contralorÍa general de...

Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga - Colombia

www.contraloriasantander.gov.co

CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER CÓDIGO: RECF-15-01

INFORME DEFINITIVO

SUB CONTRALORIA DELEGADA PARA EL CONTROL FISCAL Página 1 de 112

PROVINCIA SOTO Y MARES

INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE

INTEGRAL MODALIDAD REGULAR

( No. 000222 05 Diciembre 2014 )

ALCALDIA DE LEBRIJA - SANTANDER

JAVIER URIBE MOTTA Representante Legal

2012 - 2015

VIGENCIA 2013

Bucaramanga, noviembre de 2014




INFORME DEFINITIVO


EQUIPO DIRECTIVO

ARGEMIRO CASTRO GRANADOS Contralor General de Santander

CARLOS FERNANDO PEREZ GELVEZ Contralor Auxiliar

SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ Sub Contralora Delegada Para el Control Fiscal

GERMAN PEREZ AMADO Auditor Fiscal Nodo Provincial Soto y Mares

EQUIPO AUDITOR

MABEL CONSUELO GONZALEZ JAIMES Profesional Especializado

DORA DEL CARMEN SANCHEZ RODRIGUEZ

Profesional Universitario

RUBEN DARIO PINTO MARTINEZ Profesional Universitario

WALTHER MAYGER DUARTE GOMEZ

Auditor Fiscal Coordinador de Auditoria




INFORME DEFINITIVO


TABLA DE CONTENIDO

Pág.

1 RESULTADOS DE LA AUDITORIA 04

1.1 CONTROL DE GESTION 04

1.1.1 Gestión Contractual 04

1.1.2 Rendición y Revisión de la cuenta 39

1.1.3 Legalidad 39

1.1.4 Gestión Ambiental 40

1.1.5 Seguimiento Plan de Mejoramiento 48

1.1.6 Control Fiscal Interno 51

1.1.7 Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC´s) 53

1.2 CONTROL DE RESULTADOS 54

1.2.1 Cumplimiento de Planes, Programas y Proyectos 54

1.2.2 Seguimiento a Controles de Advertencia 60

1.2.3 Seguimiento a quejas, denuncias 62

1.3 CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL 70

1.3.1 Estados Contables 70

1.3.2 Gestión financiera 89

1.3.3 Gestión Presupuestal 90

1.4 CUADRO DE TIPIFICACION DE HALLAZGOS 106

1.5 CUADRO NUMERICO DE HALLAZGOS 110

1.6 CALIFICACIÓN DE EVALUACIÓN A LA GESTIÓN 110

1.6.1 Control de Gestión 110

1.6.2 Control de Resultados 110

1.6.3 Control Financiero 111

1.6.4 Concepto de la Gestión Fiscal con Fenecimiento o No Fenecimiento

112




INFORME DEFINITIVO


1. RESULTADOS DE AUDITORIA La Contraloría General de Santander, en desarrollo de su Plan General de Auditoría Territorial – PGAT vigencia 2014, programó la realización de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular, a la Alcaldía de Lebrija vigencia 2013.

OBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORÍA Evaluar la efectividad de la Gestión conforme a la normatividad vigente a los siguientes sistemas de control: contractual, financiero y presupuestal, de legalidad, de gestión y resultados, revisión de la cuenta, control fiscal interno, componente ambiental, TIC´s, plan de mejoramiento, plan de desarrollo, servicio a la deuda pública, quejas y denuncias y controles de advertencia entre otros, con el fin de verificar y determinar la calidad y efectividad de sus procesos; así como la eficiencia y eficacia del manejo de los recursos de la Alcaldía de Lebrija para la vigencia 2013.

COMPONENTES Y FACTORES La Auditoría incluyó el examen de los siguientes componentes y sus factores:

CONTROL DE GESTIÓN: Gestión Contractual Rendición y Revisión de la Cuenta Legalidad Gestión Ambiental Tecnologías de la información y comunicación (TICS) Plan de Mejoramiento Control Fiscal Interno

CONTROL DE RESULTADOS: Planes Programas y Proyectos

CONTROL FINANCIERO: Gestión Presupuestal Estados Contables Gestión Financiera

OTROS COMPONENTES: Deuda Pública Quejas y Denuncias Controles de Advertencia Recursos Humanos Multas y/o sanciones por infracciones de tránsito Beneficios Fiscales

1.1. CONTROL DE GESTION Como resultado de la Auditoría adelantada al Municipio de Lebrija, el Control de Gestión durante la vigencia 2013 debe tener en cuenta los siguientes factores: 1.1.1. Gestión Contractual El Equipo Auditor en AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR, realizada a la ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL DE LEBRIJA, SANTANDER, sobre la línea de contratación, hizo un análisis a la información contractual reportada al Sistema Integral de Auditoría –SIA- en el formato F 20_13A, para determinar el cumplimiento de los requisitos y las disposiciones legales que debe tener cada proceso contractual, de igual modo, se realizó la consulta en el SECOP, y se solicito que se certificara el número de contratos, junto con la modalidad, clase,




INFORME DEFINITIVO


contratista, valor y objeto que se suscribieron en la vigencia 2013. Una vez analizada esta información, se puede dar la siguiente caracterización: Se tuvieron como referencia los topes para la contratación durante la vigencia 2013:

Menor cuantía en smlmv $165.060.000

10% Menor cuantía $16.506.000

Para la vigencia 2013, se realizaron 203 contratos por un valor de $30.445.421.056, una cantidad y valor sustancialmente diferente y alta en comparación con el año 2012, pues según el informe del proceso auditor, en esa vigencia se realizaron 197 por un valor de $4.068.649.158. Los 203 suscritos en el año 2013 que se distribuyeron en la siguiente manera:

MODALIDAD

MODALIDAD No. CONTRATOS % VALOR %

Concurso de Meritos 3 1.47% 196,304,000 0.64%

Contratación Directa 125 61.57% 3,021,163,632 9.92%

Licitación Pública 14 6.89% 25,600,212,913 84.08%

Mínima Cuantía 48 23.64% 393,633,283 1.29%

Selección Abreviada 13 6.40% 1,234,107,228 4.00%

Fuente: SIA Contraloría General de Santander

CLASE DE CONTRATOS

CLASE CANTIDAD % VALOR %

Prestación de Servicios 1,094,610,572 3.60% 106 52.20%

Convenios 2,074,804,239 6.80% 34 16.70%

Suministros 1,621,032,179 5.30% 34 16.70%

Obra Pública 25,165,836,697 82.70% 17 8.30%

Interventoría 121,326,729 0.40% 6 3%

Consultoría 344,111,000 1.10% 3 1.50%

Mantenimiento y/o Reparación 23,699,640 0.08% 3 1.50%

Fuente: SIA Contraloría General de Santander

Teniendo ya caracterizada la contratación, se seleccionó una muestra de treinta y un (31) contratos para hacer trabajo de campo, que corresponden al 15.27% de la totalidad de la contratación y cuyo valor asciende a veintiséis mil quinientos treinta y siete millones ochenta y cinco mil cuatrocientos sesenta y cinco ($26.537.085.465) pesos m/cte. Esta muestra se resume de la siguiente manera:

# Objeto Valor Contratista Plazo MODALIDAD

1 PRESTACIÓN DE SERVICIOS 21,600,000

YURI ALEXANDRA DUQUE PARRA MESES 6 DIRECTA

3 PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE LUZ AMPARO MESES 6 DIRECTA

SELECCIÓN CONTRATISTA 2013

CUANTIAS PARA CONTRATAR DESDE HASTA

smlmv pesos smlmv pesos

[0-10% de la menor cuantía o mínima cuantía 0 0 28 $16.506.000

Selección abreviada menor cuantía 252 $148.554.000 280 $165.060.000

Licitación pública 281 165.060.001




INFORME DEFINITIVO


APOYO A LA GESTION AL DESPACHO DEL SEÑOR ALCALDE EN EL CONTROL DE LOS DIFERENTES PROCESOS Y PORCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y LA COORDINACION CON LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS DE LA ADMINISTRACION ASI COMO EL ACOMPAÑAMIENTO EN LAS ACTIVIDADES PERTINENTES AL DESPACHO DEL SEÑOR ALCALDE EN OCACIONES ESPECIALES

16,200,000 GOMEZ PRADA

32

FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL EN LA PROYECCION DEL COBRO PERSUASIVO Y COACTIVO ADMINISTRATIVO DE LA CARTERA A FAVOR DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA POR CONCEPTO DE MULTAS DE TRANSITO QUE CONSTITUYEN TITULO EJECUTIVO CONFORME A LAS DISPOSICIONES LEGALES VIGENTES

18,000,000

EDGAR HIGINIO RUEDA TRIANA MESES 6 DIRECTA

41

SERVICIOS PROFESIONALES PARA EL ACOMPAÑAMIENTO EN LA SUPERVISION Y CONTROL DE LAS OBRAS PUBLICAS ADELANTADES POR EL MUNICIPIO

20,400,000

MARY ANDREA MANOSALVA CORTES MESES 5 DIRECTA

46

AUNAR ESFUERZOS A FIN DE COORDINAR ACCIONES PARA BRINDAR PROTECCIÓN. SOSTENIMIENTO Y BIENESTAR A LOS ADULTOS MAYORES DE AMBOS SEXOS CARENTES DE RECURSOS ECONÓMICOS PARA ATENDER LAS NECESIDADES A TRAVÉS DEL APORTE DEL RECURSO ECONÓMICO QUE REALIZA EL MUNICIPIO DE LEBRIJA DESTINADOS AL FUNCIONAMIENTO.

47,100,000

Fundación Casa de los Abuelos Santa Ana de Lebrija meses 4 Directa

59

FORTALECIMIENTO Y APOYO AL CUERPO DE BOMBEROS VOLUNTARIOS DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA DEPARTAMENTO DE SANTANDER EN CUMPLIMIENTO DE SANTANDER Y EL MUNICIPIO DE LEBRIJA

260,000,000

CUERPO DE BOMBEROS VOLUNTARIO DE LEBRIJA DIAS 40 DIRECTA

67

APOYO FORTALECIMIENTO DE LA EDUCACION SUPERIOR A TRAVES DEL AUXILIOS EDUCATIVOS PARA LA POBLACION NIVEL 1 Y2 DEL SISBEN DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA

180,000,000

UNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER MESES 8 DIRECTA

69

PRESTAR LOS SERVICIOS PROFESIONALES COMO CONTADOR PÙBLICO PARA TRABAJAR EN EL AREA CONTABLE DE LA ALCALDIA MUNICIPAL EN LA ADMINISTRACIÒN DE LA INFORMACIÒN FINANCIERA Y CONTABLE

19,700,000

LUCILA VARGAS RODRIGUEZ DIAS 197 DIRECTA

16

REALIZACION DE LA ASAMBLEA MUNICIPAL DEL PROGRAMA MAS FAMILIAS EN ACCION DEL CASCO URBANO Y RURAL DEL

10,000,000

DELSAR AUGUSTO CARDENAS LARA DIAS 1 MÍNIMA CUANTÍA




INFORME DEFINITIVO


MUNICIPIO DE LEBRIJA.

18

APOYO A LA REALIZACIÒN DE LA ASAMBLEA DE MAS FAMILIAS EN ACCION Y CELEBRACION DEL DIA DE LAS MADRES BENEFICIARIAS DEL PROGRAMA FAMILIAS EN ACCION

4,475,000

DELSAR AUGUSTO CARDENAS LARA DIAS 1 MÍNIMA CUANTÍA

SI-LEB-02-2013

ADQUISICION DE UNA CAMIONETA 4X4 PARA EL MUNICIPIO DE LEBRIJA

129,870,000

UNION TEMPORAL TRANS AUTOS DIAS 30

LICITACIÓN PÚBLICA

SI-LEB-03-2013

ADQUISICION DE DOS VOLQUETAS VOLQUETA DE 7 M3 Y VOLQUETA DE 13 M3 PARA EL MUNICIPIO DE LEBRIJA DEPARTAMENTO DE SANTANDER

462,911,625

UNION TEMPORAL OINSA DIAS 60


81

ESTUDIOS Y DISEÑOS PARA EL PLAN MAESTRO DE ACUEDUCTO DEL CASCO URBANO DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA SANTANDER

219,963,000

FERNANDO SERRANO CORDERO MESES 3


92

AUNAR ESFUERZOS PARA LA DIRECCION Y FORMACION ARTISTICA DE NIÑOS Y JOVENES POR MEDIO DE LA CONFORMACION Y FORTALECIMIENTO DE GURPOS CULTURALES ADSCRITOS A LA ESCUELA DE ARTES DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA

65,781,687

CORPORACION PAIS MESES 5 DIRECTA

LPL-02-13

PAVIMENTACION DE VIAS Y CONSTRUCCION DE SARDINELES EN EL CASCO URBANO DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA DEPARTAMENTO DE SANTANDER

838,331,304

JOSE MAURICIO LOPEZ GAMBOA MESES 5


LPL-03-13

CONSTRUCCION DE CUATRO AULAS ESCOLARES PARA EL CENTRO EDUCATIVO LA VICTORIA SEDE A DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA

236,639,915

LUDWING ANTONIO NAVAS NUÑEZ MESES 4


LPL-04-13

MANTEMINIENTO MEJORAMIENTO Y ADECUACION DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS EN EL MUNICIPIO DE LEBRIJA DEPARTAMENTO DE SANTANDER

431,467,439

CONSORCIO CONSTUCCIONES E INGENIERIA SANTANDER MESES 5


LPL-06-13

CONTRATAR LA OBRA PUBLICA PARA MANTENIMIENTO Y MEJORACMIENTO DE LA RED VIAL TERCIARIA DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA DEPARTAMENTO DE SANTANDER

236,004,975

CONSORCIO CONSTRUCCIONES Y OBRAS VIALES 2013 MESES 5


LPL-07-13

CONTRATAR SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE Y LUBRICANTES PARA LA MAQUINARIA DE PROPIEDAD DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA DEPARTAMENTO Y EL SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE ACPM GASOLINA FILTROS LUBRICANTES Y ACEITES PARA EL BUEN FUNCIONAMIENTO DE LOS AUTOMOTORES AL SERVICIO DEL COMANDO DE POLICIA QUE PRESTAN SERVICIOS EN EL MUNICIPIO DE LEBRIJA Y LOS AUTOMOTORES DEL BATALLON LUCIANO DEL HUYER

161,119,400

EMPRESA DE TRANSPORTE LEBRIJA LIMITADA MESES 5


CM- INTERVENTORIA TECNICA INGENIERIA MESES 5 CONCURSO DE




INFORME DEFINITIVO


LEB-002-13

FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA AL CONTRATO CUYO OBJETO ES LA PAVIMENTACION DE VIAS Y CONSTRUCCION DE SARDINELES EN EL CASCO URBANO DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA DEPARTAMENTO DE SANTANDER

58,261,000 DISEÑO ESTUDIOS GEOAMBIENTALES SAS

MÉRITOS

SI-LEB-04-2013

SUMINISTRO DE MATERIALES Y EQUIPOS PARA MEJORAMIENTO DE ACUEDUCTOS RURALES EN EL MUNICIPIO DE LEBRIJA

79,640,135

INDUSTRIAL DE ACCESORIOS LTDA DIAS 20

SELECCIÓN ABREVIADA

SI-LEB-06-2013

SUMINISTRO DE MENAJE DOTACION Y REPOSICION PARA LA PRESTACION DE SERVICIO DE ALIMENTACION ESCOLAR DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA

205,746,948

JAIRO OSORIO CABALLERO DIAS 30


LPL-05-13

CONTRATAR LA OBRA PÚBLICA PARA LA REPOSICIÓN. ADECUACIÓN Y MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE ALCANTARILLADO EN LA ZONA URBANA SEGÚN EL PLAN MAESTRO DE ALCANTARILLADO DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA SANTANDER

1,564,662,568

UNION TEMPORAL ALCANTARILLADO LEBRIJA 2013 MESES 4


LPL-10-13

CONSTRUCCION CUBIERTA POLIDEPORTIVO COLEGIO LLANADAS DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA SANTANDER

205,542,768

UNION TEMPORAL LEBRIJA MESES 3


CM-LEB-004

ESTUDIOS PARA LA ACTUALIZACION ESTRUCTURAL DEL ESQUEMA DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA SANTANDER

110,000,000

UNION TEMPORAL ORDENAMIENTO TERRITORIAL LEBRIJA MESES 6

CONCURSO DE MÉRITOS

117

GARANTIZAR LA TRANSPARENCIA DE RECURSOS DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA A EMPULEBRIJA ESP CON DESEMBOLSO DE LOS RECURSOS QUE SE APOPIEN EN EL FSRI FONDO DE SOLIDARIDAD Y REDISTRIBUCION DE INGRESOS DESTINADOS A SUBSIDIAR LA DEMANDA DE LOS SERVICIOS DE ACUEDUCTO ALCANTARILLADO Y ASEO PARA LOS USUARIOS DE LOS ESTRATOS UNO DOS Y TRES EN EL MUNICIPIO DE LEBRIJA SANTANDER

278,807,219 EMPULEBRIJA ESP MESES 2 DIRECTA

36

SUMINISTRO DE MOTOCICLETA DE ALTO CILINDRAJE PARA EL FORTALECIMIENTO DE LA UNIDAD INVESTIGATIVA SIJIN DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA

15,000,000

INCOLMOTOS YAMAHA SA DIAS 15 MÍNIMA CUANTÍA

41

MANTENIMIENTO REPARACION Y SUMINISTRO DE REPUESTOS PARA LA CAMIONETA CHEVROLET LUV DIMAX DE SIGLAS 310013 Y PLACAS RFW 098 DE USO DE LA POLICIA NACIONAL DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA

16,099,640

AURELIO LIZARAZO TORRES MESES 1 MÍNIMA CUANTÍA

LPL-09-13

CONTRATAR LA OBRA PUBLICA PARA LA CONSTRUCCION DE 210 METROS LINEALES EN PAVIMENTO FLEXIBLE VIA RANCHO JUY LA LAGUNA MUNICIPIO DE LEBRIJA

203.286.503.79

CONSORCIO CONSTRUCCIONES E INGENIERIA RANCHO JUY MESES 2





INFORME DEFINITIVO


SI-LEB-09-2013

LA DOTACION DE ELEMNTOS DEPORTIVOS PARA INSTITUCIONES EDUCATIVAS DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA

55,916,400

JOSE EXCELINO ARIZA HERNANDEZ DIAS 30


LPL-12-2013

CONSTRUCCIÓN INSTITUCIÓN EDUCATIVA VANEGAS ESCUELA RURAL VANEGAS SEDE A DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA. SANTANDER EN CUMPLIMIENTO DEL CONVENIO INTERADMINISTRATIVO NO.00004377 DEL 2013

239,194,063

UNION TEMPORAL VANEGAS MESES 3


En los contratos auditados se realizó un análisis a las diferentes etapas de la siguiente manera: Etapa Precontractual: Verificación de la planeación: La necesidad sentida de la comunidad, motivo por el cual la Administración toma la decisión de celebrar contrato; existencias de partidas presupuestales, diseños y documentos técnicos, pliegos de condiciones, estudios de oportunidad, estudio de conveniencia y proceso de selección. Etapa Contractual: Verificación de la Ejecución: cumplimiento del objeto del contrato, que se haya agotado el proceso dando cumplimiento al cronograma establecido y acordado por las partes, verificar el seguimiento hecho por parte del Interventor y/o Supervisor al avance en el objeto del contrato. Etapa Pos contractual: Verificación de los Resultados: hacer visita a la obra, verificación de la prestación del servicio o existencia del bien; valoración con respecto al estado actual de la obra o bien adquirido. Realizar entrevista – encuesta para conocer el grado de satisfacción de la comunidad con respecto a la necesidad, poder ver el efecto del impacto económico y social causado por la ejecución de la obra. RESULTADO DE LAS AUDITORÍAS Revisadas las evidencias documentales se procedió a realizar inspecciones oculares a las obras escenarios y lugares que fuesen posibles visitar y que guardaban relación con respecto a la ejecución de los procesos contractuales que hicieron parte de la muestra tomada: CONSTRUCCION DE CUATRO AULAS ESCOLARES PARA EL CENTRO EDUCATIVO LA VICTORIA SEDE A DEL MUNICIPIO

DE LEBRIJA




INFORME DEFINITIVO


MANTEMINIENTO MEJORAMIENTO Y ADECUACION DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS EN EL MUNICIPIO DE LEBRIJA

DEPARTAMENTO DE SANTANDER




INFORME DEFINITIVO


CONTRATAR LA OBRA PUBLICA PARA MANTENIMIENTO Y MEJORACMIENTO DE LA RED VIAL TERCIARIA DEL

MUNICIPIO DE LEBRIJA DEPARTAMENTO DE SANTANDER

CONTRATAR LA OBRA PUBLICA PARA LA CONSTRUCCION DE 210 METROS LINEALES EN PAVIMENTO FLEXIBLE VIA

RANCHO JUY LA LAGUNA MUNICIPIO DE LEBRIJA




INFORME DEFINITIVO


CONTRATAR LA OBRA PÚBLICA PARA LA REPOSICIÓN. ADECUACIÓN Y MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE

ALCANTARILLADO EN LA ZONA URBANA SEGÚN EL PLAN MAESTRO DE ALCANTARILLADO DEL MUNICIPIO DE

LEBRIJA SANTANDER

Una vez auditados los contratos, se encontraron algunas observaciones de diferentes tipos, tanto de resaltar por la buena gestión de la administración en los procesos contractuales como de analizar más de fondo por la posible existencia de errores que pueden tener implicaciones disciplinarias y fiscales, en ese sentido se relacionan de manera sucinta esta información:




INFORME DEFINITIVO


# Objeto Valor Contratista Plazo *OBSERVACIONES

1

PRESTACIÓN DE SERVICIOS

21,600,000

YURI ALEXANDRA DUQUE PARRA MESES 6

El objeto del contrato no esta descrito en su totalidad en el SIA. RUT esta desactualizado. No hay claridad en las evidencias, se anexan pantallazos de la información ingresada al SECOP, con las fechas y la hora borrada, igualmente se muestran datos del SECOP pero no están los objetos de los procesos, no se dice que procesos asesoró o realizó, pues siempre se evidencian los mismos documentos. Las actividades de los pantallazos del SECOP anexa los mismos soportes que la contratista del proceso 03 de 2013 y anexa para la primera cuenta soportes del mes siguiente y no del mes que le corresponde en la primera cuenta.

3

PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTION AL DESPACHO DEL SEÑOR ALCALDE EN EL CONTROL DE LOS DIFERENTES PROCESOS Y PORCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y LA COORDINACION CON LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS DE LA ADMINISTRACION ASI COMO EL ACOMPAÑAMIENTO EN LAS ACTIVIDADES PERTINENTES AL DESPACHO DEL SEÑOR ALCALDE EN OCACIONES ESPECIALES

16,200,000

LUZ AMPARO GOMEZ PRADA MESES 6

La contratista apoyó la publicación del SECOP tiene los mismos soportes en la cuenta dos que la cuenta de la abogada en la cuenta 1.

32

FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL EN LA PROYECCION DEL COBRO PERSUASIVO Y COACTIVO ADMINISTRATIVO DE LA CARTERA A FAVOR DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA POR CONCEPTO DE MULTAS DE TRANSITO QUE CONSTITUYEN TITULO EJECUTIVO CONFORME A LAS DISPOSICIONES LEGALES VIGENTES

18,000,000

EDGAR HIGINIO RUEDA TRIANA MESES 6

Los certificados de antecedentes disciplinarios, y fiscales que se le solicitan en la invitación como necesarios para la celebración del contrato son posteriores al acta de Inicio, es decir que se suscribió el contrato sin estos documentos que la misma alcaldía exigía.

41

SERVICIOS PROFESIONALES PARA EL ACOMPAÑAMIENTO EN LA SUPERVISION Y CONTROL DE LAS OBRAS PUBLICAS ADELANTADES POR EL MUNICIPIO

20,400,000

MARY ANDREA MANOSALVA CORTES MESES 5

Cumplió con los parámetros establecidos en la etapa pre contractual, contractual y post contractual.

46

AUNAR ESFUERZOS A FIN DE COORDINAR ACCIONES PARA BRINDAR PROTECCIÓN. SOSTENIMIENTO Y BIENESTAR A LOS

47,100,000

Fundación Casa de los Abuelos Santa Ana de Lebrija meses 4

Cumplió con los parámetros establecidos en la eta pre contractual, contractual y post contractual.




INFORME DEFINITIVO


ADULTOS MAYORES DE AMBOS SEXOS CARENTES DE RECURSOS ECONÓMICOS PARA ATENDER LAS NECESIDADES A TRAVÉS DEL APORTE DEL RECURSO ECONÓMICO QUE REALIZA EL MUNICIPIO DE LEBRIJA DESTINADOS AL FUNCIONAMIENTO.

59

FORTALECIMIENTO Y APOYO AL CUERPO DE BOMBEROS VOLUNTARIOS DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA DEPARTAMENTO DE SANTANDER EN CUMPLIMIENTO DE SANTANDER Y EL MUNICIPIO DE LEBRIJA

260,000,000

CUERPO DE BOMBEROS VOLUNTARIO DE LEBRIJA DIAS 40


67

APOYO FORTALECIMIENTO DE LA EDUCACION SUPERIOR A TRAVES DEL AUXILIOS EDUCATIVOS PARA LA POBLACION NIVEL 1 Y2 DEL SISBEN DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA

180,000,000

UNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER MESES 8


69

PRESTAR LOS SERVICIOS PROFESIONALES COMO CONTADOR PÙBLICO PARA TRABAJAR EN EL AREA CONTABLE DE LA ALCALDIA MUNICIPAL EN LA ADMINISTRACIÒN DE LA INFORMACIÒN FINANCIERA Y CONTABLE

19,700,000

LUCILA VARGAS RODRIGUEZ DIAS 197


16

REALIZACION DE LA ASAMBLEA MUNICIPAL DEL PROGRAMA MAS FAMILIAS EN ACCION DEL CASCO URBANO Y RURAL DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA.

10,000,000

DELSAR AUGUSTO CARDENAS LARA DIAS 1

En los estudios no están los riesgos esta descripción de la necesidad, Objeto a contratar, descripción del objeto a contratar Valor estimado CDP, Plazo Conclusión. Se doto de 2700 sillas pero en el registro fotográfico que hay de evidencia se observa que los asistentes estaban sentados en las graderías y otros si en sillas, las planillas de asistencia poseen enmendaduras hechas con corrector y se observan al tras luz fechas, lugares y horas diferentes a las estipuladas en el contrato.

18

APOYO A LA REALIZACIÒN DE LA ASAMBLEA DE MAS FAMILIAS EN ACCION Y CELEBRACION DEL DIA DE LAS MADRES BENEFICIARIAS DEL PROGRAMA FAMILIAS EN ACCION

4,475,000

DELSAR AUGUSTO CARDENAS LARA DIAS 1

Se contratan 100 sillas y el evento se realizo según la evidencia fotográfica en el auditorio que tienen sillas (500.000), aparte en las evidencias no se observan las 100 personas de las cuales se habla en los estudios previos. En la invitación se requiere sonido y serenata por 6 horas y el auditorio tiene su propio sonido (1.100.000). Se entregan 100 polos por un valor de 3.000.0000 que no




INFORME DEFINITIVO


tienen nada que ver con la necesidad a suplir.

SI-LEB-02-2013

ADQUISICION DE UNA CAMIONETA 4X4 PARA EL MUNICIPIO DE LEBRIJA

129,870,000

UNION TEMPORAL TRANS AUTOS DIAS 30


SI-LEB-03-2013

ADQUISICION DE DOS VOLQUETAS VOLQUETA DE 7 M3 Y VOLQUETA DE 13 M3 PARA EL MUNICIPIO DE LEBRIJA DEPARTAMENTO DE SANTANDER

462,911,625

UNION TEMPORAL OINSA DIAS 60


81

ESTUDIOS Y DISEÑOS PARA EL PLAN MAESTRO DE ACUEDUCTO DEL CASCO URBANO DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA SANTANDER

219,963,000

FERNANDO SERRANO CORDERO MESES 3


92

AUNAR ESFUERZOS PARA LA DIRECCION Y FORMACION ARTISTICA DE NIÑOS Y JOVENES POR MEDIO DE LA CONFORMACION Y FORTALECIMIENTO DE GURPOS CULTURALES ADSCRITOS A LA ESCUELA DE ARTES DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA

65,781,687

CORPORACION PAIS MESES 5


LPL-02-13

PAVIMENTACION DE VIAS Y CONSTRUCCION DE SARDINELES EN EL CASCO URBANO DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA DEPARTAMENTO DE SANTANDER

838,331,304

JOSE MAURICIO LOPEZ GAMBOA MESES 5

No hay informe de supervisión.

LPL-03-13

CONSTRUCCION DE CUATRO AULAS ESCOLARES PARA EL CENTRO EDUCATIVO LA VICTORIA SEDE A DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA

236,639,915

LUDWING ANTONIO NAVAS NUÑEZ MESES 4

Memorias del acta Numero 1 están a lápiz, esto permite cambios fácilmente.

LPL-04-13

MANTEMINIENTO MEJORAMIENTO Y ADECUACION DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS EN EL MUNICIPIO DE LEBRIJA DEPARTAMENTO DE SANTANDER

431,467,439

CONSORCIO CONSTUCCIONES E INGENIERIA SANTANDER MESES 5


LPL-06-13

CONTRATAR LA OBRA PUBLICA PARA MANTENIMIENTO Y MEJORACMIENTO DE LA RED VIAL TERCIARIA DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA DEPARTAMENTO DE SANTANDER

236,004,975

CONSORCIO CONSTRUCCIONES Y OBRAS VIALES 2013 MESES 5

Los estudios previos dicen que 6 meses y el SIA dice que 5.

LPL-07-13

CONTRATAR SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE Y LUBRICANTES PARA LA MAQUINARIA DE PROPIEDAD DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA DEPARTAMENTO Y EL SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE ACPM GASOLINA FILTROS LUBRICANTES Y ACEITES PARA EL BUEN FUNCIONAMIENTO DE LOS

161,119,400

EMPRESA DE TRANSPORTE LEBRIJA LIMITADA MESES 5





INFORME DEFINITIVO


AUTOMOTORES AL SERVICIO DEL COMANDO DE POLICIA QUE PRESTAN SERVICIOS EN EL MUNICIPIO DE LEBRIJA Y LOS AUTOMOTORES DEL BATALLON LUCIANO DEL HUYER

CM-LEB-002-13

INTERVENTORIA TECNICA FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA AL CONTRATO CUYO OBJETO ES LA PAVIMENTACION DE VIAS Y CONSTRUCCION DE SARDINELES EN EL CASCO URBANO DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA DEPARTAMENTO DE SANTANDER

58,261,000

INGENIERIA DISEÑO ESTUDIOS GEOAMBIENTALES SAS MESES 5


SI-LEB-04-2013

SUMINISTRO DE MATERIALES Y EQUIPOS PARA MEJORAMIENTO DE ACUEDUCTOS RURALES EN EL MUNICIPIO DE LEBRIJA

79,640,135

INDUSTRIAL DE ACCESORIOS LTDA DIAS 20


SI-LEB-06-2013

SUMINISTRO DE MENAJE DOTACION Y REPOSICION PARA LA PRESTACION DE SERVICIO DE ALIMENTACION ESCOLAR DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA

205,746,948

JAIRO OSORIO CABALLERO DIAS 30


LPL-05-13

CONTRATAR LA OBRA PÚBLICA PARA LA REPOSICIÓN. ADECUACIÓN Y MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE ALCANTARILLADO EN LA ZONA URBANA SEGÚN EL PLAN MAESTRO DE ALCANTARILLADO DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA SANTANDER

1,564,662,568

UNION TEMPORAL ALCANTARILLADO LEBRIJA 2013 MESES 4

Existe una posible falta de planeación por las suspensiones.

LPL-10-13

CONSTRUCCION CUBIERTA POLIDEPORTIVO COLEGIO LLANADAS DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA SANTANDER

205,542,768

UNION TEMPORAL LEBRIJA MESES 3

No hay estudios previos, hay es un documento de las necesidades y del estudio de mercado.

CM-LEB-004

ESTUDIOS PARA LA ACTUALIZACION ESTRUCTURAL DEL ESQUEMA DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA SANTANDER

110,000,000

UNION TEMPORAL ORDENAMIENTO TERRITORIAL LEBRIJA MESES 6


117

GARANTIZAR LA TRANSPARENCIA DE RECURSOS DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA A EMPULEBRIJA ESP CON DESEMBOLSO DE LOS RECURSOS QUE SE APOPIEN EN EL FSRI FONDO DE SOLIDARIDAD Y REDISTRIBUCION DE INGRESOS DESTINADOS A SUBSIDIAR LA DEMANDA DE LOS SERVICIOS DE ACUEDUCTO ALCANTARILLADO Y ASEO

278,807,219 EMPULEBRIJA ESP MESES 2





INFORME DEFINITIVO


PARA LOS USUARIOS DE LOS ESTRATOS UNO DOS Y TRES EN EL MUNICIPIO DE LEBRIJA SANTANDER

36

SUMINISTRO DE MOTOCICLETA DE ALTO CILINDRAJE PARA EL FORTALECIMIENTO DE LA UNIDAD INVESTIGATIVA SIJIN DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA

15,000,000

INCOLMOTOS YAMAHA SA DIAS 15


41

MANTENIMIENTO REPARACION Y SUMINISTRO DE REPUESTOS PARA LA CAMIONETA CHEVROLET LUV DIMAX DE SIGLAS 310013 Y PLACAS RFW 098 DE USO DE LA POLICIA NACIONAL DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA

16,099,640

AURELIO LIZARAZO TORRES MESES 1


LPL-09-13

CONTRATAR LA OBRA PUBLICA PARA LA CONSTRUCCION DE 210 METROS LINEALES EN PAVIMENTO FLEXIBLE VIA RANCHO JUY LA LAGUNA MUNICIPIO DE LEBRIJA

203.286.503.79

CONSORCIO CONSTRUCCIONES E INGENIERIA RANCHO JUY MESES 2


SI-LEB-09-2013

LA DOTACION DE ELEMNTOS DEPORTIVOS PARA INSTITUCIONES EDUCATIVAS DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA

55,916,400

JOSE EXCELINO ARIZA HERNANDEZ DIAS 30


LPL-12-2013

CONSTRUCCIÓN INSTITUCIÓN EDUCATIVA VANEGAS ESCUELA RURAL VANEGAS SEDE A DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA. SANTANDER EN CUMPLIMIENTO DEL CONVENIO INTERADMINISTRATIVO NO.00004377 DEL 2013

239,194,063

UNION TEMPORAL VANEGAS MESES 3


*esta columna es creación del equipo auditor, las demás columnas son una copia exacta del reporte hecho en el SIA de la Contraloría General de Santander, por lo tanto no se cambia ningún error generado por el municipio para evitar alterar la copia fiel del texto.

Después de realizado el análisis de las etapas contractuales y de las inspecciones oculares que se pudieron hacer, determinaron las siguientes observaciones: OBSERVACIÓN DE AUDITORIA Nº 001 RUT DESACTUALIZADO DESCRIPCIÓN: El contrato Nº01 de 2013 correspondiente a YURI ALEXANDRA DUQUE PARRA y cuyo objeto es “PRESTACIÓN DE SERVICIOS” tiene el RUT desactualizados pues, son de fechas anteriores al año 2012, por lo tanto no se cumple con los parámetros dados por la Resolución 139 de noviembre de 2012 que modifico los códigos y que por lo tanto obligaba a actualizar este documento para quedar con el nuevo código, cosa que no se evidencia con el RUT del contratista de este proceso, y aunque esto no genera un vicio en el contrato, si nos hace observar que existe un incumplimiento que puede dar cabida a una observación de tipo administrativa.




INFORME DEFINITIVO


OBSERVACION PRESUNTO (S)

RESPONSABLE (S)

NORMA (S) PRESUNTAMENTE

VIOLADA (S) VALOR ($)

Administrativa JAVIER URIBE MOTTA- Alcalde Municipal.

RESPUESTA POR DEL ENTE AUDITADO <<Si bien es cierto en el momento de realizar la contratación el RUT del contratista se encontraba desactualizado de acuerdo a la nueva codificación de actividades económicas reglamentadas dentro de la Resolución No. 0139 de 2012, sin embargo al revisar la actividad económica en la Resolución No. 11351 de 2005 vigente para la fecha en que se expidió el Rut se puede constatar que la actividad Corresponde a la siguiente:

OTRAS ACTIVIDADES EMPRESARIALES

Actividades jurídicas y de contabilidad, teneduría de libros y auditoría; asesoramiento en materia de impuestos; estudio de mercados y realización de encuestas de opinión pública; asesoramiento empresarial y en materia de gestión. 7411 Actividades jurídicas Esta actividad corresponde a aquella para la cual había sido contratada de acuerdo al objeto del proceso contractual el cual es “PRESTAR LOS SERVICIOS PROFESIONALES PARA LA ASESORIA DE PROCESOS CONTRACTUALES EN EL MUNICIPIO DE LEBRIJA” y a sus actividades:

Brindar AsesoríaJurídica a cada una de las unidades ejecutoras en la actividad contractual municipal, siempre y cuando le sean consultadas.

Asesor las gestiones y actuaciones que demandan la actividad contractual del municipio, mediante la proyección de las minutas patrón de actos, contratos y demás documentos requeridos en los procesos contractuales que adelanta el municipio.

Igualmente cabe resaltar que según la Resolución No. 139 de 2012 en su ARTÍCULO 2: “……a partir de la fecha de entrada en vigencia de la presente Resolución, todos los contribuyentes y usuarios aduaneros deben actualizar, a más tardar el 31 de enero de 2013, la información de actividades económicas en el Registro Único Tributario – RUT si la codificación cambia con respecto a la nomenclatura actual”.

