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CONTRALORÍA GENERAL DEL MUNICIPIO DE MANIZALES

Control Fiscal con Visión Social

INFORME DEFINITIVO AUDITORÍA REGULAR CON ENFOQUE INTEGRAL

SERVICIOS ESPECIALES DE SALUD S.E.S.

VIGENCIA 2012

AGEI-R 2.2 2013 JULIO DE 2013

Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral modalidad Regular 2.2

Servicios Especiales de Salud S.E.S.

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AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL

MODALIDAD REGULAR

SERVICIOS ESPECIALES DE SALUD S.E.S. VIGENCIA 2012

LINDON ALBERTO CHAVARRIAGA MONTOYA Contralor Municipal

JUAN ROBERTO JIMENEZ CARMONA Director de Planeación y Control Fiscal

STELLA VALLEJO LÓPEZ Líder de Auditoria

WILMAR ALFONSO MONTOYA BEDOYA Auditor

JORGE HERNAN GONZALEZ MARTINEZ Auditor



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TABLA DE CONTENIDO 1. DICTAMEN INTEGRAL

1.1. Concepto sobre Fenecimiento.......................................................... 7 1.1.1. Control de Gestión............................................................................ 8 1.1.2. Control de Resultados...................................................................... 9 1.1.3. Control Financiero y Presupuestal.................................................... 10 1.1.4. Opinión sobre los Estados Contables............................................... 11

2. RESULTADOS DE LA AUDITORIA 2.1 CONTROL DE GESTIÓN

2.1.1. Factores Evaluados……………………………………………………... 14 2.1.1.1 Ejecución Contractual…………………………………………………. 14 2.1.1.2 Resultado Evaluación Rendición de la Cuenta…………………….. 16 2.1.1.3. Legalidad……………………………………………………………….. 18 2.1.1.4. Gestión Ambiental…………………………………………………….. 19 2.1.1.5 Tecnologías de la Comunicación y la Información (TICS)………... 20 Hallazgo uno. Administrativo. Propiedad Intelectual de Software.. 24 Hallazgo dos. Administrativo. Cumplimiento lineamientos de Gobierno en línea (GEL)................................................................ 27 2.1.1.6 Resultado Seguimiento Plan de Mejoramiento…………………….. 30 2.1.1.7 Control Fiscal Interno…………………………………………………. 30 2.2 CONTROL DE RESULTADOS 2.3 CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL 2.3.1. Estados Contables……………………………………………………. 32 Hallazgo Tres. Administrativo con alcance fiscal. Constitución de Provisiones..................................................................................... 34 Hallazgo cuatro. Administrativo. Boletín de Deudores Morosos.... 40 2.3.1.1 Concepto de Control Interno Contable……………………………… 42 2.3.2 Gestión Presupuestal…………………………………………………. 43 2.3.3 Gestión Financiera……………………………………………………. 44 3. ACLARACIONES



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CTA Manizales, julio 2 de 2013 Doctora ANGELA MARIA TORO MEJIA Gerente SERVICIOS ESPECIALES DE SALUD S.E.S Manizales Asunto: Auditoria Regular vigencia 2012. La Contraloría General del Municipio de Manizales, con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 267 y 272 de la Constitución Política, practicó Auditoría Modalidad Regular al ente que usted representa, a través de la evaluación de los principios de eficiencia, eficacia y equidad con que se administraron los recursos puestos a disposición y los resultados de la gestión, el examen del Balance General y el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social a 31 de diciembre de 2012, la comprobación de que las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. Es responsabilidad de la Administración el contenido de la información suministrada por la Entidad y analizada por la Contraloría General del Municipio de Manizales, que a su vez tiene la responsabilidad de producir un informe integral que contenga el concepto sobre la gestión adelantada por SERVICIOS ESPECIALES DE SALUD S.E.S., que incluya pronunciamientos sobre el acatamiento a las disposiciones legales, y la opinión sobre la razonabilidad de los Estados Contables. El informe contiene la evaluación de los aspectos de gestión, resultados y financiera y presupuestal, que una vez detectados como deficiencias por la comisión de auditoría, serán corregidos por la Entidad, lo cual contribuye a su mejoramiento continuo y por consiguiente en la eficiente y efectiva producción y/o prestación de bienes y/o servicios en beneficio de la ciudadanía, fin último del control.



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La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de auditoría prescritos por la Contraloría Municipal de Manizales, compatibles con las de general aceptación; por tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo, de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe integral. El control incluyó examen sobre la base de pruebas selectivas, evidencias y documentos que soportan la gestión de la Entidad, las cifras y presentación de los Estados Contables y el cumplimiento de las disposiciones legales. ASPECTOS RELEVANTES DE LA ENTIDAD AUDITADA Servicios Especiales de Salud (S.E.S.) nace como una Asociación mixta, de carácter público, sin ánimo de lucro, de orden Municipal, fundada en el año 1985 por iniciativa de la Fundación para el Desarrollo de la Salud (PROSALUD) y BENEFICIENCIA DE MANIZALES (EMSA). PROSALUD, de una parte, es una fundación sin ánimo de lucro fundada en 1980 por las siguientes empresas y empresarios de la ciudad de Manizales y la región, así: Sucesores de José de Jesús Restrepo (Casa Luker), Incolma, Gómez Jaramillo Ltda. Camila Diesel, José Gómez Arrubla, importaciones Vega Ltda, Corporación Financiera de Caldas (Empresa Promotora del Café) y Banco de Caldas, para quienes su objetivo fundamental ha sido darle a la Salud de Manizales y la región mayor desarrollo. BENEFICIENCIA DE MANIZALES, hoy EMSA, quien tenía en ese entonces a su cargo la administración del antiguo Hospital de Caldas, entre otras dependencias. De esta manera se conformó una dupla ideal que garantizara la administración eficiente y transparente de un equipo de alta tecnología (ESCANOGRAFO) que pertenecía en ese entonces al antiguo Hospital. Con los excedentes generados con la operación del Escanógrafo, S.E.S., inició a partir del año 1991, la compra de nuevos equipos que complementaban el servicio de Imágenes Diagnósticas (Ecógrafo, Mamó grafo y un Hagiógrafo (equipo de RX digital) EMSA le entrega en comodato a S.E.S, equipo de cardiología diagnóstica, con los que se da inicio al servicio de Cardiología no Invasiva.



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Para el año de 1994, la administración del Hospital de Caldas le entrega a S.E.S la operación de la totalidad de los equipos de radiología, y el equipo de Medicina Nuclear (Gamacámara), con lo que se consolidó la prestación de los servicios en Radiología, Mamografía, Cardiología no Invasiva y Medicina Nuclear. El 18 de junio de 2004, se dio el cierre de los servicios hospitalarios que quedaban a cargo del Hospital de Caldas, mientras S.E.S continuo prestando de manera ininterrumpida los servicios de Imágenes Diagnósticas. En el año 2005, se dio reapertura del Centro Ambulatorio a cargo de S.E.S, lo que concentro en S.E.S la administración de todos los servicios ambulatorios (Consulta Especializada, Fisioterapia, Rehabilitación Cardiopulmonar). S.E.S., le compra al Hospital de Caldas la totalidad de los equipos agrupados en imágenes Diagnósticas (Escanografia, Mamografía, Ecografía, Radiología, Medicina Nuclear, Cardiología no Invasiva, etc.) por un valor de $4.305 millones de pesos, recursos que fueron pagados en efectivo en un periodo de 12 meses. El 22 de octubre de 2007, luego de haber reconstruido la totalidad de la infraestructura física del Hospital de Caldas, mediante un convenio interadministrativo de operación, el Municipio de Manizales, a través del Hospital de Caldas le hace entrega a S.E.S de la totalidad de la infraestructura y los equipos médicos de su propiedad, para que este opere con total autonomía médico-administrativa el llamado S.E.S HOSPITAL DE CALDAS. El 25 de septiembre de 2009, Findeter desembolsa a S.E.S un crédito (a 15 años con 3 años de gracia) por $9.000 millones de pesos avalado por Infimanizales, lo que generó capital de trabajo y viabilizó la operación. El Convenio Interadministrativo No. 053 de 2007 fue liquidado, y suscrito un nuevo convenio No. 2009-010, en el que debe mencionarse como hecho relevante, el cambio en la variable para el pago de la retribución económica, al establecerse la utilidad neta como nuevo parámetro, mientras que en el anterior se realizaba sobre la utilidad bruta; ésta situación ha sido lesiva para el Hospital de Caldas E.S.E., toda vez que los escenarios sobre los cuales se negoció esta propuesta eran halagüeños y la realidad muestra que entre 2009 y 2010, Servicios



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Especiales de Salud no ha logrado cumplir la meta de utilidad, lo que ha generado una disminución en la retribución del 80% aproximadamente. Mediante Acuerdo del Honorable Concejo de Manizales No 0738 del 2 de febrero de 2010, este autorizó al Sr. Alcalde de Manizales, para que el Municipio entre a hacer parte de S.E.S como corporado en reemplazo de EMSA y a hacer algunos aportes en dinero o especie que harían parte del capital social. Mediante este Acuerdo se autoriza a S.E.S para que adecue su organización y funcionamiento a lo ordenado por la Ley 489 de 1998, por lo anterior SES es una Asociación de participación mixta, de carácter publico, de interes colectivo, sin fines de lucro, regulada por art. 96 ley 489/98 y demás normas concordantes. Es una entidad descentralizada, indirecta o de segundo grado, perteneciente al orden municipal, vinculada a la secretaria de salud de manizales, sujeta a las disposiciones previstas en el codigo civil para las asociaciones civiles de utilidad comun y a las pertinenentes en la ley 489/98. La contratacion se rige por el derecho privado por lo cual adopto un manual interno de contratacion. La Entidad está obligada a llevar contabilidad publica, en razon a su composicion y participacion publica del 50%, de conformidad con conceptos expedidos por la Contaduria General de la Nacion. 1.1 CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO Con base en la calificación total de 71,2 puntos, sobre la Evaluación de Gestión y Resultados, la Contraloría General del Municipio de Manizales NO FENECE la cuenta de la Entidad por la vigencia fiscal correspondiente al año 2012.



