporcionando que el proceso esté articulado a los demás procesos.
Conformación del comité. Esta instancia está conformado por el Señor Contralor, Sub Contralora, Directora Administrativa, Asesora de Control Interno, la Contralora Auxiliar Fiscal y la jefe de participación ciudadana.
1.4.4. TECNOLÓGICOS
La Contraloría Municipal de Envigado cuenta con los siguientes recursos tecnológicos que apoyan los procesos misionales y administrativos.
Categoría
Sistema de
información o
software
Proceso o actividad que
soporta
Sistema de Información Gestión Transparente
Gestión transparente es la
herramienta de información
misional.
Radicación de PQRSD
(Peticiones, Quejas,
Reclamos, Sugerencias,
Denuncias).
Radicación de documentos
externos e internos de la
entidad.
Por implementar el
repositorio de documentos
de la Biblioteca Digital.
Herramientas ofimáticas
Office 365 (propietario y
en comodato con el
Municipio)
Incluye correo electrónico,
almacenamiento en la nube y
herramientas ofimáticas con
conexión a internet.
Sistema de información
Finanzas Plus – en
convenio
interadministrativo
Sistema para la gestión
financiera y contable, tesorería y
presupuesto.
Sistema de Información
Sistema de Nómina y
Recursos Humanos -
Queryx7 Plus – en
Gestiona la información
relacionada a los pagos de
nómina y prestaciones sociales.
Categoría
Sistema de
información o
software
Proceso o actividad que
soporta
convenio
interadministrativo con l
Municipio
Sistema de Información
Sistema de Recursos
Físicos (SIIFWEB) –La
Contraloría posee los
derechos para manejar
la plataforma por medio
de Contrato
Gestiona toda la información de
activos de la entidad.
Sistema de información
Software Mejoramiso –
La Contraloría posee
los derechos para
manejar la plataforma
por medio de Contrato
Gestionar las auditorías
internas de calidad y de
Control Interno a los procesos
existentes en el Sistema de
Gestión Integral de la
Contraloría, construcción y
seguimiento de indicadores,
administración de riesgos,
gestión de proyectos de
impacto ambiental,
implementación,
mantenimiento del mapa de
procesos y del SGI, y
seguridad y salud en el trabajo.
Sistema de información
SIA-OBSERVA –
Propiedad de la
Auditoría General de
la República
Gestión de Rendición de
información contractual y
presupuestal de los sujetos y
puntos de control del
Municipio.
Sistema de información
SIREL propiedad
Auditoria General de
la República
Gestión Rendición de cuentas
de la entidad y de los sujetos y
puntos de control del
Municipio.
Sistema de información
SECOP I y SECOP II,
(Sistema Electrónico de
Contratación Pública)
propiedad del Estado.
Publicación de la contratación
pública de la entidad y de los
sujetos y puntos de control del
Municipio.
Sistema de información SIGEP propiedad del
Estado.
Sistema integral de Gestión de
la hoja de vida del empleado
público.
Categoría
Sistema de
información o
software
Proceso o actividad que
soporta
Sistema de información SOI – propiedad de
particulares
Sistema para pago de
seguridad social.
Sistema de Información DIAN propiedad del
estado. Registro de Pago de impuestos
Portal Web Página Web Propiedad
de la entidad.
Publicación de informes de
gestión de la entidad.
1.4.5 GESTIÓN DEL CAMBIO
Con los anteriores recursos, la Contraloría Municipal de Envigado está proyectando acciones de articulación y operatividad, para lograr una administración interna con los sistemas de información que apoyan la actividad administrativa y misional; así mismo, se está adelantando gradualmente la actualización de los procedimientos para alcanzar la unidad de expedientes y gestión de los documentos al entorno electrónico. La operación de los sistemas electrónicos está sujetos a la seguridad de la información, así como a las políticas de operación que determinan el manejo autónomo de cada sistema. Es importante que, para lograr el uso y apropiación de este tema contemplado en el Programa de Gestión Documental, se capaciten a los funcionarios del ente de control sobre dicho programa y la importancia de adoptarlo con miras a mejorar la salvaguarda de la información institucional de acuerdo a las distintas fases de archivo gestión, central e histórico. De igual manera, con el apoyo de la líder de comunicación organizacional se adelantarán acciones tendientes a socializar y divulgar el programa.
2. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
A continuación, se hará un recuento sobre los avances alcanzados por la Entidad en la implementación del programa de Gestión Documental para el periodo comprendido entre el 2016 y 2019.
2.1 AVANCE EN EL PROCESO DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Y DOCUMENTAL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
Los documentos custodiados en los archivos de gestión y el archivo central deben clasificarse, ordenarse, identificarse, almacenarse y conservarse de tal manera que sirvan para apoyar el acervo documental de la Entidad, este proceso proporciona seguridad informática que permite una eficiencia administrativa. Los documentos pueden ser usados como base para la defensa jurídica de la entidad, la protección de la memoria institucional y la salvaguarda del patrimonio histórico público. La implementación de las políticas de gestión documental hace parte del sistema de gestión de la calidad y de la estandarización de sus procesos.
La política se fundamenta en la aplicación del artículo 18 del Decreto 2578 de 2012 por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, establece el Sistema Integral Nacional de Archivos Electrónicos - SINAE. El Archivo General de la Nación, establecerá y reglamentará el SINAE como un programa especial de coordinación de la política nacional de archivos electrónicos del Estado Colombiano, de conformidad con lo establecido en la Ley 594 de 2000, la Ley 527 de 1999 y la Ley 1437 de 2011; y la directiva presidencial 04 de 2012 que implementa la política de Cero Papel y el Decreto de 1712 la cual consiste en la sustitución de los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos, sustentados en la utilización de Tecnologías de la Información y las Telecomunicaciones.
La Contraloría Municipal de Envidado implementará todas las medidas y acciones de seguridad correspondientes al recibo de documentos; así como el acceso de la documentación de carácter clasificado y reservado, misional y operacional cuyo contenido solo será conocido por el personal autorizado.
La ejecución de la Gestión Documental está incluida en el plan estratégico de la Entidad que permite garantizar la ejecución de los planes, programas y proyectos concernientes a la conservación de documentos.
El proceso de Gestión Documental está comprometido con la protección del medio ambiente, por lo tanto, la política de uso eficiente del papel de la Contraloría Municipal de Envigado, incluye lineamientos que sus funcionarios y contratistas deberán desarrollar para implementarla y, consecuentemente, fomentar buenas prácticas en el manejo del papel. Los lineamientos para implementar la Política se establecen en el marco del compromiso Institucional con la reducción de los impactos ambientales asociados con el uso del papel, razón por la cual su propósito fundamental es promover en los funcionarios y contratistas de la Contraloría Municipal de Envigado el sentido de responsabilidad con el ambiente y con el desarrollo sostenible del país a través del fomento y la aplicación de buenas prácticas que reduzcan el consumo del papel e incentiven el uso de las tecnologías de la información y comunicación
disponibles en la Entidad para el almacenamiento, consulta e intercambio de información. Hacer uso eficiente del papel de impresión y fotocopiado de documentos, permitirá a la Contraloría Municipal de Envigado dar cumplimiento a la Estrategia Gobierno en Línea Decreto 1078 de 2015, el Plan de Austeridad 2016 Directiva Presidencial No. 01 de 10 de febrero de 2016, y a lo establecido en la Directiva Presidencial No. 04 de 2012 que preceptúa que es propósito del Gobierno Nacional tener una gestión pública efectiva, eficiente y eficaz a favor del ambiente. 2.1.1 Políticas del Programa de Gestión Documental: Las políticas de gestión documental se han implementado desde el 2014, se han realizado con la finalidad de salvaguardar la historia de la Entidad, facilitando el cumplimiento de la misión de la gestión documental, siempre pensando en el avance y la modernización de los archivos, el desarrollo de las políticas permite el desarrollo paulatino de resguardo y protección del patrimonio documental siempre promocionando la responsabilidad ambiental y el cuidado de lo público.