Y el contrato fue celebrado el día 02 de enero de 2013, por lo tanto el contratista aún tenía plazo de actualizarlo, además la presente resolución posteriormente fue modificada por la Resolución No. 154 de 2012 ampliando el plazo según los dos últimos dígitos del NIT así:

Para Personas Naturales

Dos últimos dígitos Hasta el día

73 a 74 12-junio-2013

Nuevamente fue ampliado su plazo mediante Resolución 041 de 2013, así:

De igual forma me permito manifestar que según el gobierno nacional los requisitos habilitantes para contratar con el estado para personas naturales entre otros comprende la fotocopia del RUT legible expedida por la Dian, pero en ninguna parte hace énfasis que este debe ser actualizado de acuerdo a la normatividad vigente, igualmente una vez revisada las leyes que




INFORME DEFINITIVO


regularon el suscrito contrato como es la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, el Decreto 019 de 2012, el Decreto 0734 de 2012, no establecen la exigencia del RUT actualizado ni contempla que el contratista que de inhabilitado para suscribir algún tipo contrato u convenio por no presentar el RUT actualizado. Por lo antes mencionado considero se ha desvirtuado la presente observación, solicitando respetuosamente al equipo auditor eliminarla.>>

CONCLUSIÓN DEL EQUIPO AUDITOR

Si bien es cierto que los plazos se ampliaron, es de notar que esta observación se realiza teniendo en cuenta que no anexo para los tiempos en que de hbia ampliado el termino, de igual manera señalar que este documento esta reglado por normatividades de la DIAN, por lo tanto es ella quien reglamenta su actualización y no el Decreto 019 de 2012 que es el encargado de reglar la parte general, por lo tanto este argumento resulta algo vano y con una interpretación jurídica que no se adecua a la realidad mas aun teniendo en cuenta el extenso producir normativo de nuestro país que exige una interpretación sistemática. Por otro lado, resulta bastante incongruente observar que la administración exija un requisito y que en esta respuesta se diga que no es necesario tal documento, así mismo, este ente auditor entiende que la no actualización del RUT no genera alcances disciplinarios, por lo tanto el alcance es de tipo administrativo y no disciplinario. Por lo tanto la observación se confirma, de tal manera que se configura un hallazgo administrativo, a fin de que sea incluido en un plan de mejoramiento y se busque un avance en este sentido. OBSERVACIÓN DE AUDITORIA Nº 002 FALTA A LOS DEBERES COMO SUPERVISOR DESCRIPCIÓN: En el contrato Nº01 de 2013 correspondiente a YURI ALEXANDRA DUQUE PARRA y cuyo objeto es “PRESTACIÓN DE SERVICIOS” no hay claridad en las evidencias, se anexan pantallazos de información rendida en el SECOP, con las fechas y la hora borrada, igualmente se muestran datos del SECOP pero no están los objetos de los procesos, no se dice que procesos asesoró o realizó, pues siempre se evidencian los mismos documentos (pantallazos del SECOP). Las actividades de los pantallazos del SECOP anexa los mismos soportes que la contratista del proceso 03 de 2013 y anexa para la primera cuenta soportes del mes siguiente y no del mes que le corresponde en la primera cuenta. Ante estas situaciones se plasma una observación de carácter disciplinario, administrativo y Fiscal, pues, se pudo estar incurriendo en una presunta falta por a los deberes por parte del supervisor, ya que, al dar el aval para el primer informe del proceso contractual (que tuvo como valor $ 3.600.000) se está dando fe de la plena ejecución del contrato, cosa que no se pudo concluir plenamente en la auditoria por las falencias ya mencionadas, en ese estricto orden de ideas se pudo estar ante un presunto incumplimiento de los artículos 83 y 84 de la Ley 1474 de 2011 siendo llamados a mirarlos:

“Artículo 83. Supervisión e interventoría contractual. Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda. La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, la Entidad estatal podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos.




INFORME DEFINITIVO


La interventoría consistirá en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Entidad Estatal, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. No obstante, lo anterior cuando la entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría. Por regla general, no serán concurrentes en relación con un mismo contrato, las funciones de supervisión e interventoría. Sin embargo, la entidad puede dividir la vigilancia del contrato principal, caso en el cual en el contrato respectivo de interventoría, se deberán indicar las actividades técnicas a cargo del interventor y las demás quedarán a cargo de la Entidad a través del supervisor. El contrato de Interventoría será supervisado directamente por la entidad estatal. Parágrafo 1°. En adición a la obligación de contar con interventoría, teniendo en cuenta la capacidad de la entidad para asumir o no la respectiva supervisión en los contratos de obra a que se refiere el artículo 32 de la Ley 80 de 1993, los estudios previos de los contratos cuyo valor supere la menor cuantía de la entidad, con independencia de la modalidad de selección, se pronunciarán sobre la necesidad de contar con interventoría. Parágrafo 2°. El Gobierno Nacional reglamentará la materia. Artículo 84. Facultades y deberes de los supervisores y los interventores. La supervisión e interventoría contractual implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista. Los interventores y supervisores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y serán responsables por mantener informada a la entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente. Parágrafo 1°. El numeral 34 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002 quedará así: No exigir, el supervisor o el interventor, la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su defecto, los exigidos por las normas técnicas obligatorias, o certificar como recibida a satisfacción, obra que no ha sido ejecutada a cabalidad. También será falta gravísima omitir el deber de informar a la entidad contratante los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando se presente el incumplimiento. Parágrafo 2°. Adiciónese la Ley 80 de 1993, artículo 8°, numeral 1, con el siguiente literal: k) El interventor que incumpla el deber de entregar información a la entidad contratante relacionada con el incumplimiento del contrato, con hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato. Esta inhabilidad se extenderá por un término de cinco (5) años, contados a partir de la ejecutoria del acto administrativo que así lo declare, previa la actuación administrativa correspondiente. Parágrafo 3°. El interventor que no haya informado oportunamente a la Entidad de un posible incumplimiento del contrato vigilado o principal, parcial o total, de alguna de las obligaciones a cargo del contratista, será solidariamente

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4589#48.34

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=304#8.1.k




INFORME DEFINITIVO


responsable con este de los perjuicios que se ocasionen con el incumplimiento por los daños que le sean imputables al interventor. Cuando el ordenador del gasto sea informado oportunamente de los posibles incumplimientos de un contratista y no lo conmine al cumplimiento de lo pactado o adopte las medidas necesarias para salvaguardar el interés general y los recursos públicos involucrados, será responsable solidariamente con este, de los perjuicios que se ocasionen. Parágrafo 4°. Cuando el interventor sea consorcio o unión temporal la solidaridad se aplicará en los términos previstos en el artículo 7° de la Ley 80 de 1993, respecto del régimen sancionatorio.”

Así como, se pudo violentar presuntamente lo contenido en el artículo 6 del de la 610 de 2000 Ante estos hechos facticos y jurídicos se puede estar presentando una presunta falta que da origen a una observación disciplinaria, fiscal y administrativa.


RESPONSABLE (S)




Disciplinaria JAVIER URIBE MOTTA -Supervisor del contrato - Alcalde Municipal.

Artículos 83 y 84 de la Ley 1474 de 2011.

Fiscal JAVIER URIBE MOTTA -Supervisor del contrato - Alcalde Municipal.

Articulo 6 ley 610 de 2000 $3.600.000

RESPUESTA POR DEL ENTE AUDITADO: <<Si bien es cierto las evidencias anexas no son muy claras debido a la calidad de impresión, la secuencia de los procesos y las fechas suministradas, de esto se puede argumentar que dentro de los Hallazgos presentados en el Informe Definitivo de Auditoria con Enfoque Integral Modalidad Regular No. 052 del 08 de Abril de 2014, practicado a la ALCALDIA MUNICIPAL DE LEBRIJA-SANTANDER, vigencia 2012, recibido el día 11 de Abril de 2014 en este despacho, para el cual se planteó como plan de mejoramiento un formato para el informe que debe presentar los contratista, pretendiéndose cumplir el 100% de la meta propuesta. Como se puede evidenciar el informe de auditoría fue recibido en la vigencia 2014 y ya se había finalizado toda la vigencia 2013, la administración municipal quiso implementar y mejorar los procesos contractuales con este nuevo formato, pero en el caso del contrato No. 01 del 2013 fue imposible debido a que la contratista ya no laboraba en la entidad, por consiguiente no se pudo cambiar el formato del informe de actividades que el contratista presentaba, por lo tanto la administración tomo la decisión de imprimir los pantallazos de los contratos que ella asesoro y elaboro durante la vigencia de su contrato. El supervisor del contrato firmo y aprobó el informe presentado por el contratista debido a que se encontraba satisfecho y a conformidad con el desarrollo de las actividades que venía realizando el contratista, ya que el objeto del contrato era directo con la administración donde él es el Represéntate Legal, el contratante y el supervisor de dicho contrato. Igualmente se puede constatar que el contratista si cumplió con el objeto para el cual fue contratada, ya que era la única persona dentro de la administración que realizaba las actividades del objeto contractual, además de la siguiente justificación:

ACTIVIDADES

Brindar asesoría jurídica a cada una de las unidades ejecutoras en la actividad

La asesoría jurídica se puede realizar vía telefónica, personalizadas, por correo




INFORME DEFINITIVO


contractual municipal, siempre y cuando le sean consultadas.

electrónico o escrito. El supervisor no solicito evidencia física, debido a que algunas asesorías fueron vía telefónica, mensajes de textos, personalizadas y estas son intangibles e incuantificables, otras fueron vía correo electrónico los cuales reposan en el correo del señor alcalde y secretario de despacho, la asesoría escrita se encuentra impresa dentro de los procesos contractuales. El contratista si cumplió.

Asesorar las gestiones y actuaciones que demandan la actividad contractual del municipio, mediante la proyección de las minutas patrón de actos, contratos y demás documentos requeridos en los procesos contractuales que adelanta el municipio.

La contratista asesoro en su primer informe en el periodo comprendido del 02 de Enero al 31 de Enero del 2013 en su etapa pre-contractual, contractual y post-contractual. Contratación Directa: No. 001 al 042. (los procesos No. 041 y 042 fueron asesorados en su etapa precontractual para ese periodo)Los cuales reposan dentro de los expedientes del despacho, que pueden contener entre 70 a 100 folios cada uno e igualmente pueden ser consultados en la página web www.contratos.gov.co. Por encontrarse las evidencias dentro de la misma administración y en la página del SECOOP no se solicitó evidencia impresa al contratista. E igualmente es de anotar que antes de iniciar un proceso contractual se debe empezar por identificar cual será el objeto, las actividades a desarrollar, valor del contrato en entre otros puntos que se deben tener en cuenta y no necesariamente deben suscribirse en ese mismo instante, los cuales también fueron asesorados por el contratista. El contratista si cumplió.

Presentar un informe mensual del desarrollo de las actividades ejecutadas.

Si cumplió, ya que se estipulaba que tenía que entregar evidencias físicas.

Sufragar los costos de Publicación del contrato en el diario único de ser aplicable

No aplica.

Presentar la documentación requerida para el proceso contractual.

Entrego para cuanta de cobro acta de pago parcial, pago de seguridad social, informe de actividades, acta de conformidad del supervisor, cuenta de cobro y pago de estampillas. El Contratista si cumplió.

NOTA: El supervisor del contrato no exigió evidencias físicas al contratista sobre el desarrollo de sus actividades debido a que todo se encuentra dentro de los expedientes de los procesos contractuales, correos electrónicos, pagina wed www.contratos.gov.co y algunas fueron intangibles e incuantificables, esto de acuerdo a ley antitramites Decreto 019 de 2012 en su Artículo No. 9 que reza: “PROHIBICIÓN DE EXIGIR DOCUMENTOS QUE REPOSAN EN LA ENTIDAD: Cuando se esté adelantando un trámite ante la administración, se prohíbe exigir actos administrativos, constancias, certificaciones o documentos que ya reposen en la entidad ante la cual se está tramitando la respectiva actuación. Por otro lado me permito manifestar que efectivamente las evidencias del contrato No. 03 son similares a las del contrato No. 01, debido a que los procesos contractuales asesorados por el contratista son los mismos que apoyo en la publicación en el SECOOP la contratista del

http://www.contratos.gov.co/

http://www.contratos.gov.co/




INFORME DEFINITIVO


proceso No. 03, por consiguiente son las mismas evidencias pero diferente la actividad desarrollada. Anexo relación de los contratos asesorados por el contratista en su primer informe en seis (06) folios útiles. Por lo antes mencionado considero se ha desvirtuado las observaciones, solicitando respetuosamente al equipo auditor eliminar la observación Administrativa, Disciplinaria y Fiscal.>>

CONCLUSIÓN DEL EQUIPO AUDITADO: Una vez examinados los anexos allegados por la administración municipal, el equipo auditor encuentra que estos muestran la ejecución que realizó el contratista, pues, se manifiestan los proceso contractuales asesorados por la contratista y que en un primer momento no resultaban claros para los auditores, toda vez que las evidencias eran ambiguas y terminaban coincidiendo con las evidencias presentadas por otra contratista. Ante esta situación el equipo auditor considera desvirtuada las observaciones de carácter disciplinario y fiscal. Sin embargo, se mantiene la observación administrativa y se configura por lo tanto un hallazgo de este tipo, pues, no es suficiente argumento plantear que no se puede exigir documentos que ya están en los archivos del ente auditado, pues, para este caso no se están exigiendo documentos ya hechos, sino evidencias claras y concretas de la realización del objeto contractual, pues esta evidencias no son en ningún momento intangibles, pues los procesos contractuales son reales, concretos y existen materialmente. OBSERVACIÓN DE AUDITORIA Nº 003 FALTA DE DOCUMENTOS QUE SE SOLICITAN COMO NECESARIOS PARA LA CELEBRACIÓN DEL CONTRATO. DESCRIPCIÓN: En el proceso contractual Nº 32 cuyo objeto es “FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL EN LA PROYECCION DEL COBRO PERSUASIVO Y COACTIVO ADMINISTRATIVO DE LA CARTERA A FAVOR DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA POR CONCEPTO DE MULTAS DE TRANSITO QUE CONSTITUYEN TITULO EJECUTIVO CONFORME A LAS DISPOSICIONES LEGALES VIGENTES” adjudicado a EDGAR HIGINIO RUEDA TRIANA, los certificados de antecedentes disciplinarios, y fiscales que se le solicitan en la invitación como necesarios para la celebración del contrato son posteriores al acta de Inicio, es decir que se suscribió el contrato sin estos documentos que la misma alcaldía exigía. Ahora bien, mirando la fuente jurídica y aunque el legislador no manifiesta la planeación de manera directa en la Ley 80 de 1993, su presencia se infiere en los artículos 209, 339 y 341 constitucionales; de los numerales 6, 7 y 11 a 14 del artículo 25, del numeral 3 del artículo 26, de los numerales 1 y 2 del artículo 30, todos de la Ley 80 de 1993, ahora bien, basándose en el articulo 209 la Procuraduría General de la Nación en su Manual “Recomendaciones para la Elaboración de Estudios Previos” expreso claramente que “la planeación entendida como la organización lógica y coherente de las metas y los recursos para desarrollar un proyecto, es pilar de la contratación estatal”, así mismo, en el documento ya mencionado el ministerio público ha dicho “la etapa precontractual, es decir, la que antecede cualquier contratación, determina en buena medida, el éxito o el fracaso de los procesos de selección o de los contratos que se suscriban”, en ese orden de ideas la procuraduría concluye que “las faltas disciplinarias cometidas en esta materia devienen, entre otros factores, de la inaplicación del principio de planeación, que es la concreción de los principios de economía, eficacia, celeridad, e imparcialidad, consagrados en el artículo 209 de la constitución política como guías fundamentales de la función política”. Para el caso en concreto se observa que la alcaldía entre su planeación considero necesario conocer




INFORME DEFINITIVO


los antecedentes de los futuros contratistas a fin de no contratar con un sujeto que estuviera impedido para hacerlo, pero estos requisitos fueron omitidos toda vez que los documentos que se observaron en el archivo del proceso contractual son de fecha posterior a la suscripción del contrato y de la misma acta de inicio, por lo tanto se observa una presunta falla al principio de planeación que puede dar lugar a una observación con connotación disciplinaria.


RESPONSABLE (S)




Disciplinaria JAVIER URIBE MOTTA -Supervisor del contrato - Alcalde Municipal.

artículos 209, 339 y 341 constitucionales; numerales 6, 7 y 11 a 14 del artículo 25, numeral 3 del artículo 26, los numerales 1 y 2 del artículo 30, de la Ley 80 de 1993; Artículo 87 de la ley 1474 de 2011; Artículo 2.1.1 del Decreto 734 de 2012.

RESPUESTA POR DEL ENTE AUDITADO: <<Atendiendo el decreto Ley Antitramites 019 de 2012 se indica en el , al reglamentar la ley 1474 de 2011 que se tendrán en cuenta los cambios en el insertos, por tanto los Antecedentes Personales serán consultados en línea contribuyendo así con la austeridad en del Gasto; contenido normativo que también quedó plasmado en los estudios previos en el Numeral 3 donde se describe de los Documentos para la propuesta y en los Fundamentos Jurídicos para Contratar; igualmente en la invitación a presentar propuesta donde se solicitan los documentos soportes de la propuesta indicándose que los ….. Antecedentes judiciales, disciplinarios y penales serán consultados en línea sin ser impresos de acuerdo al decreto 019 de 2012 y las normas de austeridad del gasto. Sin embargo el contratista decidió allegar los soportes impresos después de la fecha de celebración del contrato, lo que no configura violación a la norma de acuerdo a lo antes citado. De lo anterior no se colige vulneración normativa alguna porque la entidad verificó los antecedentes a través del medio que el decreto nacional 019 de 2012 autoriza, sin que sea imperioso que exista registro mecánico de ello, precisamente para dar paso a la regla de prelación de lo sustancial frente a la formalidad. Cabe aclarar que el supervisor del mencionado contrato no es el Señor alcalde JAVIER URIBE MOTTA como se describe en la Observación si no es el señor MAURICIO JAIMES ROA Secretario de Hacienda Municipal. Por lo antes mencionado considero se ha desvirtuado el presente OBSERVACION, solicitando respetuosamente al equipo auditor eliminar las observaciones Administrativos y Disciplinarios. Anexo copia de los estudios previos e invitación a presentar propuesta en catorce (014) folios útiles>>.

CONCLUSIÓN DEL EQUIPO AUDITADO: Una vez observados los argumentos expuesto por el ente auditado, el equipo auditor encuentra razonable y fundamentado el argumento que trata sobre la prohibición de exigir el certificado de antecedentes judiciales, pero de igual manera, este equipo se permite aclarar que el Decreto 19 de 2012 se refiere a la supresión del certificado de antecedes judiciales (documento al cual no se hace alusión en la observación), más no




INFORME DEFINITIVO


de los antecedentes disciplinarios, fiscales y disciplinarios de Abogado, para tales efectos resulta pertinente trascribir el artículo 93 y 94 de tal norma: <<ARTICULO 93. SUPRESIÓN DEL CERTIIFICADO JUDICIAL. A partir de la vigencia del presente Decreto-Ley, suprímase el documento certificado judicial. En, consecuencia, ninguna persona está obligada a presentar un documento que certifique sus antecedentes judiciales para trámites con entidades de derecho público o privado. ARTÍCULO 94. CONSULTA EN LINEA DE LOS ANTECEDENTES JUDICIALES. Las entidades públicas o los particulares que requieran conocer los antecedentes judiciales de cualquier persona nacional o extranjera podrán consultarlos en línea en los registros de las bases de datos a que se refiere el artículo siguiente. Para tal efecto, el Ministerio de Defensa Nacional - Policía Nacional responsable de la custodia de la información judicial de los ciudadanos implementará un mecanismo de consulta en línea que garantice el derecho al acceso a la información sobre los antecedentes judiciales que allí reposen, en las condiciones y con las seguridades requeridas que establezca el reglamento. En todo caso, la administración de registros delictivos se sujetará a las normas contenidas en la Ley General Estatutaria de Protección de Datos Personales. Parágrafo transitorio. De conformidad con lo dispuesto en el Decreto Ley 4057 de 2011, el Departamento Administrativo de Seguridad, DAS, en proceso de Supresión, prestará el servicio señalado en el presente artículo hasta el 30 de enero de 2012. Así mismo, no se observa en la argumentación del sujeto auditado un explicación que desvirtué la observación, pues, los documentos estos, son exigidos en la solicitud de la propuesta hecha al contratista. Por lo tanto la observación se mantiene y se configura un hallazgo de carácter administrativo y disciplinario, recayendo la responsabilidad sobre el Señor Alcalde de Lebrija, toda vez que la supervisión genera responsabilidad una vez se empiece a ejecutar el proceso contractual, por lo tanto a la supervisión no le corresponde la responsabilidad por la ausencia de estos documentos que la misma entidad está exigiendo. OBSERVACIÓN DE AUDITORIA Nº 004 NO ESTAN CONTEMPLADOS EN LOS ESTUDIOS PREVIOS LOS RIESGOS. DESCRIPCIÓN: En los estudios previos de el proceso contractual Nº 16, adjudicado a DELSAR AUGUSTO CARDENAS LARA y cuyo objeto es “REALIZACION DE LA ASAMBLEA MUNICIPAL DEL PROGRAMA MAS FAMILIAS EN ACCION DEL CASCO URBANO Y RURAL DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA” no están los riesgos, esta descripción de la necesidad, Objeto a contratar, descripción del objeto a contratar Valor estimado CDP, Plazo y Conclusión, esta situación contraviene el régimen jurídico establecido, lo que puede estar dando lugar a una observación de tipo disciplinaria, pues, tal y como lo ha dicho el Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Tercera, en sentencia del 31 de Agosto de 2006 con radicación 7664: “Al respecto conviene reiterar que en materia contractual las entidades estatales estas obligadas a respetar y cumplir el principio de planeación en virtud del cual resulta indispensable la elaboración previa de estudios y análisis suficientemente serios y completos, antes de iniciar un procedimiento de selección encaminados a determinar entre muchos otros aspectos:

i) La verdadera necesidad de la celebración del respectivo contrato.




INFORME DEFINITIVO


ii) Las opciones o modalidades existentes para satisfacer esa necesidad y las razones que justifiquen la preferencia por la modalidad o tipo contractual que se escoja. iii) Las calidades, especificaciones, cantidades y demás características que puedan o deban reunir los bienes, las obras, los servicios, etc., cuya contratación, adquisición o disposición se haya determinado necesaria, lo cual, según el caso, deberá incluir también la elaboración de los diseños, planos, análisis técnicos, etc. iv) Los costos, valores y alternativas que, a precios de mercado reales, podría demandar la celebración y ejecución de esa clase de contrato, consultando las cantidades, especificaciones, cantidades de los bienes, obras, servicios, etc., que se pretende y requiere contratar, así como la modalidad u opciones escogidas o contempladas para el efecto. v) La disponibilidad de recursos o la capacidad financiera de la entidad contratante para asumir las obligaciones de pago que se deriven de la celebración de ese pretendido contrato. vi) La existencia y disponibilidad, en el mercado nacional o internacional, de proveedores…”. Así mismo el Artículo 87 de la ley 1474 de 2011 plantea que:

“El numeral 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993 quedará así: 12. Previo a la apertura de un proceso de selección, o a la firma del contrato en el caso en que la modalidad de selección sea contratación directa, deberán elaborarse los estudios, diseños y proyectos requeridos, y los pliegos de condiciones, según corresponda. Cuando el objeto de la contratación incluya la realización de una obra, en la misma oportunidad señalada en el inciso primero, la entidad contratante deberá contar con los estudios y diseños que permitan establecer la viabilidad del proyecto y su impacto social, económico y ambiental. Esta condición será aplicable incluso para los contratos que incluyan dentro del objeto el diseño.”

El Artículo 87 de la ley 1474 de 2011 nos plantea que:


De igual manera, el Decreto 734 del 13 de Abril de 2012 nos plantea los contenidos mínimos de los estudios previos siendo estos:

DECRETO 734 DE 2012 “Artículo 2.1.1. Estudios y documentos previos. En desarrollo de lo señalado en el numeral 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, los estudios y documentos previos estarán conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones o del contrato, de manera que los proponentes o el eventual contratista respectivamente,







INFORME DEFINITIVO


puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad así como la distribución de riesgos que la misma propone. Los estudios y documentos previos se pondrán a disposición de los interesados de manera simultánea con el proyecto de pliego de condiciones y deberán contener, como mínimo, los siguientes elementos: 1. La descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación. 2. El objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificación del contrato a celebrar. 3. La modalidad de selección del contratista, incluyendo los fundamentos jurídicos que soportan su elección. 4. El valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación y los rubros que lo componen. Cuando el valor del contrato sea determinado por precios unitarios, la entidad contratante deberá incluir la forma como los calculó para establecer el presupuesto y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. En el caso del concurso de méritos, la entidad contratante no publicará las variables utilizadas para calcular el valor estimado del contrato y en el caso de las concesiones, la entidad contratante no publicará el modelo financiero utilizado en su estructuración. 5. La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable, de conformidad con el artículo 2.2.9 del presente decreto. 6. El soporte que permita la tipificación, estimación, y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato. 7. El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato según el caso, así como la pertinencia de la división de aquellas, de acuerdo con la reglamentación sobre el particular. 8. La indicación de si la contratación respectiva está cobijada por un Acuerdo Internacional o un Tratado de Libre Comercio vigente para el Estado Colombiano en los términos del artículo 8.1.17 del presente decreto.”


RESPONSABLE (S)




Disciplinaria

YASMIN ARELY RINCÓN ROMÁN. JAVIER URIBE MOTTA- Alcalde Municipal.

Artículo 87 de la ley 1474 de 2011; Artículo 3 del decreto 2474 de 2008; Artículo 2.1.1 del decreto 734 de 2012

RESPUESTA POR DEL ENTE AUDITADO: <<En relación al OBSERVACION encontrado, nos permitidos informar que la Administración Municipal de Lebrija mediante Resolución 024 del 3 de Enero de 2013, tipificó, estimó y asignó los riesgos previsibles que se pueden presentar en la ejecución de los procesos precontractuales, contractuales, pos contractuales de ejecución y liquidación, razón por la cual no es necesario la mención de los riesgos en los contratos de Mínima Cuantía. Por supuesto ello dando cumplimiento al documento CONPES 3714 de diciembre de 2011 que así lo exige; en esa resolución se advirtió cuales serían los riesgos que se asumen por los celebrantes de un contrato derivado de procedimiento de mínima cuantía. Con ello se significa que la entidad y sus servidores si prevén los riesgos previsibles en los procesos contractuales,




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dando cumplimiento a los documentos Conpes aludido y al decreto 734 de 2012 que era el aplicable para el año 2013. De esta manera, solicitamos respetuosamente al equipo auditor sea retirada la OBSERVACION por cuanto el supuesto factico que le dio origen ha sido desvirtuado conforme a la resolución que se anexa en este informe junto al listado original de participantes y fotografías de evidencias. Se anexan cinco (05) folios útiles>>.

CONCLUSIÓN DEL EQUIPO AUDITADO Una vez observada la resolución que sigue los lineamientos del CONPES en cuanto a las tipificaciones de los riesgos el equipo auditor considera que la observación de alcance disciplinario se desvirtúa, pues, al existir un acto administrativo que reglamenta para todos los procesos contractuales la tipificación de los riesgos, se entiende que estos están asignados para todos. Sin embargo se mantiene la observación de carácter administrativa, configurándose un hallazgo de tipo administrativo, toda vez que estos se deben mencionar o por lo menos hacer mención de la resolución, así mismo, si bien es cierto que se asignan los correspondientes valores a los riesgos en documentos posteriores (demostrando esto que no se violentan los principios de publicidad y planeación), estos también se deben asignar en los estudios previos, toda vez que los valores si no se dan por entendidos con la resolución, pues, para cada caso en concreto los valores pueden variar. OBSERVACIÓN DE AUDITORIA Nº 005 POSIBLE INCUMPLIEMIENTO A LOS DEBERES DEL SUPERVISOR. DESCRIPCIÓN En el proceso contractual Nº 16, adjudicado a DELSAR AUGUSTO CARDENAS LARA y cuyo objeto es “REALIZACION DE LA ASAMBLEA MUNICIPAL DEL PROGRAMA MAS FAMILIAS EN ACCION DEL CASCO URBANO Y RURAL DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA” se requirieron 2700 sillas y que según los informes de actividades y la fe que da el supervisor se dotó de estas, pero en el registro fotográfico que hay de evidencia en el informe de actividades, se observa que un vasto número de asistentes estaban sentados en las graderías y otra parte si estaban ubicados en sillas, que no ascendían a el número planteado (2700), de igual manera, las planillas de asistencia poseen enmendaduras hechas con corrector y se observan al tras luz fechas, lugares y horas diferentes a las estipuladas en el contrato, ante esta situación se puede estar ante un presunto incumplimiento del contrato y ante una presunta falta a los deberes del supervisor, pues, este da fe que en sus informes y demás documentos que se cumplieron las actividades, pero las evidencias denotan una situación diferentes, confrontando esto hechos con los art artículos 83 y 84 de la Ley 1474 de 2011 que rezan así:

“Artículo 83. Supervisión e interventoría contractual. Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda. La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, (…)




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Artículo 84. Facultades y deberes de los supervisores y los interventores. La supervisión e interventoría contractual implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista(…) (…)Parágrafo 2°. Adiciónese la Ley 80 de 1993, artículo 8°, numeral 1, con el siguiente literal: k) El interventor que incumpla el deber de entregar información a la entidad contratante relacionada con el incumplimiento del contrato, con hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato. Esta inhabilidad se extenderá por un término de cinco (5) años, contados a partir de la ejecutoria del acto administrativo que así lo declare, previa la actuación administrativa correspondiente. Parágrafo 3°. El interventor que no haya informado oportunamente a la Entidad de un posible incumplimiento del contrato vigilado o principal, parcial o total, de alguna de las obligaciones a cargo del contratista, será solidariamente responsable con este de los perjuicios que se ocasionen con el incumplimiento por los daños que le sean imputables al interventor.”

Se puede estar ante una posible falta que genera una observación con connotación disciplinaria.


RESPONSABLE (S)




Disciplinaria

YASMIN ARELY RINCÓN ROMÁN - Supervisora del contrato – Secretaria de Desarrollo Municipal.


Fiscal


Articulo 6 Ley 610 de 2000 $1.080.000

RESPUESTA POR DEL ENTE AUDITADO: <<En relación al OBSERVACION encontrada nos permitimos informar que si bien es cierto en la evidencia fotográfica se muestran apartes de los diferentes sucesos ocurridos durante el evento, el elemento primordial que nos permite dar fe del número de los asistentes es el listado donde se registró la gente que participo en el evento. Cabe mencionar que en un evento de estas características (abierto al público, espacio amplio, donde es difícil controlar que todos se registren), se solicita apoyo en el diligenciamiento a las madres líderes y son ellas las encargadas de ayudar en la recolección de los datos de asistentes, teniendo mayor disposición a cometerse errores al momento del diligenciamiento. Además, tal como se evidencia en la fotografía anexa, había suficientes sillas desocupadas sin embargo, debido a las inclemencias del clima y el fuerte sol que estaba haciendo este día, las personas que quedaron fuera de las carpas se ubicaron en las graderías cubiertas que tiene el escenario deportivo, razón por la cual no se ve el número total de personas y asistentes sentados en las sillas. Por las razones antes expuestas, solicitamos de forma respetuosa aceptar el retiro de las OBSERVACIONES, toda vez que se puede evidenciar en los soportes las condiciones que dieron lugar a los hechos.





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Anexo ciento dieciséis (116) folios útiles>>

CONCLUSIÓN DEL EQUIPO AUDITADO: Una vez revisados los 116 folios allegados por la alcaldía del municipio de Lebrija a fin de dar respuesta al informe preliminar de la auditoría practicada a esta entidad, encontró en este material suficientes elementos de juicio que no se encontraban en el informe de actividades, que reposaba en los archivos de este proceso contractual, por lo tanto el equipo auditor considera desvirtuada las observaciones de tipo administrativa y fiscal. Sin embargo ratifica la observación administrativa, configurándose un hallazgo administrativo, a fin de que en los próximos procesos contractuales se incluyan todas las evidencias de tal manera que exista la mayor claridad posible sobre la ejecución del objeto contractual. OBSERVACIÓN DE AUDITORIA Nº 006 POSIBLE INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL DESCRIPCIÓN: En el proceso contractual Nº 18, cuyo objeto es “APOYO A LA REALIZACIÒN DE LA ASAMBLEA DE MAS FAMILIAS EN ACCION Y CELEBRACION DEL DIA DE LAS MADRES BENEFICIARIAS DEL PROGRAMA FAMILIAS EN ACCION” y que fue adjudicado a DELSAR AUGUSTO CARDENAS LARA Se contratan 100 sillas por un valor de $500.000 y el evento se realizo según las evidencia fotográficas observadas en el auditorio que tiene sillas, aparte, en las evidencias no se observan las 100 personas de las cuales se habla en los estudios previos; en la invitación plantean que se requiere sonido y serenata por 6 horas a un precio de $1.100.000 y el auditorio tiene su propio sonido, sin dejar de lado que solo se observa un grupo en la serenata que resultaría bastante fuera de lo común que diera una serenata por el lapso de 6 horas; Se entregan 100 polos por un valor de $3.000.0000 que no tienen nada que ver con la necesidad a suplir, ante esta situación se observa en primera medida una presunta falla que puede dar origen a una observación de connotación disciplinaria por el incumplimiento a los deberes del supervisor en 83 y 84 de la Ley 1474 de 2011 que rezan así:

“Artículo 83. Supervisión e interventoría contractual. Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda. La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, la Entidad estatal podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos. La interventoría consistirá en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Entidad Estatal, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. No obstante, lo anterior cuando la entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría. Por regla general, no serán concurrentes en relación con un mismo contrato, las funciones de supervisión e interventoría. Sin embargo, la entidad puede dividir la vigilancia del contrato principal, caso en el cual en el contrato respectivo de




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interventoría, se deberán indicar las actividades técnicas a cargo del interventor y las demás quedarán a cargo de la Entidad a través del supervisor. El contrato de Interventoría será supervisado directamente por la entidad estatal. Parágrafo 1°. En adición a la obligación de contar con interventoría, teniendo en cuenta la capacidad de la entidad para asumir o no la respectiva supervisión en los contratos de obra a que se refiere el artículo 32 de la Ley 80 de 1993, los estudios previos de los contratos cuyo valor supere la menor cuantía de la entidad, con independencia de la modalidad de selección, se pronunciarán sobre la necesidad de contar con interventoría. Parágrafo 2°. El Gobierno Nacional reglamentará la materia. Artículo 84. Facultades y deberes de los supervisores y los interventores. La supervisión e interventoría contractual implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista. Los interventores y supervisores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y serán responsables por mantener informada a la entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente. Parágrafo 1°. El numeral 34 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002 quedará así: No exigir, el supervisor o el interventor, la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su defecto, los exigidos por las normas técnicas obligatorias, o certificar como recibida a satisfacción, obra que no ha sido ejecutada a cabalidad. También será falta gravísima omitir el deber de informar a la entidad contratante los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando se presente el incumplimiento. Parágrafo 2°. Adiciónese la Ley 80 de 1993, artículo 8°, numeral 1, con el siguiente literal: k) El interventor que incumpla el deber de entregar información a la entidad contratante relacionada con el incumplimiento del contrato, con hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato. Esta inhabilidad se extenderá por un término de cinco (5) años, contados a partir de la ejecutoria del acto administrativo que así lo declare, previa la actuación administrativa correspondiente. Parágrafo 3°. El interventor que no haya informado oportunamente a la Entidad de un posible incumplimiento del contrato vigilado o principal, parcial o total, de alguna de las obligaciones a cargo del contratista, será solidariamente responsable con este de los perjuicios que se ocasionen con el incumplimiento por los daños que le sean imputables al interventor. Cuando el ordenador del gasto sea informado oportunamente de los posibles incumplimientos de un contratista y no lo conmine al cumplimiento de lo pactado o adopte las medidas necesarias para salvaguardar el interés general y los recursos públicos involucrados, será responsable solidariamente con este, de los perjuicios que se ocasionen. Parágrafo 4°. Cuando el interventor sea consorcio o unión temporal la solidaridad se aplicará en los términos previstos en el artículo 7° de la Ley 80 de 1993, respecto del régimen sancionatorio.”






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De igual manera, se puede estar presentando una observación de tipo fiscal, toda vez que se plantea la necesidad de unos elementos, que aparentemente no se utilizaron y en otro caso que no tenían que ver con la necesidad que intentaba suplir.


RESPONSABLE (S)




Disciplinaria



Fiscal

JAVIER URIBE MOTTA- Alcalde Municipal. YASMIN ARELY RINCÓN ROMÁN - Supervisora del contrato – Secretaria de Desarrollo Municipal.

Ley 610 de 200. $3.600.000

RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO:

1. <<Se hizo la convocatoria para 100 personas, y se enuncia el listado de madres líderes, y un acompañante, que es beneficiario del programa, los cuales demuestra la convocatoria que se realizó para el evento.

2. Se contrató a un grupo, de animación musical, en el cual nos brindó una serena y el sonido por la jornada de la mañana y tarde, ya que fue para población del área rural y urbana. Para lo cual anexo listado de participantes de madres líderes y su acompañante, anexo rut del grupo musical participante.

3. El auditorio, no cuenta con sonido, puede ser certificado por la administración del sonido está en condiciones no optimas (mal estado).

4. Como el evento fue la celebración del día de las madres, lo que se entregó fue un incentivo, como un polo blanco con el logo del programa más familias en acción, la cual se requiere para las convocatorias del DPS.

