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GUATEMALA, MAYO DE 2016

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

INFORME DE AUDITORÍAA LA LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS

DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE 2015

ENTIDADES AUTONOMAS Y DESCENTRALIZADAS

TOMO IV / XIII

173

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7

3

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1

1

1

ÍNDICE Página

CUERPO VOLUNTARIO DE BOMBEROS DE GUATEMALA

1. INFORMACIÓN GENERAL

2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA

3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA

5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA, TÉCNICA YOTROS ASPECTOS EVALUADOS

6. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

7. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍAANTERIOR

8. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERÍODOAUDITADO

INSTITUTO DE CIENCIA Y TECNOLOGIA AGRICOLAS









243

243

218

212

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INSTITUTO NACIONAL DE CIENCIAS FORENSES DE GUATEMALA









COMITE PERMANENTE DE EXPOSICIONES









INSTITUTO NACIONAL DE COOPERATIVAS

416

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INSPECCION GENERAL DE COOPERATIVAS










INFORME DE AUDITORÍACUERPO VOLUNTARIO DE BOMBEROS DE GUATEMALA -CVB-


Contraloría General de Cuentas 1 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

Consolidado de Entidades Autonómas y DescentralizadasInforme de Auditoría a la Liquidación del Presupuesto General de Ingresos y Egresos

Ejercicio Fiscal del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015

1. INFORMACIÓN GENERAL Base Legal El Benemérito Cuerpo Voluntario de Bomberos de Guatemala, es una entidadautónoma de servicio público, con régimen de disciplina, personalidad jurídica ypatrimonio propio y está regida por el Decreto Número 81-87 del Congreso de laRepública, Ley Orgánica del Benemérito Cuerpo Voluntario de Bomberos deGuatemala. Función Prestar servicios vitales a la colectividad en defensa de la seguridad de laspersonas y sus bienes, previniendo y controlando incendios y proporcionandoademás auxilios de toda naturaleza en casos de emergencias y calamidades,colaborando así con el estado para lograr el bien público. 2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA La auditoría se realizó con base en: La Constitución Política de la República de Guatemala, según lo establecido ensus artículos 232 y 241. El Decreto Número 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, artículos: 2 Ámbito de competencia y 4 Atribuciones, modificado porlos artículos 49 y 50 del Decreto 13-2013. Normas de Auditoría del Sector Gubernamental y las Normas Generales deControl Interno, emitidas por la Contraloría General de Cuentas y NormasInternacionales de Auditoría. Según el (los) nombramiento (s) de auditoría, DAEAD-0137-2015 de fecha 16 deseptiembre de 2015. 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA ÁREA FINANCIERA Generales Emitir opinión sobre la razonabilidad de los Estados Financieros y la Liquidación




Presupuestaria de ingresos y egresos del ejercicio fiscal 2015. Específicos Comprobar la autenticidad y presentación de los registros contables,transacciones administrativas y financieras, así como sus documentos de soporte. Examinar la ejecución presupuestaria de la entidad para determinar si los fondosse administraron y utilizaron adecuadamente. Evaluar la estructura de control interno establecida en la entidad. Evaluar el adecuado cumplimiento de las normas, leyes, reglamentos y otrosaspectos legales aplicables. Establecer si las modificaciones presupuestarias coadyuvaron con los objetivos ymetas de la entidad. Establecer que los ingresos provenientes de fondos privativos, se hayan percibidoy depositado oportunamente y que se hayan realizado las conciliacionesmensuales con registros del SICOIN. Evaluar de acuerdo a una muestra selectiva las compras realizadas por la entidad,verificando que cumplan con la normativa aplicable y objetivos institucionales. 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA Área Financiera El examen comprendió la evaluación de la estructura de control interno y larevisión de las operaciones, registros financieros y la documentación de respaldopresentadas por los funcionarios y empleados de la entidad durante el períodocomprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2015, con énfasis en lascuentas del Balance General: Bancos y Maquinaria y Equipo; del Estado deResultados se evaluó Ingresos Tributarios y Gastos de Consumo. De la ejecución presupuestaria de ingresos se evaluaron los rubros 10251Impuestos Indirectos sobre las Operaciones en el Mercado Financiero y 16210Transferencias Corrientes de la Administración Central. Del área de egresos elPrograma 11 Servicios de Emergencia; considerando los eventos relevantes de




acuerdo a los grupos de gasto 000 Servicios personales, 100 Servicios nopersonales, 200 Materiales y Suministros y 300 Propiedad, Planta, Equipo eIntangibles, mediante la aplicación de pruebas selectivas. Se verificaron los documentos legales que respaldan las modificacionespresupuestarias para establecer el presupuesto vigente aprobado, Plan OperativoAnual (POA), Inventarios, con el fin de determinar el logro de las metasinstitucionales, objetivos, funciones de la Entidad. Asimismo, de conformidad con la información trasladada por la Unidad deMonitoreo y Alerta Temprana, se evaluaron los Número de Publicaciónen Guatecompras (NPG) y Número de Operación en Guatecompras (NOG), deacuerdo a pruebas selectivas tomando como base la importancia relativa, con elobjeto de determinar el cumplimiento de la Ley de Contrataciones del Estado y suReglamento. 5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA, TÉCNICA Y OTROSASPECTOS EVALUADOS Información Financiera y Presupuestaria Balance General De acuerdo al alcance de auditoría, se evaluaron cuentas del Balance Generalque por su importancia fueron seleccionadas. Caja y Bancos Se verificó que la entidad maneja sus recursos en una cuenta bancaria aperturadaen el Sistema Bancario Nacional, debidamente autorizada por el Banco deGuatemala y que al 31 de diciembre de 2015, según reportes del SICOIN, reflejaun saldo de Q13,560,057.58; sin embargo, el saldo comprobado en el libro deBancos autorizado por la Contraloría General de Cuentas a la misma fecha, es deQ13,416,757.81, existiendo una diferencia de Q143,299.77 que corresponde aajustes no efectuados; por lo que la razonabilidad del saldo de la cuenta contable1112 Bancos, presentado en los Estados Financieros no es confiable, tal situacióngeneró el hallazgo denominado "Diferencia del saldo entre libro de bancos y lacuenta bancos en el SICOIN." La entidad informó que los ingresos provenientes de fondos privativos fueronpercibidos y depositados oportunamente y realizaron las conciliaciones bancariasmensuales.




Fondos en Avance La entidad reportó que durante el año 2015, no constituyó Fondo RotativoInstitucional. Propiedad, Planta y Equipo La entidad reportó en el Balance General al 31 de diciembre de 2015, Propiedad yPlanta en Operación Q75,558,555.89, Maquinaria y Equipo Q67,674,707.92,Tierras y Terrenos Q1,007.00 y Otros Activos Fijos Q12,235,297.87, por lo que elvalor neto de los activos es de Q155,469,568.68. Se verificó que los saldos 31 de diciembre 2015, reportados al Ministerio deFinanzas Públicas, no concilian con los reportados en el Balance General.Asimismo se comprobó que la institución no deprecia sus activos fijos lo quegeneró los hallazgos denominados “Diferencias entre cuentas de activo de losEstados Financieros y el informe trasladado al Ministerio de Finanzas” y “Activosfijos no depreciados”. Resultado del Ejercicio Al 31 de diciembre de 2015, la institución reportó un Resultado del Ejercicio deQ9,248,217.60. Estado de Resultados ó Estado de Ingresos y Egresos Estado de Resultados Las cuentas del estado de resultados, se revisaron a través de las cuentas delbalance general y de la ejecución presupuestaria de ingresos y egresos. Estado de Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos Ingresos El Presupuesto de Ingresos asignado y vigente para el ejercicio fiscal 2015asciende a la cantidad de Q60,700,000.00; devengándose la cantidad deQ65,677,235.92 a través de los rubros de Impuestos Indirectos sobre Operacionesen el Mercado Financiero por la cantidad de Q15,546,330.92; TransferenciasCorrientes de Empresas Privadas por la cantidad de Q130,905.00 y de laAdministración Central por la cantidad de Q50,000,000.00.




Egresos El Presupuesto de Egresos asignado y vigente para el ejercicio fiscal 2015ascendió a Q60,700,000.00; ejecutándose la cantidad de Q59,916,201.60 a travésdel Programa 11 Servicios de Emergencia, equivalente al 98.71% del presupuestovigente. Modificaciones presupuestarias La entidad reportó que el presupuesto correspondiente al ejercicio fiscal 2015 nose amplió ni se disminuyó. Plan Operativo Anual La institución formuló el Plan Operativo Anual -POA-, que contiene las metasfísicas y financieras y presentó cuatrimestralmente al Ministerio de FinanzasPúblicas el informe de su gestión. Plan Anual de Auditoría La Institución, no elaboró Plan Anual de Auditoría porque no cuenta con Unidad deAuditoría Interna. Al respecto informaron que la misma se encuentra en procesode creación. Convenios / Contratos La entidad reportó que durante el ejercicio fiscal 2015, no suscribió convenios. Donaciones La entidad reportó que durante el ejercicio fiscal 2015, recibió donaciones debienes en especie por valor de Q1,365,512.94, sin que se haya informadomediante certificación de inventario a la Dirección de Bienes del Estado y sehayan efectuado los registros contables respectivos, por lo que se generó elhallazgo denominado "Donaciones en especie no informadas a la unidadespecializada del Ministerio de Finanzas Públicas". Préstamos La entidad reportó que durante el ejercicio fiscal 2015, no recibió préstamos deninguna naturaleza.




Sistemas Informáticos utilizados por la entidad Sistema de Contabilidad Integrada La entidad utiliza el Sistema de contabilidad integrada descentralizadaSICOIN-WEB. Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones La entidad publicó y gestionó en el Sistema de Información de Contrataciones yAdquisiciones del Estado denominado Guatecompras, las convocatorias y todainformación relacionada con la compra, venta y contratación de bienes, servicios,obras y suministros que se requirieron. Según reporte de Guatecompras, durante el ejercicio fiscal 2015, la Instituciónefectuó 463 compras directas por valor de Q16,735,877.10. Dentro de la muestrade auditoría se estableció que en las compras mayores de Q10,000.00 no secolocaron los anexos correspondientes a cada número de publicaciónGuatecompras -NPG-; tal situación generó el hallazgo denominado “Falta deanexos en publicación de Guatecompras”. Sistema Nacional de Inversión Pública Se verificó que la entidad en el módulo de seguimiento Físico y Financiero delSistema Nacional de Inversión Pública SNIP, no hubo registro porque norealizaron proyectos de infraestructura, durante el período 2015. Sistema de Guatenóminas La entidad no utiliza el sistema de Guatenóminas para el control y registro delrecurso humano, no obstante ya es de uso obligatorio para todas las entidadesautónomas y descentralizadas. Por tal razón se generó el hallazgo“Incumplimiento de Normas y Disposiciones Legales en la implementación deGuatenóminas". Sistema de Gestión La entidad utiliza el sistema para solicitud y registro de las compras.

DICTAMEN

LicenciadoCésar Augusto González ArroyoComandante Primer Jefe, Presidente del Directorio NacionalCuerpo Voluntario de Bomberos de Guatemala -CVB-Su Despacho Hemos auditado el balance general que se acompaña de (la) (del) CuerpoVoluntario de Bomberos de Guatemala -CVB- al 31 de diciembre de 2015, y los

de liquidación estados relacionados de resultados y del presupuesto de ingresos yegresos, para el año que terminó en esa fecha. Estos estados financieros sonresponsabilidad de la administración de la entidad. Nuestra responsabilidad esexpresar una opinión de estos estados financieros basados en nuestra auditoría. Condujimos nuestra auditoría de acuerdo con Normas Internacionales de Auditoríay Normas de Auditoría del Sector Gubernamental. Dichas Normas requieren queplaneemos y practiquemos la auditoría para obtener certeza razonable sobre si losestados financieros están libres de representación errónea de importancia relativa.Una auditoría incluye examinar, sobre una base de pruebas, la evidencia quesustenta los montos y revelaciones en los estados financieros. Una auditoríatambién incluye evaluar las normas contables usadas y las estimacionesimportantes hechas por la administración, así como evaluar la presentacióngeneral de los estados financieros. Creemos que nuestra auditoría proporcionauna base razonable para nuestra opinión. Hallazgos En el programa 11 Servicios de Emergencia, renglón presupuestario 262Combustibles y Lubricantes, se estableció que el Cuerpo Voluntario de Bomberosde Guatemala realizó compras de lubricantes a la empresa denominadaLubricantes GT 40 durante el año 2015 por valor de Un millón noventa y ocho milquinientos treinta y dos quetzales exactos (Q1,098,532.00) mediante la modalidadde compra directa y a precios sobrevalorados. Según datos suministrados por elRegistro Mercantil y la Superintendencia de Administración Tributaria -SAT-, la

empresa está a nombre de la Señora Gabriela Virginia Figueroa Dávila yCopropiedad, identificada con el Número de Identificación Tributaria -NIT-4305008-5, donde aparece como segundo propietario el Señor Luis Diego Salesde León, siendo este último, hijo de la señora Telma Leticia de León Godínez,quien ocupa el cargo de Contador Tesorero del Cuerpo Voluntario de Bomberosde Guatemala. Según certificaciones de nacimiento del Registro Nacional de lasPersonas -RENAP- el Señor Luis Diego Sales de León se encuentra registrado enla partida 9251, folio 126 del libro 22-A del Registro Civil del Municipio deGuatemala, Departamento de Guatemala y la Señora Telma Leticia de LeónGodínez se encuentra registrada en la partida 1226, folio 283/284 del libro 75, delRegistro Civil de Escuintla, Departamento de Escuintla. Las compras a dicha empresa las vienen realizando desde el año 2,009 y segúnreporte del Sistema de Adquisiciones y Contrataciones del Estado de Guatemala,GUATECOMPRAS, la Institución le ha efectuado compras al 31 de diciembre de2015 por valor de nueve millones doscientos setenta y seis mil ciento cuarenta ytres quetzales exactos (Q9,276,143.00). Se determinó en los Estados de Cuenta y copias de cheques de la Cuenta deDepósitos Monetarios número 3033367227 a nombre del Cuerpo Voluntario deBomberos de Guatemala y aperturada en el Banco de DesarrolloRural -BANRURAL-, que algunos cheques de pago a la Empresa Lubricantes GT40, aparecen depositados a la Cuenta Bancaria de la propietaria Gabriela VirginiaFigueroa Dávila; dichos cheques son entregados por la Contador Tesorero alSeñor Raúl Arturo Chanquín Toc quien ocupa el cargo de Jefe de Talleres yMantenimiento del Cuerpo de Bomberos Voluntarios, según consta en formulariosgenerados por el SICOINDES denominado -SICOIN- SOPORTE DE PAGOS –TN, que adjuntan como documentos de soporte dentro del CUR de gasto, dondeen la casilla DATOS DE AUTORIZACIÓN Y CONTROL DE PAGO, aparece lafirma del señor Chanquín Toc, quien recibe de conformidad. Se estableció que la Auxiliar de Bodega que tuvo a su cargo el Departamento deBodega por suplencia, durante todo el año 2015, derivado que el titular estuvosuspendido por el IGSS, colocó el sello de ingreso a almacén a las facturas delubricantes, sin embargo, según lo manifestado por dicha Auxiliar de Bodega, loslubricantes no ingresaron físicamente a bodega sino que estos los llevarondirectamente a Talleres y Mantenimiento. Así mismo se determinó que el Jefe detalleres no tiene implementado un control de ingreso, egreso y saldo de

lubricantes; por lo que no se pudo establecer el saldo de estos materiales, ni setiene la certeza que hayan ingresado; además, se determinó que por no existir unDepartamento de Compras y un Plan de Compras, es el Jefe de Talleres quienrealiza dichas compras sin realizar cotizaciones. De lo indicado en el presentepárrafo se dejó constancia en Acta número 27-2016 de fecha 17 de febrero de2016, registrada en el libro L2 28023 de la Dirección de Entidades Autónomas yDescentralizadas de la Contraloría General de Cuentas. Dentro de la Documentación de soporte que aparece adjunta a cada ComprobanteÚnico de Registro -CUR-, se encuentra una nota donde el Jefe de Talleres yMantenimiento solicita a César Augusto González Arroyo, Comandante PrimerJefe, el pago de los aceites y lubricantes; en tales notas aparece una firma y sellodonde el gasto es autorizado por el Comandante Primer Jefe y Presidente delDirectorio Nacional. A continuación se describen los CUR de gasto con el detalle de las comprasrealizadas durante el período fiscal 2015:

CURNo.

FECHA DESCRIPCION VALOR(cifras enquetzales)

PRECIOCOTIZADO

PORCOMISIÓN DE

AUDITORÍA (*)

TOTALPRECIO

COTIZADO(cifras enquetzales)

VALORPAGADODE MÁS(cifras enquetzales)

219 25/02/2015 LUBRICENTRO GT 40COMPRA DE ACEITES YLUBRICANTES PARALAS UNIDADES DEEMERGENCIA,CONSISTENTE EN 2TONELES DE SHELLRIMULA 50 a Q.7491.5OC/U; 2 TONELES DESHELL HELIX 15 W 40 AQ7,498.00 C/U y 2TONELES DE SHELLATF HIDRÁULICO aQ7,494.50. SEGÚNFACTURAS No. 869, 870Y 872.

44,968.00 T O N E LACEITES H E L LRIMULA 50 aQ5,432.00 C/U, TONELACEITESHELL HELIX15 W 40 aQ5,136.00 C/Uy TONELACEITESHELL ATFHIDRÁULICOa Q5,712.00C/U

32,560.00 12,408.00

221 25/02/2015 LUBRICENTRO GT 40COMPRA DE ACEITES YLUBRICANTES PARALAS UNIDADES DE

44,972.00 T O N E LACEITES H E L LRIMULA 30 a

37,278.00 7,694.00

EMERGENCIA. CONSISTENTE EN 2TONELES DE SHELLRIMULA 30 a Q.7493.5OC/U; 2 TONELES DESHELL RÍMULA 40 aQ7,495.00 C/U Y 2TONELES DE SHEL HELIX 15 W 40 AQ7,497.50 C/U. SEGÚNFACTURAS No. 873, 875Y 876.

Q5,432.00 C/U, TONELACEITES H E L LRIMULA 40 NOSE OBTUVOPRECIO,T O N E LACEITESHELL HELIX15 W 40 aQ5,136.00 C/U.

224 25/02/2015 LUBRICENTRO GT 40COMPRA DE ACEITES YLUBRICANTES PARALAS UNIDADES DEEMERGENCIA. CONSISTENTE EN 2TONELES DE SHELLRIMULA 30 a Q.7495.5OC/U; 2 TONELES DESHELL ATF HIDRÁULICOa Q7,495.00 C/U Y 2TONELES DE SHEL HELIX 15 W 40 AQ7,490.00 C/U. SEGÚNFACTURAS 882, 884 Y885


32,560.00 12,401.00

226 25/02/2015 LUBRICENTRO GT 40COMPRA DE ACEITES YLUBRICANTES PARALAS UNIDADES DEEMERGENCIA.CONSISTENTE EN 2TONELES DE SHELLATF HIDRÁULICO aQ7493.50 C/U, 2TONELES DE SHEL HELIX 15 W 40 AQ7,499.00 C/U Y 2TONELES DE SHELRÍMULA 50 A Q7,496.00C/U. SEGÚN FACTURAS878, 879 Y 881.

44,978.00 T O N E LACEITESHELL ATFHIDRÁULICOa Q5,712.00C/U, TONELACEITESHELL HELIX15 W 40 aQ5,136.00 C/UY TONELACEITES H E L LRIMULA 50 aQ5,432.00 C/U.

32,560.00 12,418.00

512 13/04/2015 LUBRICENTRO GT 40COMPRA DE ACEITES YLUBRICANTES PARALAS UNIDADES DEEMERGENCIA.CONSISTENTE EN 2TONELES DE SHEL

44,978.00 T O N E LACEITESHELL HELIX15 W 40 aQ5,136.00 C/U,T O N E LACEITE

32,560.00 12,418.00

HELIX 15 W 40 AQ7,498.00 C/U, 2TONELES DE SHELLATF HIDRÁULICO aQ7496.50 C/U y 2TONELES DE SHELRÍMULA 50 A Q7,494.50C/U. SEGÚN FACTURAS888, 887 Y 890.

SHELL ATFHIDRÁULICOa Q5,712.00C/U, Y TONELACEITES H E L LRIMULA 50 aQ5,432.00 C/U.

521 13/04/2015 LUBRICENTRO GT 40COMPRA DE ACEITES YLUBRICANTES PARALAS UNIDADES DEEMERGENCIA.CONSISTENTE EN 2TONELES DE SHELLRIMULA 30 a Q.7496.0OC/U; 2 TONELES DESHELL HELIX 15 W 40 AQ7,499.00 C/U y 2TONELES DE SHELLRÍMULA 50 A Q7,497.50C/U. SEGÚN FACTURASNo. 891, 893 y 894.

44,985.00 T O N E LACEITES H E L LRIMULA 30 aQ5,432.00 C/U, TONELACEITESHELL HELIX15 W 40 aQ5,136.00 C/Uy TONELACEITES H E L LRIMULA 50 aQ5,432.00 C/U.

32,000.00 12,985.00

613 24/04/2015 LUBRICENTRO GT 40COMPRA DE ACEITES YLUBRICANTES PARALAS UNIDADES DEEMERGENCIA. CONSISTENTE EN 2TONELES DE SHEL HELIX 15 W 40 AQ7,495.00 C/U, 2TONELES DE SHELRÍMULA 50 A Q7,497.50C/U Y 2 TONELES DESHELL ATF HIDRÁULICOa Q7496.50 C/U. SEGÚNFACTURAS 896, 898 y900.

44,978.00 T O N E LACEITESHELL HELIX15 W 40 aQ5,136.00 C/U,T O N E LACEITES H E L LRIMULA 50 aQ5,432.00 C/Uy TONELACEITESHELL ATFHIDRÁULICOa Q5,712.00C/U.

32,560.00 12,418.00

623 24/04/2015 LUBRICENTRO GT 40COMPRA DE ACEITES YLUBRICANTES PARALAS UNIDADES DEEMERGENCIA.CONSISTENTE EN 2TONELES DE SHELLATF HIDRÁULICO aQ7,498.50 C/U; 2TONELES DE SHELLRÍMULA 40 a Q7,493.00

44,981.00 T O N E LACEITESHELL ATFHIDRÁULICOa Q5,712.00C/U, TONELACEITES H E L LRIMULA 40 NOSE OBTUVOPRECIO y

37,274.00 7,707.00

C/U Y 2 TONELES DESHEL HELIX 15 W 40 AQ7,499.00 C/U. SEGÚNFACTURAS No. 905, 901Y 903.

T O N E LACEITES H E L LRIMULA 30 aQ5,432.00 C/U, TONELACEITESHELL HELIX15 W 40 aQ5,136.00 C/U.

828 19/05/2015 LUBRICENTRO GT 40COMPRA DE ACEITES YLUBRICANTES PARALAS UNIDADES DEEMERGENCIA. CONSISTENTE EN 2TONELES DE SHELLATF HIDRÁULICO aQ7,497.50 C/U, 2TONELES DE SHELRÍMULA 50 A Q7,494.50C/U y 2 TONELES DESHEL RIMULA 30 aQ7,499.00 C/U. SEGÚNFACTURAS 908, 907 Y910.

44,986.00 T O N E LACEITESHELL ATFHIDRÁULICOa Q5,712.00C/U, TONELACEITES H E L LRIMULA 50 aQ5,432.00 C/Uy TONELACEITES H E L LRIMULA 30 aQ5,432.00 C/U.

33,152.00 11,834.00

854 19/05/2015 LUBRICENTRO GT 40COMPRA DE ACEITES YLUBRICANTES PARALAS UNIDADES DEEMERGENCIA. CONSISTENTE EN 2TONELES DE SHEL HELIX 15 W 40 AQ7,495.50 C/U, 2TONELES DE SHELLRÍMULA 40 a Q7,498.50C/U Y 2 TONELES DESHELL HELIX 15 W 40 AQ7,499.00 C/U. SEGÚNFACTURAS No. 911, 913Y 914.

44,986.00 T O N E LACEITESHELL HELIX15 W 40 aQ5,136.00 C/U,y TONELACEITES H E L LRIMULA 40 NOSE OBTUVOPRECIO,

35,540.00 9,446.00

1048 15/06/2015 LUBRICENTRO GT 40COMPRA DE ACEITES YLUBRICANTES PARALAS UNIDADES DEEMERGENCIA.CONSISTENTE EN 2TONELES DE SHELLHELIX 15 W 40 AQ7,496.50 C/U, 2

44,969.00 T O N E LACEITESHELL HELIX15 W 40 aQ5,136.00 C/U,T O N E LACEITESHELL ATFHIDRÁULICO

32,560.00 12,409.00

TONELES DE SHELLATF HIDRÁULICO aQ7,495.00 y 2 TONELESDE SHELL RIMULA 50 aQ.7493.0O C/U, SEGÚNFACTURAS No. 916, 917y 919.

a Q5,712.00C/U, Y TONELACEITES H E L LRIMULA 50 aQ5,432.00 C/U.

1070 16/06/2015 LUBRICENTRO GT 40COMPRA DE ACEITES YLUBRICANTES PARALAS UNIDADES DEEMERGENCIA.CONSISTENTE EN 2TONELES DE SHELLRIMULA 30 a Q.7497.5OC/U; 2 TONELES DESHEL HELIX 15 W 40 AQ7,493.50 C/U y 2TONELES DE SHELLATF HIDRÁULICO aQ7,495.00 C/U. SEGÚNFACTURAS 920, 922 y924


32,560.00 12,412.00

1370 17/07/2015 LUBRICENTRO GT 40COMPRA DE ACEITES YLUBRICANTES PARALAS UNIDADES DEEMERGENCIA.CONSISTENTE EN 2TONELES DE SHELLRIMULA 30 a Q.7499.0OC/U; 2 TONELES DESHELL ATF HIDRÁULICOa Q7,496.00 C/U y 2TONELES DE SHEL HELIX 15 W 40 AQ7,498.50 C/U. SEGÚNFACTURAS 931, 933 y935.


32,560.00 12,427.00

1386 20/07/2015 LUBRICENTRO GT 40COMPRA DE ACEITES YLUBRICANTES PARALAS UNIDADES DEEMERGENCIA.CONSISTENTE EN 2TONELES DE SHELLATF HIDRÁULICO aQ7,499.00 C/U; 2TONELES DE SHEL HELIX 15 W 40 aQ7,496.50 C/U y 2

44,974.00 T O N E LACEITESHELL ATFHIDRÁULICOa Q5,712.00C/U, TONELACEITESHELL HELIX15 W 40 aQ5,136.00 C/Uy TONELACEITE

32,560.00 12,414.00

TONELES DE SHELLRIMULA 50 a Q.7495.50C/U. SEGÚN FACTURASNo. 928, 926 Y 930.

S H E L LRIMULA 50 aQ5,432.00 C/U.

1525 13/08/2015 LUBRICENTRO GT 40COMPRA DE ACEITES YLUBRICANTES PARALAS UNIDADES DEEMERGENCIA.CONSISTENTE EN 2TONELES DE SHELLATF HIDRÁULICO aQ7,494.00 C/U; 2TONELES DE SHELLRIMULA 50 a Q.7495.00C/U y 2 TONELES DESHEL HELIX 15 W 40 aQ7,497.50 C/U. SEGÚNFACTURAS No. 937, 939y 941.

44,973.00 T O N E LACEITESHELL ATFHIDRÁULICOa Q5,712.00C/U, TONELACEITES H E L LRIMULA 50 aQ5,432.00 C/Uy TONELACEITESHELL HELIX15 W 40 aQ5,136.00 C/U.

32,560.00 12,413.00



32,560.00 12,423.00

1866 25/09/2015 LUBRICENTRO GT 40COMPRA DE ACEITESY LUBRICANTESPARA LAS UNIDADESDE EMERGENCIA.CONSISTENTE EN 2TONELES DE SHELLRÍMULA 40 aQ6,997.50 C/U; 2TONELES DE SHELLRÍMULA 30 aQ6,997.50 C/U Y 2TONELES DE SHELL

42,976.00 T O N E LACEITES H E L LRIMULA 40N O S EOBTUVOPRECIO,T O N E LACEITES H E L LRIMULA 30 aQ5,432.00 C/U, TONEL

35,131.00 7,845.00

HELIX 15 W 40 AQ7,493.00 C/U.SEGÚN FACTURASNo. 962, 958 Y 960.

ACEITES H E L LHELIX 15 W4 0 aQ5,136.00C/U.

1871 25/09/2015 LUBRICENTRO GT 40COMPRA DE ACEITESY LUBRICANTESPARA LAS UNIDADESDE EMERGENCIA.CONSISTENTE EN 2TONELES DE SHELRÍMULA 50 AQ7,490.00 C/U, 2TONELES DE SHELLATF HIDRÁULICO aQ6,996.50 C/U Y 2TONELES DE SHEL HELIX 15 W 40 AQ7,493.50 C/U Y.SEGÚN FACTURASSERIE A-2 No. 951,953 Y 956

43,960.00 T O N E LACEITES H E L LRIMULA 50 aQ5,432.00 C/U, TONELACEITESHELL ATFHIDRÁULICOa Q5,712.00C / U YT O N E LACEITES H E L LHELIX 15 W4 0 aQ5,136.00C/U.

32,560.00 11,400.00

1966 15/10/2015 LUBRICENTRO GT 40COMPRA DE ACEITESY LUBRICANTESPARA LAS UNIDADESDE EMERGENCIA.CONSISTENTE EN 2TONELES DE SHEL HELIX 15 W 40 AQ7,490.00 C/U, 2TONELES DE SHELLATF HIDRÁULICO aQ6,995.00 C/U Y 2TONELES DE SHELRÍMULA 50 AQ7,497.50 C/U.SEGÚN FACTURASSERIE A-2 No. 965,967 Y 969.

43,965.00 T O N E LACEITES H E L LHELIX 15 W4 0 aQ5,136.00C/U, TONELACEITESHELL ATFHIDRÁULICOa Q5,712.00C / U YT O N E LACEITES H E L LRIMULA 50 aQ5,432.00 C/U

32,560.00 11,405.00

2087 27/10/2015 LUBRICENTRO GT 40COMPRA DE ACEITESY LUBRICANTES

43,826.00 T O N E LACEITES H E L L

36,666.00 7,160.00

PARA LAS UNIDADESDE EMERGENCIA.CONSISTENTE EN 2TONELES DE SHEL HELIX 15 W 40 AQ7,480.00 C/U, 2TONELES DE SHELLRIMULA 40 aQ.7,485.00 C/U y 2TONELES DE SHELLATF HIDRÁULICO aQ6,948.00 C/U.SEGÚN FACTURAS SERIE A-2 No. 971,973 y 975.

HELIX 15 W4 0 aQ5,136.00C/U, TONELACEITES H E L LRIMULA 40N O S EOBTUVOPRECIO YT O N E LACEITESHELL ATFHIDRÁULICOa Q5,712.00C/U.

2181 11/11/2015 LUBRICENTRO GT 40COMPRA DE ACEITESY LUBRICANTESPARA LAS UNIDADESDE EMERGENCIA.CONSISTENTE EN 2TONELES DE SHELRÍMULA 50 AQ7,493.50 C/U, 2TONELES DE SHEL HELIX 15 W 40 AQ7,416.50 C/U Y 2TONELES DE SHELLATF HIDRÁULICO aQ6,955 C/U, . SEGÚNFACTURAS SERIE A-2No. 978, 980 Y 982.

43,730.00 T O N E LACEITES H E L LRIMULA 50 aQ5,432.00 C/U, TONELACEITES H E L LHELIX 15 W4 0 aQ5,136.00C / U YT O N E LACEITESHELL ATFHIDRÁULICOa Q5,712.00C/U.

32,560.00 11,170.00

2189 11/11/2015 LUBRICENTRO GT 40COMPRA DE ACEITES YLUBRICANTES PARALAS UNIDADES DEEMERGENCIA.CONSISTENTE EN 2TONELES DE SHELLRÍMULA 40 a Q7,475.00C/U, 2 TONELES DESHEL HELIX 15 W 40 AQ6,945.00 C/U y 2TONELES DE SHELLATF HIDRÁULICO a

43,816.00 T O N E LACEITES H E L LRIMULA 40 NOSE OBTUVOPRECIO,T O N E LACEITESHELL ATFHIDRÁULICOa Q5,712.00C/U y TONELACEITE

36,646.00 7,170.00

Q7,488.00 C/U. SEGÚNFACTURAS No. 984, 986Y 988.

SHELL HELIX15 W 40 aQ5,136.00 C/U.



32,560.00 11,348.00

2496 09/12/2015 LUBRICENTRO GT 40COMPRA DE ACEITES YLUBRICANTES PARALAS UNIDADES DEEMERGENCIA.CONSISTENTE EN 2TONELES DE SHELLRÍMULA 30 a Q7,144.50C/U, 2 TONELES DESHEL HELIX 15 W 40 AQ7,248.00 C/U y 2TONELES DESHELLRÍMULA 50 a Q6,997.50C/U. SEGÚN FACTURASNo. 997, 995 y 999.

42,780.00 T O N E LACEITES H E L LRIMULA 30 aQ5,432.00 C/U, TONELACEITESHELL HELIX15 W 40 aQ5,136.00 C/U,T O N E LACEITES H E L LRIMULA 50 aQ5,432.00 C/U.

32,000.00 10,780.00

2608 15/12/2015 LUBRICENTRO GT 40COMPRA DE ACEITES YLUBRICANTES PARALAS UNIDADES DEEMERGENCIA. CONSISTENTE EN 2TONELES DE SHEL HELIX 15 W 40 AQ7,478.50 C/U y 2TONELES DESHELLRÍMULA 50 a Q7,491.50C/U. SEGÚN FACTURASSerie B No. 00002 y00005.

29,940.00 T O N E LACEITESHELL HELIX15 W 40 aQ5,136.00 C/U,T O N E LACEITES H E L LRIMULA 50 aQ5,432.00 C/U.

21,136.00 8,804.00

TOTALES 1,098,532.00 825,223.00 273,309.00

(*) Precio según cotización de Distribuidora San Jerónimo S.A. de fecha 08/02/2016 y cotización de Almacén

“La Mazateca”, S.A., de fecha 18/02/2016.

Provecho propio y/o de familiar, incumplimiento de deberes y menoscabo alpatrimonio del Estado.(Hallazgo de Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables No.4, ÁreaFinanciera). En el programa 11 Servicios de Emergencia, el Cuerpo Voluntario de Bomberosde Guatemala, llevó a cabo la compra de una máquina para soldar AC y DC bajoel renglón presupuestario 298 Accesorios y Repuestos en General, según CUR degasto No. 56 de fecha 16 de febrero de 2015, a la empresa Fricciones y ClutchesCEFRIC, según factura No. 150000067497 de fecha 12/01/2015, por valor deQ8,249.99, estableciéndose que la máquina no se registró en el libro de inventarioy por ende no cuenta con tarjeta de responsabilidad.

Riesgo de pérdida de activos, al no estar registrados en el inventario y carecer detarjeta de responsabilidad.(Hallazgo de Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables No.8, ÁreaFinanciera). En el Cuerpo Voluntario de Bomberos de Guatemala, se estableció que en lacuenta 1230 del Balance General denominada Propiedad, Planta y Equipo, que al31 de diciembre de 2015 no han efectuado la disminución periódica en conceptode depreciaciones de los activos fijos de la Institución.

El monto de las cuentas de activo fijo afectas a depreciaciones presentadas en elBalance General, no son razonables.(Hallazgo de Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables No.15, ÁreaFinanciera). Al verificar el informe del inventario general que al 31 de diciembre de 2015 tieneel Cuerpo Voluntario de Bomberos de Guatemala, se determinó que en elformulario FIN-01 Formulario Resumen de Inventario presentado a la Dirección deBienes del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas, se reportan valores que nocoinciden con las reflejadas en los saldos de la cuenta 1230 Propiedad, Planta yEquipo del Balance General, de la forma siguiente:

No. Cuenta Descripción

Saldo S/CuentaBalance General

al 31/12/2015(expresado en

quetzales)

SaldoS/Resumen deInventario al31/12/2015

(expresado enquetzales)

Diferencia(expresado en

quetzales)1230 Propiedad y Planta y Equipo

1231 Propiedad y Planta en Operación 75,558,555.89 73,835,488.92 1,723,066.97

1232 Maquinaria y Equipo 67,674,707.92 80,573,122.22 -12,898,414.30

1237 Otros Activos 12,235,297.87 10,501,143.60 1,734,154.27 155,468,561.68 164,909,754.74

El saldo de la cuenta 1230 Propiedad, Planta y Equipo del Balance General, nopresenta información razonable.(Hallazgo de Control Interno No.1, Área Financiera). En la cuenta contable 1112 Bancos del Balance General, que el Cuerpo Voluntariode Bomberos de Guatemala, tiene aperturada dentro del Sistema de ContabilidadIntegrada Gubernamental -SICOIN- Descentralizadas, se estableció que al 31 dediciembre de 2015 presenta un saldo de Q13,560,057.58 y el saldo que presentala cuenta monetaria número 3033367227 aperturada en el Banco de DesarrolloRural -BANRURAL- y registrada en el Libro de Bancos autorizado por laContraloría General de Cuentas con registro número 056527, presenta un saldo ala misma fecha de Q13,416,757.81, existiendo una diferencia de Q143,299.77.

El saldo de la cuenta 1112 Bancos presentada en los Estados Financieros al 31 dediciembre de 2015, no presenta la información de forma razonable.(Hallazgo de Control Interno No.2, Área Financiera). En nuestra opinión, excepto por el efecto de lo mencionado en el (los) párrafo (s)precedente (s), los estados financieros arriba mencionados presentanrazonablemente, respecto de todo lo importante, la posición financiera de (la) (del)Cuerpo Voluntario de Bomberos de Guatemala -CVB-, al 31 de diciembre de 2015,y los resultados de sus operaciones, para el año que terminó en esa fecha, deacuerdo con Principios Presupuestarios y Normas Internacionales de Contabilidad.

Guatemala, 26 de mayo de 2016

Licda. Sonia Rubidia Rivera Pedroza

Coordinador Gubernamental




Estados Financieros

1.

2. 3.

INFORME RELACIONADO CON EL CONTROL INTERNO

LicenciadoCésar Augusto González ArroyoComandante Primer Jefe, Presidente del Directorio NacionalCuerpo Voluntario de Bomberos de Guatemala -CVB-Su despacho En la planeación y ejecución de nuestra auditoría del balance general a (el) (la)Cuerpo Voluntario de Bomberos de Guatemala -CVB- al 31 de diciembre de 2015,y los estados relacionados de resultados y de liquidación del presupuesto deingresos y egresos, por el año que terminó en esa fecha, evaluamos la estructurade control interno, para determinar nuestros procedimientos de auditoría con elpropósito de emitir una opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros yno para proporcionar seguridad del funcionamiento de la estructura de controlinterno. Sin embargo, notamos ciertos asuntos en relación a su funcionamiento,que consideramos deben ser incluidos en este informe para estar de acuerdo conlas Normas Internacionales de Auditoría y Normas de Auditoría del SectorGubernamental. Los asuntos que nos llaman la atención y que están relacionados con deficienciasen el diseño y operación de la estructura de control interno, que podrían afectarnegativamente la capacidad de la entidad para registrar, procesar, resumir yreportar información financiera uniforme con las aseveraciones de laAdministración de ese estado, son los siguientes: Área Financiera

Diferencias entre cuentas de activo de los Estados Financieros y el informetrasladado al Ministerio de FinanzasDiferencia del saldo entre libro de bancos y la cuenta bancos en el SICOINFalta de separación de funciones incompatibles


ÁREA FINANCIERA

Licda. SONIA RUBIDIA RIVERA PEDROZA


Licda. THELMA JEANNETTE ROMERO MARROQUIN DE VALIENTE

Supervisor Gubernamental




Hallazgos relacionados con Control Interno Área Financiera Hallazgo No. 1 Diferencias entre cuentas de activo de los Estados Financieros y el informetrasladado al Ministerio de Finanzas CondiciónAl verificar el informe del inventario general que al 31 de diciembre de 2015 tieneel Cuerpo Voluntario de Bomberos de Guatemala, se determinó que en elformulario FIN-01 Formulario Resumen de Inventario presentado a la Dirección deBienes del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas, se reportan valores que nocoinciden con las reflejadas en los saldos de la cuenta 1230 Propiedad, Planta yEquipo del Balance General, de la forma siguiente:

No. Cuenta Descripción

Saldo S/CuentaBalance General

al 31/12/2015(expresado en

quetzales)

SaldoS/Resumen deInventario al31/12/2015


Diferencia(expresado en

quetzales)1230 Propiedad y Planta y Equipo

1231 Propiedad y Planta en Operación 75,558,555.89 73,835,488.92 1,723,066.97

1232 Maquinaria y Equipo 67,674,707.92 80,573,122.22 -12,898,414.30

1237 Otros Activos 12,235,297.87 10,501,143.60 1,734,154.27 155,468,561.68 164,909,754.74

CriterioEl Acuerdo Número 09-03 emitido por el Jefe de la Contraloría General deCuentas, Normas Generales de Control Interno, norma 5.7 Conciliación de saldos,establece: “…Las unidades especializadas deben realizar las conciliaciones desaldos de acuerdo a la normatividad emitida por la Dirección de Contabilidad delEstado y las autoridades superiores de cada entidad, quienes velarán, en surespectivo ámbito, porque se apliquen los procedimientos de conciliación desaldos de una manera técnica, adecuada y oportuna." CausaLa Contador Tesorero y la Encargada de Inventario, no han conciliado los saldosreflejados en el libro de inventarios con la cuenta de activo no corriente 1230Propiedad, Planta y Equipo del Balance General, ya que existe error desumatorias de años anteriores, mal traslado de información y donaciones enespecie no registradas en el SICOINDES.




EfectoEl saldo de la cuenta 1230 Propiedad, Planta y Equipo del Balance General, nopresenta información razonable. RecomendaciónEl Comandante Primer Jefe, Presidente del Directorio Nacional, debe girarinstrucciones a la Contador Tesorero y a la Encargada de Inventario, para queestablezcan las diferencias en la cuenta 1230 Propiedad, Planta y Equipoindicada. Comentario de los ResponsablesLa señora Telma Leticia de León Godínez, Contador Tesorero, no presentócomentarios ni pruebas de descargo sobre el presente hallazgo. En oficio número Ofc. 27/04/2016 de fecha 22 de abril de 2016, la señorita IngridGuisela Sabán Choc, Encargada de Inventario, manifiesta: "Se les informa que setrabajo con la conciliación de Inventario y Balance General, por lo que seidentificaron los siguientes errores: En el 2006 se ingreso la partida inicial en el sistema contable (SICOIN ). El dato trasladado a Contabilidad de parte de la persona que tenía a cargo llevar ellibro de inventarios en ese tiempo cometió errores de suma. En este mismo año el mobiliario de oficina y el equipo de computación estánunificados. Al momento que se transcribió la información al periodo 2007 ya se aparto elequipo de computación, pero no se realizo ningún ajuste donde se reflejara dichotraslado. En el 2007, 2008 y 2009 No se trasladaron las bajas realizadas y tampoco las donaciones recibidas aldepartamento contable para la realización del ajuste respectivo por lo que estos nose reflejan en el Balance General. A partir del año 2008 se empezó a realizar el inventario en hojas movibles por loque al momento del traslado de los rubros se obviaron los siguientes rubros:




Tierra y Terrenos el cual no está plasmado en las hojas movibles, el cual tiene untotal de Q. 1,007.00.Bicicletas el cual tiene un total de Q. 195.00Títulos de Paja de agua con un total de Q. 2,400.00.Líneas Telefónicas Q. 17,200.00. Debido a estos errores cometidos se tuvieron que buscar los documentos queamparaban las compras de estos años y así darle seguimiento a la partida inicial.Por lo que se concluyo el cuadre y se deben realizar ajustes por lo que los mismosse estarán realizando en cuanto sean revisados." Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo, para la Contador Tesorero, derivado que no presentócomentarios ni pruebas de descargo sobre el presente hallazgo, no obstante se lenotificó el contenido del mismo mediante oficio númeroCGC-DAEAD-AFP-CVB-090-2016 de fecha 15 de abril de 2016; asimismo, para laEncargada de Inventario, en virtud que según sus comentarios ya tiene detectadasvarios errores; sin embargo, no han coordinado el tiempo necesario con laContador Tesorero para realizar los ajustes correspondientes, a efecto que lossaldos sean conciliados. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 10, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesENCARGADA DE INVENTARIO INGRID GUISELA SABAN CHOC 626.50CONTADOR TESORERO TELMA LETICIA DE LEON GODINEZ 1,302.00Total Q. 1,928.50

Hallazgo No. 2 Diferencia del saldo entre libro de bancos y la cuenta bancos en el SICOIN CondiciónEn la cuenta contable 1112 Bancos del Balance General, que el Cuerpo Voluntariode Bomberos de Guatemala, tiene aperturada dentro del Sistema de ContabilidadIntegrada Gubernamental -SICOIN- Descentralizadas, se estableció que al 31 dediciembre de 2015 presenta un saldo de Q13,560,057.58 y el saldo que presentala cuenta monetaria número 3033367227 aperturada en el Banco de Desarrollo




Rural -BANRURAL- y registrada en el Libro de Bancos autorizado por laContraloría General de Cuentas con registro número 056527, presenta un saldo ala misma fecha de Q13,416,757.81, existiendo una diferencia de Q143,299.77. CriterioEl Acuerdo Número 09-03 emitido por el Jefe de la Contraloría General deCuentas, Normas Generales de Control Interno, norma 5.7 Conciliación de saldos,establece: “…Las unidades especializadas deben realizar las conciliaciones desaldos de acuerdo a la normatividad emitida por la Dirección de Contabilidad delEstado y las autoridades superiores de cada entidad, quienes velarán, en surespectivo ámbito, porque se apliquen los procedimientos de conciliación desaldos de una manera técnica, adecuada y oportuna." Norma 5.8 Análisis de lainformación procesada. “…Las unidades especializadas de cada ente público sonlas responsables de realizar el análisis financiero oportuno de toda la informaciónprocesada, así como la interpretación de los resultados para asegurar que lamisma es adecuada y que garantice que los reportes e informes que se generanperiódicamente sean confiables, para la toma de decisiones a nivel gerencial.” CausaLa Contador Tesorero, no ha realizado las regularizaciones correspondientes en elmódulo de Tesorería del Sistema de Contabilidad Integrada Gubernamental-SICOINDES-. EfectoEl saldo de la cuenta 1112 Bancos presentada en los Estados Financieros al 31 dediciembre de 2015, no presenta la información de forma razonable. RecomendaciónEl Comandante Primer Jefe, Presidente del Directorio Nacional, debe girarinstrucciones a la Contador Tesorero, para que proceda a revisar y analizar lainformación registrada en el SICOINDES y tomar las acciones correctivasadecuadas, a efecto se regularice el saldo de la cuenta 1112 Bancos. Comentario de los ResponsablesEn oficio número 57.04.2016 de fecha 22 de abril de 2016, la señora Telma Leticiade León Godínez, Contador Tesorero, manifiesta: "Se estableció que en la cuenta1112 de Bancos del Balance General de la institución en el sistema SICOINDescentralizadas, al 31/12/2015 presenta un saldo de Q. 13,560,057.58 y en lacuenta No. 3033367227 en el Banco de Desarrollo Banrural presenta un saldo al31/12/2015 de Q, 13,416,757.81, por lo que se estableció una diferencia deQ.143.299.77, razón por la que se procedió a realizar la verificación de laoperatoria para encontrar las diferencias que se dan por no ingresar un cheque




anulado, o bien que haya perdido su acción de cobro así mismo depósitosrealizados y no registrados en el libro de Bancos y no registrados en el SICOIN oviceversa llevando a cabo esta verificación se llego a establecer una diferencia deQ. 51,577.07 la cual aun se encuentra en proceso de su verificación para llegarexactamente a la integración del libro de Bancos y Caja fiscal o SICOIN, en elsaldo igual en el libro como en la cuenta 1112, en el sistema de contabilidadintegrada." Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo, para la Contador Tesorero, en virtud que en susargumentos indica que tiene conocimiento de la diferencia que existe entre lossaldos indicados en el presente hallazgo y que a la fecha en que presenta susargumentos aún se están verificando los registros, para establecer exactamente laintegración. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 10, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesCONTADOR TESORERO TELMA LETICIA DE LEON GODINEZ 1,302.00Total Q. 1,302.00

Hallazgo No. 3 Falta de separación de funciones incompatibles CondiciónEn el Cuerpo Voluntario de Bomberos de Guatemala, se determinó que no existeseparación de funciones en el área administrativa financiera, derivado que laContador Tesorero es quien ejerce las funciones de las jefaturas del Contabilidad,Tesorería y Presupuesto pues es la encargada de la revisión, operación y controlde los pagos, conciliaciones bancarias, presupuesto, autorización de cheques,solicitud de órdenes de compra y pago, aprobación de los Comprobantes Únicosde Registro -CUR- contables y presupuestarios; así mismo no existe una Seccióno Departamento de Compras, ya que en lo relacionado a la compra de repuestos ymateriales para reparación y mantenimiento de vehículos, es el Jefe de Talleres yMantenimiento quien realiza la mayoría de las compras y en lo que corresponde apapelería y útiles de escritorio, útiles de limpieza, tintas para impresoras, equipode oficina y otros, los realiza el Departamento de Bodega.




CriterioEl Acuerdo Número 09-03 emitido por el Jefe de la Contraloría General deCuentas, Normas Generales de Control Interno, norma 1.5 Separación deFunciones, establece: “Es responsabilidad de la máxima autoridad de cadaentidad pública, delimitar cuidadosamente, las funciones de las unidadesadministrativas y sus servidores. Una adecuada separación de funciones garantizaindependencia entre los procesos de: autorización, ejecución, registro, recepción,custodia de valores y bienes y el control de las operaciones. La separación defunciones tiene como objetivo evitar que una unidad administrativa o personaejerza el control total de una operación.” Norma 2.5 Separación de FuncionesIncompatibles, establece: “Cada entidad pública debe velar porque se limitencuidadosamente las funciones de las unidades y de sus servidores, de modo queexista independencia y separación entre funciones incompatibles. Losprocedimientos de registro, autorización y custodia son aplicables a todos losniveles de organización, independientemente de que las operaciones seanfinancieras, administrativas y operativas, de tal forma que cada puesto de trabajodebe tener claramente definido el campo de competencia.” CausaEl Comandante Primer Jefe, Presidente del Directorio Nacional, no ha realizadolas gestiones pertinentes para contratar los servicios del personal necesario en lasáreas administrativas y financieras y de esa forma efectuar la separación de lasfunciones en los diferentes procesos que realiza la entidad. EfectoProvoca falta de transparencia en los procesos administrativos y financieros de laInstitución. RecomendaciónEl Directorio Nacional del Benemérito Cuerpo Voluntario de Bomberos deGuatemala, debe girar instrucciones al Comandante Primer Jefe, Presidente delDirectorio Nacional, para que proceda a contratar al personal necesario, con lafinalidad de garantizar independencia en los procesos administrativos y financierosque se realizan, delimitando adecuadamente las funciones del personal que laboraen la entidad. Comentario de los ResponsablesEn oficio número OFC. 250/04/2016 de fecha 25 de abril de 2016, el señor CésarAugusto González Arroyo, Comandante Primer Jefe, Presidente del DirectorioNacional, manifiesta: "Por este medio me permito informar que el Manual deFunciones y Atribuciones al momento que se realizó fue con el ideal de contar conel personal administrativo suficiente para crear todos los departamento




administrativos contemplados en el mismo, sin embargo como es de suconocimiento esta institución depende de la ONSEC y la DTP del Ministerio deFinanzas Públicas para la autorización de plazas, y para que esto sea autorizadose necesitaba que dentro de nuestro presupuesto anual se estableciera de formafija el aumento, no obstante en años anteriores no se encontraba eco ante lasautoridades respectivas para contar con una reforma a nuestro presupuesto. Por lo anteriormente expuesto es que los departamentos están sobrecargados detrabajo, pero no existe duplicidad de funciones y es por este motivo que losdiferentes departamentos realizan sus compras ya que no existe un departamentode Planificación y Compras. Actualmente la Ley Orgánica de la Institución fue reformado el artículo 23 numeral1 en donde se cuenta con una asignación de Q60,000,000.00 para funcionamientoen donde se tiene planificado la creación de plazas tanto administrativas comooperativas, sin embargo, por parte de la Presidencia de la República medianteOficio Circular Número 1-2016 Normativas de Control y Contención del GastoPúblico para el Ejercicio Fiscal 2016 informa que no se podrán solicitar la creaciónde puestos nuevos, y es por este motivo que se solicitó una audiencia con elPresidente de la República para que se autorice a la institución la creación denuevas plazas." Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo, para el Comandante Primer Jefe, Presidente delDirectorio Nacional, derivado que en sus comentarios presentados confirma ladeficiencia descrita en la condición; asimismo, no ha aportado información derespaldo o documento donde haya gestionado plazas ante la Oficina Nacional delServicio Civil -ONSEC- y la Dirección Técnica del Presupuesto -DTP- yresoluciones de estos entes que imprueben o nieguen la creación de plazas.Además, las normas de Contención del Gasto emitidas por el PresidenteConstitucional de la República no son una limitante, ya que dentro del contenidode las mismas existe la excepción cuando las plazas se solicitan a raíz dehallazgos de la Contraloría General de Cuentas. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en

QuetzalesCOMANDANTE PRIMER JEFE, PRESIDENTE DEL DIRECTORIONACIONAL

CESAR AUGUSTO GONZALEZARROYO

331.00

Total Q. 331.00

1.

2. 3. 4.

INFORME RELACIONADO CON EL CUMPLIMIENTO DE LEYES Y

REGULACIONES APLICABLES

LicenciadoCésar Augusto González ArroyoComandante Primer Jefe, Presidente del Directorio NacionalCuerpo Voluntario de Bomberos de Guatemala -CVB-Su despacho Como parte de la aplicación de nuestros procedimientos de auditoría, para obtenerseguridad razonable acerca de si el balance general de Cuerpo Voluntario deBomberos de Guatemala -CVB- al 31 de diciembre de 2015, y los estadosrelacionados de resultados y de liquidación del presupuesto de ingresos yegresos, por el año terminado en esa fecha, están libres de representaciónerrónea de importancia, hemos hecho pruebas de cumplimiento de leyes yregulaciones aplicables. El cumplimiento con los términos de las leyes y regulaciones aplicables, esresponsabilidad de la Administración. Evaluamos el cumplimiento por parte dedicha Entidad. Sin embargo, nuestro objetivo no fue el de expresar una opiniónsobre el cumplimiento general con tales regulaciones. En consecuencia, noexpresamos tal opinión. Instancias materiales de incumplimiento son fallas en cumplir con los requisitos, oviolaciones a los términos de leyes y regulaciones aplicables, que nos llevan aconcluir que la acumulación de las distorsiones resultantes, es importante enrelación con los estados financieros. Los resultados de nuestras pruebas decumplimiento revelaron las siguientes instancias de incumplimiento.

Área Financiera

Emisión extemporánea de la Constancia de Disponiblidad Presupuestaria-CDP-Aplicación incorrecta de renglón presupuestarioInconsistencias en etapas presupuestariasIncumplimiento a normas de transparencia establecidas en la Ley de

4.

5. 6. 7. 8. 9.

10.

11. 12. 13. 14. 15. 16. 17.

Probidad y Responsabilidad de Funcionarios y Empleados PúblicosSuscripción de actas en hojas no autorizadasIncumplimiento en el plazo y entrega de informaciónFalta de anexos en publicación de GuatecomprasActivos fijos no registrados en Libro de InventarioFalta de registro de bienes fungiblesDonaciones en especie no informadas a la unidad especializada delMinisterio de Finanzas PúblicasIncumplimiento a la normativa aplicable a las donacionesDeficiencias en documentos de soporteDeficiente elaboración del plan anual de comprasPersonal permanente con más de una plazaActivos fijos no depreciadosFalta de control en el almacénIncumplimiento de Normas y Disposiciones Legales en la implementación deGuatenóminas

Guatemala, 23 de mayo de 2016ÁREA FINANCIERA

Licda. SONIA RUBIDIA RIVERA PEDROZA


Licda. THELMA JEANNETTE ROMERO MARROQUIN DE VALIENTE





Hallazgos relacionados con Cumplimiento a Leyes y RegulacionesAplicables Área Financiera Hallazgo No. 1 Emisión extemporánea de la Constancia de Disponiblidad Presupuestaria-CDP- CondiciónEn el programa 11 Servicios de Emergencia, renglón presupuestario 262Combustibles y Lubricantes y 325 Equipo de Transporte, el Cuerpo Voluntario deBomberos de Guatemala, suscribió el Contrato administrativo de compraventa decombustible número 01-2015 con la empresa UNO Guatemala, SociedadAnónima, correspondiente al evento de licitación identificado con el Número deOperación Guatecompras -NOG- 3718700 por valor de Q5,797,500.00 y elContrato administrativo de compraventa de vehículos Número 02-2015 con laempresa Cofiño Stahl y Compañía, Sociedad Anónima, correspondiente al eventode licitación identificado con el Número de Operación Guatecompras -NOG-3919757 por valor de Q2,857,739.08; estableciéndose que las constancias dedisponibilidad presupuestaria -CDP-, se emitieron extemporáneamente, derivadoque el contrato 01-2015 se suscribió el 18/03/2015 y la constancia se generó el28/04/2015; el contrato 02-2015 se suscribió el 22/06/2015 y la constancia segeneró el 02/07/2015. CriterioEl Decreto Número 9-2014, Reformas al Decreto 101-97 Ley Orgánica delPresupuesto, ambos del Congreso de la República de Guatemala, artículo 1.Constancias de disponibilidad presupuestaria y financiera, establece: "Previo asuscribir contratos para la adquisición de bienes o la prestación de servicios en losrenglones enlistados en el párrafo siguiente, las Unidades de AdministraciónFinanciera de las instituciones públicas deberán emitir la Constancia deDisponibilidad Presupuestaria (CDP) con el fin de asegurar la existencia decréditos presupuestarios a efecto de que cada entidad cumpla con suscompromisos frente a terceros. Conforme al Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público deGuatemala, las Constancias de Disponibilidad Presupuestaria (CDP), se deberánemitir en los casos siguientes: Los subgrupos 21, 22, 23, 25, 26, 27, 28 y 29 delGrupo de Gasto 2. Grupo de Gasto 3, Propiedad, Planta, Equipo e Intangibles,dentro de los cuales se incluyen: Renglón 331 Construcción de bienes nacionales




de uso común. Renglón 332 Construcción de bienes nacionales de uso no común.Renglón 325 Equipo de transportes. Renglón 328 Equipo de cómputo.” CausaEl Comandante Primer Jefe, Presidente del Directorio Nacional, suscribió loscontratos sin que existieran las Constancias de Disponibilidad Presupuestaria-CDP-. EfectoRiesgo de no contar con disponibilidad presupuestaria para cumplir con loscompromisos frente a terceros. RecomendaciónEl Directorio Nacional, debe girar instrucciones al Comandante Primer Jefe,Presidente del Directorio Nacional, para que previo a la celebración de contratosderivado de los eventos de cotización y/o licitación, se solicite la Constancia deDisponibilidad Presupuestaria. Comentario de los ResponsablesEn oficio número OFC. 250/04/2016 de fecha 25 de abril de 2016, el señor CésarAugusto González Arroyo, Comandante Primer Jefe, Presidente del DirectorioNacional, manifiesta: "En relación a oficio CGC-DAEAD-AFP-CVB-089-2016recibido el 18 de abril del presente año, en donde se informa que como resultadode la auditoría informa sobre los Hallazgos relacionados al Cumplimiento de Leyesy Regulaciones y al Control Interno, por lo que me permito informar losiguiente: En cuanto al evento de Licitación Pública no.1-2015 Adquisición deCombustible a Granel Diesel, Gasolina Regular sin Plomo y en CuponesCanjeables fue auditado por la Licenciada Jenny Esther Valenzuela Pérez, quiensolicitó la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria, ya que llevó a cabo elExamen Especial de Auditoría a Contrataciones del Estado al Proceso deLicitación. Así mismo se informa que en el evento de Licitación Pública No.2-2015 se emitió después de haber firmado el contrato ya que el año pasado fue elprimer año que trabajamos con el CDP sin embargo, se emitió antes de laaprobación del contrato." Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo, para el Comandante Primer Jefe, Presidente delDirectorio Nacional, en virtud que los comentarios aportados no constituyenargumento suficiente para desvanecer el mismo, ya que la normativa es clara enindicar que las Constancias de Disponibilidad Presupuestaria -CDP- deben




emitirse antes de la suscripción de contratos, para la adquisición de bienes o laprestación de servicios, bajo los grupos, subgrupos y renglones presupuestariosindicados en la ley. Este hallazgo fue notificado con el número dos (2) y corresponde en el presenteinforme al número uno (1). Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 26, para: Cargo Nombre Valor en



1,324.00

Total Q. 1,324.00

Hallazgo No. 2 Aplicación incorrecta de renglón presupuestario CondiciónEn el programa 11 Servicios de Emergencia, en la revisión documental queampara los gastos de los renglones presupuestarios 171 Mantenimiento yreparación de edificios, 267 Tintes, Pinturas y Colorantes, 282 Productosmetalúrgicos no férricos y 298 Accesorios y Repuestos en General; el CuerpoVoluntario de Bomberos de Guatemala pagó la cantidad de Q221,584.87, por laadquisición de materiales, suministros, equipo y útiles de oficina y herramientasmenores, estableciéndose una aplicación incorrecta de las partidaspresupuestarias. La Compras se describen en el cuadro siguiente: CUR FECHA RENGLÓN

PRESUP.APLICADO

POR LAENTIDAD

DESCRIPCIÓN VALOR(Expresado

enquetzales)

VIDRIERÍA GAITÁN * POR COMPRA DE 3VENTANAS DE ALUMINIO, 1 VIDRIOREFLECTOR, 3 VIDRIOS POLARIZADOS, UNCUADRO DOBLE VIDRIO Y DOBLE MANO, 5CUADROS ESPECIALES, 4 RETROVISORES,12 CUADROS PARA DIPLOMAS Y 1 CHAPA




77 17/02/2015 171

PARA VIDRIO. PARA REPARACIÓN DE VARIASESTACIONES Y ACTIVIDADES DE LAINSTITUCIÓN 13,305.00

293 10/03/2015 171

VIDRIERÍA GAITÁN * POR COMPRA DE 6CUADROS DOBLES CON DOBLE MARCO YDOBLE VIDRIO MOLDURA 0-17055, 1 FORROINTERIOR, 2 VENTANALES DE ALUMINIO, 1FORRO DE ALUMINIO EXTERIOR CONÁNGULOS DE 2” X 3/16 PARA REPARACIÓNDE VARIAS ESTACIONES Y ACTIVIDADES DELA INSTITUCIÓN. 12,600.00

513 13/04/2015 171

GALICOSA * POR COMPRA DE 300 SACOS DECEMENTO, 100 SACOS DE CAL HORCALSA,200 LBS. DE ALAMBRE DE AMARRE Y 32QUINTALES DE HIERRO DE 3/8 PARAMANTENIMIENTO Y REPARACIÓN DE LAESTACIÓN DE LA 94A. CIA. CON SEDE EN LAESPERANZA, QUETZALTENANGO. 37,401.00

552 17/04/2015 171

CONSTRUCTORA INARS * POR COMPRA DEMATERIALES DE CONSTRUCCIÓN PARATRABAJOS DE REPARACIÓN EN LA 7A. CIA.UBICADA EN PUERTO BARRIOS, IZABAL 20,700.00

604 24/04/2015 171

ACORSA * POR MATERIALES PARAMANTENIMIENTO Y REPARACIÓN DEEDIFICIOS DE LAS DIFERENTES COMPAÑÍASDE LA INSTITUCIÓN 56,308.00

760 07/05/2015 171

DISTRIBUIDORA GLOBAL EL FORMÓN * PORCOMPRA DE 175 QUINTALES DE CEMENTOUGC, 3,500 BLOCK 15X20X40 Y 1 ROLLOPOLIDUCTO 3/4. PARA REMODELACIÓN DEUN CUARTO DE LA 83A. CÍA. CON SEDE ENNUEVA CONCEPCIÓN, ESCUINTLA. 24,484.25

1047 15/06/2015 171

VIDRIERÍA GAITAN *POR COMPRA DE 3RETROVISORES, 12 CUADROS DOBLES CONMOLDURA FINA, 3 PALETAS AZULES, 6 MTS.DE ALUMINIO ANGULAR A/N DE 2”. PARAREPARACIÓN DE VARIAS ESTACIONES YACTIVIDADES DE LA INSTITUCIÓN 11,570.00

1381 20/07/2015 171

VIDRIERÍA GAITAN *POR COMPRA DE 2CUADROS CON MOLDURA 100 -000 R.P, 1RETROVISOR, 6 CUADROS DOBLES CONMOLDURA 017055 Y DOBLE VIDRIO, 2VENTANAS DE ALUMINIO. 10,225.00

1667 20/08/2015 171

VIDRIERÍA GAITAN * POR COMPRA DE 10TUBOS DE SILICONE, 2 CUADROS R.P, 20VIDRIOS DE 5 mm PARA TANQUES DEOXÍGENO, 1 RETROVISOR. VIDRIOS PARAREPARACIÓN DE VARIAS ESTACIONES DE LAINSTITUCIÓN 11,725.00

56 16/02/2015 298 CEFRIC, *1 MÁQUINA PARA SOLDAR AC y DC. 8,249.9966 17/02/2015 298 1 PULIDORA 2,130.00




441 26/03/2015 298 1 PULIDORA 41/2 937.51441 26/03/2015 298 1 BARRENO 592.51441 26/03/2015 298 1 LAGARTO 2 TONELADAS 2,030.62445 26/03/2015 298 1 JUEGO DE LLAVES TORX 59.99

604 24/04/2015 2821 MANGUERA REFORZADA DE 3/4 X 100 PIESDE LARGO 350.00

604 24/04/2015 282 1 REMACHADORA PROFESIONAL DE 18" 1,725.00604 24/04/2015 282 1 MÁQUINA MULTICORTE DE 5" 1,975.00604 24/04/2015 282 1 PULIDORA DE 4 1/2 MARCA MILWAUKEE 950.00

604 24/04/2015 2822 CARETAS PARA PULIR MARCA TRUPER AQ155.00 C/U 310.00

604 24/04/2015 282 1 CINTA MÉTRICA DE 5 MTS. MARCA TRUPER 58.00

604 24/04/2015 2821 MANGUERA DE 100 X 1/2 Y UNA PISTOLAPARA MANGUERA MARCA TRUPER 288.00

2303 13/11/2015 267 2 LICENCIA DE ANTIVIRUS 225.002303 13/11/2015 267 1 MEMORIA USB KINGSTON DE 8G 70.002303 13/11/2015 267 1 MOUSE INALÁMBRICO LOGITECH M165 175.002303 13/11/2015 267 1 MEMORIA USB KINGSTON DE 32G 160.002303 13/11/2015 267 1 IMPRESORA IP2700 CON SISTEMA 625.002303 13/11/2015 267 1 MOUSE KLIP STREME SHADOW USB 55.002303 13/11/2015 267 1 MEMORIA USB KINGSTON DE 16G. 90.00

2674 16/12/2015 2674 LICENCIAS DE ANTIVIRUS ESET NOD32POR 1 AÑO A Q225.00 C/U 900.00

2674 16/12/2015 267 1 MOUSE KMO-11 USB 65.002674 16/12/2015 267 1 MEMORIA USB DE 16G 65.002674 16/12/2015 267 2 MEMORIA USB DE 32G A Q140.00 C/U 280.002674 16/12/2015 267 1 MEMORIA USB DE 64G 225.002674 16/12/2015 267 1 IMPRESORA CANON IP2810 200.002674 16/12/2015 267 1 IMPRESORA CANON IP2700 400.002674 16/12/2015 267 1 TECLADO USB KLLIP STREME 050S 75.00TOTAL 221,584.87

CriterioEl Decreto Número 101-97, del Congreso de la República, Ley Orgánica delPresupuesto, artículo 13, Naturaleza y Destino de los Egresos, establece: “Losgrupos de gastos contenidos en los presupuestos de egresos del Estado,expresan la especie o naturaleza de los bienes y servicios que se adquieren…” El Acuerdo Ministerial Número 291-2012 del Ministerio de Finanzas Públicas, queaprueba las actualizaciones del Manual de Clasificaciones Presupuestarias para elSector Público de Guatemala, Grupo 2: Materiales y Suministros, renglónpresupuestario 274 Cemento, establece: "Gastos por compra de cemento portland,natural y otros para albañilería." Renglón presupuestario 275 Productos decemento, pómez, asbesto y yeso, establece: "Gastos por compra de tubos,mosaicos, baldosas, bloques, paredes de yeso, postes de concreto, cajas, etc."




Renglón presupuestario 284 Estructuras metálicas acabadas, establece: "Gastospor compra de piezas estructurales acabadas, como puertas, ventanas, persianas,celosías manufacturadas de hierro, acero, aluminio, láminas para techos, etc."

presupuestario 285, establece: "Gastos por concepto de ...cascos.. yRenglón afines etc." Renglón presupuestario 286 Herramientas menores, establece:"Gastos por compra de ...martillos, serruchos, llaves inglesas, taladros... y diversasherramientas usadas en mecánica..." Renglón presupuestario 291 Útiles deoficina, establece: "...Incluye la compra de material no inventariable (fungible) parael normal funcionamiento de equipos informáticos o de cómputo, ofimáticas,transmisión y otros, tales como disquetes, ... dispositivos portátiles dealmacenamiento masivo externos (tales como memorias para puertos USB -porsus siglas en inglés- ), dispositivos inalámbricos de acceso a redes informáticas(intranet, internet o ambas)." Renglón presupuestario 328 Equipo de cómputo,establece: "Gastos por concepto de compra de equipo de cómputo, unidadescomplementarias y periféricas, tales como UPS, lectoras de cinta,impresoras...etc." CausaLa Contador Tesorero, no aplicó correctamente los renglones presupuestarios,conforme a la naturaleza de los materiales, suministros y equipo menor queadquirió la Institución. EfectoEjecución presupuestaria que no refleja el gasto real. RecomendaciónEl Comandante Primer Jefe, Presidente del Directorio Nacional, debe girar susinstrucciones a la Contador Tesorero, con el fin que los gastos que realiza laentidad, sean clasificados de acuerdo a la naturaleza que especifica cada renglónpresupuestario. Comentario de los ResponsablesEn oficio número 57.04.2016 de fecha 22 de abril de 2016, la señora Telma Leticiade León Godínez, Contador Tesorero, manifiesta: "En respuesta al Hallazgo No. 3de aplicación incorrecta del renglon presupuestario de las que se hace menciónen el oficio No. 090/2016, en lo que respecta a los meses de noviembre ydiciembre 2015, debido a que los renglones se encontraban escasos de saldo sebusco la ubicación en renglones afines sin embargo no los asignados al grupopara hacer una modificación presupuestaria, que por un error involuntario se utilizóen renglones equivocados."




Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo, para la Contador Tesorero, derivado que el comentariopresentado por la responsable confirma la deficiencia establecida en la condición,deficiencia que fue realizada durante varios meses del ejercicio fiscal como sepuede observar en el cuadro que describe los gastos y no solo en los meses denoviembre y diciembre como lo indica la Contador Tesorero. Este hallazgo fue notificado con el número tres (3) y corresponde en el presenteinforme al número dos (2). Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 9, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesCONTADOR TESORERO TELMA LETICIA DE LEON GODINEZ 651.00Total Q. 651.00

Hallazgo No. 3 Inconsistencias en etapas presupuestarias CondiciónEn el programa 11 Servicios de Emergencia, renglón presupuestario 325 Equipode Transporte, el Cuerpo Voluntario de Bomberos de Guatemala llevó a cabo elevento de licitación pública número 02-2015 para la adquisición de equipo detransporte, identificado con el Número de Operación Guatecompras -NOG-3919757 por valor de Q2,857,739.08, estableciéndose mediante CUR de gastonúmero 1,502 de fecha 10/08/2015 y reporte del SICOINDES R00804109.rptgenerado el 16/10/2015 que el gasto aparece como devengado y pagado; sinembargo, los vehículos no se habían recibido y el cheque de pago se encontrababajo custodia de la Contador Tesorero. Según términos contractuales, el pago seefectuaría cuando los vehículos fueran recibidos por la junta receptora nombradapor la entidad compradora. CriterioEl Decreto número 101-97 del Congreso de la República, Ley Orgánica delPresupuesto, Artículo 14 Base contable del presupuesto, establece: “Lospresupuestos de ingresos y de egresos deberán formularse y ejecutarse utilizandoel momento del devengado de las transacciones como base contable.”. El Artículo16 Registros, establece: “Los organismos y las entidades regidas por esta leyestán obligadas a llevar los registros de la ejecución presupuestaria en la forma




que se establece en el reglamento y como mínimo deberán registrar: b) En materiade egresos, las etapas del compromiso, del devengado y del pago.” El Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 Reglamento de la Ley Orgánica delPresupuesto, artículo 17. Características del momento de registro, establece: Lasprincipales características y momentos de registro de la ejecución del presupuestode ingresos y egresos son los siguientes: …2.- Para la ejecución del presupuestode egresos: …b) Se considera devengado un gasto cuando queda afectadodefinitivamente el crédito presupuestario al cumplirse la condición que hagaexigible una deuda, con la recepción conforme de los bienes y servicios o aldisponerse el pago de aportes o subsidios; y, c) El pago extingue la obligaciónexigible mediante la entrega de una suma de dinero al acreedor o beneficiario. Elregistro del pago se efectuará en la fecha en que se emitió el cheque, se formalicela transferencia de fondos a la cuenta del acreedor o beneficiario o se materialicepor la entrega de efectivo o de otros valores." El Contrato Administrativo de Compraventa de Vehículos Número cero dos guióndos mil quince (02-2015), aprobado mediante Acuerdo No. 90/07/2015 delDirectorio Nacional del Benemérito Cuerpo Voluntario de Bomberos deGuatemala, Cláusula QUINTA. Precio y forma de pago, establece: "...el precioofertado de los dieciséis (16) vehículos es de dos millones ochocientos cincuentay siete mil setecientos treinta y nueve quetzales con ocho centavos(Q2,857,739.08) y será cancelado mediante un solo pago total contra entrega dedichos vehículos, después de haber sido recibidos por la Junta Receptora delBenemérito Cuerpo Voluntario de Bomberos de Guatemala a entera satisfacción ycon las garantías de ley...". CausaLa Contador Tesorero efectuó registros presupuestarios en el SICOINDES sin quese hayan cumplido los plazos establecido en las normas. EfectoIncongruencia entre la ejecución presupuestaria y el saldo de la cuenta de Activo1112 Bancos. RecomendaciónEl Comandante Primer Jefe, Presidente del Directorio Nacional, debe girarinstrucciones a la Contador Tesorero, para que cumplan con las normaspresupuestarias y de esa manera llevar un registro adecuado y oportuno de lastransacciones.




Comentario de los ResponsablesEn oficio número 57.04.2016 de fecha 22 de abril de 2016, la señora Telma Leticiade León Godínez, Contador Tesorero, manifiesta: "En el Programa 11 servicios deEmergencia, renglon presupuestaria 325, Equipo de Transportes, fuente 29 fondospropios de la Institución se establece que los vehículos adquiridos por medio deLicitación No. 2 y recibidos 8 vehículos el 28 de septiembre del 2015, en fecha6/11/2015 se recibieron 8 vehículos mas haciendo un total de 16 vehículos loscuales fueron cancelados a la empresa Cofiño Sthall con cheque No. 00019491, elcual fue emitido en fecha 10 de agosto 2015, el mismo no fue firmado ni entregadohasta la fecha en que se indica en el acta que se recibieron los últimos vehículos ycobrado hasta en su momento. Se procedió en su momento a realizar el devengando y el proceso de la orden depago debido a la inconsistencia del traslado de los aportes de dinero por elMinisterio de Finanzas Públicas, porque aunque los fondos son de la fuente 29 defondos propios igualmente los administra y traslada el Ministerio de FinanzasPúblicas, razón por la cual se procedió a descargar el cheque debido a la situaciónde riesgo que se vivía en el país y el proceso de elecciones, y por lo mismo de norecibir los fondos y caer en incumplimiento y además no recibir los vehículos queson tan necesarios y útiles para la situación." Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo, para la Contador Tesorero, derivado que los comentariospresentados no desvanecen el mismo, toda vez que al emitir las Constancias deDisponibilidad Financiera (CDF) automáticamente se respalda la distribución quecada entidad pública hace de los recursos que le son asignados por el Comité deProgramación de la Ejecución Presupuestaria y aseguran la existencia de cuotafinanciera suficiente para cubrir los compromisos asumidos en los renglones enque es necesaria la emisión de la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria(CDP), la cual en este caso ya se había emitido, porque como la normativa loestablece, no se pueden adquirir compromisos sin contar con la disponibilidadfinanciera y presupuestaria. Este hallazgo fue notificado con el número cuatro (4) y corresponde en el presenteinforme al número tres (3). Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 26, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesCONTADOR TESORERO TELMA LETICIA DE LEON GODINEZ 2,604.00Total Q. 2,604.00




Hallazgo No. 4 Incumplimiento a normas de transparencia establecidas en la Ley deProbidad y Responsabilidad de Funcionarios y Empleados Públicos CondiciónEn el programa 11 Servicios de Emergencia, renglón presupuestario 262Combustibles y Lubricantes, se estableció que el Cuerpo Voluntario de Bomberosde Guatemala realizó compras de lubricantes a la empresa denominadaLubricantes GT 40 durante el año 2015 por valor de Un millón noventa y ocho milquinientos treinta y dos quetzales exactos (Q1,098,532.00) mediante la modalidadde compra directa y a precios sobrevalorados. Según datos suministrados por elRegistro Mercantil y la Superintendencia de Administración Tributaria -SAT-, laempresa está a nombre de la Señora Gabriela Virginia Figueroa Dávila yCopropiedad, identificada con el Número de Identificación Tributaria -NIT-4305008-5, donde aparece como segundo propietario el Señor Luis Diego Salesde León, siendo este último, hijo de la señora Telma Leticia de León Godínez,quien ocupa el cargo de Contador Tesorero del Cuerpo Voluntario de Bomberosde Guatemala. Según certificaciones de nacimiento del Registro Nacional de lasPersonas -RENAP- el Señor Luis Diego Sales de León se encuentra registrado enla partida 9251, folio 126 del libro 22-A del Registro Civil del Municipio deGuatemala, Departamento de Guatemala y la Señora Telma Leticia de LeónGodínez se encuentra registrada en la partida 1226, folio 283/284 del libro 75, delRegistro Civil de Escuintla, Departamento de Escuintla. Las compras a dicha empresa las vienen realizando desde el año 2,009 y segúnreporte del Sistema de Adquisiciones y Contrataciones del Estado de Guatemala,GUATECOMPRAS, la Institución le ha efectuado compras al 31 de diciembre de2015 por valor de nueve millones doscientos setenta y seis mil ciento cuarenta ytres quetzales exactos (Q9,276,143.00). Se determinó en los Estados de Cuenta y copias de cheques de la Cuenta deDepósitos Monetarios número 3033367227 a nombre del Cuerpo Voluntario deBomberos de Guatemala y aperturada en el Banco de DesarrolloRural -BANRURAL-, que algunos cheques de pago a la Empresa Lubricantes GT40, aparecen depositados a la Cuenta Bancaria de la propietaria Gabriela VirginiaFigueroa Dávila; dichos cheques son entregados por la Contador Tesorero alSeñor Raúl Arturo Chanquín Toc quien ocupa el cargo de Jefe de Talleres yMantenimiento del Cuerpo de Bomberos Voluntarios, según consta en formulariosgenerados por el SICOINDES denominado -SICOIN- SOPORTE DE PAGOS –




TN, que adjuntan como documentos de soporte dentro del CUR de gasto, dondeen la casilla DATOS DE AUTORIZACIÓN Y CONTROL DE PAGO, aparece lafirma del señor Chanquín Toc, quien recibe de conformidad. Se estableció que la Auxiliar de Bodega que tuvo a su cargo el Departamento deBodega por suplencia, durante todo el año 2015, derivado que el titular estuvosuspendido por el IGSS, colocó el sello de ingreso a almacén a las facturas delubricantes, sin embargo, según lo manifestado por dicha Auxiliar de Bodega, loslubricantes no ingresaron físicamente a bodega sino que estos los llevarondirectamente a Talleres y Mantenimiento. Así mismo se determinó que el Jefe detalleres no tiene implementado un control de ingreso, egreso y saldo delubricantes; por lo que no se pudo establecer el saldo de estos materiales, ni setiene la certeza que hayan ingresado; además, se determinó que por no existir unDepartamento de Compras y un Plan de Compras, es el Jefe de Talleres quienrealiza dichas compras sin realizar cotizaciones. De lo indicado en el presentepárrafo se dejó constancia en Acta número 27-2016 de fecha 17 de febrero de2016, registrada en el libro L2 28023 de la Dirección de Entidades Autónomas yDescentralizadas de la Contraloría General de Cuentas. Dentro de la Documentación de soporte que aparece adjunta a cada ComprobanteÚnico de Registro -CUR-, se encuentra una nota donde el Jefe de Talleres yMantenimiento solicita a César Augusto González Arroyo, Comandante PrimerJefe, el pago de los aceites y lubricantes; en tales notas aparece una firma y sellodonde el gasto es autorizado por el Comandante Primer Jefe y Presidente delDirectorio Nacional. A continuación se describen los CUR de gasto con el detalle de las comprasrealizadas durante el período fiscal 2015:

CURNo.

FECHA DESCRIPCION VALOR(cifras enquetzales)

PRECIOCOTIZADO

PORCOMISIÓN DE

AUDITORÍA (*)

TOTALPRECIO

COTIZADO(cifras enquetzales)

VALORPAGADODE MÁS(cifras enquetzales)

219 25/02/2015 LUBRICENTRO GT 40COMPRA DE ACEITES YLUBRICANTES PARALAS UNIDADES DEEMERGENCIA,CONSISTENTE EN 2TONELES DE SHELLRIMULA 50 a Q.7491.5OC/U; 2 TONELES DESHELL HELIX 15 W 40 AQ7,498.00 C/U y 2TONELES DE SHELL

44,968.00 T O N E LACEITES H E L LRIMULA 50 aQ5,432.00 C/U, TONELACEITESHELL HELIX15 W 40 aQ5,136.00 C/Uy TONELACEITE

32,560.00 12,408.00




ATF HIDRÁULICO aQ7,494.50. SEGÚNFACTURAS No. 869, 870Y 872.

SHELL ATFHIDRÁULICOa Q5,712.00C/U

221 25/02/2015 LUBRICENTRO GT 40COMPRA DE ACEITES YLUBRICANTES PARALAS UNIDADES DEEMERGENCIA. CONSISTENTE EN 2TONELES DE SHELLRIMULA 30 a Q.7493.5OC/U; 2 TONELES DESHELL RÍMULA 40 aQ7,495.00 C/U Y 2TONELES DE SHEL HELIX 15 W 40 AQ7,497.50 C/U. SEGÚNFACTURAS No. 873, 875Y 876.

44,972.00 T O N E LACEITES H E L LRIMULA 30 aQ5,432.00 C/U, TONELACEITES H E L LRIMULA 40 NOSE OBTUVOPRECIO,T O N E LACEITESHELL HELIX15 W 40 aQ5,136.00 C/U.

37,278.00 7,694.00

224 25/02/2015 LUBRICENTRO GT 40COMPRA DE ACEITES YLUBRICANTES PARALAS UNIDADES DEEMERGENCIA. CONSISTENTE EN 2TONELES DE SHELLRIMULA 30 a Q.7495.5OC/U; 2 TONELES DESHELL ATF HIDRÁULICOa Q7,495.00 C/U Y 2TONELES DE SHEL HELIX 15 W 40 AQ7,490.00 C/U. SEGÚNFACTURAS 882, 884 Y885


32,560.00 12,401.00

226 25/02/2015 LUBRICENTRO GT 40COMPRA DE ACEITES YLUBRICANTES PARALAS UNIDADES DEEMERGENCIA.CONSISTENTE EN 2TONELES DE SHELLATF HIDRÁULICO aQ7493.50 C/U, 2TONELES DE SHEL HELIX 15 W 40 AQ7,499.00 C/U Y 2TONELES DE SHELRÍMULA 50 A Q7,496.00C/U. SEGÚN FACTURAS878, 879 Y 881.

44,978.00 T O N E LACEITESHELL ATFHIDRÁULICOa Q5,712.00C/U, TONELACEITESHELL HELIX15 W 40 aQ5,136.00 C/UY TONELACEITES H E L LRIMULA 50 aQ5,432.00 C/U.

32,560.00 12,418.00

512 13/04/2015 LUBRICENTRO GT 40COMPRA DE ACEITES YLUBRICANTES PARALAS UNIDADES DEEMERGENCIA.

44,978.00 T O N E LACEITESHELL HELIX15 W 40 aQ5,136.00 C/U,

32,560.00 12,418.00




CONSISTENTE EN 2TONELES DE SHEL HELIX 15 W 40 AQ7,498.00 C/U, 2TONELES DE SHELLATF HIDRÁULICO aQ7496.50 C/U y 2TONELES DE SHELRÍMULA 50 A Q7,494.50C/U. SEGÚN FACTURAS888, 887 Y 890.

T O N E LACEITESHELL ATFHIDRÁULICOa Q5,712.00C/U, Y TONELACEITES H E L LRIMULA 50 aQ5,432.00 C/U.

521 13/04/2015 LUBRICENTRO GT 40COMPRA DE ACEITES YLUBRICANTES PARALAS UNIDADES DEEMERGENCIA.CONSISTENTE EN 2TONELES DE SHELLRIMULA 30 a Q.7496.0OC/U; 2 TONELES DESHELL HELIX 15 W 40 AQ7,499.00 C/U y 2TONELES DE SHELLRÍMULA 50 A Q7,497.50C/U. SEGÚN FACTURASNo. 891, 893 y 894.

44,985.00 T O N E LACEITES H E L LRIMULA 30 aQ5,432.00 C/U, TONELACEITESHELL HELIX15 W 40 aQ5,136.00 C/Uy TONELACEITES H E L LRIMULA 50 aQ5,432.00 C/U.

32,000.00 12,985.00

613 24/04/2015 LUBRICENTRO GT 40COMPRA DE ACEITES YLUBRICANTES PARALAS UNIDADES DEEMERGENCIA. CONSISTENTE EN 2TONELES DE SHEL HELIX 15 W 40 AQ7,495.00 C/U, 2TONELES DE SHELRÍMULA 50 A Q7,497.50C/U Y 2 TONELES DESHELL ATF HIDRÁULICOa Q7496.50 C/U. SEGÚNFACTURAS 896, 898 y900.

44,978.00 T O N E LACEITESHELL HELIX15 W 40 aQ5,136.00 C/U,T O N E LACEITES H E L LRIMULA 50 aQ5,432.00 C/Uy TONELACEITESHELL ATFHIDRÁULICOa Q5,712.00C/U.

32,560.00 12,418.00

623 24/04/2015 LUBRICENTRO GT 40COMPRA DE ACEITES YLUBRICANTES PARALAS UNIDADES DEEMERGENCIA.CONSISTENTE EN 2TONELES DE SHELLATF HIDRÁULICO aQ7,498.50 C/U; 2TONELES DE SHELLRÍMULA 40 a Q7,493.00C/U Y 2 TONELES DESHEL HELIX 15 W 40 A

44,981.00 T O N E LACEITESHELL ATFHIDRÁULICOa Q5,712.00C/U, TONELACEITES H E L LRIMULA 40 NOSE OBTUVOPRECIO yT O N E LACEITES H E L LRIMULA 30 a

37,274.00 7,707.00




Q7,499.00 C/U. SEGÚNFACTURAS No. 905, 901Y 903.

Q5,432.00 C/U, TONELACEITESHELL HELIX15 W 40 aQ5,136.00 C/U.

828 19/05/2015 LUBRICENTRO GT 40COMPRA DE ACEITES YLUBRICANTES PARALAS UNIDADES DEEMERGENCIA. CONSISTENTE EN 2TONELES DE SHELLATF HIDRÁULICO aQ7,497.50 C/U, 2TONELES DE SHELRÍMULA 50 A Q7,494.50C/U y 2 TONELES DESHEL RIMULA 30 aQ7,499.00 C/U. SEGÚNFACTURAS 908, 907 Y910.

44,986.00 T O N E LACEITESHELL ATFHIDRÁULICOa Q5,712.00C/U, TONELACEITES H E L LRIMULA 50 aQ5,432.00 C/Uy TONELACEITES H E L LRIMULA 30 aQ5,432.00 C/U.

33,152.00 11,834.00

854 19/05/2015 LUBRICENTRO GT 40COMPRA DE ACEITES YLUBRICANTES PARALAS UNIDADES DEEMERGENCIA. CONSISTENTE EN 2TONELES DE SHEL HELIX 15 W 40 AQ7,495.50 C/U, 2TONELES DE SHELLRÍMULA 40 a Q7,498.50C/U Y 2 TONELES DESHELL HELIX 15 W 40 AQ7,499.00 C/U. SEGÚNFACTURAS No. 911, 913Y 914.

44,986.00 T O N E LACEITESHELL HELIX15 W 40 aQ5,136.00 C/U,y TONELACEITES H E L LRIMULA 40 NOSE OBTUVOPRECIO,

35,540.00 9,446.00

1048 15/06/2015 LUBRICENTRO GT 40COMPRA DE ACEITES YLUBRICANTES PARALAS UNIDADES DEEMERGENCIA.CONSISTENTE EN 2TONELES DE SHELLHELIX 15 W 40 AQ7,496.50 C/U, 2TONELES DE SHELLATF HIDRÁULICO aQ7,495.00 y 2 TONELESDE SHELL RIMULA 50 aQ.7493.0O C/U, SEGÚNFACTURAS No. 916, 917y 919.

44,969.00 T O N E LACEITESHELL HELIX15 W 40 aQ5,136.00 C/U,T O N E LACEITESHELL ATFHIDRÁULICOa Q5,712.00C/U, Y TONELACEITES H E L LRIMULA 50 aQ5,432.00 C/U.

32,560.00 12,409.00

1070 16/06/2015 LUBRICENTRO GT 40COMPRA DE ACEITES YLUBRICANTES PARA

44,972.00 T O N E LACEITES H E L L

32,560.00 12,412.00




LAS UNIDADES DEEMERGENCIA.CONSISTENTE EN 2TONELES DE SHELLRIMULA 30 a Q.7497.5OC/U; 2 TONELES DESHEL HELIX 15 W 40 AQ7,493.50 C/U y 2TONELES DE SHELLATF HIDRÁULICO aQ7,495.00 C/U. SEGÚNFACTURAS 920, 922 y924

RIMULA 30 aQ5,432.00 C/U, TONELACEITESHELL HELIX15 W 40 aQ5,136.00 C/Uy TONELACEITESHELL ATFHIDRÁULICOa Q5,712.00C/U

1370 17/07/2015 LUBRICENTRO GT 40COMPRA DE ACEITES YLUBRICANTES PARALAS UNIDADES DEEMERGENCIA.CONSISTENTE EN 2TONELES DE SHELLRIMULA 30 a Q.7499.0OC/U; 2 TONELES DESHELL ATF HIDRÁULICOa Q7,496.00 C/U y 2TONELES DE SHEL HELIX 15 W 40 AQ7,498.50 C/U. SEGÚNFACTURAS 931, 933 y935.


32,560.00 12,427.00

1386 20/07/2015 LUBRICENTRO GT 40COMPRA DE ACEITES YLUBRICANTES PARALAS UNIDADES DEEMERGENCIA.CONSISTENTE EN 2TONELES DE SHELLATF HIDRÁULICO aQ7,499.00 C/U; 2TONELES DE SHEL HELIX 15 W 40 aQ7,496.50 C/U y 2TONELES DE SHELLRIMULA 50 a Q.7495.50C/U. SEGÚN FACTURASNo. 928, 926 Y 930.

44,974.00 T O N E LACEITESHELL ATFHIDRÁULICOa Q5,712.00C/U, TONELACEITESHELL HELIX15 W 40 aQ5,136.00 C/Uy TONELACEITES H E L LRIMULA 50 aQ5,432.00 C/U.

32,560.00 12,414.00

1525 13/08/2015 LUBRICENTRO GT 40COMPRA DE ACEITES YLUBRICANTES PARALAS UNIDADES DEEMERGENCIA.CONSISTENTE EN 2TONELES DE SHELLATF HIDRÁULICO aQ7,494.00 C/U; 2TONELES DE SHELLRIMULA 50 a Q.7495.00C/U y 2 TONELES DE

44,973.00 T O N E LACEITESHELL ATFHIDRÁULICOa Q5,712.00C/U, TONELACEITES H E L LRIMULA 50 aQ5,432.00 C/Uy TONELACEITE

32,560.00 12,413.00




SHEL HELIX 15 W 40 aQ7,497.50 C/U. SEGÚNFACTURAS No. 937, 939y 941.

SHELL HELIX15 W 40 aQ5,136.00 C/U.



32,560.00 12,423.00

1866 25/09/2015 LUBRICENTRO GT 40COMPRA DE ACEITESY LUBRICANTESPARA LAS UNIDADESDE EMERGENCIA.CONSISTENTE EN 2TONELES DE SHELLRÍMULA 40 aQ6,997.50 C/U; 2TONELES DE SHELLRÍMULA 30 aQ6,997.50 C/U Y 2TONELES DE SHELL HELIX 15 W 40 AQ7,493.00 C/U.SEGÚN FACTURASNo. 962, 958 Y 960.

42,976.00 T O N E LACEITES H E L LRIMULA 40N O S EOBTUVOPRECIO,T O N E LACEITES H E L LRIMULA 30 aQ5,432.00 C/U, TONELACEITES H E L LHELIX 15 W4 0 aQ5,136.00C/U.

35,131.00 7,845.00

1871 25/09/2015 LUBRICENTRO GT 40COMPRA DE ACEITESY LUBRICANTESPARA LAS UNIDADESDE EMERGENCIA.CONSISTENTE EN 2TONELES DE SHELRÍMULA 50 AQ7,490.00 C/U, 2TONELES DE SHELLATF HIDRÁULICO aQ6,996.50 C/U Y 2TONELES DE SHEL HELIX 15 W 40 A

43,960.00 T O N E LACEITES H E L LRIMULA 50 aQ5,432.00 C/U, TONELACEITESHELL ATFHIDRÁULICOa Q5,712.00C / U YT O N E LACEITES H E L L

32,560.00 11,400.00




Q7,493.50 C/U Y.SEGÚN FACTURASSERIE A-2 No. 951,953 Y 956

HELIX 15 W4 0 aQ5,136.00C/U.

1966 15/10/2015 LUBRICENTRO GT 40COMPRA DE ACEITESY LUBRICANTESPARA LAS UNIDADESDE EMERGENCIA.CONSISTENTE EN 2TONELES DE SHEL HELIX 15 W 40 AQ7,490.00 C/U, 2TONELES DE SHELLATF HIDRÁULICO aQ6,995.00 C/U Y 2TONELES DE SHELRÍMULA 50 AQ7,497.50 C/U.SEGÚN FACTURASSERIE A-2 No. 965,967 Y 969.

43,965.00 T O N E LACEITES H E L LHELIX 15 W4 0 aQ5,136.00C/U, TONELACEITESHELL ATFHIDRÁULICOa Q5,712.00C / U YT O N E LACEITES H E L LRIMULA 50 aQ5,432.00 C/U

32,560.00 11,405.00

2087 27/10/2015 LUBRICENTRO GT 40COMPRA DE ACEITESY LUBRICANTESPARA LAS UNIDADESDE EMERGENCIA.CONSISTENTE EN 2TONELES DE SHEL HELIX 15 W 40 AQ7,480.00 C/U, 2TONELES DE SHELLRIMULA 40 aQ.7,485.00 C/U y 2TONELES DE SHELLATF HIDRÁULICO aQ6,948.00 C/U.SEGÚN FACTURAS SERIE A-2 No. 971,973 y 975.

