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CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO
AUDITORÍA EXTERNA DP COTOPAXi
DR9-DPC-AE-0028-2015
JUNTA PARROQUIAL RURAL DE MULLIQUINDIL, ACTUAL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO DE LA PARROQUIA M ULLIQUINDIL
INFORME GENERAL
Examen especial a las operaciones administrativas y financieras en la Junta Parroquial Rural de Mulliquindil, actual Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Mulliquindil, por el período
comprendido entre el 1 de enero de 2010 y el 31 de julio de 2015.
TIPO DE EXAMEN : EE PERIODO DESDE : 2010/01/01 HASTA : 2015/07/31
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL MULLIQUINDIL
Exam en especia l a las ope rac iones a d m in is tra tiva s y financ ie ras , en la Junta P arroqu ia l Rural M u lliqu in d il, actua l G ob ie rno A u tónom o D escentra lizado Parroqu ia l M u lliqu in d il, por el período co m prend ido entre el 1 de enero de 2010 y el 31 de ju lio de 2015.
DELEGACIÓN PROVINCIAL DE COTOPAXILatacunga - Ecuador
Relación de siglas y abreviaturas utilizadas
COOTAD Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización
GAD Gobierno Autónomo Descentralizado
IESS Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
IVA Impuesto al Valor Agregado
MRL Ministerio de Relaciones Laborales
PAC Plan Anual de Contratación
PDyOT Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial
POA Plan Operativo Anual
SERCOP Servicio Nacional de Contratación Pública
SRI Servicio de Rentas Internas
USD Dólares de los Estados Unidos de Norteamérica
índice
Contenido Página
Carta de presentación 1
Capítulo I
Información Introductoria
Motivo del examen 2Objetivos del examen 2Alcance del examen 3Base legal 3Estructura orgánica 4Objetivos de la entidad 5Monto de recursos examinados 6Servidores relacionados 6
Capítulo II
Resultados del examen
Recomendaciones emitidas por la Contraloría fueron aplicadas 7
Falta de conciliaciones bancarias 7
No se elaboraron y evaluaron los instrumentos de planificación 8
No se recuperó los valores generados por el Impuesto al Valor Agregado 12
La institución asumió la totalidad del pago de primas de seguros por caución 14
Aportes al IESS sin considerar incremento de remuneraciones 15
Desembolsos sin documentación de respaldo 17
Pago de multas e intereses en declaraciones de impuestos al Servicio de 19 Rentas Internas
Falta de control en la recepción y utilización de bienes 21
Servidores relacionados
Anexo 1
Ref: Inform e aprobad
Latacunga, 2 7 NOV 2015SeñorPresidenteG ob ie rno A u tónom o D escentra lizado P arroqu ia l M u lliqu in d ilPresente.-
De mi consideración:
La Contraloría General de! Estado, en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, efectuó el examen especial a las operaciones administrativas y financieras, en la Junta Parroquial Rural Mulliquindil, actual Gobierno Autónom o Descentralizado Parroquia! Mulliquindil, por el período comprendido entre el 1 de enero de 2010 y el 31 de julio 2015.
Nuestra acción de control se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernam enta l emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y e jecutado para obtener certeza razonable de que la información y la documentación exam inada no contienen exposic iones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conform idad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables.
Debido a la naturaleza de la acción de control efectuada, los resultados se encuentran expresados en ios comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe.
De conform idad con lo d ispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de' manera inmediata y con el carácter de obligatorio.
Atentamente,Dios, Patria y Libertad,
Delegada P rov inc ia l de C otopaxi (e)
CAPÍTULO I
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
Motivo del examen
El examen especial en la Junta Parroquial Rural de Mulliquindil, actual Gobierno
Autónomo Descentralizado Parroquial Mulliquindil, se realizó en cumplim iento a la
orden de trabajo 0022-DR9-DPC-AE-2015 y memorandos 0636 DR9-DPC y 0644-
DR9-DPC de 3, 4 y 6 de agosto de 2015, respectivamente, con cargo al plan operativo
de control del año 2015, de la Auditoría Externa de la Delegación Provincial de
Cotopaxi de la Contraloría General del Estado.
Objetivos del examen
Generales
- Determ inar la propiedad, legalidad y veracidad de las operaciones
administrativas y financieras, efectuadas durante el período examinado y la
conformidad con los programas y presupuestos institucionales.
- Verificar que la utilización de los recursos se hayan realizado de acuerdo a la
competencia institucional.
Específicos
- Determinar que las transferencias recibidas durante el período examinado, hayan
sido registrados oportunamente.
- Verificar que los gastos en bienes y servicios se encuentren debidamente
planificados, cuenten con la asignación presupuestaria, con la documentación
suficiente, competente y pertinente.
- Comprobar que las adquisiciones de bienes, prestación de servicios y ejecución de
obras, se hayan realizado de conformidad a lo dispuesto en la Ley Orgánica del
Sistema Nacional de Contratación Pública, su Reglamento y las resoluciones
emitidas por el ente rector de la contratación pública; y que en el caso de las
2
adquisiciones, los bienes se encuentren ingresados a la entidad y su egreso
sustentado.
- Verificar que los servidores aplicaron controles sobre el manejo y administración de
los recursos de la entidad.
- Formular recomendaciones para contribuir al fortalecim iento de la gestión pública y
promover su eficiencia operativa.
Alcance del examen
Se analizaron las operaciones administrativas y financieras, por el período
comprendido entre el 1 de enero de 2010 y el 31 de julio de 2015.