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MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL

SERVICIOS ESPECIALES DE SALUD SES 2012

Componente Calificación Parcial PonderaciónCalificación

Total

1. Control de Gestión 83 0,5 41,5

2. Control de Resultados 86,3 0,3 25,9

3. Control Financiero 18,9 0,2 3,8

Calificación total 1,00 71,2

Fenecimiento NO FENECE

Concepto de la Gestión Fiscal DESFAVORABLE

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL FENECIMIENTO

Rango Concepto

80 o más puntos FENECE

Menos de 80 puntos NO FENECE

RANGO DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE LA GESTIÓN FISCAL

Rango Concepto

80 o más puntos FAVORABLE

Menos de 80 puntos DESFAVORABLE

Los fundamentos de este pronunciamiento se presentan a continuación: 1.1.1 Control de Gestión La Contraloría General del Municipio de Manizales como resultado de la auditoría adelantada, considera que la gestión desarrollada por la entidad durante la vigencia de 2012, es FAVORABLE, como consecuencia de la calificación de 83,0 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:



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TABLA 1

CONTROL DE GESTIÓN SERVICIOS ESPECIALES DE SALUD S.E.S

2012

Factores Calificación

Parcial Ponderación Calificación Total

1. Gestión Contractual 84,2 0,68 57,2

2. Rendición y Revisión de la Cuenta 100 0,02 2,0

3. Legalidad 61,3 0,10 6,1

4. Gestión Ambiental 81,3 0,05 4,1

5. Tecnologías de la comunica. y la inform. (TICS) 89,0 0,05 4,5

6. Plan de Mejoramiento 0,0 0,00 0,0

7. Control Fiscal Interno 91,4 0,10 9,1


Concepto de Gestión a emitir Favorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE GESTIÓN

Rango Concepto

80 o más puntos Favorable

Menos de 80 puntos Desfavorable

1.1.2 Control de Resultados La Contraloría General del Municipio de Manizales como resultado de la auditoría adelantada, considera que el concepto del Control de Resultados, es FAVORABLE, como consecuencia de la calificación de 86,3 puntos, resultante de ponderar el factor que se relaciona a continuación:



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TABLA 2

CONTROL DE RESULTADOS

SERVICIOS ESPECIALES DE SALUD DE CALDAS 2012

Factores mínimos Calificación Parcial PonderaciónCalificación Total

1. Cumplimiento Planes Programas y Proyectos 86,3 1,00 86,3


Concepto de Gestión de Resultados Favorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE RESULTADOS

Rango Concepto 80 o más puntos Favorable Menos de 80 puntos Desfavorable

1.1.3 Control Financiero y Presupuestal La Contraloría General del Municipio de Manizales como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el Control Financiero y Presupuestal, es DESFAVORABLE, como consecuencia de la calificación de 18,9 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:

TABLA 3

CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL ENTIDAD AUDITADA

VIGENCIA

Factores mínimos Calificación Parcial PonderaciónCalificación

Total

1. Estados Contables 0,0 0,70 0,0

2. Gestión presupuestal 64,3 0,10 6,4

3. Gestión financiera 62,5 0,20 12,5

Calificación total 1,00 18,9 Concepto de Gestión Financiero yPresupuestal

Desfavorable



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RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO FINANCIERO

Rango Concepto

80 o más puntos Favorable

Menos de 80 puntos Desfavorable

1.1.3.1 Opinión sobre los Estados Contables En nuestra opinión, los Estados Contables fielmente tomados de los libros oficiales, al 31 de diciembre de 2012, así como el resultado del Estado de la Actividad Financiera, Económica y Social, y los Cambios en el Patrimonio por el año que terminó en esta fecha, de conformidad con los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia y demás normas emitidas por la Contaduría General de la Nación (no aplicados), son con Abstención de Opinión. La inobservancia e incumplimiento en la aplicación de las resoluciones 354 y 356 de 2007, deja al equipo auditor sin elementos de juicio para realizar una evaluación objetiva de los Estados Financieros en su conjunto y poder dictaminar claramente sobre su razonabilidad, integridad, legalidad, objetividad, comprensibilidad, materialidad, universalidad y consistencia, lo que se concluye que el auditado no se ajusta a los criterios, teniendo en cuenta lo que establece el Régimen de Contabilidad Pública, así: 9.2 NORMAS TECNICAS REALTIVAS A LOS SOPORTES, COMPROBANTES Y LIBROS DE CONTABILIDAD 0518 RCP. 335. Noción. Las normas técnicas relativas a los soportes, comprobantes y libros de contabilidad definen criterios uniformes para que las entidades contables públicas realicen el registro de las transacciones, hechos y operaciones relacionadas con sus actividades. Estas normas comprenden las formalidades de tenencia, conservación y custodia y reconstrucción de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad; la oficialización de los libros de contabilidad, la clasificación de los documentos soportes, y la elaboración de los comprobantes de contabilidad, con el fin de garantizar la legalidad, autenticidad e integridad de la información contable pública y su posterior exhibición para efectos de inspección, vigilancia y control por parte de las autoridades que los requieran.



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Analizada la información contable presentada por S.E.S. se encuentra que la misma no cumple con los criterios de uniformidad que permitan garantizar la legalidad, autenticidad e integridad de esta información. Adicionalmente se observa que la codificación de cuentas y subcuentas que presenta en sus Estados Financieros el S.E.S. no es equivalente a la codificación de la Contabilidad Pública que debe aplicar, tal como se observa en el siguiente cuadro:

CATALOGO GRAL DE CUENTAS PUC SES

CATALOGO GRAL DE CUENTAS REGIMEN

DE CONTABILIDAD PUBLICA

11 DISPONIBLE 11 EFECTIVO 12 INVERSIONES 12 INVERSIONES ADMINISTRACIONES DE

LIQUIDEZ EN TITULOS DE DEUDA 13 DEUDORES 13 RENTAS POR COBRAR 14 INVENTARIOS 14 DEUDORES 15 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 15 INVENTARIOS 16 INTANGIBLES 16 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 17 DIFERIDOS 17 BIENES DE BENEFICIO Y USO PUBLICO

E HISTORICOS Y CULTURALES 18 OTROS ACTIVOS 18 RECURSOS NATURALES NO

RENOVABLES 19 VALORIZACIONES 19 OTROS ACTIVOS Por lo anterior se carece de los elementos de juicio necesarios, en especial de la información con los requisitos y formalidades exigidos en el Régimen de Contabilidad Pública, así como los lineamientos dados por la Contaduría General de la Nación que permitan emitir opinión sobre la razonabilidad de las cifras y saldos registrados y revelados en la información presentada, emitiéndose en consecuencia una opinión con abstención. PLAN DE MEJORAMIENTO La Entidad debe diseñar y presentar un plan de mejoramiento que permita solucionar las deficiencias comunicadas durante el proceso auditor. El plan de mejoramiento presentado debe contener las acciones que se implementarán por parte de la Entidad, las cuales deberán responder a cada una de las debilidades detectadas y comunicadas por el equipo auditor, el cronograma para su implementación y los responsables de su desarrollo.



