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GUATEMALA, OCTUBRE DE 2014. W&A Feina 1(07Co"-ei

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INFORME DE AUDITORÍA7ESPECIAL DE CUMPLIMIENTO

ASOCIACIÓN DEPORTIVA NACIONAL DE BILLAR DE GUATEMALA/

PERÍODO AUDITADO/DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE 2013/

Sin otro particular, atentamente.

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Contraloría General de CuentasGUATEMALA, C.A.

Guatemala, 30 de octubre de 2014

LicenciadoFélix Rodolfo Ayala GarcíaPresidente Comité EjecutivoAsociación Deportiva Nacional de Billar de GuatemalaPresente

Licenciado Ayala García:

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En mi calidad de Subcontralor de Calidad de Gasto Público y en cumplimiento delo regulado en la literal k) del artículo 13 de la Ley Orgánica de la ContraloríaGeneral de Cuentas, Decreto Número 31-2002 y sus reformas contenidas en elDecreto Número 13-2013, ambos del Congreso de la República de Guatemala,conforme la delegación que oportunamente me fuera otorgada, hago de suconocimiento de manera oficial el Informe de Auditoría realizado por los auditoresgubernamentales que oportunamente fueron nombrados para el efecto y quienesde conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica son responsablesdel contenido y efectos legales del mismo.

"Juntos por una Guatemala honesta y tr. parente"7a. Avenida 7-32 zona 13 Ciudad de Guatemala / Código Postal 01013 / Teléfono X: (502) 2417-8700 / Fax (502) 2417-8710

www.coniraloda.gob.gt

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

INFORME DE AUDITORÍAESPECIAL DE CUMPLIMIENTO

ASOCIACIÓN DEPORTIVA NACIONAL DE BILLAR DE GUATEMALA

PERÍODO AUDITADODEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE 2013

GUATEMALA, OCTUBRE DE 2014.

ÍNDICE

Contenido Página

RESUMEN GERENCIAL

INFORMACIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD 11.1 Base Legal 11.2 Función 1

FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA 1

OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA 23.1 General 23.2 Específicos 2

ALCANCE DE LA AUDITORÍA 3

COMENTARIO Y CONCLUSIONES 35.1 Comentario 35.2 Conclusiones 3

RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 36.1 Hallazgos Relacionados con el Control Interno 46.2 Hallazgos Relacionados con el Cumplimiento a Leyes y

Regulaciones Aplicables 56.3 Observaciones y Recomendaciones 9

AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERÍODOAUDITADO

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COMISIÓN DE AUDITORÍA 11

AnexosNombramiento DADG-0039-2014, de fecha 22 de septiembre de 2014Nombramiento de Supervisión DADG-0060-2014 de fecha 28 de octubre de2014.Forma Única de EstadísticaFormulario SR1

DEPORTIVA NACIONALDE BILLAR DE GUATEMALA

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RESUMEN GERENCIAL


LicenciadoFélix Rodolfo Ayala GarcíaPresidente Comité EjecutivoAsociación Deportiva Nacional de Billar de GuatemalaPresente

Licenciado Ayala García:

Los Auditores Gubernamentales/ designados de conformidad con losnombramientos DADG-0039-2014,/de fecha 22 de septiembre de 2014 YDADG-0060 -2014, de fecha 28 de octubre de 2014, /han efectuado Auditoría Especial deCumplimiento, con el objetivo de verificar la éxistencia y evaluar el Plan OperativoAnual, el Manual de Funciones y Procedimientos, la Memoria de Labores y otroscumplimientos de información, por el período comprendido del 01 de enero al 31 dediciembre de 2013 en la Asociación Deportiva Nacional de Billar de Guatemala.

La Auditoría Especial de Cumplimiento, comprendió la evaluación del PlanOperativo Anual, el Manual de Funciones y Procedimientos, la Memoria deLabores y el cumplimiento de entrega y actualización de información deempleados y funcionarios públicos; por el período comprendido del 01 de enero al31 de diciembre de 2013./

Como resultado del trabajo realizado se han detectado aspectos importantes, loscuales se mencionan a continuación:

Hallazgo relacionado con el Control Interno

Hallazgo No. 1Manual de Funciones y Procedimientos desactualizado

Hallazgos relacionados con el cumplimiento a leyes y regulacionesaplicables

"Juntos por una Guatemala honesta y transparente"7a. Avenida 7-32 zona 13 Ciudad de Guaternda / Código Postd 01013 / Teléfono PBX: (502) 2417-8700 / Fax (502) 2417-8710

www.contralodo.gob.gt

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1 Hallazgo No. 1Incumplimiento con Relación a las Constancias Transitorias de Inexistencia deReclamación de Cargos

1 Hallazgo No. 2Incumplimiento con relación a la actualización de datos personales

El personal que realizó la Auditoría Especial de Cumplimiento es el siguiente:Licenciada Xiomara Julissa Castillo Ochoa, supervisada por la Licenciada, ClaudiaLourdes García Villavicencio, con el conocimiento del Licenciado, Luis NoéCárcamo Portillo, Director a.i. de Auditoría de Gestión.

Atentamente,

mata 1,512 eadt0 AloaNTADOR PUBLICO Y AUDITOR

4.101Col. 2479

Licenciada •mara Julissa Castillo OchoaAuditor Independiente

Contador Público y Auditor, colegiado No. 2,479Colegio de Contadores Públicos y Auditores

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Licenciada Claudi•ur•arcía Villavicenpio -.,.Supervisora Gu amental

Licenciada en Informática y Ad istración de NegociosColegiado No. 12,660, Colegio C.C.E.E.

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"Juntos por una Guatemala honesta y transparente"7a. Avenida 7-32 zona 13 Ciudad de Guatemala / Código Postal 01013 / Teléfono PBX: (502) 2417-8700 Fax (502) 2417-8710

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Contraloría General de Cuentas 1 Dirección de Auditoría de Gestión

1. INFORMACIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD

1.1 Base LegalLa Asociación Deportiva Nacional de Billar de Guatemala, es la entidad jerárquicasuperior de su deporte. Tiene personalidad jurídica, patrimonio propio y sufuncionamiento se norma por lo dispuesto en el Decreto Número 76-97 del Congresode la República de Guatemala, Ley Nacional para el Desarrollo de la Cultura Física ydel Deporte, sus estatutos y reglamentos. Fue creada mediante Acuerdo número058/2005-CE-CDAG del Comité Ejecutivo de la Confederación Deportiva Autónoma deGuatemala de fecha 06 de julio de 2005.