2.1.2 Administración documental: La administración de documentos se ha centrado en la protección de datos físicos y llevarlos a la transformación digital conservando el principio de originalidad, de los documentos, hemos hecho del proceso de Gestión Documental una administración eficiente que gestiona el rastreo y búsqueda no solo física si también electrónica de los documentos.
Las siguientes tablas describen una proyección de tiempos descritas de la siguiente forma: Corto Plazo- Es el desarrollo de actividades dentro de un plazo de un año. Mediano Plazo- Es el desarrollo de actividades dentro de un plazo de dos años. Largo Plazo- Es el desarrollo de actividades dentro de un plazo a tres o más años.
Tabla 1, Plan de trabajo del Programa de Gestión Documental 2016-2019
Actividad Proyectado 2016-2019 Ejecución 2016-2019
Elaboración de las TRD
Proyectado a mediano plazo
entre 2016 y 2017
Su elaboración se llevo a acabo
en los años 2016 y se aprobó en
el año 2017, en el mes de
septiembre por Acto Administrativo
Resolución 164 del 2017.
Implementación del PINAR 2016-2019 Versión 1
Su proyección fue a largo plazo
entre 2016-2019
Su elaboración fue en el año 2016
su ejecución fue durante el
cuatrienio del 2016 a 2019,
sincronizando los procedimientos
de Gestión Documental física con
la documentación electrónica, su
aprobación se dio por medio del
acta 02 del comité de archivo en el
año 2018 y reposa en el sistema
de Gestión de Calidad.
Actividad Proyectado 2016-2019 Ejecución 2016-2019
Elaboración de cuadro de clasificación documental
Proyectado a corto plazo 2016
La elaboración del cuadro de
clasificación documental se hizo
de acuerdo a las encuestas
documentales realizadas a cada
proceso de la Entidad en el año
2015, y se argumentó la tipología
documental más importante dentro
de cada uno de los procesos de la
Entidad, fue aprobada en el año
2017 por acta 02 del comité de
archivo.
Elaboración de encuestas documentales
Proyección a corto plazo 2016
La elaboración de las Encuestas
documentales se llevó acabo a
finales del año 2015 de forma
manual y reposan en el SGI, y en
el año 2016 se hace su tabulación
para la clasificación y posterior
codificación por tipos de
documentales,
Levantamiento de inventarios
Proyección a mediano plazo
2016-2017
En el año 2016 se inició con el
levantamiento de inventarios,
identificando cada fondo
documental de los procesos de los
archivos de apoyo y
documentación significativa para
clasificar en la tabla de retención
documental. En el año 2017 el
proceso de Gestión Documental y
la Dirección Administrativa idéntico
los procesos documentales de los
fondos de archivos institucionales
partiendo desde el año 1989 al
2011 que son de uso de material
de memoria institucional reposan
en el archivo central del Municipio.
Radicación documental
Proyección a mediano plazo
2016-2017
Se realizo la adecuación del
manual de HC Inteligencia en el
sistema de Gestión Transparente
Modulo de Radicación de
comunicaciones, y se dio inicio en
el año 2016 implementado la
plataforma en el año 2017,
desarrollando radicación con
códigos de barras para le entrada
y salida de comunicaciones
institucionales.
Actividad Proyectado 2016-2019 Ejecución 2016-2019
Iniciativa para la digitalización documental
Proyección a largo plazo 2016-
2019
Entre el periodo 2016 y 2019 la
Entidad fortaleció el desarrollo de
acervo documental digital sin
alterar el principio de originalidad,
teniendo en cuenta que es una
prueba piloto para que en un
futuro se hable de Biblioteca
Digital. El proceso de Gestión a la
fecha cuenta con los siguientes
registros digitalizados
parcialmente de los siguientes
procesos: Egresos, PQRS actos
administrativos información
financiera, auditorias, contratación,
urgencias manifiestas y informes
macro. de los años 2012 al 2019.
Identificación de fondo acumulado
Proyección a largo plazo 2016-
2019
Los fondos acumulados son los
documentos sin tratamiento
documental y que de forma
paulatina la intervención de ellos
forma la clasificación de archivos
de Gestión, Archivo Central y
Archivo Histórico. La Entidad a
implementado recurso humano
para el levantamiento de
inventarios y la intervención de los
fondos, haciendo traslados
paulatinos al archivo central del
municipio de Envigado; en la
actualidad los registros reposan en
el formato FUID (formato único de
inventario documental), llevando
registro de la información
secundaria y que esta almacenada
en el equipo de la Técnica
Administrativa.
2. 2 Planeación de Gestión Documental
Con lo que con concierne a la planeación de documentos dentro del proceso la Entidad cuenta con el siguiente avance:
Tabla 2, Avance de la planeación estratégica documental
ASPECTO SITUACIÓN ACTUAL
ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL Política de Gestión Divulgada
Plan de riesgos del proceso de gestión documental
actualizado
Procesos y procedimientos (planeación, producción, gestión
y trámite, organización, transferencias, disposición de la
documentación, preservación documental y valoración
documental) de gestión documental, aplicados y en revisión
constante para la mejora continua periódica y registrados
en el sistema de gestión de calidad.
Estandarización y actualización de la matriz
(autodiagnóstico del PINAR y reposa en el sistema de
gestión de la calidad) a evaluación y cumplimento de
requisitos legales con relación a la quinta dimensión del
MIPG, en cumplimiento de la política archivística a nivel
interno.
Se adoptó el Registro del esquema de publicación.
SEGUIMIENTO Y CONTROL Realización de visitas de seguimiento a los archivos de las
dependencias para el traslado de documentos al archivo
central.
Medición del proceso de gestión documental mediante
indicadores de gestión tales como: Aplicación de TRD,
Avance en el seguimiento al cumplimiento en gestión
documental, Avance en transferencias documentales.
(seguimiento del PINAR en el SGI).
Actualización del del proceso de Gestión Documental por
vigencia.
El proceso de la Gestión Documental contempla cada uno de los ciclos de producción de las diferentes etapas de los archivos, así mismo se presente estrategias para la formulación e implementación del PDG, acordes al Decreto
Actividad Proyectado 2016-2019 Ejecución 2016-2019
Implementación de iniciativa de cero papel
Proyección a largo plazo 2016-
2018
Actualmente la política de cero
papel se encuentra documentada
dentro del programa de
Digitalización masiva de
información y esta próxima para
aprobación en la vigencia 2020.
conservación documental
Proyección a mediano plazo
2018-2019
La conservación de documentos
se dio con la implementación de
las Tablas de Retención
Documentales, en el año 2018 y
reposan en el SGI.
1080 de 2015 Art 2.8.2.5.9. Cada uno del procedimiento de gestión documental de la Entidad y las necesidades identificadas dentro del proceso.
Una vez validada la capacidad administrativa, técnica y económica se ajustaron actividades para ser ejecutadas durante la vigencia 2020 al 2021, el cual se describe en la siguiente tabla:
Tabla 3, Actividades a desarrollar de la planeación estratégica documental.
Aspecto/Criterio
Actividades a desarrollar Tipo de proceso
Ejecución
Ad
min
istra
tivo
Le
gal
Fu
nc
ion
al
Te
cn
oló
gic
o
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Administración documental
Identificar, crear y diseñar necesidades del proceso Gestión Documental, para ejercer control documentos que estructuren el proceso orgánico funcionales, estratégicos, misionales y de apoyo realizando planes de acción y compromiso para la Entidad en el SGI.
X X
Realización de guías, formatos y procedimiento orientado a la transformación de documentos electrónicos.
X X X
Monitorear el seguimiento del PGD X X X X X X X
Verificar el cumplimiento del PINAR (Plan institucional de Archivos).
