contralorÍa departamental de bolÍvar · centro especializado de atención al ciudadano ceac...

“Por un Control Fiscal Integral”

PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2016

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PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE

ATENCIÓN AL CIUDADANO

2016

CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL

DE BOLÍVAR



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La Presente estrategia de lucha contra la corrupción nos concierne a todos los

actores de la sociedad bolivarense. Desde el veedor, el Concejal, el Diputado, la

ama de casa, el líder comunitario y en general a todos los ciudadanos.

“Estoy convencido, y lo he refrendado en el suceder de mi vida pública, que son

los ciudadanos quienes padecen y vivencian directamente los efectos de la

ineficiencia administrativa, de la gestión pública y la corrupción, por tanto,

constituyen la fuente más dispuesta y sustancial en el proceso de control, capaz

de brindar a los órganos que ejercemos vigilancia, información y elementos de

juicio de primer orden para el ejercicio constitucional y legal de vigilar, prevenir,

corregir y resarcir”.

Orlando Ayola Manjarrés

Contralor Departamental de Bolívar



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NUESTROS PROGRAMAS PARA LA INNOVACIÓN, LA TRANSPARENCIA,

LA INCLUSIÓN Y LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN



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Contenido 1. INTRODUCCIÓN AL PLAN ANTICORRUPCIÓN..............................................................7

2. ESQUEMA PROGRAMÁTICO DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN ....................................8

3. MARCO LEGAL QUE SOPORTA LA POLÍTICA INSTITUCIONAL DE LUCHA

CONTRA LA CORRUPCIÓN ........................................................................................................9

4. PREVENCIÓN Y ANTICORRUPCIÓN. .................................................................................11

4.1. Modelo de Gestión Preventiva .........................................................................................11

4.1.1. Prevención de actos de corrupción .........................................................................11

4.1.1.1. Resumen de Riesgos de Corrupción por Procesos ..........................................12

4.1.1.2. Distribución Porcentual de Riesgos por Procesos ..............................................13

4.1.1.3. Relación de Riesgos de Corrupción identificados y sus atributos ....................15

4.1.2. Modelo de Gestión Ética ....................................................................................18

4.1.3. Visitas de Control Interno y Cooperación Interinstitucional .....................19

4.2. Auditorías Anticorrupción al interior de la CDB. .................................................19

4.3. Observatorio Anticorrupción. ...................................................................................20

5. EFICIENCIA, TRANSPARENCIA Y RENDICIÓN DE CUENTAS ......................................22

5.1. Gestión Antitrámites ..........................................................................................................22

CONTROL A LA RACIONALIZACIÓN, OPTIMIZACIÓN Y AUTOMATIZACIÓN DE LOS

TRÁMITES Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS. ...................................................22

5.1.1. Auditorías a la Gestión Antitrámites. .................................................................23

5.2. Portal de Transparencia y cuentas claras. .....................................................................25

5.2.1. Rendición de Cuentas ................................................................................................26

5.2.1.1. Elementos para la rendición de cuentas. .............................................................26

5.2.1.1.1. Información y comunicación para la rendición de cuentas .............................26

Acciones para la información y la comunicación...............................................................26

5.2.1.1.2. Lenguaje Claro .....................................................................................................28

Elementos considerados en la construcción del lenguaje claro en la Contraloría de

Bolívar .....................................................................................................................................28

5.2.1.1.3. Diálogo y retroalimentación para la rendición de cuentas .............................29



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Acciones para el dialogo y la retroalimentación para la rendición de cuentas ..............29

5.2.1.1.4. Incentivos y estímulos para la Rendición de Cuentas ...................................30

Acciones para el incentivo y estímulo .................................................................................31

5.2.2. Atributos de la Rendición de Cuentas......................................................................31

Rendición de Cuentas Permanente ................................................................................31

Rendición Pública y Transparente ..................................................................................32

Información con amplia difusión. .....................................................................................32

5.2.3. Alcance de la Rendición de Cuentas. .....................................................................33

5.2.4. Objetivos de la Rendición de Cuentas ....................................................................33

5.2.4.1. Objetivos específicos ..............................................................................................33

5.2.5. Construcción y consolidación de la estrategia de rendición de cuentas de la

Contraloría Departamental de Bolívar ................................................................................34

5.2.5.1. D5iagnóstico del proceso de Rendición de Cuentas ..........................................34

5.2.5.2. Caracterización de los ciudadanos y grupos de interés.....................................34

5.2.5.3. Vigilancia el cumplimiento de la Política Nacional de Rendición de Cuentas 35

5.3. Transparencia y Acceso a la Información Pública ....................................................35

5.3.1. Atributos de la transparencia ...........................................................................35

5.3.2. Elementos para la promoción de la transparencia y el acceso a la

información en la Contraloría de Bolívar .......................................................................36

5.3.2.1. Transparencia Activa. .....................................................................................36

5.3.2.1.1. Información estándar disponible al ciudadano ....................................36

a. Información sobre la estructura de la entidad. ............................................................36

5.3.2.2. Transparencia Pasiva .....................................................................................38

5.3.2.2.1. Atributos de la transparencia pasiva ...........................................................38

5.3.2.2.2. Principio de gratuidad ....................................................................................39

5.3.2.2.3. Instrumentos de gestión de la información ..............................................39

5.3.2.2.4. Registro de activos de información. .......................................................39

5.3.2.2.5. Esquema de publicación de información. .............................................40

5.3.2.2.6. Índice de información clasificada y reservada .....................................40

5.3.2.2.7. Monitoreo de acceso a la información pública.....................................41

6. ATENCIÓN Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA .................................................................45



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6.1. Desarrollo Institucional y Servicio al Ciudadano. .........................................................45

6.1.1. Centro Especializado de Atención al Ciudadano CEAC ..........................................46

6.1.2. Procesos y Procedimientos Innovadores ......................................................47

6.1.2.1. Portafolios de Servicios al Ciudadano .......................................................47

6.1.2.2. Manuales y Procedimientos .............................................................................47

6.1.3. Servidores Públicos competentes y comprometidos.................................47

6.1.3.1. Capacitaciones a funcionarios .....................................................................48

6.1.3.2. Estímulos e incentivos a los servidores públicos del área de atención

al ciudadano .........................................................................................................................48

6.1.3.3. Servicio Ciudadano .........................................................................................49

Cobertura y Accesibilidad. ............................................................................................49

Calidad ............................................................................................................................50

6.1.4. Política de Protección de Datos Personales. .....................................................50

6.1.5. Evaluación del desempeño de los servidores públicos.............................50

6.1.6. Trato Digno al Ciudadano ..................................................................................51

6.2. Participación Ciudadana y Control Social .............................................................53

6.2.1. Pacto ciudadano para el fortalecimiento de la democracia ..................................53

6.2.2. Derechos y responsabilidades de los ciudadanos en la participación

ciudadana. .............................................................................................................................53

6.3. Programa de formación a veedores ........................................................................54

6.4. Programa auditor ciudadano. ...................................................................................54

6.5. Estimulo e Incentivos a la Participación Ciudadana. .........................................55

6.6. Contralor Escolar y Universitario ............................................................................55

7. SEGUIMIENTO Y CONTROL ..............................................................................................57

8. ANEXOS: ...................................................................................................................................58



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1. INTRODUCCIÓN AL PLAN ANTICORRUPCIÓN

Nuestra visión estratégica 2016 – 2019 está orientada a construir una cultura de pertenencia para la defensa del patrimonio público de los bolivarenses, tanto a nivel institucional como ciudadano; ejerciendo el control fiscal con un binomio estratégico de prevención y coerción, destinado al fortalecimiento de la gestión y las finanzas departamentales, al buen uso de los recursos públicos y a la consecución de los fines esenciales del Estado; involucrando al ciudadano y las veedurías organizadas para promover y materializar la construcción de una democracia participativa que se articule con el control fiscal para la salvaguarda de los intereses comunes.

Este órgano de control y vigilancia refrenda el compromiso ético y legal de mantener su independencia técnica y ser ajeno a los amiguismos y clientelismos en su accionar. Nuestro único fin será la defensa y promoción de lo público. Lideraremos la interiorización de una cultura de control en las instituciones púbicas del departamento y en la ciudadanía, a partir de un enfoque de gestión preventiva y participación ciudadana, garantizando la intervención de éstos en las políticas públicas encaminadas a mejorar las condiciones de vida de todos los bolivarenses.

De conformidad con el artículo 73 de la Ley 74 de 2011, la Contraloría Departamental de Bolívar elaboró su ESTRATEGIA ANUAL DE LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2016 “PAAAC” destinada a la protección integral de los intereses colectivos, en términos de justicia, equidad, transparencia, honestidad y fomento de la eficiencia administrativa, a la promoción de la transparencia, eficacia y las buenas prácticas de gobierno; y por supuesto, con el deber de castigar cualquier acto de corrupción que se detecte en la administración pública departamental y municipal cuya vigilancia sea de nuestro resorte.

Este plan aborda los elementos y estrategias institucionales que nos permitan cumplir

la Política Pública en materia de lucha contra la corrupción y, por otra parte, plantea

acciones y estrategias destinadas a garantizar el cumplimiento de los “PAAAC” en

cada una de las entidades públicas sujetas a nuestra vigilancia, de tal forma que en su

contenido utiliza un lenguaje claro con ilustraciones de fácil comprensión.

Nuestro primer compromiso con Bolívar consiste en no desfallecer en el mejoramiento

de la gestión pública y de su calidad de vida; ello significa que buscamos mitigar el

flagelo de la corrupción en el Estado en nuestro departamento en el próximo

cuatrienio, con el compromiso de revaluar, cada vez que sea necesario, el presente

plan anticorrupción. Desde nuestra perspectiva, este será un instrumento de

referencia en la lucha contra la corrupción desde la contraloría departamental.



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2. ESQUEMA PROGRAMÁTICO DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN

En la elaboración de este plan, desarrollamos los componentes exigidos en la guía

metodológica para la formulación del Plan Anticorrupción establecida en el

Decreto 2641 de 2012, modificado por el 124 de 2016, articulado con los

lineamientos generales de nuestro plan estratégico y de comunicaciones.

Pero además de los componentes de Mapas de Riesgos Anticorrupción, Política

Antitrámites, Rendición de Cuentas y Atención al Ciudadano, hemos

complementado la estrategia con otras normas inherentes a la política pública en

materia de lucha contra la corrupción a saber: Ley de transparencia y acceso a la

información pública nacional, promoción y protección de la participación ciudadana

y gobierno en línea.



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3. MARCO LEGAL QUE SOPORTA LA POLÍTICA

INSTITUCIONAL DE LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN

EJE ESTRATÉGICO NORMAS DISPOSICIÓN

COMPONENTE ELEMENTO

Prevención, Ética y

Eficiencia Administrativa

Prevención y Administración de

riesgos de corrupción

Ley 1474 de 2011

Se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.