43,826.00 T O N E LACEITES H E L LHELIX 15 W4 0 aQ5,136.00C/U, TONELACEITES H E L LRIMULA 40N O S EOBTUVOPRECIO YT O N E LACEITESHELL ATFHIDRÁULICOa Q5,712.00C/U.

36,666.00 7,160.00

2181 11/11/2015 LUBRICENTRO GT 40COMPRA DE ACEITESY LUBRICANTESPARA LAS UNIDADESDE EMERGENCIA.CONSISTENTE EN 2TONELES DE SHELRÍMULA 50 AQ7,493.50 C/U, 2TONELES DE SHEL

43,730.00 T O N E LACEITES H E L LRIMULA 50 aQ5,432.00 C/U, TONELACEITES H E L LHELIX 15 W4 0 a

32,560.00 11,170.00




HELIX 15 W 40 AQ7,416.50 C/U Y 2TONELES DE SHELLATF HIDRÁULICO aQ6,955 C/U, . SEGÚNFACTURAS SERIE A-2No. 978, 980 Y 982.

Q5,136.00C / U YT O N E LACEITESHELL ATFHIDRÁULICOa Q5,712.00C/U.

2189 11/11/2015 LUBRICENTRO GT 40COMPRA DE ACEITES YLUBRICANTES PARALAS UNIDADES DEEMERGENCIA.CONSISTENTE EN 2TONELES DE SHELLRÍMULA 40 a Q7,475.00C/U, 2 TONELES DESHEL HELIX 15 W 40 AQ6,945.00 C/U y 2TONELES DE SHELLATF HIDRÁULICO aQ7,488.00 C/U. SEGÚNFACTURAS No. 984, 986Y 988.

43,816.00 T O N E LACEITES H E L LRIMULA 40 NOSE OBTUVOPRECIO,T O N E LACEITESHELL ATFHIDRÁULICOa Q5,712.00C/U y TONELACEITESHELL HELIX15 W 40 aQ5,136.00 C/U.

36,646.00 7,170.00



32,560.00 11,348.00

2496 09/12/2015 LUBRICENTRO GT 40COMPRA DE ACEITES YLUBRICANTES PARALAS UNIDADES DEEMERGENCIA.CONSISTENTE EN 2TONELES DE SHELLRÍMULA 30 a Q7,144.50C/U, 2 TONELES DESHEL HELIX 15 W 40 AQ7,248.00 C/U y 2TONELES DESHELLRÍMULA 50 a Q6,997.50C/U. SEGÚN FACTURASNo. 997, 995 y 999.

42,780.00 T O N E LACEITES H E L LRIMULA 30 aQ5,432.00 C/U, TONELACEITESHELL HELIX15 W 40 aQ5,136.00 C/U,T O N E LACEITES H E L LRIMULA 50 aQ5,432.00 C/U.

32,000.00 10,780.00

2608 15/12/2015 LUBRICENTRO GT 40 29,940.00 T O N E L 21,136.00 8,804.00




COMPRA DE ACEITES YLUBRICANTES PARALAS UNIDADES DEEMERGENCIA. CONSISTENTE EN 2TONELES DE SHEL HELIX 15 W 40 AQ7,478.50 C/U y 2TONELES DESHELLRÍMULA 50 a Q7,491.50C/U. SEGÚN FACTURASSerie B No. 00002 y00005.

ACEITESHELL HELIX15 W 40 aQ5,136.00 C/U,T O N E LACEITES H E L LRIMULA 50 aQ5,432.00 C/U.

TOTALES 1,098,532.00 825,223.00 273,309.00

(*) Precio según cotización de Distribuidora San Jerónimo S.A. de fecha 08/02/2016 y cotización de Almacén

“La Mazateca”, S.A., de fecha 18/02/2016.

CriterioEl Decreto Número 89-2002, del Congreso de la República de Guatemala, Ley deProbidad y Responsabilidad del Funcionarios y Empleados Públicos, artículo 10.Responsabilidad penal, establece: “Genera responsabilidad penal la decisión,resolución, acción u omisión realizada por las personas a que se refiere el 4 deesta Ley y que, de conformidad con la ley penal vigente, constituyan delitos ofaltas”. Artículo 18, Prohibiciones de los funcionarios públicos, establece: “Ademásde las prohibiciones expresas contenidas en la Constitución Política de laRepública y leyes especiales, a los funcionarios y empleados públicos les quedaprohibido: a) Aprovechar el cargo o empleo para conseguir o procurar serviciosespeciales, nombramientos o beneficios personales, a favor de sus familiares oterceros mediando o no remuneración.” El Decreto Número 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contratacionesdel Estado, Artículo 4, Programación de Negociaciones, establece: “Para la eficazaplicación de la presente ley, las entidades públicas, antes del inicio del ejerciciofiscal, deberán programar las compras, suministros y contrataciones que tenganque hacerse durante el mismo.” El Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República de Guatemala, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 4, Atribuciones, literal g),establece: “Requerir a la autoridad nominadora, la suspensión en forma inmediatadel funcionario o empleado público encargado de la custodia, manejo yadministración de los valores públicos, cuando se hubieren detectado hechospresuntamente constitutivos de delito, vinculados con sus atribuciones y, ademásdenunciarlos ante las autoridades competentes.” El Acuerdo Número 09-03 del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, Normas




Generales de Control Interno, norma 1.5 Separación de Funciones, establece: “Esresponsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, delimitarcuidadosamente, las funciones de las unidades administrativas y sus servidores.Una adecuada separación de funciones garantiza independencia entre losprocesos de: autorización, ejecución, registro, recepción, custodia de valores ybienes y el control de las operaciones. La separación de funciones tiene comoobjetivo evitar que una unidad administrativa o persona ejerza el control total deuna operación.” CausaFalta de transparencia y aprovechamiento del cargo por parte de la ContadorTesorero por realizar compras a una empresa existiendo parentesco en primergrado de consanguinidad; del Jefe de Talleres y Mantenimiento por realizarcompras sin el debido proceso de cotización y/o licitación y ejercer la función debeneficiario al recibir los cheques; incumplimiento de funciones de la Auxiliar deBodega al sellar de recibido, suministros que no ingresaron a bodega y falta dediligencia por parte del Comandante Primer Jefe, Presidente del DirectorioNacional por no ejercer control y cumplir a cabalidad con sus deberes y susatribuciones al no diseñar e implementar una estructura efectiva de control internoque promueva la transparencia, así como una estructura organizacional quepermita la separación de funciones que evite que una unidad administrativa opersona ejerza el control total de las operaciones de tesorería, contabilidad ypresupuesto. EfectoProvecho propio y/o de familiar, incumplimiento de deberes y menoscabo alpatrimonio del Estado. RecomendaciónQue el Directorio Nacional del Benemérito Cuerpo Voluntario de Bomberos deGuatemala, tome las acciones correspondientes contra la Contador Tesorero, elComandante Primer Jefe, Presidente del Directorio Nacional, el Jefe de Talleres yMantenimiento y la Auxiliar de Bodega, de conformidad con los procedimientosestablecidos en la Ley del Servicio Civil y su Reglamento; asimismo, que losprocesos de compra se realicen con transparencia. Además, que de forma inmediata se implemente una estructura organizacionalque contenga una adecuada separación de funciones que promueva latransparencia, contratando personal idóneo para cada cargo. Comentario de los ResponsablesEn oficio número 57.04.2016 de fecha 22 de abril de 2016, la señora Telma Leticiade León Godínez, Contador Tesorero, manifiesta: "En el programa 11 Servicios de




Emergencia renglon presupuestario 262 combustible y lubricante. La instituciónrealizo comprar de lubricantes para uso en las unidades de emergencia de laempresa Lubricantes GT 40 y como bien dice en el presente hallazgo los chequesde pago de dichos lubricantes fueron entregados por la contadora tesorera, porsupuesto esa es exactamente la función de pago que se realiza en eldepartamento a mi cargo, en lo que cabe también añadir que no figura entre misfunciones el de gestionar proveedores ni cotizar precios, solamente cancelar lasfacturas que debidamente están comprometidas y devengadas en los sistemas decontabilidad integrada SIGES Y SICOINDES de las compras realizadas por lainstitución que son autorizadas previamente por el Directorio Nacional yComandancia General y trasladadas a Contabilidad para el pago respectivo." En oficio número OFC. 250/04/2016 de fecha 25 de abril de 2016, el señor CésarAugusto González Arroyo, Comandante Primer Jefe, Presidente del DirectorioNacional, manifiesta: "En relación a este hallazgo me permito informar que lacompra de lubricantes se realiza por medio de compra directa debido a que lascompañías solicitan los servicios de las unidades al momento que lo necesitan, yaque no se cuenta con un departamento de planificación y compras debido a la faltade personal administrativo dentro de la institución, por lo que la compra se realizacada vez que el Departamento de Talleres solicita conforme a las solicitudespresentadas por las diferentes compañías que forman este cuerpo bomberil, lascuales son autorizadas por Primera Comandancia y/o Directorio Nacional ytrasladadas al Departamento de Talleres, debiendo dicho departamento registraren su libro a que compañía se hace entrega el mismo, y luego trasladan aldepartamento de Contabilidad la factura para su pago. Así mismo se informa quepor la premura de las compañías de contar con las unidades para el servicio de lapoblación que lo necesite, algunas llevan directamente al departamento deTalleres las unidades para que se les realice el servicio o se le proporcionan losproductos, para el buen funcionamiento de la misma. No está demás agregar que los integrantes de las Juntas de Oficiales de las 134compañías a nivel nacional en su mayoría es personal voluntario, quienes sonelectos por los miembros de sus compañías, por lo que la mayoría de lasdificultades provienen de esto; sin embargo, así es como lo estipula la LeyOrgánica de la Institución; lo que viene a repercutir en la planificación de lascompras." En oficio sin número de fecha 22 de abril de 2016, el señor Raúl Arturo ChanquínToc, Jefe de Talleres y Mantenimiento, manifiesta: "Como mencionan en elhallazgo en cual yo firmaba algunas veces el formulario de soporte depago-SICOIN para poder entregar los cheques a las empresas los cuales son nonegociables y no se hizo de mala fe.




1.

2.

3.

4.

5.

Los lubricantes no se llevaban a bodega por carecer de espacio y por estar en unsegundo nivel, también no tienen el personal en bodega para luego llevarlo altaller. Por lo cual de la empresa se llevaba directamente al taller y las facturas a bodega,los aceites fueron utilizados para todas las unidades del Cuerpo de Bomberos anivel nacional por solicitudes de las compañías a nivel nacional, y son autorizadaspor el comandante o directorio nacional. Por carecer del departamento de compras el jefe del taller se ve obligado arealizar las compras de lubricantes y repuestos. Las cuales son al crédito no al contado por eso son variantes los precios. Por lo cual se tienen precios al contado y al crédito. En nota sin número de fecha 22 de abril de 2016, la señora Nereyda Sucell OrtízSagastume, Auxiliar de Bodega, manifiesta: "Por este medio me dirijo a usted,para dar respuesta a su referencia CGC-DAEAD-AFP-CVB-092-2016 de fecha 15de abril del presente año, por lo que expongo:

Los sellos colocados en las facturas indicadas en su informe, fueron puestoscomo parte del procedimiento establecido para los insumos comprados porla Institución, y como es de su conocimiento dichos productos no ingresan alalmacén por falta de espacio adecuado para dicho fin y de personal en elárea de almacén, así como de la naturaleza del servicio que se presta conlos vehículos.El procedimiento de sellar las facturas de repuestos y lubricantes de talleresque no ingresan al almacén, no es reciente, de hecho por las razonesapuntadas en el numeral anterior, dicho procedimiento se realiza hace variosaños atrás, por lo que no comparto su punto de vista, al llamar hallazgo a lacolocación de los sellos como parte de un procedimiento antiguo.En todo caso, se debe hacer notar la necesidad que tiene la institución demodernizar sus procedimientos administrativos, así como de reforzar conmás personal las áreas con más vulnerabilidad, tal como lo es bodega.Así mismo, resalto el hecho de que no es la única empresa a la que se lecompra insumos para el Departamento de Talleres y de igual forma elproducto no ingresa al almacén y se colocan los respectivos sellos deingreso.Con respecto al ingreso de los registros a las tarjetas kardex, estamos enproceso de actualización, ya que por falta de procedimientos administrativosclaros y bien determinados se atrasaron las operaciones respectivas.




5.

6.

Además en el almacén se ha recibido e ingresado equipo comprado conrenglón 3, lo cual debe ingresar únicamente en tarjetas de responsabilidad ycontrolado por Inventarios y no por el Almacén, esto por falta de delimitaciónde responsabilidades.Por lo anterior, hago de su conocimiento que estoy en proceso deactualización del control auxiliar kardex, así como del formulario 1-H."

Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo, para la Contador Tesorero, el Comandante Primer Jefe,Presidente del Directorio Nacional, el Jefe de Talleres y Mantenimiento y laAuxiliar de Bodega, en virtud que los comentarios no constituyen argumento paradesvanecer el mismo. En primer lugar porque la gestión administrativa yfinanciera cumple con un ciclo el cual inicia desde la necesidad de la compra,hasta que se materializa en la adjudicación de la misma. En el proceso existendiversos usuarios implicados, que deben velar porque se cumplan las leyes ynormas aplicadas según el ámbito de competencia que tenga a su cargo. Para lograr delimitar las responsabilidades, existen dentro de SICOIN y SIGESdiferentes perfiles, los cuales se crean de acuerdo al cargo que el funcionariodesempeña en una institución pública; siendo el SICOIN el Sistema deContabilidad Integrada, como herramienta informática del Sistema Integrado deAdministración Financiera (SIAF), que integra los subsistemas de presupuesto,contabilidad y tesorería, en ambiente internet y el SIGES es un SistemaInformático de Gestión por el cual se administran los procesos de gestión delpedido de compras, de la Orden de Compra, del evento de la compra, elabastecimiento y consumo de bienes, permitiendo asimismo, la integración con elpresupuesto en cada uno de los momentos del proceso. Algunos roles oatribuciones que cada empleado o funcionario tiene en el sistema en el cualinteractúa, son: Encargado de Compras / SIGESEl Encargado de Compras recibe las solicitudes de compras de los bienes yservicios requeridos, verifica estén incluidas en el Plan Anual de Compras -PAC-caso contrario lo modifica con visto bueno del Jefe de la Unidad de AdministraciónFinanciera. De estar correcta y autorizada la Solicitud de Compra, el Encargado de Comprasinicia el procedimiento de compras con base a la Ley de Contrataciones delEstado; Identificado el beneficiario de la compra, el Encargado de Comprasprocede a crear la Orden de Compra en -SIGES-. Este documento es unformulario emitido por la unidad compradora para realizar la gestión del pedido dela compra, con base a una solicitud justificada de los servicios que componen las




distintas Unidades Ejecutoras. Es importante señalar que el Encargado o Jefe deCompras tiene la facultad de rechazar o autorizar las órdenes de Compra. Jefe de Presupuesto / SIGES y SICOINEl Encargado de Presupuesto debe velar porque se clasifique correctamente laestructura presupuestaria y los renglones de los bienes o servicios por adquirir através del destino y objeto del gasto, también registra y solicita el CUR deCompromiso, es decir que inicia la fase de presupuestar el Compromiso enSIGES. Jefe de Contabilidad / SIGES y SICOINUna de las funciones principales de este perfil es el de APROBACIÓN del CUR deDevengado En el Cuerpo Voluntario de Bomberos de Guatemala, el perfil de Encargado o Jefede Compras / SIGES lo ejerce la Contador Tesorero, derivado que ella autorizatodas las Órdenes de Compra, también el de Jefe de Presupuesto SICOIN porqueen el formulario - SOPORTE DE PAGOS - TN que corresponde a la UnidadEjecutora Presupuesto aparece su código de usuario. Asimismo autoriza ycontrola los pagos en el módulo de Tesorería y además solicita y aprueba losComprobantes Únicos de Registro -CUR- ; con estos formularios se liquida unaorden de compra para proceder a registrar el devengado y pagado, esta últimaactividad se realiza en el SICOIN. Como se puede visualizar, la Contador Tesorero tiene autorizados los perfiles delSIGES y SICOIN y no únicamente la función de pago como ella lo argumenta. En relación a los argumentos presentados por el Comandante Primer Jefe,Presidente del Directorio Nacional, no lo desvanece porque además de aprobarlas órdenes de compra generados en el SIGES y los Comprobantes Únicos deRegistro -CUR-, no ha procurado la gestión de una estructura organizacional paradelimitar las responsabilidades y que promueva la transparencia, ya que no haaportado información de respaldo con algún documento donde haya gestionadoplazas ante la Oficina Nacional del Servicio Civil -ONSEC- y la Dirección Técnicadel Presupuesto -DTP- y resoluciones de estos entes que imprueben o nieguen lacreación de plazas. A través de los informes de auditorías anteriores, se reflejan deficienciasrelacionadas con el presente hallazgo en forma recurrente, relacionado a eso noes procedente que la Institución adquiera materiales y suministros o equipos alcrédito como lo expone el Jefe de Talleres y mantenimiento, ya que el Ministeriode Finanzas Públicas como ente rector de la ejecución presupuestaria ha creado,aprobado y ha puesto a disposición de las entidades públicas, las herramientas y




mecanismos necesarios para un eficiente y eficaz uso de los recursos del Estado.Al igual las normas de control interno gubernamental y normas de auditoría que elEnte Superior de Fiscalización tiene aprobadas y que son de observancia general. En lo que corresponde a los comentarios de la Auxiliar de bodega, los mismos nodesvanecen el presente hallazgo, porque admite el incumplimiento de deberes, alreferirse a la costumbre de no realizar las funciones y controles, toda vez queexisten disposiciones legales internas que deben cumplirse, tal es el caso delAcuerdo No. 16/05/2006 del Directorio Nacional del Benemérito Cuerpo Voluntariode Bomberos de Guatemala, que aprueba el Manual de Normas y Procedimientos,Recepción de Materiales, Equipo y Suministros, que en el Procedimiento # 13,establece: "Se verifican las cantidades y los montos de los suministros en generalen base a los documentos. Se revisa el estado y la calidad de los suministros. Seanotan en las tarjetas kardex las cantidades recibidas y los montos de acuerdo aenvío o facturas. Se almacenan los productos en los lugares estipulados.” Este hallazgo fue notificado con el número cinco (5) y corresponde en el presenteinforme al número cuatro (4). Acciones Legales y AdministrativasDenuncia número DAJ-D-EAD-53-2016, presentada al Ministerio Público, deconformidad con el Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 30, en contra de: Cargo Nombre Valor en

QuetzalesRESPONSABILIDAD MANCOMUNADA 1,098,532.00AUXILIAR DE BODEGA NEREYDA SUCELL ORTIZ

SAGASTUMEJEFE DE TALLERES Y MANTENIMIENTO RAUL ARTURO CHANQUIN TOCCONTADOR TESORERO TELMA LETICIA DE LEON GODINEZCOMANDANTE PRIMER JEFE, PRESIDENTE DEL DIRECTORIONACIONAL


Total Q. 1,098,532.00

Hallazgo No. 5 Suscripción de actas en hojas no autorizadas CondiciónEn el programa 11 Servicios de Emergencia del Cuerpo Voluntario de Bomberosde Guatemala, se determinó que bajo el renglón presupuestario 262 Combustiblesy Lubricantes, se llevó a cabo el evento de licitación No. 1-2015 para laadquisición de combustible a granel diesel y gasolina regular sin plomo y encupones canjeables a nivel nacional, registrado con el NOG 3718700 y bajo elrenglón presupuestario 325 Equipo de Transporte se llevó a cabo el evento de




licitación No. 2-2015 adquisición de equipo de transporte, registrado con el NOG3919757. Las Juntas de Licitación nombradas por el Directorio Nacional delBenemérito Cuerpo Voluntario de Bomberos de Guatemala mediante Acuerdosnúmero 22/02/2015 y 67/05/2015 respectivamente, suscribieron actas depresentación de ofertas y apertura de plicas, así como de adjudicación de cadaevento en hojas de papel membretado de la institución no autorizadas por laContraloría General de Cuentas. Asimismo, bajo el renglón presupuestario 183Servicios Jurídicos, el Comandante Primer Jefe Presidente del Directorio Nacional,suscribió una acta administrativa año 2015 de fecha 07 de enero de 2015, dondeconsta la contratación de servicios profesionales jurídicos, utilizando hojas depapel membretado de la Institución no autorizadas por la Contraloría General deCuentas; comprobándose que sí cuentan con un libro de actas autorizado por laContraloría General de Cuentas, con el número de registro 057301 de fecha 04 denoviembre de 2013. CriterioEl Decreto Número 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 4, Atribuciones, literal k,establece: “Autorizar y verificar la correcta utilización de las hojas movibles, librosprincipales y auxiliares que se operen en forma manual, electrónica o por otrosmedios legalmente autorizados de las entidades sujetas a fiscalización;” CausaLos diez miembros de las Juntas de Licitación designadas para los eventos 1 y2-2015 y el Comandante Primer Jefe Presidente del Directorio Nacional, notomaron en consideración suscribir las actas correspondientes en el libroautorizado por la Contraloría General de Cuentas. EfectoNo se lleva un efectivo registro y control de las actas, en el libro autorizado por laContraloría General de Cuentas. RecomendaciónEl Directorio Nacional del Benemérito Cuerpo Voluntario de Bomberos deGuatemala, debe girar sus instrucciones a los miembros de las diferentes Juntasde Licitación y/o Cotización y al Comandante Primer Jefe Presidente del DirectorioNacional, para que las actas las suscriban en libros u hojas movibles autorizadospor la Contraloría General de Cuentas. Comentario de los ResponsablesEn oficio sin número de fecha 25 de abril de 2016, los señores Edgar FranciscoCurruchiche Argueta, Cenia Roxana Gómez Soto, Joselyn Dionicia García, Milvia




Judith Castillo Cifuentes y José Alberto Ramírez García, Integrantes de la Junta deLicitación, manifiestan: "De manera atenta nos dirigimos a ustedes para darrespuesta a sus oficios CGC-DAEAD-AFP-CCB-079-2016;CGC-DAEAD-AFP-CCB-080-2016; CGC-DAEAD-AFP-CCB-081-2016;CGC-DAEAD-AFP-CCB-082-2016; CGC-DAEAD-AFP-CCB-083-2016 de 15 deabril del presente año, por medio de los cuales nos notifican los hallazgosrelacionados con la Junta de Licitación No. 1-2015 identificada en el portal deGuatecompras con el NOG No. 3718700 y designada mediante Acuerdo delDirectorio Nacional del Benemérito Cuerpo Voluntario de Bomberos deGuatemala, No. 22/02/2015 de fecha 12/02/2015, en el cual se adjudico a laentidad Uno Guatemala, Sociedad Anónima la oferta por un valor de Q.5,797,500.00. El Hallazgo señala que la Junta de Licitación No. 1-2015 NOG 3718700,“suscribieron actas de presentación de ofertas y apertura de plicas, así como deadjudicación de cada evento en hojas de papel membretado de la institución noautorizadas por la Contraloría General de Cuentas, comprobándose que sicuentan con un libro de actas autorizado por la Contraloría General de Cuentas,con el número de registro 057301 de fecha 4 de noviembre de 2013.” Usando como criterio, que el Decreto numero 31-2002 del Congreso de laRepública de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas,artículo 4, atribuciones, literal k establece: “Autorizar y verificar la correctautilización de las hojas movibles, libros principales y auxiliares que se operen enforma manual, electrónica o por otros medios legalmente autorizados de lasentidades sujetas a fiscalización” Al respecto, como integrantes de la Junta de Licitación No. 1-2015, NOG 3718700,nos permitimos a continuación exponer los argumentos y documentos de descargorespectivos al hallazgo de mérito, por los cuales no compartimos el criterioexteriorizado por ustedes, y solicitamos que los mismos sean analizados y que elhallazgo sea desvanecido por la Contraloría General de Cuentas. Argumentos: La Junta de Licitación pública No. 1-2015, NOG 3718700, observo las normasestablecidas en la Ley de Contrataciones del Estado en su actuar y procedió adejar constancia de sus actuaciones mismas que fueron transcritas literalmente enel libro actas de Secretaria Ejecutiva de hojas móviles numero L2 6090 delDirectorio Nacional del Benemérito Cuerpo Voluntario de Bomberos deGuatemala, libro que se encuentra debidamente autorizado por la ContraloríaGeneral de Cuentas."




En oficio sin número de fecha 25 de abril de 2016, los señores Mario AdolfoRamírez Vallejo, Nelson Roberto Vásquez Ibáñez, Carlos Benjamín Aguilar Trejo,Miguel Isaías Osorio Ajpop y Raúl Arturo Chanquín Toc, Integrantes de la Junta deLicitación, manifiestan: "De manera atenta nos dirigimos a ustedes para darrespuesta a sus oficios CGC-DAEAD-AFP-CCB-084-2016;CGC-DAEAD-AFP-CCB-085-2016; CGC-DAEAD-AFP-CCB-087-2016;CGC-DAEAD-AFP-CCB-088-2016; CGC-DAEAD-AFP-CCB-091-2016 de 15 deabril del presente año, por medio de los cuales nos notifica el hallazgo relacionadocon la Junta de Licitación designada mediante Acuerdo de Directorio Nacional delBenemérito Cuerpo Voluntario de Bomberos de Guatemala, No. 67/05/2015. Al respecto nos permitimos dar respuesta al hallazgo siguiente: El Hallazgo señala que la Junta de Licitación “…suscribieron actas depresentación de ofertas y apertura de plicas, así como de adjudicación de cadaevento en hojas de papel membretado de la institución no autorizadas por laContraloría General de Cuentas…comprobándose que si cuentan con un libro deactas autorizado por la Contraloría General de Cuentas, con el número de registro057301 de fecha 4 de noviembre de 2013.” Usando como criterio, que el Decreto numero 31-2002 del Congreso de laRepública de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas,artículo 4, atribuciones, literal k establece: “Autorizar y verificar la correctautilización de las hojas movibles, libros principales y auxiliares que se operen enforma manual, electrónica o por otros medios legalmente autorizados de lasentidades sujetas a fiscalización;” Al respecto, como integrantes de la Junta de Licitación 2-2015, nos permitimos acontinuación exponer los argumentos y documentos de descargo respectivos alhallazgo de mérito, por los cuales no compartimos el criterio exteriorizado porustedes, y solicitamos que los mismos sean analizados y que el hallazgo seadesvanecido por la Contraloría General de Cuentas. Argumentos: La Junta de Licitación pública 2-2015, observo las normas establecidas en la Leyde Contrataciones del Estado en su actuar y procedió a dejar constancia de susactuaciones en actas, mismas que fueron transcritas en el libro actas de hojasmóviles numero L2 19933 del Directorio Nacional, libro que se encuentradebidamente autorizado por la Contraloría General de Cuentas." En oficio número OFC. 250/04/2016 de fecha 25 de abril de 2016, el señor CésarAugusto González Arroyo, Comandante Primer Jefe, Presidente del Directorio




Nacional, manifiesta: "En relación a este hallazgo me permito informar que lasJuntas de Licitación de Combustible y de Adquisición de Vehículos realizan elevento conforme a lo que establece la Ley de Contrataciones del Estado, almomento de trasladar el expediente a los miembros de Directorio Nacional para suaprobación o no aprobación se transcriben literalmente las actas a hojas moviblesdel Directorio Nacional, autorizadas por la Contraloría General de Cuentas, segúnconsta en los folios números 00431, 00432, 000433, 000434, 000435, 00436,00437, 000438, 000439 y 000440; y de la 000474, 000475, 000476, 000477,000478, 000479, 000480. Actualmente se cuenta con un libro de hojas movibles para Actas de Juntas deLicitación, Cotización, Comisiones de Recepción y Liquidación en donde hacenconstar todas sus actuaciones." Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo, para los Integrantes de las Juntas de Licitación, derivadoque las actuaciones de una Junta de Licitación y/o cotización correspondientes ala apertura de plicas y adjudicación de eventos, debe dejarse constancia en librode actas debidamente foliados y autorizados para dar fe administrativa de dichasactuaciones. Si bien es cierto, que las actas se transcribieron en el Libro que tieneautorizado el Directorio Nacional, estos son actos diferentes, derivado que dichoDirectorio las transcribe días posteriores, con el objeto de aprobar o improbar laadjudicación. Se hace la observación que cuando se suscribe una acta es enforma presencial de los participantes y cuando se transcribe, por lo general sehace en ausencia de los que participaron. Este hallazgo fue notificado con el número seis (6) y corresponde en el presenteinforme al número cinco (5). Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 19, para: Cargo Nombre Valor en

QuetzalesINTEGRANTE DE JUNTA DE LICITACION JOSE ALBERTO RAMIREZ GARCIA 1,105.00INTEGRANTE DE JUNTA DE LICITACION MIGUEL ISAIAS OSORIO AJPOP 1,135.00INTEGRANTE DE JUNTA DE LICITACION JOSELYN DIONICIA GARCIA (S.O.A) 1,192.00INTEGRANTE DE JUNTA DE LICITACION RAUL ARTURO CHANQUIN TOC 1,246.00INTEGRANTE DE JUNTA DE LICITACION MILVIA JUDITH CASTILLO CIFUENTES 1,253.00INTEGRANTE DE JUNTA DE LICITACION CENIA ROXANA GOMEZ SOTO 1,302.00INTEGRANTE DE JUNTA DE LICITACION CARLOS BENJAMIN AGUILAR TREJO 1,324.00INTEGRANTE DE JUNTA DE LICITACION MARIO ADOLFO RAMIREZ VALLEJO 1,324.00INTEGRANTE DE JUNTA DE LICITACION NELSON ROBERTO VASQUEZ IBAÑEZ 1,324.00INTEGRANTE DE JUNTA DE LICITACION EDGAR FRANCISCO CURRUCHICHE

ARGUETA1,960.00




COMANDANTE PRIMER JEFE, PRESIDENTE DEL DIRECTORIONACIONAL

CESAR AUGUSTO GONZALEZ ARROYO 1,324.00

Total Q. 14,489.00

Hallazgo No. 6 Incumplimiento en el plazo y entrega de información CondiciónEl Cuerpo Voluntario de Bomberos de Guatemala, incumplió en el plazo y entregade información requerida por la Comisión de Auditoría de forma oportuna segúnlos oficios CGC-AFP-CBV-021-2015 de fecha 16/11/2015,CGC-AFP-CBV-034-2015 de fecha 02/12/2015, CGC-AFP-CBV-035-2015 defecha 03/12/2015, CGC-AFP-CVB-006-2016 de fecha 19/01/2016,CGC-AFP-CVB-007-2016 de fecha 21/01/2016 y Nota de AuditoríaCGC-DAEAD-CVB-002-2015 de fecha 27/11/2015; que contienen solicitud deinformación y cumplimiento de recomendaciones hechas por parte de la Comisiónde Auditoría Gubernamental; solicitud de expedientes que contienen los eventosde licitación identificados con el NOG 3718700, 3919757 y de cotización con elNOG 4295250; información sobre circularización bancaria; listado de Compañíasde Bomberos con y sin número de Cuentadancia. Así mismo, se solicitó medianteoficio No. CGC-AFP-CVB-008-2016 de fecha 22/01/2016, CUR presupuestarios delos renglones de gasto 211, 233, 253, 262 y 267 y con oficio No.CGC-AFP-CVB-009-2016 de fecha 26/01/2016 se solicitó el procedimiento deingreso de colectas públicas que realizan las Compañías de Bomberos que notienen Cuentadancia. Por tal razón el día martes 02 de febrero de 2016 sesuscribió el acta cero siete guión dos mil dieciséis (07-2016) que figura en el LibroL2 28023 folios 303, 304 y 305 de la Dirección de Auditoría de EntidadesAutónomas y Descentralizadas, de la Contraloría General de Cuentas. CriterioEl Decreto número 31-2002, del Congreso de la República de Guatemala, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas y sus reformas contenidas en elDecreto 13-2013, artículo 7. Acceso y disposición de información, establece: “Parael fiel cumplimento de su función, la Contraloría General de Cuentas, a través desus auditores, tendrá acceso directo a cualquier fuente de información de lasentidades, organismos, instituciones, municipalidades y personas sujetas afiscalización a que se refiere el artículo 2 de la presente Ley. Los Auditores de laContraloría General de Cuentas, debidamente designados por su autoridadsuperior, estarán investidos de autoridad. Todos los funcionarios públicos,empleados públicos, toda persona natural o jurídica y los representantes legalesde las empresas o entidades privadas o no gubernamentales a que se refiere elArtículo 2 de la presente Ley, quedan sujetas a colaborar con la ContraloríaGeneral de Cuentas, están obligados a proporcionar a requerimiento de ésta, toda




clase de datos e informaciones necesarias para la aplicación de esta Ley, en unplazo de siete (7) días. El incumplimiento de tal requisito dará lugar a la aplicaciónde las sanciones previstas por el artículo 39 de la presente Ley..." El Acuerdo Gubernativo 192-2014 Reglamento de la Ley Orgánica de laContraloría General de Cuentas, Artículo 5. Acceso y disposición de información,establece: “Para el cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 7 de la Ley, losauditores gubernamentales fijarán los plazos para la presentación de lainformación, el cual no podrá exceder los 7 días, tomando en cuenta la naturalezade la misma y el tiempo asignado a la auditoría. Vencido el plazo concedido sinque se obtenga la información, se suscribirá el acta respectiva para la aplicaciónde la sanción correspondiente de conformidad con el artículo 39 de la ley;…” CausaEl Comandante Primer Jefe, Presidente del Directorio Nacional y la ContadorTesorero no presentaron de forma oportuna, la información requerida por el entefiscalizador, para el fiel cumplimiento de su función. EfectoAtrazo en la fiscalización que efectúa la Contraloría General de Cuentas. RecomendaciónEl Directorio Nacional, debe girar sus instrucciones al Comandante Primer Jefe,Presidente del Directorio Nacional y a la Contador Tesorero, para que cumplancon la responsabilidad de brindar la información requerida por los auditores de laContraloría General de Cuentas, en los plazos establecidos para el fielcumplimiento de su función. Comentario de los ResponsablesEn oficio número OFC. 250/04/2016 de fecha 25 de abril de 2016, el señor CésarAugusto González Arroyo, Comandante Primer Jefe, Presidente del DirectorioNacional, manifiesta: "En relación a oficio CGC-DAEAD-AFP-CVB-089-2016recibido el 18 de abril del presente año, en donde se informa que como resultadode la auditoría informa sobre los Hallazgos relacionados al Cumplimiento de Leyesy Regulaciones y al Control Interno, por lo que me permito informar losiguiente: En cuanto a este hallazgo me permito informar que la demora en laentrega de papelería se debió a la recarga de trabajo que tienen los diferentesdepartamentos administrativos ya que no se cuenta con la cantidad suficiente depersonal dentro de los diferentes departamentos. Por lo que ya se solicitó alpersonal del área administrativa su colaboración para que la entrega de ladocumentación que se requiera sea entregada en el tiempo que establece la ley."




En oficio número 57.04.2016 de fecha 22 de abril de 2016, la señora Telma Leticiade León Godínez, Contador Tesorero, manifiesta: "En relación que se incumplióen el plazo de entrega de la información requerida por la presente comisión deauditoría en relación a oficios y expedientes en el mes de noviembre, diciembre2015 y enero 2016 fue por un error involuntario como fue expresado por mipersona cuando se procedió a levantar el acta por parte de la comisión deauditoría, y digo que fue un error involuntario pues debido a las fechas al recibirlos expedientes creí que se trataba de papelería que estaba devolviendo la Señoraauditora, por esta razón solo lo recibí y luego revisaría los Curs y los oficios queestaba recibiendo. Debido a que en el mes de diciembre es aun más el trabajo que se realizo ytambién que tanto la Señora Auditora como nosotros salimos de vacaciones enestas fechas, y nosotras regresamos el 11 de Enero 2015, cuál fue mi sorpresa ypreocupación al indicarme que entregara la información que aunque se atrasounos días si se entrego. Ya que siempre que se nos ha requerido información por parte de la comisión de" Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo, para el Comandante Primer Jefe, Presidente delDirectorio Nacional y para la Contador Tesorero, derivado que los comentariospresentados en forma escrita, confirman la deficiencia establecida en la condición,toda vez que algunos requerimientos se realizaron desde el mes de noviembre de2015 y los responsables no se pronunciaron al respecto; luego en el mes de enerode 2016 se requirió la misma información y aún así no cumplieron varios plazos, loque provocó atraso en la fiscalización por la espera de la documentación desoporte. Este hallazgo fue notificado con el número siete (7) y corresponde en el presenteinforme al número seis (6). Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley orgánica de Contraloría General deCuentas, Decreto 31-2002, Artículo 38 Bis, adicionado por el Artículo 66 delDecreto 13-2013, para: Cargo Nombre Valor en

QuetzalesCONTADOR TESORERO TELMA LETICIA DE LEON GODINEZ 40,000.00COMANDANTE PRIMER JEFE, PRESIDENTE DEL DIRECTORIONACIONAL


40,000.00

Total Q. 80,000.00




Hallazgo No. 7 Falta de anexos en publicación de Guatecompras CondiciónEn el programa 11 Servicios de Emergencia, se estableció que el CuerpoVoluntario de Bomberos de Guatemala, efectuó compras directas por valorde Q2,408,040.34, sin que por cada número de publicación Guatecompras -NPG-,se hayan colocado los anexos correspondientes, según muestra de auditoría quese describe en los cuadros siguientes: RENGLÓN PRESUPUESTARIO 165

CUR FECHACUR

PROVEEDOR FACTURANo.

FECHAFACTURA

DESCRIPCIÓN VALORCON IVA

(expresadoen

quetzales)

VALOR SINIVA


320 17/03/2015 RECTIFICADORAM & M

45 11/03/2015 Servicio de reparación a motorDetroit 8 cilindros

12,652.40

11,296.79

377 24/03/2015 IMPORTADORAGRACIAS A DIIOS

2283 21/02/2015 Reparación de la Unidad 1149de la 94 Cía. De la EsperanzaQuetzaltenango

17,000.00

15,178.57

410 25/03/2015 TALLERES PUAC 1366 18/03/2015 Reparación de la Unidad 1117de la Unidad Médica, derivadode accidente frontal

17,700.00

15,803.57

588 24/04/2015 MULTESERVICIOSMEME´S

7692 03/03/2015 Reparación y mantenimientode la Unidad 371 de la 73 Cía.De Morales Izabal

30,000.00

26,785.71

SUBTOTAL 77,352.40 69,064.64

RENGLÓN PRESUPUESTARIO 171

CUR FECHA PROVEEDOR FACTURANo.

FECHAFACTURA

DESCRIPCIÓN VALOR CONIVA (expresadoen quetzales)

VALOR SIN IVA(expresado en

quetzales)293 10/03/2015 VIDRIERÍA

GAITÁN152 05/03/2015 Por adquisición de cuadros,

forro para interior deUnidad, ventanales dealuminio

12,600.00

11,250.00

513 13/04/2015 GALICOSA 287 23/02/2015 Por adquisición demateriales de construcciónpara reparaciones en la 94Cía. La EsperanzaQuetzaltenango.

37,401.00

33,393.75

552 17/04/2015 CONSTRUCTORAINARS

6 15/04/2015 Por adquisición demateriales para trabajos dereparación en la 7a. Cía.Puerto Barrios Izabal.

20,700.00

18,482.14

760 07/05/2015 DISTRIBUIDORAGLOBAL ELFORMÓN

28014 14/04/2015 Por adquisición de 175 qqde cemento para la 83 Cía.Nueva Concepción,Escuintla

12,950.00

11,562.50

1047 15/06/2015 VIDRIERÍAGAITÁN

164 03/06/2015 Por Adquisición deretrovisores, cuadros,paletas de vidrio, yaluminio, para unidades derescate y unidadesadministrativas.

11,570.00

10,330.36

1667 20/08/2015 VIDRIERÍAGAITÁN

172 17/08/2015 Por adquisición de tubos desilicón, cuadros, vidrios,

11,725.00

10,468.75




retrovisores y polarizadopara unidades de rescate yunidades administrativas

SUBTOTAL 106,946.00 95,487.50



FECHAFACTURA

DESCRIPCIÓN VALOR CON IVA(expresado en

quetzales)


quetzales)2119 10/11/2015 C E S A R

ANDRÉS,C A L M OCASTAÑEDA

205 27/10/2015 Por Asesoría Legal,procuración y auxilioprofesional dentro del Exp.1706-2014 de la CC

15,000.00

13,392.86

2119 10/11/2015 C E S A RANDRÉS,C A L M OCASTAÑEDA


15,000.00

13,392.86



15,000.00

13,392.86


202 27/10/2015 Por Asesoría Legal,procuración y auxilioprofesional dentro del Exp.164-2014 de la CorteSuprema de Justicia.

15,000.00

13,392.86


201 27/10/2015 Por Asesoría Legal,procuración y auxilioprofesional dentro delAmparo 1010-2013-00243de la Corte de Apelacionesdel Ramo Civil y Mercantil

15,000.00

13,392.86

2593 15/12/2015 JUAN MANUELCASTILLOMARROQUÍN

2 14/12/2015 Por Servicios profesionales,elaboración del ReglamentoInterno de la Institución

25,000.00 22,321.43

2698 16/12/2015 ALFONSOCLEMENTETAX TOYOM

725 15/12/2015 Por Servicios profesionales,Diatámenes Jurídicos,Proyecto de Acdo.Gubernativo para el pagode Dietas.

15,000.00

13,392.86



15,000.00

13,392.86



15.000,00

13.392,86



15,000.00

13,392.86



15,000.00

13,392.86

SUBTOTAL 175,000.00 156,250.00



FECHAFACTURA

DESCRIPCIÓN VALOR CON IVA(expresado en

quetzales)


quetzales)1764 17/09/2015 SERVIFIESTAS

LENCHO2223 01/09/2015 Por compra de Alimentos

para el aniversario de laInstitución

13,143.20

11,735.00

1764 17/09/2015 SERVIFIESTASLENCHO

2225 01/09/2015 Por compra de Alimentospara el aniversario de la

28,817.00

25,729.46




Institución2586 15/12/2015 C A S A S

INTERNACIONALES11472 11/12/2015 Por compra de 50 cajas

de uvas para el personalde la Institución

18,750.00

16,741.07

2586 15/12/2015 C A S A SINTERNACIONALES

11473 11/12/2015 Por compra de 50 cajasde manzanas para elpersonal de la Institución

23,750.00

21,205.36

2704 17/12/2015 SERVIFIESTASLENCHO

2263 16/12/2015 Por compra de alimentospara cena navideña delpersonal de la institución.

26,000.00

23,214.29

2742 18/12/2015 SERVICIOS DECOMIDAS HÜRU


17,500.00

15,625.00

2742 18/12/2015 SERVICIOS DECOMIDAS HÜRU


14,700.00

13,125.00

SUBTOTAL 142,660.20 127,375.18



FECHAFACTURA



quetzales)44 16/02/2015 DICOCENSA 2708 09/02/2015 Compra de pinturas

monocapa y poliuretano,masilla, para reparación deunidades de rescate.

11,700.00

10,446.43

68 17/02/2015 DICOCENSA 2705 09/02/2015 Compra de pinturasmonocapa y poliuretano,masilla, para reparación deunidades de rescate.

12,150.00

10,848.21

68 17/02/2015 DICOCENSA 2704 09/02/2015 Compra de pinturasmonocapa y poliuretano,thiner, masilla, lijas, parareparación de unidades derescate.

11,490.00

10,258.93

853 19/05/2015 DICOCENSA 3047 08/05/2015 Compra de pinturasmonocapa y poliuretano,thiner, masilla, lijas, parareparación de unidades derescate.

12,350.00

11,026.79

1466 28/07/2015 DICOCENSA 3290 21/07/2015 Compra de pinturasmonocapa y poliuretano,chapopote, masilla, lijas,para reparación deunidades de rescate.

11,700.00

10,446.43

1466 28/07/2015 DICOCENSA 3291 21/07/2015 Compra de pinturasmonocapa y poliuretano,chapopote, masilla, lijas,para reparación deunidades de rescate.

11,700.00

10,446.43

1466 29/07/2015 DICOCENSA 3292 21/07/2015 Compra de pinturasmonocapa y poliuretano,para reparación deunidades de rescate.

16,050.00

14,330.36

1474 29/07/2015 DICOCENSA 3296 21/07/2015 Compra de pinturasmonocapa y poliuretano,para reparación deunidades de rescate.

12,250.00

10,937.50

1474 29/07/2015 DICOCENSA 3297 21/07/2015 Compra de pinturasmonocapa y poliuretano,solventes, masilla, parareparación de unidades derescate.

13,000.00

11,607.14


12,550.00

11,205.36

1474 29/07/2015 DICOCENSA 3299 21/07/2015 Compra de pinturas




monocapa y poliuretano,solventes, masilla, parareparación de unidades derescate.

13,100.00 11,696.43


12,170.00

10,866.07


13,240.00

11,821.43


13,050.00

11,651.79


13,100.00

11,696.43


14,800.00

13,214.29


13,150.00

11,741.07


13,940.00

12,446.43


13,210.00

11,794.64


14,880.00

13,285.71

SUBTOTAL 258,950.00 231,205.36



FECHAFACTURA



quetzales)42 16/02/2015 REPARA DIESEL 157 02/02/2015 Por adquisición de

una bomba dieselpara motor caterpilar yun juego de inyectores

11,300.00

10,089.29

42 16/02/2015 REPARA DIESEL 158 02/02/2015 Por adquisición de 1bomba Toyota Hice , 1para mitsubishi y 1juego de inyectores

15,100.00

13,482.14

53 16/02/2015 REPARA DIESEL 153 14/01/2015 Por compra de 3bombas de inyeccióndiesel toyota

18,900.00

16,875.00

394 24/03/2016 REPARA DIESEL 180 24/03/2015 Por compra de unturbo toyota y unabomba de MackDiesel

18,300.00

16,339.29




396 24/03/2015 REPARA DIESEL 179 24/03/2015 Por compra de unturbo de cumins y 1bomba de toyota

14,600.00

13,035.71

534 15/04/2015 REPARA DIESEL 191 15/04/2015 Por compra de 2bombas p/motortoyota y mitsubishi y juegos de inyectores

15,600.00

13,928.57

534 15/04/2015 REPARA DIESEL 193 15/04/2015 Por compra de 1culata para motorcummins, 1 bomba demotor toyota y 1 juegode inyectores

14,300.00

12,767.86

851 19/05/2015 REPARA DIESEL 206 18/05/2015 Por compra de 2bombas de motormazda y Kía y 2juegos de inyectores.

15,600.00

13,928.57

851 19/05/2015 REPARA DIESEL 207 18/05/2015 Por compra de 2bombas de motortoyota y 1 juego deinyectores.

14,600.00

13,035.71

851 19/05/2015 REPARA DIESEL 205 18/05/2015 Por compra de 2bombas de motortoyota y Mitsubishi y 2juego de inyectores.

15,600.00

13,928.57

1028 12/06/2015 REPARA DIESEL 214 09/06/2015 Por compra de 1 turbotoyota y 1 juego detoberas inyectoresmarca toyota

13,300.00

11,875.00

1264 02/07/2015 REPARA DIESEL 219 02/07/2015 Por compra de 3bombas de inyecciónpara motor, mazda,toyota y caterpilar

15,600.00

13,928.57

1264 02/07/2015 REPARA DIESEL 220 02/07/2015 Por compra de 8inyectores para motorcaterpilar, 4 inyectorespara motor mitsubishiy 1 bomba toyota

15,800.00

14,107.14

1273 02/07/2015 REPARA DIESEL 218 02/07/2015 Por compra de 1 turbotoyota, 1 bomba paramotor mazda y 1juego de inyectoresmarca mazda

17,100.00

15,267.86

1359 17/07/2015 REPARA DIESEL 228 13/07/2015 Por compra de 2bombas para motor,caterpilar y toyota y 1juego de inyectoresp/toyota

18,500.00

16,517.86

1359 17/07/2015 REPARA DIESEL 229 13/07/2015 Por compra de 1bomba p/motormitsubishi y 2 juegosde inyectores

17,000.00

15,178.57

1362 17/07/2015 CEFRIC 78211 a la78216,78218 y78234

01/07/2015 Por compra dediferentes clases derepuestos paravehículos.

80,430.14

71,812.63

1363 17/07/2015 CEFRIC 78537,7853978541

Y 78543


36,740.00

32,803.57

1363 17/07/2015 CEFRIC 78690 Y78691


18,984.71

16,950.63

1363 17/07/2015 CEFRIC 78834 Y78838


19,566.53

17,470.12

1522 12/08/2015 RADIADORESJULIAN

42, 45 Y 46 06/08/2015 Por compra de 4radiadores, toyota,toyota Hiace,cherokee y undepósito de agua.

20,330.00

18,151.79




1526 13/08/2015 REPARA DIESEL 52 y 54 10/08/2015 Por compra de 3bombas p/motor dieselmazda, toyota ymitsubishi. 1 turbop/motor toyota y 2juegos de inyectores

32,200.00

28,750.00

1536 13/08/2015 RADIADORESJULIAN

40, 43 y 44 06/08/2015 Por compra de 4radiadores, paravehículo Kía plegio,toyota Hiace, blue birdy Cummins

26,900.00

24,017.86

1548 13/08/2016 CEFRIC 80301 a la80306


54,150.00

48,348.21

1551 13/08/2015 CEFRIC 80586,80591 a la

8059


42,150.00

37,633.93

1556 13/08/2015 CEFRIC 80583 a la80585,80588,80589,80599


55,194.00

49,280.36

1558 13/08/2015 REPARA DIESEL 51 y 53 10/08/2015 Por compra de 3bombas para motordiesel, toyota hiace,mitsubishi y mazda, 1turbo toyota y 2 juegosde inyectores

32,200.00

28,750.00

1777 18/09/2015 CEFRIC 80866 a la80870


39,461.87

35,233.81

1777 18/09/2015 CEFRIC 82144,82146 a la

88149


44,250.00

39,508.93

1781 18/09/2015 CEFRIC 82150 a la82158


78,869.88

70,419.54

1784 18/09/2015 CEFRIC 82160 a la82164,82167, 82190 y82191


83,596.68

74,639.89

1807 22/09/2015 CEFRIC 82367,82356.82392,82390 y82400


45,669.71

40,776.53

2141 11/11/2015 SILENCIADORESLOPEZ

298 a la 303 04/11/2015 Por compra de 6escapes consilenciador, tubo deescape, cargadores,tubos flexibles, cambiode boqui l la,empaques, pernos,cargadores, 1 Manifullde escape.

54,500.00

48,660.71

2328 16/11/2015 S U P E RAUTOREPUESTOSS.A.

2664, 2672,2665,

2670,2673,2666 y 2669


59,202.68

52,859.54


2517 y 2518 14/10/2015 Por compra dediferentes clases derepuestos paravehículos.

15,123.71

13,503.31

2341 16/11/2015 CEFRIC 83888 a la83891,

83893 a la

01/10/2015 Por compra dediferentes clases derepuestos para

79,350.57

70,848.72




83897 vehículos.2342 16/11/2015 CEFRIC 83892,

83881 y83900


23,273.59

20,779.99

2344 16/11/2015 CEFRIC 83876 a la83878 y83880,


39,000.00

34,821.43

2344 17/11/2015 CEFRIC 84114 a la84116,84128,84119


46,611.29

41,617.22


2413, 2415,2423 a la

2429


71,388.28

63,739.54

2140 11/11/2015 REPARA DIESEL 15 a la 17Serie B

05/11/2015 Por compra de 5bombas para motortoyota, isuzu,mitsubishi y mazda; 4juegos de inyectores yun turbo p/motortoyota.

48,700.00

43,482.14


2169 a la2171, 2162

y 2163


44,198.34

39,462.80

2350 16/11/2015 CEFRIC 83883 a la83885,83887, 83931,


47,222.18

42,162.66

2350 16/11/2015 CEFRIC 84151,84157,84156 y84153


35,425.55

31,629.96

2739 18/12/2015 CEFRIC 88824 a la88830


63,195.71

56,424.74

2750 18/12/2015 CEFRIC 88866 a la88869,88871 y88872


58,046.32

51,827.07

SUBTOTAL 1,647,131.74 1,470,653.34

TOTAL 2,408,040.34 2,150,036.02

CriterioEl Decreto No. 57-92 del Congreso de la República Ley de Contrataciones delEstado, Artículo 43, Compra Directa, establece: "...Cuando la compra directa seamenor de diez mil Quetzales (Q.10.000.00), no quedan obligados a cumplir condicha publicación en GUATECOMPRAS.“ La resolución 11-2010 del Ministerio de Finanzas Públicas, Normas para el uso delSistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del EstadoGUATECOMPRAS, artículo 9, numeral romano iv. Procedimientos o publicacionessin concurso, establece: "Se refiere a todo procedimiento administrativo reguladoen la Ley de Contrataciones del Estado o su reglamento que no requiere concurso. En estos casos, a más tardar, una vez recibido el bien, servicio o suministro, sedeberá publicar la documentación de respaldo que conforma el expedienteadministrativo que ampara la negociación realizada, por constituir información




pública de oficio. Cuando la información que respalda este tipo de procedimientossea publicada automáticamente por medio de los sistemas presupuestarios y degestión, las entidades requirentes o contratantes deben anexar manualmente ladocumentación de respaldo." CausaEl Comandante Primer Jefe, Presidente del Directorio Nacional, no ha giradoinstrucciones a los responsables de los registros en el portal de Guatecompras,para que incluyan la documentación de respaldo que conforma el expedienteadministrativo que ampara la negociación realizada. EfectoNo permite a la sociedad civil que a través del portal Guatecompras, conozca yevalúe todas las negociaciones relacionadas con la adquisición de materiales,suministros y servicios. RecomendaciónEl Directorio Nacional, debe girar instrucciones al Comandante Primer Jefe,Presidente del Directorio Nacional para que instruya a los responsables de losregistros, con el objeto de dar cumplimiento a la normativa vigente relacionada conla publicación de la información respectiva en el portal de Guatecompras. Comentario de los ResponsablesEn oficio número OFC. 250/04/2016 de fecha 25 de abril de 2016, el señor CésarAugusto González Arroyo, Comandante Primer Jefe, Presidente del DirectorioNacional, manifiesta: "Durante el año 2015 se realizaron compras directas sinembargo no se publicaron los anexos correspondientes de cada compra debido aque no se cuenta con el personal administrativo suficiente para realizar dichatarea. Como es de su conocimiento, a simple vista, la institución creció para el serviciode la población, no así en el área administrativa; y este año se logró unaasignación de forma permanente de Q60,000,000.00 por lo que se está solicitandouna audiencia con el Presidente de la República para que se haga una excepcióncon respecto a las prohibiciones que se encuentran en las medidas de contencióncon relación a la contratación de personal y así poder realizar las contratacionesde personal en las áreas administrativas de la institución." Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo, para el Comandante Primer Jefe, Presidente del




Directorio Nacional, derivado que los comentarios presentados en forma escrita,confirman la deficiencia establecida en la condición. Por lo tanto, se ratifica queincumplieron con la normativa, siendo necesario darle cumplimiento a larecomendación. Este hallazgo fue notificado con el número ocho (8) y corresponde en el presenteinforme al número siete (7). Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley de Contrataciones del EstadoDecreto No. 57-92, Artículo 83, y Reglamento de la Ley de Contrataciones delEstado, Acuerdo Gubernativo Número 1056-92, Artículo 56, para: Cargo Nombre Valor en



21,500.38

Total Q. 21,500.38

Hallazgo No. 8 Activos fijos no registrados en Libro de Inventario CondiciónEn el programa 11 Servicios de Emergencia, el Cuerpo Voluntario de Bomberosde Guatemala, llevó a cabo la compra de una máquina para soldar AC y DC bajoel renglón presupuestario 298 Accesorios y Repuestos en General, según CUR degasto No. 56 de fecha 16 de febrero de 2015, a la empresa Fricciones y ClutchesCEFRIC, según factura No. 150000067497 de fecha 12/01/2015, por valor deQ8,249.99, estableciéndose que la máquina no se registró en el libro de inventarioy por ende no cuenta con tarjeta de responsabilidad. CriterioLa Circular 3-57 de la Dirección de Contabilidad del Estado, Instrucciones sobre laformación, control y rendición de inventarios de oficinas públicas. Adiciones alInventario, establece: “Toda adquisición de bienes no fungibles que ocurra en eltranscurso del año y que constituya aumento al activo, deberá agregarse acontinuación del inventario anterior, previa reapertura del mismo en el libroautorizado, teniendo cuidado de hacerlo en las fechas precisas en que se lleve acabo la adquisición.” CausaLa Contador Tesorero no hizo del conocimiento a la Encargada de Inventarios dela compra de una máquina para soldar, a efecto se realizaran los registros




correspondientes. EfectoRiesgo de pérdida de activos, al no estar registrados en el inventario y carecer detarjeta de responsabilidad. RecomendaciónEl Comandante Primer Jefe, Presidente del Directorio Nacional, debe girarinstrucciones a la Contador Tesorero, para que todos los documentosrelacionados a la compra de bienes, se trasladen a la Encargada de Inventarios,con el objeto que efectúe los registros correspondientes. Comentario de los ResponsablesLa señora Telma Leticia de León Godínez, Contador Tesorero, no presentócomentarios ni pruebas de descargo sobre el presente hallazgo. Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo, para la Contador Tesorero, toda vez que no presentóningún comentario al respecto. No obstante se le notificó mediante oficio númeroCGC-DAEAD-AFP-CCB-090-2016 de fecha 15 de abril de 2016. Este hallazgo fue notificado con el número nueve (9) y corresponde en el presenteinforme al número ocho (8). Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 21, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesCONTADOR TESORERO TELMA LETICIA DE LEON GODINEZ 2,604.00Total Q. 2,604.00

Hallazgo No. 9 Falta de registro de bienes fungibles CondiciónEn el programa 11 Servicios de Emergencia, el Cuerpo Voluntario de Bomberosde Guatemala, realizó la compra de varios bienes fungibles, determinándose quela entidad no lleva ningún control de registro auxiliar, por lo que no se pudoestablecer los bienes fungibles que están a cargo de cada empleado. De lamuestra de auditoría verificada se determinaron los siguientes:




CURNo.

FECHA RENGLÓNDE

GASTO

FACTURANo.

FECHAFACTURA

PROVEEDOR DESCRIPCION DELBIEN

VALOR(Expresado

enquetzales)

66 17/02/2015 298 150000067501 12/01/2015 CEFRIC 1 PULIDORA 2,130.00

441 26/03/2015 298 150000070705 02/03/2015 CEFRIC 1 PULIDORA 41/2 937.51

441 26/03/2015 298 150000070705 02/03/2015 CEFRIC 1 BARRENO 592.51

441 26/03/2015 298 150000070943 04/03/2015 CEFRIC 1 LAGARTO 2TONELADAS

2,030.62

445 26/03/2015 298 150000071328 10/03/2015 CEFRIC 1 JUEGO DE LLAVESTORX

59.99

604 24/04/2015 282 8147 16/02/2015 Ventas yServicios

Industriales

1 MANGUERAREFORZADA DE 3/4 X100 PIES DE LARGO

350.00


Industriales

1 REMACHADORAPROFESIONAL DE 18"

1,725.00


Industriales

1 M Á Q U I N AMULTICORTE DE 5"

1,975.00


Industriales

1 PULIDORA DE 4 1/2MARCA MILWAUKEE

950.00


Industriales

2 CARETAS PARAPULIR MARCATRUPER A Q155.00C/U

310.00


Industriales

1 CINTA MÉTRICA DE5 MTS. MARCATRUPER

58.00


Industriales

1 MANGUERA DE 100X 1/2 Y UNA PISTOLAPARA MANGUERAMARCA TRUPER

288.00

2303 13/11/2015 267 18039 19/10/2015 PROVESERSA 2 LICENCIA DEANTIVIRUS

225.00

2303 13/11/2015 267 18039 19/10/2015 PROVESERSA 1 MEMORIA USBKINGSTON DE 8G

70.00

2303 13/11/2015 267 18039 19/10/2015 PROVESERSA 1 M O U S EINALÁMBRICOLOGITECH M165

175.00

2303 13/11/2015 267 18039 19/10/2015 PROVESERSA 1 MEMORIA USBKINGSTON DE 32G

160.00

2303 13/11/2015 267 18039 19/10/2015 PROVESERSA 1 IMPRESORA IP2700CON SISTEMA

625.00

2303 13/11/2015 267 18039 19/10/2015 PROVESERSA 1 MOUSE KLIPSTREME SHADOWUSB

55.00

2303 13/11/2015 267 18039 19/10/2015 PROVESERSA 1 MEMORIA USBKINGSTON DE 16G.

90.00




2674 16/12/2015 267 18563 08/12/2015 PROVESERSA 4 LICENCIAS DEANTIVIRUS ESETNOD32 POR 1 AÑO AQ225.00 C/U

900.00

2674 16/12/2015 267 18563 08/12/2015 PROVESERSA 1 MOUSE KMO-11 USB 65.00

2674 16/12/2015 267 18563 08/12/2015 PROVESERSA 1 Memoria USB DE 16G 65.00

2674 16/12/2015 267 18563 08/12/2015 PROVESERSA 2 MEMORIA USB DE32G A Q140.00 C/U

280.00

2674 16/12/2015 267 18563 08/12/2015 PROVESERSA 1 MEMORIA USB DE64G

225.00

2674 16/12/2015 267 18564 08/12/2015 PROVESERSA 1 IMPRESORA CANONIP2810 P/1000 COPIAS

200.00

2674 16/12/2015 267 18564 08/12/2015 PROVESERSA 1 IMPRESORA CANONIP2700, PARA 2,000COPIAS

400.00

2674 16/12/2015 267 18564 08/12/2015 PROVESERSA 1 TECLADO USB KLLIPSTREME 050S

75.00

TOTAL 15,016.63

CriterioLa Circular 3-57 de la Dirección de Contabilidad del Estado, Instrucciones sobre laformación, control y rendición de inventarios de oficinas públicas, Registro Auxiliarde Artículos Fungibles y de Consumo. Establece: “Las oficinas públicas deberánllevar un registro de sus artículos fungibles en libro auxiliar autorizado,separadamente del libro de inventarios. Las adquisiciones se operarán únicamenteen este libro y no es necesario dar aviso al Departamento de Contabilidad de laDirección de Contabilidad del Estado; en cuanto a las bajas, pueden operarse sinla autorización necesaria para los objetos inventariables, por medio de acta que sesuscribirá bajo la responsabilidad del jefe de la oficina.” Tarjetas deResponsabilidad. Establece: “Con el objeto de poder determinar en cualquiermomento los útiles a cargo de cada empleado, se abrirán tarjetas individuales deresponsabilidad, en las cuales deben registrarse detalladamente y con los mismosdatos que figuran en el inventario, los bienes por los cuales responde cadafuncionario o empleado público, agregándose al final y por separado el detalle delos artículos que por su naturaleza fungible no hayan sido incluidos en elinventario…” CausaLa Encargada de Inventarios no ha establecido controles para registrar los bienesfungibles. EfectoRiesgo de pérdida de los bienes fungibles.




RecomendaciónEl Comandante Primer Jefe, Presidente del Directorio Nacional, debe girarinstrucciones a la Encargada de Inventarios para que implemente un libro decontrol debidamente autorizado para el registro de los bienes fungibles y que losmismos estén registrados en las tarjetas de responsabilidad que a cada empleadocorresponda. Comentario de los ResponsablesEn oficio número Ofc. 27/04/2016 de fecha 22 de abril de 2016, la señorita IngridGuisela Sabán Choc, Encargada de Inventario, manifiesta: "Se les informa quedichos registros de bienes fungibles se estarán registrando este año y de la mismamanera se estará solicitando la autorización de las hojas movibles o libro a ladependencia respectiva." Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo, para la Encargada de Inventario derivado que elcomentario presentado confirma la deficiencia descrita en la condición, ya queindica que en este año 2016 efectuará los registros y realizará las gestiones parala autorización del libro respectivo. Este hallazgo fue notificado con el número diez (10) y corresponde en el presenteinforme al número nueve (9). Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 21, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesENCARGADA DE INVENTARIO INGRID GUISELA SABAN CHOC 1,253.00Total Q. 1,253.00

Hallazgo No. 10 Donaciones en especie no informadas a la unidad especializada delMinisterio de Finanzas Públicas CondiciónAl revisar las adiciones registradas en el libro de inventario correspondientes alaño 2015, se estableció que el Cuerpo Voluntario de Bomberos de Guatemalarecibió donaciones en especie por valor de Un millón trescientos sesenta y cincomil quinientos doce quetzales con noventa y cuatro centavos (Q1,365,512.94), sinque se haya informado mediante certificación de inventario a la Dirección de




Bienes del Estado y se hayan efectuado los registros contables respectivos. En elsiguiente cuadro se describen los bienes recibidos en calidad de donación: No. DONANTE DESCRIPCIÓN DE LA DONACIÓN

(BIENES EN ESPECIE)Valor en

Quetzales1 Constructora Marhnos, S.A.

de C.V.Vehículo, Tipo Ambulancia, Marca Kia,Modelo 2007, Chas isKNCSE211577161912, Motor J2449746, Unidad 1073.

80,000.00

2 Care de Guatemala Vehículo, Tipo Pick Up, Marca Toyota,Modelo 1999, Chasis LN166-0013063,Motor 3L-4583943, Unidad 1115.

20,000.00

3 Soluciones de Transporte yDistribución, SociedadAnónima.

Vehículo, Tipo Camión, Chasis FF175S14036, Motor EH700-216308, Unidad1116,

45,000.00

4 Cofiño Stahl y Compañía Vehículo, Tipo Microbús, Marca Toyota,Modelo 2016, Chas isJTFJS02P6G0051710, Motor2KD-A842131, Unidad 1175.

171,841.89

5 Esteban López. Vehículo, tipo Camión Chasis, modelo1991, marca Mitsubishi, chasis FK455M-D20080, motor 6D14-512487,Unidad 1149,

50,000.00

6 Mynor Anibal OrdoñezCorado.

Vehículo, tipo Ambulancia, modelo 1999,marca Ford , chas is 1FDXE40F9XHB36811, motor 7.4J2U874246, Unidad 1150.

70,000.00

7 Cofiño Stahl y Compañía Vehículo, tipo Ambulancia, modelo 2015,marca Toyota, chasis JTFSS22PXF0138248, motor 2KD-A640910, Unidad 1151.

228,655.69

8 Crown Point District One FireDept..

Vehículo, tipo Motobomba, modelo 1986,marca Pierce, chasis 1P9CT01D5GA040123, motor 6VF132089, Unidad 1152.

54,920.07

9 Asociación de BomberosVoluntarios de Amatitlan

Vehículo, tipo Pick Up, modelo 2016,marca Toyota, ChasisMR0DR22G6G0022108, motor2KDU731493, Unidad 1156.

154,480.00

10 Asociación de BomberosVoluntarios de Amatitlan

Vehículo, tipo Microbús, modelo 2016,marca Toyota, ChasisJTFJS02P2G0049680, Motor2KD-A799716, Unidad 1157.

154,480.00

11 Fredy Napoleón EnríquezAguirre.

Motocicleta, marca Yamaha, modelo2014, Chasis ME1FE43F1E2038529,Motor 1DE2038490, Unidad 1158.

9,000.00

12 Global Gear Initiative, Inc. Vehículo, tipo Motobomba, modelo 1984,marca Duplex, Chasis1D91M31E0D1008357, Motor6VF113868, Unidad 1176.

75,000.00




13 Tomas Castellanos Méndez Vehículo, tipo Microbús, modelo 2012,marca Toyota, ChasisJTFSS22P7C0096732, Motor2KD-5569513, Unidad 1177.

50,000.00

14 Ciudad de Crown Point Fire yRescue.

Vehículo, tipo Motobomba, modelo 1987,marca GMC, Chasis J529679, MotorV0616FLL, Unidad 1178.

75,000.00

15 Mcdonald´s Mesoamérica. 3. Barras Luminosa marca Federal SignalCorporation, modelo HL Led en color rojoy domo claro.

2,839.29

16 Administrador del MercadeoMayorista.

Radios Base, marca Motorola Pro5100(series: 103THJB366,103THGM585, 103TNEB428,103TJQA785, 103THGM587,103THGM513,103TNQ2206,103THJT194, 103THGM569,103THGM446, 103TLEC943,103THGM512, 103THGM575,103THGM463, 103TMJ0709,103THGM572, 103THGM554,1 0 3 T H G M 5 1 1 ,103THGM440,103THGM576,103TNEB440, 103THGM567,103THGM565,103TMJ0733,103TKS2065, 103TMS8945,103TNEB430, 103THGM459,103THGM559, 103TKQ8424,103TPA1571, 103TJQ3600,103TNQ2207, 103THGM564,103TNQ2232, 103THGM445,103THGM466, 103THGM574,103THGM443, 103TKQ8411,103TNG2719, 103TPC0076,103TJSC065, 103TPN8018,103TJQ3654, 103THEE159,103TDWG778, 103THGM472,103THGM514, 103TJJ5182).

100,000.00

17 Distelsa. Refrigeradora, marca Whirlpool, modeloWT8003D, serie VS50349329. Donadopor

5,499.00

18 Distelsa. Refrigeradora, marca Whirlpool, modeloWT8003D, Donado por Distelsa.

5,499.00

19 Distelsa. Televisor, modelo 49LF6350, serie507RMKV47285, Donado por Distelsa.

5,999.00

20 Distelsa. Televisor, modelo 49LF6350, serie507RMQK47276, Donado por Distelsa.

5,999.00

21 Distelsa. Microondas, marca Panasonic, modeloNN51651W, serie 6544011217, Donadopor Distelsa.

500.00

22 Distelsa. Dispensador, marca Frigidaire, modeloFQF153MBIW, serie 52500593, Donado

800.00




por Distelsa. TOTAL 1,365,512.94

CriterioEl Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 Reglamento de la Ley Orgánica delPresupuesto, Artículo 53. Donaciones en especie. Establece: “…Los organismosdel Estado, empresas públicas, entidades descentralizadas y autónomasincluyendo las municipalidades, deberán informar mediante certificación deinventario a la Dirección de Bienes del Estado, a más tardar treinta (30) díascalendario después de haber recibido las aportaciones o donaciones en especieinternas o externas con o sin aporte nacional que incrementen el patrimonio delEstado…” CausaIncumplimiento a la normativa por parte de la Encargada de Inventarios al noinformar a la Dirección de Bienes del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas,sobre las donaciones recibidas. EfectoLas cuentas de Activo No Corriente (largo plazo) del Balance General, no reflejanun saldo razonable. RecomendaciónEl Comandante Primer Jefe, Presidente del Directorio Nacional, debe girarinstrucciones a la Encargada de Inventarios, para que informe a la Dirección deBienes del Estado, sobre las donaciones en especie recibidas y en el plazoestablecido en la normativa vigente; asimismo, a la Contador Tesorero para querealice los registros correspondientes. Comentario de los ResponsablesEn oficio número Ofc. 27/04/2016 de fecha 22 de abril de 2016, la señorita IngridGuisela Sabán Choc, Encargada de Inventario, manifiesta: "Se les informa que dichas Donaciones se estarán informando a la Dirección de Bienes del Estado yde igual manera las de reciente ingreso." Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo, para la Encargada de Inventario, en virtud que laresponsable indica en sus argumentos que estará informando sobre lasdonaciones y que también lo hará con las de reciente ingreso. Este hallazgo fue notificado con el número once (11) y corresponde en el presenteinforme al número diez (10).




Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 26, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesENCARGADA DE INVENTARIO INGRID GUISELA SABAN CHOC 1,253.00Total Q. 1,253.00

Hallazgo No. 11 Incumplimiento a la normativa aplicable a las donaciones CondiciónEn la revisión documental de las donaciones recibidas durante el año 2015, seestableció que las autoridades del Cuerpo Voluntario de Bomberos de Guatemala,no han elaborado el manual correspondiente a donaciones en especie. CriterioEl Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 Reglamento de la Ley Orgánica delPresupuesto, Artículo 53. Donaciones en especie. Establece: “Los Organismosdel Estado, empresas públicas, entidades descentralizadas y autónomasincluyendo las municipalidades, serán los responsables de registrar directamentelas donaciones en especie en el Sistema de Contabilidad Integrada vigente queutilice la institución. Las donaciones en especie (bienes, productos y servicios), se registraránúnicamente en forma contable sin afectar presupuesto. Cuando la recepción de los bienes, productos o servicios donados requierangastos o contrapartidas de recursos estatales, éstos deberán ser registradospresupuestariamente por la entidad beneficiaria. Los Organismos del Estado, empresas públicas, entidades descentralizadas yautónomas incluyendo las municipalidades, deberán informar mediantecertificación de inventario a la Dirección de Bienes del Estado, a más tardar treinta(30) días calendario después de haber recibido las aportaciones o donaciones enespecie internas o externas con o sin aporte nacional que incrementen elpatrimonio del Estado. En el caso de las donaciones que ingresen a almacén, los Organismos del Estado,




empresas públicas, entidades descentralizadas y autónomas, incluyendo lasmunicipalidades, remitirán semestralmente la información certificada a la unidadespecializada del Ministerio de Finanzas Públicas, para su conocimiento y archivo,según el procedimiento establecido en el manual correspondiente. Los procesos antes indicados serán normados por medio del reglamentoespecífico de donaciones. En el caso de las empresas públicas, entidadesdescentralizadas y autónomas, incluyendo las municipalidades, deberán elaborarlos manuales correspondientes, con base a lo estipulado en el párrafo anterior. El Acuerdo No. 16/05/2006 del Directorio Nacional del Benemérito CuerpoVoluntario de Bomberos de Guatemala que aprueba el Manual de funciones porpuesto. Comandante Primer Jefe, Funciones y Atribuciones. Numeral 18.Establece: “Emitir y reformar, junto con los miembros del Directorio Nacional, losreglamentos y normas internas”. CausaEl Comandante Primer Jefe, Presidente del Directorio Nacional no ha gestionadola elaboración y aprobación de un manual relacionado con las donaciones enespecie. EfectoNo existen procedimientos internos aprobados, para que sean aplicados por losresponsables directos de la gestión, recepción y registro de las donaciones enespecie. RecomendaciónEl Directorio Nacional, debe girar instrucciones al Comandante Primer Jefe,Presidente del Directorio Nacional para que gestione la elaboración de un manualde donaciones en especie y que luego de ser aprobado, se socialice a los usuarioscorrespondientes. Comentario de los ResponsablesEn oficio número OFC. 250/04/2016 de fecha 25 de abril de 2016, el señor CésarAugusto González Arroyo, Comandante Primer Jefe, Presidente del DirectorioNacional, manifiesta: "Actualmente no se cuenta con un manual para donacionespor lo que se estará realizando las gestiones necesarias para contar con elmismo."




Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo, para el Comandante Primer Jefe, Presidente delDirectorio Nacional, en virtud que indica en sus argumentos que efectivamente nose cuenta con un manual para donaciones y que estarán realizando las gestionesnecesarias para contar con el mismo. Este hallazgo fue notificado con el número doce (12) y corresponde en el presenteinforme al número once (11). Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 26, para: Cargo Nombre Valor en



1,324.00

Total Q. 1,324.00

Hallazgo No. 12 Deficiencias en documentos de soporte CondiciónEn el programa 11 Servicios de Emergencia, en la revisión documental queampara los gastos de los renglones presupuestarios 267 Tintes, Pinturas yColorantes y 298 Accesorios y Repuestos en General utilizados para la reparaciónde vehículos de emergencia y rescate, se estableció que no adjuntan alComprobante Único de Registro -CUR-, Hoja de trabajo del mecánico para launidad a reparar, Solicitud de repuestos y accesorios, hoja de conocimiento delvehículo reparado con firma del piloto que recibe la unidad a entera satisfacción ysolicitud de cotizaciones para la adquisición de los productos. CriterioEl Acuerdo No. 16/05/2006 del Directorio Nacional del Benemérito CuerpoVoluntario de Bomberos de Guatemala, que aprueba el Manual de Normas yProcedimientos. Procedimiento # 8: Reparación de vehículos de emergencia yrescate. Establece: “1. Se solicita información a quienes lleven el vehículo; 2. Sehace entrega de la hoja de trabajo al mecánico para arreglo de los desperfectos;…4. Se solicitan los repuestos y accesorios que se necesitan para lasunidades…6. Se elabora la hoja de conocimiento del vehículo arreglado…8. Una vez satisfecho el piloto, firma la hoja de conocimiento, aceptando la reparación dela unidad y verificación de los repuestos utilizados”. Procedimiento # 9: Trámites




administrativos para obtención de pago de repuestos y accesorios. Establece: “1.Se busca en el mercado nacional, los repuestos que se necesitan; 2. Se hacesolicitud de cotizaciones o facturas proformas; 3. Se decide la compra luego dehaber revisado las cotizaciones y de acuerdo al repuesto que se necesita…”. ElManual de Funciones y Atribuciones. Comandante Primer Jefe, Funciones yAtribuciones. Numeral 3. Establece: “Cumplir y hacer que se cumpla la LeyOrgánica del Cuerpo Voluntario de Bomberos, los Estatutos, sus reglamentos,Normas y demás disposiciones legales de la Institución.” Numeral 6. Establece:“Velar porque en todo momento se dé estricto cumplimiento a los reglamentos querigen el Benemérito Cuerpo Voluntario de Bomberos de Guatemala”. CausaEl Comandante Primer Jefe, Presidente del Directorio Nacional, la ContadorTesorero y el Jefe de Talleres y Mantenimiento, incumplen la normativa internaaprobada, al no emitir, solicitar y adjuntar la documentación necesaria que soportalos gastos. EfectoRiesgo que los servicios no hayan sido efectivamente prestados. RecomendaciónEl Directorio Nacional del Benemérito Cuerpo Voluntario de Bomberos deGuatemala, debe girar instrucciones al Comandante Primer Jefe, Presidente delDirectorio Nacional, a la Contador Tesorero y al Jefe de Talleres y Mantenimiento,para que realicen sus funciones apegados a las normas que rigen el buenfuncionamiento de la Institución. Comentario de los ResponsablesEn oficio número OFC. 250/04/2016 de fecha 25 de abril de 2016, el señor CésarAugusto González Arroyo, Comandante Primer Jefe, Presidente del DirectorioNacional, manifiesta: "En relación a este hallazgo me permito informar que, si secuenta con solicitud por parte de las compañías para las reparaciones y/oservicios de los vehículos de la institución, anteriormente el departamento deTalleres contaba con un formulario para reparación, sin embargo, en una auditoriaanterior por recomendaciones verbales al Jefe de Talleres le indicaron que no sedebía de utilizar dicho documento por lo que se dejó de utilizar. Actualmente sedeja constancia en el Libro de Talleres en donde firma la persona que recibe launidad. Así mismo se informa que se estará tomando en cuenta las recomendaciones ylos cambios pertinentes según recomendaciones vertidas por la ContraloríaGeneral de Cuentas."




En oficio número 57.04.2016 de fecha 22 de abril de 2016, la señora Telma Leticiade León Godínez, Contador Tesorero, manifiesta: "En los renglonespresupuestarios 267, Tintes pinturas y colorantes y 298 Accesorios y repuestos engeneral, se solicita adjuntar la hoja de trabajo del mecánico para la unidad areparar, el cual lo volverán a adjuntar a la solicitud de las compañías de repuestosy reparaciones que ya se están adjuntando dichos documentos al Cur de gatos asolicitud de la comisión de Auditoría de la Contraloría General de Cuentas en larecepción del Vehículo a entera satisfacción el departamento de talleres tienehabilitado un libro para esta recepción." En oficio sin número de fecha 22 de abril de 2016, el señor Raúl Arturo ChanquínToc, Jefe de Talleres y Mantenimiento, manifiesta: "Deficiencia en documentos desoporte renglon 267 tintes pinturas y colorantes y 298 Accesorios y Repuestos enGeneral, utilizados para la reparación de vehículos de Emergencia y Rescate seutilizan solicitudes de las compañías para compra de repuestos y compra depinturas y accesorios para pintar. La hoja de trabajo del mecánico la cual se utilizaba anteriormente, y se volverá aimplementarlo por recomendación de la auditoria actual en la cual va el numero deunidad, numero de compañía, sede y repuestos a utilizar." Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo, para el Comandante Primer Jefe, Presidente delDirectorio Nacional, para la Contador Tesorero y para el Jefe de Talleres yMantenimiento, derivado que en sus comentarios confirman las deficienciasindicadas en la condición y los documentos presentados no lo desvanecen, porquesi bien es cierto dentro de sus pruebas de descargo presentaron fotocopias deoficios mediante los cuales los interesados solicitan la reparación de vehículos, losdocumentos que establece la normativa interna no la presentaron. Hay que tomaren cuenta que la documentación de respaldo promueve la transparencia y se debedemostrar que se ha cumplido con los requisitos legales, administrativos, deregistro y control en las adquisiciones. Este hallazgo fue notificado con el número trece (13) y corresponde en el presenteinforme al número doce (12). Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 16, para: Cargo Nombre Valor en




QuetzalesJEFE DE TALLERES Y MANTENIMIENTO RAUL ARTURO CHANQUIN TOC 1,246.00CONTADOR TESORERO TELMA LETICIA DE LEON GODINEZ 2,604.00COMANDANTE PRIMER JEFE, PRESIDENTE DEL DIRECTORIONACIONAL


1,324.00

Total Q. 5,174.00

Hallazgo No. 13 Deficiente elaboración del plan anual de compras CondiciónEn el programa 11 Servicios de Emergencia, el Cuerpo Voluntario de Bomberosde Guatemala, se estableció que el Plan Anual de Compras únicamente tienedentro de su contenido 2 eventos de licitación, relacionadas a la compra de equipode transporte y adquisición de combustible a granel, así como un evento decotización para compra de prendas de vestir, mismos que fueron publicados enportal Guatecompras; no así las compras que realizan sobre alimentos parapersonas, llantas y neumáticos, tintes pinturas y colorantes, lubricantes,accesorios y repuestos en general y otras maquinarias y equipos. Según loejecutado por renglón, de la muestra seleccionada de auditoría que se describe acontinuación:

RENGLÓNPRESUPUESTARIO

DESCRIPCIÓN DEL RENGLÓNPRESUPUESTARIO

Valor con IVA,según lo

ejecutado, enquetzales

Valor sin IVA,según lo

ejecutado, enquetzales

211 Alimento para personas 1,117,343.40 997,628.04262 Combustibles y lubricantes (lo

que corresponde a Lubricantes)1,098,532.00 980,832.14

253 Llantas y Neumáticos 1,701,930.00 1,519,580.36267 Tintes, Pinturas y Colorantes 909,089.50 811,687.05298 Accesorios y Repuestos en

General7,160,937.65 6,393,694.33

329 Otras Maquinarias y Equipos 435,348.20 388,703.75 TOTALES 12,423,180.75 11,092,125.67

CriterioEl Decreto No. 57-92 del Congreso de la República Ley de Contrataciones delEstado, Artículo 4. Programación de negociaciones. Establece: “Para la eficazaplicación de la presente ley, las entidades públicas, antes del inicio del ejerciciofiscal, deberán programar las compras, suministros y contrataciones que tenganque hacerse durante el mismo.”




CausaEl Comandante Primer Jefe, Presidente del Directorio Nacional no requirió a lasCompañías de Bomberos y Departamentos Administrativos, la necesidad deequipo, materiales y suministros, para incluirlos en el Plan Anual de Compras. EfectoProvoca que los productos se adquieran a precios mayores o de mala calidad;asimismo, limita la participación de proveedores al no ser publicado el total de lasadquisiciones en el Portal de Guatecompras y se incumple con los procedimientosde compras establecidos en la Ley de Contrataciones del Estado. RecomendaciónEl Directorio Nacional del Benemérito Cuerpo Voluntario de Bomberos deGuatemala, debe girar instrucciones al Comandante Primer Jefe, Presidente delDirectorio Nacional para que antes de iniciar el siguiente período fiscal, requiera atodas las Compañías de Bomberos y Departamentos Administrativos de laInstitución, las necesidades de equipo, materiales y suministros; luego de seranalizadas y priorizadas, se incluyan en el Plan Anual de Compras, de acuerdo alPresupuesto asignado. Comentario de los ResponsablesEn oficio número OFC. 250/04/2016 de fecha 25 de abril de 2016, el señor CésarAugusto González Arroyo, Comandante Primer Jefe, Presidente del DirectorioNacional, manifiesta: "Me permito informar que las compras se realizan deacuerdo a las necesidades de las 134 compañías que integran esta institución, porlo que no es posible programar las mismas debido a que somos una institución desocorro, en donde la herramienta principal para poder realizar el servicio quesolicita la población guatemalteca son los vehículos los cuales presentandesperfectos por lo que las compras de repuestos, mantenimiento y reparación devehículos, llantas, tintes, pinturas y colorantes no se pueden planificar ya que serealizan conforme se van necesitando, para así evitar el sobreabastecimiento en labodega de la institución de compras innecesarias; así como las compras deaccesorios en general, maquinaria y equipos es con base a solicitudespresentadas por las distintas compañías. En relación a la alimentación informo que es proporcionada de acuerdo a lassolicitudes presentadas por parte de las 134 compañías, de la Dirección de laEscuela Nacional de Bomberos y Programa TUM de la institución para llevar acabo capacitaciones, cursos o diferentes actividades que planifican de acuerdo asus necesidades; únicamente las actividades que se realizan por parte de PrimeraComandancia y/o Directorio Nacional son las Juntas Nacionales de Oficiales quese realizan en enero y julio.




Además, se informa que dentro del Plan Anual de Compras del presente año si seencuentran planificadas las compras descritas anteriormente. Así mismo se envióa todas las compañías de la institución un formulario para que planifiquen lascompras de este año y el próximo." Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo, para el Comandante Primer Jefe, Presidente delDirectorio Nacional, derivado que los comentarios presentados por el responsableconfirman la deficiencia establecida en la condición, en virtud que se deben buscarlos mecanismos necesarios para incluir todas las contrataciones, compras demateriales y suministros, que tienen que hacerse durante todo el período fiscal. Este hallazgo fue notificado con el número catorce (14) y corresponde en elpresente informe al número trece (13). Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley de Contrataciones del EstadoDecreto No. 57-92, Artículo 83, y Reglamento de la Ley de Contrataciones delEstado, Acuerdo Gubernativo Número 1056-92, Artículo 56, para: Cargo Nombre Valor en



424,962.11

Total Q. 424,962.11

Hallazgo No. 14 Personal permanente con más de una plaza CondiciónEn el Cuerpo Voluntario de Bomberos de Guatemala, programa 11 Servicios deEmergencia, renglón presupuestario 011 Personal Permanente, se determinó quela Señora Rebeca Macz Botzoc de Reyes (S.O.N.), se encuentra laborando comoBombero Permanente por turnos, en la 102 Compañía con sede en Poptún Petén,bajo la plaza nominal Trabajador Operativo II desde el 19 de febrero de 2007, peroal igual se determinó que se encuentra laborando en el Ministerio de Salud Públicay Asistencia Social con sede en el Hospital Distrital de Poptún Petén, bajo elrenglón presupuestario 011 y con la plaza nominal Paramédico I, desde el 02 deagosto de 1,999; estableciéndose que durante el período del 01/01/2015 al31/12/2015, ambos cargos los ha realizado en horarios incompatibles, además encontrol de asistencia del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social sedeterminó que no laboró durante todo el mes de abril de 2015 debido a que estuvosuspendida por el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social -IGSS-; sin




embargo, en el Cuerpo Voluntario de Bomberos de Guatemala sí laboró;asimismo, según avisos de suspensión de trabajo del IGSS de fechas 06/03/2015y 31/03/2015, la trabajadora en referencia estuvo suspendida por el períodocomprendido del 06/03/2015 al 21/04/2015, estableciéndose que en el mes demarzo laboró en ambas instituciones. En el cuadro siguiente se describen los rolesde turnos incompatibles:

TURNOS INCOMPATIBLESMES DE ENERO DE 2015

BOMBEROS VOLUNTARIOS HOSPITAL DISTRITAL POPTÚN PETÉN

TURNOS TURNOSDEL AL DEL AL

02/01/2015 04/01/2015 02/01/2015 04/01/2015Ingresó a las 8:00 de lamañana.

Salió hasta este día a las 8:00de la mañana.

El día 02/01/2015 estuvo de turno en la tarde de 13:00 a 19:00 hrs; eldía 03/01/2015 estuvo de turno en la mañana de 7:00 a 13:00 horas.


Salió hasta este día a las 8:00de la mañana.

El día 9 estuvo en reunión de enfermería por la mañana de 7:00 a13:00; el día 10 estuvo de turno en la mañana de 7:00 a 13:00; el día 11estuvo de turno en la noche de 19:00 a 7:00 del día 12; el día 13 Libreevaluación del desempeño.


Salió este día a las 8:00 de lamañana.

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Ingresó en turno de la mañana de7:00 a 13:00.



Ingresó en turno de la tarde de13:00 a 19:00.

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MES DE MARZO DE 201520/03/2015 21/03/2015 20/03/2015 21/03/2015

Ingresó a las 8:00 de lamañana.

Salió este día a las 8:00 de lamañana. ----------------

Ingresó en turno de la mañana, delas 7:00 hrs. A 13:00.



El 23/03/2015 ingresó en turno de la noche de 19:00 a 7:00 del día 24;los días 26 y 27 estuvo en turno de la mañana de 7:00 a 13:00 horas.

MES DE ABRIL DE 201501/04/2015 31/04/2015 01/04/2015 31/04/2015

Ingresó el 2/04/2015 a las 8:00 y salió el 07/04/2015 a las8:00; ingresó el 09/04/2015 a las 8:00 y salió el 11/04/2015 alas 8:00; Ingresó el 14/04/2015 a las 8:00 y salió el17/04/2015 a las 8:00; ingresó el 22/04/2015 a las 8:00 ysalió el 27/04/2015 a las 8:00: ingresó el 28/04/2015 a las8:00 y salió el 30/04/2015 a las 8:00.

No laboró el mes completo, el control de turnos indica que estuvosuspendida por el IGSS, sin embargo, según avisos de suspensión detrabajo se establece que la suspendieron a partir del 06/03/2015 al21/04/2015.

MES DE MAYO DE 2015






Ingresó el 01/05/2015 en turno de la noche de 19:00 a 7:00 del día02/05/2015.



Ingresó el 08/05/2015 en turno de la noche de 19:00 a 7:00 del día09/05/2015.



El 18 tiene libre; el 19 ingresó en turno de la noche de 19:00 a las 7:00del día 20.



Estuvo de turno el 30/05/2015 por la tarde de 13:00 a 19:00 horas.

MES DE JUNIO DE 201501/06/2015 02/06/2015 01/06/2015 02/06/2015



Estuvo de turno el 01/06/2015 por la noche de 19:00 a 7:00 horas deldía 02.



Los días 20 y 21 estuvo en turnos de la mañana de 7:00 a 13:00 horas.



Estuvo de turno de la tarde el día 25, de 13:00 a 19:00 horas.

MES DE JULIO DE 201501/07/2015 03/07/2015 01/07/2015 03/07/2015



Estuvo de turno de la noche el día 01/07/2015 de 19:00 a 07:00 del día02/07/2015.



Estuvo de turno en medicinas por la mañana el día 13/07/2015 de 07:00a 13:00.


Salió este día a las 13:00horas.

El día 15 estuvo de turno de la noche en medicinas de 19:00 a 07:00 deldía 16; El 18 estuvo de turno en la mañana de 7:00 a 13:00 horas; el 19estuvo en turno de la tarde de 13:00 a 19:00 horas; el 20 estuvo deturno en la noche de 19:00 a 7:00 del día 21; el 23 estuvo de turno en latarde de 13:00 a 19:00 horas; el 24 estuvo de turno en medicinas por lamañana de 7:00 a 13:00 horas; el 25 estuvo de turno en la noche de19:00 a 7:00 horas del día 26.

MES DE AGOSTO DE 201504/08/2015 05/08/2015 04/08/2015 05/08/2015



Estuvo de turno de la noche el día 04/08/2015 de 19:00 a 07:00 del día05/07/2015.



el día 07/08/2015 estuvo de turno de la tarde de 13:00 a 19:00 horas yel 08/08/2015 estuvo de turno de la mañana de 07:00 a 13:00 horas.






el día 13/08/2015 estuvo de turno de la mañana en medicinas de 07:00a 13:00 horas; el 14/08/2015 estuvo de turno en la noche de 19:00 a7:00 del día 15/08/2015.



El 18/08/2015 estuvo en turno de la tarde de 13:00 a 19:00 horas



El 23/08/2015 estuvo en turno de la mañana de 7:00 a 13:00; el24/08/2015 estuvo en turno de la noche de 19:00 a 7:00 del 25/08/2015



El 29/08/2015 estuvo en turno de la noche de 19:00 a 7:00 del día30/08/2015.

MES DE SEPTIEMBRE DE 201501/09/2015 03/09/2015 01/09/2015 03/09/2015



Los días 1 y 2/09/2015, estuvo en turnos de la tarde de 13:00 a 19:00horas.



El 07/09/2015 estuvo en turno de la tarde de 13:00 a 19:00 horas.



El 11 y 12/09/2015 estuvo en turno de la tarde de 13:00 a 19:00 horas;el 13/09/2015 estuvo en turno de la noche de 19:00 a 7:00 del día14/09/2015.



El 18/09/2015 estuvo en turno de la noche de 19:00 a 7:00 del día19/09/2015.



El 21/09/2015 estuvo de turno de la mañana en pediatría de 7:00 a13:00



El 23/09/2015 estuvo en turno de la noche de 19:00 a 7:00 del día24/09/2015; el 26/09/2015 estuvo en turno de la mañana de 7:00 a13:00 horas.



El 27/09/2015 estuvo en turno de la noche de 19:00 a 7:00 horas del día28/09/2015.

MES DE OCTUBRE DE 201501/10/2015 02/10/2015 01/10/2015 02/10/2015


Salió este día a las 17:00 dela mañana.

El 01/10/2015 estuvo de turno en la tarde de 13:00 a 19:00 horas



El 06/10/2015 estuvo de turno en la tarde de 13:00 a 19:00 horas.



El 11 y 12/10/2015 estuvo en turno de la mañana de 7:00 a 13:00 horas.

15/10/2015 18/10/2015 15/10/2015 18/10/2015






El 17/10/2015 estuvo en turno de la mañana de 7:00 a 13:00 horas.



El 21/10/2015 estuvo en turno de la tarde de 13:00 a 19:00 horas; el23/10/2015 estuvo en turno de la mañana en pediatría de 7:00 a 13:00horas.



El 28/10/2015 estuvo en turno de la tarde de 13:00 a 19:00 horas; el29/10/2015 estuvo en turno de la noche a partir de las 19:00 a las 7:00horas del día 30/10/2015.

MES DE DICIEMBRE DE 201516/12/2015 19/12/2015 16/12/2015 19/12/2015



El 16/12/2015 ingresó en turno de la noche de 19:00 a 7:00 horas deldía 17/12/2015.