X X X X X X X
Establecer indicadores de seguimiento de la Gestión Documental
X X X X
Directrices de creación de documentos
El mapa de proceso de la Entidad se encuentra publicado en el SGI al igual la estandarización de los procedimientos de la Entidad, por lo que se realiza la producción y modificación de documentos maestros cada vez que lo requiera un proceso.
X X X X X
La verificación anual se hará de las TRD para determinar si hay cambios o modificaciones en la codificación de los procesos de la Entidad.
X X X X X
Aspecto/Criterio
Actividades a desarrollar Tipo de proceso
Ejecución A
dm
inis
trativ
o
Le
gal
Fu
nc
ion
al
Te
cn
oló
gic
o
2020 2021 2022
Implementar la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo documentos físicos SGDEA
Implementar y Realizar la integración de documentos físicos y electrónicos de acuerdo a las TRD (Tablas de Retención Documental). Utilizando el CCD, y clasificando los tipos documentales de acuerdo a cada proceso administrando cada unidad documental y describiéndolo en sus bases de registros en su debido proceso de la Entidad.
X X X X
Mantener actualizado los activos de información de la Entidad.
X X X
Difundir el esquema de Publicación de los activos de información.
X
Diseñar un documento que defina los criterios de custodia del documento, y consulta de los metadatos, se tiene en cuenta que es un eje de la GUIA del AGN y es a largo plazo de ejecución.
X X
X X X
Crear mecanismos de integración para los documentos físicos con todos los documentos electrónicos en Software de Gestión Trasparente.
Mecanismos de autenticación
Diseñar mecanismos de autenticación de firmas digitales teniendo en cuenta el programa de digitalización masiva de información.
X X X X
Tabla 3, Actividades a desarrollar de la planeación estratégica documental.
Aspecto/Criterio
Actividades a desarrollar Tipo de proceso
Ejecución
Ad
min
istra
tivo
Le
gal
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nc
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al
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cn
oló
gic
o
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Asignación de metadatos
A la fecha este proceso no se ha dado aun ya que estamos en la fase de implementación de la digitalización documental e identificación de documentos electrónicos es un proceso proyectado a largo plazo para llegar a la clasificación de fichas electrónicas y metadatos de cada documento digital.
X X X
Programas específicos con los que se relaciona
PINAR (Plan institucional de archivos).
Tabla 3, Actividades a desarrollar de la planeación estratégica documental.
2.3 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados.
La producción de documentos en los diferentes medios y soportes (papel y digital) corresponde al desarrollo de las actividades de la Contraloría en consonancia con los procesos del Sistema de Gestión Institucional y lo establecido en el Manual de Imagen Corporativa y en el esquema de publicación de la información.
Para ello se cuenta con los siguientes procedimientos:
La elaboración de los documentos se hará en soporte papel, formato carta-oficio. El control de versiones y actualizaciones de los formatos se realizarán a través del Comité de Archivo y la Técnica Administrativa, posterior a esto la dirección administrativa, aprobará al igual que el Señor Contralor según el caso. Cada documento del proceso documental reposará el SGI (sistema de Gestión Integral), y serán evaluados por la Oficina de Control Interno.
documento del proceso documental reposará el SGI (sistema de Gestión Integral), y serán evaluados por la Oficina de Control Interno.
Tabla 4, avance del proceso de producción documental
ASPECTO SITUACIÓN ACTUAL
Estructura de documentos entrada y salida de comunicaciones oficiales.
Durante el año 2017, la Entidad ha implementado el sistema de recibir comunicaciones oficiales por medio de Gestión Trasparente usando la sistematización del proceso por medio código de barras.
Se maneja el flujo de entrada y salida de los
documentos usando el código de barras y
dándole una clasificación de acuerdo al proceso
al que pertenecen las comunicaciones Entrada
y de salida.
Se recibe y se hace las contestaciones de
PQRS, a través de Gestión Trasparente en el
módulo de participación Ciudadana.
Mecanismos de para el flujo de documentos
Seguimiento electrónico de la contestación de
comunicaciones de PQRS en participación
ciudadana.
Control del volumen de entrada y salida de
comunicaciones de PQRS de participación
ciudadana.
Control del flujo electrónico de documentos
ayuda a la contribución del ambiente y crear
documentos físicos cuando sea necesario.
Estructura de los documentos maestros y firmas digitales
Actualmente la Contraloría Municipal de Envigado cuenta, con un sistema de gestión integral con documentos maestros para lo diferentes procesos de la Entidad.
El proceso de Gestión documental cuenta con
varios formatos dentro de Gestión Calidad, se
aclara que no hay un procedimiento aun que
defina el proceso.
Diseñar nuevos formatos para el proceso de
Gestión documental y realizar documentos para
el seguimiento del proceso y para enfrentar una
auditoria interna de calidad.
Se tiene dividida y clasificada la documentación
de los procesos de la Entidad implementando
las TRD, elaboradas en el año 2016 y
aprobadas en el año 2017.
La clasificación documental ha sido paulatina y
continua, identificado los fondos documentales
de los diferentes procesos de la Entidad, y
dejando lista cierta información para el traslado
de esta al archivo central del Municipio de
Envigado.
Seguimiento y control La categorización de los documentos hace que
la Técnica Administrativa este vigilante ante los
fondos documentales y a la reproducción de los
archivos de Gestión para realizar trasferencias
ASPECTO SITUACIÓN ACTUAL
primarias.
El control de documentos se lleva atreves de la
base de datos de registros allí se consigna el
registro de la totalidad de los fondos
documentales.
El sistema de Gestión Trasparente, anualmente
se revisa para el control y actualizaciones
debido a su sistema de operación para el
funcionamiento y operatividad del flujo de
PQRS, Radicación documental y administrar las
auditorias ejecutadas desde el proceso
misional.
Tabla 4, avance del proceso de producción documental
Frente al avance que presenta en el proceso de planeación documental la Contraloría Municipal de Envigado, la Dirección Administrativa y la Gestión documental, se ajustaron actividades para ser ejecutadas de acuerdo a la capacidad técnica, administrativa, económica y legal durante las vigencias de 2020 hasta el 2021; se detalla en el siguiente cuadro:
Tabla: 05, Actividades a desarrollar en la producción documental.
Aspecto/Criterio
Actividades a desarrollar Tipo de proceso
Ejecución
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ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS
Creación del SIC, Sistema Integrado de Conservación, Programa de digitalización masiva de información, implementar la conservación de documentos electrónicos al igual que el procedimiento de Gestión Documental.
X X X X X
Definir la creación de formatos que nos proporcionen guías para el seguimiento de los documentos electrónicos dado que los lineamientos están descritos en la manual de imagen y comunicaciones de la Entidad.
X X X X X
Aspecto/Criterio Actividades a desarrollar Tipo de proceso
Ejecución
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2020 2021 2022
ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS
Capacitar a los funcionarios en temas relacionados con la gestión documental y uso del sistema de gestión de documentos electrónico de archivo – SGDEA, para fomentar las buenas prácticas dentro de la entidad.
X X X X X
Elaborar el procedimiento de Gestión Documental, que incluya la definición de la estructura, condiciones diplomáticas (internas y externas), el formato de preservación, el soporte, el medio, las técnicas de impresión, el tipo de tintas, calidad del papel y demás condiciones que se requieran para elaborar los documentos de la Entidad.
X X X X X X
Realizar un instructivo con las especificaciones de
materiales de impresión como el tipo de papel la
calidad, el color, tipo de letra, tamaño y tinta que se
maneja en las impresiones de la Entidad.
X X X X X X
FORMA DE PRODUCCIÓN O INGRESO
Realizar seguimiento a los formatos de datos abiertos
de la Entidad y determinar la actualización de la pagina
WEB.
X X X X X
Realizar el procedimiento de la gestión documental en
la Contraloría, que incluya el control de documentos,
con la finalidad de garantizar el mecanismo de control
de versiones y aprobación de documentos con firma
digital y firma electrónica.