5. Así mismo cabe aclarar que por comodidad del evento en cuanto a espacio, ventilación y al número de personas invitadas, se tenía previsto que se llevara a cabo en el Parque Principal de Lebrija, pero por motivos ajenos a la voluntad de los funcionarios, contratista e invitados debido las inclemencias del clima al iniciar la organización del evento empezó a lloviznar y se hizo indispensable replantear el sitio establecido para el evento, el cual fue reprogramado en el auditorio Antonio Lebrija de la Alcaldía Municipal, por lo tanto no se tienen fotografías de las sillas ubicadas en el parque ya que no se pudieron terminar de instalar, solo se tiene una evidencia de las sillas encarradas, pero igualmente no se podían devolver al contratista porque ya se habían pactado dentro del proceso contractual, en resumen del sustento de la observación se puede demostrar que fue un hecho aleatorio ajeno a la voluntad o intención de los funcionarios que motivaron el contrato para la celebración del evento, lo que nos lleva actuar bajo la figura de caso fortuito o fuerza mayor por causa de la lluvia. Por las razones antes expuestas, solicitamos de forma respetuosa aceptar el retiro de las OBSERVACIONES, toda vez que se puede evidenciar en la explicación y en los soportes anexos las condiciones que dieron lugar a los hechos.

ANEXOS: Rut del grupo musical, fotografías, certificación del Secretario General. Siete (04) folios útiles>>.

CONCLUSIÓN DEL EQUIPO AUDITADO: Analizados detenidamente los argumentos del sujeto auditado, el equipo auditor considera justificable la respuesta y en virtud del principio de la buena fe se considera desvirtuadas las observaciones, pues, se allegan los documentos necesarios que constituyen un elemento que da fe del cumplimiento.




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OBSERVACIÓN DE AUDITORIA Nº 007 POSIBLE INCUMPLIMIENTO EN LOS DEBERES DEL SUPERVISOR DESCRIPCIÓN: En el proceso contractual identificado como LPL-02-13, adjudicado a JOSE MAURICIO LOPEZ GAMBOA y cuyo objeto contractual es “PAVIMENTACION DE VIAS Y CONSTRUCCION DE SARDINELES EN EL CASCO URBANO DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA DEPARTAMENTO DE SANTANDER” no se observo el informe de supervisión, situación que puede estar siendo constitutiva de una presunta falta a los artículos 83 y 84 del estatuto anticorrupción, que habla de los deberse de los supervisores, pues, este documento es un elemento que le permite saber a al administración que el objeto contractual se ejecuto a cabalidad.


RESPONSABLE (S)




Disciplinaria YANET DIAZ TORRES - Supervisora del contrato.


RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO: <<Conforme a este ítem, me permito presentar las siguientes apreciaciones tendientes a demostrar que la presente OBSERVACION no tuvo ocurrencia: el procedimiento contractual citado es la LP-02-13 cuyo objeto es CONTRATAR LA OBRA PARA LA PAVIMENTACION DE VIAS Y CONSTRUCCION DE SARDINELES EN EL CASCO URBANO DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA DEPARTAMENTO DE SANTANDER, el cual fue ejecutado y sobre el que constan tres (3) Actas de Pago Parcial y un acta (1) de Pago final; para cada uno de los pagos parciales es necesario elaborar y presentar el Acta de Pago parcial con los respectivos anexo que lo constituyen el Informe del Contratista, la Seguridad Social, el Pago de estampillas y el Informe de Interventoría y el respectivo informe de supervisor, documentos necesarios para radicar una cuenta en la Secretaría de Hacienda para el respectivo pago. Una vez revisado el expediente se evidenció la existencia de cada uno de tales informes, adicionalmente es de resaltar que en el expediente de la Tesorería se encontraba dicho informe, el cual no se tuvo la precaución de sacar la copia respectiva y dejarlo en expediente de la Oficina Asesora de Planeación por la política de cero papel que la Alcaldía Municipal ha adoptado, sin embargo si el grupo auditor lo considera pertinente se dejara como una acción de mejora para tener en cuenta.

Debe considerarse que gran parte de la información respecto de la ejecución de la obra se encuentra en los Informes de Interventoría y del Contratista donde se puede validar la ejecución de cada uno de los ítems relacionados en el pago parcial, siendo estos documentos junto con el informe de supervisor parte integral de la ejecución del proceso. Es de resaltar que en cada uno de tales informes se especifica el desarrollo de ejecución de cada uno de los ítems contratados.

Se anexan ciento cuarenta y tres (143) folios contentivos de informe del supervisor contractual.

Por lo anterior les solicitamos se retire la OBSERVACIONES efectuadas>>

CONCLUSIÓN DEL EQUIPO AUDITADO: Al analizar la réplica presentada por la alcaldía del municipio de Lebrija se observa en los documentos allegados los informes que no se pudieron evidenciar en el trabajo de campo y que según lo plantea el sujeto auditado se encontraba en el tesorería. En ese orden de ideas y en virtud del principio de la buena fe se consideran desvirtuada la




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observación disciplinaria y se confirma la observación disciplinaria a fin de que se evite la ausencia de documentos por estar en trámite en otra dependencia. Por lo tanto se configura un hallazgo de tipo administrativo. OBSERVACIÓN DE AUDITORIA Nº 008 DOCUMENTOS QUE PUEDEN REPRESENTAR UN RIESGO POR LA FORMA EN QUE SE MANEJAN. DESCRIPCIÓN: En el proceso contractual LPL-03-13, cuyo objeto contractual es CONSTRUCCION DE CUATRO AULAS ESCOLARES PARA EL CENTRO EDUCATIVO LA VICTORIA SEDE A DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA, las memorias anexadas al acta 01 están escritas a lápiz, lo que eventualmente puede constituir un riesgo, pues, esto permite que se realicen fácilmente cambios o que por el deterioro sea imposible descifrar lo escrito, por lo tanto es inconveniente y el equipo auditor considera importante plasmar esto en plan de mejoramiento, es así como, se constituye una observación con alcance administrativa.


RESPONSABLE (S)




RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO: <<Conforme a este ítem, me permito presentar las siguientes apreciaciones tendientes a demostrar que la presente OBSERVACION no aconteció; el procedimiento contractual citado en el presente OBSERVACION es la LPL-03-13 cuyo objeto es CONSTRUCCION DE CUATRO AULAS ESCOLARES PARA EL CENTRO EDUCATIVO LA VICTORIA SEDE A DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA; si bien es cierto que el documento MEMORIAS DE CÁLCULO DE CANTIDADES DE OBRA, se encuentran suscritas a lápiz, el resumen consolidado de las mismas se ven reflejadas en las Actas de Pago Parcial, Informe de Contratista, Informe de Inventor e Informe de Supervisión las cuales son inmodificables por cuanto reflejan el avance oficial de ejecución del contrato. Las memorias son anexos de los documentos (Informe de Contratista, Informe de Interventoría, Informe de Supervisión) oficiales para el pago, por cuanto siempre se garantiza el cumplimiento de avance y ejecución de las obras. Pero evidentemente de las actas de pago parcial se concluye la veracidad e inmodificalidad de los conceptos, números y valores, de suerte que ninguna modificación se podría efectuar a lo que ya en ellas está inserto.

De acuerdo a lo anterior solicitamos se acepte la explicación y se retire la OBSERVACION Administrativo”.

CONCLUSIÓN EL EQUIPO AUDITOR: El equipo auditor no considera razonable el argumento esbozado por el sujeto auditado y deja en firme la observación con connotación administrativa, pues, esta observación se realiza a fin de evitar riesgos en eventuales procesos contractuales, mas no se está planteando que se presento para este caso una variación en los datos o se alteraron los documentos, siendo esta parte final una apreciación conceptual errónea del sujeto, por lo tanto se consolida un hallazgo administrativo.




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OBSERVACIÓN DE AUDITORIA Nº 009 POSIBLE FALTA AL PRINCIPIO DE PLANEACIÓN. DESCRIPCIÓN: En el proceso contractual identificado como LPL-05-13, cuyo objeto es “CONTRATAR LA OBRA PÚBLICA PARA LA REPOSICIÓN. ADECUACIÓN Y MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE ALCANTARILLADO EN LA ZONA URBANA SEGÚN EL PLAN MAESTRO DE ALCANTARILLADO DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA SANTANDER” Existe una posible falta de planeación por las suspensiones, que se han realizado, la última fue durante el proceso auditor, en esta se suspendió porque el terreno que se estaba utilizando empezó a emanar agua con las excavaciones, situación que sin tener en el equipo auditor un especialista en el tema lleva a dilucidar que no se hicieron todos los estudios necesarios para determinar si la ruta correcta era por este terreno, ante esta situación y mirando la fuente jurídica que aunque no manifiesta la planeación de manera directa en la Ley 80 de 1993, su presencia se infiere en los artículos 209, 339 y 341 constitucionales; de los numerales 6, 7 y 11 a 14 del artículo 25, del numeral 3 del artículo 26, de los numerales 1 y 2 del artículo 30, todos de la Ley 80 de 1993; y del artículo 2º del Decreto 01 de 1984; “según los cuales para el manejo de los asuntos públicos y el cumplimiento de los fines estatales, con el fin de hacer uso eficiente de los recursos y desempeño adecuado de las funciones, debe existir un estricto orden para la adopción de las decisiones que efectivamente deban materializarse a favor de los intereses comunales”, ahora bien, basándose en el articulo 209 la Procuraduría General de la Nación en su Manual “Recomendaciones para la Elaboración de Estudios Previos” expreso claramente que “la planeación entendida como la organización lógica y coherente de las metas y los recursos para desarrollar un proyecto, es pilar de la contratación estatal”, así mismo, en el documento ya mencionado el ministerio público ha dicho “la etapa precontractual, es decir, la que antecede cualquier contratación, determina en buena medida, el éxito o el fracaso de los procesos de selección o de los contratos que se suscriban”, en ese orden de ideas la procuraduría concluye que “las faltas disciplinarias cometidas en esta materia devienen, entre otros factores, de la inaplicación del principio de planeación, que es la concreción de los principios de economía, eficacia, celeridad, e imparcialidad, consagrados en el artículo 209 de la constitución política como guías fundamentales de la función política”, se establece que pudo cometerse una falta constitutiva de observación con connotación disciplinaria.


RESPONSABLE (S)




Disciplinaria JAVIER URIBE MOTTA- Alcalde Municipal.

Artículo 87 de la ley 1474 de 2011; Artículo 3 del decreto 2474 de 2008; Artículo 2.1.1 del decreto 734 DE 2012


<<Me permito presentar las siguientes apreciaciones tendientes a desvirtuar la presente observación:

No es cierto que no se hayan realizado los estudios necesarios o que se haya fallado en el principio de planeación. Toda vez que el plan maestro de alcantarillado fue elaborado por la Corporación Autónoma de la Meseta de Bucaramanga CDMB durante la vigencia 2009. Es de aclarar que cuando se realizan estudios de suelos se hacen cada cierta distancia de acuerdo a las normas técnicas existentes las cuales mencionan que deba hacerse cada 500 metros. Por tal razón es imposible determinar que en un tramo de 6 metros, como en el que el equipo




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auditor evidenció una falla que origina o motiva la observación aun cuando estamos en una zona donde convergen tres quebradas, lugar o sector que es donde se realiza la entrega del emisario final del Alcantarillado.

Adicionalmente el Municipio de Lebrija es un polo de desarrollo tanto en el tema agrario como turístico; por tal razón presentó un crecimiento entre las vigencias 2012-2013 ello significó que hubo incremento considerable en la construcción en el Municipio, siendo la obra de hidrosogamoso una de las que generó mayor impacto social y expectativas frente al turismo junto con la vivienda de interés prioritario que corresponde a 600 viviendas para el municipio, sumado esto, el proceso oscila a más de 2000 disponibilidades otorgadas para desarrollo urbanístico. Entonces, ese aumento considerable exigió técnicamente la modificación de los diseños de alcantarillado, lo que a su vez generó el aumento de los diámetros, razón por la cual fue necesario suspender la obra para realizar los diseños respectivos.

Así, las suspensiones tuvieron unos motivos justificados, resultados de un crecimiento considerable en el Municipio, que no fueron producto de la improvisación de ni de la incorrecta planeación, sino como resultado de una mejor satisfacción de las necesidades; por ello solicitamos sea retirada la observación.>>

CONCLUSIÓN DEL EQUIPO AUDITOR: Si bien es cierto que el municipio de Lebrija se ha convertido en un polo de desarrollo y que posiblemente esto genere un crecimiento en el número de viviendas existentes en el municipio, de igual manera, el equipo auditor es consciente de las incidencias que generan en Lebrija la construcción de la represa de hidrosogamoso, y que estas dos situaciones son algunos de los ingredientes que generaron la necesidad del objeto contractual. También es cierto que para la adecuación del alcantarillado se debían hacer los estudios y planificaciones del caso y no contar con un estudio hechos hace cinco años, además resulta para el equipo auditor incomprensible que no se hagan los estudios correspondientes en las zonas concretas por donde la red hará su paso (argumento que no fue desvirtuado por el sujeto auditado). De igual manera, las constantes suspensiones generan demoras teniendo como consecuencia un posible detrimento en la calidad de vida de los habitantes de las nuevas viviendas que se están construyendo en el municipio.

Por lo tanto las observaciones hechas se confirman y se establece un hallazgo de tipo administrativo y disciplinario.

OBSERVACIÓN DE AUDITORIA Nº 010 POSIBLE FALTA AL PRINCIPIO DE PLANEACIÓN. DESCRIPCIÓN: En el proceso contractual identificado como LPL-10-13 cuyo objeto es “CONSTRUCCION CUBIERTA POLIDEPORTIVO COLEGIO LLANADAS DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA SANTANDER” no se encontraron los estudios previos, hay es un documento de las necesidades y del estudio de mercado, dando esto lugar a una observación de tipo disciplinaria, pues, tal y como lo ha dicho el Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Tercera, en sentencia del 31 de Agosto de 2006 con radicación 7664: “Al respecto conviene reiterar que en materia contractual las entidades estatales estas obligadas a respetar y cumplir el principio de planeación en virtud del cual resulta indispensable la elaboración previa de estudios y análisis suficientemente serios y completos, antes de iniciar un procedimiento de selección encaminados a determinar entre muchos otros aspectos:

i) La verdadera necesidad de la celebración del respectivo contrato.




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ii) Las opciones o modalidades existentes para satisfacer esa necesidad y las razones que justifiquen la preferencia por la modalidad o tipo contractual que se escoja. iii) Las calidades, especificaciones, cantidades y demás características que puedan o deban reunir los bienes, las obras, los servicios, etc., cuya contratación, adquisición o disposición se haya determinado necesaria, lo cual, según el caso, deberá incluir también la elaboración de los diseños, planos, análisis técnicos, etc. iv) Los costos, valores y alternativas que, a precios de mercado reales, podría demandar la celebración y ejecución de esa clase de contrato, consultando las cantidades, especificaciones, cantidades de los bienes, obras, servicios, etc., que se pretende y requiere contratar, así como la modalidad u opciones escogidas o contempladas para el efecto. v) La disponibilidad de recursos o la capacidad financiera de la entidad contratante para asumir las obligaciones de pago que se deriven de la celebración de ese pretendido contrato. vi) La existencia y disponibilidad, en el mercado nacional o internacional, de proveedores…”. Así mismo el Articulo 87 de la ley 1474 de 2011 plantea que: “El numeral 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993 quedará así: 12. Previo a la apertura de un proceso de selección, o a la firma del contrato en el caso en que la modalidad de selección sea contratación directa, deberán elaborarse los estudios, diseños y proyectos requeridos, y los pliegos de condiciones, según corresponda. Cuando el objeto de la contratación incluya la realización de una obra, en la misma oportunidad señalada en el inciso primero, la entidad contratante deberá contar con los estudios y diseños que permitan establecer la viabilidad del proyecto y su impacto social, económico y ambiental. Esta condición será aplicable incluso para los contratos que incluyan dentro del objeto el diseño.”

El Artículo 87 de la ley 1474 de 2011 nos plantea que:


De igual manera, el Decreto 734 del 13 de Abril de 2012 nos plantea los contenidos mínimos de los estudios previos siendo estos:

DECRETO 734 DE 2012 “Artículo 2.1.1. Estudios y documentos previos. En desarrollo de lo señalado en el numeral 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, los estudios y documentos previos estarán conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones o del contrato, de manera que los proponentes o el eventual contratista respectivamente, puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad así como la distribución de riesgos que la misma propone.







INFORME DEFINITIVO


Los estudios y documentos previos se pondrán a disposición de los interesados de manera simultánea con el proyecto de pliego de condiciones y deberán contener, como mínimo, los siguientes elementos: 1. La descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación. 2. El objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificación del contrato a celebrar. 3. La modalidad de selección del contratista, incluyendo los fundamentos jurídicos que soportan su elección. 4. El valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación y los rubros que lo componen. Cuando el valor del contrato sea determinado por precios unitarios, la entidad contratante deberá incluir la forma como los calculó para establecer el presupuesto y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. En el caso del concurso de méritos, la entidad contratante no publicará las variables utilizadas para calcular el valor estimado del contrato y en el caso de las concesiones, la entidad contratante no publicará el modelo financiero utilizado en su estructuración. 5. La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable, de conformidad con el artículo 2.2.9 del presente decreto. 6. El soporte que permita la tipificación, estimación, y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato. 7. El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato según el caso, así como la pertinencia de la división de aquellas, de acuerdo con la reglamentación sobre el particular. 8. La indicación de si la contratación respectiva está cobijada por un Acuerdo Internacional o un Tratado de Libre Comercio vigente para el Estado Colombiano en los términos del artículo 8.1.17 del presente decreto.”


RESPONSABLE (S)




Disciplinaria AVIER URIBE MOTTA- Alcalde Municipal.

Artículo 87 de la ley 1474 de 2011; Artículo 3 del decreto 2474 de 2008; Artículo 2.1.1 del decreto 734 de 2012

RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO <<Conforme a este ítem, me permito presentar las siguientes apreciaciones tendientes a demostrar que el presente OBSERVACION no se presentó, el procedimiento contractual correspondiente a la LPL-10-13 cuyo objeto es “CONTRUCCION CUBIERTA POLIDEPORTIVO COLEGIO LLANADAS DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA SANTANDER”, el cual correspondió al convenio suscrito entre el Municipio de Lebrija y el Departamento de Santander con No. 003618 de 2013 para el desarrollo del mismo objeto, por tal razón fue necesario la radicación en el Banco de Proyectos Departamental relacionado; documentos que hacen parte del estudio previo que el Municipio realizó como soporte de la licitación. Documentación que hace parte integral del expediente del Contrato en mención>>.

El cual corresponde a planos, presupuesto, guía ejecutiva, MGA y la descripción de la necesidad planteada para el contrato a ejecutar; adicionalmente el Municipio de Lebrija realizó




INFORME DEFINITIVO


una Descripción de la Necesidad (que no es más que el estudio previo) de fecha 12 de Agosto de 2013 y Estudio de precios del Mercado que forman parte de la etapa de planeación que el grupo auditor echa de menos. Evidentemente los estudios previos no son más que aquel documento en el cual se determina la necesidad y conveniencia a contratar, conforme al art. 25 de la ley 80 de 1.993; indistintamente como se le denomine. Anexamos cuatrocientos (419) folios que acreditan lo expuesto. Por lo anteriormente expuesto solicitamos se retire su OBSERVACION.>>

CONCLUSIÓN DEL EQUIPO AUDITOR Para el equipo auditor resulta se suma preocupación encontrar que el sujeto auditado considere que la descripción de la necesidad y el estudio de mercados <<no es más que el estudio previo>>, según lo esbozado en su respuesta, obviando a toda luz la modalidad, la tipificación de los riesgos, costo, y demás requisitos planteados por la normatividad mencionada en la descripción de la observación. Por otro lado los auditores no encuentran en la réplica un argumento claro que explique la ausencia de los estudios previos tal y como los establece el ordenamiento legal, pues, el sujeto auditado se limitó a describir que este contrato fue puesto en un proyecto presentado a la administración con los correspondientes requerimientos necesarios para la presentación de un proyecto, situación que no se está poniendo en entredicho en la auditoria, pues es claro que los estudios previos se realizan una vez la gobernación apruebe el proyecto, ya que al ser aprobado se requiere contratar para ejecutarlo y para contratar se deben formular los correspondientes estudios que son mucho más que la descripción de la necesidad y la realización de un estudio de mercado. Por lo tanto las observaciones se dejan en firme y se configura un hallazgo de tipo administrativo y disciplinario. 1.1.2. Rendición y revisión de la Cuenta La Rendición de la Cuenta es el deber legal que tiene toda entidad de informar y responder por la administración, manejo y rendimiento de fondos, bienes y/o recursos públicos asignados y sobre los resultados en el cumplimiento de las funciones que le han sido conferidas, sobre su gestión financiera, operativa, ambiental y de resultados, la cual para su presentación deberá estar firmada por el representante legal. La Contraloría General de Santander, a partir de la presentación de la cuenta correspondiente a cada vigencia fiscal, revisará la información rendida por los responsables fiscales sobre su gestión con el propósito de emitir un pronunciamiento. El equipo auditor comprobó a través de la información reportada al SIA, el cumplimiento de la presentación de la cuenta verificando la oportunidad, la veracidad y la calidad de la información, confrontada con el proceso auditor, salvo algunos errores de trascripción que no alterar la esencia de la información y dos datos señalados en el resumen de las observaciones contenido en el cuadro de contratación, pero que no generan una causal repetitiva u omisión plena de información. 1.1.3. Legalidad De otra parte se evaluó el comportamiento de la legalidad en los factores administrativo, contractual, financiero, presupuestal y ambiental, cómo se debe desarrollar los procedimientos normativos en la Alcaldía de Lebrija, para concebir una cultura de participación ciudadana, convivencia pacífica, transparencia administrativa, responsabilidad social, conservación, preservación y seguimiento a los procesos sociales, ambientales y culturales.




INFORME DEFINITIVO


En lo correspondiente a la normatividad, la entidad cumple con la normas y acata la Constitución Política, la legalidad financiera y contractual, aspecto ampliado en la línea de Control interno. 1.1.4. Gestión Ambiental MANTENIMIENTO Y ADQUISICION DE AREAS DE IMPORTANCIA ESTRATEGICA PARA LA CONSERVACION DEL RECURSO HIDRICO: Para dar cumplimiento a lo preceptuado en el artículo 111 Ley 99 de 1993; artículo 106, Ley 1151 de 2007 y artículo 210 de la Ley 1450 de 2011, los municipios dedicarán un porcentaje no inferior al 1% de sus ingresos corrientes para la adquisición y mantenimiento de áreas estratégicas, la conservación del recurso hídrico o para financiar esquemas de pago por servicios ambientales. La Alcaldía de Lebrija para la vigencia 2013 no adquirió áreas de importancia estratégica para la conservación de recursos hídricos que vierte de agua al municipio, debido al alto costo de los terrenos; sin embargo, dicho recurso fue adicionado para la vigencia 2014, encontrándose en la cuenta corriente número 482-699-97853 Banco Davivienda. La Administración municipal durante la vigencia 2013 realizó las siguientes actividades, tendientes a la conservación de los recursos hídricos:

(Cifras en pesos)

De otra parte, a través de EMPULEBRIJA se desarrollaron actividades dirigidas al mantenimiento de dichas áreas como: mantenimiento, limpieza y macaneo de la represa donde se capta el agua para la comunidad lebrijense; reposición y adecuación al sistema de flotadores; mantenimiento, limpieza y macaneo de la red de conducción; optimización de los filtros y otros, por un valor total de $69´984.635 OBSERVACION DE AUDITORIA No. 011 DESCRIPCIÓN Se exhorta al municipio para que tome los correctivos pertinentes frente a la adquisición de áreas de importancia estratégica, para la conservación de recursos hídricos que vierte de agua al municipio.

OBSERVACION PRESUNTO (S) RESPONSABLE (S)

NORMA (S) PRESUNTAMENTE VIOLADA (S)

VALOR ($)


EJECUCION DE GASTOS 31 DE DICIEMBRE 2013-MEDIO AMBIENTE

Descripción Presupuesto Definitivo

Total Compromisos

SECTOR MEDIO AMBIENTE 59 108.000 46 530.000

CONSERVACION DE MICROCUENCAS 59 108.000 46 530.000

Manejo y aprovechamiento del agua en uso eficiente y racional 6 000.000 6 000.000

Conservación de microcuencas que abastecen el acueducto, protección de fuentes y reforestación de dichas cuencas 3 000.000 3 000.000

Conservación , protección, reforestación y aprovechamiento de los recursos naturales y medio ambiente (RB PROPIOS) 27 000.000 25 640.000

Conservación , protección, reforestación y aprovechamiento de los recursos naturales renovables y medio ambiente (RB-Saneamiento Ambiental ley 99 de 1993) 23 108.000 11 890.000




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RESPUESTA POR DEL ENTE AUDITADO: <<Se informa que a la fecha la actual administración ha realizado en cada vigencia (2012, 2013 y 2014) las apropiaciones de recursos de acuerdo a lo que refiere la ley 99 de 1993 en el artículo 111 y sus modificaciones con las cuales se pretende efectuar la inversión a que se refiere la ley antes mencionada, de acuerdo a certificación emitida por la Secretaria de Hacienda del Municipio. Igualmente se manifiesta que a la fecha no se han podido ejecutar estos recursos debido a que por las características especiales de los terrenos e inmuebles que pueden constituir dicho tipo de área, sus costos o precios comerciales del mercado están entre $250.000.000 a $300.000.000 por dos hectáreas en los predios aledaños a la represa piedras negras que es la que surte el acueducto urbano y son las que se deben comprar en primera instancias, esta cifra supera los recursos apropiados por el municipio que son ($166.822.774,44), a la que el orden jurídico exige apropiar), por lo tanto los recursos que se apropiaron son insuficientes para que en el desarrollo de la gestión se logre el resultado eficaz y eficiente que se busca, sin embargo la administración municipal conjuntamente con la Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios se están realizando tramites con el fin de poder ejecutar estos recursos. Finalmente aspiramos que en el año 2015 con los recursos que hemos ahorrados en estos años podamos hacer la adquisición de terrenos, Que se requieren como áreas de protección especialmente en la cuenta de la quebrada la Angula que es la que suministra el agua para la parte Urbana del municipio de Lebrija. Anexo oficios de gestión, certificación de recursos expedido por la Secretaria de Hacienda y plano del predio que se pretende adquirir. (5 folios útiles) Por lo antes mencionado considero se ha desvirtuado la presente OBSERVACION, solicitando respetuosamente al equipo auditor su retiro>>.

RESPUESTA POR PARTE DEL EQUIPO AUDITOR Analizada la respuesta dada por la Alcaldía, el equipo auditor convalida el presente hallazgo, teniendo en cuenta que para el año 2015 el municipio prevé la adquisición de terrenos, por lo que este ente de control realizara el respectivo seguimiento a la acción correctiva que implementará mediante un plan de mejora. PLANTA DE TRATAMIENTO DE AGUA POTABLE – ACUEDUCTO. El acueducto del municipio de Lebrija es operado y administrado por la Empresa de Servicios Públicos EMPULEBRIJA. El agua es tomada de la presa ubicada en la vereda La Puente y Piedras Negras, la cual es conducida por gravedad a una distancia aproximada de 6.7 Km a la planta de tratamiento ubicada en el perímetro urbano, donde se llevan a cabo los procesos de aireación, floculación, sedimentación, filtración y cloración.




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OBSERVACION DE AUDITORIA No. 012 DESCRIPCIÓN Según la certificación de la Secretaría de Salud de Santander, las muestras fisicoquímicas de agua tomadas durante la vigencia 2013, con el fin de garantizar la calidad para el consumo humano que suministró la Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios de Lebrija EMPULEBRIJA, fue la siguiente:

En el anterior cuadro el nivel de riesgo para el mes de agosto fue RIESGO MEDIO y un nivel de RIESGO BAJO para el mes de noviembre. Se hace necesaria la toma de correctivos inmediatos mediante un plan de mejora, con el fin de mantener el suministro de una buena calidad de agua a la comunidad Lebrijense. De otra parte, la calificación de las buenas prácticas sanitarias para la vigencia 2013, el municipio obtuvo un concepto sanitario FAVORABLE.



VALOR ($)


RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO: <<Se acepta, resaltando que las características técnicas y de calidad del agua dependen en un alto porcentaje de las condiciones en que se recibe de la fuente hídrica; las cuales varían según los cambios climáticos y fenómenos naturales, sin embargo en la planta de tratamiento

MES No. DE

MUESTRAS IRCA (1%)

NIVEL DE RIESGO

ENERO 2 0,00 SIN RIESGO FEBRERO 0 - - MARZO 0 - - ABRIL 0 - - MAYO 2 0,00 SIN RIESGO JUNIO 2 0,00 SIN RIESGO JULIO 0 0,00 AGOSTO 2 20.57 RIESGO MEDIO SEPTIEMBRE 2 0,00 SIN RIESGO OCTUBRE 2 0,00 SIN RIESGO NOVIEMBRE 2 12,64 RIESGO

BAJO DICIEMBRE 0




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se realizan todos los procesos de potabilización y optimización para cumplir con los parámetros según la normatividad vigente. La EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DOMICILIARIOS DE LEBRIJA E.S.P capacita al personal con el propósito que este actualizado y sea competente para la operación del sistema de tratamiento y actualmente tiene programadas acciones de optimización en el sistema de filtrado de la PTAP>>.

CONCLUSIÓN DEL EQUIPO AUDITADO: Teniendo en cuenta la respuesta dada por el ente auditado se confirma el hallazgo, el cual se incluirá en el plan de mejora que suscriba la entidad. La CDMB mediante Resolución No. 1370 del 01 de agosto de 2011 aprobó el programa de ahorro y uso eficiente del agua, es así que durante la vigencia 2013 realizó campañas educativas y de sensibilización sobre el uso eficiente y racional del agua a las entidades educativas como: colegios y hogares de bienestar familiar; entidades comerciales como establecimientos comerciales y a la comunidad en general, mediante reuniones a través de los presidentes de juntas de acción comunal y puerta a puerta en las viviendas del casco urbano, unidas a los mensajes enviados en las facturas a los usuarios motivando el ahorro del agua, capacitándose a 4.457 usuarios de un indicador de 3000 usuarios descritos en el Plan de Desarrollo del municipio. De otra parte se instaló un macro medidor al sistema de acueducto, por pila pública en el Barrio San Diego. La Empresa de Servicios Públicos no realizó ningún tipo de convenio con el Ministerio del Medio Ambiente, ni recibió sanciones por autoridades ambientales durante la vigencia 2013. OBSERVACION DE AUDITORIA No. 013 DESCRIPCIÓN Actualmente se adelantan en contra de EMPULEBRIJA ESP y la Alcaldía las siguientes acciones judiciales, relacionadas con la afectación producida a los recursos naturales, el medio ambiente y la salud de la comunidad:

Acción Popular. Demandante: ALFONSO ALVAREZ REYES. Demandado: MUNICIPIO DE LEBRIJA Y EMPULEBRIJA E.S.P. Radicado: 2010-0280. JUZGADO DECIMO ADMINISTRATIVO DEL CIRCUITO JUDICIAL DE BUCARAMANGA. Está relacionada con la incorporación del alcantarillado del BARRIO VILLA ESPERANZA a la tubería de 4” pvc en la carrera 12 con calle 16, la cual tiene capacidad para evacuar un baño y no un barrio completo; esta problemática se generó debido a las acciones realizadas por el representante legal del barrio, sin obedecer a los parámetros que le exigió en su momento la CDMB, quien entregó el punto de conexión en la calle 13 con carrera 13, conllevando problemas de salubridad y contaminación permanente a la quebrada Chirili. En el año 2011 se sostuvo una reunión entre la CDMB, la ESPL, el señor ORLANDO RÍOS como representante legal del barrio Villa Esperanza y la comunidad de este sector, con el fin de pactar la reposición de la tubería con el acompañamiento de la empresa, pero a la fecha no se ha presentado pronunciamiento alguno por parte de la CMDB. TUTELA. Radicado: 2013-053-00. ACCIONANTES: Félix María Mantilla Calderón y otros. ACCIONADOS: EMPULEBRIJA ESP - MUNICIPIO LEBRIJA. JUZGADO NOVENO PENAL DEL CIRCUITO CON FUNCIONES DE CONOCIMIENTO DE BUCARAMANGA.




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TUTELA. Radicado: 2013-053-00. ACCIONANTES: Mónica Patricia Almeida, Liliana Patricia Pinedo, Luz Marina Quiñonez Pardo. ACCIONADOS: EMPULEBRIJA ESP - MUNICIPIO LEBRIJA. JUZGADO PRIMERO PENAL DEL CIRCUITO de B/MANGA. Respecto a las dos tutelas impetradas por el Sector SAN DIEGO citadas con anterioridad, ordenan a EMPULEBRIJA E.S.P. y al municipio adoptar las medidas requeridas para que procedan a garantizar el suministro de agua potable a los accionantes por cualquier medio y hasta que las obras de acueducto se hayan satisfecho plenamente; es decir, la obras que le corresponde ejecutar al Urbanizador (CORVILO). A la fecha el urbanizador (CORVILO) ha incumplido la culminación de las obras sanitarias e hidráulicas que debe ejecutar, a pesar de los requerimientos realizados por la ESP para que dé cumplimiento a lo ordenado en los Fallos de Tutela, sin obtener respuesta alguna. Es así como la Secretaria de Gobierno de la Alcaldía de Lebrija dio apertura de Investigación Preliminar, mediante auto No. 001-2013 de fecha 02 de Septiembre del 2013, radicación: Infracción Urbanística, por el presunto infractor: CORPORACIÓN DE VIVIENDA DE LA LOMA (CORVILO), para que el urbanizador cumpla con las obligaciones impuestas en el fallo de tutela. Actualmente Empulebrija proporciona el servicio de agua potable a las viviendas de SAN DIEGO, por intermedio de PILA PUBLICA. Por lo anterior la entidad debe tomar correctivos urgentes mediante un plan de mejora, para mitigar el impacto de contaminación al afluente hídrico mencionado, practicando las medidas necesarias a que haya lugar.



VALOR ($)


RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO <<Las situaciones fácticas y jurídicas relacionadas con los procesos judiciales y su eventual solución se entrarán a exponer a continuación: Acción Popular 2010-0280 Actor: Alfonso Reyes Reyes Hecho generador: Alude el actor que el municipio es responsable de la vulneración de derechos colectivos por la contaminación ambiental generada por las aguas servidas que se vierten sobre la quebrada mis ojitos. Es importante afirmar inicialmente que el MUNICIPIO DE LEBRIJA no ha vulnerado derecho colectivo alguno, puesto que dentro del ámbito de sus competencias ha adoptado las medidas necesarias a efectos de dar soluciones a la problemática planteada, tal como se expondrá: Respecto de los vertimientos de aguas servidas a la quebrada Mis Ojitos, tenemos que resaltar que EMPULEBRIJA E.S.P. en aras de minimizar el impacto ambiental, realiza en el sector limpiezas manuales de igual forma para el año 2011 en el mes de Diciembre, se realizó la topografía del área, por la margen derecha de la quebrada mis ojitos, buscando la conexión de un nuevo trazado de la red de alcantarillado, dicha topografía, no fue satisfactoria por la diferencia de las cotas arrojadas. De otra parte en su momento se efectuaron reuniones conjuntas con la comunidad del sector, Secretaria de Planeación, CDMB y Empulebrija, buscando alternativas de solución para esta problemática. En el año 2011 se sostuvo una reunión entre la CDMB, la ESPL, el señor




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ORLANDO RÍOS como Representante Legal del Barrio Villa Esperanza y la Comunidad de este sector, con el fin de pactar la reposición de la tubería con el acompañamiento de la empresa, esta acción se llevaría a cargo el día primero (01) de noviembre de 2012 por parte del señor Orlando Rios, situación que no se ha desarrollado en la actualidad, perjudicando la integridad del sistema de alcantarillado de la empresa. Como consecuencia de la reunión antes mencionada, se firmó un acta que permanece en las instalaciones de la CDMB, hasta el momento no hay pronunciamiento de incumplimiento por parte de la Corporación Autónoma de Bucaramanga. , acción que sin ninguna duda debe llevarse a cabo para mitigar el impacto de contaminación al afluente hídrico. El interés de EL MUNICIPIO y EMPULEBRIJA-ESP ha sido el de buscar solución efectiva a tal problemática, es así, que hemos reiterado urgentemente la colaboración a la mayor brevedad de la CDMB para que intervenga realizando visitas de inspección y las correcciones necesarias para preservar la salud y la integridad de ese sector. Frente a la contaminación generada en ese sector, es importante que se conozca, que sobre la construcción de redes locales y demás obras necesarias para lograr la conexión de un inmueble al sistema de alcantarillado, el artículo 8 del Decreto 302 de 2000establecen que la construcción de las redes locales y demás obras necesarias para conectar los inmuebles al sistema de acueducto y alcantarillado es responsabilidad de los urbanizadores y/o constructores. Las redes locales construidas serán entregadas a la entidad prestadora de los servicios públicos, para su manejo, operación, mantenimiento y uso dentro de sus programas locales de prestación del servicio, exceptuando aquellas redes que no se encuentren sobre vía pública y que no cuenten con la servidumbre del caso. Ahora bien, la ley ha previsto la exigencia de especificaciones técnicas por parte de las ESP. Entonces, el artículo 11 del Decreto 302 de 2000 indica que las ESP establecerán las especificaciones de las acometidas de acueducto y alcantarillado, conforme a lo establecido en el Reglamento Técnico del Sector de Agua Potable y Saneamiento Básico. De acuerdo con lo anterior, es procedente que la ESP exija al constructor y/o urbanizador, con el respectivo soporte técnico, que la construcción de las redes locales de acueducto y alcantarillado se haga con las especificidades técnicas proyectadas. En todo caso, y de acuerdo a lo dispuesto por el artículo citado, cuando la construcción de dichas especificidades se haga por primera vez, su valor estará a cargo del respectivo usuario. Se recalca entonces que la realización de obras en el sector no son de competencia del MUNCIPIO ni de EMPULEBRIJA ESP, aquí los llamados a responder son el Representante Legal del Sector Villa Esperanza, ya que como se mencionó anteriormente, sobre la construcción de redes locales y demás obras necesarias para lograr la conexión de un inmueble al sistema de alcantarillado, el artículo 8 del Decreto 302 de 2000 establece que la construcción y demás obras necesarias para conectar los inmuebles al sistema de acueducto y alcantarillado es responsabilidad de los urbanizadores y/o constructores.