Decreto 124 de 2016

Adopción de la Guía Metodológica para la formulación de los Planes Anticorrupción y de Atención al Ciudadano

Modelo de Gestión Ética

Ley 190 de 1995

Se dictan las normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa

Decreto 493 de 2014

Actualización de Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2014

Racionalización de Trámites y

Procedimientos administrativos

Constitución Política de 1991

Establece el principio de la buena fe, la no exigencia de requisitos adicionales para el ejercicio de un derecho, los principios de la función administrativa, de la actividad económica y la iniciativa privada.

Decreto Ley 019 de 2012

Supresión o reformas a regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios en la Administración Pública.

Decreto 4669 de 2005:

Fijación del procedimiento para aprobación de nuevos trámites, crea el Grupo de Racionalización y Automatización de Trámites (GRAT), como instancia consultiva del Gobierno Nacional en la materia y establece sus funciones.

Ley 962 de 2005:

Se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.

Centro de Transparencia

Portal de Transparencia

para la Información y el

Diálogo

Documento CONPES 3654

de 2010.

Política de Rendición de Cuentas de la Rama Ejecutiva a los Ciudadanos.

Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras



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0

disposiciones. Decretos 1151

de 2008, 2693 de 2012 y 2573 de

2014.

Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia,

Decreto 943 de 2014

Actualización del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2014.

Decreto 103 de 2015.

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones.

Protección al Ciudadano y

Promoción del Control Social

Centro Especializado de

Atención al Ciudadano CEAC

(Oficina de Atención al Ciudadano, Protocolos,

Procedimientos, Sistemas d

Información y Gestión)

Ley 1474 de 2011

Se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.

Ley 1437 de 2011 Expedición del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.


de 2010 Política Nacional de Servicio al Ciudadano

Visitas, intervenciones y

soluciones integrales


de 2010.

Política de Rendición de Cuentas de la Rama Ejecutiva a los Ciudadanos

Inclusión

democracia y control social

Ley 1757 de 2015 Promoción y protección del derecho a la participación democrática.

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=56882#0



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1

4. PREVENCIÓN Y ANTICORRUPCIÓN.

4.1. Modelo de Gestión Preventiva

En la Contraloría Departamental de Bolívar buscamos transformar el control fiscal

que se hace en el departamento, involucrando activamente al ciudadano,

convirtiéndolo en pieza fundamental del proceso y, promoviendo el control

preventivo en la gestión pública como una herramienta de mejora contínua y

oportuna. Esto se logra fortaleciendo a las oficinas de control interno y los

sistemas de gestión institucional, capacitándolos y asesorándolos

permanentemente.

Estamos convencidos que resulta más económico y oportuno para el Estado

prevenir la ocurrencia de actos de corrupción que investigarlos, detectarlos y

sancionarlos, sin detallar que algunas veces el esfuerzo es infructuoso. No

obstante, articulamos los dos enfoques en un esquema de retroalimentación

permanente, decididos a educar para la prevención y a actuar con determinación

en las actuaciones en que corresponda sancionar prácticas corruptas que socaven

el erario público o impidan el cumplimiento de los fines del estado.

4.1.1. Prevención de actos de corrupción

Los mapas de riesgos de corrupción constituyen la herramienta orientadora para la

prevención de los actos de corrupción en la administración pública, a partir de la

aplicación de una metodología enmarcada en la autorregulación, autoevaluación y

4. PREVENCIÓN Y

ANTICORRUPCIÓN



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2

autocrítica institucional. La honradez es vital para reconocerlos y la formación y la

determinación, lo serán para controlarlos y administrarlos.

Para el levantamiento del mapa de riesgos de corrupción al interior de esta

Contraloría, realizamos una sensibilización con nuestro talento humano,

concientizándolos sobre la importancia de identificar los riesgos a los cuales se

exponen sus procesos, y sobre lo relevante que resulta controlarlos y

administrarlos para anticiparnos a su ocurrencia y a sus efectos.

De acuerdo con este primer componente emanado de la Guía Metodológica para

formulación del Plan Anticorrupción, adoptada por el Decreto 2641/12 y modificada

por el decreto 124/16, desarrollamos el Mapa de Riesgos de corrupción de la

Contraloría Departamental de Bolívar el cual generó los siguientes resultados:

Se identificaron CUARENTA Y OCHO (48) RIESGOS DE CORRUPCIÓN que

pueden afectar todos los procesos de la entidad; tres (3) de éstos representan un

riesgo extremo de ocurrencia, mientras siete (7) se encuentran en una zona de

riesgo alta, diez (10) moderada y veintiocho (28) baja.

4.1.1.1. Resumen de Riesgos de Corrupción por Procesos

Planeación Estratégica 3

Ética y Comunicación 2

Auditorías 5

Responsabilidad Fiscal 4

Jurisdicción Coactiva 2

Administrativo Sancionatorio 2

Atención al Ciudadano 3

Fortalecimiento a la Participación Ciudadana 1

Talento Humano 2

Presupuesto 2

Contabilidad 1

Tesorería 2

Gestión Documental 1

Adquisición de Bienes y Servicios 6

Gestión de la Infraestructura 1

Tecnología de la Información 2

Gestión Jurídica 2

Control Interno 3

Auditoría Interna de Calidad 1

Mejoramiento Continúo 3

48

Rieg

os

Macroproceso de Evaluación

a la GestiónEvaluación y Control

TOTALES

Control Fiscal

Direccionamiento Estratégico

Macroproceso Misional

Participación Ciudadana

Macroproceso Estratégico

Macroproceso de Apoyo Gestión Administrativa

Macroprocesos Componente Procesos



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3

4.1.1.2. Distribución Porcentual de Riesgos por Procesos

PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE LOS RIESGOS ESTABLECIMOS

LAS SIGUIENTES ACTIVIDADES

Los Controles son los mecanismos destinados a EVITAR, CONTROLAR,

ADMINISTRAR, REDUCIR, MITIGAR O ELIMINAR el riesgo o su ocurrencia. Las

acciones asociadas al control se dirigen a hacer operativo o materializar control.



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4

RESUMEN DE ACCIONES PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO

La siguiente gráfica muestra el número de acciones que cada proceso debe

desarrollar para el cumplimiento de la política de administración del riesgos de

corrupción institucional 2016

Las acciones de monitoreo tienen el propósito de verificar el cumplimiento de los

controles y las acciones o actividades asociadas a ellos; mientras que los

indicadores permiten evaluar permanentemente el comportamiento y avance de

las acciones y la evolución de los riesgos.



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5

4.1.1.3. Relación de Riesgos de Corrupción identificados y sus atributos

No Descripción del Riesgo

Acció

n y

O

mis

ión

Uso

de

Po

der

Desvia

r la

gesti

ón

de

lo p

úb

lico

Ben

efi

cio

Part

icu

lar

1 Extralimitación de funciones, para obtener un beneficio X X X X

2 Ordenación de pagos sin el lleno de los requisitos X X X X

3 Exceso de poder X X X X

4 Manipulación o adulteración de la información de gestión o institucional

X X X X

5 Ocultamiento de información pública para eludir el control social

X X X X

6 Constreñir a funcionarios para que manipulen o tergiversen resultados de sus actuaciones

X X X X

7 Excluir del PGA a sujetos vigilados para que eludan el control

X X X X

8 Excluir procesos de impacto o de mayor importancia en las auditorías, para no descubrir o hacer públicas las irregularidades

X X X X

9 Exigencias de dadivas para favorecer a funcionarios o contratistas en las auditorías

X X X X

10 Manipulación de observaciones o hallazgos para favorecer u ocultar irregularidades

X X X X

11 Favorecimento: Proferir decisiones de archivo para favorecer a los investigados

X X X X

12 Dilación de los términos procesales para que los investigados eludan sus responsabilidades, o dificultar el recaudo de pruebas o para que se genere la prescripcion

X X X X

13 No aplicar medidas de embargo y secuestro de bienes, cuando sean procedentes para evitar que los investigados resarzan el daño

X X X X

14 Exigencia de dádivas para favorecer a los investigados X X X X

15 Inactividad procesal, prescripción, pérdida de fuerza ejecutoria: No notificar auto de mandamiento de pago, ni impulsar el proceso.

X X X X

16 No realizar estudios de bienes ni aplicar medidas cautelares ni recaudo de las obligaciones para favorecer al ejecutado

X X X X

17

Direccionar las actuaciones por denuncias ciudadanas o manipular la información para no configurar las observaciones o hallazgos que correspondan, o hacerlo inadecuadamente

X X X X



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6

18 Exigencia de dádivas para dar Tratamiento favorable a la decisión de una PQR.

X X X X

19 Manipular o ajustar la decisión de fondo a favor o en contra del investigado

X X X X

20

Exclusión: excluir de los eventos de promoción y apoyo a la participación ciudadana a grupos o sectores de la sociedad para evitar que hagan control social o ejerzan sus derechos.

X X X X

21 Manipular o ajustar la decisión de fondo a favor o en contra del investigado o sancionado

X X X X

22 Exigencia de dádivas para retardar la apertura, el trámite o decisión de los procesos para favorecer a los implicados

X X X X

23 Tolerar tráfico de influencias en la provisión de empleos, con el propósito de beneficiar a un tercero.

X X X X

24 Alterar información institucional para favorecer a un tercero o así mismo en la liquidación de nómina o de pensiones

X X X X

25 Manipulación o adulteración del Sistema de información (bases de datos) para favorecerse asimismo o a terceros.

X X X X

26 Implementar sistemas de información vulnerables a la manipulación o adulteración.

X X X X

27 Estudios y documentos previos direccionados en favor de un contratista

X X X X

28 Sobrecostos en la contratación de suministro de bienes o servicios

X X X X

29 Deficiente supervisión o interventoría para favorecer el incumplimiento del contrato

X X X X

30 Pago de contratos sin haberse cumplido su objeto parcial o totalmente

X X X X

31 Peculado: Favorecer o participar del hurto o apropiación de bienes de la entidad

X X X X

32

Adulteración de información: Pérdida, ocultamiento y modificación de documentos para favorecer a terceros (adulteración de registros, falsificación de firmas, fuga de información sensible)

X X X X

33 Alteración de los valores en los estados financieros ( Maquillaje de los estados financieros )

X X X X

34 Autorizar los pagos sin el lleno total de los requisitos X X X X



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7

35 Uso indebido de asignaciones presupuestales: Afectar rubros que no corresponden al objeto del gasto en beneficio propio o a cambio de una retribución económica

X X X X

36 Favorecimiento: Pagos no autorizados. X X X X

37 Autorizar los pagos sin el lleno total de los requisitos a cambio de prebendas y dádivas

X X X X

38

Favorecimiento a demandantes: No contestar demandas, ni presentar recursos, ni solicitar pruebas, ni asistir a audiencias o hacer defensas inadecuadas en los procesos judiciales o administrativos que se sigan contra la entidad

X X X X

39 Proyectar actos administrativos o decisiones a cambio de prebendas o de dádivas

X X X X

40 Pérdida de información: Suprimir o borrar información institucional (bases de datos) para favorecerse asimismo o a terceros.