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El Equipo Auditor STELLA VALLEJO LÓPEZ WILMAR ALFONSO MONTOYA BEDOYA Líder Auditoría Auditor

JORGE HERNAN GONZALEZ MARTINEZ Auditor

Supervisó JUAN ROBERTO JIMENEZ CARMONA Director de Planeación y Control Fiscal



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2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

2.1 CONTROL DE GESTIÓN

Como resultado de la auditoría adelantada a Servicios Especiales de Salud S.E.S, El concepto sobre el Control de Gestión es Favorable, como consecuencia de la evaluación de los siguientes Factores: 2.1.1. Factores Evaluados 2.1.1.1. Ejecución Contractual En la ejecución de la presente Auditoría y de acuerdo con la información suministrada por Servicios Especiales de Salud S.E.S, en cumplimiento de lo establecido en la Resolución Interna de rendición de cuentas en línea de la Contraloría General del Municipio de Manizales, se determinó que la Entidad celebró la siguiente contratación: En total celebró 112 contratos por valor de $5.044.457.245, distribuidos así:

TIPOLOGIA CANTIDAD VALOR $

Obra 32 $627.752.991

Prestación de Servicios 48 $1.496.579.724

Suministros 2 $345.282.224

Consultoría u Otros 30 $2.574.842.306

TOTAL 112 $5.044.457.245

Como resultado de la auditoria adelantada, el concepto de la gestión en la Ejecución Contractual, es Eficiente, como consecuencia de los siguientes hechos y debido a la calificación de 84,2 resultante de ponderar los aspectos que se relacionan a continuación:



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EVALUACIÓN VARIABLES

TABLA 1-1

GESTIÓN CONTRACTUAL

SERVICIOS ESPECIALES DE SALUD “S.E.S”

VIGENCIA 2012

VARIABLES A EVALUAR

CALIFICACIONES EXPRESADAS POR LOS AUDITORES

Promedio

Pondera

ción

Puntaje

Atribuido

Prestación Servicios

Q

Contratos

Suministros

Q

Contratos

Consultoría y

Otros

Q Contratos Obra Pública

Q

Cumplimiento de las especificaciones técnicas 100 5 100 1 100 8 100 4 100,00 0,50 50,0

Cumplimiento deducciones de ley 100 5 100 1 100 8 100 4 100,00 0,05 5,0

Cumplimiento del objeto contractual 55 0 50 1 50 0 50 4 50,00 0,20 10,0

Labores de Interventoría y seguimiento 50 5 50 1 100 8 100 4 83,33 0,20 16,7

Liquidación de los contratos 50 5 50 1 50 8 50 4 50,00 0,05 2,5

CUMPLIMIENTO EN GESTIÓN CONTRACTUAL 1,00 84,2

Calificación

Eficiente Eficiente 2

Con deficiencias 1 Ineficiente 0

2.1.1.1.1. Obra De un universo de 32 contratos se auditaron 4; por valor de $395.093.485, equivalente al 63% del valor total contratado, de los cuales se evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión.



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2.1.1.1.2. Prestación de Servicios De un universo de 48 contratos se auditaron 5; por valor de $166.543.278, equivalente al 11% del valor total contratado, de los cuales se evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión. 2.1.1.1.3. Suministros De un universo de 2 contratos se audito 1; por valor de $340.962.224, equivalente al 98% del valor total contratado, de los cuales se evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión. 2.1.1.1.4. Consultoría u otros Contratos De un universo de 30 contratos se auditaron 8; por valor de $1.353.439.654, equivalente al 53% del valor total contratado, de los cuales se evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión. Conclusiones generales al proceso contractual. En la contratación evaluada se verifico el cumplimiento de requisitos tales como pago de estampilla, pólizas, actas de inicio, y que la minuta contractual cumpliera con los requisitos exigidos en el manual de contratación adoptado por S.E.S, además de que este cumpliera con los principios de la contratación publica, constatándose que la elección de cada uno de los contratistas fue ajusta a los lineamientos legales y adecuada para atender a las exigencias de cada proyecto emprendido por la entidad auditada. De lo anterior se concluye que el proceso contractual de la entidad se adopta a las normas y procedimientos establecidos en cuanto a las necesidades que se presentan en la prestación del servicio de salud, es decir, en cumplimiento de su objeto misional. 2.1.1.2. Resultado Evaluación Rendición de Cuentas Se emite un concepto favorable; con base en el siguiente resultado:



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TABLA 1-2

RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA

VARIABLES A EVALUAR Calificación Parcial Ponderación Puntaje

Atribuido

Oportunidad en la rendición de la cuenta 100,0 0,10 10,0

Suficiencia (diligenciamiento total de formatos y anexos) 100,0 0,30 30,0

Calidad (veracidad) 100,0 0,60 60,0

SUB TOTAL CUMPLIMIENTO EN RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA 1,00 100,0

Calificación



Para la vigencia 2012, Servicios Especiales de Salud “S.E.S”, rindió la cuenta dando cumplimiento a lo ordenado por la Resolución 045 de febrero 14 de 2012, mediante la cual presento los siguientes formatos:

Formato Gestión Ambiental F20A_CGMM Composición Accionaria F23_CGMM Vigencias Futuras F29_CGMM Acciones de Control a la Contratación de sujetos F20_1 CGMM Consorcios F20_1C CGMM Fiducias F20_2 CGMM Estados financieros contables definitivos 201301F23_CGMM

Teniendo en cuenta lo anterior, la entidad para la vigencia 2013 deberá, en la rendición de la cuenta, tramitar o diligenciar ante este ente de control los siguientes formatos de acuerdo con los parámetros de la resolución que se adopte a fin de rendir la gestión realizada, toda vez que esta entidad se encuentra obligada a llevar contabilidad publica como a bien se explicara mas adelante. Es importante resaltar que los formatos pueden variar de acuerdo a las directrices de la entidad, en todo caso será esta la que le indique que formatos debe rendir en su respectivo momento a través del aplicativo “SIA” Sistema Integral de Auditorias.



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Catalogo de cuentas F01A_CGMM

Ejecución presupuestal de ingresos F06B_CGMM

Ejecución presupuestal de Gastos F07D_CGMM

Ejecución presupuestal de cuentas por pagar F11A_CGMM Talento Humano F14_CGMM Controversias Judiciales F15_CGMM Informe deuda publica- SEUD F18_CGMM Control a la Contratación de sujetos F20_1 CGMM Acción de control a la contratación: consorcios/ Uniones temporales F20_1C_AGR Gestión ambiental F20A_CGMM

Fiducias: Control fiscal de los patrimonios autónomos, fondos cuenta y fideicomisos abiertos F20_2_AGR Vigencias Futuras F29_CGMM

2.1.1.3. Legalidad Se emite Concepto con deficiencias, con base en el siguiente resultado:

TABLA 1 - 3

LEGALIDAD


Atribuido

Financiera 70,0 0,40 32,0

De Gestión 48,8 0,60 29,3

CUMPLIMIENTO LEGALIDAD 1,00 61,3

Calificación

Con deficiencias

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0



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Como resultado de la auditoria adelantada, el concepto de la gestión de Legalidad, se emite con Deficiencias, como consecuencia de los siguientes hechos y debido a la calificación de 61,3 resultante de ponderar los aspectos que se relacionan a continuación: VARIABLE GESTIÓN FINANCIERA: De acuerdo a los estatutos definitivos en su Capitulo Primero se determina que es una entidad de carácter público y en su Capitulo Octavo determina la obligación de llevar contabilidad pública, así: “…Artículo Cuarenta. Plan General: La asociación dará cumplimiento, en lo pertinente, a las disposiciones sobre Contabilidad Pública regulada por la Ley 298 de 1996, y a las normas que la modifiquen o sustituyan, lo mismo que a la resolución Nro. 400 de 2000, con sus modificaciones, expedidos por el Contador General de la Nación y a las demás disposiciones que tengan que tengan que ver con los Planes Generales de la Contabilidad Pública…” En consecuencia con el enunciado anterior la asociación “SERVICIOS ESPECIALES DE SALUD –SES” no ha dado cumplimiento al Régimen de Contabilidad Pública” en lo referente a la rendición de informes a la Contaduría General de la Nación, al procedimiento de provisión de deudores y al cumplimiento de la Resolución Orgánica 009 del 13-09-2010. Variable de Gestión: Se evaluó la gestión contractual, ambiental, administrativa y las Tics donde se tuvo en cuenta el cumplimiento de las normas y procedimientos implementados y su desarrollo, además se constato su desempeño en cada uno de los procesos y que estos fueran los más beneficiosos para la entidad. En el proceso contractual la evaluación se ciñó a lo estipulado en el manual de contratación adoptado por Servicios Especiales de Salud S.E.S y el derecho privado, que le es aplicable, igualmente se verifico que cada uno de los procesos estuvieran acordes con los principios de eficiencia, eficacia y oportunidad. 2.1.1.4. Gestión Ambiental SE EMITE UN CONCEPTO Eficiente, con base en el siguiente resultado:



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TABLA 1-4

GESTIÓN AMBIENTAL

VARIABLES A EVALUAR

Calificación Parcial Ponderación Puntaje Atribuido

Cumplimiento de planes, programas y proyectos ambientales.