No obstante, se ha implementado y se seguirán implementando medidas para dar una solución efectiva a esta problemática, EMPULAEBRIJA informó al Doctor JULIO CESAR GUERRA MORENO, Técnico Operativo de la Secretaria de Salud de Santander-Subdirección Salud Ambiental la situación por contaminación que aqueja el Barrio María Paz , inconveniente que generaron las acciones realizadas por el REPRESENTANTE LEGAL DEL BARRIO sin obedecer a los parámetros que le exigió en su momento la CDMB, quien entrego el punto de conexión en la calle 13 con carrera 13, este problema ha generado problemas de salubridad y contaminación permanente a la quebrada Chirili. Es evidente, que el Urbanizador del sector, no ejecutó las obras de construcción de la redes en debida forma, tal y como lo exige la normatividad vigente. Sin embargo, como plan de mejoramiento EMPULEBRIJA seguirán efectuando en el sector limpiezas manuales. Finalmente una vez se emita y conozca el fallo de la Acción Popular 2010-280 que se encuentra en curso, esta entidad acatará la decisión que se tome por ese despacho judicial. Acción de Tutela




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Radiación: 2013-053 Demandante: Felix Maria Mantilla y otros Demandado: Corporación de Vivienda La Loma Corvilo, Empulebrija y Municipio de Lebrija Hecho generador: Se demanda la necesidad de recibir servicio de agua potable las 24 horas del día en el barrio San Diego Respecto esta acción los argumentos jurídicos y normativos referidos a la competencias del Municipio, Empulebrija ESP y el mismo la Empresa Corvilo, este último constructor apuntan a afirmar que corresponde al constructor realizar la obras necesarias para llevar el agua al barrio San Diego, motivo por el cual se insistirá sobre el cumplimiento de la obligación por parte de este y se continuará con el trámite de cobro coactivo con ocasión de la multa impuesta dentro del proceso administrativo sancionatorio por incumplimiento de normas de urbanismo. Sobre el cumplimiento del falló el Municipio y Empulebrija ESP están garantizando y suministrando el agua a los habitantes del sector. Por lo antes mencionado considero se no existe soporte fáctico para mantener la OBSERVACION por lo cual solicitamos su retiro>>.

CONCLUSIÓN DEL EQUIPO AUDITADO: Teniendo en cuenta la respuesta dada por la Administración Municipal se confirma el hallazgo y se realizará seguimiento mediante un plan de mejora a las acciones que la entidad inicie, una vez se expida la decisión judicial. TRATAMIENTO DE AGUAS RESIDUALES El servicio de alcantarillado es prestado por la Empresa de Servicios Públicos de Lebrija EMPULEBRIJA, con una cobertura del 96.62 % atendiendo aproximadamente 3.960 suscriptores a 31 diciembre de 2013; es un sistema combinado que capta las aguas superficiales a través de sumideros laterales y transversales localizados en el sector céntrico del casco urbano, con dos grandes sectores: Centro y Periferia, caracterizándose el primero por su antigüedad, con un deterioro avanzado, realizándose la reposición de algunas redes de las calles de dicho sector. El emisario final lo constituye un colector de 24” que tiene su inicio en la carrera 15 con calle 11, con descarga final en la quebrada La Angula, al sur oriente del restaurante La Fonda Paisa. A este emisario se conecta un colector de 16” que transporta las aguas residuales de los barrios La Popa, El Pesebre, San Jorge y Los Laureles; dos colectores de 8 y 10 pulgadas provenientes de los barrios Campo Alegre I, II y III, H-H y dos colectores de 8” y 16” que manejan las aguas residuales generadas en el sector comercial. La descarga de las aguas residuales del municipio se realiza sobre la Quebrada la Angula, ya que actualmente el Municipio no cuenta con Planta de Tratamiento de Aguas Residuales (PTAR), por tal motivo cancela un valor por tasa retributiva a la CDMB. RESIDUOS SOLIDOS La Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios de Lebrija E.S.P presta los servicios de: barrido, recolección y disposición de residuos sólidos, de aproximadamente 424 toneladas de residuos mensualmente, los cuales son llevados al sitio de disposición final EL CARRASCO, ubicado en la ciudad de Bucaramanga. El municipio en enero del 2013 inició con un nuevo vehículo compactador (registro fotográfico), prestando el servicio de aseo aproximadamente a 4.020 suscriptores del área urbana, con las siguientes rutas: ruta 1: lunes y viernes; ruta 2: martes y sábado y rutas de reciclaje




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No.1 miércoles y ruta 2: jueves, en los que se hace la separación de los residuos sólidos directamente desde la fuente, entregándose dicho reciclaje a la cooperativa conformada por madres cabeza de hogar de Lebrija. De otra parte, se instalaron canastas de depósito de residuos sólidos en algunos barrios y en sitios neurálgicos letreros de carácter informativo y preventivo, sobre el manejo de los residuos sólidos y días de recolección.

Así mismo, la entidad cumplió con las actividades programadas en el PGIRS como: reciclar y aplicar el Comparendo Ambiental a la comunidad, con el apoyo de la CDMB, la PONAL, BOMBERITOS y practicantes de UNITECNICAS, realizando campañas educativas a: colegios, madres comunitarias, presidentes de junta de acción comunal y comunidad en general. REFORESTACION En la vigencia analizada no se ejecutaron contratos de reforestación, sin embargo en la vigencia 2013 se realizó una jordana de reforestación con la CDMB y participación de las entidades municipales como: Bomberos, Defensa Civil, Policía Nacional y ambiental en la zona El Pantano jurisdicción de Girón y Lebrija, con el fin de conservar el humedal que surte agua a la represa Piedras Negras. De otra parte la alcaldía intervino como enlace entre la CDMB y finqueros para realizar reforestación de microcuencas ubicas en sus respectivos predios. PLANTA DE SACRIFICIO La Alcaldía cuenta con una planta de sacrificio ubicada en el perímetro urbano sobre la autopista Bucaramanga-Barrancabermeja en el puente La Victoria, administrada por la empresa de Servicios Públicos de Lebrija hasta el año 2006, posteriormente mediante




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Resolución No. 000379 del 21 de abril de 2006 de la CDMB, le fue impuesta medida preventiva de suspensión inmediata a la citada planta por incumplimiento de requerimientos históricos aunado a la carencia de permiso de vertimientos, contaminando de esta forma el agua de la quebrada La Angula y el inadecuado manejo de residuos sólidos orgánicos e inorgánicos, hasta que se dé cumplimiento a las condiciones ambientales establecidas en dicho proceso. Es así como la alcaldía asume la administración y la prestación del servicio de matadero público mediante Decreto no. 0068 de septiembre 08 de 2008. En la vigencia 2009 se ejecutó el contrato de obra pública No. 0196 del 15 de septiembre, cuyo objeto fue el suministro y puesta en operación de una planta de tratamiento de aguas residuales capacidad 1 LPS para el matadero municipal, por valor de $106´999.999, con el fin de realizar los correctivos a dicha planta de beneficio y ponerla en funcionamiento mediante la instalación de una planta de tratamiento de agua, contrato el cual fue liquidado en noviembre de 2011 pesar de la imposibilidad de comprobación de dicha planta. Ante las anomalías citadas, este ente de control originó el Control de Advertencia No. 002 de 2009. En la vigencia 2013 la Secretaria de Gobierno en compañía de la Policía ambiental realizaron visitas rurales y sellaron algunos mataderos clandestinos. De otro lado dentro del reglamento interno de la plaza de mercado del municipio, en uno de sus artículos manifiesta que solo se podrá vender carne siempre y cuando tenga certificado de la procedencia de una planta legalizada y cualquier autoridad incautara dicho producto dentro de la plaza de mercado que no tenga la documentación respectiva. En la actualidad es el frigorífico Vijagual quien suministra dicho producto a los peseros. 1.1.5. SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO Respecto del Plan de Mejoramiento, suscrito como resultado de la Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular, vigencia fiscal 2012, se emitió por parte del Equipo Auditor el pronunciamiento de NO CONFORMIDAD, según oficio rad. No. 8837 del 10 de mayo de 2014, por cuanto los hallazgos 4, 5 y 7, su cumplimiento deber ser inmediato debido a que cada día que transcurre genera más prescripciones. El Plan de Mejoramiento, con las correcciones pertinentes, fue aprobado según oficio rad. No. 9992 del 12 de junio de 2014, suscrito por la SubContraloría Delegada para el Control Fiscal y el Auditor Fiscal del Nodo Provincia de Soto y Mares. Teniendo en cuenta que el Plan de Mejoramiento, vigencia 2012, fue aprobado el 12 de junio de 2014, y que el trabajo de campo de la presente auditoría es desde el 9 de junio hasta el 20 de junio de 2014, es pertinente señalar que el cumplimiento del 100% de metas y acciones correctivas incluidas en este se evaluará por parte de la Contraloría General de Santander a través de los informes trimestrales de avance, sin perjuicio de que esta línea pueda incluirse dentro de procesos auditores subsiguientes. Ahora bien, con base en el Formato F22A Informe de Avance a Plan de Mejoramiento, vigencias 2010 y 2011, el cual fue subido al SIA en abril 21 de 2014, se observan 21 hallazgos administrativos de los cuales se concluye un porcentaje global de cumplimiento del 85%. No obstante este importante porcentaje de avance, se derivan presuntas observaciones con alcance administrativo y sancionatorio, como se describen a continuación.




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OBSERVACIÓN DE AUDITORÍA No. 014 PRESUNTO INCUMPLIMIENTO DE LAS METAS Y ACCIONES CORRECTIVAS CONTENIDAS EN UN HALLAZGO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO, VIGENCIAS 2010 Y 2011. DESCRIPCIÓN Con base en el Formato F22A Informe de Avance a Plan de Mejoramiento, vigencias 2010 y 2011, subido al SIA en abril 21 de 2014, existe presunto incumplimiento de las metas y acciones correctivas propuestas para subsanar la deficiencia señalada en el hallazgo 6, para un porcentaje de avance del cero (0%).

FUENTE: Formato F22A Informe de Avance a Plan de Mejoramiento, vigencias 2010 y 2011.

Colige lo anterior la comisión de una presunta conducta sancionatoria para la actual Administración Municipal, teniendo en cuenta que este Plan de Mejoramiento fue aprobado en junio 6 de 2012, con fecha de terminación de metas y acciones correctivas julio 31 de 2012.



VALOR ($)


Sancionatoria JAVIER URIBE MOTTA- Alcalde Municipal.

Artículo 4, Resolución 291 de 2004

RESPUESTA POR DEL ENTE AUDITADO:

<<Para el cierre del primer trimestre la cuenta 147090 ya tenía un avance de cumplimiento del 26% con la ficha técnica 031 por valor de $15.256.110 a 31 de marzo/2014, sin embargo para la fecha de hallazgo se reporta un cumplimiento errado del 0% sin tener en cuenta este dato, Se han verificado saldos que vienen reclasificados desde la vigencia 2009. Se ha depurado en

No. Descripción Del Hallazgo % de Cumplimiento

6

Dentro de las cuentas por cobrar

encontramos un código contable

14709002 que se denomina

COMPROMISOS DE PAGO con un saldo

de $ 59.331.093 en donde la misma se

desglosa de la siguiente manera:

Código contable Nombre Valor

1470900204 Reintegro de Coosalud $

20.194.205 1470900205 Prestamos de

Vivienda $ 39.136.888 De estas cuentas

por cobrar no se encontró información

al respecto en la Alcaldía de Lebrija a

pesar de que se requirió la misma. por

lo tanto el Equipo Auditor plasma un

hallazgo Administrativo con el fin de

que la Alcaldía presente información

para conocer a que corresponden

estos saldos y la gestión que se haya

realizado para recuperar estos valores.

0

Frente a este hallazgo no se han tomado las acciones correspondientes. el

grado de cumplimiento es cero.

Actividad Efectuada




INFORME DEFINITIVO


coordinación con el Área Contable y Sostenibilidad financiera mediante fichas técnicas 31 mencionada anteriormente y 170 por valor de $23.880.778 con los respectivos soportes a 30 de septiembre/14 para un total de $39.136.888 de la cuenta 1470900205 Prestamos de vivienda, correspondiendo en realidad este valor a un concepto denominado fondo habitaciones higiénicas cancelado según los respectivos soportes de pago y acuerdo 003 de febrero 15 de 2013 mediante el cual se condonan intereses. De igual forma se está revisando consecución de soportes para depuración de la cuenta 1470900204 por valor de $20.194.205, es de aclarar que sin soportes reales que sustenten la depuración no se puede hacer efectiva una transacción contable de acuerdo a normatividad de la Contaduría General de la Nación. Es importante resaltar que estas reclasificaciones dadas en los años 2009 y 2010 fueron elaboradas para arreglar otras cuentas en su mayoría no corresponden a la realidad financiera, razón por la cual se ha dificultado el rastreo o sustento con soportes. Se estima que para diciembre 31 será cerrado este hallazgo aplicando conceptos de la Contaduría General en caso de no hallar documentación real. Conforme a la anterior explicación considero se ha desvirtuado la presente OBSERVACION SANCIONATORIA, solicitando respetuosamente al equipo auditor eliminarla y dejar solo la OBSERVACION de tipo administrativa para incluirla dentro del Plan de Mejoramiento. Anexo dos (02) folios útiles>>.

CONCLUSIÓN DEL EQUIPO AUDITADO Se hallan válidos la respuesta y anexos suministrados en la réplica, razón por la cual es

procedente desvirtuar la solicitud de apertura de proceso sancionatorio. Sin embargo,

se deja en firme el alcance administrativo del hallazgo, para su inclusión en Plan de

Mejoramiento, considerando que están verificando saldos que vienen reclasificados

desde la vigencia 2009, para su correspondiente depuración.

OBSERVACIÓN DE AUDITORÍA No. 015 SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO VIGENCIA 2009 DESCRIPCIÓN Subsumir en el Plan de Mejoramiento resultado del proceso auditor a la vigencia fiscal 2013, los hallazgos del Plan de Mejoramiento, vigencia fiscal 2009, cuyo cumplimiento no se haya alcanzado actualmente.

FUENTE: Formato F22A Informe de Avance a Plan de Mejoramiento, vigencias 2010 y 2011.

Se da a la presente observación un alcance administrativo, para inclusión en el Plan de Mejoramiento.



VALOR ($)



No. Descripción Del Hallazgo % de Cumplimiento

15

Incumplimiento por parte de la

Administracion anterior de Lebrija en

el cumplimiento de metas plasmadas0

1. Revisión detalladada del Plan de Mejoramiento 2009. ante su no cumplimiento al 31 de diciembre

de 2011. 2. Replanteamiento de las metas no cumplidas y que se deben ajustar para su ejecucion por

la actual administración.3. Presentacion a la Contraloria Departamental el Plan de Mejoramiento 2009

ajustado para su aprobación

Actividad Efectuada




INFORME DEFINITIVO


<<De acuerdo con lo descrito por el equipo auditor, la Alcaldía de Lebrija, no ha finiquitado o cumplido al 100% las acciones de mejora al PLAN DE MEJORAMIENTO, suscrito con la Contraloría General de Santander de la Vigencia 2009, y revisados los archivos vemos que en fecha 6 de mayo de 2011, la contraloría envía el oficio 033982 con referencia: Conformidad del Plan de Mejoramiento Definitivo, presentado el 29 de marzo de 2011, radicado 2012 administración de documentos, y el 23 de julio de 2011 con radicado ADML 0280-2011, la Alcaldesa de la época Doctora SONIA SERRANO PRADA, envía el avance del plan de Mejoramiento de la vigencia 2009, el cual anexo. En el avance antes mencionado se observa de su análisis que el único aspecto por cumplir es el No. 1 que ahora se identificó como la observación No. 15, así:

DESCRIPCION DEL HALLAZGO: “El balance general a Diciembre 31 de 2.009 presenta incertidumbre en sus cuentas más representativas , tales como: en la cuenta propiedad plantas y equipos no se ha realizado el levantamiento físico de inventarios de activos fijos con el fin de establecer la existencia cierta de los mismos , no se efectuaron avalúos a los bienes inmuebles , no se realizó depreciación y existen activos sin incorporar ; en rentas por cobrar , no se causan los valores a cobrar a que realmente tiene derecho y se reciben los pagos que no han sido aplicados a cartera, situación que se evidencia en los cruces y verificación de información con los diferentes informes requeridos. No se realizó depuración y conciliación de cuentas bancarias incumpliendo normas e instructivos de la Contaduría General de la Nación.

Expuesto el relato precedente, se expone sobre la observación que la administración municipal está haciendo grandes esfuerzos para cumplir a cabalidad con los compromisos adquiridos con la Contraloría Departamental de Santander y con las políticas de calidad que se tienen en la Entidad, veamos unos motivos para sustentar esta argumentación precedente: a.- En cuanto al levantamiento de los inventarios físicos de los bienes muebles se informa que se realizó al finalizar el año 2013 y de ello se entregó copia documental al equipo auditor. b.- Además la entidad sí realizó un contrato de sostenibilidad contable, a fin de ajustar los estados financieros con las normas emanadas de la Contaduría General de la Nación. c.- De otro lado, y conforme a Los reconocimientos y descripciones del equipo auditor, expuestos en el mismo informe preliminar se puede evidenciar que sí se viene mejorando y cumpliendo esos compromisos que adquirió la entidad en la vigencia 2009 (que recuérdese no correspondió al periodo de esta administración que inicio en el año 2012), por ello nos permitimos trascribir parte de las conclusiones descritas en el pre aludido informe de auditoría para la vigencia 2013>>.

CONCLUSIÓN DEL EQUIPO AUDITADO: Revisada la réplica presentada por la Administración Municipal, se deja en firme el hallazgo administrativo, para su inclusión en el Plan de Mejoramiento; para estos efectos deben incluirse las actividades no ejecutadas del Plan de Mejoramiento, vigencia fiscal 2009. 1.1.6. CONTROL FISCAL INTERNO Revisados los soportes allegados por la Oficina de Control Interno correspondiente a la vigencia en revisión, se observó lo siguiente: El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno fue conformado según Decreto No. 051 de septiembre 07 de 2012. La Alcaldía de Lebrija en el proceso del Modelo Estándar de Control Interno MECI para la vigencia 2013, obtuvo un puntaje de calificación de 78.1%, arrojando un nivel




INFORME DEFINITIVO


satisfactorio, llevando a cabo el cumplimiento del Decreto 1599 de 2005 por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI: 1000-2005. Cuenta con el Manual Funciones actualizado del 24 de julio de 2013 y Estatuto Tributario Municipal del 10 de Diciembre de 2013 y desactualizado los manuales: Procesos y Procedimientos (Noviembre 12 de 2008), Estatuto Orgánico de Presupuesto Municipal (Noviembre 18 de 2010), Sistema Integrado Gestión de Calidad (Noviembre de 2008) y Reglamento Interno de Cartera (enero 24 de 2008). El Comité de Control Interno operó mediante reuniones periódicas durante la vigencia 2013; así mismo, en cumplimiento al Plan General de Auditorías Internas se realizaron 13 auditorías a los diferentes procesos de la administración municipal; sin embargo, se observó que producto de las auditorías internas, la entidad solo realizó planes de mejoramiento por procesos correspondiente a: facturación y gestión financiera, a los cuales no se les practicó seguimiento alguno. La Oficina de Control Interno o quien haga sus veces en una entidad pública, debe llevar a cabo una evaluación permanente a los procesos aplicando correctivos de mejora, para desarrollar e implementar el MECI garantizando su efectividad e implementación de una cultura de autocontrol. Así mismo, es necesaria la participación activa y sensibilización de todos los funcionarios de la entidad para aplicar, desarrollar y fortalecer dicho modelo, en beneficios de todos y de la comunidad en general. OBSERVACION DE AUDITORIA No.016 DESCRIPCIÓN La alcaldía de Lebrija producto de las 13 auditorías internas realizadas en el año 2013, solo hizo planes de mejoramiento por proceso a facturación y gestión financiera, omitiendo no solo el respectivo seguimiento, sino además la realización de los planes de mejoramiento individual. De igual manera se debe actualizar los diferentes manuales, con el fin de que sean acordes a la administración. Se tipifica una observación administrativa, para que se tomen los correctivos mediante plan de mejora.



VALOR ($)


RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO: <<De acuerdo con lo planteado con el Equipo Auditor, Efectivamente la Oficina de Control interno realizo 13 Auditorías internas, las cuales se encuentran archivadas, y revisando cada una de ellas, se encuentran correos electrónicos, mediante los cuales se les recuerda a los Auditados, que deben suscribir los acuerdos de mejoramiento. No obstante estos no aparecen impresos. Por lo cual la Administración Municipal Acepta el Hallazgo y solicita se apruebe la toma de correctivos mediante un plan de mejoramiento.>>

CONCLUSIÓN DEL EQUIPO AUDITADO Se deja en firme el hallazgo administrativo, para su inclusión en el Plan de Mejoramiento. 1.1.7. TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES. TIC




INFORME DEFINITIVO


OBSERVACION DE AUDITORIA No. 017 DESCRIPCIÓN Mediante el Decreto No. 025 de mayo 30 de 2012, la alcaldía creó el Comité de Gobierno en Línea, con la finalidad de mejorar la eficiencia y trasparencia de información y comunicación, reuniones que debían ser al menos una vez al mes, reuniéndose solo cuatro veces durante la vigencia 2013, cuyas funciones no fueron cumplidas en su totalidad. Para la vigencia 2013, la entidad ejecutó políticas de seguridad apoyados y trabajados con en el Ministerio de las Tics y adelantó investigaciones que identificaron necesidades para el servicio de Gobierno en Línea, como lo fue el inventario de trámites; además contó con correo electrónico, redes sociales oficiales y un sitio Web municipal actualizado únicamente en lo concerniente en la línea contractual y publicación de actos administrativos; en cuanto al link de presentación de los funcionarios que forman parte de la administración, algunos están desactualizados (actualizada el 10 de octubre de 2013), al igual que el cronograma de eventos, trámites y servicios, lo que impide una comunicación externa con la comunidad para que ella conozca los servicios que brinda. Se hace necesario una retroalimentación de su página web y la sensibilización de los funcionarios de la entidad en la implementación de la misma. Por lo anteriormente expuesto se deja como observación administrativa, para que los correctivos respectivos sean incluidos en el Plan de mejoramiento.



VALOR ($)


RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO

<<Para el tiempo del hallazgo configurado por la Contraloría, nos encontrábamos en proceso de modernización de la página institucional en aplicación de la nueva plantilla entregada por el ministerio de la TICS, por lo tanto no cumplía con la norma de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TICS). En la actualidad el sitio web del Municipio cuenta en su estructura con las herramientas indicadas que permiten mantener integrados los recursos, procedimientos, técnicas de almacenamiento y de transmisión de información brindando a la comunidad un contenido verás, actualizado y de fácil acceso, además, de la posibilidad ofrecida al público de poder interactuar, pedir información y colocar sugerencias en dicho sitio. De igual forma frente a la observación del equipo auditor la información correspondiente a los funcionarios que integran la planta de personal la entidad no acepta la observación toda vez que este contenido frente a la información de los funcionarios no es dinámico en relación a la parte contractual y los actos puesto que los movimientos en la planta de personal no se producen con tanta frecuencia. Por lo anterior solicitamos respetuosamente al equipo auditor acepte el retiro de la observación de tipo administrativo, en razón a que la pagina institucional actualmente se encuentra actualizada y funcionando hacia los clientes internos y externos>>.

CONCLUSIÓN DEL EQUIPO AUDITADO:




INFORME DEFINITIVO


El grupo auditor confirma el hallazgo citado basado en la respuesta de la entidad, en la que manifiesta que se encontraban en proceso de modernización de la página institucional en aplicación de la nueva plantilla entregada por el ministerio de la TICS. Este ente de control verificará mediante el seguimiento al plan de mejoramiento su debida actualización. 1.2 CONTROL DE RESULTADOS

1.2.1. Cumplimiento de Planes, Programas y Proyectos El Departamento Nacional de Planeación, define al Plan de Desarrollo, como un pacto social entre la comunidad y el Estado, para planificar el desarrollo territorial, el cual contiene el Programa de Gobierno que el Alcalde Municipal, desarrollará en los cuatro años, o sea, los programas, subprogramas, proyectos y metas por alcanzar. El Plan de Desarrollo, tiene su origen en la Ley 152 de 1994: Ley Orgánica del Plan de Desarrollo, en la cual se establecen los procedimientos y mecanismos para la elaboración, aprobación, ejecución, seguimiento, evaluación y control del plan. En la construcción del Plan de Desarrollo, se tuvo en cuenta la propuesta de Programa de Gobierno, inscrita ante la Registraduría Municipal del Estado Civil, con políticas públicas nacionales, entre ellas lo relacionado con los Objetivos del Milenio y las contenidas en la Ley 1450 de 2011, Plan Nacional de Desarrollo, y programas de orden nacional y departamental que por competencia debe ejecutar el municipio. La evaluación del Plan de Desarrollo 2012 -2015 del Municipio de Lebrija, “Cambio con Igualdad y Justicia Social”, se hace con base en la información suministrada por la Secretaría de Planeación Municipal. Es importante destacar que para realizar el seguimiento y monitoreo periódico al Plan de Desarrollo, el Municipio de Lebrija, con el acompañamiento del Sistema Nacional de Evaluación de Gestión y Resultados -SINERGIA TERRITORIAL del Departamento Nacional de Planeación, estandarizó un sistema que facilita considerablemente los procesos de reporte de información. Como evidencia de esta importante iniciativa, está la publicación financiada por el DNP del seguimiento y evaluación del Plan de Desarrollo 2012-2015, con corte a 30 de septiembre de 2013, la cual fue financiada por el DNP. Seguidamente se detallan las seis (6) dimensiones del Plan de Desarrollo 2012-2015, y los porcentajes de avance en la ejecución de las mismas; también se especifican los niveles de ejecución por programas, así:

Fuente: Secretaría de Planeación Municipal

Obsérvese que las calificaciones con corte a 31 de diciembre de 2013, con porcentaje del 53.10%, y con corte a mayo 30 de 2014, con porcentaje del 54.69%, se ubican




INFORME DEFINITIVO


dentro del nivel de cumplimiento medio, es decir, dentro del rango 51%-80% de cumplimiento del Plan de Desarrollo Municipal No obstante, si bien es cierto que los porcentajes consolidados de avance, se ubican dentro del nivel de cumplimiento medio, es importante tener en cuenta la existencia de dimensiones con “cumplimiento bajo”, específicamente las siguientes: Dimensión Ambiental Natural, Dimensión Ambiental Construido, y Dimensión Económico – Productiva. Ahora bien, dentro de las dimensiones cuya calificación global es de “cumplimiento medio”, también pueden evidenciarse programas con niveles de ejecución bajos, es decir, que se ubican dentro del rango 0-50%, como se detalla a continuación:




INFORME DEFINITIVO


Fuente: Secretaría de Planeación Municipal

OBSERVACIÓN DE AUDITORÍA No. 018 SEGUIMIENTO PLAN DE DESARROLLO. DESCRIPCIÓN Con corte a 31 de diciembre de 2013, existen Programas de Inversión, cuyas metas de resultado se califican con “cumplimiento bajo”, lo cual evidencia el incumplimiento de los funcionarios que tienen alguna relación con el manejo del Plan de Desarrollo, para formular, decidir oportunamente o ejecutar el presupuesto, y cumplir las leyes y normas




INFORME DEFINITIVO


que regulan el manejo de los recursos económicos públicos y la inversión social, fin último del Estado. Se configura una observación administrativa para ser incluida dentro del Plan de Mejoramiento, con el fin de que los programas y proyectos formulados en el Plan de Desarrollo, se constituyan en la solución real y oportuna de los problemas identificados, en beneficio de la ciudadanía.



VALOR ($)


RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO: <<Conforme a este ítem, me permito presentar las siguientes apreciaciones tendientes a desvirtuar la presente OBSERVACION: El Plan de Desarrollo “Cambio con Igualdad y Justicia Social” fue aprobado mediante Acuerdo Municipal No. 009 del 29 de Mayo de 2014, estructurado transversalmente por Dimensiones de Desarrollo, Líneas estratégicas, Programas, Metas de Resultado y Producto que permiten suplir y mitigar las necesidades más sentidas de la comunidad en todos los SECTORES DE DESARROLLO. El amplio portafolio de metas con el que se cuenta en el plan de desarrollo abarca los sectores de desarrollo que son compromiso del Estado de manera transversal para mejorar las condiciones y calidad de vida de los habitantes. A corte 2013 algunos programas mostraban avances bajos; es decir por debajo del 50% (Recurso Hídrico, Desarrollo Ambiental Natural, Gestión del Riesgo: Política indispensable para garantizar el desarrollo sostenible, Eficiencia en la Empresa de Servicios Públicos domiciliarios, Infraestructura Vial, Infraestructura Social y Productiva para el Beneficio de los ciudadanos, Conservación, preservación mejoramiento del legado cultural tangible e intangible, Familias en Acción, Información de producción y mejoramiento genético, Convivencia y Seguridad Ciudadana, Control de establecimientos de industria y comercio); sin embargo está medición contemplaba solo dos vigencias del periodo de gobierno (2012-2013). Es de resaltar que el sistema de seguimiento y medición del Plan de Desarrollo constituye una herramienta de ALERTAS TEMPRANAS, para visualizar el estado actual del plan de desarrollo y tomar las acciones pertinentes para priorizar aquellas metas que no alcanzan un porcentaje de cumplimiento Medio o Alto. Por otra parte es necesario aclarar que el Plan de Desarrollo 2012-2015, es una herramienta de planificación cuatrienal, lo que constituye que si un programa y/o meta no muestra un porcentaje de cumplimiento (MEDIO O ALTO) en la vigencia, no quiere decir ello que no se vaya a ejecutar en las demás vigencias restantes; es precisamente a través de la HERRAMIENTA DE ALERTAS TEMPRANAS que se pueden priorizar los programas para realizar acciones y mejorar el cumplimiento. Respecto a los programas citados que no alcanzan un porcentaje de cumplimiento por encima del 50% para que se clasifiquen en el rango de Medio y Alto, los mismos serán incluidos con priorización para las vigencias restantes asignándoles recursos del presupuesto municipal en los planes de acción para lograr el cumplimiento esperado y garantizar el mejoramiento y condiciones de vida de la comunidad. También es necesario aclarar que la metodología establecida por el Departamento Nacional de Planeación a través de la herramienta SIEE (Sistema de Información para la Evaluación de Eficacia) permite hacer reprogramaciones físicas de metas que no se hayan cumplido en las vigencias ejecutadas y se puedan incluir en las demás vigencias, permitiendo de esta forma lograr priorizar las metas y mejorar su respectivo cumplimiento.




INFORME DEFINITIVO


Por lo anteriormente expuesto, solicitamos sea retirada la observación Administrativo>>.

CONCLUSIÓN DEL EQUIPO AUDITADO: Las razones expuestas por la Administración Municipal en la réplica, conducen a dejar en firme el hallazgo administrativo para inclusión en el Plan de Mejoramiento, pues es justamente la herramienta de alertas tempranas la que permite visualizar el estado actual del Plan de Desarrollo, para tomar las acciones pertinentes durante el cuatrienio, priorizando en los planes de acción, aquellas metas que no alcanzan un porcentaje de cumplimiento medio o alto. Esta priorización conlleva obviamente la reprogramación física de metas. Evaluación al Desempeño Integral La Evaluación al Desempeño Integral, que efectúa la Secretaría de Planeación Departamental, con base en la información suministrada por los Municipios y reportada al Departamento Nacional de Planeación, mediante el SICEP, muestra resultados dentro del ranking Índice de Gestión Integral Municipal DNP, vigencias 2009 a 2012, para el MUNICIPIO DE LEBRIJA, así:

VIGENCIA

Posición a Nivel Departamento

Índice de Cumplimiento del Plan de Desarrollo (Eficacia)

Índice de Eficiencia Global

Índice de Gestión

Índice de Cumplimiento de Requisitos Legales

Índice de Desempeño Municipal

2009 30 61.10 66.40 63.80 91.50 70.70

2010 2 85.50 59.00 88.70 91.70 81.20

2011 34 43.48 75.09 85.23 68.16 67.99

2012 46 60.69 61.52 72.10 67.16 65.37

Fuente: Evaluación al Desempeño Integral de los Municipios de Santander – SECRETARÍA DE PLANEACIÓN DEPARTAMENTAL

El cálculo del Índice de Desempeño Municipal, es un promedio de los cuatro componentes, a saber: Eficacia, Eficiencia, Gestión y Cumplimiento de Requisitos Legales. Para la vigencia 2012, el resultado obtenido es 65.37%, que de acuerdo a los procedimientos metodológicos propuestos por el DNP, se cataloga con nivel de cumplimiento medio (>=60 y <70). Con respecto al reporte de la información requerida por el Departamento Nacional de Planeación -D.N.P.-, para la evaluación de la gestión y resultado de los municipios, en los componentes de eficacia, eficiencia y gestión (capacidad administrativa), correspondiente a la vigencia 2013, dando cumplimiento a la Resolución 154 del 29 de enero de 2009 del DNP, se está haciendo a través de los aplicativos SIEE (Sistema de Información para la Evaluación de Eficacia), y SICEP Gestión 1401 y 1402. Para los municipios, según la Circular No. 0009 del 3 de abril de 2014, expedida por el Departamento Nacional de Planeación, las fechas límite para el reporte de la información completa y consistente, en el caso de las metas de producto de la vigencia 2013, es hasta el 7 de mayo de 2014, pero pueden presentarse ajustes a la información reportada en estos aplicativos, con plazo máximo hasta julio 22 de 2014. COMPONENTE EFICACIA La Eficacia mide el desempeño del Municipio en el cumplimiento de las metas definidas por la Administración y programadas, según el Plan de Desarrollo, en términos tanto de productos como de resultados. Para evaluar este componente se tienen en cuenta, los Sectores Básicos conformados por Educación, Salud, Agua Potable y Saneamiento Básico y, un segundo grupo de sectores establecidos de acuerdo a las competencias




INFORME DEFINITIVO


asignadas por el artículo 76 de la Ley 715 de 2001, como son Deporte, Cultura, servicios públicos diferentes a Agua Potable y Saneamiento Básico, Vivienda, Agropecuario, entre otros.

Año Eficacia Sectores Básicos Eficacia Otros Sectores EFICACIA TOTAL

2009 65.40 54.63 61.09

2010 88.92 80.35 85.49

2011 49.70 34.20 43.48

2012 66.25 49.21 60.69

Fuente: Evaluación al Desempeño Integral de los Municipios de Santander – SECRETARÍA DE PLANEACIÓN DEPARTAMENTAL

Rangos de Interpretación del Componente de Eficacia

Rangos de Interpretación Niveles de Cumplimiento

> igual 80 Sobresaliente

> igual 70 y < 80 Satisfactorio

> igual 60 y < 70 Medio

> igual 40 y < 60 Bajo

< 40 Crítico

Fuente: Evaluaciones al Desempeño Integral de SECRETARÍA DE PLANEACIÓN DEPARTAMENTAL

Los resultados al interior de los sectores de Eficacia, vigencia 2012, permiten obtener una mejoría con respecto a la vigencia 2011, la cual permitió pasar de un nivel de cumplimiento bajo a un nivel de cumplimiento medio. OBSERVACIÓN DE AUDITORÍA No. 019 EVALUACIÓN AL DESEMPEÑO INTEGRAL. DESCRIPCIÓN: Realizar gestión ante las instancias pertinentes y las acciones administrativas necesarias con el Equipo de Gobierno Municipal, las cuales conduzcan al mejoramiento de los indicadores en las funciones de producción de los sectores de inversión social. Por los resultados según la Evaluación de Desempeño Integral, se solicita: Identificar las causas que están incidiendo negativamente, con el fin plantear estrategias orientadas al mejoramiento de los indicadores en las funciones de producción. Efectuar una revisión minuciosa de la información suministrada a través de los aplicativos, antes de ser reportada al Departamento Nacional de Planeación, para evitar inconsistencias que afecten los resultados en el ranking. Por lo anterior, se configura una observación con alcance administrativo, para ser incluida dentro del Plan de Mejoramiento.