X X X X
Publicar para uso de formatos abiertos en la
producción de documentos electrónicos e impresión de
documentos.
X X X X X X
Diseñar el registro de entrada y salida de flujo de
comunicaciones oficiales con el fin de determinar el
destinatario de cada documento.
X X
Elaborar la guía de la gestión documental electrónica en la contraloría, que incluya la simplificación de trámites de la Entidad y facilitar su automatización de las comunicaciones oficiales.
X X X X X X
RELACIÓN DE PROGRAMAS ESPECIFICOS
Los siguientes programas se relacionan con este proceso.
Programa de digitalización masiva de información
PINAR (Plan Institucional de Archivos).
Documentos vitales o esenciales del proceso de Gestión Documental.
Programa de Gestión de documentos electrónicos.
Normalización de formas y formularios electrónicos teniendo en cuenta la guía para formatos
maestros de la Contraloría Municipal de Envigado.
Tabla: 05, Actividades a desarrollar en la producción documental.
2.4 GESTIÓN DE TRÁMITE
Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación de un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la solución de los asuntos.
Tabla 6, avance de la gestión del trámite en la entidad.
ASPECTOS SITUACIÓN ACTUAL
DISTRIBUCIÓN
La comunicaciones enviadas y Recibidas se encuentran dentro del sistema
de Gestión trasparente de acuerdo a la procedencia de acuerdo cada
proceso generado en cada documento un radicado único de entrada y salida
de flujo documental.
Enrutar el documento físico y el digital a un usuario interno por medio de
correo electrónico institucional o si es un documento externo se envía a un
correo individual.
Asignación de responsables para la contestación de comunicaciones y
trámites de acuerdo ala envío de correos electrónicos al funcionario
competente.
Control de devoluciones de documentos y contestación de los mismos por
medio de correo electrónico de acuerdo a los parámetros de límite para el
trámite de la contestación siguiendo los procedimientos internos de la
Entidad.
ACCESO Y CONSULTA
Las competencias para responder un documento son de acuerdo al asunto
de las políticas y procedimiento s de la Entidad.
Controles de alerta para contestación de comunicaciones se realiza de
forma física.
Se Realiza el préstamo de documentos por medio del formato de afuera
documental de forma interna a los funcionarios de la Entidad.
Frente al avance que la Entidad presenta en el proceso de gestión y trámite y una vez validada la capacidad administrativa, técnica, legal y económica, se ajustaron actividades para ser ejecutadas durante las vigencias 2020 hasta 2021; se detalla en el siguiente cuadro:
Tabla 7, Actividades para ejecutar en gestión y tramite
Aspecto/Criterio
Actividades a desarrollar Tipo de proceso Ejecución
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Distribución Crear procedimiento de entrega de comunicaciones oficiales
X X X X X X
Acceso y Consulta
Implementar mecanismos de seguimiento a las comunicaciones oficiales tanto para el usuario interno como externo
X X X X
Crear los lineamientos para definir perfiles de responsabilidad para el ingreso de comunicaciones oficiales y modificaciones en el sistema de Gestión Trasparente.
X X X
Documentar los mecanismos para la entrega de documentos a los respectivos usuarios internos y externos previamente caracterizados.
X X X X X
Estandarizar el proceso del ciclo de contestación de comunicaciones oficiales con el flujo de gestionado o no gestionado.
X X X X X
Disposición de recursos tecnológicos para unificación de documentos físicos y digitales.
X X X X X X
Instructivo de acceso y consulta de volumen anual de comunicaciones oficiales enviadas y recibidas.
X X X
control y seguimiento
Establecer las tablas de control y acceso y préstamo de información física y digital disponible en la Entidad.
X X X X
Realizar seguimiento y control de las comunicaciones oficiales y a la producción de documentos electrónicos con la ayuda del proceso de Participación ciudadana.
X X X X
Realizar seguimiento a los tiempos de respuesta d ellos PQRS, al igual que al manejo de la distribución de las comunicaciones de la Entidad para saber el flujo de entra y sale de documentos en la Entidad a cerca de contestaciones y comunicaciones recibidas por funcionario con forme al tiempo que tiene para dar respuesta.
X X
Implementar los controles para verificar la trazabilidad de la gestión de tramites internos entre los procesos de la Entidad.
X X X
Implementar controles para asegurar la oportunidad de la gestión y tramite de tal manera que cumpla con el tiempo establecido para dar respuesta.
X X X X X
programas específicos con los que se relaciona
Procedimiento de Gestión documental
Proceso de Gestión Administrativa
Procedimiento de comunicaciones
2.5 ORGANIZACIÓN
Operación para radicar el documento en el sistema de gestión documental en Gestión Transparente, e donde se clasifica el documento y se ubica el contacto para quien va dirigido de forma ordenada y describiendo el documentó.
Tabla 8, avance en la organización en la Entidad.
ASPECTOS SITUACIÓN ACTUAL
CLASIFICACIÓN, ORDENACIÓN Y
DESCRIPCIÓN.
La contraloría cuenta con las Tablas de Retención Documental
actualizadas.
Seguimiento continuo de trámites de las comunicaciones desde los
diferentes canales de recepción.
Las dependencias han adelantado acciones en expediente físico para la
organización técnica (clasificación, ordenación y descripción) de sus
documentos acorde con la TRD vigente.
Se realiza el seguimiento a los procesos de organización de acuerdo a
los tramites.
Frente al avance que la Entidad presenta en el proceso de gestión y trámite y una vez validada la capacidad administrativa, técnica, legal y económica, se ajustaron actividades para ser ejecutadas durante las vigencias 2020 hasta 2021; se detalla en el siguiente cuadro:
Tabla 9, Actividades a desarrollar en la Organización
Aspecto/Criterio
Actividades a desarrollar Tipo de proceso
Ejecución
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CLASIFICACIÓN, ORDENACIÓN Y DESCRIPCIÓN.
Actualizar los lineamientos de descripción documental con énfasis en el uso del esquema de metadatos de las comunicaciones oficiales y el uso de documentos electrónicos de la Entidad.
X X X
Hacer actualización del CCD, de las TRD y el PGD cada vez que lo requiera.
X X X X X
Continuar con la clasificación de documentos físicos de los fondos documentales faltantes según la TRD conservando el principio de originalidad, seguido de la depuración de los mismos y la foliación de expedientes.
Seguir con la ordenación de los documentos electrónicos para la indexación de los mismos en Gestión Trasparente.
X X X X X X
Aspecto/Criterio
Actividades a desarrollar Tipo de proceso
Ejecución
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CLASIFICACIÓN, ORDENACIÓN Y DESCRIPCIÓN
Realizar la actualización,
publicación, difusión y seguimiento
los instrumentos archivísticos: CCD,
TRD, PGD, banco terminológico y
tablas de control de acceso
X X X X X X
PROGRAMAS ESPECÍFICOS CON LOS QUE SE RELACIONA
Programa de gestión documental
Cuadro de clasificación documental y tablas de retención documental
Tabla 9, Actividades a desarrollar en la Organización
2.6 TRANSFERENCIAS
Realizar la foliación de los documentos en el archivo central y preparación de los documentos para las transferencias primarias y secundarias de acuerdo el Acuerdo 005 de 2013 y el Acuerdo 042 organización de archivos según el AGN, la Contraloría Municipal de Envigado tiene desde el 2017 en funcionamiento sus Tablas de Retención en el proceso falta la realización de su instructivo para utilizarlas de forma eficiente, teniendo en cuenta los inventarios documentales.
Realizar la guía de la implementación de las TRD en donde la Contraloría Establece los criterios de uso y mantenimiento de la información de la Entidad describiendo el manejo de esta herramienta de almacenamiento de datos describiendo estos ítems:
La conservación total: se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la empresa, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia.