La Asociación Deportiva Nacional de Billar de Guatemala, se encuentra registrada en laContraloría General de Cuentas, con el Número de Cuenta A5-697.

1.2 FunciónDentro de las funciones principales de la Asociación Deportiva Nacional de Billar deGuatemala, se mencionan las siguientes:

Promover la práctica del deporte del billar en sus diferentes manifestaciones, auspiciarla formación del mayor número de jugadores, la integración de entidades deportivascomo medio para lograr la salud del pueblo, la confianza en el futuro, el aplomo dedecisión, el orgullo nacional y la responsabilidad colectiva, atributos de todo pueblosoberano y fuerte.

Emitir directrices uniformes con el fin de coordinar su acción y de esa forma lograr quese cumpla con las leyes y disposiciones vigentes.

Autorizar y organizar la celebración de competencias nacionales e internacionales en elpaís y la participación fuera de él.

Ejercer la representación del deporte del billar, tanto en el orden nacional como en elinternacional, manteniendo relaciones con instituciones similares de otros países.

Llevar estadísticas y establecer registros científicos ordenados de jugadores, equipos,clubes, ligas, asociaciones departamentales, asociaciones municipales, que contengany reflejen el historial completo del progreso y desenvolvimiento de cada uno, con el finde valorar el potencial nacional, seleccionar a los mejores y promover la superación deldeporte de billar nacional.

2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA

El Examen se realizó con base en:

La Constitución Política de la República de Guatemala, según lo establece el Artículo232.

Asociación Deportiva Nacional de Billar de GuatemalaInforme de Auditoría Especial de Cumplimiento

Período del 01 de enero al 31 de diciembre de 2013

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Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número 31-2002 y susreformas contenidas en el Decreto Número 13-2013, ambos del Congreso de laRepública de Guatemala.

El Acuerdo Gubernativo 192-2014, Reglamento de la Ley Orgánica de la ContraloríaGeneral de Cuentas, según lo establecido en sus Artículos: 3. Finalidad; 4. Atribucionesde la Contraloría; 5. Acceso y Disposición de Información; 37. Dirección de Auditoría deGestión y 51. Acreditación.

Las Normas de Auditoría del Sector Gubernamental, las Normas Generales de ControlInterno Gubernamental y la Norma Internacional 4100 de las Entidades FiscalizadorasSuperiores (ISSAI) emitida por la Organización Internacional de EntidadesFiscalizadoras Superiores (INTOSAI).

El Nombramiento de Auditoría Especial de Cumplimiento DADG-0039-2014, de fecha22 de septiembre de 2014.

El Nombramiento de Supervisión DADG-0060-2014 de fecha 28 de octubre de 2014.

3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍALos objetivos de la Auditoría de Cumplimiento son:

3.1 GeneralPracticar Auditoría Especial de Cumplimiento por el período comprendido del 01 deenero al 31 de diciembre de 2013 a la Asociación Deportiva Nacional de Billar deGuatemala, para establecer el grado de cumplimiento de las regulaciones legales quele son aplicables y la normativa interna y externa de Control Interno Gubernamental.

3.2 EspecíficosEvaluar la aplicación y existencia de procedimientos o actividades de control para elcumplimiento de leyes, normas, reglamentos y las estipulaciones acordadas,aplicables a la entidad auditada, que contribuyan a brindar seguridad razonable desu ejecución, tales como:

Verificar la existencia del Plan Operativo Anual y establecer que el mismo seencuentre aprobado y entregado oportunamente a las entidades correspondientes.Evaluar que las metas se establezcan en función de los objetivos institucionales ydel cumplimiento de las mismas, así como establecer que los indicadores se definancon el objetivo de medir la gestión institucional.

Verificar la existencia del Manual de Funciones y Procedimientos de la entidad.Evaluar que estén completos, actualizados y autorizados por la autoridadcompetente.



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Contraloría General de Cuentas

3 Dirección de Auditoría de Gestión

Verificar la existencia de la Memoria de Labores, que la misma se encuentreautorizada por autoridad competente y que se haya remitido a las entidadescorrespondientes.

Verificar que el personal contratado durante el período de la auditoría, hayaentregado su Constancia Transitoria de Inexistencia de Reclamación de Cargos.

Verificar el cumplimiento de funcionarios y empleados públicos en la actualizaciónde datos.

Practicar otras verificaciones, evaluaciones y comprobaciones que de acuerdo a lascircunstancias, se consideren relevantes.

ALCANCE DE LA AUDITORIA

La Auditoría Especial de Cumplimiento, comprendió la evaluación del Plan OperativoAnual, el Manual de Funciones y Procedimientos, la Memoria de Labores y elcumplimiento de entrega y actualización de información de empleados y funcionariospúblicos; por el período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2013.

COMENTARIO Y CONCLUSIONES

5.1 ComentarioSe solicitó para su revisión y evaluación: El Plan Operativo Anual, el Manual deFunciones y Procedimientos, la Memoria de Labores, las Constancias Transitorias deInexistencia de Reclamación de Cargos y de Actualización de Datos y otras que deacuerdo a las circunstancias, se consideraron relevantes en el período auditado.

5.2 ConclusionesEn forma general, se determinaron las siguientes deficiencias: El Manual de Funcionesy Procedimientos está desactualizado; Incumplimiento con Relación a las ConstanciasTransitorias de Inexistencia de Reclamación de Cargos y con la actualización de datospersonales.

Así también se determinó que la Página Web está desactualizada; el Plan OperativoAnual no fue elaborado; no se utiliza el Sistema de Contabilidad Integrado -SICOIN- ;no presentan informes de gestión; la Memoria de Labores no está aprobada por laautoridad superior; y existe Personal cumpliendo funciones administrativas noregistrados en cuentadancia de la entidad.