VALOR ($)





INFORME DEFINITIVO


RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO <<Conforme a este ítem, me permito presentar las siguientes apreciaciones tendientes a desvirtuar el presente observación, el municipio de Lebrija en la vigencia 2012 obtuvo un resultado de Desempeño Municipal de 65,37% de cumplimiento, puesto No. 46. Es de resaltar que para la vigencia 2012, hubo cambio de administración, lo cual generó formulación y elaboración de un nuevo plan de desarrollo aprobado hasta el mes de Mayo de 2012 mediante Acuerdo Municipal, quedando un periodo corto de aproximadamente 7 meses para ejecución, lo cual es bastante limitado teniendo en cuenta las normas de contratación Vigentes. Para la vigencia 2013, el municipio según los resultados publicados por el Departamento Nacional de Planeación DNP, según el Indicador de desempeño Integral 2013 se obtuvo un resultado del 85,13% obteniendo un rango de calificación “Sobresaliente” ubicando al municipio de 5 puesto a nivel Departamental, lo cual muestra un claro avance del cumplimiento de los requisitos establecidos para la evaluación de desempeño Integral. Para la consulta de los resultados del 2013, se puede verificar a través del link: https://www.dnp.gov.co/programas/desarrollo-territorial/evaluacion-y-seguimiento-de-la-descentralizacion/Paginas/documentos-de-evaluacion.aspx , en el hipervínculo “ANEXO DE RESULTADOS” Por lo anteriormente expuesto, solicitamos se acepte la explicación y sea retirada la observación, fundamentalmente porque es notorio el cumplimiento del desempeño Integral para el municipio avanzando significativamente del puesto 46 en la vigencia 2012 al Número 5 para la vigencia 2013 lo que constituye un clarísimo mejoramiento de los indicadores en las funciones de producción de los sectores de inversión social>>

CONCLUSIÓN DEL EQUIPO AUDITADO: Sin desconocerse el notorio nivel de cumplimiento del desempeño integral del municipio, se deja en firme el hallazgo administrativo, pues los resultados de la gestión se ven reflejados en mantener o mejorar los niveles de cumplimiento en los indicadores de las funciones de producción de los sectores de inversión social, y la revisión minuciosa de la información suministrada a través de los aplicativos, antes de ser reportada al Departamento Nacional de Planeación, lo que incide necesariamente en el ranking departamental. 1.2.2. Seguimiento a Controles de Advertencia En cuanto a los controles de carácter general posee: Control de advertencia No. 001 de febrero 06 de 2012. Control fiscal a los recursos públicos destinados a la publicidad en virtud del Estatuto Anticorrupción. Para el año 2013 el municipio contó con el rubro presupuestal impresos y publicaciones, invertido en su gran mayoría en convocar al pago de impuesto predial como una campaña de la entidad territorial. Control de Advertencia No. 4 de marzo 13 de 2013. Incentivar, tener activos los planes de contingencia y planes de emergencia con el fin de prevenir y atender los desastres naturales provocados por la ola invernal como deslizamientos, inundaciones entre otros e igualmente prevenir y controlar los incendios forestales. Frente al citado control, la alcaldía con el fin de reducir los incidentes asociados con fenómenos de origen natural, socio-natural, tecnológico y antrópico realizó lo siguiente:

https://www.dnp.gov.co/programas/desarrollo-territorial/evaluacion-y-seguimiento-de-la-descentralizacion/Paginas/documentos-de-evaluacion.aspx

https://www.dnp.gov.co/programas/desarrollo-territorial/evaluacion-y-seguimiento-de-la-descentralizacion/Paginas/documentos-de-evaluacion.aspx




INFORME DEFINITIVO


Mediante Acuerdo municipal no. 024 de 25 de septiembre de 2012, se crea, conforma y organiza el Fondo de Gestión de Atención de Riesgo de Desastres del municipio. Elaboró del diagnóstico de los factores de riesgo más representativos, sus posibles causas y lugares de ocurrencia. Fortaleció las diferentes instituciones que hacen parte de la gestión del riesgo, mediante la adquisición de vehículo para el cuerpo de bomberos voluntarios de Lebrija, a través del convenio interadministrativo con la Gobernación de Santander No. 1922 de diciembre de 2012. Elaboró del Plan de contingencia contra incendios forestales. Realizó planes de contingencia para la Empresa de Servicios Públicos para redes de acueducto y alcantarillado. Macaneo y extracción de tierra de la quebrada Las Raíces sector parque lineal y macaneo de zonas verdes. Macaneo y Limpieza de la Represa Piedras Negras y la Estación de Bombeo del Águila. Control de Advertencia No. 7 de abril 23 de 2013. Giro de recursos por concepto de la estampilla pro cultura y pro adulto mayor. Mediante Acuerdo No 26 del 25 de septiembre de 2012 se creó la Escuela de Artes, la cual inició en el mes de Julio del año 2013, para invertir los recursos provenientes de la estampilla PROCULTURA, teniéndose en cuenta la programación y continuidad de las capacitaciones tales como: víctimas del Conflicto Armado, Mayo Patrimonio Cultural, día de la Diversidad Religiosa y Cultura, Festival de Teatro y Festival de Música. La Secretaria de Desarrollo Social suscribió convenios con el Centro del Bienestar FUNDACION CASA DE LOS ABUELOS SANTA ANA, donde también funciona el centro vida FUNDACION CASA DE LOS ABUELOS SANTA ANA, además con los Centros vidas ASOCIACION SANTANDER y SAN FELIPE, desde la vigencia 2012 hasta la vigencia 2013, para garantizar la atención al adulto mayor en el Municipio de Lebrija. Control de Advertencia No. 15 de septiembre 17 de 2013. Aseguramiento y legalización de bienes. Los bienes se aseguraron mediante la siguiente póliza Pyme así: Mediante póliza inicial No. 4000439 de Generali Colombia se aseguran los bienes del 28/08/2012 hasta el 28/02/2013, ampliada mediante pólizas: No. 400-73-994000000376 de Aseguradora Solidaria de Colombia asegurando los bienes del 01/03/2013 hasta el 01/08/2013; póliza No. 400-73-994000000376 anexo 2 de Aseguradora Solidaria de Colombia se aseguran los bienes del 01/08/2013 hasta el 15/08/2013 y póliza No. 400-73-994000000376 anexo 3 de Aseguradora Solidaria de Colombia se aseguran los bienes del 15/08/2013 hasta el 31/12/2013. Control de Advertencia No. 20 de noviembre 18 de 2013. Designación de responsable del Control Interno.




INFORME DEFINITIVO


Mediante Resolución No. 164 de 2013 la Administración Municipal de Lebrija, adoptó el manual específico de funciones, en el que incorporó el cargo de Jefe de Oficina de Control Interno con nivel directivo. 1.2.3 Seguimiento a Quejas y/o Denuncias En cuanto al tema de quejas y denuncias, se presentan dos momentos: El primero corresponde a una queja que reposaba en la oficina de Políticas Institucionales sobre el proceso contractual INV-006-2014, asignado a GESPRO y cuyo objeto es SERVICIO DE CORREO Y MENSAJERIA ESPECIALIZADA, en esta queja la empresa 472 pide que se observe el lleno de requisitos de la asignación. Una vez revisado este punto no se observa alguna actuación que amerite realizar una observación. El segundo momento tiene que ver con el desarrollo del proceso auditor, pues, estando en el trabajo de campo se presentaron dos quejas: La primera fue interpuesta por el señor LUIS JOSE BUENO HERNANDEZ, quien manifestó “me permito poner en conocimiento las irregularidades presentadas con el contrato celebrado con la empresa RPICO, ingeniero residente andres cel: 3214274287. Lo anterior ya que a la fecha el contratista no ha cumplido con sus obligaciones laborales, habiéndose terminado mis labores a esta obra hace aproximadamente un mes.” La segunda queja fue interpuesta por los veedores ciudadanos GERARDO CARREÑO DÍAZ y OSCAR BURGOS RUIZ, esta versaban sobre 22 procesos contractuales, de los cuales 5 estaban dentro de la muestra tomada y 16 se identificaron de la siguiente manera, dejando la claridad que se transcriben los datos tal y como los quejosos lo mencionan en el oficio.

# Objeto Valor Contratista

Manifestación 046

CELBRACION DEL DIA NACIONAL DE LA POBLACION EN CONDICION DE DISCAPACIDAD DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA

7.000.000

No se suministra por parte del quejoso

080

AFUNAR ESFUERZOS PARA LA REALIZACION DE ACTIVIDADES CULTURALES Y ESPECTACULOS PUBLICOS ARTISTICOS DENTRO DEL PROYECTO DE POYO A LA REALIZACION DE ACTIVIDADES CULUTRALES Y CMUNITARIAS EN EL MUNICIPIO DE LEBRIJA

58,400,000

FUNDACIÓN COLOMBIA EN PAZ

SA-07-13

MEJORAMIENTO Y ADECUACIÓN ESCUELA RURAL PALONEGRO SEDE G DEL COLEGIO INTEGRADO NUESTRA SEÑORA DE LAS MERCEDES DE LEBRIJA. SANTANDER EN CUMPLIMIENTO DEL CONVENIO INTERADMINISTRATIVO No. 00004387 DE 2013

149,064,196


Carta de aceptación 037

REVISION. ACTUALIZACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DEL MARCO FISCAL DE MEDIANO PLAZO 2012-2022 DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA-SANTANDER DE

10,000,000





INFORME DEFINITIVO


CONFORMIDAD CON LA LEY 819 DE 2003

APOYO A LA EMPLEABILIDAD Y FORTALECIMIENTO EMPRESARIAL DE FAMILIAS VICTIMAS DEL CONFLICTO ARMADO EN ZONAS RURALES Y URBANAS DEL DPTO DE SANTANDER

65.000.000


Convenio 01/13 NO SE SUMINISTRA EL OBJETO POR PARTE DEL QUEJOSO



075

PRESTAR LOS SERVICIOS PROFESIONALES DE CARÁCTER TEMPORAL PARA LA ARGANIZACION EJECUCION DIFUCION DE TALLERES INFORMATIVOS AL SECTOR INSTITUCIONAL Y GRUPOS VULNERABLES SOBRE LA PREVENCION PARA LA ERRADICACION DEL TRABAJO INFANTIL Y SUSU PEORES FORMAS EN EL MUNICIPIO DE LEBRIJA SANTANDER

3.000.000


Carta 23

APOYO A LA REALIZACIÒN CULTURAL CAMPESINA Y EXPOSICIÒN AGROPECUARIA EN EL MARCO DE LAS FERIAS Y FIESTAS DE LEBRIJA

16.000.000


66

AUNAR ESFUERZOS PARA EL DESARROLLO DEL PROYECTO DE POAYO A LAS RECUPERACION DE LA MEMORIA HISTORICA DE LAS VICTIMAS DEL CONFLICTO Y CONMEMORACION DEL DIA DE LAS VICTIMAS EN EL MUNICIPIO DE LEBRIJA

10,000,000


Convenio Inter. Contrato N 2017/12/

NO SE SUMINISTRA EL OBJETO POR PARTE DEL QUEJOSO

1.565.230.286.



PRESTAR LOS SERVICIOS LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO FISICO BIENES MUEBLES DEL MUNICIPIO 16.200.000


Convenio 0005138/13

APOYO A LA EMPLEABILIDAD Y FORTALECIMIENTO EMPRESARIAL DE FAMILIAS VÍCTIMAS DEL CONFLICTO ARMADO EN ZONAS RURALES Y URBANAS 65.000.000



REVISIÓN. AJUSTES Y ACTUALIZACIÓN AL ESTATUTO TRIBUTARIO ACTUAL DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA-SANTANDER 16.100.000


122

EJECUCIÓN ACTIVIDADES PROGRAMA HABILIDADES PARA LA VIDA 90.612.234 FUNCOLPAZ

021 APOYO A LA IDENTIDAD CULTURAL CAMPESINA 16.000.000


Una vez revisados los procesos contractuales que no habían sido parte de la muestra tomada inicialmente y que hacían parte de la queja, se observo:




INFORME DEFINITIVO


# Objeto Valor Observaciones

Manifestación 046

CELBRACION DEL DIA NACIONAL DE LA POBLACION EN CONDICION DE DISCAPACIDAD DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA

7.000.000

En las imágenes no se ven 300 personas, las listas de asistencia son diferentes, algunas dicen que “códigos de las madres comunitarias”.

80

AFUNAR ESFUERZOS PARA LA REALIZACION DE ACTIVIDADES CULTURALES Y ESPECTACULOS PUBLICOS ARTISTICOS DENTRO DEL PROYECTO DE POYO A LA REALIZACION DE ACTIVIDADES CULUTRALES Y CMUNITARIAS EN EL MUNICIPIO DE LEBRIJA 58,400,000

No se observan fallas que den lugar a observación.

SA-07-13

MEJORAMIENTO Y ADECUACIÓN ESCUELA RURAL PALONEGRO SEDE G DEL COLEGIO INTEGRADO NUESTRA SEÑORA DE LAS MERCEDES DE LEBRIJA. SANTANDER EN CUMPLIMIENTO DEL CONVENIO INTERADMINISTRATIVO No. 00004387 DE 2013 149,064,196

Se hace un adicional para cambiar diseño, lo cual denota una posible falta de planeación


REVISION. ACTUALIZACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DEL MARCO FISCAL DE MEDIANO PLAZO 2012-2022 DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA-SANTANDER DE CONFORMIDAD CON LA LEY 819 DE 2003 10,000,000

El quejosos plantea que ya se había hecho y manifiesta que la cuantía debe ser revisada. Efectivamente se realizó un contrato con el mismo objeto y en donde se varia los años por la lógica actualización de los datos que varían anualmente.

APOYO A LA EMPLEABILIDAD Y FORTALECIMIENTO EMPRESARIAL DE FAMILIAS VICTIMAS DEL CONFLICTO ARMADO EN ZONAS RURALES Y URBANAS DEL DPTO DE SANTANDER

65.000.000

No se observa falla que dé lugar a una observación.

Convenio 01/13



No se encontró en el SIA y el SECOP este proceso de igual manera la alcaldía manifiesta no tener esta referencia, pues la que tienen no corresponde a un convenio sino a un proceso contractual como tal.




INFORME DEFINITIVO


75

PRESTAR LOS SERVICIOS PROFESIONALES DE CARÁCTER TEMPORAL PARA LA ARGANIZACION EJECUCION DIFUCION DE TALLERES INFORMATIVOS AL SECTOR INSTITUCIONAL Y GRUPOS VULNERABLES SOBRE LA PREVENCION PARA LA ERRADICACION DEL TRABAJO INFANTIL Y SUSU PEORES FORMAS EN EL MUNICIPIO DE LEBRIJA SANTANDER

3.000.000 No se observa alguna irregularidad.

Carta 23

APOYO A LA REALIZACIÒN CULTURAL CAMPESINA Y EXPOSICIÒN AGROPECUARIA EN EL MARCO DE LAS FERIAS Y FIESTAS DE LEBRIJA

16.000.000 No se observa alguna irregularidad.

66

AUNAR ESFUERZOS PARA EL DESARROLLO DEL PROYECTO DE POAYO A LAS RECUPERACION DE LA MEMORIA HISTORICA DE LAS VICTIMAS DEL CONFLICTO Y CONMEMORACION DEL DIA DE LAS VICTIMAS EN EL MUNICIPIO DE LEBRIJA 10,000,000

Aunque se realiza en un corto tiempo para el tamaño de la labor, se observan las evidencias y por ende una ejecución del contrato de manera normal.

Convenio Inter. Contrato N 2017/12/


1.565.230.286.

No hay ningún proceso contractual con esa referencia.


PRESTAR LOS SERVICIOS LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO FISICO BIENES MUEBLES DEL MUNICIPIO 16.200.000

Ya está el análisis en Contraloría, en la parte financiera se reviso el contrato y cumplía las funciones así como, el objeto contratado, se cumplió.

Convenio 0005138/13

APOYO A LA EMPLEABILIDAD Y FORTALECIMIENTO EMPRESARIAL DE FAMILIAS VÍCTIMAS DEL CONFLICTO ARMADO EN ZONAS RURALES Y URBANAS 65.000.000




INFORME DEFINITIVO



REVISIÓN. AJUSTES Y ACTUALIZACIÓN AL ESTATUTO TRIBUTARIO ACTUAL DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA-SANTANDER 16.100.000

Ya está en Contraloría, fiscalía y procuraduría. Se observa que se cumple con el objeto, a pesar de hacerse esa modificación, aparte hay un contrato de producción intelectual.

122

EJECUCIÓN ACTIVIDADES PROGRAMA HABILIDADES PARA LA VIDA 90.612.234

No se puede determinar alguna observación.

21 APOYO A LA IDENTIDAD CULTURAL CAMPESINA 16.000.000

Es el mismo proceso contractual identificado con el número 23

OBSERVACIÓN DE AUDITORIA Nº 020 POSIBLE INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL DESCRIPCIÓN: En el proceso contractual cuyo objeto es “CELBRACION DEL DIA NACIONAL DE LA POBLACION EN CONDICION DE DISCAPACIDAD DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA” y que fue adjudicado a DELSAR AUGUSTO CARDENAS LARA las evidencias fotográficas no muestran 300 personas, pues se observa una cantidad bastante pequeña las listas de asistencia son diferentes, algunas hacen referencia a madres comunitarias, pues dicen “códigos de las madres comunitarias”, se da fe por parte del supervisor que si se cumplió a cabalidad con el objeto, ante esta situación se observa en primera medida una presunta falla que puede dar origen a una observación de connotación disciplinaria por el incumplimiento a los deberes del supervisor en 83 y 84 de la Ley 1474 de 2011 que rezan así: “Artículo 83. Supervisión e interventoría contractual. Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda. La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, la Entidad estatal podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos. La interventoría consistirá en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Entidad Estatal, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. No obstante, lo anterior cuando la entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría. Por regla general, no serán concurrentes en relación con un mismo contrato, las funciones de supervisión e interventoría. Sin embargo, la entidad puede dividir la vigilancia del contrato principal, caso en el cual en el contrato respectivo de




INFORME DEFINITIVO


interventoría, se deberán indicar las actividades técnicas a cargo del interventor y las demás quedarán a cargo de la Entidad a través del supervisor. El contrato de Interventoría será supervisado directamente por la entidad estatal. Parágrafo 1°. En adición a la obligación de contar con interventoría, teniendo en cuenta la capacidad de la entidad para asumir o no la respectiva supervisión en los contratos de obra a que se refiere el artículo 32 de la Ley 80 de 1993, los estudios previos de los contratos cuyo valor supere la menor cuantía de la entidad, con independencia de la modalidad de selección, se pronunciarán sobre la necesidad de contar con interventoría. Parágrafo 2°. El Gobierno Nacional reglamentará la materia. Artículo 84. Facultades y deberes de los supervisores y los interventores. La supervisión e interventoría contractual implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista. Los interventores y supervisores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y serán responsables por mantener informada a la entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente. Parágrafo 1°. El numeral 34 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002 quedará así: No exigir, el supervisor o el interventor, la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su defecto, los exigidos por las normas técnicas obligatorias, o certificar como recibida a satisfacción, obra que no ha sido ejecutada a cabalidad. También será falta gravísima omitir el deber de informar a la entidad contratante los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando se presente el incumplimiento. Parágrafo 2°. Adiciónese la Ley 80 de 1993, artículo 8°, numeral 1, con el siguiente literal: k) El interventor que incumpla el deber de entregar información a la entidad contratante relacionada con el incumplimiento del contrato, con hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato. Esta inhabilidad se extenderá por un término de cinco (5) años, contados a partir de la ejecutoria del acto administrativo que así lo declare, previa la actuación administrativa correspondiente. Parágrafo 3°. El interventor que no haya informado oportunamente a la Entidad de un posible incumplimiento del contrato vigilado o principal, parcial o total, de alguna de las obligaciones a cargo del contratista, será solidariamente responsable con este de los perjuicios que se ocasionen con el incumplimiento por los daños que le sean imputables al interventor. Cuando el ordenador del gasto sea informado oportunamente de los posibles incumplimientos de un contratista y no lo conmine al cumplimiento de lo pactado o adopte las medidas necesarias para salvaguardar el interés general y los recursos públicos involucrados, será responsable solidariamente con este, de los perjuicios que se ocasionen. Parágrafo 4°. Cuando el interventor sea consorcio o unión temporal la solidaridad se aplicará en los términos previstos en el artículo 7° de la Ley 80 de 1993, respecto del régimen sancionatorio.” De igual manera, se puede estar presentando una observación de tipo fiscal, disciplinaria y administrativa, toda vez que se plantea la necesidad de unos elementos,






INFORME DEFINITIVO


que aparentemente no se utilizaron y en otro caso que no tenían que ver con la necesidad que intentaba suplir.



VALOR ($)


Disciplinaria



Fiscal


Articulo 6 Ley 610 de 2000 $7.000.000


<<Frente a la observación encontrada por los auditores, nos permitimos solicitar de forma respetuosa sea retirada, teniendo en cuenta que al momento de la auditoria la carpeta con los soportes y listados requeridos reposaban en la Secretaria de Hacienda con el soporte de pago realizado al contratista. Es de aclarar que efectivamente el número de personas discapacitadas presentes asciende a 60 personas, las cuales por su condición de discapacidad deben venir acompañados de padres de familias o cuidadores responsables ascendiendo a más de 200 personas el total de asistentes, que fueron atendidas por la administración municipal de acuerdo a la programación del Evento. Cabe resaltar, que el número de personas proyectadas para el evento tiene como soporte la base de datos de personas en condición de discapacidad del Municipio, la cual asciende a 245 personas, razón por la cual se hizo la proyección a 300 participantes. Permítasenos exponer y explicar, adicionalmente, que al momento de la auditoria los listados completos se encontraban en la oficina de tesorería junto al soporte de pago. Por lo que se solicita al equipo auditor muy respetuosamente desvirtuar la observación Disciplinaria y Fiscal, debido que si reposan dentro de la entidad los soportes físicos que acreditan el desarrollo de las actividades cumpliendo a cabalidad y a conformidad del municipio con el objeto del contrato y solo tenerse en cuenta como una observación administrativa para ser corregida mediante un Plan de Mejoramiento. Sin embargo cabe aclarar que dentro del Decreto 019 de 2012 en su Artículo No. 9 que reza: PROHIBICIÓN DE EXIGIR DOCUMENTOS QUE REPOSAN EN LA ENTIDAD: Cuando se esté adelantando un trámite ante la administración, se prohíbe exigir actos administrativos, constancias, certificaciones o documentos que ya reposen en la entidad ante la cual se está tramitando la respectiva actuación. ANEXO: Pantallazo RLCPD –Listados de participantes, en dieciséis (16) folios útiles>>

CONCLUSIÓN DEL EQUIPO AUDITOR Una vez analizados los documentos anexados a la réplica y encontrando suficientes elementos de valor que permiten establecer un cumplimiento del objeto, el equipo auditor admite desvirtuar las observaciones de tipo fiscal y disciplinario, pero de igual manera considera mantener la observación de tipo administrativa a fin de que no se sigan presentando esta ausencia de documentos. OBSERVACIÓN DE AUDITORIA Nº 021 POSIBLE FALTA AL PRINCIPIO DE PLANEACIÓN. DESCRIPCIÓN: En el proceso contractual identificado como SA-07-13, cuyo objeto es “MEJORAMIENTO Y ADECUACIÓN ESCUELA RURAL PALONEGRO SEDE G DEL




INFORME DEFINITIVO


COLEGIO INTEGRADO NUESTRA SEÑORA DE LAS MERCEDES DE LEBRIJA. SANTANDER EN CUMPLIMIENTO DEL CONVENIO INTERADMINISTRATIVO No. 00004387 DE 2013” Existe una posible falta de planeación, pues, se tuvo que realizar un adicional para cambiar el diseño propuesto inicialmente, ante esta situación se puede observar una posible observación, ya que este adicional no se realiza por haberse presentado un hecho de fuerza mayor y por el contrario si por una mala planteamiento en el diseño inicial, ante esta situación y mirando la fuente jurídica que aunque no manifiesta la planeación de manera directa en la Ley 80 de 1993, su presencia si se infiere en los artículos 209, 339 y 341 constitucionales; de los numerales 6, 7 y 11 a 14 del artículo 25, del numeral 3 del artículo 26, de los numerales 1 y 2 del artículo 30, todos de la Ley 80 de 1993; y del artículo 2º del Decreto 01 de 1984; “según los cuales para el manejo de los asuntos públicos y el cumplimiento de los fines estatales, con el fin de hacer uso eficiente de los recursos y desempeño adecuado de las funciones, debe existir un estricto orden para la adopción de las decisiones que efectivamente deban materializarse a favor de los intereses comunales”, ahora bien, basándose en el articulo 209 la Procuraduría General de la Nación en su Manual “Recomendaciones para la Elaboración de Estudios Previos” expreso claramente que “la planeación entendida como la organización lógica y coherente de las metas y los recursos para desarrollar un proyecto, es pilar de la contratación estatal”, así mismo, en el documento ya mencionado el ministerio público ha dicho “la etapa precontractual, es decir, la que antecede cualquier contratación, determina en buena medida, el éxito o el fracaso de los procesos de selección o de los contratos que se suscriban”, en ese orden de ideas la procuraduría concluye que “las faltas disciplinarias cometidas en esta materia devienen, entre otros factores, de la inaplicación del principio de planeación, que es la concreción de los principios de economía, eficacia, celeridad, e imparcialidad, consagrados en el artículo 209 de la constitución política como guías fundamentales de la función política”, se establece que pudo cometerse una falta constitutiva de observación con connotación disciplinaria.



VALOR ($)


Disciplinaria JAVIER URIBE MOTTA- Alcalde Municipal.

Artículo 87 de la ley 1474 de 2011; Artículo 3 del decreto 2474 de 2008; Artículo 2.1.1 del decreto 734 DE 2012

RESPUESTA POR DEL ENTE AUDITADO: <<Conforme a este ítem, me permito presentar las siguientes apreciaciones tendientes a desvirtuar la OBSERVACION: el municipio de Lebrija suscribió un contrato No. SA-07-13 cuyo objeto es MEJORAMIENTO Y ADECUACION ESCUELA RURAL PALONEGRO SEDE G DEL COLEGIO INTEGRADO NUESTRA SEÑORA DE LAS MERCEDES DE LEBRIJA SANTANDER, en ejecución y cumplimiento del CONVENIO INTERADMINISTRATIVO No. 00004387 el cual se suscribió en la vigencia 2013 y que fue necesario adelantar el proceso contractual dentro de la misma en aras de cumplir con los plazos establecidos dentro del mismo; para esa época el municipio no cantaba con los recursos necesarios para adelantar las obras complementarias.>>

CONCLUSIÓN DEL EQUIPO AUDITOR: El equipo auditor no observar argumento alguno que desvirtué lo esbozado en la descripción de la observación, toda vez que esta no se establece por obras complementarias, sino por un rediseño de la escuela que se tuvo que hacer por no contar aparentemente con ciertas situaciones en la estructura ya existente. Por lo tanto




INFORME DEFINITIVO


se dejan en firme las observaciones, configurándose un hallazgo de tipo administrativo y disciplinario. 1.3. CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL Como resultado de la auditoría realizada, el concepto sobre el control Financiero y Presupuestal, es consecuencia de la evaluación de las siguientes variables: 1.3.1. Estados Contables El Análisis y evaluación realizada en la auditoría se orientó en la gestión desarrollada por la ALCALDIA DE LEBRIJA, en los procesos contables y en el cumplimiento de las Normas y procesos y metas establecidas para evidenciar con fundamento de la eficiencia y calidad de la información. Es de recordar que se realizó de acuerdo a las normas y principios, tomando así muestras aleatorias de cada uno de los procesos y así poder evaluar la efectividad de los procesos evaluados El presente informe contiene los resultados de la revisión y evaluación efectuada en los diferentes procesos auditados BALANCE GENERAL

La información para realizar la gestión, los procesos contables, provienen de la Rendición de la Cuenta reportada en el sistema del SIA en las vigencias establecidas, información que se presume en primera instancia es veraz e idónea, siendo esta verificada en el trabajo de campo, a través de la auditoría la cual se realizó al municipio de Lebrija.

2011 2012 2013

ACTIVOS 28.520.293.000 31.713.036 36.457.911

PASIVOS 4.799.079.000 4.594.654 5.797.303.000

PATRIMONIO 27.118.380 27.118.382 30.690.608 Cifras en miles de pesos

Los periodos revisados evidencian notablemente que en la vigencia del 2011, los activos son más representativos en las vigencias posteriores de esta disminuyo en un 15 % aproximado. EFECTIVO En la revisión de los efectivos se evidenció que la alcaldía certifica para dejar constancia que desde el 02 de enero del 2012 no existe caja menor.

2012 2013 DIFERENCIA DE VIGENCIAS EN

ACTIVOS

ACTIIVO CTE

PASIVO CTE

PATRIMONIO




INFORME DEFINITIVO


CONCILIACION BANCARIA Revisado el proceso de conciliaciones bancarias, se evidenció que tanto la información de los extractos bancarios como el libro auxiliar coincide en el proceso auditor. Se realizó un muestreo de las conciliaciones para verificar el proceso y la calidad de la información reportada, encontrándose cuentas inactivas. Cabe recordar que la administración viene direccionando una gestión para la depuración de las cuentas inactivas, como lo son el concepto solicitado a la contaduría pública para el saneamiento contable de dichas cuentas; sin embargo, no se ha dado resultado ya que muchas de las cuentas pertenecen a convenios de los cuales no se evidencia la liquidación de los mismos y en su efecto obstaculiza el proceso de saneamiento contable. Revisado el proceso, se evidencia que muchos de los bancos de los cuales pertenecen las cuentas, certifican que se han cancelado pero que en la contabilidad de la Administración de Lebrija aparecen, por tal razón se relacionan las cuentas inactivas y las más representativas, de las cuales deberán someterse al proceso de sostenibilidad contable de acuerdo a la Resolución 357 del 2008 “por la cual se adopta el procedimiento de control interno”. En el desarrollo de la auditoría se evidencia una relación de cuentas inactivas en su totalidad de 48 cuentas, la gran parte de estas fueron certificadas por los respectivos bancos que efectivamente hay cuentas canceladas. Relación de cuantas inactivas:

Nombre de la Cuenta TIPO

SALDO SEGÚN EXTRATO BANCARIO

AÑO 2010 AÑO 2011 AÑO 2012 AÑO 2013

1209-3 Fondos Comunes * 5,320,653.00 $ -

$ 28,000.00

$ 1,700,872.00

$ 5,320,653.00

020-051148765-001 Multas de Transito Banis * 160,000.00

$ 160,000.00

$ 160,000.00

$ 160,000.00

$ 160,000.00

1335 Fondos Comunes * 377,381.20 $ 377,381.20

$ 377,381.20

$ 377,381.20

$ 377,381.20

1112-6 Puntos Ley 100 * 99.99 $ 99.99

$ 99.99

$ 99.99

$ 99.99

1388-2 Regalias * 0.57 $ 0.57

$ 0.57

$ 0.57

$ 0.57

01436-9 Convenio CDMB CONVENIO 1.99

$ 1.99

$ 1.99

$ 1.99

$ 1.99

1721-4 Apoyo realización de talleres CONVENIO 10,385.89

$ 10,385.89

$ 10,385.89

$ 10,385.89

$ 10,385.89

48269998349 Programa Juntos 2010 CONVENIO 15,511.28

$ 791,278.50

$ 791,278.50

$ 791,278.50

$ 15,511.28

287-063648 Fondos Comunes * 9,974.00

$ 9,974.00

$ 9,974.00

$ 9,974.00

$ 9,974.00

0634797 Inversión Forzosa * 39,017.23

$ 39,017.23

$ 39,017.23

$ 39,017.23

$ 39,017.23

288-07586 Programa Suma * 2,416,167.70

$ 2,416,167.70

$ 2,416,167.70

$ 2,416,167.70

$ 2,416,167.70

288-0773 Multas de Transito * 546,462.51

$ 546,462.51

$ 546,462.51

$ 546,462.51

$ 546,462.51

288-087658-11 Camp. Plano Llam Km00 CONVENIO 12.30

$ 12.30

$ 12.30

$ 12.30

$ 12.30

288-31864548 Ampl. Tanq. Planta tratam. CONVENIO 0.35

$ 0.35

$ 0.35

$ 0.35

$ 0.35

776-858196-17 Apoyo eventos de comercialización CONVENIO 67.74

$ -

$ 67.74

776-867971-98 Red Vial terciaria del Mpio CONVENIO 50.16

$ 3,969,250.54

$ 50.16




INFORME DEFINITIVO


287-526167-16 CONSTR. FASE I CTRO CULTURAL CONVENIO 27,659.60

$ 19,310,983.56

$ (19,310,983.56)

$ 27,659.60

$ 27,659.60

287-526108-66 PAVIMENTACION VIAS URBANAS CONVENIO 39,774,805.98

$ 140,000,197.13

$ 39,774,805.98

$ 39,774,805.98

$ 39,774,805.98

287-630401-11 Tercer Festival de Teatro Le * 188.10

$ 456,385.92

$ 188.10

$ 188.10

776-910437-31 Aunar Esfuerzos con el Munc CONVENIO 0.00

$ -

1449-5 Fondo Rotatorio Inspección Policía * 374,500.00

$ 8,692,957.00

$ 5,525,896.00

$ 17,281,687.00

$ 374,500.00

1447-9 Convenio 2712-08 CONVENIO 1,011,617.00

$ 1,011,617.00

$ 1,011,617.00

$ 1,011,617.00

$ 1,011,617.00

1504-7 Convenio 30-81-08 CONVENIO 9,812,927.00

$ 9,812,927.00

$ 9,812,927.00

$ 9,812,927.00

$ 9,812,927.00

36013-000048-2 CLOPAD Fondos Oficiales * 4,304.00

$ 4,304.00

$ 4,304.00

36013-000055-5 10% Segur.Soc.Gestor.Cultur * 90,000.00

$ 7,758,893.00

$ 18,575,860.50

$ 18,580,164.50

$ 90,000.00

1169 Convenio Salud CONVENIO 29.16 $ 29.16

$ 29.16

$ 29.16

$ 29.16

1321-3 Regimen Subsidiado * 103,814.07

$ 103,814.07

$ 103,814.07

$ 103,814.07

$ 103,814.07

1468-2 Conv 60-04 Const. Pold Es San CONVENIO 4,501.25

$ 4,501.25

$ 4,501.25

$ 4,501.25

$ 4,501.25

105015838 Convenio Feria de la Piña CONVENIO 1,504.00

$ 1,504.00

$ 1,504.00

$ 1,504.00

$ 1,504.00

288-23818234 Preven Farmacodepen y medi CONVENIO 42,456.46

$ 42,456.46

$ 42,456.46

$ 42,456.46

$ 42,456.46

0205-924585-4 Barrido Nuevo Sisben III * 299.90

$ 13,029,755.00

$ 299.90

$ 299.90

$ 299.90

051148765001 Multas de transito * 8,889.30

$ 8,889.30

$ 8,889.30

$ 8,889.30

$ 8,889.30

511489765002 Conv Mejor y Mto Aeropuerto CONVENIO 24,820,061.00

$ 24,820,061.00

$ 24,820,061.00

$ 24,820,061.00

$ 2,232,808.00

51288-3 Inv 28% SGP * 6.14 $ 1,540.33

$ 1,540.33

$ 1,540.33

$ 6.14

51465-7 Ahorro ETESA * 1,094.34 $ 60,753,628.51

$ 1,094.34

$ 1,094.34

$ 1,094.34

1428-6 Convenio Sisben CONVENIO 4.10

$ 1,028.17

$ 1,028.17

$ 1,028.17

$ 4.10

1487-2 Colegio portugal Fase 3 CONVENIO 0.01

$ 1.39

$ 1.39

$ 1.39

$ 0.01

1482-3 Festival Mandarina CONVENIO 70.49

$ 70.49

$ 70.49

$ 70.49

$ 70.49

1494-8 Conv Via paraguay la Cabaña CONVENIO 0.79

$ 198.18

$ 198.18

$ 198.18

$ 0.79

105-53197-4 Fondos Comunes SGP * 9,999.97

$ 113,967,258.04

$ 9,999.97

$ 9,999.97

$ 9,999.97

020051148765000 Mejor Plod San Nicolas CONVENIO 78.77 $ 78.77

$ 78.77

$ 78.77

$ 78.77

105-53150-3 Ahorro Cultura SGP * 5,000.00 $ 7,105,843.37

$ 5,000.00

$ 5,000.00

$ 5,000.00

105-53151-1 Ahorro Otros Sectores SGP * 15,000.00 $ 76,514,466.95

$ 15,000.00

$ 15,000.00

$ 15,000.00

482-0003217 Atencion primera infancia * 137,784.68

288-074797-02 Atencion Emerg Caminos CONVENIO 618.56 $ 618.56

$ 618.56

$ 618.56

$ 618.56




INFORME DEFINITIVO


288-07659-71 A.Pl Palo Llana Aguad Puyan CONVENIO 632.42 $ 632.42

$ 632.42

$ 632.42

$ 632.42

288-087654-79 Cam Sar Zaragoza Victo CONVENIO 16,843.01 $ 16,843.01

$ 16,843.01

$ 16,843.01

$ 16,843.01

288-087656-01 Cam Punto Santo Domingo CONVENIO 73.79 $ 73.79 $ 73.79 $ 73.79 $ 73.79

Total de cuentas inactivas cuarenta y ocho (48). De acuerdo a la anterior relación se evidenció la existencia de la cuenta N°287-526108-66 PAVIMENTACION VIAS URBANAS que actualmente se encuentra inactiva y representa un saldo de $39.774.805 del cual fue objeto de observación y de revisión de la cual arrojo que el Banco Bancolombia certificó algunas cuentas que se cancelaron de las cuales dicha cuenta mencionada se encuentra cancelada pero que no se le ha realizado el debido y respectivo proceso de saneamiento al igual que el resto de las cuentas. De las revisadas 48 cuentas inactivas, solo doce cuentas se encuentran con ficha de posible depuración y saneamiento contable. OBSERVACION DE AUDITORIA N° 022 DESCRIPCIÓN No obstante en el proceso de la auditoría se considera relevante dejar como observación de tipo administrativo, ya que a la fecha se persiste con las cuentas incidencias mencionadas y es de vital importancia hacer cumplir las acciones establecidas en el Plan de mejoramiento aprobado el 12 de junio del 2104, en el trascurso de la revisión y ejecución de la auditoría se hicieron allegar y que como es compromiso de la administración deberá apersonarse del saneamiento contable de la Administración.



