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o CONTRALORÍA o E BOGOTÁ. O.e. "Por un control fiscal efectivo y transparente" INFORME FINAL DE VISITA DE CONTROL FISCAL - VIABILIDAD DE LA URGENCIA MANIFIESTA DECLARADA EL OlA 26 DE MARZO DE 2015, MEDIANTE RESOLUCiÓN 055. ; DIRECCiÓN SECTOR HÁBITAT Y AMBIENTE INSTITUTO DISTRITAL DE GESTiÓN DE RIESGOS Y CAMBIO GLlMÁTICO- IDIGER. VIGENCIA: 2015 Elaboró: EUNICE GIRALDO CARMONA Profesional Especializado 222-05 (E) JAIME RODOLFO DANGOND DAZA Profesional Universitario 219-03, Aprobó: LUZ STELLA HIGUERA FANDIÑO MAYO DE 2015 www.contraloriabogota.gov.co Carrera 32 A No. 26 A -10 Código Postal 111321 PBX 3358888

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Page 1: CONTRALORÍA · adelantada, conceptúa .que la.gestión en el Subdirección de Resiliencia y Coordinación de Emergencias y en el Área de Centro de Reserva del Instituto Distrital

oCONTRALORIacuteA

o E BOGOTAacute Oe

Por un control fiscal efectivo y transparente

INFORME FINAL DE VISITA DE CONTROL FISCAL - VIABILIDAD DE LAURGENCIA MANIFIESTA DECLARADA EL OlA 26 DE MARZO DE 2015

MEDIANTE RESOLUCiOacuteN 055

DIRECCiOacuteN SECTOR HAacuteBITAT Y AMBIENTE

INSTITUTO DISTRITAL DE GESTiOacuteN DE RIESGOS Y CAMBIO GLlMAacuteTICO-IDIGER

VIGENCIA 2015

ElaboroacuteEUNICE GIRALDO CARMONAProfesional Especializado 222-05 (E)JAIME RODOLFO DANGOND DAZAProfesional Universitario 219-03

Aproboacute LUZ STELLA HIGUERA FANDINtildeO

MAYO DE 2015

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oCONTRALORIacuteA

DE BOGOTAacute DC

jPor un control fiscal efectivo y transparente

TABLA DE CONTENIDO

1 CARTA DE CONCLUSiONES 3

2 ALCANCE Y MUESTRA DE AUDITORiacuteA bull 5

3 RESULTADOS OBTENIDOS 8

31 HALLAZGO ADMINISTRATIVO ANTE LA CARENCIA DE DOCUMENTOSSOPORTES QUE SIRVIERON DE BASE PARA LA COORDINACIOacuteN DE LAASISTENCIA TEacuteCNICA HUMANITARIA Y LOGiacuteSTICA PARA ATENDER A LAPOBLACIOacuteN AFECTADA POR LAacutes EMERGENCIAS PRESENTADAS EN EL MESDE MARZO DE 2015 10 -32 HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIADISCIPLINARIA POR CUANTO LA INFORMACIOacuteN REPORTADA EN LASCARPETAS ASISTENCIA HUMANITARIA-CLIENTE EXTERNO-CENTRO DERIESGOS CORRESPONDIENTE A LOS MESES DE MARZO Y ABRIL DE 2015NO COINCIDE CON LA ENTREGADA DEL DiacuteA 11DE MAYO DE 2015 11

- ANEXO NO 1 bull ~ 14

CUADRO DE TIPIFICACIOacuteN DE HALLAZGOS 14

ANEXO NO 2 bull 15

REGISTRO FOTOGRAFICO bullbull 15

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Por un control fiscalefectivo y transparente

1 CARTA DE CONCLUSIONES

Bogotaacute DC Mayo 27 de 2015

DoctorJAVIER PAVA SAacuteNCHEZDirector GeneralInstituto Distrital de Gestioacuten de Riesgos y Cambio Climaacutetico-IDIGERBogOtaacute DC

ASUNTO Carta de Conclusiones

La Contraloria de Bogotaacute con fundamento en los articulos 267 y 272 de laConstitucioacuten Poliacutetica y el Decreto 1421 de 1993 practicoacute visita de control fiscal alInstituto Distrital de Gestioacuten de Riesgos y Cambio Climaacutetico-IDIGER a traveacutes de laevaluacioacuten de los principios de economiacutea eficiencia eficacia y equidad con queadministroacute los recursos puestos a su disposicioacuten y los resultados de su gestioacuten enla Urgencia Manifiesta declarada el diacutea 26 de marzo de 2015 mediante ResolucioacutenNo 055

Es responsabilidad de la apministracioacuten el contenido de la informacioacuten suministradapor la entidad y analizada por la Contraloriacutea de Bogotaacute DC La responsabilidad deeste ente de control consiste en producir un Informe de visita de control fiscal quecontenga el concepto sobre el examen practicado La evaluacioacuten se llevoacute a cabo deacuerdo con normas de auditoriacutea generalmente aceptadas con poliacuteticas yprocedimientos establecidos por la Contraloria de manera que el examenproporcione una base razonable para fundamentar nuestro concepto

La auditoria incluyoacute el examen sobre la base de pruebas selectivas de lasevidencias y documentos que soportan el aacuterea actividad o proceso auditado y elcumplimiento de las disposiciones legales los estudios y anaacutelisis se encuentrandebidamente documentados en papeles de trabajo los cuales reposan en losarchivos de la Contraloriacutea de Bogotaacute DC

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CONCEPTO DE GESTiOacuteN SOBRE EL ANAacuteLISIS EFECTUADO

La Contraloriacutea de Bogotaacute DC como resultado de la visita de control fiscaladelantada conceptuacutea que la gestioacuten en el Subdireccioacuten de Resiliencia yCoordinacioacuten de Emergencias y en el Aacuterea de Centro de Reserva del InstitutoDistrital de Gestioacuten de Riesgos y Cambio Climaacutetico cumplen con los priricipiosevaluados

No obstante lo anterior se formularon dos (2) hallazgos administrativos de loscuales uno (1) tiene presunta incidencia disciplinaria se describen en el numeral 3RESULTADOS OBTENIDOS

PRESENTACION PLAN DE MEJORAMIENTO

Frente a los hallazgos evidenciados en el presente informe la entidad dentro de loscinco (5) dias haacutebiles siguientes a la comunicacioacuten del informe final debe ajustar el

plan de mejoramiento que se encuentra ejecutando con acciones y metas quepermitan solucionar las deficiencias comunicadas durante el prbceso auditor y quese describen en el informe El Plan de Mejoramiento ajustado debe ser entregadodentro de los teacuterminos establecidos por la Contraloriacutea de Bogotaacute DC

Dicho Plan de Mejoramiento debe contener las acciones y metas que seimplementaraacuten por parte de la Entidad las cuales deberaacuten responder a cada unade las debilidades detectadas y comunicadas por el equipo auditor el cronogramapara su implementacioacuten y los responsables de su desarrollo

Atentamente

~~It1-~~~~Directora Teacutecnica Sector Haacutebitat y Amiente (EF)

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2 ALCANCE Y MUESTRA DE AUDITORiacuteA

El alcance de la visita fiscal efectuada se orientoacute al anaacutelisis y evaluacioacuten deinformacioacuten y actividades gestionadas desde el Instituto Distrital de Gestioacuten deRiesgos y Cambio Climaacutetico-IDIGER dada la urgencia manifiesta que porResolicioacuten No 055 del 26 de marzo de 2015 se declaroacute para ayudas humanitariasmediante contratacioacuten directa de lo cual se establecioacute

De la gestioacuten desarrollada por el IDIGER se observoacute que el diacutea 22 de marzo de2015 se presentaron precipitaciones acompantildeadas de granizo que generaronafectaciones en varias unidades habitacionales en las localidades de CiudadBoliacutevar San Cristoacutebal Sur Maacutertires Santa Fe y Antonio Narintildeo requirieacutendose laentrega de ayudas humanitarias en especie representadas en Kits NOCHE KitsLimpieza Kits Cocina Estufas Tejas de zinc y Plaacutestico a las familias afectadas Enconsideracioacuten a que el IDIGER no contaba con los Kits NOCHE suficientes paraatender las necesidades se declaroacute la urgencia manifiesta con el fin de proceder ala adquisicioacuten inmediata mediante contratacioacuten directa de ayudas humanitarias enespecie mediante Resolucioacuten No 055 del 26 de marzo de 2015

La entidad procede a celebrar el contrato de compraventa No 127 suscrito el 27 demarzo de 2015 con Espumlandia Ltda con el objeto de Adquirir ayudas humanitariaspara atencioacuten de eventos y emergencias por valor de $61705239 que equivalen a500 Kit NOCHE (Colchoneta frazada y almohada)

Nuevamente el 31-03-15 se presentaroh precipitaciones acompantildeadas de granizoen las localidades de Suba Usaqueacuten y Ciudad Boliacutevar encontraacutendose agotados losKits NOCHE adquiridos mediante el contrato de compraventa antes citadohacieacutendose necesaria una nueva contratacioacuten contrato No 132 suscrito el1 de abrilde 2015 con la misma firma (Espumlandia Ltda) a fin de atender la necesidad delos implementos mencionados adquiriendo en esta oportunidad 1154 colchonetasy 1154 frazadas

Por lo antes expuesto se procedioacute a levantar acta de visita administrativa tanto enel Centro de Reserva como en la Subdireccioacuten de Resiliencia y Coordinacioacuten deEmergencias del IDIGER con el fin de evaluar la entrega de las ayudashumanitarias en especie a la poblacioacuten damnificada y las ayudas disponibles paraser entregadas en futuras emergencias

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Por un control fiscal efectivoy transparente

De acuerdo al Plan de Trabajo elaborado por el equipo auditor se realizaron lassiguientes actividades

bull Se solicitoacute la base de datos del censo que r~alizoacute la Secretariacutea Distrital deIntegracioacuten Social de las familias afectadas de las localidades de Ciudad BoliacutevarSan Cristoacutebal Sur Maacutertires Santa Fe Antonio Narintildeo Suba y Usaqueacuten

bull Informacioacuten relacionada con estrategia distrital de respuesta a la situacioacuten deemergencia presentada presentada en el mes de marzo de 2015 (Numeral 41del Decreto 173 de 2014)

bull Revisioacuten del procedimiento utilizado por la entidad una vez declarada la UrgenciaManifiesta

bull Revisioacuten de la base de datos del censo realizado por la Secretaria Distrital deIntegracioacuten Social de las familias afectadas por las granizadas en las localidadesde Ciudad Boliacutevar Usaqueacuten Santa Fe Fontiboacuten Antonio Narintildeo Rafael UribeUribe Engativaacute San Cristoacutebal los Maacutertires Basa Kennedy Usme y Suba

bull Registro oficial de afectacioacuten de personas familias e inmuebles (seguacuten losentildealado enel numeral1 del Artiacuteculo 27 del decreto 172 de 2014)

bull Informar si la entidad coordina y mantiene actualizado el registro de personasafectadas por situacioacuten de emergencia calamidad o desastre (seguacuten lo indica elartiacuteculo 30 del Decreto 173 de 2014 - Sistema de Registro de Afectados el cualhace parte Sistema Operativo Distrital de Emergencias)

bull Revisioacuten del inventario de elementos para ayuda humanitaria con que contaba laentidad antes de la declaracioacuten de la urgencia manifiesta (28 de febrero de2015)

bull Revisioacuten del inventario de las ayudas humanitarias entregadas a la poblacioacutenafectada por la emergencia presentada en el mes de marzo de 2015

bull Revisioacuten del inventario disponible con que cuenta la entidad a la fecha para serutilizados en futuras emerge~ciaacutes