No se ha practicado Auditoría de Cumplimiento a la Asociación Deportiva Nacional deBillar de Guatemala.

6 RESULTADOS DE LA AUDITORIAAl practicar la Auditoría Especial de Cumplimiento, se detectaron hallazgos sobre loscuales se realizaron las recomendaciones respectivas. Adicionalmente, se detectaronaspectos que no constituyen hallazgos; sin embargo, se considera oportuno emitir



Contraloría General de Cuentas

4 Dirección de Auditoría de Gestión

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recomendaciones a las observaciones establecidas, para el fortalecimiento de laeficiencia y la eficacia del Control Interno de la entidad, los que se detallan acontinuación:

6.1 HALLAZGO RELACIONADO CON EL CONTROL INTERNO

6.1.1 MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DESACTUALIZADO

CondiciónEl Manual de Funciones, carece de las funciones relativas a los puestos de Asistentede Dirigencia, Dirección Técnica, Coordinación Deportiva, Entrenadores, CuerpoArbitral, Promoción y Divulgación, Asesor Financiero, Recepción y Piloto.

El Manual de Procedimientos describe los siguientes procedimientos: Autorización degastos, Campeonatos Pre-Nacional, Campeonatos Nacional, Selección Nacional y deVigencia en Academia, evidenciándose que carece de procedimientos para lasactividades de cada puesto de trabajo.

CriterioLas Normas Generales de Control Interno Gubernamental, contenidas en el AcuerdoNúmero 09-03, emitidas por el Jefe de la Contraloría General de Cuentas, en sunumeral 1.10 Manuales de Funciones y Procedimientos, establece: "La máximaautoridad de cada ente público, debe apoyar y promover la elaboración de manuales defunciones y procedimientos para cada puesto y procesos relativos a las diferentesactividades de la entidad. Los Jefes, Directores y demás Ejecutivos de cada entidadson responsables de que existan manuales, su divulgación y capacitación al personal,para su adecuada implementación y aplicación de las funciones y actividadesasignadas a cada puesto de trabajo."

CausaLa Gerente Administrativa no actualiza los Manuales de Funciones y Procedimientos.

EfectoDificulta la deducción de responsabilidades de cada puesto de trabajo.

RecomendaciónQue el Presidente del Comité Ejecutivo verifique que la Gerente Administrativa realice,efectúe seguimiento a su aprobación e implemente las funciones y procedimientos entodos los puestos de trabajo de la entidad, para promover el fortalecimiento delambiente y estructura de Control Interno.

Comentario de los ResponsablesMediante Oficio No.374/ASOBIGUA/CE-14 de fecha 21 de octubre de 2014, FélixRodolfo Ayala Presidente del Comité Ejecutivo, manifiesta lo siguiente: "En cuanto almanual de funciones y procedimientos, se comenta que el mismo se encuentra



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desactualizado. Es importante mencionar que se está trabajando en la actualización dedicho documento para el año 2014, sin embargo, la auditoría corresponde al año 2013,periodo en el cual si se tiene el manual vigente a la fecha de evaluación."

Flor de María Rodas Palma Gerente Administrativa se pronunció verbalmente, comoconsta en Acta Número veintidós guión dos mil catorce (22-2014), de fecha veintiunode octubre de 2014.

Comentario de AuditoriaPosterior al análisis y evaluación de los comentarios y a la documentación presentadapor los responsables, se concluye que los manuales no están actualizados conforme ala estructura orgánica de la entidad, por lo que se confirma el hallazgo.

Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002, del Congreso de laRepública de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo39, numeral 18, para:

Cargo

NombreGerente Administrativa Flor de María Rodas Palma

6.2 HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CUMPLIMIENTO A LEYES YREGULACIONES APLICABLES

6.2.1 INCUMPLIMIENTO CON RELACIÓN A LAS CONSTANCIAS TRANSITORIASDE INEXISTENCIA DE RECLAMACIÓN DE CARGOS

CondiciónLa Asociación Deportiva Nacional de Billar de Guatemala no requirió las ConstanciasTransitorias de Inexistencia de Reclamación de Cargos, emitidas por la ContraloríaGeneral de Cuentas, de los funcionarios y empleados obligados, durante el periodoauditado, requisito obligatorio para tomar posesión de un cargo o empleo público.

En oficio No. 355/ASOBIGUA/AD.14 de fecha 06 de octubre de 2014 se indica que laAsamblea General nombró miembros interinos para conformar el Comité Ejecutivo, quetomaron posesión el 28 de agosto de 2013 y no se requirió Constancia Transitoria deInexistencia de Reclamación de Cargos extendida por la Contraloría General deCuentas, debido a que la naturaleza de su nombramiento fue transitorio y solamentehasta que celebrasen elecciones para que el Comité Ejecutivo fuese conformado pormiembros electos; sin embargo duraron en el cargo hasta el 06 de agosto de 2014.

CriterioEl Decreto No. 89-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Probidady Responsabilidades de Funcionarios y Empleados Públicos, artículo 16. Impedimentos



ValorQ. 2,000.00

Total Q. 2,000.00


para optar a cargos y empleos públicos, establece: "No podrán optar al desempeño decargo o empleo público quienes tengan impedimento de conformidad con leyesespecíficas y en ningún caso quienes no demuestren fehacientemente los méritos decapacidad, idoneidad y honradez.

Tampoco podrán optar a ningún cargo o empleo público: ...

b) Quienes habiendo recaudado, custodiado o administrado bienes del Estado, notengan su constancia de solvencia y finiquito de la institución en la cual prestó susservicios y de la Contraloría General de Cuentas."

La misma ley, en el artículo 30. Finiquito, establece: "... Para que una persona puedaoptar a un nuevo cargo público sin que haya transcurrido el plazo de la prescripción,bastará con que presente constancia extendida por la Contraloría General de Cuentasde que no tiene reclamación o juicio pendiente como consecuencia del cargo o cargosdesempeñados anteriormente..."