80,0 0,60 48,0

Inversión Ambiental 83,3 0,40 33,3

CUMPLIMIENTO GESTIÓN AMBIENTAL 1,00 81,3

Calificación


Con deficiencias 1

Ineficiente 0

De la evaluación realizada a la gestión ambiental desarrollada por S.E.S, se pudieron observar actividades encaminadas a prevenir, mitigar, corregir y compensar los impactos generados por el desarrollo de su gestión, puesto que esta debe cumplir con algunos lineamientos, tales como; Auto declaración de vertimientos, monitoreo de emisiones atmosféricas y autorización de verificación de fuentes móviles, registro de Generadores de Residuos Peligrosos, plan de Gestión Integral de Residuos Sólidos (PGIRS) y cumplir con un cronograma de fumigaciones periódicas para el control de plagas y roedores, y que a la fecha cumple y trata de mejorar, siendo eficiente su gestión ambiental. 2.1.1.5. Tecnologías de las Comunicaciones y la Información. (TICS) Se emite un concepto Eficiente, con base en el siguiente resultado:

TABLA 1-5 TECNOLOGÍAS DE LA COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN

VARIABLES A EVALUAR Puntaje Atribuido Cumplimiento aspectos sistemas de información 89,0 CUMPLIMIENTO TIC,s E INFORMACIÓN 89,0

Calificación





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Evaluadas las TICS se concluye lo siguiente: INTEGRIDAD DE LA INFORMACIÓN.

• Se encontró que la entidad tiene definido correctamente el acceso a los archivos e información, por medio de perfiles de usuario dependiendo del área.

• Actualmente la entidad cuenta con un procedimiento, el cual describe paso a paso la realización de la copia de la base de datos, el cual se realiza de manera adecuada por medio de un proceso de seguridad local y un proceso externo. En el proceso interno se realizan copias de los logos de las bases de datos y se guardan en el servidor.

• La entidad cuenta con el proceso de restauración de backups y su periodicidad es adecuada, donde verifican los datos y su consistencia.

• Cada líder de procesos administra y maneja la información, no se tiene definida una clasificación de los datos para su almacenamiento y manipulación.

• La entidad cuenta adecuadamente con las pólizas que amparan contra robo o pérdida los elementos tecnológicos.

• SES cuenta con un centro de datos alterno el cual sirve de respaldo para cubrir cualquier tipo de contingencia, con una cobertura del 70%.

• La entidad cuenta con adecuadas medidas de seguridad física de acceso a las instalaciones, ya que se tiene implementado un circuito cerrado de televisión, además de tener implementados controles de ingreso al Data Center (Centro de Datos).

DISPONIBILIDAD DE LA INFORMACIÓN.

• Se cuenta con un procedimiento de continuidad de TI, en caso de fallos, tanto manual como sistematizado, además de las pruebas desarrolladas.

• Se realizan las pruebas al plan de continuidad con una periodicidad adecuada, esta es desarrollada cada 6 meses, haciéndose la verificación de cintas y recuperación de las pruebas de seguridad.

• El procedimiento de respaldo de archivos se encuentra acorde a las necesidades de la entidad. No obstante existen carencias de respaldo en cuanto a programas de software.



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EFECTIVIDAD DE LA INFORMACIÓN.

• La selección del software de la entidad esta determinada por la valoración de precios de Tecnología Informática referidos a los valores del mercado, lo que se considera una estrategia adecuada para el desarrollo de contratación de este tipo.

• Se tienen establecidas las políticas informáticas, no obstante, dichas políticas, se encuentran en proceso de actualización y ajuste de acuerdo a la estructura y necesidades de la entidad.

• La entidad realiza monitoreo mensual de los resultados de los contratos de servicios informáticos, lo que permite llevar un control adecuado de este tipo de procesos.

EFICIENCIA DE LA INFORMACIÓN.

• La entidad cuenta con un Plan de Acción de sistemas de información, enmarcado dentro del cuadro de mando integral y se tienen establecidas las metas e indicadores, lo que se denota una correcta planeación.

• El mantenimiento preventivo y correctivo del Hardware y software a los computadores es realizado dos veces al año; dicha frecuencia es adecuada para este tipo mantenimientos. Se evidencia organización en la elaboración del cronograma y el registro de las hojas de vida de los equipos de cómputo.

SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN.

• El análisis de riesgos de la entidad se realiza con el plan de contingencia; por lo que no se evidencia de manera independiente un documento que compile el análisis de riesgos de manera detallada.

• La entidad cuenta con un comité de seguridad informática encargado de apoyar las fases de difusión y seguimiento al cumplimiento de las políticas informáticas.

• Los incidentes de seguridad potenciales tienen varios medios para ser comunicados, ya sea vía telefónica, registros en bitácora y a través de grupos de mejoramiento conformados dentro de la organización.

• Se tienen las técnicas de seguridad mínimas y adecuadas, como lo son: el firewall físico y segmentación de red.



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• El personal de la entidad tiene conocimiento de las políticas informáticas; no obstante, como se encuentran en proceso de ajuste y actualización, estás no han sido socializadas.

• Las aplicaciones cuentan con rutinas de control, lo que facilita la labor de revisión de los datos que genera el sistema.

• La protección contra contingencias como accidentes o destrucción, es óptima en cuanto a los datos de cada equipo de cómputo, ya que los equipos tienen instalado la aplicación Desktop Agent, que permite ir almacenando las últimas modificaciones de los archivos las cuales van quedando alojadas en el servidor.

ESTABILIDAD Y CONFIABILIDAD DE LA INFORMACIÓN.

• Se cuenta con adecuados procedimientos para el archivo, almacenamiento y retención de los datos

• Existen procedimientos para el respaldo y restauración de sistemas, aplicaciones y datos, los cuales realizan a través del dispositivo de almacenamiento de cintas

• Se tienen definidas e implementadas políticas y procedimientos para requerimientos de seguridad en la entidad; no obstante se carece de la aplicación de las mismas para el recibo, procesamiento y salida de datos.

ESTRUCTURA Y ORGANIZACIÓN ÁREA DE SISTEMAS.

• El área de sistemas cuenta con una adecuada planeación en sistemas.

• La entidad se encuentra en proceso de implementación de la unidad de auditoria interna de sistemas.

• La alta gerencia y la Dirección Administrativa y Financiera ejerce un adecuado control sobre la función del área informática.

• El personal de sistemas tiene especificadas las funciones dentro de la descripción de los cargos.

• La Gerencia informática tiene implementado un adecuado monitoreo a través de los informes mensuales que son entregados en la oficina jurídica acerca del cumplimiento del objeto contractual, no obstante, no se cuenta con acuerdos de niveles de servicio con terceros.



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• El área de sistemas establece prioridades para las potenciales inversiones en recursos informáticos acorde a las cotizaciones que se solicitan, y estas a su vez son aprobadas por la Dirección Administrativa, lo que demuestra un procedimiento acorde para la adquisición de tecnología.

LEGALIDAD.

• La entidad ha adquirido el software legalmente.

• Se tienen implementadas las políticas en las que se mencionan temas de derechos de autor para el software contratado, no obstante para el software desarrollado al interior de la entidad por medio de aplicaciones de software libre carecen de registros de propiedad intelectual.

• Se cuenta con un espacio en su página web principal para que los ciudadanos presenten quejas y denuncias, por medio del chat en línea, zona de contacto o líneas telefónicas.

• Se encontró que la entidad no aplica los lineamientos de Gobierno en Línea, toda vez que, el Artículo 38 de la Ley 489 de 1998, determina lo siguiente: "la Administración Pública se integra por los organismos que conforman la Rama Ejecutiva del Poder Público y por todos los demás organismos y entidades de naturaleza pública que de manera permanente tienen a su cargo el ejercicio de las actividades y funciones administrativas o la prestación de servicios públicos del Estado colombiano". Frente al caso de las Sociedades de Economía Mixta, la Corte Constitucional en sentencia C-910/07, señaló que estas pertenecen a la Rama Ejecutiva del Poder Público como todas las demás entidades descentralizadas por servicios. Por tanto, se concluye que, a las Sociedades de Economía mixta le es obligatorio aplicar los lineamientos de Gobierno en Línea señalados en el Decreto 2693 de 20121.

Hallazgo Uno. Administrativo. Propiedad intelectual de Software. Criterio Ley 44 de 1993 (febrero5) por la cual se modifica y adiciona la ley 23 de 1982 y se modifica la ley 29 de 1944.

1 Respuesta de Ministerio de las Tecnologías de la información y comunicaciones. Agenda de Conectividad Programa

Gobierno en Línea. Bogotá D.C Abril de 2013.



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“La Oficina de Registro de la Dirección Nacional de Derecho de Autor, presta el servicio gratuito de registro de obras literarias y artísticas, entre ellas el soporte lógico o software. En este sentido, la finalidad del registro e la de otorgar mayor seguridad jurídica a los titulares respecto de sus derechos autorales y conexos, dar publicidad a tales derechos y a los actos y contratos que transfieren o cambien su dominio y dar garantía de autenticidad a los titulares de propiedad intelectual y a los actos y documentos a que a ella se refieran. Por tal razón, el objeto del registro de derecho de autor y de los derechos conexos no es constitutivo de ellos sino meramente declarativo, no obligatorio y sirve de medio idóneo de prueba. Lo anterior, responde al criterio normativo autoral que establece que desde el mismo momento de la creación nace el derecho y no se requieren de formalidades para la constitución del mismo”2. Descripción de la situación La entidad cuenta con aplicaciones de software elaboradas por funcionarios de SES, desarrolladas bajo herramientas de software libre; los cuales no se encuentran registrados en Derechos de autor su propiedad intelectual; lo que se considera como un riesgo para la entidad, toda vez que los derechos patrimoniales pueden ser efectivos para aquel que posea su registro autoral. Causa

• Inseguridad jurídica de la titularidad de los derechos autorales y conexos en cabeza de SES

Efecto

• Riesgo de explotacion de herramientas tecnológicas por particulares afectando patrimonialmente a la entidad.