Base legal
Mediante Ordenanza de 15 de mayo de 1947, el I. Concejo Cantonal de Salcedo creó
la parroquia de Mulliquindil, la que fue ratificada por el Poder Ejecutivo de la
República, según lo dispuesto en el artículo 21 de la Ley de División Territorial y el
artículo 40 de la Ley de Régimen Municipal.
La Junta Parroquial Mulliquindil, rige sus actividades de acuerdo a lo dispuesto en la
Ley Orgánica de las Juntas Parroquiales Rurales y su Reglamento, publicados en los
Registros Oficíales 193 y 421 de 27 de octubre de 2000 y 27 de septiembre de 2001,
respectivamente.
Las Juntas Parroquiales Rurales fueron elevadas a Gobiernos Seccionales
Autónomos, conforme el artículo 228 de la Constitución Política de la República del
Ecuador; y, a Gobiernos Autónomos Descentralizados, de conformidad al artículo 238
de la actual Constitución de la República del Ecuador.
El Gobierno en Pleno de la Junta Parroquial Mulliquindil, en sesión de 4 de marzo de
2013, resolvió el cambio de denominación a Gobierno Autónomo Descentralizado
Parroquial Mulliquindil.Tves
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Estructura orgánica
El artículo 19 del Reglamento de la Estructura Orgánica del Gobierno Autónomo
Descentralizado Parroquial Mulliquindil, señala los siguientes procesos:
1. Procesos Gobernantes
Órgano de Legislación, Normatividad y Fiscalización; Direccionamiento Estratégico
Institucional.
- Junta Parroquial Rural de Mulliquindil
Primera Autoridad del Ejecutivo, Gestión Estratégica Institucional, Presidencia.
- Presidencia
Participación Ciudadana, Ejercicio de Participación Ciudadana
- Asamblea Parroquial.
2. Procesos Habilitantes Asesor
Comisiones de Trabajo
- Comisiones Permanentes
- Comisiones Especiales u Ocasionales
- Comisiones Técnicas
Instancias de Participación Ciudadana
- Consejo de Planificación Parroquial
- Mecanismos de Democracia Directa
- Mecanismos de Participación Ciudadana
3. Procesos Habilitantes de Apoyo
- Unidad Financiera y Compras Públicas
- Unidad de Secretaría y Relaciones Públicas
4. Procesos Agregadores de Valor
- Gestión Ambiental y de Obras PúblicasCuo+'ro Jütjn
4
- Multiservicios
Objetivos de la entidad
El articulo 15 del Reglamento de la Estructura Orgánica del Gobierno Autónomo
Descentralizado Parroquial Mulliquindil, señala como objetivos estratégicos
institucionales, los siguientes:
a) Ejecutar las competencias exclusivas y concurrentes del GAD Parroquial.
b) Contribuir al fomento y protección de los intereses locales.
c) Acrecentar el espíritu de integración de todos los actores sociales y económicos, el
civismo y la confraternidad de la población para lograr el creciente progreso
parroquial.
d) Coordinar con otras entidades públicas y privadas, el desarrollo y mejoramiento de
los servicios públicos que prestan, y la actividad económica que se desarrolla en la
parroquia.
e) Auspiciar y promover la realización de las reuniones permanentes para discutir los
problemas del GAD Parroquial, mediante el uso de mesas redondas, seminarios,
talleres, conferencias, simposios, cursos y otras actividades de integración y
trabajo.
f) Capacitar al talento humano, con miras a la profesionalízación de la gestión
institucional, complementando la formación académica con miras a lograr que la
gestión gubernamental se desenvuelva dentro de un ambiente ético y de
transparencia, caracterizado por la aplicación de criterios técnicos y científicos a fin
de crear condiciones apropiadas para impulsar la investigación, el desarrollo social,
tecnológico, cultural y la ¡mplementacíón de cambios que requiere la parroquia,
para alcanzar su desarrollo económico y social.
5
Monto de recursos examinados
Se analizaron los siguientes recursos:
(En dólares de los Estados Unidos de Norteamérica)
INGRESOS 2010 2011 2012 2013 2014 *2015 TOTAL
INGRESOSCORRIENTES 97 726,07 52 753,79 62 439,74 45 854,75 80 998,83 33 694,32 373 467,50
INGRESOS DE CAPITAL - 120 757,89 160 127,18 106 994,42 188 688,24 67 388,64 643 956,37
INGRESOS DE FINANCIAMIENTO
11 934,64 38 915,86 15 682,89 35 353,34 56 595,68 11 231,44 169 713,85
TOTAL 109 660,71 212 427,54 238 249,81 188 202,51 326 282,75 112 314,40 1 187 137,72
(En dólares de los Estados Unidos de Norteamérica)GASTOS 2010 2011 2012 2013 2014 *2015 TOTAL
GASTOSCORRIENTES
40 308,74 49 439,50 52 027,57 57 713,47 65 501,48 29 362,34 294.353,10
GASTOS DE INVERSIÓN 3 710,61 86 345,45 97 668,83 125 389,81 127 755,19 39 149,79 480.019,68
GASTOS DE CAPITAL 3 791,81 6 312,48 1 130,72 5 534,26 94 970,70 19 574,89 131.314,86
APLICACIÓN DEL FINANCIAMIENTO 6 049,13 305,90 37 041,61 2 162,38 6 595,25 9 787,45 61.941,72
TOTAL 53 860,29 142 403,33 187 868,73 190 799,92 294 822,62 97 874,47 967 629,36
*AI 31 de julio
Fuente: Cédulas presupuestarias de ingresos y gastos
Servidores relacionados
Anexo 1.SeÍ6 jd
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CAPÍTULO II
RESULTADOS DEL EXAMEN
Recomendaciones emitidas por la Contraloría fueron aplicadas
En el Informe DR9-DPC-AE-0023-2014 del examen especial a la presentación de los
informes de rendición de cuentas de los años 2012 y 2013, del Gobierno Autónomo
Descentralizado Parroquial Mulliquindil, conforme lo establecen los artículos 11 y 12
de la Ley Orgánica del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social,
aprobado por el Director Regional 9, el 11 de noviembre de 2014 y remitido al
Presidente, con oficio 0909-DR9 de 11 de noviembre de 2014, se emitieron 2
recomendaciones, las que fueron aplicadas por los servidores de la entidad.