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Por un control fiscal efectivo y transparente

bull Informar coacutemo se coordinoacute laacute asistencia teacutecnica humanitaria y logistica para laatencioacuten a la poblacioacuten afectada de manera directa o indirecta por la emergenciapresentada

bull Se solicitaron las carpetas que contienen informacioacuten relacionada con AsistenciaHumanitaria-Entregas Masivas Clientes Externos correspondientes a los mesesde marzo y abril de 2015

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3 RESULTADOS OBTENIDOS

La evaluacioacuten de la informacioacuten inicioacute con la revisioacuten y anaacutelisis de los contratos de compraventa No 127 suscrito el 27 de marzo de 2015 celebrado entre ellDIGERy la firma ESPUMLANDIA con el objeto deacute Adquirir ayudas humanitarias para atencioacutende eventos y emergencias por valor de $61705239 Y el No No 132 del 1 de abrilde 2015 por valor de $128209002

En la minuta del contrato No 127 se evidenciaron los Informes Opeacuteracionales deEventos SIRE 2967682 Proceso de remocioacuten en masa barrio San Bias-Localidadde San Cristoacutebal el21 y 22 de marzo de 2015 Informe Operacional granizado enla Localidad de Antonio Narintildeo eventos SIRE 2971373 y 2972385 cOn afectacioacutensobre la poblacioacuten y sin posibilidades de expansioacuten o generacioacuten de riesgosconexos (22 de marzo de 2015) los cuales fueron elaborados por el personal deCoordinacioacuten de Respuesta de la Subdireccioacuten de Resiliencia y Coordinacioacuten deEmergencias

Los kits noche contratados corresponden a

CUADRO NO1KITS NOCHE CONTRATO No 127

ITEM CANTIDADColchonetas 500Frazadas 500Almohadas 500

Fuente Contraacuteto No 127 de127 de marzo de 2015

Asiacute mismo en eacutel contrato de compraventa No 132 se observoacute que se cuenta conIos Informes Operacionales Granizada en la Localidad de Ciudad Boliacutevaridentificacioacuten del evento SIRE 2990447 y Granizada Localidad de Usaqueacuten SIRE2990636 se anexoacute registro fotograacutefico Las ayudas humanitarias adquiridas a traveacutesde este contrato corresponden a

CUADRO No 2KITS NOCHE CONTRATO No 132

ITEM CANTIDADColchonetas 1154Frazadas 1154

Fuente Contrato No 132 del1 de abril de 2015

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CONTRALORIacuteADE BOGOTAacute Oe

Por un control fiscal efectivo y transparente

El dia 7 de mayo de 2015 se adelantoacute visita administrativa al Centro de Reservadel IDIGER con el fin de verificar los inventarios de kits noche que se encuentrandisponibles para atender eventuales emergencias adquiridos a traveacutes de loscontratos de compraventa 127 y 132 de 2015 de lo cual se deja registro fotograacutefico(Anexo No 2) Asi mismo se solicitaron los inventarios de kits noche con quecontaba la entidad a 28 de febrero de 2015 La informacioacuten solicitada fue remitidaen cuadro Excel el diacutea 7de mayo de 2015 y se relaciona en el siguiente cuadro

CUADRO NO 3AYUDAS HUMANITARIS ADQUIRIDAS Y ENTREGADAS

DESCRIPCiOacuteN COLCHONETAS FRAZADAS ALMOHADASSALDO A MARZO 21 DE 2015 850 857 853KITS NOCHE ENTREGADOS DEL 22 A 27 DE MARZO DE 2015 842 842 842SALDO EN EL CENTRO DE RESERVA A MARZO 27 2015 8 15 11CONTRATO 127 DE MARZO 27 DE 2015 (RECIBIDOS DEL 28 DE 500 500 500MARZO AL 2 DE ABRIL)NUEVO SALDO DESPUES DE CONTRATO 127 2015 508 515 511KITS NOCHE ENTREGADOS DEL 28 AL 31 DE MARZO 435 435 435SALDO A MARZO 31 DE 2015 73 80 76CONTRATO 132 DE ABRIL 1 DE 2015 (RECIBIDOS DEL 2AL 10 DE 1154 1154 oABRIl) NUEVO SALDO DESPUES DE CONTRAT0132 2015 1227 1234 76KITS NOCHE ENTREGADOS DEL 1 AL 30 DE ABRIL 2015 665 665 76SALDO CENTRO DE RESERVA A MAYO 5 2015 562 569 oFuente Informacioacuten suministrada por eIIDIGER-08-05-15

En lo relacionado con la solicitud del Registro de Poblacioacuten Afectada (censo) querealizoacute la Secretaria Distrital de Integracioacuten Social y que debioacute entregar al IDIGERpara que adelantara la entrega de las ayudas humanitarias en especie a la poblacioacutenafectada la entidad solicitoacute dos (2) dias de plazo para hacer la entrega de estainformacioacuten como quiera que no contaba con estos registros y se hacia necesariosolicitarlos a la Secretariacutea Distrital de Integracioacuten Social-SDIS El IDIGER allega al equipo auditor lo anterior el dia 11 de mayo del antildeo en curso en las horas de latarde

El equipo auditor procedioacute a realizar el cruce de datos esto es infomiacioacutenregistrada en el Formatos F-05 Registro de Poblacioacuten Afectada (censo) frente a losFormatos denominados Entrega Masiva de Cliente Externo elaborados por elIDIGER Ello con el fih de verificar la entrega de las ayudas humanitarias en especierepresentadas en kit noche observaacutendo~e que realizoacute entrega de 1741 kits nochea las personas damnificadas de las localidades antes citadas

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Por un control fiscal efectivo y transparente I

31 HALLAZGO ADMINISTRATIVO ANTE LA CARENCIA DE DOCUMENTOSSOPORTES QUE SIRVIERON DE BASE PARA LA COORDINACIOacuteN DE LAAsisTENCIA TEacuteCNICA HUMANITARIA Y LOGiacuteSTICA PARA ATENDER ALA POBLACIOacuteN AFECTADA POR LAS EMERGENCIAS PRESENTADAS ENEL MES DE MARZO DE 2015

El dia 5 de mayo del presente antildeo el equipo auditor solicitoacute a la entidad la relacioacutende inventarios de los kits noche con que contaba la entidad a 28 de febrero de 2015

las entregas realizadas y saldos despueacutes de las mismas informacioacuten que fueremitida en forma general es decir el inventario de todos los elementos que seencontraban en el Centro de Reserva tenieacutendose que ampliar los teacuterminos para laentrega de la informacioacuten De otra parte en el acta de visita administrativa que seadelantoacute el dia 7 de mayo de 2015 se solicitoacute al IDIGER que facilitara al equipoauditor el Registro de Afectacioacuten (censo) levantado por la Secretaria Distritai deIntegracioacuten Social informacioacuten con la que la entidad auditada no contaba Elloocasionoacute peacuterdida de tiempo y desgaste no solo para el equipo auditor sino tambieacutenpara la entidad auditada dado el volumen de la informacioacuten para preparar y revisar

r

Este hecho se genera por la ausencia de controles por parte de las aacutereas que tienena su cargo la atencioacuten oportuna de las emergencias presentadas lo que no permitecontar con informacioacuten actualizada que da cuenta del cumplimiento de la gestioacuten

Lo indicado incumplen los literales a) e) y f) del artiacuteculo segundo de la Ley 87 de1993 () acerca de proteger los recursos de la organizacioacuten buscando su adecuadaadministracioacuten ante posibles riesgos que los afecten asegurar la oportunidad y con fiabilidadde la informacioacuten y sus registros y definir y aplicar medidas para prevenir los riesgosdetectar y corregir las desviaciones que se presentan en la organizacioacuten y que puedenafectar el logro de sus objetivos

Anaacutelisis de la Respuesta En el momento de realizar la Visita de Control Fiscal (07-05-15) la entidad no contaba con los Formatos F-5 Registro de PoblacioacutenAfectada (censo) elaborado por la Secretaria Distrital de Integracioacuten Social loscuales se constituyen en la base para realizar la entrega de los kits noche a lapoblacioacuten afectada por parte del IDIGER Razoacuten por la cual se hiacutezo necesariosuspender el acta de visita de control fiscal y otorgar dos (2) diacuteas de plazoa laentidad para solicitar la informacioacuten requerida por el equipo auditor ante la SOISPor lo tanto la observacioacuten formulada se ratifica y se constituye como hallazgoadministrativo y deberaacute formar parte del Plan de Mejoramiento a suscribirse

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Por un control fiscal efectivo y transparente

32 HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIADISCIPLINARIA POR CUANTO LA INFORMACiOacuteN REPORTADA EN LASCARPETAS ASISTENCIA HUMANITARIA-CLIENTE EXTERNO-CENTRO DERIESGOS CORRESPONDIENTE A LOS MESES DE MARZO Y ABRIL DE2015 NO COINCIDE CON LA ENTREGADA DEL DiacuteA 11 DE MAYO DE 2015

En el desarrollo de la Visita de Control Fiscal el Centro Estrateacutegico de Reserva delIDIGER entregoacute al equipo auditor los Formatos denominados ASISTENCIAHUMANITARIA-ENTREGAS MASIVAS CLIENTE EXTERNO correspondientes alos meses de marzo y abril de 2015 Luego fueron allegados los anexos remitidospor la Secretariacutea Distrital de Integracioacuten Social (F-05 Registro de PoblacioacutenAfectada) con los cuales el IDIGER soporta la entrega de las ayudas

En el siguiente cuadro se detalla la existencia de kits noche disponibles en el Centrode Reserva del IDIGER asiacute como los que se adquirieron posteriormente mediantelos contratos 127 y 132 de 2015

CUADRO NO4KITS NOCHE DISPONIBLES Y ADQUIRIDOS

DESCRIPCION No KITSKits disnonibles antes de la emernencia 850Kits adouiridos mediante el contrato 127 de marzo 27 de 2015 500Kits adauiridos mediante el contrato 132 de abril 1 de 2015 1154TOTAL 2504

Fuente Informacioacuten suministrada por ellDIGER-OB-05-15

Las entregas registradas por el Centro de Reserva del IDIGER durante laemergencia se muestran en el siguiente cuadro

CUADRO NO 5KITS NOCHE ENTREGADOS DURANTE LA EMERGENCIA

DESCRIPCION No KITSKits noche entreoados dei 22 a 27 de marzo de 2015 842Kits noche entrenados del 28 al 31 de marzo 435Kits noche entreaados del 1 ai 30 de abril 2015 665TOTAL 1942Fuente Informacioacuten suministrada poreIIDIGER-08-05-15