Eliminación de documentos: Actividad aplicada para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, aplicación según lo estipulado en la TRD, según el Acuerdo 004 de 2013 levantamiento de acta y determinación del procedimiento de eliminación.
Selección documental: Actividad para escoger una muestra de documentos de carácter representativo, para su conservación permanente, aplicación de método de muestreo.
Digitalización de documentos: Técnicas de reproducción de documentos, incluye determinación de metodología, plan de trabajo, control de calidad durante todo el proceso, selección de Digitalización según las guías de cero Papel en la administración Pública. (Digitalización con fines de control y trámite, digitalización con fines archivísticos y digitalización con fines de contingencia y continuidad del negocio).
Tabla 9, Avance en el proceso de trasferencias de la Entidad.
ASPECTOS SITUACIÓN ACTUAL
CLASIFICACIÓN, ORDENACIÓN Y
DESCRIPCIÓN.
Se ha realizado en soporte físico la transferencia documental primaria
con base en lo establecido en la TRD y dando cumplimento al
cronograma de transferencia elaborado anualmente.
Una vez validada la capacidad administrativa, técnica y económica, se ajustaron
actividades en el proceso de transferencia para ser ejecutadas durante las
vigencias 2020 hasta 2021; se detalla en el siguiente cuadro:
Tabla 10, Actividades para desarrollar el proceso de trasferencias de la Entidad.
Aspecto/Criterio
Actividades a desarrollar Tipo de proceso
Ejecución
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PREPARACIÓN DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Preparar anualmente transferencia de
los expedientes electrónicos e híbridos,
de manera articulada con los
lineamientos emitidos por la entidad
asegurando la integridad, autenticidad,
preservación y consulta a largo plazo,
al igual que preparar la transferencia d
ellos archivos físicos al archivo central
cada vez que se requiera o de forma
anual.
X X X
VALIDACIÓN DE LA TRANSFERENCIA.
Clasificar los documentos por proceso
ordenándolos pro el código designado
tanto para los fondos acumulados para
el archivo central.
X X X
Ordenar los documentos según los
códigos de las TRD y el cuadro de
clasificación documental.
X X X X X
Aspecto/Criterio
Actividades a desarrollar Tipo de proceso
Ejecución A
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VALIDACIÓN DE LA TRANSFERENCIA
La descripción del documento se da de
acuerdo al proceso y el tipo de
documento en las bases de datos de
registros.
X X X X
Los documentos deben de conserva su
principió de originalidad para no perder
validez en formato digital
X X X
MIGRACIÓN, EMULACIÓN O CONVERSIÓN
Iniciar la migración de documentos
físicos a digitales en el sistema SGI
X X X X
Actualmente la Entidad realiza
digitalización aun no contamos con la
caracterización documental electrónica
ya que nuestros repositorios digitales
están en los equipos de la Entidad y no
contamos con implementación de
acervo en la nube o en un sistema de
seguridad electrónico alterno
X X X X X
PROGRAMA ESPECÍFICO CON EL QUE SE RELACIONA
Procedimiento de gestión documental
Procedimiento de control micro-Macro
Procedimiento de participación ciudadana
Procedimiento de control interno
Tabla 10, Actividades para desarrollar el proceso de trasferencias de la Entidad.
2.7 DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS
La entidad utiliza las TRD como ayuda de garantizar la preservación e el tiempo de almacenamiento y seguimiento a la información de los archivos tanto centrales como históricos. En lo que concierne a este proceso, se encontró un avance significativo reflejado en los siguientes logros:
Tabla 11, Avances en el proceso disposición de documentos.
ASPECTOS SITUACIÓN ACTUAL
DISPOSICIÓN DE
DOCUMENTOS.
Seguimiento, control de calidad y confidencialidad para la realización
de la disposición final documental, por medio de eliminación en soporte
físico, a su vez la conservación de documentos se hace de acuerdo a
los tiempos de retención documentales.
Las diferentes procesos de la Contraloría Municipal de Envigado establecen mecanismos propios de cuidado de los documentos en sus archivos de Gestión mientras que en el archivo central los documentos se clasifican de acuerdo a su importancia sin dejar de lado los protocolos que garantizan las condiciones mínimas encaminadas a la protección de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo, sistemas de almacenamiento de información en sus distintos soportes.
En este proceso la actividad más importante consiste en la implantación del Sistema Integrado de Conservación que conlleva las acciones establecidas en el Acuerdo 006 de 2014 del AGN.
Frente al avance que ha tenido la Contraloría Municipal de Envigado presenta en el proceso de disposición de documentos y una vez validada la capacidad administrativa, técnica y económica, se ajustaron actividades para ser ejecutadas durante las vigencias 2020 hasta 2021; se detalla en el siguiente cuadro:
Tabla 12, Actividades a desarrollar para la disposición de documentos
Aspecto/Criterio
Actividades a desarrollar Tipo de proceso
Ejecución
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conservación Ordenar los documentos según cronología y
naturaleza de la información elaborando un
esquema de conservación definitiva
elaborando las TVD (tablas de Valoración
Documentales).
X X X X
Conservar los documentos según su
importancia y permitiendo una conservación
oportuna en el tiempo
X X X X X
Actualizar las Tablas de retención
documentales si así se requiere para mantener
la conservación de los documentos.
X X X X
Digitalización Programar fechas para la indexación de la
información electrónica, para dar inicio con la
migración de información física a formato
digital
X X
Selección documental
Destinación final de los documentos según el
cumplimiento del ciclo documental utilizando
las TRD (Tablas de Retención Documentales).
X X X X
Realizar copias de seguridad a la información
digital implementando el PDMI (programa de
digitalización masiva de información y
aplicando políticas de conservación, permisos
y uso restringido de la información, la Entidad
está en la etapa de identificación de la
información electrónica para el nombramiento
de carpetas y subcarpetas por procesos
X X X
Realizar seguimiento de la eliminación de
documentos físicos y digitales con las actas de
medios legales y eliminación, garantizando el
medio de destrucción segura y una copia de
seguridad con la información destruida.
X X X
Programas relacionados.
Tablas de Retención Documentales
Procedimiento de Gestión documentales
Programa de digitalización masiva de documentos.
2.8 PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
Proceso permanente y continúo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva).
Este proceso se realiza antes de la producción, para identificar desde el inicio la importancia y los valores documentales (primarios y secundarios), asegurando así el tratamiento adecuado y su oportuna gestión.
En lo que concierne a este proceso, se encontró un avance significativo reflejado en los siguientes logros:
Tabla 13, Avance de la preservación a largo plazo
ASPECTOS SITUACIÓN ACTUAL
conservación total- sistema integrado
de conservación
La Contraloría Municipal de Envigado ha implementado
por medio de sus archivos físicos el cuidado y
preservación física por medio de conservación y
trasferencias programadas con los diferentes procesos
de la Entidad, se aclara que aun no se cuenta con un
sistema de conservación documental y que su operación
solo acervo solo se da atreves de las TRD.
Una vez validada la capacidad administrativa, técnica y económica, se ajustaron actividades para el proceso de preservación a largo plazo para ser ejecutadas durante las vigencias 2020 hasta 2021; se detalla en el siguiente cuadro:
Tabla 14, Actividades a desarrollar para preservación a largo plazo.
Aspecto/Criterio
Actividades a desarrollar Tipo de proceso
Ejecución
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SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN
Conservar la documentación
realizando el SIC e la Entidad,
especificando un plan para la
conservación de documentos
electrónicos y una conservación
correcta de los archivos físicos,
conforme a la normatividad vigente.
X X X
Aspecto/Criterio
Actividades a desarrollar Tipo de proceso
Ejecución A
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Utilizar las Tablas de Retención
documental para especificar las fases
de los tiempos de retención por
documentos en las bases de datos de
registros ya que no se ha
diligenciando con es el campo de
retención de los tiempos.
X X X X X X X
Seguridad de la Información
Realizar en la digitalización de documentos
electrónicos PDFS no modificables y
restringiendo la alteración original del
documento.