CausaLa Gerente Administrativa no cumplió con requerir las Constancias de Inexistencia deReclamación de Cargos extendidas por la Contraloría General de Cuentas, a latotalidad de personas afectas.

EfectoContratación de funcionarios y empleados públicos, con posibles reclamaciones ojuicios pendientes al haber desempeñado cargos públicos anteriormente.

RecomendaciónQue el Presidente del Comité Ejecutivo verifique que la Gerente Administrativa requierala totalidad de documentos necesarios previo a la toma de posesión de un cargo oempleo público.

Comentario de los ResponsablesMediante Oficio No.374/ASOBIGUA/CE-14 de fecha 21 de octubre de 2014, FélixRodolfo Ayala Presidente del Comité Ejecutivo, manifiesta lo siguiente: "Elprocedimiento para la toma de posesión de los cargos en nuestra institución, lo definela Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala —CDAG-, dentro del cual, es dichaentidad quien decide en qué casos se solicita finiquito y en qué casos no previo a lajuramentación de las personas, siendo el caso que nos ocupa que en el año 2013fueron cargos interinos, razón por la cual —CDAG- no consideró pertinente solicitardicho documento.

Es importante mencionar, que una vez juramentada una persona por —CDAG-, estaAsociación no puede impedir la toma de posesión sino únicamente atender lo ordenadopor —CDAG- como ente rector del deporte federado, según lo establece el artículo No.87 del Decreto 76-97 Ley Nacional para el desarrollo de la cultura física y el deporte."



1. 3Contraloría General de Cuentas 7 Dirección de Auditoría de Gestión


Comentario de AuditoriaPosterior al análisis y evaluación de los comentarios y a la documentación presentadapor los responsables, se concluye que previo a la toma de posesión de los funcionariosafectos no les requirieron las Constancias Transitorias de Inexistencia de Reclamaciónde Cargos, por lo que se confirma el hallazgo.

Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002, del Congreso de laRepública de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo39, numeral 18, para:

Cargo Nombre ValorGerente Administrativa Flor de María Rodas Palma Q. 2,000.00

Total Q. 2,000.00

6.2.2 INCUMPLIMIENTO CON RELACIÓN A LA ACTUALIZACIÓN DE DATOSPERSONALES

CondiciónEn el procedimiento de análisis al cumplimiento de actualización de datos personalesde los funcionarios y empleados públicos sujetos a fiscalización, se estableció que laentidad auditada, no presentó evidencia de la actualización de datos en los siguientescasos:

NombreCarlos Augusto Alburez EscobarLuis Emilio Mijango PerdomoRaúl Hernandez AguilarCarlos Fernando Villatoro AzmitiaFlor de María Rodas PalmaJulio César QuiñonezLeticia Yescenia Ixcoy AjiatazManuel Antonio GonzalezSheidy Yadira de Leon Gamarro

PuestoPresidente del Comité Ejecutivo.Secretario del Comité Ejecutivo.Tesorero del Comité Ejecutivo.Director Deportivo.Gerente AdministrativaAsistente Contable.Asistente Contable.Asistente Administrativo.Asistente Administrativo.

CriterioEl Acuerdo No. A-092-2011 de la Contralora General de Cuentas indica en el Artículo 1:"Se establece como obligatorio que todos los funcionarios y empleados públicos,personas y entidades sujetas a fiscalización de conformidad con el artículo 2 delDecreto 31-2002 del Congreso de la República "Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas", que anualmente durante el mes de enero actualicen sus datos personales




en los formularios impresos o electrónicos que la Contraloría General de Cuentasponga para el efecto a su disposición. Dicha actualización se hará extensiva inclusivecada vez que las personas e instituciones obligadas modifiquen sus datos y direccionespersonales o institucionales."

El artículo 2 del citado Acuerdo, indica: "Las autoridades superiores de cada institución,los Directores de Recursos Humanos, Jefes de Personal o quienes hagan sus veces, ylos Representantes Legales de las entidades sujetas a fiscalización, deberán velarporque lo ordenado en este Acuerdo se cumpla, de lo contrario en forma personal seharán acreedores a las sanciones correspondientes."

CausaLa Gerente Administrativa no cumplió con requerir las Constancias de Actualización deDatos extendidas por la Contraloría General de Cuentas, a la totalidad de personasafectas.

EfectoDificultad para crear un canal de comunicación entre usuarios y autoridades de laContraloría General de Cuentas.

RecomendaciónQue el Presidente del Comité Ejecutivo verifique que la Gerente Administrativa cumplacon exigir al personal obligado, las constancias de actualización de datos personalesen el tiempo y forma que establecen los lineamientos de la Entidad FiscalizadoraSuperior.

Comentario de los ResponsablesMediante Oficio No.374/ASOBIGUA/CE-14 de fecha 21 de octubre de 2014, FélixRodolfo Ayala Presidente del Comité Ejecutivo, manifiesta lo siguiente: "Laactualización se quiso realizar, sin embargo, este procedimiento únicamente se puederealizar durante el mes de enero, por lo que, se atenderá lo solicitado en enero de2015."


Comentario de AuditoriaPosterior al análisis y evaluación de los comentarios y a la documentación presentadapor los responsables, se concluye que el personal obligado a presentar actualizaciónde datos personales, no efectuaron dicha acción, por lo que se confirma el hallazgo.



Cargo

NombreGerente Administrativa Flor de María Rodas Palma

ValorQ. 2,000.00

Total Q. 2,000.00

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1 Contraloría General de Cuentas 9 Dirección de Auditoría de Gestión

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1Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002, del Congreso de laRepública de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo39, numeral 18, para:

6.3 OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES

6.3.1 Página Web desactualizada

ObservaciónAl verificar la información de la entidad auditada se evidenció que la página Web seencuentra desactualizada, lo que provoca que la información exigida por la Ley deAcceso a la Información Pública sea incompleta para los usuarios.

RecomendaciónQue el Presidente del Comité Ejecutivo verifique que la Gerente Administrativaactualice la Página Web, para transparentar la gestión de la entidad.

6.3.2 Plan Operativo Anual no fue elaborado

ObservaciónAl evaluar la información enviada por la entidad auditada, se evidenció la falta deelaboración de Plan Operativo Anual y por consiguiente no elaboran informescuatrimestrales de gestión.