VALOR ($)


RESPUESTA POR DEL ENTE AUDITADO <<Frente a las prescripciones se viene haciendo una tarea desde la oficina de cobro coactivo que no ha sido fácil dado que los impuestos que se prescribieron fue porque realmente no había otra instancia a tomar pues no habían mandamientos de pagos de esas fecha del 2003 al 2007 de los mismos y por ley ya no se podía dilatar mas el proceso de la prescripción, sin embargo esta administración contrato para apoyar la gestión en ese tema dos personas con las cuales se han logrado enviar liquidaciones y mandamientos de pago a los predios y comparendos a punto de prescribir por tiempo. Es de anotar que es una preocupación grande de la Secretaría de Hacienda Municipal es lograr reestructurar esta oficina pues es indudablemente donde se generan ingresos para el municipio. A la fecha se han depurado 26 cuentas de bancos de las 48 cuentas inactivas. Por lo anteriormente expuesto, solicitamos sea retirada la observación.>>

CONCLUSIÓN DEL EQUIPO ADITOR Se deja en firme el hallazgo administrativo, y se reitera el compromiso de la administración en el cumplimiento de las acciones correctivas en el Plan de




INFORME DEFINITIVO


Mejoramiento para subsanar y mitigar los riesgos financieros para la veracidad, funcionalidad de la administración Municipal. En la realización de la auditoría la Administración aportó como soporte la resolución N° 064 de Abril 30 del 2012, por el cual se crea y se asigna las funciones al comité técnico sostenibilidad del sistemas contable, actas de reuniones de sostenibilidad contable realizadas en el trascurso del año . RENTAS PORCOBRA Las cuentas por cobrar se encuentran constituidas por impuesto predial, vigencia actual por $ 889.303.050 vigencias anteriores por $ 927.820.481 e industria y comercio por $196.0290.177. Impuesto Predial Se verificó que la administración municipal realizó los siguientes recaudos en la vigencia 2012 y la vigencia 2013, evidenciando así que disminuyó en un 10% en la vigencia 2013 en lo recaudado en el 2012.

AÑO 2012 AÑO 2013 DIFERENCIAS

$927.820.481 $889.303.050 $38.517.431

Impuesto industria y comercio Para el recaudo de industria y comercio la administración presentó un comportamiento positivo, esto se suma a que la administración a través de la Secretaria de Hacienda logró acuerdos con los contribuyentes y que en cuotas pendientes de pago se consiguió que dichos contribuyentes declararan.

AÑO 2012 AÑO 2013 DIFERNCIAS

$14.753.475 $196.0290.177 $181.266.702

INFORME DE GESTION DE CARTERA Durante el año 2013 la Secretaria de Hacienda presentó la gestión realizada de cobro con cartera morosa y con cartera vigente, se evidenció que se expidieron notificaciones de cobro a morosos, liquidaciones oficiales, mandamientos de pago, resoluciones de no prescripción de impuesto y demás. Se realizó una disminución de intereses autorizada por la ley 1607 de 2012, del cual se notificó a través de medio de comunicación tales como: radio y demás invitando y promulgando la ley donde hablaban de la rebaja hasta del 80% en pago de contado y el 50% para realizar acuerdos de pago, lo que conllevó a que en el año 2013 el recaudo de impuesto predial de vigencias anteriores llegara a un valor de $543.419.195 y se lograra bajar ese indicador, obteniendo un recaudo total de $1093.285.000, comparado con el año anterior que fue de $898.564.000,. El impuesto de industria y comercio en la vigencia fiscal se hizo un censo donde se notificó en más de 270 contribuyentes, se envió cobro persuasivo a los comerciantes se pudo llegar a un recaudo de $ 1.473.000.000, se realizó una labor exhaustiva en cuanto al impuesto de publicidad visual exterior, pues en el área del aeropuerto donde se encontraban estaban invadidas de vallas, las cuales no contribuían al municipio, alcanzando a recaudar alrededor de $50.000.000 por ese concepto. Impuesto Predial La Administración presentó a través de Resolución N°004 del Diciembre 13 del 2013, la exclusión del impuesto predial Unificado predios de Propiedad del municipio de Lebrija.




INFORME DEFINITIVO


PRESCRIPCION DE IMPUESTO PREDIAL UNIFICADO 2013. Durante la vigencia fiscal 2013, se realizaron las siguientes 22 prescripciones por petición de los contribuyentes, expidiendo las siguientes resoluciones de prescripción, de los siguientes predios:

CONSECUTIVO NOMBRE DEL CONTRIBUYENTE No. PREDIAL No. RESOLUCION

AÑOS PRESCRITOS VALOR

1 LIBIA STELLA VERA COTE 0000-00040053000

037 DEL 04 DICICEMBRE DE 2013

2008 639,600.00

2 EMPOSAN-EMPRESAS SANITARIAS

0100-00780003000

028 DEL 23 DE MAYO DE 2013

1999 HASTA 2008

8,887,200.00

3 HERNANDO ESPARZA ESPARZA

0000-00040106000


1993 HASTA 2006

596,800.00

4 SOFIA VERA VILLAMIZAR 0000-00110079000


1992 HASTA 1994

26,800.00

5 CLAUDIA MARCELA PEREZ MENDOZA

0000-00100071000


2004 HASTA 2007

1,375,600.00

6 GERMAN RUEDA GOMEZ 0100-01310002902


1999 HASTA 2006

250,400.00

7 YESID ALEXANDER MATEUS GONZALEZ

0000-00040163000


2003 HASTA 2004

227,800.00

8 RAMON MOGOLLON OSORIO

0100-00980010000

025 DEL 22 DE ABRIL DE 2013

1996 HASTA 2005

243,400.00

9 CARLINA QUINTERO ALARCON

0000-00020230000


2006 54,000.00

10 ANA DE DIOS PORTILLA ROMERO

0000-00100046000


2000 HASTA 2007

355,600.00

11 TRINO CASTILLO BELTRAN 0000-00100046000


AÑO 2005 46,400.00

12 ELIDE ESPARZA DOMINGUEZ

0100-00020012000


2006 HASTA 2007

126,000.00

13 ANA ROSA RAMIREZ LOPEZ 0000-00020103000


2007 36,600.00

14 ROSA ALARCON GALVIS 0000-00020062000


2005 HASTA 2007

175,800.00

15 CARMEN SOFIA ALVAREZ ACEVEDO

0000-00090196000


2003 151,200.00

16 ABEL RODRIGUEZ RAMIREZ 0000-00020132000

016 DEL 21 DE MARZO DE 2013

2003 HASTA 2007

213,200.00

17 OLEGARIO RINCON TARAZONA

0100-00970009000


1998 HASTA 2004

238,700.00

18 JAIME TOSCANO GALVIS 0000-00060308000


2006 35,400.00

19 LETICIA HERRERA OLIVEROS

0100-01370006000


2007 51,000.00

20 IGLESIA CRISTIANA CUADRANGULAR

0100-00430006000


2006 HASTA 2007

145,000.00

21 IGLESIA CREISTIAN CUADRANGULAR

0100-00430007000

012 DE 01 DE MARZO DE 2013

2000 HASTA 2007

2,230,000.00

22 MUNICIPIO DE LEBRIJA 0100-01210002000

011 DEL 22 DE FEBRERO DE 2013

2000 HASTA 2007

603,200.00

23 FRANCISCO IGNACIO GOMEZ GAMARRA

0000-00030180000


PRIMER SEMESTRE 2008

732,100.00

24 GONZALO ARDILA SERRANO

0100-00120004000


2003 113,600.00

TOTAL PRESCRIPCIONES REALIZADAS EN LA VIGENCIA 2013 17,555,400.00

Las deudas presentadas en virtud de las prescripciones corresponde a obligaciones generadas entre los años del 2003 al 2007, periodos de los cuales no se llevaron a cabo las gestiones respectivas de cobro por parte de las administraciones. Es por eso que de acuerdo a los planteamientos presentados y teniendo en cuenta lo que se evidencio en trabajo de campo, este ente de control presume una posible observación tipo administrativa con incidencia fiscal por valor de $17,555,400.00, correspondiente a 24 resoluciones emitidas en la vigencia 2013, trasgrediendo los principios establecidos en el art 6 de la ley 610 del 2000.




INFORME DEFINITIVO


En la realización de la auditoria se evidenció que se presentó prescripciones de impuesto predial unificado en la vigencia 2013 y que en auditoría realizada en vigencia del 2012, se hizo una observación de tipo disciplinario y fiscal para la ex -alcaldesa de la administración anterior y administrativo para el actual alcalde y que dicho hallazgo quedo en el PLAN DE MEJORAMIENTO que fue aprobado el 10 de junio del 2014, por el cual la administración deberá tomar las medidas correctivas de forma inmediata para mitigar y minimizar las prescripción de comparendos. Dicho lo anterior la Administración a través de la Secretaria de hacienda deberá asumir el compromiso de mitigación y acción correctiva inmediata que se establecieron en el Plan de mejoramiento aprobado y a través de la oficina de Control interno deberá realizar los respectivos seguimientos al proceso. Comparendos Se verifico la gestión del cobro de comparendos de la vigencia 2013 y sus debidas notificaciones y emplazamientos a los deudores y compromisos de pago, como también la actualización de datos y se encontró que para el caso de los comparendo de transito se presentó negligencia en la gestión de cobro y recaudo de los comparendos, ya que se prescribió $ 34.913.869.oo para la vigencia del 2013, generando daño fiscal para la administración durante la vigencia 2013. PRESCRIPCION DE COMPARENDOS Revisada la información de los comparendos generados en la vigencia 2012 y 2013 la Alcaldía de Lebrija, reporta y adjunta el listado de las prescripciones de comparendos. La ejecución de las sanciones de comparendos que se impongan por violación de las normas de tránsito, estará a cargo de las autoridades competentes donde se infringido la ley de tránsito. Es de recordar que el código contencioso administrativo en su artículo 38 expone que salvo disposición especial en contrario, la facultad que tiene las autoridades administrativas para imponer sanciones caduca a los tres años producido el acto que llegase a ocasionarse.

Nombre infractor numero de Cedula

N° comparendo

fecha del comparendo No. RESOLUCION

FECHA DE RESOLUCION VALOR

1 PEDRO ALONSO REYES BAEZ

91074012 390665 26 DE JULIO DE 2004 CO-001

22 DE ENERO DE 2013

223,744.00

2 JOSE DEL CRISTO ROSAS 5589707 476363

15 DE OCTUBRE DE 2004 CO-002

24 DE ENERO DE 2013

447,800.00

3 LUIS VASQUEZ URIBE

91043637 572110

08 DE ENERO DE 2006 CO-003

29 DE ENERO DE 2013

238,444.00

4 LUIS VASQUEZ URIBE

91043637 623530

25 DE JUNIO DE 2005 CO-004

29 DE ENERO DE 2013

204,000.00

5 MIGUEL ANGEL LEON 6355843 456844

11 DE FEBRERO DE 2003 CO-005

29 DE ENERO DE 2013

166,005.00

6 LUIS ANTONIO BERMUDEZ

14318635 567396 30 DE MAYO DE 2005 PR-005

13 DE FEBRERO DE 2013

238,444.00

7 WILSON SIERRA DAZA

80540660 1241629

02 DE NOVIEMBRE DE 2006 CO-006

29 DE ENERO DE 2013

204,000.00

8 RAUL FERNANDO NAVAS URREA

13703099 1563

05 DE AGOSTO DE 2006 PR-006


95,625.00

9 HENRY ALONSO RINCON 5670816 575144

11 DE OCTUBRE DE 2005 PR-007


190,750.00

10

JOSE FLAVIO GARCIA RODRIGUEZ

79408653 1661317



165,631.00

11 RONALDO DURAN JARAMILLO

79768514 452058

24 DE DICIEMBRE DE 2004 CO-012

04 DE MARZO DE 2013

223,744.00




INFORME DEFINITIVO


12 RONALDO DURAN JARAMILLO

71768514 452059


04 DE MARZO DE 2013

119,330.00

13 MIGUEL ANGEL ALVARADO

13721629 572443

20 DE MARZO DE 2006 CO-014

05 DE MARZO DE 2013

255,000.00

14 GERMAN CHAPARRO ORTIZ

10169621 1239728

19 DE AGOSTO DE 2006 CO-015

06 DE MARZO DE 2013

510,000.00

15 GERMAN CHAPARRO ORTIZ

10169621 1545520

17 DE AGOSTO DE 2007 CO--016

06 DE MARZO DE 2013

542,137.00

16 JAIRO ENRIQUE PLATA SERRANO 5670503 1053328 17 DE ABRIL DE 2007 CO-017

22 DE MARZO DE 2013

271,069.00

17 JAIRO ENRIQUE PLATA SERRANO 5670503 2245


22 DE MARZO DE 2013

153,830.00

18 GERMAN DANIEL ROBLES ESPINOSA

91251374 1239745


22 DE MARZO DE 2013

408,000.00

19

JOSE JOAQUIN FONTECHA DUARTE

91201414 620709 12 DE JULIO DE 2005 CO-020

22 DE MARZO DE 2013

381,500.00

20


91201414 475566


22 DE MARZO DE 2013

357,990.00

21


91201414 232155


22 DE MARZO DE 2013

357,990.00

22 WILSON ANTONIO SANCHEZ TAMAYO

98568481 567682 29 DE JULIO DE 2005 CO-023

22 DE MARZO DE 2013

238,444.00

23 HERMES FLORES BADILLO

13802458 568936 4 DE JULIO DE 2005 CO-024

11 DE ABRIL DE 2013

238,444.00

24 ENRIQUE VILLALBA ARGUELO

91227200 2463457 24 de Marzo de 2010 CO-025

22 DE ABRIL DE 2013

257,500.00

25

MANUEL NADIN RODRIGUEZ SANTOS

91215584 231058 11 de febrero de 2004 CO-026

22 DE ABRIL DE 2013

178,995.00

26 PEDRO ALFONSO GOMEZ SUAREZ

13352213 153572 24 de Febrero de 2004 CO-027

22 DE ABRIL DE 2013

223,744.00

27

HUGO LIBARDO PORTILLA CAGUAZANGO 5212194 475681

28 de noviembre de 2004 CO-028

22 DE ABRIL DE 2013

223,774.00

28 GABRIEL CABRA PINTO 7227785 474884

21 de noviembre de 2004 CO-029

22 DE ABRIL DE 2013

223,774.00

29 ALIRIO CASTILLO TOLOZA

1096200833 4809 13 de abril de 2010 CO-030

22 DE ABRIL DE 2013

257,500.00

30

NAPOLEON MALDONADO SALAZAR 5564094 2138982 14 de agosto de 2009 CO-031

24 DE ABRIL DE 2013

310,600.00

31 JOHNATAN BETANCUR SOTO

1088250727 1053781 05 de Noviembre CO-032

02 DE MAYO DE 2013

216,850.00

32

LEOPOLDO RODRIGUEZ NAVAS

13826760 1239833 22 de Sept de 2006 CO-033

02 DE MAYO DE 2013

510,000.00

33


91201414 0-764

02 de Octubre de 2003 CO-034

02 DE MAYO DE 2013

207,506.00

34


91201414 227778 27 de Julio de 2005 CO-035

02 DE MAYO DE 2013

127,170.00

35


91.201414 1545215 11 de Sep de 2007 CO-036

02 DE MAYO DE 2013

271,069.00

36 DARIO JOSE ORTIZ VIDAL

88281138 4870 15 de Abril de 2010 CO-037

03 DE MAYO DE 2013

257,500.00

37 JHONATAN RAMIREZ RAMIREZ

1099366917 2133474


03 DE MAYO DE 2013

310,557.00


1099366917 3048

21 de Diciembre de 2009 CO-039

3 DE MAYO DE 2013

310,557.00


1099366917 1991597

25 de Septiembre de 2009 CO-040

3 DE MAYO DE 2013

248,450.00

40 LUIS FERNANDO BERNAL

13006303 152178

09 de Noviembre de 2004 CO-041

3 DE MAYO DE 2013

223,744.00

41 NELSON JAVIER MENDOZA

91184986 661452 13 de Mayo de 2003 CO-042

3 DE MAYO DE 2013

207,506.00




INFORME DEFINITIVO



91184986 663366 10 de Marzo de 2003 CO-043

3 DE MAYO DE 2013

207,506.00


91184986 0-709 8 de Sept de 2003 CO-044

3 DE MAYO DE 2013

415,013.00


91184986 0-679 06 de Agosto de 2003 CO-045

3 DE MAYO DE 2013

207,506.00

45 FERNANDO MORA CESPEDES

18387756 475689

5 de Diciembre de 2004 CO-046

3 DE MAYO DE 2013

178,995.00

46 SERGIO ANDRES QUINTERO

1098619282 1237539 11 de Agosto de 2006 CO-047 7 DE MAYO DE 201

136,000.00

47

CESAR AUGUSTO ORDOÑEZ FIGUEROA

91179270 390829 06 de Sept de 2004 CO-048

7 DE MAYO DE 2013

223,744.00

48

CESAR AUGUSTO ORDOÑEZ FIGUEROA

91179270 389837 01 de Sept de 2004 CO-049 7 DE MAYO DE 2013

223,744.00

49 JOSE NELSON HERRERADEZ 5670759 252692 02 de abril de2004 CO-050

17DE MAYO DE 2013

178,995.00

50

PABLO JULIO FLOREZ RODRIGUEZ 5685211 2132810


30 DE MAYO DE 2013

310,600.00

51

PABLO JULIO FLOREZ RODRIGUEZ 5685211 2139827


30 DE MAYO DE 2013

310,600.00

53 LUCY PATRICIA DIAZ CUADROS

63322251 4337 28 de Febrero de 2010 CO- 053

14 DE JUNIO DE 2013

515,000.00

54 GEINER LOBO LOBO 4984357 229240

11 de Noviembre de 2004 CO- 054

14 DE JUNIO DE 2013

223,774.00

55 GEINER LOBO LOBO 4984357 477158

09 de Noviembre de 2004 CO-55

14 DE JUNIO DE 2013

357,990.00

56

RAFAEL DARIO RONCON CHANCON

13439356 821

12 de diciembre de 2003 CO- 56

17 DE JUNIO DE 2013

207,506.00

57 OLINTO AGUILAR HERRERA 2112687 621315 21 DE MAYO DE 2005 CO-57

28 DE JUNIO DE 2013

381,500.00

58 JORGE ENRIQUE ALVAREZ

13537443 475925

16 DE NOVIEMBRE DE 2004 CO- 58

28 DE JUNIO DE 2013

357,990.00

59 JULIO ROBERTO ORJUELA

13,812,016 452881


16 DE JULIO DE 2013

447,488.00

60 FABIAN LEONARDO MORENO RIVERA

91,179,083 227779 27 DE JULIO DE 2005 CO-60

16 DE JULIO DE 2013

238,444.00

61 FRANCISCO PABON LEAL

1,099,365,826 2493277


19 DE JULIO DE 2013

238,344.00

62

JOSE LUIS GRATERON MARTINEZ

13,535,532 476843


19 DE JULIO DE 2013

178,995.00

63 WILLIAM FLOREZ MARTINEZ

16,744,567 476151


23 DE JULIO DE 2013

447,488.00

64

JOSE ALFREDO PEREZ BOHORQUEZ

91,238,595 2461066

17 DEOCTUBRE DE 2010 CO-063

31 DE JULIO DE 2013

515,000.00

65 WILLIAM FLOREZ MARTINEZ

16,744,567 476151


23 DE JULIO DE 2013

447,488.00

66 GILBERTO ALVARADO ORTIZ

13,840,588 450803


29 DE JULIO DE 2013

476,888.00

67 ALEJANDRO BERMUDEZ

91,001,499 573225 06 DE MAYO DE 2006 CO-65

13 DE AGOSTO DE 2013

204,000.00

68

LUIS ANTONIO AVELLANEDA MARTINEZ

13,643,633 567554 24 DE ABRIL DE 2005 CO-66


190,755.00

69

LUIS ALBERTO BLANCO HERNANDEZ

91,321,214 457665



207,506.00

70 FABIANO BLANCO TRIANA

91,271,0 2461088



515,010.00




INFORME DEFINITIVO


47

71 OLMAN NARANJO SUAREZ

91,107,625 624053



381,510.00

72 JOSE YIMMY FLOREZ

91,481,422 437 11 DE MAYO DE 2003 CO-70

02 DE SEPTIEMBRE DE 2013

207,506.00

73 SAMUEL PABON PABON

91,467,914 475438



178,995.00

74 JAIME ENRIQUE COBOS CARDOZO

91,257,112 476011



178,995.00

75 OLFAN EFREN RUIZ CACERES

18,215,248 1550559



230,750.00

76 MARCO ANTONIO SUAREZ SIERRA

91,492,671 475311



119,330.00

77 WILLIAM GOMEZ LEON

91,493,668 663978



166,005.00

78 ALDEMAR VARON GUZMAN

14,208,440 476200



223,744.00

79 RUBIEL CAICEDO SANTAMARIA

16,626,107 620780



190,755.00

80

JOSE GILBERTO CIFUENTES BRICEÑO

1,072,644,114 1239923



204,000.00

81 CARLOS ANDRES BECERRA

13,538,879 569324

08 DE SEPTIEMBRE DE 2005 CO-79

19 DE SEPTEIMBRE DE 2013

381,500.00

82 HENRY FAJARDO DONADO

18,920,868 196596 10 DE JULIO DE 2003 CO-80


207,506.00

83 JOAQUIN ROBERTO

1,034,419

572095-A



238,444.00

84 LIBARDO BERMUDEZ PINTO

91,181,702 2493286

04 DE ABRIL DEL 2010 CO-82


515,000.00

85 OMAR LEAL MENESES

13,746,328 2134369



248,450.00

86 OSWALDO LEAL MENESES

13.537.604 1545181 19 DE JULIO DE 2008 CO-84

01 DE OCTUBRE DE 2013

123,067.00

87 JULIETH CELIS CAMARGO

37.840.261 1302



238,444.00

88 JUAN DE DIOS ARENALES

5.707.114 2137908



496,900.00

89 CARLOS EDUARDO DUARTE BUENO

91.353.881 477339



178,995.00

90 OSCAR EMILIO PEÑARANDA

13360792 1661342



496,900.00

91

ARLEY EDUARDO MARTINEZ SANCHEZ 8828592 229081



447,788.00

92

CARLOS ALEXANDER CASTILLO CATAÑO

91439780 572167 06 DE ABRIL DE 2006 CO-90


408,000.00

93

GABRIEL ALQUICHIRE SERRANO

13536439 75



415,013.00

94

WILMAN ARMANDO MOSQUERA RINCON

13512782 2137571


12 DE NOVIEMBRE DE 2013

248,450.00

95 ROBINSON RODRIGUEZ

91285792 0.509 15 DE MAYO DE 2003 CO-93


415,013.00




INFORME DEFINITIVO


PIMENTEL

96

ROBINSON RODRIGUEZ PIMENTEL

91285792 0-510 15 DE MAYO DE 2003 CO-94


207,506.00

97

ROBINSON RODRIGUEZ PIMENTEL

91285792 283823 18 DE MAYO DE 2003 CO-95


110,670.00

98 LUIS ANTONIO PACHECO

88241387 1548692



461,500.00

99 FREDDY ROBLES MURCIA

91269224 1545792 29 DE ABRIL DE 2008 CO-97


461,500.00


91269224 620577



101,733.00


91269224 1551522



461,500.00

102 VICTOR MANUEL CUBILLOS RIOS

91071529 226737



238,444.00

103 JINA OLIVEROS MATAJIRA

21182957 1733



271,069.00

104 JAIME DIAZ DULCEY

91259351 228250 24 DE ABRIL DE 2005 CO-102


190,755.00

105 MIRLLAN MORENO MORALES

96361285 3652


02 DE DICIEMBRE DE 2013

137,333.00

106 MIRLLAN MORENO MORALES

96361285 3651



257,500.00

107

ALCIBIADES DE JESUS SERNA DURANGO

71628034 1057920 26 DE JULIO DE 2007 CO-105


433,700.00

108

CRISTOBAL SARABIA TARAZONA

88142888 476742



95,464.00

109


88142888 624520



101,733.00

110

CESAR AUGUSTO CASTELLANOS CELIS

13479341 624508 02 DE JULIO DE 2005 CO-108


190,755.00

111 HUGO ARMANDO CAMACHO ARDILA

91045249 390638



178,995.00

112 AURELIO LOPEZ MUÑOZ

84029678 1058557 12 DE JULIO DE 2007 CO-110


433,700.00

113 FABIO RUIZ ROJAS 91290052 452758



178,995.00

114 JOSE YOVANY AMADO MEDINA 4232695 1239901



510,000.00

115


88142888 572457 24 DE ABRIL DE 2006 CO-113


136,000.00

116 JOSE HUMBERTO LOZADA VARON

79663790 571939



381,500.00

117 JULIO OCTAVIO ACUÑA RESTREPO

91476370 1975



288,432.00

118 JOSE ORLANDO REYES NIÑO

91178821 2464188



772,500.00

119 RICAURTE ARDILA RAMIREZ

1095910838 2135189



248,450.00

120 RODOLFO BECERRA PINILLA

13801198 452544



357,990.00

121 MARINO MARULANDA SOTO 8268738 0.138



415,013.00

122 ISRAEL DELGADO 91426099 569463



190,750.00

123

HUGO BALLESTEROS PINZON

91431564 623760



101,736.00

124

MANUEL FERNANDO SERRANO PATIÑO

1099364964 4708 05 DE MAYO DE 2010 CO-122


$ 515,000.00

TOTAL DE COMPARENDOS PRESCRITOS VIGENCIA 2013 $ 34.913.869.00




INFORME DEFINITIVO


Se revisó una muestra de los comparendos realizados en al vigencia 2013 donde se evidencia el trámite de la ejecución de comparendos ficha, certificación y el informe de tránsito de los comparendos, notificación de mandamientos de pago, auto mandamiento de pago, solicitud de prescripción, resolución de prescripción de cobro coactivo administrativo por infracciones de tránsito.

RECAUDO INTERNO ALCALDIA DE LEBRIJA 2013

MES VALOR TOTAL MUNICIPIO SIMIT 55% SIMIT 10 %

ENERO 2,805,180.00 1,262,331.00 1,542,849.00 -

FEBRERO 6,833,624.00 3,484,090.80 3,258,653.20 90,880.00

MARZO 2,889,200.00 1,467,270.00 1,384,790.00 37,140.00

ABRIL 5,974,599.00 3,159,495.00 2,710,454.00 104,650.00

MAYO 5,756,533.00 3,418,935.00 2,153,488.00 184,110.00

JUNIO 3,969,984.00 2,182,673.00 1,699,271.00 88,040.00

JULIO 11,494,900.00 5,736,510.00 5,633,100.00 125,290.00

AGOSTO 13,216,301.00 6,955,965.00 6,036,196.00 224,140.00

SEPTIEMBRE 16,016,061.00 8,813,867.80 6,845,162.00 357,031.20

OCTUBRE 13,466,545.00 6,798,740.00 6,503,628.00 164,177.00

NOVIEMBRE 11,497,930.00 6,485,123.00 4,754,462.00 285,345.00

DICIEMBRE 12,172,505.00 6,062,942.00 5,979,493.00 130,070.00

TOTAL 106,093,362.00 55,827,942.60 48,501,546.20 1,790,873.20

La Alcaldía de Lebrija reporto un total de recudo de $ 106.093.362.00 de los cuales $48.501.546.20 equivalente al 55 % recaudo en carreteras, $1.790.873.20 equivalente a 10% recaudado del área local. Reporte por parte del SIMIT:

RECAUDO EXTERNO 2013

MES MUNICIPIO

ENERO 18,934,968.95

FEBRERO 15,103,987.65

MARZO 12,129,951.15

ABRIL 17,759,927.10

MAYO 17,082,302.35

JUNIO 16,544,119.65

JULIO 13,423,632.30

AGOSTO 16,272,056.55

SEPTIEMBRE 17,360,010.75

OCTUBRE 20,099,985.60

NOVIEMBRE 19,771,645.20

DICIEMBRE 16,720,199.40

TOTAL 201,202,786.65

En la realización de la auditoria se evidenció que se presentó prescripciones en la vigencia 2013 como se había mencionado pero en auditoría realizada en la vigencia del 2012, se hizo una observación de tipo disciplinario y fiscal para la ex -alcaldesa de la administración anterior y que dicho hallazgo quedo en el PLAN DE MEJORAMIENTO que fue aprobado el 10 de junio del 2014, por el cual la




INFORME DEFINITIVO


administración deberá tomar las medidas correctivas de forma inmediata para mitigar y minimizar las prescripción de comparendos. Dicho lo anterior la Administración a través de la Secretaria de hacienda deberá asumir el compromiso de mitigación y acción correctiva inmediata que se establecieron en el Plan de mejoramiento aprobado y la oficina de Control interno deberá realizar el respectivo seguimiento al proceso. PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO Edificaciones La ALCALDIA DE LEBRIJA, presento el Acuerdo N° 026 del 03 septiembre del 2013, por el medio del cual se autoriza al alcalde del Municipio, a celebrar contrato de comodato. Se examinó el reporte según libros de contabilidad de $10.811.367.000 para la vigencia $10.728.713.000 para la vigencia 2012, aumentando los inventarios, con una diferencia de $ 82.254.000, razón por la cual se realizó revisión de la maquinaria que posee la entidad corroborando la hoja de vida de los respectivo vehículos, se aplicó una observación del estado actual de los mismos corroborando la legalización de la adquisición de los vehículos, SOAT, tarjeta de propiedad, placas, y si se encuentran exonerados de pagos de impuestos, verificando a si su capacidad operacional y el reconocimiento de los bienes a cargo de la administración como se presente en el siguiente cuadro:

REVISION Y ESTADO ACTUAL DE VEHICULOS A CARGO DEL MUICIPIO DE RIO LEBRIJA

VEHICULOS

LICENCIA DE TRANSITO

SEGUROS DE VEHICULOS

IMPUESTO MUNICIPAL

OBSERVACIONES

DESCRIPCION PLACA V/R UNT

UBICACIÓN SI NO SI NO SI NO

CAMIONETA DE RODEO CHEVROLET

OGW148 planeación X X

la camioneta reposa en los patios de la administración .La administración certifico el día 13 de Junio del 2013,que no se encontró el expediente del vehículo ya que la administración anterior no realizo el empalme.

MOTOCICLETA DT-125DS YAMAHA

PWF67A

$ 4.099.052

secretaria de gobierno

Se evidencia licencia de transito, certificación técnico mecánica

MOTONIVELADORA CATERPILAR planeación

revisado los expedientes se encontró que motoniveladora no cuenta con ningún tipo de expediente o documento alguno que que certifique que la propiedad de la alcaldía de




INFORME DEFINITIVO


Lebrija

CAMIONETA TOYTOTA DOBLE CABINA HILUX OCH103 X

revisada la carpeta de la camioneta toyota hilux, se encontró licencia de tránsito, póliza de seguridad de daños corporales

CARGADOR DRESSER 515B

revisado los expedientes se encontró que el cargador no cuenta con ningún tipo de expediente o documento alguno que certifique que la propiedad de la alcaldía de Lebrija

MOTOCICLETA HONDA XVR34A

secretaria de gobierno X

la motocicleta tiene reviso tecno mecánico y licencia de transito

VOLQUETA BLANCA OCH106 Planeación X

la carpeta carece de documentación que permita tener claro la información se desea examinar en el expediente

VOLQUETA AZUL OCH 107 Planeación X

la carpeta carece de documentación que permita tener claro la información se desea examinar en el expediente

VOLQUETA BLANCA C-70 OSA118 General X x

en el expediente de la volqueta reposan la escritura pública N° 3382, seguros del estado, revisión tecno mecánica, póliza de seguro

Revisado los vehículos del Municipio de encontró que en la entrega de una Administración a otro no se hizo el respectivo empalme y no se encontró expedientes completos de los vehículos evidenciados en el cuadro anterior, como es cierto no se exonera de responsabilidad el hecho que no se encontraron lo seguros y es de vital importancia y gravedad en caso de accidentes.




INFORME DEFINITIVO


OBSERVACION DE AUDITORIA N° 023 DESCRIPCIÓN De acuerdo a lo revisado y lo evidenciado en el proceso auditor se considera un hallazgo administrativo ya que la administración actual deberá esforzarse y es de responsabilidad recolectar la documentación pertinente de los expedientes de los vehículos a cargo del Municipio.



VALOR ($)


RESPUESTA POR DEL ENTE AUDITADO <<Conforme a este ítem, me permito presentar las siguientes apreciaciones tendientes a desvirtuar el presente OBSERVACION: La Oficina Asesora de Planeación, tiene a su cargo el siguiente parque Automotor: Volqueta Doble Troque OCH-107, Volqueta Sencilla OCH-106, Motoniveladora, Cargador. Respecto a las dos Volquetas (Doble Troque OCH-107 y Volqueta Sencilla OCH-106) los documentos que certifican la legalidad y propiedad de los vehículos se encuentran en la Oficina Asesora de Planeación. Anexamos cuatro (4) folios a la presente En lo que corresponde a la Motoniveladora Caterpillar y Cargador Dresser, se realizara la búsqueda en las demás oficinas para verificar los soportes de legalidad de la maquinaria, haciendo un énfasis que la misma es de modelos antiguos y en el momento del empalme no se entregaron dichos documentos, sin embargo se realizará la búsqueda requerida>>

CONCLUSIÓN DEL EQUIPO AUDITADO: Se deja en firme el hallazgo administrativo y se le reitera a la administración la responsabilidad que deberá ser tener de forma oportuna y diligente los expedientes de los vehículos, dejando actas que certifique y soporte el motivo del por qué no se pudiesen encontrar la documentación por cualquier que fuese los antecedentes de las administraciones anteriores.

Bienes Muebles inmuebles En la realización de la auditoria se tomó un muestra de los bienes muebles para evidenciar la identificación de los inventarios a través de estickers, código de identificación de los mismos, actualización de inventario en el software del cual se hizo un cruce de información con la oficina de contabilidad, y se verifico la legalización y entrega de inventarios a las diferentes oficinas y secretarias al cierre del 31 de diciembre del 2013 como su ubicación en cada una de las diferentes ares donde el reporte especificaba.




INFORME DEFINITIVO


A su vez en la realización de la inspección a la muebles enseres, se encontraron elementos de oficina para dar de baja que reposan en el parqueadero de la administración Municipal como se idéntica en el material fotográfico tomado por el equipo auditor.

Administración deberá hacer depuración y baja de elementos inservibles como las vallas, aires acondicionados y demás elementos a la intemperie dentro de las instalaciones de la Administración Municipal como se evidencia en el material fotográfico.

La Alcaldía de Lebrija certifico que durante la vigencia del 2013, no se realizaron baja de elementos inservibles certificado el 09 de junio del 2014, por ente se encontraron los siguientes elementos para dar baja y que reposan en el parqueadero de la Administración. .




INFORME DEFINITIVO


Se encontró en las instalaciones de la Administración Motocicleta Honda de placas XVR34A, y como se puede evidenciar en el registro fotográfico se encuentra en estado de inservible en los patios de la administración de Lebrija.

Se encontró en las instalaciones de la Administración Motocicleta YAMAHA de placas PWF67A, y como se puede evidenciar en el registro fotográfico se encuentra en estado de inservible en los patios de la administración de Lebrija.

Se evidenció que en el parqueadero de la Alcaldía se encuentran arrumados unas motocicletas que se hacen parte del convenio interadministrativo de cooperación de fecha de 24 de septiembre del 2009 entra la policía Nacional –Policía Metropolitana de Bucaramanga y el Municipio de Lebrija Anexo: evidencias fotográficas.




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OBSERVACION DE AUDITORIA N°024 DESCRIPCIÓN Se considera una Observación Administrativa ya que en la realización de la Auditoria se encontraron vehículos para dar de baja, bienes inmuebles en estado inservibles y demás elementos que reposan en el parqueadero de la administración de Lebrija, como a su vez unas motocicletas que se encuentran inservibles.