X X X X X
Implementar del Programa de digitalización
masiva de información garantizando la
autenticidad de los documentos electrónicos
por medio de la digitalización
X X X X
Requisitos para Conservación de los documentos electrónicos
Aplicar las TRD para la conservación a largo
plazo para los documentos digitales con la
ayuda del proceso de TICS
X X X
La Entidad por el momento no cuenta con las
fichas técnicas de documentos electrónicos ya
que aun nos encontramos en la etapa de
clasificación de información digital por
procesos
X X X
programa específico con el que se relaciona
Tablas de Retención Documentales
Procedimiento de Gestión documental
Sistema integrado de conservación SIC
Tabla 14, Actividades a desarrollar para preservación a largo plazo.
2.9 VALORACIÓN DOCUMENTAL
El proceso de Gestión Documental analiza y establece los valores legales, administrativos, fiscales, contables, técnicos o históricos de los documentos de la Entidad teniendo en cuenta el contexto social, cultural, funcional, político, jurídico y económico, y este análisis queda plasmado en la Tabla de retención Documental (TRD).
En este proceso se revisa las actualizaciones a los procesos y procedimientos en cuanto a la generación o eliminación de documentos o registros. Se cuantifica y analiza los niveles de crecimiento o decrecimiento en volúmenes de archivo, determinando las causas y efectos de las variaciones por medios de indicadores del proceso de Gestión Documental.
Atendiendo la orientación de los programas específicos a implementación en la Entidad y como parte del Programa de Gestión Documental (PGD) se mide la frecuencia de consultas y préstamos de los documentos mirando estadísticas de los valores de los archivos.
Tabla 14, Avance en la valoración documental de la Entidad.
Frente al avance que la Contraloría presenta en el proceso de valoración documental y una vez validada la capacidad administrativa, técnica y económica, se ajustaron actividades para ser ejecutadas durante las vigencias 2020 hasta 2021; se detalla en el siguiente cuadro:
ASPECTOS SITUACIÓN ACTUAL
valoración documental primaria y
secundaria
Actualmente la Entidad ha clasificado los Valores
primarios como los archivos de Gestión para determinar
la importancia de dichos documentos. Los valores
secundarios se analizan en los archivos que se
encuentran en el archivo central para determinar que
documentación tiene valor histórico relevante, se hace
dicho análisis, pero no se ha eliminado documentos de
los diferentes fondos que comprenden las fases de los
documentos.
Tabla 15, Actividades a desarrollar en el proceso de valoración documental.
Aspecto/Criterio
Actividades a desarrollar Tipo de proceso
Ejecución A
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valores documentales
VALORES PRIMARIOS: Los valores primarios
de los documentos son los que nos
proporcionan un estado de cuidado bajo el
archivo central para ello las TRD deben ser
mas funcionales dentro de esta clasificación,
ya que no se ha tomado en cuenta los valores
y es necesario revisar los registros para
determinar el valor de cada documento que
reposa en los archivadores físicos.
X X X
valores documentales
VALORES SECUNDARIOS: Los valores
secundarios son aquellos que teniendo gran
importancia histórica y relevante para la
Entidad no se ha identificado en su totalidad el
Valor representativo de los archivos históricos
por lo que es necesario la elaboración de las
TVD para determinar los valores y la cantidad
de documentos que son de reserva total para
la Entidad
X X X X X
conservación física y electrónica
La Conservación documental debe de darse en
los valores ya mencionados y en la destinación
de recursos para administrar de forma digital
los archivos y destinar personal para
conservación física de los archivos.
X X X X X X
programa específico con el que se relaciona
Tablas de Retención Documentales
Procedimiento de Gestión documentales
SIC- sistema de conservación
3. FASE DE IMPLEMENTACIÓN PGD
Reúne los elementos que tendrán lugar y que influirán en la estrategia y/o en los cambios que deben realizarse para su cumplimiento. Estos cambios se harán a través de formas lúdicas de aprendizaje, basados en estrategias de promoción y publicidad, en métodos que permitan la conservación de los documentos y en un nuevo concepto en el manejo de los archivos dentro de la Entidad, esta cultura impactara el quehacer en la Entidad.
Es importante el desarrollo de una gestión documental basada en la eficiencia oportuna, fortaleciendo un lado vulnerable de los documentos que es la preservación, y desarrollando mecanismos de cuidado y permanencia del tiempo d ellos documentos integrados por los documentos electrónicos y físicos.
La implementación del PGD en la Contraloría, se establece bajo los lineamientos del decreto 1080 de 2015, el cual se divide en cuatro grandes fases: elaboración, ejecución, seguimiento y mejora del mismo. El siguiente gráfico muestra los roles, según la estructura del ciclo PHVA - Planear-Hacer-Verificar-Actuar, para el cumplimiento efectivo de las acciones determinadas en cada fase siguiendo el desarrollo de cada proceso del PGD:
3.1. FASE DE ELABORACIÓN, EJECUCIÓN Y PUESTA EN MARCHA
1. Responsables – Dirección Administrativa, líderes de los procesos, funcionarios
y contratistas y el área de poyo de la Gestión Documental
2. Verifica – Comité de archivo y gestión documental y Control Interno la medición
de los plazos de las actividades a corto mediano y largo plazo.
3. Aprueba – Comité de Dirección, el programa de gestión documental, así como
sus modificaciones.
4. Divulga – responsable de comunicaciones, Dirección Administrativa y
contratista en TIC´s.
La Contraloría Municipal de Envigado reconoce la importancia de fortalecer el proceso de gestión documental, por medio del Programa de Gestión Documental- PGD por lo que establece un cronograma de ejecución para el desarrollo eficiente de las actividades.
La ejecución del Programa de Gestión Documental está directamente relacionada con el número de actividades programas y articuladas con los demás programas que hacen parte de la Gestión documental plasmado como el proyecto a largo, mediano, y corto plazo como lo es el PINAR·
Actividades a realizar:
Ajustar el PINAR al plan estratégico 2020-2021 acorde a las actividades que debe desarrollar al Entidad para el cumplimiento de la custodia y cuidado correcto de los documentos alineados, tanto el archivo físico como el electrónico.
Actualizar el PINAR para el 2020-2021, dentro de los lineamientos de evaluación y medición de los planes de acción de la Entidad.
Aprobación de la actualización del PGD por el Comité de Archivo de la Entidad. La Gestión Documental está bajo las directrices de Dirección Administrativa
que llevará control del proceso por medio de las mediciones de el plan de acción pactado para el 2020-2021 y a su vez será evaluado por control Interno revisando la eficiencia y eficacia de las ejecuciones de las actividades por medio de la 5 dimensión del MIPG.
Establecer el alcance de metas a corto, mediano y largo plazo. Asignar los recursos necesarios, para alcanzar las metas y los objetivos
definidos para la conservación de los archivos electrónicos y físicos de la Entidad.
Armonización con el proceso de Gestión Documenta, Sistema de Gestión de la Calidad, Modelo de Evaluación y seguimiento MIPG, PINAR, PDMI (Programa de digitalización masiva de información), SIC (sistema integrado de conservación), y Plan de Acción de la Dirección Administrativa, todos estos componentes son la ejecución del SGDEA, según el AGN y de acuerdo con la operación y la normatividad vigente.
Tabla 16, cronograma general de implementación del PGD.