X X X X

41 Manipulación o adulteración: Adulterar el Sistema de información (bases de datos) para favorecerse asimismo o a terceros.

X X X X

42 Alteración de información de evaluación a la Gestión para obtener algún beneficio

X X X X

43 Exigir prebendas o dádivas para alterar el contenido de los informes de visitas internas

X X X X

44 Tráfico de influencia y presiones internas: Ejercer presión sobre funcionarios de control interno para maquillar el resultado de los informes o para no hacerlos

X X X X

45 Soborno en los procesos de auditoría que genere el no reporte o modificación de las no conformidades.

X X X X

46

Favorecer a otros procesos internos de la entidad en los informes de seguimiento a los planes de mejoramiento institucionales derivadas de las auditorías externas, internas de calidad, de control interno o por los responsables de los procesos

X X X X

47 Manipulación de investigaciones disciplinarias: Sesgar, ocultar o modificar, procesos de connotación disciplinaria para favorecer a funcionarios

X X X X

48 Ocultamiento de información: Omisión o Envío extemporáneo de información a los entes de control

X X X X

**PARA CONOCER LOS DETALLES DE LA ADMINISTRACIÓN DEL

RIESGO VER “MAPA DE RIESGOS ANTICORRUPCIÓN

INSTITUCIONAL 2016” ANEXO 1.



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8

VALORACIÓN DE LOS CONTROLES

La valoración de los controles consiste en determinar si al interior de la Contraloría

Departamental de Bolívar contamos o no con herramientas de control sugeridas

en la política de administración del riesgo dirigidas a mitigar los riesgos

identificados; seguidamente busca diagnosticar si esas herramientas cuentan con

manuales o procedimientos para su aplicación, y si el tiempo que llevan han sido

efectivas.

**PARA CONOCER LOS DETALLES COMPLETOS DE LA

VALORACIÓN DE LOS CONTROLES PARA LA ADMINISTRACIÓN

DE LOS RIESGOS DE CORRUPCIÓN VER: ANEXO 2.

4.1.2. Modelo de Gestión Ética

En la Contraloría Departamental de Bolívar estamos comprometidos con la

consolidación de nuestro Modelo Institucional de Gestión Ética destinado a la

interiorización de una cultura organizacional basada en los principios y valores

morales previstos en los Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos adoptados

por la entidad.

En este sentido, todos nuestros funcionarios y contratistas están comprometidos

con:

Acoger el Código de Ética de la entidad y acatar los principios y valores

relacionados en el mismo, para la orientación en el desarrollo de sus

funciones y quehacer cotidiano.

Apropiar, interiorizar y aplicar en todo su actuar, el Código de Ética

Institucional.

Promover y estimular permanentemente a los compañeros de trabajo para

que los Valores Éticos, formen parte del trabajo diario de los servidores

públicos del de la entidad.

Desempeñarse como servidores públicos aplicando los valores éticos

establecidos y descritos en el Código de Ética de la Contraloría

Departamental de Bolívar

Abstenerse de negociar la observancia de los valores que conforman el

código y de exigir su cumplimiento.



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9

Erradicar toda conducta o práctica contraria al Código de Ética de la

Contraloría Departamental de Bolívar

4.1.3. Visitas de Control Interno y Cooperación Interinstitucional

Promoveremos la aplicación periódica de visitas de control interno sobre nuestros

procesos de mayor importancia y demanda ciudadana, y el seguimiento

permanente a través de Autoevaluaciones o de controles previos con los

funcionarios de la entidad, para dar ejemplo del funcionamiento adecuado y

eficiente del sistema de control interno.

De esta forma, contemplamos jornadas de sensibilización y apoyo interinstitucional

para promover el control interno preventivo, haciendo seguimiento a los

mecanismos para mitigar los actos de corrupción que hayan adoptado las

entidades sujetas a nuestra vigilancia; así como a la optimización de los modelos

de gestión basados en el MECI 1000:2014 y en la gestión de la Calidad ISO

9001:2008 y NTCGP 1000:2009.

No debemos olvidar que el control fiscal también lo hacen los ciudadanos y los

actores del control interno como responsables del control previo y preventivo. Si

esos controles no funcionan, replicaremos las mismas deficiencias en todo el

departamento. Ese es un círculo vicioso que debemos detener.

4.2. Auditorías Anticorrupción al interior de la CDB.

De acuerdo con nuestro Plan General de Auditorías 2016, haremos vigilancia

permanente sobre la lucha contra la corrupción al interior de la contraloría así:

Seguimiento y evaluación a la formulación y avances del mapa de riesgos

de corrupción.

Seguimiento a la racionalización, optimización y automatización de trámites

y procedimientos administrativos y publicación en el SUIT – Sistema Único

de Información de Trámites.

Cumplimiento de los lineamientos generales de la Política Nacional de

Rendición de Cuentas, Ley de Transparencia y Acceso a la información

Pública Nacional; e información mínima a publicar en las páginas web.

Mecanismos para fortalecimiento de la atención al ciudadano

procedimientos, protocolos, sistemas de turnos, adecuación de espacios



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ina2

0

físicos, creación de la oficina de atención al ciudadano y sistemas de

información para homogenización y consulta de la gestión de las PQRS.

Estándares para atención de PQRS: sistemas de gestión documental,

términos de respuesta, procedimiento administrativo, notificaciones

electrónicas.

Promoción y protección de la participación ciudadana: escenarios de

justificación de actuaciones; capacitaciones, apoyo y asesoría a las

veedurías ciudadanas, grupos de interés y ciudadanía en general; espacios

de interacción y diálogo con las organizaciones de control social, recepción

y valoración de recomendaciones de las veedurías, tratamiento a las

recomendaciones; espacios y acciones de entrega de información a las

veedurías para lo de su competencia de acuerdo a su naturaleza jurídica.

NOTA: Promoveremos el cumplimiento de estas metas en las entidades sujetas a

nuestra vigilancia MEDIANTE AUDITORÍAS ANTICORRUPCIÓN Y DE

TRANSPARENCIA, previas labores de formación, sensibilización y apoyo

institucional.

4.3. Observatorio Anticorrupción.

Crearemos el Observatorio Territorial del Control Fiscal en el departamento del

Bolívar, con especial énfasis en la Transparencia y la Lucha Contra la Corrupción,

con el fin de detectar las principales, más frecuentes e impactantes irregularidades

en las administraciones municipales y departamental; para focalizar y priorizar

nuestras actuaciones relacionadas con los fenómenos de ineficiencia y corrupción.

Este observatorio servirá de instrumento de monitoreo y detección de

desviaciones en la administración pública del departamento, de actos de

corrupción en cada entidad pública, sector y municipio, permitirá formular

estrategias y acciones para controlarlos y para mitigar sus efectos, sirviendo de

fuente de información para la construcción de los mapas de riesgos de corrupción

en todo el departamento.



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Ejerceremos vigilancia sobre nuestros procesos de contratación y el las entidades

vigiladas, realizando seguimiento “en tiempo real y oportuno”, para detectar

posibilidades de desviaciones a través del monitoreo sobre la contratación en cada

municipio y el departamento, sobre el cumplimiento de los contratos, la entrega

oportuna de obras, bienes y servicios, debido a que la mayor parte de los recursos

públicos se ejecutan a través de ellos.

Con la información que se recibe sobre los contratos que se suscriben y ejecutan

con recursos públicos en cada entidad pública o particular que maneja recursos

estatales en el departamento de Bolívar, podemos conocer todos los contratos que

se suscriben, identidad de los contratistas, valores, objetos, condiciones técnicas,

tiempos de ejecución, cómo y formas de pago, cuándo hay adiciones,

suspensiones o modificaciones. Con esta información promoveremos mayor

Transparencia en el proceso contractual del departamento de Bolívar.



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5. EFICIENCIA, TRANSPARENCIA Y RENDICIÓN DE CUENTAS

5.1. Gestión Antitrámites

CONTROL A LA RACIONALIZACIÓN, OPTIMIZACIÓN Y AUTOMATIZACIÓN

DE LOS TRÁMITES Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS.

La tramitología en la función pública es uno de los fenómenos que más afecta la

calidad del servicio, generando una inconformidad generalizada de la sociedad

Colombiana, debido a la existencia de exagerados requisitos y de procedimientos

superfluos para acceder a los servicios que oferta el Estado. Existe una relación

directa entre los trámites extensos, engorrosos y complicados con la probabilidad

de actos de corrupción.

La política pública sobre racionalización de trámites está reglamentada por el

Decreto – Ley 019 del año 2012, busca promover la supresión, racionalización,

optimización y automatización de trámites y servicios de entidades públicas,

evitando exponer al ciudadano a regulaciones innecesarias o excesivas.

5. EFICIENCIA,

TRANSPARENCIA Y

RENDICIÓN DE CUENTAS



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El ordenamiento jurídico colombiano obliga a todas las entidades del Estado a

revisar los procedimientos y requisitos de trámites y servicios para accederlos e

intervenirlos, de tal manera que reduzcan la cantidad de pasos, el número de

requisitos, los optimicen; es decir, los mejoren y los automaticen conllevando el

acceso al trámite de manera virtual, a través del portal web institucional u otro

mecanismo de fácil acceso para al ciudadano, preferentemente con soporte

tecnológico.

Por último, se deben crear o fortalecer las ventanillas únicas virtuales o cadenas

de interoperabilidad que permitan armonizar los requerimientos que realizan a

diferentes entidades públicas en un mismo orden distrital, municipal o

departamental, incluso nacional. Esto evitaría que un ciudadano para acceder a

diversos servicios en diferentes secretarias de una misma Alcaldía deba aportar

los mismos elementos, sólo bastaría con presentarlos una sola vez en la entidad o

jurisdicción, este es el propósito final de la interoperabilidad.

5.1.1. Auditorías a la Gestión Antitrámites.

Velaremos por el cumplimiento de los objetivos de la política pública en materia de

gestión antitrámites en la contraloría departamental así:

Racionalizar los trámites y procedimientos administrativos a través de la

simplificación, estandarización, eliminación, optimización y automatización,

mejorando la participación ciudadana y la transparencia en las actuaciones

administrativas.

Facilitar y promover el uso de las tecnologías de la información y las

comunicaciones con el fin de facilitar el acceso de la ciudadanía a la información

sobre trámites y a su ejecución por medios electrónicos, creando condiciones de

confianza en el uso de las TIC.

Hacer más eficiente la gestión pública en la contraloría departamental de Bolívar

para dar respuestas ágiles y efectivas a las solicitudes de servicio de la ciudadanía,

a través de mejoras en los procesos y procedimientos internos de las entidades y,

la optimización de los recursos.



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Promover la confianza en el ciudadano aplicando el principio de la buena fe,

así como la excelencia en la prestación de sus servicios a la ciudadanía, con

el fin de hacerle más fácil y amable la vida a nuestros usuarios.

Por otra parte, vigilaremos la gestión antitrámites en los sujetos de control

evaluando los siguientes elementos:

Conformación y puesta en marcha de los comités antitrámites

Identificación de trámites y análisis normativo

Inventario de trámites

Registro de trámites en el SUIT – Sistema Único de Información de

Trámites del DAFP.