Falta de conciliaciones bancarias
En el período comprendido entre el 1 de enero de 2010 y el 31 de julio de 2015, el
manejo de las operaciones económicas y financieras del Gobierno Autónomo
Descentralizado Parroquial Mulliquindil, los Secretarios Tesoreros realizaron a través
de la cuenta corriente 55220035 en el Banco Central del Ecuador, únicamente
mantenían los estados de cuenta y el mayor general, en los que registraron las
asignaciones del Estado así como los débitos ejecutados; no compararon y concillaron
los registros contables de los débitos y transferencias recibidas con los valores
constantes en los estados de cuenta mensuales, provocando que se desconozca el
saldo real del disponible a una fecha determinada, lim itando la toma de decisiones a
los directivos; por lo que incumplieron lo señalado en los artículos 31, número 34 De
las funciones del Secretario Tesorero de la Estructura Orgánico Funcional del
Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Mulliquindil, vigente desde el 6 de
febrero de 2012 hasta el 8 de enero de 2015; 36 Unidad Financiera y Compras
Públicas del Reglamento de la Estructura Orgánica del Gobierno Autónomo
Descentralizado Parroquial Mulliquindil, sancionado el 9 de enero de 2015, e
inobservaron la Norma de Control Interno 403-07 Conciliaciones bancarias.
Con oficios 010 y 011-EE-GADPM-2015 de 23 de septiembre de 2015, se
comunicaron los resultados provisionales a los Secretarios Tesoreros.
7
Al respecto, la Secretaria Tesorera, que actuó en el período comprendido entre el 15
de mayo de 2014 y el 31 de julio de 2015, fecha de corte del examen, en oficio
S.T.GADPM No. 3 - GADPM - 2015 de 30 de septiembre de 2015, manifestó:
“ ...Le hago llegar las conciliaciones bancarias de los meses de mayo a diciembre del año 2014; y de enero a ju lio del año 2015 de la administración actual. De la adm inistración anterior no dejaron estos documentos m encionados...’’.
Lo manifestado por la servidora, modifica parcialmente lo comentado por el equipo de
auditoría, por cuanto en el transcurso de la acción de control, elaboró y presentó las
conciliaciones bancarias de ios meses de mayo a diciembre 2014 y de enero a julio
2015, en tanto que las conciliaciones correspondientes a los períodos contables 2010,
2011, 2012, 2013, y de enero a abril de 2014, no fueron elaboradas.
Conclusión
El Secretario Tesorero no comparó y concilio los registros contables, con los estados
de cuenta mensuales de los períodos económicos 2010, 2011, 2012, 2013 y de enero
a abril de 2014, lo que originó que no se disponga con saldos reales del disponible,
lim itando a las autoridades la toma de decisiones.
Recomendación
A la Secretaria Tesorera
1. Elaborará las conciliaciones bancarias en forma regular y periódicamente por lo
menos una vez al mes, a fin de verificar y comparar los movimientos del libro
bancos con los estados bancarios, determinando su conformidad, caso contrario
efectuará los ajustes respectivos.
No se elaboraron y evaluaron los instrumentos de planificación
En la formulación, ejecución, control, seguimiento y evaluación del plan de desarrollo y
de ordenamiento territorial, plan operativo anual y plan anual de contratación de los
años 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 y 2015, se determinó lo siguiente:0<&o
8
La planificación operativa anual concebida como la desagregación del plan
plurianual institucional y que tiene como propósito fundamental orientar la
ejecución de los objetivos de la entidad, no fue formulada por el Presidente del
Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Mulliquindil, ni dispuso que se
realice dentro de un proceso de interacción institucional interno entre sus
diferentes instancias orgánicas, correspondiente a los períodos 2010, 2011 y
2012, por lo que tampoco se vinculó con los presupuestos de los años antes
referidos.
Para el cumplim iento de los objetivos y necesidades institucionales, el
Presidente, no formuló el plan anual de contratación en los años 2010 y 2011;
por consiguiente no fue elaborado con el presupuesto correspondiente y de
conformidad con la planificación plurianual de la institución, por lo que no se
planificaron las adquisiciones de bienes, obras y servicios, incluidos los de
consultoría a contratarse durante el año fiscal.
El plan de ordenamiento territorial es el instrumento de planificación del
desarrollo que tiene por objeto ordenar, compatibilizar y armonizar las
decisiones estratégicas; sin embargo, este instrumento de gestión que fue
aprobado en el año 2011, no fue monitoreado por los Vocales del órgano del
gobierno parroquial, ni evaluado su cumplim iento para establecer los
correctivos o modificaciones pertinentes.