Respuesta de la entidad:

2 Dirección Nacional de Derechos de Autor. Registro de soporte lógico (software). En línea en: http://www.derechodeautor.gov.co/web/guest/software.



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La entidad en su respuesta manifiesta lo siguiente: “…La segunda observación realizada por la Contraloría Municipal se fundamenta en la ausencia de registro en la Dirección Nacional de Derechos de Autor de los desarrollos de software creados por empleados de la entidad, hecho que en la actualidad se encuentra superado debido a que, con anterioridad a la fecha de notificación del Informe Preliminar, Servicios Espaciales de Salud inicio las gestiones para proceder a ello, dando poder el 13 de junio de 2013 a la Asesora Jurídica de la entidad para que realizara el registro del software, lo que se llevó a cabo el pasado 19 de junio de 2013 y que en la actualidad se encuentra en estado de trámite, como se evidencia a continuación; por lo que esta observación debe darse por superada y en consecuencia se debe proceder a su eliminación…”

*Tomado de la Pagina del SIA el 21 de junio de 2013.

Posición de la Contraloría Una vez analizada la respuesta establecida por la entidad, este organismo de control determina configurar el Hallazgo Administrativo, toda vez que el grupo auditor realizó visita administrativa el día 11 de marzo de 2013 no evidenciándose el registro de propiedad intelectual del software durante la misma; y dicha situación fue subsanada posterior a la fecha de revisión.



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Hallazgo dos. Administrativo. Cumplimiento de lineamientos Gobierno en Línea (GEL) Criterios La Directiva Presidencial No. 2 de 2000, la Ley 812 de 2003 y la Ley 1151 de 2007 fortalecen la Estrategia de Gobierno En Línea. La Directiva Presidencial No. 10 de 2002, la Ley 790 de 2002 y el Documento CONPES 3248 de 2003 introducen disposiciones en lo concerniente al Gobierno En Línea como proceso estructural de la renovación y modernización de la administración pública. Documento CONPES 3292 de 2004 y la Ley 962 de 2005 se precisan acciones para facilitar las relaciones de los ciudadanos y empresarios con la administración pública. El Decreto 2170 del 2002. Documento CONPES 3249 de 2003. El Decreto 2474 de 2008 y la Ley 1150 de 2007, fortalecen la transparencia y eficiencia en la contratación pública con el uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación TIC. El Decreto 1151 de 2008 define claramente el accionar en materia de Gobierno En Línea por parte de la Administración Pública colombiana. Finalmente la ley 1341 de 2009, por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las tecnologías de la información y las comunicaciones. Decreto 2693 del 21 de diciembre de 2012. “Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en línea de la República de Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011, Y se dictan otras disposiciones”. Manual 3.0 Estrategia de Gobierno en Línea.



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Manual 3.1 Estrategia de Gobierno en Línea 2012- 2015 Para el Orden Nacional y 2012-2017 Para el Orden Territorial. El Decreto número 2693 de 2012, Por el cual se establecen los lineamientos generales de la estrategia de Gobierno en línea de la República de Colombia señala, en su artículo segundo lo siguiente: "Artículo 2. Ámbito de aplicación. Serán sujetos obligados de las disposiciones contenidas en el presente Decreto las entidades que conforman la Administración Pública en los términos del artículo 39 de la Ley 489 de 1998 y los particulares que cumplen con funciones administrativas" Es así, como el Artículo 38 de la Ley 489 de 1998, determina que "la Administración Pública se integra por los organismos que conforman la Rama Ejecutiva del Poder Público y por todos los demás organismos y entidades de naturaleza pública que de manera permanente tienen a su cargo el ejercicio de las actividades y funciones administrativas o la prestación de servicios públicos del Estado colombiano". Frente al caso de las Sociedades de Economía Mixta, la Corte Constitucional en sentencia C-910/07, señaló que estas pertenecen a la Rama Ejecutiva del Poder Público como todas las demás entidades descentralizadas por servicios. Descripción de la situación La Contraloría Municipal encontró que la entidad SES- Servicios Especiales de Salud, obligada a implementar la estrategia de Gobierno en Línea no los tiene implementados de acuerdo al Manual de Gobierno en línea en la página web de la entidad, en cuanto al contenido mínimo que debe tener un sitio web de una entidad del Estado, en la actualidad de conformidad con el manual GEL 3.1 Es de anotar que Gobierno en Línea se encuentra desagregado en cada una de las siguientes fases: Fase de Información en Línea. Fase de Interacción en Línea. Fase de Transacción en Línea. Fase de Transformación en Línea.



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Fase de Democracia en Línea. Según el Manual 3.1 de la estrategia de Gobierno en Línea, el cual establece los parámetros de cumplimiento, implementación y ámbito de cada una de las fases, con un periodo establecido para el orden territorial 2012 – 2017. Causa.

• Desconocimiento de normas de aplicabilidad de la Estrategia de Gobierno en Linea.

Efecto.

• Incumplimiento de normatividad en materia de TIC´S dispuesta por el Ministerio de las Tecnologias de la Información y las comunicaciones que afecta la gestión a la utilización de las TICs.

Respuesta de la entidad: La entidad en su respuesta manifiesta lo siguiente: “…Si bien Servicios Especiales de Salud tiene implementadas muchas de las políticas y requisitos de la Estrategia de Gobierno en Línea en su página Web, éstas se deben ajustar al Manual 3.1 para la Implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea para entidades del Orden Nacional y Territorial, lo que se realizará en los próximos meses…” Posición de la Contraloría Si bien es cierto, la entidad cuenta con algunos ítems básicos que hacen parte de Gobierno en Línea, pero no se tiene constituido de manera formal un comité de Gobierno en Línea, ni acto administrativo que reglamenta su conformación, además tampoco se cuenta con un plan de acción para la implementación de la estrategia; por lo tanto, dicha observación realizada por este organismo de control queda establecida como un Hallazgo Administrativo, para que la entidad dinamice las acciones tendientes de subsanar las falencias e implementar las directrices de conformidad con el manual GEL 3.1, y de su articulación en la página web de la entidad.



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2.1.1.6. Resultado Seguimiento Plan de Mejoramiento La entidad no cuenta con un plan de mejoramiento suscrito con la Contraloría General del Municipio de Manizales toda vez que no estaba obligado a ello.

2.1.1.7. Control Fiscal Interno SE EMITE UN CONCEPTO Eficiente, con base en el siguiente resultado:

TABLA 1-7

CONTROL FISCAL INTERNO


Atribuido

Evaluación de controles (Primera Calificación del CFI) 96,2 0,30 28,8

Efectividad de los controles (Segunda Calificación del CFI) 89,4 0,70 62,6

TOTAL 1,00 91,4

Calificación


Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Metodología de calificación En desarrollo de la evaluación y conforme a los lineamientos de la Guía de Auditoría, la evaluación del sistema de Control Interno de Servicios Especiales de Salud S.E.S, busca determinar el grado de confianza que se pueda depositar en los mecanismos de control implementados en dos etapas, la primera en la fase de planeación y la segunda en la fase de ejecución, así:

Evaluación en la fase de planeación (Primera) La evaluación en esta primera fase va encaminada a evaluar los controles identificados y relevantes en los diferentes procesos de la entidad, se determina la aplicación, parcial o la no aplicación de estos a partir de un análisis de riesgos



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inherentes y de control de los 11 procesos que contiene la estructura de Servicios Especiales de Salud S.E.S y que adicionalmente determinan los procesos de mayor impacto y riesgo de la entidad.

Evaluación en la fase de ejecución (Segunda) A partir de las pruebas realizadas en la primera fase se establecen si los controles se encuentran diseñados de manera adecuada y mitigan el riesgo para el cual fueron definidos; en esta fase se realizan pruebas adicionales sobre los controles identificados con el fin de determinar si estos son aplicados de manera eficiente.

Resultados de la Evaluación de Control Interno La calificación realizada le otorga al Sistema de Control Interno de Servicios Especiales de Salud SES, un total ponderado del 1,00 o lo que es igual a un 91,4% de eficiencia en los mecanismos de control. Lo anterior cualitativamente nos genera un resultado “EFICIENTE”, sobre los procesos analizados y evaluados.