Aspectos y actividades a implementar
Co
rto p
lazo
2020
Me
dia
no
pla
zo
2021
Larg
o p
lazo
2022
IMPLEMENTACIÓN PROCESOS
DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
IMPLEMENTACIÓN PROCESOS
DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
Planeación estratégica y documental X X X
Producción X X
Gestión y Tramite X
Organización X
Transferencia documental X X X
Disposición de documentos X
Preservación a largo plazo X
Valoración documental X
IMPLEMENTACIÓN DE
PROGRAMAS ESPECÍFICOS A
IMPLEMENTAR
Programa de normalización de formas y formularios
electrónicos. X
Programa de documentos vitales TVD X
Programa de gestión de documentos electrónicos. X
FASE DE SEGUIMIENTO DEL PGD
Seguimiento a las actividades del PGD X X X
Ejecución de planes de mejora (cuando sean
requeridos) X X
3.2 FASE DE SEGUIMIENTO
La Dirección Administrativa y el comité de Archivo y Gestión Documental, como responsable en la implementación del PGD, en sinergia con la Oficina de Control Interno, harán monitoreo y evaluación permanente del PGD, el cual se verá reflejado en el levantamiento de acciones preventivas y correctivas y en el plan de mejoramiento de los mismos.
Responsable – Dirección Administrativa, Técnico Administrativo, Comité de archivo y gestión documental y Control Interno.
Verifica Comité de archivo y gestión documental y Control Interno. Aprueba Comité de Dirección. El seguimiento de la ejecución del PGD se dará cada año según las actividades que se van a realizar, utilizando una planilla de avances y ejecuciones de las actividades para presentar a la Dirección Administrativa y a Control Interno.
ACTVIDADES CORTO
PLAZO
2020
AVANCE ACCIÓN
DE
MEJORA
ACTIVIDAD
EJECUTADA
EVALUACIÓN
DE CONTROL
INTERNO
3.3. FASE DE MEJORA
La Oficina de Control Interno en su función de realizar auditorías internas y visitas de seguimiento a las dependencias, determinara acciones de mejora para el cumplimiento del plan de trabajo del PGD de la Contraloría a cargo de la Dirección administrativa, y la Técnica Administrativa. Responsable - Técnico Administrativo, Comité de archivo y gestión documental
y Control Interno Revisa - Técnico Administrativo, Comité de archivo y Control Interno. Seguimiento – Comité de Dirección Ejecución- Técnico Administrativo y funcionarios involucrados en el proceso de
la Gestión documental.
4. PROGRAMAS ESPECÍFICOS
Los programas específicos permitirán lograr las metas y objetivos, a través de una identificación, racionalización, simplificación y automatización de trámites, de procesos y procedimientos; de esta manera se va mejorando los sistemas de organización y recuperación, buscando evidenciar su actuación y permitiendo cumplir con la política de desarrollo y eficiencia administrativa de la información, asegurando que la entidad cuente con la documentación necesaria para garantizar la disponibilidad y acceso a los documentos.
La Contraloría Municipal de Envigado deberá elaborar y aplicar los siguientes planes y programas contemplados en su PGD y que hacen parte integral del mismo:
Programa de Digitalización Masiva de información
Plan institucional de archivos
Procedimiento para la Digitalización de Archivos Electrónicos
Guía para el manejo de las Tablas de Retención Documental.
Tabla 17, Programa de normalización de formas y formularios electrónicos.
GESTIÓN DOCUMENTAL
PLANES ARMONIZACIÓN EN EL PROCESO
Planeación PINAR (Plan Institucional de Archivos). Realizar las metas según lo previsto dentro de los tiempos establecidos
Ejecución PDMI (Programa de Digitalización Masiva de Información)
Ejecutar la indexación de los documentos electrónicos unificando criterios de documentos físicos y electrónicos.
Meta PGD (Programa de Gestión Documental)
Estandarización del proceso de Gestión Documental y evidenciar el avance y equilibrar el proceso de Gestión Documental
4.1 PROGRAMA DE NORMALIZACIÓN DE FORMAS Y FORMULARIOS
ELECTRÓNICOS
Este programa de normalización consiste en la creación de formatos y formularios, sujetos al sistema de gestión de la calidad de la Entidad, nombrados de acuerdo a a la categorización dentro del proceso de Gestión documental permitiendo con ello establecer: tradición documental, autenticidad y tipología de los documentos, para facilitar la identificación, clasificación y descripción de los documentos.
OBJETIVO GENERAL
Establecer los formatos de control que aseguren el uso de los documentos internos y de origen externo de forma unificada, controlada y actualizada, mediante un método sistemático para la elaboración (edición, revisión, aprobación), manejo (distribución, modificación) y control de los documentos, todo a su vez que nos permite la armonización del SIC- sistema integrado de conservación, y la conservación de los documentos físicos y electrónicos, utilizando la ISO 9001, para la adecuación del proceso, procedimientos y formatos de la Gestión Documental.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Revisar el proceso de Gestión documental definiendo que formatos deben de implementarse para la estandarización de formatos de control y seguimiento.
Establecer armonía en los formatos para el manejo y seguimiento de los documentos físicos y los formatos para el seguimiento de los documentos electrónicos.
Establecer un vínculo con los demás procesos de la Contraloría Municipal de Envigado para dar a conocer la implementación y estandarización del proceso de Gestión Documental con la meta de posicionar el proceso y darlo a conocer de forma interna en la Entidad.
Las actividades para ser ejecutadas durante las vigencias 2020 hasta 2021 del programa de normalización de formas y formularios electrónicos son:
Tabla 18, Normalización del programa de documentos electrónicos
ACTIVIDADES
Corto
plazo
2020
Mediano
plazo
2021
Largo
plazo
2022
Entregable
Elaborar el procedimiento del proceso de Gestión
documental X
Que el proceso de
gestión documental
haga parte del sistema
de gestión de la
calidad de la Entidad.
Establecer y posicionar el proceso de Gestión
documental X X X
Capacitar el personal
de la Entidad para que
conozcan como
funciona el proceso de
Gestión Documental y
sus lineamientos.
Elaborar los formatos para el proceso de Gestión
documental basados en los programas, Planes y
proyectos de la Gestión Documental.
X
Hacer seguimiento al
proceso de gestión
documental y en sus
fases de documentos
físicos y electrónicos
Posicionar el proceso de digitalización electrónica de
documentos de la Entidad X
Tener dominio y
manejo de la
Biblioteca digital de la
Contraloría Municipal
de Envigado
Elaborar la caracterización del proceso de Gestión
documental X
Entregar una ficha
técnica de cada
procedimiento que se
hace en la Gestión
Documental de la
Entidad, para hacer la
contribución a
gobierno digital y
estandarización de los
procesos físicos y
electrónicos que
conlleva la articulación
de las actividades el
proceso.
Estandarización de la consulta y extracción de
documentos electrónicos X
Establecer parámetros
de consulta por
usuario utilizando las
políticas de consulta.
4.3. PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
El programa de digitalización masiva de documentos, establece como debe de hacerse el ingreso de la documentación electrónica y como es el uso adecuado de la información, establecidos en las políticas de digitalización documental. La información electrónica establece parámetros de seguridad para la consulta y extracción de duplicidad de documentos electrónicos de forma que conserve confidencialidad del uso de los mismos.
OBJETIVO GENERAL
Establecer objetividad en la consulta y la indexación de los documentos electrónicos dentro de Gestión Trasparente. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Establecer un diagnostico del volumen para indexar en Gestión Trasparente.
Documentar el proceso de indexación de los documentos electrónicos para saber su avance.
Complementar el SGDEA, con la implementación de sistemas electrónicos. Posicionar la consulta electrónica de documentos.
Las actividades para ser ejecutadas durante las vigencias 2018 hasta 2022 del programa de gestión de documentos electrónicos son:
Tabla 19, Cronograma programa de gestión de documentos electrónicos
ACTIVIDADES
Corto
plazo
2020
Mediano
plazo
2021
Largo
plazo
2022
Entregable
Establecer el volumen inicial para la
indexación de documentos electrónicos
en Gestión Trasparente.
X
Elaborar un informe
sobre le proceso de
Gestión Documental
teniendo en cuanta
cantidad de
documentos hay que
ingresar al sistema.
Establecer seguimiento al programa de
digitalización masiva de información,
para determinar la complejidad de las
actividades para el ingreso de
documentos.