La ausencia de los planes operativos anuales 2010, 2011, 2012 y plan anual de
contratación de los años 2010 y 2011, se originaron por cuanto el Presidente no
cumplió con sus atribuciones al no formular ni disponer que se realicen dentro de un
proceso de interacción institucional interno entre sus diferentes instancias orgánicas;
así como la falta de monítoreo y evaluación periódica de las metas propuestas en el
plan de desarrollo y ordenamiento territorial 2011, por parte de los Vocales,
ocasionaron que no se determíne el grado de cumplim iento de las metas y objetivos
institucionales; por lo expuesto, los Presidentes y Vocales, incumplieron lo dispuesto
en los artículos 50 Seguimiento y evaluación de los planes de desarrollo y de
ordenamiento territorial del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas; 67,
letra b) Atribuciones de la junta parroquial rural; 70, letra f) Atribuciones del presidente
o presidenta de la junta parroquial del Código Orgánico de Organización Territorial,
Autonomía y Descentralización; 22 Plan anual de contratación de la Ley Orgánica del
9
Sistema Nacional de Contratación Pública y 25 Del plan anual de contratación de su
Reglamento; Instructivo metodológico para la formulación de planes operativos
institucionales, emitidos por la Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, con
Acuerdo 070 de 12 de junio de 2007; artículos 9 letra b) Atribuciones del Gobierno
Parroquial Rural; 17 letra f) Atribuciones del Presidente de la Estructura Orgánico
Funcional del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquia de Mulliquindil, vigente
desde el 6 de febrero de 2012 hasta el 8 de enero de 2015; 22 Órgano de legislación y
fiscalización; 23 Primera autoridad del ejecutivo del Reglamento de la Estructura
Orgánica del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Mulliquindil, sancionado
el 9 de enero de 2015, e inobservaron las Normas de Control Interno 200-02
Administración estratégica y 406-02 Planificación.
Con oficios del 012 al 020-EE-GADPM-2015 de 23 de septiembre de 2015, se
comunicaron los resultados provisionales a los Presidentes y Vocales de la Junta
Parroquial.
El Presidente, que actuó en el período comprendido entre el 15 de mayo de 2014 y el
31 de julio de 2015, en oficio 149-GADPM-2015 de 2 de octubre de 2015, indicó:
“ ...A l respecto le informamos que no se ha podido dar cumplimiento a su observación- 1.- Por la inexperiencia y desconocim iento que debíamos realizar el seguim iento y evaluación al PD y OT.- 2.- Cabe indicar que a partir del mes de agosto 2014, se inició con la sociabilización para la actualización del Plan de Ordenamiento Territorial de Mulliquindil, debiendo indicar que dicha actualización se realizó en base al anterior PD y OT y a las obras realizadas po r la Administración anterior y actual; y,- 3 - La actualización del Plan de Desarrollo Territorial fue aprobada po r el Concejo (sic) de Planificación de Mulliquindil en el mes de agosto del 2015 y actualmente se encuentra vigente ...”.
Lo expuesto por el servidor, modifica parcialmente lo comentado por el equipo de
control, con la actualización del plan de desarrollo y ordenamiento territorial 2014 -
2015.
El Presidente, que actuó en el período comprendido entre el 1 de agosto de 2009 y el
14 de mayo de 2014, en comunicaciones de 5 y 14 de octubre de 2015, coincidió en
manifestar:^>e-2 w*|..
10
“ ...En lo que se refiere a los planes operativos anuales, planes de contratación, así como el plan de desarrollo y ordenamiento territorial, presento documentación de actas en donde sí se conformó el consejo parroquial de planificación, así como también en base a la aprobación del mismo y en asamblea parroquial se aprobaba el trabajo a e jecutar respetando siempre el plan de desarrollo y ordenamiento te rrito ria l...”.
Lo manifestado por el servidor modifica parcialmente lo comentado por el equipo de
auditoría, debido a que remitió copias de las actas de sesiones correspondientes a los
años 2009 y 2010 en las que analizaron el plan de desarrollo y el presupuesto 2009;
en enero de 2011, sentaron en actas la elaboración y análisis del presupuesto 2010;
en septiembre de 2011, socializaron el plan de desarrollo; en noviembre de 2011
elaboraron el presupuesto y el plan anual de compras públicas 2012; sin embargo, se
mantiene lo observado, con relación a que no se estructuraron los planes operativos
anuales 2010, 2011 y 2012; planes anuales de contratación 2010 y 2011 y la
evaluación del plan de desarrollo y ordenamiento territorial aprobado en el 2011.
Conclusión
No se elaboraron los planes operativos anuales 2010, 2011 y 2012, planes anuales de
contratación 2010 y 2011 y no se efectuaron evaluaciones al plan de desarrollo y
ordenamiento territorial 2011, por cuanto, los Presidentes, en su turno, no cumplieron
con su función al no formular ni disponer que se realicen dentro de un proceso de
interacción institucional interno y los Vocales como miembros de la Junta Parroquial,
no realizaron evaluaciones periódicas, lo que originó que no se determine el grado de
cumplim iento de las metas y objetivos institucionales.
Recomendaciones
Al Presidente
2. Elaborará participatívamente el plan operativo anual considerando como base la
función, misión y visión institucional, el mismo que contendrá objetivos, metas,
indicadores, programas, proyectos y actividades que se impulsarán en el período
anual, documento que deberá estar vinculado con el presupuesto a fin de
concretar lo planificado en función de las capacidades y la disponibilidad real de
los recursos.
11
3. Verificará que el plan anual de contratación se encuentre en función de sus
respectivas metas institucionales, a fin de que los procesos de contratación se
ejecuten de conformidad y en la oportunidad determinada en el PAC, además
revisará que el mismo se encuentre vinculado con los demás instrumentos de
planificación.
A los Vocales
4. Realizarán el monitoreo periódico de las metas propuestas en el plan de desarrollo
y ordenamiento territorial y evaluarán su cumplimiento, ya que el plan será un
referente obligatorio para la elaboración de los planes de inversión, presupuestos y
demás instrumentos de gestión.