2.2. CONTROL DE RESULTADOS Como resultado de la auditoría adelantada, El concepto sobre el Control de Resultados es Favorable, como consecuencia de la evaluación de las siguientes variables:

TABLA 2-1

CONTROL DE RESULTADOS FACTORES MINIMOS

Calificación Parcial Ponderación Calificación Total

Eficacia 97,2 0,20 19,4 Eficiencia 95,1 0,30 28,5 Efectividad 73,4 0,40 29,3 +Coherencia 90,0 0,10 9,0

Cumplimiento Planes Programas y Proyectos 1,00 86,3

Calificación

Cumple Cumple 2

Cumple Parcialmente 1

No Cumple 0



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Dentro de los planes, programas y proyectos de S.E.S se evaluaron por el equipo auditor 4 proyectos:

• Proyecciones financieras. • Reposición de equipos médicos. • Gestión ambiental. • Prestación del servicio de salud.

En la evaluación realizada a los proyectos se tuvo en cuenta la eficacia, la eficiencia y la efectividad de cada uno de los planes, esto de manera que desde la planeación hasta el resultado obtenido fuera coherente con los objetivos misionales de la entidad, así la cosas se puede decir que la planeación desplegada por SES alcanza los propósitos u objetivos programados de forma tal que la prestación del servicio de salud obtenga gran reconocimiento por parte de la ciudadanía, en general de Manizales. 2.3. CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL Como resultado de la auditoría adelantada, el concepto sobre el Control Financiero y Presupuestal es Abstención de Opinión, como consecuencia de la evaluación de las siguientes variables: 2.3.1. Estados Contables La opinión es con Abstención de Opinión, debido a la evaluación de las siguientes variables:

TABLA 3-1 ESTADOS CONTABLES

VARIABLES A EVALUAR Puntaje Atribuido Total inconsistencias $ (millones) 4326230,0 Índice de inconsistencias (%) 13,9% CALIFICACIÒN ESTADOS CONTABLES 0,0

Calificación Adversa o Negativa

Sin salvedad <=2% Con salvedad >2%<=10%

Adversa o negativa >10% Abstención -



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Como resultado de la auditoria adelantada, el concepto de los Estados Contables, se dictamina con Abstención de Opinión, como consecuencia de los siguientes hechos y debido a la calificación de 0,0 resultante del análisis a los Estados Financieros con corte a Diciembre 31 de 2012, por las siguientes circunstancias: Inobservancia y no aplicación de las siguientes normas:

• Ley 298 de 1996, por medio de la cual se crea la Contaduría General de la Nación. • Resolución 400 de 2000 y sus modificaciones de la Contaduría General de la

Nación. • Resolución 354 de 2010, por medio de la cual se adopta el Régimen de

Contabilidad Pública, conformado por al Plan General de Contabilidad Pública, el Manual de Procedimientos y la Doctrina Contable Pública.

• Resolución 357 de 2010, por medio de la cual se adopta el Manual de Procedimiento del Régimen de Contabilidad Pública, integrado por el Catalogo General de Cuentas, los Procedimientos Contables y los Instructivos Contables.

• Resolución 193 de 2010, por medio de la cual se adopta el Manual de Procedimientos del Régimen de contabilidad Pública.

• Resolución Orgánica 009 del 13 de septiembre de 2010, Por la cual se modifica la Resolución Orgánica número 017 del 29 de diciembre de 2006, por medio de la cual se crea el Comité de Sostenibilidad de la Información Contable Pública.

• Ley 901 de 2004 - parágrafo 3º del artículo 2º, y del numeral 5º del Art 2º de la Ley 1066 de 2006, todas las entidades públicas tienen la obligación de enviar a la Contaduría General de la Nación - CGN, el Boletín de Deudores Morosos del Estado - BDME, el cual debe transmitirse por el sistema CHIP, en los 10 primeros días de los meses de Junio y de Diciembre con fecha de corte 31 de Mayo y 30 de Noviembre respectivamente

Se realizaron provisiones correspondientes a acreencias con entidades gubernamentales que no son proveedoras de bienes o servicios individualizables, las cuales por expreso mandato de (RCP) PGCP, no es dable provisionar, afectando con esta operación indebida las utilidades de los ejercicios de las años 2010, 2011 y 2012, afectando igualmente el monto de las transferencias que SES debía realizar anualmente al Hospital de Caldas, en virtud del Convenio Interadministrativo 010 de 2009, que determina que la remuneración a cancelar aquél a éste, era del 50% de las utilidades netas de cada ejercicio anual.



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La evaluación encontró igualmente, que la causa de la anterior situación es el incumplimiento de la aplicación del Régimen de Contabilidad Pública por parte de SES, de conformidad con la Ley 298 del 23 de julio de 1996, y las Resoluciones 248 del 6 de julio de 2007 y la 375 de septiembre 17 de 2007, mediante las cuales se establece la información a reportar, los requisitos y los plazos de envió a la Contaduría General de la Nación por parte de las entidades públicas de los niveles territorial y nacional; y confirmado mediante concepto GJR-1300 del 19 de marzo de 2013 emitido por la Contaduría General de la Nación. De igual manera se presentó incumplimiento de la Resolución Orgánica 009 del 13 de septiembre de 2010, que ordena la creación y puesta en marcha del COMITÉ DE SOSTENIBILIDAD CONTABLE, que tiene como objetivo principal definir los parámetros de calificación de cartera y los criterios técnicos del cálculo y registro de provisiones. Finalmente se evidenció que no se realizó el reporte a la Contaduría General de la Nación de los Deudores morosos que supere la cuantía de 5 SMMLV, con el fin de que aparezcan en el boletín al momento de solicitar el Certificado de Responsabilidad Fiscal (Contraloría General de la República) como requisito para poder contratar nuevamente con el Estado. Hallazgo tres. Administrativo, con alcance fiscal. Constitución de provisiones. Criterio Ley 298 de 1996, por medio de la cual se crea la Contaduría General de la Nación. Resolución 400 de 2000 y sus modificaciones de la Contaduría General de la Naciones. Resolución 193 de 2010, por medio de la cual se adopta el Manual de Procedimientos del Régimen de contabilidad Pública. Resolución Orgánica 009 del 13 de septiembre de 2010, Por la cual se modifica la Resolución Orgánica número 017 del 29 de diciembre de 2006, por medio de la cual se crea el Comité de Sostenibilidad de la Información Contable Pública.



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En el Régimen de Contabilidad Pública, en las Normas Técnicas relativa al grupo que integran el activo – 0203 RCP – 9.1.1.3 – Deudores – 152, dice: “…Noción. Los deudores representan los derechos de cobro de la entidad contable pública originados en desarrollo de sus funciones de cometido estatal. Hace parte de este concepto los derechos por la producción y comercialización de bienes y la prestación de servicios, los préstamos concedidos, los valores conexos a la liquidación de rentas por cobrar, los intereses, sanciones, multas y demás derechos por operaciones diferentes a los ingresos tributarios entre otros… 155. Son métodos y criterios aceptados para establecer el valor de la provisión: el individual y el general. El método individual se basa en el análisis de la antigüedad y revisión de las condiciones de cada uno de los deudores. Tomado como base la experiencia y las condiciones económicas existentes, hará la estimación de los porcentajes y valores que no tienen probabilidad de recuperarse, teniendo en cuenta que a mayor tiempo vencido, es mayor esta probabilidad. A partir de estos valores calculados se hará el ajuste correspondiente a la provisión (método aplicado por la entidad). 156. El reconocimiento de la provisión de deudores afecta el gasto. Los deudores de las entidades del Gobierno general que no estén asociados a la producción de bienes o prestación de servicios individualizables no son objeto de provisión. En este caso, cuando el derecho se extinga por causas diferentes a cualquier forma de pago se afectara directamente el patrimonio. Concepto de la Contaduría General de la Nación GJR-1300 del 19 de marzo de 2013, suscrito por el Doctor Javier Antonio Rodas Velásquez – Coordinador GIT Jurídica, y que emite la siguiente conclusión: “…por lo tanto, le informo que la entidad Servicios Especiales de Salud “SES” esta obligado a llevar contabilidad pública, y tiene la obligación de reportar a la Contaduría General de la Nación la información contable, lo anterior por tener esta empresa social del estado “ESE” el 50% de capital público. Por lo anterior, esta entidad debe solicitar ante la Contaduría General de la Nación, la asignación del código institucional para tal fin, y evitar así ser sujeto de una sanción disciplinaria…” Descripción de la situación Analizada la cuenta Deudores y el procedimiento realizado para la provisión de cartera, aprobado por la Junta Directiva se determina que existen provisiones que



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no cumplen con la reglamentación del Plan General de Contabilidad Pública y las directrices del régimen de Contabilidad Pública. Con fundamento en el análisis de la información suministrada y presentada por Servicios Especiales SES, esta Auditoria determina la inconsistencia en el proceso de PROVISION CARTERA, específicamente en las entidades del nivel central, de acuerdo con el numeral 156 RCP antes citado, por ser entidades estatales no productoras de bienes o servicios individualizables respecto de la cuales se realizó provisiones durante las vigencias fiscales de 2010, 2011 y 2012, como fueron la EPS CAPRECOM, FOSYGA e INSTITUTO SECCIONAL DEL QUINDIO, provisiones que sumadas ascienden a la suma de $1.859.382.646,oo; acreencias que, reiteramos, de conformidad con las normas contables aplicables a SES, no podían provisionarse. La anterior situación generó un alto impacto económico reflejado en la utilidad del ejercicio de SES, terminado a diciembre 31 de 2012, con utilidades dejadas de revelar por valor de $1.859.382.646. Con fundamento en estos resultados se afectó económicamente al Hospital de Caldas al dejarle de transferir en virtud de convenio 010 de 2009, el cual determina que de las utilidades netas del ejercicio obtenidas por SES, se trasferirá al 50% al Hospital de Caldas, el equivale a la suma de $929.691.323, valor que se constituye en el daño patrimonial ocasionado al Hospital de Caldas por transferencia dejadas de realizar durante las vigencias 2010, 2012 y 2012. En atención a que esta situación viene siendo objeto de indagación preliminar, el presente hallazgo fiscal se trasladará a la Coordinación de Responsabilidad Fiscal de esta Contraloría. Causa

• Aplicación de régimen contable privado. • Constituciones de provisiones para cuentas por cobrar con posibilidades de

recuperación. Efecto



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• Incumplimiento de las normas del Régimen de Contabilidad Pública, Ley Orgánica 009 del 13 de septiembre de 2010 y las demás normas o modificaciones que determinen la Contaduría General de la Nación y el Régimen de Contabilidad Pública.