Según Oficio No. 354/ASOBIGUA/AD-14 de fecha 06 de octubre de 2014, la Asociaciónsolicitó a la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia SEGEPLANla capacitación para implementar el Plan Operativo Anual.

RecomendaciónQue el Presidente del Comité Ejecutivo verifique que la Gerente Administrativa, cumplacon la implementación del Plan Operativo Anual y el correspondiente seguimiento delmismo en cada ejercicio fiscal.

6.3.3 No se utiliza el Sistema de Contabilidad Integrado -SICOIN-

ObservaciónAl verificar la información de la Asociación Deportiva Nacional de Billar, se constató quela entidad no está incorporada en el Sistema de Contabilidad Integrado —SICOIN—.



Contraloría General de Cuentas lo Dirección de Auditoría de Gestión

Según Oficio No. 353/ASOBIGUA/AD-14 de fecha 06 de octubre de 2014, la AsociaciónSolicitó al Ministerio de Finanzas Públicas su incorporación al Sistema de ContabilidadIntegrado —SICOIN—.

RecomendaciónQue el Presidente del Comité Ejecutivo verifique que la Gerente Administrativa, cumplacon la incorporación de la entidad al —SICOIN—.

6.3.4 Memoria de Labores no aprobada por la autoridad superior

ObservaciónLa Memoria de Labores de la Asociación Deportiva Nacional de Billar, no cuenta condocumento que ampare su debida aprobación.

RecomendaciónLa Gerente Administrativa debe obtener la aprobación de la Memoria de Laboresoportunamente, previo a trasladarla a los organismos correspondientes.

6.3.5 Personal cumpliendo funciones administrativas no registrados encuentadancia de la entidad

ObservaciónLa Información de la entidad auditada evidenció que la Gerente Administrativa no estáregistrada en la Cuentadancia de la Asociación Deportiva Nacional de Billar.

RecomendaciónQue el Presidente del Comité Ejecutivo verifique que la Gerente Administrativa, cumplacon el registro y actualización en la Cuentadancia de la Asociación Deportiva Nacionalde Billar.

7 AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERÍODO AUDITADO

Los funcionarios y empleados responsables de las deficiencias encontradas, seincluyen en el desarrollo de cada hallazgo contenido en el presente informe y lasautoridades de la entidad, durante el período auditado, son las siguientes:

No. Nombre Cargo Del Al

1 Jorge Arturo Araneda de León Presidente del Comité Ejecutivo 01/01/2013 27/08/2013

2 Carlos Augusto Alburez Escobar Presidente del Comité Ejecutivo 28/08/2013 31/12/2013

3 Raul Hernandez Aguilar Tesorero del Comité Ejecutivo 01/01/2013 31/12/2013

4 Luis Emilio Mijango Perdomo Secretario del Comité Ejecutivo 01/01/2013 31/12/2013

7 Flor de María Rodas Palma Gerente Administrativa 01/01/2013 31/12/2013



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Informe conocido por//// //1/A

Lic, Luis Noé CárcaDirector al de Auditoria de Gestión

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Dirección de Auditoría de Gestión

8 COMISIÓN DE AUDITORÍA

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Col. 2479LicenciadTomara Julissa Castillo Ochoa

Contador Publico y Auditor, colegiado No. 2,479Colegio de Contadores Públicos y Auditores

Auditor Independiente

Licenciada Claudia L Garclatsji

cenci,Licenciada en Informática y inistracieri deAlétocios

Colegiado No. 12,660, olegio C.C.E.E.Supervisora Gubernamental



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"Juntos por una Guatemala honesta y transparente"7a. Avenida 7-32 zona 13 Ciudad de Guatemala / Código Postal 01013 / Teléfono PBX: (502) 2417-8700 / F

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Contraloría General de CuentasDIRECCIÓN D14nIliDAI LTAÓCRÍA DE GESTIÓN

NOMBRAMIENTO DE AUDITORÍA ESPECIAL DE CUMPLIMIENTO

DADG-0039-2014Guatemala, 22 de septiembre de 2014

LICENCIADA XIOMARA JULISSA CASTILLO OCHOA

En cumplimiento a los artículos 2, 4 y 7 del Decreto No. 31-2002, Ley Orgánica de la ContraloríaGeneral de Cuentas y los artículos 3, 4 Literal c), 5, 37 y 51 del Acuerdo Gubernativo 192-2014,Reglamento de la Ley; esta Dirección le(s) designa, para que se constituya(n) en las instalaciones dela ASOCIACIÓN DEPORTIVA NACIONAL DE BILLAR DE GUATEMALA, cuentadancia No. A5-697,para que realice(n) Auditoría Especial de Cumplimiento del período comprendido del 01 de enero al

31 de diciembre de 2013; esta Auditoría, será supervisada por el LICENCIADO LUIS NOE CARCAMOPORTI LLO.

Para el cumplimiento de lo anterior, deberá observar las Normas Internacionales de Auditoría, NormasInternacionales de las Entidades Fiscalizadoras Superiores (emitidas por la INTOSAI), Normas deAuditoría del Sector Gubernamental, Normas de Control Interno Gubernamental, asi como Leyes ydisposiciones vigentes aplicables a la Entidad Auditada. Para lo cual, verifique la existencia y evalúeel Plan Operativo Anual, el Manual de Funciones y Procedimientos, la Memoria de Labores, laentrega de constancias transitorias de inexistencia de reclamación de cargos y de actualización dedatos y el cumplimiento de regulaciones legales.

Los resultados de su actuación, los hará(n) constar en informe, actas circunstanciadas quesuscriba(n) y papeles de trabajo que elabore(n) para el efecto, tomando y/o dictando las medidas deorden técnico y legales que procedan e informando oportunamente a esta Dirección. El tiempoestimado para realizar la Auditoria Especial de Cumplimiento es de 15 días, el cual podrá variarsegún las circunstancias que se presenten en el desarrollo del trabajo.