El 26/12/2015 ingresó al turno de noche de 19:00 a 7:00 horas del27/12/2015

Al verificar el expediente personal de la Bombero Permanente Rebeca MaczBotzoc de Reyes (S.O.N.), proporcionado por el Departamento de Personal delCuerpo Voluntario de Bomberos de Guatemala, se estableció que la Bombero enreferencia, realiza funciones de dirección ad honorem mediante el cargo deDirectora de Compañía y su firma de autorización aparece en las hojas de controlde asistencia mensual de ingreso y egreso de personal permanente. CriterioLa Constitución Política de la República de Guatemala, artículo 112 Prohibición dedesempeñar más de un cargo público, establece: “Ninguna persona puededesempeñar más de un empleo o cargo público remunerado, con excepción dequienes presten servicios en centros docentes o instituciones asistenciales ysiempre que haya compatibilidad en los horarios.” El Decreto Número 89-2002, del Congreso de la República de Guatemala, Ley deProbidad y Responsabilidad de Funcionarios y Empleados Públicos, artículo 4Sujetos de responsabilidad, establece: “Son responsables de conformidad de lasnormas contenidas en esta Ley y serán sancionados por el incumplimiento oinobservancia de la misma, conforme a las disposiciones del ordenamiento jurídicovigente en el país, todas aquellas personas investidas de funciones públicaspermanentes o transitorias, remuneradas o gratuitas, especialmente: a) Losdignatarios, autoridades, funcionarios y empleados públicos que por elecciónpopular, nombramiento, contrato o cualquier otro vínculo presten sus servicios enel Estado, sus organismos, los municipios, sus empresas, y entidadesdescentralizadas y autónomas. Artículo 6. Principios de probidad, literal b),establece: “El ejercicio de la función administrativa con transparencia.”; Literal h)




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establece: "La actuación con honestidad y lealtad en el ejercicio del cargo oempleo o prestación de un servicio." Artículo 7, Funcionarios públicos, establece:“Los funcionarios públicos conforme los denomina el artículo 4 de esta Ley, estánobligados a desempeñar sus deberes, atribuciones, facultades y funciones conestricto apego a la Constitución Política de la República y las leyes. Enconsecuencia, están sujetos a responsabilidades de carácter administrativo, civil ypenal por las infracciones, omisiones, acciones, decisiones y resoluciones en queincurrieren en el ejercicio de su cargo.” Artículo 15. Cargos públicos, establece:“Los ciudadanos guatemaltecos que no tengan impedimento legal y que reunanlas calidades necesarias, tienen derecho a optar a cargos y empleos públicos deconformidad con la ley. Para su otorgamiento no se atenderá más que a razonesfundadas de méritos de capacidad, idoneidad y honradez. Ninguna persona podrá desempeñar más de un cargo o empleo públicoremunerado, excepto quienes presten servicios en centros docentes oinstituciones asistenciales y siempre que haya compatibilidad en los horarios.” CausaFalta de probidad por parte de la Bombero Permanente, que a la vez desempeñael cargo de de Directora de Compañía ad honorem. EfectoMenoscabo a los intereses del Estado de Guatemala, al realizar funciones almismo tiempo en diferentes Entidades Públicas. RecomendaciónEl Directorio Nacional del Benemérito Cuerpo Voluntario de Bomberos deGuatemala, debe tomar las acciones correspondientes contra la BomberoPermanente de conformidad con los procedimientos establecidos en la Ley delServicio Civil y su reglamento. Comentario de los ResponsablesEn memorial de fecha 23 de abril de 2016, la señora Rebeca Macz Botzoc deReyes, Bombero Permanente, manifiesta: "Rebeca MaczBotzoc, de cuarenta ycuatro años de edad, casada, Enfermera Profesional, guatemalteca, de estedomicilio, identificada con el Documento Personal de Identificación DPI conCódigo Único de Identificación CUI número 1910 24295 1712, extendido por elRegistro Nacional de las Personas RENAP, señalo como lugar para recibirnotificaciones mi residencia ubicada en la 7 calle 3-05 Barrio Santa Fe zona 5,Poptun, Petén, ante usted atentamente comparezco a propiciar informe sobre loshallazgos referidos dentro del expediente en el acápite identificado al respecto mepermito indicar lo siguiente:




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Efectivamente laboro como bombero permanente por turnos en la 102Compañía de Bomberos Voluntarios cuya sede es el municipio de Poptún,Petén, así también laboro como Paramédico I en el Hospital Distrital dePoptún, Petén, que mi en caso conforme el articulo 112 de la ConstituciónPolítica de la República de Guatemala, me encuentro en las excepciones dedicha norma.También en forma ad honorem ejerzo el cargo de Directora de Compañía debomberos citada.Según el hallazgo dentro del expediente arriba identificado es porque ejercílos dos cargos y hay incompatibilidad de horarios, al respecto me permitoindicar que tal como demuestro con las constancias de solicitud de cambiode turno de personal de enfermería, que conforme a la normativa deenfermería del hospital citado, se nos autoriza, realizar siete cambios deturnos o que estos sean cubiertos por otras personas, las que adjunto, misturnos en el Hospital Distrital de Poptún, Petén, fueron cubiertos por otraspersonas, lo que me permitió cubrir mis turnos como bombero, esto debido aque en la 102 compañía de bomberos solo dos personas estamospresupuestadas es decir los que estamos obligados a estar en la estación,las demás personas son bomberos voluntarios ad honorem, que prestan elservicio conforme a sus posibilidades, y en el caso de la presentada quecomo Directora debo de estar pendiente de la compañía las 24 horas todoslos días.Con relación a laborar en la compañía de bomberos, cuando me encontrabasuspendida por el IGSS, se dio la circunstancia que soy la Directora, nohabía personal para cubrir la cabina de llamadas de emergencia y radiobase, me ví obligada, aun en mi precario estado de salud cubrír esteextremo.Con la relación a la reunión programada en el Hospital mencionado para eldía nueve de enero del dos mil quince de las 7 a 13 horas, solicitéautorización para ausentarme de la Estación de Bomberos, para asistir a lareunión, que de hecho la misma inició horas después de la programada,concluyó pronto.No esta demás indicar que la 102 compañía, cuenta con 2 bomberospresupuestados, entre los cuales me encuentro yo y por 9 Bomberosvoluntarios ad honorem, que en dicha compañía se cubren emergencias enel municipio de Poptun, Petén, que tiene una población aproximada de 60 milpersonas, que es el centro de la zona sur de Petén y es el municipio dondemás emergencias por accidente de tránsito se cubren, también se cubrenemergencias para trasladar a personas graves del hospital de Poptún, Peténa los hospitales de hospitales nacionales de San Benito, Petén, PuertoBarrios y la ciudad capital, debido a la escases de personal mi trabajo es




1. La señora Rebeca Macz Botzoc de Reyes, presentó 50 hojas de cambiode turno, las cuales al final contienen el espacio para 4 firmas: La personaque solicita, la persona que cubre el turno, la de autorización de JefeInmediato Superior y la de Vo. Bo. de Sub-Dirección de enfermería. De las50 hojas, el total contiene las firmas de la persona solicitante y la quecubre el turno, un sello y una rúbrica de Subdireccion de Enfermería; sinembargo, del total solo 7 contienen firma del Jefe inmediato superior, consello de la Subdirección de Enfermería, haciendo falta la firma y sello de43 solicitudes. Además no se encuentran autorizadas por el E.P. Jefe deServicio.

2. No justificó los turnos del 9 al 15 de enero de 2016.

3. No justificó los turnos del 23 al 28 de marzo de 2016.

4. Al final de la solicitud existe una nota que literalmente dice: "Derecho arealizar 5 cambios normales 1 por emergencia, los cambios debenrealizarse con 24 horas de anticipación en horario de 7:00 a 15:00 Hrs. delunes a viernes. Deben ser autorizadas por E.P. Jefe de Servicio. Unformulario por cada cambio de turno. Original: EP Jefe de servicio. Quiennotifica a sub-Dirección de Enfermería. Copia: Solicitante y quien cubre elturno.

El personal interesado debe contar con debida solvencia así como

llenar correctamente el presente documento para poder serautorizado. De lo contrario no tendrá la validez plena." El resaltado espropio.

5. Como se puede observar, el personal tiene derecho a 5 cambios de turnosnormales y 1 de emergencia. Sin embargo, la señora Rebeca Macz Botzocde Reyes, en el mes de julio de 2015 justificó 9 cambios, en el mes deagosto 2015 justificó 7 cambios y en los meses de septiembre y octubre de2015, justificó 10 turnos cada mes. Asimismo, se debe llenar un formulariopor cada cambio de turno; sin embargo, existen cuatro (4) formularios queincluyen 2 cambios de turno.

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doble y como antes lo indique mi presencia y prestación de mis servicios enla mayoría de veces es de 24 horas la mayoría de días del año, noimportando mi estado salud"

Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo, para la Bombero Permanente, derivado que las pruebasde descargo presentadas no lo desvanecen, por las siguientes razones:




Este hallazgo fue notificado con el número quince (15) y corresponde en elpresente informe al número catorce (14). Acciones Legales y AdministrativasDenuncia número DAJ-D-EAD-169-2016, presentada al Ministerio Público, deconformidad con el Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 30, en contra de: Cargo Nombre Valor en QuetzalesBOMBERO PERMANENTE REBECA (S.O.N.) MACZ BOTZOC DE .00Total Q. .00

Hallazgo No. 15 Activos fijos no depreciados CondiciónEn el Cuerpo Voluntario de Bomberos de Guatemala, se estableció que en lacuenta 1230 del Balance General denominada Propiedad, Planta y Equipo, que al31 de diciembre de 2015 no han efectuado la disminución periódica en conceptode depreciaciones de los activos fijos de la Institución. CriterioEl Acuerdo Ministerial Número 49-2006, del Ministerio de Finanzas Públicas, defecha 14 de diciembre de 2006, artículo 3, establece: “El registro de ladepreciación y amortización será únicamente contable y por lo tanto, dichasoperaciones no deberán afectar el presupuesto; por consiguiente las entidadesdeberán utilizar el comprobante contable, que para dichas operaciones, estádefinido en el Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN.” La Resolución Número DCE-17-2013 de fecha 07 de agosto de 2013 de laDirección de Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas, Artículo 1º., establece: "Aprobar los porcentajes de depreciación anual de los Activos Fijosdel Benemérito Cuerpo Voluntario de Bomberos de Guatemala, de la manerasiguiente:

Porcentajea) Edificios e Instalaciones 5b) Mobiliario y Equipo de Oficina y Muebles 20c) Equipo de Transporte, Tracción y Elevación 20d) Equipo de Comunicaciones 20e) Equipo de Cómputo 25f) Otros Activos Fijos 20




Artículo 2º., establece: "El método de depreciación es el de línea recta, aplicandoel porcentaje correspondiente al valor original o revaluado, menos el valor residualde Q.1.00." CausaLa Contador Tesorero y la Encargada de Inventarios, no realizaron los cálculos delos porcentajes aprobados por el Ministerio de Finanzas Públicas en relación a lasdepreciaciones. EfectoEl monto de las cuentas de activo fijo afectas a depreciaciones presentadas en elBalance General, no son razonables. RecomendaciónEl Comandante Primer Jefe Presidente del Directorio Nacional, debe girarinstrucciones a la Contador Tesorero y a la Encargada de Inventarios, para queprocedan a realizar el cálculo de las depreciaciones a los activos fijos respectivosy operar los registros contables procedentes. Comentario de los ResponsablesLa señora Telma Leticia de León Godínez, Contador Tesorero, no presentócomentarios ni pruebas de descargo sobre el presente hallazgo. En oficio número Ofc. 27/04/2016 de fecha 22 de abril de 2016, la señorita IngridGuisela Sabán Choc, Encargada de Inventario, manifiesta: "Se les informa quedichas depreciaciones se estarán realizando en cuanto se realicen los ajustesrespectivos para el cuadre del Sicoin e Inventarios, al momento que se tengan losdocumentos que respalden los ajustes." Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo, para la Contador Tesorero derivado que no se pronuncióal respecto, no obstante se le notificó el contenido del mismo mediante oficionúmero CGC-DAEAD-AFP-CVB-090-2016 de fecha 15 de abril de 2016.Asimismo, se confirma para la Encargada de Inventario, derivado que suscomentarios no lo desvanecen, en vista que confirma la deficiencia indicada en lacondición; además, hay que tomar en cuenta que desde el año 2013 estánaprobados los porcentajes de depreciación anual por parte del Ministerio deFinanzas Públicas. Este hallazgo fue notificado con el número dieciséis (16) y corresponde en elpresente informe al número quince (15).




Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 21, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesENCARGADA DE INVENTARIO INGRID GUISELA SABAN CHOC 1,253.00CONTADOR TESORERO TELMA LETICIA DE LEON GODINEZ 2,604.00Total Q. 3,857.00

Hallazgo No. 16 Falta de control en el almacén CondiciónEn el programa 11 Servicios de Emergencia, el Cuerpo Voluntario de Bomberosde Guatemala, no se realizaron registros en tarjetas kardex ni en el libro connúmero de registro 056836, autorizados por la Contraloría General de Cuentaspara el control de ingresos, egresos y existencias de todos los productoscomprados en los grupos de gasto 2 Materiales y Suministros y 3 Propiedad,Planta, Equipo e Intangibles durante el período fiscal 2015; asimismo no se utilizóla forma 1-H para el registro de ingreso a almacén y a Inventarios; por lo que no sepudo establecer saldos al momento de realizar la verificación física. CriterioEl Decreto Número 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 4, Atribuciones, literal k,establece: “Autorizar y verificar la correcta utilización de las hojas movibles, librosprincipales y auxiliares que se operen en forma manual, electrónica o por otrosmedios legalmente autorizados de las entidades sujetas a fiscalización;” El Acuerdo No. 16/05/2006 del Directorio Nacional del Benemérito CuerpoVoluntario de Bomberos de Guatemala, que aprueba el Manual de Normas yProcedimientos, Recepción de Materiales, Equipo y Suministros, Procedimiento #13. Establece: "Se verifican las cantidades y los montos de los suministros engeneral en base a los documentos. Se revisa el estado y la calidad de lossuministros. Se anotan en las tarjetas kardex las cantidades recibidas y losmontos de acuerdo a envío o facturas. Se almacenan los productos en los lugaresestipulados.” CausaFalta de diligencia de la Auxiliar de Bodega que suplió al titular durante todo elperíodo fiscal 2015 al no efectuar las operaciones correspondientes, en las tarjetaskardex, formas 1-H y libro, autorizados por el ente superior de fiscalización, para




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llevar los controles respectivos. EfectoLimita la fiscalización y las autoridades del Cuerpo Voluntario de Bomberos deGuatemala, no cuentan con información correspondiente a los registros sobresaldos de los bienes, materiales y suministros adquiridos. RecomendaciónEl Comandante Primer Jefe, Presidente del Directorio Nacional, debe girar susinstrucciones al Jefe de Bodega y él a su vez a los Auxiliares de Bodega, para querealicen los registros correspondientes, en los libros, tarjetas y formularios, quepara el control respectivo de los bienes, materiales y suministros, tiene aprobadosla entidad. Comentario de los ResponsablesEn nota sin número de fecha 22 de abril de 2016, la señora Nereyda Sucell OrtízSagastume, Auxiliar de Bodega, manifiesta: "Por este medio me dirijo a usted,para dar respuesta a su referencia CGC-DAEAD-AFP-CVB-092-2016 de fecha 15de abril del presente año, por lo que expongo:

Los sellos colocados en las facturas indicadas en su informe, fueron puestoscomo parte del procedimiento establecido para los insumos comprados porla Institución, y como es de su conocimiento dichos productos no ingresan alalmacén por falta de espacio adecuado para dicho fin y de personal en elárea de almacén, así como de la naturaleza del servicio que se presta conlos vehículos.El procedimiento de sellar las facturas de repuestos y lubricantes de talleresque no ingresan al almacén, no es reciente, de hecho por las razonesapuntadas en el numeral anterior, dicho procedimiento se realiza hace variosaños atrás, por lo que no comparto su punto de vista, al llamar hallazgo a lacolocación de los sellos como parte de un procedimiento antiguo.En todo caso, se debe hacer notar la necesidad que tiene la institución demodernizar sus procedimientos administrativos, así como de reforzar conmás personal las áreas con más vulnerabilidad, tal como lo es bodega.Así mismo, resalto el hecho de que no es la única empresa a la que se lecompra insumos para el Departamento de Talleres y de igual forma elproducto no ingresa al almacén y se colocan los respectivos sellos deingreso.Con respecto al ingreso de los registros a las tarjetas kardex, estamos enproceso de actualización, ya que por falta de procedimientos administrativosclaros y bien determinados se atrasaron las operaciones respectivas.Además en el almacén se ha recibido e ingresado equipo comprado conrenglón 3, lo cual debe ingresar únicamente en tarjetas de responsabilidad y




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controlado por Inventarios y no por el Almacén, esto por falta de delimitaciónde responsabilidades.Por lo anterior, hago de su conocimiento que estoy en proceso deactualización del control auxiliar kardex, así como del formulario 1-H."

Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo para la Auxiliar de Bodega, debido a que en susargumentos indica claramente el atraso en la operatoria de las tarjetas kardex y serefleja el incumplimiento de procedimientos administrativos internos. Además,como lo indica el procedimiento referido en el criterio, los procedimientos derecepción deben aplicarse a los materiales, equipos y suministros, esto incluye elequipo adquirido bajo el grupo 3, Propiedad, Planta, Equipo e Intangibles. Este hallazgo fue notificado con el número diecisiete (17) y corresponde en elpresente informe al número dieciséis (16). Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 21, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesAUXILIAR DE BODEGA NEREYDA SUCELL ORTIZ SAGASTUME 1,324.00Total Q. 1,324.00

Hallazgo No. 17 Incumplimiento de Normas y Disposiciones Legales en la implementación deGuatenóminas CondiciónEn el Cuerpo Voluntario de Bomberos de Guatemala, Programa 11 Servicios deEmergencia, renglón presupuestario 011 Personal Permanente, se estableció queno se ha implementado el Sistema de Nómina y Registro de Personal-Guatenóminas-, que para el efecto creó el proyecto SIAF-SAG, el cual seenmarca dentro de las especificaciones técnicas y de modernización del Sistemade Contabilidad Integrada denominado SICOIN-WEB. CriterioEl Decreto Número 101-97 del Congreso de la República de Guatemala, LeyOrgánica del Presupuesto, artículo 27, reformado por el Decreto Número 13-2013artículo 42 Bis. Uso de los sistemas SIAF, establece: “Todas las entidades del




sector público, incluyendo las de Administración Central, Descentralizadas,Autónomas y Empresas Públicas, particularmente las Municipalidades, losOrganismos del Estado, la Universidad de San Carlos de Guatemala,Federaciones y Confederaciones Deportivas, Consejos de Desarrollo, Instituto deFomento Municipal, Fideicomisos Constituidos con Fondos Públicos, OrganismosRegionales e Internacionales, Organizaciones No Gubernamentales, entre otros,que ejecuten fondos públicos, están obligadas a usar los Sistemas Integrados deAdministración Financiera vigentes." El Acuerdo Ministerial Número 36-2005 de la Ministra de Finanzas Públicas,artículo 2, Implementación del Sistema de Nómina y Registro de Personal,establece: “Se faculta a la Dirección de Contabilidad del Estado, dependencia delMinisterio de Finanzas Públicas, como ente rector, para que en forma gradual yprogresiva, con el apoyo de la unidad técnica creadora de dicha aplicación,implemente el Sistema de Nómina y Registro de Personal en coordinación contodas las dependencias de la Administración Central, como el sistema obligatoriopara el registro de la información correspondiente.” CausaEl Jefe del Departamento de Personal no ha cumplido con la implementación delsistema referente a nóminas y registro de personal. EfectoLimita el proceso de verificación y confiabilidad del personal que labora en lasentidades de la administración pública. RecomendaciónEl Comandante Primer Jefe, Presidente del Directorio Nacional, debe girarinstrucciones al Jefe del Departamento de Personal, para que gestione laimplementación del Sistema de Nómina y Registro de Personal -Guatenóminas-. Comentario de los ResponsablesEn oficio número 023.04.2016 de fecha 21 de abril de 2016, el señor José CarlosSierra Morales, Jefe del Departamento de Personal, manifiesta: "Al respecto mepermito hacer de su conocimiento lo siguiente:

En el Cuerpo Voluntario de Bomberos de Guatemala no se ha implementadoel Sistema de Nómina y Registro del Personal en Guatenóminas, ya que elMinisterio de Finanzas Públicas quien es el ente rector y administrador deeste sistema, no ha otorgado ningún usuario, contraseña u otro tipo deacceso a ese portal así como capacitaciones para poder trabajar y registrardichas nóminas.




Se realizó la consulta a Contabilidad del Estado, quien nos informó que elDepartamento de Implementación y Capacitación del Ministerio de FinanzasPúblicas, es quien está programando la implementación y capacitación sobreel uso de Guatenóminas, por lo que para desvanecer el presente hallazgorealizaremos las gestiones necesarias para que lo antes posible nos asignenfecha para las capacitaciones e implementación.

Asimismo se adjuntan los Print Screen en los cuales piden contraseña yusuario y también que con el usuario y contraseña de la Institución en elMinisterio de Finanzas Públicas no aparece ningún icono donde aparezca lode Guatenóminas."

Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo, para el Jefe del Departamento de Personal, derivado queen los comentarios presentados confirma el incumplimiento establecido en lacondición; además dentro de sus pruebas no presenta documentos que respaldenalguna gestión realizada ante la Dirección de Contabilidad del Estado. Este hallazgo fue notificado con el número dieciocho (18) y corresponde en elpresente informe al número diecisiete (17). Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 26, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesJEFE DEL DEPARTAMENTO DE PERSONAL JOSE CARLOS SIERRA MORALES 1,960.00Total Q. 1,960.00

7. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR Se dio seguimiento a las recomendaciones de la auditoría anterior,correspondientes al ejercicio fiscal 2014, con el objeto de verificar su cumplimientoe implementación, por parte de las personas responsables, estableciéndose quefueron atendidas parcialmente, de las cuales 2 de cumplimiento a leyes y 4 decontrol interno no fueron cumplidas; 1 de cumplimiento a leyes y 1 de controlinterno se encuentran en proceso.




8. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERÍODO AUDITADO Los funcionarios y empleados responsables de las deficiencias encontradas, se incluyen en el desarrollo de cada hallazgo contenido en el presente informe.

No. NOMBRE CARGO PERÍODO1 CESAR AUGUSTO GONZALEZ

ARROYOCOMANDANTE PRIMER JEFE, PRESIDENTE DEL DIRECTORIONACIONAL

01/01/2015 - 31/12/2015


INFORME DE AUDITORÍAINSTITUTO DE CIENCIA Y TECNOLOGÍA AGRÍCOLAS -ICTA-





1. INFORMACIÓN GENERAL Base Legal El Instituto de Ciencia y Tecnología Agrícolas -ICTA-, fue creado a través delDecreto No. 68-72, del Congreso de la República de Guatemala, publicado en elDiario de Centro América el 22 de noviembre de 1972. Dicho instrumento legaldefine a este Instituto, como una entidad estatal descentralizada autónoma, conpersonalidad jurídica, patrimonio propio y plena capacidad para adquirir derechosy contraer obligaciones. Su domicilio está ubicado en la aldea Bárcena, municipiode Villa Nueva, departamento de Guatemala, kilómetro 21.5 carretera hacia elPacífico. Función Contribuir a la seguridad alimentaria del país, mediante la generación detecnología en cultivos de granos básicos, hortalizas, frutales, ganados mayor,especies animales menores y agro ambiente; Identificar y establecer demandastecnológicas con los beneficiarios del sector productivo agrícola de exportaciónpara su modernización, competitividad y diversificación; Generar informaciónestratégica para mejorar el uso y manejo de los recursos naturales renovables, delos que depende la actividad agrícola; Generar, utilizar y/o validar técnicas delaboratorio, tendientes a hacer más eficientes los procesos de investigación enmejoramiento genético, diagnóstico de plagas, análisis de suelos y agua,acondicionamiento de semillas; y generar valor agregado a los productos agrícolaspor medio de procesos agroindustriales; Poner a disposición de los agricultores delpaís semillas mejoradas para contribuir a la seguridad alimentaria; Promover,divulgar y capacitar a los demandantes sobre tecnologías generadas, comotambien conservar y evaluar germoplasma de especies vegetales con potencialalimenticio y económico. 2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA La auditoría se realizó con base en: La Constitución Política de la República de Guatemala, según lo establecido ensus artículos 232 y 241. El Decreto Número 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, artículos: 2 Ámbito de competencia y 4 Atribuciones, modificado porlos artículos 49 y 50 del Decreto 13-2013.




Normas de Auditoría del Sector Gubernamental y las Normas Generales deControl Interno, emitidas por la Contraloría General de Cuentas y NormasInternacionales de Auditoría. Según el (los) nombramiento (s) de auditoría, DAEAD-0134-2015 de fecha 16 deseptiembre de 2015 y DAEAD-0013-2016 de fecha 02 de febrero de 2016. 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA ÁREA FINANCIERA Generales Emitir opinión sobre la razonabilidad de los Estados Financieros y la Liquidaciónpresupuestaria de ingresos y egresos del ejercicio fiscal 2015. Específicos Comprobar la autenticidad y presentación de los registros contables,transacciones administrativas y financieras, así como sus documentos de soporte. Examinar la ejecución presupuestaria de la entidad para determinar si los fondosse administraron y utilizaron adecuadamente. Evaluar la estructura de control interno establecida en la entidad. Evaluar el adecuado cumplimiento de las normas, leyes, reglamentos y otrosaspectos legales aplicables. Establecer si las modificaciones presupuestarias coadyuvaron con los objetivos ymetas de la entidad. Establecer que los ingresos provenientes de fondos privativos, se hayan percibidoy depositado oportunamente, y que se hayan realizado las conciliacionesmensuales con registros del SICOIN. Evaluar de acuerdo a una muestra selectiva las compras realizadas por la entidad,verificando que cumplan con la normativa aplicable y objetivos institucionales. 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA




Área Financiera El examen comprendió la evaluación de la estructura de control interno y larevisión de las operaciones, registros financieros y la documentación de respaldopresentadas por los funcionarios y empleados de la entidad durante el períodocomprendido del 01 de enero al 31 de diciembre del 2015, con énfasis en lascuentas del Balance General: Bancos, Cuentas a Cobrar a Corto Plazo, Fondos enAvance, Maquinaria y equipo, Gastos del Personal a pagar y Otras cuentas a

; del Estado de Resultados del ejercicio se evaluó del área decobrar a corto plazoIngresos: Venta de Bienes y Servicios de la Administración Pública e Intereses yOtras Rentas de la propiedad; y del área de Egresos: la cuenta Gastos deConsumo y subcuentas Remuneraciones y Bienes y Servicios. De la ejecución presupuestaria de ingresos se evaluaron los rubros Bienes yArrendamiento de Tierras y Terrenos. Y del área de egresos el programa: 11

; considerando, los eventosGeneración y transferencia de tecnología agrícolarelevantes de acuerdo a los grupos de gasto 000 Servicios Personales, grupo 100Servicios No Personales, grupo 200 Materiales y Suministros y grupo 300

mediante la aplicación de pruebasPropiedad, Planta, Equipo e Intangibles, selectivas. Se verificaron los documentos legales que respaldan las modificacionespresupuestarias para establecer el presupuesto vigente aprobado, Plan OperativoAnual (POA), Plan Anual de Auditorías (PAA), Inventarios, con el fin de determinarel logro de las metas institucionales, objetivos y funciones de la Entidad. Asimismo de conformidad con la información trasladada por la Unidad deMonitorio y Alerta Temprana, se evaluaron los Números de Publicación enGuatecompras (NPG) y Números de Operación en Guatecompras (NOG), deacuerdo a pruebas selectivas tomando como base la importancia relativa, con elobjeto de determinar el cumplimiento de la Ley de Contrataciones del Estado y suReglamento. 5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA, TÉCNICA Y OTROSASPECTOS EVALUADOS Información Financiera y Presupuestaria Balance General De acuerdo con el alcance de auditoría, se evaluaron las cuentas del BalanceGeneral que por su importancia fueron seleccionadas.




Caja y Bancos El Balance General al 31 de diciembre de 2015, reporta en la cuenta de Bancos unsaldo de Q2,979,097.04, integrado por el saldo de cuatro cuentas bancariasaperturadas en el Sistema Bancario Nacional, mismas que figuran en elSICOIN-WEB. Fondos en Avance El Fondo Rotativo Institucional para el ejercicio fiscal 2015, fue autorizado porQ212,000.00 y se distribuyó en ocho Unidades Administrativas, las cuales segúnreporte de la Entidad, fueron liquidados al 31 de diciembre de 2015, con excepciónde la cuenta ICTA FONDO ROTATIVO, que reflejó un saldo de Q66.99 quecorresponde a los intereses generados por dicha cuenta en el mes de diciembre. Cuentas a Cobrar En el Balance General al 31 de diciembre de 2015, la cuenta del Activo ExigibleCuentas a cobrar a corto plazo, presenta un saldo de Q986,170.29, quecorresponde a la cuenta IVA Crédito Fiscal de diciembre de 2015. Propiedad, Planta y Equipo El Balance General al 31 de diciembre de 2015 en la cuenta Propiedad, Planta yEquipo, presenta un saldo neto de Q13,466,184.26, integrado por las siguientescuentas: Propiedad y Planta de Operación Q11,713,476.02; Maquinaria y EquipoQ20,401,670.82; Tierras y Terrenos Q635,415.52; Animales Q1,320.00; OtrosActivos Fijos Q4,219,079.27 y Depreciaciones Acumuladas (Q23,504,777.37). Cuentas a Pagar a Corto Plazo Dentro de esta cuenta en el Balance General, aparece la subcuenta Otras cuentasa pagar a corto plazo, que al 31 de diciembre de 2015 presenta un saldo deQ21,517.15, integrado por obligaciones pendientes como cheques anulados porcaducidad y el IVA débito fiscal generado por las ventas realizadas por lainstitución. Gastos del Personal a Pagar En el Balance General, la cuenta Gastos del personal a pagar, presenta un saldode Q1,021,746.55, integrado por gastos del personal que labora en la institución,




como sueldos, jornales y complementos salariales; obligaciones institucionalescomo pagos de aportes patronales a pagar del Fondo de Pensiones del ICTA;jubilaciones y pensiones y retenciones a pagar, correspondientes al mes dediciembre de 2015. Resultado del Ejercicio El Balance General en la cuenta Resultado del Ejercicio refleja un saldo deQ2,580,204.85. Resultados Acumulados de los Ejercicios En el Balance General presenta un saldo de Q13,803,159.31, correspondiente aresultados de ejercicios anteriores. Estado de Resultados ó Estado de Ingresos y Egresos Estado de Resultados El Estado de Resultados del período del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015,muestra un resultado del ejercicio por valor de Q2,580,204.85, derivado de lasoperaciones de ingresos y egresos realizadas por la entidad. Ingresos y Gastos Las cuentas del Estado de Resultados, se evaluaron a través de la liquidaciónpresupuestaria de ingresos y egresos. Estado de Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos Ingresos El presupuesto de ingresos para el ejercicio fiscal 2015, fue aprobado medianteAcuerdo Gubernativo número 455-2014, de fecha 15 de diciembre de 2014, el cualasciende a la cantidad de Q37,500,000.00, no se registraron modificaciones y loefectivamente percibido según lo que refleja el Estado de Resultados en el añoascendió a Q32,447,224.58 mas ingresos correspondientes a donaciones enespecie por la cantidad de Q3,398,367.11, lo que refleja un total de ingresos porvalor de Q35,845,591.69.




Egresos El presupuesto de egresos para el ejercicio fiscal 2015, fue aprobado medianteAcuerdo Gubernativo número 455-2014, de fecha 15 de diciembre de 2014, el cualasciende a la cantidad de Q37,500,000.00, solo se efectuaron modificacionesinternas que no afectaron el presupuesto vigente y se devengó un total deQ32,331,295.74, a través del programa 11 Generación y Transferencia deTecnología Agrícola, que representa un 86.22% de ejecución presupuestaria. Modificaciones presupuestarias La entidad no presenta modificaciones presupuestarias que aumentan odisminuyen el presupuesto aprobado, solo presenta modificaciones internas dentrodel mismo programa 11 Generación y Transferencia de Tecnología Agrícola, queno afectan el total de ingresos y egresos aprobados. Plan Operativo Anual El Plan Operativo Anual -POA- fue realizado para el período 2015, el cual contienelas metas físicas y financieras de la institución, siendo aprobado por la Juntadirectiva del ICTA y se verificó que la Entidad presentó cuatrimestralmente alMinisterio de Finanzas Públicas el Informe de su gestión. Plan Anual de Auditoría El Plan Anual de Auditoría -PAA-, fue aprobado mediante Resolución de GerenciaGeneral GG-002-2015 de fecha 15 de enero de 2015 y remitido oportunamente ala Contraloría General de Cuentas. Convenios / Contratos La entidad reporta el Convenio 01-2015 de fecha 01 de septiembre de 2015, porun valor de $150,000.00 para cooperación técnica y administrativa por un plazo detres años, el cual es administrado por el IICA y los fondos son financiados porKOLFACI. El ICTA no administra los fondos de este convenio. Donaciones La entidad reportó donaciones en al año 2015 por un monto de Q3,398,367.11,indicando que los bienes inventariables fueron registrados en las cuentasrespectivas.




Préstamos La entidad reportó que en el año 2015 no recibió ningún préstamo. Sistemas Informáticos utilizados por la entidad Sistema de Contabilidad Integrada La entidad utiliza el sistema de contabilidad integrada SICOIN-WEB, para elregistro de sus operaciones financieras y contables. Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones La entidad durante el año 2015, utilizó el Sistema de Contrataciones yAdquisiciones del Estado de Guatemala -GUATECOMPRAS- para gestionar ypublicar la compra y contratación de bienes y servicios. Al 31 de diciembre de2015 se registra un total de 58 eventos publicados, correspondiendo 7 aconcursos terminados y adjudicados, 5 concursos finalizados anulados, 3concursos finalizados desiertos y 43 por compra directa, no registrándose ningunainconformidad. Sistema Nacional de Inversión Pública La entidad no presentó información en el módulo de seguimiento físico y financieroen el Sistema Nacional de Inversión Pública -SNIP-, en el año 2015, en virtud deno haber realizado obras. Sistema de Guatenóminas La entidad no utiliza el sistema de GUATENÓMINAS. Sistema de Gestión La entidad utiliza el -SIGES- para operar las distintas órdenes de compra de losproveedores de bienes y servicios y garantizar el registro y control de los pagos. 6. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

DICTAMEN

DoctorElías Raymundo RaymundoGerente GeneralInstituto de Ciencia y Tecnología Agrícolas -ICTA-Su Despacho Hemos auditado el balance general que se acompaña de (la) (del) Instituto deCiencia y Tecnología Agrícolas -ICTA- al 31 de diciembre de 2015, y los estadosrelacionados de resultados y de liquidación del presupuesto de ingresos yegresos, para el año que terminó en esa fecha. Estos estados financieros sonresponsabilidad de la administración de la entidad. Nuestra responsabilidad esexpresar una opinión de estos estados financieros basados en nuestra auditoría. Condujimos nuestra auditoría de acuerdo con Normas Internacionales de Auditoríay Normas de Auditoría del Sector Gubernamental. Dichas Normas requieren queplaneemos y practiquemos la auditoría para obtener certeza razonable sobre si losestados financieros están libres de representación errónea de importancia relativa.Una auditoría incluye examinar, sobre una base de pruebas, la evidencia quesustenta los montos y revelaciones en los estados financieros. Una auditoríatambién incluye evaluar las normas contables usadas y las estimacionesimportantes hechas por la administración, así como evaluar la presentacióngeneral de los estados financieros. Creemos que nuestra auditoría proporcionauna base razonable para nuestra opinión. En nuestra opinión, los estados financieros arriba mencionados presentanrazonablemente, respecto de todo lo importante, la posición financiera de (la) (del)Instituto de Ciencia y Tecnología Agrícolas -ICTA-, al 31 de diciembre de 2015, ylos resultados de sus operaciones, para el año que terminó en esa fecha, deacuerdo con Principios Presupuestarios y Normas Internacionales de Contabilidad. Guatemala, 23 de mayo de 2016

Lic. Juan Carlos Alburez Galdamez

Auditor Gubernamental

Licda. Monica Patricia Taquez Matias





Estados Financieros 1. BALANCE GENERAL




2. ESTADO DE RESULTADOS




3. ESTADO DE LIQUIDACION DE INGRSOS Y EGRESOS




Notas a los Estados Financieros 1. NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS




2. NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS

1. 2.


DoctorElías Raymundo RaymundoGerente GeneralInstituto de Ciencia y Tecnología Agrícolas -ICTA-Su despacho En la planeación y ejecución de nuestra auditoría del balance general a (el) (la)Instituto de Ciencia y Tecnología Agrícolas -ICTA- al 31 de diciembre de 2015, ylos estados relacionados de resultados y de liquidación del presupuesto deingresos y egresos, por el año que terminó en esa fecha, evaluamos la estructurade control interno, para determinar nuestros procedimientos de auditoría con elpropósito de emitir una opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros yno para proporcionar seguridad del funcionamiento de la estructura de controlinterno. Sin embargo, notamos ciertos asuntos en relación a su funcionamiento,que consideramos deben ser incluidos en este informe para estar de acuerdo conlas Normas Internacionales de Auditoría y Normas de Auditoría del SectorGubernamental. Los asuntos que nos llaman la atención y que están relacionados con deficienciasen el diseño y operación de la estructura de control interno, que podrían afectarnegativamente la capacidad de la entidad para registrar, procesar, resumir yreportar información financiera uniforme con las aseveraciones de laAdministración de ese estado, son los siguientes: Área Financiera

Inadecuado archivo y resguardo de documentaciónFalta de Manuales de Funciones y Procedimientos

Guatemala, 23 de mayo de 2016 ÁREA FINANCIERA

Lic. JUAN CARLOS ALBUREZ GALDAMEZ


Licda. MONICA PATRICIA TAQUEZ MATIAS


Licda. SONIA LISBETH RODAS PIEDRASANTA DE RAMIREZ





Hallazgos relacionados con Control Interno Área Financiera Hallazgo No. 1 Inadecuado archivo y resguardo de documentación CondiciónEn el programa 11 Generación y Trasferencia de Tecnología Agrícola, secomprobó que en el espacio físico donde resguardan los Comprobantes Únicos deRegistro -CUR- conjuntamente con los documentos de respaldo, los mismos seencuentran en total desorden, carecen de orden lógico, fácil acceso y consulta, notienen una adecuada conservación, desordenados en cajas, algunos rotos, sinfolder, doblados, no definen su contenido para su fácil localización y rendición decuentas. CriterioEl acuerdo 09-03 del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, NormasGenerales de Control Interno, Norma, 1.11 Archivos, establece: “Esresponsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, emitir, con baseen las regulaciones legales respectivas, las políticas administrativas para que entodas las unidades administrativas de la organización, creen y mantengan archivosordenados en forma lógica, definiendo su contenido, de manera que sea fácillocalizar la información.La documentación de respaldo de las operaciones financieras y administrativasque realice la entidad, deberá estar archivada en las unidades establecidas por 6los órganos rectores, siguiendo un orden lógico, de fácil acceso y consulta, de talmanera que facilite la rendición de cuentas.Para su adecuada conservación deben adoptarse medidas de salvaguarda contrarobos, incendios u otros riesgos, manteniéndolos por el tiempo establecido en lasleyes específicas; independientemente del medio de información que se trate, esdecir, por medios manuales o electrónicos. CausaEl Director de la Unidad de Servicios Administrativos y Financieros y CoordinadorFinanciero no han supervisado al Jefe Sección de Tesorería, para que adoptemedidas de ordenación, conservación y salvaguarda de la documentación para larendición de cuentas.




EfectoRiesgo que se dificulte la localización de los documentos y no cuenten con laprotección necesaria para rendir cuentas. RecomendaciónEl Gerente General debe girar instrucciones al Director de la Unidad de ServiciosAdministrativos y Financieros, Coordinador Financiero y Jefe Sección deTesorería, a efecto de que se implementen políticas y acciones para crear ymantener archivos ordenados, limpios y seguros para el resguardo de ladocumentación. Comentario de los ResponsablesEn oficio No. USAF-2016-141 de fecha 21 de Abril 2016, el Director de la Unidadde Servicios Administrativos y Financieros, licenciado Cesar Augusto FloresHernández, manifiesta: “Desde el mes de julio, se hizo entrega al departamento deacceso a la información pública, de un espacio físico destinado para archivogeneral girando instrucciones para que los distintos departamentos, ordenen yhagan entrega de toda la documentación que se genera en sus departamentospara la implementación de un archivo general en el ICTA, ya que desde sucreación no se ha contado con el mismo, el coordinador financiero que es el jefeinmediato del tesorero en su momento giro instrucciones, como yo lo hice con laencargada del archivo, considero que con brindarles el espacio físico suficientecumplí con lo que me corresponde.” En oficio No. Marlon 01-2015 de fecha 22 de Abril 2016, el CoordinadorFinanciero, señor Marlon Antonio Leiva Tzian, manifiesta: “Como bien lo indica lanorma, que la documentación de respaldo de las operaciones financieras yadministrativas, deberán estar archivadas en las unidades establecidas, y comopodrán darse cuenta en la Institución no existía una unidad específica para elresguardo de la documentación así como un lugar grande y adecuado, ya duranteel año 2015 se iniciaron los trámites administrativos para la implementación delArchivo General de la Institución, es de resaltar que en ningún momento se tuvoinconvenientes relacionado a la rendición de cuentas, además si contaba con unfácil acceso y consulta, el lugar en el cual se archivaba, si salvaguardaba ladocumentación, además el lugar permite mantener la documentación en buenestado durante el tiempo que la ley lo estipula. Solo es de resaltar que se hatrabajado de la manera que se ha podido acorde a los espacios físicos con lo quese ha contado. Por lo que solicito que el mismo sea tomado como una nota deauditoria y no un hallazgo como tal.” En oficio sin número de fecha 22 de Abril 2016, el Jefe Sección de Tesorería,señor Cruz Rene Yos Ordoñez, manifiesta: “Para el resguardo de los archivos a




cargo de la Sección de tesorería General se cuenta únicamente con una bodega oespacio de 1.50 metros de ancho por 3.00 metros de largo y una altura de 2.60metros aproximadamente en donde hemos tenido la necesidad de guardar todoslos documentos de ingresos y egresos acomodándolos de la mejor maneratratando que los mismos puedan quedar en el mejor orden posible no estando deacuerdo en donde se indica que se encuentran en total desorden ya que se hahecho todo lo humanamente posible por aprovechar el único espacio con el quecontamos.Los documentos que se encuentran ahí archivados si tienen orden lógico ya quelos mismos han sido guardados de acuerdo al orden y correlativo según nuestrosregistros internos y auxiliares utilizados esto con el fin de ubicarlos con mayorfacilidad y lograr con ello consultar el expediente que se nos pueda requerir.Los documentos correspondientes al año 2015 han sido archivados en cajas decartón que considero están bien resguardados y pueden mejorar el tiempo deconservación de los mismos y se encuentran ordenados ya que con frecuencia departe de Auditoria Interna y delegados de la Contraloría General de Cuentas senos requieren algunos documentos que debemos de retirar y posteriormentevolverlo a regresar de donde fueron extraídos, como ejemplo puedo indicar que aldía de hoy en la oficina de la Contraloría General de Cuentas en ICTA seencuentran una cantidad algo grande de documentos del año 2015 de egresosque les fueron entregados desde el mes de Noviembre y a la fecha aun no lohemos recibido y al momento de recibirlo hemos de regresarlo al archivocorrespondiente.He de aclarar que los expedientes de egresos para archivo no llevan folder ya quevan para archivo que en casos no se vuelven a utilizar y por la escasez derecursos financieros dentro de la institución hemos tratado de economizarrecursos utilizando para ello fasteners o gancho de folder.Todos los documentos en archivo físico cuentan con sus documentos de respaldosuficientes.” Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo al Director de la Unidad de Servicios Administrativos yFinancieros, porque su respuesta no refiere a instrucciones dirigidas al Tesoreropara que se ordene el archivo, teniendo conocimiento del desorden físicoexistente. Se confirma el hallazgo al Coordinador Financiero, porque su respuesta no refierea instrucciones dirigidas al Tesorero para que se ordene el archivo, teniendoconocimiento del desorden físico existente. Se confirma el hallazgo al Jefe Sección de Tesorería, debido a que susargumentos no justifican el descuido y la deficiencia en el archivo.




Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 22, para: Cargo Nombre Valor en

QuetzalesDIRECTOR DE LA UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS YFINANCIEROS

CESAR AUGUSTO FLORESHERNANDEZ

3,757.00

COORDINADOR FINANCIERO MARLON ANTONIO LEIVA TZIAN 3,295.00JEFE SECCION DE TESORERIA CRUZ RENE YOS ORDOÑEZ 1,831.00Total Q. 8,883.00

Hallazgo No. 2 Falta de Manuales de Funciones y Procedimientos CondiciónAl evaluar las funciones del personal de la unidad de servicios administrativos yfinancieros se comprobó que el manual de funciones carece de funciones de cadaempleado en los departamentos Administrativo, Financiero, Recursos Rumanos,etc. CriterioEl acuerdo 09-03 del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, NormasGenerales de Control Interno, Norma, 1.10 Manuales de Funciones yProcedimientos, establece: “La máxima autoridad de cada ente público, debeapoyar y promover la elaboración de manuales de funciones y procedimientospara cada puesto y procesos relativos a las diferentes actividades de la entidad.Los Jefes, Directores y demás Ejecutivos de cada entidad son responsables deque existan manuales, su divulgación y capacitación al personal, para suadecuada implementación y aplicación de las funciones y actividades asignadas acada puesto de trabajo.” CausaEl Gerente General aprobó el Manual de Funciones de la EstructuraOrganizacional del Plan Estratégico 2013-2020, el mismo es general y no contienefunciones específicas del personal de cada una de las unidades o departamentos. EfectoQue no se puede evaluar cada puesto de trabajo y procesos relativos a lasdiferentes actividades de la entidad, por lo que no existe una adecuadaimplementación de las funciones y asignación de responsabilidades.




RecomendaciónLa Junta Directiva debe girar instrucciones al Gerente General para modificar elManual de Funciones de la Estructura Organizacional o implementar el manual defunciones y procedimientos para cada puesto de todos los departamentos de laentidad y cada Director evalué periódicamente dichas funciones. Comentario de los ResponsablesEn oficio No. GG-190-2016 de fecha 21 de abril 2016, el Gerente General Dr. ElíasRaymundo Raymundo, manifiesta: “Atentamente solicito a Usted descargarme detal hallazgo, considerando que la función específicamente la asigné al Director dela Unidad de Servicios Administrativos y Financieros -USAF- y Usted puede ver enel Oficio GG-322-2014, que dentro de las funciones que asigne al Director de laUnidad de Servicios Administrativos y Financieros del Instituto, de acuerdo a lanueva estructura organizacional para la implementación del Plan Estratégico2013-2020, en la literal vii claramente dice “Proponer periódicamente laactualización de los manuales de procedimientos administrativos, financieros, derecursos humanos, compras, contrataciones, y otros que se requieren."El Oficio GG-275-2014 donde había instruido al Director Administrativo yFinanciero para que atendiera la recomendación realizadas por la ComisiónEspecial, Auditoría de Gestión, realizado al ICTA del 01 de enero al 31 dediciembre de 2012 por la Contraloría General de Cuentas referida a Manual deprocedimientos actualizado.En oficio GG-247-2015 instruí también al Director Administrativo y Financiero paraque procediera a implementar un procedimiento administrativo que permitiera quela documentación de los expedientes se actualice periódicamente.Una instrucción similar di al Director Administrativo y Financiero en oficioGG-248-2015 referido a que procediera a elaborar e implementar el manual deprocedimientos y uso de vehículos.Respecto a cumplir las recomendaciones dadas en cualquier otro informe deauditoría practicada a la entidad, volví a instruir al Director Administrativo yFinanciero en oficio GG-256-2015.De nuevo hice referencia a que atendiera dichas recomendaciones en los OficiosGG-268-2015 y GG-331-2015.Por lo cual hago constar que he dado las instrucciones suficientes para que laUnidad Administrativa y Financiera concretara el implementar manuales yprocedimientos en el ICTA.” Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo al Gerente General debido a que no presentó pruebasespecíficas de actualización o modificación del Manual de Funciones de laEstructura Organizacional del Plan Estratégico 2013-2020, y no demuestra queordena a una unidad, sección o departamento, la elaboración del manual de




funciones y procedimientos para todos los empleados de la institución, solamenteadjuntó diferentes instrucciones, pero no el seguimiento a las mismas. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 3, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesGERENTE GENERAL ELIAS (S.O.N.) RAYMUNDO RAYMUNDO 1,615.75Total Q. 1,615.75

1. 2. 3.

4.

5.



DoctorElías Raymundo RaymundoGerente GeneralInstituto de Ciencia y Tecnología Agrícolas -ICTA-Su despacho Como parte de la aplicación de nuestros procedimientos de auditoría, para obtenerseguridad razonable acerca de si el balance general de Instituto de Ciencia yTecnología Agrícolas -ICTA- al 31 de diciembre de 2015, y los estadosrelacionados de resultados y de liquidación del presupuesto de ingresos yegresos, por el año terminado en esa fecha, están libres de representaciónerrónea de importancia, hemos hecho pruebas de cumplimiento de leyes yregulaciones aplicables. El cumplimiento con los términos de las leyes y regulaciones aplicables, esresponsabilidad de la Administración. Evaluamos el cumplimiento por parte dedicha Entidad. Sin embargo, nuestro objetivo no fue el de expresar una opiniónsobre el cumplimiento general con tales regulaciones. En consecuencia, noexpresamos tal opinión. Instancias materiales de incumplimiento son fallas en cumplir con los requisitos, oviolaciones a los términos de leyes y regulaciones aplicables, que nos llevan aconcluir que la acumulación de las distorsiones resultantes, es importante enrelación con los estados financieros. Los resultados de nuestras pruebas decumplimiento revelaron las siguientes instancias de incumplimiento.

Área Financiera

Incumplimiento a normativa legalPagos efectuados sin la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria -CDP-Presentación extemporánea de las modificaciones y transferenciaspresupuestariasPersonal sin caucionar Fianza de Fidelidad

5. 6.

7. 8. 9.

10. 11.

Falta de actualización de registros personalesIncumplimiento con relación a las Constancias Transitorias de Inexistenciade Reclamación de CargosCuentas bancarias sin autorización legalDeficiencias en el control de vehículosDebilidades en los controles implementados para el mantenimiento devehículosVehículos sin identificaciónIncumplimiento a la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento


Lic. JUAN CARLOS ALBUREZ GALDAMEZ


Licda. MONICA PATRICIA TAQUEZ MATIAS


Licda. SONIA LISBETH RODAS PIEDRASANTA DE RAMIREZ





Hallazgos relacionados con Cumplimiento a Leyes y RegulacionesAplicables Área Financiera Hallazgo No. 1 Incumplimiento a normativa legal CondiciónEn el Programa 11, Generación y Transferencia de Tecnología Agrícola, sedeterminó en la muestra seleccionada de los comprobantes únicos de registro-CUR- del renglón presupuestario 031, Jornales, que la resolución de laprogramación mensualizada de jornales fue suscrita el 20 de marzo de 2015 yconsta en sello de recibido por la Contraloría General de Cuentas el 09 de abril delmismo año, observándose la presentación extemporánea. CriterioEl Decreto Número 22-2014, del Congreso de la República de Guatemala, Ley deimplementación de medidas fiscales, aprobación del presupuesto general deingresos y egresos del estado para el ejercicio fiscal 2015 y aprobación definanciamiento para el ejercicio fiscal 2014, Artículo 16, establece “Jornales. Lasautoridades superiores de las Entidades de la Administración Central,Descentralizadas y Empresas Públicas, deberán celebrar los contratos para elpersonal por jornal, siempre que los servicios a contratar no excedan del ejerciciofiscal vigente, y se enmarquen en la descripción del renglón de gasto 031,Jornales, contenida en el Manual de Clasificaciones Presupuestarias para elSector Público de Guatemala. Para efectos de la contratación, deberá observarseel procedimiento, la aplicación de títulos de puestos, el valor diario del jornal y lasdisposiciones establecidas en el Acuerdo Gubernativo y otros instrumentos legalesque regulan esta materia. Asimismo, es responsabilidad de las autoridadessuperiores de las entidades mencionadas, autorizar mediante resolución, laprogramación mensualizada de jornales por estructura presupuestaria, conformeal monto institucional aprobado para el ejercicio fiscal vigente, la cual deberá serremitida a la Contraloría General de Cuentas, con copia a la Dirección Técnica delPresupuesto del Ministerio de Finanzas Públicas, durante el mes de enero delmismo año. Las instituciones quedan obligadas al cumplimiento del pago delsalario mínimo indicado en la ley específica. Sólo en casos debidamentejustificados, la programación podrá variarse en el transcurso del ejercicio fiscal,utilizando el mismo mecanismo de aprobación. El costo adicional deberá serfinanciado con los recursos asignados en el presupuesto de egresos de la entidadde que se trate.”




CausaEl Gerente General, Director de la Unidad de Servicios Administrativos y Financieros yCoordinador Financiero, incumplieron con presentar a la Contraloría General de Cuentasla programación mensualizada de jornales en el tiempo establecido en la normativa. EfectoQue la Contraloría General de Cuentas no cuente con información oportuna. RecomendaciónLa Junta Directiva debe girar instrucciones al Gerente General, Director de laUnidad de Servicios Administrativos y Financieros y Coordinador Financiero, paradar cumplimiento a la ley del presupuesto general de ingresos y egresos delEstado para el ejercicio fiscal de cada año. Comentario de los ResponsablesEn oficio No. GG-190-2016 de fecha 21 de abril 2016, el Gerente General Dr. ElíasRaymundo Raymundo, manifiesta: “Atentamente le solicito a Usted descargarmetal hallazgo considerando los Oficios DCF-2015-108 y USAF-2015-069. Comopuede ver en el oficio USAF-2015-069 se me solicita aprobar la Programaciónmensualizada por estructura presupuestaria del renglón 031, conforme al montoinstitucional aprobado para el ejercicio fiscal 2015, en forma extemporánea. Tienefecha marzo 19 de 2015 y fue recibida por mi Despacho el 20 de marzo de 2015.Como puede ver, emití la resolución en la misma fecha marzo 20 de 2015, por locual no fue un incumplimiento de mi parte.” En oficio No. USAF-2016-141 de fecha 21 de Abril 2016, el Director de la Unidadde Servicios Administrativos y Financieros, licenciado Cesar Augusto FloresHernández, manifiesta: “Que la Coordinación de Recursos Humanos, observe ycumpla cuidadosamente con todas las normas aplicables en los procesos depersonal, ya que en este hallazgo, fue el coordinador financiero el que adestiempo solicito dicha aprobación como consta en lo adjunto, yo me encontrabade vacaciones.” En oficio No. Marlon 01-2015 de fecha 22 de Abril 2016, el CoordinadorFinanciero, señor Marlon Antonio Leiva Tzian, manifiesta: “El 30 de Diciembre delaño 2014 en oficio SDF-2014-532 se trasladó copia del Decreto No. 22-2014 delcongreso de la república “Ley de Implementación de Medidas Fiscales,Aprobación del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para elEjercicio Fiscal 2015 y Aprobación de Financiamiento para el Ejercicio Fiscal2014”, y en dicho oficio se instruyó al señor Julio Jocol, Jefe de la Subsección dePresupuesto darle cumplimiento a dicho decreto para no incurrir en sanciones porlos entes fiscalizadores, y además en oficio SDF-2013-278 se le asignaron




funciones al señor Jocol, en las cuales figuran el velar por el cumplimiento de lasnormativas en materia presupuestaria. Por los argumentos antes descritosconsidero que cada persona es responsable de las instrucciones dadas por losjefes inmediatos, por lo que considero que Yo cumplí oportunamente. Y comoparte de la supervisión periódica que realizo de las diferentes áreas financieras,pude constatarme que dicha programación no había sido autorizadaoportunamente, por lo que tome la decisión de solicitarla directamente aunestando ya fuera de tiempo. A raíz de dicho inconveniente, durante el año 2016tome la responsabilidad directa de presentarla en tiempo ante la máximaautoridad, por lo que no se incumplió en la entrega durante el año 2016.” Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo al Coordinador Financiero debido a que se confirmó conoficio DCF-2015-108 del 16 de marzo 2015 el traslado extemporáneo al Directorde la Unidad de Servicios Administrativos y Financieros, para que la Gerenciaaprobara la programación del renglón 031 y además reconoce que es parte de susupervisión. Se desvanece el hallazgo al Gerente General y Director de la Unidad de ServiciosAdministrativos y Financieros porque entre sus argumentos y documentos dedescargo, demuestran que a ellos les trasladaron en el mes de marzo de 2015 laprogramación mensualizada de jornales del renglón 031, para su trámite yaprobación y no en el mes de enero como indica la ley. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 26, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesCOORDINADOR FINANCIERO MARLON ANTONIO LEIVA TZIAN 3,295.00Total Q. 3,295.00

Hallazgo No. 2 Pagos efectuados sin la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria -CDP- CondiciónEn el Programa 11, Generación y Transferencia de Tecnología Agrícola, sedeterminó en la muestra de los comprobantes únicos de registro -CUR- que no secumplió con emisión obligatoria de la Constancia de Disponibilidad Presupuestariaen los renglones de gasto 262, Combustibles y Lubricantes, NOG 3773450 y4082699; 298, Accesorios y Repuestos en General; 328, Equipo de Cómputo.




CriterioEl Decreto número 101-97, del Congreso de la República de Guatemala, LeyOrgánica del Presupuesto, artículo 26 Bis, establece: “Constancias deDisponibilidad Presupuestaria y Financiera. Previo a suscribir contratos para laadquisición de bienes o la prestación de servicios en los renglones en listados enel párrafo siguiente, las Unidades de Administración Financiera de las institucionespúblicas deberán emitir la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria (CDP) conel fin de asegurar la existencia de créditos presupuestarios a efecto de que cadaentidad cumpla con sus compromisos frente a terceros.Conforme al Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público deGuatemala, las Constancias de Disponibilidad Presupuestaria (CDP), se deberánemitir en los casos siguientes:Los subgrupos 21, 22, 23, 25, 26, 27, 28 y 29 del Grupo de Gasto 2.Grupo de Gasto 3, Propiedad, Planta, Equipo e Intangibles, dentro de los cualesse incluyen:Renglón 331 Construcción de bienes nacionales de uso común.Renglón 332 Construcción de bienes nacionales de uso no común.Renglón 325 Equipo de transportes.Renglón 328 Equipo de cómputo.” El Acuerdo Gubernativo No. 540-2013, Reglamento de la Ley Orgánica delPresupuesto, artículo 29, establece: “Constancias de DisponibilidadPresupuestaria. Las Constancias de Disponibilidad Presupuestaria (CDP) a que serefiere el Artículo 26 Bis de la Ley, serán de emisión obligatoria previo a lasuscripción de contratos con cargo a los renglones de gastos establecidos en eseartículo, conforme al Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el SectorPúblico de Guatemala…..” CausaEl Director de la Unidad de Servicios Administrativos y Financieros, CoordinadorFinanciero y el Jefe Sección de Presupuesto, no cumplieron con la emisión de lasConstancias de Disponibilidad Presupuestaria (CDP). EfectoNo se puede comprobar la disponibilidad presupuestaria para cumplir con loscompromisos frente a terceros. RecomendaciónEl Gerente General, debe girar instrucciones al Director de la Unidad de ServiciosAdministrativos y Financieros, Coordinador Financiero y el Jefe Sección dePresupuesto, para dar cumplimiento a la emisión de Constancias de DisponibilidadPresupuestaria (CDP) que estipula la ley y reglamento del Presupuesto.




Comentario de los ResponsablesEn oficio No. USAF-2016-141 de fecha 21 de Abril 2016, el Director de la Unidadde Servicios Administrativos y Financieros, licenciado Cesar Augusto FloresHernández, manifiesta: “Previo a la suscripción de contrato el departamento decompras debe contar con la constancia de disponibilidad presupuestaria, la cualdebe solicitar al departamento de presupuesto, yo no participo en ese proceso.” En oficio No. Marlon 01-2015 de fecha 22 de Abril 2016, el CoordinadorFinanciero, Señor Marlon Antonio Leiva Tzian, manifiesta: “Como se demuestra enlos oficios DCF-2015-014 Y DCF-2015-764, me permito darle seguimiento a laspublicaciones hechas en el Diario Oficial y posteriormente traslado fotocopia a losresponsables de cumplir dichas normativas, y específicamente en el oficioDCF-2014-218 se trasladó al señor Julio Alexander Jocol, Jefe de la secciónfotocopia del Acuerdo Gubernativo No. 110-2014 en el cual se reforma el acuerdogubernativo No. 540-2013, y específicamente el articulo 3 Acuerdo GubernativoNo. 110-2014 modifica el Artículo 29 del Acuerdo Gubernativo 540-2013, en elcual se amplia y se norma también la utilización de las CDP. Por lo anteriorexpuesto considero que cada persona es responsable de cumplir y atender lasinstrucciones dadas por los jefes inmediatos, en cuanto a los procedimientoslegalmente establecidos, por lo que considero que Yo cumplí oportunamente.” En oficio No. SP-16-2016 de fecha 22 de abril 2016, el Jefe Sección dePresupuesto, Julio Alexander Jocol Villalobos, manifiesta: “No tenía elconocimiento oportuno, ni la instrucción en la realización de CDP, previo asuscribir contratos para la adquisición de bienes o prestaciones de servicio delestado.En el caso particular de la institución acorde a sus necesidades, el único renglónque afecta directamente es el renglón 262, 263 y 264, y eventualmente el grupo300, que específicamente corresponde al renglón 328, por lo que a criteriopersonal se tendrían que estar realizando de 3 a 4 CDP por año." Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo al Coordinador Financiero, debido a que firmó los CUR degasto teniendo conocimiento que no se emitían las Constancias de DisponibilidadPresupuestaria (CDP) y en su comentario confirma que cada persona esresponsable de cumplir y atender las instrucciones dadas por los jefes inmediatos,en cuanto a los procedimientos legalmente establecidos. Se confirma el hallazgo al Jefe Sección de Presupuesto, debido a que en suscomentarios confirma que no emitió las Constancias de DisponibilidadPresupuestaria (CDP).




Se desvanece el hallazgo al Director de la Unidad de Servicios Administrativos yFinancieros, debido a que se comprobó que no le corresponde emitir lasConstancias de Disponibilidad Presupuestaria (CDP). El hallazgo se notificó con el número 7 y en el presente informe le corresponde elnúmero 6. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 26, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesCOORDINADOR FINANCIERO MARLON ANTONIO LEIVA TZIAN 3,295.00JEFE SECCION DE PRESUPUESTO JULIO ALEXANDER JOCOL VILLALOBOS 1,831.00Total Q. 5,126.00

Hallazgo No. 3 Presentación extemporánea de las modificaciones y transferenciaspresupuestarias CondiciónEn el Programa 11, Generación y Transferencia de Tecnología Agrícola, sedeterminó que mediante punto resolutivo No. JD-02-3-05/2015 del 16 de junio yNo. JD-03-4-08/2015 del 5 de noviembre ambas del año 2015 se autorizan lasmodificaciones presupuestarias por la Junta Directiva del Instituto, se envían alDirector Técnico del Presupuesto en el Ministerio de Finanzas el 15 de julio y el 26de noviembre y a la Contraloría General de Cuentas el 23 de julio y 30 denoviembre, respectivamente en el mismo año, incumpliendo con los diez díasdespués de su aprobación establecidos en la ley. CriterioDecreto Número 101-97, del Congreso de la República de Guatemala, LeyOrgánica del Presupuesto, Artículo 41, establece “Modificaciones y transferenciaspresupuestarias. Las modificaciones y transferencias de los presupuestos de lasentidades descentralizadas se realizarán de la siguiente manera:a) Por medio de acuerdo gubernativo cuando se amplíe o disminuya elpresupuesto de las citadas entidades, previa opinión del Ministerio de FinanzasPúblicas;b) Por medio de resolución o acuerdo, emitido por la máxima autoridadinstitucional, cuando las modificaciones y transferencias ocurran dentro de unmismo organismo, dependencia o entidad descentralizada.c) Cuando las modificaciones y transferencias impliquen cambio en las fuentes de




financiamiento de origen tributario, donaciones y recursos del crédito público,previamente deberá contarse con opinión favorable del Ministerio de FinanzasPúblicas.Todas las modificaciones y transferencias presupuestarias deberán ser notificadasa la Dirección Técnica del Presupuesto del Ministerio de Finanzas Públicas, alCongreso de la República y a la Contraloría General de Cuentas, dentro de losdiez (10) días siguientes de su aprobación. Dicha notificación deberá incluir unajustificación de cada modificación y transferencia, así como la documentación derespaldo de cada una de ellas, tanto de la institución que cede como de la querecibe los espacios presupuestarios.” CausaEl Gerente General, Director de la Unidad de Servicios Administrativos yFinancieros y Coordinador Financiero, incumplieron con presentar a laContraloría General de Cuentas y Dirección Técnica de Presupuesto lasmodificaciones presupuestarias en el tiempo establecido en la normativa. EfectoQue la Contraloría General de Cuentas y la Dirección Técnica de Presupuestono cuenten con información oportuna. RecomendaciónLa Junta Directiva debe girar instrucciones al Gerente General, Director de laUnidad de Servicios Administrativos y Financieros y Coordinador Financiero, paradar cumplimiento a la ley orgánica del presupuesto. Comentario de los ResponsablesEn oficio No. GG-190-2016 de fecha 21 de abril 2016, el Gerente General Dr. ElíasRaymundo Raymundo, manifiesta: “No tengo nada que probar aquí.” En oficio No. USAF-2016-141 de fecha 21 de Abril 2016, el Director de la Unidadde Servicios Administrativos y Financieros, licenciado Cesar Augusto FloresHernández, manifiesta: “Considero que el coordinador financiero, después de lapresentación a la Junta Directiva, debe instruir al Jefe de presupuesto para que ledé seguimiento al punto resolutivo donde se aprueban las mismas, hasta contarcon la copia de recibido de los entes a notificar según la ley.” En oficio No. Marlon 01-2015 de fecha 22 de Abril 2016, el CoordinadorFinanciero, señor Marlon Antonio Leiva Tzian, manifiesta: “Dentro de las funcionesdel señor Julio Jocol, Jefe de la Subsección de Presupuesto figuran el velar por elcumplimiento de las normativas en materia presupuestaria y la elaboración yaprobación de modificaciones presupuestarias, y me permito resaltar que comoparte de la supervisión que realizo al área financiera, en forma verbal en repetidas




ocasiones le instruí que cumpliera con la entrega de dichas modificaciones en lostiempos que estipula la Ley. Como complemento indico el procedimiento paradichas modificaciones.La Sección de presupuesto trabaja la propuesta de modificación presupuestariacon un Visto Bueno del coordinador financiero y se traslada a la DirecciónAdministrativa y Financiera.La Dirección Administrativa y Financiera traslada a la Gerencia General para quedicha modificación pueda ser aprobada por Junta Directiva.La Gerencia General Traslada el Punto Resolutivo en el cual se aprueba lamodificación presupuestaria y la traslada a la sección de presupuesto.La Sección de presupuesto procede a aprobar en SICOIN la modificaciónpresupuestaria y la traslada a la Dirección Administrativa y Financiera.La Dirección Administrativa y Financiera traslada a las entidades respectivasdichas modificaciones presupuestarias.Como se podrán dar cuenta, como coordinador financiero no intervengo en elproceso final, es directamente la oficina de presupuesto la responsable directa decompletar la documentación para posteriormente la Dirección Administrativa enviarlas modificaciones presupuestarias a las entidades que competa.” Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo al Gerente General porque no argumento ni presentópruebas para desvanecer el hallazgo y se comprobó que el firmó los oficios deenvío al Director Técnico de Presupuesto. Se confirma el hallazgo al Director de la Unidad de Servicios Administrativos yFinancieros debido a que se comprobó que firmó los oficios de envío a laContraloría General de Cuentas. Se confirma el hallazgo al Coordinador Financiero debido a que en susargumentos manifiesta como parte de la supervisión que realiza al área financiera,en forma verbal en repetidas ocasiones le instruyó que cumpliera con la entregade dichas modificaciones en los tiempos que estipula la Ley, pero no presentóninguna evidencia documental de las instrucciones emanadas. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 26, para: Cargo Nombre Valor en

QuetzalesGERENTE GENERAL ELIAS (S.O.N.) RAYMUNDO

RAYMUNDO6,463.00

DIRECTOR DE LA UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS YFINANCIEROS


3,757.00




COORDINADOR FINANCIERO MARLON ANTONIO LEIVA TZIAN 3,295.00Total Q. 13,515.00

Hallazgo No. 4 Personal sin caucionar Fianza de Fidelidad CondiciónEn el Programa 11 Generación y Transferencia de Tecnología Agrícola, al revisarlos gastos efectuados por medio de las cuentas bancarias con cargo al renglón degasto 262 Combustibles y Lubricantes, se determinó que a la persona encargadade la custodia, recepción y entrega de los cupones de combustible, no ledescuentan la respectiva fianza de fidelidad. CriterioEl Decreto Número 101-97 del Congreso de la República, Ley Orgánica delPresupuesto, artículo 79, establece: “Los funcionarios y empleados públicos querecauden, administren o custodien bienes, fondos o valores del Estado y de susentidades descentralizadas y autónomas, deben caucionar su responsabilidadmediante fianza de conformidad con la ley respectiva.” El Decreto Número 1986 del Presidente de la República, Ley Orgánica delDepartamento de Fianzas de El Crédito Hipotecario Nacional De Guatemala,artículo 4º, establece: “El Departamento de Fianzas de El Crédito HipotecarioNacional de Guatemala está llamado a los siguientes objetivos: a) A afianzar laactuación eventual o permanente de funcionarios y empleados gubernamentales ymunicipales a quienes la ley o una disposición de autoridad competente impongaese requisito en virtud de que se les confíe la recaudación y el manejo de rentas yotros valores, o la custodia de bienes de cualquiera naturaleza, o la inspección yfiscalización hacendaria, o los arqueos de fondos y verificación de especiesfiscales y artículos estancados, bienes de la Nación, documentos a cobrar, títulosde renta, objetos negociables, etcétera, de que sean depositarias terceraspersonas, o la comprobación de documentos de pago o crédito a cargo de laNación o de las municipalidades y la aprobación de cuentas que deban rendir, pormandato de la ley, quienes soportan ese linaje de responsabilidades;…” CausaEl Director de la Unidad de Servicios Administrativos y Financieros, CoordinadorFinanciero y el Coordinador de Recursos Humanos, no ejecutaron acciones paraque se le descuente la respectiva fianza a la persona encargada del manejo ycustodia de los cupones de combustible.




EfectoRiesgo de no recuperar los valores en caso de defraudar a la entidad al no poderejecutar la fianza correspondiente al momento de requerirse. RecomendaciónEl Gerente General debe girar instrucciones al Director de la Unidad de ServiciosAdministrativos y Financieros, Coordinador Financiero y al Coordinador deRecursos Humanos, a efecto de que se le descuente la fianza de fidelidad a laspersonas que manejen o administren bienes, fondos o valores. Comentario de los ResponsablesEn oficio No. USAF-2016-141 de fecha 21 de Abril 2016, el Director de la Unidadde Servicios Administrativos y Financieros, licenciado Cesar Augusto FloresHernández, manifiesta: “El departamento de recursos humanos debe proceder deoficio, a efectuar el descuento respectivo a las personas que por la naturaleza delpuesto deben caucionar fianza de fidelidad, ya que son ellos los que emiten lasresoluciones de nombramientos y cambio de funciones de todo el personal,debiendo consignar en dicha resolución la acción de descuento. En este caso elseñor Huberth Reyna fue nombrado como encargado de combustibles el 24 defebrero del 2,014, en dicha fecha yo no laboraba en el ICTA.” En oficio No. Marlon 01-2015 de fecha 22 de Abril 2016, el CoordinadorFinanciero, señor Marlon Antonio Leiva Tzian, manifiesta: “Me permito informarque en la actualidad, cuando a mí se me notifica de algún cambio de puestofuncional o de funciones, procedo a elaborar un oficio al departamento deRecursos Humanos para que gire instrucciones a donde corresponda a efectoiniciar a descontar fianza o bien dejar de descontar la misma según sea el caso,para lo cual hago referencia la resolución GG-010-2014 en el cual se cambia depuesto funcional al P.C. Julio Guzmán y el oficio Aux-DTPS-001-2015 en el cualsolicita se deje de descontar fianza, la resolución GG-059-2015 en el cual secambia de puesto funcional al P.C. Byron España y el oficio sin número en el cualsolicita dejar de descontar fianza, el Acuerdo GG-045-2015, en el cual se reinstalaa la P.C. Rosel Ortega al puesto de Coordinadora Administrativa, y a la vez losoficios DCF-2015-055, DCF-2015-257 Y DCF-2015-725, en los cuales se solicita ala coordinación de recursos humanos proceder a descontar y a dejar de descontarfianza.Como se puede dar cuenta cuando de manera oficial se me notifica algún cambio,procedo a solicitar el descuento de fianza, y con relación a la persona encargadade la custodia de cupones de combustible, en ningún momento fui notificado enforma oficial de dicho cambio de funciones, por lo que tanto considero no tenerresponsabilidad al respecto porque el Jefe inmediato de dicha persona nunca mesolicito o me informo de cambios de funciones, por consiguiente no pude procedera solicitar a recursos humanos del descuento de dicha fianza.”




En oficio No. RH-076-2016 de fecha abril 18, 2016, el Coordinador de RecursosHumanos, licenciado Noé Samuel Paz Jordán, manifiesta: “Antecedentes para elDescargo: Con la Resolución GG-2013-140 del 14 de octubre del 2013, realizadapor la Dirección Administrativa y Financiera, mediante la cual Gerencia General,resolvió organizar y definir el puesto funcional del personal de la Unidad deServicios Administrativos y Financieros del ICTA, de acuerdo a la EstructuraOrganizacional aprobada en el Plan Estratégico 2013-2020 del ICTA.Con el Acta de Toma de Posesión y Retiro No. 49-2013 del 16 de octubre del2013, realizada en la Coordinación de Recursos Humanos, donde consta que se ledan posesión a los puestos funcionales, a las personas que intervienen en lamisma.Con Resolución No. GG-010-2014 del 03 de febrero del 2014, realizada en laCoordinación de Recursos Humanos, mediante la cual Gerencia General, resolvióautorizar el cambio de puesto funcional del P.C. Alan Omar Chinchilla Escobar,para que se hiciera cargo de la Sección de Transportes.Con el oficio ST-03-2014 del 24 de febrero del 2014, el P.C. Chinchilla Escobar,jefe de la Sección de Transportes, le remite y asigna funciones al Br. HubbertReina Schleehauf, auxiliar de la Sección de Transportes, enviando copia aRecursos Humanos.Justificación para el Descargo: El jefe de la Sección de Transportes, P.C. AlanOmar Chinchilla Escobar, no informó a su jefe inmediato, el Lic. Elías Eliseo ChajVicente, Coordinador Administrativo, quién a su vez tampoco informó a laCoordinación Financiera, la asignación de las funciones al Br. Hubbert ReinaSchleehauf, auxiliar de la Sección de Transportes.Conclusión: La Coordinación Financiera, remite oficio a la Coordinación deRecursos Humanos, para que se realice el descuento de la fianza de fidelidad,según las funciones asignadas, debido a que esta Coordinación no puede realizarningún descuento al personal, toda vez que no recibió las instruccionescorrespondientes por parte de la Coordinación Financiera. Adjunto ejemplo deloficio para aplicar descuento de fianza de fidelidad.” Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo al Director de la Unidad de Servicios Administrativos yFinancieros, Coordinador Financiero y el Coordinador de Recursos Humanos,porque los argumentos y documentos de descargo no desvanecen el mismo, envirtud que las tres personas responsables, saben que existe una personaencargada de la custodia y manejo de los cupones de combustible y en ningúnmomento demostraron acciones para que se le descuente la respectiva fianza. El hallazgo se notificó con el número 5 y en el presente informe le corresponde elnúmero 4.




Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 26, para: Cargo Nombre Valor en



3,757.00

COORDINADOR DE RECURSOS HUMANOS NOE SAMUEL PAZ JORDAN 3,525.00COORDINADOR FINANCIERO MARLON ANTONIO LEIVA TZIAN 3,295.00Total Q. 10,577.00

Hallazgo No. 5 Falta de actualización de registros personales CondiciónEn el Programa 11, Generación y Transferencia de Tecnología Agrícola, al revisarel grupo de gasto 0 Servicios Personales y proceder a verificar el cumplimiento deactualización de datos personales de los funcionarios y empleados públicossujetos a fiscalización, se estableció que la entidad auditada, no presentóevidencia de la actualización de 78 personas que laboran en la misma. CriterioEl Acuerdo No. A-092-2011 de la Contraloría General de Cuentas, artículo 1,establece: “Se establece como obligatorio que todos los funcionarios y empleadospúblicos, personas y entidades sujetas a fiscalización de conformidad con elartículo 2 del Decreto 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de laContraloría General de Cuentas, que anualmente durante el mes de eneroactualicen sus datos personales en los formularios impresos o electrónicos que laContraloría General de Cuentas ponga para el efecto a su disposición. Dichaactualización se hará extensiva inclusive cada vez que las personas e institucionesobligadas modifiquen sus datos y direcciones personales o institucionales”.Artículo 2., establece: “Las autoridades superiores de cada institución, losDirectores de Recursos Humanos, Jefes de Personal o quienes hagan sus veces,y los Representantes Legales de las entidades sujetas a fiscalización, deberánvelar porque lo ordenado en este Acuerdo se cumpla, de lo contrario en formapersonal se harán acreedores a las sanciones correspondientes”. CausaEl Gerente General y el Coordinador de Recursos Humanos, no cumplieron conejecutar acciones para requerir que todas las personas afectas, presenten suConstancia de Actualización de Datos en la Coordinación de Recursos Humanos.




EfectoQue la Contraloría General de Cuentas no cuente con información real y verazpara efectos de fiscalización y control de la totalidad de empleados públicos. RecomendaciónLa Junta Directiva debe girar instrucciones al Gerente General y al Coordinador deRecursos Humanos, para que ejecuten acciones que conlleven a que todas laspersonas afectas de la Entidad, actualicen sus datos en las formas y momentosque requiera la Contraloría General de Cuentas y presentar copia de la Constanciaa la Coordinación de Recursos Humanos. Comentario de los ResponsablesEn oficio No. GG-190-2016 de fecha 21 de abril 2016, el Gerente General Dr. ElíasRaymundo Raymundo, manifiesta: “Atentamente le solicito a Usted descargarmetal hallazgo considerando que a través del Coordinador del Departamento deRecursos Humanos del Instituto se hizo la notificación respectiva a las personaspara que actualizaran sus datos (CIRCULAR RH-01-2015).Considerando que el Artículo 2 del Acuerdo No. A-092-2011 de la ContraloríaGeneral de Cuentas, establece que “Las autoridades superiores de cadainstitución, los Directores de Recursos Humanos, Jefes de Personal o quieneshagan sus veces, y los Representantes Legales de las Entidades sujetas afiscalización, deberán velar porque lo ordenado en este Acuerdo se cumpla, de locontrario en forma personal se harán acreedores a las sancionescorrespondientes”.Si bien este artículo dice claramente a quienes responsabiliza por elincumplimiento, no dice nada respecto del personal que incumple y quien es quedebe proporcionar sus datos debido a que es personal, y el Acuerdo No.A-092-2011 de la Contraloría General de Cuentas no faculta a las autoridadessuperiores de la Institucional, ni a los directores de recursos Humanos a poderaplicar alguna sanción. Por lo anterior considero injusto que sean a lasautoridades a quienes se sancione, y no se sanciona directamente al personal querealmente incumplió con la normativa. Por ello, reitero mi solicitud de descargarmetal hallazgo.” En oficio No. RH-076-2016 de fecha abril 18, 2016, el Coordinador de RecursosHumanos, licenciado Noé Samuel Paz Jordán, manifiesta: “Antecedentes para elDescargo. Con la Circular RH-001-2015 del 06 de enero del 2015, realizada enesta Coordinación, se remitió al personal técnico, administrativo y operativo delICTA, la observancia y cumplimiento al Acuerdo No. A-092-2011 de la ContraloríaGeneral de Cuentas. Con el correo electrónico del 13 de enero del 2015, estaCoordinación remitió todo el personal de la Institución, la observancia ycumplimiento al Acuerdo No. A-092-2011 de la Contraloría General de Cuentas.




Justificación para el Descargo. La comunicación entre esta Coordinación y loscolaboradores de la Institución, es a través de los documentos oficiales creadospara dicho fin, como lo son: Circulares, Resoluciones, Acuerdos, Actas, entreotros. Por lo que ningún colaborador, puede alegar ignorancia o desconocimientode los documentos que se realizan, toda vez que son divulgados por los mediosescritos y electrónicos dentro de la Entidad.Conclusión. Esta Coordinación considera que con base a lo que establece elartículo 2 del Decreto 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de laContraloría General de Cuentas, la actualización de datos es “Personal”, por loque existe corresponsabilidad en el incumplimiento, es decir que si esresponsabilidad de Recursos Humanos velar por el cumplimiento de lo queestablece el Acuerdo A-092-2011 respecto a la actualización, también esresponsabilidad de los colaboradores actualizar sus datos personales e informar aesta Coordinación de dicha actualización, como se les notificó en su oportunidad alas 78 personas que incumplieron con lo que se solicitó en la circular RH-01-2015como lo ordenado en dicho acuerdo. El listado de las personas que incumplieron con lo ordenado en el Acuerdo No.A-092-2011 y en la Circular RH-01-2015, por lo que solicito a la Comisión deAuditoría tome en cuenta el presente planteamiento con el fin de ser objetivo.” Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo al Gerente General y al Coordinador de RecursosHumanos, porque los argumentos escritos y documentales no desvanecen ladeficiencia, 78 personas no actualizaron sus datos ante la Contraloría General deCuentas y no mostraron evidencia de seguimiento o acción realizada hacia laspersonas que incumplieron. El hallazgo se notificó con el número 6 y en el presente informe le corresponde elnúmero 5. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesGERENTE GENERAL ELIAS (S.O.N.) RAYMUNDO RAYMUNDO 1,615.75COORDINADOR DE RECURSOS HUMANOS NOE SAMUEL PAZ JORDAN 881.25Total Q. 2,497.00

Espacios luego de Acciones Legales




Hallazgo No. 6 Incumplimiento con relación a las Constancias Transitorias de Inexistenciade Reclamación de Cargos CondiciónEn el Programa 11, Generación y Transferencia de Tecnología Agrícola, al revisarel renglón de gasto 011 Personal Permanente, se determinó que a las personasque ingresaron a laborar en el año 2015, no se les requirió por parte de laspersonas responsables de la Entidad, las constancias transitorias de inexistenciade reclamación de cargos extendidas por la Contraloría General de Cuentas. CriterioEl Decreto No. 89-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley deProbidad y Responsabilidad de Funcionarios y Empleados Públicos, artículo 16,establece: “Impedimentos para optar a cargos públicos, establece: “No podránoptar al desempeño de cargo o empleo público quienes tengan impedimento deconformidad con leyes específicas y en ningún caso quienes no demuestrenfehacientemente los méritos capacidad, idoneidad y honradez.Tampoco podrán optar a ningún cargo o empleo público:…b) Quienes habiendo recaudado, custodiado o administrado bienes del Estado, notengan su constancia de solvencia y finiquito de la Institución en la cual prestó susservicios y de la Contraloría General de Cuentas”.El artículo 30. Finiquito, establece: “… Para que una persona pueda optar a unnuevo cargo público sin que haya transcurrido el plazo de la prescripción, bastarácon que presente constancia extendida por la Contraloría General de Cuentas deque no tiene reclamación o juicio pendiente como consecuencia del cargo ocargos desempeñados anteriormente…”. CausaEl Gerente General y el Coordinador de Recursos Humanos, no cumplieron conrequerir las Constancias Transitorias de Inexistencia de Reclamación de Cargos, atodas las personas que ingresaron a laborar a la entidad en el año 2015. EfectoContratación de funcionarios y empleados públicos, con posibles reclamaciones ojuicios pendientes con las entidades del Estado en las que laboraronanteriormente. RecomendaciónLa Junta Directiva debe girar instrucciones al Gerente General y al Coordinador deRecursos Humanos, para requerir los documentos que indican las leyes y




normativas legales, previo a la toma de posesión de un cargo o empleo público. Comentario de los ResponsablesEn oficio No. GG-190-2016 de fecha 21 de abril 2016, el Gerente General Dr. ElíasRaymundo Raymundo, manifiesta: “Atentamente le solicito a Usted descargarmetal hallazgo considerando lo siguiente: Dentro de los requisitos con que cuenta laInstitución para contratar personal bajo el Renglón 011 “Personal Permanente” seestipula que se solicita el Finiquito solamente cuando se ocupan puestos en dondese custodien, administren o manejen bienes del Estado, toda vez que en losantecedentes descritos anteriormente se especifica lo relacionado al salario base.Durante el ejercicio fiscal 2015, ninguna de las personas que ingresó a laborar a lainstitución está sujeta a presentar finiquito, de acuerdo a lo planteado.Adicionalmente le hago saber que a raíz del incremento salarial que se hizoefectivo al personal 011 y 031 del ICTA en el ejercicio fiscal 2015; la Coordinacióndel Departamento de Recursos Humanos, a través del oficio RH-048-2015 del 19de febrero del 2015, hizo la consulta a la Dirección de Probidad, si el personaltanto antiguo como de primer ingreso a la Institución, estaba obligado a gestionarante la Contraloría General de Cuentas el finiquito respectivo, toda vez que con elcomplemento personal al salario bajo la figura de “BONO” superaba los ingresosde Q. 8,000.00.Con la Providencia PROV-DDJP-226-2015/FGVC/jpmj No. 626-15, la ContraloríaGeneral de cuentas dictamina que no procede el Finiquito, toda vez que paragestionar el finiquito deben superar el sueldo base de Q. 8,000.00 y que según suanálisis en el ICTA ningún trabajador los supera.” En oficio No. RH-076-2016 de fecha abril 18 de 2016, el Coordinador de RecursosHumanos, licenciado Noé Samuel Paz Jordán, manifiesta: “Antecedentes para elDescargo. A raíz del incremento salarial que se hizo efectivo en el ejercicio fiscal2015; esta Coordinación a través del oficio RH-048-2015 del 19 de febrero del2015, hizo la consulta a la Dirección de Probidad, si el personal tanto antiguocomo de primer ingreso a la Institución, estaba obligado a gestionar ante laContraloría General de Cuentas el finiquito respectivo, toda vez que con elcomplemento personal al salario bajo la figura de “BONO” superaba los ingresosde Q.8,000.00. Con la Providencia PROV-DDJP-226-2015/FGVC/jpmj No. 626-15,la Contraloría General de cuentas dictamina que no procede el Finiquito, toda vezque para gestionar el finiquito deben superar el sueldo base de Q. 8,000.00 y quesegún su análisis en el ICTA ningún trabajador los supera.Justificación para el Descargo. Dentro de los requisitos con que cuenta laInstitución para contratar personal bajo el Renglón 011 “Personal Permanente” seestipula que se solicita el Finiquito solamente cuando se ocupan puestos en dondese custodien, administren o manejen bienes del Estado, toda vez que en losantecedentes descritos anteriormente se especifica lo relacionado al salario base.Detalle de las personas que ingresaron en el ejercicio fiscal 2015, de las cuales




ninguna está sujeta a presentar finiquito, de acuerdo a lo planteado.Conclusión. Esta Coordinación considera que los profesionales de la Comisión deAuditoría que han realizado anteriormente las auditorías, difieren con los criteriosque utilizan con lo relacionado al tema del presente hallazgo. Tomando en cuentaque el presente hallazgo, puede ser causa de sanción por parte de la ContraloríaGeneral de Cuentas, esta Coordinación, a partir del presente ejercicio fiscal,solicitará de oficio el respectivo finiquito, independientemente el salario y el puestoa ocupar, para evitar sanciones posteriores.” Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo al Gerente General y al Coordinador de RecursosHumanos, porque no presentaron argumentos y documentos que desvanecieran elmismo y confirman que no se les requirió las constancias transitorias deinexistencia de reclamación de cargos extendida por la Contraloría General deCuentas a las personas que optaron a un cargo en la institución en el año 2015. El hallazgo se notificó con el número 7 y en el presente informe le corresponde elnúmero 6. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesGERENTE GENERAL ELIAS (S.O.N.) RAYMUNDO RAYMUNDO 1,615.75COORDINADOR DE RECURSOS HUMANOS NOE SAMUEL PAZ JORDAN 881.25Total Q. 2,497.00

Hallazgo No. 7 Cuentas bancarias sin autorización legal CondiciónAl efectuar la revisión de los Estados Financieros, específicamente la cuenta 1112Bancos, se determinó que algunas de las cuentas bancarias que se manejan enTesorería, no poseen la autorización que indica la ley específica, siendo lassiguientes:No. Cuenta Nombre Banco3033600830 Icta Tesorería Central Banrural3033433946 Icta Fondo Rotativo Banrural3099036476 Icta Banrural




CriterioLa Resolución JM-178-2002 de la Junta Monetaria, Disposiciones reglamentariasrelativas al traslado de recursos financieros al Banco de Guatemala, por parte delos entes oficiales, y a la constitución de depósitos, por parte de los mismos, en losbancos del sistema, con los recursos destinados a cubrir sus operaciones de giroordinario, Numeral III. Establece: “Reglamentar la constitución de depósitos en losbancos del sistema, por parte de los entes oficiales, con los recursos destinados acubrir sus operaciones de giro ordinario, de la manera siguiente: 1. Disponer quelos entes oficiales obligados a mantener sus recursos financieros, provenientes delPresupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado, en el Banco deGuatemala, pueden constituir en los bancos del sistema, previa autorización deéste, depósitos monetarios, por los montos que sean necesarios para cubrir susoperaciones de giro ordinario…”. El Decreto Número 16-2002 del Congreso de la Republica de Guatemala, LeyOrgánica del Banco de Guatemala, artículo 55. Depósitos oficiales, establece: “Losrecursos financieros del Organismo Ejecutivo, y los de las institucionesautónomas, descentralizadas y, en general, de las entidades y dependencias delEstado provenientes del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado,salvo disposición legal en contrario, serán depositados en el Banco de Guatemala.Los depósitos de garantía en favor del Estado o de cualesquiera de susdependencias y toda clase de depósitos judiciales, salvo disposición legal encontrario, también serán depositados en el Banco de Guatemala. No obstante loanterior, la Junta Monetaria reglamentará las condiciones bajo las cuales los entesa que se refiere el presente artículo podrán constituir depósitos en los bancos delsistema cuyos recursos estén destinados a cubrir sus operaciones de giroordinario…”. CausaEl Director de la Unidad de Servicios Administrativos y Financieros, CoordinadorFinanciero y el Jefe Sección de Tesorería, no observaron la normativa legal y noejecutaron acciones para solicitar la autorización de las cuentas bancarias con quecuenta la entidad. EfectoQue el Banco de Guatemala y la Tesorería Nacional no cuenten con informaciónreal, oportuna y confiable sobre las cuentas que maneja la entidad. RecomendaciónEl Gerente General debe girar instrucciones al Director de la Unidad de ServiciosAdministrativos y Financieros, Coordinador Financiero y al Jefe Sección de




Tesorería, para que procedan a solicitar las autorizaciones respectivas de lascuentas que no las tienen, asimismo si se aperturan nuevas cuentas, que cumplancon lo que indica la ley y normativa vigente. Comentario de los ResponsablesEn oficio No. USAF-2016-141 de fecha 21 de abril de 2016, el Director de laUnidad de Servicios Administrativos y Financieros, César Augusto FloresHernández, manifiesta: “Según el coordinador financiero hizo las consultasrespectivas y según se interpreta en la ley respectiva dichas cuentas no esnecesario que sean autorizadas.” En oficio No. Marlon 01-2015 de fecha 22 de abril de 2016, el CoordinadorFinanciero, Marlon Antonio Leiva Tzian, manifiesta: “Me permití apersonarme alBanco de Guatemala, para hacer del conocimiento del hallazgo en relación adichas cuentas bancarias, y ahí me proporcionaron un fotocopia de la ResoluciónJM-178-2002 y me subrayaron el Literal III Numeral 1, y me resaltaban que si lascuentas recibían recursos provenientes del Presupuesto de Ingresos y Egresos delEstado si tenían que estar autorizadas, pero si era para el manejo de cajas chicas,fondos rotativos o ingresos propios no. Pero observando el hallazgo se indica quese está incumpliendo en algo que según el Banco de Guatemala estamos en Ley,ya que las cuentas ICTA Tesorería Central, ICTA Fondo Rotativo y I.C.T.A. quehace referencia el hallazgo, no cumplen con el requisito para ser autorizadas porel Banco de Guatemala.Por lo anterior expuesto solicito desvanecer dicho hallazgo ya que según el enterector en la materia indica que no se está violando dicha resolución de JuntaMonetaria.” En oficio sin número de fecha 22 de abril de 2016, el Jefe Sección de Tesorería,Cruz René Yos Ordóñez, manifiesta: “La cuenta ICTA TESORERIA CENTRALúnicamente se utiliza para recibir el valor correspondiente al fondo rotativo deoficinas centrales de ICTA del cual se conforma de Q. 35,000.00 y en ningúnmomento sobrepasa este monto del cual únicamente tienen los movimientos deemisión de cheques a mi persona por el concepto de reintegro de caja chica.En relación a la cuenta ICTA FONDO ROTATIVO esta cuenta únicamente seutiliza para ingresar y al mismo tiempo egresar el valor que corresponde al fondorotativo de planta central y de los Centros de investigación de ICTA, y al mismotiempo vuelve a quedar en valor CERO.La cuenta ICTA se utiliza únicamente para recibir cheques por venta de bienes yservicios que vienen a nombre de ICTA o INSTITUTO DE CIENCIA YTECNOLOGIA AGRICOLAS ya que hay empresas que nos efectúan pago pero nopueden emitirlo a ICTA PROYECTOS COMERCIALES.”




Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo para el Director de la Unidad de Servicios Administrativosy Financieros, Coordinador Financiero y el Jefe Sección de Tesorería, porqueentre los argumentos y documentos de descargo, no presentan evidencia de quelos fondos manejados en las cuentas son con recursos provenientes de ingresospropios y las cuentas bancarias mencionadas muestran ingresos quecorresponden a transferencias de otras cuentas del ICTA, que provienen delPresupuesto de Ingresos y Egresos del Estado, por lo tanto tienen que contar conla autorización del Banco de Guatemala. Además se han realizado consultas conpersoneros del Ministerio de Finanzas Públicas y del Banco de Guatemala y seconcluyó que las cuentas bancarias que se aperturen como cajas chicas y las queprovengan de fondos privativos o propios, son las que no necesitan autorizacióndel Banco de Guatemala, todas las demás cuentas, incluidas las que se manejancomo fondo rotativo tienen que estar autorizadas. El hallazgo se notificó con el número 8 y en el presente informe le corresponde elnúmero 7. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 7, para: Cargo Nombre Valor en



939.25

COORDINADOR FINANCIERO MARLON ANTONIO LEIVA TZIAN 823.75JEFE SECCION DE TESORERIA CRUZ RENE YOS ORDOÑEZ 457.75Total Q. 2,220.75

Hallazgo No. 8 Deficiencias en el control de vehículos CondiciónEn el Programa 11, Generación y Transferencia de Tecnología Agrícola, secomprobó que algunas personas que tienen vehículo asignado, se los llevan el finde semana, evidenciado que no existe control para el uso de los vehículos de laentidad. CriterioEl Decreto número 89-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley deProbidad y Responsabilidades de Funcionarios y Empleados Públicos,Prohibiciones de los funcionarios públicos, Artículo 18, Prohibiciones de los




funcionarios públicos, establece: “Además de las prohibiciones expresascontenidas en la Constitución Política de la República y leyes especiales, a losfuncionarios y empleados públicos les queda prohibido: d) Utilizar bienespropiedad del Estado o de la institución en la que labora, tales como vehículos,material de oficina, papelería, viáticos y otros, fuera del uso oficial, para beneficiopersonal o de terceros.” El Reglamento General de Asignación y Uso de Vehículos del Instituto de Cienciay Tecnología Agrícolas -ICTA-, de la Junta Directiva del ICTA, Prohibiciones ycasos fortuitos, artículo 11, establece: “Queda terminantemente prohibido …. b)Circular los fines de semana o días festivos, salvo con nombramiento debidamenteautorizado por la autoridad competente.” CausaEl Gerente General y Director de la Unidad de Servicios Administrativos yFinancieros, no han implementado acciones para verificar que los vehículos nosean utilizados en fin de semana ni por terceras personas. EfectoRiesgo de deterioro o pérdida de vehículos afectando los intereses de la entidad. RecomendaciónLa Junta Directiva debe girar instrucciones al Gerente General y Director de laUnidad de Servicios Administrativos y Financieros, para que a todos losfuncionarios y empleados públicos que tienen asignado vehículo, cuenten con uncontrol diario y fin de semana que indique el kilometraje utilizado y que el mismosea supervisado. Comentario de los ResponsablesEn oficio No. GG-190-2016 de fecha 21 de abril 2016, el Gerente General Dr. ElíasRaymundo Raymundo, manifiesta: “Atentamente le solicito a Usted descargarmetal hallazgo considerando que esto mismo fue un hallazgo reportado por laContraloría General de Cuentas en el Informe de Auditoría del Instituto de Cienciay tecnología Agrícolas, del período 01 de enero al 31 de diciembre de 2014, yrespecto de eso emití oficio GG-248-2015 donde instruí al Director Administrativo yFinanciero, al Coordinador Financiero y al Jefe de la Sección de Transporte yTalleres para elaborar e implementar el manual de procedimientos y uso devehículos.Además, como Ustedes mismos indican, el ICTA tiene un reglamento general deasignación y uso de vehículos del ICTA. En el Capítulo IV PROHIBICIONES YCASOS FORTUITOS, en el artículo 11 establece que queda terminantementeprohibido: … literal b) circular los días de semana o días festivos, salvo connombramiento debidamente autorizado por la autoridad competente.




Permisos en los cuales el Director Administrativo y Financiero ha autorizado lacirculación de determinados vehículos en días inhábiles.Por las razones anteriores respetuosamente solicito que se me descargue elhallazgo en referencia.” En oficio No. USAF-2016-141 de fecha 21 de Abril 2016, el Director de la Unidadde Servicios Administrativos y Financieros, licenciado Cesar Augusto FloresHernández, manifiesta: “En el reglamento de vehículos del ICTA, se indica laprohibición de circular los vehículos del ICTA, en días inhábiles, para hacerlo sedebe contar con la autorización respectiva, como consta en permisos. Por lo quecada responsable debe velar por el adecuado resguardo del mismo, noindicándose en ningún lado que debe de ser en las instalaciones del ICTA.” Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo al Gerente General y al Director de la Unidad de ServiciosAdministrativos y Financieros porque no presentaron argumentos o documentosdonde ordenan o giran instrucciones para que una persona, unidad, dirección,jefatura o departamento, lleve el control de los vehículos que se utilizan en laInstitución en cuanto a su uso diario, los fines de semana y el kilometraje utilizado. El hallazgo se notificó con el número 9 y en el presente informe le corresponde elnúmero 8. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en


RAYMUNDO1,615.75



939.25

Total Q. 2,555.00

Hallazgo No. 9 Debilidades en los controles implementados para el mantenimiento devehículos CondiciónEn el Programa 11 Generación y Transferencia de Tecnología Agrícola, al revisarlos gastos efectuados por medio de fondos rotativos con cargo al renglón de gasto




165 Mantenimiento y Reparación de Medios de Transporte, se determinó que lapersona responsable del vehículo Pick Up Mazda placas O-281BBT, no lleva unregistro adecuado y oportuno de los servicios, arreglos y mantenimiento, ya que latarjeta de control “Detalle de Servicios 2015” presentada por el responsable parael análisis respectivo, no contiene todos los registros de los gastos efectuadospara dicho vehículo. CriterioEl Punto Resolutivo No. JD-2004-011 de la Junta Directiva del Instituto de Cienciay Tecnología Agrícolas (ICTA) aprueba el Reglamento General de Asignación yUso de Vehículos del Instituto de Ciencia y Tecnología Agrícolas que en suartículo 6 establece: “El responsable de un vehículo velará por el buen uso,mantenimiento mecánico y limpieza del mismo, llevar una tarjeta de servicios yreparación individual la cual será proporcionada por la Unidad Administrativa yFinanciera. Es responsable del registro quien tenga cargado el vehículo en tarjetade responsabilidad…”. El Artículo 8 establece: “Toda persona a quien se le asigneun vehículo, está obligada a:…b) Cumplir las leyes normativas y reglamentos queexisten para uso de vehículos…” CausaEl Coordinador Disciplina de Tecnología y Producción de Semillas, no ha detalladotodos los gastos que se efectuaron en el año con cargo al vehículo bajo suresponsabilidad, en la tarjeta de control de servicios que se lleva para el efecto. EfectoRiesgo que se dupliquen los gastos de mantenimiento al no tener control sobre losmismos y que los gastos se utilicen para vehículos de terceros, con elconsiguiente menoscabo en los intereses de la entidad. RecomendaciónEl Gerente General debe girar instrucciones al Coordinador Disciplina deTecnología y Producción de Semillas y a todos los responsables de los vehículosde la entidad, a efecto de que lleven un adecuado registro detallado de todos losgastos que se realizan por servicios y reparaciones de los vehículos a su cargo yal Director de la Unidad de Servicios Administrativos y Financieros, a efecto deque se centralice en una Unidad, Jefatura o Departamento, el control y supervisiónsobre todos los vehículos de la entidad, para que exista una persona especialistaque verifique que los vehículos necesitan las reparaciones y servicios demantenimiento y que lleve el control detallado de cada uno de los gastos que sehan efectuado con cargo a cada vehículo.




Comentario de los ResponsablesEn oficio No. CDTPS 057-2016 de fecha 22 de abril de 2016, el CoordinadorDisciplina de Tecnología y Producción de Semillas, Oscar Rolando Salazar Cuque,manifiesta: “Me refiero al hallazgo relacionado con el servicio de mantenimientodel vehículo O-281BBT, propiedad del ICTA según inventario 305.03.02.81 de lacual copia de tarjeta de control de servicios. Los servicios de mantenimiento de este vehículo han sido oportunos al motor, portratarse de un vehículo de modelo reciente; servicios que se han realizado en laagencia MAZDA y también en talleres particulares, alrededor de cada 5 milkilómetros, con el propósito de procurar el buen mantenimiento y funcionamientodel motor. A la fecha solamente se ha realizado un servicio de mantenimiento de frenos, queincluyó el cambio de pastillas y rectificación de dos discos de frenos, según constaen factura No. 7115 de fecha 16 de noviembre de 2015 en el taller Frenos yClutches “FRICADI”, ubicado en el municipio de Amatitlán, Guatemala. Algunos de los servicios de motor fueron realizados en talleres particulares yalgunos pagos se efectuaron con fondos del suscrito y las facturas se extraviaron.En esta oportunidad copias de las facturas pagadas con fondos del ICTA. Otros delos servicios realizados al vehículo han sido limpieza de motor y chasis, car wash. Hago constar que en los servicios de mantenimiento de motor realizados en losdiferentes talleres no se describen los materiales utilizados porque años atrássolamente se describía en las facturas la oración “Por servicio de mantenimientode vehículo”. Por lo demás, se ha dado cumplimiento al mantenimiento del vehículo a mi cargode conformidad con lo preceptuado en el Reglamento General de Asignación yUso de Vehículos del Instituto de Ciencia y Tecnología Agrícolas, capítulo II,Artículo 6.” Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo para el Coordinador Disciplina de Tecnología y Producciónde Semillas, porque con los argumentos y documentos presentados se confirmaque el servicio de mantenimiento de frenos, que incluyó el cambio de pastillas yrectificación de dos discos de frenos, según consta en factura No. 7115 de fecha16 de noviembre de 2015 en el taller Frenos y Clutches “FRICADI”, ubicado en elmunicipio de Amatitlán, Guatemala, no estaba registrado en la tarjeta de servicios y reparación individual, presentada en su oportunidad a la Comisión de Auditoría. El hallazgo se notificó con el número 10 y en el presente informe le corresponde el




número 9. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en

QuetzalesCOORDINADOR DICISCIPLINA DE TECNOLOGIA Y PRODUCCION DESEMILLAS

OSCAR ROLANDO SALAZARCUQUE

996.75

Total Q. 996.75

Hallazgo No. 10 Vehículos sin identificación CondiciónAl revisar la integración de los Estados Financieros específicamente el rubro 1232Maquinaria y Equipo, se constató al realizar verificación física de los vehículospropiedad de la institución, que el Pick Up Mazda placa O-859BBS, Pick UpMazda placa O-863BBS, camioneta Mitsubishi placa P-236DCP y automóvilMazda placa O-862BBS, no se encuentran rotulados con el nombre de la entidad. CriterioEl Punto Resolutivo No. JD-2004-011 de la Junta Directiva del Instituto de Cienciay Tecnología Agrícolas (ICTA) aprueba el Reglamento General de Asignación yUso de Vehículos del Instituto de Ciencia y Tecnología Agrícolas que en suArtículo 4 establece: “Todos los vehículos de la Institución deben estardebidamente rotulados así: (ICTA) Gobierno de Guatemala”. CausaEl Gerente General, Subgerente General, Director de la Unidad de ServiciosAdministrativos y Financieros, Coordinador del Programa de Frijol, Coordinadordel Programa de Maíz y el Encargado Subsección de Inventarios, no hanobservado la normativa interna y no han ejecutado acciones para que losvehículos sean rotulados. EfectoRiesgo de que los vehículos se utilicen para fines distintos a las actividades de laInstitución y que no sean fáciles de identificar. RecomendaciónEl Gerente General debe girar instrucciones al Subgerente General, Director de la




Unidad de Servicios Administrativos y Financieros, Coordinador del Programa deFrijol, Coordinador del Programa de Maíz, Subsección Encargado de Inventarios

responsables de vehículos propiedad y a cargo de lay a todas las personas entidad, para que ejecuten acciones tendientes a que los vehículos bajo su cargoestén debidamente rotulados como lo indica la normativa interna y crear lasupervisión al respecto. Comentario de los ResponsablesEn oficio No. GG-190-2016 de fecha 21 de abril de 2016, el Gerente General,Elías Raymundo Raymundo, manifiesta: “Respetuosamente me permitomanifestarle que NO ACEPTO este hallazgo debido a que hay personal específicoa cargo, quien es el Jefe de la Sección de Transportes, P.C. Alan Omar ChinchillaEscobar, quien a su vez depende de la Coordinación Administrativa, y estepersonal está sujeto a la Supervisión del Director Administrativo y Financiero.Por lo cual, considero que dicho hallazgo no puede atribuirse a mi persona, porquela cadena jerárquica está bien establecida y la función de supervisión lecorresponde en este caso al Director Administrativo y Financiero.” En oficio No. SGG-079-2016 de fecha 21 de abril de 2016, el Subgerente General,Albaro Dionel Orellana Polanco, manifiesta: “Según el punto resolutivo No.JD-2004-011, la Honorable Junta Directiva del Instituto de Ciencia y TecnologíaAgrícolas (ICTA) resolvió en el numeral 2. Autorizar a la Unidad de AdministraciónFinanciera del ICTA, para que implemente los registros y controles respectivosque permita las condiciones apropiadas para la puesta en marcha del Reglamento.El Reglamento general de asignación y uso de vehículos del Instituto de Ciencia yTecnología Agrícolas, en el Capítulo I, Aspectos generales, Artículo 4. Todos losvehículos de la Institución deben estar debidamente rotulados. Por lo anterior, estole corresponde a la Unidad de Servicios Administrativos y Financieros, ya que esuna actividad de índole administrativa.Por otro lado, desde que dicho vehículo está a mi cargo la administración hacolocado por lo menos tres veces calcomanías con la leyenda “ICTA Gobierno de Guatemala” en las portezuelas. Sin embargo, la exposición a factores como elagua, el sol, el viento y el polvo hace que se deterioren. Muchas veces el trabajose realiza en zonas rurales, donde se realizan giras técnicas o se supervisan lasactividades de investigación, validación y transferencia de tecnología de los

parqueado programas y disciplinas, y el vehículo se deja en la orilla de caminos,casas o en terrenos de agricultores colaboradores, donde son dañadas por simplecuriosidad o malicia de las personas al ver que es un vehículo propiedad delgobierno. Además, otras veces el trabajo se realiza en la ciudad capital y en los

parqueos mismos las calcomanías son dañadas o arrancadas por personas noparqueos identificadas, daños por los cuales los no se hacen responsables.

Quiero dejar constancia que mediante el oficio SGG-071-2016 de fecha ocho deabril de 2015, le informé a la Sección de Inventarios que la calcomanía que sirve




vehiculo para identificar el a mi cargo se había deteriorado y solicité la reposiciónrotularla de la misma para e identificarla convenientemente. La sección de

inventarios procedió a colocar la calcomanía el día 15 de abril de 2016, por lo queel inconveniente ha sido subsanado." En oficio No. USAF-2016-141 de fecha 21 de abril de 2016, el Director de laUnidad de Servicios Administrativos y Financieros, César Augusto FloresHernández, manifiesta: “Recibí el vehículo el 1 septiembre del 2,014, en esa fechael mismo no contaba con la rotulación respectiva, por las características delvehículo tipo Hatch Back, que es más para realizar actividades administrativas, porlo que había sido ya objeto de pinchazos en las llantas, como rechazo a lautilización del mismo en la Dirección”. En oficio No. PIF-2016-06 de fecha 22 de abril de 2016, el Coordinador delPrograma de Frijol, Julio César Villatoro Mérida, manifiesta: “Me refiero al hallazgorelacionado con el vehículo O-859BBS, sin identificación por no contar con elrótulo de la Entidad. En el presente caso expongo que la labor de rotulación y develar porque los vehículos permanezcan rotulados le corresponde a la DirecciónAdministrativa y Financiera, por ser estrictamente una actividad de índoleadministrativa, tal como lo establece el Punto Resolutivo JD-2004-011, numeral 2,el cual literalmente dice: “Autorizar a la Unidad de Administración Financiera delICTA, para que implemente los registros y controles respectivos que permita lascondiciones apropiadas para la puesta en marcha del Reglamento” y el Acta No.07-2014 en su punto segundo, literal j) que dice: “Permitir las revisiones físicasque la administración considere necesarias para verificar el estado del vehículo”,levantada en el folio 0151 y 0152 del libro de actas de la subsección deinventarios, autorizado por la Contraloría General de Cuentas. Adicionalmentehabría que considerar otros factores ambientales, que contribuyen en el deteriorode la calcomanía (sticker) de los vehículos, tal como la exposición al sol, el agua,el aire, etc.; así mismo, la labor que realiza el personal profesional del áreatécnica, como en mi caso el realizar y supervisar periódicamente las actividadesde campo del programa de frijol que se ejecutan en el interior del país y queregularmente por la falta de caminos accesibles en vehículo hasta dichos lugares,es necesario dejarlos parqueados en terrenos de agricultores o vecinos aledaños,donde siempre existe el riesgo de que sean averiados, raspados o quemaliciosamente le quiten los rótulos que es lo que asumo sucedió con el pick upO-859BBS.” En oficio No. PIM-2016-07 de fecha 20 de abril de 2016, el Coordinador delPrograma de Maíz, Jorge Alfredo Cardona Orellana, manifiesta: “Me refiero alhallazgo relacionado con el vehículo O-863BBS, sin identificación por no contarcon el rótulo de la Entidad. En el presente caso expongo que la labor de rotulacióny de velar porque los vehículos permanezcan rotulados le corresponde a la




Dirección Administrativa y Financiera, por ser estrictamente de índoleadministrativo, tal como lo establece el Punto Resolutivo JD-2004-011, numeral 2el cual literalmente dice: “Autorizar a la Unidad de Administración Financiera delICTA, para que implemente los registros y controles respectivos que permita lascondiciones apropiadas para la puesta en marcha del Reglamento” y el Acta No.06-2014 en su punto segundo, literal j) que dice: “Permitir las revisiones físicasque la administración considere necesarias para verificar el estado del vehículo”,levantada en el folio 0148 y 0149 del libro de actas de la subsección deinventarios, autorizado por la Contraloría General de Cuentas. Adicionalmentehabría que considerar que según resolución GG-150-2015, he estado devacaciones y el vehículo se encuentra a cargo del Ing. Adalberto Alvarado, quientiene sede en San José La Máquina, departamento Suchitepéquez. Además hayque considerar otros factores ambientales, que contribuyen en el deterioro de todacalcomanía (sticker) de los vehículos, tal como la exposición al sol, el agua, el aire,entre otros. Asimismo; por la labor que realiza el personal profesional del áreatécnica, como es mi caso, de realizar y supervisar constantemente actividades decampo del programa de maíz en el interior del país, que regularmente por la faltade caminos accesibles en vehículo hasta dichos lugares, es necesario dejarlosparqueados en casas de agricultores o vecinos aledaños, también; al participar enreuniones de trabajo designadas por las autoridades superiores, se deja enparqueos públicos, donde en ambos casos siempre existe el riesgo de que seanaveriados, raspados o que maliciosamente le quiten los rótulos que es lo queasumo que sucedió con el vehículo placas O-863BBS.” En oficio No. INV-028-2016 de fecha 22 de abril de 2016, el EncargadoSubsección de Inventarios, Luis Alberto Cruz Pérez, manifiesta: “Según el Criteriodel hallazgo menciona el Reglamento General de Asignación y Uso de Vehículos,en dicho Reglamento no estipula quien es el responsable de Rotular los vehículos.Pero indico que los vehículos fueron rotulados en el 2011 según consta en ActaNo. 06-2011 y Circular No. 28-2011.En relación a los vehículos tipo Pick Up Mazda placa O-859BBS, O-863 BBS,Automóvil Mazda O-862BBS, manifiesto de que dichos vehículos fueron rotuladosantes de que se entregaran a los responsables, en la entrega de los primeroscinco vehículos no se hiso mención del rotulo en las actas de entrega, por lo queen la entrega de los siguientes cinco vehículos se corrigió y si se hace mención enlas respectivas actas de entrega.Además según oficio DF-2016-186 se mi indica que proceda a rotular losvehículos, lo cual informo en el oficio INV-27-2016, que los vehículos nuevamentefueron rotulados, colocándoles una calcomanía adhesiva la cual dice ICTAGOBIERNO DE GUATEMALA.En tal sentido solicito que se considere sea desvanecido dicho hallazgo ya queentre las funciones principales no está el rotular vehículos y velar porque esténrotulados."




Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo para el Director de la Unidad de Servicios Administrativosy Financieros y para el Coordinador del Programa de Frijol, porque los argumentosy documentos de descargo presentados no desvanecen el mismo, debido a queno presentaron documento en donde avisan o notifican que el vehículo a su cargono cuenta con la rotulación respectiva y estaban obligados en base al artículo 4mencionado en el criterio del hallazgo y al artículo 8, ya que el mismo es claro alestablecer que toda persona a quien se le asigne un vehículo, está obligada acumplir las leyes normativas y reglamentos que existen para uso de vehículos. Se desvanece el hallazgo para el Gerente General, porque demostró conargumentos y documentos que no es responsable por la falta de rotulación dedichos vehículos; para el Subgerente General, porque presentó documento endonde solicita que se rotule el vehículo bajo su cargo; para el Coordinador delPrograma de Maíz, porque presentó documentos donde consta que se encontrabade vacaciones y que no se encontraba a cargo del vehículo en la fecha que serealizaron las pruebas de auditoría; y para el Encargado Subsección deInventarios, porque entre los argumentos y documentos presentados se establecióque si ha rotulado los vehículos de la entidad y que lo vuelve a realizar cuando esavisado o notificado de la falta de los mismos. El hallazgo se notificó con el número 11 y en el presente informe le corresponde elnúmero 10. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en



939.25

COORDINADOR DEL PROGRAMA FRIJOL JULIO CESAR VILLATORO MERIDA 996.75Total Q. 1,936.00

Hallazgo No. 11 Incumplimiento a la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento CondiciónEn el Programa 11, Generación y Transferencia de Tecnología Agrícola, en lamuestra seleccionada de los renglónes 031, 035, 151, 196 NOG 3840433 y rubro




13240, se comprobó incumplimiento de la Ley de Contrataciones del Estado y suReglamento, al haber detectado las deficiencias siguientes:

RENGLÓN O RUBRO CONTRATO No. MONTO SIN IVA IVA TOTAL DEFICIENCIA

31 13-2015 Q33,602.23 Q33,602.23 Enviados después de los 30 días que estipula la ley.

31 17-2015 Q23,153.55 Q23,153.55 Enviados después de los 30 días que estipula la ley



151 007-2015 Q38,892.84 Q4,667.16 Q43,560.00 Enviados después de los 30 días que estipula la leyAprobó antes de la suscripción

13240 017-2015 Q44,642.86 Q5,357.14 Q50,000.00 No se envió.

196 015-2015 Q298,824.29 Q35,858.91 Q334,683.20 Aprobado antes de la presentación de la fianza.

Q452,715.77

CriterioEl Decreto número 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley deContrataciones del Estado, Artículo 75. Fines del Registro de Contratos, establece“De todo contrato, de su incumplimiento, resolución, rescisión o nulidad, la entidadcontratante deberá remitir dentro del plazo de treinta (30) días contados a partir desu aprobación, o de la respectiva decisión, una copia a la Contraloría General deCuentas, para efectos de registro, control y fiscalización.” El Acuerdo Gubernativo No. 1056-92 del Ministerio de Finanzas Públicas,Reglamento de la Ley Contrataciones del Estado, Artículo 26. Suscripción yAprobación del Contrato, establece: “La suscripción del contrato deberá hacerla elfuncionario de grado jerárquico inferior al de la autoridad que lo aprobará. Talesinstrumentos deberán ser suscritos preferentemente en las dependenciasinteresadas. Previo a la aprobación del contrato deberá constituirse la garantía decumplimiento correspondiente. El contrato deberá ser aprobado en todos loscasos, dentro de los diez (10) días calendario contados a partir de la presentaciónpor parte del contratista de la garantía del cumplimiento a que se refiere el artículo65 de la Ley.” CausaEl Gerente General aprobó contratos sin contar con la fianza respectiva y aprobócontratos antes de la suscripción; el Director de la Unidad de ServiciosAdministrativos y Financieros, Coordinador Financiero y el Coordinador deRecursos Humanos no cumplieron con remitir los contratos conforme a la ley. EfectoQue los contratos puedan ser objeto de denuncias por parte de personasinteresadas al tener inconsistencias en los procedimientos y que los mismospuedan ser anulados. Y la Contraloría General de Cuentas no disponga coninformación real y oportuna para efectos de verificación y control, asimismo quelos contratos no cuenten con garantía para su cumplimiento.




RecomendaciónLa Junta Directiva debe girar instrucciones al Gerente General, Director de laUnidad de Servicios Administrativos y Financieros, Coordinador Financiero y alCoordinador de Recursos Humanos, para dar cumplimiento a la Ley deContrataciones del Estado y su Reglamento. Comentario de los ResponsablesEn oficio No. GG-190-2016 de fecha 21 de abril 2016, el Gerente General Dr. ElíasRaymundo Raymundo, manifiesta: “Atentamente solicito a Usted descargarme detal hallazgo, considerando que la función específicamente la asigné al Director dela USAF. Usted puede ver en el Oficio GG-322-2014, que dentro de las funcionesque asigne al Director de la Unidad de Servicios Administrativos y Financieros delInstituto, de acuerdo a la nueva estructura organizacional para la implementacióndel Plan Estratégico 2013-2020, en el romano iv literalmente se lee “Llevar a caboy delegar a los Centros Regionales de Investigación, cuando corresponda, elprocedimiento administrativo que conlleve la contratación de servicios, compras,invitaciones y convocatoria de cotización y licitación de bienes y servicios delInstituto, de conformidad a las disposiciones legales vigentes.” Asimismo, en elromano xv. “Asignar funciones a los Coordinadores de Departamento de suUnidad y demás personal bajo su jerarquía.Adicionalmente, en oficios GG-118-2015 y GG-371-2014, en las cuales hice ver alDirector Administrativo y Financiero, las deficiencias del Coordinador delDepartamento de Recursos Humanos en cuanto a trasladar a mi Despacho paraemitir acuerdo de aprobación de contratos 031 y/o 035 en el límite de tiempo.Respecto de esto mismo, en oficio GG-323-2014 hice ver al Coordinador delDepartamento de Recursos Humanos que debía enviarme los Contratos en tiempoy ya firmados, y que evitara estármelos enviando a aprobación dos mesesdespués.Por lo cual considero que he dado las instrucciones suficientes para garantizar quese cumpla con lo estipulado en la Ley de Contrataciones del Estado y suReglamento y considero que el incumplimiento actual es una responsabilidaddirecta del Coordinador del Departamento de Recursos Humanos que debe sersupervisado directamente por el Director Administrativo y Financiero.” En oficio No. USAF-2016-141 de fecha 21 de Abril 2016, el Director de la Unidadde Servicios Administrativos y Financieros, licenciado Cesar Augusto FloresHernández, manifiesta: “Yo solo ejecuto la acción de firmar oficio de envío, por loque considero que la Gerencia General, después de aprobar un contrato, en suoficio de remisión debe responsabilizar al departamento respectivo de los efectospor el incumplimiento del Artículo 75. Mi unidad emitió oficio No.USAF-2015-066.” En oficio No. Marlon 01-2015 de fecha 22 de Abril 2016, el CoordinadorFinanciero, señor Marlon Antonio Leiva Tzian, manifiesta: “Solo me permito hacer




referencia al oficio USAF-2009-148 y al oficio RH-2009-170, en los cuales estáclaramente definido que los contratos deben de trasladarse directamente a laCoordinación de Recursos humanos, por lo que este servidor es ajeno al procesode entrega de contratos, por lo que considero injusto que figure en dicho hallazgocuando mi persona no supervisa nada relacionado a contratos ya que es unaactividad fija de recursos humanos. Por lo que les solicito que en dicho hallazgo nofigure mi persona.” En oficio No. RH-076-2016 de fecha abril 18, 2016, el Coordinador de RecursosHumanos, licenciado Noé Samuel Paz Jordán, manifiesta: “Esta coordinación hacumplido con elaborar los acuerdos de aprobación de los contratos de las oficinascentrales como de los centros regionales de investigación, específicamente de loscontratos 031 y 035.Ahora bien con las copias de los contratos antes mencionados que se deben deenviar a la Contraloría General de Cuentas treinta (30) días después de laaprobación de los mismos, se nos han presentado muchos inconvenientes, debidoa que se encuentran errores en la elaboración de los mismos, específicamente losque se elaboran en los centros regionales de investigación, y a pesar de que seles insiste a los responsables para que los corrijan, éstos muchas veces hacen lacorrección, cuando ya han transcurrido el tiempo establecido para remitirlos a laContraloría General de Cuentas.Conclusión. Esta Coordinación está consciente que se ha incurrido en falta, apesar de que es un error involuntario, sin embargo considera que tomando encuenta que esta función le corresponde a la auxiliar de Recursos Humanos, laS.O. Mirian Isabel Duarte Marin, quién es la responsable de los acuerdos como eltraslado de las copias de los contratos a la Contraloría a través del oficiorespectivo; se aplique la medida equitativamente con lo que corresponda.” Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo al Gerente General debido a que aprobó el contrato007-2015 antes de la suscripción del mismo y el contrato 015-2015 fue aprobadosin contar con la respectiva fianza, los argumentos y documentos presentados nodesvanecen el mismo. Se confirma el hallazgo al Director de la Unidad de Servicios Administrativos yFinancieros, porque no envió a la Contraloría General de Cuentas el contrato017-2015, sus argumentos y justificaciones de descargo no desvanecen el mismo. Se confirma el hallazgo al Coordinador de Recursos Humanos, debido a que ensus argumentos de descargo reconoce la deficiencia y el envío de los contratos ala Contraloría General de Cuentas después del tiempo estipulado en la ley. Se desvanece el hallazgo al Coordinador Financiero, por el documento que se




tuvo a la vista oficio AJ-016-2015 del 6 de febrero de 2015, donde consta querecibió el contrato fuera del tiempo establecido para su envío a la ContraloríaGeneral de Cuentas. El hallazgo se notificó con el número 12 y en el presente informe le corresponde elnúmero 11. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley de Contrataciones del EstadoDecreto No. 57-92, Artículo 83, y Reglamento de la Ley de Contrataciones delEstado, Acuerdo Gubernativo Número 1056-92, Artículo 56, para: Cargo Nombre Valor en


RAYMUNDO3,377.17



446.43

COORDINADOR DE RECURSOS HUMANOS NOE SAMUEL PAZ JORDAN 703.56Total Q. 4,527.16

7. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR Se dio seguimiento a las recomendaciones de la auditoría anterior,correspondientes al ejercicio fiscal 2014, con el objeto de verificar su cumplimientoe implementación, por parte de las personas responsables, estableciéndose quefueron atendidas parcialmente, de las cuales cuatro (4) corresponden a hallazgosrelacionados con el Control Interno y tres (3) al Cumplimiento de Leyes yRegulaciones Aplicables. 8. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERÍODO AUDITADO Los funcionarios y empleados responsables de las deficiencias encontradas, se incluyen en el desarrollo de cada hallazgo contenido en el presente informe.

No. NOMBRE CARGO PERÍODO1 ELIAS (S.O.N) RAYMUNDO

RAYMUNDOGERENTE GENERAL 01/01/2015 - 31/12/2015

2 ALBARO DIONEL ORELLANAPOLANCO

SUBGERENTE GENERAL 01/01/2015 - 31/12/2015

3 CESAR AUGUSTO FLORESHERNANDEZ


01/01/2015 - 31/12/2015


INFORME DE AUDITORÍAINSTITUTO NACIONAL DE CIENCIAS FORENSES DE GUATEMALA





1. INFORMACIÓN GENERAL Base Legal De conformidad con el Decreto No. 32-2006, del Congreso de la República deGuatemala, se creó el Instituto Nacional de Ciencias Forenses de Guatemala-INACIF-, como una institución auxiliar de la administración de justicia, conautonomía funcional, personalidad jurídica y patrimonio propio, con competencia anivel nacional para la realización de peritajes técnicos científicos, prestando elservicio de investigación científica en forma independiente. Función El INACIF tiene como finalidad principal la prestación del servicio de investigacióncientífica de forma independiente, emitiendo dictámenes técnicos científicos. 2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA La auditoría se realizó con base en: La Constitución Política de la República de Guatemala, según lo establecido ensus artículos 232 y 241. El Decreto Número 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, artículos: 2 Ámbito de competencia y 4 Atribuciones, modificado porlos artículos 49 y 50 del Decreto 13-2013. Normas de Auditoría del Sector Gubernamental y las Normas Generales deControl Interno, emitidas por la Contraloría General de Cuentas y NormasInternacionales de Auditoría. Según el (los) nombramiento (s) de auditoría, DAEAD-0139-2015 de fecha 16 deseptiembre de 2015. 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA ÁREA FINANCIERA Generales Emitir opinión sobre la razonabilidad de los Estados Financieros y LiquidaciónPresupuestaria de ingresos y egresos del Ejercicio Fiscal 2015.




Específicos Comprobar la autenticidad y presentación de los registros contables,transacciones administrativas y financieras, así como sus documentos de soporte. Examinar la ejecución presupuestaria de la entidad para determinar si los fondosse administraron y utilizaron adecuadamente. Evaluar la estructura de control interno establecida en la entidad. Evaluar el adecuado cumplimiento de las normas, leyes, reglamentos y otrosaspectos legales aplicables. Establecer si las modificaciones presupuestarias coadyuvaron con los objetivos ymetas de la entidad. Establecer que los ingresos provenientes de fondos privativos, se hayan percibidoy depositado oportunamente y que se hayan realizado las conciliacionesmensuales con registros del SICOIN. Evaluar de acuerdo a una muestra selectiva las compras realizadas por la entidad,verificando que cumplan con la normativa aplicable y objetivos institucionales. 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA Área Financiera El examen comprendió la evaluación de la estructura de control interno y larevisión de las operaciones, registros financieros y la documentación de respaldopresentada por los funcionarios y empleados de la entidad durante el períodocomprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015; con énfasis en lascuentas de Balance General: Bancos, Fondos en Avance; del Estado deResultados del ejercicio se evaluó Ingresos por Servicios de laboratorio. De la ejecución presupuestaria de ingresos se evaluó el rubro 13250 Servicios delaboratorio. Y del área de egresos los Programas: 01 Actividades Centrales, 11Análisis Criminalístico y 12 Análisis Forense; considerando. los eventos relevantesde acuerdo a los Grupos de Gasto 000 Servicios Personales, 100 Servicios noPersonales, 200 Materiales y Suministros, 300 Propiedad Planta y Equipo eIntangibles, mediante la aplicación de pruebas selectivas. Se verificaron los documentos legales que respaldan las modificacionespresupuestarias para establecer el presupuesto vigente aprobado, Plan OperativoAnual (POA), Plan Anual de Auditoria(PAA), Inventarios, con el fin de determinar el




logro de las metas institucionales, objetivos, funciones de la Entidad. Asimismo de conformidad con la información trasladada por la Unidad deMonitoreo y Alerta Temprana, se evaluaron los Número de Publicación enGuatecompras (NPG) y Número de Operación en Guatecompras (NOG), deacuerdo a pruebas selectivas tomando como base la importancia relativa, con elobjeto de determinar el cumplimiento de la Ley de Contrataciones del Estado y suReglamento. Área Técnica De conformidad con Acuerdo No.A-33-2013, de fecha 26 de febrero de 2013, de laContraloría General de Cuentas, se trasladó solicitud a la Dirección deInfraestructura Pública mediante providencia DAEAD-0099-2016, de fecha 20 deenero 2016, para auditar los proyectos detallados en listado adjunto a la misma,quienes rendirán informe por separado. 5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA, TÉCNICA Y OTROSASPECTOS EVALUADOS Información Financiera y Presupuestaria Balance General De acuerdo con el alcance de auditoría se evaluaron cuentas de Balance Generalque por su importancia fueron seleccionadas. Caja y Bancos La entidad reportó que maneja sus recursos en cuatro cuentas bancarias, aperturadas enel Sistema Bancario Nacional debidamente autorizadas y al 31 de diciembre 2015, segúnreportes de la administración refleja la cantidad de Q63,660,634.85. Fondos en Avance La entidad tiene el Fondo Rotativo Institucional constituido en la Unidad Financieray Planificación, Sección de Tesorería y lo conforman los fondos destinados aveinticinco cajas chicas de las sedes periciales y tres a secciones de la capital(Tesorería, Tesorería de viáticos y Adquisiciones). El monto autorizado fue deQ341,000.00 y el monto de rendiciones realizadas refleja un total deQ1,245,463.47, se verificó la liquidación de dicho fondo al 31 de diciembre de2015.




Estado de Resultados ó Estado de Ingresos y Egresos Estado de Resultados El Estado de Resultados durante el período del 01 de enero al 31 de diciembre2015, presenta un resultado del ejercicio por -Q23,299,942.23, debido a que en elaño 2015 se tenía un presupuesto aprobado por Q145,000,000.00 de IngresosCorrientes; de los cuáles el Ministerio de Finanzas Públicas trasladó únicamenteQ134,000,000.00 y adicionalmente se obtuvieron otros ingresos por la cantidad deQ3,886,821.81 por concepto otros ingresos no tributarios, venta de servicios,intereses y donaciones en especie, para un total de Q137,886,821.81 y los gastosde la Institución durante el ejercicio fiscal 2015 ascendieron en total aQ161,186,764.04, por lo que siendo insuficiente el aporte de la fuente definanciamiento 11 “Ingresos Corrientes”, la Institución se vio en la necesidad deutilizar saldos de caja de ejercicios anteriores, obteniendo un resultado negativoen el ejercicio de Q23,299,942.23. Ingresos y Gastos Las cuentas del Estado de Resultados, se evaluaron a través de la liquidaciónpresupuestaria de ingresos y egresos. Estado de Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos Ingresos El Presupuesto de ingresos y egresos aprobado por AcuerdoNo.CD-INACIF-16-2014, del 11 de diciembre de 2014, para el ejercicio fiscal 2015,ascendió a la cantidad de Q185,500,000.00 el cual fue ampliado conformeAcuerdo CD-INACIF-04-2015 de fecha 30 de enero 2015, por la cantidad deQ36,424,021.83 para un presupuesto vigente de Q221,924,021.83 y al 31 dediciembre 2015, devengó en concepto de ingresos la cantidad Q135,742,669.36más donaciones en especie por Q2,144,152.45 para un total de Q137,886,821.81. Egresos El Presupuesto de ingresos y egresos aprobado por AcuerdoNo.CD-INACIF-16-2014, del 11 de diciembre de 2014, para el ejercicio fiscal 2015,ascendió a la cantidad de Q185,500,000.00 el cual fue ampliado conformeAcuerdo CD-INACIF-04-2015 de fecha 30 de enero 2015, por la cantidad deQ36,424,021.83 para un presupuesto vigente de Q221,924,021.83 y al 31 de




diciembre 2015, devengó en concepto de egresos la cantidad Q154,970,431.76, através de los programas 01 Actividades Centrales, 03 Actividad Común a losprogramas 11 y 12; 11 Análisis Criminalístico,12 Análisis Forense y 99 Partidas noAsignables a Programas. Modificaciones presupuestarias La entidad reportó una ampliación presupuestaria por la cantidad deQ36,424,021.83 que se encuentra autorizada por la autoridad competente. Plan Operativo Anual La entidad formuló su Plan Operativo Anual 2015, el cual contiene sus metasfísicas y financieras. Plan Anual de Auditoría La Unidad de Auditoría Interna del Instituto, formuló su Plan Anual de Auditoría, elcual contiene las auditorías planificadas para el ejercicio fiscal 2015, el cual fuepresentado a la Contraloría General de Cuentas. Convenios / Contratos El Instituto al 31 de diciembre 2015, suscribió los siguientes convenios: Carta de entendimiento entre la Agencia de la Deutsche Gesellschaft FürInternacionale Zusammenarbeit GIZ y el Instituto Nacional de Ciencias Forensesde Guatemala INACIF de fecha 02/02/2015, para generar condiciones para laoperativización de la política criminal de Estado en Guatemala, con el objeto defortalecer la transparencia con herramientas tecnológicas que permitan profundizarel conocimiento de la realidad Criminalística de Guatemala; a través deinformación oportuna y fiable para la toma de decisiones estratégicas Convenio entre Justice Education Society y el Instituto Nacional de CienciasForenses de Guatemala -INACIF- de fecha 25/02/2015, con el objetivo deestablecer formalmente el marco de cooperación que permita el fortalecimiento delas capacidades de investigación científica forense en Guatemala y la región. Convenio de cooperación interinstitucional entre el Instituto Nacional de CienciasForenses de -, y el Registro Nacional de las PersonasGuatemala -INACIF-RENAP- de fecha 13/06/2015 para definir y facilitar la cooperación entre ambasinstituciones creando instancias que permitan el desarrollo de actividades




conjuntas para que ambas dependencias puedan cumplir con los objetivosprogramas y proyectos contenidos en la normativa legal, la normativa interna y losplanes estratégicos de cada institución relacionadas con el intercambio deexperiencias e información y capacitación. Convenio entre la Cámara Penal de la Corte Suprema de Justicia, MinisterioPúblico, Ministerio de Gobernación y el Instituto de la Defensa Pública Penal, defecha 25/06/2015, para funcionamiento del Juzgado de Turno de Primera InstanciaPenal y Juzgado de Turno de Paz Penal del Municipio y Departamento deQuetzaltenango. Convenio de Cooperación entre el Ministerio de la Defensa Nacional a través de laDirección General de Control de Armas y Municiones -DIGECAM- de fecha17/07/2015, para formalizar el proceso de cooperación interinstitucional necesario

, pueda consultar de forma automática y permanente datospara que el INACIFnecesarios para investigación forense sobre armas de fuego registradas en labase de datos de .DIGECAM Ampliación a la carta de Entendimiento Entre el Instituto Nacional de CienciasForenses de Guatemala -INACIF-, la Asociación Nacional Contra el MaltratoInfantil - y el fondo de las Naciones Unidas para la Infancia --CONACMI -UNICEFde fecha 07/09/2015, para Unificar esfuerzos en común, entre el Instituto Nacional

, a la Asociación Nacional Contra elde Ciencias Forenses de Guatemala INACIFMaltrato Infantil , que permitan fortalecer las capacidadesCONACMI y UNICEFtécnicas de los profesionales en medicina, psicología y psiquiatría forense del -

-, en relación a las entrevistas de la niñez y adolescencia, víctimas deINACIFviolencia sexual. Memorándum de Entendimiento entre el Instituto Nacional de Ciencias Forensesde Guatemala y el Comité Internacional de la Cruz Roja de fecha 23/10/2015, paratrabajos de remodelación del área de atención a deudos de la Sede Pericial de-INACIF .- de Escuintla Prórroga de convenio entre Justice Education Society y el Instituto Nacional de

, de fecha 03/12/2015, para establecerCiencias Forenses de Guatemalaformalmente el marco de cooperación que permita el fortalecimiento de lascapacidades de investigación científica forense en Guatemala y la región. Todos los convenios suscritos son de carácter técnico por lo que INACIF, norecibió aportes financieros.




Donaciones El Instituto durante el ejercicio fiscal 2015, recibió las siguientes donaciones: De Comité Internacional de la Cruz Roja, CICR, equipo de computo, mobiliario yequipo, Q84,396.00 y materiales por Q12,039.00. De Justice Education Society of British Columbia, JES, equipo para laboratorio deLingüística y Acústica por Q70,250.00, suministros por Q4,750.00 y softwareinformático por Q33,500.00. De Asociación Nacional Contra el Maltrato Infantil -CONACMI-, equipo decomputo, mobiliario y equipo por Q251,849.00. De Proyecto reforma del sector justicia y seguridad de USAID equipo Médico, delaboratorio, de oficina y varios por Q1,687,368.45. De Municipalidad de Huehuetenango una fracción de terreno, ubicado en CorralChiquito, zona 8, Huehuetenango, con un área de 337.92 metros cuadrados, convalor de Q100.00. Préstamos La entidad por medio de oficio No.DG-154-2016 de fecha 15 de marzo 2016,informó que no posee ningún préstamo bancario. Sistemas Informáticos utilizados por la entidad Sistema de Contabilidad Integrada La entidad utiliza el Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones La entidad publicó en el sistema de Contrataciones y Adquisiciones del Estado deGuatemala, Guatecompras, los anuncios o convocatorias y toda la informaciónrelacionada con la compra y contratación de bienes, suministros, obras y serviciosque se requirieron. Según información generada por , durante el período 2015GUATECOMPRASpublicó 24 concursos terminados y adjudicados, 3 finalizados y anulados, 5

- Número Publicación en finalizados y desiertos, 227 -NPG Guatecompras y se




.presentaron 2 inconformidades Sistema de Guatenóminas El Instituto no utiliza el sistema de Nóminas del Ministerio de Finanzas Públicas,sino que un software denominado Visual Hur. Sistema de Gestión El Instituto utiliza el sistema para solicitud y registro de las compras ycontrataciones realizadas. 6. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

DICTAMEN

DoctorJorge Nery Cabrera CabreraDirector GeneralInstituto Nacional de Ciencias Forenses de GuatemalaSu Despacho Hemos auditado el balance general que se acompaña de (la) (del) InstitutoNacional de Ciencias Forenses de Guatemala al 31 de diciembre de 2015, y losestados relacionados de resultados y de liquidación del presupuesto de ingresos yegresos, para el año que terminó en esa fecha. Estos estados financieros sonresponsabilidad de la administración de la entidad. Nuestra responsabilidad esexpresar una opinión de estos estados financieros basados en nuestra auditoría. Condujimos nuestra auditoría de acuerdo con Normas Internacionales de Auditoríay Normas de Auditoría del Sector Gubernamental. Dichas Normas requieren queplaneemos y practiquemos la auditoría para obtener certeza razonable sobre si losestados financieros están libres de representación errónea de importancia relativa.Una auditoría incluye examinar, sobre una base de pruebas, la evidencia quesustenta los montos y revelaciones en los estados financieros. Una auditoríatambién incluye evaluar las normas contables usadas y las estimacionesimportantes hechas por la administración, así como evaluar la presentacióngeneral de los estados financieros. Creemos que nuestra auditoría proporcionauna base razonable para nuestra opinión. En nuestra opinión, los estados financieros arriba mencionados presentanrazonablemente, respecto de todo lo importante, la posición financiera de (la) (del)Instituto Nacional de Ciencias Forenses de Guatemala, al 31 de diciembre de2015, y los resultados de sus operaciones, para el año que terminó en esa fecha,de acuerdo con Principios Presupuestarios y Normas Internacionales deContabilidad. Guatemala, 23 de mayo de 2016

Licda. Alba Maritza Maldonado Monterroso De Lima





Estados Financieros




Notas a los Estados Financieros

1.


DoctorJorge Nery Cabrera CabreraDirector GeneralInstituto Nacional de Ciencias Forenses de GuatemalaSu despacho En la planeación y ejecución de nuestra auditoría del balance general a (el) (la)Instituto Nacional de Ciencias Forenses de Guatemala al 31 de diciembre de 2015,y los estados relacionados de resultados y de liquidación del presupuesto deingresos y egresos, por el año que terminó en esa fecha, evaluamos la estructurade control interno, para determinar nuestros procedimientos de auditoría con elpropósito de emitir una opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros yno para proporcionar seguridad del funcionamiento de la estructura de controlinterno. Sin embargo, notamos ciertos asuntos en relación a su funcionamiento,que consideramos deben ser incluidos en este informe para estar de acuerdo conlas Normas Internacionales de Auditoría y Normas de Auditoría del SectorGubernamental. Los asuntos que nos llaman la atención y que están relacionados con deficienciasen el diseño y operación de la estructura de control interno, que podrían afectarnegativamente la capacidad de la entidad para registrar, procesar, resumir yreportar información financiera uniforme con las aseveraciones de laAdministración de ese estado, son los siguientes: Área Financiera

Conformación incompleta de expedientes


Licda. ALBA MARITZA MALDONADO MONTERROSO DE LIMA


Lic. JORGE GIOVANNI CASTELLANOS GUDIEL





Hallazgos relacionados con Control Interno Área Financiera Hallazgo No. 1 Conformación incompleta de expedientes CondiciónEn los programas 01, 11 y 12, renglones presupuestarios 011 Personalpermanente, 022 Personal por contrato, 029 Otras remuneraciones de personaltemporal y 182 Servicios médico-sanitarios en los expedientes de personal, sedeterminó que algunos de ellos se encuentran incompletos (falta de actualizaciónde datos, fotografía) asimismo no existe uniformidad en el contenido y archivo dela documentación del personal y no se archiva la documentación completa delhistorial (renglón 182 se les ha renovado contrato y no se ha actualizado datos ydocumentación desordenada)

Nombre Renglón Actualización de datos FotografíaExpedientesdesordenados

Arrivillaga Uirzar,Edgar E. 011 NO xxxx

Castro Díaz, José Salomón 011 xxxx

Arriola Barrios, Edgar 011 xxxx

Batres Chacon, Ignacio 011 xxxx

Cabrera Cabrera, Jorge Nery 011 xxxx

Cermeño Monzón Edgar Alfonso 011 NO xxxx

Chen González, Erasmo Abigail 011 xxxx

Ciani Pedro Adolfo 011 xxxx

Culajay, Franciso Octavio 011 xxxx

De León Moreno, María José 011 xxxx

De león Oozco Emilsa 011 NO

Zuñiga Pérez, Cristian 011 NO

Arévalo Alejandro 011 NO

Gaitán Nufio, Dora Amelia 011 NO

Cabrera Fuentes Romelia 011 NO

Barreondo Rosales Victoriano 011 NO

Blanco Alvarado Kessler 011 NO

Carrera Fuentes Romelia 011 NO

De león de la Cruz José A. 022 NO

Gilardi Matus Marco Aurelio 022 NO

Bonilla Morales Nancy 022 NO

Zacarias Gómez Hugo 022 NO

Rodríguez Tesucun Luis E. 029 NO

García Moya Héctor Antonio 029 NO




Salguero Salguero Ángel L. 029 NO

Aguilar Cordón Gustavo A. 182 NO xxxx

Chivichon Recopachi María 182 NO xxxx

Coyoy Toc Carolina 182 NO xxxx

González Archila Angelina 182 NO xxxx

Mejicano Franco Sergio 182 NO xxxx

Martinez Lemus Carlos 182 NO xxxx

CriterioEl Acuerdo Número 09-03, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, NormasGenerales de Control Interno, norma 1.11 Archivos, establece: “Es responsabilidadde la máxima autoridad de cada entidad pública, emitir, con base en lasregulaciones legales respectivas, las políticas administrativas para que en todaslas unidades administrativas de la organización, creen y mantengan archivosordenados en forma lógica, definiendo su contenido, de manera que sea fácillocalizar la información. La documentación de respaldo de las operacionesfinancieras y administrativas que realice la entidad, deberá estar archivada en lasunidades establecidas por los órganos rectores, siguiendo un orden lógico, de fácilacceso y consulta, de tal manera que facilite la rendición de cuentas. Para suadecuada conservación deben adoptarse medidas de salvaguarda contra robos,incendios u otros riesgos, manteniéndolos por el tiempo establecido en las leyesespecificas; independientemente del medio de información que se trate, es decir,por medios manuales o electrónicos.” CausaLa Jefe de Unidad de Recursos Humanos y Jefe de la Sección Administración dePersonal, no han implementado procedimientos que permitan tener losexpedientes completos y actualizados. EfectoRiesgo que no se encuentre la información actualizada de cada uno de losempleados del Instituto y dificultad en establecer el historial laboral. RecomendaciónEl Jefe Departamento Administrativo Financiero debe girar instrucciones a la Jefede la Unidad de Recursos Humanos del INACIF, para que la Jefe de la SecciónAdministración de Personal, a efecto que los expedientes cuenten condocumentación e información actualizada.




Comentario de los ResponsablesEn nota s/n de fecha 15 de abril 2016, la Jefe de Unidad de Recursos Humanos,Licenciada Rosa del Carmen Castañeda Barilllas de Marín, manifiesta: "COMENTARIO DE LA JEFATURA DE LA UNIDAD DE RECURSOS HUMANOSSOBRE EL CRITERIO PLANTEADO POR LA AUDITORA GUBERNAMENTAL Los archivos del personal que se encuentran en la Sección de Administración dePersonal permanecen ordenados en forma lógica, definiendo su contenido demanera que sea fácil de localizar la información, de fácil acceso y consulta quefacilita la rendición de cuentas, con base a criterio funcional y principios generalesde archivo, de la forma siguiente:Se encuentran ubicados en un área especial de fácil acceso pero restringido,únicamente para el personal autorizado, en resguardo a la información quecontiene dicho archivo.Los expedientes del personal contratado por renglón presupuestario 011 y 022“Activos” se encuentran en archivadores individualizados, resguardados enarmarios de metal en orden alfabético; dándosele prioridad al personal activo, envirtud que estamos en preparación para iniciar un proceso de certificación deNormas Internacionales ISO 9001:2008 y acreditación ISO/IEC 17025:2005.La documentación que se encuentra archivada dentro de cada archivador(expediente), se encuentra clasificada por asunto, es decir por “Acciones dePersonal”, de acuerdo al orden siguiente: Hoja de vida, documentos LegalesCertificaciones cursos aprobados y títulos obtenidosConstancias Contraloría de CuentasDocumentos de contrataciónEvaluación del desempeñoTraslados y/designacionesNotas de incumplimiento horario laboralCapacitacionesSuspensión IGSSSuspensión médico personalAviso de inasistencia laboralVacacionesCertificación de colegiado activoReconocimientosAmonestaciones/apercibimientosNotas varias Los documentos que se relacionan con cada acción de personal se encuentran




archivados en orden cronológico, es decir por fecha y se concreta en la secuenciasiguiente: año, mes, día; comenzando por el año más remoto y los documentos sesuceden hasta la fecha más reciente.Los expedientes de personal “Inactivo”, se encuentran en archivo específico,ordenado en forma alfabética y cronológica y resguardada en sus respectivosarchivos de metal.Los expedientes de contratos 029 y subgrupo 18 se encuentran archivados enorden alfabético y dentro de cada expedientes en orden cronológico, es decir porfecha, y se concreta en la secuencia de: año, mes, día; comenzando por el añomás remoto, los documentos se suceden hasta la fecha más reciente, con el finque al momento de realizar una consulta se tenga más inmediata ladocumentación emitida y archivada más reciente -forma lógica de archivo-. COMENTARIOS DE LA JEFATURA DE LA UNIDAD DE RECURSOS HUMANOSCON RESPECTO A LA CONDICION DE LOS EXPEDIENTES: En cuanto a la actualización de datos, se hace de su conocimiento que el 9 demarzo de 2015 a través de Secretaría General, se publicó la CircularNo.SEG-14-2015 en la que se requirió a cada Jefe y Coordinador de las diferentesáreas, trasladar al personal bajo su cargo la circular y copia del formulariorespectivo, con el fin que cada trabajador actualice sus datos personales; tal comolo indica el formulario de actualización, está dirigida al personal que tuvo cambiosen sus datos personales, razón por la que no aparece en todos los expedientes.Las personas contratadas por servicios técnicos o profesionales bajo los renglonespresupuestarios 029 o subgrupo 18, que es renovado su contrato, hago laaclaración que sí se actualiza información, tal como: antecedentes penales,antecedentes policiacos y colegiado activo -cuando aplica-En cuanto a la fotografía de los expedientes 029 y subgrupo 18, dentro delprocedimiento denominado “Contratación de servicios técnicos y profesionales”debidamente aprobado, no está contemplado solicitar la fotografía del contratista;no obstante algunos de ellos las presentan por propia iniciativa dentro del currículorespectivo. Sin embargo en el mismo procedimiento en el numeral 6.18 literal c)indica que al momento que se contrata a la persona se le toma fotografía parasolicitar gafete de identificación, por lo que para efectos de control interno si seencuentra la fotografía de todo el personal contratado y contratistas bajo todos losrenglones presupuestarios, archivada en la base de datos de Recursos Humanos.En cuanto a la condición de “Expedientes Desordenados” se respeta el criterio dela Licenciada Monterroso de Lima, Auditora Gubernamental, pero a nuestrocriterio, así como de los auditores gubernamentales que anteriormente han tenidoacceso a consultas de los mismos sin tener inconveniente y a profesionales deGestión de la Calidad –internos y externos-, dichos expedientes se encuentran con




base a principios lógicos de archivo y se consideran funcionales que cumplen conlos requerimientos inclusive dentro de un proceso de acreditación y certificación decalidad.Es importante hacer la aclaración que los expedientes antes indicados tambiénestán sujetos a mejora continua, de acuerdo a principios de gestión de la calidad,como por ejemplo contar con un de alta densidad, que en una oportunidad fueronsolicitados, pero por la limitante financiera sería imposible adquirirlo (costoaproximada de Q.90,000.00).

NOMBRE RENGLONPRESUPUESTARIO

ACTUALIZACIONDE DATOS

FOTOGRAFIA EXPEDIENTES ORD ENADOS

ArrivillagaUrizarEdgar E.

011 No actualizódatos porqueno cambió esea ñ oinformaciónpersonal.

Se encuentra ordenado deacuerdo aprincipios dearchivo.

Castro Díaz, JoseSalomón

011 Se encuentra ordenado deacuerdo aprincipios dearchivo.

Batres ChacónIgnacio

011 Se encuentra ordenado deacuerdo aprincipios dearchivo

Batres ChacónIgnacio


Cabrera Cabrera,Jorge Nery


Cermeño Monzón,Edgar Alfonso

011 No actualizódatos porqueno cambió esea ñ o d einformaciónpersonal.


Chen GonzálezErasmo Abigail


Ciani, Pedro Adolfo 011 Se encuentra




ordenado deacuerdo aprincipios dearchivo.

Culajay, FranciscoOctavio


De León Moreno,María José


De León Orozco,Emilza

011 No actualizódatos porqueno cambió esea ñ o informaciónpersonal.

Zúñiga Pérez Cristian 011 No actualizódatos porqueno cambió esea ñ o informaciónpersonal.

Arévalo, Alejandro 011 No actualizódatos porqueno cambió esea ñ o informaciónpersonal.

Gaitán Nufio, DoraAmely


Cabrera FuentesRomelia

011 NO EXISTEPERSONAL CONESTE NOMBRE

Berreondo Rosales,Victoriano


Blanco Alvarado,Kesler

011 No actualizódatos porque




no cambió esea ñ o informaciónpersonal.

Carrera FuentesRomelia


De León de la Cruz,José Aroldo

022 Ver Anexo 6.

Gilardi Matus, MarcoAurelio

022 No actualizódatos porqueno cambió esea ñ oinformaciónpersonal.

Bonilla Morales,Nancy


Zacarías Gómez,Hugo


Rodríguez Tesucún,Luis E.

029 Ver Anexo 6.S e g ú nprocedimientos e t o m afotografía alfirmar contrato

García Moya, HéctorAntonio

029 Ver Anexo 6.S e g ú nprocedimientos e t o m afotografía alfirmar contrato

Salguero Salguero,Ángel L.

029 S í . S eactualizóantecedentespenales ypoliciacos,

Aguilar Cordón, 182 S í . S e Se encuentra




Gustavo A. actualizóantecedentespenales,policiacos ycolegiadoactivo. (VerAnexo 7)

ordenado deacuerdo aprincipios dearchivo.

ChivichónRecopache,María

182 S í . S eactualizóantecedentespenales ypoliciacos.(Ver Anexo 7)


CoyoyToc, Carolina 182 Se retiró enmarzo de2015.


González Archila,Angelina

182 S i . S eactualizóantecedentespenales,policiacos ycolegiadoactivo. (Verexpediente)


Mejicano Franco,Sergio

182 S í . S eactualizóantecedentespenales,policiacos ycolegiadoactivo. (Verexpediente)


Martínez Lemus,Carlos

182 S í . S eactualizóantecedentespenales,policiacos ycolegiadoactivo.( V e rexpediente)


En virtud de los comentarios expuestos, documentación y fotografías que seanexan y convencida que los criterios aplicados han sido lógicos, funcionales y deacuerdo a principios de archivo, así como las acciones que se han tomado en esta




Unidad de Recursos Humanos con responsabilidad, honradez, transparencia yvelando porque los recursos humanos del INACIF sean administrados apegados alas normas establecidas, solicito me sea desvanecido el presente hallazgo."En nota s/n de fecha 19 abril 2016, la Jefe de Sección de Administración dePersonal, Licenciada María del Rosario Morales Cifuentes, manifiesta:"....

No Nombre Renglón Actualización deDatos

Fotografía Expedientesdesordenados

1Arrivillaga Urizar, EdgarEstuardo 011 No xxxx

2 Castro Díaz, José Salomón 011 xxxx

3Arriola Barrios, EdgarRicardo 011 xxxx

4Batres Chacon, IgnacioEveraldo 011 xxxx

5Cabrera Cabrera, JorgeNery 011 xxxx

6Cermeño Monzón, EdgarAlfonso 011 No xxxx

7Chen González, ErasmoAbigail 011 xxxx

8 Ciani, Pedro Adolfo 011 xxxx9 Culajay, Francisco Octavio 011 xxxx

10De León Moreno, MaríaJosé 011 xxxx

COMENTARIO DE LA JEFATURA DE LA SECCION DE ADMINISTRACIÓN DEPERSONAL A través de oficios CGC-AFP-INACIF-OF-015-2015 de fecha 19 de febrero de2016, CGC-AFP-INACIF-OF-018-2015 de fecha 3 de febrero de 2016 yCGC-AFP-INACIF-OF-019-2015 de fecha 9 de febrero de 2016, fueron solicitadosen total 55 expedientes administrativos que incluyen del renglón 011, 022, 029, ydel subgrupo 18, los cuales fueron presentados oportunamente debidamenteordenados, sin embargo en forma verbal fueron solicitados y puestos a su vista enel área restringida que ocupa el Archivo de expedientes 10 expedientes delrenglón presupuestario 011, los cuales la suscrita manifestó en forma verbal a laAuditora Gubernamental, que los mismos estaban pendientes de colocar susrespectivos separadores debido al proceso del cambio de folders a cartapacios,sin embargo, su contenido ya se encontraba ordenado de acuerdo al índice




respectivo por estar pendiente de recibir por parte de Desarrollo Institucional,dicho material, lo cual se puede evidenciar en el cruce de correos que se adjuntana la presente, entre las jefaturas solicitando los mismos, en el momento que fuerecibido el material fueron incluidos y a la presente fecha se encuentranfinalizados con sus respectivas carátulas y separadores.En virtud del proceso de certificación ISO9001:2008 y AcreditaciónISO/IECI17025:2005 esta jefatura presentó la propuesta del proyecto de nuevosexpedientes administrativos, cambio de folders a cartapacios, a través de oficioRRHHH-AP-0956-2014 cuyo objetivo es contar con expedientes ordenados porasunto, con una mejor presentación, lo cual facilitaría el archivo, revisión y unmejor resguardo de documentos, lo cual fue compartido y confirmado con lasjefaturas de Gestión y Acreditamiento de la Calidad y Jefatura de la Unidad deRecursos Humanos y autorizado por el Departamento Administrativo Financiero.Llevar a cabo dicho proyecto involucró aspectos de procedimientos internos,logística y presupuestarios con sus respectivas autorizaciones, lo cual se ha idorealizando como todo proceso por etapas, en tiempos que han sido adecuadosdentro de las actividades diarias del personal de la Sección de Administración dePersonal y avanzando conforme se han ido recibiendo los insumos debido a lasautorizaciones por procedimientos internos de cada área.Por lo anterior es importante hacer de su conocimiento que este proyecto dio inicioen marzo del año 2015 con los expedientes del personal contratado bajo elrenglón 022 y 011 de los puestos críticos objeto de revisión como parte de laacreditación de la calidad, posteriormente continuamos con el resto del renglón022 y finalizando con los del renglón presupuestarios 011, razón por la cual, almomento de que la Auditora Gubernamental solicitó los 10 expedientes arribaindicados, aún estaban en proceso, ya que de octubre de 2015 a marzo de 2016nos volvimos a centralizar en el proceso de renovación de contratos para elpresente año 2016, sin embargo, a la presente fecha (abril 2016) ya se encuentranen su totalidad con sus respectivos separadores y concluidos todos losexpedientes bajo el renglón 022 y 011.

No. Nombre Renglón Actualización deDatos


1Arrivillaga Urizar, EdgarEstuardo 011 No xxxx

2Cermeño Monzón EdgarAlfonso 011 No xxxx

3De León Orozco, EmilsaRoselina 011 No

4 Zuñiga Pérez, CristianEsequiel 011 No

5 Arévalo, Alejandro 011 No

6 Gaitán Nufio, Dora Amely 011 No




7 Cabrera Fuentes Romelia* 011 No

8 Gilardo Matus, Marco Aurelio ´022 No

9 Bonilla Morales, Nancy ´022 No

10Zacarias Gómez, HugoLeonel ´022 No

11Salguero Salguero ÁngelLeonidas 029 No

12Aguilar Cordón, GustavoAdolfo 182 No XXX

13Chivichon Recopachi, Maríadel T. 182 No XXX

14Coyoy Toc, Carolina delRosario 182 No XXX

15 González Archila, Angelina 182 No XXX

16Mejicano Franco, SergioRicardo 182 No XXX

17Martinez Lemus, CarlosAntonio 182 No XXX

*El nombre no corresponde a ningún empleado de esta Institución COMENTARIO DE LA JEFATURA DE LA SECCION DE ADMINISTRACIÓN DEPERSONAL Secretaría General a través de Circular SEG-14-2015 de fecha 9 de marzo de2015, solicita a cada jefe o coordinador trasladar al personal bajo su cargo dichacircular y copia del formulario de Actualización de Datos, con el fin que cadatrabajador actualice sus datos personales (quienes hayan cambiado algún dato)Lo anterior debido a que algunas personas han cambiado de residencia, númerotelefónico, estado civil y otros datos que permitan mantener actualizados losexpedientes de personal y los registros correspondientes, y no han efectuadodichos cambios en la Unidad de Recursos Humanos, indicando, que el formularioen mención se estaría recibiendo en la jefatura de la Unidad antes mencionada amás tardar el día lunes 23 de marzo de 2015.Así mismo tal y como fue indicado en la circular antes descrita, el Artículo 11,literal l) del Reglamento Interno de Trabajo del Instituto Nacional de CienciasForenses de Guatemala –INACIF-, indica que es obligación de los trabajadoresreportar por escrito a la Unidad de Recursos Humanos, cualquier cambio deresidencia, número telefónico, estado civil y otros datos que permitan manteneractualizados los expedientes personales y los registros correspondientes.Con base a lo anterior se establece que en el caso de los 13 expedientesindicados por ese ente fiscalizador del renglón 011 y 022, que no cuentan conactualización de datos, es debido que el personal NO tuvo ningún cambio deresidencia, número telefónico, estado civil y otros datos, siendo responsabilidad yobligación del propio trabajador informar al respecto, razón por la cual dichosexpedientes no cuentan con el formulario de actualización de datos.




Al mismo tiempo es importante establecer que de acuerdo al diccionario de la RealAcademia Española, la definición de Actualizar indica: “ Hacer actual algo, darleactualidad “ “ Poner al día datos, normas, …..”



1Aguilar Cordón GustavoAdolfo 182 No XXX

2Chivichon Recopachi, Maríadel T. 182 No XXX

3Coyoy Toc, Carolina delRosario 182 No XXX

4 González Archila Angelina 182 No XXX

5Mejicano Franco, SergioAntonio 182 No XXX

6Martinez Lemus, CarlosAntonio 182 No XXX

COMENTARIO DE LA JEFATURA DE LA SECCION DE ADMINISTRACIÓN DEPERSONAL Los expedientes de las personas contratadas por Servicios Técnicos yProfesionales bajo el renglón presupuestario 029 y subgrupo 18, no están sujetosal cumplimiento de lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo de laInstitución, así como también indica la circular SEG-14-2015 de fecha 9 de marzode 2015, es el jefe o coordinador del personal el responsable de informarles, eneste caso dichas personas no son servidores públicos o trabajadores de laInstitución, y en su defecto debió ser el jefe del área donde prestan sus servicios elresponsable de informar y solicitar el cumplimiento a dicha instrucción y de igualforma, si los técnicos y profesionales no tuvieron cambio de residencia, númerotelefónico, estado civil y otros datos no tenían la obligación de presentar laactualización de datos, razón por la cual en los 7 expedientes del renglón 029 y182 no cuentan con dicho formulario.Los expedientes de las personas contratadas bajo el renglón presupuestario 029 ysubgrupo 18 se encuentran conformados en folders de espiral, ordenadoscronológicamente, iniciando con sus documentos personales (Hoja de Vida, DPI,antecedentes penales, policiacos,) y posteriormente sus respectivos contratos,acuerdos de aprobación de contratos seguro de caución (fianza) y en el año 2015objeto de la presente fiscalización incluye los antecedentes penales y policiacosactualizados, publicaciones en Guatecompras y los documentos de contratación,




llevando así en forma ordenada, lógica, de fácil acceso y consulta, los documentospor año de contratación de cada persona.Los expedientes de las personas contratadas a través del Renglón Presupuestario029 y subgrupo 18 son ordenados de manera diferente que los de los servidorespúblicos o trabajadores contratados bajo los renglones presupuestarios 011 y 022,debido a que estos no registran acciones de personal, su movimiento es menor,ocupan menos espacio en folder y su manejo ha sido funcional de esa forma, tantopara consultas por personal autorizado dentro de la Institución, como por el entefiscalizador en anteriores oportunidades quienes no han objetado el orden de ladocumentación.



1 Rodíguez TesucunLuis Eddrulfo

´029 No

2 García Moya, HéctorAntonio

´029 No

COMENTARIO DE LA JEFATURA DE LA SECCION DE ADMINISTRACIÓN DEPERSONAL En cuanto a las fotografías de las personas contratadas bajo el renglón 029 ysubgrupo 18, no se les solicitan dentro de la documentación a presentar (verprocedimiento Contratación de Servicios Técnicos y ProfesionalesPRO-DAF-RRHH-016 (no se adjunta debido a que está prohibida su reproducciónparcial o total) no obstante si contamos con la fotografía de manera digital, la cuales tomada al iniciar su contrato misma que es archivada electrónicamente en elsistema de Recursos Humanos, se adjuntan las pantallas del módulo deexpediente de cada persona.Se adjuntan fotografías del área de archivo de expedientes de personal en dondese puede observar que se cuenta con una adecuada conservación y medidas desalvaguarda contra robos u otros riegos, por ser área restringida así como seevidencia el orden en el que se resguardan los expedientes de personal y suadecuada conservación. El cambio de folders a cartapacios ha sido un procesolaborioso, por la cantidad de documentos y lo delicado de la información quecontienen, actividad adicional a las tareas diarias, no obstante lo anterior lo hemosrealizado por la funcionalidad y orden en el manejo de documentación, la cual estaordenada por acciones de personal y cronológicamente.Con fundamento en los argumentos, análisis, descripciones y anexos presentados,a través de los cuales se demuestra que los expedientes se encuentran ubicadosen un lugar de fácil acceso para su consulta, de acuerdo a su contenido,




debidamente resguardados, ordenados por renglón presupuestario,alfabéticamente, de acuerdo al movimiento de documentos que por la naturalezadel renglón presupuestario presentan, por acción de personal y cronológicamente,completos y actualizados. Además que la gestión se ha realizado dentro de lacompetencia de la Sección de Administración de Personal, con responsabilidad encumplimiento de las Leyes y Normativas internas lo que ha facilitado la rendiciónde cuentas y sobre todo no ha ocasionado daños ni perjuicios a los intereses de laInstitución, ni al personal que la conforma, solicito de manera atenta, seadesvanecido el hallazgo. Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo para la Jefe de Unidad de Recursos Humanos, licenciadaRosa del Carmen Castañeda Barillas de Marín, en virtud que sus comentarios serefiere a archivos, ubicación y contenido de los mismos, así como la conformaciónde los expedientes; en cuanto a la actualización de datos del subgrupo 18 en surespuesta se refiere a actualización de información, que fue objeto de hallazgo enla auditoria de presupuesto 2014 y no de datos como se señala en la condición delhallazgo; en lo relativo a la fotografía, no se pronuncia respecto al renglón 022 yen el subgrupo 18 argumenta que para efectos de control se toma fotografíacuando se contrata al personal, archivada en la base de datos de RecursosHumanos, sin embargo en la revisión de expedientes se estableció que se incluyeen la mayoría de ellos, lo que evidencia falta de uniformidad en el contenido dedocumentaciónSe confirma el hallazgo para la Jefe de Sección de Administración de Personal,licenciada María del Rosario Morales Cifuentes, al aceptar en sus argumentos quelos expedientes solicitados mediante oficio fueron presentados en forma ordenada,no así los puestos a la vista en el área de archivo por estar en proceso deordenamiento de la documentación por asunto, así mismo el cruce de correos aque se refiere, se reanudo en las fechas en que se verificó en el área de archivo,lo que evidencia que se conto con tiempo prudencial para el proceso de cambio;en relación al subgrupo 18 se confirma lo indicado en la condición, ya que en loque respecta a la actualización de datos no obstante indicar que el jefe ocoordinador del personal, es el responsable de informar y solicitar el cumplimientode la actualización de datos, no exime que la Sección de Administración dePersonal vele por el cumplimiento de las circulares relacionadas con su área y encuanto a los expedientes desordenados no se objeta que no tengan uniformidaden los cartapacios o folder utilizados para los diferentes renglones, sino ladocumentación que contienen conforme al orden de cada tipo de ellos, asimismo,manifiesta que en el año 2015 incluye antecedentes penales y policiacosactualizados para el subgrupo 18, lo cual se enmendó debido a hallazgo en laauditoria de presupuesto 2014; en lo relativo a expedientes que carecían defotografía, no se pronuncia respecto al renglón 022 y en el caso del renglón 029argumenta que cuentan con registro digital, sin embargo, en los expedientes




revisados se observó que en la mayoría se colocan al inicio, no así los señaladosen la condición lo que denota falta de uniformidad en la documentación quecontienen. En la condición del hallazgo se señaló a la señora Romelia CabreraFuentes. siendo lo correcto Romelia Carrera Fuentes Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesJEFE DE SECCION DE ADMINISTRACION DE PERSONAL MARIA DEL ROSARIO MORALES CIFUENTES 4,200.00JEFE DE UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS ROSA DEL CARMEN CASTAÑEDA BARILLAS DE MARIN 5,100.00Total Q. 9,300.00



DoctorJorge Nery Cabrera CabreraDirector GeneralInstituto Nacional de Ciencias Forenses de GuatemalaSu despacho Como parte de la aplicación de nuestros procedimientos de auditoría, para obtenerseguridad razonable acerca de si el balance general de Instituto Nacional deCiencias Forenses de Guatemala al 31 de diciembre de 2015, y los estadosrelacionados de resultados y de liquidación del presupuesto de ingresos yegresos, por el año terminado en esa fecha, están libres de representaciónerrónea de importancia, hemos hecho pruebas de cumplimiento de leyes yregulaciones aplicables. El cumplimiento con los términos de las leyes y regulaciones aplicables, esresponsabilidad de la Administración. Evaluamos el cumplimiento por parte dedicha Entidad. Sin embargo, nuestro objetivo no fue el de expresar una opiniónsobre el cumplimiento general con tales regulaciones. En consecuencia, noexpresamos tal opinión.

No observamos ninguna situación importante relacionada con el cumplimiento deleyes y regulaciones aplicables, que consideramos deba ser comunicado con esteinforme. Guatemala, 23 de mayo de 2016ÁREA FINANCIERA

Licda. ALBA MARITZA MALDONADO MONTERROSO DE LIMA


Lic. JORGE GIOVANNI CASTELLANOS GUDIEL





7. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR Se dio seguimiento a las recomendaciones de la auditoría anterior,correspondientes al ejercicio fiscal 2014, con el objeto de verificar su cumplimientoe implementación por parte de los responsables, estableciéndose laimplementación de las mismas. 8. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERÍODO AUDITADO Los funcionarios y empleados responsables de las deficiencias encontradas, se incluyen en el desarrollo de cada hallazgo contenido en el presente informe.

No. NOMBRE CARGO PERÍODO1 JORGE NERY CABRERA CABRERA DIRECTOR GENERAL 01/01/2015 - 31/12/20152 SERGIO DANILO HERRARTE PEDROZA JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO FINANCIERO 01/01/2015 - 31/12/2015


INFORME DE AUDITORÍACOMITÉ PERMANENTE DE EXPOSICIONES -COPEREX-





1. INFORMACIÓN GENERAL Base Legal De conformidad con el Decreto Número 67-73 del Congreso de la República,publicado en el Diario de Centro América el 25 de septiembre de 1973, se crea elComité Permanente de Exposiciones -COPEREX-, como una entidad estataldescentralizada, patrimonio propio, personalidad jurídica y capacidad para adquirirderechos y contraer obligaciones. Su domicilio está ubicado en la ciudad deGuatemala y su duración será por tiempo indefinido. Función A) La realización de ferias y exposiciones nacionales e internacionales deproductos industriales, artesanales, agropecuarios o de otra naturaleza queestimulen y desarrollen su comercialización, mercadeo, producción y promoción.B) El intercambio técnico promocional en el campo industrial y comercial con otrospaíses en beneficio de la economía nacional y el crédito del mercadoguatemalteco.C) La promoción de feriales, exposiciones o cualquier otro evento de acuerdo conlas funciones que le asigna la presente ley.D) Las demás que a juicio de su Junta Directiva sean convenientes para el país yE) La administración de los bienes que forman parte de su patrimonio. 2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA La auditoría se realizó con base en: La Constitución Política de la República de Guatemala, según lo establecido ensus artículos 232 y 241. El Decreto Número 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, artículos: 2 Ámbito de competencia y 4 Atribuciones, modificado porlos artículos 49 y 50 del Decreto 13-2013. Normas de Auditoría del Sector Gubernamental y las Normas Generales deControl Interno, emitidas por la Contraloría General de Cuentas y NormasInternacionales de Auditoría. Según el (los) nombramiento (s) de auditoría, DAEAD-0107-2015 de fecha 16 deseptiembre de 2015.




3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA ÁREA FINANCIERA Generales Emitir opinión sobre la razonabilidad de los Estados Financieros y la Liquidaciónpresupuestaria de ingresos y egresos del ejercicio fiscal 2015. Específicos Comprobar la autenticidad y presentación de los registros contables,transacciones administrativas y financieras, así como sus documentos de soporte. Examinar la ejecución presupuestaria de la entidad para determinar si los fondosse administraron y utilizaron adecuadamente. Evaluar la estructura de control interno establecida en la entidad. Evaluar el adecuado cumplimiento de las normas, leyes, reglamentos y otrosaspectos legales aplicables.

Establecer si las modificaciones presupuestarias coadyuvaron con los objetivos ymetas de la entidad. Establecer que los ingresos provenientes de fondos privativos, se hayan percibidoy depositado oportunamente, y que se hayan realizado las conciliacionesmensuales con registros del SICOIN. Evaluar de acuerdo a una muestra selectiva las compras realizadas por la entidad,verificando que cumplan con la normativa aplicable y objetivos institucionales. 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA Área Financiera El examen comprendió la evaluación de la estructura de control interno y larevisión de las operaciones, registros financieros y la documentación de respaldopresentada por los funcionarios y empleados de la entidad, durante el períodocomprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015, con énfasis en las




cuentas del Balance General: Bancos, Fondos en Avance, Almacenes, Propiedad,Planta y Equipo (neto), Otros Activos Fijos y Pasivos Diferidos a Corto Plazo; elEstado de Resultados se evaluó por medio de la ejecución del presupuesto. De la ejecución presupuestaria de ingresos se evaluaron los rubros 11490 OtrosArrendamientos,13290 Otros Servicios y 15131 Por Depósitos Internos. Y del áreade egresos el Programa 11 Promoción Industrial y Comercial, considerando loseventos relevantes de acuerdo a los Grupos de Gasto 000 Servicios Personales,100 Servicios No Personales, 200 Materiales y Suministros y 400 TransferenciasCorrientes, mediante la aplicación de pruebas selectivas. Se verificaron los documentos de legales que respaldan las modificacionespresupuestarias para establecer el presupuesto vigente aprobado, Plan OperativoAnual (POA), Plan Anual de Auditoría (PAA), Inventarios, con el fin de determinarel logro de la metas institucionales, objetivos, funciones de la Entidad. Asimismo de conformidad con la información trasladada por la Unidad deMonitoreo y Alerta Temprana, se evaluaron los Números de Publicación enGuatecompras (NPG) y Números de Operación en Guatecompras (NOG), deacuerdo a pruebas selectivas tomando como base la importancia relativa, con elobjeto de determinar el cumplimiento de la Ley de Contrataciones del Estado y suReglamento. 5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA, TÉCNICA Y OTROSASPECTOS EVALUADOS Información Financiera y Presupuestaria Balance General De acuerdo con el alcance de la auditoría, se evaluaron cuentas del BalanceGeneral, consideradas como áreas críticas a evaluar y por su importanciafueron seleccionadas las siguientes: Caja y Bancos La entidad reportó que maneja sus recursos, en seis cuentas bancarias delSistema Bancario Nacional, específicamente una en BANRURAL, S.A., cuatro enG&T CONTINENTAL y una en BANCO DE AMÉRICA CENTRAL BAC, susrecursos no provienen del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estadoy al 31 de diciembre de 2015, presentan un saldo de Q49,211,165.22.




De acuerdo a procedimientos de auditoría, se revisaron las conciliacionesbancarias y se efectuó la confirmación de saldos de las diferentes cuentasbancarias, monetarias aperturadas por la entidad, se realizó a través de lacircularización con la Superintendencia de Bancos, determinándose larazonabilidad de las mismas. Se verificó que los ingresos y egresos provenientes de fondos privativos, fueronpercibidos y depositados oportunamente y que se realizaron las conciliacionesmensuales con los registros del Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN-. Fondos en Avance El Fondo Rotativo Institucional fue autorizado por la Junta Directiva de la entidadmediante Resolución No. 4/2015, de fecha 06 de enero de 2015, por un monto deQ20,000.00, los cuales fueron liquidados al 31 de diciembre de 2015,ejecutándose en el transcurso del período, la cantidad de Q345,342.12. Se revisóen forma selectiva, realizando el arqueo respectivo a la Encargada de Caja Chica.Así también, existía un Fondo de Sencillo por valor de Q20,000.00, autorizado porla Junta Directiva de la entidad según Resolución No. 3/2015, de fecha 06 deenero de 2015, el cual se revisó realizando los arqueos correspondientes alEncargado de Parqueos y a los taquilleros, liquidado al 31 de diciembre de 2015. Inversiones Financieras La entidad reportó que no tiene Inversiones Financieras, verificándose en elBalance General de la entidad al 31 de diciembre de 2015. Almacenes El Almacén es utilizado por la entidad para el almacenamiento de materiales ysuministros para el funcionamiento de las oficinas y mantenimiento de lasinstalaciones, usando para el registro de los ingresos el Formulario 1-H,Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario, para los egresos utilizan laRequisición de Almacén y para el control de las existencias las Tarjetas Kardex,debidamente autorizados por Contraloría General de Cuentas, tomando comobase el sistema de primeras entradas y primeras salidas; se realizó verificaciónfísica en forma selectiva y se realizó corte de formas respectivo. Al 31 dediciembre de 2015, el Balance General muestra existencias por Q1,012,014.23. Propiedad, Planta y Equipo El Balance General al 31 de diciembre de 2015, refleja un valor de




Q21,889,311.11, sin incluir las cuentas Otros Activos Fijos y DepreciacionesAcumuladas, integrándose dicho monto de la forma siguiente: Propiedad y Planta en Operación Q15,738,534.69; Maquinaria y EquipoQ3,597,065.09; Tierras y Terrenos Q2,547,711.33; y Animales Q6,000.00. Las cuentas fueron revisadas en forma selectiva en cuanto a los activos de añosanteriores y que forman parte del inventario al 31 de diciembre de 2015; en lo querespecta a los activos adquiridos durante el período del 01 de enero al 31 dediciembre del 2015, se verificaron físicamente al 100%, constatando que estándebidamente inventariados y cargados en las respectivas tarjetas deresponsabilidad. Se revisó la cuenta de Transporte, Tracción y Elevación, haciendo cruce deinformación proporcionada por el Registro Fiscal de Vehículos, de laSuperintendencia de Administración Tributaria SAT, mediante el reporte dePropiedad Vehicular por Contribuyente, verificando físicamente los vehículos quedetalla el reporte en mención y en registros de la entidad, en el FIN-02 Formulariode Detalle de Inventario, Bienes Inmuebles -DCE/SIAD-. Se realizó circularización de la cuenta Tierras y Terrenos, con la informaciónobtenida en el Registro General de la Propiedad y en la Dirección de Catastro yAvalúo de Bienes Inmuebles, confrontándola con la integración de la cuenta enmención que muestra el FIN-02 Formulario de Detalle de Inventario, BienesInmuebles -DCE/SIAD-, los valores consignados en el Registro de Inventario deActivo Fijo y el saldo que refleja el Balance General al 31 de diciembre de 2015,revelando diferencia en los registros en cuanto al valor de la descripción de lafinca 30344 y 35395, inventariadas con los códigos 121.1.1.1 y 121.1.1.42respectivamente; dando origen al Hallazgo No. 3 de Cumplimiento a Leyes yRegulaciones Aplicables, denominado “Deficiencia en el registro contable”. Además, durante el período del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015, se dio debaja a algunos activos, verificando que se hizo de acuerdo al procedimiento legalestablecido, en base a Resolución No. 047-2015 de Contraloría General deCuentas. Otros Activos Fijos El Balance General al 31 de diciembre de 2015, refleja un valor de Q6,244,163.90. Otros Activos Fijos La cuenta fue revisada en forma selectiva en cuanto a los activos de años




anteriores y que forman parte del inventario al 31 de diciembre de 2015; en lo querespecta a los activos adquiridos durante el período del 01 de enero al 31 dediciembre del 2015, se verificaron físicamente al 100%. Durante el período del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015, se dio de baja aalgunos activos, verificando que se hizo de acuerdo al procedimiento legalestablecido, en base a Resolución No. 047-2015 de Contraloría General deCuentas. Depreciaciones Acumuladas La entidad reportó que las Depreciaciones Acumuladas del período ascendieron aQ12,270,240.53, habiéndose utilizado para su cálculo el Método de Línea Recta ycon base a los porcentajes siguientes: Edificios e instalaciones 5%, Equipo de Oficina y Muebles 20%, EquipoEducacional, Cultural y Recreativo 10%, Equipo Médico-Sanitario y de Laboratorio10%, Equipo de Transporte, Tracción y Elevación 20%, Equipo deComunicaciones 20%, y Otros Activos Fijos 20%; aprobados por ResoluciónDCE-004-2010, de la Dirección de Contabilidad del Estado. Y Equipo de Cómputo 25%, aprobado por Resolución 21-2013, de la Dirección deContabilidad del Estado. Pasivos Diferidos La entidad reportó que los Pasivos Diferidos a Corto Plazo al 31 de diciembre de2015, ascienden a la cantidad de Q853,431.93, los cuales corresponden adepósitos por arrendamiento de instalaciones y servicio telefónico, siendo políticade la entidad, capitalizarlos si estos no son reclamados por los interesados en dosaños, pasando a formar parte de sus fondos privativos. Resultado del Ejercicio El Estado de Resultados del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015, muestra unresultado que asciende a la cantidad de Q1,182,132.49, que difiere del valor querefleja la cuenta 3212 Resultado del Ejercicio Q1,182,132.57, por Q0.08, aclaradapor la entidad, en las Notas a los Estados Financieros. Resultados Acumulados de los Ejercicios El Balance General al 31 de diciembre de 2015, refleja un saldo en la cuenta




contable Resultados Acumulados de los Ejercicios Anteriores por un valor deQ48,187,614.95. Estado de Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos Ingresos El Presupuesto de Ingresos de la entidad, se aprobó con el Acuerdo GubernativoNúmero 449-2014, con un presupuesto vigente de Q72,816,212.00 y durante elaño 2015 no hubo modificaciones al presupuesto de ingresos, y al 31 de diciembrede 2015 se devengó la cantidad de Q25,708,517.02. Los ingresos fueron recaudados y registrados en los rubros siguientes: 11490Otros arrendamiento por la cantidad de Q15,378,241.95; 13290 Otros servicios,por la cantidad de Q6,664,227.35, 15131 por depósitos internos por la cantidad deQ3,666,047.72, para un total percibido de Q25,708,517.02. Egresos El Presupuesto de Egresos de la entidad, se aprobó con el Acuerdo GubernativoNúmero 449-2014, asignado para el ejercicio fiscal 2015, fue por Q72,816,212.00y durante el año 2015 se realizaron modificaciones internas, por un monto deQ2,664,000.00 los cuales corresponden a aumentos y disminuciones por la mismacantidad, sin afectar el Presupuesto Vigente al 31 de diciembre de 2015,ejecutándose la cantidad de Q23,389,595.15 a través del Programa 11 PromociónIndustrial y Comercial, el cual corresponde al 100%. Modificaciones presupuestarias La entidad reportó que las modificaciones y transferencias presupuestarias seencuentran autorizadas y que éstas no incidieron en la variación de las metas delos programas específicos afectados, en el ejercicio fiscal 2015, se realizaronmodificaciones y transferencias presupuestarias internamente por valor deQ2,664,000.00. Plan Operativo Anual El Comité Permanente de Exposiciones -COPEREX-, formuló su Plan OperativoAnual, el cual contiene metas físicas y financieras, elaborando modificaciones ytransferencias presupuestarias, las cuales se realizaron oportunamente.




Plan Anual de Auditoría La Unidad de Auditoría Interna formuló su Plan Anual de Auditoria, el cual contienelos criterios básicos aplicables a la función de auditoría, el cual se publicó en elSAG-UDAI, y que durante el período 2015 fue actualizado oportunamente. Convenios / Contratos La entidad reportó que durante el período 2015 no suscribió convenios. Donaciones La entidad reportó que durante el período 2015 no recibió ingresos en concepto dedonaciones. Préstamos La entidad reportó que no tiene préstamos. Sistemas Informáticos utilizados por la entidad Sistema de Contabilidad Integrada La entidad utiliza el Sistema de Contabilidad Integrada Gubernamental -SICOIN-para registrar sus operaciones presupuestarias y contables. Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones El Comité Permanente de Exposiciones -COPEREX- publicó y gestionó en elSistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado,denominado GUATECOMPRAS, los anuncios o convocatorias y la informaciónrelacionada con la compra y contratación de bienes y suministros y servicios quese requirieron durante el año 2015, de conformidad con reporte generado de dichosistema se publicaron un total de 442 eventos, de los cuales 328 fueron sinconcurso identificados con NPG; 60 Compra Directa con Oferta Electrónica, 12cotizaciones; 1 Licitación Pública; 5 Compras por excepción; 78 terminadosadjudicados; 31 anulados; 5 finalizados desiertos. Asimismo se recibieron 58 inconformidades de las cuales 54 fueron rechazadas y4 aceptadas.




Sistema Nacional de Inversión Pública El Comité Permanente de Exposiciones -COPEREX-, no ejecutó proyectos en elejercicio fiscal 2015. Sistema de Gestión El Comité Permanente de Exposiciones -COPEREX-, utiliza el Sistema de Gestiónde Compras SIGES. 6. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

DICTAMEN

SeñorCarlos Reinaldo Arias MaselliPresidente de Junta DirectivaComité Permanente de Exposiciones -COPEREX-Su Despacho Hemos auditado el balance general que se acompaña de (la) (del) ComitéPermanente de Exposiciones -COPEREX- al 31 de diciembre de 2015, y losestados relacionados de resultados y de liquidación del presupuesto de ingresos yegresos, para el año que terminó en esa fecha. Estos estados financieros sonresponsabilidad de la administración de la entidad. Nuestra responsabilidad esexpresar una opinión de estos estados financieros basados en nuestra auditoría. Condujimos nuestra auditoría de acuerdo con Normas Internacionales de Auditoríay Normas de Auditoría del Sector Gubernamental. Dichas Normas requieren queplaneemos y practiquemos la auditoría para obtener certeza razonable sobre si losestados financieros están libres de representación errónea de importancia relativa.Una auditoría incluye examinar, sobre una base de pruebas, la evidencia quesustenta los montos y revelaciones en los estados financieros. Una auditoríatambién incluye evaluar las normas contables usadas y las estimacionesimportantes hechas por la administración, así como evaluar la presentacióngeneral de los estados financieros. Creemos que nuestra auditoría proporcionauna base razonable para nuestra opinión. En nuestra opinión, los estados financieros arriba mencionados presentanrazonablemente, respecto de todo lo importante, la posición financiera de (la) (del)Comité Permanente de Exposiciones -COPEREX-, al 31 de diciembre de 2015, ylos resultados de sus operaciones, para el año que terminó en esa fecha, deacuerdo con Principios Presupuestarios y Normas Internacionales de Contabilidad. Guatemala, 23 de mayo de 2016

Licda. Corina Isabel Miranda Castañon





Estados Financieros


SeñorCarlos Reinaldo Arias MaselliPresidente de Junta DirectivaComité Permanente de Exposiciones -COPEREX-Su despacho En la planeación y ejecución de nuestra auditoría del balance general a (el) (la)Comité Permanente de Exposiciones -COPEREX- al 31 de diciembre de 2015, ylos estados relacionados de resultados y de liquidación del presupuesto deingresos y egresos, por el año que terminó en esa fecha, evaluamos la estructurade control interno, para determinar nuestros procedimientos de auditoría con elpropósito de emitir una opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros yno para proporcionar seguridad del funcionamiento de la estructura de controlinterno. No observamos ningún asunto importante relacionado con el funcionamiento de laestructura de control interno y su operación, que consideramos deba sercomunicado con este informe. Guatemala, 23 de mayo de 2016 ÁREA FINANCIERA

Licda. CORINA ISABEL MIRANDA CASTAÑON


Licda. DAMARIS CECILIA BIXCUL MENDEZ DE PETZEY


1. 2. 3.



SeñorCarlos Reinaldo Arias MaselliPresidente de Junta DirectivaComité Permanente de Exposiciones -COPEREX-Su despacho Como parte de la aplicación de nuestros procedimientos de auditoría, para obtenerseguridad razonable acerca de si el balance general de Comité Permanente deExposiciones -COPEREX- al 31 de diciembre de 2015, y los estados relacionadosde resultados y de liquidación del presupuesto de ingresos y egresos, por el añoterminado en esa fecha, están libres de representación errónea de importancia,hemos hecho pruebas de cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables. El cumplimiento con los términos de las leyes y regulaciones aplicables, esresponsabilidad de la Administración. Evaluamos el cumplimiento por parte dedicha Entidad. Sin embargo, nuestro objetivo no fue el de expresar una opiniónsobre el cumplimiento general con tales regulaciones. En consecuencia, noexpresamos tal opinión. Instancias materiales de incumplimiento son fallas en cumplir con los requisitos, oviolaciones a los términos de leyes y regulaciones aplicables, que nos llevan aconcluir que la acumulación de las distorsiones resultantes, es importante enrelación con los estados financieros. Los resultados de nuestras pruebas decumplimiento revelaron las siguientes instancias de incumplimiento.

Área Financiera

Falta de cláusula de cohecho en contratosFalta de publicación en GuatecomprasDeficiencia en el registro contable


ÁREA FINANCIERA

Licda. CORINA ISABEL MIRANDA CASTAÑON


Licda. DAMARIS CECILIA BIXCUL MENDEZ DE PETZEY





Hallazgos relacionados con Cumplimiento a Leyes y RegulacionesAplicables Área Financiera Hallazgo No. 1 Falta de cláusula de cohecho en contratos CondiciónEn el Comité Permanente de Exposiciones, en el programa 11 PromociónIndustrial y Comercial, renglón presupuestario 029 Otras Remuneraciones dePersonal Temporal, al evaluar los contratos del personal contratado bajo ésterenglón, se estableció que en los contratos números 006-2015, 009-2015,010-2015, 011-2015, 012-2015, 016-2015 y 017-2015, no se incluyó la Cláusularelativa al Cohecho. CriterioEl Acuerdo Ministerial Número 24-2010, del Ministro de Finanzas Públicas,Normas de Transparencia en los Procedimientos de Compra o ContrataciónPública, artículo 3. , establece: “LaCláusulas especiales del proyecto de contratoentidad contratante o compradora debe incluir dentro de las bases y en el contratoque suscriba con el oferente adjudicado la cláusula siguiente: “CLÁUSULARELATIVA AL COHECHO: Yo el Contratista, manifiesto que conozco las penasrelativas al delito de cohecho así como las disposiciones contenidas en el CapítuloIII del Título XIII del Decreto 17-73 del Congreso de la República, Código Penal.Adicionalmente, conozco las normas jurídicas que facultan a la Autoridad Superiorde la entidad afectada para aplicar las sanciones administrativas que pudierencorresponderme, incluyendo la inhabilitación en el Sistema GUATECOMPRAS.”" CausaEl Presidente de Junta Directiva, el Sub Gerente, el Coordinador Administrativo yFinanciero y el Asesor Jurídico, por elaborar, supervisar, revisar, legalizar y avalarrespectivamente, contratos del renglón presupuestario 029, sin incluir la cláusularelativa al cohecho. EfectoInobservancia a la legislación vigente, al no dar a conocer al contratista que puedeincurrir en un delito al no cumplir con todas las obligaciones contractuales y al noincluir la cláusula señalada.