VALOR ($)


RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO: <<En cuanto a los bienes obsoletos o en mal estado, es preciso aclarar que muchos de ellos, muy a pesar de su obsolescencia, aún se encuentran en uso, puesto que la entidad no cuenta con los recursos para reemplazarlos, razón por lo que no se pueden dar de baja. Los bienes totalmente deteriorados y devueltos a la bodega, no se dieron de baja en el año 2013, porque en el mes de noviembre entró en vigencia la Ley de Garantías que de acuerdo con consulta hecha al Asesor Jurídico Externo, no permite las donaciones de estos bienes a entidades públicas, Ya se tienen listos los documentos para efectuar su transferencia a los entes públicos que han realizado la debida solicitud de estos bienes, lo cual podrá llevarse a cabo una vez se levante la mencionada Ley y el restante serán puestos a disposición de terceros conforme a los criterios establecidos por la normatividad vigente en la materia conforme a lo expresado en el decreto 1510 de 2013 y demás normas concordantes aplicables a la entidad respetando los principios de la contratación estatal como son la igualdad, la trasparencia y la escogencia objetiva del contratista. Por lo anterior solicitamos respetuosamente al equipo auditor retire la observación de tipo administrativo>>

CONCLUSIÓN DEL EQUIPO AUDITADO: Se deja en firme el hallazgo administrativo y se reitera el compromiso de la administración en la depuración de los elementos en estado obsoletos ya que es responsabilidad de la administración la actualización de sus inventarios. Así mismo la administración deberá dar cumplimiento de las acciones correctivas planteadas en el Plan de Mejoramiento para subsanar y mitigar los riesgos financieros para la veracidad y funcionalidad de la administración Municipal. PASIVO Revisado los pasivos en la vigencia 2013, ascendieron a $5.767.303.000 en comparación de la vigencia 2012 por $4.594.654.000 con una aumento del $1.172.649.000 se revisara los pagos efectuados por pagos de obligaciones laborales en la vigencia 2013 $7.398.000 en comparación de la vigencia 2012 del valor de $5.498.000 con un aumento de $1.900.000. Se hará diagnóstico del estado actual de las cuentas por pagar, para las cuales resaltan para objeto de observación y revisión, administración y prestación de servicios en salud, salarios y prestaciones sociales. Las obligaciones laborales y de seguridad social ascendieron a $7.880.000 correspondiente a salarios y prestaciones sociales por $7.398.000 cesantías por $2.256.063 vacaciones por $4.712.05, prima de vacaciones por $36.856.232




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Los otros pasivos corresponden a obligaciones sobre recaudos a favor de terceros $344.609.479.00, por sobre tasa ambiental cdmb por $452.725.821, por estampillas pro uis $10.706.629.00. Recursos del Fonpet. Con respecto a la actualización de cálculo actuarial correspondiente a los recursos del FONPET a sobre los saldos del pasivo pensional generados por el Ministerio . El pasivo pensional del Municipio de Lebrija de Santander a 31/12/ 2013 asciende a la suma de $ $16.731.109.768,84 El aporte en cuentas del Fonpet asciende a $10.295.576.985,23 El pasivo pensional no Provisionado asciende a $ 6.435.532.783,61 Cubrimiento del pasivo Pensional a 31 de diciembre del 2013 61,54% DEUDA PÚBLICA La deuda pública del Municipio de Lebrija Santander ascendió a tres mil doscientos sesenta y siete millones setecientos noventa y nueve mil quinientos ochenta y dos pesos $3.267.799.582 la cual se encuentra en modalidad plan carrasquilla pignorado el 50% de las trasferencias y donde se ha pagado los interés de la siguiente forma:

VIEGNCIA V/ R ABONADO a CAPITAL V/ R ABONADO A INTERESES

2011 $0 $ 371.698.066.00

2012 $0 $ 385.260.699.00

2013 $0 $ 392.393.371.00

Cuenta con tiempo de gracias de 5 años con fecha de vencimiento el 19 de octubre del 2019, con una tasa de interés uvr más 11%. PATRIMONIO El patrimonio del Municipio de Lebrija ascendió a 31 de diciembre del 2013, en $30.090.508 (miles) con un capital fiscal por $26.971.433 (miles). INGRESOS IMPUESTO INDUSTRIA Y COMERCIO La Administración de Lebrija, frente a los ingresos de industria y comercio en la vigencia 2013 recaudó la suma de $196.020.177.

270 ESTABLECIMIENTOS CENSADOS.

99 ESTABLECIMIENTOS CON PLIEGOS DE CARGOS POR INCUMPLIMIENTO O DE LEGALIZACIÓN DE LA ACTIVIDAD COMERCIAL.

261 ESTABLECIMIENTOS REQUERIDOS POR INCUMPLIMIENTO DE REQUISITOS 20 NOTIFICADOS POR INVACION DE ESPACIO PÚBLICO.

La Secretaria de Hacienda reportó que se incorporaron a la base del censo aproximadamente 270 nuevos establecimientos llegando a una base actual de 1365 establecimientos, de los cuales para la vigencia 2013 la administración Municipal ha venido trabajando en la socialización de la responsabilidad de los comerciantes en la presentación de industria comercio. Enviaron aproximadamente 150 pliegos de cargos por cruce de información y requerimientos a los más potenciales como lo son las aerolíneas, la concesión del aeropuerto y todos los establecimientos dentro del aeropuerto.




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Enviaron 9 requerimientos ´por impuesto de publicidad visual exterior y se lograron de los cuales se recuperaron $41.000.000. 1.3.2. Gestión Financiera Se puede determinar que la Administración Municipal de Lebrija para la vigencias 2013, se ajusta al marco conceptual de la contabilidad, presentando algunas deficiencias dentro del régimen contable, ya que dentro de los proceso evaluados deberán apoyarse en una de la herramientas fundaméntales como el Comité de sostenibilidad contables del cual les permitirá reflejar valores reales de sus estados financieros de los cuales no son inciertos a las debilidades en sus proceso como lo son la actualización de sus inventarios (muebles inmuebles y vehículos), las depuración de cuentas bancarias inactivas, esforzarse por la oportuna frente al tema de las prescripciones ya que generan un desgaste administrativo y fiscal si no se toman medidas oportunas, es de recordar que a pesar de las deficiencias se resalta que la administración ejerce el principio de voluntad que le ha permitido hacer avances en las acciones correctivas y que deberán seguir trabajando alarbemente para un mejor gestión administrativa y contable . Dictamen u opinión sobre la razonabilidad de los Estados Financieros. La Contraloría General de Santander, debe emitir una opinión sobre la Razonabilidad de dichos Estados. La información para dar cumplimiento a este dictamen se obtiene de los documentos soportes que fueron entregados por la administración de la Entidad en el desarrollo del trabajo de campo de la ejecución de la auditoría, dando así cumplimiento a los procedimientos de revisión aprobados por esta entidad, que incluyen la aplicación de las normas de auditorías aplicables al sector público en Colombia, se certifica que los Estados Financieros a 31 de Diciembre de 2013, según concepto rendido por la Contadora Pública DORA DEL CARMEN SANCHEZ RODRIGUEZ, con tarjeta profesional No. 168209-T que manifiesta que: <<En mi opinión como auditor, atendiendo lo expresado en lo mencionado en el informe producto de la auditoría realizada al Municipio de Lebrija, los estados financieros se presentaron de manera razonable, la situación financiera en sus aspectos más relevantes por la terminada vigencia del 31 de diciembre del 2013 y los resultados del económicos del año terminado en la misma vigencia de conformidad con las normas y principios de contabilidad prescritos por la contaduría general de la nación, excepto por las siguientes salvedades:

1. Inoperancia en la aplicación del comité de sostenibilidad contable y deberá cumplir con algunas acciones inmediatas ya mencionadas en el informe para lo cual se requiere ejercer un control interno contable más eficiente para evitar riesgos en la información financiera.

2. Inoperancia en la falta de depuración y actualización de bienes inmuebles que

deberá apoyarse en el comité de sostenibilidad contable.

3. Inoperancia del ejercicio el control interno contable asumir más compromiso de autocontrol para el área contable y financiero ya que se presenta deficiencia en las prescripciones de comparendos>>.

1.3.3. Gestión presupuestal Revisión al Proceso Presupuestal, vigencia 2013. Dentro del proceso auditor se revisó el ESTATUTO ORGÁNICO DE PRESUPUESTO MUNICIPAL, el cual fue adoptado mediante Acuerdo No. 021 del 18 de noviembre de




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2010. Se determina que este acto administrativo, no están incluidos temas como la aprobación de vigencias futuras, para contratos cuyo plazo de ejecución sobrepasa la vigencia fiscal, y los casos específicos en que pueden decretarse reservas presupuestales; sin embargo, estos temas se aluden en las Disposiciones Generales, contenidas en el Acuerdo No. 036 de noviembre 30 de 2012, por medio del cual se expide el presupuesto general de rentas y gastos, para la vigencia 2013. Respecto del MARCO FISCAL A MEDIANO PLAZO 2012-2022, se constata que este documento con sus anexos, fue presentado al Concejo Municipal el 1 de noviembre de 2012, para la proyección financiera de 2013 al 2023, cumpliendo así el marco normativo aplicable, especialmente con lo ordenado en la Ley 819 de 2003, y artículo 20 del Acuerdo No. 021 del 18 de noviembre de 2010 – Estatuto Orgánico de Presupuesto Municipal. En lo que respecta al PRESUPUESTO GENERAL DE RENTAS Y GASTOS, para la vigencia 2013, éste se fijó mediante Acuerdo No. 036 de noviembre 30 de 2012, y se realizó DECRETO DE LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO, según Decreto No. 104 de diciembre 17 de 2012, dando cumplimiento al artículo 67 del Decreto 111 de 1996, y artículos 98 y 99 del Acuerdo No. 021 del 18 de noviembre de 2010 –Estatuto Orgánico de Presupuesto Municipal. En cuanto al PLAN ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA-PAC-, para la vigencia 2013, fue aprobado mediante Decreto No. 112 del 31 de diciembre de 2012, expedido por el Alcalde Municipal, y en desarrollo del proceso auditor, se constató el manejo de este instrumento financiero. Sin embargo, según el Estatuto Orgánico de Presupuesto Municipal, el PAC deberá ser aprobado por el CONFIS Municipal. Ver más sobre el particular en la observación de auditoría pertinente. Por otra parte, para la vigencia 2013, se dio AUTORIZACIÓN AL ALCALDE MUNICIPAL PARA CONVENIOS (y pagarés que respalden pólizas de seguro, con personas naturales y/o jurídicas de carácter público o privado), de acuerdo con la Ley 80 de 1993 y demás normas complementarias, con el fin de dar cumplimiento y ejecutar el Programa de Gobierno, y el Plan de Desarrollo del Municipio de Lebrija, así: (i) Acuerdo No. 038 de diciembre 29 de 2012: autorización por el término de ciento veinte (120) días. (ii) Acuerdo No. 009 de abril 30 de 2013: autorización por el término de cuatro (4) meses. (iii) Acuerdo No. 020 de julio 30 de de 2013: autorización hasta el 10 de noviembre de 2013. (iv) Acuerdo No. 035 de noviembre 10 de 2013: autorización hasta el 28 de febrero de 2014. En cuanto a las CUENTAS POR PAGAR, mediante Decreto No. 004 de enero 3 de 2014, se constituyen las Cuentas por Pagar a 31 de diciembre de 2013, por valor de $221.968.048,35. Se constata que a 31 de diciembre de 2013, no presenta cuentas por pagar de la vigencia fiscal 2012 y anteriores. En lo que respecta a la RESERVA PRESUPUESTAL, con corte a diciembre 31 de 2013, ésta se constituyó mediante Decreto No. 001 de enero 2 de 2014, por valor de $3.352.258.511.11, constatándose la respectiva certificación del Secretario de Hacienda y del Tesoro Municipal, sobre la existencia de los recursos que la amparan, provenientes de las fuentes de financiación: S.GP OTROS SECTORES, S.G.P. LIBRE DESTINACION, RECURSOS PROPIOS, RECURSOS DEL BALANCE PROVENIENTES DE LA SOBRETASA A LA GASOLINA, IMPUESTO TRANSPORTE HIDROCARBUROS, RECURSOS DEL BALANCE DE PROPIOS, RB SGP EDUCACION, SGP AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BASICO, RECURSOS DEL BALANCE SGP AGUA POTABLE, CONVENIO INTERADMINISTRATIVO NUMERO




INFORME DEFINITIVO


217/2012 APORTE DEPARTAMENTO, APORTE DEL DEPARTAMENTO ESTAMPILLA PRO ADULTO MAYOR, RB APORTE DEL DEPARTAMENTO ESTAMPILA PRO ADULTO MAYOR, se encuentran disponibles en las respectivas cuentas bancarias. En relación con los recursos provenientes del Departamento de Santander, que amparan las reservas presupuestales de los Convenios Interadministrativos: 2047 de diciembre 27-2012 construcción de 210 ml. en pavimento flexible vía rancho Juy y la Laguna del Municipio de Lebrija, Convenio Interadministrativo Construcción de polideportivos en la Escuela El Conchal, y Escuela Rural Chuspas sede C de la Institución Educativa Vanegas y construcción cubierta polideportivo Colegio Llanadas, Convenio Interadministrativo proyecto mejoramiento y adecuación Escuela Rural La Aguirre sede D de la Institución Educativa Llanadas, Convenio Interadministrativo Proyecto Mejoramiento y Adecuación Escuela Rural Palo negro Sede G del Colegio Integrado Nuestra Señora de las Mercedes, Convenio Interadministrativo Proyecto Construcción Institución Educativa Vanegas Escuela Rural Vanegas sede A del Municipio de Lebrija, Convenio Interadministrativo No. 8494-08 CDBM, para revisión, actualización y ajuste del Esquema de Ordenamiento Territorial y Convenio Interadministrativo número 00215/2012 - Estudios y Diseños para el Plan Maestro de Aguas; en las cuentas bancarias respectivas existen algunos recursos disponibles, el saldo faltante se encuentra pendiente del giro total por parte del Departamento, recursos estos girados de conformidad con las condiciones establecidas en cada uno de los convenios celebrados. OBSERVACIÓN DE AUDITORÍA No. 025 PLAN ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA -PAC- DESCRIPCIÓN: Se constata en el proceso auditor que el PLAN ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA -PAC-, para la vigencia 2013, fue aprobado mediante Decreto No. 112 del 31 de diciembre de 2012, expedido por el Alcalde Municipal. No obstante la existencia de esta aprobación, según el literal “f” del artículo 35 y artículo 102 del Acuerdo No. 021 del 18 de noviembre de 2010 –Estatuto Orgánico de Presupuesto Municipal, la aprobación del PAC corresponde al CONFIS MUNICIPAL. El literal “f”, artículo 35 del Acuerdo No. 021 del 18 de noviembre de 2010 – Estatuto Orgánico de Presupuesto Municipal, refiriéndose a las funciones del CONFIS MUNICIPAL, dice lo siguiente: “f. Aprobar el Programa Anual Mensualizado de Caja y autorizar sus modificaciones”. Por otra parte, el artículo 102 del este mismo Acuerdo, textualmente expresa: “ARTÍCULO 102. Aprobación del PAC. El plan anual de caja financiado con los recursos del municipio correspondiente a la vigencia fiscal, a las reservas presupuestales excepcionales y a las cuentas por pagar, deberá ser aprobado por el CONFIS MUNICIPAL”. Por lo anterior, se configura una observación con alcance administrativo, para ser incluida dentro del Plan de Mejoramiento.



VALOR ($)


RESPUESTA POR DEL ENTE AUDITADO




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<<Efectivamente sucedió este hecho; por lo cual toma la decisión, a partir de la fecha, de tener más acuciosidad en el momento de generar el PAC convocando el respectivo CONFIS MUNICIPAL.>>

CONCLUSIÓN DEL EQUIPO AUDITADO Se deja en firme el hallazgo administrativo, para su inclusión en el Plan de Mejoramiento.

CRÉDITOS Y CONTRACRÉDITOS Y MODIFICACIONES PRESUPUESTALES El seguimiento a los créditos y contracréditos y modificaciones presupuestales (adiciones y reducciones), realizados durante la vigencia 2013, vía Acuerdos y Decretos Municipales, se resume así:

Entre las adiciones realizadas vía Acuerdo expedido por el Concejo Municipal, están las siguientes: Acuerdo No. 039 de diciembre 6 de 2013, adición por valor de $259.272.881,oo Según informe consolidado con la Empresa Electrificadora de Santander, el estado de la cuenta presenta pagos realizados al municipio de enero a octubre y con proyección de noviembre a diciembre, es así:

ENERO 45.330.577,oo

FEBRERO 50.403.055,oo

MARZO 30.177.695,oo

ABRIL 55.561.138,oo

MAYO 62.594.688,oo

JUNIO 50.226.268,oo

JULIO 48.655.438,oo

AGOSTO 65.752.769,oo

SEPTIEMBRE 40.990.784,oo

OCTUBRE 55.134.215,oo

SUBTOTAL 504.826.627,oo

NOVIEMBRE 56.150.000,oo

DICIEMBRE 62.150.000,oo

SUBTOTAL 118.300.000,oo

TOTAL AÑO 2013 623.126.627,oo




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Se apropiaron recursos, según las ejecuciones presupuestales de ingresos y gastos, vigencia 2013, para ser ejecutados por concepto del Impuesto de Alumbrado Público (sin situación de fondos), por valor de $389.941.680.oo, y se han ejecutado los siguientes valores:

Rubro Presupuestal

Fuente Descripción Presupuesto

Definitivo Total Recaudos

SSF

Recaudo y Proyección

según reporte ESSA

ADICIÓN

020254

IMPUESTO SOBRE EL SERVICIO DE ALUMBRADO PÚBLICO 389.941.680,oo 363.853.746,oo 623.126.627,oo -259.272.881,oo

02025401

Recursos con Destinación Específica

Impuesto sobre el servicio de alumbrado público SSF 389.941.680,oo 363.853.746,oo 623.126.627,oo -259.272.881,oo

Mediante Acta No. 013 del 22 de noviembre de 2013, el Consejo Municipal de Política Fiscal CONFIS, emitió concepto favorable por unanimidad para realizar las modificaciones al presupuesto general del Municipio de Lebrija, Santander, para la vigencia fiscal 2013, por medio de adición de mayor recaudo en el Impuesto de Alumbrado Público Sin Situación de Fondos. OBSERVACIÓN DE AUDITORÍA No. 026 ADICIONES AL PRESUPUESTO CON BASE EN PROYECCIONES. DESCRIPCIÓN: Se constata que el Concejo Municipal efectúa adición al Presupuesto de Rentas y Gastos, vigencia 2013, con base en la proyección del recaudo por concepto de Sobretasa a la Gasolina, lo cual puede eventualmente derivar en el desfinanciamiento de los compromisos adquiridos de no recaudarse los recursos proyectados. Mediante Acuerdo No. 030 de septiembre 9 de 2013, se efectúa adición en el ingreso por valor de $150.000.000, provenientes de la proyección de recaudo por concepto de Sobretasa a la Gasolina, el cual hace parte de los ICLD, con corte a 30 de diciembre de 2013. En el gasto se apropia esta suma a rubros de Funcionamiento (0323070101 Transferencias Concejo Municipal, $2.250.000), y de Inversión (0535 Sector Transporte, $147.750.000). Se constata el comportamiento en el recaudo del rubro presupuestal 02021401 Sobretasa Gasolina, con los siguientes resultados:

Rubro Pptal Descripción Ppto Inicial Adiciones Ppto Definitivo Total Recaudos

02021401 Sobretasa a la Gasolina 1.200.000.000 150.000.000 1.350.000.000 1.403.140.000

FUENTE: Ejecución Presupuestal de Ingresos, vigencia 2013.

Puede determinarse con base en lo anterior que el total de los recaudos superó lo proyectado durante la vigencia. Sin embargo, los artículos 81 y 82 del Decreto 111 de 1996, establecen como requisito la disponibilidad de los ingresos para efectuar




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adiciones de recursos, lo cual es comprensible teniendo en cuenta por una parte, la incertidumbre inherente en las proyecciones de recaudos, y por otra parte, las implicaciones financieras que conllevaría el hecho de no efectuarse el recaudo de los recursos, máxime si estos están apalancando compromisos. Por lo anterior, se configura una observación con alcance administrativo, para ser incluida dentro del Plan de Mejoramiento.



VALOR ($)


RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO

<<Dentro del proceso de adiciones presupuestales se tendrán en cuenta este OBSERVACION para acatar la norma tal como lo estipula los artículos 81 y 82 del decreto ley 111 de 1996; sin embargo la misma contraloría hace la claridad de que el recaudado supero la expectativa y no hubo que hacer reducciones. Se tendrá en cuenta esta recomendación para futuros actos administrativos>>.

CONCLUSIÓN DEL EQUIPO AUDITADO: Se deja en firme el hallazgo administrativo, para su inclusión en el Plan de Mejoramiento. Ahora bien, se constatan modificaciones al presupuesto (adiciones y reducciones), créditos y contra créditos, vía Decreto Municipal, así:

En cuanto a los Decretos, por medio de los cuales se realizan créditos y contracréditos, se constata que estos se ajustan a los lineamientos legales en materia presupuestal, y cuentan con los respectivos certificados de disponibilidad para traslados




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presupuestales, en los cuales se da fe de la disponibilidad de los saldos, por parte de la Secretaría de Hacienda y del Tesoro Municipal. Dentro de los Decretos expedidos, para efectuar adiciones al presupuesto, están el Decreto No. 03 de enero 2 de 2013, por medio del cual se adicionan Recursos de Balance de la vigencia 2012, por valor de $2.400.847.049.70, y el Decreto No. 005 de enero 2 de 2013, por medio del cual se incorporan las reservas expiradas en la vigencia 2012, para amparar aquellos compromisos que en una eventualidad, se hagan exigibles mediante la constitución de la obligación y su respectivo pago, por valor de $654.308.127,50. También están los Decretos No. 002 de enero 2 de 2013, No. 023 de marzo 22 de 2013, y No. 089 de septiembre 24 de 2013, por medio de los cuales se crea y se incorporan los recursos provenientes del Sistema General de Regalías SGR, para la bienalidad 2013-2014, en un capítulo independiente dentro del Presupuesto General del Municipio de Lebrija, vigencia fiscal 2013, en cumplimiento a lo preceptuado en el artículo 96 de la Ley 1530 de 2012, por valores de $297.986.588.oo, $24.500.000.oo y $1.811.030.537.oo, respectivamente. Es pertinente señalar que el valor de $297.986.588.oo, incorporado según Decreto No. 002 de enero 2 de 2013, corresponde a los recursos de funcionamiento e inversión no ejecutados, según el cierre de la vigencia fiscal 2012, y que constituyen la disponibilidad inicial de los recursos del nuevo Sistema de Regalías de Fortalecimiento, y los proyectos de inversión aprobados por el OCAD Departamental. Respecto de las reducciones, está la reducción realizada mediante Decreto No. 015 de marzo 5 de 2013, por valor de $15.589.500, realizada en el rubro Fondo Rotatorio de Inspección de Policía, en aplicación al Acuerdo 041 del 29 de diciembre de 2012, por medio del cual se establece el nuevo Estatuto Tributario del Municipio de Lebrija. Otras reducciones realizadas vía Decreto Municipal, son las siguientes: Decreto 028 de abril 15 de 2013, reducción por valor de $1.077.312.823.09, sustentada en los siguientes hechos: (i) Reducción por valor de $4.360.085.oo, en Agua Potable y Saneamiento Básico, con base en los documentos Conpes Social 158 de diciembre de 2012 y 160 del 14 de febrero de 2013; Reducciones por valor de $415.935.551.74, y de $657.017.186.35, en los rubros Esfuerzo Propio Departamento para Régimen Subsidiado – Continuidad, y Fondo de Solidaridad y Garantía (SSF), conforme a los valores establecidos en la Matriz de Continuidad, asignados por el Ministerio de Salud y Protección Social, para la vigencia 2013. Decreto No. 039 de junio 25 de 2013, reducción por valor de $32.000.000, correspondiente al rubro Fondo Rotatorio de la Secretaría de Hacienda, en consideración al Acuerdo Municipal 010 del 27 de mayo de 2013, por medio del cual, “Se modifica el Artículo Tercero del Acuerdo 011 de mayo 11 de 1999, cambiando la fuente de recursos del Fondo Rotatorio de la Secretaría de Hacienda de la Alcaldía de Lebrija, teniendo en cuenta el Artículo 16 de la Ley 962 de 2005, Cobros no Autorizados”. Ejecución Presupuestal de Ingresos y Gastos Como puede apreciarse en los siguientes cuadros, la ejecución presupuestal de rentas y gastos, ha tenido un comportamiento similar en los últimos cuatro años, sin embargo, se determina un importante aumento tanto en el presupuesto definitivo, como también en el ejecutado de la vigencia 2013, con respecto al de las vigencias anteriores, motivado principalmente en el incremento de conceptos, tales como: Ingresos




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Tributarios, Otros Aportes, Recursos de Capital, Sistema General de Regalías, y el incremento correspondiente a los recursos del Sistema General de Participaciones.

EJECUCION DE INGRESOS 2013

RENTAS 2013 % Participación

INGRESOS TRIBUTARIOS 6,179,236,650.68 19.09

INGRESOS NO TRIBUTARIOS 907,462,470.65 2.80

RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES 8,321,829,501.00 25.71

OTROS APORTES 6,559,521,360.31 20.26

RECURSOS DE CAPITAL 8,840,973,346.61 27.31

SISTEMA GEERAL DE REGALIAS 1,564,338,012.69 4.83

INGRESOS FONDOS ESPECIALES 10,500.00 0.00

TOTAL INGRESOS 32,373,371,841.94 100.00 FUENTE: Secretaría de Hacienda Municipal y del Tesoro.

COMPORTAMIENTO HISTÓRICO DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE INGRESOS

VIGENCIA PRESUPUESTO

INICIAL ADICIONES REDUCCIONES

PRESUPUESTO DEFINITIVO

PRESUPUESTO RECAUDADO

PRESUPUESTO POR

RECAUDAR

PORCENTAJE DE RECAUDO

%

2010 11,558,437,305.00 9,273,719,485.51 1,722,842,425.00 19,109,314,365.51 19,103,940,682.56 5,373,682.95 99.97

2011 14,125,905,123.00 6,650,564,991.58 302,024,601.00 20,474,445,513.58 18,220,892,060.79 2,253,553,452.79 89.00

2012 14,759,537,588.00 10,504,206,242.01 2,551,984,516.22 22,711,759,313.79 20,979,618,821.60 1,732,140,492.19 92.37

2013 17,472,242,352.00 18,649,532,595.38 1,124,902,323.09 34,996,872,624.29 32,373,371,841.96 2,623,500,782.33 92.50

FUENTE: Secretaría de Hacienda Municipal y del Tesoro.

Veamos con más detalle, cual ha sido el comportamiento histórico de las rentas, durante los últimos cuatro años:

COMPORTAMIENTO HISTÓRICO DE LAS RENTAS

RENTAS 2010 2011 2012 2013

INGRESOS TRIBUTARIOS 3,330,371,005.00 4,212,346,044.91 4,692,512,446.52 6,179,236,650.68

INGRESOS NO TRIBUTARIOS 1,192,004,000.00 1,193,402,307.35 791,191,890.06 907,462,470.65

RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES

6,223,302,656.00 6,144,657,350.40 7,076,381,764.10 8,321,829,501.00

OTROS APORTES 3,043,709,092.31 2,526,259,150.28 4,986,116,244.80 6,559,521,360.31

RECURSOS DE CAPITAL 5,270,148,699.05 4,099,226,867.85 3,340,861,084.55 8,840,973,346.61

SISTEMA GENERAL DE REGALIAS

0.00 0.00 49,000,000.00 1,564,338,012.69

INGRESOS FONDOS ESPECIALES

44,407,038.00 45,000,340.00 43,555,391.00 10,500.00

TOTAL INGRESOS 19,103,942,490.36 18,220,892,060.79 20,979,618,821.03 32,373,371,841.94


Los ingresos operacionales en la vigencia 2013, ascienden a $32.373.371.841.94, de donde se determinan Ingresos Tributarios, con recaudos por valor de $6.179.236.650,68. Nótese que en los Ingresos Tributarios, hubo un incremento sostenido de las vigencias 2010 a la vigencia 2012, y un importante incremento durante la vigencia 2013 que alcanza un 86%, con respecto a la vigencia 2010, y del 32%, con respecto a la vigencia 2012.




INFORME DEFINITIVO


Se constata que el incremento en los recaudos por Ingresos Tributarios, durante la vigencia 2013, se motiva en la gestión de cobro con cartera morosa y con cartera vigente, expidiéndose por parte de la Secretaría de Hacienda y del Tesoro Municipal, notificaciones de cobro a morosos, liquidaciones oficiales, mandamientos de pago, resoluciones de no prescripción de impuesto. Otras actuaciones administrativas de esa Dependencia Municipal, fueron llamadas telefónicas a raíz de la rebaja de intereses autorizada por la Ley 1607 de 2012, la entrega de volantes y propaganda en la televisión local y la emisora local, invitando y promulgando los respectivos beneficios para los contribuyentes de Impuesto Predial. Así mismo, frente al Impuesto de Industria y Comercio, durante la vigencia 2013, hizo un censo donde se pudo actualizar información de más de 270 contribuyentes, envió cobro persuasivo a los comerciantes, y pudo llegar a un recaudo de $1.473.000.000, cifra nunca obtenida por ese concepto en el municipio; también hizo una labor fuerte, en cuanto al Impuesto de Publicidad Visual Exterior, pues en el área del aeropuerto proliferaban vallas de las cuales no se obtenía ningún recaudo por concepto de impuesto, lográndose en la vigencia 2013, recaudar alrededor de $50.000.000.

COMPORTAMIENTO HISTÓRICO DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE GASTOS

CONCEPTO 2010 2011 2012 2013

PRESUPUESTO DE GASTOS DE FUNCIONAMIENTO

1,978,812,079.49 2,302,203,872.02 2,594,359,929.35 2,956,066,017.67

PRESUPUESTO SERVICIO DE LA DEUDA

28,993,667.00 39,902,944.00 568,495,457.10 471,476,038.00

PRESUPUESTO GASTOS DE INVERSION

15,064,490,641.37 12,664,129,433.90 11,342,423,799.63 22,221,410,265.93

TOTAL EJECUTADO 17,072,296,387.86 12,664,129,433.90 14,505,279,186.08 25,648,952,321.60


El Presupuesto Ejecutado de Gastos, vigencia 2013, ascendió a $25.648.952.321.60, efectuándose pagos por valor de $21.748.947.175, según la Ejecución Presupuestal de Gastos.


Se determina un creciente superávit presupuestal durante las últimas cuatro vigencias, lo que demuestra un manejo apropiado del erario municipal, respecto de la incorporación y ejecución de los recursos. Cumplimiento de Límites de Gastos Ley 617 de 2000 El artículo 6 de la Ley 617 de 2000, establece una medición de los Gastos de Funcionamiento del municipio como proporción de sus Ingresos Corrientes de Libre Destinación; para el caso de los municipios de categoría sexta, como es el caso del MUNICIPIO DE LEBRIJA, establece un límite del 80%. Ahora bien, la Ley 617 de 2000, artículo 10, Ley 1148 de 2007 y Ley 1368 de 2009, establecen que los Gastos de Funcionamiento para Concejo, no podrán superar el valor correspondiente al total de los honorarios que se causen por el número de sesiones autorizado mas el cinco por ciento (1.5%) de los ingresos corrientes de libre

CONCEPTO 2010 2011 2012 2013

1. INGRESOS $ 19,109,311.00 $ 18,220,901.00 $ 20,979,630.00 $ 32,373,371,841.96

2. GASTOS $ 17,072,312.00 $ 15,006,234.00 $ 14,505,282.00 $ 25,333,105,506.60

2.1 Reservas $ 2,762,594,084.00 $ 1,001,163,108.55 $ 423,727,138.54 $ 3,352,258,511.11

2.2 Cuentas por Pagar $ 26,934,606.00 $ 61,038,369.00 $ 311,954,038.33 $ 221,968,048.35

2.3 Pagos Efectivos $ 14,266,202.00 $ 13,613,404.00 $ 11,899,786.00 $ 11,271,698,445.11

SITUACIÓN PRESUPUESTAL (1-2) $ 2,036,999.00 $ 3,214,667.00 $ 6,474,348.00 $ 7,040,266,335.36

SITUACIÓN PRESUPUESTAL (cifras en pesos)




INFORME DEFINITIVO


destinación, y los gastos de la Personería, no podrán superar el límite de: 150 S.M.M.L.V. Teniendo como base esta fundamentación legal, en desarrollo del proceso auditor, la Secretaría de Hacienda y del Tesoro Municipal, certifica que para la vigencia fiscal 2013, el municipio financió sus Gastos de Funcionamiento con ICLD, así:

ADMINISTRACIÓN CENTRAL 2013

Ingresos Corrientes de Libre Destinación Recaudados 5.531.683.613.00

Total Gastos de Funcionamiento Neto Administración Central 2.379.049.173.67

INDICADOR DE LEY 617/2000 (GF/ICLD) 43.01

Límite Establecido por ley 617 80.00

Limite del Gasto (-) Indicador de Ley 617/2000(GF/ICLD) 36.99

CONCEJO MUNICIPAL GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 2013

Ingresos Corrientes de Libre Destinación 5.531.683.613.00

I.C.L.D * 1.5% 82.975.254.20

Honorarios Concejales 113.642.100.00

Total límite presupuestal, según Ley 617 de 2000 196.617.354.20

Transferencias realizadas por el municipio 184.505.308.00

Gastos ejecutados en la vigencia (compromisos) 184.505.308.00

Pagos efectuados en la vigencia 184.505.308.00

Porcentaje de ejecución, frente al límite Ley 617 de 2000 93.84

PERSONERÍA MUNICIPAL GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 2013

Ingresos Corrientes de Libre Destinación 5.531.683.613.00

Límite Presupuestal Ley 617 de 2000 (150 salarios MLMV) 88. 425. 000.00

Transferencias realizadas por el municipio 88 425 000.00

Gastos ejecutados en la vigencia 87 080 083.00

Ejecución frente al límite Ley 617 de 2000 98.48

Se evidencia de lo anterior, que el Municipio de Lebrija, cumple con los límites establecidos en los artículos 6 y 10 de la Ley 617 de 2000, Ley 1148 de 2007 y Ley 1368 de 2009, para el Sector Central y los Órganos de Control. Rubros Auditados dentro del Selectivo de Recursos Propios Con base en las ejecuciones presupuestales de rentas y gastos, y la certificación expedida por la Secretaría de Hacienda, para la vigencia 2013, los movimientos tanto en el ingreso como en el gasto, por concepto de Estampilla ProBienestar del Adulto Mayor, Estampilla Pro Cultura, Fondo de Seguridad Ciudadana, y de Sobretasa a la Gasolina, son los siguientes:

CONCEPTO

Recaudado 2013 Valor total de los contratos ejecutados con estos recursos

Saldo Recaudado No Comprometido a 31 de diciembre de 2013

Recursos provenientes de la Gobernación de Santander 2013

Recursos de Balance

Vigencia Actual

ESTAMPILLA PRO BIENESTAR DEL ADULTO MAYOR

407.041.409

656.434.489 680.646.409 382.829.489 200.183.712

ESTAMPILLA PRO CULTURA 276.116.335

113.811.538 95.968.592 293.959.281




INFORME DEFINITIVO


FONDO DE SEGURIDAD CIUDADANA

209.457.635

199.159.379 255.517.039 153.099.975

FUENTE: Secretaría de Hacienda Municipal y del Tesoro

Estampilla Municipal Pro Adulto Mayor y Estampilla Pro Cultura


Rubro

presupuestalFuente Descripción

Presupuesto

Inicial

Presupuesto

Definitivo Total Recaudos

Saldo Por

Recaudar % De Recaudo

TOTAL ESTAMPILLAS 190,000,000.00 869,425,120.83 1,063,475,897.97 (194,050,777.14) 122.3

020267 ESTAMPILLAS 190,000,000.00 262,200,000.00 456,250,777.14 (194,050,777.14) 174.0

02026701

RECURSOS CON DESTINAC

ESPECIF Estampilla para el bienestar del adulto mayor 190,000,000.00 262,200,000.00 456,250,777.14 (194,050,777.14) 174.0

020424

APORTES RECIBIDOS POR GOBIERNOS

DEPARTAMENTALES - 200,183,711.81 200,183,711.81 - 100.0

02042419 APORTES DEPARTAMENTO

Transferencia Estampilla pro-Anciano-Centro de Bienestar

del Adulto Mayor - 46,174,606.63 46,174,606.63 - 100.0


Transferencia Estampilla Para el Bienestar del Adulto-

Mayor Ley 1276 de 2009 - 146,273,058.83 146,273,058.83 - 100.0


Transferencia estampilla pro-anciano 80% para el centro

de Bienestar del Anciano - 7,736,046.35 7,736,046.35 - 100.0

0207 RECURSOS DE CAPITAL - 407,041,409.02 407,041,409.02 - 100.0

02073804 DEL DEPARTAMENTO - 11,220,685.10 11,220,685.10 - 100.0

0207380401 RECURSOS DEL BALANCE

Cancelacion de reserva segun convenios 000000124 y

000000126 de 2012 - 11,220,685.10 11,220,685.10 - 100.0

020744 RECURSOS DEL BALANCE - 395,820,723.92 395,820,723.92 - 100.0


Recursos del Balance- Estampilla Pro adulto mayor 30%

Ley 1276/2009 - 118,746,217.18 118,746,217.18 - 100.0


Recursos del Balance- Estampilla Pro adulto mayor

Centro Vida 70% Ley 1276/2009 - 277,074,506.74 277,074,506.74 - 100.0




INFORME DEFINITIVO



En desarrollo del proceso auditor, se determina la correcta incorporación y ejecución de los recursos provenientes de Estampilla Pro Adulto Mayor, dando cumplimiento a la normatividad vigente y aplicable en la materia. Estampilla Pro Cultura Del total ejecutado durante la vigencia 2013, se determina que los compromisos tomados selectivamente, imputados a los rubros 0545020103 Protección al Patrimonio Cultural, por valor de $8.000.000, y 0545020109 Pago de instructores para la ejecución de programas y proyectos culturales y artísticos, por valor de $22.377.888.32, cumplen el Principio de Especialización del Gasto. Fondo de Seguridad Ciudadana Del total ejecutado durante la vigencia 2013, se determina que los compromisos tomados selectivamente, imputados a los rubros 0537190101005 Compra de equipo de comunicación, montaje y operación de redes de inteligencia, por valor de $14.085.081, y 0537190101006 Inversión orientada a financiar proyectos relacionados con la construcción de paz y convivencia familiar, por valor de $12.350.000, cumplen el Principio de Especialización del Gasto. Sentencias y Conciliaciones Según la ejecución presupuestal de gastos, se imputan al rubro 032603 Sentencias y Conciliaciones, compromisos y pagos por valor de $360.456.658, y 032605 Sentencias y Conciliaciones (RB-PROPIOS), por valor de $16.259.709. Se determina que la mayoría de pagos, corresponden a demandas de docentes que solicitaron el reconocimiento de la relación laboral y las prestaciones derivadas durante el tiempo

