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1. Presentación2. Esquema general3. Objetivo general4. Ejes temáticos :
Contraloría General
PIDA 2010
CONTENIDO
Eje temático 1: Metodología y procedimientos archiv ísticosDiagnóstico / Objetivos / Estrategias / Actividades
Eje temático 2: Recursos físicos, materiales y pres upuestalesDiagnóstico / Objetivos / Estrategias / Actividades
Eje temático 3: Capacitación y desarrollo de person alDiagnóstico / Objetivos / Estrategias / Actividades
5. Plan de trabajo6. Seguimiento, informes y evaluación
Contraloría General
El Programa Institucional de Desarrollo Archivístico (PIDA) ha sido la guía con la cual la Contraloría General del Distrito Federal ha llevado a cabo, de forma programada y sistemática, el cumplimiento de la normatividad en materia de archivos.
Este Programa inició en el segundo semestre del 2007 y, en ese momento, se atendieron a las disposiciones en materia de archivo que la Circular Uno señalaba.
A partir de octubre de 2008 se reorientaron todos los trabajos en este ámbito de acuerdo a la Ley
PIDA 2010
A partir de octubre de 2008 se reorientaron todos los trabajos en este ámbito de acuerdo a la Ley de Archivos de Distrito Federal que entró en vigor el día 9 de octubre de 2008.
A través de este Programa es posible ver la dinámica y los alcances que esta Dependencia ha conseguido en materia de archivos. De manera especial se logró que durante el ejercicio 2009 se constituyera realmente como el punto cardinal para el desarrollo archivístico de la Contraloría, colocando al COTECIADCTGL como el órgano colegiado que se encargó de su seguimiento y evaluación.
Es por ello que en esta fase 2010, el PIDA debe afrontar diversos retos para continuar con el desarrollo archivístico en la Contraloría General, así como iniciar otro tipo de actividades que emanen de ésta en colaboración o apoyo a otros de los entes obligados por la Ley de Archivos del Distrito Federal.
OBJETIVO GENERAL
Eje temático 1 Eje temático 2 Eje temático 3
Contraloría General
PIDA 2010
Metodología y procedimientos
archivísticos
Recursos físicos, materiales y
presupuestales
Capacitación y desarrollo de
personal
SEGUIMIENTO, INFORMES Y EVALUACIÓN
DIAGNÓSTICO / OBJETIVOS / ESTRATEGIAS / ACTIVIDADES
Lograr que en todas las áreas que integran la Contraloría General se archive
Contraloría General
PIDA 2010
integran la Contraloría General se archive utilizando criterios uniformes, se cuente con espacio de guarda apropiados y se
considere prioritaria la actividad
Eje temático 1
Diagnóstico Objetivos
Contraloría General
PIDA 2010
Eje temático 1
Metodología y procesos archivísticos
EstrategiasActividades
Contraloría General Eje temático 1
Metodología y procesos archivísticos
Diagnóstico
Mala integración de los expedientes y falta de controles para identificar, agrupar y describir archivos
Conservación exhaustiva de información y ausencia de criterios y métodos para valoración documental
PIDA 2010
identificar, agrupar y describir archivos
Organización de la información de manera personalizada o sin código clasificador uniforme
Control patrimonial de los expedientes y archivos
Aplicación desordenada de tecnologías en manejo de archivos
Contraloría General
Objetivos
� Establecer órganos normativos y operativos
Eje temático 1 Metodología y procesos archivísticos
PIDA 2010
� Implementar normas y procedimientos homogéneos
�Diferenciar y consolidar los archivos según las etapas del ciclo vital de los documentos
Contraloría General
�Conociendo el marco regulatorio
�Estableciendo los instrumentos de control archivístico
Eje temático 1 Metodología y procesos archivísticos
PIDA 2010
Estrategias
�Elaborando manuales específicos de operación
�Definiendo la estructura y funciones de los archivos
Contraloría General
Actividades a realizar
2010
1.2. Actualización y modificación del Sistema de Arc hivo Automatizado
1.1. Actualización del Manual Específico de Operació n Archivística1.1.1 Políticas de operación para la Unidad de Documentación en Trámite1.1.2. Procedimiento de Baja Documental1.1.3. Procedimientos de la Unidad Central de Correspondencia (Oficialía de Partes)
Eje temático 1 Metodología y procesos archivísticos
PIDA 2010
1.3. Elaboración de instrumentos de control archiví stico
1.3.1. Catálogo de Disposición Documental
1.3.2. Inventario de Baja Documental
1.3.3. Índices o Relaciones de contenido
1.3.4. Guía Simple de Archivo de Trámite
1.4. Diseño e implementación de una página web de l a Unidad Coordinadora de Archivos
1.5 Diseño del Plan de Digitalización de Archivos
Eje temático 2
Diagnóstico Objetivos
Contraloría General
PIDA 2010
Eje temático 2
Recursos físicos, materiales y presupuestales
EstrategiasActividades
Contraloría General Eje temático 2
Recursos físicos, materiales y presupuestales
DiagnósticoAcumulación anárquica en escasos espacios de oficina
Dispersión de documentación
PIDA 2010
Falta de planes de seguridad y prevención de contingencias
Carencia de mobiliario y equipo apropiado
Malas condiciones ambientales para la conservación de documentos
Falta de limpieza en áreas de archivo
Contraloría General Eje temático 2
Recursos físicos, materiales y presupuestales
Diagnóstico Distribución de Archivos de Trámite:
* 30, ubicados en las diferentes áreas sustantivas en Av. Juárez
PIDA 2010
* 30, ubicados en las diferentes áreas sustantivas en Av. Juárez 92, Col. Centro, con un acervo de 3500 cajas aproximadamente.