Priorización, diagnóstico e intervención de trámites

Racionalización de trámites.

Eliminación de trámites que no cuenten con sustento jurídico o carecen de

pertinencia administrativa.

Simplificación de trámites que impliquen: reducción de costos operativos en

la entidad, reducción de costos para el ciudadano, reducción de

documentos, reducción de pasos al ciudadano y del proceso interno,

reducción de requisitos y reducción del tiempo de duración del trámite.

Estandarización de trámites equivalente frente a pretensiones similares.

Optimización y mejora integral de los trámites que impliquen:

modernización en las comunicaciones, relaciones entre entidades, consulta

entre áreas o dependencias de la entidad, aumento de punto de atención y

reducción del tiempo en éstos.

Automatización de trámites con soporte de Tecnologías de la Información y

las Comunicaciones, acceso, formato y formularios electrónicos.

Interoperabilidad: colaboración entre organizaciones para intercambiar

información y conocimiento en el marco de sus propósitos con el propósito

de facilitar la entrega de servicios en línea a ciudadanos, empresas y a

otras entidades.

Implementación de Ventanillas únicas son sitios virtuales desde donde se

gestione de manera integrada la realización de trámites que están en

cabeza de una o varias entidades, dando la solución completa al

interesado, a través de trámite electrónico de autorizaciones, permisos,

vistos buenos, sin documento físico, pagos electrónicos, formularios

virtuales, atención 7 x 24, operación a través de certificados digitales;

seguridad y transparencia del proceso y eficiencia operativa en el proceso.



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5.2. Portal de Transparencia y cuentas claras.

Como elemento transversal en nuestra planeación estratégica promovemos

mecanismos que aseguren la difusión de la información que producimos y

ejerceremos vigilancia sobre la política pública de transparencia respecto de las

entidades que vigilamos, procurando que la información pública institucional se

produzca en forma amplia y transparente hacia los grupos de interés y la

ciudadanía en general.

Nuestra política institucional de rendición de cuentas integra los lineamientos

generales de la Política Nacional de Rendición de Cuentas emanada del

documento CONPES 3654 de 2010, la Ley 1712 de 2014 de Transparencia y del

Derecho de Acceso a la Información Pública Institucional y su Decreto

reglamentario 103 de 2015; y por último, los lineamientos sobre información

mínima a publicar en los portales institucionales según el Programa Nacional de

Gobierno en Línea 2012 – 2017 para el orden territorial, establecido en el Decreto

2693 de 2012 y refrendado en el Decreto 2573 de 2014.

Nuestra política institucional de rendición de cuentas está articulada con los

lineamientos para la construcción del Plan Estratégico de comunicaciones, que a

su vez está dirigido a masificar las ejecutorias de la entidad y lograr que los

diferentes grupos de interés las identifiquen, conozcan y mejoren su percepción

sobre la gestión de la Contraloría de Bolívar; de igual forma, busca dar

cumplimiento a los lineamientos generales de exposición de la información

permanente a través de canales de información.

De acuerdo con la Política Nacional de Rendición de Cuentas nuestro Plan

institucional desarrolla los siguientes elementos y atributos:



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5.2.1. Rendición de Cuentas

5.2.1.1. Elementos para la rendición de cuentas.

5.2.1.1.1. Información y comunicación para la rendición de cuentas

El componente de la información desarrolla atributos relevantes para los fines de la rendición de cuenta. Toda información que se produce en la Contraloría Departamental de Bolívar contiene los siguientes criterios:

Claridad y comprensión en la información que se genera Debe causar el interés ciudadana Debe estar actualizada Debe presentante a tiempo La información suministrada debe corresponder a la realidad y no ser

suministrada con reservas arbitrarias o dubitaciones. Debe ser efectiva y coherente con los objetivos misionales de la entidad. Debe estar disponible a través de medios de fácil acceso al ciudadano Debe ser completa.

A través de los diferentes medios de divulgación establecidos en nuestro plan de medios, principalmente en nuestro portal institucional: http://www.contraloriadebolivar.gov.co/ damos cumplimiento a la política institucional de rendición de cuentas en materia de exposición de la información. Entendemos que la información pública institucional implica el establecimiento y respeto de los derechos de acceso a la información y a la documentación pública por parte de ciudadanos, organizaciones, medios de comunicación y órganos de control; entre otros. El objetivo principal de este componente es generar, difundir y facilitar el acceso a dicha información.

Acciones para la información y la comunicación

Para el cumplimiento de las acciones de información y divulgación de datos, la Contraloría departamental de Bolívar desarrolla los siguientes medios y herramientas que garantizar el derecho fundamental de acceso a la información pública y la transparencia:

Elaboración de informes de gestión y de ejecución presupuestal

Informamos sobre el avance de la gestión de manera periódica, respecto de las metas, fines, objetivos y ejecución del plan de acción y estratégico; así como el

http://www.contraloriadebolivar.gov.co/



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grado de ejecución presupuestal. Estos documentos se elaboran como mínimo, una vez cada semestre.

Actualización de la Página Web De acuerdo con los lineamientos para la construcción de nuestro plan estratégico de comunicaciones, se alimentará constantemente la página web institucional http://www.contraloriadebolivar.gov.co/ con publicación de documentos, noticias, novedades y resultados que produce la entidad.

Elaboración y difusión de comunicados de prensa:

La Contraloría Departamental de Bolívar produce notas informativas observando los atributos de amplia difusión y accesibilidad destinados a entregar a los grupos de interés o ciudadanía bolivarense en general, información institucional, y de gestión y resultados.

Uso de redes sociales:

La Contraloría Departamental de Bolívar promueve la información, comunicación y retroalimentación que se genera en la entidad a través de las redes sociales más relevantes vigentes.

Uso de medios de comunicación masiva:

La Contraloría Departamental de Bolívar emplea, de acuerdo a los lineamientos para la construcción de nuestro Plan de Comunicaciones, los medios televisivos, radiales, de prensa escrita, revistas, comunitarios y símiles, para la divulgación de la información masiva de interés general.

Publicación en cartela o avisos informativos:

Los avisos y carteleras ubicadas en las áreas comunes de la entidad permiten suministrar al personal visitante de la Contraloría Departamental de Bolívar información clasificada y actualizada permanentemente.

Información multimedia

La Contraloría Departamental de Bolívar establece, como complemento de su política de rendición de cuentas, espacios informativos y/o archivos que emplean sonidos, video, imágenes o textos que tienen por objeto la divulgación de contenidos por los diversos canales establecidos.




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5.2.1.1.2. Lenguaje Claro

Con el fin de garantizar el goce efectivo de los derechos ciudadanos, estamos

comprometidos con la transmisión de información en forma clara y efectiva,

respecto de los programas, acciones y servicios al ciudadano. Daremos

cumplimiento a los siguientes parámetros generales, como prerrequisitos de la

divulgación de la información institucional:

Identificación de temas o contenidos que se requieren informar

Identificar quiénes son los interlocutores (caracterización del ciudadano)

Relacionar y ajustar conceptos con el contexto cotidiano del ciudadano,

tanto en social como en lo cultural.

Transformar el lenguaje técnico propio del control fiscal y la administración

pública, a un lenguaje claro y sencillo, de fácil comprensión para el

ciudadano.

Apoyarse en las estrategias de comunicación definidas en los lineamientos

para construcción del plan estratégico de comunicación y medios.

Elementos considerados en la construcción del lenguaje claro en la

Contraloría de Bolívar

Información: Priorizar y/o seleccionar la información que realmente es

relevante para el ciudadano

Contenido: Requiere de la redacción de ideas cortas con estructuras

simples y palabras que sea de fácil acceso al ciudadano.

Estructura: La organización del texto debe tener una secuencia lógica y

ser atractiva para el ciudadano.

Diseño: Emplear ayudas visuales que puedan facilitar la lectura y

comprensión del texto.

Satisfacción: Todo información producida por la Contraloría de Bolívar está

orientada a que el ciudadano encuentre lo que busca, entienda lo que

encuentra, acceda de forma fácil y rápida a ella y quede satisfecho con la

estructura, diseño y contenido del mensaje.



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5.2.1.1.3. Diálogo y retroalimentación para la rendición de cuentas

El elemento diálogo se refiere a aquellas prácticas en que la Contraloría Departamental de Bolívar entrega explicaciones o responden las inquietudes de los ciudadanos frente a sus acciones y decisiones en espacios (bien sea presenciales-generales, segmentados o focalizados, virtuales por medio de nuevas tecnologías). Se caracteriza por mantener un contacto directo entre las partes. Existe la posibilidad de interacción, pregunta-respuesta y aclaraciones sobre las expectativas mutuas de la relación. La política nacional de rendición de cuentas adoptada en el Conpes 3654 de 2010 determinó el fomento del dialogo y la retroalimentación, lo cual indica que no sólo es deber de las entidades el informar, sino explicar y justificar sus acciones. En ese sentido, el diálogo en la rendición de cuentas se refiere a las explicaciones, justificaciones o respuesta a inquietudes de los ciudadanos frente a las acciones o decisiones de la entidad pública. Este componente se destaca por la capacidad de interacción con el ciudadano, para dar respuesta y aclaraciones sobre las acciones y expectativas mutuas de la relación Contraloría de Bolívar – Ciudadano, El diálogo es válido por cualquier espacio: presencial, virtual, segmentado, focalizado, etcétera. El diálogo, de manera complementaria, puede ser acompañado con el uso de mecanismos de participación apoyados por el uso de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones TIC, tales como: chat, foros virtuales, video streaming, redes sociales, aplicaciones móviles y otros. Estos espacios permiten atender consultas de ciudadanía en tiempo real, así como ampliar la explicación de temas y profundizar sobre contenidos de informes o información publicada por la entidad a través de múltiples canales. Para cumplir con este elemento, en el proceso de rendición de cuentas, la Contraloría Departamental de Bolívar establece varios espacios de encuentro (reuniones presenciales) que se realizarán de acuerdo con las posibilidades financieras, logísticas y de recurso humano así:

Acciones para el dialogo y la retroalimentación para la rendición de cuentas



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Foro:

Reunión pública en la cual diversas organizaciones de la sociedad civil y entidades públicas del departamento de Bolívar para deliberar e intercambiar ideas y opiniones, para evaluar el cumplimiento de las políticas, planes, programas o proyectos de alguna entidad o sector.

Audiencia pública participativa y descentralizada:

Eventos públicos entre ciudadanos, organizaciones y servidores públicos del departamento de Bolívar de manera descentralizada, en cada uno de los municipios para entrega de resultados, fomento de la interacción (diálogo) y recepción de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias.

Observatorios ciudadanos;

Espacios de carácter técnico y multidisciplinarios, donde el principal actor será el ciudadano; y tienen por propósito, monitorear y evaluar las políticas públicas y/o gestión y resultados públicos del orden departamental.