Al cotejar la informacioacuten mencionada anteriormente (Cuadros 4 y 5) con lossoportes de entrega allegados al equi~o auditor se evidencioacute que el Centro de

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Por un control fiscal efectivo Ji transparente

Reserva informa la entrega de 1942 Kits noche Sin embargo en los formatosEntrega Masiva Cliente Externo (Elaborados por el IDIGER) y F-05 Registro dePoblacioacuten Afectada (Elaborados por la Secretariacutea Distrital de Integracioacuten Social) seevidencioacute la entrega de 1741 kits noche presentaacutendose una diferencia de 201 kitsnoche

Teniendoen cuenta los valores unitarios de los elementos que conforman el kitnoche (Colchoneta Frazadaacute y Almohada) presentados en el contrato Nq 127 de2015 se establecioacute el costo de los 201 kiacutets noche faltantes el cual asciende a$2444169648 En el siguiente cuadro se muestra el caacutelculo del valor de los 201kits noche faltantes

CUADRONO6CAacuteLCULO VALOR KITS NOCHE FAL TANTES

ELEMENTO VALOR

Colchoneta $ 9070040Frazada $ 2039976Almohada Siliconada $ 1050032Valor Unitario Kit Noche $ 12160048Valor Total de los 201 Kits Noche Faltantes $ 2444169648Fuente Informacioacuten tomada del Contrao de Compraventa No 127 de 2015

Con base en los hechos relacionados se constituyoacute un posible detrimento alPatrimonio del Distrito Capital en la suma de $2444169648 con lo cual seevidencioacute el incumplimiento al articulo 1deg Y2deg del literal j) del articulo 4 o de la Ley 87de 1993 Asiacute mismo se estaacute trasgrediendo la Ley 734 de 2002 y los articulas 3deg y6deg de la Ley 610 de 2000

Este hecho se genera por la ausencia de controles por parte de las aacutereasinvolucradas en el manejo de los inventarios

Anaacutelisis de la Respuesta Teniendo en cuenta lo manifestado por la entidadmediante oficio radicado nuacutemero 2015EE5344 del21 de mayo de 2015 en relacioacutencon Ia diferencia presentada entre los kit noche registrados en Ios Formatos F-05Registro de Poblacioacuten Afectada (Elaborados por la Secretaria Distrital de Integracioacuten Social)

bull y los entregados por ellDIGER (Formato Entrega Masiva Cliente Externo) y al revisar los documentos soportes entregados por la entidad se retira la incidencia fiscal yse constituye como hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria se

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daraacute traslado a la Personeriacutea de Bogotaacute para lo de su competencia y deberaacute formarparte del Plan de Mejoramiento a suscribirse

Lo anterior por cuanto en la revisioacuten de los documentos soportes anexos a larespuesta al informe preliminar se establecioacute que ellDIGER realizoacute entrega de1975 kits noche durante el periodo 22 de marzo y 29 de abril de 2015 en los datosentregados por el Centro Reserva se indicoacute que la entrega correspondioacute a 1942kits noche al verificar los soportes entregados (acta de visita de contml fiscal del11-05-15) los kits relacionados fueron 1741 Esto demuestra una incoherencia enla informacioacuten que maneja la entidad al reportar tres datos diferentes

En el siguiente cuadro se muestran los valores mencionados

CUADRO NO 7RELACiOacuteN KITS NOCHEDETALLE No KITS

Saldo a 5 de mayo 562

Saldo a 25 de mayo 542

Ayudas entregadas de 4 al 25 de mayo 20Kits verificados en los soportes entregados el11 de mayo de 2015 (acta 1741visita control Fiscal) I

Kits verificados en los soportes entregados el 22 de mayo de 2015 1975I (reSDuestainforme oreliminarl

Fuente Informaclon suministrada por ellD1GER

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ANEXO No 1CUADRO DE TIPIFICACiOacuteN DE HALLAZGOS

TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD VALOR REFERENCIACIOacuteN- (En pesos)

1 ADMINISTRATVOS 2 NA 3132

2 DISCIPLINARIOS 1 NA 32

3 PENALES O NA-

4 FISCALES O NA

NA No aplica

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ANEXO No 2REGISTRO FOTOGRAacuteFICO

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- -

t - _

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~(j - -r

3~l~~~_=_~~ Frazadas evidenciadas en el Centro de Reserva del

IDIGER

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jPor un control fiscal efectivo y transparente

TABLA DE CONTENIDO

1 CARTA DE CONCLUSiONES 3

2 ALCANCE Y MUESTRA DE AUDITORiacuteA bull 5

3 RESULTADOS OBTENIDOS 8

31 HALLAZGO ADMINISTRATIVO ANTE LA CARENCIA DE DOCUMENTOSSOPORTES QUE SIRVIERON DE BASE PARA LA COORDINACIOacuteN DE LAASISTENCIA TEacuteCNICA HUMANITARIA Y LOGiacuteSTICA PARA ATENDER A LAPOBLACIOacuteN AFECTADA POR LAacutes EMERGENCIAS PRESENTADAS EN EL MESDE MARZO DE 2015 10 -32 HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIADISCIPLINARIA POR CUANTO LA INFORMACIOacuteN REPORTADA EN LASCARPETAS ASISTENCIA HUMANITARIA-CLIENTE EXTERNO-CENTRO DERIESGOS CORRESPONDIENTE A LOS MESES DE MARZO Y ABRIL DE 2015NO COINCIDE CON LA ENTREGADA DEL DiacuteA 11DE MAYO DE 2015 11

- ANEXO NO 1 bull ~ 14

CUADRO DE TIPIFICACIOacuteN DE HALLAZGOS 14

ANEXO NO 2 bull 15

REGISTRO FOTOGRAFICO bullbull 15

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1 CARTA DE CONCLUSIONES

Bogotaacute DC Mayo 27 de 2015

DoctorJAVIER PAVA SAacuteNCHEZDirector GeneralInstituto Distrital de Gestioacuten de Riesgos y Cambio Climaacutetico-IDIGERBogOtaacute DC

ASUNTO Carta de Conclusiones

La Contraloria de Bogotaacute con fundamento en los articulos 267 y 272 de laConstitucioacuten Poliacutetica y el Decreto 1421 de 1993 practicoacute visita de control fiscal alInstituto Distrital de Gestioacuten de Riesgos y Cambio Climaacutetico-IDIGER a traveacutes de laevaluacioacuten de los principios de economiacutea eficiencia eficacia y equidad con queadministroacute los recursos puestos a su disposicioacuten y los resultados de su gestioacuten enla Urgencia Manifiesta declarada el diacutea 26 de marzo de 2015 mediante ResolucioacutenNo 055

Es responsabilidad de la apministracioacuten el contenido de la informacioacuten suministradapor la entidad y analizada por la Contraloriacutea de Bogotaacute DC La responsabilidad deeste ente de control consiste en producir un Informe de visita de control fiscal quecontenga el concepto sobre el examen practicado La evaluacioacuten se llevoacute a cabo deacuerdo con normas de auditoriacutea generalmente aceptadas con poliacuteticas yprocedimientos establecidos por la Contraloria de manera que el examenproporcione una base razonable para fundamentar nuestro concepto

La auditoria incluyoacute el examen sobre la base de pruebas selectivas de lasevidencias y documentos que soportan el aacuterea actividad o proceso auditado y elcumplimiento de las disposiciones legales los estudios y anaacutelisis se encuentrandebidamente documentados en papeles de trabajo los cuales reposan en losarchivos de la Contraloriacutea de Bogotaacute DC

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CONCEPTO DE GESTiOacuteN SOBRE EL ANAacuteLISIS EFECTUADO

La Contraloriacutea de Bogotaacute DC como resultado de la visita de control fiscaladelantada conceptuacutea que la gestioacuten en el Subdireccioacuten de Resiliencia yCoordinacioacuten de Emergencias y en el Aacuterea de Centro de Reserva del InstitutoDistrital de Gestioacuten de Riesgos y Cambio Climaacutetico cumplen con los priricipiosevaluados

No obstante lo anterior se formularon dos (2) hallazgos administrativos de loscuales uno (1) tiene presunta incidencia disciplinaria se describen en el numeral 3RESULTADOS OBTENIDOS

PRESENTACION PLAN DE MEJORAMIENTO

Frente a los hallazgos evidenciados en el presente informe la entidad dentro de loscinco (5) dias haacutebiles siguientes a la comunicacioacuten del informe final debe ajustar el

plan de mejoramiento que se encuentra ejecutando con acciones y metas quepermitan solucionar las deficiencias comunicadas durante el prbceso auditor y quese describen en el informe El Plan de Mejoramiento ajustado debe ser entregadodentro de los teacuterminos establecidos por la Contraloriacutea de Bogotaacute DC

Dicho Plan de Mejoramiento debe contener las acciones y metas que seimplementaraacuten por parte de la Entidad las cuales deberaacuten responder a cada unade las debilidades detectadas y comunicadas por el equipo auditor el cronogramapara su implementacioacuten y los responsables de su desarrollo

Atentamente

~~It1-~~~~Directora Teacutecnica Sector Haacutebitat y Amiente (EF)

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2 ALCANCE Y MUESTRA DE AUDITORiacuteA

El alcance de la visita fiscal efectuada se orientoacute al anaacutelisis y evaluacioacuten deinformacioacuten y actividades gestionadas desde el Instituto Distrital de Gestioacuten deRiesgos y Cambio Climaacutetico-IDIGER dada la urgencia manifiesta que porResolicioacuten No 055 del 26 de marzo de 2015 se declaroacute para ayudas humanitariasmediante contratacioacuten directa de lo cual se establecioacute

De la gestioacuten desarrollada por el IDIGER se observoacute que el diacutea 22 de marzo de2015 se presentaron precipitaciones acompantildeadas de granizo que generaronafectaciones en varias unidades habitacionales en las localidades de CiudadBoliacutevar San Cristoacutebal Sur Maacutertires Santa Fe y Antonio Narintildeo requirieacutendose laentrega de ayudas humanitarias en especie representadas en Kits NOCHE KitsLimpieza Kits Cocina Estufas Tejas de zinc y Plaacutestico a las familias afectadas Enconsideracioacuten a que el IDIGER no contaba con los Kits NOCHE suficientes paraatender las necesidades se declaroacute la urgencia manifiesta con el fin de proceder ala adquisicioacuten inmediata mediante contratacioacuten directa de ayudas humanitarias enespecie mediante Resolucioacuten No 055 del 26 de marzo de 2015

La entidad procede a celebrar el contrato de compraventa No 127 suscrito el 27 demarzo de 2015 con Espumlandia Ltda con el objeto de Adquirir ayudas humanitariaspara atencioacuten de eventos y emergencias por valor de $61705239 que equivalen a500 Kit NOCHE (Colchoneta frazada y almohada)