X X
Establecer el formato
de seguimiento a los
documentos
electrónicos y aprobar
el Programa de
Digitalización masiva
de información
Elaborar tabla de usuarios para le
acceso de la información digital X
establecer control y
acceso la Biblioteca
Digital para el suso de
la información
Establecer proyectos posteriores a este
PGD para el avance del proceso de
Gestión documental
X
Elaborar un nuevo
proyecto para
vigencias futuras.
4.4. PROGRAMA DE ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS
Dado el alcance del programa de archivos descentralizados, la Contraloría Municipal de Envigado no requiere desarrollarlo ya que la Entidad cuenta con el convenio interadministrativo con el Municipio quien cuenta con depósitos con las características técnicas requeridas para el almacenamiento y custodia, así mismo se autoabastece en la prestación de servicios para la organización, administración, preservación y conservación de sus documentos de archivo.
4.5. PROGRAMA DE REPROGRAFÍA
El programa específico de reprografía comprende desde la evaluación de la necesidad del servicio, pasando por la formulación de estrategias y requerimientos para la aplicación de las técnicas reprográficas, captura de metadatos, realizar el seguimiento y control del producto en el marco de la producción documental del fondo administrativo de la entidad.
OBJETIVO GENERAL
Determinar si es necesario reproducir un documento físico o si es posible tener formatos alternativos como medios magnéticos, documentos digitales y material fotográfico.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Realizar un diagnóstico del estado actual y perspectiva de la estrategia de reprografía en la entidad.
Establecer las estrategias que garanticen la estrategia de reprografía en la entidad.
Las actividades para ser ejecutadas durante las vigencias 2020 hasta 2021 del programa de reprografía son:
Tabla 20, Cronograma programa de reprografía documental.
4.6 PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES
La Contraloría Municipal de Envigado no cuenta con material histórico relevante para la nación por lo que no aplica la restauración de documentos de valor histórico o material de relevancia para la nación, no contamos con una biblioteca de memoria histórica o museos ya que no es competencia de nuestra Entidad.
4.7. PROGRAMA PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN
El programa de capacitación y sensibilización debe de estar desarrollado por el Proceso de Gestión Humana de la Entidad, y que enmarque capacitaciones para el proceso de Gestión documental y su personal complementando aporte para el avance del proceso, al igual que capacitar a los funcionarios en General para posicionar la cultura e importancia del cuidado del patrimonio documental.
Programa de Inducción y Reinducción: que incluya las siguientes temáticas en gestión documental:
Sensibilización sobre el valor patrimonial de los documentos físicos y electrónicos y la preservación a largo plazo.
ACTIVIDADES
Corto
plazo
2020
Mediano
plazo
2021
Largo
plazo
2022
Entregable
Actualizar las bases de datos de registro de los
documentos no solo físicos si no en formatos
digitales y medios magnéticos
X
Inventario de
registro de
documentos en
su formato
original y en su
transferencia a
otros formatos
Identificar y realizar un informe del análisis de
la estrategia de reprografía que evalué el
estado de los equipos de microfilmación, la
definición de la técnica de reproducción a
utilizar para documentos de conservación total,
así como los requisitos técnicos necesarios
para la implementación.
X
Informe de
análisis de la
producción
documental física
y digital
Presentar anualmente un informe sobre la
digitalización de documentos y el volumen
ingresado.
X X
Entrega de
informe de
metadatos de la
Contraloría
anualmente.
Explicación de políticas, procesos y procedimientos de la gestión documental.
Comprensión y conocimiento de las funciones archivísticas y sus beneficios.
Serán beneficiarios de los aspectos de formación en gestión documental los servidores públicos así:
Inducción/reinducción en gestión documental: Los servidores públicos cuya vinculación sea de carrera administrativa, de libre nombramiento y remoción, servidores con nombramiento provisional, temporales. Los contratistas podrán recibir inducción general en materia de gestión documental para llevar a cabo una adecuada implementación del Programa de Gestión Documental en la Entidad.
Entrenamiento: Los servidores públicos cuya vinculación sea de carrera administrativa, de libre nombramiento y remoción, servidores con nombramiento provisional y temporales.
Capacitación: Los servidores públicos cuya vinculación sea de carrera administrativa y de libre nombramiento y remoción.
4.8. PROGRAMA DE AUDITORÍA Y CONTROL
El programa de Auditoria y Control tiene como propósito fortalecer la gestión documental de la entidad a través de acciones de evaluación articulado al Control Interno y el sistema de MIPG. OBJETIVO Evaluar la conformidad de las actividades señaladas en el Programa de Gestión Documental de la entidad con la normatividad vigente guiada por el proceso de Control Interno y la Dirección Administrativa. JUSTIFICACIÓN El ejercicio del control interno le permite a la entidad, verificar el estado del programa, actividad o tarea en un momento determinado, identificando su conformidad, grado de cumplimiento, emitiendo recomendaciones e identificando oportunidades de mejora que permitan detectar las desviaciones que se identifiquen y que puedan afectar la efectividad del sistema. ALCANCE Evaluar el grado de cumplimiento en cada una de las actividades señaladas en la implementación del Programa de gestión Documental – PGD. BENEFICIOS
Lograr los objetivos y metas establecidos en la política de Gestión Documental.
Lograr mayor eficiencia, eficacia y transparencia en los procesos de gestión documental.
Asegurar el cumplimiento del marco normativo archivístico.
Reducir los riesgos identificados con el proceso de Gestión Documental en la Entidad.
Proteger la documentación como evidencia fundamental de los procesos institucionales e insumo para la toma de decisiones.
Promover el adecuado uso de los instrumentos archivísticos.
Mantener actualizados los instrumentos archivísticos.
Fomentar el control de la documentación en todo el ciclo vital del documento.
METODOLOGÍA El cumplimiento del Programa de Gestión Documental se verificará mediante las auditorías internas de calidad que realizan los auditores internos de calidad y las auditorias de gestión que realiza la Oficina de Control Interno. El cronograma y recursos requeridos para este programa se reseñan en el Programa General de Auditorías aprobado para la Entidad por el Comité de Dirección en cada vigencia.
5. ARMONIZACIÓN CON PLANES Y SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CONTRALORÍA
La Contraloría Municipal de Envigado establece en el proceso de Gestión Documental la aplicación de la política de eficiencia administrativa del estado colombiano, establecido en el modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), el cual determina la gestión de calidad, eficiencia en uso de recursos (Cero Papel), racionalización de trámites, modernización institucional y gestión de tecnologías de información. Por lo anterior, el PGD de la entidad desarrollará los programas y proyectos de manera articulada con los sistemas y modelos de gestión de la entidad, entre los que se encuentran:
Sistema Integrado de Conservación
Seguridad en la información
Estrategia Gobierno digital
Modelo integrado de gestión de planeación y gestión Con el propósito de complementar funciones, acciones y responsabilidades, mejoramiento continuo y satisfacción de la comunidad, la entidad determinará en
el plan estratégico institucional y los planes de acción anual las actividades que garanticen la efectividad de la armonización del PGD con los sistemas de gestión.
FICHA TÉCNICA DEL DOCUMENTO
TITULO
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA
CONTRALORÍA MUNICIPAL DE ENVIGADO
Fecha de elaboración: 5/05/2020
Fecha de Revisión y actualización: 27/07/2020
Fecha de aprobación: 27/07/2020
Versión de PGD 02
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1.0 2016 Dirección
Administrativa
Creación del
documento
2.0 2020 Dirección
Administrativa Actualización PGD
Elaboró Revisó Revisó Aprobó Aprobó
Leidy Johana
Alzate Muñoz –
Técnica Gestión
Documental
Raquel Martinez
Contratista TICS
Andrés Patiño
González
Profesional
Universitario N°6
Mariana Giraldo Varela
Directora Administrativa
Mary Luz Arroyave
Londoño
Sub Contralora