No se recuperó los valores generados por el Impuesto al Valor Agregado
En el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Mulliquindil, en el período del
1 de enero de 2010 al 31 de julio de 2015, se realizaron adquisiciones de bienes y
prestación de servicios declarados por 344 584,61 USD, producto del cual, se generó
el impuesto al valor agregado pagado al Servicio de Rentas Internas de
41 350,15 USD que no fue objeto de trámite para su devolución, como se detalla a
continuación:
(En dólares de los Estados Unidos de Norteamérica)
Año Compras IVA en compras
2010 2 170,00 260,40
2011 2 001,00 240,122012 50 695,01 6 083,402013 73 757,02 8 850,842014 201 931,31 24 231,76
jul-15 14 030,27 1 683,63Total 344 584,61 41 350,15
Los Secretarios Tesoreros, en sus períodos de gestión, como responsables de la
contabilidad de la entidad, no gestionaron ni solicitaron ante el Servicio de Rentas
Internas, la devolución del Impuesto al Valor Agregado, originando que se afecte a la
disponibilidad de los recursos de la entidad para la inversión social en 41 350,15 USD,
incumpliendo lo dispuesto en el artículo 73 de la Ley de Régimen Tributario Interno3>oce
12
que trata sobre la devolución del impuesto al valor agregado pagado por los
organismos y entidades del sector público, la Resolución del Servicio de Rentas
Internas NAC-DGERCGC12-00106, publicada en Registro Oficial 666 de 21 de marzo
de 2012, que dispone a la entidad pública realizar el pedido al Servicio de Rentas
Internas, quien informará al Ministerio de Finanzas para la asignación presupuestaria y
transferencia; artículo 31, número 20 Del Secretario Tesorero, de la Estructura
Orgánico Funcional del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de
Mulliquindil, vigente desde el 6 de febrero de 2012 hasta el 8 de enero de 2015;
artículo 36 Unidad Financiera y Compras Públicas del Reglamento de la Estructura
Orgánica del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Mulliquindil, sancionado
el 9 de enero de 2015, e inobservaron la Norma de Control Interno 403-01
Determinación y recaudación de los ingresos.
Con oficios 010 y 011-EE-GADPM-2015 de 23 de septiembre de 2015, se
comunicaron los resultados provisionales a los Secretarios Tesoreros.
Al respecto, la Secretaria Tesorera, que actuó en el período comprendido entre el 15
de mayo de 2014 y el 31 de julio de 2015, corte del examen especial, en oficio
S.T.GADPM No. 3 - GADPM - 2015 de 30 de septiembre de 2015, manifestó:
“...D oy a conocer que ya se está realizando los trámites para la devolución del IVA en el S R I...”.
Lo expuesto por la servidora, ratifica lo comentado por el equipo de auditoría, por
cuanto se encuentra gestionando la devolución del impuesto al valor agregado, los que
no fueron realizados con oportunidad.
Conclusión
Los Secretarios Tesoreros, como responsables de la contabilidad, en sus períodos de
actuación, no gestionaron ante el Servicio de Rentas Internas, la devolución del
impuesto al valor agregado pagado por 41 350,15 USD en la adquisición de bienes y
demanda de servicios, lo cual afectó a la disponibilidad de los recursos de la entidad
para la inversión social en beneficio de la parroquia.
13
Recomendación
A la Secretaria Tesorera
5. Continuará con los trámites para la devolución del Impuesto al Valor Agregado
ante el Servicio de Rentas Internas, con la finalidad de que estos recursos sean
invertidos en beneficio de la parroquia; y, para el caso de futuras declaraciones del
IVA, solicitará su devolución mensualmente, que una vez recuperado, estos
valores se considere en el presupuesto institucional.
La institución asumió la totalidad del pago de primas de seguros por caución
Con la finalidad de responder por el fiel cumplimiento de las funciones que
desempeñaron los servidores en la recepción, inversión, control, administración y
custodia de los recursos públicos, la entidad contrató los seguros de fidelidad anuales,
determinándose lo siguiente:
El 19 de enero de 2012 se renovó la póliza de seguro 4965, respaldada en la
factura 001-001-000076636 74,92 USD y el 25 de marzo de 2012, se canceló
por la prima de seguros 330,89 USD, que fueron asumidos en su totalidad por
la entidad, sin considerar que no debió aportar con más del 60% de las primas
de seguros, que corresponden a 243,49 USD y el 40% es decir 162,32 USD
asumidos por los servidores.
Lo antes citado se originó, por cuanto el Presidente, autorizó el pago total de las
primas de seguros de fidelidad, sin disponer al Secretario Tesorero descuente el
porcentaje respectivo, ocasionando la disminución de los recursos institucionales de
162,32 USD, por lo que incumplió lo dispuesto en el artículo 32 del Reglamento para el
Registro y Control de Cauciones, expedido con Acuerdo 015-CG promulgado en el
Registro Oficial 120 de 8 de julio de 2003 y Acuerdo 027-CG-2014, publicado en
Registro Oficial 235 de 29 de abril de 2014 que indica que la entidad cubrirá hasta un
máximo del 60% del valor cancelado por concepto de las primas de seguros; artículo
17 letra b) Atribuciones del Presidente, de la Estructura Orgánico Funcional del
Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Mulliquindil, vigente desde el 6 de
febrero de 2012 hasta el 8 de enero de 2015, e inobservó la Norma de Control Interno
100-03 Responsables del control interno.daWce
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Con oficio 012-EE-GADPM-2015 de 23 de septiembre de 2015, se comunicó los
resultados provisionales al Presidente, que actuó en el período comprendido entre el 1
de agosto de 2009 y el 14 de mayo de 2014; quien en comunicaciones de 5 y 14 de
octubre de 2015, manifestó:
“...P o r desconocim iento el pago de prim as de fidelidad se canceló en su totalidad cuando la entidad debió solamente cancelar el 6 0% ...”.