Nuevamente el 31-03-15 se presentaroh precipitaciones acompantildeadas de granizoen las localidades de Suba Usaqueacuten y Ciudad Boliacutevar encontraacutendose agotados losKits NOCHE adquiridos mediante el contrato de compraventa antes citadohacieacutendose necesaria una nueva contratacioacuten contrato No 132 suscrito el1 de abrilde 2015 con la misma firma (Espumlandia Ltda) a fin de atender la necesidad delos implementos mencionados adquiriendo en esta oportunidad 1154 colchonetasy 1154 frazadas

Por lo antes expuesto se procedioacute a levantar acta de visita administrativa tanto enel Centro de Reserva como en la Subdireccioacuten de Resiliencia y Coordinacioacuten deEmergencias del IDIGER con el fin de evaluar la entrega de las ayudashumanitarias en especie a la poblacioacuten damnificada y las ayudas disponibles paraser entregadas en futuras emergencias

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De acuerdo al Plan de Trabajo elaborado por el equipo auditor se realizaron lassiguientes actividades

bull Se solicitoacute la base de datos del censo que r~alizoacute la Secretariacutea Distrital deIntegracioacuten Social de las familias afectadas de las localidades de Ciudad BoliacutevarSan Cristoacutebal Sur Maacutertires Santa Fe Antonio Narintildeo Suba y Usaqueacuten

bull Informacioacuten relacionada con estrategia distrital de respuesta a la situacioacuten deemergencia presentada presentada en el mes de marzo de 2015 (Numeral 41del Decreto 173 de 2014)

bull Revisioacuten del procedimiento utilizado por la entidad una vez declarada la UrgenciaManifiesta

bull Revisioacuten de la base de datos del censo realizado por la Secretaria Distrital deIntegracioacuten Social de las familias afectadas por las granizadas en las localidadesde Ciudad Boliacutevar Usaqueacuten Santa Fe Fontiboacuten Antonio Narintildeo Rafael UribeUribe Engativaacute San Cristoacutebal los Maacutertires Basa Kennedy Usme y Suba

bull Registro oficial de afectacioacuten de personas familias e inmuebles (seguacuten losentildealado enel numeral1 del Artiacuteculo 27 del decreto 172 de 2014)

bull Informar si la entidad coordina y mantiene actualizado el registro de personasafectadas por situacioacuten de emergencia calamidad o desastre (seguacuten lo indica elartiacuteculo 30 del Decreto 173 de 2014 - Sistema de Registro de Afectados el cualhace parte Sistema Operativo Distrital de Emergencias)

bull Revisioacuten del inventario de elementos para ayuda humanitaria con que contaba laentidad antes de la declaracioacuten de la urgencia manifiesta (28 de febrero de2015)

bull Revisioacuten del inventario de las ayudas humanitarias entregadas a la poblacioacutenafectada por la emergencia presentada en el mes de marzo de 2015

bull Revisioacuten del inventario disponible con que cuenta la entidad a la fecha para serutilizados en futuras emerge~ciaacutes

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bull Informar coacutemo se coordinoacute laacute asistencia teacutecnica humanitaria y logistica para laatencioacuten a la poblacioacuten afectada de manera directa o indirecta por la emergenciapresentada

bull Se solicitaron las carpetas que contienen informacioacuten relacionada con AsistenciaHumanitaria-Entregas Masivas Clientes Externos correspondientes a los mesesde marzo y abril de 2015

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3 RESULTADOS OBTENIDOS

La evaluacioacuten de la informacioacuten inicioacute con la revisioacuten y anaacutelisis de los contratos de compraventa No 127 suscrito el 27 de marzo de 2015 celebrado entre ellDIGERy la firma ESPUMLANDIA con el objeto deacute Adquirir ayudas humanitarias para atencioacutende eventos y emergencias por valor de $61705239 Y el No No 132 del 1 de abrilde 2015 por valor de $128209002

En la minuta del contrato No 127 se evidenciaron los Informes Opeacuteracionales deEventos SIRE 2967682 Proceso de remocioacuten en masa barrio San Bias-Localidadde San Cristoacutebal el21 y 22 de marzo de 2015 Informe Operacional granizado enla Localidad de Antonio Narintildeo eventos SIRE 2971373 y 2972385 cOn afectacioacutensobre la poblacioacuten y sin posibilidades de expansioacuten o generacioacuten de riesgosconexos (22 de marzo de 2015) los cuales fueron elaborados por el personal deCoordinacioacuten de Respuesta de la Subdireccioacuten de Resiliencia y Coordinacioacuten deEmergencias

Los kits noche contratados corresponden a

CUADRO NO1KITS NOCHE CONTRATO No 127

ITEM CANTIDADColchonetas 500Frazadas 500Almohadas 500

Fuente Contraacuteto No 127 de127 de marzo de 2015

Asiacute mismo en eacutel contrato de compraventa No 132 se observoacute que se cuenta conIos Informes Operacionales Granizada en la Localidad de Ciudad Boliacutevaridentificacioacuten del evento SIRE 2990447 y Granizada Localidad de Usaqueacuten SIRE2990636 se anexoacute registro fotograacutefico Las ayudas humanitarias adquiridas a traveacutesde este contrato corresponden a

CUADRO No 2KITS NOCHE CONTRATO No 132

ITEM CANTIDADColchonetas 1154Frazadas 1154

Fuente Contrato No 132 del1 de abril de 2015

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CONTRALORIacuteADE BOGOTAacute Oe

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El dia 7 de mayo de 2015 se adelantoacute visita administrativa al Centro de Reservadel IDIGER con el fin de verificar los inventarios de kits noche que se encuentrandisponibles para atender eventuales emergencias adquiridos a traveacutes de loscontratos de compraventa 127 y 132 de 2015 de lo cual se deja registro fotograacutefico(Anexo No 2) Asi mismo se solicitaron los inventarios de kits noche con quecontaba la entidad a 28 de febrero de 2015 La informacioacuten solicitada fue remitidaen cuadro Excel el diacutea 7de mayo de 2015 y se relaciona en el siguiente cuadro

CUADRO NO 3AYUDAS HUMANITARIS ADQUIRIDAS Y ENTREGADAS

DESCRIPCiOacuteN COLCHONETAS FRAZADAS ALMOHADASSALDO A MARZO 21 DE 2015 850 857 853KITS NOCHE ENTREGADOS DEL 22 A 27 DE MARZO DE 2015 842 842 842SALDO EN EL CENTRO DE RESERVA A MARZO 27 2015 8 15 11CONTRATO 127 DE MARZO 27 DE 2015 (RECIBIDOS DEL 28 DE 500 500 500MARZO AL 2 DE ABRIL)NUEVO SALDO DESPUES DE CONTRATO 127 2015 508 515 511KITS NOCHE ENTREGADOS DEL 28 AL 31 DE MARZO 435 435 435SALDO A MARZO 31 DE 2015 73 80 76CONTRATO 132 DE ABRIL 1 DE 2015 (RECIBIDOS DEL 2AL 10 DE 1154 1154 oABRIl) NUEVO SALDO DESPUES DE CONTRAT0132 2015 1227 1234 76KITS NOCHE ENTREGADOS DEL 1 AL 30 DE ABRIL 2015 665 665 76SALDO CENTRO DE RESERVA A MAYO 5 2015 562 569 oFuente Informacioacuten suministrada por eIIDIGER-08-05-15

En lo relacionado con la solicitud del Registro de Poblacioacuten Afectada (censo) querealizoacute la Secretaria Distrital de Integracioacuten Social y que debioacute entregar al IDIGERpara que adelantara la entrega de las ayudas humanitarias en especie a la poblacioacutenafectada la entidad solicitoacute dos (2) dias de plazo para hacer la entrega de estainformacioacuten como quiera que no contaba con estos registros y se hacia necesariosolicitarlos a la Secretariacutea Distrital de Integracioacuten Social-SDIS El IDIGER allega al equipo auditor lo anterior el dia 11 de mayo del antildeo en curso en las horas de latarde

El equipo auditor procedioacute a realizar el cruce de datos esto es infomiacioacutenregistrada en el Formatos F-05 Registro de Poblacioacuten Afectada (censo) frente a losFormatos denominados Entrega Masiva de Cliente Externo elaborados por elIDIGER Ello con el fih de verificar la entrega de las ayudas humanitarias en especierepresentadas en kit noche observaacutendo~e que realizoacute entrega de 1741 kits nochea las personas damnificadas de las localidades antes citadas

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31 HALLAZGO ADMINISTRATIVO ANTE LA CARENCIA DE DOCUMENTOSSOPORTES QUE SIRVIERON DE BASE PARA LA COORDINACIOacuteN DE LAAsisTENCIA TEacuteCNICA HUMANITARIA Y LOGiacuteSTICA PARA ATENDER ALA POBLACIOacuteN AFECTADA POR LAS EMERGENCIAS PRESENTADAS ENEL MES DE MARZO DE 2015

El dia 5 de mayo del presente antildeo el equipo auditor solicitoacute a la entidad la relacioacutende inventarios de los kits noche con que contaba la entidad a 28 de febrero de 2015

las entregas realizadas y saldos despueacutes de las mismas informacioacuten que fueremitida en forma general es decir el inventario de todos los elementos que seencontraban en el Centro de Reserva tenieacutendose que ampliar los teacuterminos para laentrega de la informacioacuten De otra parte en el acta de visita administrativa que seadelantoacute el dia 7 de mayo de 2015 se solicitoacute al IDIGER que facilitara al equipoauditor el Registro de Afectacioacuten (censo) levantado por la Secretaria Distritai deIntegracioacuten Social informacioacuten con la que la entidad auditada no contaba Elloocasionoacute peacuterdida de tiempo y desgaste no solo para el equipo auditor sino tambieacutenpara la entidad auditada dado el volumen de la informacioacuten para preparar y revisar

r

Este hecho se genera por la ausencia de controles por parte de las aacutereas que tienena su cargo la atencioacuten oportuna de las emergencias presentadas lo que no permitecontar con informacioacuten actualizada que da cuenta del cumplimiento de la gestioacuten

Lo indicado incumplen los literales a) e) y f) del artiacuteculo segundo de la Ley 87 de1993 () acerca de proteger los recursos de la organizacioacuten buscando su adecuadaadministracioacuten ante posibles riesgos que los afecten asegurar la oportunidad y con fiabilidadde la informacioacuten y sus registros y definir y aplicar medidas para prevenir los riesgosdetectar y corregir las desviaciones que se presentan en la organizacioacuten y que puedenafectar el logro de sus objetivos

Anaacutelisis de la Respuesta En el momento de realizar la Visita de Control Fiscal (07-05-15) la entidad no contaba con los Formatos F-5 Registro de PoblacioacutenAfectada (censo) elaborado por la Secretaria Distrital de Integracioacuten Social loscuales se constituyen en la base para realizar la entrega de los kits noche a lapoblacioacuten afectada por parte del IDIGER Razoacuten por la cual se hiacutezo necesariosuspender el acta de visita de control fiscal y otorgar dos (2) diacuteas de plazoa laentidad para solicitar la informacioacuten requerida por el equipo auditor ante la SOISPor lo tanto la observacioacuten formulada se ratifica y se constituye como hallazgoadministrativo y deberaacute formar parte del Plan de Mejoramiento a suscribirse