Rubro

presupuestalDescripción Fuente

Presupuesto

Inicial

Presupuesto

Definitivo

Total

Compromisos

Total

ObligacionesTotal Pagos

SALDO POR

EJECUTAR

Cuentas

por pagar

% DE

EJECUCION

0

PRESUPUESTO TOTAL DE GASTOS DE

FUNCIONAMIENTO 190,000,000.00 869,425,120.83 680,646,408.90 595,534,121.89 595,534,121.89 188,778,711.93 0.00 78.287

054402 PROGRAMA ADULTO MAYOR 190,000,000.00 869,425,120.83 680,646,408.90 595,534,121.89 595,534,121.89 188,778,711.93 - 78.287

05440201

PROMOCION DEL DESARROLLO HUMANO

CON EQUIDAD 190,000,000.00 869,425,120.83 680,646,408.90 595,534,121.89 595,534,121.89 188,778,711.93 - 78.287

0544020102

Recursos estampilla Pro-Adulto Mayor

Municipio Centro bienestar del anciano Ley

1276/2009 (RB-Estampilla ?pro-adulto mayor

RECURSOS DEL

BALANCE 0 78,774,058.47 43,881,917.65 43,881,917.65 43,881,917.65 34,892,140.82 0 55.706

0544020103

Recursos estampilla Pro-Adulto Mayor-

Municipio -Centro Vida para la Tercera Edad

Ley 1276/2009 ?(RB-Estampilla Proadulto

RECURSOS DEL

BALANCE 0 183,806,136.42 178,474,700.94 178,474,700.94 178,474,700.94 5,331,435.48 0 97.099

0544020104

Recursos estampilla Pro-Adulto mayor

Municipio- Centro Vida para la tercera edad-

Ley 1276/2009 ?transferencia Departamento

RECURSOS DEL

BALANCE 0 47,696,882.98 44,722,842.42 44,722,842.42 44,722,842.42 2,974,040.56 0 93.765

0544020109

Recursos Estampilla Proadulto Mayor-CentroS

Bienestar del anciano Ley 1276/2009-

Tranferencia Departamento

RECURSOS DEL

BALANCE 0 19,898,597.33 19,898,597.33 0 0 0.00 0 100.000

0544020110

20% con destino al fondo de pensiones

territoriales (Art. 47 ley 1863/2003)(RB-

Estampilla Proadulto ?Mayor))

RECURSOS DEL

BALANCE 0 65,645,048.72 0 0 0 65,645,048.72 0 0.000

0544020111

Recursos estampilla Pro-Adulto Mayor-

Municipio de Lebrija-Centro Vida tercera edad

Ley 127672009 ?Cancelacion reservas 2012

RECURSOS DEL

BALANCE 0 11,220,685.10 11,220,685.10 11,220,685.10 11,220,685.10 0.00 0 100.000

0544020112

Programas Estampilla-Proanciano de Bienestar

del Adulto Mayor

APORTES

DEPARTAMENTO 0 7,736,046.35 0 0 0 7,736,046.35 0 0.000

0544020113

Programas Estampilla-Proanciano de Bienestar

del Adulto Mayor Ley 1276/2009

APORTES

DEPARTAMENTO 0 46,174,606.63 46,174,606.63 46,174,606.63 46,174,606.63 0.00 0 100.000

0544020114

Recursos Estampilla Pro-Adulto Mayor Centro

Vida tercera edad Ley 1276/2009

APORTES

DEPARTAMENTO 0 146,273,058.83 146,273,058.83 102,391,141.18 102,391,141.18 0.00 0 100.000

054412003008

Atencion y apoyo al centro vida (transferencia

municipal)

RECURSOS CON

DESTINAC

ESPECIF 133,000,000.00 183,540,000.00 133,000,000.00 123,068,227.97 123,068,227.97 50,540,000.00 0 72.464054412003009

Atencion y apoyo al adulto mayor ancianato

ESTAMPILLA PRO-

ADULTO MAYOR 57,000,000.00 78,660,000.00 57,000,000.00 45,600,000.00 45,600,000.00 21,660,000.00 0 72.464




INFORME DEFINITIVO


que estuvieron vinculados como docentes oficiales del municipio, hallándose que según Actas del Comité de Conciliación, no se halla procedente iniciar acción de repetición por los hechos que dieron origen a las demandas. Respecto del análisis de la viabilidad de interposición de acción de repetición por el no pago de la orden de prestación de servicio No. 037 del 12 de diciembre de 2007, por valor de $4.000.000, dentro del proceso del Tribunal Administrativo en Descongestión 2009-0042, según el Acta No. 08 del 28 de abril de 2014 suscrita por el Comité de Conciliación, “(…) no se encuentran agotados los requisitos sustanciales de la acción de repetición, puesto que no existe plena prueba del dolo o culpa grave del señor alcalde para la época de los hechos”. OBSERVACIÓN DE AUDITORÍA No. 027 PAGOS POR CONCEPTO DE SENTENCIAS Y CONCILIACIONES DESCRIPCIÓN Determinar a través del Comité de Conciliación, la procedencia o no de acciones de repetición, contra los presuntos responsables de procesos ejecutivos fallados en contra del Municipio de Lebrija, Santander. Los compromisos y pagos efectuados, son los siguientes:

Es importante recordar a la Administración Municipal que el Comité de Conciliación debe operar para el estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico, razón por la cual, se configura una observación con alcance administrativo, para su inclusión en Plan de Mejoramiento. Sin perjuicio de pronunciamiento en contrario, el equipo auditor deja expresa constancia que no endilga conducta fiscal, con fundamento en el Concepto 1.716 del 6 de abril de 2006 de la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado. M.P. Flavio Augusto Rodríguez Arce, que a su tenor concluye: “(...) En opinión de la Sala no puede existir tensión por el ejercicio de la acción de repetición y la apertura del proceso de responsabilidad fiscal. El legislador instituyó la primera como el instrumento procesal

Comprobante de

Egreso No.

Fecha del

PagoNombre Demandante Valor este Pago

Valor Pendiente

de Pago

Valor Total a

Pagar

Breve Descripción de la Motivación de la

DemandaObservacion

13-01558

Daniel Rojas Aceros 60,000,000.00 $ 75,336,770.00 135,336,770.00 Reclamacion de los derechos laborales como

operario de la motoniveladora

1997,2001,2002,2003,2005,2007 y como

asociado a COOTRASFE lapsos de:

13/02/2004 a 31/12/2004, 01/03/2005 a

31/12/2004, 01/01/2006 a 31/12/2006.

El valor pendiente de pago se

canceló el 04/03/2014

13-01694 17/10/2013

Felipe Rincón Sánchez 30,000,000.00 $ 33,238,579.00 63,238,579.00 Supresión de cargo de planta Del valor pendiente por cancelar

$ 18.447.391, son a favor del

demandante y el restante son a

favor del Fondo de Pensiones.

El valor pendiente a favor del

demandante, se canceló el 23

de abril de 2014.

13-01693 17/10/2013

Boristh Alberto Beltran Ariza 30,000,000.00 $ 66,821,865.00 96,821,865.00 Supresión de cargo de planta Del valor pendiente por cancelar

$ 50.931.726, son a favor del

demandante y el restante son a

favor del Fondo de Pensiones. El

valor pendiente a favor del

demandante se canceló el 22 de

abril de 2014.

FUENTE: Secretaría de Hacienda y del Tesoro Municipal.




INFORME DEFINITIVO


especial para obtener la reparación del detrimento patrimonial causado al Estado por la condena, conciliación u otra forma de terminación del conflicto, originada en la conducta dolosa o gravemente culposa de un servidor o exservidor público o de un particular en desarrollo de funciones públicas, aún realizada en ejercicio de gestión fiscal y que causen daños antijurídicos a un tercero; por ende, resulta improcedente por esta misma causa intentar deducir responsabilidad fiscal en aplicación de los mandatos de la ley 610 de 2000 [15], dado que para el caso la acción de repetición asegura de manera excluyente del otro mecanismo procesal mencionado el resarcimiento del daño ocasionado al patrimonial del Estado[16]. La omisión en el ejercicio obligatorio de la acción de repetición, cuando se dan los supuestos legales, no habilita a la administración para iniciar proceso de responsabilidad fiscal (…)”. Cursivas fuera de texto.-



VALOR ($)


RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO: <<El Comité de Conciliación de Lebrija dentro de la política de prevención del daño antijurídico está cumpliendo con hacer el estudio de la viabilidad de repetir en los casos en que ha realizado el pago de sentencias o conciliaciones con cargo al presupuesto municipal, tal como fue verificado con los docentes que estuvieron vinculados con contrato de prestación de servicios entre otros. Respecto a las sentencias antes relacionadas, las que corresponde a Daniel Rojas Aceros (ex-contratista), Felipe Rincón Sánchez y Boris Alberto Beltrán Ariza (funcionarios del Municipio), en la actual vigencia se interpondrán las demandas respectivas, donde el estudio de acción de repetición haya determinado su viabilidad de accionar. La interposición de las demandas no ha sido posible por cuanto actualmente se encuentran cerrados al público los despachos judiciales. Se considera que de acuerdo a la explicación anterior seda por desvirtuada la observación, solicitándose muy amablemente su retire la observación>>.

CONCLUSIÓN DEL EQUIPO AUDITADO: Se deja en firme el hallazgo administrativo, para su inclusión en Plan de Mejoramiento, con el fin de efectuar seguimiento a las actuaciones adelantadas por el Comité de Conciliación.

Rubros Auditados dentro del Selectivo de Sistema General de Participaciones y Otras Fuentes de Financiación

CONCEPTO

Recaudado 2013 Valor total de los

contratos ejecutados con estos recursos

Saldo Recaudado No Comprometido a 31 de diciembre de

2013

Recursos de Balance

Vigencia Actual

SECTOR EDUCACIÓN 477.221.009 1.793.710.6

21 2.659.190.494 -388.258.864

SECTOR SALUD 1.802.176.723 9.609.363.4

13 10.190.578.83

0 1.220.961.306

SECTOR CULTURA 386.197.006 261.612.325 316.641.675 331.167.656

TRANSPORTE ESCOLAR 0 0 0 0

ALIMENTACION ESCOLAR 208.369.798 100.987.514 205.746.948 103.610.364


Sector Educación




INFORME DEFINITIVO


Del total ejecutado durante la vigencia 2013, se determina que los compromisos tomados selectivamente, imputados a los rubros 053601011 Construcción de laboratorios de las instituciones educativas, por valor de $35.000.000, y 053607003 Dotación de equipo de laboratorio para instituciones educativas urbanas y rurales, por valor de $15.000.000, cumplen el Principio de Especialización del Gasto. Sector Salud Del total ejecutado durante la vigencia 2013, se determina que los compromisos tomados selectivamente, imputados a los rubros 05322910 Atención Primaria en Salud, por valor de $82.000.000, y 05329014 Financiación en Otros Gastos de Salud Pública, por valor de $8.200.000, cumplen el Principio de Especialización del Gasto. Sector Cultura Durante la vigencia 2013, la Gobernación de Santander cofinanció $35.000.000, para la realización de las festividades del municipio, los cuales se invirtieron en los estímulos a los artistas participantes y grupos representativos de la región. Patrimonio Cultural Según los lineamientos de la Ley 1185 del 2008, se deben realizar los inventarios y registros para tener el proceso de declaratoria de todos los bienes materiales e inmateriales del patrimonio cultural del municipio. El POT del municipio del año 2003, estableció como bienes de interés cultural histórico del municipio a: Ruinas de Cantabria Vereda Cantabria, Casa del Hospital de la Guerra de los Mil, el Palacio Municipal, y 3 estaciones del ferrocarril (Vereda el Conchal, Vanegas, Chuspas); estas últimas son BICNAL (Bienes de Interés Cultural de la Nación), y se encuentran bajo la responsabilidad del Ministerio de Cultura e Invías, para su restauración y conservación. La Ley 1185 de 2008, expresa en el artículo 1 que son bienes de Interés cultural: “aquellos que hayan sido objeto de tal declaratoria por las autoridades competentes, o hayan sido incorporados a los planes de ordenamiento territorial”; antes de la expedición de esta norma en el año 2008, puede deducirse que los anteriores bienes mencionados, no necesitan actos de declaratoria por cuanto ya fueron incluidos en el EOT del año 2003. Al momento del trabajo de campo, se encuentran en etapa de gestión 2 proyectos presentados a la Convocatoria 001 de 2014, la cual distribuye los recursos del Impuesto Nacional al consumo o Recursos IVA destinados al patrimonio cultural. Estos proyectos ya cuentan con concepto FAVORABLE, por parte del Consejo Departamental de Patrimonio de Santander, y están en trámite ante el Ministerio de Cultura, con el fin de acceder a recursos que permitan realizar los inventarios y registros de todo el patrimonio cultural material e inmaterial y de realizar estrategias de promoción y difusión de las expresiones patrimoniales del municipio. Por otra parte, se constata la conformación mediante convocatoria pública del Consejo Municipal de Cultura, realizada el 21 de octubre de 2012. Los Actuales Consejeros de Cultura, son las siguientes personas: RAMON EDUARDO DIAZ (Sector Teatro) ARNOLDO ORTIZ SERRANO (Sector Música) MARÍA GIMENA SERRANO GÓMEZ (Sector Organizaciones) RAFAEL ALBERTO ROMERO SALCEDO (Sector Pintura) LUZ HELENA HERNÁNDEZ BADILLO (Sector Artesanías) FELIX FERNANDO CASTELLANOS R (Sector Turismo) WILSON ALEXANDER JAIMES (Sector Circo) Transporte Escolar




INFORME DEFINITIVO


Durante la vigencia 2013, no se ejecutaron recursos. Se constata en desarrollo del proceso auditor que mediante Resolución No. 209 de agosto 30 de 2013, se declaró desierto el proceso de selección abreviada de subasta inversa No. SI-LEB-05-2013, dado que no se presentó ninguna propuesta dentro del término fijado para ello. El objeto del proceso de selección abreviada de subasta inversa No. SI-LEB-05-2013, es el siguiente: “Suministrar el servicio de transporte escolar rural a 948 estudiantes del Municipio de Lebrija, Departamento de Santander, en cumplimiento del Convenio 1744 de 2012, por el término de 40 días, calendario escolar”. Alimentación Escolar Del total ejecutado durante la vigencia 2013, se determina que el compromiso tomado selectivamente, imputado al rubro 05362601003 Menaje, dotación y reposición para la prestación del servicio de alimentación escolar (RB- SGP Alimentación Escolar, por valor de $205.746.948, cumple el Principio de Especialización del Gasto. Vigencias Futuras Con el fin de dar aplicabilidad y funcionabilidad al Plan de Desarrollo para el Municipio de Lebrija, Santander, “Cambio con Igualdad y Justicia Social”, período 2012-2015, mediante la ejecución de programas y proyectos por parte de las Oficinas Gestoras a nivel municipal, el Concejo Municipal aprobó las siguientes vigencias futuras, dando cumplimiento a la Ley 819 de 2003 y demás normatividad vigente y aplicable en la materia:

Acuerdo 032 de octubre 16 de 2013, por valor de $633.375.356,99.

Acuerdo 033 de octubre 30 de 2013, por valor de $31.990.000,oo.

Acuerdo 036 de noviembre 20 de 2013, por valor de $952.111.149,oo.

Acuerdo 040 de diciembre 6 de 2013, por valor de $823.475.567,27. Seguimiento a Deuda Pública OBSERVACION DE AUDITORIA No. 028 DESCRIPCIÓN El Municipio de Lebrija celebró un contrato de crédito con el Fideicomiso Grupo Financiero de Infraestructura 2010, con Alianza Fiduciaria, por valor de Tres mil doscientos sesenta y siete millones setecientos noventa y nueve mil quinientos ochenta y dos pesos ( $3.267.799.582), pignorando el 50% de las transferencias del SGPAPSB así: El Crédito tiene un periodo de gracia a capital de cinco (5) años. El 15 de diciembre de 2010, se desembolso el préstamo por valor de 17.140.945,62 UVR- Valor en Pesos: $ 3.267.799.582. Crédito suscrito el 19 de octubre de 2010. Fecha de Vencimiento: 19 de octubre de 2029. El servicio de la deuda de este crédito es anual, con corte al 13 de diciembre de cada año, por lo que mensualmente se lleva a cabo la provisión de los recursos pignorados SGPAPSB, para el servicio de la deuda y el mecanismo de respaldo, correspondiente al 50% de giro directo que el Ministerio de Hacienda y Crédito Público realiza a la Fiducia, a partir del mes de diciembre del año 2010, hasta el mes de noviembre del año 2012 y así sucesivamente año tras años hasta el 13 de noviembre del año 2029.




INFORME DEFINITIVO


Los rendimientos de los recursos recibidos en la cuenta de ahorros a nombre del Patrimonio Autónomo en la Fiducia Alianza, se liquidan al 13 de diciembre de cada año. A 13 de diciembre de cada año con la UVR del día en mención se lleva a cabo la liquidación de los intereses del préstamo a una tasa del 11%, es decir el servicio anual de los intereses. Una vez realizado el pago de los intereses, se constituye la reserva del 3.95% del acuerdo al Literal (ii)b) de la clausula seis del Contrato de Fiducia del Patrimonio Prestamista en valor de UVR. Una vez efectuado el pago y constituida la reserva, existen recursos residuales que son girados al Municipio, a la cuenta receptora por parte del Municipio para ser adicionados como excedentes fiduciarios y ser ejecutados en el Sector de Agua Potable y Saneamiento básico. El servicio de deuda se ha llevado a cabo en el Municipio a partir del año 2011, así:

PERIODO VALOR ABONADO A CAPITAL PESOS

VALOR ABONADO A INTERES PESOS

2011 $0.00 $371,698,066.00

2012 $0.00 $385,260,699.00

2013 $0.00 $392,393,371.00

Por lo plasmado, la Administración Municipal debe adelantar gestiones administrativas y financieras con entidades del sector bancario, a fin de mejorar las condiciones financieras del crédito a través de una restructuración de la Deuda, basados en ofertas del mercado. Se configura una observación administrativa.



VALOR ($)


RESPUESTA DEL ENTE AUDITADO: <<Frente a este OBSERVACION debemos explicar que existe una información para la tranquilidad, pues la deuda fue refinanciada con FINDETER reestructurando las condiciones del crédito así: Tasa de interés : IPC + 7% E.A donde la tasa anterior era de UVR + 11% e.a trayéndole un beneficio al municipio en ahorro de intereses aproximadamente de 3.000.000.000 dado del plazo del crédito que paso a ser de 14 años y dos años de gracia, por un monto Reestructurado de saldo de la deuda a $3.659.561.036= Por lo anterior solicitamos respetuosamente al equipo auditor retirar la observación de tipo administrativo. De acuerdo a la información anterior queda respondida cada una de las observaciones encontradas por equipo auditor en la vigencia 2013>> CONCLUSIÓN DEL EQUIPO AUDITADO Teniendo en cuenta la respuesta dada por la Administración Municipal en la que manifiesta que la deuda fue refinanciada con FINDETER reestructurando las condiciones del crédito, el grupo auditor desvirtúa la observación plasmada. Seguimiento control al Recurso Humano Una vez verificadas en forma aleatoria las hojas de vida de los funcionarios y contratistas de la entidad, se observó, que las mismas poseen entre otros documentos




INFORME DEFINITIVO


el formato de la hoja de vida que exige la Función Pública debidamente actualizadas y con las respectivas firmas. Seguimiento Control de Multas y/o Sanciones por Infracción de tránsito En cuanto al recaudo de multas de tránsito te informo que el recaudo total municipal fue de $ 106.093.362 en la vigencia 2013 de los cuales se giraron al Simit $ 50.292.419,40 que corresponden a la cuota de 55% ditra y 10% polca y para el municipio quedo el valor de $ 55.827.942,60 y lo de lo que recaudo el simit giraron de lo correspondiente al municipio $ 201.202.786,65 en total al municipio le quedo de recaudo un total de $257.030.729. 1.4. CUADRO TIPIFICACION DE HALLAZGOS

No

HALLAZGO DE

AUDITORIA DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO PRESUNTO

RESPONSABLE CUANTIA

PAGINA INFORME

A D P F S

1 X

El contrato Nº01 de 2013 correspondiente a YURI ALEXANDRA DUQUE PARRA y cuyo objeto es “PRESTACIÓN DE SERVICIOS”

tiene el RUT desactualizados pues, son de fechas anteriores a el año 2012, por lo tanto no se cumple con los parámetros dados por la resolución la Resolución 139 de noviembre de 2012 que modifico los códigos y que por lo tanto obligaba a actualizar este documento para quedar con el nuevo código.

JAVIER

URIBE MOTTA. ALCALDE

17

2 X

En el contrato Nº01 de 2013 correspondiente a YURI ALEXANDRA DUQUE PARRA y cuyo objeto es “PRESTACIÓN DE SERVICIOS” no hay

claridad en las evidencias, se anexan pantallazos, con las fechas y la hora borrada, igualmente se muestran datos del SECOP pero no están los objetos de los procesos, no se dice que procesos asesoró o realizó, pues siempre se evidencian los mismos documentos. Las actividades de los pantallazos del SECOP anexa los mismos soportes que la contratista del proceso 03 de 2013 y anexa para la primera cuenta soportes del mes siguiente.

DISCIPLINARIO Y ADMINISTRATIVO JAVIER URIBE MOTTA. ALCALDE

19

3 X X

En el proceso contractual Nº 32 cuyo objeto es “FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL EN LA PROYECCION DEL COBRO PERSUASIVO Y COACTIVO ADMINISTRATIVO DE LA CARTERA A FAVOR DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA POR CONCEPTO DE MULTAS DE TRANSITO QUE CONSTITUYEN TITULO EJECUTIVO CONFORME A LAS DISPOSICIONES LEGALES VIGENTES” adjudicado a EDGAR HIGINIO RUEDA TRIANA, los certificados de antecedentes disciplinarios, y fiscales que se le solicitan en la invitación como necesarios para la celebración del contrato son posteriores al acta de Inicio, es decir que se suscribió el contrato sin estos documentos que la misma alcaldía exigía.

DISCIPLINARIO Y ADMINISTRATIVO JAVIER URIBE MOTTA. ALCALDE

23

4 X

En los estudios previos de el proceso contractual Nº 16, adjudicado a DELSAR AUGUSTO CARDENAS LARA y cuyo

ADMINISTRATIVO: JAVIER URIBE MOTTA. ALCALDE.

25




INFORME DEFINITIVO


objeto es “REALIZACION DE LA ASAMBLEA MUNICIPAL DEL PROGRAMA MAS FAMILIAS EN ACCION DEL CASCO URBANO Y RURAL DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA” no están los riesgos, esta

descripción de la necesidad, Objeto a contratar, descripción del objeto a contratar Valor estimado CDP, Plazo y Conclusión.

5 X

En el proceso contractual Nº 16, adjudicado a DELSAR AUGUSTO CARDENAS LARA y cuyo objeto es “REALIZACION DE LA ASAMBLEA MUNICIPAL DEL PROGRAMA MAS FAMILIAS EN ACCION DEL CASCO URBANO Y RURAL DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA” se requirieron 2700 sillas y que

según los informes de actividades y la fe que da el supervisor se doto de estas, pero en el registro fotográfico que hay de evidencias se observa que los asistentes estaban sentados en las graderías y otros si en sillas, y que quienes lo estaban no ascendían a el número planteado, de igual manera, las planillas de asistencia poseen enmendaduras hechas con corrector y se observan al tras luz fechas, lugares y horas diferentes a las estipuladas en el contrato.

ADMINISTRATIVA: JAVIER

URIBE

MOTTA. ALCALDE

28

6

DESVIRTUADO

30

7 X

En el proceso contractual identificado como LPL-02-13, adjudicado a JOSE MAURICIO LOPEZ GAMBOA y cuyo objeto contractual es “PAVIMENTACION DE VIAS Y CONSTRUCCION DE SARDINELES EN EL CASCO URBANO DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA DEPARTAMENTO DE SANTANDER” no se observo el informe de supervisión, situación que puede estar siendo constitutiva de una presunta falta a los artículos 83 y 84 del estatuto anticorrupción, que habla de los deberse de los supervisores, pues, este documento es un elemento que le permite saber a al administración que el objeto contractual se ejecuto a cabalidad.


URIBE

MOTTA. ALCALDE.

33

8 X

En el proceso contractual LPL-03-13, cuyo objeto contractual es CONSTRUCCION DE CUATRO AULAS ESCOLARES PARA EL CENTRO EDUCATIVO LA VICTORIA SEDE A DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA, las memorias anexadas al acta 01 están escritas a lápiz, lo que eventualmente puede constituir un riesgo, pues, esto permite que se realicen fácilmente cambios o que por el deterioro sea imposible descifrar lo escrito.


URIBE

MOTTA. ALCALDE.

34

9 X X

En el proceso contractual identificado como LPL-05-13, cuyo objeto es “CONTRATAR LA OBRA PÚBLICA PARA LA REPOSICIÓN. ADECUACIÓN Y MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE ALCANTARILLADO EN LA ZONA URBANA SEGÚN EL PLAN MAESTRO DE ALCANTARILLADO DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA SANTANDER” Existe una posible

falta de planeación por las suspensiones.

DISCIPLINARIO Y ADMINISTRATIVO JAVIER URIBE MOTTA. ALCALDE.

35




INFORME DEFINITIVO


10 X X

En el proceso contractual identificado como LPL-10-13 cuyo objeto es “CONSTRUCCION CUBIERTA POLIDEPORTIVO COLEGIO LLANADAS DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA SANTANDER” no se encontraron los estudios previos, hay es un documento de las necesidades y del estudio de mercado, dando esto lugar a una observación de tipo disciplinaria.

DISCIPLINARIO Y ADMINISTRATIVO JAVIER URIBE MOTTA. ALCALDE.

36

11 X

MANTENIMIENTO Y ADQUISICION DE AREAS IMPORTANCIA ESTRATEGICA Y CONSERVACION DE LOS RECURSOS HIDRICOS.

JAVIER


41

12 X

CONTROL CALIDAD DE AGUA

JAVIER


42

13 X

ACCIONES JUDICIALES EN LA LINEA AMBIENTAL

JAVIER


43

14 X

PRESUNTO INCUMPLIMIENTO DE LAS METAS Y ACCIONES CORRECTIVAS CONTENIDAS EN UN HALLAZGO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO, VIGENCIAS 2010 Y 2011. Con base en el Formato F22A Informe de Avance a Plan de Mejoramiento, vigencias 2010 y 2011, subido al SIA en abril 21 de 2014, existe presunto incumplimiento de las metas y acciones correctivas propuestas para subsanar la deficiencia señalada en el hallazgo 6, para un porcentaje de avance del cero (0%).

JAVIER


49

15 X

SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO VIGENCIA 2009 Subsumir en el Plan de Mejoramiento resultado del proceso auditor a la vigencia fiscal 2013, los hallazgos del Plan de Mejoramiento, vigencia fiscal 2009, cuyo cumplimiento no se haya alcanzado actualmente.

JAVIER


50

16 X

CONTOL INTERNO. NO SE REALIZARON PLANES DE MEJORAMIENTO ACTUALIZACION DE MANUALES

JAVIER

URIBE

MOTTA. ALCALDE

52

17 X

TICS

JAVIER


53

18 X

Con corte a 31 de diciembre de 2013, existen Programas de Inversión, cuyas metas de resultado se califican con “cumplimiento bajo”.

JAVIER

URIBE MOTTA. ALCALDE 56

19 X

Realizar gestión ante las instancias pertinentes y las acciones administrativas necesarias con el Equipo de Gobierno Municipal, las cuales conduzcan al mejoramiento de los indicadores en las funciones de producción de los sectores de inversión social.

JAVIER

URIBE

MOTTA. ALCALDE

59

20 X

Posible incumplimiento en la ejecución contractual en el proceso contractual cuyo objeto es “CELBRACION DEL DIA NACIONAL DE LA POBLACION EN CONDICION DE DISCAPACIDAD DEL

ADMINISTRATIVA: JAVIER URIBE MOTTA.

$ 7.000.000 66




INFORME DEFINITIVO


MUNICIPIO DE LEBRIJA” y que fue

adjudicado a DELSAR AUGUSTO CARDENAS

21 X X

Posible falta al principio de Planeación En el proceso contractual identificado como SA-07-13, cuyo objeto es “MEJORAMIENTO Y ADECUACIÓN ESCUELA RURAL PALONEGRO SEDE G DEL COLEGIO INTEGRADO NUESTRA SEÑORA DE LAS MERCEDES DE LEBRIJA. SANTANDER EN CUMPLIMIENTO DEL CONVENIO INTERADMINISTRATIVO No. 00004387 DE 2013.

DISCIPLINARIA Y ADMINISTRATIVA: JAVIER URIBE MOTTA - Alcalde Municipal.

68

22 X

En el proceso de la auditoria se considera relevante dejar como observación de tipo administrativo ya que a la fecha se persiste con la cuentas incidencias mencionadas y es de vital importancia hacer cumplir las acciones establecida en el Plan de mejoramiento aprobado el 12 de junio del 2104 en el trascurso de la revisión y ejecución de la Auditoria se hicieron allegar y que como es compromiso de la Administración deberá apersonarse la salimiento contable de la Administración.

ADMINISTRATIVA: JAVIER URIBE MOTTA - Alcalde Municipal.

73

23 X

De acuerdo a lo revisado y lo evidenciado en el proceso auditor se considera un Observación Administrativo ya que la administración actual deberá esforzarse y es de responsabilidad recolectar la documentación pertinente de los expedientes de los vehículos a cargo del

Municipio.


84

24 X

Se considera una Observación Administrativa ya que en la realización de la Auditoria se encontraron vehículos para dar de baja, bienes inmuebles en estado inservibles y demás elementos que reposan en el parqueadero de la administración de Lebrija, como a su vez unas motocicletas que se encuentran inservibles.


87

25 X

Se constata en el proceso auditor que el PLAN ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA -PAC-, para la vigencia 2013, fue aprobado mediante Decreto No. 112 del 31 de diciembre de 2012, expedido por el Alcalde Municipal. No obstante la existencia de esta aprobación, según el literal “f” del artículo 35 y artículo 102 del Acuerdo No. 021 del 18 de noviembre de 2010 –Estatuto Orgánico de Presupuesto Municipal, la aprobación del PAC corresponde al CONFIS MUNICIPAL.


91

26 X

Se constata que el Concejo Municipal efectúa adición al Presupuesto de Rentas y Gastos, vigencia 2013, con base en la proyección del recaudo por concepto de Sobretasa a la Gasolina, lo cual puede eventualmente derivar en el desfinanciamiento de los compromisos adquiridos de no recaudarse los recursos proyectados.


93




INFORME DEFINITIVO


27 X

Determinar a través del Comité de Conciliación, la procedencia o no de acciones de repetición, contra los presuntos responsables de procesos ejecutivos fallados en contra del Municipio de Lebrija, Santander.


101

28 X

La Administración Municipal debe adelantar gestiones administrativas y financieras con entidades del sector bancario, a fin de mejorar las condiciones financieras del crédito a través de una restructuración de la Deuda, basados en ofertas del mercado.

ADMINISTRATIVA: JAVIER URIBE MOTTA - Alcalde Municipal

104

1.5. CUADRO NUMERICO DE HALLAZGOS

ALCANCE DEL HALLAZGO CANTIDAD VALOR

ADMINISTRATIVO 28

DISCIPLINARIO 4

PENAL 0

FISCAL 0

SANCIONATORIO 0

TOTAL HALLAZGOS 32

1.6 CALIFICACIÓN DE EVALUACIÓN A LA GESTIÓN 1.6.1 Control de Gestión Al realizar un análisis sobre los ítems que encierra lo correspondiente a control de Gestión como lo es: la Parte contractual, Rendición y Revisión de la Cuenta, legalidad, Gestión ambiental, plan de mejoramiento, control fiscal interno y las tecnologías de información (Tics), el equipo auditor concluye que su cumplimiento no ha sido eficaz y eficiente, pues, se están presentando situaciones que dan lugar hallazgos de tipo disciplinario en lo que tiene que ver con la gestión contractual. 1.6.2 Control de Resultados Con corte a 31 de diciembre de 2013, existen Programas de Inversión, cuyas metas de resultado se califican con “cumplimiento bajo”, lo cual evidencia el incumplimiento de los funcionarios que tienen alguna relación con el manejo del Plan de Desarrollo, para formular, decidir oportunamente o ejecutar el presupuesto, y cumplir las leyes y normas que regulan el manejo de los recursos económicos públicos y la inversión social, fin último del Estado. Por lo anterior, se deja en firme un hallazgo administrativo para su inclusión dentro del Plan de Mejoramiento, con el fin de que los programas y proyectos formulados en el Plan de Desarrollo, se constituyan en la solución real y oportuna de los problemas identificados, en beneficio de la ciudadanía. De igual forma, el análisis de la Evaluación al Desempeño Integral, lleva a recomendar a la Administración Municipal que realice gestión ante las instancias pertinentes y las acciones administrativas necesarias con el Equipo de Gobierno Municipal, las cuales conduzcan al mejoramiento de los indicadores en las funciones de producción de los sectores de inversión social.




INFORME DEFINITIVO


1.6.3 Control Financiero Gestión Financiera Con respecto al área contable y financiera, se puede determinar que la entidad aplica el Marco Conceptual de la Contabilidad Pública, presentándose algunas deficiencias dentro del cumplimiento del Régimen de Contabilidad Pública en Colombia. Los Estados Contables y Financieros, tienen un dictamen de opinión con salvedades, ya que los registros contables presentaron deficiencias administrativas durante la vigencia 2013. Gestión Presupuestal La revisión del proceso presupuestal, correspondiente a la vigencia 2013, permite determinar en cuanto al PLAN ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA-PAC-, que este fue aprobado mediante Decreto No. 112 del 31 de diciembre de 2012, expedido por el Alcalde Municipal, pero según el Estatuto Orgánico de Presupuesto Municipal, el PAC deberá ser aprobado por el CONFIS Municipal, por lo que configura el respectivo hallazgo administrativo para su inclusión en el Plan de Mejoramiento. Por otra parte, se constata que el Concejo Municipal efectúa adición al Presupuesto de Rentas y Gastos, vigencia 2013, con base en la proyección del recaudo por concepto de Sobretasa a la Gasolina, lo cual puede eventualmente derivar en el desfinanciamiento de los compromisos adquiridos de no recaudarse los recursos proyectados. Así mismo, en desarrollo del proceso auditor, se determina la correcta incorporación y ejecución de los recursos provenientes de Estampilla Pro Adulto Mayor, dando cumplimiento a la normatividad vigente y aplicable en la materia, como también se constata el cumplimiento del Principio de Especialización del Gasto en la apropiación y ejecución de los recursos provenientes de Estampilla Pro Cultura, Fondo de Seguridad Ciudadana. Respecto de los pagos por Sentencias y Conciliaciones, se deja en firme un hallazgo administrativo para inclusión en el Plan de Mejoramiento, en procura de que se determine a través del Comité de Conciliación, la procedencia o no de acciones de repetición, contra los presuntos responsables de procesos ejecutivos fallados en contra del Municipio de Lebrija, Santander. Finalmente, con respecto a los rubros auditados dentro del Selectivo de Sistema General de Participaciones y Otras Fuentes de Financiación, se concluye el cumplimiento del Principio de Especialización del Gasto en la ejecución de compromisos imputados a rubros del Sector Educación, Sector Salud, Sector Cultura y Alimentación Escolar. Otro aspecto de la revisión adelantada, permite constatar el adecuado manejo de la figura de vigencias futuras, en cumplimiento a la Ley 819 de 2003 y demás normatividad vigente y aplicable en la materia: Finalmente, en el seguimiento al manejo de la Deuda Pública, se determina que el Municipio de Lebrija celebró un contrato de crédito con el Fideicomiso Grupo Financiero de Infraestructura 2010, con Alianza Fiduciaria, por valor de Tres mil doscientos sesenta y siete millones setecientos noventa y nueve mil quinientos ochenta y dos pesos ( $3.267.799.582), pignorando el 50% de las transferencias del SGPAPSB. Sobre este particular, se deja en firme un hallazgo administrativo para inclusión en el




INFORME DEFINITIVO


Plan de Mejoramiento, para que la Administración Municipal adelante gestiones administrativas y financieras con entidades del sector bancario, con el fin de mejorar las condiciones financieras del crédito a través de una restructuración de la deuda. 1.6.4 Concepto de la Gestión Fiscal con Fenecimiento o No Fenecimiento Como efecto del Control Fiscal, aplicado en la Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular, el resultado de la evaluación de los procesos y actividades desarrolladas por la Administración Municipal y el examen a la Gestión desplegada por la misma, se emite un Pronunciamiento del resultado de la gestión correspondiente a la fiscal vigencia 2013. De conformidad con los conceptos emitidos en el presente Informe Definitivo de Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular, según lo establecido en la Resolución 0294 de abril 30 de 2009 y la Resolución 000617 del 27 de septiembre de 2010 de la Contraloría General de Santander y, teniendo en cuenta que dentro del proceso auditor, se establecieron unas observaciones administrativas y disciplinarias, NO SE FENECE la cuenta correspondiente a la vigencia fiscal 2013 de la ALCALDÍA MUNICIPAL DE LEBRIJA, cuyo representante legal y responsable del manejo de los recursos, es JAVIER URIBE MOTTA, Alcalde Municipal.

POR LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER

(ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO)

WALTHER MAYGER DUARTE GOMEZ RUBEN DARIO PINTO MARTINEZ Auditor Fiscal Profesional Universitario

Coordinador de Auditoria

(ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO)

MABEL CONSUELO GONZALEZ J DORA DEL CARMEN SANCHEZ R Profesional Especializada Profesional Universitaria

(ORIGINAL FIRMADO)

SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ Subcontralora Delegada para El Control Fiscal

contralorÍa general de...

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