RecomendaciónLa Junta Directiva, debe girar instrucciones al Presidente y éste a su vez al SubGerente, Coordinador Administrativo y Financiero y al Asesor Jurídico, para quevelen porque al suscribir los contratos incluyan dentro de su contenido la cláusularelativa al cohecho. Comentario de los ResponsablesEn oficio No. REF.CAF-0160-425-2016, de fecha 13 de abril de 2016, el SubGerente, Licenciado Edwin Leonel Cristales Archila y el CoordinadorAdministrativo y Financiero, Licenciado Abel (S.O.N.) Navas Nájera, manifiestan:“En cumplimiento al Artículo 3, según el Acuerdo Ministerial 24-2010 sobreNORMAS DE TRANSPARENCIA EN LOS PROCEDIMIENTOS DE COMPRA OCONTRATACION PUBLICA, según el Articulo No. 3 Clausulas Especiales delProyecto de Contrato: La entidad contratante o compradora debe incluir dentro delas bases y en el contrato que suscriba con el oferente adjudicado la cláusulasiguiente: CLAUSULA RELATIVA AL COHECHO”, Capítulo III del Título XIII delDecreto 17-73 del Congreso de la República, Código Penal. Es importante mencionar que las contrataciones identificadas en los contratosnúmeros 006, 009, 010, 011, 012, 016, 017 todos correspondientes al año 2015,que se mencionan en la condición del hallazgo, no son contrataciones Públicas, envirtud de que el proceso de contratación se realizó en forma directa por serprofesionales atendiendo a lo que establece La Ley de Contrataciones del EstadoDecreto No. 57-92 que en su Artículo 44 Casos de Excepción, numeral 1 dice: “Noserá obligatoria la licitación o la cotización en las contrataciones en lasdependencias y entidades públicas, conforme el procedimiento que se establezcaen el reglamento de esta ley y en los casos siguientes: “Numeral 1.9 “laContratación de Servicios Profesionales individuales en general”. … La norma regula (Acuerdo Ministerial 24-2010) los procedimientos de compra ocontratación Pública en eventos de cotización y licitación. Las contrataciones efectuadas por COPEREX mencionadas en la condición delhallazgo, fueron efectuadas en forma directa atendiendo al artículo 44 numeral 1.9referido anteriormente, por lo que dichos contratos no están sujetos a ser públicos,por ser contratos de servicios profesionales y estar comprendidos como casos deexcepción, por consiguiente no están sujetos a imponer lo que establece elAcuerdo Ministerial 24-2010 que por jerarquía legal o jurídica no es superior a laLey en este caso al Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado y suReglamento. Cabe mencionar que dicho Acuerdo está directamente relacionado anormas de trasparencia en los procedimientos de compra o contratación públicacotizaciones y Licitaciones Públicas, y lo que hizo la administración fue unacontratación de servicios profesionales regulado en la Ley (Decreto 57-92) en el




Artículo 44 (Casos de excepción) numeral 1.9 En conclusión no le aplica elAcuerdo Gubernativo en lo relativo a la Cláusula del Cohecho, Capítulo III delTítulo XIII del Decreto 17-73 del Congreso de la República, Código Penal, primeroporque dicho acuerdo no es superior a la ley y segundo porque materialmente lacontratación no es un evento público y por consiguiente no se está obligadolegalmente a colocar en el contrato dicha cláusula, no obstante lo indicado, estono impide a futuro colocarla.” En nota sin número y sin fecha, el Arquitecto Carlos Alberto Porras Monge, quienfungió como Presidente de Junta Directiva, por el período del 01 de enero al 01 deseptiembre de 2015, manifiesta: “…autorizo para que el Lic. Edwin Cristales pormedio de la presente, me pueda adherir a los comentarios que él presente enforma escrita y verbal”, comentarios planteados en el oficio No. REF.CAF-0160-425-2016, de fecha 13 de abril de 2016 citado anteriormente. En nota sin número y sin fecha, el Asesor Jurídico, Licenciado Rolando ArturoPortillo Quijada, manifiesta: “El día siete de abril del presente año, fui notificado deloficio de NOTIFICACIÓN NO. CGC-AFP-COPEREX-004-2016, de fecha 7 de abrildel mismo año, mediante el cual se entrega copia de del hallazgo denominado deincumplimiento a leyes y regulaciones aplicables al área financiera, relativo asupuesto incumplimiento del suscrito en la inclusión de la cláusula relativa al delitode cohecho en los contratos que en el mismo se identifican y que se relacionan acontratos de servicios por el renglón 029. TEMA DE FONDO. no aplicabilidad del acuerdo del Ministerio de FinanzasPúblicas. porque no es una compra o adquisición de bienes o servicios sino unaprestación de servicios utilizando el renglón presupuestario 029, que su regulacióntiene su fundamento original en la Ley Orgánica del Presupuesto y no en la Ley deContrataciones del Estado. No obstante si fuese aplicable el relacionado Acuerdodel Ministerio de Finanzas Públicas, el mismo de conformidad con el artículo 10 dela ley del organismo judicial en cuanto a la interpretación de la Ley señala que:“Interpretación de la Ley. Las normas se interpretaran conforme a su texto, segúnel sentido propio de sus palabras, a su contexto y de acuerdo con lasdisposiciones constitucionales. Cuando una ley es clara, no se desatenderá sutenor literal con el pretexto de consultar su espíritu. El conjunto de una ley servirá para ilustrar el contenido de cada una de sus partes,pero los pasajes de la misma se podrán aclarar atendiendo al orden siguiente: A la finalidad del espíritu de la mismaA la historia fidedigna de su instituciónA las disposiciones de otras leyes sobre caos o situaciones análogasD) Al modo que parezca más conforme a la equidad y a los principios generales




del derecho.” De conformidad con lo antes transcrito, tanto la finalidad como el espíritu de la ley,así como a las disposiciones de otras leyes sobre casos o situaciones análoga, seestablece, que la ley impera en el presente caso, es la Ley orgánica delpresupuesto, pues si vemos en su conjunto el relacionado Acuerdo 24-2010, serefiere indiscutiblemente a la adquisición de bienes y servicios y no a contrataciónde servicios personales ni profesionales, ya que los requisitos contenidos en losincisos a) b) c)y d) contenidos en la Ley de Contrataciones y su Reglamento, no serelacionan ni se refieren a éste tipo de contrataciones; por lo que atendiendoformas de interpretación de las leyes, se entiende que es aplicable a los procesosde contrataciones del Estado, para la compra o adquisición de bienes y servicios,más o para la contratación de servicios técnicos bajo el renglón 029. Por aparte esde señalar que lo que se pretende hacer con el acuerdo del Ministerio de FinanzasPúblicas en relación a la integración de la cláusula del cohecho que se indica, esmodificar o ampliar y aclarar dicha ley de contrataciones, lo cual únicamentepuede hacerse, mediante disposiciones de igual jerarquía, un acuerdo Ministerial,no tiene jerarquía, para aclarar o ampliar la citada Ley del Congreso de laRepública, por lo cual con dicho fundamento legal , se considera ilegal dichohallazgo. En cuando al segundo presupuesto contenido en el hallazgo identificado, mepronunció de la siguiente manera: DE CONFORMIDAD CON EL CÓDIGO DE NOTARIADO ACTUALMENTEVIGENTE, DICHO HALLAZGO ES LEGALMENTE IMPROCEDENTE, PUES LACITADA LEY EN SU ARTÍCULO 54, PRECEPTÚA “los Notarios podrán legalizarfirmas cuando sean puestas o reconocidas en su presencia…” Por su parte el artículo 57 del mismo cuerpo legal, señala que: “ La auténtica noprejuzga acerca de la validez del documento ni de la capacidad ni personería delos signatarios o firmantes” Conforme el texto de los dos artículos de la norma citada, de establecer demanera clara, que el Notario, da fe de que las firmas fueron puestas a supresencia, no de lo que contiene el documento, en consecuencia el supuestohallazgo imputado carece de legalidad, pues, la ley es perfectamente clara, ComoNotario doy fe de que las firmas fueron puestas a mi presencia, más no delcontenido y validez del documento signado, Sobre el particular existe doctrinalegal y jurisprudencia al respecto. Cosa distinta sucede cuando el contrato se haceen Escritura Pública, que es un documento redactado por el Notario y que paraque tenga validez, debe ceñirse y llenar los requisitos que establece dicho códigode Notariado y las disposiciones aplicables a cada tipo de contrato en particular.




En conclusión por las razones indicadas, el hallazgo al que me refiero, debe serdesestimado, pues legalmente es improcedente." Comentario de AuditoríaSe confirma el presente hallazgo para el Presidente de Junta Directiva del períododel 01 de enero al 01 de septiembre de 2015, Sub Gerente y CoordinadorAdministrativo y Financiero, en virtud que los argumentos y documentospresentados no los exime de responsabilidad en cuanto a que los contratos debenllevar la Cláusula de Cohecho, de conformidad a lo establecido en el AcuerdoMinisterial Número 24-2010 Normas de Transparencia en los Procedimientos deCompra o Contratación Pública, puesto que esta normativa es de aplicacióngeneral al no especificar modalidad de compra o contratación alguna, puesto queel cohecho es susceptible de darse en cualquier negociación, tanto paraadquisición de bienes o servicios; además, que en su segundo y tercerconsiderando establece: “Que el Ministerio de Finanzas Públicas de acuerdo alartículo 35, literal t) del decreto 114-97, del Congreso de la República, Ley delOrganismo Ejecutivo, como ente rector del sistema de contrataciones del GobiernoCentral y sus entidades descentralizadas y autónomas propone políticas, normas yprocedimientos para la adecuada aplicación de la legislación en materia decontrataciones y adquisiciones del sector público” y “Que es necesario desarrollar,fortalecer y transparentar los procedimientos de compras y contrataciones delEstado, como parte de un sistema de control público efectivo y eficiente en lasentidades a las que se refieren los artículos 1 y 54 del decreto 57-92 del Congresode la República y sus reformas, Ley de Contrataciones del Estado.” Así también, se confirma el presente hallazgo, al Asesor Jurídico, en virtud quesus argumentos no lo eximen de responsabilidad en cuanto a la no inclusión de laCláusula de Cohecho en los contratos imputados, puesto que es una norma deaplicación general emitida por el órgano rector de los procesos de compra ycontrataciones, tales como la contratación de servicios profesionales con cargo alrenglón 029, que no modifica la ley, pero sí es de observancia para las entidades de Gobierno Central, Entidades Descentralizadas y Autónomas; además, fuecontratado como Asesor de Servicios Profesionales en Área de Asesor JurídicoLegal, por lo que debe asesorar en todos los niveles en cuanto a materia legal serefiere. En ningún momento se objeta la responsabilidad en cuanto a la legalidadde los contratos. Según oficio REF. CAF-053-358-2016, de fecha 22 de marzo de 2015, la revisiónde los contratos estuvo a cargo del Asesor Jurídico, de conformidad a lomanifestado por el Coordinador Administrativo y Financiero.




Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesPRESIDENTE DE JUNTA DIRECTIVA CARLOS ALBERTO PORRAS MONGE 5,985.90SUB GERENTE EDWIN LEONEL CRISTALES ARCHILA 4,135.25COORDINADOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO ABEL (S.O.N.) NAVAS NAJERA 3,714.00ASESOR JURIDICO ROLANDO ARTURO PORTILLO QUIJADA 5,985.90Total Q. 19,821.05

Hallazgo No. 2 Falta de publicación en Guatecompras CondiciónEn el Comité Permanente de Exposiciones, en el programa 11 PromociónIndustrial y Comercial, renglón presupuestario 029 Otras Remuneraciones dePersonal Temporal, al evaluar los contratos del personal profesional contratadobajo éste renglón con base al Decreto Número 57-92 Ley de Contrataciones delEstado, artículo 44. Casos de excepción, Numeral 1.9, se determinó por medio delingreso al portal de Guatecompras, que no están publicados los siguientes:

(Expresado en Quetzales)

CONTRATO FECHA MONTO SIN IVA DESCRIPCIÓN PROVEEDOR

002-2015 05/01/2015 73,387.03Asesor en el área deMantenimiento Raúl Estuardo Martínez Cardona

003-2015 05/01/2015 94,354.96

Asesor Profesional enInformática para eldesarrollo del sistemade ventas de COPEREX Edwin Arturo Morales Paíz

004-2015 05/01/2015 44,556.37Servicios ProfesionalesAsesora de Arquitectura Ana Lucia Ponciano Jurado de Maltéz

005-2015 05/01/2015 52,419.34

Servicios Profesionalesen el Área de AsesoríaJurídica Legal Rolando Arturo Portillo Quijada

023-2015 30/06/2015 53,571.43

Servicios Profesionalesen el Área de AsesoríaJurídica Legal. Rolando Arturo Portillo Quijada

024-2015 17/08/2015 40,034.56

Servicios Profesionalesde Asesor en el área deMantenimiento Wuillian Ricardo Yon Chavarría

Total 358,323.69

CriterioEl Acuerdo Gubernativo No. 1056-92, Reglamento de la Ley de Contrataciones delEstado, articulo 8. Publicación de anuncios y convocatorias, establece: “…Asimismo, los organismos del Estado, sus entidades descentralizadas y




autónomas, unidades ejecutoras, las municipalidades, las empresas públicasestatales o municipales y todas las entidades sujetas a la Ley, previamente alprocedimiento establecido en la Ley y su Reglamento, publicarán y gestionarán enel Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado,denominado GUATECOMPRAS, los anuncios o convocatorias y toda lainformación relacionada con la compra, venta y contratación de bienes,suministros, obras y servicios que requieran; dicha información será de carácterpúblico a través de la dirección en Internet www.guatecompras.gt.” La Resolución No. 11-2010, Normas para el uso del Sistema de Información deContrataciones y Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-, Artículo 9 Tiposde Contratación y Adquisición incluidas en el sistema GUATECOMPRAS,establece: “… iv. procedimientos o publicaciones sin concurso: Se refiere a todoprocedimiento administrativo regulado en la Ley de Contrataciones del Estado o sureglamento que no requiere concurso. En estos casos, a más tardar, una vezrecibido el bien, servicio o suministro, se deberá publicar la documentación derespaldo que conforma el expediente administrativo que ampara la negociaciónrealizada, por constituir información pública de oficio. Cuando la información querespalda este tipo de procedimientos sea publicada automáticamente por mediode los sistemas presupuestarios y de gestión, las entidades requirentes ocontratantes deben anexar manualmente la documentación de respaldo.” CausaLa Encargada de Compras y los Auxiliares de Compras, no utilizaronadecuadamente el Portal de GUATECOMPRAS al no hacer las publicacionescorrespondientes y no velar por el cumplimiento de la normativa. EfectoNo se dio a conocer la información relacionada a la contratación de serviciosprofesionales, siendo información pública de oficio. RecomendaciónEl Coordinador Administrativo y Financiero, debe girar instrucciones a laEncargada de Compras y a los Auxiliares de Compras, a efecto se publique todoslos contratos por servicios profesionales en el portal de GUATECOMPRAS. Comentario de los ResponsablesEn oficio No. REF.CAF-0160-425-2016, de fecha 13 de abril de 2016, laEncargada de Compras, Señora Claudia Raquel López y López, Auxiliares deCompras, Luis Fernando De la Cruz Velasco, Josué Izahí Yos Solano; Axel JosuéHernández (S.O.A.), quien fungió como Auxiliar de Compras, por el período del 02de enero al 05 de julio de 2015 y Jennifer Lisbeth González Aguilar, quien fungiócomo Auxiliar de Compras, por el período del 01 de enero al 31 de diciembre de




2015, manifiestan: “En relación a la condición y criterio del hallazgo, respecto a loscontratos Nos. 02, 03, 04, 05, 023 y 024, todos del año 2015, por serviciosprofesionales registrados en el renglón 029, estos no corresponden acontrataciones Públicas, en virtud que el proceso de contratación se realizó enforma directa, por ser profesionales las personas contratadas y de acuerdo a loestablecido en el numeral 1 y 1.9 del artículo 44 del Decreto No. 57-92, Ley deContrataciones del Estado, que indica : “ARTÍCULO 44. Casos de Excepción. Seestablecen los siguientes casos de excepción: 1. No será obligatoria la licitación nila cotización en las contrataciones en las dependencias y entidades públicas,conformo el procedimiento que se establezca en el reglamento de esta ley y en loscasos siguientes: …1.9 La contratación de servicios profesionales individuales engeneral.” La norma en (Acuerdo Ministerial 24-2010) regula los procedimientos de compra ocontratación Pública para cotizaciones y licitaciones, es aplicable a compras deinsumos y está orientado a proveedores. Las contrataciones indicadas por elAuditor, se apegaron a lo indicado en el artículo 44 numeral 1.9, por lo que loscontratos que respaldan esas contrataciones no están sujetos a ser públicos, porser contratos de servicios profesionales y estar comprendidos en los casos deexcepción, por consiguiente no están sujeto a lo establecido en el AcuerdoMinisterial 24-2010, que por jerarquía legal o jurídica no es superior a la Ley, eneste caso al Decreto 57-92, Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.Cabe mencionar que dicho Acuerdo está directamente relacionado a normas detrasparencia en los procedimientos de compra o contratación pública encotizaciones y Licitaciones Públicas, y lo que hizo la administración de Coperexfue una contratación de servicios profesionales regulado en la Ley (Decreto 57-92)en el Artículo 44 (Casos de excepción) numeral 1.9. En conclusión, la información fue publicada mediante el Sistema de GestiónSIGES, no así mediante el sistema GUATECOMPRAS, por carecer de Número deOperación Guatecompras (NOG); así mismo se hace la aclaración que elDepartamento de Compras no es el responsable de realizar contrataciones dePersonal y en ningún momento se recibieron contratos para su publicación. En lo que corresponde a estas contrataciones, según la Ley de Contrataciones delEstado en el Reglamento de la Ley, estipula en su Artículo 22 La contratación deestudios, diseños y supervisión de obras, y servicios técnicos, tanto en la literal a)como en la b), cuando por la naturaleza de los servicios requeridos o porcircunstancias especiales, el organismo o dependencia interesados no abrieraconcurso, solicitará directamente la propuesta de ofertas y documentacióncomplementaria para su calificación a las personas individuales o jurídicas queconsidere conveniente en un número no menor de tres.”




Comentario de AuditoríaSe confirma el presente hallazgo para la Encargada de Compras y Auxiliares deCompras, en virtud que los argumentos y documentos presentados no los eximede responsabilidad en cuanto a que los contratos deben ser publicados en elSistema GUATECOMPRAS, puesto que, el hecho de que la contratación hayasido realizada en base a lo establecido en el Decreto Número 57-92, Ley deContrataciones del Estado, artículo 44 Casos de Excepción, numeral 1 ysubnumeral 1.9, que contempla la contratación de servicios profesionalesindividuales en general; efectivamente, no los obliga a que tengan que realizarproceso de cotización ni licitación, más no significa que dejen de cumplir con lasdemás obligaciones que establece la citada Ley. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley de Contrataciones del EstadoDecreto No. 57-92, Artículo 83, y Reglamento de la Ley de Contrataciones delEstado, Acuerdo Gubernativo Número 1056-92, Artículo 56, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesENCARGADA DE COMPRAS CLAUDIA RAQUEL LOPEZ Y LOPEZ 3,583.23AUXILIAR DE COMPRAS LUIS FERNANDO DE LA CRUZ VELASCO 3,583.23AUXILIAR DE COMPRAS AXEL JOSUE HERNANDEZ (S.O.A) 3,182.88AUXILIAR DE COMPRAS JENNIFER LISBETH GONZALEZ AGUILAR 3,583.23AUXILIAR DE COMPRAS JOSUE IZAHI YOS SOLANO 400.35Total Q. 14,332.92

Hallazgo No. 3 Deficiencia en el registro contable CondiciónEl Balance General del Comité Permanente de Exposiciones, al 31/12/2015,refleja en la cuenta 1233 Tierras y Terrenos el saldo de Q2,547,711.33, el cualcorresponde al valor de dos fincas, siendo estas: 1) Finca No. 30344, a nombre deFinca de la Nación, según escritura de la escribanía del Gobierno y Sección deTierras, dicha propiedad tiene un valor de Q1,991,543.40 y 2) Finca No. 31395, anombre de Comité Permanente de Exposiciones, la que fue adquirida e ingresadael 11/06/1985, según información del Registro General de la Propiedad el valor dedicho terreno es de Q25,000.00 para un total de Q2,016,543.40 cantidad quedifiere a lo registrado en la cuenta 1233 Tierras y Terrenos; con una diferencia deQ531,167.93. Sin embargo, según oficio número Ref. C 072-0332-2016, el Contador Generalinformó que el valor de la primera finca por valor de Q2,420,657.33 se vienemostrando desde hace 46 años, y que a su criterio incluye el valor de lainfraestructura existente al inicio de COPEREX; asimismo, informa que la segunda




finca el valor que se registra en el Sistema de Contabilidad IntegradaGubernamental SICOIN, corresponde al valor de la propiedad por Q25,000.00 másel valor de 2 aires acondicionados por Q102,054.00; no obstante, hasta el 31 dediciembre de 2015, no se ha efectuado las regularizaciones correspondientes. CriterioEl Decreto Número 101-97, del Congreso de la República de Guatemala, LeyOrgánica del Presupuesto, artículo 48. El sistema de contabilidad, establece: “Elsistema de contabilidad integrada gubernamental lo constituyen el conjunto deprincipios, órganos, normas y procedimientos que permitan el registro de loshechos que tienen efectos presupuestarios, patrimoniales y en los flujos de fondosinherentes a las operaciones del Estado, con el objeto de satisfacer lasnecesidades de información destinadas a apoyar el proceso de toma dedecisiones de la administración y el ejercicio del control, así como informar aterceros y a la comunidad sobre la marcha de la gestión pública.” El Acuerdo Número 09-03 del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, NormasGeneral de Control Interno, Norma 2.4 Autorización y registro de operaciones,establece: “Cada entidad pública debe establecer por escrito, los procedimientosde autorización, registro, custodia y control oportuno de todas las operaciones. Losprocedimientos de registro, autorización y custodia son aplicables a todos losniveles de organización, independientemente de que las operaciones seanfinancieras, administrativas u operativas, de tal forma que cada servidor públicocuente con la definición de su campo de competencia y el soporte necesario pararendir cuenta de las responsabilidades inherentes a su cargo.” CausaEl Sub Gerente, el Coordinador Administrativo y Financiero y el Contador Generalno han realizado las regularizaciones correspondiente a la cuenta 1233 deconformidad con la documentación de respaldo. EfectoEl saldo que refleja el rubro 1233 Tierras y Terrenos, en el Balance General al31/12/2015 no reflejan valores reales. RecomendaciónEl Presidente de Junta Directiva, debe girar instrucciones al Sub Gerente,Coordinador Administrativo y Financiero y al Contador General, a efecto derealizar las regularizaciones o ajustes correspondientes a la cuenta 1233 Tierras yTerrenos, en base a la documentación que respalde las operaciones financieras ycontables.




Comentario de los ResponsablesEn oficio No. REF.CAF-0160-425-2016, de fecha 13 de abril de 2016, el SubGerente, Licenciado Edwin Leonel Cristales Archila, el Coordinador Administrativoy Financiero, Licenciado Abel (S.O.N.) Navas Nájera y el Contador General,Licenciado José Félix González Chuga , manifiestan: “En relación a la condición ycriterio del hallazgo establecido por el Auditor y de acuerdo con la respuestaincluida en el oficio Ref. C 072-0332-2016 de fecha 17/03/2016, se rectifica que elvalor correspondiente a Q.1,991,543.40 no está directamente relacionada a losregistros contables. La Escritura de la Escribanía de Gobierno número trescientosochenta y nueve de fecha un mil novecientos sesenta y uno con el valor registradode Q. 1,991,543.40 no coinciden, ya que este registro viene desde hace 46 años,porque corresponde a construcciones en el parque ferial, asimismo ese valordebería estar registrado en el Ministerio de Finanzas Publicas en los bienes delEstado ya que COPEREX no puede ni debe registrar entre sus EstadosFinancieros, propiedades que no están a su nombre siendo esta la finca de lanación por lo que se infiere que el valor descrito corresponde a infraestructura yconstrucciones que se encontraban en la misma y se registraron en su momento,por lo que no corresponde al valor de la finca No. 30344, porque la misma es unapropiedad inmueble a nombre de la Nación y si se registra contablemente seestarían duplicando los bienes del Estado, al estar registrados en los EstadosFinancieros de COPEREX y en el Registro de Bienes del Estado; tal como loexpone el Contador de Coperex, Lic. Félix González, es una operación contableque viene desde hace 46 años y con base en lo indicado al inicio, este registro nopuede ser igual el valor de la escritura ni al valor contable registrado porqueasumimos que el mismo se efectuó en consideración a las construcciones queestaban en la finca propiedad de la Nación identificada con el número 30344 folio186 del Libro 269 de Guatemala e inscrita en el Registro General de la Propiedadde Guatemala, tal como lo identifica la condición expuesta, que por ser un registromuy antiguo no se puede verificar que sustentó dicho valor, pero hayinfraestructura que data de dicho tiempo. Por consiguiente el valor de Q.1,991,543.40 asumimos que está integrado por elvalor de infraestructura y construcciones tales como el sistema eléctrico queincluye una entrada principal de 13.8 kilovoltios con salidas de 110, 220, 440voltios para sistemas de estrella y delta con alrededor de 48 transformadoressumergidos en aceite e instalados de tres en tres en alrededor de dieciséis postesy 8 transformadores secos en diferentes áreas del parque ferial, con alumbradoeléctrico exterior para alrededor de 50 postes para casi catorce manzanas delparque ferial, sistema de drenajes principales, sistema agua subterránea extraídade pozos, parqueo número dos pavimentado, circulación perimetral ycaminamientos para casi catorce manzanas del parque ferial, estructura demontaje, y diseño del área ocho diagonal nueve, salón y área tres A, estructura ytalleres antiguo, actualmente frente al salón uno y dos, por consiguiente el valor




registrado en el tarjetón, corresponde a construcciones por valor de Q.2,522,711.33 y no del valor de la tierra. Adicionalmente, el registro contable efectuado en los tarjetones de control deactivos fijos, como se reitera, fue efectuado hace 46 años, por lo que el mismo nose realizó por la actual administración de COPEREX, no teniendo responsabilidaden el mismo las personas involucradas en el posible hallazgo establecido por elAuditor, en todo caso lo justo es que se les notifique a las personas que estuvieronen su momento para determinar su responsabilidad. Comentario de AuditoríaSe confirma el presente hallazgo para el Sub Gerente, Coordinador Administrativoy Financiero y Contador General, en virtud que los argumentos y documentospresentados no los eximen de responsabilidad; los responsables indican que elvalor corresponde a construcciones e infraestructura del parque ferial. Además,argumentan según su análisis, el monto registrado en el tarjetón como ledenominan al Registro de Inventario de Activo Fijo, corresponde a construccionespor valor de Q.2,522,711.33 y no del valor de la tierra, revelando una cantidaddiferente al valor que muestra el FIN-02 Formulario Detalle de Inventario, BienesInmuebles -DCE/SIAD-, en la integración de la cuenta 1233 Tierras y Terrenos, endescripción de la finca No. 30344, confirmando la deficiencia en el registrocontable. Así también, en cuanto al valor que revela la descripción de la finca No.31395, propiedad de COPEREX, no se pronunciaron al respecto, por lo que estáconformada como se indica en la condición, por la finca como tal por Q.25,000.00más dos aires acondicionados que complementan el valor registrado en elFIN-02.Corroborándose de esta forma que existe deficiencia en el RegistroContable en la cuenta 1233, si el valor corresponde a construcciones concluidas oa otro tipo de instalaciones, debería estar registrado en la cuenta de edificios ydonde corresponda, y no en la cuenta de Tierras y Terrenos, que debe registrarúnicamente las propiedades. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 26, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesSUB GERENTE EDWIN LEONEL CRISTALES ARCHILA 16,541.00COORDINADOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO ABEL (S.O.N.) NAVAS NAJERA 14,856.00CONTADOR GENERAL JOSE FELIX GONZALEZ CHUGA 10,000.00Total Q. 41,397.00

Espacios luego de Acciones Legales




7. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR En la auditoría correspondiente al ejercicio fiscal 2014, no hubo hallazgos. 8. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERÍODO AUDITADO Los funcionarios y empleados responsables de las deficiencias encontradas, se incluyen en el desarrollo de cada hallazgo contenido en el presente informe.

No. NOMBRE CARGO PERÍODO1 CARLOS ALBERTO PORRAS MONGE PRESIDENTE DE JUNTA DIRECTIVA 01/01/2015 - 01/09/20152 CARLOS REINALDO ARIAS MASELLI PRESIDENTE DE JUNTA DIRECTIVA 02/09/2015 - 31/12/20153 EDWIN LEONEL CRISTALES ARCHILA SUB GERENTE 01/01/2015 - 31/12/2015


INFORME DE AUDITORÍAINSTITUTO NACIONAL DE COOPERATIVAS INACOP





1. INFORMACIÓN GENERAL Base Legal El Instituto Nacional de Cooperativas, fue creado a través del Decreto LegislativoNo. 82-78 del Congreso de la República, como una entidad estatal descentralizaday autónoma, con personalidad jurídica y patrimonio propio, con duración indefinida,domicilio en el departamento de Guatemala y con sede en la ciudad capital,pudiendo establecer oficinas en otros lugares de la República. Función Proporcionar divulgación y asistencia técnica y administrativa a los grupos quetengan el propósito de organizarse en cooperativa y a las cooperativas enfuncionamiento. Llevar el registro de cooperativas, impulsar leyes y reglamentos para el mejor

desenvolvimiento del cooperativismo y servir de organismo consultivo en materia

de cooperativas.

2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA La auditoría se realizó con base en: La Constitución Política de la República de Guatemala, según lo establecido ensus artículos 232 y 241. El Decreto Número 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, artículos: 2 Ámbito de competencia y 4 Atribuciones, modificado porlos artículos 49 y 50 del Decreto 13-2013. Normas de Auditoría del Sector Gubernamental y las Normas Generales deControl Interno, emitidas por la Contraloría General de Cuentas y NormasInternacionales de Auditoría. Según el (los) nombramiento (s) de auditoría, DAEAD-0123-2015 de fecha 16 deseptiembre de 2015. 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA ÁREA FINANCIERA




Generales Emitir opinión sobre la razonabilidad de los Estados Financieros y laLiquidación presupuestaria de ingresos y egresos del ejercicio fiscal 2015. Específicos Comprobar la autenticidad y presentación de los registros contables,transacciones administrativas y financieras, así como sus documentos de soporte. Examinar la ejecución presupuestaria de la entidad para determinar si los fondosse administraron y utilizaron adecuadamente. Evaluar la estructura de control interno establecida en la entidad. Evaluar el adecuado cumplimiento de las normas, leyes, reglamentos y otrosaspectos legales aplicables. Establecer si las modificaciones presupuestarias coadyuvaron con los objetivos ymetas de la entidad. Establecer que los ingresos provenientes de fondos privativos, se hayan percibidoy depositado oportunamente y que se hayan realizado las conciliacionesmensuales con registros del SICOIN. Evaluar de acuerdo a una muestra selectiva las compras realizadas por la entidad,verificando que cumplan con la normativa aplicable y objetivos institucionales. 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA Área Financiera El examen comprendió la evaluación de la estructura de control interno y larevisión de las operaciones, registros financieros y la documentación de respaldopresentadas por los funcionarios y empleados de la entidad durante el períodocomprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015; con énfasis en lascuentas de Balance General: Bancos, Fondos en Avance y Maquinaria y Equipo;del Estado de Resultados se evaluaron, la documentación de respaldo y registroscorrespondientes a las Transferencias Corrientes del Sector Público. De la ejecución presupuestaria de ingresos se evaluó el rubro correspondiente a




las Transferencias Corrientes del Sector Público. Y del área de egresosel Programa 11 Fomento y Desarrollo Cooperativo, considerando los eventosrelevantes de acuerdo a los grupos de gasto por Servicios Personales, Serviciosno Personales, Materiales y Suministros, mediante la aplicación de pruebasselectivas. Se verificaron los documentos legales que respaldan las modificacionespresupuestarias para establecer el presupuesto vigente aprobado, Plan OperativoAnual (POA), Plan Anual de Auditoría (PAA), Inventarios, con el fin de determinarel logro de las metas institucionales, objetivos, funciones de la Entidad. Se evaluaron los Número de Publicación en Guatecompras (NPG) y Número deOperación en Guatecompras (NOG), de acuerdo a pruebas selectivas tomandocomo base la importancia relativa, con el objeto de determinar el cumplimiento dela Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. 5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA, TÉCNICA Y OTROSASPECTOS EVALUADOS Información Financiera y Presupuestaria Caja y Bancos El Instituto Nacional de Cooperativas, reportó que recibe recursos provenientes dela Administración Central e Ingresos Propios por la venta de servicios, según elBalance General al 31 de diciembre de 2015 tiene un saldo que asciende a lacantidad de Q520,668.95, integrado en las cuentas bancarias Números3-033-59980-1, 3-033-30621-2 y 3-445-32915-1 del Banco de Desarrollo Rural yNúmeros 150353-1 y 151121-1 del Banco de Guatemala. Fondos en Avance Durante el ejercicio fiscal 2015, La entidad constituyó el Fondo RotativoInstitucional por un monto de Q95,070.00, el que distribuyo de conformidad con elAcuerdo de Gerencia General No. 020-2015-GG de fecha 03/02/2015 y realizoampliación de Q50.00 según Acuerdo de Gerencia General No. 077-2015-GG defecha 25/06/2015 para la Región VI. Lo distribuyó en Fondo rotativo interno de laRegión Metropolitana por un valor de Q4,050.00, Fondo rotativo interno de laRegión II por un valor de Q9,090.00, Fondo rotativo interno de la Región III por unvalor de Q5,845.00, Fondo rotativo interno de la Región IV por un valor deQ7,600.00; Fondo rotativo interno de la Región V por un valor de Q6,235.00,Fondo rotativo interno de la Región VI por un valor de Q21,775.00 más la




ampliación Q50.00, Fondo rotativo interno de la Región VII por un valor deQ10,225.00, Fondo rotativo interno de la Región VIII por un valor de Q10,250.00;Fondo rotativo interno de Compras por un valor de Q10,000.00 y Fondo rotativointerno de Viáticos por un valor de Q10,000.00, habiéndose establecido que seliquidaron al 31 de diciembre 2015. Inversiones Financieras La entidad reportó que al 31 de diciembre de 2015, no realizó InversionesFinancieras. Estado de Resultados ó Estado de Ingresos y Egresos Estado de Resultados De acuerdo al alcance de la auditoria se evaluó una muestra del monto devengadopor concepto de Transferencias corrientes del Sector Público, seleccionado por lamaterialidad en los ingresos corrientes del INACOP. Ingresos y Gastos Ingresos Venta de Servicios: La entidad reportó que durante el período 2015 percibió la cantidad de Q77,187.00por concepto de venta de servicios. Otras Rentas de la Propiedad: La entidad reportó que al 31 de diciembre 2015 percibió la cantidad de Q7,331.73por concepto de intereses que le capitalizó el Banco de Desarrollo Rural, a lascuentas bancarias Nos. 3-033-30621-2 y 3-445-32915-1. Transferencias Corrientes del Sector Público: La entidad reportó que al 31 de diciembre 2015, percibió la cantidad deQ11,768,725.00 por concepto de transferencias corrientes provenientes de laAdministración Central, quedando por devengar Q1,231,275.00.




Ingresos No Tributarios:

ó la cantidad de Q1,600.00La entidad reportó que al 31 de diciembre 2015, percibipor concepto de multas. Gastos Gastos de Consumo:La entidad reporto gastos de consumo, por concepto de remuneracionesQ10,458,488.94, bienes y servicios por Q1,069,778.61, depreciaciones yamortizaciones Q120,383.71 y bienes de consumo Q5,280.00. Intereses, Comisiones y otras Rentas de la Propiedad:En concepto de alquileres la cantidad de Q993,972.00. Otras Pérdidas y/o Desincorporación:La entidad reporto otras perdidas por la cantidad de Q23,824.84. Trasferencias Corrientes Otorgadas:Por concepto de transferencias otorgadas al Sector Publico la cantidad deQ32,729.11 Estado de Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos Ingresos Para el cumplimiento de sus funciones, en el ejercicio fiscal 2015, se aprobó elpresupuesto de ingresos mediante el Acuerdo Gubernativo Número 450-2014 defecha 15 de diciembre de 2014, por la cantidad de Q13,091,644.00, conformadopor Q13,000,000.00 Transferencias corrientes del Sector Público, Q77,187.00 porVenta de Bienes y Servicios, Q11,585.00 por Renta de la Propiedad y Q2,872.00Ingresos No Tributarios Multas, habiendo devengado la cantidad deQ11,855,407.23, integrado por Q11,768,725.00 por concepto de TransferenciasCorrientes del Sector Público, Q77,750.50 por Venta de Bienes y Servicios,Q1,600.00 Ingresos No Tributarios Multas y Q7,331.73 por Renta de la Propiedad. Egresos El presupuesto de egresos para el ejercicio fiscal 2015, aprobado mediante elAcuerdo Gubernativo Número 450-2014 de fecha 15 de diciembre de 2014, por lacantidad de Q13,091,644.00, vigente para su ejecución, de la cual se ejecutó la




cantidad de Q12,592,303.50 equivalente al 96.19% del presupuesto de egresos, através del Programa 11 Fomento y Desarrollo Cooperativo. Modificaciones presupuestarias La entidad reportó 09 modificaciones presupuestarias consistentes en traspasospositivos y negativos entre grupos y renglones presupuestarios, por la cantidad deQ1,089,998.00, las cuales fueron autorizadas por autoridad competente. Plan Operativo Anual La entidad formuló su Plan Operativo Anual, durante el año 2015 y presentócuatrimestralmente al Ministerio de Finanzas Públicas el informe de gestión. Plan Anual de Auditoría Se elaboró, aprobó y se ingreso la informacion al sistema SAG-UDAI. Donaciones La entidad reportó que recibió donación por parte de la empresa Mayor Servicios,S.A. MASESA, la cual consistió en cascos y chalecos por valor de Q5,280.00,durante el ejercicio fiscal 2015. Préstamos La entidad reportó que no recibió préstamos durante el ejercicio fiscal 2015. Sistemas Informáticos utilizados por la entidad Sistema de Contabilidad Integrada La entidad utiliza el sistema de contabilidad integrado -SICOIN-WEB. Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones La entidad realizó 33 publicaciones sin concurso por adquisiciones de bienes yservicios tales como pago de arrendamiento, compra de tóner y cartuchos de tinta,pago por concepto de dietas, compra de cupones de combustible, reparación ymantenimiento de vehículos, pago de impuesto de circulación de vehículos delINACOP y otros, cuyo monto total al 31 de diciembre 2015 ascendió aQ757,557.70.




Sistema Nacional de Inversión Pública La entidad reportó que durante el período 2015, no ejecutó proyectos de InversiónPública, por lo que no tenía información que ingresar al Sistema Nacional deInversión Pública. Sistema de Guatenóminas La entidad no utiliza el sistema de Guatenóminas. Sistema de Gestión La entidad reportó que utiliza el sistema para solicitud y registro de las compras. 6. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

DICTAMEN

SeñoraSofía Delfina Franco SantosPresidente de ConsejoInstituto Nacional de Cooperativas INACOPSu Despacho Hemos auditado el balance general que se acompaña de (la) (del) InstitutoNacional de Cooperativas INACOP al 31 de diciembre de 2015, y los estados

de liquidación relacionados de resultados y del presupuesto de ingresos yegresos, para el año que terminó en esa fecha. Estos estados financieros sonresponsabilidad de la administración de la entidad. Nuestra responsabilidad esexpresar una opinión de estos estados financieros basados en nuestra auditoría. Condujimos nuestra auditoría de acuerdo con Normas Internacionales de Auditoríay Normas de Auditoría del Sector Gubernamental. Dichas Normas requieren queplaneemos y practiquemos la auditoría para obtener certeza razonable sobre si losestados financieros están libres de representación errónea de importancia relativa.Una auditoría incluye examinar, sobre una base de pruebas, la evidencia quesustenta los montos y revelaciones en los estados financieros. Una auditoríatambién incluye evaluar las normas contables usadas y las estimacionesimportantes hechas por la administración, así como evaluar la presentacióngeneral de los estados financieros. Creemos que nuestra auditoría proporcionauna base razonable para nuestra opinión. Hallazgos En el Instituto Nacional de Cooperativas, ”INACOP”, en la bodega ubicada en zona2, se realizó verificación física de los vehículos que se encuentran en mal estado,y registrados en inventario por un monto de Q698,494.50, sin que a la fecha sehayan realizado acciones administrativas y legales que les permita la baja debienes.

Numero deInventario

Marca

Placa

Color

Valor

Fecha UltimoRegistro delVehículo en

Ubicación

Según

No.

Tarjeta

Tarjeta TarjetaCP81-007 Toyota

L a n dCruisser

O-54BZS Rojo Q14,980.00 29/10/2010 Región VIIIPeten

2476

RUA84-003 Suzuki S/P Gris Q8,560.00 13/11/2009 Transportes 2291PICKO8-052 Toyota P-867BGK Blanco Q6,240.00 10/05/2010 Transportes 2291PICK79-022 Toyota O6364 Blanco Q6,625.00 S/REGISTRO S/T

PICK97-045 Mitsubishi P045BZS Rojo Q105,600.00 19/09/2000 GerenciaAdministrativa

2394

PICK99-050 Toyota O-895BBL Amarrillo Q4,390.00 23/07/2010 Reg iónMetropolitana

2497

CA82-029 Nissan O-391BBJ Naranja Q9,350.00 27/03/2014 Transportes 2291CP05-011 ZX O-026BBF Plata Q114,980.00 29/04/2014 Gerencia

Fomento yDesarrollo

0055

PICK97-047 Mitsubishi P044BZS Arena Q105,600.00 16/12/2010 Gerencia deFomento yDesarrollo

2421

CAM79-001 ToyotaDina

C414BBT Amarrillo Q9,845.00 05/04/2004 Transportes 2291

CAM99-003 MercedesBenz

S/P MarfilNegro

Q258,391.50 S/REGISTO Transportes 2291

MO94-026 Yamaha M654BDB Negro,Azul ,MagentaNegro yDorado

Q11,770.00 04/06/2010 SubRegión II-1

2484

MO98-038 Suzuki M657BDB Blanco,Rosado,Amarrillo,Morado yGris

Q14,000.00 09/04/2004 Transportes 2291

MO98-038 Suzuki S/P Blanco,Rosado,Amarrillo,Morado yGris

Q14,795.00 04/06/2010 SubRegión II-1

2492

MO89-016 Honda M646BDB Rojo Q1,598.00 05/03/2004 SubRegión II-2anotacióntrasladobodegaS/Ref.

2222


Q11,770.00 23/08/2010 Región VIIIPeten

0002

Total

Q698,494.50

Lo anterior provoca que el valor registrado en libros de inventario y en el sistemaSICOIN, no refleje la realidad.

(Hallazgo de Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables No.1, ÁreaFinanciera). En nuestra opinión, excepto por el efecto de lo mencionado en el (los) párrafo (s)precedente (s), los estados financieros arriba mencionados presentanrazonablemente, respecto de todo lo importante, la posición financiera de (la) (del)Instituto Nacional de Cooperativas INACOP , al 31 de diciembre de 2015, y losresultados de sus operaciones, para el año que terminó en esa fecha, de acuerdocon Principios Presupuestarios y Normas Internacionales de Contabilidad.


Lic. Gustavo Adolfo Larrazabal Garcia





Estados Financieros 1. BALANCE GENERAL




2. ESTADO DE RESULTADOS




3. ESTADO DE LIQUIDACION

1.


SeñoraSofía Delfina Franco SantosPresidente de ConsejoInstituto Nacional de Cooperativas INACOPSu despacho En la planeación y ejecución de nuestra auditoría del balance general a (el) (la)Instituto Nacional de Cooperativas INACOP al 31 de diciembre de 2015, y losestados relacionados de resultados y de liquidación del presupuesto de ingresos yegresos, por el año que terminó en esa fecha, evaluamos la estructura de controlinterno, para determinar nuestros procedimientos de auditoría con el propósito deemitir una opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros y no paraproporcionar seguridad del funcionamiento de la estructura de control interno. Sinembargo, notamos ciertos asuntos en relación a su funcionamiento, queconsideramos deben ser incluidos en este informe para estar de acuerdo con lasNormas Internacionales de Auditoría y Normas de Auditoría del SectorGubernamental. Los asuntos que nos llaman la atención y que están relacionados con deficienciasen el diseño y operación de la estructura de control interno, que podrían afectarnegativamente la capacidad de la entidad para registrar, procesar, resumir yreportar información financiera uniforme con las aseveraciones de laAdministración de ese estado, son los siguientes: Área Financiera

El saldo de la cuenta contable no refleja la realidad financiera


Lic. GUSTAVO ADOLFO LARRAZABAL GARCIA


Lic. JOSE MANUEL RAMIREZ GRANADOS





Hallazgos relacionados con Control Interno Área Financiera Hallazgo No. 1 El saldo de la cuenta contable no refleja la realidad financiera CondiciónEn el Instituto Nacional de Cooperativas, en la cuenta 1232 Maquinaria y Equipo,al 31 de diciembre de 2015, se determinó que presenta un saldo por la cantidad deQ3,924,223.27, integrada por: Equipo de Producción Q85,655.00, Equipo deConstrucción Q2,934.80, Equipo de Oficina y Muebles Q1,473,972.99, EquipoMédico Sanitario y Laboratorio Q15,205.27, Equipo Educacional, Cultural yRecreativo Q114,435.15, Equipo de Comunicación Q80,761.41, HerramientasQ9,835.68 y Equipo de Transporte, Tracción y Elevación Q2,141,422.97. Saldoque no es real ya que, el saldo que corresponde a Equipo de Producción registrauna máquina de imprenta, que se encuentra en Cenaltex y que desde el año 2013se gestiona ante la Tipografía Nacional su utilización en el Museo, en cuanto alEquipo de Construcción registra diez máquinas para producción de block, lascuales fueron distribuidas a distintas cooperativas sin el control necesario, asímismo en cuanto a Equipo de Transporte, Tracción y Elevación varios vehículosse encuentran en desuso, deteriorados y pendientes del proceso de baja deinventarios en la bodega taller del Instituto y otros trasladados a distintasdependencias. CriterioEl Acuerdo Número 09-03 del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, NormasGenerales de Control Interno, Norma 5.8 ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓNPROCESADA, establece: "La máxima autoridad de cada ente público,debe normar que toda la información financiera, sea analizada con criteriostécnicos. Las unidades especializadas de cada ente público son las responsablesde realizar el análisis financiero oportuno de toda la información procesada, asícomo la interpretación de los resultados para asegurar que la misma es adecuaday que garantice que los reportes e informes que se generan periódicamente seanconfiables, para la toma de decisiones a nivel gerencial." CausaEl Gerente Administrativo y Financiero, y Jefe de Sección de Contabilidad, no hangestionado el proceso de baja de los bienes inventariables en forma oportuna.




EfectoEl inventario del INACOP no refleja cifras reales, respecto de bienes en buenestado y al uso del Instituto. Recomendación

gire sus instrucciones al Que el Gerente General Gerente Administrativo yFinanciero, y Jefe de Sección de Contabilidad, para que procedan a dar trámite ala baja de los bienes conforme la ley, lo que permitirá depurar el inventario. Comentario de los ResponsablesEn Of. 201-2016-GAF, Ref. JRHE/jrhe de fecha veinticinco de abril de dos mildieciséis, el Gerente Administrativo y Financiero, Licenciado Jaime RobertoHernández Espina, manifiesta: “Relacionado a la condición y que el saldo de lacuenta no refleja la realidad financiera en los rubros de Equipo de Producción,Equipo de Construcción y Equipo de Transporte, Tracción y Elevación expongo losiguiente: 1) En lo relacionado a la máquina de imprenta, que se encuentra en elmuseo de la Tipografía Nacional de Guatemala, aun se están haciendo gestionespor parte de esta gerencia sobre la aceptación de la misma en esta institución. Lamisma no se ha manifestado sobre este caso por cambios en la Dirección de lamisma, pero de ser negativa tendríamos que tomar alguna decisión sobre el caso,pues por su dimensión y peso es necesario proceso de grúa y transporte especiallo que implica un costo financiero del cual no se dispone. Sin embargo se sabedónde está el activo, en correcto resguardo y con disponibilidad del mismo, lo quehace congruente su registro contable. 2) En relación a las maquinas de producciónde block, se cuenta con documentación que podría dar algún resultado deinvestigación para poder dar inicio con el proceso de baja, que es lo que procede,ya que las circunstancias en que se trasladó la propiedad de las mismas no cuentacon documentación que manifieste lo contrario. 3) En lo relacionado al equipo detransporte, ya se está trabajando en el proceso de baja de inventario, pero elequipo existe físicamente y está a disposición dentro del INACOP. Este equipo escorrecto que hasta que no se concluya el proceso de baja de los mismos, sereflejen dentro de las cuentas contables correspondientes. Adicionalmente y paralos tres hallazgos que se argumentan anteriormente, se ha trabajado de acuerdo ala documentación encontrada por esta Gerencia, pero se debe tomar en cuentaque en el puesto en mención tome posesión del 01 de Julio de 2014, y en todoslos puntos relacionados no se registraron, ni se desarrollaron durante mi gestión,situación que dificulta el seguimiento y soluciones que conlleven desarrollar cadauno de los mismos. En virtud de lo anterior, respetuosamente solicito seandesvanecidos las causales y los posibles hallazgos que se manifiestan en losoficios -DAEAD-AP-INACOP-18-2016, de fecha 15 de abril y-DAEAD-AP-INACOP-21-2016, de fecha 20 de abril, ambos del presente año."




En Nota S/N de fecha diecinueve de abril de dos mil dieciséis, el Jefe de laSección de Contabilidad, Jorge Mario González Hernández, manifiesta: “El saldosi refleja la realidad de los hechos en la cuenta 1230 propiedad, planta y equipo(neto) debido a que hay expedientes en trámite y procedimientos que no se hanrealizado por falta de autorización por parte de la autoridad superior, según loindica el instructivo para el manejo y control del inventario de bienes muebles,pertenecientes al INACOP, según acuerdo 14-2009-GG artículo 9 DELSEGUIMIENTO DE LOS EXPEDIENTES (DONACIONES, TRASLADOS AOTRAS DEPENDENCIAS, BAJAS Y OTROS) que literalmente dice: La GerenciaAdministrativa y Financiera será la responsable del seguimiento de losexpedientes que se elaboren , hasta su resolución final. Articulo 8 DE LACOMISION DE BAJA DE BIENES: la que literalmente dice: El GerenteAdministrativo y Financiero de la Institución, conformara una comisión con carácterobligatorio y será el coordinador, donde participaran el encargado del almacén,encargado de inventarios, jefe de contabilidad, y un delegado de auditoría internaquién dará fe de lo actuado por la comisión. Por lo tanto es la GerenciaAdministrativa es la que le tiene que dar los avances a los temas de resolucionesy seguimientos a los expedientes, en cuanto al caso de Cenaltex se le envió elof-404-2015-S.C. el 30 de diciembre 2015 donde se solicita información de quepersonas participaran por la tipografía nacional para recepción de la máquina deimpresión que se tiene en Cenaltex no se sabe extraoficialmente que el museo dela tipografía, ya no recibirá la máquina solicitada y que posiblemente se hará eltraslado a nuestra bodega, mientras las autoridades superiores definen queprocedimiento se hará. Los expedientes de descargo no fue posible fotocopiasdebido a que la Gerencia Administrativa los acaparo, lo que es a todas luceviolación a la ley de libre acceso a la infomación, y viola la debida defensa que encuanto a este hallazgo tenga." Comentario de AuditoríaSe confirma el presente hallazgo, en virtud que ambos responsables en suscomentarios se contradicen en cuanto a las gestiones de la imprenta y surecepción en la Tipografía Nacional, lo referente a las máquinas de block no setiene la suficiente documentación para sustentar el argumento para desvanecer elpresente hallazgo, lo relacionado con el equipo de transporte, las gestiones debaja se están realizando derivado de las observaciones de la presente auditoría. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 20, para:




Cargo Nombre Valor en QuetzalesJEFE DE SECCION DE CONTABILIDAD JORGE MARIO GONZALEZ HERNANDEZ 4,630.00GERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO JAIME ROBERTO HERNANDEZ ESPINA 8,438.00Total Q. 13,068.00

1.



SeñoraSofía Delfina Franco SantosPresidente de ConsejoInstituto Nacional de Cooperativas INACOPSu despacho Como parte de la aplicación de nuestros procedimientos de auditoría, para obtenerseguridad razonable acerca de si el balance general de Instituto Nacional deCooperativas INACOP al 31 de diciembre de 2015, y los estados relacionados deresultados y de liquidación del presupuesto de ingresos y egresos, por el añoterminado en esa fecha, están libres de representación errónea de importancia,hemos hecho pruebas de cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables. El cumplimiento con los términos de las leyes y regulaciones aplicables, esresponsabilidad de la Administración. Evaluamos el cumplimiento por parte dedicha Entidad. Sin embargo, nuestro objetivo no fue el de expresar una opiniónsobre el cumplimiento general con tales regulaciones. En consecuencia, noexpresamos tal opinión. Instancias materiales de incumplimiento son fallas en cumplir con los requisitos, oviolaciones a los términos de leyes y regulaciones aplicables, que nos llevan aconcluir que la acumulación de las distorsiones resultantes, es importante enrelación con los estados financieros. Los resultados de nuestras pruebas decumplimiento revelaron las siguientes instancias de incumplimiento.

Área Financiera

Activos en mal estado sin gestión de baja de inventario


Lic. GUSTAVO ADOLFO LARRAZABAL GARCIA


Lic. JOSE MANUEL RAMIREZ GRANADOS





Hallazgos relacionados con Cumplimiento a Leyes y RegulacionesAplicables Área Financiera Hallazgo No. 1 Activos en mal estado sin gestión de baja de inventario CondiciónEn el Instituto Nacional de Cooperativas, ”INACOP”, en la bodega ubicada en zona2, se realizó verificación física de los vehículos que se encuentran en mal estado,y registrados en inventario por un monto de Q698,494.50, sin que a la fecha sehayan realizado acciones administrativas y legales que les permita la baja debienes.

Numero deInventario

Marca

Placa

Color

Valor

Fecha UltimoRegistro delVehículo en

Tarjeta

Ubicación

SegúnTarjeta

No.

Tarjeta

CP81-007 ToyotaL a n dCruisser

O-54BZS Rojo Q14,980.00 29/10/2010 Región VIIIPeten

2476

RUA84-003 Suzuki S/P Gris Q8,560.00 13/11/2009 Transportes 2291PICKO8-052 Toyota P-867BGK Blanco Q6,240.00 10/05/2010 Transportes 2291PICK79-022 Toyota O6364 Blanco Q6,625.00 S/REGISTRO S/T

PICK97-045 Mitsubishi P045BZS Rojo Q105,600.00 19/09/2000 GerenciaAdministrativa

2394

PICK99-050 Toyota O-895BBL Amarrillo Q4,390.00 23/07/2010 Reg iónMetropolitana

2497

CA82-029 Nissan O-391BBJ Naranja Q9,350.00 27/03/2014 Transportes 2291CP05-011 ZX O-026BBF Plata Q114,980.00 29/04/2014 Gerencia

Fomento yDesarrollo

0055

PICK97-047 Mitsubishi P044BZS Arena Q105,600.00 16/12/2010 Gerencia deFomento yDesarrollo

2421

CAM79-001 ToyotaDina

C414BBT Amarrillo Q9,845.00 05/04/2004 Transportes 2291

CAM99-003 MercedesBenz

S/P MarfilNegro

Q258,391.50 S/REGISTO Transportes 2291


Q11,770.00 04/06/2010 SubRegión II-1

2484

MO98-038 Suzuki M657BDB Blanco,Rosado,Amarrillo,Morado yGris

Q14,000.00 09/04/2004 Transportes 2291

MO98-038 Suzuki S/P Blanco,Rosado,Amarrillo,Morado yGris

Q14,795.00 04/06/2010 SubRegión II-1

2492




MO89-016 Honda M646BDB Rojo Q1,598.00 05/03/2004 SubRegión II-2anotacióntrasladobodegaS/Ref.

2222


Q11,770.00 23/08/2010 Región VIIIPeten

0002

Total

Q698,494.50

CriterioAcuerdo Gubernativo Número 217-94, Reglamento de Inventarios de los BienesMuebles de la Administración Pública, Artículo 1, establece: “Las dependenciasque tengan bienes muebles no utilizables o en desuso, por encontrarse en malestado, lo harán del conocimiento de la Autoridad Superior de que dependan, paraque ésta por el conducto correspondiente, solicite a la Dirección de Bienes delEstado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Públicas, proceda al traslado,destrucción o trámite de baja correspondiente”,Artículo 4, establece: “Para los casos de baja, por destrucción de bienesinservibles, que no sea posible reparar o utilizar, se deberá suscribir actadescribiéndolos, separando aquellos que tengan componentes de metal eindicándose su valor registrado. Con certificaciones del acta y del ingreso alinventario, se deberá solicitar a la autoridad superior correspondiente, que autoricela continuación del trámite. Obtenida la misma, se enviará lo actuado a laDirección de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Públicas,para que designe un delegado y solicite la intervención de un auditor de laContraloría General de Cuentas, para que procedan a la verificación, luego de locual, se ordenará la destrucción o incineración de los mismos, suscribiéndose actay compulsando copias certificadas a las dependencias relacionadas."La Circular 3-57, Dirección de Contabilidad del Estado, disminución o bajas deinventario. Literal b) establece: “Al estar en poder de la oficina interesada la copiade la resolución del Ministerio del Ramo a que corresponda, deberá oficiarse alDepartamento de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de FinanzasPúblicas, poniendo a su disposición los bienes cuya baja fue ordenada por el

Ministerio respectivo, a efecto que se resuelva su destrucción o traslado conformeel artículo 1º del Decreto 436 del Presidente de la República. En caso de que sedisponga lo primero, se deberá suscribir otra acta con intervención de la autoridadcompetente, dejando constancia de lo actuado. De dicha acta se sacaran trescopias certificadas, remitiendo una al citado Departamento y las restantes conoficio al jefe de la Contraloría de Cuentas solicitando que, en vista de habersedado cumplimiento a los dispuesto por el Ministerio del ramo y departamento deBienes del estado…, se autorice la baja de los objetos que ya no deben seguir




figurando en el inventario, …cuyo expediente o resolución se recibe en laDirección de Contabilidad del Estado para asentar las operaciones contables queprocedan y lo cual se comunicará a la dependencia interesada para que tambiénasiente las operaciones de baja en su inventario." CausaEl Gerente Administrativo y Financiero y Jefe de la Sección de Contabilidad, nohan realizado las diligencias correspondientes, para el cumplimiento de loestablecido en ley. EfectoLo anterior provoca que el valor registrado en libros de inventario y en el sistemaSICOIN, no refleje la realidad. RecomendaciónQue el Gerente General gire sus instrucciones al Gerente Administrativo yFinanciero y Jefe de la Sección de Contabilidad, para que se realicen los trámitescorrespondientes ante la Dirección de Bienes del Estado y Licitaciones delMinisterio de Finanzas Públicas. Comentario de los ResponsablesEn Of. 201-2016-GAF, Ref. JRHE/jrhe de fecha veinticinco de abril de dos mildieciséis, el Gerente Administrativo y Financiero, Licenciado Jaime RobertoHernández Espina, manifiesta: “1) En el cuadro que se presentan diferentesvehículos sobre los cuales no se han tomado acciones administrativas y legalespara darle de baja, la mayoría de los mismos se han ido quedando en la bodegade la zona 2 como resultado que en algún momento se esperaba asignaciónpresupuestaria y principalmente financiera para poder repararlos y ponerlosnuevamente en servicio en diferentes unidades o regiones del INACOP. 2) En elcuadro en referencia, el vehículo identificado con el número de inventarioCP05-011, marca ZX, placa O-026BBF, color plata, asignado a la Gerencia deFomento y Desarrollo, tuvo desperfectos mecánicos en el mes de diciembre delaño 2015, a partir de ese momento se hizo el trabajo necesario para conseguir losrepuestos y la disponibilidad financiera para poder repararlo. Por la fecha, secalendarizan vacaciones de fin de año y al regresar a las actividades laborales enel año 2016 se procedió a su reparación y hoy día ya se encuentra en servicio enla Gerencia Asignada. 3) Igualmente se encuentra en el cuadro mencionado en elpunto anterior, el vehículo con número de inventario PICK97-047, marcaMITSUBISHI, número de placa P044BZS, color ARENA, asignado a la Gerenciade Fomento y Desarrollo, sufrió desperfectos mecánicos en el mes de diciembre2015, se hizo el trabajo para poder conseguir los repuestos de acuerdo a ladisponibilidad financiera pero con lo que se pudo hacer en este renglón no fuenecesario para poder ponerlo en actividad nuevamente, sin embargo, no se ha




dictaminado como inservible para poder iniciar proceso de baja, por el contrario, almomento se nos asigne la disponibilidad financiera necesaria se terminara con eltrabajo necesario para ponerlo funcional nuevamente. En esta misma situación deprograma para reparación se encuentran: inventario PICK97-045, marcaMITSUBISHI, placa P867BGK, color BLANCO, asignado a GerenciaAdministrativa; inventario PICK99-050, marca TOYOTA, placa O 895BBL, colorAMARILLO, asignado a región metropolitana.4) El vehículo PICK79-022, marcaTOYOTA, placa O6364, color BLANCO, identificado como sin registro y sin tarjeta,efectivamente si tiene tarjeta y registro, pero se está analizando la misma paraverificar su estatus y determinar las acciones administrativas a seguir ya que no setienen por parte de esta Gerencia los elementos de juicio necesarios para podertomar una decisión sobre su gestión de baja de inventarios. (se adjunta fotocopiade tarjeta No. 2281). 5) Los vehículos identificados: inventario M094 026, marcaYAMAHA, placa M654BDB, colores negro, azul, magenta, negro y doradoasignada inicialmente a la subregión II-1; inventario M098 038, marca SUZUKI,placa M657BDB, asignada a transportes; inventario M098 038, marca SUZUKI, sinplaca, colores blanco, rosado, amarillo, morado y gris, asignado a la subregiónII-1; inventario M089 016 (suponemos que el número de inventario consignadoesta equivocado, creemos que el correcto es M084 016), marca HONDA, placaM646BDB, color ROJO, asignada a la región II-2 anotación traslado a bodegas/ref.; y la número de inventario M094 029, marca YAMAHA, colores negro, azul,magenta, negro y dorado, asignada a la región VIII Petén, todas fueron trasladas abodega para programarles su reparación, pero por la misma situación de la faltade repuestos y disponibilidad financiera se fueron quedando hasta el momentoactual en donde efectivamente creemos que ya no existe forma de repararlas. Dehecho el identificado con número de inventario M089-016, moto HONDA, placaM646BDB, ya se incluyo dentro del listado de bienes para proceso de baja deinventario que se inicio en marzo 2016." En Nota S/N de fecha diecinueve de abril de dos mil dieciséis, el Jefe de laSección de Contabilidad, Jorge Mario González Hernández, manifiesta: “Hay unprocedimiento de baja en proceso en el cual hay un vehiculo de dos ruedas queusted menciona y es la moto con placa M646BDV con placas MO84-016 marcaHonda color rojo por valor de Q. 1,598.00 la cual esta inservible, pero hay otrosvehículos de 4 ruedas que tenemos primero tener autorización superior para darlede baja, la cual hasta el momento no hemos recibido, debido a que dichosvehículos ingresaron al taller para resguardo y/o reparación menor o mayor y hayvehículos que son suceptible de traslado a otras dependencias y esto también lotrámita la Autoridad Superior, como lo indica el instructivo para el manejo y controldel inventario de bienes muebles, emitido bajo el acuerdo de gerencia14-2009-GG, en su artículo 6 inciso a),b) que literalmente dice: Todo empleado delINACOP que tenga bienes (inventariables y fungibles) no utilizables o en deuso , opor encontrarse en mal estado, está obligado a hacerlo del conocimiento de su




jefe inmediato, para solicitar por medio del formulario de traslado su envió alalmacén. B) El encargado del almacén informará inmediatamente a la GerenciaAdministrativa y Financiera, de los bienes que se indican en el inciso a). Al mismotiempo le indico al respecto que el artículo 9 del instructivo literalmente dice losiguiente: Del seguimiento de los expedientes (donaciones, traslados a otrasdependencias, bajas y otros) La Gerencia Administrativa y Financiera será laresponsable del seguimiento de los expedientes que se elaboren, hasta suresolución final. Así mismo el artículo 8. De la comisión de baja de bienesliteralmente dice: El Gerente Administrativo y Financiero de la Institución,conformará una comisión con carácter obligatorio y será el coordinador, dondeparticipará el encargado del almacén, encargado de inventarios, jefe decontabilidad y un delegado de Auditoría Interna quien dará fe de lo actuado por lacomisión. Se decirle que hasta el día de hoy 22 de abril del año 2016, tenemos ala vista él dictamen del encargado del taller y la orden de proceder a ingresar unlistado de vehículos para darle proceso de baja, por lo que se instruirá al operadorde inventario que inicie las gestiones y llene los requisitos para ingresar elexpediente de baja a donde corresponda, le damos gracias por enviarnos unprocedimiento descrito en este oficio recibido." Comentario de AuditoríaSe confirma el presente hallazgo, en virtud que en la documentación presentadano sustentan el abandono en que se encuentran más del 80% de los vehículosubicados en bodega de la zona 2, dentro de los comentarios recibidos semenciona que derivado de las observaciones realizadas se tiene hasta el 22 deabril del año 2016, a la vista él dictamen del encargado del taller y la orden deproceder a ingresar un listado de vehículos para darle proceso de baja. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 21, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesJEFE DE SECCION DE CONTABILIDAD JORGE MARIO GONZALEZ HERNANDEZ 2,315.00GERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO JAIME ROBERTO HERNANDEZ ESPINA 4,219.00Total Q. 6,534.00

7. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR Se hace del conocimiento, que no se tienen recomendaciones de la auditoriaanterior correspondiente al ejercicio 2014.




8. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERÍODO AUDITADO Los funcionarios y empleados responsables de las deficiencias encontradas, se incluyen en el desarrollo de cada hallazgo contenido en el presente informe.

No. NOMBRE CARGO PERÍODO1 JULIO CESAR RECINOS SALAS PRESIDENTE CONSEJO DIRECTIVO 01/01/2015 - 28/05/20152 SOFIA DELFINA FRANCO SANTOS PRESIDENTE CONSEJO DIRECTIVO 29/05/2015 - 31/12/20153 LUIS ALBERTO MONTENEGRO MONTENEGRO GERENTE GENERAL 01/01/2015 - 31/12/20154 JOSE ERNESTO CABRERA CUELLAR SUBGERENTE GENERAL 01/01/2015 - 31/12/20155 JAIME ROBERTO HERNANDEZ ESPINA GERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO 01/01/2015 - 31/12/2015


INFORME DE AUDITORÍAINSPECCIÓN GENERAL DE COOPERATIVAS INGECOP





1. INFORMACIÓN GENERAL Base Legal El Decreto Legislativo Número 82-78, Ley General de Cooperativas, en el artículo53 indica: "Órgano fiscalizador. La fiscalización y vigilancia permanente de lascooperativas, federaciones y confederación de cooperativas, estará a cargo de laInspección General de Cooperativas, la cual funcionará adscrita al INACOP perocon independencia funcional, administrativa y económica". Esta ubicado en la 17ª.Ave. 29-58, zona 11 Colonia Las Charcas, Ciudad de Guatemala. Función Cumplir y hacer cumplir las leyes, reglamentos y disposiciones aplicables a lasasociaciones cooperativas y demás instituciones sujetas a control. Revisar regularmente las operaciones de las asociaciones cooperativas,efectuando inspecciones, arqueos y otras verificaciones convenientes, las cualesdeberán realizarse por lo menos una vez al año y sin aviso previo. Presentar informes sobre los actos de fiscalización de las asociaciones bajo sucontrol al Presidente de la República, así como cualquier otra informaciónconfidencial sobre el cumplimiento de sus funciones que le fueren solicitadas pordicho funcionario y preparar el proyecto de presupuesto anual de la institución ysometerlo a la aprobación del Ejecutivo por intermedio del Ministerio de FinanzasPúblicas, velando por su correcta aplicación. 2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA La auditoría se realizó con base en: La Constitución Política de la República de Guatemala, según lo establecido ensus artículos 232 y 241. El Decreto Número 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, artículos: 2 Ámbito de competencia y 4 Atribuciones, modificado porlos artículos 49 y 50 del Decreto 13-2013. Normas de Auditoría del Sector Gubernamental y las Normas Generales deControl Interno, emitidas por la Contraloría General de Cuentas y NormasInternacionales de Auditoría.




Según el (los) nombramiento (s) de auditoría, DAEAD-0122-2015 de fecha 16 deseptiembre de 2015. 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA ÁREA FINANCIERA Generales Emitir opinión sobre la razonabilidad de los Estados Financieros y la Liquidaciónpresupuestaria de ingresos y egresos del ejercicio fiscal 2015. Específicos Comprobar la autenticidad y presentación de los registros contables,transacciones administrativas y financieras, así como sus documentos de soporte. Examinar la ejecución presupuestaria de la entidad para determinar si los fondosse administraron y utilizaron adecuadamente. Evaluar la estructura de control interno establecida en la entidad. Evaluar el adecuado cumplimiento de las normas, leyes, reglamentos y otrosaspectos legales aplicables. Establecer si las modificaciones presupuestarias coadyuvaron con los objetivos ymetas de la entidad. Establecer que los ingresos provenientes de fondos privativos, se hayan percibidoy depositado oportunamente, y que se hayan realizado las conciliacionesmensuales con registros del SICOIN. Evaluar de acuerdo a una muestra selectiva las compras realizadas por la entidad,verificando que cumplan con la normativa aplicable y objetivos institucionales. 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA Área Financiera El examen comprendió la evaluación de la estructura de control interno y larevisión de las operaciones, registros financieros y la documentación de respaldopresentadas por los funcionarios y empleados de la entidad durante el período




comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015, con énfasis en lascuentas del Balance General, Bancos, Cuentas a Cobrar a Corto Plazo, Fondos enAvance, (Fondos Rotativos), Maquinaria y Equipo, Gastos del Personal a Pagar yResultados Acumulados de Ejercicios Anteriores; del Estado de Resultados delejercicio se evaluó a través de las cuentas de balance general y de la liquidaciónpresupuestaria de ingresos y egresos. De la ejecución presupuestaria de ingresos se evaluaron los rubros 11290 Tasas yLicencias Varias. Y del área de egresos el Programa: 11 Servicios de Fiscalizacióna Cooperativas, considerando, los eventos relevantes de acuerdo a los Grupos deGasto 000 Servicios Personales, 100 Servicios no Personales, 200 Materiales ySuministros y 400 Transferencias Corrientes, mediante la aplicación de pruebasselectivas. Se verificaron los documentos legales que respaldan las modificacionespresupuestarias para establecer el presupuesto vigente aprobado, Plan OperativoAnual (POA), Plan Anual de Auditoría (PAA), Inventarios, con el fin de determinarel logro de las metas institucionales, objetivos, funciones de la entidad. Asimismo de conformidad con la información trasladada por la Unidad deMonitoreo y Alerta Temprana, la Inspección General de Cooperativas –INGECOP-,no publicó eventos de cotización y licitación pública, durante el período 2015. En la auditoría realizada se presentó Informe de Cargos Provisional No.DAEAD-FP-016-2016 de fecha 7 de abril de 2016, por valor de Q2,766.63, por elhallazgo de cumplimiento a leyes y regulaciones aplicables, Incumplimiento alReglamento de Gastos de Viáticos, que fue notificado con el número 8 y discutidocon los responsables, según Acta No. 70-2016 del Libro de Actas L-2, 25,024, dela Contraloría General de Cuentas, de fecha 20 de abril de 2016. Entre laspruebas de descargo presentadas, los responsables demostraron que reintegraronen esta misma fecha, la cantidad de Q1,926.63, a la cuenta del Banco Industrial,S. A, número 000-491507-0, a nombre de Inspección General de Cooperativas,presentando las boletas de depósitos monetarios originales números 57970370por valor de Q319.00, 57970371 por Q930.00, 57970374 por Q50.00, 57970372por Q627.63, que registraron en la Sección de Caja de la entidad, con los recibosde reintegros varios, Forma 1-1, números 1277 por Q319.00, 1279 por Q980.00 y1281 por Q627.63, haciendo un total de Q1,926.63. Respecto a la diferencia que asciende a Q840.00, el responsable presentó losdocumentos de suspensión de IGSS, SPS-60 de fechas 05, 11 y 28 de agosto de2015 y el informe de alta al patrono, con fecha 10 de septiembre de 2015, comoevidencia que al regresar de la comisión, se encontraba enfermo y fuesuspendido, lo que no le permitió presentar el formulario Viático Liquidación No.




24051 en el tiempo legalmente establecido. Por lo anteriormente expuesto, seprocedió a desvanecer el Informe de Cargos Provisional No. DAEAD-FP-016-2016de fecha 7 de abril de 2016, por un valor de Dos Mil Setecientos Sesenta y SeisQuetzales con Sesenta y Tres Centavos (Q2,766.63), respectivo. 5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA, TÉCNICA Y OTROSASPECTOS EVALUADOS Información Financiera y Presupuestaria Balance General De acuerdo al alcance de auditoría, se evaluaron cuentas del Balance Generalque por su importancia fueron seleccionados. Caja y Bancos La entidad reportó que maneja sus recursos en 4 cuentas bancarias aperturadasen el Sistema Bancario Nacional y al 31 de diciembre de 2015, refleja un saldocontable de Q486,693.84, según reporte de integración de saldos proporcionadocon oficio No. 31-2016-SC, las cuentas se encuentran conciliadas. Se determinó que existen cheques prescritos en circulación y deficiencias en elreporte de SICOIN de las conciliaciones bancarias. Fondos en Avance El Fondo Rotativo Institucional fue constituido según Acuerdo NúmeroIGC-005-2015, emitido por el Inspector General de Cooperativas, con fecha 02 defebrero del año 2015, por la cantidad de Q247,000.00, el cual fue distribuido encuatro fondos internos, de la siguiente forma: Inspección General de Cooperativas,Fondo Viáticos, por la cantidad de Q200,00.00, Oficinas Centrales por la cantidadde Q15,000.00, Fondo Rotativo INGECOP, Regional de Quetzaltenango, por lacantidad de Q20,000.00 y de Combustibles y Lubricantes, oficinas centrales, por lacantidad de Q12,000.00, creados según Acuerdos Números, IGC-006-2015,IGC-007-2015, IGC-008-2015 e IGC-009-2015, todos del Inspector General deCooperativas, con fecha 02 de febrero del año 2015. Los Fondos fueron liquidadosal 31 de diciembre de 2015. Cuentas a Cobrar Las cuentas a cobrar a corto plazo, reflejan el valor de cuotas por servicios de




fiscalización, por cobrar al 31 de diciembre de 2015, con un saldo que asciende ala cantidad de Q257,518.41 debidamente integrado. Se estableció que existen cuentas por cobrar de ejercicios anteriores, sinmovimiento. Propiedad, Planta y Equipo En el Balance General de la entidad al 31 de diciembre de 2015, se refleja que losactivos fijos está integrada por las cuentas: Maquinaria y Equipo por la cantidad deQ4,416,866.20, Otros Activos Fijos por la cantidad de Q1,196,301.07 yDepreciación Acumulada por la cantidad de Q5,266,854.94 con un valor neto deQ346,312.33. Se estableció que falta actualización de registros en tarjetas de responsabilidad, lasuscripción de acta administrativa y existen diferencias en registros en cuentas demaquinaria y equipo. Gastos del Personal a Pagar El saldo al 31 de diciembre de 2015, en el Balance General asciende a la cantidadde Q50,614.18, integrado por Sueldos y Jornales de personal a pagar yretenciones a pagar. Se estableció sobregiro en la ejecución presupuestaria. Resultado del Ejercicio El resultado por el período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de2015, presenta un déficit que asciende a la cantidad de Q80,194.41. Se determinó falta de conciliación de saldos, al 31 de diciembre de 2015. Resultados Acumulados de los Ejercicios Al 31 de diciembre de 2015, en el Balance General, se reporta el valor totalacumulado negativo por la cantidad de Q2,124,216.40. En la cuenta 3212 se estableció, inadecuado registro en operaciones contablesque afectan a esta cuenta.




Estado de Resultados ó Estado de Ingresos y Egresos Estado de Resultados El Estado de Resultados durante el período del 01 de enero al 31 de diciembre de2015 presenta un déficit de Q80,206.31 Ingresos y Gastos Las cuentas del estado de resultados, se revisaron a través de las cuentas delbalance general y de la ejecución prespuestaria de ingresos y egresos. Estado de Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos Ingresos El presupuesto de ingresos asignado para el ejercicio fiscal 2015, asciende a lacantidad de Q12,527,000.00, sin modificaciones durante el período auditado, paraun presupuesto total vigente por la misma cantidad. Los ingresos percibidos fueronregistrados como sigue; 11290 Tasas y Licencias Varias por Q301,937.66; 11990Otros Ingresos no Tributarios por Q13.70; 13290 Otros Servicios por Q1,978.00;15131 Rentas de la Propiedad por Q20.81 y 16210 Transferencias Corrientes delSector Público de la Administración Central, por la cantidad de Q11,504,469.00,para un total de Q11,808,419.17 y un saldo por devengar de Q718,580.83. Egresos El presupuesto de egresos asignado para el ejercicio fiscal 2015 asciende a lacantidad de Q12,527,000.00, sin modificaciones durante el período, para unpresupuesto vigente por la misma cantidad. Al 31 de diciembre de 2015 sedevengó la cantidad de Q11,779,367.37, los cuales fueron ejecutados a través delPrograma 11 Servicios de Fiscalización a Cooperativas, en los grupos de Gastos000 Servicios Personales la cantidad de Q9,740,408.92; 100 Servicios noPersonales, la cantidad de Q1,415,574.93; 200 Materiales y Suministros lacantidad de Q242,180.53; 300 Propiedad, Planta Equipo e Intangibles la cantidadde Q43,374.49; 400 Transferencias Corrientes la cantidad de Q39,640.63 y 900Asignaciones Globales por la cantidad de Q298,187.87. El total ejecutado esequivalente a un 94.03%. Modificaciones presupuestarias La entidad no reportó modificaciones presupuestarias durante el período fiscal




2015. Plan Operativo Anual La entidad formuló su Plan Operativo Anual, el cual contiene sus metas físicas yfinancieras para el año 2015 y presentó cuatrimestralmente al Ministerio deFinanzas Públicas los informes de su gestión. Se estableció que el informe de gestión correspondiente al segundo cuatrimestrefue presentado extemporáneamente. Plan Anual de Auditoría La Unidad de Auditoría Interna, de la Inspección General de Cooperativas, elaborósu Plan Anual de Auditoría, correspondiente al período 2015, con base al Sistemade Auditoría Gubernamental SAG UDAI, el cual remitió a la Contraloría General deCuentas y fue ejecutado de acuerdo a lo establecido en el mismo. Convenios / Contratos La entidad no suscribió convenios durante el período 2015, según oficioDAF-127-2016 del 02 de marzo de 2016. Donaciones La entidad no reportó donaciones durante el año 2015, según oficio DAF-127-2016del 02 de marzo de 2016. Préstamos La entidad reportó que durante el período 2015, no suscribió Préstamos, segúnoficio DAF-127-2016 del 02 de marzo de 2016. Sistemas Informáticos utilizados por la entidad Sistema de Contabilidad Integrada La entidad utiliza el Sistema de Contabilidad IntegradaGubernamental, SICOIN WEB, para los registros de sus diferentes operaciones,estableciendo que para hacer las conciliaciones bancarias, en el Módulo deTesorería no utiliza el sistema informático de las mismas.




Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones La entidad no efectuó publicaciones sin concurso NPG, mayores de Q50,000.00,no efectuó publicaciones de eventos de cotización y licitación con concurso NOG,en el Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones delEstado, GUATECOMPRAS, sin embargo, se estableció que las compras de bajacuantía, no fueron publicadas una vez recibido el bien, servicio o suministro, comolo establece el artículo 43 Modalidades Específicas, reformado por el artículo 19,del Decreto Número 9-2015, Reformas a la Ley de Contrataciones del EstadoDecreto Número 57-92 del Congreso de la República. Sistema Nacional de Inversión Pública La entidad reportó que no ejecutó ningún proyecto durante el período 2015. Sistema de Gestión La entidad utiliza el Sistema de Gestión –SIGES- para solicitar y registrar lascompras. 6. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

DICTAMEN

LicenciadoEdgar Alfredo Ramírez DelpandoInspector General de CooperativasInspección General de Cooperativas INGECOPSu Despacho Hemos auditado el balance general que se acompaña de (la) (del) InspecciónGeneral de Cooperativas INGECOP al 31 de diciembre de 2015, y los estados

de liquidación relacionados de resultados y del presupuesto de ingresos yegresos, para el año que terminó en esa fecha. Estos estados financieros sonresponsabilidad de la administración de la entidad. Nuestra responsabilidad esexpresar una opinión de estos estados financieros basados en nuestra auditoría. Condujimos nuestra auditoría de acuerdo con Normas Internacionales de Auditoríay Normas de Auditoría del Sector Gubernamental. Dichas Normas requieren queplaneemos y practiquemos la auditoría para obtener certeza razonable sobre si losestados financieros están libres de representación errónea de importancia relativa.Una auditoría incluye examinar, sobre una base de pruebas, la evidencia quesustenta los montos y revelaciones en los estados financieros. Una auditoríatambién incluye evaluar las normas contables usadas y las estimacionesimportantes hechas por la administración, así como evaluar la presentacióngeneral de los estados financieros. Creemos que nuestra auditoría proporcionauna base razonable para nuestra opinión. Hallazgos Se estableció que la cuenta 1232 Maquinaria y Equipo y el Formulario Resumende Inventario Fin-01, presentan un total de Q4,416,866.20 y el Resumen deActivos Fijos, un total de Q4,481,954.02, lo que refleja una diferencia deQ65,087.82, asimismo, los saldos de las cuentas 1232 01 00 Equipo de Ingeniería,Topografía y Dibujo, 1232 02 00 Equipo Doméstico, 1232 03 00 De Oficina yMuebles, 1232 04 00 Equipo de Mantenimiento, Aseo e Iluminación y 1232 09 00De Cómputo, presentan variaciones, a continuación se detalla:

CUADRO COMPARATIVO DE SALDOS DE ACTIVOS FIJOS

Al 31 de diciembre de 2015-Cifras expresadas en Quetzales-

Cuenta deMayor

Maquinaria y Equipo Saldo contabilidad Resumen deActivos Fijos y

Almacén

Reporte FIN-01 yFIN-02

1232 01 00 Equipo de Ingeniería,Topografía y Dibujo

170.13 170.13

1232 02 00 Equipo Doméstico 28,638.05 28,638.05 170.131232 03 00 De Oficina y Muebles 796,024.58 794,771.10 1,719,460.861232 04 00 Equipo de Mantenimiento,

Aseo e Iluminación35,306.63 36,560.11 -

1232 05 00 Educacional, Cultural yRecreativo

127,996.84 127,996.84 127,996.84

1232 06 00 De Transportes, Tracción yelevación

2,452,027.79 2,452,027.79 2,452,027.79

1232 07 00 De Comunicaciones 117,020.17 117,020.17 117,020.171232 08 00 Herramientas 190.41 190.41 190.411232 09 00 De Computo 859,491.60 924,579.42

Total 4,416,866.20 4,481,954.02 4,416,866.20

El Estado de SItuación no muestra razonablemente el saldo de la cuentaMaquinaria y Equipo. (Hallazgo de Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables No.9, ÁreaFinanciera). En la cuenta 3212 Resultados Acumulados de los Ejercicios Anteriores, seestableció que se registraron débitos por valor de Q26,230.81 que corresponden aajustes y disminuciones en la cuenta 1131 Cuentas a Cobrar a Corto Plazo yregistros de créditos por valor de Q10,880.28, por reintegros de valores deperíodos anteriores efectuados por empleados y por valores no registradosoportunamente en una cuenta por cobrar a empleados. Las regularizaciones,ajustes y registros contables se realizaron de manera extemporánea y losComprobantes Únicos de Registro CUR evaluados, carecen de la firma y sello porparte del personal responsable.

Los saldos de las cuentas 3212 Resultados Acumulados de los EjerciciosAnteriores y 1131 Cuentas a Cobrar a Corto Plazo, no son razonables.(Hallazgo de Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables No.13, ÁreaFinanciera). En la conciliación de saldos, se estableció que la cuenta 3212 Resultado delEjercicio presenta pérdida por la cantidad de Q80,194.41 y en el Estado de

Resultados, el Resultado del Ejercicio reporta pérdida por valor de Q80,206.31,estableciendo que la diferencia por valor de Q11.90 se encuentra afectando lascuentas 2113 04 00 Retenciones a Pagar y 3212 02 00 Resultado del Ejercicio,por operaciones registradas en los CUR contables número 396 del 18 dediciembre de 2015, por valor de (Q1.00) por pérdida en baja de inventario, CUR621 de fecha 28 de diciembre de 2015 por valor de Q11.00 que afecta la cuentaretenciones a pagar por diferencia en compra de equipo y CUR número 681 defecha 21 de enero de 2016 por valor de Q1.90 por regularización de saldo deRetenciones IGSS cuota laboral, registros contables registrados incorrectamente.

Esto provoca que los saldos de la cuenta Resultado del Ejercicio, presentados enel Estado de Situación y Estado de Resultados, no reflejen la situación real de laentidad. (Hallazgo de Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables No.15, ÁreaFinanciera). En nuestra opinión, excepto por el efecto de lo mencionado en el (los) párrafo (s)precedente (s), los estados financieros arriba mencionados presentanrazonablemente, respecto de todo lo importante, la posición financiera de (la) (del)Inspección General de Cooperativas INGECOP, al 31 de diciembre de 2015, y losresultados de sus operaciones, para el año que terminó en esa fecha, de acuerdocon Principios Presupuestarios y Normas Internacionales de Contabilidad.

Guatemala, 29 de abril de 2016

Lic. Fausto Dionicio Salvador Gomez





Estados Financieros

1. 2. 3. 4.


LicenciadoEdgar Alfredo Ramírez DelpandoInspector General de CooperativasInspección General de Cooperativas INGECOPSu despacho En la planeación y ejecución de nuestra auditoría del balance general a (el) (la)Inspección General de Cooperativas INGECOP al 31 de diciembre de 2015, y losestados relacionados de resultados y de liquidación del presupuesto de ingresos yegresos, por el año que terminó en esa fecha, evaluamos la estructura de controlinterno, para determinar nuestros procedimientos de auditoría con el propósito deemitir una opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros y no paraproporcionar seguridad del funcionamiento de la estructura de control interno. Sinembargo, notamos ciertos asuntos en relación a su funcionamiento, queconsideramos deben ser incluidos en este informe para estar de acuerdo con lasNormas Internacionales de Auditoría y Normas de Auditoría del SectorGubernamental. Los asuntos que nos llaman la atención y que están relacionados con deficienciasen el diseño y operación de la estructura de control interno, que podrían afectarnegativamente la capacidad de la entidad para registrar, procesar, resumir yreportar información financiera uniforme con las aseveraciones de laAdministración de ese estado, son los siguientes: Área Financiera

Expedientes con documentación desordenada e incompletaFalta de control de reparación y mantenimiento de vehículosFalta de control en el consumo de combustiblesFalta de actualización de manuales y organigrama institucional

Guatemala, 29 de abril de 2016

ÁREA FINANCIERA

Lic. FAUSTO DIONICIO SALVADOR GOMEZ


Licda. ANA ILEANA GIRON HERNANDEZ DE CORDON





Hallazgos relacionados con Control Interno Área Financiera Hallazgo No. 1 Expedientes con documentación desordenada e incompleta CondiciónEn el Programa 11 Servicios de Fiscalización a Cooperativas, renglón 011Personal Permanente, en la Unidad de Recursos Humanos, se determinó que losexpedientes de personal, no se encuentran archivados de forma lógica y seencuentran incompletos, como se detalla a continuación:

Expedientes con documentación incompletaNo. Puesto Funcional Documentos Pendientes

1

Sub-Inspectora General deCooperativas

Fotostática o fotocopia de título profesional, antecedentes penales ypoliciacos, fotocopias de DPI, Carné de IGSS, NIT actualizado, boleto deornato 2015, fotocopia de constancia de haber presentado DeclaraciónJurada Patrimonial.

2 Secretaria General Fotocopia DPI, boleto de ornato 20153 Jefe de la Unidad de Recursos

HumanosFotostática o Copia de título profesional, boleto de ornato 2015.

4 Asesora Jurídica Fotostática o Copia de título profesional, boleto de ornato 2015.5 Jefa del Departamento Administrativo

y FinancieroFotostática o Copia de título profesional, boleto de ornato 2015.

6 Jefe de Sección de Mantenimiento Boleto de ornato 20157 Piloto Boleto de ornato 20158 Piloto Fotocopia de DPI y boleto de ornato 20159 Cajero General Fotocopia de DPI, de Carné IGSS, boleto de ornato 2015.

10 Jefe de la Sección de Compras Boleto de ornato 201511 Encargado de Almacén Boleto de ornato 201512 Encargada de la Sección de Viáticos Boleto de ornato 201513 Inspector de Cooperativas Fotocopia de NIT, boleto de ornato 201514 Inspector de Cooperativas Boleto de ornato 201515 Supervisora de Auditoría Fotocopia de DPI, de Carné IGSS, NIT, boleto de ornato 2015.16 Supervisor de Auditoría Fotostática o Copia de título profesional, boleto de ornato 2015.17 Supervisor de Auditoría Copia de título profesional, boleto de ornato 2015.18 Inspector de Cooperativas Fotocopia de DPI, boleto de ornato 2015.19 Inspector de Cooperativas Fotocopia de DPI, boleto de ornato 201520 Inspectora de Cooperativas boleto de ornato21 Inspector de Cooperativas Copia de Carné IGSS, boleto de ornato 2015.22 Inspector de Cooperativas Boleto de ornato 2015.23 Secretaria del Depto. de Fiscalización Boleto de ornato 2015.24 Supervisor de Auditoría Boleto de ornato 2015.25

Inspector de Cooperativas

Finiquito laboral, acta de entrega de puesto de trabajo, y ActaAdministrativa

CriterioEl Acuerdo Número 09-03, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, NormasGenerales de Control Interno, Norma 1.11 Archivos, establece: “Es




responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, emitir, con baseen las regulaciones legales respectivas, las políticas administrativas para que entodas la unidades administrativas de la organización, creen y mantengan archivosordenados en forma lógica, definiendo su contenido, de manera que sea fácillocalizar la información. La documentación de respaldo de las operacionesfinancieras y administrativas que realice la entidad, deberá estar archivada en lasunidades establecidas por los órganos rectores, siguiendo un orden lógico, de fácilacceso y consulta, de tal manera que facilite la rendición de cuentas. Para suadecuada conservación deben adoptarse medidas de salvaguarda contra robos,incendios y otros riesgos, manteniéndolos por el tiempo establecido en las leyesespecíficas; independientemente del medio de información que se trate, es decir,por medios manuales o electrónicas.” El Acuerdo Número IGC-055-2015 del Inspector General de Cooperativas, ManualGeneral de Organización y Funciones de la Inspección General de Cooperativas,Unidad de Recursos Humanos, Jefe de la Unidad de Recursos Humanos,Funciones y atribuciones principales, establece: “10 Llevar el registro delexpediente personal de cada uno de los empleados de la institución incluyendoperíodo de vacaciones, control de asistencia, licencias y permisos solicitados.” CausaFalta de control y revisión de archivos de expedientes de personal, por parte de laJefe de la Unidad de Recursos Humanos. EfectoRiesgo que el personal contratado no reúna los requisitos del perfil del puesto parael que fue contratado. RecomendaciónEl Inspector General de Cooperativas debe girar instrucciones a la Jefe de laUnidad de Recursos Humanos, a efecto se proceda a completar los expedientesde personal, se archiven de forma ordenada y lógica y se implementeprocedimientos de control de expedientes de conformidad con la normativa legalvigente. Comentario de los ResponsablesEn oficio No. URH-088-2016, de fecha 27 de abril de 2016, la Jefe de la Unidad deRecursos Humanos, Marta Rossibell Cuyuch Martínez de Tavico, manifiesta:"Desvanecimiento. Todos y cada uno de los expedientes personales/laborales delos trabajadores de la Inspección General de Cooperativas –INGECOP-, si seencuentran archivados de forma lógica y cronológicamente, cabe mencionar quelos expedientes son antiguos y que se encuentran foliados, es por ello, que no esposible cambiar el orden que contienen, debido a que ese orden viene desde




administraciones anteriores, y fueron foliados con la finalidad de no cambiar y/oextraer algún documento que el expediente contenga. Con relación a documentos pendientes dentro del expediente personal/laboral,como el boleto de ornato, le informo: a esta Unidad, no se trasladaron las copiasde los boletos de ornato del año 2015 descontados en nómina, por lo que, no esposible incluirlas en el expediente personal/laboral ni en el archivo permanenteque ésta Unidad tiene. Dentro del archivo permanente de esta Unidad únicamente se cuenta con lafotocopia de los boletos de ornato de los trabajadores a los que no se lesdescuenta en nómina, ya que la misma es entregada por ellos. A continuación...fotocopia de las personas que presentaron su fotocopia del boleto de ornato aesta unidad y que no obraba en el expediente personal/laboral de los mismos, porestar en el archivo permanente de la Unidad.

Puesto funcional Fecha de recibido

Jefe de la Unidad de Recursos Humanos (Licda. Marta Cuyuch) 18/02/2015

Asesora Jurídica (Licda. María de los Ángeles Castillo) 17/02/2015

Piloto (Melvin Aroldo Galicia Bran) 20/01/2015

Cajero General (Carlos Paul Mazariegos) 03/02/2015

Encargado de Almacén (Carlos Martínez) 20/01/2015

Inspector de Cooperativas (César García Rivas) 12/01/2015

Supervisor de Auditoría (José Zapeta) 09/01/2015

Inspector de Cooperativas (Marlon Juárez) Se encontraba suspendido por el IGSS

Secretaria del Depto. De Fiscalización (Karla Asteguieta) Se encontraba suspendida por el IGSS

Para el caso de los trabajadores a los cuales les hace falta fotocopia de títuloprofesional, he de indicar que estos expedientes ya existían dentro de la Unidadde Recursos Humanos, al momento en que la suscrita tomó posesión del cargo, eignoro el motivo por el cual las administraciones anteriores no solicitaron dichodocumento. Dentro de la administración de la suscrita, como política de la Unidadde Recursos Humanos, a las personas que cuentan con título profesional ydesempeñan un puesto de profesional, se les solicita la certificación de colegiadoactivo, la cual los acredita como tal y les permite el libre ejercicio de su profesión. ...fotocopia de título profesional, fotocopia del DPI, fotocopia carné de IGSS,fotocopia de NIT y fotocopia de Declaración Jurada Patrimonial de laSubinspectora General de Cooperativas, documentos que serán incorporados alexpediente personal/laboral de la misma. Con relación al señor César Augusto González Valle, no fue posible realizar elacta de entrega del puesto, debido a que el señor González Valle, ya no sepresentó a la Institución desde el día 26 de febrero del año 2015, y por ende notramitó la Solvencia General ante INGECOP (finiquito). Hasta el día 26 de abril delpresente año, se presentó a la Institución el señor González Valle para hacerentrega del puesto, por lo que, ...Certificación de acta.