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32 HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIADISCIPLINARIA POR CUANTO LA INFORMACiOacuteN REPORTADA EN LASCARPETAS ASISTENCIA HUMANITARIA-CLIENTE EXTERNO-CENTRO DERIESGOS CORRESPONDIENTE A LOS MESES DE MARZO Y ABRIL DE2015 NO COINCIDE CON LA ENTREGADA DEL DiacuteA 11 DE MAYO DE 2015

En el desarrollo de la Visita de Control Fiscal el Centro Estrateacutegico de Reserva delIDIGER entregoacute al equipo auditor los Formatos denominados ASISTENCIAHUMANITARIA-ENTREGAS MASIVAS CLIENTE EXTERNO correspondientes alos meses de marzo y abril de 2015 Luego fueron allegados los anexos remitidospor la Secretariacutea Distrital de Integracioacuten Social (F-05 Registro de PoblacioacutenAfectada) con los cuales el IDIGER soporta la entrega de las ayudas

En el siguiente cuadro se detalla la existencia de kits noche disponibles en el Centrode Reserva del IDIGER asiacute como los que se adquirieron posteriormente mediantelos contratos 127 y 132 de 2015

CUADRO NO4KITS NOCHE DISPONIBLES Y ADQUIRIDOS

DESCRIPCION No KITSKits disnonibles antes de la emernencia 850Kits adouiridos mediante el contrato 127 de marzo 27 de 2015 500Kits adauiridos mediante el contrato 132 de abril 1 de 2015 1154TOTAL 2504

Fuente Informacioacuten suministrada por ellDIGER-OB-05-15

Las entregas registradas por el Centro de Reserva del IDIGER durante laemergencia se muestran en el siguiente cuadro

CUADRO NO 5KITS NOCHE ENTREGADOS DURANTE LA EMERGENCIA

DESCRIPCION No KITSKits noche entreoados dei 22 a 27 de marzo de 2015 842Kits noche entrenados del 28 al 31 de marzo 435Kits noche entreaados del 1 ai 30 de abril 2015 665TOTAL 1942Fuente Informacioacuten suministrada poreIIDIGER-08-05-15

Al cotejar la informacioacuten mencionada anteriormente (Cuadros 4 y 5) con lossoportes de entrega allegados al equi~o auditor se evidencioacute que el Centro de

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bullCONTRALORiacuteA----__-DE BOGOTAacute Oe

Por un control fiscal efectivo Ji transparente

Reserva informa la entrega de 1942 Kits noche Sin embargo en los formatosEntrega Masiva Cliente Externo (Elaborados por el IDIGER) y F-05 Registro dePoblacioacuten Afectada (Elaborados por la Secretariacutea Distrital de Integracioacuten Social) seevidencioacute la entrega de 1741 kits noche presentaacutendose una diferencia de 201 kitsnoche

Teniendoen cuenta los valores unitarios de los elementos que conforman el kitnoche (Colchoneta Frazadaacute y Almohada) presentados en el contrato Nq 127 de2015 se establecioacute el costo de los 201 kiacutets noche faltantes el cual asciende a$2444169648 En el siguiente cuadro se muestra el caacutelculo del valor de los 201kits noche faltantes

CUADRONO6CAacuteLCULO VALOR KITS NOCHE FAL TANTES

ELEMENTO VALOR

Colchoneta $ 9070040Frazada $ 2039976Almohada Siliconada $ 1050032Valor Unitario Kit Noche $ 12160048Valor Total de los 201 Kits Noche Faltantes $ 2444169648Fuente Informacioacuten tomada del Contrao de Compraventa No 127 de 2015

Con base en los hechos relacionados se constituyoacute un posible detrimento alPatrimonio del Distrito Capital en la suma de $2444169648 con lo cual seevidencioacute el incumplimiento al articulo 1deg Y2deg del literal j) del articulo 4 o de la Ley 87de 1993 Asiacute mismo se estaacute trasgrediendo la Ley 734 de 2002 y los articulas 3deg y6deg de la Ley 610 de 2000

Este hecho se genera por la ausencia de controles por parte de las aacutereasinvolucradas en el manejo de los inventarios

Anaacutelisis de la Respuesta Teniendo en cuenta lo manifestado por la entidadmediante oficio radicado nuacutemero 2015EE5344 del21 de mayo de 2015 en relacioacutencon Ia diferencia presentada entre los kit noche registrados en Ios Formatos F-05Registro de Poblacioacuten Afectada (Elaborados por la Secretaria Distrital de Integracioacuten Social)

bull y los entregados por ellDIGER (Formato Entrega Masiva Cliente Externo) y al revisar los documentos soportes entregados por la entidad se retira la incidencia fiscal yse constituye como hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria se

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daraacute traslado a la Personeriacutea de Bogotaacute para lo de su competencia y deberaacute formarparte del Plan de Mejoramiento a suscribirse

Lo anterior por cuanto en la revisioacuten de los documentos soportes anexos a larespuesta al informe preliminar se establecioacute que ellDIGER realizoacute entrega de1975 kits noche durante el periodo 22 de marzo y 29 de abril de 2015 en los datosentregados por el Centro Reserva se indicoacute que la entrega correspondioacute a 1942kits noche al verificar los soportes entregados (acta de visita de contml fiscal del11-05-15) los kits relacionados fueron 1741 Esto demuestra una incoherencia enla informacioacuten que maneja la entidad al reportar tres datos diferentes

En el siguiente cuadro se muestran los valores mencionados

CUADRO NO 7RELACiOacuteN KITS NOCHEDETALLE No KITS

Saldo a 5 de mayo 562

Saldo a 25 de mayo 542

Ayudas entregadas de 4 al 25 de mayo 20Kits verificados en los soportes entregados el11 de mayo de 2015 (acta 1741visita control Fiscal) I

Kits verificados en los soportes entregados el 22 de mayo de 2015 1975I (reSDuestainforme oreliminarl

Fuente Informaclon suministrada por ellD1GER

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ANEXO No 1CUADRO DE TIPIFICACiOacuteN DE HALLAZGOS

TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD VALOR REFERENCIACIOacuteN- (En pesos)

1 ADMINISTRATVOS 2 NA 3132

2 DISCIPLINARIOS 1 NA 32

3 PENALES O NA-

4 FISCALES O NA

NA No aplica

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ANEXO No 2REGISTRO FOTOGRAacuteFICO

r ~~1

~I

~

- -

t - _

j

~(j - -r

3~l~~~_=_~~ Frazadas evidenciadas en el Centro de Reserva del

IDIGER

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bull-

  • 00000001
  • 00000002
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  • 00000004
  • 00000005
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  • 00000008
  • 00000009
  • 00000010
  • 00000011
  • 00000012
  • 00000013
  • 00000014
  • 00000015
  • 00000016
Page 3: CONTRALORÍA · adelantada, conceptúa .que la.gestión en el Subdirección de Resiliencia y Coordinación de Emergencias y en el Área de Centro de Reserva del Instituto Distrital

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1 CARTA DE CONCLUSIONES

Bogotaacute DC Mayo 27 de 2015

DoctorJAVIER PAVA SAacuteNCHEZDirector GeneralInstituto Distrital de Gestioacuten de Riesgos y Cambio Climaacutetico-IDIGERBogOtaacute DC

ASUNTO Carta de Conclusiones

La Contraloria de Bogotaacute con fundamento en los articulos 267 y 272 de laConstitucioacuten Poliacutetica y el Decreto 1421 de 1993 practicoacute visita de control fiscal alInstituto Distrital de Gestioacuten de Riesgos y Cambio Climaacutetico-IDIGER a traveacutes de laevaluacioacuten de los principios de economiacutea eficiencia eficacia y equidad con queadministroacute los recursos puestos a su disposicioacuten y los resultados de su gestioacuten enla Urgencia Manifiesta declarada el diacutea 26 de marzo de 2015 mediante ResolucioacutenNo 055

Es responsabilidad de la apministracioacuten el contenido de la informacioacuten suministradapor la entidad y analizada por la Contraloriacutea de Bogotaacute DC La responsabilidad deeste ente de control consiste en producir un Informe de visita de control fiscal quecontenga el concepto sobre el examen practicado La evaluacioacuten se llevoacute a cabo deacuerdo con normas de auditoriacutea generalmente aceptadas con poliacuteticas yprocedimientos establecidos por la Contraloria de manera que el examenproporcione una base razonable para fundamentar nuestro concepto

La auditoria incluyoacute el examen sobre la base de pruebas selectivas de lasevidencias y documentos que soportan el aacuterea actividad o proceso auditado y elcumplimiento de las disposiciones legales los estudios y anaacutelisis se encuentrandebidamente documentados en papeles de trabajo los cuales reposan en losarchivos de la Contraloriacutea de Bogotaacute DC

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CONCEPTO DE GESTiOacuteN SOBRE EL ANAacuteLISIS EFECTUADO

La Contraloriacutea de Bogotaacute DC como resultado de la visita de control fiscaladelantada conceptuacutea que la gestioacuten en el Subdireccioacuten de Resiliencia yCoordinacioacuten de Emergencias y en el Aacuterea de Centro de Reserva del InstitutoDistrital de Gestioacuten de Riesgos y Cambio Climaacutetico cumplen con los priricipiosevaluados

No obstante lo anterior se formularon dos (2) hallazgos administrativos de loscuales uno (1) tiene presunta incidencia disciplinaria se describen en el numeral 3RESULTADOS OBTENIDOS

PRESENTACION PLAN DE MEJORAMIENTO

Frente a los hallazgos evidenciados en el presente informe la entidad dentro de loscinco (5) dias haacutebiles siguientes a la comunicacioacuten del informe final debe ajustar el

plan de mejoramiento que se encuentra ejecutando con acciones y metas quepermitan solucionar las deficiencias comunicadas durante el prbceso auditor y quese describen en el informe El Plan de Mejoramiento ajustado debe ser entregadodentro de los teacuterminos establecidos por la Contraloriacutea de Bogotaacute DC

Dicho Plan de Mejoramiento debe contener las acciones y metas que seimplementaraacuten por parte de la Entidad las cuales deberaacuten responder a cada unade las debilidades detectadas y comunicadas por el equipo auditor el cronogramapara su implementacioacuten y los responsables de su desarrollo

Atentamente

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2 ALCANCE Y MUESTRA DE AUDITORiacuteA

El alcance de la visita fiscal efectuada se orientoacute al anaacutelisis y evaluacioacuten deinformacioacuten y actividades gestionadas desde el Instituto Distrital de Gestioacuten deRiesgos y Cambio Climaacutetico-IDIGER dada la urgencia manifiesta que porResolicioacuten No 055 del 26 de marzo de 2015 se declaroacute para ayudas humanitariasmediante contratacioacuten directa de lo cual se establecioacute