Respuesta de la entidad: La entidad en su respuesta manifiesta lo siguiente: “…Servicios Especiales de Salud para determinar el valor de la provisión de cartera, realiza un estudio del comportamiento de las cuentas por cobrar al final de cada ejercicio y analiza los riesgos teniendo en cuenta los antecedentes y la situación que enfrenta el sistema general de salud en Colombia. A diciembre 31 de 2012 la cartera por cobrar representa el 58% del ingreso facturado durante el año 2012, lo que significa el alto grado de deterioro que se presenta en el recaudo, situación que compromete seriamente la operación de la entidad y el ingreso real del ejercicio. Como consecuencia de lo anterior, y frente a la responsabilidad de presentar estados financieros que reflejen las situación financiera razonable de Servicios Especiales de Salud, al cierre de cada ejercicio, se hace una provisión ajustada a la realidad económica de las cuentas por cobrar producto de estudios realizados para cada uno de los clientes que presentan un situación anormal en los pagos o mora. Bien es entendido por todos, que los Estados financieros de cualquier ente económico, deben reflejar de manera razonable la situación financiera a una fecha determinada, así como el resultado de sus operaciones en un período determinado. El artículo 52 del Decreto 2649 de 1993 que regula la contabilidad en Colombia, dice “PROVISIONES Y CONTINGENCIAS”. Se deben contabilizar provisiones para cubrir pasivos estimados, contingencias de pérdidas probables cuando sea necesario de acuerdo con las normas técnicas. Las provisiones deben ser justificadas, cuantificables y confiables. Una contingencia es una condición, situación o conjunto de circunstancias existentes, que implican duda respecto a una posible ganancia o pérdida por parte de un ente económico, duda que se resolverá en último término cuando uno o más eventos futuros ocurran o dejen de ocurrir.” El mismo decreto en su artículo 62 dice: “CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR. (…) al menos al cierre del período, debe evaluarse técnicamente su recuperabilidad y reconocer las contingencias de las pérdidas de su valor”.



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A su vez, la Superintendencia de Sociedades en la evaluación y visitas sobre estados financieros de las entidades sometidas a su inspección y control, recomienda que cuando se presenten deudas con más de 360 días de vencidas y no exista una garantía real que respalde dicho crédito, debe hacerse una provisión del 100% de dicha cartera. La misma Superintendencia es clara en manifestar, que las provisiones general e individual de cartera son aplicables con fines meramente fiscales, pero que contablemente se deben reflejar los hechos económicos de acuerdo a las circunstancias. De otra parte las provisiones se constituyen atendiendo la resolución 1474 de 2009 emitida por la Superintendencia Nacional de Salud, mediante la cual se emite el Plan Único de Cuentas para las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud. En las descripciones y dinámicas de las cuentas de provisiones, la citada resolución dispone lo siguiente: CUENTA 1390 DEUDAS DE DIFÍCIL COBRO DESCRIPCIÓN Registra el valor de las deudas a favor de la Institución Prestadora de Servicios de Salud o Empresa que presta Servicios de Transporte Especial de Pacientes, que no han sido atendidas oportunamente, bien sea por dificultades financieras del deudor u otra causa cualquiera. Para darle tal tratamiento debe encontrarse vencido el plazo estipulado y su cancelación o castigo solo procede una vez se hayan agotado las gestiones de cobro pertinentes, sin perjuicio de la responsabilidad administrativa cuando sea procedente. Registra el valor de las deudas a favor de las Instituciones Prestadoras de Salud o Empresa que presta Servicios de Transporte Especial de Pacientes, con una antigüedad igual o superior a un año. Sobre estas deudas se deberá constituir una provisión del 100% del monto de las mismas. Como consecuencia de lo anterior, solo si se realizan las provisiones indicadas anteriormente, podría decirse que los estados financieros de Servicios Especiales de Salud reflejan razonablemente la situación financiera de la de la empresa al cierre de un período determinado. Pese a la anterior manifestación, solicitamos respetuosamente al ente de control se aclare el concepto de “(…) entidades del Gobierno General que no estén asociados a la producción de bienes o prestación de servicios individualizables (…)” para una mayor comprensión de la observación elevada…” Posición de la Contraloría



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Analizada la respuesta presentada por la entidad y teniendo en cuenta lo estipulado en el capitulo octavo de sus estatutos definitivos, aprobados el 19 de Abril del 2010, que a la letra dice:

“Capitulo octavo. Contabilidad publica Articulo cuarenta – Plan General: la asociación dará cumplimiento, en lo pertinente a las disposiciones sobre contabilidad publica regulada por la ley 298 de 1996, y las normas que la modifiquen o sustituyan, lo mismo que a la resolución numero 400 del 2000 con sus modificaciones, expedidas por el contador general de la nación y a las demás disposiciones que tengan que ver con los planes generales de la contabilidad publica.”

Es por lo anterior, que en aplicabilidad a las normas de contabilidad publica a la cual se debe acoger la entidad auditada, en virtud al porcentaje de participación publica que tiene, que es del 50%, como ya se explico con anterioridad, no debe realizar las provisiones antedichas en razón a lo estipulado en el Régimen de Contabilidad Publica así: En el Régimen de Contabilidad Pública, en las Normas Técnicas relativa al grupo que integran el activo – 0203 RCP – 9.1.1.3 – Deudores – 156, dice “...El reconocimiento de la provisión de deudores afecta el gasto. Los deudores de las entidades del Gobierno general que no estén asociados a la producción de bienes o prestación de servicios individualizables no son objeto de provisión. En este caso, cuando el derecho se extinga por causas diferentes a cualquier forma de pago se afectara directamente el patrimonio...” Además de lo anterior y accediendo a la aclaración que solicita el ente auditado en cuanto a una mayor comprensión de la observación elevada se citara un aparte del régimen de contabilidad publica; así:

“Item 0054- Numeral 23: Las entidades que comprenden el gobierno general desarrollan actividades orientadas hacia la producción provisión, gratuita o a precios económicamente no significativos, de bienes o servicios, con fines de redistribución de la renta y la riqueza. Estas entidades se caracterizan por la ausencia de lucro; sus recursos provienen de la capacidad del estado para imponer tributos u otras exacciones obligatorias, o por provenir de donaciones privadas o de organismos internacionales. La naturaleza de tales recursos, la forma de su administración y su uso, están vinculados estrictamente a un presupuesto público. Esto implica que la capacidad de toma de decisiones esta



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limitada, puesto que en la decisión sobre el origen y uso de los recursos intervienen los órganos de representación correspondiente. La aplicación y gestión de dichos recursos se rige por los principio de la función administrativa.”

Corolario de lo anterior, la provisión de cartera realizada por valor de $1.859.382.646,oo a las entidades EPS CAPRECOM, FOSYGA e INSTITUTO SECCIONAL DEL QUINDÍO no debía hacerse en razón a su condición de “entidades que comprenden el gobierno general”, es además importante resaltar que el criterio o método de la provisión aplicada, obedece solo para las sociedades del derecho privado o persona natural, situación que no se da puesto que Servicios Especiales de Salud es una sociedad de economía mixta ya que la participación publica es del 50% y por lo tanto debe darle aplicación al régimen publico. Por lo anterior se mantiene el hallazgo a efecto de que la entidad tome las acciones correctivas pertinentes. En atención a que esta situación viene siendo objeto de indagación preliminar, el presente hallazgo fiscal se trasladará a la Coordinación de Responsabilidad Fiscal de esta Contraloría. Hallazgo cuatro. Administrativo. Boletín de Deudores Morosos. Criterio El Boletín de Deudores Morosos del Estado - BDME, es la relación de las personas naturales y jurídicas que tienen contraídas obligaciones con el Estado y que cumplen los requisitos establecidos en la Ley 901 de 2004, el cual es consolidado por la CGN con base en la información que reportan las entidades públicas. Se entiende por Deudor Moroso del Estado, a la persona natural o jurídica que, a cualquier título, a una fecha de corte, tiene contraída una obligación con una entidad pública de cualquier orden o nivel, cuya cuantía supera los cinco (5) Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes (SMMLV) y una mora superior a seis (6) meses, o que habiendo suscrito un acuerdo de pago, lo haya incumplido. Descripción de la situación.