A continuación indico y adjunto los documentos que obran dentro delSÍ expediente personal/laboral de los siguientes trabajadores:

Puesto funcional Documento

Secretaria General (Leticia Marroquín) Fotocopia de DPI a folio 427

Piloto (Melvin Galicia) Fotocopia de DPI a folio 162

Cajero General (Carlos Paul Mazariegos) Fotocopia de DPI a folio 115, carné IGSS a folio 114, boleto deornato recibido con fecha 03 de marzo de 2015.

Inspector de Cooperativas (César Pichiyá) Fotocopia de NIT a folio 093

Supervisora de Auditoría (Licda. Sonia Cervantes) Fotocopia de DPI recibido con fecha 14/04/2015 y carné de IGSSa folio 457

Inspector de Cooperativas (César García Rivas) Fotocopia de DPI a folio 338

Inspector de Cooperativas (Raúl Torres) Fotocopia de DPI a folio 405

Inspectora de Cooperativas (Angélica Sinay) Fotocopia carné IGSS a folio 568

Se solicita tomar en cuenta los argumentos presentados, así como, ladocumentación de soporte para el posible desvanecimiento.” Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo, para la Jefe de la Unidad de Recursos Humanos, envirtud que al efectuar la revisión a los expedientes seleccionados en la muestra, seconstató que los documentos no se encuentran archivados en orden cronológico,en el caso de las personas profesionales no se localizó el título que los acredita yen las pruebas de descargo no fueron presentados. Las pruebas presentadas noson suficientes y no corresponden a lo indicado en la condición del hallazgo enreferencia. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesJEFE DE LA UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS MARTA ROSSIBELL CUYUCH MARTINEZ DE TAVICO 1,623.75Total Q. 1,623.75

Hallazgo No. 2 Falta de control de reparación y mantenimiento de vehículos CondiciónEn el Programa 11 Servicios de Fiscalización a Cooperativas, renglón 298Accesorios y Repuestos en General, se estableció que las Tarjetas de control deservicio y reparación del vehículo, muestran las siguientes deficiencias: a) Losvalores por gastos efectuados por compra de repuestos, servicios demantenimiento y reparación de vehículos, desactualizados, b) Fueron selladas y




firmadas de revisado, sin cotejar los valores contra los registros en SICOIN, c)Algunas solo muestran el valor de un servicio de mantenimiento durante el año yd) No se encuentran autorizadas por Contraloría General de Cuentas. CriterioEl Acuerdo Número 09-03, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, NormasGenerales de Control Interno, Norma 2.4 Autorización y Registro de Operaciones.Establece: Cada entidad pública debe establecer por escrito, los procedimientosde autorización, registro, custodia y control oportuno de todas las operaciones. Losprocedimientos de registro, autorización y custodia son aplicables a todos losniveles de organización, independientemente de que las operaciones seanfinancieras, administrativas u operativas, de tal forma que cada servidor públicocuente con la definición de su campo de competencia y el soporte necesario pararendir cuenta de las responsabilidades inherentes a su cargo.” El Acuerdo Número IGC-055-2015 del Inspector General de Cooperativas, ManualGeneral de Organización y Funciones de la Inspección General de Cooperativas,Sección de Transportes, Secretaria de la Sección de Transportes, Funciones yatribuciones principales, establece: “10. Llevar el control de requerimientos dereparaciones de vehículos…” Jefe de la Sección de Transportes, Funciones y atribuciones principales,establece: “3. Verificar y llevar el control del buen estado de los vehículos, 5.Llevar el control de los servicios de mantenimiento general para los vehículos…” Jefa del Departamento Administrativo y Financiero, Funciones y atribucionesprincipales, establece: 6. Velar por el mantenimiento, conservación y correctadistribución de las instalaciones y útiles al servicio de las diferentes dependencias El Acuerdo Número IGC-056-2006 del Inspector General de Cooperativas,Instructivo para Uso y Funcionamiento de Vehículos Propiedad de la InspecciónGeneral de Cooperativas -INGECOP-, Artículo 2º. Para la aplicación del Instructivoque regulara el procedimiento para uso y funcionamiento de Vehículos propiedadde la Inspección General de Cooperativas se entenderá por: establece: “b) Jefe dela Sección de Transportes: Es el empleado o funcionario que tiene a su cargoinformación relativa, uso, mantenimiento y reparación de los vehículos propiedadde la Inspección General de Cooperativas, -INGECOP-, c) Jefe del DepartamentoAdministrativo y Financiero: Es el jefe inmediato superior del Jefe de la Sección deTransportes, quien tiene bajo su responsabilidad proveer los recursos necesariospara el uso, mantenimiento y reparación de los vehículos de la Institución… f)Control de Servicios de Mantenimiento y Reparaciones: Son todos los servicios demantenimiento y reparaciones que se realicen a los vehículos de la INGECOP, loscuales deberán registrarse y llevar el control específico de los mismos de manera




individual…” El Artículo 5º Corresponde al jefe de jefe de la Sección deTransportes; establece: a) Llevar un control individual de los vehículos asignadosa la –INGECOP-, i) Llevar el control de los servicios de mantenimiento yreparaciones que se les efectúen a los vehículos, k) Cumplir y hacer que secumpla lo estipulado en el presente instructivo.” El Acuerdo Número IGC-051-2008, del Inspector General de Cooperativas,Manual de Funciones y Procedimientos de las Diferentes ActividadesAdministrativas del Departamento Administrativo y Financiero de la InspecciónGeneral de Cooperativas –INGECOP-, Funciones Específicas del Asistente delDepartamento Administrativo y Financiero. Verifica la legalidad y legitimidad decada uno de los documentos que presentan las secciones de compras, RecursosHumanos y Viáticos controlando que se cumplan los requisitos fiscales que lasleyes establecen, con el propósito de evitar omisiones que perjudiquen laadministración y control de las actividades económicas y financieras de INGECOP,establece: f) Verifica servicio a vehículos…” El Decreto Número 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, establece en su Artículo 4, literal i)Autorizar los formularios, sean estos impresos o en medios informáticos,destinados a la recepción de fondos y egresos de bienes muebles y suministros, aexcepción de aquellos referentes a los aspectos administrativos de las entidades aque se refiere el artículo 2 de esta ley, así como controlar y fiscalizar su manejo.” CausaFalta de control, registros, revisión y supervisión en los controles establecidos paraservicios de reparación y mantenimiento de vehículos, por parte de la Jefa delDepartamento Administrativo y Financiero, Asistente Administrativo, Jefe de laSección de Transportes y dos Secretarias de la Sección de Transportes. EfectoFalta de transparencia en los registros de gastos por compra de repuestos,reparación y mantenimiento de vehículos. RecomendaciónEl Inspector General de Cooperativas, debe girar instrucciones a la Jefa delDepartamento Administrativo y Financiero y esta a su vez al AsistenteAdministrativo, Jefe de la Sección de Transportes y Secretaria de la Sección deTransportes a efecto se autoricen por parte de Contraloría General de Cuentas,las tarjetas de Control de Servicio y Reparaciones del Vehículo y se actualicen losregistros para cumplir con los objetivos en el uso de vehículos de la entidad.




Comentario de los ResponsablesEn oficio No. IGC-643-2016, de fecha 27 de abril de 2016, la Jefa delDepartamento Administrativo y Financiero, Licenciada Marta Odilia GonzálezMiralles, manifiesta: "a) Las Tarjetas de control de servicio y reparación de vehículos, no se encuentrandesactualizadas, derivado de los recortes en el presupuesto de la Institución, sesuspendieron los viáticos para el personal del área de Fiscalización y Seguimientoque realiza las auditorias en el territorio nacional, por esta razón no huboreparaciones y servicios para los vehículos de la Institución. b) Los montos de los gastos del renglón 298 Accesorios y Repuestos en general,no coinciden porque en las Tarjetas de control de servicio y reparación delvehículo están inmersos otros renglones presupuestarios como: renglón 165 manode obra; renglón 262 combustibles y lubricantes; renglón 298 Accesorios yRepuestos en general; renglón 253 llantas y neumáticos. Este control por vehículo, se ha llevado como auxiliar y el mismo refleja los gastosen el Sistema. c) A los vehículos de la Institución se les realiza servicio de mantenimiento deacuerdo al kilometraje recorrido. d) Se realizará el trámite de las Tarjetas de control de servicio y reparación devehículos ante la Contraloría General de Cuentas para su autorización y asícorregir esta deficiencia. Como puede observar el Acuerdo No.IGC-056-2006, el Jefe del DepartamentoAdministrativo y Financiero tiene bajo su responsabilidad proveer los recursosnecesarios para el uso, mantenimiento y reparación de los vehículos de laInstitución los cuales se han realizado de acuerdo a la disponibilidad financiera dela Institución, el kilometraje recorrido y las reparaciones que cada vehículonecesite.” En oficio No. IGC-643-2016, de fecha 27 de abril de 2016, el AsistenteAdministrativo, Erick Estuardo Vásquez Amézquita, manifiesta: “El procedimientointerno que se realizó en referencia al inciso b) en su momento, fue que secotejaron los valores en quetzales de las tarjetas de control de servicio yreparación de vehículos contra la información que se me proporciono por parte dela Jefe Administrativo y Financiero y la Sección de presupuesto: auxiliares decontrol de egresos presupuestarios por renglones. Al verificar que la informacióncoincidía entre lo ejecutado y lo anotado en tarjetas, se firmó y sello las mismas.”




En oficio No. TRASNP/030-2016, de fecha 27 de abril de 2016, el Jefe de laSección de Transportes, señor Edwin Rolando Morán Cabrera, manifiesta:“Desvanecimiento a) No especifica las tarjetas en las que encontró las deficiencias, las tarjetas sonindividuales y cada una tiene sus registros al día en relación al periodo auditado,ejemplo tarjetas vehículos P-998, P-320 CXX y P-441 BHY. b) Las tarjetas fueron selladas firmadas y revisadas, no se cotejaron valoresporque en la Sección que represento no tenemos acceso al SICOIN, ya que elprocedimiento se realiza por medio de un requerimiento que luego es autorizadopor la Jefa del Depto. Administrativo y Financiero, para que al venir la factura porservicio o reparación de algún vehículo sea trasladada a la Sección dePresupuesto para colocar los renglones a que pertenece el gasto, para que laSección de compras emita la orden de compra. c) El vehículo que solo tuvo un servicio, esta demás que se le asigne otrainformación si no es necesario, ya en el Articulo No. 17 de Acuerdo NúmeroIGC-056-2006 establece realizarle servicio cada 3,000 kilómetros de recorrido. Elpiloto deberá solicitarlo al Jefe de la Sección de Transportes, para que se efectuéel servicio de mantenimiento que le corresponda de acuerdo al record delvehículo. d) Ya se hicieron las gestiones en Oficio Número Transp/027-2016, a la Jefa delDepartamento Administrativo y Financiero para que autorice la impresión y laautorización por la Contraloría General de Cuentas.” En oficio No. TRASNP/031-2016, de fecha 27 de abril de 2016, la Secretaria de laSección de Transportes, Astrid Nahómi Martínez Reyes de Hernández, manifiesta:“Desvanecimiento a) Con base al Acuerdo Número IGC-056-2006 Articulo No. 17, Cada 3,000kilómetros de recorrido, el piloto deberá solicitar al Jefe de la Sección deTransportes, que se efectué el servicio de mantenimiento que corresponda, deacuerdo al record del vehículo. Por lo que se realiza servicio únicamente alvehículo que cumpla con el kilometraje antes mencionado. Y en el año 2015 porfalta de presupuesto se redujeron las comisiones y por tanto los servicios ymantenimientos de los vehículos de la Institución. b) Los formatos que se llenan en la Sección de Transportes se mantienenactualizados y fueron sellados y firmados por el Jefe de la Sección porque setienen todas las facturas que respaldan los gastos realizados, pero lo que no setiene es acceso a SICON para cotejar la información, ya que el procedimiento es




solicitar por requerimiento la autorización por Administrativo y Financiero, y yaautorizado se transfiere la factura a la Sección de Compras para ingresar alprograma y en al renglón que corresponde cada factura. c) Por falta de presupuesto esta Institución no laboro de forma regular en el año2015 por lo que los servicios y mantenimientos de los vehículos disminuyeron ysolo se ingresaron los que requirió cada vehículo. d) Los formatos de Servicios y Reparaciones se llevan como un control auxiliar dela Sección de Transportes y en las auditorias anteriores no había sido requeridoque fueran estos formatos autorizados por la Contraloría General de Cuentas; sinembargo se solicitó por medio del número de oficio Transp/027-2016 alDepartamento Administrativo y Financiero realizar el trámite correspondiente. No está de más aclarar que estas operaciones ya fueron corregidas y que se estáen la buena voluntad de seguir las instrucción y recomendaciones por tarde laContraloría General de cuentas." En nota s/n, de fecha 27 de abril de 2016, la señora Francisca (S.O.N.) GómezOscal, quien fungió como Secretaria de la Sección de Transportes, por el períodocomprendido del 01 de enero de 2015 al 30 de abril de 2015, manifiesta:“Desvanecimiento. a) Con base al Acuerdo Número IGC-056-2006 Articulo No. 17, Cada 3,000kilómetros de recorrido, el piloto deberá solicitar al Jefe de la Sección deTransportes, que se efectué el servicio de mantenimiento que corresponda, almomento de llegar al record el vehículo, para que se proceda a realizar el servicioque el piloto está requiriendo para dicho vehículo. b) Los formatos que se llenan en la Sección de Transportes se mantienenactualizados y fueron sellados y firmados por el Jefe de la Sección porque setienen todas las facturas que respaldan los gastos realizados, pero lo que no setiene es acceso a SICON para cotejar la información, ya que el procedimiento essolicitar por requerimiento la autorización por Administrativo y Financiero, y yaautorizado se transfiere la factura a la Sección de Compras para ingresar alprograma y en al renglón que corresponde cada factura; y como secretaria solo seelabora el requerimiento a solicitud del Jefe de Transportes que ya ha sidosolicitado por el piloto responsable a su superior, facturas de reparación y controlinterno del mismo únicamente lo ha llevado el Jefe de Transportes. c) Por falta de presupuesto esta Institución no laboro de forma regular en el año2015 por lo que los servicios y mantenimientos de los vehículos disminuyeron ysolo se ingresaron los que requirió cada vehículo.




d) Los formatos de Servicios y Reparaciones se llevan como un control auxiliarinterno de la Sección de Transportes y en las auditorias anteriores no había sidorequerido que fueran estos formatos autorizados por la Contraloría General deCuentas." Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo, para la Jefa del Departamento Administrativo yFinanciero, Asistente Administrativo, Jefe de la Sección de Transportes y dosSecretarias de la Sección de Transportes, en virtud que sus argumentos y pruebasde descargo no son suficientes. Entre los documentos presentados se encuentrancopias de las Tarjetas de Control de Servicio y Reparación del Vehículo, sinnúmero, de los vehículos con placas P-998 DPS, P-320 CXX y P-441 BHY, coninformación actualizada, sin firma y sello de revisado, sin embargo, al momento dela auditoría, fueron presentadas tarjetas de Control de Servicio y Reparación delVehículo con números, 2, 3 y 4, de los vehículos con placas P-320 CXX,P-998 DPS y P-441 BHY, sin ninguna información, con firmas y sellos deelaboración y de revisión y no se encuentran autorizadas por Contraloría Generalde Cuentas. Esta comisión de auditoría verificó por medio de Comprobantes Únicos deRegistro, según muestra seleccionada, que si hubo reparaciones y servicios paralos vehículos de la institución, entre los que se identificaron los vehículosidentificados con placas 746-CXK, 478-DFT, 441-BHY, 479-DFT, 593-DJF,998-DPS, 746-CXK, 592-DJF, 449-BHY, 997-DPS y 445-BHY. Asimismo, en elrenglón de gastos 298, no están registrados, mano de obra por servicios dereparación, compras de llantas y/o combustibles y lubricantes, cada uno de estosgastos fueron registrados en los renglones 165, 253 y 262 respectivamente comolo afirma el comentario de la Jefa del Departamento Administrativo y Financiero. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en

QuetzalesSECRETARIA DE LA SECCION DE TRANSPORTES ASTRID NAHOMI MARTINEZ REYES DE

HERNANDEZ777.25

SECRETARIA DE LA SECCION DE TRANSPORTES FRANCISCA (S.O.N.) GOMEZ OSCAL 777.25JEFE DE LA SECCION DE TRANSPORTES EDWIN ROLANDO MORAN CABRERA 811.50ASISTENTE ADMINISTRATIVO ERICK ESTUARDO VASQUEZ AMEZQUITA 931.25JEFA DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO YFINANCIERO

MARTA ODILIA GONZALEZ MIRALLES 1,909.25

Total Q. 5,206.50




Hallazgo No. 3 Falta de control en el consumo de combustibles CondiciónEn el Programa 11 Servicios de Fiscalización a Cooperativas, renglón 262Combustibles y Lubricantes, se estableció que los registros para el control deconsumo de combustibles se encuentran desactualizados, por lo siguiente: a)Tarjetas para el control de combustibles comisión con nombramiento, sinnombramiento y de vehículos con cuota semanal, desactualizados, b) Al final delejercicio fiscal no existe un corte de consumos, y cuando existe cambio depersonal por retiro, renuncia, despido, o nuevas contrataciones, no existecancelación y apertura de nuevas tarjetas, solo se cambia de nombre la tarjeta, c)en la asignación de combustibles para vehículos con cuota semanal, no se llevacontrol de kilometraje de entradas y salidas, no se especifica que tipo de comisiónse realiza cada vez que salen los vehículos, a continuación se detalla:

LISTADO DE VEHÍCULOS AL SERVICIO DE OFICINA REGIONAL DE QUETZALTENANGO

No Vehículo TipoPlacas

No.

Tarjetas connombramiento

No.Fecha deoperado

Tarjetas sinnombramiento No.

Fecha deoperado Situación actual

1 Suzuki Jeep444BHY 9, 27/07/2015 18, 77, 87 30/07/2015 Desactualizado

2 Mitsubishi Pick-Up447BHY 4, 31, 42 08/09/2015 41, 59, 86 28/09/2015 Desactualizado

3 Mitsubishi Pick-Up744CXK 5, 30 08/09/2014 14, 40, 65, 74 09/12/2014 Desactualizado

4 Mitsubishi Pick-Up440BHY 6, 29 29/07/2015 39, 68, 92 31/07/2015 Desactualizado

5 Toyota Pick-Up448BHY 2, 35, 30/06/2015 16, 63, 75 31/07/2015 Desactualizado

6 Toyota Pick-Up 880DPS 22, 28, 38, 14/09/2015 76, 85, 91 28/09/2015 Desactualizado

LISTADO DE VEHÍCULOS AL SERVICIO DE OFICINAS CENTRALES

No Vehículo TipoPlacasNo.

Tarjetas connombramiento

No.Fecha deoperado

Tarjetas sinnombramiento No.

Fecha deoperado Situación actual

1 Mitsubishi Pick up746CXK 15, 21, 36 07/04/2015 5, 32, 38, 49, 69, 09/03/2015 Desactualizado

2 Toyota Pick up479DFT 13, 20, 33 08/09/2015 47, 67, 90 06/10/2015 Desactualizado

3 Mitsubishi Pick up449BHY 32, 37 41 28/08/2015

6, 29, 45, 54, 71,78, 88 10/09/2015 Desactualizado

4 Toyota Pick up445BHY 19, 25, 39 18/08/2015 10, 28,37,46,53,70 21/08/2015 Desactualizado

5 Toyota Pick up478DFT 10, 23, 34, 40 11/09/2015 36, 55, 79, 01/10/2015 Desactualizado

6 Toyota Pick up997DPS 12 y 24 09/02/2015 31, 48 y 56 06/04/2015 Desactualizado

VEHÍCULOS CON ASIGNACIÓN DE CUOTA SEMANAL, OFICINAS CENTRALES Y SEDE REGIONAL DE QUETZALTENANGO

No. Vehículo TipoPlacasNo. No. de tarjeta

Fecha deoperado

Control deentradas y salidas

Control dekilometraje Situación actual

1 Terracan Camioneta320CXX 9,13, 16 31/12/2015 No tiene no tiene

no liquidadodiciembre 2015

2 Toyota Pick up998DPS 8, 12, 14 05/12/2014 No tiene no tiene

no liquidadoseptiembre ydiciembre 2015




3 Toyota Pick up593DJF 58, 3, 7, 18 03/04/2015 No tiene no tiene


4 Mitsubishi Pick up441BHY 2, 10 Y B17 15/04/2015 No tiene no tiene


5 SUZUKI Jeep442BHY 6 Y 16 08/07/2015 No tiene no tiene Desactualizado

6 Toyota Pick up592DJF 27, 5, 11 Y 15 09/02/2015 No tiene no tiene Desactualizado

CriterioEl Acuerdo Número 09-03 del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, NormasGenerales de Control Interno, norma 2.6 Documentos de Respaldo, establece,“Toda operación que realicen las entidades públicas, cualesquiera sea sunaturaleza, debe contar con la documentación necesaria y suficiente que larespalde. La documentación de respaldo promueve la transparencia y debedemostrar que se ha cumplido con los requisitos legales, administrativos, deregistro y control de la entidad; por lo tanto contendrá la información adecuada,por cualquier medio que se produzca, para identificar la naturaleza, finalidad yresultados de cada operación para facilitar su análisis.” El Acuerdo Número IGC-055-2015 del Inspector General de Cooperativas, ManualGeneral de Organización y Funciones de la Inspección General de Cooperativas,Sección de Transportes, Secretaria de la Sección de Transportes, Funciones yatribuciones principales, establece: “3. Llevar el control de tarjetas de combustiblede cuota semanal, 4. Llevar el control de tarjetas de combustible connombramiento, 7. Llevar el control de tarjetas de combustibles sin nombramiento,8. Llevar el control de kilometraje de vehículos en comisión…” Jefe de la Sección de Transportes, Funciones y atribuciones principales,establece: “2. Programar la asignación de los vehículos y designa al piloto delmismo, 6. Elaborar reporte mensual del consumo de combustible.” Asistente del Departamento Administrativo y Financiero, Funciones y atribucionesprincipales, establece: “5. Tomar kilometraje a vehículos, 11. Revisar rendicionesde caja chica, viáticos y combustibles, 13. Revisar libros de combustibles…” El Acuerdo Número IGC-051-2008, del Inspector General de Cooperativas,Manual de Funciones y Procedimientos de las Diferentes ActividadesAdministrativas del Departamento Administrativo y Financiero de la InspecciónGeneral de Cooperativas –INGECP-, Funciones del Departamento Administrativoy Financiero, inciso h) establece: “Dirigir, supervisar y coordinar los servicios deseguridad, vigilancia y las prestaciones de los servicios de transporte en lasdistintas dependencias de la Institución.” Funciones Específicas del Asistente del Departamento Administrativo y Financiero,establece: “Verifica la legalidad y legitimidad de cada uno de los documentos que




presentan las secciones de compras, Recursos Humanos y Viáticos controlandoque se cumplan los requisitos fiscales que las leyes establecen, con el propósitode evitar omisiones que perjudiquen la administración y control de las actividadeseconómicas y financieras de INGECOP, inciso e). Tomar kilometraje a vehículos, l)Revisar rendiciones de caja chica, viáticos y combustibles, m) Revisar libro decombustibles…” CausaFalta de actualización de registros, control, revisión y supervisión, por parte de laJefa del Departamento Administrativo y Financiero, Asistente Administrativo, Jefede la Sección de Transportes y dos Secretarias de la Sección de Transportes. EfectoLos registros auxiliares desactualizados provocan uso de cuotas excesivas oinjustificadas y que los vehículos se usen para actividades distintas a las funcionesde la entidad. RecomendaciónEl Inspector General debe girar instrucciones a la Jefa Administrativo y Financiero,y esta a su vez al Asistente Administrativo, Jefe de la Sección de Transportes ySecretaria de la Sección de Transportes, a efecto se actualicen las tarjetas decontrol por consumo de combustibles, asimismo, proporcionar informaciónconfiable, oportuna y velar porque el consumo de combustibles sea razonable. Comentario de los ResponsablesEn oficio No. IGC-643-2016, de fecha 27 de abril de 2016, la Jefa delDepartamento Administrativo y Financiero, Licenciada Marta Odilia GonzálezMiralles, manifiesta: “En la cuota asignada según Resolución No. IGC-28-2011 yaestá contemplado la justificación del gasto: a) A partir del 1 de junio del año 2015, se nombró a la nueva secretaria de laSección de Transportes según nombramiento IGC-1155-2015, quien solicitotelefónicamente los requerimientos del combustible consumido en los vehículosasignados en las Oficinas de la Regional de Quetzaltenango, pero debido al atrasoen el envío de la información y derivado de los recortes presupuestarios que lehan realizado a la Institución, no se consumió combustible en los vehículos de laInstitución; por lo tanto los registros para el control de consumo de combustibles:tarjetas para el control de combustibles, comisión con nombramiento, sinnombramiento y de vehículos con cuota semanal, se encontrabandesactualizadas. b) En la Institución, las tarjetas para el control de combustibles, comisión connombramiento, sin nombramiento y de vehículos con cuota semanal, se operan




por número de placa del vehículo y no por piloto asignado al mismo. Es importante mencionar que cada final de ejercicio fiscal, los vehículos connombramiento y sin nombramiento quedan con tanque lleno de combustible, portal razón no se realiza ningún corte y se lleva el control del mismo. c) En la cuota asignada según Resolución No. IGC-28-2011 ya está contempladola justificación del gasto." En oficio No. IGC-643-2016, de fecha 27 de abril de 2016, el AsistenteAdministrativo, Erick Estuardo Vásquez Amézquita, manifiesta: "El procedimientoque se realiza para analizar la estimación de combustible es cotejando lasdistancias de kilómetros recorridos con la guía mapas de Guatemala para cálculode kilometraje además de la liquidación, esto con el fin de verificar que los montosy kilometraje sea real." En oficio No. TRASNP/030-2016, de fecha 27 de abril de 2016, el Jefe de laSección de Transportes, señor Edwin Rolando Morán Cabrera, manifiesta:“Desvanecimiento a) Por cambio de secretaria en la Sección de Transportes, capacitación de lanueva encargada, impuntualidad del envió de información por parte de la Regionalde Quetzaltenango, las tarjetas con nombramiento, sin nombramiento conautorización de compra de combustible así como las de Cuota Semanal, no teníanlos datos que correspondían al mes en que fue hecha la auditoria, pero ya estánactualizadas todas las tarjetas. b) Al final del ejercicio fiscal no se lleva un corte de consumos, debido a que elpersonal que tiene vehículos asignados goza de vacaciones a partir del mes dediciembre y el vehículo se queda estacionado en la Institución con el ultimokilometraje que tienen las salidas como en las tarjetas ejemplo salidas números5499, 5532 y 5534 del mes de diciembre que se adjunta. c) En la asignación de combustibles para vehículos con cuota semanal no sellevan control de kilometrajes de entradas y salidas tampoco se especifica qué tipode comisión se realiza cada vez que salen los vehículos, debido a que existen laresolución Numero IGC-028-2011, donde resuelve autorizar la asignación de unacuota de combustible semanal para llevar a cabo actividades inherentes a suscargos y de representación institucional que realicen dentro del área metropolitanade la ciudad de Guatemala.” En oficio No. TRASNP/031-2016, de fecha 27 de abril de 2016, la Secretaria de laSección de Transportes, Astrid Nahómi Martínez Reyes de Hernández, manifiesta:




“Desvanecimiento a) Por cambio de Secretaria en la Sección de Transportes, capacitación de lanueva encargada, impuntualidad del envió de información por parte de la Regionalde Quetzaltenango, las tarjetas con nombramiento, sin nombramiento y las decuota semanal no tenían los datos que correspondían al mes en que fue hecha laauditoria. También se expone que las liquidaciones y salidas se entregan a lasecretaria luego de elaborar la comisión y de ser revisadas, por el procesorespectivo para ingresar la información en las tarjetas tipo borrador y luego a lastarjetas originales. Pero se ... copias de tarjetas actualizadas hasta el viernes 21de abril de 2016 y se ...cuadro en donde se explica detalladamente la condición decada tarjeta por placa de vehículo. Agregando que se mantendrán al día y secorregirán errores que por estar en periodo de aprendizaje se cometieron. b) Las tarjetas con nombramiento, sin nombramiento y de cuota semanal notienen un cierre fiscal ya que los vehículos se quedan en la Institución con eltanque lleno. Y se ...las tarjetas que se han cancelado y el kilometraje ha pasado aotra tarjeta para continuar con su respectivo control por cambio de personal porretiro, renuncia, despido, o nuevas contrataciones, y se hace la aclaración quecuando solo cambia de nombre es cuando el vehículo sigue asignado a la mismapersona, pero por motivos diversos debe usar otro vehículo de la institución. Sinincurrir a falta ya que en la tarjeta se tiene la casilla de “nombre de piloto” quepuede variar según las condiciones de los vehículos y las comisión; y también setiene la en la parte superior derecha el responsable del vehículo. Si se efectúanlos procesos de esa manera es por lineamientos de autoridades superiores. c) Con base a la Resolución Número IGC-028-2011 en donde se autoriza laasignación de cuota semanal a las autoridades superiores, Jefes de los distintosDepartamentos y al Jefe Regional, en donde no se requiere el control dekilometraje de dichos vehículos y las tarjetas no solicitan dicha información, noexistiendo la casilla para ingresar estos datos. Se podría implementar de maneraadicional en las tarjetas que no se ha utilizado y que ya están autorizadas por laContraloría General de Cuentas, si autoridades superiores y encargados de dichovehículo brindan dicha información. No está de más aclarar que estas operaciones ya fueron corregidas y que se estáen la buena voluntad de seguir las instrucción y recomendaciones por tarde laContraloría General de cuentas.” En nota s/n, de fecha 27 de abril de 2016, la señora Francisca Gómez Oscal,quien fungió como Secretaria de la Sección de Transportes, por el períodocomprendido del 01 de enero de 2015 al 30 de abril de 2015, manifiesta:“Desvanecimiento




a) Por cambio de Secretaria en la Sección de Transportes, capacitación de lanueva encargada, impuntualidad del envió de información por parte de la Regionalde Quetzaltenango; y debido a que la nueva encargada no tuvo la oportunidad deestar constantemente en el cargo de Secretaria de Transportes, por tener supuesto anterior y también tener que estar capacitando a la nueva persona que lasuplantaría, la información fue dada con poco tiempo para poder ver todos losarchivos que corresponden a los cargos de Secretaria de Transportes y del FondoRotativo de Combustible y Lubricantes, por consiguiente se trató de dejar todo aldía en borradores y tarjetas originales del control de vehículos al momento de larenuncia al puesto, no obstante la información incompleta de algunos vehículos seha dado por estar de comisión y que tienen más de una semana afuera, pero almomento de regresar y concluir la comisión se completa todo lo requerido en latarjeta de control y por lo delicada que es la misma se lleva un control en unborrador por los cambios que surjan y no tachar la tarjeta original. b) Las tarjetas con nombramiento, sin nombramiento y de cuota semanal no tienenun cierre fiscal ya que los vehículos se quedan en la Institución con el tanquelleno. Y se adjuntan las tarjetas que se han cancelado y el kilometraje ha pasado aotra tarjeta para continuar con su respectivo control por cambio de personal porretiro, renuncia, despido, o nuevas contrataciones, se ha traído de tiemposanteriores que no se hace cierre fiscal a las tarjetas de cada vehículo, si no que secontinua, también se hace la aclaración que cuando en la casilla “nombre depiloto” que varía porque se necesita una diligencia de importancia y el pilotoresponsable esta de descanso o permiso y solo ese vehículo se encuentra endisposición, esto se ha hecho con el Visto Bueno del Jefe de Transportes y lasAutoridades Superiores, quienes a su vez al firmar la salida del vehículo donde seespecifica a donde va dirigía la diligencia aceptan y firman; se ha consultado aAuditoría Interna de estos procedimientos para evitar los hallazgos futuros y notener que estar anulando tarjetas. c) Con base a la Resolución Número IGC-028-2011 en donde se autoriza laasignación de cuota semanal a las autoridades superiores, Jefes de los distintosDepartamentos y al Jefe Regional, en donde no se requiere el control dekilometraje de dichos vehículos y las tarjetas no solicitan dicha información, ya queesta información se ha trabajado así, y las auditorias anteriores de la Contraloríanunca lo han requerido, ni han hecho mención alguna del kilometraje y comisiónen el consumo de combustible en cuota semanal.” Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo para Jefa del Departamento Administrativo y Financiero,Asistente Administrativos, Jefe de la Sección de Transportes y dos Secretarias dela Sección de Transportes, en virtud que sus argumentos y documentos de




descargo no son suficientes, presentando entre sus pruebas, tarjetas con lascasillas, número de autorización de compra de combustibles y fecha deautorización de compra de combustibles sin información, y no se cumple con loestipulado en el numerales II y III de la Resolución IGC-028-2011, que autoriza laasignación de una cuota de combustible semanal, para que realicen actividadesinherentes a sus cargos, el consumo semanal por el uso de vehículos debencontar con documento de autorización o nombramiento para realizar actividadesinherentes a sus cargos, no se tiene control de kilometraje por el uso del vehículoni documento que indique la actividad realizada. El control de consumo de combustible debe mantenerse actualizado y cuando haycambio de personal, previo a que se retire de las instalaciones de las oficinasdonde realiza sus actividades laborales, debe hacerse un inventario de activosfijos, bienes fungibles, libros, formas y sellos, para verificar que todo lo queconcierne a sus funciones y atribuciones y otros, este actualizado, para tenersolvencia de retirarse. Es importante realizar un corte de consumo de combustible al cierre de cadaejercicio, para tener un parámetro de control interno, y el control de kilometrajedebe ser en todos los vehículos, tanto de entrada como de salida, y no solo en elmes de diciembre, sino, cada vez que el vehículo es utilizado, por comisión connombramiento, sin nombramiento, y tambien para los que tienen asignado cuotasemanal. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en

QuetzalesSECRETARIA DE LA SECCION DE TRANSPORTES ASTRID NAHOMI MARTINEZ REYES DE

HERNANDEZ777.25

SECRETARIA DE LA SECCION DE TRANSPORTES FRANCISCA (S.O.N.) GOMEZ OSCAL 777.25JEFE DE LA SECCION DE TRANSPORTES EDWIN ROLANDO MORAN CABRERA 811.50ASISTENTE ADMINISTRATIVO ERICK ESTUARDO VASQUEZ AMEZQUITA 931.25JEFA DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO YFINANCIERO


Total Q. 5,206.50

Hallazgo No. 4 Falta de actualización de manuales y organigrama institucional CondiciónEn el Programa 11 Servicios de Fiscalización a Cooperativas, renglón 011




Personal Permanente, se estableció que en el Manual General de Organización yFunciones de la Inspección General de Cooperativas, no se encuentra actualizadala estructura organizativa de puestos y el Manual de Descripción Perfiles dePuestos, al no incluir el puesto de Técnico de Fiscalización del Departamento deFiscalización, el Manual de Descripción Perfiles de Puestos, no se encuentraactualizado desde el 27 de noviembre de 2008, según Acuerdo NúmeroIGC-083-2008. CriterioEl Acuerdo Número 09-03 del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, NormasGenerales de Control Interno, norma 1.9 Instrucciones por Escrito, establece: “Lamáxima autoridad de cada ente público, debe establecer que toda instrucciónemanada por los distintos niveles jerárquicos, sea por escrito y divulgados hastalos niveles necesarios. Las instrucciones por escrito facilitan el entendimiento yaplicación de las mismas y fortalecen el control interno y el proceso de rendiciónde cuentas institucional.” La norma 1.10 Manual de Funciones y Procedimientos,indica: “La máxima autoridad de cada ente público, debe apoyar y promover laelaboración de manuales de funciones y procedimientos para cada puesto yprocesos relativos a las diferentes actividades de la entidad. Los Jefes, Directoresy demás Ejecutivos de cada entidad son responsables de que existan manuales,su divulgación y capacitación al personal, para su adecuada implementación yaplicación de las funciones y actividades asignadas a cada puesto de trabajo.” El Acuerdo Número IGC-055-2015 del Inspector General de Cooperativas, ManualGeneral de Organización y Funciones de la Inspección General de Cooperativas,Unidad de Recursos Humanos, Jefe de la unidad de Recursos Humanos,Funciones y atribuciones principales, establece: “5. Elaborar y actualizar losmanuales de puestos, de procedimientos de funciones e instructivos, de inducción,disciplina, permisos y licencias…” CausaEl Inspector General de Cooperativas y la Jefe de la Unidad de RecursosHumanos, no han gestionado la actualización del organigrama del Manual Generalde Organización y Funciones y el Manual de Descripción Perfiles de Puestos. EfectoRiesgo que el personal no cumpla con los perfiles para el puesto asignado. RecomendaciónEl Inspector General de Cooperativas conjuntamente con la Jefe de la Unidad deRecursos Humanos, deben actualizar el organigrama institucional del manual




general de organización y funciones y el manual de descripción de perfiles depuestos, divulgarlos y capacitar al personal para su aplicación oportuna deacuerdo a la normativa vigente aplicable. Comentario de los ResponsablesEn oficio No. IGC-643-2016, de fecha 27 de abril de 2016, el Inspector General deCooperativas, Licenciado Edgar Alfredo Ramírez Delpando, manifiesta: "Respectoal Manual General de Organización y Funciones de la Inspección General deCooperativas, si se encuentra actualizado como se puede observar según elacuerdo IGC-055-2015, el cual incluye la descripción del puesto y funciones delTécnico de Fiscalización; el hecho de que en el organigrama no aparezcaespecíficamente dicho puesto, no quiere decir que el mismo no este actualizado,así también se puede observar que en el organigrama solo aparece la distribucióny relación jerárquica entre departamento y secciones, no así de cada uno de lospuestos, por lo que al indicar que en el departamento de fiscalización haysupervisores, inspectores y secretarias, el puesto antes indicado está inmerso,porque está considerado como un técnico y no tiene autoridad sobre los demás,puesto que tiene una categoría equivalente a los inspectores de cooperativas;también cabe mencionar que la creación del puesto antes mencionado fue lasolución a un conflicto laboral, ya que por mandato judicial a la persona queocuparía el puesto no se le podía retirar de la Entidad por ser un líder sindical. Respecto a la falta de actualización del Manual de Descripción de Perfiles dePuesto, se ha considerado la derogación al acuerdo que lo autoriza, por el hechode que únicamente tiene información que se encuentra en el Manual General deOrganización y Funciones de la INGECOP.” En oficio No. URH-088-2016, de fecha 27 de abril de 2016, la Jefe de la Unidad deRecursos Humanos, Marta Rossibell Cuyuch Martínez de Tavico, manifiesta: “DesvanecimientoPor error involuntario no se incluyó dentro de la estructura organizacional(Organigrama) del Departamento de Fiscalización la plaza de Técnico deFiscalización, pero como usted pudo verificar, a folio 115 dentro del ManualGeneral de Organización y Funciones de la INGECOP, se encuentra el perfil delpuesto funcional, así como, las funciones y atribuciones, las condicionesorganizacionales, condiciones de trabajo y las especificaciones del puesto deTécnico de Fiscalización. Por lo que, se procederá a agregar en el organigramarespectivo, la plaza de Técnico de Fiscalización, elaborando para ello el acuerdode modificación respectivo, emitido por la máxima autoridad de la entidad. El Manual de Descripción de Perfiles de Puestos no se encuentra actualizado a lafecha, debido a que se estaba trabajando el Manual General de Organización yFunciones de la Inspección General de Cooperativas, y hasta la fecha se trabaja




en el Manual de Normas y Procedimientos de la Unidad de Recursos Humanos,por ser los más urgentes. Con relación al Manual de Descripción de Perfiles dePuestos, se procederá a solicitar que se derogue, debido a que este apartado seencuentra inmerso dentro de los perfiles de puestos del Manual General deOrganización y Funciones de la INGECOP.” Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo, para el Inspector General de Cooperativas y Jefe de laUnidad de Recursos Humanos, porque los comentarios y pruebas de descargopresentados, no demostraron que la estructura organizativa de puestos y manualde descripción de perfiles de puestos están actualizados, afirmando que paraactualizar el organigrama falta acuerdo de modificación respectivo, el cual debeser emitido por la máxima autoridad. El manual de descripción perfiles de puestos,no coincide con lo descrito en el manual general de organización y funciones y unpuesto de trabajo con funciones y atribuciones especificas no puede estar inmersoentre otros con diferentes responsabilidades, debe mostrarse tal cual, en elorganigrama institucional. La Jefe de la Unidad de Recursos Humanos, tiene asignadas entre sus funcionesy atribuciones, "1. Planificar, dirigir, coordinar las actividades que se desarrollan enel sistema de administración de Recursos Humanos, 4. Diseñar y elaborar losperfiles de puesto con base a los fines, objetivos, misión y visión de la Institución,5. Elaborar y actualizar los manuales de puestos, de procedimientos de funcionese instructivos, de inducción, disciplina, permisos y licencias, 9. Diseñar, registrar yactualizar la base de datos de los empleados de la institución." Entre las funciones y atribuciones del Inspector General de Cooperativas, entreotras están: “Ejercer la representación legal de la Inspección General deCooperativas,” por lo que, cualquier modificación por asignación o reasignación depuestos, debidamente autorizados por Oficina Nacional de Servicio Civil, debereflejarse en la estructura organizativa de la entidad. El manual de descripciónperfiles de puestos no incluye toda la información que se encuentra contenida enel manual general de organización y funciones de la entidad. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesJEFE DE LA UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS MARTA ROSSIBELL CUYUCH MARTINEZ DE TAVICO 1,623.75INSPECTOR GENERAL DE COOPERATIVAS EDGAR ALFREDO RAMIREZ DELPANDO 3,795.25Total Q. 5,419.00

1. 2. 3. 4. 5.



LicenciadoEdgar Alfredo Ramírez DelpandoInspector General de CooperativasInspección General de Cooperativas INGECOPSu despacho Como parte de la aplicación de nuestros procedimientos de auditoría, para obtenerseguridad razonable acerca de si el balance general de Inspección General deCooperativas INGECOP al 31 de diciembre de 2015, y los estados relacionadosde resultados y de liquidación del presupuesto de ingresos y egresos, por el añoterminado en esa fecha, están libres de representación errónea de importancia,hemos hecho pruebas de cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables. El cumplimiento con los términos de las leyes y regulaciones aplicables, esresponsabilidad de la Administración. Evaluamos el cumplimiento por parte dedicha Entidad. Sin embargo, nuestro objetivo no fue el de expresar una opiniónsobre el cumplimiento general con tales regulaciones. En consecuencia, noexpresamos tal opinión. Instancias materiales de incumplimiento son fallas en cumplir con los requisitos, oviolaciones a los términos de leyes y regulaciones aplicables, que nos llevan aconcluir que la acumulación de las distorsiones resultantes, es importante enrelación con los estados financieros. Los resultados de nuestras pruebas decumplimiento revelaron las siguientes instancias de incumplimiento.

Área Financiera

Cheques prescritos en circulaciónFalta de actualización de registros en tarjetas de responsabilidadPresentación extemporánea de informes de gestiónFalta de suscripción de acta administrativaFalta de actualización en registros en tarjetas de control, en la elaboraciónde Constancia de ingreso a Almacén y a Inventario (Forma 1-H) y falta de

5.

6. 7. 8.

9. 10. 11. 12. 13.

14. 15. 16. 17.

autorizaciónIncumplimiento a reglamentoEntrega tardía de documentación de soporteIncumplimiento a Ley de Contrataciones en la publicación enGUATECOMPRASDiferencias en registros en cuentas de Maquinaria y EquipoSobregiro en la ejecución de renglones presupuestariosDeficiente control de asistencia del personalIncumplimiento a la legislación vigenteInadecuado registro en operaciones contables que afectan la cuentaResultados Acumulados de los Ejercicios AnterioresCuentas por Cobrar de ejercicios anteriores, sin movimientoFalta de conciliación de saldosSeguimiento a recomendaciones de auditoría anterior no cumplidasDeficiencias en el reporte de SICOIN de las conciliaciones bancarias

Guatemala, 29 de abril de 2016ÁREA FINANCIERA

Lic. FAUSTO DIONICIO SALVADOR GOMEZ


Licda. ANA ILEANA GIRON HERNANDEZ DE CORDON





Hallazgos relacionados con Cumplimiento a Leyes y RegulacionesAplicables Área Financiera Hallazgo No. 1 Cheques prescritos en circulación CondiciónEn la cuenta 1112 Bancos, en el libro de bancos y las conciliaciones bancarias, enla cuenta de depósitos monetarios No. 000-491507-0 del Banco Industrial, S.A. seestableció la existencia de los cheques números: 08835 del 17/06/2014 por valorde Q5,656.00; 09338 del 29/12/2014 por valor de Q50.00 y 09512 del 26/03/2015,este último con el sello de anulado, los cuales se encuentran prescritos, sinembargo, en la conciliación bancaria aparecen como cheques en circulación al 30de septiembre de 2015. En la cuenta de depósitos monetarios No. 3-405-02414-6 de Banco de DesarrolloRural, BANRURAL, Fondo de Viáticos, la conciliación bancaria al 31 de agosto de2015, registra cheques en circulación que ya prescribieron, identificados connúmeros: 7338 de fecha 16/12/2014 por valor de Q553.00, 7339 de fecha16/12/2014 por valor de Q56.00 y 7340 de fecha 16/12/2014 por valor de Q24.00. CriterioEl Decreto 2-70, del Congreso de la República de Guatemala, Código deComercio, artículo 513 Prescripción, establece: “Las acciones cambiariasderivadas del cheque, prescriben en seis meses, contados desde la presentación,las del último tenedor, y desde el día siguiente a aquel en que paguen el cheque,las de los endosantes y las de los avalistas.” El Acuerdo Número 09-03, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, NormasGenerales de Control Interno, norma 5.7 Conciliación de Saldos, establece: "...Lasunidades especializadas deben realizar las conciliaciones de saldos de acuerdo ala normatividad emitida por la Dirección de Contabilidad del Estado y lasautoridades superiores de cada entidad, quienes velaran, en su respectivo ámbito,porque se apliquen los procedimientos de conciliación de saldos de una maneratécnica, adecuada y oportuna." CausaFalta de control, revisión, análisis y supervisión por parte de Cajero General y dela Secretaria de la Sección de Contabilidad, del Auxiliar de Contabilidad, de la




Encargada de la Sección de Viáticos, de la Jefe de la Sección de Contabilidad, delAsistente Administrativo y de la Jefa del Departamento Administrativo yFinanciero. EfectoEl saldo de la cuenta de bancos no refleja datos reales. RecomendaciónEl Inspector General, debe girar instrucciones a la Jefa del DepartamentoAdministrativo y Financiero, y esta a su vez al Asistente Administrativo, a la Jefede la Sección de Contabilidad, Cajero General, Secretaria de la Sección deContabilidad, Auxiliar de Contabilidad y Encargada de la Sección de Viáticos, aefecto de implementar controles que les permita regularizar oportunamente losvalores de los cheques prescritos por haber transcurrido el tiempo establecido enla Ley y a la vez establecer procedimientos de control adecuados que permitanidentificar las diferentes operaciones realizadas por las personas que intervienenen el proceso. Comentario de los ResponsablesEn oficio SC-061-2016, de fecha 22 de abril de 2016, el Cajero General,Carlos Paul Mazariegos Alvarez, manifiesta: “Estos argumentos se consideranvalidos para el desvanecimiento del posible hallazgo. En la cuenta 1112 Bancos, en el libro de bancos y las conciliaciones bancarias, enla cuenta de depósitos monetarios No. GT66INDL01010000000004915070, delBanco Industrial, S.A. la existencia de los cheques que se detallan así: Cheque No. 8835 Fecha: 17/06/2014 Valor: Q5,656.00A nombre de: Casco Manejadora de Imagen S.A.Descripción: Instalación y reparación de Puertas y ventanas. OC. 245Folio No. 135 Cheque No. 9338 Fecha: 29/12/2014 Valor: Q50.00A nombre de: Edwin Raúl Santos García.Descripción: Pago de Prestaciones Laborales. OC. 649Folio No. 179 De esta manera según DAF-487-2015, de fecha 9 de noviembre de 2015, se meindica anular y dar ingreso al libro de bancos de la Cuenta de depósitosmonetarios, No. GT66INDL01010000000004915070, del Banco Industrial, S.A. En la conciliación bancaria que elabora la Sección de Contabilidad,correspondiente al mes de septiembre 2015, aparecen en circulación los cheques




descritos anteriormente. En la conciliación bancaria correspondiente al mes de noviembre 2015, ya noaparecen en circulación derivado de DAF-487-2015, descrito anteriormente Cheque No. 9512 Fecha: 26/03/2015 Valor: Q1,918.54A nombre de: Cesar Augusto González Valle.Descripción: Pago de Sueldo del mes de marzo 2015Folio No. 193 Este cheque se encuentra con sello de anulado por el tiempo de vida deeste Titulo de Crédito, según lo estable el artículo 513 de Código de Comercio,Decreto 2-70, para los efectos de cobro, según oficio 104-2015-SC, CPMA/gdea,de fecha 23 de octubre de 2015, se informa que el Cheque descrito anteriormenteya caducó, y se solicita el trámite para la Anulación y Reposición del Cheque, enrespuesta según DAF-460-2015, de fecha 27 de octubre de 2015, por medio deMemorando, emitido para esta Sección, Asunto: Anular y emitir cheque; dentro dela misma fecha fue emitido el Cheque No. 9879, del Banco Industrial, S.A. para sureposición, y su cobro correspondiente.” En oficio IGC-643-2016, de fecha 27 de abril de 2016, el Auxiliar deContabilidad, Yenser Francisco Jiménez Contreras, manifiesta: “La sección deContabilidad, es la encargada de la elaboración de las conciliaciones bancariasmensualmente, según el Acuerdo Número 09-03, del Jefe dela Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno, norma5.7 Conciliación de Saldos. Que en la designación de funciones del puesto que desempeña no está la deefectuar conciliaciones bancarias. Sin embargo, en el mes de agosto del año2015, apoyo en sus funciones a la compañera encargada de elaborar lasconciliaciones por saturación de trabajo en esta Sección, indicándole verbalmentea la jefe de la sección sobre la situación de los cheques que figuraban encirculación en la cuenta de depósitos monetarios No. 000-49157-0 del BancoIndustrial números 08835 del 17/06/2014 por valor de Q5,656.00; 09338 del29/12/2014 por valor de Q50.00 y cheques en circulación cuenta monetaria No.3-405-02414-6 de Banco de Desarrollo Rural números 7338 de fecha 16/12/2014por valor de Q553.00, 7339 de fecha 16/12/2014 por valor de Q56.00 y 7340 defecha 16/12/2014 por valor de Q24.00, indicándome que se le estaba dandoseguimiento a los cheques prescritos. Como se puede observar las fechas de los cheques son del año 2014 mismos quese debió haber hecho el trámite de anulación con anterioridad a la feche deprescripción legalmente establecida. Antes de que yo cubriera como interino el




puesto. Hago la salvedad que las conciliaciones que realice fueron de apoyo al puesto noporque ese sea mis funciones normales a realizar. También se hace la aclaración que estos procedimientos ya fueron corregidos yque se está en la buena voluntad de seguir las instrucciones y recomendacionesque nos indique de parte de la Contralora General de Cuentas.” En oficio IGC-643-2016, de fecha 27 de abril de 2016, la Secretaria de la Secciónde Contabilidad, Ligia Iveth de Leòn de Urlá, manifiesta: “En la sección deContabilidad, dentro de las funciones y atribuciones de la Secretaria de éstaSección, tiene asignada la elaboración de las conciliaciones bancariasmensualmente, cuando se revela alguna deficiencia en el contenido de losdocumentos que lo integra se procede de manera oportuna a informar por parte deesta Sección al Jefe inmediato superior sobre las deficiencias detectadas en laintegración de conciliaciones bancarias que se elabora, como se puede observarmediante los oficios siguientes: Cuenta de depósitos monetarios No. 000-491507-0 del Banco Industrial, S.A. Al momento de realizar la conciliación bancaria de ésta cuenta mediante oficiosSCONTA-133-2015 MFFV/lide de fecha 8 de julio 2015, SCONTA-152-2015MFFV/lide de fecha 13 de agosto 2015 y SCONTA-176-2015 MFFV/lide de fecha18 de septiembre 2015, se informó a la Jefe del Departamento Administrativo yFinanciero que los cheques números 08835 del 17/06/2014 por valor deQ5,656.00; 09338 del 29/12/2014 por valor de Q50.00, que la vigencia para elcobro de los cheques ya se había cumplido (cheques prescritos) y que se girarainstrucciones a donde corresponda, para verificar el motivo por el cual no habíasido efectivo el cobro de los documentos por parte de los interesados. Se recibe copia de oficio DAF-487-2015 de fecha 9 de noviembre 2015, en el cualse observa la instrucción a la Sección de Caja por parte del Jefe del DepartamentoAdministrativo y Financiero se proceda a la anulación de los cheques arribadescritos, por lo que al solicitar el libro auxiliar de bancos de esta cuenta a laSección de Caja, se verifica que se procedió a la anulación de los documentosantes mencionados. Cuenta de depósitos monetarios No. 3-405-02414-6 de Banco de DesarrolloRural, BANRURAL, Fondo de Viáticos. Al preparar la conciliación bancaria de ésta cuenta se informó a la Jefe de laSección quien indico que mediante oficios SCONTA-107-2015 MFFV/lide de fecha




9 de junio 2015 y SCONTA-175-2015 MFFV/lide de fecha 18 de septiembre 2015,se informara a la Jefe del Departamento Administrativo y Financiero que loscheques números 7338 de fecha 16/12/2014 por valor de Q553.00, 7339 de fecha16/12/2014 por valor de Q56.00 y 7340 de fecha 16/12/2014 por valor de Q24.00,que la vigencia para el cobro de los cheques se cumpliría, solicitando gireinstrucciones a donde corresponde para verificar del por qué no se habíancobrado, posteriormente se informó que ya se había cumplido el tiempo devigencia para el cobro de los cheques y se solicita nuevamente gire instruccionesa donde corresponde para verificar del por qué no se habían cobrado. Al momento de realizar la conciliación del mes de octubre 2015, se solicitó el libroauxiliar de bancos a la Sección de Viáticos y se verificó que los documentos arribadescritos fueron ingresados al libro. Hago la aclaración que en su momento se cumplió con informar oportunamente ala autoridad inmediata y competente, a la espera de instrucciones, debido a queno tengo la facultad para sacar un documento en circulación; únicamente elaborare informar sobre algún inconveniente que se detecta en ésta, por lo que consideroque cumplí con mi función; según lo evidencian las notas enviadas a la Jefe delDepartamento Administrativo y Financiero que encontrará ...a la presente. Así también informo, que tanto a las Secciones de Viáticos y Caja como alDepartamento Administrativo y Financiero se les entregó copia de lasconciliaciones bancarias de cada mes.” En oficio IGC-643-2016, de fecha 27 de abril de 2016, la Encargada de la Secciónde Viáticos, Alis Azucena Pereira Morales, manifiesta: "Cuenta de depósitosmonetarios No. 3-405-02414-6 de Banco de Desarrollo Rural, BANRURAL, Fondode Viáticos El día 16/12/2016 se emitieron los cheques números 7338 por valor de Q553.00,7339 por valor de Q56.00 y 7340 por valor de Q24.00, los cuales prescribieron enel mes de Junio, sin embargo en esta sección nunca se obtuvo información de losbeneficiarios del porque no fueron cobrados, como tampoco solicitando lareposición, el día 12 de octubre se recibe DAF-450-2015, donde se me gira lainstrucción de realizar los trámites necesarios para la reposición de los mismos,misma fecha en la que procedí a realizar las denuncias correspondientes ante elMinisterio Publico por el extravió de dichos documentos y poder tener un respaldopara la emisión de los nuevos cheques. No esta demás mencionar que no existe un manual de procedimientos que derespaldo a las acciones tomadas; así como tampoco que indique cuales son lasacciones que deben ser tomadas por esta sección, y que estas fueron por




instrucciones verbales de la Jefe del Depto. Administrativo y Financiero.” En oficio IGC-643-2016, de fecha 27 de abril de 2016, la Jefe de la Sección deContabilidad, Marlen Frinée Florian de Véliz, manifiesta: “La sección deContabilidad, es la encargada de la elaboración de las conciliaciones bancariasmensualmente, según el Acuerdo Número 09-03, del Jefe dela Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno, norma5.7 Conciliación de Saldos, establece:”…Las unidades especializadas debenrealizar las conciliaciones de saldos de acuerdo a la normativa por la Dirección deContabilidad del Estado y las autoridades superiores de cada entidad, quienesvelaran, en su respectivo ámbito, porque se apliquen los procedimientos deconciliación de saldos de una manera técnica, adecuada y oportuna.” Cuenta de depósitos monetarios No. 000-491507-0 del Banco Industrial, S. A. Al momento de realizar la conciliación bancaria de ésta cuenta se informómediante oficios SCONTA-133-2015 MFFV/lide de fecha 8 de julio2015, SCONTA-152-2015 MFFV/lide de fecha 13 de agosto 2015y SCONTA-176-2015 MFFV/lide de fecha 18 de septiembre 2015, a la Jefe delDepartamento Administrativo y Financiero que los cheques números 08835 del17/06/2014 por valor de Q5,656.00; 09338 del 29/12/2014 por valor de Q50.00,que la vigencia para el cobro de los cheques ya se había cumplido (chequesprescritos) y que se girara instrucciones a donde corresponda, para verificar elmotivo por el cual no habían sido cobrados por parte de los interesados. El 9 de noviembre 2015, se recibe copia de oficio DAF-487-2015 donde se da lainstrucción a la sección de caja la anulación de los cheques arriba descritos, por loque al solicitar el libro auxiliar de bancos (sección de caja) se verificó la anulaciónde éstos y por consiguiente salen de circulación. No esta demás indicar que la Sección de Contabilidad únicamente realiza lasconciliaciones de saldos ya que dentro de sus funciones y atribuciones no tiene laautoridad para anular o reponer los documentos antes mencionados, sin tener unainstrucción previa por el jefe inmediato. Es importante indicar que al Departamento Administrativo y Financiero y a laSección de Caja, se les proporciona copia de las conciliaciones bancarias de cadames. Se ...fotocopias de oficios arriba indicados y conciliación bancaria del mes denoviembre, para verificación de sellos de recibido de cada departamento. Cuenta de depósitos monetarios No. 3-405-02414-6 de Banco de Desarrollo




Rural, BANRURAL, Fondo de Viáticos Al realizar la conciliación bancaria de ésta cuenta se informó enoficios SCONTA-107-2015 MFFV/lide de fecha 9 de junio 2015y SCONTA-175-2015 MFFV/lide de fecha 18 de septiembre 2015, a la Jefe delDepartamento Administrativo y Financiero que los cheques números 7338 defecha 16/12/2014 por valor de Q553.00, 7339 de fecha 16/12/2014 por valor deQ56.00 y 7340 de fecha 16/12/2014 por valor de Q24.00, que la vigencia para elcobro de los cheques se cumpliría, solicitando girara instrucciones a dondecorresponde para verificar del por qué no se habían cobrado, posteriormente seinformó que ya se había cumplido el tiempo de vigencia para el cobro de loscheques y se solicita nuevamente gire instrucciones a donde corresponde paraverificar del por qué no se habían cobrado. Al realizar la conciliación bancaria de ésta cuenta del mes de octubre 2015, sesolicitó el libro auxiliar de bancos (sección de viáticos) y se verificó que loscheques arriba descritos fueron anulados e ingresados al libro nuevamente. No esta demás indicar que al Departamento Administrativo y Financiero y a laSección de Viáticos, se les proporciona copia de la conciliación bancaria de cadames. El señor Yenser Francisco Jiménez Contreras, Auxiliar de Contabilidad, colaboróen la elaboración de las conciliaciones bancarias en el mes de agosto 2015, porsaturación de trabajo en ésta sección como apoyo en las funciones de la misma,sin tener asignada esta tarea tal y como se muestra el Manual de Funciones. Solicito que estos argumentos se consideren válidos para el desvanecimiento delposible hallazgo." En oficio IGC-643-2016, de fecha 27 de abril de 2016, el AsistenteAdministrativo, Erick Estuardo Vásquez Amézquita, manifiesta: “Cheque prescritosen circulación. De manera verbal se platicó con la Jefe Administrativo y Financiero sobre loscheques prescitos en ambas cuentas, a lo que se me indico que ya era de suconocimiento.” En oficio IGC-643-2016, de fecha 27 de abril de 2016, la Jefa del DepartamentoAdministrativo y Financiero, Licenciada Marta Odilia González Miralles, manifiesta:“Como justificación que ejerce este departamento Administrativo y Financiero, se




confirma con Los oficios Nos. DAF-344-2015, PROV-095-2015, DAF-418-2015,DAF-487-2015; de la cuenta de Depósitos monetarios No.000-491507-0 del BancoIndustrial, S.A. Y los oficios Nos: DAF-417-2015 Y DAF-473-2015; de la cuenta de depósitosmonetarios No. 3-405-02414-6 de Banco de Desarrollo Rural, BANRURAL, Fondode Viáticos; los cuales indican que si se les hicieron las recomendaciones y lasupervisión oportuna a los encargados de la Sección de Caja y Fondo Rotativo deViáticos y se le dio todo el seguimiento necesario tanto verbal como por escrito. El Reglamento Interno del Fondo Rotativo de Viáticos IGC-062-2014, artículo 7°.De la responsabilidad del Encargado(a) del Fondo: a) La persona que maneja elfondo, es la única responsable de la administración del mismo.” Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo para Asistente Administrativo, Encargada de la Sección deViáticos y Cajero General, en virtud que sus comentarios y pruebas de descargono son suficientes, ya que existen oficios SCONTA-107-2015, SCONTA-133-2015,SCONTA-152-2015, SCONTA-175-2015, SCONTA-176-2015, de fechas, 9 dejunio, 8 de julio, 13 de agosto y 18 de septiembre de 2015 respectivamente,emitidos por la Jefe de la Sección de Contabilidad para la Jefa del DepartamentoAdministrativo y Financiero, y oficios DAF-344-2015, DAF-473-2015,DAF-417-2015, DAF-418-2015 y DAF-487-2015, de fechas 9 de julio, 18 deseptiembre, 29 de octubre y 9 de noviembre de 2015 respectivamente, emitidospor la Jefa del Departamento Administrativo y Financiero para Encargada de laSección de Viáticos y para el Cajero General, donde se solicita la anulación de loscheques prescritos, sin embargo, no se atendió oportunamente por lo que nose desvanece el hallazgo. Se confirma el hallazgo para Jefa del Departamento Administrativo y Financiero yJefe de la Sección de Contabilidad, en virtud que entre sus pruebas de descargopresentan oficios en donde solicitan la anulación de los cheques al personal bajosu cargo, sin embargo. dichos documentos fueron emitidos despúes que loscheques habían prescrito y no le dieron seguimiento para que se cumplieraoportunamente la instrucción girada. Se confirma el hallazgo para Secretaria de Sección de Contabilidad y Auxiliar deContabilidad, porque no muestran evidencia que hayan solicitado por escrito loque argumentan en sus comentarios, los oficios que presentan fueron girados porla Jefe de la Sección de Contabilidad, mismos que no fueron atendidosoportunamente, al no dar seguimiento a lo solicitado, se debió informar a Jefe deContabilidad antes de que los cheques prescribieran.




Es importante resaltar que los oficios presentados como pruebas de descargo,fueron emitidos y entregados, después que los cheques prescribieron, en un plazotranscurrido de 10 y 14 meses, por lo tanto, quien emitió y entregó los cheques,quien elaboró, revisó y aprobó las conciliaciones bancarias son responsables, alno tener control, revisión y supervisión de las fechas de emisión de losdocumentos en referencia. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesAUXILIAR DE CONTABILIDAD YENSER FRANCISCO JIMENEZ CONTRERAS 863.00SECRETARIA DE LA SECCION DE CONTABILIDAD LIGIA IVETH DE LEON ESCOBAR DE URLA 902.50ENCARGADA DE LA SECCION DE VIATICOS ALIS AZUCENA PEREIRA MORALES 931.25ASISTENTE ADMINISTRATIVO ERICK ESTUARDO VASQUEZ AMEZQUITA 931.25CAJERO GENERAL CARLOS PAUL MAZARIEGOS ALVAREZ 999.75JEFE DE LA SECCION DE CONTABILIDAD MARLEN FRINEE FLORIAN SALGUERO DE VELIZ 1,125.50JEFA DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO MARTA ODILIA GONZALEZ MIRALLES 1,909.25Total Q. 7,662.50

Hallazgo No. 2 Falta de actualización de registros en tarjetas de responsabilidad CondiciónEn la cuenta 1232 Maquinaria y equipo, se estableció que existen tarjetasindividuales de responsabilidad que se encuentran desactualizadas, por el períodocomprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015, como se detalla acontinuación:

CUADRO DE TARJETAS DE RESPONSABILIDAD NO ACTUALIZADASTarjetaNo.

Total tarjeta Descripción del Bien Observaciones

842 Q6,735.81 IGC-316-99-1326 Calculadora portátil de color negro. IGC-302-88-204 Escritorio secretarial color beige. IGC-302-02-1620 1 calculadora de escritorio, marcaCanon, molo P200-DH, de doce dígitos, con dos colores deimpresión.

No registrada en tarjeta deresponsabilidad. No registrada en tarjeta deresponsabilidad, cargada a personaldado de baja el 15/03/15. No se encontró físicamente, el usuarioindicó que la devolvió hace 2 añosaproximadamente, pero que no larebajaron de la tarjeta.

746 y810

Q7,092.88 IGC-302-12-2525 Calculadora Casio, color negro, modeloHR-100TM Bienes registrados con los Códigos IGC-314-87-627,IGC-306-04-1790, IGC-328-14-2744, trasladados a bodegapor inservibles desde 16/02/2010, 12/04/2011 y03/03/2014.

No registrada en tarjeta deresponsabilidad. La persona tomo posesión del puestoel febrero 2015.Dados de baja en tarjeta y no tieneproceso de baja

858 ,859, 860

Q212,558.04 IGC-302-01-1561 Mesa para máquina de escribir colorbeige, con tablero de formica imitación madera.

No registrados en tarjeta deresponsabilidad, la persona que las




y 984 1 aparato telefónico marca Panasonic de color blanco, nocodificado

tiene asignadas ingreso a la entidad enel mes de mayo, 2015.

583 ,658 ,761 ,818 ,896, 915

Q9,945.00 IGC-328-11-2423 1 computadora clon, de escritorio, decolor negro. IGC-302-88-319 1 máquina de escribir eléctrica. IGC-302-8729 1 archivo de metal de 4 gavetas, colorbeige.La persona que tiene a su cargo estos bienes indica queen la 3ª. Semana de nov. 2015 le llevaron la tarjeta paraque la firmara, sin verificar que tenía a su cargo, habiendoingresado a la institución en febrero de 2015.

No registrada en tarjeta deresponsabilidad. Localizado físicamente en otra estaciónde trabajo. Localizado físicamente en otra estaciónde trabajo.

478

Q4,969.15 IGC-302-02-1655 IGC-302-99-1325 y IGC-302-06-1979. IGC-328-13-2715 1 Computadora tipo Lap Top, marca HP1000-1416LA

De baja en tarjeta, no se ubicófísicamente.De baja, en bodega, verificadofísicamente.No se encontró físicamente, no serequirió la entrega del bien al momentode terminar la relación laboral en marzode 2015.

980 Q11,264.63 Bienes registrados con los Códigos: IGC-316-07-2079,IGC-302-98-1305, IGC-316-07-21951, que suman en totalQ.8,738.95, trasladados a bodega él 18/06/2013 y10/08/2015

De baja en tarjeta de responsabilidad,no existe proceso de baja.

960 Q3,900.00 Bien registrado con código IGC-316-08-2233, se trasladó abodega el 22/10/2014, por inservible.

De baja en tarjeta, no tiene proceso debaja.

CriterioLa Circular 3-57, Contaduría General de la Nación, Departamento de Contabilidad.Instrucciones sobre la formación, control y rendición de inventarios de oficinaspúblicas. Disposiciones Generales. Tarjetas de responsabilidad, establece: “Con elobjeto de poder determinar en cualquier momento los útiles a cargo de cadaempleado, se abrirán tarjetas individuales de responsabilidad, en las cuales debenregistrarse detalladamente y con los mismos datos que figuran en el inventario, losbienes por los cuales responde cada funcionario o empleado público, agregándoseal final y por separado el detalle de los artículos que por su naturaleza fungible nohayan sido incluidos en el inventario. Para mayor facilidad en su identificación,todos los objetos se numerarán correlativamente, consignados tales números eninventarios y tarjetas...” CausaFalta de control, registro, actualización, revisión y supervisión, de los bienesmuebles asignados al personal de la entidad, por parte del Encargado deInventarios, de la Jefe de la Sección de Contabilidad, del Asistente Administrativoy de la Jefa del Departamento Administrativo y Financiero, al no verificar que lastarjetas individuales de responsabilidad se encuentran desactualizadas. EfectoRiesgo de pérdida o extravío de los bienes propiedad de la Entidad, sin que existaa quien deducir responsabilidades.




RecomendaciónEl Inspector General, debe girar instrucciones al Asistente Administrativo y alEncargado de Inventarios, a efecto se revise y actualice la totalidad de las tarjetasindividuales de responsabilidad y que se establezca un mecanismo que permitamantener actualizadas dichas tarjetas de manera oportuna. Comentario de los ResponsablesEn oficio IGC-643-2016, de fecha 27 de abril de 2016, el Encargado deInventarios, Marco Vinicio Sierra Javier, manifiesta:“Tarjeta No. Responsable842 Carlos Perez ACTIVOS FIJOSCalculadora IGC-316-99-1326 ya cargada en tarjeta de responsabilidadEscritorio secretarial IGC-302-88-204 Ya cargada en tarjeta de responsabilidadCalculadora IGC-302-02-1620 no presentada en su momento.El Licenciado Carlos Pérez, físicamente presentó el bien el día 25 de abril de2016.…fotocopias de tarjetas de responsabilidad de las actualizaciones. Tarjeta No. Responsable746 y 810 Erick Vásquez ACTIVOS FIJOSCalculadora IGC-302-12-2525 Cargada en tarjeta de responsabilidad Los bienes identificados con código IGC-314-87-627 e IGC-306-04-1790, ESTOSVIENES FUERON DADOS DE BAJA CON LA PERSONA QUEANTERIORMENTE ESTABA COMO RESPONSABLE AL IGUAL QUE SE LE DIODE ALTA AL BIEN IDENTIFICADO CON No. IGC-328-14-2744 EL CUAL ES ENLA ACTUALIDAD EN USO POR EL RESPOMSABLE ANTES MENCIONADO ENESTA TARJETA DE RESPONSABILIDAD.…fotocopia de tarjetas de responsabilidad. Tarjeta No. Responsable858,859,860 y 984 Licenciada Margarita Gómez ACTIVOS FIJOSMesa para Máquina de escribir No. IGC-302-01-1561Ya cargada en tarjeta de responsabilidadTeléfono Panasonic, sin número pendiente de identificarlo y cargarlo




Tarjeta No. Responsable583, 658, 761, 818, 896 y 915. Soledad Gonzales ACTIVOS FIJOSEl bien cargado o computadora a cargo es la IDENTIFICADA CON No.IGC-316-08-2272, REGISTRADO EN LA TARJETA DE RESPONSABILIDAD No.915, NUMERO DE IDENTIFICACION PUESTO EN EL CPU, Y EL MONITOR QUEUSA ESTE CPU ES EL IDENTIFICADO CON EL NUMERO DE INVENTARIOIGC-328-11-2423, ESTE MONITOR PERNETENESE A UN EQUIPO EN MALESTADO CARGADO A LA SEÑORA WENDY MANZO EN TARJETA No.900, PUESTO QUE EL MONITOR IDENTIFICADO CON No. IGC-316-08-2272 ESTAEN MAL ESTADO EN BODEGA. Máquina de escribir identificado con numero de Inventario IGC-302-88-319, ya fuedescargada de la señorita Soledad González y Cargado a La Señora AndreaPeralta. …fotocopia de tarjetas. Archivo de metal identificado con No. IGC-302-87-29, ESTA EN LA MISMAUNIDAD DE TRABAJA AUN NO AN HECHO EL TRASLADO RESPECTIVO. Tarjeta No. Responsable478 Cesar Valle ACTIVOS FIJOSSilla secretarial identificada con No. IGC-302-02-1856 EN BODEGA. COMPUTAORA TIPO LAPTOP con No. IGC-328-13-2715, SE ADJUNTAFOTOCOPIA DE CERTIFICACION DE ACTA No. 02-2015 DONDE SE SOLICITAEL PAGO O REPOCICION DEL BIEN, LA PERSO EN MENCION NO SEPRESENTO AL ENCARGADO DE INVENTARIOS PARA ENTREGAR LOSBIENES Y SOLVENTAR SU SITUACION. Tarjeta No. Responsable980 Evelyn Chacón ACTIVOS FIJOSIGC-316-07-2079IGC-302-88-1305IGC-316-07-2195 TODOS EN BODEGA Tarjeta No. Responsable960 Enrique Itzep




ACTIVOS FIJOSIGC-316-08-2233 EN BODEGA Solicitando de manera atenta su consideración del caso y su análisis respectivo delos argumentos y documentos para el desvanecimiento del hallazgo.” En oficio IGC-643-2016, de fecha 27 de abril de 2016, la Jefe de la Sección deContabilidad, Marlen Frinée Florian de Véliz, manifiesta: “Según el Manual deFunciones, el encargado de inventarios tiene la función y la obligación del controlde Activos Fijos por medio de las tarjetas de responsabilidad, realizar lasoperaciones de cargo y descargo en las tarjetas de responsabilidad poradquisición o baja de activos, entre otras. La jefatura de ésta sección emitió oficios donde se solicita actualizar las tarjetas deresponsabilidad, y las traslade para la revisión correspondiente, a continuación sedetalla: Oficinas Centrales

No. Oficio Fecha del Oficio Persona que SolicitaSCONTA-006-2015 5/02/2015 Grinis Erendida HernándezSCONTA-007-2015 5/02/2015 César Augusto GonzálezSCONTA-012-2015 10/02/2015 Lic. Sergio Orlando LópezSCONTA-017-2015 17/02/2015 Dolman Otoniel MirandaSCONTA-018-2015 17/02/2015 Alexander Antonio Hernández

SCONTA-020-2015 17/02/2015 Silvia Isabel AyalaSCONTA-034-2015 3/03/2015 Alexander Antonio HernándezSCONTA-035-2015 4/03/2015 María Magdalena FloresSCONTA-036-2015 4/03/2015 María Magdalena FloresSCONTA-037-2015 4/03/2015 María Magdalena FloresSCONTA-039-2015 6/03/2015 Elsa Mercedes JerezSCONTA-040-2015 6/03/2015 María Magdalena FloresSCONTA-047-2015 12/03/2015 Henry Lester LópezSCONTA-051-2015 19/03/2015 Licda. Sonia Judith CervantesSCONTA-061-2015 26/03/2015 Licda. Melisandra Pinzón GalindoSCONTA-063-2015 26/03/2015 Licda. María de los Ángeles CastilloSCONTA-064-2015 26/03/2015 Edwin Rolando MoránSCONTA-065-2015 26/03/2015 Edwin Rolando MoránSCONTA-074-2015 23/04/2015 Lic. Sergio Orlando LópezSCONTA-080-2015 24/04/2015 Francisca Gómez OscalSCONTA-084-2015 29/04/2015 Licda. Floridalma Fajardo SCONTA-085-015 29/04/2015 Gladys Elizabeth JuarezSCONTA-091-2015 13/05/2015 María Magdalena FloresSCONTA-092-2015 13/05/2015 José Pablo IzquierdoSCONTA-102-2015 25/05/2015 María Magdalena Flores**SCONTA-114-2015 16/06/2015 Marlen Florián de VelizSCONTA-118-2015 16/06/2015 Lic. Walter Fidel GarcíaSCONTA-120-2015 23/06/2015 Edwin Morán Cabrera**SCONTA-127-2015 01/07/2015 Marlen Florián de Veliz




SCONTA-130-2015 8/07/2015 Licda. María de los Ángeles Castillo

No. Oficio Fecha del Oficio Persona que Solicita

SCONTA-139-2015 16/07/2015 Melanie Michelle PinedaSCONTA-140-2015 16/07/2015 Carlos Enrique MartínezSCONTA-141-2015 20/07/2015 Licda. Carmen Lourdes VásquezSCONTA-148-2015 6/08/2005 Licda. Melisandra Pinzón GalindoSCONTA-165-2015 26/08/2015 Andrea Peralta de MedinaSCONTA-166-2015 26/08/2015 Dolman Otoniel Miranda FuentesSCONTA-177-2015 28/09/2015 Adalid de la Cruz LemusSCONTA-178-2015 28/09/2015 Edwin Rolando MoránSCONTA-184-2015 2/10/2015 Licda. Melisandra Pinzón GalindoSCONTA-186-2015 8/10/2015 Aura Leticia Marroquín de HernándezSCONTA-193-2015 9/10/2015 Raúl Antonio TorresSCONTA-213-2015 23/11/2015 Silvia Isabel AyalaSCONTA-217-2015 25/11/2015 Gerli Milixa RegaladoSCONTA-224-2015 8/12/2015 Aura Leticia Marroquín de HernándezSCONTA-225-2015 10/12/2015 Willián Estuardo Ajquijay Salomón

Además de los oficios anteriormente descritos, se emitióoficios SCONTA-086-2015 de fecha 29 de abril 2015, SCONTA-164-2015 de fecha25 de agosto de 2015, SCONTA-204-2015 de fecha 29 de octubre 2015, donde sesolicita realizar correcciones en tarjetas de Oficinas Centrales revisadasy SCONTA-214-2015 de fecha 23 de noviembre 2015, donde se detallan oficios delos que no se ha obtenido respuesta alguna en referencia a hallazgos. A la fechano se ha completado la revisión de las mismas en oficinas centrales, por norealizar el traslado de dichas tarjetas a esta jefatura para la revisióncorrespondiente. Oficina Regional de Quetzaltenango

No. Oficio Fecha del Oficio Persona que SolicitaSCONTA-022-2015 19/02/2015 Lic. Cornelio Tzún SiquináSCONTA-083-2015 29/04/2015 Licda. Thelma Leticia GódinezSCONTA-113-2015 16/06/2015 Lic. Cornelio Tzún SiquináSCONTA-126-2015 1/07/2015 Lic. Cornelio Tzún SiquináSCONTA-142/2015 22/07/2015 Vera Lucía PiedrasantaSCONTA-158-2015 20/08/2015 María Luisa JerezSCONTA-167-2015 26/08/2015 Verificar a quien está cargadoSCONTA-221-2015 3/12/2015 Lic. Victor Hugo Villegas

Además de los oficios anteriormente descritos, se emitió oficiosSCONTA-180-2015 de fecha 1 de octubre 2015, donde se solicita realizarcorrecciones en tarjetas de oficinas de la Regional de Quetzaltenango revisadas ySCONTA-203-2015 de fecha 28 de octubre 2015, donde nuevamente se solicita alEncargado de Inventarios que proceda a corregir las tarjetas y que seantrasladadas para la revisión correspondiente.




Solicito que estos argumentos se consideren válidos para el desvanecimiento delposible hallazgo." En oficio IGC-643-2016, de fecha 27 de abril de 2016, el AsistenteAdministrativo, Erick Estuardo Vásquez Amézquita, manifiesta: “Falta deactualización de registros en tarjetas de responsabilidad A la fecha no se implementa la revisión en tarjetas de responsabilidad, pero setomará en cuenta para proceder a aplicarlo.” En oficio IGC-643-2016, de fecha 27 de abril de 2016, la Jefa del DepartamentoAdministrativo y Financiero, Licda. Marta Odilia González Miralles, manifiesta:“Hay un Encargado de Inventarios directamente responsable de llevar control yregistro oportuno de las tarjetas de responsabilidad de la Institución. Para dicho control y registro, la Jefe de la Sección de Contabilidad le ha enviado45 oficios de actualización de tarjetas de oficinas centrales y 8 oficios deactualización de la oficina regional de Quetzaltenango durante el año 2015.” Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo para Encargado de Inventarios y Asistente Administrativo,porque sus comentarios y pruebas de descargo no son suficientes, persistela desactualización de registros, hay bienes que se dieron de baja en las tarjetas yestán físicamente en bodega, a los cuales no se ha iniciado el proceso legalrespectivo, por lo que el valor de inventario en el balance general no es razonable,no muestran las tarjetas que corresponden a traslados de bienes como evidenciasuficiente para confirmarlo y hace falta una revisión de los registros por parte delAsistente Administrativo. El Acuerdo Número IGC-055-2015 del Inspector General de Cooperativas, ManualGeneral de Organización y Funciones de la Inspección General de Cooperativas,del 09 de octubre de 2015, establece las siguientes funciones y atribucionesprincipales: Del Encargado de Inventarios, "1. Rotular el mobiliario y equipo, 2.Controlar el inventario de activos fijos y activos fungibles, por medio de lostraslados en tarjetas de responsabilidad, 3. Realizar las operaciones de cargo ydescargo, en las tarjetas de responsabilidad por adquisición o bajas de activos,"entre otras." Del Asistente Administrativo "...12. revisar las tarjetas deresponsabilidad." Se desvanece el hallazgo para Jefa del Departamento Administrativo y Financieroy para Jefe de la Sección de Contabilidad, en virtud que sus argumentos ypruebas de descargo presentadas son suficientes.




Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 21, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesENCARGADO DE INVENTARIOS MARCO VINICIO SIERRA JAVIER 3,610.00ASISTENTE ADMINISTRATIVO ERICK ESTUARDO VASQUEZ AMEZQUITA 3,725.00Total Q. 7,335.00

Hallazgo No. 3 Presentación extemporánea de informes de gestión CondiciónLa Inspección General de Cooperativas, presentó los informes cuatrimestrales degestión y de ejecución presupuestaria durante el período fiscal 2015, sin embargo,el informe de gestión correspondiente al segundo cuatrimestre, se presentóextemporáneamente al Ministerio de Finanzas Públicas, lo que se comprueba conoficio IGC-2145-2015 de fecha 16 de septiembre de 2015, presentado el 17 deseptiembre de 2015. CriterioEl Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 Reglamento de la Ley Orgánica delPresupuesto, artículo 20 Informe de Rendición de Cuentas, establece: “El informea que hace referencia el Artículo 4 de la Ley, contendrá como mínimo lo siguiente:b) La ejecución financiera de los gastos por programas y proyectos, que incluya loasignado, modificado y ejecutado, con detalle de renglón de gasto. c) La ejecuciónfinanciera de los recursos por rubro de ingreso, d) Los resultados económicos yfinancieros del período, e) análisis y justificaciones de las principalesvariaciones,… Las instituciones públicas deberán rendir la información dentro delos siguientes 10 días al vencimiento de cada cuatrimestre. El del tercercuatrimestre, corresponderá al informe anual.” CausaIncumplimiento a la legislación vigente aplicable por parte de la Sub-InspectoraGeneral de Cooperativas, con Funciones de Inspectora General de Cooperativas,Jefa del Departamento Administrativo y Financiero y Jefe de la Sección dePresupuesto. EfectoRiesgo que la información financiera de los recursos se




encuentren desactualizados y que no se proporcione información oportunamenteal Ministerio de Finanzas Públicas. Recomendación

debe girar instrucciones a Sub-InspectoraEl Inspector General de Cooperativas, General de Cooperativas, Jefa del Departamento Administrativo y Financiero yJefe de la Sección de Presupuesto, para que los informes cuatrimestrales degestión y ejecución presupuestaria sean presentados oportunamente al Ministeriode Finanzas Públicas de conformidad a lo estipulado en la ley. Comentario de los ResponsablesEn oficio IGC-643-2016 de fecha 27 de abril de 2016, la Sub-Inspectora Generalde Cooperativas, Licenciada. Elda Margarita Gómez de Román, manifiesta: “elinforme de gestión correspondiente al segundo cuatrimestre, se presentóextemporáneamente al Ministerio de Finanzas Públicas, lo que se comprueba conoficio IGC-2145-2015 de fecha 16 de septiembre de 2015, presentado al 17 deseptiembre de 2015. Al respecto le informo que cuando firme el oficio indicado el párrafo anterior, no fuinotificada por los responsables del envío de este informe que este ya estabapresentándose de forma extemporánea, lo que me hubiera dado lugar a analizar silo firmaba o no, ya que el día 17 de septiembre era el último día en que yo fungiríacomo Inspectora en funciones, lo que deja ver que de una forma desleal eirresponsable se me involucro premeditadamente en este incumplimiento, ya queeste pudo haberse presentado cualquier otro día después del 17 de septiembre,porque ya se había incurrido en el incumplimiento. Confié en lo que se me estaba entregando y yo cumplí con firmar únicamente paraque fuera trasladado el documento a donde correspondía; por lo que solicito se medesligue de este incumplimiento por haber sido objeto de engaño.” En oficio IGC-643-2016 de fecha 27 de abril de 2016, la Jefa del DepartamentoAdministrativo y Financiero, Licenciada Marta Odilia González Miralles, manifiesta:“Este es uno de los diferentes informes en los cuales se ha tenido cuidado en supresentación, no obstante que firmo los informes hay un responsable directo develar por el cumplimiento de las fechas para la presentación de los informes degestión ante el Ministerio de Finanzas Públicas.” En oficio IGC-643-2016 de fecha 27 de abril de 2016, el Jefe de la Sección dePresupuesto, Alexander Antonio Hernández García, manifiesta: “Lamentablementeel incumplimiento del mismo fue verificado en el momento de su presentación antelas entidades correspondientes, el cual se generó por la elaboración fuera de lafecha cronológica la cual debe de realizarse en los primeros días de finalizado el




cuatrimestre debido al proceso administrativo en el cual intervienen otrosdepartamentos. Este es uno de los diferentes informes en los cuales se ha tenido cuidado en supresentación, debido al cumplimiento de leyes las cuales además de indicar elperiodo de presentación también dicta lineamientos en su contenido.” Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo a Sub-Inspectora General de Cooperativas, Jefa delDepartamento Administrativo y Financiero y Jefe de la Sección de Presupuesto,porque sus argumentos y pruebas de descargo afirman que se incumplió en elplazo establecido para la presentación del informe de gestión referido, no obstantehay un responsable para su presentación, el mismo no puede realizarlo, si nocuenta con las firmas de los funcionarios y/o empleados públicos autorizados parael efecto. El Acuerdo Número IGC-055-2015 del Inspector General de Cooperativas, ManualGeneral de Organización y Funciones de la Inspección General de Cooperativas,del 09 de octubre de 2015, establece las siguientes funciones y atribucionesprincipales: De la Jefa del Departamento Administrativo y Financiero, "...2. Velar ycoordinar para que la adquisición de bienes y servicios destinados alfuncionamiento de la inspección, se realice conforme a las leyes vigentes, ...10.Coordinar con los Jefes de Secciones, la planificación y ejecución de las laborespropias de cada unidad." De la Sub-Inspectora General de Cooperativas, "...4.Sustituir en su ausencia, al Inspector General de Cooperativas, cuando seanecesario, asumiendo las funciones que este tiene asignadas." Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 26, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesJEFE DE LA SECCION DE PRESUPUESTO ALEXANDER ANTONIO HERNANDEZ GARCIA 3,999.00JEFA DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO MARTA ODILIA GONZALEZ MIRALLES 7,637.00SUB-INSPECTORA GENERAL DE COOPERATIVAS ELDA MARGARITA GOMEZ CRUZ DE ROMAN 13,035.00Total Q. 24,671.00

Hallazgo No. 4 Falta de suscripción de acta administrativa CondiciónEn el Programa 11 Servicios de Fiscalización a Cooperativas, renglón 011




Personal Permanente, se revisaron los movimientos de altas y bajas de personal,y se estableció que con fecha 10 de marzo de 2015, uno de los Inspectores deCooperativa, presentó carta de renuncia al cargo nominal de Técnico ProfesionalII, con efecto a partir del 16 de marzo de 2015 al Inspector General deCooperativas, la cual fue firmada y sellada de recibida por la Secretaría General el10 de marzo de 2015 y por la Unidad de Recursos Humanos el 11 de marzo delmismo año. De conformidad al Acuerdo Número IGC-017-2015, de fecha once de marzo dedos mil quince, el Inspector General de Cooperativas acordó aceptar la renunciapresentada. Sin embargo, se estableció que al 31 de diciembre de 2015, entre los bienesentregados y asignados al Inspector de Cooperativas, en la tarjeta deresponsabilidad número 00478, aún se encuentra una computadora tipo laptopmarca HP1000-1416Ia, serie no. 5CG3343SBS por valor de Q4,600.00, mismaque no fue devuelta a la entidad al momento de la renuncia al cargo ni solicitadapor ningún funcionario o empleado para finiquitar la relación de trabajo. Asimismo, consta que se encuentra pendiente de devolver un sello de Inspectorde Cooperativas y un libro de actas con registro número 045628 autorizados por laContraloría General de Cuentas, según oficio URH-250-2015 de la Jefe de laUnidad de Recursos Humanos y oficio IGCOF-099-2015 de la Jefa delDepartamento de Fiscalización. Con fecha 25 de noviembre de 2015, trasladaron los siguientes documentos: 1)Fotocopia de denuncia verbal MP001-2015-69867, presentada por el Inspector deCooperativa al Ministerio Público el 22 de julio de 2015, la cual fue recibida en lasoficinas de Inspección General de Cooperativas el 03 de agosto de 2015, 2)Fotocopia de desestimiento de denuncia en contra del Inspector de Cooperativas,por parte del Inspector General de Cooperativas ante el Ministerio Público, en elque indica “…que de manera judicial el denunciado ya solvento lo relacionado a laentrega de la computadora apropiada, y que lo único que queda en su poder es elgafete de identificación proporcionado por la Inspección General de Cooperativasque lo identifica como empleado de INGECOP…” y 3) Copia de documento delInspector de Cooperativas, en el que solicita que le descuenten del valor de susprestaciones laborales, el valor del equipo de cómputo, debidamente firmado porel responsable con fecha 28 de julio de 2015. Al 31 de diciembre de 2015 se determinó que falta el acta administrativa, lacertificación de la misma, actualizar la tarjeta de responsabilidad y realizar losregistros contables correspondientes a la baja del bien reportado como robado enla cuenta 1232 09 09 De Cómputo, así como la liquidación laboral respectiva.