•57, ubicados en las Contralorías Internas de las Dependencias, Delegaciones y Entidades, con un acervo aproximado de 10,900 expedientes.
Contraloría General Eje temático 2
Recursos físicos, materiales y presupuestales
Diagnóstico Concentración general de archivos:
* Archivo de Concentración: 866 cajas de guarda, 71 de
PIDA 2010
* Archivo de Concentración: 866 cajas de guarda, 71 de valoración histórica y 460 de baja documental.
* Almacén “N”: 752 cajas de guarda y 710 de baja documental.
* Archivo General de Oficialía Mayor: 1200 cajas de guarda
Contraloría General Eje temático 2
Recursos físicos, materiales y presupuestales
Objetivos
� Asegurar que los archivos cuenten con las instalaciones, mobiliario, equipo y planes adecuados para garantizar la integridad física de los recursos humanos,
PIDA 2010
garantizar la integridad física de los recursos humanos, materiales y documentales
� Suministrar oportuna e inteligentemente los materiales necesarios para las funciones archivísticas
Contraloría General Eje temático 2
Recursos físicos, materiales y presupuestales
�Adquiriendo bienes de consumo, mobiliario y equipo
�Contratando los servicios preventivos y correctivos, generales y especiales de mantenimiento y fumigación
PIDA 2010
Estrategias
�Estableciendo políticas para la conservación y preservación documental
�Estableciendo y adecuando espacios físicos
Contraloría General Eje temático 2
Recursos físicos, materiales y presupuestales
Actividades a realizar
2010
2.1. Asignación y adecuación de espacios para archivo en edificio sede y Contralorías Internas
2.2. Dotación de mobiliario y equipo a los diversos archivos
PIDA 2010
Eje temático 3
Diagnóstico Objetivos
Contraloría General
PIDA 2010
Eje temático 3
Capacitación y desarrollo de personal
EstrategiasActividades
Contraloría General
Diagnóstico
Eje temático 3Capacitación y desarrollo de personal
Prácticas archivísticas empíricas, carentes de interés intelectual
Personal sin reconocimiento institucional y sin perspectivas de desarrollo profesional, carente de una formación archivística
PIDA 2010
Ausencia de programas permanentes de capacitación en la materia
Uso deficiente de la información archivística
Poca importancia al archivo de documentos
intelectual
Contraloría General Eje temático 3
Capacitación y desarrollo de personal
Objetivos
�Lograr que los funcionarios de todos los niveles consideren prioritarias la administración de archivos
PIDA 2010
�Promover el desarrollo y formación profesional en materia de gestión de archivos
�Crear una nueva cultura archivística
Contraloría General Eje temático 3
Capacitación y desarrollo de personal
�Detectando las necesidades de capacitación
�Capacitando
PIDA 2010
Estrategias
�Concientizando de la importancia de los archivos
�Difundiendo una nueva cultura archivística
Contraloría General
Eje temático 3Capacitación y desarrollo de personal
3.1. Realización del curso: Archivo de Trámite, desde la correspondencia hasta la transferenciaprimaria
3.2. Realización del curso: Archivo de Concentración y Archivo Histórico
3.3. Participación en eventos referentes a la administración de documentos y archivística: foros,seminarios, entre otros.
Actividades a realizar
2010
PIDA 2010
3.4. Diseño del Diplomado en Administración de Documentos y Archivística
3.5. Publicación de artículos sobre archivos
3.6. Realización de la Campaña de fomento de una nueva cultura archivística
3.7. Diseño e implementación de una Campaña de Lecturas Selectas de Archivonomía.
Contraloría General
Informes
Informes trimestrales a presentarse en
PIDA 2010
Informes trimestrales a presentarse en el COTECIADCTGL según el Plan Anual de Trabajo
Comprende* Resultados obtenidos * Difusión y presentación de resultados* Reforzamiento a medidas de control y ajuste a las
actividades y su calendarización
Contraloría General
Evaluación
Una evaluación parcial semestral y
PIDA 2010
Una evaluación parcial semestral y una evaluación general anual a
presentarse en el COTECIADCTGL
Comprende* Informe del estado final de todas las actividades.* Dificultades en el cumplimiento de actividades.* Evaluación y continuidad del PIDA.