De la gestioacuten desarrollada por el IDIGER se observoacute que el diacutea 22 de marzo de2015 se presentaron precipitaciones acompantildeadas de granizo que generaronafectaciones en varias unidades habitacionales en las localidades de CiudadBoliacutevar San Cristoacutebal Sur Maacutertires Santa Fe y Antonio Narintildeo requirieacutendose laentrega de ayudas humanitarias en especie representadas en Kits NOCHE KitsLimpieza Kits Cocina Estufas Tejas de zinc y Plaacutestico a las familias afectadas Enconsideracioacuten a que el IDIGER no contaba con los Kits NOCHE suficientes paraatender las necesidades se declaroacute la urgencia manifiesta con el fin de proceder ala adquisicioacuten inmediata mediante contratacioacuten directa de ayudas humanitarias enespecie mediante Resolucioacuten No 055 del 26 de marzo de 2015

La entidad procede a celebrar el contrato de compraventa No 127 suscrito el 27 demarzo de 2015 con Espumlandia Ltda con el objeto de Adquirir ayudas humanitariaspara atencioacuten de eventos y emergencias por valor de $61705239 que equivalen a500 Kit NOCHE (Colchoneta frazada y almohada)

Nuevamente el 31-03-15 se presentaroh precipitaciones acompantildeadas de granizoen las localidades de Suba Usaqueacuten y Ciudad Boliacutevar encontraacutendose agotados losKits NOCHE adquiridos mediante el contrato de compraventa antes citadohacieacutendose necesaria una nueva contratacioacuten contrato No 132 suscrito el1 de abrilde 2015 con la misma firma (Espumlandia Ltda) a fin de atender la necesidad delos implementos mencionados adquiriendo en esta oportunidad 1154 colchonetasy 1154 frazadas

Por lo antes expuesto se procedioacute a levantar acta de visita administrativa tanto enel Centro de Reserva como en la Subdireccioacuten de Resiliencia y Coordinacioacuten deEmergencias del IDIGER con el fin de evaluar la entrega de las ayudashumanitarias en especie a la poblacioacuten damnificada y las ayudas disponibles paraser entregadas en futuras emergencias

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De acuerdo al Plan de Trabajo elaborado por el equipo auditor se realizaron lassiguientes actividades

bull Se solicitoacute la base de datos del censo que r~alizoacute la Secretariacutea Distrital deIntegracioacuten Social de las familias afectadas de las localidades de Ciudad BoliacutevarSan Cristoacutebal Sur Maacutertires Santa Fe Antonio Narintildeo Suba y Usaqueacuten

bull Informacioacuten relacionada con estrategia distrital de respuesta a la situacioacuten deemergencia presentada presentada en el mes de marzo de 2015 (Numeral 41del Decreto 173 de 2014)

bull Revisioacuten del procedimiento utilizado por la entidad una vez declarada la UrgenciaManifiesta

bull Revisioacuten de la base de datos del censo realizado por la Secretaria Distrital deIntegracioacuten Social de las familias afectadas por las granizadas en las localidadesde Ciudad Boliacutevar Usaqueacuten Santa Fe Fontiboacuten Antonio Narintildeo Rafael UribeUribe Engativaacute San Cristoacutebal los Maacutertires Basa Kennedy Usme y Suba

bull Registro oficial de afectacioacuten de personas familias e inmuebles (seguacuten losentildealado enel numeral1 del Artiacuteculo 27 del decreto 172 de 2014)

bull Informar si la entidad coordina y mantiene actualizado el registro de personasafectadas por situacioacuten de emergencia calamidad o desastre (seguacuten lo indica elartiacuteculo 30 del Decreto 173 de 2014 - Sistema de Registro de Afectados el cualhace parte Sistema Operativo Distrital de Emergencias)

bull Revisioacuten del inventario de elementos para ayuda humanitaria con que contaba laentidad antes de la declaracioacuten de la urgencia manifiesta (28 de febrero de2015)

bull Revisioacuten del inventario de las ayudas humanitarias entregadas a la poblacioacutenafectada por la emergencia presentada en el mes de marzo de 2015

bull Revisioacuten del inventario disponible con que cuenta la entidad a la fecha para serutilizados en futuras emerge~ciaacutes

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bull Informar coacutemo se coordinoacute laacute asistencia teacutecnica humanitaria y logistica para laatencioacuten a la poblacioacuten afectada de manera directa o indirecta por la emergenciapresentada

bull Se solicitaron las carpetas que contienen informacioacuten relacionada con AsistenciaHumanitaria-Entregas Masivas Clientes Externos correspondientes a los mesesde marzo y abril de 2015

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3 RESULTADOS OBTENIDOS

La evaluacioacuten de la informacioacuten inicioacute con la revisioacuten y anaacutelisis de los contratos de compraventa No 127 suscrito el 27 de marzo de 2015 celebrado entre ellDIGERy la firma ESPUMLANDIA con el objeto deacute Adquirir ayudas humanitarias para atencioacutende eventos y emergencias por valor de $61705239 Y el No No 132 del 1 de abrilde 2015 por valor de $128209002

En la minuta del contrato No 127 se evidenciaron los Informes Opeacuteracionales deEventos SIRE 2967682 Proceso de remocioacuten en masa barrio San Bias-Localidadde San Cristoacutebal el21 y 22 de marzo de 2015 Informe Operacional granizado enla Localidad de Antonio Narintildeo eventos SIRE 2971373 y 2972385 cOn afectacioacutensobre la poblacioacuten y sin posibilidades de expansioacuten o generacioacuten de riesgosconexos (22 de marzo de 2015) los cuales fueron elaborados por el personal deCoordinacioacuten de Respuesta de la Subdireccioacuten de Resiliencia y Coordinacioacuten deEmergencias

Los kits noche contratados corresponden a

CUADRO NO1KITS NOCHE CONTRATO No 127

ITEM CANTIDADColchonetas 500Frazadas 500Almohadas 500

Fuente Contraacuteto No 127 de127 de marzo de 2015

Asiacute mismo en eacutel contrato de compraventa No 132 se observoacute que se cuenta conIos Informes Operacionales Granizada en la Localidad de Ciudad Boliacutevaridentificacioacuten del evento SIRE 2990447 y Granizada Localidad de Usaqueacuten SIRE2990636 se anexoacute registro fotograacutefico Las ayudas humanitarias adquiridas a traveacutesde este contrato corresponden a

CUADRO No 2KITS NOCHE CONTRATO No 132

ITEM CANTIDADColchonetas 1154Frazadas 1154

Fuente Contrato No 132 del1 de abril de 2015

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El dia 7 de mayo de 2015 se adelantoacute visita administrativa al Centro de Reservadel IDIGER con el fin de verificar los inventarios de kits noche que se encuentrandisponibles para atender eventuales emergencias adquiridos a traveacutes de loscontratos de compraventa 127 y 132 de 2015 de lo cual se deja registro fotograacutefico(Anexo No 2) Asi mismo se solicitaron los inventarios de kits noche con quecontaba la entidad a 28 de febrero de 2015 La informacioacuten solicitada fue remitidaen cuadro Excel el diacutea 7de mayo de 2015 y se relaciona en el siguiente cuadro

CUADRO NO 3AYUDAS HUMANITARIS ADQUIRIDAS Y ENTREGADAS

DESCRIPCiOacuteN COLCHONETAS FRAZADAS ALMOHADASSALDO A MARZO 21 DE 2015 850 857 853KITS NOCHE ENTREGADOS DEL 22 A 27 DE MARZO DE 2015 842 842 842SALDO EN EL CENTRO DE RESERVA A MARZO 27 2015 8 15 11CONTRATO 127 DE MARZO 27 DE 2015 (RECIBIDOS DEL 28 DE 500 500 500MARZO AL 2 DE ABRIL)NUEVO SALDO DESPUES DE CONTRATO 127 2015 508 515 511KITS NOCHE ENTREGADOS DEL 28 AL 31 DE MARZO 435 435 435SALDO A MARZO 31 DE 2015 73 80 76CONTRATO 132 DE ABRIL 1 DE 2015 (RECIBIDOS DEL 2AL 10 DE 1154 1154 oABRIl) NUEVO SALDO DESPUES DE CONTRAT0132 2015 1227 1234 76KITS NOCHE ENTREGADOS DEL 1 AL 30 DE ABRIL 2015 665 665 76SALDO CENTRO DE RESERVA A MAYO 5 2015 562 569 oFuente Informacioacuten suministrada por eIIDIGER-08-05-15

En lo relacionado con la solicitud del Registro de Poblacioacuten Afectada (censo) querealizoacute la Secretaria Distrital de Integracioacuten Social y que debioacute entregar al IDIGERpara que adelantara la entrega de las ayudas humanitarias en especie a la poblacioacutenafectada la entidad solicitoacute dos (2) dias de plazo para hacer la entrega de estainformacioacuten como quiera que no contaba con estos registros y se hacia necesariosolicitarlos a la Secretariacutea Distrital de Integracioacuten Social-SDIS El IDIGER allega al equipo auditor lo anterior el dia 11 de mayo del antildeo en curso en las horas de latarde

El equipo auditor procedioacute a realizar el cruce de datos esto es infomiacioacutenregistrada en el Formatos F-05 Registro de Poblacioacuten Afectada (censo) frente a losFormatos denominados Entrega Masiva de Cliente Externo elaborados por elIDIGER Ello con el fih de verificar la entrega de las ayudas humanitarias en especierepresentadas en kit noche observaacutendo~e que realizoacute entrega de 1741 kits nochea las personas damnificadas de las localidades antes citadas

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31 HALLAZGO ADMINISTRATIVO ANTE LA CARENCIA DE DOCUMENTOSSOPORTES QUE SIRVIERON DE BASE PARA LA COORDINACIOacuteN DE LAAsisTENCIA TEacuteCNICA HUMANITARIA Y LOGiacuteSTICA PARA ATENDER ALA POBLACIOacuteN AFECTADA POR LAS EMERGENCIAS PRESENTADAS ENEL MES DE MARZO DE 2015

El dia 5 de mayo del presente antildeo el equipo auditor solicitoacute a la entidad la relacioacutende inventarios de los kits noche con que contaba la entidad a 28 de febrero de 2015

las entregas realizadas y saldos despueacutes de las mismas informacioacuten que fueremitida en forma general es decir el inventario de todos los elementos que seencontraban en el Centro de Reserva tenieacutendose que ampliar los teacuterminos para laentrega de la informacioacuten De otra parte en el acta de visita administrativa que seadelantoacute el dia 7 de mayo de 2015 se solicitoacute al IDIGER que facilitara al equipoauditor el Registro de Afectacioacuten (censo) levantado por la Secretaria Distritai deIntegracioacuten Social informacioacuten con la que la entidad auditada no contaba Elloocasionoacute peacuterdida de tiempo y desgaste no solo para el equipo auditor sino tambieacutenpara la entidad auditada dado el volumen de la informacioacuten para preparar y revisar

r

Este hecho se genera por la ausencia de controles por parte de las aacutereas que tienena su cargo la atencioacuten oportuna de las emergencias presentadas lo que no permitecontar con informacioacuten actualizada que da cuenta del cumplimiento de la gestioacuten