Lic. Luis Noé Cárcamo PortilloDirector el de Auditorio de GestiónControlorie General de Cuentas

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417-8710

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DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE GESTIÓNNOMBRAMIENTO DE SUPERVISIÓN

DADG-0060-2014Guatemala, 28 de octubre de 2014

Auditor (es) Gubernamental (es):LICENCIADA CLAUDIA LOURDES GARCÍA VILLAVICENCIO

Sírvase tomar nota que a partir de la presente fecha, se le designa para que concluya el proceso de

SUPERVISIÓN, en la ASOCIACIÓN DEPORTIVA NACIONAL DE BILLAR DE GUATEMALA, con

cuentadancia No. A5-697, derivado del Nombramiento número DADG-0039-2014, en sustitución

del Licenciado Luis Noé Cárcamo Portillo.

La función es orientar técnicamente a (el) (los) auditor (es) designados según el nombramiento

identificado en el párrafo anterior, a efecto de concluir el proceso de supervisión de los papeles

de trabajo, observando los plazos fijados y aplicando para ello la metodología de trabajo de la

Auditoría Gubernamental.

"Juntos por una Guatemala honesta y transparente"7a. Avenida 7-32 zona 13 Ciudad de Guatemala / Código Postal 01013 / Teléfono PBX: (502) 2417-8700 / Fax: (502)

www.contraloria.gob.gt

1.1

1.2

1.3

1.10

2.1

2.2

AUDITOR(ES) GUBERNAMENTAL(ES) ASIGNADO:

LICENCIADA XIOMARA JULISSA CASTILLO OCHOA/AUDITOR INDEPENDIENTE ./LICENCIADA CLAUDIA LOURDES GARCÍA VILLAVICENCIO, SUPERVISORA GUBERNAMENTAL.

Día Mes Año Día Mes Año DEL( 01 01 2013, AL! 31 12 2013 I/

5 OBRA PÚBLICA

AUDITORÍA DE GESTIÓN TIPO DE OBRA

CODIGO (Exclusivo estadistica)

PERIODO AUDITADO

AUDITORIA

TIPO DE AUDITORIA O COMISIÓN *No.Obras Monto

NÚMERO DE CUENTADANCIA O REGISTRO 1

A5.697

DIRECCIÓN QUE EMITE EL NOMBRAMIENTO I DIRECCION DE AUDITORIA DE GESTION

NOMBRAMIENTO No (s) DADG-0039-2014DADG-0060-2014

FECHA EMISIÓN DE NOMBRAMIENTO(S) 22 DE SEPTIEMBRE DE 201428 DE OCTUBRE DE 2014

No. MESES AUDITADOV

12

2 8 ENE. 2015

L

Hora 00 E ESTÁMT19±% ZUÑIDAD DE PLANIFICACIÓN

Ma

FIRMA Y SEL O

3.2 *FORMULACIÓN DE CARGO

Cantidad Tipo de hallazgoCI Monto en Q. Fundamento Legal

O

3.3 "DENUNCIATipo de hallazgo Fundamento LegalCCantidad CI Monto en Q.

ya I n 11 e•Col. 2479

Q

Q

:

7 NOMBRE, CARGO, FIRMA Y SELLO DE SUPERVISOR, COORDINADOR Y AUDITORES RESPONSABLES

NOMlT.R.ES

LICDA. CLAUDIA LOURDES GARCÍA VILLAVICENCIO

LICDA. XIOMARA JULISSA CASTILLO OCHOA

Presupuesto AsignadoModificaciones (+) ó (-)VigenteEjecutadoPor devengar

CARGO

SUPERVISORAGUBERNAMENTAL

GENIO

FIRMA Y SEL

UNIDAD DE PLANIFICACIÓNÁrea Estadística No. S-

FORMA ÚNICA DE ESTADÍSTICA

DATOS GENERALES

Asociación Deportiva Nacional de Billar de Guatemala /

Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala 7CONTPAII:,̀71 DF CuLiviAb

Administración MA D`central

(Gobierno)Descentralizada X A ónoma " ''

r -,Municipalidades

1...._:,___,....,-,_,) i.f .-- .,.,,,

.1, I 7-.' , ,-r i r---

Entipoles Especiales

TOTAL MONTO AUDITADOSaldo anterior*

QIngresosEgresos Q

*Ingresar únicamente si es examen especial

Cantidad Tipo de hallazgo Monto en Q. Fundamento LegalCI C

3 1 Q 6,000.00 vtgánica

Decreto Número 31-2002 del Congreso de la

pública, Ley

de laContraloría General deCuentas, artículo 39.

ORGANIZACIÓN, ENTIDAD, INSTITUCIÓN, O FIDEI

ENTIDAD A LA QUE PERTENCE

TIPO DE ENTIDAD

3 ACCIONES LEGALES Y ADMINISTRATIVAS3.1 *SANCIÓN

PuentesPavimentosEdificios EscolaresOtros edificios

QSalón usos múltiplesConst. Y Mant. Carretera

Instalaciones Deportivas

Sistema de Agua PotableDrenajes

QEnergía Eléctrica

Otros

TOTAL

Q

*SI es más de una obra agregar anexo013:SERVACIONESNo se auditó ingresos y egresos. Se evaluaron aspectos relacionados con el Plan Operativo Anual,Manuales de Funciones y Procedimientos, Memoria de Labores, Presentación de ConstanciasTransitorias de Inexistencia de Reclamación de Cargos y de Actualización de Datos, así comocumplimiento de leyes y regulaciones aplicables.

O

*Si es más de UNA Sanción, Formulación de cargos o Denuncia, agregaranexo -PRESUPUESTO

Q 2,000.00Q 4,000.00

Q6,000.00

Licenciada ClaudiaSupervisora

arcía Villavicencioamental

• • • • III•1 • INE ~I • • MI Mg • MIZI MIS RIN

C6CENTIDAD:

FORMA UNICA DE ESTADISTICAANEXO DEL NUMERAL 3.1

No. TITULO DEL HALLAZGO SANCIÓNRESPONSABLES FUNDAMENTOMONTO

SANCIONES LEGALCARGO I NOMBRE

HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO

Manual de Funciones yProcedimientosdesactualizado

Q 2,000.00 Gerente Administrativa Flor de María RodasPalma Q 2,000.00

Decreto Número 31-2002 del Congreso dela República, LeyOrgánica de laContraloría General deCuentas, artículo 39.