CriterioLa Circular 3-57, de la Dirección de Contabilidad del Estado, DISMINUCIONES OBAJAS DE INVENTARIO, establece: “…En los casos de pérdida o robo de losbienes, se procederá como sigue: a) por pérdida establecida al verificarfísicamente el inventario, ya sea al cierre del ejercicio o con motivo de la entregade un cargo público, el jefe de la oficina de acuerdo con lo prescrito por losartículos 5º. Y 6º. Del Decreto Legislativo 647, deberá inmediatamente suscribiracta al respecto y con certificación de la misma dar parte al Ministerio del Ramo oautoridades superiores que correspondan, debiéndose indicar que funcionario oempleado es directamente responsable para que se le exija el reintegro del valorregistrado en el inventario, cuyo resultado deberá comunicarse a la Dirección deContabilidad del Estado para los efectos consiguientes.” El Acuerdo Gubernativo Número 217-94, del Ministerio de Finanzas Públicas,Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la Administración Pública,artículo 7, establece: “En los casos de pérdida, faltante o extravío, el Jefe de ladependencia deberá proceder a suscribir acta, haciendo constar, con intervencióndel servidor que tenga cargados el bien o bienes, lo siguiente: 1) Lo relativo alcaso; 2) el requerimiento de pago o reposición del bien, según corresponda. Enesta última situación el bien restituido deberá ser de idénticas características ycalidad del original.” El Acuerdo Número IGC-055-2015 del Inspector General de Cooperativas, ManualGeneral de Organización y Funciones de la Inspección General de Cooperativas,Asesoría Jurídica, Funciones y atribuciones principales, establece: “1. Asistirlegalmente a la Inspección General de Cooperativas en defensa de sus intereses,2. Actuar en su calidad de abogado (a) ante los distintos órganos jurisdiccionales yadministrativos en asuntos institucionales, 3. Emitir dictamen en todos aquellosasuntos que se someten a su consideración por parte del Despacho Superior, enasuntos relacionados con la institución, 4. Elaborar y analizar proyectos de leyes,acuerdos, resoluciones y otras disposiciones de tipo legal que le fueran solicitadospor el Inspector General de Cooperativas o que por iniciativa propia considerepertinente y oportuno proponer, 5. Asesorar legalmente al Despacho Superior…”La Unidad de Auditoría Interna, Funciones y atribuciones principales, numeral 6,establece: “Verifica a través de la auditoría, el correcto cumplimiento de las leyes,normas, reglamentos, circulares y demás disposiciones aplicables con la actividadadministrativa-financiera y fiscal de la Inspección General de Cooperativas.” CausaFalta de control y cumplimiento de la legislación vigente aplicable por parte delInspector General de Cooperativas, Asesora Jurídica, Jefa del DepartamentoAdministrativo y Financiero, Jefe de la Unidad de Recursos Humanos, Jefe de la




Sección de Contabilidad, Encargado de Inventarios y Auditora Interna; y por partedel Inspector de Cooperativas, al no hacer entrega de los bienes que le fueronasignados. EfectoEl saldo de la cuenta de 1232 09 00 De Cómputo, no refleja el saldo real. RecomendaciónEl Inspector General de Cooperativas, conjuntamente con la Jefa delDepartamento Administrativo y Financiero, Jefe de la Sección de Contabilidad yEncargado de Inventarios, deben realizar un manual que establezcan losprocedimientos administrativos, legales y financieros, a efecto que previo adiligenciar el trámite de pago de prestaciones laborales, cumplan con la legislaciónvigente aplicable, mismos que deben hacerse de conocimiento del personal de laentidad. Comentario de los ResponsablesEn oficio IGC-643-2016 de fecha 27 de abril de 2016, el Inspector General deCooperativas, Licenciado Edgar Alfredo Ramírez Delpando, manifiesta: "LaEntidad está conformada por un cuerpo de asesores, técnicos, entre otros, por loque existen niveles de jerarquía y competencia, en el cual cada uno tiene susfunciones y sus responsabilidades, por lo que a mi compete emitir el acuerdorespectivo y trasladarlo a donde corresponda, para que cada uno realice elproceso respectivo, tanto de elaboración como el de revisión, una vez finalizadalas etapas, el expediente es devuelto a mi despacho, para la aprobaciónrespectiva. En el caso del señor Cesar Augusto González Valle, el expediente nofue liquidado al cierre del ejercicio 2015. Sin embargo no fue por falta deresponsabilidad del personal o de las autoridades, sino porque el referido no sehabía presentado a solventar su situación. Cabe mencionar que dentro de losprocesos que se realizan, algunos necesitan de mi aprobación, la cual se dasiempre y cuando me es solicitado o informado. Así también se informa que a lafecha ya se realizó la liquidación respectiva y se cumplió con realizar los registroscorrespondientes. Finalmente cabe aclarar que respecto a la reposición de la computadorarelacionada en este hallazgo, a través del descuento efectuado a las prestacionesdel trabajador que se retiró; en ningún momento se afectaron los intereses de laEntidad y por ende del Estado." En oficio AJ-11-2016 de fecha 25 de abril de 2016, la Asesora Jurídica, LicenciadaMaría de los Angeles Castillo Rosales, manifiesta: " 1. Con fecha 7 de julio del 2015, se recibe providencia IGC-145-2015 emitida porel Inspector General de Cooperativas, por medio de la cual se remite expediente a




esta Asesoría Jurídica, para sus efectos, al estudiarse el expediente adjunto sedetermina que al señor Cesar Augusto Gonzales Valle, ya se le había requeridomediante oficio URH-119-2015 emitido por la Jefa de la Unidad de RecursosHumanos que se presentara a la Institución a entregar mobiliario propiedad de laInstitución, que se encontraba cargado en la Tarjeta de Responsabilidad No. 478autorizada por la Contraloría General de Cuentas, y que a la fecha no se habíapresentado a solventar su situación, por lo que esta Asesoría procede a requerir mediante oficios JAJ-013-2015 y JAJ-014-2015, al Encargado de Inventarios y a laJefa de la Unidad de Recursos Humanos, respectivamente, informen que bienesno fueron entregados.2. Mediante oficio Sconta/Inv/15/2015 de fecha 8 de julio de 2015, se informa queno fue entregada una computadora tipo laptop marca HP con número deinventario IGC-328-13-2715, y oficio URH-187-2015 de fecha 7 de julio de 2015 yoficio Sconta/Inv/15/2015 de fecha 8 de julio de 2015, se informa que no seentregaron dos cuerpos normativos y un gafete, determinándose del estudio delexpediente que procedía efectuar la denuncia por la posible comisión del delito deapropiación y retención indebidas regulado en el artículo 272 del Código Penal elcual establece: “Quien, en perjuicio de otro, se apropiare o sustrajere dinero,efectos o cualquier otro bien mueble que hubiere recibido en depósito, comisión oadministración, o por cualquier otra causa que produzca obligación de entregarloso devolverlos, será sancionado con prisión de seis meses a cuatro años y multa decien a tres mil quetzales”. Por lo que se procede a elaborar memorial de denunciapenal por la posible comisión del delito antes individualizado en contra delInspector de Cooperativas señor Cesar Augusto González Valle, memorial que fuepresentado al Ministerio publico el día 29 de julio de 2015.3. Con fecha 3 de agosto de 2015, se traslada providencianúmero IGC-179-2015 suscrita por el Inspector General de Cooperativas,adjuntando a dicha providencia denuncia verbal efectuada ante el MinisterioPúblico el día 22 de julio de 2015, con número deexpediente MP001-2015-69867 por el Ex-Inspector de Cooperativas señor CesarAugusto González Valle, en la cual el extrabajador denuncia que dos individuosarmados le robaron una computadora laptop marca HP propiedad de la InspecciónGeneral de Cooperativas con numero de inventario IGC-328-132715 entre otrosobjetos personales, así mismo se adjunta carta de fecha 28 de julio de 2015dirigida al Inspector General de Cooperativas, dentro de la cual el señor CesarAugusto Gonzales Valle manifiesta que el día 22 de julio de 2015, se dirigía a laInspección General de Cooperativas a entregar la Laptop que tenía a su cargopropiedad de la Institución, pero que ese día fue objeto de asalto y lo despojaronde la misma, por lo cual puso la denuncia respectiva y autoriza en dicha carta quese le descuente el valor del equipo de cómputo de sus prestaciones irrenunciables4. Con fecha siempre de 3 de agosto de 2015, la Asesora Jurídica procede a emitirprovidencia número JAJ-030-2015 dirigida al Inspector General de Cooperativas,en donde le informa que se descuente de las prestaciones laborales del señor




Cesar Augusto González Valle el valor de la Laptop que tenía este cargada en surespectiva tarjeta de responsabilidad, derivado a que existe anuencia(autorización) por parte de dicho extrabajador para que se efectué el descuentorespectivo, es importante indicar que antes de remitir la providencia antes citada,se consultó en forma verbal a la Encargada de Nominas el monto que se leadeudaba por prestaciones laborales al señor González Valle informándose que elmismo ascendía a la cantidad de Q4,734.385. Por cubrir las prestaciones laborales del señor Cesar Augusto Gonzales Valle elvalor de la computadora tipo Laptop, en la audiencia señalada y celebrada el 17de agosto de 2015 en el Ministerio Publico, se procedió a desistir del proceso,derivado a que ya se contaba con la anuencia del extrabajador para que sedescontara de sus prestaciones laborales el valor de la computadora tipo Laptop,autorización que fue otorgada con anterioridad a dicha audiencia, y por haberdevuelto ya el extrabajador el Reglamento y Pacto Colectivo a excepción delGafete, sin embargo, el proceso no se podía continuar solo por el gafete, en virtudque se requirió el documento donde constara la entrega de dicho gafeteal extrabajador, el cual fue proporcionado pero dentro del mismo no constaba lafirma de recibido del extrabajador, y al no poder probarse dicho extremo en laaudiencia señalada por el Ministerio Publico para el 17 de agosto de 2015, no erafactible continuar con el proceso penal, y mucho menos continuarse por lacomputadora tipo Laptop, esta última por la existencia de la denuncia interpuestapor el extrabajador ante autoridad competente donde claramente consta que lacomputadora tipo laptop marca HP propiedad de la Inspección General deCooperativas con número de inventario IGC-328-132715 le fue robada por dosindividuos armados.6. Por constar de acuerdo a lo antes indicado que el trabajador no se apropió lacomputadora y que tenía la intención de devolverla, pero que ya no le fue posibleporque haber sido objeto de robo la misma, aunado a ello ya existía autorizaciónpara que el valor de la misma le fuera descontado del total de las prestacioneslabores a que tenía derecho, y por no constar documentalmente que se le habíaentregado el gafete que lo identificaba como trabajador de la Institución, ya no sedaban los presupuestos necesarios para encuadrar la conductadel extrabajador en el delito de apropiación y retención indebidas regulado en elartículo 272 del Código Penal el cual establece: “ en perjuicio de otro, seQuien,apropiare o sustrajere dinero, efectos o cualquier otro bien mueble que hubiere

, comisión o administración, recibido en depósito o por cualquier otra causa, será sancionado conque produzca obligación de entregarlos o devolverlos

prisión de seis meses a cuatro años y multa de cien a tres mil quetzales”, lanegrilla se agregó, consecuentemente ya no era factible continuar con el proceso,pues de haberlo hecho se estaría incurriendo en el delito tipificado en el artículo424 del Código Penal de simulación de delito, que establece: “Quien falsamenteafirme ante funcionario administrativo o judicial que se ha cometido un delito de losque dan lugar a procedimiento de oficio, o simulare la existencia de pruebas




materiales con el fin de inducir a la instrucción de un proceso, será sancionadocon prisión de seis meses a dos años”.7. En cuanto a la falta de acta administrativa, la certificación de la misma,actualizar la tarjeta de responsabilidad y realizar los registros contablescorrespondientes a la baja del bien reportado. No es competencia de la AsesoraJurídica indicar cuál es el trámite administrativo a seguir o documentos a elaborardentro de cada procedimiento, pues cada departamento, sección y unidad debe deconocer sus propios procedimientos, asimismo, como Asesora Jurídica emitoopinión y asesoro sobre aquellos hechos que sean sometidos a mi consideración,pues es imposible conocer de oficio los problemas o dudas que posean cada unode los trabajadores que conforman la institución en cuanto a las normas y suforma de aplicación, ni puedo iniciar procesos ante las autoridades jurisdiccionalessi no se me informa o requiere para ello, pues como asesora jurídica desconozcoque problemas existen en cada uno de los departamentos, secciones y unidadesde la institución, salvo aquellos que son sometidos a mi consideración para suanálisis y que de su estudio se determine si procede o no iniciar el procesorespectivo ante la autoridad jurisdiccional competente, en cuyo caso se inicia conel tramite respectivo. 8. Cabe mencionar que con fecha 14 de marzo de 2016, se trasladó a AsesoríaJurídica expediente del señor Cesar Augusto Gonzales Valle, para la elaboracióndel finiquito laboral y entrega del cheque de prestaciones, lo cual pruebo con lacopia del conocimiento, el expediente fue remitido el día 14 de marzo de 2016,porque ese día se presentó el señor Cesar Augusto GonzálezValle, entregándosele en concepto de prestaciones laborales el cheque número10034 de fecha 28 de diciembre de 2015 por un monto de Q134.30, derivado quedel total de sus prestaciones el cual ascendía al monto de Q4,734.38 se ledescontó la cantidad de Q4,600.00, monto que corresponde al valor de lacomputadora tipo laptop con número de inventario IGC-328-13-2715, y así se hizocontar en el finiquito laboral respectivo.9. Se aclara que el finiquito laboral como el acta de legalización de firmascontenido en el mismo se elabora por la Asesora Jurídica por ser autorizada elacta de legalización de firmas por la Asesora Jurídica en su calidadde Notaria para dar fe pública notarial que las firma que calza dicho documentofue puesta en mi presencia por el signatario, y dentro de las funciones reguladasen el Manual de Funciones de la Institución, mismas que en fotocopia..., seencuentran reguladas las funciones de la Asesora Jurídica en la cual en elnumeral 4 específicamente para el caso que nos ocupa está la de elaborardisposiciones de tipo legal que sean solicitados por el Inspector General deCooperativas, siendo el finiquito laboral un documento de tipo legal y no competea esta Asesoría Jurídica revisar ni el cálculo contenido en la Liquidación dePrestaciones Labores que sirva de base para elaborar el finiquito laboral ni que




dentro del expediente se encuentre la documentación necesaria del caso o desoporte pues eso sale de la competencia de la asesoría a mi cargo y correspondea otros Departamentos.10. Por lo antes manifestado y de conformidad a las pruebas que... a la presentesolicito que se tenga por desvanecido el hallazgo preliminar identificado con elnúmero 4 de Falta de suscripción de acta administrativa en la parte quecorresponda a la Asesora Jurídica."En oficio No. IGC-643-2016 de fecha 27 de abril de 2016, la Jefa delDepartamento Administrativo y Financiero, Licenciada Marta Odilia GonzálezMiralles, manifiesta: “La persona encargada de inventarios, tiene la obligación dedar seguimiento a los expedientes de todo el personal que se retire de laInstitución, por ser él, el responsable de llevar el control y registro de los activosfijos de la Institución.” En oficio URH-088-2016 de fecha 27 de abril de 2016, la Jefe de la Unidad deRecursos Humanos, Licenciada Marta Rossibell Cuyuch Martínez, manifiesta:“Con fecha once (11) de marzo del 2015 a las 8:16 horas se recibió carta derenuncia del señor César Augusto González Valle, en esa misma fecha a las 15:30horas se recibió el Acuerdo interno IGC-017-2015, en el cual el Inspector Generalde Cooperativas acepta la renuncia del señor César Augusto González Valle. Con fecha trece (13) de marzo del 2015 se traslada fotocopia del Acuerdointerno IGC-017-2015; y con fecha dieciséis de marzo se traslada RelaciónLaboral URH-001-2015 a la Encargada de Nóminas, para que realice el cálculo deprestaciones del señor González Valle, para el trámite de pago respectivo. Con fecha veintitrés (23) de marzo del año 2015, se recibe en esta Unidad laprovidencia DAF-015-2015, para el trámite correspondiente de pago deprestaciones laborales del señor César Augusto González Valle, teniendo laEncargada de Nóminas ya realizada la Liquidación de Prestaciones Laborales. A esta Unidad, dentro del procedimiento de pago de prestaciones laborales, lecompete únicamente adjuntar al expediente que se traslada a la Sección deContabilidad lo siguiente: Relación laboral, cálculo de Liquidación de prestacionesy Solvencia General ante INGECOP (Finiquito), si el trabajador la realiza antes deretirarse de la Institución, cabe aclarar que no es competencia de esta Unidadrealizar la gestión del finiquito. Derivado de lo anterior y con el afán de colaborar con la Institución, dentro de esteproceso y para que el trámite de la Solvencia General ante INGECOP (Finiquito)no atrasará el procedimiento de pago de prestaciones, esta Unidad procede a




realizar la solicitud de los sellos y firmas respectivas en las diferentes Unidades,Departamentos y Secciones, tomando en cuenta que el señor González Valle nose presentó a la Institución desde el día 26 de febrero del año 2015. Derivado de lo anterior, con fecha diecisiete (17) de abril del 2015 se envíasolicitud de Solvencia General ante INECOP (finiquito original) del señor GonzálezValle a la Licenciada Melisandra Pinzón Galindo, para firma y sello, mismo que fuedevuelto, indicando de forma verbal que no lo sellaba porque el señor GonzálezValle tenía asuntos pendientes con el Departamento de Fiscalización, y en esamisma fecha se le solicita de forma verbal el sello al señor Marco Vinicio Sierra,Encargado de Inventarios quien indica que no es posible firmar y sellar, debido aque el señor González Valle aún tiene pendiente de entregar bienes cargados ensu tarjeta de responsabilidad. La suscrita no firmó dicha solvencia por tenerpendiente de entregar a la Unidad de Recursos Humanos, Pacto Colectivo deCondiciones de Trabajo, Reglamento de Personal y gafete de identificación quefue proporcionado por la Institución. Por ser requisito por parte de la Sección de Contabilidad, que dentro delexpediente de pago de prestaciones laborales, que se incluya la SolvenciaGeneral ante INGECOP (finiquito), con fecha veintiuno (21) de abril del presenteaño se envía oficio URH-092-2015 a la Jefa del Departamento Administrativo yFinanciero, Licenciada Marta Odilia González Miralles, informándole que elexpediente de pago de las prestaciones laborales del señor César AugustoGonzález Valle se encontraba detenido dentro de la Unidad, debido a que laSolvencia General ante INGECOP (finiquito) no estaba completa. Cabe aclarar que se estuvieron realizando consultas verbales tanto a la Secciónde Contabilidad como al Departamento Administrativo y Financiero, sobre quéhacer para recuperar el mobiliario faltante, así como, lo que el señor GonzálezValle tenía pendiente de solventar, pero no se obtuvieron respuestas claras. Noestá de más mencionar que si en los documentos que se adjuntan al expedientede pago no se encuentra toda la documentación de soporte, la Sección deContabilidad no lo acepta, que fue lo que sucedió para el presente caso. Por lo que, con fecha veintidós (22) de mayo del año 2015, la suscrita procede arealizar notificación de cédula que contenía oficio URH-119-2015 dirigido al señorCésar Augusto González Valle para que se presentará a la Institución dentro de unplazo de cinco días a solventar los asuntos pendientes, entre ellos mobiliario de laInstitución. No obteniendo respuesta alguna por parte del señor González Valle. En virtud de no obtener comunicación por parte del señor González Valle parasolventar los asuntos pendientes, con fecha tres (03) de julio del año 2015, lasuscrita envía informe circunstanciado al Inspector General de Cooperativas,




Licenciado Edgar Alfredo Ramírez Delpando, solicitando girar instrucciones adonde corresponde o ante el órgano competente que para el caso aplicaba, con lafinalidad de finiquitar el pago de prestaciones y recuperar el mobiliario que el señorGonzález Valle tenía en su poder. Con fecha ocho (08) de julio del año 2015, el Encargado de Inventarios, señorMarco Vinicio Sierra Javier, envía oficio Sconta/Inv/ref. MVSJ a esta Unidadinformando lo relativo al caso del señor González Valle en donde indica que elseñor González Valle tenía bien activo fijo faltante para lo cual adjunta certificaciónde Acta No. 02-2015 para trámites correspondientes. Con fecha cinco (05) de agosto del año 2015, en esta Unidad, se recibeprovidencia DAF-86-2015 conteniendo denuncia presentada por el señor GonzálezValle ante el Ministerio Público con fecha 22 de julio del 2015, por el robo de lacomputadora Laptop. Para poder completar el expediente de trámite correspondiente, con fechadieciocho (18) de septiembre del año 2015, nuevamente se envía SolvenciaGeneral ante INGECOP (finiquito) del señor González Valle a laLicenciada Melisandra Pinzón Galindo, Jefa del Departamento de Fiscalizaciónpara el sello respectivo, quién nuevamente lo devuelve e indica que el señorGonzález Valle aún tiene pendientes con el Departamento... Con fecha dieciséis (16) de octubre del año 2015, se envía oficio URH-250-2015 ala Jefa del Departamento de Fiscalización, Licenciada Melisandra Pinzón Galindo,solicitándole informe por escrito a esta Unidad las razones por las cuales no le esposible firmar y sellar la Solvencia General ante INGECOP (finiquito). Obteniendocomo respuesta el día 27 de octubre del 2015 el oficio IGCDF-099-2015MPG/mpg, en donde informa lo que tiene pendiente... Posterior a esa fecha la Asesora Jurídica, Licenciada María de los Ángeles CastilloRosales, proporciona a la suscrita copia del desistimiento realizado por parte de laInspección General de Cooperativas sobre la denuncia que se había presentadoen contra del señor César Augusto González Valle, con la finalidad que sea undocumento de apoyo, por no poder firmar, la suscrita la Solvencia Generalante INGECOP (finiquito) y así completar la documentación que hace falta en elexpediente para el trámite de pago de prestaciones. Derivado de todo el proceso anterior, se procede a entregar la documentación a laSección de Contabilidad, el día veinticuatro (24) de noviembre del año 2015, paraque el trámite de pago del señor González Valle pueda continuar. No está de más, indicar que si bien es cierto esta Unidad se encarga de adjuntar




los documentos ya mencionados al expediente de pago de los trabajadores que seretiran de la Institución, ésta no tiene poder coercitivo para que los responsablesse presenten a realizar la entrega del puesto, y de igual forma gestionen el trámitede la Solvencia General ante INGECOP (finiquito), si al momento en que se da larenuncia, o la Unidad es informada, el trabajador no se encuentra presente; ysobre todo si ya no se obtiene comunicación verbal o escrita por parte del mismo,que es lo que sucedió para el presente caso. Adicionalmente se informa que hasta el día de ayer 26 de abril del año 2016, elseñor César Augusto González Valle, se presentó a firmar acta de entrega delpuesto..., es por ello que se solicita tomar en cuenta los argumentos presentados,así como, la documentación de soporte para el posible desvanecimiento.” En oficio IGC-643-2016 de fecha 27 de abril de 2016, la Jefe de la Sección deContabilidad, Marlen Frinée Florian de Véliz, manifiesta: “En los registroscontables al 31 de diciembre de 2015, no aparece a la baja del bien reportadocomo robado, esta operatoria no se puede realizar hasta tener la Resoluciónemitida por la entidad correspondiente donde se autoriza la baja del bien, que eslo que a esta jefatura le corresponde. El señor González Valle no había atendido al llamado vía telefónica y escrita quese efectuó por esta Instituciòn, para que solventara la entrega formal de los bienesactivos fijos. Si no hasta el día 26 de abril del 2016. Es por esta razón que lostramites de baja del bien robado se inician hasta esta fecha.” En oficio IGC-643-2016 de fecha 27 de abril de 2016, el Encargado de Inventarios,Marco Vinicio Sierra Javier, manifiesta: “Se suscribió Acta de requerimiento depago o reposición de la Computadora tipo Laptop de parte mía como encargadode inventarios por el aviso de la renuncia del Inspector de Cooperativas, el 16 demarzo de 2015 como lo estipula el Articulo 7. Del acuerdo Gubernativo número217-94 Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la AdministraciónPública, Adjunto..., certificación de Acta No. 02-2015 y oficios Sconta/Inv/15/2015y Sconta/IN/14/2015, dirigidos a La Licenciada María de Los Ángeles Castillo,Asesora Jurídico y Licenciada Rossibell Cuyuch, Jefe de la Unidad de RecursosHumanos de la Inspección General de Cooperativas, por medio de los oficiostraslado dicha acta para los trámites correspondientes y hacer comprender que elinspector de cooperativas Cesar Augusto González Valle ex trabajador de estainstitución no está solvente y se le requiera el pago o reposición del bien activofaltante ...fotocopia de Oficio No. URH-119-2015 de fecha 20 de mayo de 2015, donde sela solicita al Señor González Valle presentarse a esta institución a solventar susituación, así como Cédula de Notificación de fecha 22 de mayo de 2015.




En base a esto no puedo dar de baja al Bien activo en mención y sin unaresolución de Contraloría General de cuentas como lo estipula la Ley. Hasta el momento no fui notificado que el señor Valle presento denunciaverbal MP001-2015-698667 de robo de la computadora tipo laptop y de manera nooficial escuche que el Señor Cesar Valle inspector de cooperativas ex trabajadorde esta institución autoriza la compra o reposición del pago de sus prestaciones.” En oficio IGC-643-2016 de fecha 27 de abril de 2016, la Auditora Interna,Licenciada Floridalma Fajardo de González, manifiesta: “1) Según el AcuerdoNo. IGC-055-2015, del Inspector General de Cooperativas, Manual General deOrganización y Funciones de la Inspección General de Cooperativas, establecepara Auditor (a) Interno (a): en numeral 2 “Asesorar en asuntos de su competenciaa las autoridades de la Inspección General de Cooperativas y funcionariosadministrativos de la misma, por medio de consultas que le presenta sussuperiores y demás personas de la Institución sobre aspectos contables...” A esta unidad no se requirió asesoría sobre el caso de el señor Cesar AugustoGonzález Valle. 2) Con relación a lo que indica el informe “Al 31 de diciembre de 2015 sedeterminó que falta el acta administrativa, la certificación de la misma, actualizar latarjeta de responsabilidad y realizar los registros contables correspondientes a labaja del bien reportados como robado en la cuenta 1232 09 09 De Computo, asícomo la liquidación laboral respectiva.”; la Unidad de Auditoria Interna harecomendado en auditorias anteriores, la corrección de estas deficiencias en lossiguientes informes: En UDAI/IGC/38/2015, en auditoria de Examen Especial a los Activos FijosOficinas Centrales, según CUA 42822-1-2015, esta Unidad recomendó losiguiente:...Hallazgos de Deficiencias de Control InternoDeficiencia en el registro, uso y manejo de documentos de inventario en OficinasCentrales...se determinaron las siguientes deficiencias.a) Registro de traslados y bajasRecomendación:“Girar instrucciones correspondientes a la Jefa de la Sección de Contabilidad paraque el Encargado de Inventarios proceda a desvanecer el hallazgocorrespondiente; así mismo efectuar análisis de los activos fijos en desuso, deteriorados, obsoletos y proceder a realizar la baja de los bienes.”




“Girar instrucciones correspondientes, para que los activos fijos no sean retiradosde la entidad por parte del personal que lo tenga bajo su responsabilidad, sinprevia autorización competente de la institución, con el objeto de resguardar losbienes de la institución.”“Girar instrucciones al auxiliar de contabilidad (Encargado de Inventarios) para queactualice la información en las tarjetas de responsabilidad y los registros seanrealizados guardando siempre el debido cuidado y esmero en su elaboración, yaque son documentos oficiales y base de evaluación por parte del ente fiscalizacióngubernamental.”“Actualizar tarjetas de responsabilidad, ya que se tienen en las tarjetas activosque ya no están vigentes.”“En el momento de realizar bajas o traslados, realizar los registroscorrespondientes en las tarjetas de responsabilidad….”“En el momento de que el personal se traslade a otra sección o unidad, debenrealizarse las actualizaciones respectivas en las tarjetas responsabilidad. “ 3) UDAI/IGC/19/2015 en Auditoría Financiera Evaluación de la Ejecución deIngresos y Egresos, según CUA 42803-1-2015, esta Unidad recomendó laelaboración de un Manual de Procedimientos de Prestaciones Laborales, acontinuación se describe lo recomendado: ... IV) Expedientes de Liquidación de Prestaciones Incompletos Recomendación:“En referencia al inciso III), IV) y V), se sugiere elaborar e implementar el manualde procedimientos para la Liquidación de Personal dado de baja en el que seestablezcan los niveles registro, supervisión y autorización, con el objetivo decumplir con los requisitos legales, administrativos y control de la entidad; éstedocumento será de base para la obtención de información de manera confiable ypara identificar los resultados de cada operación con el propósito de facilitar suanálisis e interpretación (que se puedan comprobar, evaluar y medir los resultadosde cada proceso) para asegurar que la información sea adecuada y de éstamanera se garantice la confiabilidad de los reportes e informes que se generan demanera periódica para la toma de decisiones y así mismo será una herramientafundamental para personal de reciente ingreso que interviene en éste proceso deliquidación.-“ HALLAZGOS MONETARIOS Y DE INCUMPLIMIENTO DE ASPECTOS LEGALESHallazgo No.1Deficiencia en el registro de documentos por el Encargado de Inventario(Expediente pago de prestaciones Laborales).Criterio Circular 3-57, donde indica Toma de posesión de cargos públicos ytarjetas de Responsabilidad




Recomendación:“Se debe realizar la supervisión específica y las medidas administrativas correspondientes sobre el cumplimiento de los requisitos obligatorios necesarios(toma física para extender la solvencia de inventarios) por parte del Auxiliar deContabilidad (Auxiliar de Inventarios) para el proceso específico concerniente a lafunción que posee en la liquidación de prestaciones al personal dado de baja.-“ Hallazgo No.2Error en cálculo de Prestaciones Otorgadas al Personal dado de baja en el periodo2014.- Recomendación“...Como se indicó con anterioridad en el presente informe de auditoría y dehallazgos, se deberá elaborar, diseñar e implantar un manual de procedimientosde liquidaciones de prestaciones al personal dado de baja de la entidad, que seaacorde a la necesidad de la institución, con el objetivo que se cuente con uninstrumento técnico y administrativo que oriente y precise los criterios deaplicación de las disposiciones legales respectivas, que permita estandarizar losprocesos relativos al pago de prestaciones...” 4) Con relación a lo que indica en el informe, en Criterio “La Unidad de AuditoriaInterna, Funciones y atribuciones principales, numeral 6, establece. “Verifica através de la auditoria, el correcto cumplimiento de las leyes, normas, reglamentos,circulares y demás disposiciones aplicables con la actividadadministrativa-financiera y fiscal de la Inspección General de Cooperativas.” Indicolo siguiente: Con fecha 04 de abril de 2016 fue emitido nombramiento CUA 52285-1-2016,donde se realizará Auditoria Financiera sobre los Estados Financieros yLiquidación del Presupuesto correspondiente al 31 de diciembre 2015; La Unidadde Auditoria Interna aún no ha emitido opinión al respecto, está en la fase deejecución de la auditoria.” En nota s/n de fecha 26 de abril de 2016, el señor Cesar Augusto Gónzalez Valle,quien fungió como Inspector de Cooperativas, por el período comprendido del 01de enero de 2015 al 15 de marzo de 2015, manifiesta: “En relación a lo descritohago de su conocimiento lo siguiente: 1. Como es de su conocimiento, la computadora descrita me fue robada, por loque presente la denuncia respectiva ante el Ministerio Público, razón por la cualautorice que de mis prestaciones laborales, se descontara el valor de dichoequipo. Valor que fue descontado de acuerdo al Acta Notarial realizada por la




Licenciada María de los Angeles Castillo Rosales, Asesora Jurídica de la Ingecop,en la cual, en el punto tercero se indica que de mis prestaciones laborales secancele el valor de la computadora. La computadora fue entregada formalmenteen fecha 14 de marzo de 2016, al señor Marco Vinicio Sierra Javier, de acuerdo alActa No. 01-2016, en el punto Tercero, se indica que el equipo de computoentregado, en opinión del Sr.José Pablo Izquierdo es superior en calidad a lacomputadora anterior. 2. El libro de actas con registro No. 045628 autorizado por la Contralorìa Generalde Cuentas, fue entregado directamente al Inspector General de Cooperativas enfecha 24 de septiembre de 2015, por el señor Hugo Roberto Cahal Tenaz, deacuerdo con la nota de fecha 24 de septiembre de 2015 y a la respuesta realizadapor el Inspector General de Cooperativas en fecha 13 de octubre de 2015.(...copias de las notas descritas). 3. En cuanto al Sello de Inspector de Cooperativas fue entregado el dìa de hoy 26de abril de 2016, a la Jefatura del Departamento de Fiscalización de la Ingecop....copia de los documentos descritos con anterioridad, como prueba de la entregade los bines requeridos..." Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo para Jefa del Departamento Administrativo y Financiero,Jefe de la Sección de Contabilidad y Encargado de Inventarios en virtud que susargumentos y pruebas de descargo no son suficientes, al cierre del períodoauditado, no se encuentran los registros de baja del bien reportado como robadopor el Inspector de Cooperativas y no se encuentra ingresado en tarjeta deresponsabilidad el equipo nuevo, lo cual debieron realizar entre los meses demarzo y diciembre de 2015, por ser de su conocimiento la situación dada. La Jefa del Departamento Administrativo y Financiero, tiene asignadas entre susfunciones, "...2. Velar y coordinar que la adquisición de bienes y serviciosdestinados al funcionamiento de la inspección, se realicen conforme a las leyesvigentes..., y 10. Coordinar con los Jefes de Secciones la Planificación yejecución de las labores propias de cada unidad." La Jefe de Sección de Contabilidad tiene asignadas entre sus funcionesprincipales: "1. Planifíca, coordina y dirige las actividades de la sección, 2)Supervisa, coordina y distribuye el trabajo que desarrolla el personal de lasección..., 5. Supervisa y dirige la toma de inventario anual que debe practicarse alos bienes de la Institución." Entre las funciones y atribuciones del Encargado de Inventarios, están: "1. Rotular




el mobiliario y equipo, 2. Controlar el inventario de activos fijos y fungibles, pormedio de los traslados en tarjetas de responsabilidad, 3. Realizar las operacionesde cargo y descargo en las tarjetas de responsabilidad por adquisición o bajas deactivos..., 6. Controlar y elaborar solvencias de inventarios. 7. Participar en laentrega de mobiliario y equipo a cargo del personal de la institución..." Se confirma el hallazgo para Inspector General de Cooperativas e Inspector deCooperativas, en virtud que entre sus argumentos y pruebas de descargo, exceptopor la compra del equipo nuevo que sustituye al reportado como robado, entregade sello y gafete, no demostraron que el libro de actas haya sido entregado yrecibido. Entre los documentos presentados existe nota sin número del 24 deseptiembre de 2015 del Secretario de Conflictos de STIGC dirigida al InspectorGeneral de Cooperativas, informando que existen libros de actas propiedad de laentidad, abandonados en la oficina de la Sede Sindical. En oficio IGC-24342-2015el Inspector General de Cooperativas indica que retirara los libros de la sedesindical, sin embargo el libro referido en el presente hallazgo, no fue puesto a lavista en la fecha de la discusión de hallazgos, para su verificación. Se desvanece el hallazgo para Jefe de la Unidad de Recursos Humanos, AsesoraJurídica y Auditora Interna, en virtud que sus argumentos y pruebas presentadasson suficientes para el efecto. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesENCARGADO DE INVENTARIOS MARCO VINICIO SIERRA JAVIER 902.50INSPECTOR DE COOPERATIVAS CESAR AUGUSTO GONZALEZ VALLE 962.75JEFE DE LA SECCION DE CONTABILIDAD MARLEN FRINEE FLORIAN SALGUERO DE VELIZ 1,125.50JEFA DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO MARTA ODILIA GONZALEZ MIRALLES 1,909.25INSPECTOR GENERAL DE COOPERATIVAS EDGAR ALFREDO RAMIREZ DELPANDO 3,795.25Total Q. 8,695.25

Hallazgo No. 5 Falta de actualización en registros en tarjetas de control, en la elaboraciónde Constancia de ingreso a Almacén y a Inventario (Forma 1-H) y falta deautorización CondiciónEn el Programa 11 Servicios de Fiscalización a Cooperativas, renglones 291 Útilesde oficina, 292 Útiles de limpieza y productos sanitarios, 298, Accesorios yRepuestos en General; y en cuenta 1232 09 00 Equipo de Cómputo, se




establecieron las siguientes deficiencias: 1) No se cumplen adecuadamente conlas políticas y normas de procedimiento establecidos por el Inspector General deCooperativas, para el ingreso de bienes y artículos fungibles. 2) Se verificó queexisten bienes artículos fungibles y bienes inventariables adquiridos sin la Forma1-H Constancia de Ingreso a Almacén, ni su respectivo registro de inventarios,tales como: a) 60 cajas de clip Jumbo por valor de Q249.00; b) 24 galones decitronela por valor de Q840.00, c) 1 galón de Ojo de pescado por valor deQ135.00; d) 1 Fotocopiadora de Q8,399.00, e) 2 impresoras Canon IP2810 porvalor total de Q490.00; f) 2 impresoras Epson FX890 por valor total de Q7,000.00;g) 1 impresora HP1515 por valor de Q2,835.00; h) 12 Llantas Rin 245/7016 convalor de Q12,588.12; i) 4 Llantas Rin 255/65 con valor total de Q6,238.40. 3) Lastarjetas Kardex para control de ingresos y salidas están desactualizadas y 4) Nose cuentan con Tarjetas de Control de Almacén autorizadas por la ContraloríaGeneral de Cuentas. El valor total de inventario en bienes inventariables yartículos fungibles asciende a Q132,519.74 al 31 de diciembre de 2015. CriterioEl Acuerdo Número IGC-058-2006, Manual de Recepción, Manejo, Custodia yEntrega de Mercaderías en el Almacén de la Inspección General deCooperativas INGECOP, artículo 6, establece: “En la Inspección General deCooperativas se deberá observar las siguientes políticas y normas deprocedimiento para la Recepción, Manejo, Custodia y Entrega de Mercaderías enel Almacén:1. No se hará el ingreso de mercaderías si previamente no son registradas en loscontroles de Área de Almacén.2. Toda mercadería que ingresa al Almacén tiene que estar detallada en la facturacomo en la solicitud de pedido.3. Toda mercadería que se entregue físicamente en la Institución, deberá serrecibida por el Encargado de Almacén, así como su revisión y verificaciónconforme el pedido o envío correspondiente y ser resguardados en las bodegas dealmacén.4. El encargado de Almacén tendrá a su cargo la custodia de los bienes antes deser requerido por las secciones o departamentos teniendo las llaves de lasbodegas, no permitiendo el ingreso de personal ajeno al almacén.5. Los bienes materiales y suministros recibidos serán registrados por medio deConstancias de Ingreso de Almacén, tomando como base la solicitud de compra,los documentos de soporte correspondiente y los datos que sean requeridos.6. Todo ingreso de almacén deberá tener la firma del encargado de almacén.7. En el caso de donaciones recibidas se tomará como base para su ingreso aAlmacén la certificación del correspondiente, suscrita por Auditoría Interna.8. Se distribuirán mensualmente, tres copias de las Constancias de Ingreso aAlmacén: Contabilidad, Inventarios, Archivo y el original para el expediente.9. Toda factura, debe incluir las respectivas firmas y el detalle de los renglones




que se afectarán presupuestariamente.10. Si es un Activo Fijo, (Constancia de Ingreso a Almacén) se le traslada alencargado de inventarios para firma, registro y elaboración de la tarjeta deresponsabilidad.11. Los artículos registrados en las Constancias de Ingreso a almacén setrasladaran a Tarjetas de Control de Almacén autorizadas porla Contraloría General de Cuentas, que indicarán: a) Nombre del proveedor; b)Cantidad; c) Descripción del artículo, e) Total ingresado, f) Observaciones."El Acuerdo Número 09-03, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, NormasGenerales de Control Interno, norma 2.4 Autorización y Registro de Operaciones,establece: "Los procedimientos de registro, autorización y custodia son aplicablesa todos los niveles de organización, independientemente de que las operacionessean financieras, administrativas u operativas, de tal forma que cada servidorpúblico cuente con la definición de su campo de competencia y el soportenecesario para rendir cuenta de las responsabilidades inherentes a su cargo.”Norma 2.6 Documentos de Respaldo, establece: "La documentación de respaldopromueve la transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con losrequisitos legales, administrativos, de registro de control de la entidad; por tantocontendrá la información adecuada, por cualquier medio que se produzca, paraidentificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operación para facilitar suanálisis." CausaFalta de actualización en registros, deficiente control e incumplimiento a lalegislación vigente aplicable por parte de la Jefa del Departamento Administrativoy Financiero, Jefe de la Sección de Compras y del Encargado de Almacén, en larecepción de bienes, materiales y suministros. EfectoRiesgo de pérdida de bienes inventariables, de materiales y suministros, sinevidencia suficiente y competente en los registros de entrada y salida. RecomendaciónEl Inspector General de Cooperativas, debe girar instrucciones a la Jefa delDepartamento Administrativo y Financiero y esta a su vez a la Jefe de la Secciónde Compras y al Encargado de Almacén, a efecto se actualicen los registros deingreso y las salidas de los bienes inventariables y no fungibles, se actualicen lastarjetas de control respectivas y se cumpla con el procedimiento legalmenteestablecido. Comentario de los ResponsablesEn oficio No. IGC-643-2016 de fecha 27 de abril de 2016, la Jefa delDepartamento Administrativo y Financiero, Licenciada Marta Odilia González




Miralles, manifiesta: “Las tarjetas de control de Almacén, están autorizadas por laContraloría General de Cuentas y no están actualizadas las últimas compras delmes de diciembre 2015, debido que el Encargado de Almacén tenía que cumplircon el período de vacaciones correspondientes al año 2015, trabajando hasta eldía 30 de diciembre inclusive. No es una práctica constante de descuido que serealiza en esta área por lo que esta situación se dio ajena a nuestrasresponsabilidades. La constancia de ingreso a Almacén y a Inventario (Forma 1-H), se encuentranautorizadas e ingresadas al sistema.” En oficio No. IGC-643-2016 de fecha 27 de abril de 2016, la Jefe de la Sección deCompras, María Magdalena Flores (S.O.A.) de Manzo, manifiesta: “Hallazgo No.5,En relación a este hallazgo hago de su conocimiento que se supervisa el trabajodel señor Carlos Enrique Martínez López, Encargado de Almacén de Suministros,como puede desmostar él con las Constancias de Ingreso a Almacén, con la(Forma 1-H) si fueron ingresadas en el mes de diciembre 2015. Con respecto a la tarjetas Kárdex, lo único que hacia falta era la impresión de lasmismas, ya que el sistema cuando se da ingreso o egreso a los bienes ysuministros automáticamente el sistema realiza los cambios; se hace la aclaraciónde que el señor Martínez se retiro para gozar de las vacaciones a las que tienederecho el 30 de diciembre 2015, retomando sus labores el 01/02/2016, el día02/02/2016 se acercó el Lic. Fausto Dionicio Salvador Gómez para solicitarinformación correspondiente al Almacén debido a esta razón el señor Martínez nopudo darle seguimiento a las kárdex las cuales a la fecha se encuentranactualizadas.” En oficio No. IGC-643-2016 de fecha 27 de abril de 2016, el Encargado deAlmacén, Carlos Enrique Martínez López, manifiesta: “1 y 3) Se dio ingreso alalmacén los bienes y artículos fungibles comprados en el año 2015,los bines comprados en el mes de diciembre 2015, en su oportunidad fueroningresados al sistema de inventarios según ingreso de almacén, por factor tiempo,debido a que tenía que cumplir con el periodo de vacaciones no se imprimió entarjetas kardex, a la fecha están actualizadas. 2) A continuación se detallan las formas 1-H que fueron ingresadas al sistema deinventarios los siguientes artículos: a) 60 cajas de Clip Jumbo Q249.00, Forma 1-H No. 728876, de fecha 29/12/15. b) 24 galones de Citronela Q840.00, Forma 1-H No. 728851, de fecha 11/12/15.




c) 01 galón de Ojo de Pescado Q135.00, Forma 1-H No. 728872, de fecha21/12/15 d) 01 fotocopiadora Q8 ,399.00, Forma 1-H No. 728861, de fecha 16/12/15, con

IGC-302-15-2824 No. de inventario . e) 02 Impresoras Canon IP2810 Q490.00 Forma 1-H No. 728872, de fecha16/12/15, con No. de inventario IGC-328.15-2810 e IGC-328-15-2811. f) 02 Impresoras Epson FX890 Q7,000.00 Forma 1-H No. 728862, de fecha16/12/15, con No. de inventario IGC-328-15-2808 e IGC-328-15-2809. g) 02 Impresoras HP1515 el valor exacto es Q450.00 c/u, hace un total deQ900.00, Forma 1-H No. 728862, de fecha 16/12/15, con No. deinventario IGC-328-15-2812 e IGC-328-15-2813. h) 04 Llantas RIN Q4 245/7016 ,196.04, Forma 1-H 728866, de fecha 12/12/15. h) 08 Llantas RIN Q8 245/7016 ,392.08, Forma 1-H 728867, de fecha 17/12/15. i) 04 Llantas RIN Q6 255/65 ,238.40, Forma 1-H 728867, de fecha 17/12/15. 4) Para el control de almacén existen tarjetas autorizadas porla Contraloría General de Cuentas, tarjetas kardex, como se puede verificar en lasfotocopias proporcionadas.” Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo para el Encargado de Almacén, Jefe de la Sección deCompras y Jefa del Departamento Administrativo, porque en suscomentarios manifiestan que por cumplir con el período de vacaciones, elEncargado de Almacén tenía pendiente de realizar la actualización de los registrose impresión de las Constancias de Ingreso a Almacén y a Inventarios Forma 1-H,lo cual contraviene a lo estipulado en el Acuerdo Número IGC-026-2008, delInspector General de Cooperativas, Manual de Recepción, Manejo, Custodia yEntrega de Mercaderías en el Almacén de la inspección General de Cooperativas,INGECOP-, Capítulo II, Políticas y Normas de Procedimiento. Las tarjetas kardexpara control de ingresos y salidas, de Almacén, no cumplen con lo establecido enel numeral 11, del artículo 6, del documento citado.




Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 21, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesENCARGADO DE ALMACEN CARLOS ENRIQUE MARTINEZ LOPEZ 3,725.00JEFE DE LA SECCION DE COMPRAS MARIA MAGDALENA FLORES (S.O.A) DE MANZO 3,725.00JEFA DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO MARTA ODILIA GONZALEZ MIRALLES 7,637.00Total Q. 15,087.00

Hallazgo No. 6 Incumplimiento a reglamento CondiciónEn el programa 11 Servicios de Fiscalización a Cooperativas, renglón 011Personal Permanente, se estableció que el 26 de mayo de 2015 tomó posesióndel cargo la Sub-Inspectora General de Cooperativas y se incumplió con informara la Dirección de Probidad de la Contraloría General de Cuentas. CriterioEl Acuerdo Gubernativo Número 613-2005, Reglamento de la Ley de Probidad yResponsabilidades de Funcionarios y Empleados Públicos, artículo 19Requerimiento para presentación de la declaración, establece: "Los Jefes oDirectores de Personal, de Recursos Humanos, Presidentes, Gerentes,Administradores u otras autoridades que tengan dentro de sus obligaciones emitirnombramientos y/o dar posesión de cargos o puestos, serán los responsables derequerir por escrito a la persona obligada a presentar la declaración al momentode la toma de posesión de cargo...” El Artículo 20 Notificación de toma deposesión o ascenso de cargo público, establece: “Los Jefes o Directores dePersonal, de Recursos Humanos, Presidentes, Gerentes, Administradores u otrasautoridades que tengan dentro de sus obligaciones emitir nombramientos, y/o darposesión de cargos o puestos, notificarán en un plazo de cinco días a la Direcciónde Probidad de la Contraloría General de Cuentas sobre dicho movimiento,adjuntando para el efecto certificación del acta de toma de posesión del cargo. Enigual forma lo hará cuando la persona obligada a presentar su Declaración seaascendida a un puesto superior con una remuneración más alta, en caso de nocumplir con tal obligación incurre en responsabilidad administrativa.” CausaFalta de control e incumplimiento a la ley vigente aplicable por parte del InspectorGeneral de Cooperativas y de la Jefe de la Unidad de Recursos Humanos.




EfectoRiesgo que tome posesión de un puesto, personal que no cumpla con loestablecido en la Ley de Probidad y Responsabilidades de Funcionarios yEmpleados Públicos y su Reglamento. RecomendaciónEl Inspector General de Cooperativas conjuntamente con la Jefe de la Unidad deRecursos Humanos, deben implementar un control que les permita cumplir connotificar la toma de posesión de nuevos cargos o ascensos a la Dirección deProbidad de la Contraloría General de Cuentas. Comentario de los ResponsablesEn oficio No. IGC-643-2016 de fecha 27 de abril de 2016, el Inspector General deCooperativas, Licenciado Edgar Alfredo Ramírez Delpando, manifiesta: “Con basea lo estipulado en el artículo 20 de la Ley de Probidad y Responsabilidades deFuncionarios y Empleados Públicos, Decreto 89-2002: es necesario indicar que losfuncionarios públicos que optan el cargo, son los responsables y obligados depresentar la declaración patrimonial ante la Contraloría General de Cuentas. Respecto a lo indicado en el reglamento de la referida Ley, cabe aclarar que cadauna de las Unidades y Departamentos están a cargo de una Jefatura y depersonal adecuado, el cual debe velar por el cumplimiento de cada uno de losprocesos que les compete. En el caso que amerita, los expedientes del personalse encuentra bajo custodia y manejo de la Unidad de Recursos Humanos, quienes la encargada directa de revisar los expedientes y registrar o informar loscambios que se den en lo que respecta al personal. Como se indica en el criterio del hallazgo, el artículo 19 del reglamento de lareferida ley indica: Requerimiento para presentación de la declaración, establece:“Los Jefes o Directores de Personal, de Recursos Humanos, Presidentes,Gerentes Administradores u otras autoridades que tengan dentro de susobligaciones emitir nombramientos y/o dar posesión de cargos o puestos, seránlos responsables de requerir por escrito a la persona obligada a presentar ladeclaración al momento de la toma de posesión de cargo…” no está dentro de misfunciones llevar el control de los documentos que derivan del ingreso de personala la Institución. Es necesario aclarar que el nombramiento de la SubinspectoraGeneral de Cooperativas, es emitido por Acuerdo Gubernativo de la Presidenciade la República; con base al cual la Unidad de Recursos Humanos redacta el actade toma de posesión del cargo. Con los argumentos incluidos supra considero queda aclarada mi situación ysoporte para el respectivo desvanecimiento de este hallazgo."




En oficio No. URH-088-2016, de fecha 27 de abril de 2016, la Jefe de la Unidad deRecursos Humanos, Marta Rossibell Cuyuch Martínez de Tavico, manifiesta: “Desvanecimiento Cuando un trabajador ingresa a laborar a la Institución y debe realizar el trámite deDeclaración Jurada Patrimonial ante la Dirección de Probidad de la ContraloríaGeneral de Cuenta, la suscrita durante su administración ha realizado la solicitudpor escrito, (...algunos ejemplos) para que realicen dicha gestión los interesados,tal y como lo establece el artículo 20 literal a) del Decreto Número 89-2002. Debido al volumen de trabajo que se genera en la Unidad a cargo de la suscrita, sise le hizo el requerimiento, solo que únicamente de forma verbal a la LicenciadaElda Margarita Gómez Cruz de Román para que gestionará dicho trámite, ya quede acuerdo al artículo 4 de la Ley de la Contraloría General de Cuentas, ella estásujeta a realizarlo. Sin embargo, con fecha 04 de agosto de 2015, la Licenciada Gómez Cruz deRomán, es nombrada y autorizada para registrar firma ante el Banco deGuatemala, por el Inspector General de Cooperativas, Licenciado Edgar AlfredoRamírez Delpando para realizar trámites administrativos y financieros, en ausenciadel mismo (...fotocopia de oficio IGC-1718-2015). Por lo que, la Licenciada EldaMargarita Gómez Cruz e Román, envía oficio al Licenciado Alex Pellecer, Jefe delDepartamento de Declaración Jurada Patrimonial de la Contraloría General deCuentas solicitando sea aceptada la mencionada Declaración Patrimonial desde eldía en que entro a laborar a la Institución, por haber registrado firma en el Bancode Guatemala, trámite que se acepta el día 07 de agosto de 2015 (...fotocopia dedocumentos). Se solicita tomar en cuenta los argumentos presentados, así como, ladocumentación de soporte para el posible desvanecimiento.” Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo para el Inspector General de Cooperativas, porque enActa No. 008-2015, de fecha 27 de mayo de 2015, se indica: "SEGUNDO. ...elLicenciado Edgar Alfredo Ramírez Delpando, Inspector General de Cooperativasen nombre del señor Presidente de la República, por este acto da formal posesióndel cargo de Subinspectora General de Cooperativas...", lo cual contraviene a loindicado por el responsable en sus comentarios presentados. Se confirma el hallazgo para la Jefa de la Unidad de Recursos Humanos, en virtudque sus comentarios y documentación presentadas no son suficientes, no




responde a la deficiencia establecida, no se dio aviso de toma de posesión delpuesto de Sub-Inspectora General de Cooperativas a la Dirección de Probidad, dela Contraloría General de Cuentas, como lo establece la legislación vigente. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesJEFE DE LA UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS MARTA ROSSIBELL CUYUCH MARTINEZ DE TAVICO 1,623.75INSPECTOR GENERAL DE COOPERATIVAS EDGAR ALFREDO RAMIREZ DELPANDO 3,795.25Total Q. 5,419.00

Hallazgo No. 7 Entrega tardía de documentación de soporte CondiciónMediante oficios DAEAD-INGECOP-0122-31-2015 de fecha 15 de enero de 2016,DAEAD-INGECOP-012-33-2015 de fecha 22 de enero de 2016,DAEAD-ING-0122-35-2015 de fecha 22 de enero de 2016,DAEAD-ING-0122-37-2015 de fecha 22 de enero de 2016 yDAEAD-INGECOP-0122-50-2015 de fecha 03 de febrero de 2016, se solicitó losComprobantes Únicos de Registros -CUR-, integración de cuentas y conciliacionesbancarias al 31 de diciembre de 2015, sin embargo, dichos documentos no fueronpresentados en el plazo legalmente establecido, por lo que se procedió a emitir losoficios DAEAD-INGECOP-0122-48-2015 de fecha 03 de febrero de 2016 y oficioDAEAD-INGECOP-0122-66-2015 de fecha 18 de febrero de 2016, dirigidas alInspector General de Cooperativas, para hacer de su conocimiento del atraso enel tiempo para proporcionar la documentación. Con fecha 19 de febrero de 2016 y03 de marzo de 2016 fueron entregados dichos documentos a la comisión deauditoría de manera paulatina. CriterioEl Decreto Número 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de laContraloría General de Cuentas y sus Reformas Decreto No. 13-2013, artículo 7Acceso y disposición de información, establece: "Para el fiel cumplimiento de sufunción, la Contraloría General de Cuentas, a través de sus auditores, tendráacceso directo a cualquier fuente de información de las entidades, organismos,instituciones, municipalidades y personas sujetas a fiscalización a que se refiere elartículo 2 de la presente Ley. Los Auditores de la Contraloría General de Cuentas,debidamente designados por su autoridad superior, estarán investidos deautoridad. Todos los funcionarios y empleados públicos y toda persona natural o




jurídica y los representantes legales de las empresas o entidades privadas o nogubernamentales a que se refiere el artículo 2 de la presente Ley, quedan sujetasa colaborar con la Contraloría General de Cuentas, están obligados a proporcionara requerimiento de ésta, toda clase de datos e informaciones necesarias para laaplicación de esta Ley, en un plazo de siete (7) días. El incumplimiento de talrequisito dará lugar a la aplicación de las sanciones previstas por el artículo 39 dela presente Ley..." CausaIncumplimiento a la legislación vigente por parte de la Jefa del DepartamentoAdministrativo y Financiero, Jefe de la Sección de Contabilidad y Cajero General,en la entrega de documentos e información financiera y contable requeridos por lacomisión de auditoría de la Contraloría General de Cuentas. EfectoFalta de acceso a la documentación de respaldo de las operaciones financieras ycontables requerida, de manera eficiente, suficiente y competente, para realizarlas pruebas sustantivas y de cumplimiento, por parte de la entidad fiscalizadora. RecomendaciónEl Inspector General de Cooperativas debe girar instrucciones a la Jefa delDepartamento Administrativo y Financiero, y esta a su vez a Jefe de la Sección deContabilidad, a efecto se cumpla con el plazo establecido en la normativa legalvigente en la entrega de información y documentos requeridos por el entefiscalizador. Comentario de los ResponsablesEn oficio No. IGC-643-2016 de fecha 27 de abril de 2016, la Jefa delDepartamento Administrativo y Financiero, Licenciada Marta Odilia GonzálezMiralles, manifiesta: “Los requerimientos solicitados por el delegado de laContraloría General de Cuentas, se cumplieron en los plazos solicitados, aexcepción de los requerimientos solicitados durante el mes de enero de 2016 porencontrarse los trabajadores del área Administrativa y Financiera en período devacaciones, incorporándose nuevamente a sus labores a partir del 1 de febrero de2016. La sección de caja realiza el desglose de la papelería, revisando que el vouchertenga la documentación de soporte necesaria, sellos y firmas para luego sertrasladados con conocimiento a la sección de contabilidad."

En oficio No. IGC-643-2016 de fecha 27 de abril de 2016, la Jefe de la Sección deContabilidad, Marlen Frinée Florián Salguero de Véliz, manifiesta: “Los oficiosdescritos enviados al Licenciado Edgar Alfredo Ramírez Delpando, Inspector




General de Cooperativas, fueron trasladados a la Sección de Contabilidad en sumomento se trasladó la documentación que se tenía mediante oficios yconocimientos, se indicó verbalmente al Licenciado Salvador Gómez que el restode documentos los tenía la Sección de Caja, se acompañó al Licenciado a laSección de Caja donde verificó que allí tenían los documentos que hacia falta deentregar y los requirió a esa Sección, quien se los proporcionó. El día miércoles 30 de marzo del año en curso, en reunión a solicitud delLicenciado Fausto Dionicio Salvador, se suscribió el Acta número 62-2016,Libro L2 28,024 de la Contraloría General de Cuentas, recibida en esta Sección eldía 22/04/2016 en la cual consta del porque no fue posible entregar en su totalidaden la fecha en que se solicitó la documentación indicada en los oficios quemenciona el hallazgo. De ninguna manera fue nuestra intención no proporcionar la documentaciónsolicitada, siempre se ha colaborado en todo con la Delegación de la Contraloría. ...fotocopias de conocimientos y oficios donde se traslada la informaciònrequerida.”

En oficio No. SC-061-2016, de fecha 22 de abril de 2016, el Cajero General,Carlos Paul Mazariegos Alvarez, manifiesta: “Entrega tardía de documentación desoporte: Estos argumentos se consideran validos para el desvanecimiento delposible hallazgo y ...papeleria de soporte.

A. Este hallazgo de entrega de documentación de soporte se hizo elrequerimiento a la Autoridad Superior de esta entidad por parte del AuditorGubernamental Coordinador, de la Contraloría General de Cuentas, en estaentidad.

B. El Jefe y Secretaria de la Sección de Caja, tienen derecho a un periodo devacaciones anuales, por haber laborado durante un año continuo. por tal motivo elrequerimiento de dicha papelería de soporte esta Sección NO tiene conocimientode lo solicitado, más sin embargo los oficios son dirigidos al Inspector General conAtención al Jefe de la Sección de Contabilidad.

C. Lo expuesto en el inciso B), se hizo del conocimiento al Auditor GubernamentalCoordinador, en Acta No. 62-2016, Libro L-2, 28,024 de la Contraloría General deCuentas, el día 30 de marzo de 2016, en la sala de sesiones de esta entidad,recibida en esta sección el día 22-04-2016.

D. ,,,a) copia de la boleta de vacaciones del personal encargado de la Secciòn deCaja, b) copia de los oficios enviados al Inspector General de Cooperativas, y c)




Copia del acta descrita anteriormente." Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo para Jefa del Departamento Administrativo y Financiero yJefe de la Sección de Contabilidad, porque sus argumentos y pruebas dedescargo confirman que hubo atraso en la presentación de la documentación a lacomisión de auditoría, aduciendo que fue por el tiempo de vacaciones gozadas,sin embargo el 02 de febrero ya estaban en actividades laborales y ladocumentación fue presentada hasta el 03 de marzo de 2016 inclusive, dos mesesdespués de haberse solicitado. El Acuerdo Número IGC-055-2015 del Inspector General de Cooperativas, ManualGeneral de Organización y Funciones de la Inspección General de Cooperativas,del 09 de octubre de 2015, establece las siguientes funciones y atribucionesprincipales: De la Jefa del Departamento Administrativo y Financiero, "...13.Promueve el apoyo intersecciones para la ejecución de sus actividades, 14. Es elcoordinador de la Unidad de acceso a la información pública, verifica el estrictocumplimiento de la Ley de Acceso a la Información pública, trasladando lassolicitudes de información pública verbales o escritas que ingresen al Encargadode la Unidad de Acceso a la Información Pública para su diligenciamiento." De la Jefe de Sección de Contabilidad, "1. Planifica, coordina y dirige lasactividades de la sección, 2. Supervisa, coordina y distribuye el trabajo quedesarrolla el personal de la sección, ...4. Recibe, analiza y ejecuta lacorrespondencia a través de su secretaria." Se desvanece el hallazgo para el Cajero General, en virtud que en suscomentarios manifiesta que no tuvo conocimiento de los oficios girados por lacomisión de auditoría, con atención a la Jefa del Departamento Administrativo yFinanciero y Jefe de la Sección de Contabilidad, lo cual se hizo constar en ActaNo. 62-2016, Libro L-2, 28,024 de la Contraloría General de Cuentas, el día 30 demarzo de 2016 y porque entre sus atribuciones no tiene asignadas las de archivode los CUR contables, integraciones de cuentas y conciliaciones bancarias, siendoestos los documentos solicitados. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 12, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesJEFE DE LA SECCION DE CONTABILIDAD MARLEN FRINEE FLORIAN SALGUERO DE VELIZ 4,502.00JEFA DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO MARTA ODILIA GONZALEZ MIRALLES 7,637.00Total Q. 12,139.00




Hallazgo No. 8 Incumplimiento a Ley de Contrataciones en la publicación enGUATECOMPRAS CondiciónEn el Programa 11 Servicios de Fiscalización a Cooperativas, se estableció que enlos renglones 262 Combustibles y lubricantes, 269 otros productos químicos yconexos, 292 Útiles de limpieza y productos sanitarios y 298 Accesorios yRepuestos en General y en la cuenta 1232 maquinaria y equipo, se realizaroncompras de bienes y/o servicios de baja cuantía, en la modalidad específica deadquisiciones del Estado, en diciembre de 2015, por valor de Q35,671.41 (Valors/IVA), y se estableció que luego de la recepción de dichos bienes y/o servcios, lapublicación en GUATECOMPRAS de la documentación de respaldo, se realizó enmarzo de 2016 y en otros casos no se publicó, como se detalla en el cuadrosiguiente:

CUADRO DE COMPRAS DE BAJA CUANTÍA Y COMPRA DIRECTA NO PUBLICADOSAl 31 de diciembre de 2015

-Cifras en Quetzales-

CUR Descripción de la compra Valor sin IVAProveedor y No. de

FacturaFecha de lafactura

Ordend eCompra

Fecha de laOrden deCompra

Forma1-H SerieC

Fechaingresoalmacén

1088Servicio de reparación y compra derepuestos vehículos

4,183.04

Hugo Eduardo RamírezAyerdi, fact. Serie A,822 29/12/2015 509 30/12/2015

sin constancia deingresos de los

repuestos

1036Compra de repuestos para vehículo(**)

1,526.79

Acumuladores Iberia,S.A. fact. Serie GL,06594 17/12/2015 487 21/12/2015 728870 21/12/2015

1082 Servicio menor de vehículos

557.14Hugo Eduardo RamírezAyerdi, fac. Serie A, 823 29/12/2015 505 30/12/2015

1052

compra de repuestos y servicio dereparación de vehículos INGECOP(**)

848.21 Serie A, 474 21/12/2015 495 21/12/2015

Sin constancia deingreso del repuesto

comprado

1050

Servicio de reparación ymantenimiento vehículosINGECOP (**)

455.36 Serie A, 475 21/12/2015 494 21/12/2015

1049

Servicio de reparación ymantenimiento vehículos INGECOP(**)

937.50 Serie A, 476 21/12/2015 493 21/12/2015

1072

Papelería y útiles de oficina para usodel personal en las oficinas centralesy Regional de Quetzaltenango,INGECOP (*)

510.14 Serie FB, 35624 23/12/2015 503 29/12/2015 728876 29/12/2015

1072

Papelería y útiles de oficina para usodel personal de las oficinas centralesy Regional de Quetzaltenango,INGECOP (*)

6,625.55 Serie FB, 35623 23/12/2015 503 29/12/2015 728876 29/12/2015

1034Compra de útiles de limpieza paravehículos

647.77

Ebullient International,S.A. fac Serie A,116976 14/12/2015 464 16/12/2015 728872 21/12/2015

1047 Compra de 1 Percoladora West Bend

1,587.05Ricza, S.A.Face-66-J15-007-1924 15/12/2015 482 22/12/2015 728873 22/12/2015

999

Compra de 1 fotocopiadoraIMAGErunner 1435If, Serie No.RZJ04522

7,499.11

Canella, S.A.fact. CCCJ4-44088 11/12/2015 460 15/12/2015 728861 16/12/2015

2 sumadoras de 14 dígitos para usode las secciones de Compras y




1048Unidad de Recursos Humanos de lasede central de INGECOP (*)

910.71

Canella, S.A.fact. CCCJ4-44282 18/12/2015 486 21/12/2015 728877 30/12/2015

974

Compra de 5 archivos de 4 gavetasEC.59CM Negro y 3 sillas 1059Negra secretarial

5,285.71

De Oficína,fact. FE, 16351 07/12/2015 458 15/12/2015 728860 16/12/2015

622

Compra de computadora HPLAPTOP 14-Core i3 4005U, 500GBDisco, 4 Gb ram, Pantalla 14"Windows 8.1 64 bit, Maletín

4,097.32 Serie A, 4289 21/12/2015 Sin O/C

Sin constancia deingreso a almacén

Total 35,671.41

(*) Documentos de respaldo, publicados el 03/03/2016

(**) Documentos de respaldo, publicados el 16/03/2016

CriterioEl Decreto Número 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contratacionesdel Estado, y sus reformas Decreto Número 9-2015, artículo 43 ModalidadesEspecíficas, establece: “Las modalidades específicas de adquisición pública son:a) Compra de baja cuantía: La modalidad de compra de baja cuantía consiste enadquisición directa de bienes, suministros, obras y servicios, exceptuada de losrequerimientos de los procesos competitivos de las demás modalidades deadquisición pública contenidas en la presente Ley, cuando la adquisición sea porun monto de hasta diez mil Quetzales (Q10,000.00). La compra de baja cuantía serealizará bajo la responsabilidad de quien autorice la adquisición pública. Lascompras de baja cuantía deberán publicarse en GUATECOMPRAS, una vezrecibido el bien, servicio o suministro, debiendo publicar la documentación derespaldo, conforme al expediente administrativo que ampare la negociaciónrealizada, por constituir información pública de oficio. Cada entidad determinarálos procedimientos para la aplicación de esta modalidad. b) Compra Directa: Lamodalidad de compra directa consiste en la adquisición de bienes, suministros,obras y servicios a través de una oferta electrónica en elsistema GUATECOMPRAS, prescindiendo de los procedimientos de licitación ocotización, cuando la adquisición sea por montos mayores a diezmil Quetzales (Q10,000.00) y que no supere los noventamil Quetzales (Q90,000.00). Entre la publicación del concursoen GUATECOMPRAS y la recepción de ofertas deberá mediar un plazo no menora un (1) día hábil…” CausaInobservancia de los plazos estipulados en la normativa legal establecida, porparte de la Jefa del Departamento Administrativo y Financiero y de la Jefe de laSección de Compras. EfectoFalta de transparencia en la publicación de los documentos de respaldo en elplazo estipulado.




RecomendaciónEl Inspector General, debe girar instrucciones a la Jefa del DepartamentoAdministrativo y Financiero y a la Jefe de Sección de Compras, para queconjuntamente establezcan un procedimiento que les permita publicar losdocumentos de respaldo de las compras de bienes y/o servicios realizadas en lamodalidad de baja cuantia, en el tiempo legalmente establecido. Comentario de los ResponsablesEn oficio No. IGC-643-2016 de fecha 27 de abril de 2016, la Jefa delDepartamento Administrativo y Financiero, Licenciada Marta Odilia GonzálezMiralles, manifiesta: “Las Reformas a la Ley de Compras y Contrataciones Decreto09-2015 entraron en vigencia a partir del 16 de diciembre de 2015 no así elReglamento a la Ley que regulará la misma, y entrará en vigencia seis (6) mesesdespués de emitida la Ley; por encontrarnos en período de liquidaciones defondos rotativos y cierre contable, no se pudo implementar en su totalidad lapublicación de las facturas, ya que parte de éstas están fuera de la aplicación delas reformas, por haberse hecho la compra en fechas anteriores como sedemuestra en cuadro presentado por la encargada de compras. Es responsabilidad de la encargada de compras estar consultando en el sistemade GUATECOMPRAS las reformas o modificaciones a las leyes aplicables a suárea.” En oficio No. IGC-643-2016 de fecha 27 de abril de 2016, la Jefe de la Sección deCompras, María Magdalena Flores (S.O.A.) de Manzo, manifiesta:“Desvanecimiento. Las reformas a la Ley de Contrataciones del estado efectuadasen el Decreto 9-2015, entraron en vigencia el 16 de diciembre 2016, por lo que elDecreto 9-2015, no aplica publicar en GUATECOMPRAS, la documentación derespaldo una vez adquirido el bien o servicio, de aquellos que se obtuvieron antesdel 16/12/2015, como es el caso de los siguientes: 1. CUR 1034 O.C. 464: Factura Serie A No. 116976, de fecha 14/12/2015, porQ725.00, de Ebullient Internacional, Sociedad Anónima, esta factura fue recibidaconjuntamente con los productos de limpieza para vehículos el día 14/12/2015 porlo que la ley no es retroactiva. 2. CUR 1047, O.C. 482; Factura Serie Face-66-J150000001924, de fecha15/12/2016; por Q1,777.60; Ricza Sociedad Anónima, esta factura fue recibidaconjuntamente con la percoladora el día 15/12/2015. 3. CUR 99, O.C. 460; Factura Serie CCCJ4 No. 44088 de fecha 11/12/2015;por Q8,399.00, Canella, Sociedad Anónima, esta factura fue recibida juntamentecon la fotocopiadora el día 11/12/20153.




4. CUR 974, O.C. 458; Factura SErie FACE-66-FE-001 No. 150000016351 defecha 07/12/2015; DE OFICINA por Q5,285.71; esta factura fue recibidaconjuntamente con el mobiliario el dia 07/12/2015. 5. CUR 622, no corresponde al CUR que fue asignado para este gasto ya queel CUR correcto es 966 O.C. 459, Factura Serie A No. 4286 de fecha 14/12/2015;Por Q24,855.00, Johans Breitner Morales García, si se cuenta con la Constanciade Ingreso a Almacén es la No. 728862 de fecha 16/12/2015, igual que la Ordende Compra que es la No. 459, esta factura fue recibida juntamente con el equipode computo el 14/12. Asimismo, de aquellas adquisiciones obtenidas después dela entrada en vigencia del decreto 9-2015, es de hacer notar que dicho Decreto enel artículo 4 Bis, 36 y 37 transitorios establecen: Articulo 4 Bis. De información deContrataciones del Estado, tambien indica que el sistema GUATECOMPRAS,tambien proveerá herramientas necesarias según lo establezca el órgano rector,incorporando de manera contínua y dinámica las herramientas y formularioselectrónicos necesarios para cada fase de los procesos de adquisición pública. Artículo 36 dice: dentro del plazo de seis (6) meses contados a partir de la entradaen vigencia de esta Ley, el Organismo Ejecutivo deberá realizar las reformas alReglamento de la Ley de Contrataciones del Estado. Artículo 37, dice: El ministerio de Finanzas Públicas Proveerá los recursosnecesarios para el desarrollo progresivo del sistema GUATECOMPRAS, con elobjeto de implementar las reformas legales contenidas en el presente Decreto,(9-2015), para lo cual presentará públicamente un cronograma y plan de desarrollode actualización del sistema un mes de haber entrado en vigencia el Reglamentode la Ley de Contrataciones del Estado. De acuerdo a los artículos antes mencionados, a la presente fecha no existe elreglamento, el cual es necesario ya que los reglamentos desarrollan la forma deaplicar la Ley, pues en esta última no se indica en que módulo deGUATECOMPRAS se va a realizar la publicación de los documentos, y al noexistir reglamento o norma que dieran las inducciones necesarias; en el mes demarzo se recibió una capacitación en el Ministerio de Finanzas Publicas, enrelación a las reformas y el modo en que se iba a trabajar en GUATECOMPRAS,en la inducción recibida ya se nos indicó que el documento de respaldo a publicariba a ser la factura de las compras de baja cuantía, y que debían publicarse en elNPG, por lo que hasta esa fecha se empezó a realizar las publicacionescorrespondientes de las siguientes adquisiciones ya que hasta en ese momento sedesconocía cual era el procedimiento para efectuarlo, por las razones antesmencionadas.




1. CUR 1052, O.C. 495; Factura serie A No. 474, de fecha 21/12/2016; por Q950,de Arpro S.A., con respecto a este CUR les informo que el Jefe de la Sección deTransportes lleva los vehículos al taller para su reparación, es allí donde reparan ycambian los repuestos a los vehículos, por esta razón esta sección sólo recibe lafactura autorizada por la Jefe del Departamento Administrativo y Financiero, parael pago correspondiente, se encuentra publicada en GUATECOMPRAS conel NPG E17078563. 2. CUR 1036, O.C. 487, Factura Serie GL No. 06594 de fecha 17/12/2016;por Q1,710, PNPG E17079950. 3. CUR 1072, O.C. 503; Factura serie FB No. 35624 de fecha23/12/2015; Fatima Express, Sociedad Anónima, Q571.36; de se encuentrapublicada en GUATECOMPRAS con el PNG E15860322. 4. CUR 1042, O.C. 503, Factura serie FB No. 35623 de fecha 23/12/2015;de Fatima Expres, Sociedad Anónima, con valor correcto de Q7,420.62; éstaautomáticamente se encuentra publicada en GUATECOMPRAS conel NPG E17104750 de fecha 23/12/2015. 5. CUR 1050, O.C. 494, Factura Serie A No. 475 de fecha 21/12/2015, porQ510.00 de Arpro, Sociedad Anónima, ingresada a GUATECOMPRAS conel NPG E17079004. 6. CUR 1049, O.C. 493, Factura Serie a No. 476 de 21/12/2015,por Q1,050.00, Arpro, Sociedad Anónima, ingresada a GUATECOMPRAS conel NPG E17079411 Los 3 abajo indicados hacen un total de Q. 6,329.00, estos a la fecha seencuentran en poder del Lic. Fausto Dionicio Salvador Gómez, CoordinadorGubernamental, por esta razón no han sido publicados al sistema deGUATECOMPRAS, en el momento que sean entregados a la sección deContabilidad se hará la publicación correspondiente. 1. CUR 1088, O.C. 509; Factura seria A No. 822, de fecha 29/12/2015;por Q4,685.00, de Hugo Eduardo Ramírez, con respecto a este CUR les informoque el Jefe de la Sección de Transportes lleva los vehículos al taller para sureparación, es allí donde reparan y cambian los repuestos a los vehículos, por estarazón esta sección sólo recibe la factura autorizada por la Jefe del DepartamentoAdministrativo y Financiero, para el pago correspondiente. 2. CUR 1082, O.C. 505, Factura Serie a No. 823 de fecha 29/12/2016; porQ624.00, de Hugo Eduardo Ramírez Ayerdi,




3. CUR 1048, O.C. 486; Factura No. CCCJ4 No. 44282, de fecha 18/12/2015;por Q1,020.00; de Canella, Sociedad Anónima. Sin embargo, no está demás hacer de su conocimiento que la entidad a la fechano existe diseñado e implementado los procedimientos para la publicación de lamodalidad de baja cuantía y de otros procesos inherentes a la Sección deCompras. Por estas razones les solicito hagan un análisis y reconsideren el posible Hallazgoy que por lo menos lo puedan dejar como una recomendación, debido a que éstono es una malversación de fondos, también pueden verifica que a la fecha se hanrealizado todas las publicaciones en GUATECOMPRAS con el NPG, cada una hasido impresa y colocada al expediente que corresponde, para que se facilite suverificación inmediata.” Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo para Jefa del Departamento Administrativo y Financiero yJefe de la Sección de Compras, en virtud que sus comentarios no soncongruentes con los documentos y pruebas de descargo, manifiestan que losproductos fueron recibidos en la misma fecha de emisión de la factura, sinembargo, al verificar las constancias de Ingresos a Almacén y a Inventario Forma1-H, las cuales se emiten en la fecha de recepción del producto, estas fueronrealizadas en fechas posteriores. Las compras realizadas en la modalidadespecífica de baja cuantía, deberán publicarse en GUATECOMPRAS, una vezrecibido el bien, servicio o suministro, cada entidad determinará losprocedimientos para la aplicación de esta modalidad, y esta vigente a partir del 16de diciembre de 2015. El Acuerdo Número IGC-055-2015 del Inspector General de Cooperativas, ManualGeneral de Organización y Funciones de la Inspección General de Cooperativas,del 09 de octubre de 2015, establece las siguientes funciones y atribucionesprincipales: Para la Jefa del Departamento Administrativo y Financiero, "... 2. Velary coordinar para que la adquisición de bienes y servicios destinados alfuncionamiento de la inspección, se realicen conforme a las leyes vigentes." De laJefe de Sección de Compras, "1. Elabora Órdenes de compra y pago en elsistema de gestión (SIGES), 2. Autoriza ordenes de compres, pago y nóminas enel sistema de gestión (SIGES), ...12. Otras inherentes a su cargo." El hallazgo se notificó con el número 9 y en el presente informe le corresponde elnúmero 8.




Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley de Contrataciones del EstadoDecreto No. 57-92, Artículo 82, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesJEFE DE LA SECCION DE COMPRAS MARIA MAGDALENA FLORES (S.O.A) DE MANZO 713.43JEFA DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO MARTA ODILIA GONZALEZ MIRALLES 713.43Total Q. 1,426.86

Hallazgo No. 9 Diferencias en registros en cuentas de Maquinaria y Equipo CondiciónSe estableció que la cuenta 1232 Maquinaria y Equipo y el Formulario Resumende Inventario Fin-01, presentan un total de Q4,416,866.20 y el Resumen deActivos Fijos, un total de Q4,481,954.02, lo que refleja una diferencia deQ65,087.82, asimismo, los saldos de las cuentas 1232 01 00 Equipo de Ingeniería,Topografía y Dibujo, 1232 02 00 Equipo Doméstico, 1232 03 00 De Oficina yMuebles, 1232 04 00 Equipo de Mantenimiento, Aseo e Iluminación y 1232 09 00De Cómputo, presentan variaciones, a continuación se detalla:

CUADRO COMPARATIVO DE SALDOS DE ACTIVOS FIJOSAl 31 de diciembre de 2015

-Cifras expresadas en Quetzales-Cuenta de

MayorMaquinaria y Equipo Saldo contabilidad Resumen de

Activos Fijos yAlmacén

Reporte FIN-01 yFIN-02

1232 01 00 Equipo de Ingeniería,Topografía y Dibujo

170.13 170.13

1232 02 00 Equipo Doméstico 28,638.05 28,638.05 170.131232 03 00 De Oficina y Muebles 796,024.58 794,771.10 1,719,460.861232 04 00 Equipo de Mantenimiento,

Aseo e Iluminación35,306.63 36,560.11 -

1232 05 00 Educacional, Cultural yRecreativo

127,996.84 127,996.84 127,996.84

1232 06 00 De Transportes, Tracción yelevación

2,452,027.79 2,452,027.79 2,452,027.79

1232 07 00 De Comunicaciones 117,020.17 117,020.17 117,020.171232 08 00 Herramientas 190.41 190.41 190.411232 09 00 De Computo 859,491.60 924,579.42

Total 4,416,866.20 4,481,954.02 4,416,866.20

CriterioLa Circular 3-57, Contaduría General de la Nación, del Departamento deContabilidad, Libro de Inventarios, establece: “Todas las oficinas públicas deberánllevar un libro autorizado, ya sea empastado o de hojas movibles, para el registrodel inventario a su cargo." Forma en que debe practicarse el Inventario, establece:"El inventario de bienes muebles contendrá, por cuentas, el detalle del mobiliario,equipos, maquinaria, herramientas, vehículos, semovientes, etcétera,




debidamente valorizados y separados por las secciones o departamentos quecomponen cada oficina, dependencia o establecimiento. Los rubros de las cuentasse antepondrán al detalle de cada grupo de bienes, consignando todos los datosde los artículos u objetos respectivos; por consiguiente, cuando se trate demaquinaria, vehículos, máquinas de escribir o de calcular y toda clase deaparatos, deberán especificarse sus características…, Al terminar el inventariotanto de bienes muebles como de bienes inmuebles, deberán verificarse loscálculos y sumas correspondientes, a fin de evitar errores y atrasos que van enperjuicio de la rendición oportuna de la copia respectiva…" El Acuerdo Número 09-03 del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, NormasGenerales de Control Interno, norma 5.5 Registro de las Operaciones Contables,establece: “Todo registro contable que se realice y la documentación de soporte,deben permitir aplicar pruebas de cumplimiento y sustantivas en el proceso deauditoría, y en general el seguimiento y evaluación interna de la calidad de losregistros contables.” y norma 5.7 Conciliación de Saldos, establece: “Las unidadesespecializadas deben realizar las conciliaciones de saldos de acuerdo a lanormatividad emitida por la Dirección de Contabilidad del Estado y las autoridadessuperiores de cada entidad, quienes velarán, en su respectivo ámbito, porque seapliquen los procedimientos de conciliación de saldos de una manera técnica,adecuada y oportuna.” El Acuerdo Número IGC-055-2015, del Inspector General de Cooperativas,Manual General de Organización y Funciones de la Inspección General deCooperativas, Unidad de Auditoría Interna, funciones y atribuciones principales,numeral 3, establece: "Revisa y dictamina sobre los estados financieros de lainstitución fechados al 31 de diciembre de cada año." CausaFalta de supervisión, control, análisis y evaluación de los valores registrados yreportados, por parte de la Jefa del Departamento Administrativo y Financiero,Jefe de la Sección de Contabilidad, Encargado de Inventarios y Auditora Interna. EfectoEl Estado de SItuación no muestra razonablemente el saldo de la cuentaMaquinaria y Equipo. RecomendaciónEl Inspector General de Cooperativas, debe girar instrucciones a la Jefa delDepartamento Administrativo y Financiero y esta a su vez a Jefe de la Sección deContabilidad y Encargado de Inventarios, a efecto se coordine la realización de uninventario físico de los bienes y se elaboren las correcciones contables,administrativos y/o legales correspondientes, para que los registros en las cuentas




que integran la cuenta Maquinaria y Equipo, con el resumen de activos fijos yFin-01, sean congruentes. Comentario de los ResponsablesEn oficio No. IGC-643-2016 de fecha 27 de abril de 2016, la Jefa delDepartamento Administrativo y Financiero, Licenciada Marta Odilia GonzálezMiralles, manifiesta: “Según integraciones de saldos de activos evaluadosmensualmente correspondiente al año 2015, no refleja ninguna referencia de(Q65,087.82), por lo que los montos de las integraciones realizadas en la Secciónde Contabilidad lo demuestran y el saldo del balance general en los estadosfinancieros.” En oficio No. IGC-643-2016 de fecha 27 de abril de 2016, la Jefe de la Sección deContabilidad, Marlen Frinée Florián Salguero de Véliz, manifiesta: “La cuenta1232-03 De Oficina y Muebles, tiene saldo menor que el reporte de SICOIN ocontabilidad derivado de la operatoria contable por la compra de:2 ventiladores con valor de Q239.25 c/u haciendo un total de Q478.50,2 ventiladores 199.99 c/u haciendo un valor Q399.98 y1 ventilador con valor de Q375.00, mismos que hacen un total de Q1,253.48*.

El Encargado de Inventarios tiene la operatoria en las tarjetas movibles de Mayoren el grupo 314 Equipo Eléctrico y de Iluminación. En el SICOIN la operatoriasegún el renglón codificado que es el 322 Equipo de Oficina lo registra de formaautomática al operar la factura, en el grupo 1232-03 De Oficina y Muebles. Poresta razón los montos reflejan saldo menor en la parte del inventario y las cuentas314 y 315 del reporte de Activos Fijos y Almacén suman Q36,560.11, el reportede SICOIN Q35,306.63 representa un saldo positivo para el reporte del inventario;la operatoria vía contable y los saldos se ajustan al total de activos fijos de laInspección General de Cooperativas, reflejados en el Balance General al 31 dediciembre de 2015.

...integraciones y Balance General.

A continuación se detalla:CUADRO COMPARATIVO DE SALDOS ACTIVOS FIJOS

Al 31 de diciembre de 2015-Cifras expresadas en Quetzales-

Cuenta deMayor

Maquinaria y Equipo SaldoContabilidad

Resumen de ActivosFijos y Almacén

Diferencia

1232-01 Equipo de Ingeniería, Topografía yDibujo

170.13 170.13 0.00

1232-02 Equipo Doméstico 28,638.05 28,638.05 0.001232-03 De Oficina y Muebles 796,024.58 794,771.10 1,253.48 *1232-04 Equipo de Mantenimiento, Aseo e

Iluminación35,306.63 36,560.11 1,253.48 *

1232-05 Educacional, Cultural y Recreativo 127,996.84 127,996.84 0.001232-06 De Transporte, Tracción y Elevación 2,452,027.79 2,452,027.79 0.00




1232-07 De Comunicación 117,020.17 117,020.17 0.001232-08 Herramientas 190.41 190.41 0.001232-09 De Cómputo 859,491.60 859,491.60 0.00

Total 4,416,866.20 4,481,954.02 1,253.48

Solicito que estos argumentos se consideren válidos para el desvanecimiento delposible hallazgo." En oficio No. IGC-643-2016 de fecha 27 de abril de 2016, el Encargado deInventarios, Marco Vinicio Sierra Javier, manifiesta: “La cuenta 1232.03 De Oficinay Muebles, tiene saldo menor al reporte de Sicoin y Contabilidad derivado de laregistro contable por la compra de2 Ventiladores con valor de Q. 239.25 c/u siendo un total de Q. 478.502 Ventiladores 199.99 c/u siendo un total de Q. 399.981 Ventilador con valor de Q. 375.00 siendo un total de Q. 1,253.48 Como encargado de Inventarios lo registro en tarjetas de Mayor en el grupo 314Equipo Eléctrico y de Iluminación. En Sicoin el registro según elrenglón codificado es 322 Equipo de Oficina lo registra de forma automática, aloperar la factura en el grupo 1232-03 de Oficinas y Muebles, los montos reflejansaldo menos en la parte del Inventario y las cuentas 314 y 315 del reporte deactivos fijos y almacén suman 36,560.11, en el reporte de Scoin Q. 36,306.63representan un saldo positivo para el reporte de Inventarios, el registro víacontable y saldos se ajustan al total de activo fijos de la Inspección General deCooperativas

CUADRO COMPARATIVO DE SALDOS ACTIVOS FIJOSAl 31 de diciembre de 2015

-Cifras expresadas en Quetzales-Cuenta de

MayorMaquinaria y Equipo Saldo

ContabilidadResumen de Activos

Fijos y AlmacénDiferencia

1232-01 Equipo de Ingeniería, Topografía yDibujo

170.13 170.13 0.00

1232-02 Equipo Doméstico 28,638.05 28,638.05 0.001232-03 De Oficina y Muebles 796,024.58 794,771.10 1,253.48 *1232-04 Equipo de Mantenimiento, Aseo e

Iluminación35,306.63 36,560.11 1,253.48 *

1232-05 Educacional, Cultural y Recreativo 127,996.84 127,996.84 0.001232-06 De Transporte, Tracción y Elevación 2,452,027.79 2,452,027.79 0.001232-07 De Comunicación 117,020.17 117,020.17 0.001232-08 Herramientas 190.41 190.41 0.001232-09 De Cómputo 859,491.60 859,491.60 0.00

Total 4,416,866.20 4,481,954.02 1,253.48

...fotocopia de Integración o reporte 1237 que va en los estados financieros delmes de Diciembre están contempladas las cuentas 316, 329 y 328 que refleja lacantidad de 271,721.65, la cual juntando la suma de las dos cantidades de lacuenta 328 dan un total de 1,131,213.25




...fotocopia de integración o reporte de Activos fijos y almacén al 31 de Diciembre2015, incluido también en estados financieros de diciembre 2015. Solicitando de manera atenta su consideración del caso y su análisis respectivo delos argumentos y documentos para el desvanecimiento del hallazgo." En oficio No. IGC-643-2016 de fecha 27 de abril de 2016, la Auditora Interna,Licenciada Floridalma (S.O.N.) Fajardo de González, manifiesta: “Con relación a loque indica en el informe, en criterio “…Unidad de Auditoria Interna, Funciones yatribuciones principales, numeral 6, establece “Revisa y dictamina sobre losestados financieros de la institución fechados al 31 de diciembre de cada año.” Con fecha 04 de abril de 2016 fue emitido nombramiento CUA 52285-1-2016,donde se realizara Auditoria Financiera sobre los Estados Financieros yLiquidación del Presupuesto correspondiente al 31 de diciembre 2015; La Unidadde Auditoria Interna aún no ha emitido opinión al respecto, está en la fase deejecución de la auditoria.” Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo para Encargado de Inventarios, Jefe de la Sección deContabilidad y Jefa del Departamento Administrativo y Financiero, porque suscomentarios y pruebas de descargo aceptan que hay diferencia en sus registrosentre saldos de contabilidad y Resumen de Activos Fijos, sin hacer mención a ladiferencia detectado por la comisión de auditoría, ni al valor total reportado enformularios Reporte FIN-01 y FIN-02, a la Dirección de Contabilidad del Estado delMinisterio de Finanzas Públicas. El Acuerdo Número IGC-055-2015 del Inspector General de Cooperativas, ManualGeneral de Organización y Funciones de la Inspección General de Cooperativas,del 09 de octubre de 2015, establece las siguientes funciones y atribucionesprincipales: Para la Jefa del Departamento Administrativo y Financiero, "...2. Velary Coordinar para que la adquisición de bienes y servicios destinados alfuncionamiento de la institución, se realicen conforme a las leyes vigentes" Para la Jefe de la Sección de Contabilidad, "...2. Supervisa, coordina y distribuyeel trabajo que desarrolla el personal de la sección, 3. Elaboración de estadosfinancieros, ...5. Supervisa y dirige la toma de inventario anual que debepracticarse a los bienes de la Institución." Para el Encargado de Inventarios, "...2. Controlar el inventario de activos fijos yactivos fungibles, por medio de las tarjetas de responsabilidad. 3. Realizar lasoperaciones de cargo y descargo en las tarjetas de responsabilidad poradquisición o bajas de activos, ...5. revisar las requisiciones y despachos de




materiales de almacén para cargar los activos fijos y fungibles que se despachanmensualmente, ...8. Otras que le sean asignadas y afines al cargo." Para la elaboración de estados financieros, debe analizarse toda clase de reportese integraciones de cuentas, con el objetivo de presentar saldos razonables a unafecha determinada. Entre los saldos de mayor y saldos del Resumen de ActivosFijos y Almacén, presentados, hace falta el detalle que conforma el valor deMaquinaria y Equipo de Computo debidamente conciliado. Los saldos del ReporteFIN-01 Y FIN-02 presentados a la Dirección de Contabilidad del Estado, delMinisterio de Finanzas Públicas, de las cuentas 1232 01 00 Equipo de Ingeniería,Topografía y Dibujo, 1232 02 00 Equipo Doméstico, 1232 03 00 De Oficina yMuebles, 1232 04 00 Equipo de Mantenimiento, Aseo e Iluminación y 1232 09 00De Computo, son distintos a los saldos de mayor, registrados en el Sistema deContabilidad Gubernamental, SICOIN, al 31 de diciembre de 2015. No severificaron los calculos y sumas, previo a la rendición de cuentas y a laelaboración, revisión y aprobación de estados financieros, al cierre del ejercicio,entre los que participan los responsables mencionados. Se desvanece el hallazgo para Auditora Interna, en virtud que sus comentarios ypruebas son suficientes, presenta nombramiento para evaluar y analizar losestados financieros al 31 de diciembre de 2015, con fecha 04 de abril de 2016. El hallazgo se notificó con el número 10 y en el presente informe le corresponde elnúmero 9. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 10, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesENCARGADO DE INVENTARIOS MARCO VINICIO SIERRA JAVIER 1,805.00JEFE DE LA SECCION DE CONTABILIDAD MARLEN FRINEE FLORIAN SALGUERO DE VELIZ 2,251.00JEFA DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO MARTA ODILIA GONZALEZ MIRALLES 3,818.50Total Q. 7,874.50

Hallazgo No. 10 Sobregiro en la ejecución de renglones presupuestarios CondiciónEn la cuenta 2113 Gastos del personal a pagar, se estableció que al 31 dediciembre de 2015, para cancelar prestaciones laborales provisionadas en añosanteriores, se registró sobregiro en la ejecución presupuestaria por valor




de Q98,498.87, en el renglón 913 Sentencias Judiciales, debido al pago deprestaciones laborales, según resolución de liquidación dentro del juicio ordinariolaboral número 09017-2012-00491 dictada por el Juzgado de Primera Instancia deTrabajo de Previsión Social, información contenida en la ResoluciónNúmero IGC-027-2015 de fecha 22 de diciembre de 2015.

Sobregiro en Ejecución PresupuestariaAl 31 de diciembre de 2015

-Cifras expresadas en Quetzales-

CÓDIGO DESCRIPCIÓN

EjecuciónPresupuestaria

SICOIN

EjecuciónPresupuestariaSegún Auditoría Variaciones

2113 01 00 Sueldos y Jornales por pagar - 7,179.42 (7,179.42)2113 03 00 Jubilaciones y pensiones a pagar - 91,606.80 (91,606.80)

3212 01 00Resultados Acumulados deperiodos anteriores (Vacaciones) (287.35) 287.35

913 Sentencias Judiciales 298,187.87 199,689.00 98,498.87

Total 298,187.87 298,187.87 - Asimismo, se estableció que la Resolución número IGC-027-2015 que aprueba lamodificación presupuestaria INTRA 2 No. 012-2015 por valor negativode Q337,537.87, el número INTRA 012-2015 fue registrado con la Resolución No.026-2015 por valor negativo de Q115,600.00, por lo que existe duplicidad en elcorrelativo de Aprobación y Modificación Presupuestaria INTRA 2, notificado connúmero incorrecto a la Dirección Técnica del presupuesto del Ministerio deFinanzas Públicas y a la Contraloría General de Cuentas. CriterioEl Decreto Número 101-97 del Congreso de la República, Ley Orgánica delPresupuesto, artículo 12 Presupuesto de Egresos, establece: “En lospresupuestos de egresos se utilizará una estructura programática coherente conlas políticas, planes de acción del Gobierno y planes de desarrollo territorial, deconformidad con lo que desarrolle el reglamento respectivo, este identificará: laproducción de bienes y servicios, la gestión por resultados de los organismos yentes del sector público, la incidencia económica, social y financiera de laejecución de los gastos, la vinculación con sus fuentes de financiamiento y con elámbito geográfico de ejecución de la inversión pública y el aseguramiento en lacalidad del gasto público." El artículo 13 Naturaleza y destino de los egresos,establece: "Los grupos de gastos contenidos en los presupuestos de egresos delEstado, expresan la especie o naturaleza de los bienes y servicios que seadquieren, así como la finalidad de las transferencias y otras aplicacionesfinancieras. Se podrán establecer grupos de egresos imputables directamente aprogramas. No habrá grupo de gasto que no esté representado por una cifranumérica. Los montos asignados en el presupuesto general de ingresos y egresos




del Estado no obligan a la realización de los gastos correspondientes, éstos debenefectuarse en la medida en que se van cumpliendo los objetivos y las metasprogramadas. La reglamentación establecerá las técnicas de programaciónpresupuestaria a aplicar y los clasificadores de ingresos y egresos que seránutilizados” El Acuerdo Ministerial No. 215-2004 del Ministerio de Finanzas Públicas, Manualde Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala,actualizado según Acuerdo Ministerial Número 291-2012, Descripción de Cuentas,Grupo 9. Asignaciones Globales, Gastos Imprevistos, establece: "913 SentenciasJudiciales, Gastos para atender el pago de sentencias judiciales en las cuales elGobierno y sus entidades resulten condenadas y que no han podido preverse enlas partidas específicas correspondientes.” El Acuerdo Número 09-03, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, NormasGenerales de Control Interno Gubernamental, Norma 2.6 Documentos deRespaldo, establece: “Toda operación que realicen las entidades públicas,cualesquiera sea su naturaleza, debe contar con la documentación necesaria ysuficiente que la respalde, la documentación de respaldo promueve latransparencia y debe demostrar que se ha cumplido con los requisitos legales,administrativos, de registro y control de la entidad; por lo tanto contendrá lainformación adecuada, por cualquier medio que se produzca para identificar lanaturaleza, finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis.” El Acuerdo Número IGC-055-2015 del Inspector General de Cooperativas, ManualGeneral de Organización y Funciones de la Inspección General de Cooperativas,Asesoría Jurídica, Funciones y atribuciones principales, establece: “1. Asistirlegalmente a la Inspección General de Cooperativas en defensa de sus intereses,2. Actuar en su calidad de abogado (a) ante los distintos órganos jurisdiccionales yadministrativos en asuntos institucionales, 3. Emitir dictamen en todos aquellosasuntos que se someten a su consideración por parte del Despacho Superior, enasuntos relacionados con la institución, 4. Elaborar y analizar proyectos de leyes,acuerdos, resoluciones y otras disposiciones de tipo legal que le fueran solicitadospor el Inspector General de Cooperativas o que por iniciativa propia considerepertinente y oportuno proponer, 5. Asesorar legalmente al Despacho Superior…”La Unidad de Auditoría Interna, Funciones y atribuciones principales, numeral 6,establece: “Verifica a través de la auditoría, el correcto cumplimiento de las leyes,normas, reglamentos, circulares y demás disposiciones aplicables con la actividadadministrativa-financiera y fiscal de la Inspección General de Cooperativas.” CausaFalta de supervisión y control en la ejecución presupuestaria de egresos, alregistrar gastos que ya se encontraban provisionados en períodos anteriores y




realizar modificaciones presupuestarias internas, por parte de la Jefa delDepartamento Administrativo y Financiero, Jefe de la Sección de Contabilidad yJefe de la Sección de Presupuesto. Falta de control en número correlativo de aprobaciones y modificacionesPresupuestarias, por parte de Asesora Jurídica y del Inspector General deCooperativas, al asignar y autorizar el mismo número a diferentes resoluciones dela entidad por modificaciones internas INTRA 2. EfectoProvoca sobregiro en la ejecución presupuestaria de egresos, afecta el resultadodel periodo fiscal vigente y afecta la disponibilidad financiera programada paraotros fines al momento del pago. La duplicidad en número correlativo deaprobaciones y modificaciones presupuestarias provoca riesgo que las mismas nosean autorizadas lo cual afectaría directamente a los estados financieros de laentidad. RecomendaciónEl Inspector General de Cooperativas, conjuntamente con la Asesora Jurídica,Jefa del Departamento Administrativo y Financiero, Jefe de la Sección deContabilidad y Jefe de la Sección de Presupuesto, deben velar porque lasaprobaciones y modificaciones presupuestarias internas se registrencorrelativamente para evitar cualquier desaprobación por parte de la DirecciónTécnica del Presupuesto del Ministerio de Finanzas Públicas y de la ContraloríaGeneral de Cuentas, y que la ejecución presupuestaria de egresos reflejerazonablemente los gastos reales provocados por Sentencia Judicial. Comentario de los ResponsablesEn oficio No. IGC-643-2016 de fecha 27 de abril de 2016, el Inspector General deCooperativas, Licenciado Edgar Alfredo Ramírez Delpando, manifiesta: "Cuandose registro el monto para el pago de prestaciones laborales provisionadas en añosanteriores, se hizo con base al resultado del calculo sobre los salarios quedevengó la extrabajadora, pero al hacerle entrega no acepto el cheque, dandolugar a una demanda laboral, del resultado de la misma el Juzgado de PrimeraInstancia de Trabajo de Previsión Social de Quetzaltenango, dictó resolución afavor de la demandante, lo que ocasiono que se dieran variaciones indicadas, peroeso no ocasionó sobregiro en la ejecución presupuestaria." En oficio No. IGC-643-2016 de fecha 27 de abril de 2016, la Jefa delDepartamento Administrativo y Financiero, Licenciada Marta Odilia GonzálezMiralles, manifiesta: “Cuando se recibe la Notificación de la liquidación efectuadapor el Juez dentro del juicio ordinario laboral número 09017-2012-00491 dictadapor el juzgado de Primera Instancia de Trabajo de Previsión Social, para pago de




prestaciones labores por un monto de Q298,187.87, la Institución no contaba conlos recursos suficientes para el pago de las mismas, únicamente contaba con loprovisionado en años anteriores (Q.98,498.87); por tal razón se tuvo que tomardecisiones evidentes en los estados financieros; no existiendo sobregiro en laejecución de los renglones presupuestarios.” En oficio No. IGC-643-2016 de fecha 27 de abril de 2016, la Jefe de la Sección deContabilidad, Marlen Frinée Florian Salguero de Véliz, manifiesta: “La sección decontabilidad recibe la instrucción según DAF-556-2015, para regularizar la cuenta2113 por valor de Q98,786.22 Gastos del Personal a Pagar y se traslade a lacuenta 3212 Resultados Acumulados de los Ejercicios Anteriores por resoluciónde liquidación dentro del juicio ordinario laboral número 09017-2012-00491 dictadapor el Juzgado de Primera Instancia de Trabajo y Previsión Social y EconómicoCoactivo, Quetzaltenango. La sección de presupuesto es quien tiene la función dela coordinación y la elaboración del anteproyecto del presupuesto de ingresos yegresos de la INGECOP y del control de gastos según el manual deFunciones. Solicito que estos argumentos se consideren válidos para eldesvanecimiento del posible hallazgo.”