Consejos o espacios de participación ciudadana

Espacios de participación ciudadana de carácter temático, formativo o focalizado, que permitan el establecimiento del diálogo directo con la comunicada organizada, representada en veedurías u organizaciones en general.

Espacios de diálogo a través nuevas tecnologías de la información:

Facilitamos herramientas como chat, foros virtuales, video streaming, redes sociales y redes móviles que permitan establecer una comunicación y retroalimentación con el ciudadano, en tiempo real, por medio del uso de las TIC.

Estas herramientas permiten establecer una comunicación y retroalimentación, en tiempo real, por medio del uso de las nuevas tecnologías de la información.

5.2.1.1.4. Incentivos y estímulos para la Rendición de Cuentas

La Contraloría Departamental de Bolívar promueve incentivos para Funcionarios y ciudadanos, sobre buenas prácticas y comportamientos en torno a los procesos de rendición de cuentas para consolidar una cultura organizacional de rendición de cuentas en la Contraloría de Bolívar; y la motivación ciudadana para participar en estos procesos con aportes, vigilancia permanente y reconocimientos a su labor.



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Acciones para el incentivo y estímulo

Capacitación a servidores públicos

La Contraloría Departamental de Bolívar estableció unos lineamientos generales para la construcción del Plan de Capacitación PIC 2016 y el Plan de Inducción y Re inducción Institucional, que contempla actividades de formación referente a los procesos de rendición de cuentas, destinados además a estimular la participación del funcionario en los diferentes escenarios de entrega y exposición de la información.

Capacitación a Ciudadanos De acuerdo con el componente de promoción y protección a la participación ciudadana de este Plan, se ha programado elaborar un Cronograma Especial para preparar y estimular a las veedurías ciudadanas, grupos de interés y ciudadanos en general, para su participación activa en los procesos de rendición de cuenta y en general, en el ejercicio del control social.

Reconocimientos y condecoración a funcionarios y ciudadanos

La Contraloría Departamental de Bolívar exaltará la labor de los funcionarios y

ciudadanos que se caractericen por su participación activa dentro de los procesos

de rendición de cuentas que contribuyan a la consolidación de la participación y la

democracia en el nivel institucional y en el ciudadano.

5.2.2. Atributos de la Rendición de Cuentas

La Contraloría Departamental de Bolívar contempla los siguientes atributos en su rendición de cuentas:

Rendición de Cuentas Permanente

Busca fortalecer y contribuir al desarrollo de los principios constitucionales

de transparencia, responsabilidad, eficiencia, eficacia e imparcialidad en el manejo

de los recursos públicos y fomentar la interlocución directa de nuestros servidores

públicos con la ciudadanía, para mejorar los procesos de planeación estratégica,

focalización y priorización del gasto de la entidad.



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Para que haya una comunicación permanente con la ciudadanía (asociaciones,

gremios, veedurías, academia, medios de comunicación y ciudadanos en general

del departamento) y una participación en la gestión pública de la entidad, la

Contraloría Departamental de Bolívar pone a disposición en su página web,

archivo institucional, carteleras, avisos, boletines, informes, foros, chats, entre

otros, sus políticas, proyectos, programas, contratos, recursos presupuestales

asignados, información financiera, procedimientos, trámites y planes de acción;

entre otros, con carácter permanente.

Rendición Pública y Transparente

En la Contraloría Departamental de Bolívar propendemos por la transparencia,

haciendo públicas todas nuestras actuaciones, así como las de administración de

recursos financieros. Entendemos la transparencia y la publicidad como atributos

que nos permiten disponer de la información clara, precisa y oportuna al servicio

del ciudadano y de la sociedad en general.

Información con amplia difusión.

De acuerdo con nuestra estrategia de comunicaciones, en los lineamientos para la

Rendición de Cuentas hacemos uso de los diversos canales de comunicación,

para llegar a todos los actores sociales, sin discriminación sobre su formación,

credo, filiación política o cultural ni ubicación, para ello disponemos de

información multimedia, boletines, redes sociales, portal web; entre otros.

CADENA DE VALOR DE LA RENDICIÓN DE CUENTAS



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5.2.3. Alcance de la Rendición de Cuentas.

La Rendición de Cuentas en la Contraloría Departamental de Bolívar está dirigida

a todos los sujetos de la sociedad civil, ciudadanos, organizaciones sociales,

grupos de interés, empresas, medios de comunicación y veedurías ciudadanas, se

realiza a través de los medios de comunicación disponibles, para facilitarles el

acceso a la información publicada por la entidad y lograr una interacción

permanente y calificada, donde los actores de la sociedad bolivarense expresen

sus opiniones, formulen sus inquietudes y quejas y reciban respuestas.

5.2.4. Objetivos de la Rendición de Cuentas

Desarrollar la Política Nacional de Rendición de Cuentas enmarcada en los

componentes de información, diálogo, lenguaje claro e incentivos para el fomento

de la participación ciudadana, el control social y la construcción de una relación de

doble vía entre la Contraloría de Bolívar y los actores sociales, respecto del

cumplimiento de la misión de la entidad.

5.2.4.1. Objetivos específicos

Proporcionar el acceso fácil al ciudadano en los espacios de información e

interacción a través de la implementación de canales y estratégicas

soportadas en tecnologías de la información y las comunicaciones.

Entregar información completa, clara, comprensible, oportuna y con calidad,

para facilitar el ejercicio del control a la gestión pública

Ampliar la información que suministra la Contraloría de Bolívar a través de

los diferentes canales de comunicación e interacción.

Generar estrategias de incentivos donde se estimule al ciudadano y

funcionarios en los procesos de rendición de cuenta.

Promover e incorporar aportes realizados por los ciudadanos en los

procesos de dialogo e interacción en la rendición de cuentas.



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5.2.5. Construcción y consolidación de la estrategia de rendición de cuentas

de la Contraloría Departamental de Bolívar

5.2.5.1. D5iagnóstico del proceso de Rendición de Cuentas

Analizamos el desarrollo de la Política de Rendición de Cuentas de vigencias

anteriores, evaluando las fortalezas y debilidades del proceso que sirvieron de

insumo para la elaboración del Plan Institucional de Rendición de Cuentas.

5.2.5.2. Caracterización de los ciudadanos y grupos de interés

Esta fase consiste en reconocer e identificar las características, necesidades,

intereses, expectativas y preferencias de la población objetivo a la cual está

dirigida la información. Este ejercicio permite ajusta la oferta institucional para

presentar servicios e información focalizadas para responder satisfactoriamente al

mayor número de requerimientos y expectativas ciudadanas, así como obtener

retroalimentación y lograr la participación activa de todos los ciudadanos

bolivarenses para el logro de los objetivos de la Contraloría de Bolívar y de las

entidades vigiladas.

Caracterizar a ciudadanos y grupos de interés, significa identificar sus

particularidades y expectativas, a fin de segmentarlos en grupos que compartan

atributos similares y a partir de allí, gestionar acciones para la entrega de la

información y la promoción de la participación según el interés.

La caracterización de ciudadanos de la Contraloría departamental de Bolívar

pretende identificar los canales sobre los cuales se deben priorizar las acciones

para la atención adecuada según el tipo de ciudadanos o grupos de interés, la

forma en que se debe presentar la información, los ajustes que son fundamentales

en la infraestructura física y tecnológica; entre otros.

La caracterización de ciudadanos y grupos de interés de la Contraloría de Bolívar

es una de las grandes apuestas para la consolidación de la estrategia de

Rendición de Cuentas y de acuerdo con nuestra planeación estratégica estará

perfeccionada y debidamente socializada en el transcurso del primer semestre de

la presente vigencia.



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Luego de la caracterización identificaremos con mayor precisión las necesidades

de información de la ciudadanía bolivarense en general, la cual será priorizada en

aras de lograr la satisfacción de los usuarios respecto de la Rendición de Cuentas.

5.2.5.3. Vigilancia el cumplimiento de la Política Nacional de Rendición de

Cuentas

La información que será publicada, de acuerdo con los atributos de la rendición de

cuentas institucional de la Contraloría Departamental de Bolívar, es la que sigue

en el subcomponente 5.3, la que a su vez será objeto de vigilancia permanente;

por otra parte, haremos seguimiento a las entidades públicas del departamento

sujetas a nuestra vigilancia, para que cumplan con esta obligación e informen a la

ciudadanía permanentemente sobre sus actuaciones.

5.3. Transparencia y Acceso a la Información Pública

En la Contraloría Departamental de Bolívar reconocemos la información como un

derecho y no como un privilegio, por lo que cambiaremos la antigua concepción de

relación entre Contraloría - Ciudadano, donde este último, nos requería el

suministro de información, ahora somos nosotros lo que brindamos ésta

oportunidad y calidad.

Nuestra estrategia institucional para el fomento de la transparencia y el

mejoramiento del acceso a la información pública, atiende los lineamientos

previstos en la Ley 1712 de 2014 y los Decretos Reglamentarios 103 y el

compilatorio 1081 de 2015, para garantizar el derecho fundamental de acceso a la

información.

5.3.1. Atributos de la transparencia

La Contraloría de Bolívar asume una actitud activa para la publicación de la información pública, de fácil acceso, completa, imparcial, objetiva, oportuna y con calidad.

Publicamos toda la trazabilidad de nuestros procesos, desde la planeación, ejecución y evaluación.



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Respondemos de buena fe, de manera adecuada, veraz, oportuna y accesible a las solicitudes de los ciudadanos

5.3.2. Elementos para la promoción de la transparencia y el acceso a la

información en la Contraloría de Bolívar

5.3.2.1. Transparencia Activa.

Este elemento garantiza la disponibilidad de la información a través de la página

web de la Contraloría de Bolívar http://www.contraloriadebolivar.gov.co/ en el link

sección de “Transparencia” alojado en el banner principal.

Es menester señalar que la Contraloría Departamental de Bolívar está

comprometida con la promoción de la transparencia y el acceso a la información,

de tal forma que no obstante a la información mínima a publicar de acuerdo con la

Ley 1712 de 2014, entiende la necesidad de exponer información que en general,

sea de interés para los ciudadanos.

5.3.2.1.1. Información estándar disponible al ciudadano

a. Información sobre la estructura de la entidad.

Descripción de la estructura orgánica, dependencias, procesos,

funciones, deberes, la ubicación de las oficinas y horarios de atención.




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Presupuesto, ejecución presupuestal histórica anual y planes de gasto

público, de conformidad con el Plan de Acción descrito en el artículo 74

de la Ley 1474 de 2011.

Directorio de servidores públicos, contratistas y empleados del sujeto

obligado, que como mínimo contiene los nombres y apellidos

completos, ciudad de nacimiento, formación académica, experiencia

laboral y profesional y las escalas salariales o monto de los honorarios o

valor del contrato de los contratistas.

Normas generales y reglamentarias, políticas, lineamientos o manuales,

metas, objetivos, resultados de auditorías y evaluaciones de

desempeño.

Plan Anual de Adquisiciones, las contrataciones adjudicadas en cada

año, las obras públicas, los bienes adquiridos o arrendados y los

estudios o investigaciones, señalando el tema específico, así como

todos los contratos de prestación de servicios.