Lo indicado por el servidor, ratifica lo comentado por el equipo de auditoría, por cuanto
no se cobró a los servidores caucionados el 40% del pago de las pólizas de fidelidad
pública.
Conclusión
La institución asumió el pago de la totalidad de las pólizas de fidelidad del año 2012,
debido a que el Presidente no dispuso al Secretario Tesorero proceda al descuento del
40% del personal caucionado, ocasionando la disminución de los recursos
institucionales de 162,32 USD.
Recomendación
Al Presidente
6. Autorizará el pago de las primas de seguros considerando que el Gobierno
Parroquial cubrirá hasta con un máximo del 60% de las primas de seguros, de esta
manera dispondrá que la diferencia asuman los servidores caucionados.
Aportes al IESS sin considerar incremento de remuneraciones
Con Acuerdo M RL-2011-00183 de 20 de julio de 2011, el Ministro de Relaciones
Laborales fijó los pisos y techos de la remuneración mensual unificada de la o el
Ejecutivo y Secretario Tesorero de los Gobiernos Parroquiales Rurales; al respecto, la
Junta Parroquial en pleno, en sesión ordinaria de 18 de octubre de 2013, resolvió
incrementar con retroactivo desde enero de 2013 las remuneraciones mensuales
unificadas de los servidores de la entidad, de conformidad a la tabla de asignación
presupuestaria y denominación del puesto emitida.Q u ince jíü í^
15
Según el sistema de pagos interbancarios de los meses de enero a diciembre de 2013
y de enero a mayo de 2014, se efectuaron los pagos de las remuneraciones con el
incremento respectivo, mientras que los aportes al Instituto Ecuatoriano de Seguridad
Social no cancelaron oportunamente, así:
Los valores retenidos como aportes de los servidores del Gobierno Parroquial
en los meses de noviembre y diciembre de 2010, fueron reportados en
septiembre de 2013, generándose intereses por mora por 164,33 USD.
Se descontaron a los servidores, el aporte personal de los meses de enero a
diciembre 2013 y enero a mayo de 2014, en base a las remuneraciones
incrementadas, diferencias que no fueron reportadas al IESS.
Los incrementos de las remuneraciones no fueron reportadas al IESS en sus
respectivas planillas de aportes, de los meses de enero a diciembre de 2013 y
de enero a mayo de 2014, afectando al aporte patronal.
Lo expuesto, se originó por cuanto los Secretarios Tesoreros, omitieron cancelar al
IESS los aportes con los incrementos salariales de los meses de enero a diciembre de
2013 y de enero a mayo de 2014; y, reportaron tardíamente los aportes de noviembre
y diciembre de 2010, lo que generó que los servidores no se beneficien con estos
valores de la seguridad social y que se cancele 164,33 USD por intereses por mora
con recursos de la entidad; por lo que los Secretarios Tesoreros, infringieron lo
dispuesto en el artículo 74 Recaudación de aportes del sector público de la Ley de
Seguridad Social, que expresa que las entidades que integran el sector público, están
obligados a remitir al IESS los aportes personales, patronales, fondos de reserva y
más descuentos que se ordenan dentro del plazo y las condiciones señaladas;
artículos 31, número 13 Del Secretario Tesorero de la Estructura Orgánico Funcional
del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Mulliquindil, vigente desde el 6
de febrero de 2012 hasta el 8 de enero de 2015; 36 Unidad Financiera y Compras
Públicas del Reglamento de la Estructura Orgánica del Gobierno Autónomo
Descentralizado Parroquial Mulliquindil, sancionado el 9 de enero de 2015, e
inobservaron la Norma de Control Interno 403-10 Cumplim iento de obligaciones.
Con oficios 010 y 011-EE-GADPM-2015 de 23 de septiembre de 2015, se
comunicaron los resultados provisionales a los Secretarios Tesoreros.
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Al respecto, la Secretaria Tesorera, que actuó en el período comprendido entre el 15
de mayo de 2014 y el 31 de julio de 2015, corte del examen especial, en oficio
S.T.GADPM No. 3 - GADPM - 2015 de 30 de septiembre de 2015, indicó:
“...La documentación de la diferencia de sueldos de los empleados del GAD Parroquial con fecha 2014-07-08 como son SPI, acreditados, ro l de pagos, en el cual la diferencia de los 130,00 USD ya fue descontado a los voca les...”.
Lo manifestado por la servidora, modifica parcialmente lo observado por auditoria,
debido a que la diferencia de sueldos constante en la planilla de mayo de 2014,
reportada al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, con los valores cancelados de
sueldos, fue descontada a los beneficiarios, es decir, se reportó lo realmente
cancelado como sueldos y se mantiene lo comentado en los aportes de enero a
diciembre de 2013 y de enero a abril de 2014, por cuanto difiere lo reportado de los
sueldos cancelados.
Conclusión
Se pagó al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, los aportes personal y patronal
sin el incremento de sueldos de enero a diciembre de 2013 y de enero a abril de 2014,
por omisión del Secretario Tesorero, lo que ocasionó que los servidores no se
beneficien de estos rubros para la seguridad social. Además, con recursos de la
entidad, se pagó 164,33 USD de intereses por mora de reportes tardíos, ocasionando
la disminución económica de los recursos institucionales.
Recomendación
A la Secretaria Tesorera
7. Reportará al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, los aportes personales,
patronales, fondos de reserva y demás descuentos dentro de los plazos, las
condiciones establecidas por el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social y las
remuneraciones de los servidores.