Lo indicado incumplen los literales a) e) y f) del artiacuteculo segundo de la Ley 87 de1993 () acerca de proteger los recursos de la organizacioacuten buscando su adecuadaadministracioacuten ante posibles riesgos que los afecten asegurar la oportunidad y con fiabilidadde la informacioacuten y sus registros y definir y aplicar medidas para prevenir los riesgosdetectar y corregir las desviaciones que se presentan en la organizacioacuten y que puedenafectar el logro de sus objetivos

Anaacutelisis de la Respuesta En el momento de realizar la Visita de Control Fiscal (07-05-15) la entidad no contaba con los Formatos F-5 Registro de PoblacioacutenAfectada (censo) elaborado por la Secretaria Distrital de Integracioacuten Social loscuales se constituyen en la base para realizar la entrega de los kits noche a lapoblacioacuten afectada por parte del IDIGER Razoacuten por la cual se hiacutezo necesariosuspender el acta de visita de control fiscal y otorgar dos (2) diacuteas de plazoa laentidad para solicitar la informacioacuten requerida por el equipo auditor ante la SOISPor lo tanto la observacioacuten formulada se ratifica y se constituye como hallazgoadministrativo y deberaacute formar parte del Plan de Mejoramiento a suscribirse

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32 HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIADISCIPLINARIA POR CUANTO LA INFORMACiOacuteN REPORTADA EN LASCARPETAS ASISTENCIA HUMANITARIA-CLIENTE EXTERNO-CENTRO DERIESGOS CORRESPONDIENTE A LOS MESES DE MARZO Y ABRIL DE2015 NO COINCIDE CON LA ENTREGADA DEL DiacuteA 11 DE MAYO DE 2015

En el desarrollo de la Visita de Control Fiscal el Centro Estrateacutegico de Reserva delIDIGER entregoacute al equipo auditor los Formatos denominados ASISTENCIAHUMANITARIA-ENTREGAS MASIVAS CLIENTE EXTERNO correspondientes alos meses de marzo y abril de 2015 Luego fueron allegados los anexos remitidospor la Secretariacutea Distrital de Integracioacuten Social (F-05 Registro de PoblacioacutenAfectada) con los cuales el IDIGER soporta la entrega de las ayudas

En el siguiente cuadro se detalla la existencia de kits noche disponibles en el Centrode Reserva del IDIGER asiacute como los que se adquirieron posteriormente mediantelos contratos 127 y 132 de 2015

CUADRO NO4KITS NOCHE DISPONIBLES Y ADQUIRIDOS

DESCRIPCION No KITSKits disnonibles antes de la emernencia 850Kits adouiridos mediante el contrato 127 de marzo 27 de 2015 500Kits adauiridos mediante el contrato 132 de abril 1 de 2015 1154TOTAL 2504

Fuente Informacioacuten suministrada por ellDIGER-OB-05-15

Las entregas registradas por el Centro de Reserva del IDIGER durante laemergencia se muestran en el siguiente cuadro

CUADRO NO 5KITS NOCHE ENTREGADOS DURANTE LA EMERGENCIA

DESCRIPCION No KITSKits noche entreoados dei 22 a 27 de marzo de 2015 842Kits noche entrenados del 28 al 31 de marzo 435Kits noche entreaados del 1 ai 30 de abril 2015 665TOTAL 1942Fuente Informacioacuten suministrada poreIIDIGER-08-05-15

Al cotejar la informacioacuten mencionada anteriormente (Cuadros 4 y 5) con lossoportes de entrega allegados al equi~o auditor se evidencioacute que el Centro de

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Reserva informa la entrega de 1942 Kits noche Sin embargo en los formatosEntrega Masiva Cliente Externo (Elaborados por el IDIGER) y F-05 Registro dePoblacioacuten Afectada (Elaborados por la Secretariacutea Distrital de Integracioacuten Social) seevidencioacute la entrega de 1741 kits noche presentaacutendose una diferencia de 201 kitsnoche

Teniendoen cuenta los valores unitarios de los elementos que conforman el kitnoche (Colchoneta Frazadaacute y Almohada) presentados en el contrato Nq 127 de2015 se establecioacute el costo de los 201 kiacutets noche faltantes el cual asciende a$2444169648 En el siguiente cuadro se muestra el caacutelculo del valor de los 201kits noche faltantes

CUADRONO6CAacuteLCULO VALOR KITS NOCHE FAL TANTES

ELEMENTO VALOR

Colchoneta $ 9070040Frazada $ 2039976Almohada Siliconada $ 1050032Valor Unitario Kit Noche $ 12160048Valor Total de los 201 Kits Noche Faltantes $ 2444169648Fuente Informacioacuten tomada del Contrao de Compraventa No 127 de 2015

Con base en los hechos relacionados se constituyoacute un posible detrimento alPatrimonio del Distrito Capital en la suma de $2444169648 con lo cual seevidencioacute el incumplimiento al articulo 1deg Y2deg del literal j) del articulo 4 o de la Ley 87de 1993 Asiacute mismo se estaacute trasgrediendo la Ley 734 de 2002 y los articulas 3deg y6deg de la Ley 610 de 2000

Este hecho se genera por la ausencia de controles por parte de las aacutereasinvolucradas en el manejo de los inventarios

Anaacutelisis de la Respuesta Teniendo en cuenta lo manifestado por la entidadmediante oficio radicado nuacutemero 2015EE5344 del21 de mayo de 2015 en relacioacutencon Ia diferencia presentada entre los kit noche registrados en Ios Formatos F-05Registro de Poblacioacuten Afectada (Elaborados por la Secretaria Distrital de Integracioacuten Social)

bull y los entregados por ellDIGER (Formato Entrega Masiva Cliente Externo) y al revisar los documentos soportes entregados por la entidad se retira la incidencia fiscal yse constituye como hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria se

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daraacute traslado a la Personeriacutea de Bogotaacute para lo de su competencia y deberaacute formarparte del Plan de Mejoramiento a suscribirse

Lo anterior por cuanto en la revisioacuten de los documentos soportes anexos a larespuesta al informe preliminar se establecioacute que ellDIGER realizoacute entrega de1975 kits noche durante el periodo 22 de marzo y 29 de abril de 2015 en los datosentregados por el Centro Reserva se indicoacute que la entrega correspondioacute a 1942kits noche al verificar los soportes entregados (acta de visita de contml fiscal del11-05-15) los kits relacionados fueron 1741 Esto demuestra una incoherencia enla informacioacuten que maneja la entidad al reportar tres datos diferentes

En el siguiente cuadro se muestran los valores mencionados

CUADRO NO 7RELACiOacuteN KITS NOCHEDETALLE No KITS

Saldo a 5 de mayo 562

Saldo a 25 de mayo 542

Ayudas entregadas de 4 al 25 de mayo 20Kits verificados en los soportes entregados el11 de mayo de 2015 (acta 1741visita control Fiscal) I

Kits verificados en los soportes entregados el 22 de mayo de 2015 1975I (reSDuestainforme oreliminarl

Fuente Informaclon suministrada por ellD1GER

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ANEXO No 1CUADRO DE TIPIFICACiOacuteN DE HALLAZGOS

TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD VALOR REFERENCIACIOacuteN- (En pesos)

1 ADMINISTRATVOS 2 NA 3132

2 DISCIPLINARIOS 1 NA 32

3 PENALES O NA-

4 FISCALES O NA

NA No aplica

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ANEXO No 2REGISTRO FOTOGRAacuteFICO

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3~l~~~_=_~~ Frazadas evidenciadas en el Centro de Reserva del

IDIGER

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  • 00000005
  • 00000006
  • 00000007
  • 00000008
  • 00000009
  • 00000010
  • 00000011
  • 00000012
  • 00000013
  • 00000014
  • 00000015
  • 00000016
Page 4: CONTRALORÍA · adelantada, conceptúa .que la.gestión en el Subdirección de Resiliencia y Coordinación de Emergencias y en el Área de Centro de Reserva del Instituto Distrital

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CONCEPTO DE GESTiOacuteN SOBRE EL ANAacuteLISIS EFECTUADO

La Contraloriacutea de Bogotaacute DC como resultado de la visita de control fiscaladelantada conceptuacutea que la gestioacuten en el Subdireccioacuten de Resiliencia yCoordinacioacuten de Emergencias y en el Aacuterea de Centro de Reserva del InstitutoDistrital de Gestioacuten de Riesgos y Cambio Climaacutetico cumplen con los priricipiosevaluados

No obstante lo anterior se formularon dos (2) hallazgos administrativos de loscuales uno (1) tiene presunta incidencia disciplinaria se describen en el numeral 3RESULTADOS OBTENIDOS

PRESENTACION PLAN DE MEJORAMIENTO

Frente a los hallazgos evidenciados en el presente informe la entidad dentro de loscinco (5) dias haacutebiles siguientes a la comunicacioacuten del informe final debe ajustar el

plan de mejoramiento que se encuentra ejecutando con acciones y metas quepermitan solucionar las deficiencias comunicadas durante el prbceso auditor y quese describen en el informe El Plan de Mejoramiento ajustado debe ser entregadodentro de los teacuterminos establecidos por la Contraloriacutea de Bogotaacute DC

Dicho Plan de Mejoramiento debe contener las acciones y metas que seimplementaraacuten por parte de la Entidad las cuales deberaacuten responder a cada unade las debilidades detectadas y comunicadas por el equipo auditor el cronogramapara su implementacioacuten y los responsables de su desarrollo

Atentamente

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2 ALCANCE Y MUESTRA DE AUDITORiacuteA

El alcance de la visita fiscal efectuada se orientoacute al anaacutelisis y evaluacioacuten deinformacioacuten y actividades gestionadas desde el Instituto Distrital de Gestioacuten deRiesgos y Cambio Climaacutetico-IDIGER dada la urgencia manifiesta que porResolicioacuten No 055 del 26 de marzo de 2015 se declaroacute para ayudas humanitariasmediante contratacioacuten directa de lo cual se establecioacute

De la gestioacuten desarrollada por el IDIGER se observoacute que el diacutea 22 de marzo de2015 se presentaron precipitaciones acompantildeadas de granizo que generaronafectaciones en varias unidades habitacionales en las localidades de CiudadBoliacutevar San Cristoacutebal Sur Maacutertires Santa Fe y Antonio Narintildeo requirieacutendose laentrega de ayudas humanitarias en especie representadas en Kits NOCHE KitsLimpieza Kits Cocina Estufas Tejas de zinc y Plaacutestico a las familias afectadas Enconsideracioacuten a que el IDIGER no contaba con los Kits NOCHE suficientes paraatender las necesidades se declaroacute la urgencia manifiesta con el fin de proceder ala adquisicioacuten inmediata mediante contratacioacuten directa de ayudas humanitarias enespecie mediante Resolucioacuten No 055 del 26 de marzo de 2015

La entidad procede a celebrar el contrato de compraventa No 127 suscrito el 27 demarzo de 2015 con Espumlandia Ltda con el objeto de Adquirir ayudas humanitariaspara atencioacuten de eventos y emergencias por valor de $61705239 que equivalen a500 Kit NOCHE (Colchoneta frazada y almohada)