Plazos del cumplimiento de contratos

Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano

b. Información sobre contratación.

Publicación de contrataciones en curso de contratos sometidos al régimen

de contratación estatal, con un vínculo al Sistema Electrónico para la

Contratación Pública (SECOP).

Manual interno de contratación

Los procedimientos, lineamientos y políticas en materia de adquisiciones y

compras, así como todos los datos de adjudicación y ejecución de

contratos, incluidos concursos y licitaciones.

Pruebas de ejecución o cumplimiento de los contratos

c. Información sobre servicios, procedimientos y funcionamiento.

Detalles de los servicios que brinda la Contraloría de Bolívar directamente

al público, a los sujetos vigilados, incluyendo normas, formularios y

protocolos de atención.

Contenido de todas las decisiones y/o políticas que afecten al público, así

como la interpretación autorizada de las mismas.

Todos los informes de gestión, evaluación y auditoría de los sujetos de

control

Fallos de responsabilidad fiscal ejecutoriados



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Todo mecanismo o procedimiento por medio del cual el público pueda

participar en la formulación política o el ejercicio de la participación

ciudadana y el control social.

Las respuestas a las solicitudes de acceso a información pública que hayan

sido realizadas con anterioridad, teniendo en cuenta las excepciones al

derecho de acceso a información pública y la publicación parcial de

información y/o eliminación de algunos campos que se encuentren dentro

de las excepciones.

5.3.2.2. Transparencia Pasiva

Este elemento desarrolla la obligación de dar respuesta a las solicitudes de

acceso a la información en los términos establecidos por la ley y en los

lineamientos generales del Programa Nacional de Servicio al Ciudadano.

Los canales de transparencia activa constituyen una respuesta complementaria de

la Contraloría Departamental de Bolívar para aquella información que el ciudadano

no encuentre en la página web de la entidad y que no siendo parte del elemento

de trasparencia activa o de obligante publicación de acuerdo a la norma, si sea de

interés del ciudadano.

5.3.2.2.1. Atributos de la transparencia pasiva

De acuerdo con lo preceptuado en el artículo 26 de le ley 1712 de 2014 toda la

información que produce la Contraloría Departamental de Bolívar mediante

solicitud de acceso a la información pública se genera observando los siguientes

atributos:

Oportuna

Veraz

Completa

Motivada

Actualizada

Y respondida dentro de los términos establecidos



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5.3.2.2.2. Principio de gratuidad

Las solicitudes y respuestas en la Contraloría de Bolívar observan el principio

fundamental de la gratuidad. No obstante, están permitidos los costos de

reproducción y envío de la información. Sin embargo se motiva al ciudadano al

recibo de la información a través de medios electrónicos y evitar incurrir en costos

de reproducción de la información.

5.3.2.2.3. Instrumentos de gestión de la información

En el Link de transparencia del Portal Institucional de la Contraloría Departamental

de Bolívar también están disponibles los siguientes instrumentos de Gestión de la

Información, las cuales orientan al ciudadano sobre la información pública que

vamos a divulgar, dónde se encuentra, cómo se pública y en qué medios u otros

sitios de internet, cuál puede requerirse por el ciudadano o cuál es reservada.

5.3.2.2.4. Registro de activos de información.

Este registro o inventario del total de la información pública de obligatoria

divulgación por parte de la Contraloría Departamental de Bolívar tiene como

mínimo los siguientes campos mínimos:

a) Nombre de la categoría de la información

b) Descripción del contenido de la categoría

c) Idioma o dialecto en que se encuentra disponible

d) Medio de conservación y/o soporte

e) Identificación del formato en que se presenta

f) Indicación si la información está publicada o disponible para solicitud.

g) Ubicación de la información para consulta.

El registro de activos de información además de estar disponible en el portal de la

Contraloría Departamental de Bolívar, también se podrá encontrar en el portal

www.datosabiertos.gov.co y será actualizado de manera permanente de acuerdo

con los procedimientos del programa de gestión documental.

http://www.datosabiertos.gov.co/



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5.3.2.2.5. Esquema de publicación de información.

Permite la identificación de la información que debe ser publicada tanto en el

portal de la Contraloría Departamental de Bolívar como en otros portales del

Estado colombiano y la frecuencia con la que se debe actualizar. Con el fin de

orientar con claridad al ciudadano, el esquema de publicación de información de la

Contraloría del Bolívar tiene los siguientes elementos:

a) Nombre o título de la información

b) Idioma o dialecto en que se encuentra disponible

c) Medio de conservación y/o soporte

d) Identificación del formato en que se presenta

e) Fecha de generación de la información

f) Lugar de consulta con sus respectivos links.

g) Nombre del área o proceso que produjo la información

h) Nombre del área o proceso encargado de la custodia o control de la

información para efectos de permitir su acceso.

i) Época o frecuencia de la publicación y actualización

5.3.2.2.6. Índice de información clasificada y reservada

Relaciona la información que no obstante por ser de carácter público, de acuerdo

con su contenido, está sujeta a reserva. Para efectos de consulta, esta

información contiene los siguientes elementos:

a) Nombre de categoría de información

b) Nombre o título de la información

c) Idioma o dialecto en que se encuentra disponible

d) Medio de conservación y/o soporte

e) Fecha de generación de la información

f) Nombre del área o proceso que produjo la información

g) Nombre del área o proceso encargado de la custodia o control de la

información para efectos de permitir su acceso.

h) Objetivo legítimo de la excepción (artículos 198 y 19 ley 1712 de 2014)

i) Fundamentación constitución o legal

j) Fundamento jurídico

k) Excepción total o parcial



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l) Fecha de calificación de la información como reservada

m) Plazo de levantamiento de la clasificación o reserva

5.3.2.2.7. Monitoreo de acceso a la información pública.

De acuerdo con los términos previstos en la Ley y con el fin de proporcionar un

mecanismo de seguimiento de seguimiento a la información pública, la Contraloría

Departamental de Bolívar publicará a través del links de transparencia, un informe

con los siguientes parámetros respecto del seguimiento al acceso a información

pública:

a) Número de solicitudes recibidas

b) Número de solicitudes trasladadas por competencia a otra entidad

c) Tiempo de respuesta empleada para la atención de cada solicitud

d) Cantidad de solicitudes en las que se negó el acceso a la información.

Información institucional y períodos en que debe ser publicada de acuerdo a

la política institucional de rendición de cuentas (información) y el fomento de

la transparencia.

Componente Contenido Frecuencia

Presupuesto

Presupuesto de ingresos y gastos (funcionamiento, inversión y servicio de la deuda) en ejercicio detallado de la vigencia (apropiaciones iniciales y finales, % de recursos ejecutados en ingresos y compromisos y obligaciones en gastos).

Anual

Comparativo con respecto al mismo período del año anterior. Anual

Ejecución presupuestal mensual Mensual

Ejecución presupuestal con carácter trimestral Trimestral

Estados financieros de las últimas dos vigencias, con corte a diciembre del año respectivo.

Anual

Planes de gasto público para cada año fiscal Anual

Contratación y

Adquisiciones

Plan anual de adquisiciones Anual

Publicación en el SECOP todos sus procesos de contratación Constante

Publicación en la página web de las contrataciones adjudicadas y en caso de los servicios de estudios o

Mensual



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2

investigaciones deberá señalarse el tema específico. Publicación de pruebas de ejecución (informes supervisión).

Relación de contratistas indicando nombre, documento de identidad, objeto del contrato, fecha de ejecución y, en los de prestación de servicios indicar preparación académica y experiencia laboral.

Constante

Rendición de

cuentas Lineamientos: Plan y/o cronograma de rendición de cuentas Anual

Planeación

Estrategia y

cumplimiento de

metas

Objetivos, estrategias, proyectos, metas, responsables, planes generales de compras y distribución presupuestal de sus proyectos de inversión

Anual

Plan operativo anual de inversiones o el instrumento donde se consignen los proyectos de inversión o programas que se ejecuten en cada vigencia

Anual

Metas e indicadores de gestión y/o desempeño, de acuerdo con su planeación estratégica.

Semestral

Publicación de políticas, planes o líneas estratégicas y como mínimo su plan estratégico vigente.

Anual

Planes de acción Anual

Seguimiento a los planes de acción Semestral

Control Interno

Publicación del informe pormenorizado del estado del control interno de acuerdo con lo señalado en el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011

Semestral

Registro público sobre los derechos de petición de acuerdo con Circular Externa N° 001 del 2011 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno

Semestral

Informes sobre las quejas y reclamos, con el fin de mejorar el servicio que presta la entidad y racionalizar el uso de los recursos.

Semestral

Informes de auditoría de control fiscal externo (AGR) Anual

Anti Corrupción

Publicación del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano

Anual

Seguimientos al Plan Anticorrupción Cuatrimestral

Difusión de portafolios de servicios S/N

Actualización

Talento Humano

Directorio que incluya el cargo, direcciones de correo electrónico y teléfono del despacho de los empleados y funcionarios y las escalas salariales correspondientes a las categorías de todos los servidores que trabajan en el sujeto obligado, de conformidad con el formato de información de servidores públicos y contratistas.

Actualización permanente



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Publicación del manual de funciones y competencias laborales actualizado.

S/N Actualización

Publicación de los resultados de la evaluación a funcionarios, y como el seguimiento a los acuerdos de gestión de los funcionarios directivos.

Permanente

Informe de rendición de cuentas a los Ciudadanos, incluyendo la respuesta a las solicitudes realizadas por los ciudadanos, antes y durante el ejercicio de rendición.

Anual

Informe del grado de avance de las Políticas de Desarrollo Administrativo del modelo Integrado de Planeación y Gestión:

Anual

Informe de Transparencia, participación y servicio al ciudadano.

Anual

Publicación de informe de empalme del representante legal, cuando haya un cambio del mismo

Cuatrienal

Evaluación a la

gestión fiscal

Informes de rendición de la cuenta fiscal a la Auditoría General de la República

Anual

Los resultados de las auditorías al ejercicio presupuestal Anual

Procedimientos

y

funcionamiento

Procedimientos, lineamientos, políticas en materia de adquisiciones y compras, así como todos los datos de adjudicación y ejecución de contratos, incluidos concursos y licitaciones.

S/N Actualización

Mecanismos de presentación directa de solicitudes, quejas y reclamos a disposición del público en relación con acciones u omisiones, junto con un informe de todas las solicitudes, denuncias y los tiempos de respuesta del sujeto obligado.

S/N Actualización

Anual

Todo mecanismo o procedimiento por medio del cual el público pueda participar en la formulación de la política o el ejercicio de las facultades de la entidad

S/N Actualización

Un registro de publicaciones que contenga los documentos publicados automáticamente disponibles, así como un Registro de Activos de Información

Anual

Población

vulnerable

Publicación de normas, la política, los programas y los proyectos dirigidos a población vulnerable (madre cabeza de familia, desplazado, personas en condición de discapacidad, familias en condición de pobreza, niños, adulto mayor, etnias, desplazados, reinsertados)

Anual

Planes de

Mejoramiento

Información sobre las acciones y la elaboración de planes de mejoramiento a partir de los múltiples requerimientos:

Según elaboración

Publicación de los Planes de Mejoramiento vigentes (exigidos por la Auditoría General de la República)

Según elaboración

Defensa Judicial Publicación, trimestral de un informe sobre las demandas contra la entidad, incluyendo: Número de demandas, estado en que se encuentra, pretensión o cuantía de la demanda y riesgo de pérdida o condena.