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La evaluación encontró que la Empresa SES incumplió la obligación de reportar a la Contaduría General de la Nación los Deudores morosos que supere la cuantía de 5 SMMLV, con el fin de que aparezcan en este boletín generando para la persona natural o jurídica impedida para realizar trámites, celebración de contratos con entidades del orden nacional, municipal y distrital, así como obtención de créditos del sector financiero, motivo por el cual este reporte no sólo es de obligatorio cumplimiento, sino que también se constituye en una estrategia para recuperar la cartera morosa. Causa.

• Incumplimiento de lineamientos legales en materia de reporte de deudores morosos.

Efecto.

• Inadecuada gestión administrativa que afecta la gestión fiscal por no utilizar mecanismos legales para lograr la recuperación de la cartera.

Respuesta de la entidad:

La entidad en su respuesta manifiesta lo siguiente: “…Servicios Especiales de Salud dentro de sus políticas de cartera tiene establecido el reporte de los deudores de la entidad ante la Superintendencia Nacional de Salud y el Ministerio de Salud y Protección Social, por ser éstos los entes de inspección, vigilancia y control de las entidades que integran el Sistema de Seguridad Social en Salud. Como bien lo menciona la Contraloría Municipal en su Informe, el reporte al Boletín de Deudores Morosos del Estado BDME constituye una gran herramienta para lograr la recuperación de la cartera morosa, por lo que se procederá, conforme a los parámetros establecidos en la Ley 901 de 2004 a realizar el reporte de los deudores ante el Contador General de la Nación, dentro de los primeros diez (10) días del mes de diciembre…”

Posición de la Contraloría



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Una vez analizada la respuesta presentada por la entidad y ante la aceptación de observación, se confirma el hallazgo administrativo, debiendo la entidad proponer las acciones correctivas pertinentes. Resultados de la Evaluación:

NÚMERO EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO

CONTABLE PUNTAJE

OBTENIDO INTERPRETACIÓN

1 CONTROL INTERNO CONTABLE 2

1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 0

1.1.1 IDENTIFICACIÓN 0 INEFICIENTE

1.1.2 CLASIFICACIÓN 0 INEFICIENTE

1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 0 INEFICIENTE

1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 2

1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES 1 CON

DEFICIENCIAS

1.2.2 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN 1 CON

DEFICIENCIAS

1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 0

1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 0 INEFICIENTE

Analizada la información Financiera y Contable, presentada por la Asociación de Servicios Especiales SES al comité de auditoría, correspondiente a la vigencia 2012 se puede determinar que la identificación y clasificación de la información contable se realizó de manera INEFICIENE. En relación con los registros y ajustes, como se ha manifestado en los estados contables, se da una calificación CON DEFICIENCIAS, por los motivos expuestos en el proceso de la Provisión de Cartera de las vigencias 2010, 2011 y 2012. En la etapa de Revelación, se cumple INEFICIENTE en la elaboración del Balance General, Estado de Resultados, Estados de Cambios en el Patrimonio, Estados de Cambios en la situación financiera y las Notas a los Estados Financieros.



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En la etapa de otros elementos de control se cumple de forma INEFICIENTE y las acciones implementadas se tiene en cuenta el dictamen del Revisor Fiscal (febrero 20 de 2012) que a la letra dice: Además, basado en el alcance de mi examen, conceptúo que la contabilidad se lleva conforme a las normas legales y a la técnica contable, que las operaciones registradas en sus libros y los actos de los administradores se ajustan a los estatutos de la asociación, y las disposiciones de la Asamblea General; que la correspondencia, los comprobantes de las cuentas y los libros de actas se llevan y conservan debidamente, que existen y son adecuadas las medidas de control interno de los bienes de la entidad y de terceros que se encuentran en su poder. 2.3.2. Gestión Presupuestal SE EMITE UN CONCEPTO Eficiente, con base en el siguiente resultado:

TABLA 3- 2

GESTIÓN PRESUPUESTAL VARIABLES A EVALUAR Puntaje Atribuido Evaluación presupuestal 64,3

TOTAL GESTION PRESUPUESTAL 64,3

Con deficiencias

Con Deficiencias

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Como resultado de la auditoria adelantada, sobre el concepto de Gestión Presupuestal, se dictamina eficiente, como consecuencia de los siguientes hechos: De conformidad con lo establecido en las normas presupuestales vigentes, la Asociación Servicios Especiales de Salud SES, no aplica las normas del Estatuto



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Orgánico de Presupuesto por no tener el 90% o más de recursos públicos, sin perjuicio de que lleve y se evalúe instrumentos gerenciales análogos que le permitan controlar sus ingresos y gastos. 2.3.3. Gestión Financiera SE EMITE UN CONCEPTO Eficiente, con base en el siguiente resultado:

TABLA 3- 3

GESTIÓN FINANCIERA

VARIABLES A EVALUAR Puntaje

Atribuido

Evaluación Indicadores 62,5

TOTAL GESTIÓN FINANCIERA 62,5

Con deficiencias

Con deficiencias Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Una vez analizada la información Financiera se puede determinar que la Asociación SERVICIOS ESPECIALES SES, aplica una Contabilidad de sociedad anónima, desconociendo el RCP, resultando una gran diferencia en el método de las provisiones de deudores y dando como resultado una utilidad neta disminuida en gran porcentaje que finalmente afecta las transferencias al HOSPITAL DE CALDAS, situación que afecta su gestión financiera. 3. ACLARACIONES La Contraloría General de Manizales en desarrollo del informe preliminar de la auditoria 2.2-2013 realizada a Servicios Especiales de Salud S.E.S se permite darle respuesta a la solicitud de aclaraciones presentada en la respuesta a dicho informe en el numeral IV “SOLICITUD DE ACLARACIONES”: 3.1. “Como se anticipo en líneas precedentes, se solicita respetuosamente a la Contraloría Municipal aclare el concepto de entidades productoras de bienes y servicios individualizables.”



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RESPUESTA ACLARATORIA. Según el Régimen de Contabilidad Pública: Item 0054- Numeral 23: Las entidades que comprenden el gobierno general desarrollan actividades orientadas hacia la producción y provisión, gratuita o a precios económicamente no significativos, de bienes o servicios, con fines de redistribución de la renta y la riqueza. Estas entidades se caracterizan por la ausencia de lucro; sus recursos provienen de la capacidad del estado para imponer tributos u otras exacciones obligatorias, o por provenir de donaciones privadas o de organismos internacionales. La naturaleza de tales recursos, la forma de su administración y su uso, están vinculados estrictamente a un presupuesto público. Esto implica que la capacidad de toma de decisiones esta limitada, puesto que en la decisión sobre el origen y uso de los recursos intervienen los órganos de representación correspondiente. La aplicación y gestión de dichos recursos se rige por los principios de la función administrativa. En razón a lo anterior la EPS CAPRECOM, FOSYGA e INSTITUTO SECCIONAL DEL QUINDÍO no son entidades que estén asociadas a la producción de bienes o prestación de servicios individualizables, razón por la que no son objeto de provisión por parte de S.E.S. 3.2.”Asimismo se solicita aclaración respecto a lo manifestado en la página 25 del Informe Preliminar, en la que se manifiesta en el acápite de Estructura y Organización del Área de Sistemas que: La Gerencia informática tiene implementado un adecuado monitoreo a través de informes mensuales que son entregados en la oficina jurídica acerca del cumplimiento del objeto contractual, no obstante, no se cuenta con acuerdos de niveles de servicios de terceros”. (Negrilla fuera de texto). Al respecto se manifiesta que la entidad tiene suscritos acuerdos de servicios con terceros con entidades como Datecsa, Sistemas y Asesorías de Colombia, Terasys, Ingeniería Telemática, entre otras; motivo por el que se solicita aclaración respecto a la observación realizada.”



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RESPUESTA ACLARATORIA. Una vez analizado el concepto, se determina que en el Informe Definitivo esta conclusión quedará de la siguiente manera: “La Gerencia informática tiene implementado un adecuado monitoreo a través de informes mensuales que son entregados en la oficina jurídica acerca del cumplimiento del objeto contractual; adicionalmente se cuenta con los acuerdos de niveles de servicio establecidos con terceros”; siendo esta corregida dentro del informe, ya que la entidad SES cuenta con los niveles de servicios de terceros, como ustedes lo manifiestan, lo que no existió la suficiente claridad al momento de la visita administrativa; por tanto, se refería a dichas entidades; y es de anotar que dichos acuerdos permiten que se establezcan compromisos entre contratante y contratista conllevando a la mejora de la calidad de los servicios prestados.

contralorÍa general del municipio de manizales …...que generó capital de trabajo y viabilizó la...

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