TOTAL HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO Q 2,000.00

IMIENTO A LEYES Y REGULACIONES APLICABLES

1Incumplimiento con relacióna las ConstanciasTransitorias de Inexistenciade Reclamación de Cargos

Q 2,000.00 Gerente Administrativa Flor de María RodasPalma

2002 del Congreso deQ 2,000.00 Decreto Número 31-

la República, LeyOrgánica de laContraloría General deCuentas, artículo 39.

2Incumplimiento con relacióna la Actualización de datospersonales

Q 2,000.00 Gerente Administrativa Flor de María RodasPalma Q 2,000.00

TOTAL HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO A LEYES Y REGULACIONES APLICABLES Q 4,000.00

RESUMEN1 Hallazgo de Control Interno2 Hallazgo de Cumplimiento

sa. easdo partoa

Áuditor IndependienteLicenciadmara Julissa

A13:1T011

t


pag. 1/2

FORMULARIO SR1<la General, de. Cuenutsi

DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE GESTIÓNIMPLEMENTACIÓN DE RECOMENDACIONES /

No.Situación

Procesoj No

CumplidaRealizada

Cargo de losResponsables ObservacionesCondición y Recomendación

Nombre de la Entidad

//asociación Deportiva Nacional de Billar

de GuatemalaDirección de la Entidad

/ /Estadio Mateo Flores 10avenida Palco Central zona 5 ,/

No. de Cuentadancia A5-697 /íTel. de la Entidad 22500749Tipo de Auditoría Auditoría Especial de Cumplimiento Periodo Auditado

/Del 01 de enero al 31 dediciembre de 2013.

Nombramiento DADG -0039-2014DADG-0060-2014

No. de Carta a laGerencia y Fecha

/

Auditor Independiente Licda. Xiomara Julissa Castillo Ochoa SypervisoraGubernamental

Licda. Claudia Lourdes García/Villavicencio

Hallazgo relacionado con el Control Interno

1 MANUAL DE FUNCIONES YPROCEDIMIENTOSDESACTUALIZADO

CondiciónEl Manual de Funciones, carece de lasfunciones relativas a los puestos deAsistente de Dirigencia, DirecciónTécnica, Coordinación Deportiva,Entrenadores, Cuerpo Arbitral,Promoción y Divulgación, AsesorFinanciero, Recepción y Piloto.

El Manual de Procedimientos describelos siguientes procedimientos:Autorización de gastos, CampeonatosPre-Nacional, Campeonatos Nacional,Selección Nacional y de Vigencia enAcademia, evidenciándose que carecede procedimientos para lasactividades de cada puesto de trabajo.

RecomendaciónQue el Presidente del ComitéEjecutivo verifique que la GerenteAdministrativa realice, efectúeseguimiento a su aprobación eimplemente las funciones yprocedimientos en todos los puestosde trabajo de la entidad, parapromover el fortalecimiento delambiente y estructura de ControlInterno.

Presidente delComité Ejecutivo

GerenteAdministrativa

1

Hallazgo relacionado con el cumplimiento a leyes y regulaciones aplicables

1 INCUMPLIMIENTO CON RELACIÓNA LAS CONSTANCIASTRANSITORIAS DE INEXISTENCIADE RECLAMACIÓN DE CARGOSCondiciónLa Asociación Deportiva Nacional deBillar de Guatemala no requirió lasConstancias Transitorias deInexistencia de Reclamación de



111

1111111111111111

FORMULARIO SR1ar ,cia General de Cuent41,5

DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE GESTIÓNIMPLEMENTACIÓN DE RECOMENDACIONES

Situación

ProceioNo

CumplidaRealizada

ObservacionesNo. Cargo de losResponsables

Condición y Recomendación

Nombre de la Entidad Asociación Deportiva Nacional de Billarde Guatemala

Dirección de la Entidad Estadio Mateo Flores 10avenida Palco Central zona 5

No. de Cuentadancia A5-697 Tel. de la Entidad 22500749Tipo de Auditoría Auditoría Especial de Cumplimiento Periodo Auditado Del 01 de enero al 31 de

diciembre de 2013.Nombramiento DADG-0039-2014

DADG-0060-2014No. de Carta a laGerencia y Fecha

Auditor Independiente Licda. Xiomara Julissa Castillo Ochoa SupervisoraGubernamental

Licda. Claudia Lourdes GarcíaVillavicencio

1

1111

Cargos, emitidas por la ContraloríaGeneral de Cuentas, de losfuncionarios y empleados obligados,durante el periodo auditado, requisitoobligatorio para tomar posesión de uncargo o empleo público.

En oficio No. 355/ASOBIGUA/AD.14de fecha 06 de octubre de 2014 seindica que la Asamblea Generalnombró miembros interinos paraconformar el Comité Ejecutivo, quetomaron posesión el 28 de agosto de2013 y no se requirió ConstanciaTransitoria de Inexistencia deReclamación de Cargos extendida porla Contraloría General de Cuentas,debido a que la naturaleza de sunombramiento fue transitorio ysolamente hasta que celebrasenelecciones para que el ComitéEjecutivo fuese conformado pormiembros electos; sin embargoduraron en el cargo hasta el 06 deagosto de 2014.

RecomendaciónQue el Presidente del Comité

Administrativa requiera la totalidad dedocumentos necesarios previo a latoma de posesión de un cargo oempleo público.

Ejecutivo verifique que la Gerente

_77ii---;cr.‘ ,

2 INCUMPLIMIENTO CON RELACIÓNA LA ACTUALIZACIÓN DE DATOSPERSONALES

CondiciónEn el procedimiento de análisis alcumplimiento de actualización dedatos personales de los funcionarios yempleados públicos sujetos afiscalización, se estableció que laentidad auditada, no presentóevidencia de la actualización de datosen los siguientes casos:

Carlos Augusto Alburez Escobar,Presidente del Comité Ejecutivo.Luis Emilio Mijango Perdomo ,Secretario del Comité Ejecutivo.