Trimestral



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Oferta de

empleo

Publicación de la oferta de empleos, e incluye en esta sección la convocatoria para los de prestación de servicios. Igualmente, debe publicar. Se actualiza cada vez que se terminan los procesos de selección, dentro de la semana respectiva.

Permanente

Publicación de los resultados de los procesos de oferta de empleos, incluyendo los de prestación de servicios

S/N Actualización

Si los empleos son provistos a través de concursos liderados por la Comisión Nacional del Servicio Civil, la entidad deberá especificar el listado de cargos que están en concurso y el enlace respectivo a la Comisión Nacional del Servicio Civil para obtener mayor información.

S/N Actualización

Esquema de

publicación

Adoptar y difundir de manera amplia su esquema de publicación de acuerdo a las especificaciones de las que trata el artículo 12 de la Ley 1712 de 2014

Anual

Activos de

información Publicación y/o actualización del Registro de Activos de Información (artículo 13 Ley 1712 de 2014)

Anual

Información

clasificada Publicación de información clasificada indicando nombre, ubicación y causal de reserva o clasificación

Información de

Archivo Publicación de la Tabla de Retención Documental y el Programa de Gestión Documental.

S/N Actualización



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6. ATENCIÓN Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA

Este componente busca brindar un servicio adecuado, cálido y respetuoso a los ciudadanos bolivarenses que acuden a los trámites y servicios del Estado en el orden departamental, conquistar su satisfacción, confianza y preferencia. En nuestro orden constitucional el ciudadano es lo primero. Se pretende consolidar una cultura organizacional basada en la priorización integral del ciudadano.

En la Contraloría Departamental de Bolívar privilegiamos al ciudadano como actor fundamental en la construcción de la democracia y unificamos criterios de servicio al ciudadano para que todos nuestros servidores reciban a los usuarios de esta entidad, con la absoluta convicción de que con su labor están contribuyendo al mejoramiento de los servicios y de la percepción ciudadana respecto de la labor que cumple la entidad.

6.1. Desarrollo Institucional y Servicio al Ciudadano.

Comprender todas las actividades de la Contraloría Departamental de Bolívar que

implican capacidad o logística para la prestación adecuada de servicios al

6. ATENCIÓN Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA



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ciudadano, especialmente en adecuación de infraestructura para la atención, la

definición de procedimientos, protocolos y estándares que deben aplicarse.

6.1.1. Centro Especializado de Atención al Ciudadano CEAC

El Buen gobierno se ha constituido en uno de los ejes rectores de la Política de Estado, siendo el proceso de atención al ciudadano uno de los pilares que fundamentan y legitiman las actuaciones del estado, garantizando el óptimo desarrollo de cada uno de los principio del buen gobierno.

Se ha programado organizar y crear el “CEAC” Centro Especializado de Atención al Ciudadano de la Contraloría se gestionará desde esta vigencia para fortalecer la capacidad institucional de la entidad para atender con eficiencia y calidad, los requerimientos de los ciudadanos. El “CEAC” definirá las políticas, orientaciones, normas, actividades, procedimientos, protocolos, recursos y herramientas encaminadas al fortalecimiento del proceso de atención al ciudadano, tendientes a incrementar la confianza y a mejorar la relación entre el ciudadano y la contraloría departamental.

Componentes que integrarán el Centro Especializado de Atención al Ciudadano de la Contraloría Departamental de Bolívar:

a. Oficina de Atención al ciudadano debidamente dotada con tecnología, sistemas de turno digital, personal altamente calificado, sistemas de turnos con priorización para personas con estado de discapacidad, adultos mayores, niños y mujeres gestantes.

b. Software Integral para atención y gestión de PQRS módulo de recepción y de gestión.

c. Manual de Atención al Ciudadano (Protocolos). d. Procedimientos de Atención al Ciudadano. e. Publicación de Carta de trato digno al ciudadano.

Derechos de los usuarios y medios para garantizarlos.

Descripción de procedimientos, trámites y servicios.

Tiempo de entrega de trámites y servicios.

Requisitos e indicaciones necesarias para que los ciudadanos puedan cumplir con sus obligaciones o ejercer sus derechos.

f. Mecanismos para evaluación de satisfacción del ciudadano con soporte tecnológico.

g. Indicadores e instrumentos automáticos de medición y seguimiento de la gestión



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6.1.2. Procesos y Procedimientos Innovadores

6.1.2.1. Portafolios de Servicios al Ciudadano

Hemos definido y divulgado nuestro portafolio de servicios al ciudadano a través

de nuestro portal institucional http://www.contraloriadebolivar.gov.co/.

Conforman nuestros portafolios de servicios institucionales:

Atención de derechos de petición, quejas, reclamos, y/o sugerencias.

Servicio de capacitación, asesorías y apoyo técnico.

Solicitud de normas documentos y publicaciones.

Solicitud para obtener fotocopias de piezas procesales

Solicitud de certificaciones laborales

Solicitud para celebrar acuerdos de pago

6.1.2.2. Manuales y Procedimientos

Conforme a la política pública de servicio al ciudadano, y de acuerdo con la

normatividad vigente, contamos con:

Procedimientos que soportan la entrega de trámites y servicios

Procedimientos para recepción y gestión a las Peticiones, Quejas,

Reclamos y Sugerencias.

Protocolos para la correcta atención al ciudadano

Procedimientos para la atención prioritaria a personas en situación de

discapacidad, niños, niñas, mujeres gestantes y adultos mayores.

Procedimientos para la evaluación de la satisfacción del ciudadano.

Procedimientos para la identificación de necesidades, expectativas e

intereses del ciudadano para gestionar la atención adecuada y oportuna.

6.1.3. Servidores Públicos competentes y comprometidos.




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6.1.3.1. Capacitaciones a funcionarios

De acuerdo con los lineamientos trazados para el Plan Institucional de

Capacitación de la presente vigencia “PIC 2016”, se proyecta desarrollar acciones

de formación con enfoque de competencias inherentes al proceso de atención al

ciudadano a saber:

Sistema Integral de Atención al Ciudadano

Atención al ciudadano y atributos del buen servicio

Protocolos para la correcta atención al ciudadano

Competencias ciudadanas y calidad humana en el servicio

Imagen personal e institucional

La calidad más allá del producto sirviendo personas

A través de nuestro Plan de Inducción y Re inducción 2016, la Contraloría

Departamental del Bolívar promoverá el fortalecimiento continuo de éstas

temáticas al interior de la entidad y de sus sujetos vigilados.

6.1.3.2. Estímulos e incentivos a los servidores públicos del área de

atención al ciudadano

La Contraloría Departamental de Bolívar para estimular el fortalecimiento de las

competencias destinadas a mejorar la atención al ciudadano, exaltará a los

funcionarios cuya actuación funcional involucre la atención ciudadana, con

incentivos no pecuniarios, consistente en distinciones por su desempeño y

dedicación al fortalecimiento de la atención al ciudadano.

Definición Incentivos no pecuniarios. Los planes de incentivos no pecuniarios son

aquellos dirigidos a reconocer el desempeño de excelencia de los funcionarios o

equipos de trabajo, estarán constituidos por:

Encargos y Comisión de servicios para desempeñar empleos de libre

nombramiento y remoción, de acuerdo con las normas y al criterio del

nominador.

Participación en proyectos especiales.

Reconocimientos públicos a la labor meritoria (Página web y otros medios)

Exaltaciones a través de actos administrativos

Memorando de felicitaciones con copia a la Hoja de Vida.



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Las demás que se establezca el artículo 33 del Decreto 1567 de 1998 que

contempla los incentivos no pecuniarios que se pueden otorgar, con

excepción de los ascensos.

6.1.3.3. Servicio Ciudadano

Como elementos complementarios a la preparación institucional para el servicio al

ciudadano facilitaremos:

Cobertura y Accesibilidad.

Mantendremos múltiples canales de contacto vía telefónica y móvil, chat web,

mensajería instantánea, redes sociales y por correo electrónico facilitando el

acceso integral del ciudadano más allá de la vía presencial.

Cumplimiento

De acuerdo con nuestros compromisos y protocolos éticos, el deber profesional y

lo preceptuado en la Ley, atendemos con honestidad, integridad, celeridad y

confidencialidad los requerimientos ciudadanos.

Para la atención de las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias aplicamos los

siguientes términos:

Petición: Salvo norma legal especial y so pena de sanción disciplinaria,

toda petición deberá resolverse dentro de los quince (15) días hábiles

siguientes a su recepción.

Término especial para la resolución de las siguientes peticiones

Documentos: Las peticiones de documentos deberán resolverse

dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción. Si en ese

lapso no se ha dado respuesta al peticionario, se entenderá, para todos

los efectos legales, que la respectiva solicitud ha sido aceptada y, por

consiguiente, la administración ya no podrá negar la entrega de dichos

documentos al peticionario, y como consecuencia las copias se

entregarán dentro de los tres (3) días siguientes.

Podrán hacerse uso de términos superiores, sin exceder el doble,

siempre que así se sustente ante el ciudadano o peticionarios, en los

eventos establecido en la ley.



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Consultas: Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a

las autoridades en relación con las materias a su cargo deberán

resolverse dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a su

recepción.

Peticiones entre autoridades: El término para responder una petición

de otra autoridad es de diez (10) días hábiles siguientes a su recepción.

Calidad

Observamos plenamente los principios rectores de la función pública: eficiencia,

eficacia, efectividad, economía y calidad; por ende garantizaremos la prestación

de servicios al ciudadano acorde con nuestra política y objetivos institucionales de

calidad.

Desarrollamos encuestas de satisfacción al ciudadano, para medir el grado de

implementación de las estrategias de servicio al ciudadano y la percepción sobre

el servicio e identificar oportunidades de mejora para el mejoramiento continuo.

6.1.4. Política de Protección de Datos Personales.

De acuerdo con lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y en su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la Contraloría Departamental de Bolívar adoptará dentro del primer semestre de la presente vigencia, la política institucional para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades misionales o administrativas de la Contraloría Departamental. En esta organización garantizamos los derechos de privacidad e intimidad de los ciudadanos, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas nuestras actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, salvo la información considerada por la ley como no reservada. 6.1.5. Evaluación del desempeño de los servidores públicos Evaluaremos el desempeño de los servidores públicos en relación con su comportamiento y actitud en la interacción con los ciudadanos, con el fin de tomar decisiones que nos permitan mejorar el trato y servicio.