En oficio No. IGC-643-2016 de fecha 27 de abril de 2016, el Jefe de la Sección dePresupuesto, Alexander Antonio Hernández García, manifiesta: “El renglón 913Sentencias Judiciales, establece gastos para atender el pago de sentenciasjudiciales en las cuales el Gobierno y sus entidades resulten condenadas y que nohan podido preverse en las partidas específicas correspondientes. Por lo que se solicitó opinión a la Dirección Técnica del Presupuesto del Ministeriode Finanzas Publicas, quienes opinaron que se realizara el gasto en el renglón913 Sentencias Judiciales, por tal motivo en la ejecución analítica del presupuestopor tipo de gasto como en la documentación de respaldo, se observa la erogacióndel gasto renglón 913 fuente 11 por un monto de Q141,616.24 y fuente 32 por unmonto de Q 156,571.63, tal como lo presente la ejecución analítica por tipo degasto al 31 de diciembre de 2015, por lo que no se muestra ningún saldo negativoque presente algún sobregiro en la ejecución de renglones presupuestarios delejercicio fiscal 2015. (...documentaciòn de respaldo) Asimismo se observó que no existe ninguna modificación Intra 2 No. 12-2015, porvalor negativo de Q337,537.87, pero en su caso si existe una modificación Intra 2No. 13-2015 por valor negativo de Q337,537.87 la cual se encuentra aprobada enel Sistemas de Contabilidad Integrada (SICOIN WEB), en el ejercicio fiscal 2015.(Se ...documentos de respaldo).” En oficio No. AJ-11-2016, de fecha 25 de abril de 2016, la Asesora Jurídica,Licenciada María de los Angeles Castillo Rosales, manifiesta: "1. Que el Juicio




Ordinario Laboral número 09017-2012-00491 iniciado en el año 2012, que conocióel Juzgado de Primera Instancia de Trabajo y Previsión Social y EconómicoCoactivo de Quetzaltenango, consiste en una demanda laboral interpuesta por unaex - trabajadora, quien devengaba un salario de Q4,176.00 mensuales, sinembargo, reclamo el pago del reajuste de las prestaciones contenidas en el PactoColectivo Vigente, relativas al bono por antigüedad y bono cooperativo, lo cualaumenta el total del salario mensual a la cantidad de Q5,601.00, solicitando elpago de la Indemnización de 23 meses de salario y prestaciones laboralesproporcionales del año 2012, se hiciera con base a la cantidad de Q5,601.00,asimismo solicito que se le pagara el reajuste por concepto de aguinaldo,bonificación anual para trabajadores del sector privado y público (bono 14), yvacaciones del año 2009 al 2011, ya que durante esos años se le pago tomandocomo base para el cálculo de esas prestaciones el salario de Q4,176.00, debiendosegún la demanda haberse efectuado sobre el monto de Q5,601.00, así como elpago del reajuste de las prestaciones contenidas en el Pacto Colectivo delbono vacacional, bono por antigüedad y bono cooperativo del año 2009 al 2012,así como el pago de un mes de salario pendiente de pagar y el pago de daños yperjuicios, el cual de conformidad a la ley son 12 meses de salario. 2. El reajuste salarial es solicitado que se otorgue en forma retroactiva a partir del3 de abril de 2009, por ser esa la fecha en que entro el Pacto en vigencia, yporque dentro del mismo se estableció en el capítulo VI Régimen Económico enlos artículos 43 al 51, varias prestaciones a favor de los trabajadores, se alego yse presentaron las pruebas pertinentes en cuanto a que dichas prestaciones no sepagaban en el monto indicado en dicho Pacto a ningún trabajador de la Institución,y esto se debe a que no se cuentan con los recursos suficientes para ello, yporque además dentro del mismo Pacto se estableció que la Institución estáobligada a otorgar las prestaciones contenidas en el Pacto en los montosestablecidos hasta que se encuentren disponibles los recursos financierosnecesarios, debiéndose gestionar su obtención ante el Ministerio de FinanzasPublicas por parte de la Institución y el Sindicato, de conformidad a los establecidoen el artículo 57 del Pacto en mención, recursos financieros que se han requeridoen varias oportunidad por parte de la Institución a la Dirección Técnica delPresupuesto del Ministerio de Finanzas Publicas sin que a la fecha se hayanobtenido. 3. Es importante mencionar que el día 17 de junio del año 2013, fecha que seseñalo audiencia dentro del proceso antes identificado, con el afán de llegar a unaconciliación se ofreció el pago de las prestaciones laborales e indemnización elcual ascendía al monto de Q98,786.22, calculo que se efectuó tomando comobase el salario que devengaba cuando aún laboraba la ex - trabajadora para




Institución, el cual no fue aceptado por la demandante, se acompaña copia simpledel vaucher del cheque ofrecido que obra dentro de las actuaciones delexpediente judicial de merito. 4. La institución se opuso y presento las pruebas para demostrar que no eraprocedente lo demandado por la parte actora, pero a pesar de ello el Juez resolviócon lugar la demanda en su totalidad en contra de la Institución, y enconsecuencia con lugar todas las pretensiones de la demándate, se presento elrecurso respectivo por parte de la Institución en contra de la Sentencia de PrimeraInstancia, resolviendo la modificación de la sentencia en cuanto al pago de laindemnización, debiéndose pagar 20 meses de salario por indemnización deacuerdo a lo establecido en el Pacto Colectivo Vigente en su artículo 45, y sinlugar el pago del salario que reclama la ex - trabajadora del mes de agosto del2012. 5. Derivado de la anterior y por encontrarse ya firma la sentencia, el Juez dePrimera Instancia procede a efectuar la liquidación correspondiente, donde losmontos varían al del cálculo efectuado en su oportunidad por la Institución, por elreajuste salarial declarado con lugar el cual afecta al cálculo de todas lasprestaciones laborales proporcionales correspondientes al año 2012 eindemnización correspondiente a 20 meses de salario, y por incluirse el pagoreclamado del reajuste de las prestaciones laborales del año 2009 al 2011, asícomo de los bonos contenidos en el Pacto Colectivo y el pago de daños yperjuicios, liquidación que es obligatorio acatar para no incurrir en el delito dedesobediencia tipificado en el Código Penal articulo 414. 6. En relación al último párrafo contenido en la Condición del Hallazgo número 11,me permito indicar que no existe duplicidad en el correlativo de aprobación yModificación presupuestaria Intra 2, ya que la resolución número IGC-027-2015aprueba la Modificación Intra 2 No. 013-2015 y la resolución númeroIGC-026-2015 aprueba la Modificación Intra No. 012-2015, pues en la resoluciónIGC-027-2015 en el apartado donde se resuelve aprobar la modificaciónpresupuestaria Intra 2 se encuentra testado el número 2 y entrelineado el número3 y al final de la resolución antes de la firma se encuentra el salvado respectivo, locual es permitido efectuar en todo documento de tipo legal como lo es laresolución en mención, pues el testado el cual consiste en una línea que secoloca sobre el numero o termino que se desea omitir, su efecto jurídico es el dedejar sin efectos y por no puesto el número o termino, es este caso el número 2, yel contenido entre el entrelineado sustituye lo que se hubiera testado, lo cual secomplementa con el salvado que se efectúa al final del documento antes de lafirma correspondiente, en consecuencia en la Resolución número IGC-027-2015 aprobó la Modificación Presupuestaria Intra 2 No. 013-2015, no pudiéndoseargumentar que existe duplicidad en el correlativo del Intra que se aprueba en




resoluciones distintas ni mucho menos que se haya notificado con numeroincorrecto a la Dirección Técnica del Presupuesto del Ministerio de FinanzasPublicas y a la Contraloría General de Cuentas. 7. Con base a lo antes manifestado y a las pruebas que acompaño, solicito quese tenga por desvanecido el hallazgo preliminar identificado con el número 11 deSobregiro en la ejecución de renglones presupuestario en la parte quecorresponda a la Asesora Jurídica." Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo para Inspector General de Cooperativas, Jefa delDepartamento Administrativo y Financiero, Jefe de la Sección de Contabilidad,Jefe de la Sección de Presupuesto y Asesora Jurídica, porque sus comentarios ypruebas de descargo no son suficientes. La comisión de auditoría estableció queal 31 de diciembre de 2014 ya se encontraba provisionado el valor de Q98,786.22por concepto de prestaciones laborales, gastos que fueron ejecutados en el año2012, según CUR 1671 de fecha 21 de diciembre de ese año. Correspondíaejecutar en el año 2015 únicamente la diferencia existente entre el valor dictadopor Sentencia Judicial No. 09017-2012-00491 y el valor que ya se había ejecutadoen el año 2012, para no afectar el presupuesto de egresos del año 2015. El 07 de enero de 2016, consta en oficio IGC-2834-2015 de fecha 22 de diciembrede 2015, entregado a la Dirección de Auditoría de Entidades Autónomas yDescentralizadas, la Resolución Número IGC-027-2015 del Inspector General deCooperativas, de fecha 22 de diciembre de 2015, por valor de (Q337,537.87), enel que Resuelve, "I) Aprobar la Modificación Presupuestaria INTRA 2 No.012-2015", mismo que no presenta testado. Entre los documentos presentados por el Jefe de la Sección de Presupuesto,como pruebas de descargo, no existe evidencia, de la opinión de la DirecciónTécnica del Presupuesto del Ministerio de Finanzas Públicas. Adicionalmente, el Acuerdo Número IGC-055-2015 del Inspector General deCooperativas, Manual General de Organización y Funciones de la InspecciónGeneral de Cooperativas, del 09 de octubre de 2015, establece las siguientesfunciones y atribuciones principales: De la Jefa del Departamento Administrativo yFinanciero, “…4. Controlar y dirigir la ejecución presupuestaria, así como laactividad financiera propia de la institución, adoptando las medidascorrespondientes para optimizar los recursos, …9. Refrendar los acuerdos,providencias o resoluciones que emita el despacho superior, …12. Coordina,ejecuta, transmite y distribuye las órdenes que emite el Inspector y Sub-InspectorGeneral de Cooperativas supervisando su correcta aplicación.”




De la Jefe de la Sección de contabilidad, “…7. Operador y aprobador Cur degastos, 9. Operador de regularizaciones, 10. Operador y aprobador Cur contable.” Del Jefe de la Sección de Presupuesto, “…3. Presenta a consideración de laAutoridad Superior, las solicitudes de Modificaciones Presupuestarias INTRA 1,INTRA 2 AMPLIACIÓN, 4. Supervisa, controla y apoya la gestión presupuestariade las secciones de la institución, 5. Coordina las labores de evaluación y laejecución del Presupuesto aplicando las normas y criterios establecidos en la LeyOrgánica del Presupuesto, su Reglamento y las normas técnicas de la institución,7. Supervisa la correcta aplicación de la ejecución presupuestaria, 15. Informa asu superior sobre la disponibilidad de fondos para pago de prestacioneslaborales…” De la Asesora Jurídica, “4. Elaborar y analizar proyectos de leyes, acuerdos,resoluciones y otras disposiciones de tipo legal que le fueran solicitados por elInspector General de Cooperativas…,” Y el Inspector General de Cooperativas es quien resuelve aprobar lasResoluciones Internas, por ejercer la representación legal de la InspecciónGeneral de Cooperativas. El hallazgo se notificó con el número 11 y en el presente informe le corresponde elnúmero 10. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 26, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesJEFE DE LA SECCION DE PRESUPUESTO ALEXANDER ANTONIO HERNANDEZ GARCIA 3,999.00JEFE DE LA SECCION DE CONTABILIDAD MARLEN FRINEE FLORIAN SALGUERO DE VELIZ 4,502.00ASESORA JURIDICA MARIA DE LOS ANGELES CASTILLO ROSALES 6,495.00JEFA DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO MARTA ODILIA GONZALEZ MIRALLES 7,637.00INSPECTOR GENERAL DE COOPERATIVAS EDGAR ALFREDO RAMIREZ DELPANDO 15,181.00Total Q. 37,814.00

Hallazgo No. 11 Deficiente control de asistencia del personal CondiciónEn el programa 11 Servicios de Fiscalización a Cooperativas, renglón 011Personal Permanente, se estableció que para el control de asistencia delpersonal se cuenta con un sistema de marcaje biométrico, y se carece de una




revisión diaria, semanal y/o mensual de los reportes respectivos, asimismo, sedetectó en las oficinas centrales y en la sede regional, de INGECOP, que algunaspersonas marcan su ingreso a la entidad, otras marcan la entrada y salida, otrosmarcan entrada en la mañana y salida a la hora de almuerzo, y por la tarde no seregistra marcaje, y para las personas que no utilizan el sistema biométrico, seanotan en un listado en hojas simples sin la autorización por parte de laContraloría General de Cuentas. CriterioEl Acuerdo Gubernativo No. 18-98, Reglamento de la Ley de Servicio Civil, en suartículo 77, numeral 1, establece: “Todo servidor público deberá registrarpersonalmente, por los medios que para el efecto se establezcan en cadadependencia, el inicio y conclusión de sus labores, así como salida e ingreso delperíodo de almuerzo o descanso, a fin de hacer constar de modo fehaciente queha cumplido con la jornada de trabajo.” El Reglamento de Personal de la Inspección General de Cooperativas INGECOP,articulo 39 Obligaciones Generales, establece: “Además de las obligacionesdeterminadas por otras disposiciones legales aplicables a INGECOP, sonobligaciones de sus trabajadores las siguientes:…m) Concurrir a sus labores conpuntualidad y cumplir con exactitud los horarios de la jornada de trabajo que lecorresponda, debiendo respetar los medios de control de asistencia para el efectose establezcan. En caso de demora en la entrada a sus labores la misma debejustificarse al Jefe de la Sección de Recursos Humanos para que éste tome lasmedidas correspondientes." El artículo 40 Prohibiciones, establece: "Lostrabajadores de INGECOP, además de las prohibiciones de trabajo de PrevisiónSocial y de las consignadas en otros artículos del presente Reglamento, tienenprohibido: …f) Suspender, abandonar o interrumpir sus labores, salvo los casosautorizados. …j) Faltar a sus labores sin el permiso respectivo o sin causajustificada..." El artículo 86 Falta de puntualidad, establece: "Sin perjuicio de loestablecido en la literal m) del artículo 39, la falta de puntualidad de lostrabajadores de INGECOP, se sancionará en la forma siguiente: a) Amonestaciónverbal cuando se incurra en dos llegadas tarde durante el período de una semana,previo apercibimiento verbal por la primera vez. b) Amonestación por escritocuando se manifieste un tercer incumplimiento posterior a la amonestación verbal.c) Suspensión en el trabajo de dos días sin goce de salario, en caso dereincidencia…” CausaFalta de control y de aplicación de las sanciones correspondientes, por parte de laJefe de la Unidad de Recursos Humanos de oficinas centrales y del Jefe Regional,Quetzaltenango.




EfectoRiesgo que el personal se retire del trabajo sin autorización, dejando de cumplircon las funciones y atribuciones respectivas. RecomendaciónEl Inspector General de Cooperativas debe girar instrucciones a la Jefe de laUnidad de Recursos Humanos y al Jefe Regional, Quetzaltenango, a efecto seimplemente un procedimiento administrativo, que les permita mantener el control ypermanencia del personal dentro de las instalaciones de la entidad. Comentario de los ResponsablesEn oficio No. URH-088-2016, de fecha 27 de abril de 2016, la Jefe de la Unidad deRecursos Humanos, Licenciada Marta Rossibell Cuyuch Martínez de Tavico,manifiesta: “Desvanecimiento. Le informo que el control de asistencia del personalde la Inspección General de Cooperativas –INGECOP- se revisa de forma diaria,ya que con base a estos marcajes se aplica las medidas disciplinarias delReglamento de Personal según Titulo XI, Régimen Disciplinario, Capitulo Único atodo el personal (...fotocopia de algunos procedimientos). Para las personas que no utilizan el sistema biométrico, se implementaron hojasde control para marcar el horario de entrada y salida, así como, la hora de salida yentrada de hora de almuerzo, las cuales son hojas simples, y no requieren laautorización por parte de la Contraloría General de Cuentas, ya que estas hojasson utilizadas únicamente como constancia de entrada y salida para efectos deaplicación del régimen disciplinario, el cual sí se aplica como lo indica elReglamento de Personal de la INGECOP. Cabe aclarar que en la InspecciónGeneral de Cooperativas -INGECOP-, no se realizan descuentos mes a mes ennómina, por el tiempo que el personal entra tarde a sus labores, sino que se aplicael régimen disciplinario establecido en el Reglamento de Personal, ni tampoco sepagan horas extras, por lo que, no es necesario que dichas hojas de control esténautorizadas por la Contraloría General de Cuentas, esto según informaciónproporcionada vía telefónica por el Licenciado Alberto Rojas del Departamento deFormas y Talonarios de la mencionada entidad.” En oficio IGCRQ/258/2016 de fecha 25 de abril de 2016, el JefeRegional, Quetzaltenango, Licenciado Cornelio (S.O.N.) Tzum Siquina, manifiesta:“Al respecto le comunicamos que diariamente se revisa el programa instaladoespecíficamente la opción Reporte de llegadas tarde y salidas temprano, paraverificar el cumplimiento del horario del personal, esta función la realiza laasistente de Jefatura; al finalizar la actividad de revisión se imprimen únicamentereporte de las personas que ingresaron tarde, seguidamente se notifica por escritoal empleado la sanción disciplinaria según corresponda. ...fotocopia de reportesenviados como muestra, correspondiente a los meses de octubre 2015 y marzo




2016. No se imprime el reporte de las personas que cumplen con el horario detrabajo, porque consideramos que no es necesario debido que el sistema guardael historial de entradas y salidas de ellos el cual puede consultarse en cualquiermomento. Con relación a las personas que no utilizan el sistema biométrico, registran suasistencia en un libro implementado para el control de entradas y salidas quecontiene la información de entradas por la mañana, salida y entrada del período dealmuerzo, asimismo salida por la tarde. El libro se revisa diariamente y se sigue elprocedimiento mencionado en el segundo párrafo de este oficio. El libro que seutiliza para el personal que no marca en el sistema biométrico, no se encuentraautorizado por la Contraloría General de Cuentas, porque no se efectúandescuentos en nómina de los minutos de entrada tarde, así como no se paganhoras extras al personal que labora después de la hora normal de salida; en igualsituación el sistema biométrico que se utiliza." Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo para la Jefe de la Unidad de Recursos Humanos y JefeRegional, Quetzaltenango, porque sus comentarios y pruebas de descargo no sonevidentes ni competentes, los documentos presentados no corresponden al controlde asistencia del personal de las personas seleccionadas en la muestra, no secumple con la normativa legal vigente, ni con lo estipulado en el Reglamento dePersonal de la Inspección General de Cooperativas. El hallazgo se notificó con el número 12 y en el presente informe le corresponde elnúmero 11. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesJEFE REGIONAL CORNELIO (S.O.N.) TZUM SIQUINA 1,623.75JEFE DE LA UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS MARTA ROSSIBELL CUYUCH MARTINEZ DE TAVICO 1,623.75Total Q. 3,247.50

Hallazgo No. 12 Incumplimiento a la legislación vigente CondiciónEn el renglón 011 Personal permanente, existe nombramiento para ocupar elpuesto nominal de Técnico Profesional I y puesto funcional Técnico de




Fiscalización, en el Departamento de Fiscalización, con partida presupuestaria1120-0052-11-00-00-02-08, según Acuerdo Número IGC-049-2015 emitido por elInspector General de Cooperativas y Acta de Toma de Posesión connombramiento No. URH-005-2015, emitidos por la Jefe de la Unidad de RecursosHumanos, ambos de fecha 01 de octubre de 2015, en el acta no comparece laJefa del Departamento de Fiscalización; la persona nombrada realiza actividadesde asesoramiento legal al personal del Departamento de Fiscalización. Seestableció que las actividades que realiza no son inherentes al perfil del puesto, envirtud que existe el puesto de Asesora Jurídica, que tiene entre sus funciones yatribuciones principales, "1. Asistir legalmente a la Inspección General deCooperativas en defensa de sus intereses, 2. Actuar en calidad de abogado (a)ante los distintos órganos jurisdiccionales y administrativos en asuntosinstitucionales, 3. Emitir dictamen en todos aquellos asuntos que se someten a suconsideración por parte del Despacho Superior, en asuntos relacionados con lainstitución, ... 5. Asesorar legalmente al Despacho Superior, 6. Atender y asesoraren materia legal a las diferentes cooperativas que acudan a la institución, enasuntos relacionados con la Ley de Cooperativas." Dentro de las especificaciones del puesto asignado en el manual general defunciones, se indica que el Técnico de Fiscalización debe poseer título a nivelmedio, sin embargo posee título de Licenciado en Ciencias Jurídicas y Sociales,Abogado y Notario, es colegiado activo del Colegio de Abogados. CriterioEl Acuerdo Gubernativo No. 18-98, Reglamento de la Ley de Servicio Civil, de laPresidencia de la República, Reformado por el artículo 2 del Acuerdo GubernativoNúmero 564-98, artículo 12 Asignación de Puestos, establece: "Para efectos de laLey de Servicio Civil debe entenderse como asignación de puestos, la acción porla cual la Oficina Nacional de Servicio Civil le asigna un título, especialidad ysalario a los puestos nuevos que solicitan las Autoridades Nominadoras. Para sutrámite deberá cumplirse con el procedimiento siguiente: La autoridad Nominadoradel Ministerio o Entidad interesada en la asignación de un puesto o puestos,deberá presentar la solicitud a la Dirección Técnica del Presupuesto del Ministeriode Finanzas Públicas, adjuntado el o los Cuestionarios Oficiales de Clasificaciónde Puestos, debidamente respondidos y autorizados por la autoridadcorrespondiente, la estructura organizacional de la dependencia y de puestos,asimismo, las justificaciones que motivan tal petición. La Dirección Técnica delPresupuesto estudiará la solicitud y efectuará las evaluaciones presupuestariasnecesarias, con la finalidad de establecer la disponibilidad financiera para hacerefectiva dicha acción. Si existe tal disponibilidad providenciará el expediente a laOficina Nacional de Servicio Civil, indicando tal circunstancia, para que realice elestudio de asignación correspondiente. La Oficina Nacional de Servicio Civilprocederá a analizar la solicitud con base en la documentación recibida y si ésta




es incompleta, solicitará la información que hace falta a la dependencia interesa,asimismo, cualquier información que se estime conveniente, quedando obligada aproporcionar a la brevedad;... Efectuado el estudio de asignación de puestos, laOficina Nacional de Servicio Civil determinará la procedencia o improcedencia dela solicitud, para lo cual emitirá la Resolución que corresponda y notificará a laDirección Técnica del Presupuesto del Ministerio de Finanzas Públicas y a laAutoridad Nominadora para los efectos respectivos. Será competencia de laDirección Técnica del Presupuesto determinar la fecha a partir de la cual tendrávigencia dicha asignación." El artículo 13 Reasignación de Puestos, establece:"La reasignación de puestos debe entenderse como la acción por la cual semodifica el título, salario y/o especialidad a los puestos de personal permanente,por motivo del cambio sustancial y permanente de sus deberes. Para tal fin sedebe observar el procedimiento siguiente: ...5. Efectuado el estudiode reasignación de puestos, la Oficina nacional de Servicio Civil, determinará laconveniencia de reasignar el o los puestos, para lo cual emitirá la Resolución quecorresponda y notificará a la Dirección Técnica del Presupuesto y a la Dirección deContabilidad del Estado, ambas del Ministerio de Finanzas Públicas para losefectos consiguientes y a la Autoridad Nominadora respectiva, para que por sumedio notifique a los interesados. Será competencia de la Dirección Técnica delPresupuesto, determinar la fecha a partir de la cual tendrá vigencia dichareasignación.” El Acuerdo Número IGC-055-2015 del Inspector General de Cooperativas, ManualGeneral de Organización y Funciones de la Inspección General de Cooperativas,Departamento de Fiscalización, Técnico de Fiscalización, Funciones y atribucionesprincipales, establece: "1. Atender consultas del personal de Fiscalización cuandose le requiera en apoyo de los informes que generen en dicho departamento, 2.Apoyar a la Comisión de Liquidación de Cooperativas cuando se le requiera, 3.Apoyar a la Comisión de Riesgos cuando se le requiera, 4. Otras que le seanasignadas." Especificaciones del puesto según el Manual de Clasificación dePuestos, establece: "Educación. Poseer título a nivel medio..." El Acuerdo Número 09-03 del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, NormasGenerales de Control Interno, Norma 2.2 Organización Interna de las entidades,establece: “Todas las entidades públicas, deben estar organizadas internamentede acuerdo con sus objetivos, naturaleza de sus actividades y operaciones dentrodel marco legal general específico… ASIGNACIÓN DE FUNCIONES YRESPONSABILIDAD. Para cada puesto de trabajo deben establecerse en formaclara y por escrito, las funciones y responsabilidades, de tal manera que cadapersona que desempeñe un puesto, conozca el rol que le corresponde dentro dela organización interna…" La norma 3.3 Selección y contratación, indica: “Lamáxima autoridad de cada ente público, debe dictar las políticas para la seleccióny contratación de personal, teniendo en cuenta los requisitos legales y normativas




aplicables. Cada ente público para seleccionar y contratar personal debe observarlas disposiciones legales que le apliquen (Leyes específicas de Servicio Civil yReglamento, Manual de Clasificación de Puestos y Salarios, Manual deClasificaciones Presupuestarias, Ley de Contrataciones del Estado y suReglamento, otras leyes aplicables, circulares, etc.)” CausaFalta de control, evaluación y análisis del perfil de personal permanente, previo aser nombrado, de acuerdo a los requisitos contenidos en la legislación vigente, porparte del Inspector General de Cooperativas y Jefe de la Unidad de RecursosHumanos, al emitir nombramiento y realizar acto de toma de posesión. EfectoRiesgo que exista una inadecuada calidad del gasto, al erogar pagos en conceptode sueldos a personal con perfil diferente. RecomendaciónEl Inspector General de Cooperativas conjuntamente con la Jefe de la Unidad deRecursos Humanos, deben cumplir con la legislación vigente aplicable eimplementar previo a la asignación de puestos, un control que les permita verificarque el personal nombrado reuna los requisitos del puesto, de conformidad al perfilrequerido y existente dentro de la estructura organizativa de la entidad, para que elpersonal contratado atienda las funciones y atribuciones asignadas. Comentario de los ResponsablesEn oficio No. IGC-643-2016 de fecha 27 de abril de 2016, el Inspector General deCooperativas, Licenciado Edgar Alfredo Ramírez Delpando, manifiesta; “Lacreación del puesto de Técnico de Fiscalización fue la única solución viable, y secreó derivado a que el señor Hugo Roberto Cahal Tenas, no se estabapresentando a trabajar desde el año 2003, por lo que en su oportunidad se inicióproceso de despido resolviendo el juzgado que procedía el despido,posteriormente el señor Cahal Tenas demandó la reinstalación y el juzgadoresolvió a su favor, pero en el inter la Institución se vio en la necesidad decontratar a una persona que ocupara el puesto de Jefe de Transportes, y cuandose le reinstaló al señor Cahal se le indicó que debía presentarse a trabajar lo cualno hizo, pero no se podía dejar desocupado el cargo de Jefe de Transportes pueses necesario que alguien ejecute las funciones que en dicha sección se realizan,por seguir faltando a sus labores el señor Cahal Tenas se inició nuevamenteproceso en su contra para evitar que la plaza fuera considerada fantasma,logrando que este retomara sus labores pero ya no se le podía ubicar como Jefede la Sección de Transportes, es por ello que se le ubicó en el Departamento deFiscalización como Técnico de Fiscalización, lo cual fue producto de lanegociación que se llevó a cabo dentro del proceso judicial donde estuvo presente




el señor Hugo Roberto Cahal Tenas y quien aceptó el puesto y las funciones delmismo sin presentar oposición alguna. Es importante indicar que a él no se lepuede asignar en la Asesoría Jurídica de la Entidad, primero porque la Institucióntiene autorizada solamente una plaza de Profesional I para el puesto de AsesorJurídico y ya existe persona que ocupa dicho puesto, así también el personal deesa unidad debe ser de confianza, porque no se puede ser juez y parte, ademáslas funciones sindicales, no le permitirían cumplir a cabalidad las funciones quepara dicho caso amerita. Cabe mencionar que dentro de la Entidad existenpuestos donde se requiere que sean ocupados por profesionales colegiadosactivos, y los que no, el requisito académico es acorde a las necesidades, segúnse indica en el Manual de Funciones de la INGECOP, por lo que la superaciónpersonal de cada persona es independiente de las necesidades profesionalesde INGECOP, cuando hay oportunidad y la persona cumple con todos losrequisitos legales y formales, se realizan los procesos respectivos, ya que estecaso no es el único, existen más personas que están sobre calificadas en lospuestos que se encuentran, sin embargo la Entidad no puede ni debe crearpuestos profesionales donde no es necesario, solo para favorecer a determinadoempleado.” En oficio No. URH-088-2016, de fecha 27 de abril de 2016, la Jefe de la Unidad deRecursos Humanos, Licenciada Marta Rossibell Cuyuch Martínez de Tavico,manifiesta: “Desvanecimiento. En la Inspección General de Cooperativas-INGECOP-, cuando se realiza un nombramiento y acta toma de posesión delpuesto, en ninguna acta, comparece el o la jefe (a) de la Unidad, Departamento oSección, ya que solamente interviene el Inspector General de Cooperativas, quees el responsable de nombrar, el y/o la Jefe (a) de la Unidad de RecursosHumanos quien da posesión del cargo y el trabajador que es la personanombrada. (...fotocopia de algunas actas toma de posesión, en donde seevidencia que el jefe inmediato no interviene). El expediente de la plaza de Técnico de Fiscalización no se remitió a la OficinaNacional de Servicio Civil –ONSEC- y a la Dirección Técnica delPresupuesto –DTP- del Ministerio de Finanzas Públicas, porque no se creó, ni seafectó partida presupuestaria alguna, derivado a que ya existía la partidapresupuestaria No. 1120-0052-11-00-00-02-08 correspondiente a TécnicoProfesional I, definiéndose únicamente en dicho acuerdo la plaza de Técnico deFiscalización, la cual se encuentra normada en el Manual General deOrganización y Funciones de la INGECOP, cabe mencionar, que la INGECOP esuna entidad descentralizada no empresarial, que se rige por sus propias normasde conformidad al Artículo 108 de la Constitución Política de la República deGuatemala, por lo que, con base al artículo 55 inciso k) y el artículo 57 de la Ley




General de Cooperativas, se emitió el Manual General de Organización yFunciones de la INGECOP, por medio del cual se establecen y/o definen lospuestos de trabajo y sus funciones. A folio 115 del Manual General de Organización y Funciones de la INGECOP,(se...fotocopia) se encuentran las funciones para la plaza de Técnico deFiscalización, las cuales son claras con relación al trabajo que desempeña endicho puesto el señor Hugo Roberto Cahal Tenas, y dentro de las mismas no seencuentra la de prestar asesoría jurídica. En el Manual General de Organización y Funciones de la INGECOP, en lasespecificaciones del puesto de Técnico de Fiscalización, en la educación sesolicita: poseer titulo a nivel medio. Dentro del expediente personal/laboral delseñor Cahal Tenas consta únicamente el título de nivel medio, más no el deciencias jurídicas y sociales, ni certificación de colegiado activo, si posee o no,titulo a nivel superior, este no es limitante para que el señor Cahal Tenas ocupe laplaza que actualmente desempeña, por cumplir o contar con título a nivel medio. Agradeciendo su atención a los argumentos y documentación de soportepresentado, para el posible desvanecimiento de los hallazgos arriba indicados, yen espera de una respuesta positiva, me suscribo.” Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo para Inspector General de Cooperativas y Jefe de laUnidad de Recursos Humanos, porque sus argumentos y pruebas de descargo noson suficientes, en el folio 115 del Manual General de Funciones, establece que elobjetivo del puesto es “Realizar actividades técnico-jurídicas en el Departamentode Fiscalización”. La asignación y/o reasignación del puesto, previo a realizar tomade posesión, debió notificarse a la Oficina Nacional de Servicio Civil para quedeterminara la conveniencia de tal situación, emitiendo para el efecto Resolucióncon la que notificaría a la Dirección Técnica del Presupuesto del Ministerio deFinanzas Públicas, a la Autoridad Nominadora respectiva, en este caso alInspector General de Cooperativas, y este a su vez a los interesados. En la verificación física de personal, entre la información obtenida, el Técnico deFiscalización, informó a la comisión de auditoría, que realiza asesoría legal a loscompañeros de trabajo, funciones y atribuciones no especificadas en el ManualGeneral de Organización y Funciones de la Inspección General de Cooperativas. En la revisión de expedientes de personal, se encuentra documento deactualización de datos del Técnico de Fiscalización, en el que indica su nivel de




educación, el grado obtenido a nivel universitario y el número de colegiadorespectivo, si es de conocimiento de la Jefe de la Unidad de Recursos Humanos ydel Inspector General de Cooperativas. Las funciones y atribuciones principales asignadas al Técnico de Fiscalización,indican: 1. Atender consultas del personal de Fiscalización cuando se lerequiera..., 2, Apoyar a la Comisión de Liquidación de Cooperativas cuando se lerequiera, 3. Apoyar a la Comisión de Riesgos cuando se le requiera y 4. Otras quele sean asignadas, lo cual no permite al nominado, realizar sus actividadesobjetivamente, porque solo cuando se le requiera, podrá actuar, no se estáoptimizando el recurso humano, lo cual recae en una inadecuada calidad de gasto,por tener un perfil diferente al requerido para el puesto que desempeña. El hallazgo se notificó con el número 13 y en el presente informe le corresponde elnúmero 12. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesJEFE DE LA UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS MARTA ROSSIBELL CUYUCH MARTINEZ DE TAVICO 1,623.75INSPECTOR GENERAL DE COOPERATIVAS EDGAR ALFREDO RAMIREZ DELPANDO 3,795.25Total Q. 5,419.00

Hallazgo No. 13 Inadecuado registro en operaciones contables que afectan la cuentaResultados Acumulados de los Ejercicios Anteriores CondiciónEn la cuenta 3212 Resultados Acumulados de los Ejercicios Anteriores, seestableció que se registraron débitos por valor de Q26,230.81 que corresponden aajustes y disminuciones en la cuenta 1131 Cuentas a Cobrar a Corto Plazo yregistros de créditos por valor de Q10,880.28, por reintegros de valores deperíodos anteriores efectuados por empleados y por valores no registradosoportunamente en una cuenta por cobrar a empleados. Las regularizaciones,ajustes y registros contables se realizaron de manera extemporánea y losComprobantes Únicos de Registro CUR evaluados, carecen de la firma y sello porparte del personal responsable. CriterioEl Decreto Número 101-97 del Congreso de la República de Guatemala, Ley




Orgánica del Presupuesto, y sus reformas, artículo 16 Registros, establece: "Losorganismos y las entidades regidas por esta ley están obligadas a llevar losregistros de la ejecución presupuestaria en la forma que se establezca en elreglamento, y como mínimo deberán registrar: a. En materia de ingresos, laliquidación o momento en que éstos se devenguen, según el caso y surecaudación efectiva; y b. En materia de egresos, las etapas del compromiso, deldevengado y del pago.” El Manual de Contabilidad Integrada Gubernamental, de la Dirección deContabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas, Plan de Cuentas,321201 Resultados Acumulados de los Ejercicios Anteriores, establece: “Registrael monto correspondiente a resultados acumulados provenientes de ejerciciosanteriores.” El Acuerdo Número 09-03, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, NormasGenerales de Control Interno, norma 5.1, Función Normativa, establece: “…Lanormatividad debe ajustarse a las Normas Internacionales de ContabilidadGubernamental, para el registro contable,… La Norma 5.8 Análisis de laInformación procesada, establece: "Las unidades especializadas de cada entepúblico son las responsables de realizar el análisis financiero oportuno de toda lainformación procesada, así como la interpretación de los resultados para asegurarque la misma es adecuada y que garantice que los reportes e informes que segeneran periódicamente sean confiables, para la toma de decisiones a nivelgerencial.” CausaFalta de análisis oportuno y control de registros contables, por parte de la Jefa delDepartamento Administrativo y Financiero, Jefe de la Sección de Contabilidad yCajero General. EfectoLos saldos de las cuentas 3212 Resultados Acumulados de los EjerciciosAnteriores y 1131 Cuentas a Cobrar a Corto Plazo, no son razonables. RecomendaciónEl Inspector General de Cooperativas debe girar instrucciones a la Jefa delDepartamento Administrativo y Financiero y esta a su vez a la Jefe de la Secciónde Contabilidad, a efecto que las operaciones contables de las cuentas seregistren, revisen y aprueben oportunamente, con las firmas y sellos, de maneraeficiente, suficiente y competente. Comentario de los ResponsablesEn oficio No. IGC-643-2016 de fecha 27 de abril de 2016, la Jefe del




Departamento Administrativo y Financiero, Licenciada Marta Odilia GonzálezMiralles, manifiesta: “Con el Acuerdo IGC-059-2015, incisos 6.1 Departamento deFiscalización, 6.2.1 Procedimiento de la Sección de Caja, 6.2.2 Procedimiento dela Sección de Contabilidad, en los cuales se describen los procesos a seguir parael cobro y registro de la Cuota de Fiscalización.” En oficio No. IGC-643-2016 de fecha 27 de abril de 2016, la Jefe de Sección deContabilidad, Marlen Frinée Florian Salguero de Véliz, manifiesta: “En la cuenta3212 Resultados Acumulados de los Ejercicios Anteriores, está el registro contablede los expedientes recibidos y trasladados por la sección de caja y eldepartamento Administrativo y Financiero a ésta sección, para el registro contableen el Sistema de Contabilidad Integrada. Las fechas de los registros que corresponden a ajustes y disminuciones por valorde Q26,230.81 en la cuenta 1131, son fechas en la que la sección de caja trasladacada expediente y las fechas de reintegro al banco pertenecen al mismo periodofiscal del registro contable. Aclarando que todos estos ajustes y regularizaciones,pertenecen a sueldos, gastos de periodos anteriores y Cuota por Servicios deFiscalización. Para realizar esta operatoria se toma como base el Manual de ContabilidadIntegrada Gubernamental, de la Dirección de Contabilidad del Ministerio deFinanzas Públicas, Plan de Cuentas, 3212 01 Resultados Acumulados de losEjercicios Anteriores, establece: “Registra el monto correspondiente a resultadosacumulados provenientes de ejercicios anteriores” y AcuerdoNumero IGC-059-2015, donde se aprueba el Manual de Procedimientos paraControl y Registro de la Cuota por Servicios de Fiscalización. Los CURS no pueden ser firmados por las personas responsables del reintegro,ya que estos son documentos de registro contable; la firma está en la Formas 1-Iy 63-A2 en el área de Caja los cuales son parte del expediente. ...fotocopia de Acuerdo y Manual de Procedimientos. Solicito que estos argumentos se consideren válidos para el desvanecimiento delposible hallazgo." En oficio No. SC-061-2016, de fecha 22 de abril de 2016, el Cajero General,Carlos Paul Mazariegos Alvarez, manifiesta: “Estos argumentos se consideranvalidos para el desvanecimiento del posible hallazgo.La Sección de Caja dentro de las funciones que se tienen asignadas está la deRecibir Ingresos Propios de los cuales se detalla así:SEGÚN FORMA 1-I:




1. Reintegros de Anticipo2. Reintegros por Sueldos y Bonificación pagados en exceso (IGSS)3. Reintegros Varios (Intereses, devoluciones, etc.)SEGÚN FORMAS 63-A2:1. Ingresos de Pago de Información Pública2. Ingresos de Aporte de Gobierno Central, para gastos de funcionamiento.3. Ingresos del Pago por Servicios de la Cuota de FiscalizaciónDerivado a lo anterior, los registros que se efectúan en esta sección son de formamanual, todos con su respectiva documentación de Soporte (Oficios y DepósitosMonetarios) para emitir las respectivas Formas y se trasladan a la Sección deContabilidad, para el registro contable correspondiente." Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo para Jefa del Departamento Administrativo y Financiero yJefe de la Sección de Contabilidad, porque los comentarios y pruebas de descargono son suficientes, al aplicar de forma distinta, lo establecido en el Manual deContabilidad Integrada Gubernamental, de la Dirección de Contabilidad delEstado, del Ministerio de Finanzas Públicas, Plan de Cuentas, cuenta 3212 01Resultados Acumulados de los Ejercicios Anteriores, en cuanto a la firma y sellopor parte del personal responsable, se incumple con lo establecido en AcuerdoNúmero IGC-059-2015 del Inspector General de Cooperativas, Manual deProcedimientos para el Control y Registro de la Cuota por Servicios deFiscalización, numeral 6.2.2 Sección de Contabilidad, incisos c), d), e) f) y g),documento que presentan entre los documentos y pruebas de descargo, almomento de la discusión, a la comisión de auditoría. Los Comprobantes Únicos de Registro, por operaciones de cuota de fiscalización,son creados, aprobados e impresos por la Jefe de la Sección de Contabilidad, laJefa del Departamento Administrativo aprueba, firma y sella y el archivo de losmismos corresponde a la Sección de contabilidad, según Acuerdo NúmeroIGC-059-2015, del Inspector General de Cooperativas, Manual de Procedimientospara el Control y Registro de la Cuota por Servicios de Fiscalización. Se desvanece el hallazgo para el Cajero General, en virtud que sus argumentos ypruebas presentadas son suficientes y se cumple con los procedimientosestablecidos en el Acuerdo referido en el párrafo anterior. El hallazgo se notificó con el número 14, y en el presente informe le correspondeel número 13. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto




13-2013, Numeral 26, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesJEFE DE LA SECCION DE CONTABILIDAD MARLEN FRINEE FLORIAN SALGUERO DE VELIZ 4,502.00JEFA DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO MARTA ODILIA GONZALEZ MIRALLES 7,637.00Total Q. 12,139.00

Hallazgo No. 14 Cuentas por Cobrar de ejercicios anteriores, sin movimiento CondiciónEn la cuenta 1131 Cuentas por Cobrar a Corto Plazo, se determinó que durante elperíodo fiscal 2015, no se percibieron ingresos en concepto de cuota defiscalización de períodos anteriores, en el Sistema de ContabilidadIntegrada –SICOIN-, y de conformidad a los expedientes revisados, se detectó losiguiente: 1) Existen saldos pendientes de cobro correspondientes a cuotas defiscalización de cooperativas, realizadas durante los años del 2009 al 2015, sinidentificar los nombres de las cooperativas auditadas en el SICOIN, 2) Losinformes de auditoría no presentan el nombre, sello y firma de revisado por partede la Jefa de Fiscalización, no presentan nombre, sello y firma de aprobación ovisto bueno por parte de la Sub-Inspectora de Cooperativas por la supervisión a laprogramación y ejecución de tareas del Departamento de Fiscalización, 3) LosComprobantes Únicos de Registro no presentan adjunto la documentación desoporte y carecen de la firma y sello de aprobado por parte del personalresponsable y 4) No existe conciliación de saldos entre registros de SICOIN conlos valores contenidos en los expedientes, a continuación se detalla:

Integración de las Cuentas a Cobrar a Corto Plazo, Cuota de FiscalizaciónAl 31 de diciembre de 2015

- Cifras expresados en Quetzales -No. NIT Nombre de la Cooperativa Saldo

S/Contabilidad Saldo

S/AuditoríaPeríodo auditado

por INGECOPFecha de

notificado aCooperativa

1 1767798 Cooperativa Regional deServicios Agrícolas Justo RufinoBarrios R. L.

979.00 979.00 01/01/2015 al31/05/2015

01/12/2015

2 1955705 Cooperativa de Ahorro y Créditoy Servicios Varios Tonantel, R.L.

13,813.90 13,813.90 2013 20/11/2015

3 2991160 Regional de Servicios Varios deOriente, R. L.

1,751.11 820.35 2012 no tieneevidencia

930.76 2011 EstadosFinancieros

4 46766510 Integral de Ahorro y Crédito LaAsunción. R. L

30,464.74 15,000.00 2011 07/09/2012

15,000.00 2014 04/12/2014

464.78 2009 14/10/2009

5 5153719 San José la Empalizada, R. L.

66.21 0.00 2012, el informeindica 2008, sin

valor.

22/06/2015




(*)6 5204542 Nuevo Sendero, R. L. 8,793.37 8,793.37 2011 12/03/2013

7 525342K Cooperativa Agrícola deServicios Varios Zona Reyna, R.L. (*)

8.45 414.81 2013 03/12/2015

8 5273048 San Martín, R. L. (*)

12.88 0.00 2012, informe defiscalización noasignó cuota

22/06/2015

9 5329132 FEDEPESCA (*)

205.60 0.00 2012, informe defiscalización noasignó cuota

21/07/2015

10 5392381 Cooperativa Integral deConsumo Catarina, R. L (*)

42.53 0.00 en el informe defiscalización tiene

NIT 5035680-1

30/07/2014

11 5497248 Cooperativa de Ahorro, Crédito yServicios Varios La UniónArgueta, R. L.

30,000.00 15,000.00 01/01/2014 al31/05/2014

18/09/2015

15,000.00 2010 23/09/2011

12 5552125 Cooperativa Agrícola Integral,Sacatepéquez (*)

15,000.00 0.00 24/11/2015

13 57780900 Cooperativa Integral AgrícolaOrganización de Trabajadorespor la Resistencia y laAutonomía R. L. (*)

20.23 80.91 2009, segúnBalance General

no tieneevidencia

14 5781671 Cooperativa de Ahorro y CréditoLa Internacional, R. L.

11,588.00 11,588.00 01/012014 al31/05/2014

15/10/2015

15 5827477 Cooperativa Agrícola deServicios Varios LosCuchumatanes, R. L (*)

2.95 300.00 01/01/2011 al30/04/2011

12/10/2012

16 62150103 Cooperativa Integral de Ahorro yCrédito Muebles Fiesta (*)

8.91 0.00 2008 16/10/2009

17 62760343 Unión Campesina, R. L. 1.28 1.28 2009 18/10/2010

18 63875063 La Esperanza, R. L. 1,849.37 1,849.37 2012 18/06/2014

19 6448054 Cooperativa Integral de Ahorro yCrédito Flor de Mi Tierra, R. L. (*)

3,773.32 0.00 El expediente lo tiene el Inspectorauditor y esta de comisión.

20 67201474 Cooperativa de Ahorro y CréditoEl Futuro, R. L.

12,183.75 10,034.00 2013 15/05/2014

2,149.75 2011 15/05/2013

21 6740820 Cooperativa de Vivienda Unión yFuerza R. L (*)

17.38 0.00 2014, 2009, 2007

22 6747922 Cooperativa Agrícola IntegralPeña Roja (*)

153.85 0.00 01/01/2014 al31/03/2014(pérdida)

18/09/2015

23 6755038 Cooperativa de Ahorro y CréditoIntegral de los Empleados deQuímica Henkel, R. L. (*)

22.61 0.00 2013, no tiene cuotasegún informe de

fiscalización

03/12/2015

24 6819958 Cooperativa Integral de Ahorro yCrédito Santa Cruz R. L.

6,884.70 6,884.70 01/01/2014 al31/12/2014

01/12/2015

25 7368283 Cooperativa Integral de Ahorro yCrédito la Espiga de Oro R. L.

30,000.00 15,000.00 2013 02/12/2014

15,000.00 2010 15/03/2011

TOTAL 167,644.14 149,104.98

SICOIN (*) Presentan diferencias entre registros contables de y documentos contenidos en los expedientes.




CriterioEl Decreto Número 101-97, del Congreso de la República, Ley Orgánica delPresupuesto, artículo 1 Objeto, establece: “La presente ley tiene por objetoestablecer normas para la constitución de los sistemas presupuestarios, decontabilidad integrada gubernamental, de tesorería y de crédito público, a efectode: …c) Desarrollar y mantener sistemas integrados que proporcionen informaciónoportuna y confiable sobre el comportamiento de la ejecución física y financieradel sector público;… f, Responsabilizar a la autoridad superior de cada organismoo entidad del sector público, por la implantación y mantenimiento de: 1) El SistemaContable Integrado que responda a las necesidades de registro de la informaciónfinanciera y de realizaciones físicas, confiables y oportunas, acorde a sus propiascaracterísticas, de acuerdo con normas internacionales de contabilidad para elsector público y las mejores prácticas aplicables a la realidad nacional; 2) Uneficiente y eficaz sistema de control interno normativo, financiero, económico y degestión sobre sus propias operaciones, organizado en base a las normasgenerales emitidas por la Contraloría General de Cuentas; y 3) Procedimientosque aseguren el eficaz y eficiente desarrollo de las actividades institucionales y laevaluación de los resultados de los programas, proyectos y operaciones…” Elartículo 48 El Sistema de Contabilidad, establece: “El sistema de contabilidadintegrada gubernamental lo constituyen el conjunto de principios, órganos, normasy procedimientos que permitan el registro de los hechos que tienen efectospresupuestarios, patrimoniales y en los flujos de fondos inherentes a lasoperaciones del Estado, con el objeto de satisfacer las necesidades deinformación destinadas a apoyar el proceso de toma de decisiones de laadministración y el ejercicio del control, así como informar a terceros y a lacomunidad sobre la marcha de la gestión pública.” El Decreto Número 89-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley deProbidad y Responsabilidades de Funcionarios y Empleados Públicos, artículo 6Principios de probidad, establece: “Son principios de probidad los siguientes: ...b)El ejercicio de la función administrativa con transparencia,” y artículo 8.Responsabilidad administrativa, establece: “La responsabilidad es administrativacuando la acción u omisión contraviene el ordenamiento jurídico administrativo ylas normas que regulan la conducta del funcionario público, asimismo cuando seincurriere en negligencia, imprudencia o impericia o bien incumpliendo leyes,reglamentos, contratos y demás disposiciones legales a la institución estatal antela cual están obligados o presten sus servicios; además, cuando no se cumplan,con la debida diligencia las obligaciones contraídas o funciones inherentes alcargo, así como cuando por acción u omisión se cause perjuicio a los interesespúblicos que tuviere encomendados y no ocasionen daños o perjuiciospatrimoniales, o bien se incurra en falta o delito.”




El Acuerdo Número IGC-058-2015 del Inspector General de Cooperativas, artículo4º. Del requerimiento de pago, establece: "El Departamento de Fiscalización de laInstitución, notificará a las asociaciones cooperativas al momento de dar a conocerlos resultados de la fiscalización practicada, el monto a pagar en concepto decuota por servicios de fiscalización prestados y el procedimiento de pago de dichacuota por medio de un oficio. El Departamento de Fiscalización trasladarámensualmente a la sección de caja de la Inspección General de Cooperativascopia del oficio enviado a las cooperativas en donde se indica el monto a pagarpor parte de las asociaciones cooperativas." El artículo 6º. Sanción porIncumplimiento, establece: "Se cobrará de la forma siguiente: a) Vencidos losprimeros quince días hábiles, de haber recibido la asociación cooperativa o centralde servicios, el oficio donde se informa el monto a pagar en concepto de pago dela cuota por servicios de fiscalización, sin que se haya efectuado el pagorespectivo por parte de la entidad obligada, se procederá al cobro de una sanciónpor incumplimiento, la cual será del cincuenta por ciento (50%) que se calcularásobre el monto de la cuota por servicios de fiscalización, dejada de pagar por losprimeros doce meses de incumplimiento, o la parte proporcional que correspondasi el pago fuera menor a los doce meses. b) Vencido el plazo de los primeros docemeses a que se hacer referencia en el párrafo que antecede, se cobraraadicionalmente al monto establecido en la literal a) antes descrita, el cien porciento (100%) de la cuota por servicios de fiscalización, por cada año de atraso ola parte proporcional que corresponda si el pago fuera antes de concluir lossiguientes doce meses." El Acuerdo Número 09-03, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, NormasGenerales de Control Interno, Norma 5.8 Análisis de la Información procesada,establece: "Las unidades especializadas de cada ente público son lasresponsables de realizar el análisis financiero oportuno de toda la informaciónprocesada, así como la interpretación de los resultados para asegurar que lamisma es adecuada y que garantice que los reportes e informes que se generanperiódicamente sean confiables, para la toma de decisiones a nivel gerencial.” CausaFalta de supervisión, control, gestión y conciliación, para recuperar oportunamentelas sumas adeudadas a favor de la entidad, falta de revisión de informes defiscalización y aprobación de Comprobantes Únicos de Registro, por parte deSub-Inspectora General de Cooperativas, Encargada de la Unidad dePlanificación, Jefa del Departamento de Fiscalización y Jefa del DepartamentoAdministrativo y Financiero y Jefe de la Sección de Contabilidad. EfectoProvoca deficiencia en la ejecución presupuestaria de ingresos, al dejar de percibiringresos por cuotas de fiscalización, riesgo en la recuperación de los valores




oportunamente, que pueden eximir y/o extinguir la obligación en perjuicio a losintereses económicos de la institución y riesgo que las cifras no sean razonablesal dejar de ser revisadas y aprobadas por las personas responsables. RecomendaciónEl Inspector General de Cooperativas, debe girar instrucciones a la Sub-InspectoraGeneral de Cooperativas, Jefa del Departamento Administrativo y Financiero, Jefadel Departamento de Fiscalización, y Jefe de la Unidad de Contabilidad, a efectose implemente un control, para que la gestión de cobros a cooperativas se realiceoportunamente, para que el saldo de cuotas de fiscalización pendientes de cobro,se recuperen a la brevedad posible, que los saldos se concilien entre lo contable ylos documentos de respaldo contenidos en los expedientes respectivos, que losinformes de auditoría y los comprobantes únicos de registro, sean revisados,autorizados, firmados y sellados por los funcionarios y/o empleados públicosresponsables a efecto que la información registrada sea confiable. Comentario de los ResponsablesEn oficio No. IGC-643-2016, de fecha 27 de abril de 2016, la Sub-InspectoraGeneral de Cooperativas, Licenciada Elda Margarita Gómez de Román,manifiesta: “Numeral 2. No presentan nombre, sello y firma de aprobación o vistobueno por parte de la Sub-Inspectora de Cooperativas por la supervisión a laprogramación y ejecución de tareas del departamento de fiscalización” Al respecto le informo que la supervisión se hace en general a las actividades defiscalización y seguimiento evidenciadas a través de un nombramiento. La supervisión de la ejecución de informes de fiscalización y expedientes deseguimiento se evidencian con la consignación de mi firma y fecha en la bitácorade elaboración de informes, debido a que la responsable directa de dar el vistobueno a los informes y expedientes es la jefatura del Departamento deFiscalización y de Seguimiento. El Manual de funciones y atribuciones de la Institución establece: “Supervisar laprogramación y ejecución de las tareas asignadas y que desarrollan losDepartamentos de Fiscalización y Seguimiento”. La supervisión a la programación de actividades se evidencia con firma derevisado consignada en cada programación presentada mensualmente. No está demás manifestarle que el criterio consignado en el hallazgo no indica lanorma que especifique que la Sub-Inspectora General de Cooperativas debe dejar




consignado en los documentos que revisa nombre, firma y sello debido a que laaprobación o visto bueno esta delegada en las jefaturas de los departamentos,unidades y secciones de esta institución.” En oficio UP-025-2016, de fecha 27 de abril de 2016, la Encargada de la Unidadde Planificación, Eunice Elizabeth Tistoj Vásquez, manifiesta:“Numeral 1.Existen saldo pendientes de cobro correspondientes a cuotas de fiscalización decooperativas, realizadas durante los años del 2009 al 2015, sin identificar losnombres de las cooperativas auditadas en el SICOIN.RespuestaEn relación a este inciso, le informo que desconozco si a la fecha existencooperativas que no hayan sido identificadas en el SICOIN, debido a que no tengousuario de este programa ni ningún tipo de acceso a él.Numeral 2.Los informe de auditoría no presentan el nombre, sello y firma de revisado porparte de la Jefa de Fiscalización, no presentan nombre, sello y firma deaprobación o visto bueno por parte de la Subinspectora de Cooperativas, por lasupervisión a la programación y ejecución de tareas al Departamento deFiscalización.RespuestaRespecto a este numeral, no es de mi competencia puesto que se refiere a lafunción del Departamento de Fiscalización y Subinspección, los cuales son ajenosa esta unidad.Numeral 3.Los Comprobantes Únicos de Registro no presentan adjunto la documentación desoporte y carecen de la firma y sello de aprobado por parte del personalresponsable.RespuestaEste proceso es propio de la Sección de Contabilidad, por lo tanto será esasección la que presente sus argumentos al respecto.Numeral 4.No existe conciliación de saldos entre registros de SICOIN con los valorescontenidos en los expedientes, a continuación se detalla.RespuestaComo expuse anteriormente, no cuento con usuario o acceso al SICOIN, por loque desconozco el porqué de las diferencias existentes.En cuanto a mi función respecto al cobro de la cuota de fiscalización, únicamentees en brindar un apoyo a la Sección de Caja, en realizar llamadas, elaborar oficios,enviar correos electrónicos, etc, con el afán de depurar la cartera morosa que setiene por cuotas de fiscalización pendientes de pago; con lo cual se ha estado




cumpliendo, pues se han efectuado llamadas, se han enviado correos informandoa las cooperativas de dichos pagos pendientes; así también, se enviaron notas alas cooperativas haciendo recordatorio del pago que tienen pendiente. Así mismo, ...al presente los documentos que evidencian lo expuesto; cabemencionar que dentro de mis funciones no incluye esta actividad, (...copia delmanual de funciones), sin embargo se ha estado cumpliendo con realizar elrecordatorio de los pagos de cuota de fiscalización pendientes de pago...” En oficio No. IGC-643-2016, de fecha 27 de abril de 2016, la Jefa delDepartamento de Fiscalización, Licenciada Melisandra (S.O.N.) Pinzón Galindo,manifiesta: “NUMERAL 2) LOS INFORMES DE AUDITORIA NO PRESENTAN ELNOMBRE, SELLO Y FIRMA DE REVISADO POR PARTE DE LA JEFA DEFISCALIZACIÓN La función que realiza la jefa del Departamento de Fiscalización, consiste enconocer y revisar el contenido de los informes de forma integral, recibidos de cadaequipo de trabajo como resultado de las diferentes actividades realizadas, dejandoevidencia de este proceso en Bitácora de Elaboración de Informes, que incluyenombre, firma, fecha de revisado y sello con la finalidad de concluir los procesosde control de elaboración y revisión de los participantes involucrados defiscalización, posteriormente se trasladan a firma del Inspector General deCooperativas, para su aprobación y envió a las asociaciones cooperativas. Todos los informes de auditoría trasladados al Despacho de la InspecciónGeneral, son firmados únicamente por la máxima autoridad de aprobados y laspersonas designadas en nombramientos emitidos por jefatura de fiscalización eInspector General de Cooperativas, a supervisores e inspectores. (...fotocopias debitácoras). Según el criterio de hallazgo 15, numeral 2), dice: “Un eficiente y eficaz sistema decontrol interno normativo, financiero, económico y de gestión sobre sus propiasoperaciones, organizado en base a las normas generales emitidas por laContraloría General de Cuentas”; …el rol de las funciones de la Jefatura defiscalización, difiere del criterio emitido en hallazgo para ítem 2), la Ley General deCooperativas no la faculta a firmar de revisado en informes de auditoría, ni poseeRepresentación Legal de la Institución, ante las Asociaciones Cooperativas comolo delimita el artículo 54 al Inspector General, en su calidad de autoridad como jefede la Inspección General de Cooperativas, limitándose la jefatura a dejar evidenciade su actuar en Bitácora de Procesos en la Elaboración de Informes, siendo unaherramienta de control interno en los diferentes procesos de los informes;(ejemplo: la Directora de Auditoría de Entidades Autónomas y Descentralizadas ySubcontralor de Calidad de Gasto Público de la Contraloría General de Cuentas,




no firman de revisado los informes de auditoría que rinden a las entidadesfiscalizadas), por consiguiente no compete a la jefatura atender un NormativoInterno Financiero Económico y de Gestión Sobre sus Propias Operaciones en lasCuentas por Cobrar a Corto Plazo, por ser una actividad que es responsabilidadde otro departamento. Observando dar cumplimiento a lo estipulado en el artículo5 de la Constitución Política de la República de Guatemala Libertad de Acción:…No existe obligación de acatar órdenes que no estén basadas en ley y emitidasconforme a ella. …de cuadro que muestra las fechas de entregados oficios a cajapara el registro y control a considerar en la cartera de cobro de cuota defiscalización, que el departamento incluye en oficio de cobro a las asociacionescooperativas.” En oficio No. IGC-643-2016, de fecha 27 de abril de 2016, la Jefa delDepartamento Administrativo y Financiero, Licenciada Marta Odilia GonzálezMiralles, manifiesta: “Inciso 3) Los comprobantes únicos de registro no presentanadjunto la documentación de soporte y carecen de la firma y sello de aprobado porparte del personal responsable. La firma de los responsables de los reintegros va registrada en los recibos dereintegros varios forma 1-I y recibo de ingresos varios forma 63-A2, a cargo de laSección de Caja. Los comprobantes únicos de registro no tienen porque llevar la firma delresponsable, es solo un documento que forma la parte final de un expediente. Inciso 4) La Secciones de Caja y Contabilidad, concilian mensualmente los saldosregistrados como pagados y pendientes de cobro. Como pagado con depósitobancario del período y con oficios de cobro de cuota de fiscalización recibidos delDepartamento de Fiscalización. El manejo de expedientes corresponde directamente al Departamento deFiscalización (Registros y Documentos). En el sistema SICOIN se ingresaron todas las Cooperativas pendientes de pagopor Cuota de Fiscalización en el año 2012, con nombre y monto.” En oficio No. IGC-643-2016, de fecha 27 de abril de 2016, la Jefe de Sección deContabilidad, Marlen Frinée Florian Salguero de Véliz, manifiesta: “Pararegularizar el registro contable de las cuotas pagadas o por cobrar, por Serviciosde Fiscalización, la sección de contabilidad debe tener a la vista el expediente yoficio que traslada la sección de caja y/o Departamento Administrativo yFinanciero.




El registro contable se realiza en base a lo estipulado en el Manual deProcedimientos para el control y registro de la cuota por Servicios de Fiscalización,autorizado en Acuerdo Número IGC-059-2015. En relación al inciso 3) de este hallazgo, indica que los Comprobantes Únicos deRegistro no presentan adjunto la documentación de soporte, firma y sello deaprobado por parte del personal responsable: los CUR operados y/o elaboradospor la sección de contabilidad, tienen papelería de soporte, …expediente demuestra para su verificación, cabe mencionar, que no existe a la fecha en elSICOIN una cuenta por cobrar a corto plazo por Servicio de Fiscalización quecorresponda a alguna cooperativa que no esté identificada. Solicito que estos argumentos se consideren válidos para el desvanecimiento delposible hallazgo.” Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo para la Jefa del Departamento Administrativo y Financieroy Jefe de la Sección de Contabilidad, porque los comentarios y pruebasdocumentales de descargo, no son suficientes, además la deficiencia establecidaes como consecuencia de lo establecido en los numerales 3 y 4 de la Condicióndel hallazgo, porque poseen y deben aplicar lo estipulado en el Acuerdo NúmeroIGC-059-2015 del Inspector General de Cooperativas, Manual de Procedimientospara el Control y Registro de la Cuota por Servicios de Fiscalización, numeral6.2.2 Sección de Contabilidad, en todos sus numerales e incisos. Se confirma el hallazgo para Sub-Inspectora General de Cooperativas y Jefa delDepartamento de Fiscalización porque las pruebas de descargo presentadas sondocumentos de otras Cooperativas que no están contenidas en la integración delas Cuentas a Cobrar a Corto Plazo, en la condición del presente hallazgo. Lamáxima autoridad de la entidad, no puede firmar el informe de auditoría, comoargumenta la Jefa de Fiscalización, el Inspector General de Cooperativas firma eloficio, que contiene el requerimiento de pago de la cuota por servicios defiscalización, dirigido al Consejo de Administración y Comisión de Vigilancia de lasAsociaciones Cooperativas, por medio del cual se les comunica el valor de lacuota establecida, al que se le adjunta el Informe de Auditoría respectivo, mismoque debe contener nombre, firma y sello de revisado por parte de la Jefa delDepartamento de Fiscalización y de visto bueno de la Sub-Inspectora General deCooperativas, que haga constar la supervisión respectiva. La Sub-Inspectora afirma que consigna su firma y fecha en bitácora deelaboración de informes y que la responsable de dar el visto bueno a los informesy expedientes es la Jefatura del Departamento de Fiscalización..., sin embargo,el Acuerdo Número IGC-055-2015 del Inspector General de Cooperativas, Manual




General de Organización y Funciones de la Inspección General de Cooperativas,del 09 de octubre de 2015, entre las funciones y atribuciones de la Sub-Inspectora,indica: "Velar porque se administren con eficiencia los recursos financieros,humanos y materiales de la Inspección General de Cooperativas, 5.Supervisar laprogramación y ejecución de las tareas asignadas y que desarrollan losDepartamentos de Fiscalización y Seguimiento (informes), aprueba la distribucióndel trabajo que efectúan los supervisores, inspectores de cooperativas y analistasy 6. Velar porque se administren con eficiencia los recursos financieros, humanosy materiales de la Inspección General de Cooperativas." La Sub-Inspectora afirmaque la responsable directa de dar visto bueno a los informes es la Jefa delDepartamento de Fiscalización, sin embargo, los informes trasladados a lamáxima autoridad, no poseen ninguna evidencia de revisión y aprobación, porparte de ambas funcionarias de la entidad. Y las funciones y atribuciones de la Jefa del Departamento de Fiscalización son,entre otras: “4. Emitir los nombramientos de comisión necesarios para el personaldel departamento que interviene en las actividades a realizar en las cooperativas,federaciones y confederaciones, 6. Realizar la revisión final de los informes deactividades efectuadas en las cooperativas y hacer correcciones que estimeconvenientes…" En ambos casos debe existir evidencia de haber cumplido con sus funciones yatribuciones, identificando nombre, fecha, firma y sellos respectivos, para hacerconstar tal situación. Se desvanece el hallazgo para la Encargada de la Unidad de Planificación, envirtud que presentó como pruebas de descargo, documentos que hacen constardel seguimiento a las cuentas por cobrar, a las Cooperativas que se encuentranidentificadas en la integración que se presenta en la condición, lo cual seconsideran suficientes, no están dentro de sus funciones dar seguimiento a loscobros de cuotas de fiscalización. El hallazgo se notificó con el número 15 y en el presente informe le corresponde elnúmero 14. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesJEFE DE LA SECCION DE CONTABILIDAD MARLEN FRINEE FLORIAN SALGUERO DE VELIZ 1,125.50JEFA DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO MARTA ODILIA GONZALEZ MIRALLES 1,909.25JEFA DEL DEPARTAMENTO DE FISCALIZACION MELISANDRA (S.O.N.) PINZON GALINDO 1,909.25




SUB-INSPECTORA GENERAL DE COOPERATIVAS ELDA MARGARITA GOMEZ CRUZ DE ROMAN 3,258.75Total Q. 8,202.75

Hallazgo No. 15 Falta de conciliación de saldos CondiciónEn la conciliación de saldos, se estableció que la cuenta 3212 Resultado delEjercicio presenta pérdida por la cantidad de Q80,194.41 y en el Estado deResultados, el Resultado del Ejercicio reporta pérdida por valor de Q80,206.31,estableciendo que la diferencia por valor de Q11.90 se encuentra afectando lascuentas 2113 04 00 Retenciones a Pagar y 3212 02 00 Resultado del Ejercicio,por operaciones registradas en los CUR contables número 396 del 18 dediciembre de 2015, por valor de (Q1.00) por pérdida en baja de inventario, CUR621 de fecha 28 de diciembre de 2015 por valor de Q11.00 que afecta la cuentaretenciones a pagar por diferencia en compra de equipo y CUR número 681 defecha 21 de enero de 2016 por valor de Q1.90 por regularización de saldo deRetenciones IGSS cuota laboral, registros contables registrados incorrectamente. CriterioEl Decreto Número 101-97 del Congreso de la República, Ley Orgánica delPresupuesto, artículo 48 El Sistema de Contabilidad, establece: “El Sistema deContabilidad Integrada Gubernamental lo constituye el conjunto de principios,órganos, normas y procedimientos que permitan el registro de los hechos quetienen efectos presupuestarios, patrimoniales y en los flujos de fondos inherentesa las operaciones del Estado, con el objeto de satisfacer las necesidades deinformación destinadas a apoyar el proceso de toma de decisiones de laadministración y el ejercicio del control, así como informar a terceros y a lacomunidad sobre la marcha de la gestión pública.” El Acuerdo Número 09-03 de la Contraloría General de Cuentas, NormasGenerales de Control Interno, Norma 5.5 Registro de las Operaciones Contables,establece: “…La Dirección de Contabilidad del Estado y las autoridades superioresde cada entidad, deben velar porque en el proceso de registro de las etapas dedevengado, pagado y consumido, en sus respectivos sistemas, correspondaúnicamente a aquellas operaciones que previa verificación de las fases anteriores,hayan cumplido satisfactoriamente con todas las condiciones y cuenten con ladocumentación de soporte, para garantizar la generación de información contable,presupuestaria (física y financiera) y de tesorería confiable y oportuna. Todoregistro contable que se realice y la documentación de soporte, deben permitiraplicar pruebas de cumplimiento y sustantivas en el proceso de auditoría, y engeneral el seguimiento y evaluación interna de la calidad de los registros




contables.” La Norma 5.7 Conciliación de Saldos, establece: "...Las unidadesespecializadas deben realizar las conciliaciones de saldos de acuerdo a lanormatividad emitida por la Dirección de Contabilidad del Estado y las autoridadessuperiores de cada entidad, quienes velarán, en su respectivo ámbito, porque seapliquen los procedimientos de conciliación de saldos de una manera técnica,adecuada y oportuna." La Norma 5.8 Análisis de la Información Procesada,establece: “La máxima autoridad de cada ente público, debe normar que toda lainformación financiera, sea analizada con criterios técnicos. Las unidadesespecializadas de cada ente público son las responsables de realizar el análisisfinanciero oportuno de toda la información procesada, así como la interpretaciónde los resultados para asegurar que la misma es adecuada y que garantice quelos reportes e informes que se generan periódicamente sean confiables, para latoma de decisiones a nivel gerencial.” CausaFalta de análisis, supervisión y evaluación de los registros contablese inaplicabilidad de procedimientos confiables para la elaboración y presentaciónde los estados financieros, por parte de Inspector General de Cooperativas, Jefadel Departamento Administrativo y Financiero, Jefe de la Sección de Contabilidad,y Auditora Interna. EfectoEsto provoca que los saldos de la cuenta Resultado del Ejercicio, presentados enel Estado de Situación y Estado de Resultados, no reflejen la situación real de laentidad. RecomendaciónEl Inspector General de Cooperativas conjuntamente con la Jefa delDepartamento Administrativo y Financiero y Jefe de la Sección de Contabilidad,deben analizar, conciliar, supervisar y evaluar los estados financierosmensualmente, a efecto presenten razonablemente el resultado del ejercicio. Comentario de los Responsables

IGC-643-2016 En oficio No. de fecha 27 de abril de 2016, el Inspector General deEdgar Delpando, Cooperativas, Licenciado Alfredo Ramírez manifiesta:

“Adicional a la resolución del Director de Contabilidad del Estado, que hacereferencia a la Importancia Relativa. Como Inspector General de Cooperativas ycomparto totalmente el contenido de ese concepto, el cual también es respaldado

NIC en el documento sobre las Normas Internacionales de Contabilidad No. 1Materialidad o Importancia Relativa. En iguales términos se refieren las NormasInternacionales de Información Financiera –NIIF-...”

IGC-643-2016 En oficio No. de fecha 27 de abril de 2016, la Jefa del




Odilia Departamento Administrativo y Financiero, Licenciada Marta González Miralles, manifiesta: “La diferencia establecida en la cuenta 3212 Resultado delEjercicio en el Balance General y el Estado de Resultados por valor de Q 11.90,se hizo la Nota a los Estados Financieros para aclarar la diferencia que existe lacual no es significativa debido a su naturaleza y cuantía pues no alteran para latoma de decisiones económicas de la Institución. La materialidad de éstadiferencia en relación a los montos reflejados en los Estados Financieros no es deimportancia relativa...” En oficio No. IGC-643-2016 de fecha 27 de abril de 2016, la Jefe de la Sección deContabilidad, Marlen Frinée Florian Salguero de Véliz, manifiesta:“Lamentablemente existe la diferencia entre el Balance General en la cuenta 3212y el Estado de Resultados al 31 de diciembre 2015, por monto de Q11.90. Derivado de ésta diferencia se integró a las notas de los Estados Financieros2015, como Nota No. 10. La diferencia no representa un valor significativo en los reportes para la toma dedecisiones a nivel gerencial, pues representa un porcentaje de 0.001063 encomparación al Balance General al 31 de diciembre 2015. Tomando como base la Resolución No. 001-2003 del Director de Contabilidad delEstado, donde se aprueban las normas de contabilidad integrada gubernamentalpara el sector público no financiero los principios básicos de contabilidad específicamente el número 10. IMPORTANCIA RELATIVA. Importancia Relativa. En la contabilización de transacciones y en la preparación deEstados Financieros, debe darse atención primordial a aquellos asuntosimportantes susceptibles de ser cuantificados en términos monetarios. El factor deimportancia debe medirse en relación con el resto de las transacciones, partidas oelementos de los estados financieros. Solicito que estos argumentos se consideren válidos para el desvanecimiento delposible hallazgo...” En oficio No. IGC-643-2016 de fecha 27 de abril de 2016, la Auditora Interna,Licenciada Floridalma (S.O.N.) Fajardo de González, manifiesta: “Con fecha 04 deabril de 2016 fue emitido nombramiento CUA 52285-1-2016, donde se realizaraAuditoria Financiera sobre los Estados Financieros y Liquidación del Presupuestocorrespondiente al 31 de diciembre 2015; La Unidad de Auditoría Interna aún noha emitido opinión al respecto, está en la fase de ejecución de la auditoria...”




Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo para Inspector General de Cooperativas, Jefa delDepartamento Administrativo y Financiero y Jefe de la Sección de Contabilidad,porque en sus comentarios y pruebas de descargo presentados admiten ladeficiencia indicada, asimismo, esta comisión de auditoría determinó que ladiferencia no puede calificarse de inmaterial, porque el Estado de Resultados sepresenta con déficit por la cantidad de QQ80,206.31 y el Balance General reportaun déficit por valor de Q80,194.41, ambos presentados a la Dirección deContabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas al cierre del ejerciciofiscal 2015, y el Estado de Liquidación Presupuestaria de Ingresos y Egresos, queincluye el valor de las depreciaciones entre los gastos reportados, que norequirieron uso de efectivo, pero que incide en el resultado final, muestra unresultado con déficit por valor de Q123,559.99, lo cual hace que los estadosfinancieros no presentan cifras razonables, mismos que fueron elaborados,revisados y firmados, como corresponde a cada uno, por los responsablesauditados. Se desvanece el hallazgo para la Auditora Interna, porque sus comentarios ypruebas de descago, son suficientes. El hallazgo se notificó con el número 16 y en el presente informe le corresponde elnúmero 15. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 10, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesJEFE DE LA SECCION DE CONTABILIDAD MARLEN FRINEE FLORIAN SALGUERO DE VELIZ 2,251.00JEFA DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO MARTA ODILIA GONZALEZ MIRALLES 3,818.50INSPECTOR GENERAL DE COOPERATIVAS EDGAR ALFREDO RAMIREZ DELPANDO 7,590.50Total Q. 13,660.00

Hallazgo No. 16 Seguimiento a recomendaciones de auditoría anterior no cumplidas CondiciónSe estableció que los responsables no cumplieron con implementar lasrecomendaciones contenidas en los hallazgos del informe de auditoría financiera ypresupuestaria, ejercicio fiscal 2014, emitido por la Contraloría General deCuentas, en virtud que durante el período del 01 de enero al 31 de diciembre de2015, las deficiencias persisten, mismos que fueron notificados a los responsables




e identificados de la siguiente manera: Hallazgos relacionados con el ControlInterno, 2. Fondo Rotativo de viáticos no rendido oportunamente y 3. Deficienciaen el uso, registro y control de los formularios de viáticos, parcialmente cumplida, yHallazgos relacionados con el Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables, 3.Tarjetas de responsabilidad con deficiencias. CriterioEl Decreto Número 89-2002, Ley de Probidad y Responsabilidades deFuncionarios y Empleados Públicos, artículo 8 Responsabilidad administrativa,establece: “La responsabilidad es administrativa cuando la acción u omisióncontraviene el ordenamiento jurídico administrativo y las normas que regulan laconducta del funcionario público, asimismo, cuando se incurriere en negligencia,imprudencia o impericia o bien incumpliendo leyes, reglamentos, contratos ydemás disposiciones legales a la institución estatal ante la cual están obligados aprestar sus servicios; además, cuando no se cumplan, con la debida diligencia lasobligaciones contraídas o funciones inherentes al cargo, así como cuando poracción u omisión se cause perjuicio a los intereses públicos que tuviereencomendados y no ocasionen daños o perjuicios patrimoniales, o bien se incurraen falta o delito.” El Acuerdo Número A-57-2006, del Subcontralor de Probidad, Encargado delDespacho, Normas de Auditoría Gubernamental, norma 4.6 Seguimiento delCumplimiento de las Recomendaciones, establece: “Los Planes Anuales deAuditoría, contemplarán el seguimiento del cumplimiento de las recomendacionesde cada informe de auditoría emitido. El auditor del sector gubernamental, alredactar el informe correspondiente a la auditoría practicada, debe mencionar losresultados del seguimiento a las recomendaciones del informe de auditoríagubernamental anterior. El incumplimiento a las recomendaciones dará lugar a laaplicación de sanciones por parte de la administración del ente público o por laContraloría General de Cuentas, según corresponda. El seguimiento de lasrecomendaciones será responsabilidad de las Unidades de Auditoría Interna delos entes públicos y de la Contraloría General de Cuentas de acuerdo a loprogramado…” CausaFalta de gestión, control e inobservancia del cumplimiento y seguimiento de lasrecomendaciones de auditoría anterior, de la Contraloría General de Cuentas, porparte de la Jefa del Departamento Administrativo y Financiero, Jefe de la Secciónde Contabilidad, Encargada de la Sección de Viáticos y de Encargado deInventarios, y de la Auditora Interna al no verificar y comprobar que seimplementen las recomendaciones por parte de los responsables.




EfectoLa falta de rendición del fondo rotativo, afecta la disponibilidad en bancos y nogarantiza el pago inmediato, influyendo en el cumplimiento de los objetivos defiscalización de la entidad, además afecta la presentación real de la ejecuciónpresupuestaria. Dificultad para la aplicación de pruebas de cumplimiento ysustantivas por parte del ente fiscalizador y Riesgo de pérdida de bienes de activofijo y dificultad para deducir responsabilidades. RecomendaciónEl Inspector General de Cooperativas, debe girar instrucciones a la Jefa delDepartamento Administrativo y Financiero y esta a su vez a la Jefe de la Secciónde Contabilidad, Encargada de la Sección de Viáticos y Encargado de Inventarios,a efecto se proceda a implementar las recomendaciones de los hallazgos,plasmadas en las auditorías practicadas en la entidad, por parte de la ContraloríaGeneral de Cuentas, y a la Auditora Interna, para que cumpla con lo establecidoen la legislación vigente. Comentario de los ResponsablesEn oficio IGC-643-2016 de fecha 27 de abril de 2016, la Jefa del DepartamentoAdministrativo y Financiero, Licenciada Marta Odilia González Miralles, manifiesta:"...los oficios DAF-385-2015 de fecha 21 de agosto del 2015, relacionado con elControl Interno Fondo Rotativo de Viáticos no rendido oportunamente, dirigido a laencargada de la sección de viáticos. Oficio DAF-386-2015 de fecha 21 de agosto del 2015, relacionado con el controlinterno Deficiencia en el uso, registro y control de viáticos, dirigido a la encargadade la sección de viáticos. Oficio DAF-391-2015 de fecha 21 de agosto del 2015, relacionado concumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables “Tarjetas de Responsabilidad condeficiencias”, dirigido a la jefe de la sección de contabilidad..." En oficio IGC-643-2016, de fecha 27 de abril de 2016, la Jefe de la Sección deContabilidad, Marlen Frinée Florian Salguero de Véliz, manifiesta: “Al encargadode inventarios se le ha dado instrucciones por escrito para que cumpla con lasrecomendaciones recibidas en las auditorías realizadas. ...fotocopias de oficiosSCONTA-097-2015 y SCONTA-164-2015. Solicito que estos argumentos se consideren válidos para el desvanecimiento delposible hallazgo...” En oficio IGC-643-2016 de fecha 27 de abril de 2016, la Encargada de la Sección




de Viáticos, Alis Azucena Pereira Morales, manifiesta: “Seguimiento arecomendaciones de auditoria anterior no cumplidas a. Fondo Rotativo de Viáticos no rendido oportunamente: Las rendiciones finales parciales de viáticos fueron tramitadas para el cierre delmismo debido a la situación económica por la que atraviesa el gobierno ya que nose contaba con la solvencia económica para poder reponerlas y seguir otorgandoviáticos al personal, situación que se encuentra fuera del alcance de nuestrasresponsabilidades ya que los aportes de gobierno cada mes son recortados,imposibilitando el funcionamiento planificado para el Fondo. b. Deficiencia en el uso, registro y control de los formularios de viáticos,parcialmente cumplida: Los formularios de viáticos son entregados al personal al presentar nombramiento;mismo que se anota en el libro de control de formularios debidamente autorizadopor la contraloría general de cuentas en forma correlativa, así mismo son enviadospor juegos a la regional de Quetzaltenango por medio de conocimientos que sonanotados en el mismo libro y en el cuaderno de conocimientos respectivos de lasección; estos formularios son controlados también por un libro debidamenteautorizado por la contraloría general de cuentas..." En oficio IGC-643-2016 de fecha 27 de abril de 2016, la Auditora Interna,Licenciada Floridalma (S.O.N.) Fajardo (S.O.A.) de González, manifiesta: “LaUnidad de Auditoria Interna ha cumplido con el Plan Anual de Auditoria 2015donde se tenía planificado dos (2) Seguimiento del Cumplimiento de lasRecomendaciones de la Contraloría General de Cuentas, (...PAA), según loestablece las Normas de Auditoria Gubernamental Interna y Externa, realizadossegún CUA 42839-1-2015 y CUA 42845-1-2015, informe UDAI/IGC/35/2015, CUA42845-1-2015, en estos informes se verifica si el personal responsable corrigióadecuadamente las deficiencias y si ya fueron evacuadas en su totalidad,indicando en los informes el estado actual de cada uno de los hallazgos; tomandoen cuenta que los que estén pendientes de cumplir pasara a la siguiente auditoria;siendo los responsables de las deficiencias detectadas cumplir con lasrecomendaciones emitidas. ...oficios UDAI/C/65/2014, UDAI/C/66/2015, UDAI/C/67/2015, donde esta unidadsolicita información según CUA 42845-1-2015 sobre el estado actual de loshallazgos así mismo se realizan las verificaciones correspondientes. ...DAF-385-2015, DAF-391-2015, IGC-1835-2015 documentos de soporte delseguimiento realizado según CUA 42845-1-2015, específicamente de las




deficiencias de viáticos e inventarios, donde se giraron instrucciones a losresponsables por parte de la Inspector General de Cooperativas y por JefeDepartamento Administrativo y Financiero..." El Encargado de Inventarios, Marco VinicioSierra Javier, no presentó comentariosni pruebas de descargo, no obstante fue citado a través de oficio No.DAEAD-INGECOP-0122-140-2015, de fecha 15 de abril de 2016. Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo para Jefa del Departamento Administrativo y Financiero yJefe de la Sección de Contabilidad, porque entre sus pruebas de descargopresentan oficios girados para que se atiendan las recomendaciones de auditoríaanterior, sin embargo, no se dio seguimiento a los mismos, para que se cumplieralo solicitado. Se confirma el hallazgo para la Encargada de la Sección de Viáticos y Encargadode Inventarios, porque, no obstante, fueron notificados por Contraloría General deCuentas, también recibieron instrucciones a través de oficios, de la Jefa delDepartamento Administrativo y Financiero y de la Jefe de la Sección deContabilidad, para que se diera seguimiento a las recomendaciones de auditoríaanterior, mismas que no fueron cumplidas. Se confirma el hallazgo para la Auditora Interna, porque no obstante, argumentahaber realizado auditorías de seguimiento del cumplimiento a lasrecomendaciones de la Contraloría General de Cuentas, según CUA42839-1-2015 y 42845-1-2015, en el informe de auditoría indica que estánpendientes de cumplirse algunas de las recomendaciones vertidas en el informede auditoría financiera y presupuestaria, período 2014 y se estableció que al 31 dediciembre del año 2015, las recomendaciones citadas en la condición del hallazgono se han atendido. El hallazgo se notificó con el número 17 y en el presente informe le corresponde elnúmero 16. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 2, para: Cargo Nombre Valor en

QuetzalesENCARGADO DE INVENTARIOS MARCO VINICIO SIERRA JAVIER 902.50ENCARGADA DE LA SECCION DE VIATICOS ALIS AZUCENA PEREIRA MORALES 931.25JEFE DE LA SECCION DE CONTABILIDAD MARLEN FRINEE FLORIAN SALGUERO DE VELIZ 1,125.50AUDITORA INTERNA FLORIDALMA (S.O.N.) FAJARDO (S.O.A) DE 1,623.75




GONZALEZJEFA DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO YFINANCIERO


Total Q. 6,492.25

Hallazgo No. 17 Deficiencias en el reporte de SICOIN de las conciliaciones bancarias CondiciónEn la cuenta 1112 Bancos, se estableció al 31 de diciembre de 2015, que lossaldos de las cuentas bancarias, que presentan los reportes Conciliación Bancariay Resumen Conciliación Bancaria, en el Sistema de Contabilidad IntegradaGubernamental -SICOIN Web-, difieren con los que presentan el libro mayor ytesorería, asimismo, las conciliaciones bancarias se realizan fuera del sistema, enhojas electrónicas excel, a continuación se detalla:

BANCOS-Cifras en Quetzales-

CUENTA No.

SALDOS

S/SICOIN LIBRO

MAYOR Y

BALANCE

GENERAL SALDOS S/TESORERÍA

SALDOS SICOIN, REPORTE Y

RESUMEN CONCILIACIONES

BANCARIAS

R00805994.rpt y R00804762.rpt

BANRURAL 3-414-05140-1 0.00 0.00 (1,062,804.77)BANRURAL 3-405-02931-1 328,403.27 328,403.27 22,073.97INDUSTRIAL 000-491507-0 158,290.57 158,290.57 (6,242,022.78)Total 486,693.84 486,693.84 (7,282,753.58)

CriterioEl Decreto Número 101-97, del Congreso de la República, Ley Orgánica delPresupuesto, Reformado por el Decreto Número 13-2013, artículo 42 Bis. Uso delos Sistemas SIAF, establece: “Todas las entidades del sector público, incluyendolas de Administración Central, Descentralizadas, Autónomas y EmpresasPúblicas,… entre otros, que ejecuten fondos públicos están obligados a usar losSistemas Integrados de Administración Financiera vigentes.” El artículo 48 ElSistema de Contabilidad, establece: “El Sistema de Contabilidad IntegradaGubernamental lo constituye el conjunto de principios, órganos, normas yprocedimientos que permitan el registro de los hechos que tienen efectospresupuestarios, patrimoniales y en los flujos de fondos inherentes a lasoperaciones del Estado, con el objeto de satisfacer las necesidades deinformación destinadas a apoyar el proceso de toma de decisiones de laadministración y el ejercicio del control, así como informar a terceros y a lacomunidad sobre la marcha de la gestión pública.”




CausaIncumplimiento a la normativa legal vigente por parte de la Jefa del DepartamentoAdministrativo y Financiero, Jefe de la Sección de Contabilidad, AsistenteAdministrativo y Cajero General. EfectoAl existir saldos bancarios no conciliados en el módulo de Tesorería, limita la tomade decisiones y riesgo que el saldo presentado en los estados financieros no searazonable. RecomendaciónEl Inspector General de Cooperativas debe girar instrucciones a la Jefa delDepartamento Administrativo y Financiero y esta a su vez a la Jefe de la Secciónde Contabilidad y Asistente Administrativo, a efecto se realicen las conciliacionesbancarias en el módulo de tesorería en el Sistema de Contabilidad IntegradaGubernamental -SICOIN Web-. Comentario de los ResponsablesEn oficio No. IGC-643-2016, de fecha 27 de abril de 2016, la Jefa delDepartamento Administrativo y Financiero, Licenciada Marta Odilia GonzálezMiralles, manifiesta: “Las conciliaciones bancarias positivamente se realizan fueradel sistema pero se concilia con los libros de bancos de las diferentes cuentas quese manejan en la Institución y autorizados por la Contraloría General deCuentas..." En oficio No. IGC-643-2016, de fecha 27 de abril de 2016, la Jefe de la Sección deContabilidad, Marlen Frinée Florian Salguero de Véliz, manifiesta: “Efectivamentelos Reportes de las Conciliaciones Bancarias y el Reporte de Resumen deConciliaciones Bancarias del Sistema de Contabilidad Integrada SICOINWEB,difieren con los saldos que presentan el Libro Mayor y Tesorería, por llevarlasúnicamente de forma manual. Para llevar este control, se tiene que establecer un convenio entre las entidadesbancarias y la Institución. La Sección de Contabilidad a la fecha no ha recibidoninguna instrucción para llevar el control en el Sistema de Contabilidad Financieradel SICOINWEB. Se realizó la consulta a la Mesa de Ayuda del Ministerio deFinanzas Públicas. ...lo informado. Solicito que estos argumentos se considerenválidos para el desvanecimiento del posible hallazgo...” En oficio No. IGC-643-2016, de fecha 27 de abril de 2016, el AsistenteAdministrativo, Erick Estuardo Vásquez Amézquita, manifiesta: “Deficiencias enreporte de SICOIN de las conciliaciones bancarias




Las conciliaciones se realizan fuera del sistema, en hojas electrónicas exel,tomando como base para verificar saldos el Libro Auxiliar de Bancos que utiliza laSección de Caja, reporte de Caja Fiscal que genera el SICOIN y los Estados deCuenta que emite el banco. No está de más hacer la aclaración que el trabajo secumple y realiza con la mayor dedicación y atención que requiere el cargo, por loque solicito la consideración de la razonabilidad y análisis de los argumentospresentados para el desvanecimiento de los hallazgos respectivos...” En oficio No. SC-061-2016, de fecha 22 de abril de 2016, el Cajero General,Carlos Paul Mazariegos Alvarez, manifiesta: “De acuerdo con el Manual deFunciones de la Sección de Caja, no le corresponde la elaboración de lasConciliaciones Bancarias, sean estas electrónicas y/o manuales, son elaboradaspor la Sección de Contabilidad, y se recibe una copia en la Sección de Caja deforma mensual, por lo que solicito que este argumento se considere valido para eldesvanecimiento del posible hallazgo...” Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo para Jefa del Departamento Administrativo y Financiero yJefe de la Sección de Contabilidad, porque confirman que las conciliacionesbancarias se realizan de forma manual y que los saldos que muestran las cuentasde mayor y tesorería, difieren de los saldos en los reportes de ConciliaciónBancaria del Sistema Integrada Gubernamental. En el documento Mesa de Ayuda,del Ministerio de Finanzas Públicas, que presentan entres sus pruebas, se indica,que no han solicitado llevar la conciliación bancaria dentro del sistema informático,por lo que no cumplen con lo establecido en la legislación vigente. Se confirma el hallazgo para el Asistente Administrativo, porque en suscomentarios argumenta, que verifica saldos en el libro auxiliar de bancos, reportede caja fiscal y estados de cuentas bancario, pero en ningún momento revisa yverifica las operaciones registradas en el Sistema de Contabilidad Integrada, en elmódulo de tesorería, de las conciliaciones bancarias. Según el Manual General de Organización Funciones de la entidad, entre lasprincipales funciones y atribuciones, se encuentran: De la Jefa del DepartamentoAdministrativo y Financiero, “1. Proponer al Inspector General de Cooperativas losinstructivos y guías de trabajo para la correcta ejecución de los asuntos de sucompetencia, financiera.” Del asistente administrativo, “…6. Revisar conciliacionesbancarias (todas las cuentas), …18. Revisiones en Sicoin.” De la Jefe de laSección de Contabilidad, “1. Planifica, coordina y dirige las actividades de lasección, 2. Supervisa, coordina y distribuye el trabajo que desarrolla el personal dela sección.”, entre las actividades están, realizar las conciliaciones bancarias.




Se desvanece el hallazgo para Cajero General, porque sus comentarios ydocumentos de descargo presentados son suficientes. El hallazgo se notificó con el número 18 y en el presente informe le corresponde elnúmero 17. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 25, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesASISTENTE ADMINISTRATIVO ERICK ESTUARDO VASQUEZ AMEZQUITA 3,725.00JEFE DE LA SECCION DE CONTABILIDAD MARLEN FRINEE FLORIAN SALGUERO DE VELIZ 4,502.00JEFA DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO MARTA ODILIA GONZALEZ MIRALLES 7,637.00Total Q. 15,864.00

7. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR Se dio seguimiento a las recomendaciones de la auditoría anteriorcorrespondientes al ejercicio fiscal 2014, con el objeto de verificar su cumplimientoe implementación por parte de las personas responsables, estableciéndose que nose le dio cumplimiento y no se implementaron 2 de control interno y 1 decumplimiento a leyes y regulaciones aplicables. 8. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERÍODO AUDITADO Los funcionarios y empleados responsables de las deficiencias encontradas, se incluyen en el desarrollo de cada hallazgo contenido en el presente informe.

No. NOMBRE CARGO PERÍODO1 ELDA MARGARITA GOMEZ CRUZ DE ROMAN SUB-INSPECTORA GENERAL DE COOPERATIVAS 26/05/2015 - 31/12/20152 EDGAR ALFREDO RAMIREZ DELPANDO INSPECTOR GENERAL DE COOPERATIVAS 01/01/2015 - 31/12/2015

contralorÍa general de cuentas informe de auditorÍa … de auditori… · propiedad, planta y...

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