2

11111111111111

111111111

1111111

.•ía General de Cuerit,4DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE GESTIÓN

FORMULARIO SR1

IMPLEMENTACIÓN DE RECOMENDACIONESNombre de la Entidad Asociación Deportiva Nacional de Billar

de GuatemalaDirección de la Entidad Estadio Mateo Flores 10

avenida Palco Central zona 5No. de Cuentadancia A5-697 Tel. de la Entidad 22500749Tipo de Auditoría Auditoría Especial de Cumplimiento Periodo Auditado Del 01 de enero al 31 de





Raúl Hernandez Aguilar, Tesorero delComité Ejecutivo.Carlos Fernando Villatoro Azmitia.Director Deportivo.Flor de María Rodas Palma, GerenteAdministrativaJulio César Quiñonez, AsistenteContable.Leticia Yescenia lxcoy Ajiataz,Asistente Contable.Manuel Antonio Gonzalez, AsistenteAdministrativo.Sheidy Yadira de Leon, Gamarro,Asistente Administrativo.

RecomendaciónQue el Presidente del ComitéEjecutivo verifique que la GerenteAdministrativa cumpla con exigir alpersonal obligado, las constancias deactualización de datos personales enel tiempo y forma que establecen los

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(

lineamientos dede la Entidad +,\,Fiscalizadora Superior. \

OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES

1 Página Web desactualizada Presidente delComité Ejecutivo

ObservaciónAl verificar la información de la entidadauditada se evidenció que la página


Web se encuentra desactualizada, loque provoca que la informaciónexigida por la Ley de Acceso a laInformación Pública sea incompletapara los usuarios.

RecomendaciónQue el Presidente del ComitéEjecutivo verifique que la GerenteAdministrativa actualice la PáginaWeb, para transparentar la gestión dela entidad.

2 Plan Operativo Anual no fueelaborado


Observación GerenteAl evaluar la información enviada por Administrativa

3

1

No. Condición y Recomendación Cargo,de losResponsables

Situación . No

CumplidaObServaciones

Realizada Proceso

,•ía General de Cuentmy,DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE GESTIÓN

FORMULARIO SR1

IMPLEMENTACIÓN DE RECOMENDACIONESNombre de la Entidad Asociación Deportiva Nacional de Billar

de GuatemalaDirección de la Entidad Estadio Mateo Flores 10

avenida Palco Central zona 5No. de Cuentadancia A5-697 Tel. de la Entidad 22500749Tipo de Auditoría Auditoría Especial de Cumplimiento Periodo Auditado Del 01 de enero al 31 de





11111111

11111

1

No. Condición y Recomendación ,Cargo de losResponsables

Situación Observaciones No

Cumplida Realizada Proceso

3

la entidad auditada, se evidenció lafalta de elaboración de Plan OperativoAnual y por consiguiente no elaboraninformes cuatrimestrales de gestión.

Según Oficio No. 354/ASOBIGUA/AD-14 de fecha 06 de octubre de 2014, laAsociación solicitó a la Secretaría dePlanificación y Programación de laPresidencia SEGEPLAN lacapacitación para implementar el PlanOperativo Anual.

RecomendaciónQue el Presidente del ComitéEjecutivo verifique que la GerenteAdministrativa, cumpla con laimplementación del Plan OperativoAnual y el correspondienteseguimiento del mismo en cadaejercicio fiscal.

No se utiliza el Sistema deContabilidad Integrado -SICOIN-

ObservaciónAl verificar la información de laAsociación Deportiva Nacional deBillar, se constató que la entidad noestá incorporada en el Sistema deContabilidad Integrado —SICOIN—.

Según Oficio No. 353/ASOBIGUA/AD-14 de fecha 06 de octubre de 2014, laAsociación Solicitó al Ministerio deFinanzas Públicas su incorporación alSistema de Contabilidad Integrado —SICOIN — .

RecomendaciónQue el Presidente del ComitéEjecutivo verifique que la GerenteAdministrativa, cumpla con laincorporación de la entidad al —SICOIN—.



4

Memoria de Labores no aprobada Presidente delpor la autoridad superior Comité Ejecutivo

ObservaciónLa Memoria de Labores de la


4

1

111111111

,ria Gen, rol de CucritabDIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE GESTIÓN

IMPLEMENTACIÓN DE RECOMENDACIONES

111111111

Licenciada Claudia ourd

(„5

rcía VillavicentSupervisora Guberna

411111111111r~l'Lic. Fe - 9:dolfo Ayala Garcí

Presidente Comité Ejecutiv a

Asociación Deportiva Nacional de Billar d

5

Guate

Condición y RecomendaciónNo. Cargo dedosResponsables

Realizada

Proceso

SituaciónNo

Cumplida

Observaciones

FORMULARIO SR1

Nombre de la Entidad Asociación Deportiva Nacional de Billarde Guatemala

Dirección de la Entidad Estadio Mateo Flores 10avenida Palco Central zona 5

No. de Cuentadancia A5-697 Tel. de la Entidad 22500749Tipo de Auditoría Auditoría Especial de Cumplimiento Periodo Auditado Del 01 de enero al 31 de


DADG - 0060-2014No. de Carta a laGerencia y Fecha



Asociación Deportiva Nacional deBillar, no cuenta con documento queampare su debida aprobación.

RecomendaciónLa Gerente Administrativa debeobtener la aprobación de la Memoriade Labores oportunamente, previo atrasladarla a los organismoscorrespondientes.

5 Personal cumpliendo funcionesadministrativas no registrados encuentadancia de la entidad

ObservaciónLa Información de la entidad auditadaevidenció que la GerenteAdministrativa no está registrada en laCuentadancia de la AsociaciónDeportiva Nacional de Billar.

RecomendaciónQue el Presidente del ComitéEjecutivo verifique que la GerenteAdministrativa, cumpla con el registroy actualización en la Cuentadancia dela Asociación Deportiva Nacional deBillar.



tonzaza astillo alaADO PUBLICO Y AUDITOR

Licenciada

ra Julissge6s11178choauditor Independiente

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