Desembolsos sin documentación de respaldo
Por disposición del Presidente del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial
Mulliquindil, en el periodo 1 de enero de 2010 y 31 de octubre de 2010 se realizaron
pagos por 2 528,86 USD de dietas a los vocales, sin que el Secretario Tesorero,
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solicite previamente la presentación de la documentación sustentatoria suficiente y
competente que los respalde, como facturas e informes de actividades.
Los Presidentes, al autorizar los pagos de dietas a los vocales sin los documentos
habilitantes; los Vocales por ser los beneficiarios de las dietas y no entregar las
facturas y el Secretario Tesorero al registrar y ejecutar el pago por 2 528,86 USD, sin
haber controlado que los mismos se encuentren respaldados, incumplieron lo
dispuesto en los artículos 32, letra k) Deberes y Atribuciones de los Miembros de la
Junta Parroquial Rural; 29, letra a) Atribuciones y Deberes del Presidente y 35, letras
g) y I) Deberes y Atribuciones del Secretario - Tesorero de la Ley Orgánica de las
Juntas Parroquiales Rurales e inobservaron las Normas de Control Interno 403-08
Control previo al pago y 405-04 Documentación de respaldo y su archivo.
Con oficios 010, 011, 012, 017, 020, 021, 022, 023 y 024-EE-GADPM -2015 de 23 de
septiembre de 2015, se comunicaron los resultados provisionales a los Presidentes,
Vocales y Secretarios Tesoreros.
Una Vocal, que actuó en el período comprendido entre el 1 de agosto de 2009 y el 14
de mayo de 2014, en comunicación de 5 de octubre de 2015, manifestó:
“...Nos cancelaron las dietas y diferencia de dietas; las respectivas facturas están extraviadas . . . ”
Un Vocal, que actuó en el período comprendido entre el 1 de agosto de 2009 y el 14
de mayo de 2014, en comunicación de 2 de octubre de 2015, indicó:
“ ...Presento m i informe de actividades realizadas dentro de m i período, y a la vez justificando la pérdida de las facturas del año no p resen tado ...”.
Un Vocal, que actuó en el período comprendido entre el 1 de agosto de 2009 y el 14
de mayo de 2014, en comunicación de 4 de octubre de 2015, manifestó:
"...De los meses marzo y jun io del 2010 envío copias de las respectivas facturas de cobro de dietas, de los meses de septiembre, octubre, noviembre y diciembre del 2010, envío el reporte de movim ientos de las transferencias interbancañas del Banco del Estado a m i cuenta de ahorros en la Cooperativa, lo cual certifica el cobro de las respectivas dietas de los meses mencionados y que lamentablemente se extraviaron las facturas correspondientes. Además acompaño las copias de los informes de actividades mensuales de los meses en observación y de ser necesario enviaré en lo posterior las copias de las actas de las sesiones de la Junta Parroquial en la cual constan m i presencias (sic) en las m ism as...”.
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Lo mencionado por los servidores, ratifica lo comentado por el equipo de auditoría,
puesto que no se evidenció el documento habilitante que respalda el pago de dietas,
entregándose copias de informes de actividades y no de la factura respectiva.
El Presidente, que actuó en el período comprendido entre el 1 de agosto de 2009 y el
14 de mayo de 2014, en comunicaciones de 5 y 14 de octubre de 2015, coincidió en
expresar:
“...Estam os realizando los respectivos justificativos de acuerdo a la fecha y el orden señalado acogiendo a su comprensión por la demora, con fecha 13-10- 2015 hemos entregado algunos documentos m á s ...”.
Lo manifestado por el servidor, ratifica lo comentado por el equipo de auditoría, por
cuanto en la entidad no se evidenció la documentación que justifique el pago de
dietas.
Conclusión
Los Presidentes autorizaron el pago de dietas de los Vocales sin las facturas e
informes de actividades; los Vocales beneficiarios de las dietas no entregaron las
facturas y el Secretario Tesorero registró y ejecutó el pago sin que los mismos se
encuentren sustentados, ocasionando egresos injustificados por 2 528,86 USD.
Recomendación
Al Presidente
8. Dispondrá a la Secretaría Tesorera, realice el pago de obligaciones que estén
respaldadas con la documentación de soporte suficiente y pertinente, que sustente
su propiedad, legalidad y veracidad.
Pago de multas e intereses en declaraciones de impuestos al Servicio de Rentas
Internas
En el período comprendido entre el 1 de marzo de 2010 y el 30 de abril de 2014, el
Secretario Tesorero del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Mulliquindil,
declaró y canceló al Servicio de Rentas Internas 2 740,00 USD por concepto de
intereses y multas por declaraciones mensuales tardías, relacionadas con la Retención
del Impuesto a la Renta e Impuesto al Valor Agregado.^'<¿awueoe
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Lo comentado se produjo, por cuanto el Secretario Tesorero, no realizó las
declaraciones mensuales de impuestos de manera oportuna, lo que originó gastos
adicionales por concepto de intereses y multas, afectando la disponibilidad económica
de la entidad, en contraposición a lo dispuesto en los artículos 67 Declaración de
impuesto y 73 de la Ley de Régimen Tributario Interno; artículos 100 Declaraciones de
las retenciones en la fuente; 158 Declaración del Impuesto del Reglamento para la
Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno, artículo 340 Deberes y
atribuciones de la máxima autoridad financiera del Código Orgánico de Organización
Territorial, Autonomía y Descentralización; artículo 31, números 13 Del Secretario
Tesorero de la Estructura Orgánico Funcional del Gobierno Autónomo Descentralizado
Parroquial de Mulliquindil, en vigencia desde el 6 de febrero de 2012 hasta el 8 de
enero de 2015 e inobservó la Noma de Control Interno 403-10 Cumplim iento de
obligaciones.