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6.1.6. Trato Digno al Ciudadano

Para nosotros, la transparencia, el respeto y la honestidad son los pilares

fundamentales de la democracia; por ellos forjamos un equipo competente,

confiable y dispuesto a cumplir con sus tareas institucionales.

En cumplimiento a lo establecido por el Código de Procedimiento Administrativo y

de lo Contencioso Administrativo -ley 1437 de 2011, artículo 7 numeral 5-, la

Contraloría Departamental de Bolívar expide su CARTA DE TRATO DIGNO AL

CIUDADANO con el propósito de fortalecer la interacción de la entidad con la

ciudadanía, la rendición de cuentas permanente y nos comprometemos a

brindarles un trato equitativo, respetuoso, considerado, diligente y sin distinción

alguna, garantizando sus derechos a:

Conocer los derechos y deberes que tiene como usuario de los servicios de la Contraloría Departamental de Bolívar.

Recibir una atención con calidad prestada por un equipo altamente preparado y comprometido.

Recibir un trato digno y amable; que respete sus creencias, costumbres y opiniones.

Mantener una comunicación clara con el personal que lo atiende. A que se le garantice un manejo confidencial de toda la información que

reciba o genere la entidad durante su proceso de atención. Recibir toda la información necesaria sobre trámites, servicios y demás

aspectos administrativos para facilitar su proceso de atención. Presentar peticiones en cualquiera de sus modalidades, verbalmente, o por

escrito, o por cualquier otro medio idóneo y sin necesidad de apoderado,

obtener información y orientación acerca de los requisitos que las

disposiciones vigentes exijan para tal efecto.

Conocer, salvo expresa reserva legal, el estado de cualquier actuación o

trámite y obtener copias, a su costa, de los respectivos documentos.

Exigir el cumplimiento de las responsabilidades de los servidores públicos y

de los particulares que cumplan funciones administrativas.

Obtener respuesta oportuna y eficaz a sus peticiones en los plazos

establecidos para el efecto.

Recibir atención especial y preferente, si se trata de personas en situación

de discapacidad, niños, niñas, adolescentes, mujeres gestantes o adultos

mayores, y en general de personas en estado de indefensión o de debilidad

manifiesta, de conformidad con el artículo 13 de la Constitución Política.

Formular alegatos y aportar documentos u otros elementos de prueba en

cualquier actuación administrativa en la cual tenga interés, a que dichos



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documentos sean valorados y tenidos en cuenta por las autoridades al

momento de decidir y a que estas le informen al interviniente cuál ha sido el

resultado de su participación en el procedimiento correspondiente.

Cualquier otro que le reconozca la Constitución y las leyes.

De conformidad con lo establecido en el artículo 6º de la Ley 1437 de 2011,

son deberes de los ciudadanos:

Acatar la Constitución y las leyes. Obrar conforme al principio de buena fe, absteniéndose de emplear

maniobras dilatorias en las actuaciones, y de efectuar o aportar, a sabiendas, declaraciones o documentos falsos o hacer afirmaciones temerarias, entre otras conductas.

Ejercer con responsabilidad sus derechos, y en consecuencia abstenerse de reiterar solicitudes evidentemente improcedentes.

Observar un trato respetuoso con los servidores públicos.

Medios disponibles para garantizar los derechos de los bolivarenses.

SEDE ADMINISTRATIVA: El punto de atención presencial de la Contraloría

Departamental de Bolívar es: Centro Calle Gastelbondo Nº 2 - 67.

HORARIO DE ATENCIÓN: La Contraloría Departamental de Bolívar atiende de

lunes a viernes en horario de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.

OTROS CANALES DE ATENCIÓN AL CIUDADANO: Los ciudadanos también

podrán realizar sus consultas a través de los siguientes canales de contacto:

TELEFÓNICO: TEL: (57-5) 664 43 66 / 69 | FAX: (57-5) 664 43 68

VIRTUALES: E mail: [email protected]

Página web, foros y formulario de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias:


mailto:[email protected]




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6.2. Participación Ciudadana y Control Social

6.2.1. Pacto ciudadano para el fortalecimiento de la democracia

Para garantizar la calidad de la democracia y la efectividad de las políticas

públicas, en la Contraloría Departamental de Bolívar orientaremos el cumplimiento

de los siguientes principios y criterios:

Promovemos la transparencia para lograr que la toma de decisiones sea

inclusiva.

Estructuramos procesos de participación según las reglas conocidas y

compartidas por todos.

Establecemos el proceso de participación como un ejercicio de aprendizaje

continuo y progresivo.

Creamos espacios de diálogo para la deliberación con todos los actores

sociales.

Capacitamos a los ciudadanos para que estos aprendan a participar.

Favorecemos el control social entregando toda la información de ley.

6.2.2. Derechos y responsabilidades de los ciudadanos en la participación

ciudadana.

Son facultades de los ciudadanos en desarrollo de las instancias de participación ciudadana, las siguientes:

Participar en las fases de planeación, implementación, seguimiento y

evaluación de la gestión pública y control político.

Ser informados oportunamente y con claridad sobre el derecho a la

participación ciudadana, su contenido, las formas y procedimientos para su

ejercicio y, las entidades de las administraciones públicas con las cuales

debe relacionarse, de acuerdo con los temas que sean de su interés.

En el caso de las expresiones asociativas formales e informales, ser sujeto,

por parte de las administraciones públicas, de acciones enfocadas a su

fortalecimiento organizativo para participar de manera más cualificada en

las instancias de participación ciudadana, respetando su autonomía.

Recibir información oportuna y veraz para poder ejercer las acciones de

participación.

Recibir capacitación para una mayor comprensión de la gestión pública y

las políticas públicas



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Son responsabilidades de los ciudadanos en desarrollo de las instancias de

participación ciudadana, las siguientes:

Informarse sobre los aspectos de interés público sobre los cuales pretenden

promover discusiones públicas, sobre aquellos sometidos a debate por las

autoridades públicas o, sobre aquellos que dispongan las instancias que

integran la oferta institucional de instancias de participación ciudadana, así

como de las competencias fijadas a las entidades de la institucionalidad con

las cuales interactúa.

Respetar las decisiones tomadas en las instancias de participación

ciudadana de acuerdo a las prioridades concertadas de manera colectiva

por los actores participantes de las mismas.

Para el caso de las expresiones asociativas formales, rendir cuentas a

quienes las integran y/o a las comunidades a las que representan de la

discusiones y decisiones adoptadas en el marco del desenvolvimiento de la

instancia de participación ciudadana.

6.3. Programa de formación a veedores Desde esta vigencia emprenderemos un programa de formación de Veedores

Ciudadanos para el ejercicio de Control Social a la Gestión Pública, proveyéndoles

de herramientas académicas que potencie la participación y vigilancia de la

gestión estatal y sus resultados; así como la evaluación de las políticas públicas y

la calidad de la prestación de los servicios; de esta forma contribuiremos a mejorar

e incrementar el control ciudadano y social sobre la gestión pública en la

contraloría departamental y en todas las entidades públicas en general.

6.4. Programa auditor ciudadano.

Tenemos claro que el “PAAAC” es un instrumento que contiene las estrategias y

acciones diseñadas por cada entidad pública para luchar contra el flagelo de la

corrupción, mejorar la transparencia en su gestión, entregar información

institucional en forma oportuna, garantizar la atención digna y con calidad al

ciudadano y promover buenas prácticas en la gestión pública; no obstante,

aprovechamos este instrumento para incluir los programas y estrategias que



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complementan la lucha contra la corrupción al interior de la contraloría y hacia sus

sujetos vigilados.

En este contexto, gestionaremos la creación del Auditor Ciudadano como

complemento al “Contralor Escolar”, como un programa bandera de la Contraloría

Departamental de Bolívar, brindando entrenamiento permanente a los ciudadanos

y certificando sus competencias sobre temas neurálgicos como: Políticas Públicas,

Contratación pública y regímenes especiales, Transparencia y acceso a la

información, Presupuesto público, Contabilidad, Gestión documental, Formulación

de proyectos, Atención al Ciudadano, Control previo y preventivo, Control interno

de gestión, Tecnologías de la información y la gestión pública, Gobierno

Electrónico y en línea, entre otros.

6.5. Estimulo e Incentivos a la Participación Ciudadana. Gestionaremos la Creación del Premio Departamental a la Participación Ciudadana a cargo de la Contraloría Departamental de Bolívar, para destacar las iniciativas y acciones ciudadanas de loable gestión en el marco del control social, con diferentes categorías para organizaciones y personas.

6.6. Contralor Escolar y Universitario

A partir de esta vigencia reforzaremos el programa de Contralor Escolar en el departamento del Bolívar, complementándolo con un ambicioso Programa de entrenamiento sobre LIDERAZGO Y GESTIÓN PÚBLICA para los estudiantes de la básica secundaria y los docentes. Desarrollaremos un Plan de



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acompañamiento y seguimiento que les permita a los Contralores Escolares realizar su labor con articulados con la Contraloría Departamental de Bolívar. La Segunda Fase del proyecto, a desarrollarse a partir de la vigencia 2017, tiene previsto crear el “Contralor Universitario”, con el cual se abrirán espacios en la Contraloría Departamental para que nuestros profesionales hagan prácticas forenses en Control Fiscal Ambiental, Participación ciudadana, Transparencia, Contratación Pública, Responsabilidad Fiscal, Procesos Sancionatorios, Cobro Coactivo y en Evaluación de políticas públicas, deuda pública, contabilidad y presupuesto, entre otros.

En el mediano plazo, gestionaremos la realización de Seminarios y Talleres sobre control fiscal en las universidades, especialmente en la de Cartagena; así como la implementación de cátedras electivas en control fiscal, que abran la puerta para que nuestros profesionales participen activamente en control ambiental, de obras públicas, contabilidad y finanzas territoriales, sistemas y tecnologías, investigaciones fiscales y sancionatorias, entre otras.



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7. SEGUIMIENTO Y CONTROL El presente Plan ha sido construido por funcionarios de todos los procesos del nivel Directivo, Asesor, Profesional, Técnico y Asistencial, bajo la orientación y coordinación del Despacho del Contralor Departamental de Bolívar.

Para la consolidación y evaluación de la Estrategia Anual de Lucha Contra la Corrupción 2016 de la Contraloría Departamental de Bolívar, los responsables de procesos con tareas asignadas en el presente plan, con sus respectivos equipos de trabajo serán los encargados de la ejecución y autoevaluación del cumplimiento de los objetivos, acciones y metas propuestas. El seguimiento y pronunciamiento oficial sobre los avances de la Estrategia están a cargo de la Oficina de Control Interno, la cual deberá publicar con carácter cuatrimestral: 30 de Abril, 31 de Agosto y 30 de Diciembre de la presente anualidad, los informes de avance en la página web institucional de la entidad para el conocimiento del ciudadano y lo de su competencia en materia de control social.

7. SEGUIMIENTO

Y CONTROL



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8. ANEXOS:

I. MATRIZ MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN II. MATRIZ DE VALORACIÓN DE CONTROLES

contralorÍa departamental de bolÍvar · centro especializado de atención al ciudadano ceac...

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