Con oficio 010-EE-GADPM-2015 de 23 de septiembre de 2015, se comunicó los
resultados provisionales al Secretario Tesorero; en respuesta, remitió documentación
de respaldo y los descuentos efectuados al Presidente y Secretario Tesorero, por
intereses y multas, que ascendieron a 1 420,75 USD, correspondientes a los años
2013 y 2014, quedando pendiente por justificar multas e intereses generados en los
años 2010, 2011 y 2012 por 1 319,25 USD.
Conclusión
Se cancelaron por concepto de intereses y multas por retraso en el pago de
obligaciones al Servicio de Rentas Internas por los años 2010, 2011 y 2012, por
cuanto el Secretario Tesorero no presentó oportunamente las declaraciones
mensuales por Retenciones en la Fuente e Impuesto al Valor Agregado, afectando a la
disponibilidad económica de la entidad en 1 319,25 USD.
Recomendación
A la Secretaria Tesorera
9. Realizará oportunamente las declaraciones y cancelación de las retenciones en la
fuente e impuesto al valor agregado, evitando incurrir en la generación de
recargos, multas e intereses por mora.<̂y*\Ve KfiL
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Falta de control en la recepción y utilización de bienes
El Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Mulliquindil en el período
comprendido entre el 1 de enero de 2010 y el 31 de ju lio de 2015, realizó
adquisiciones de bienes como computadores, juegos de sala, archivadores, sillas,
equipo de amplificación, impresoras, sillas, para la implementacíón y readecuación de
las instalaciones de las oficinas de la entidad; los que no ingresaron a la entidad, sino
que fueron entregados directamente a los servidores, sin la elaboración de las
respectivas actas de entrega recepción de los bienes.
Situación que se originó por cuanto los Presidentes, no implementaron procedimientos
de control, como la designación de un servidor responsable del manejo y control de
bienes, legalización del ingreso y egreso de los bienes y actas de entrega recepción, lo
que ocasionó que no se controle y salvaguarde los bienes de la entidad, por lo que
incumplieron lo dispuesto en el artículo 70, letra u) Atribuciones del Presidente o
Presidenta de la Junta Parroquial Rural del Código Orgánico de Organización
Territorial, Autonomía y Descentralización; artículos 3 Del Procedimiento y cuidado; 4
De los bienes y 11 Uso y conservación de bienes del Reglamento General Sustítutivo
para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público; artículos 17, letra k)
Atribuciones del Presidente o Presidenta de la Estructura Orgánico Funcional del
Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquia de Mulliquindil, vigente desde el 6 de
febrero de 2012 hasta el 8 de enero de 2015 y 23 Primera autoridad del ejecutivo del
Reglamento de la Estructura Orgánica del Gobierno Autónomo Descentralizado
Parroquial Mulliquindil, sancionado el 9 de enero de 2015 vigente, e inobservaron las
Normas de Control Interno 406-04 Almacenamiento y distribución, 406-07 Custodia y
406-08 Uso de los bienes de larga duración.
Con oficios 012 y 017-EE-GADPM-2015 de 23 de septiembre de 2015, se
comunicaron los resultados provisionales a los Presidentes.
El Presidente, que actuó en el período comprendido entre el 1 de agosto de 2009 y el
14 de mayo de 2014, en comunicaciones de 5 y 14 de octubre de 2015, manifestó:
. .Al inicio de m i adm inistración realizamos la entrega recepción de los bienes que tenia e l GADPM anterior. De igual manera se realizó con ¡a administración actual, para lo cual presentó la respectiva acta entrega recepción. Hago conocer que en ningún momento se dio mala utilización a estos bienes siempre el custodio y utilización fue de una manera m uy cuidadosa y honesta ...”.
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Lo expresado por el servidor, no modifica lo comentado por el equipo de auditoría,
pues la observación no se relaciona a la elaboración de las actas de entrega recepción
de bienes por cambio de custodios, sino a la falta de los comprobantes de ingreso y
egreso y a las actas de entrega recepción para cada servidor, como custodio de los
bienes de la entidad.
Posterior a la conferencia final de resultados, la Secretaria Tesorera, quien actuó en el
período comprendido entre el 15 de mayo de 2014 y el 31 de julio de 2015, corte del
examen especial, en oficio GADPM-4-GADPM de 14 de octubre de 2015, adjuntó
copias certificadas de las actas de entrega de entrega recepción, elaboradas el 10 de
octubre de 2015, correspondiente a los bienes entregados bajo la custodia de cada
servidor, con lo que ratifica lo comentado por el equipo de auditoria, respecto a la
ausencia de actas de entrega recepción, debiendo señalar que en el transcurso del
examen, procedió a elaborar los mencionados documentos
Conclusión
Los bienes adquiridos por el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial
Mulliquindil, fueron entregados directamente a las personas solicitantes, sin ingresar
físicamente a bodega; situación que se originó por cuanto el Presidente no dispuso al
Secretario Tesorero la entrega mediante actas, lo que ocasionó que no se identifique a
los servidores responsables de la protección y custodia.
Recomendación
Al Presidente
10. Dispondrá a la Secretaria Tesorera como responsable del manejo y control de los
activos de la entidad, que los bienes adquiridos ingresen a la entidad y los egresos
se respalde con las actas de entrega recepción, a fin de identificar a los custodios y
la existencia de los mismos.
Delegada Provincial de Cotopaxi (e)
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