Nuevamente el 31-03-15 se presentaroh precipitaciones acompantildeadas de granizoen las localidades de Suba Usaqueacuten y Ciudad Boliacutevar encontraacutendose agotados losKits NOCHE adquiridos mediante el contrato de compraventa antes citadohacieacutendose necesaria una nueva contratacioacuten contrato No 132 suscrito el1 de abrilde 2015 con la misma firma (Espumlandia Ltda) a fin de atender la necesidad delos implementos mencionados adquiriendo en esta oportunidad 1154 colchonetasy 1154 frazadas

Por lo antes expuesto se procedioacute a levantar acta de visita administrativa tanto enel Centro de Reserva como en la Subdireccioacuten de Resiliencia y Coordinacioacuten deEmergencias del IDIGER con el fin de evaluar la entrega de las ayudashumanitarias en especie a la poblacioacuten damnificada y las ayudas disponibles paraser entregadas en futuras emergencias

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De acuerdo al Plan de Trabajo elaborado por el equipo auditor se realizaron lassiguientes actividades

bull Se solicitoacute la base de datos del censo que r~alizoacute la Secretariacutea Distrital deIntegracioacuten Social de las familias afectadas de las localidades de Ciudad BoliacutevarSan Cristoacutebal Sur Maacutertires Santa Fe Antonio Narintildeo Suba y Usaqueacuten

bull Informacioacuten relacionada con estrategia distrital de respuesta a la situacioacuten deemergencia presentada presentada en el mes de marzo de 2015 (Numeral 41del Decreto 173 de 2014)

bull Revisioacuten del procedimiento utilizado por la entidad una vez declarada la UrgenciaManifiesta

bull Revisioacuten de la base de datos del censo realizado por la Secretaria Distrital deIntegracioacuten Social de las familias afectadas por las granizadas en las localidadesde Ciudad Boliacutevar Usaqueacuten Santa Fe Fontiboacuten Antonio Narintildeo Rafael UribeUribe Engativaacute San Cristoacutebal los Maacutertires Basa Kennedy Usme y Suba

bull Registro oficial de afectacioacuten de personas familias e inmuebles (seguacuten losentildealado enel numeral1 del Artiacuteculo 27 del decreto 172 de 2014)

bull Informar si la entidad coordina y mantiene actualizado el registro de personasafectadas por situacioacuten de emergencia calamidad o desastre (seguacuten lo indica elartiacuteculo 30 del Decreto 173 de 2014 - Sistema de Registro de Afectados el cualhace parte Sistema Operativo Distrital de Emergencias)

bull Revisioacuten del inventario de elementos para ayuda humanitaria con que contaba laentidad antes de la declaracioacuten de la urgencia manifiesta (28 de febrero de2015)

bull Revisioacuten del inventario de las ayudas humanitarias entregadas a la poblacioacutenafectada por la emergencia presentada en el mes de marzo de 2015

bull Revisioacuten del inventario disponible con que cuenta la entidad a la fecha para serutilizados en futuras emerge~ciaacutes

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3 RESULTADOS OBTENIDOS

La evaluacioacuten de la informacioacuten inicioacute con la revisioacuten y anaacutelisis de los contratos de compraventa No 127 suscrito el 27 de marzo de 2015 celebrado entre ellDIGERy la firma ESPUMLANDIA con el objeto deacute Adquirir ayudas humanitarias para atencioacutende eventos y emergencias por valor de $61705239 Y el No No 132 del 1 de abrilde 2015 por valor de $128209002

En la minuta del contrato No 127 se evidenciaron los Informes Opeacuteracionales deEventos SIRE 2967682 Proceso de remocioacuten en masa barrio San Bias-Localidadde San Cristoacutebal el21 y 22 de marzo de 2015 Informe Operacional granizado enla Localidad de Antonio Narintildeo eventos SIRE 2971373 y 2972385 cOn afectacioacutensobre la poblacioacuten y sin posibilidades de expansioacuten o generacioacuten de riesgosconexos (22 de marzo de 2015) los cuales fueron elaborados por el personal deCoordinacioacuten de Respuesta de la Subdireccioacuten de Resiliencia y Coordinacioacuten deEmergencias

Los kits noche contratados corresponden a

CUADRO NO1KITS NOCHE CONTRATO No 127

ITEM CANTIDADColchonetas 500Frazadas 500Almohadas 500

Fuente Contraacuteto No 127 de127 de marzo de 2015

Asiacute mismo en eacutel contrato de compraventa No 132 se observoacute que se cuenta conIos Informes Operacionales Granizada en la Localidad de Ciudad Boliacutevaridentificacioacuten del evento SIRE 2990447 y Granizada Localidad de Usaqueacuten SIRE2990636 se anexoacute registro fotograacutefico Las ayudas humanitarias adquiridas a traveacutesde este contrato corresponden a

CUADRO No 2KITS NOCHE CONTRATO No 132

ITEM CANTIDADColchonetas 1154Frazadas 1154

Fuente Contrato No 132 del1 de abril de 2015

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CONTRALORIacuteADE BOGOTAacute Oe

Por un control fiscal efectivo y transparente

El dia 7 de mayo de 2015 se adelantoacute visita administrativa al Centro de Reservadel IDIGER con el fin de verificar los inventarios de kits noche que se encuentrandisponibles para atender eventuales emergencias adquiridos a traveacutes de loscontratos de compraventa 127 y 132 de 2015 de lo cual se deja registro fotograacutefico(Anexo No 2) Asi mismo se solicitaron los inventarios de kits noche con quecontaba la entidad a 28 de febrero de 2015 La informacioacuten solicitada fue remitidaen cuadro Excel el diacutea 7de mayo de 2015 y se relaciona en el siguiente cuadro

CUADRO NO 3AYUDAS HUMANITARIS ADQUIRIDAS Y ENTREGADAS

DESCRIPCiOacuteN COLCHONETAS FRAZADAS ALMOHADASSALDO A MARZO 21 DE 2015 850 857 853KITS NOCHE ENTREGADOS DEL 22 A 27 DE MARZO DE 2015 842 842 842SALDO EN EL CENTRO DE RESERVA A MARZO 27 2015 8 15 11CONTRATO 127 DE MARZO 27 DE 2015 (RECIBIDOS DEL 28 DE 500 500 500MARZO AL 2 DE ABRIL)NUEVO SALDO DESPUES DE CONTRATO 127 2015 508 515 511KITS NOCHE ENTREGADOS DEL 28 AL 31 DE MARZO 435 435 435SALDO A MARZO 31 DE 2015 73 80 76CONTRATO 132 DE ABRIL 1 DE 2015 (RECIBIDOS DEL 2AL 10 DE 1154 1154 oABRIl) NUEVO SALDO DESPUES DE CONTRAT0132 2015 1227 1234 76KITS NOCHE ENTREGADOS DEL 1 AL 30 DE ABRIL 2015 665 665 76SALDO CENTRO DE RESERVA A MAYO 5 2015 562 569 oFuente Informacioacuten suministrada por eIIDIGER-08-05-15

En lo relacionado con la solicitud del Registro de Poblacioacuten Afectada (censo) querealizoacute la Secretaria Distrital de Integracioacuten Social y que debioacute entregar al IDIGERpara que adelantara la entrega de las ayudas humanitarias en especie a la poblacioacutenafectada la entidad solicitoacute dos (2) dias de plazo para hacer la entrega de estainformacioacuten como quiera que no contaba con estos registros y se hacia necesariosolicitarlos a la Secretariacutea Distrital de Integracioacuten Social-SDIS El IDIGER allega al equipo auditor lo anterior el dia 11 de mayo del antildeo en curso en las horas de latarde

El equipo auditor procedioacute a realizar el cruce de datos esto es infomiacioacutenregistrada en el Formatos F-05 Registro de Poblacioacuten Afectada (censo) frente a losFormatos denominados Entrega Masiva de Cliente Externo elaborados por elIDIGER Ello con el fih de verificar la entrega de las ayudas humanitarias en especierepresentadas en kit noche observaacutendo~e que realizoacute entrega de 1741 kits nochea las personas damnificadas de las localidades antes citadas

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oCONTRALORIacuteA

DE BOGOTAacute DC

Por un control fiscal efectivo y transparente I

31 HALLAZGO ADMINISTRATIVO ANTE LA CARENCIA DE DOCUMENTOSSOPORTES QUE SIRVIERON DE BASE PARA LA COORDINACIOacuteN DE LAAsisTENCIA TEacuteCNICA HUMANITARIA Y LOGiacuteSTICA PARA ATENDER ALA POBLACIOacuteN AFECTADA POR LAS EMERGENCIAS PRESENTADAS ENEL MES DE MARZO DE 2015

El dia 5 de mayo del presente antildeo el equipo auditor solicitoacute a la entidad la relacioacutende inventarios de los kits noche con que contaba la entidad a 28 de febrero de 2015

las entregas realizadas y saldos despueacutes de las mismas informacioacuten que fueremitida en forma general es decir el inventario de todos los elementos que seencontraban en el Centro de Reserva tenieacutendose que ampliar los teacuterminos para laentrega de la informacioacuten De otra parte en el acta de visita administrativa que seadelantoacute el dia 7 de mayo de 2015 se solicitoacute al IDIGER que facilitara al equipoauditor el Registro de Afectacioacuten (censo) levantado por la Secretaria Distritai deIntegracioacuten Social informacioacuten con la que la entidad auditada no contaba Elloocasionoacute peacuterdida de tiempo y desgaste no solo para el equipo auditor sino tambieacutenpara la entidad auditada dado el volumen de la informacioacuten para preparar y revisar

r

Este hecho se genera por la ausencia de controles por parte de las aacutereas que tienena su cargo la atencioacuten oportuna de las emergencias presentadas lo que no permitecontar con informacioacuten actualizada que da cuenta del cumplimiento de la gestioacuten

Lo indicado incumplen los literales a) e) y f) del artiacuteculo segundo de la Ley 87 de1993 () acerca de proteger los recursos de la organizacioacuten buscando su adecuadaadministracioacuten ante posibles riesgos que los afecten asegurar la oportunidad y con fiabilidadde la informacioacuten y sus registros y definir y aplicar medidas para prevenir los riesgosdetectar y corregir las desviaciones que se presentan en la organizacioacuten y que puedenafectar el logro de sus objetivos

Anaacutelisis de la Respuesta En el momento de realizar la Visita de Control Fiscal (07-05-15) la entidad no contaba con los Formatos F-5 Registro de PoblacioacutenAfectada (censo) elaborado por la Secretaria Distrital de Integracioacuten Social loscuales se constituyen en la base para realizar la entrega de los kits noche a lapoblacioacuten afectada por parte del IDIGER Razoacuten por la cual se hiacutezo necesariosuspender el acta de visita de control fiscal y otorgar dos (2) diacuteas de plazoa laentidad para solicitar la informacioacuten requerida por el equipo auditor ante la SOISPor lo tanto la observacioacuten formulada se ratifica y se constituye como hallazgoadministrativo y deberaacute formar parte del Plan de Mejoramiento a suscribirse

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oCONTRALORIacuteA DE BOGOTAacute Oe

Por un control fiscal efectivo y transparente

32 HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIADISCIPLINARIA POR CUANTO LA INFORMACiOacuteN REPORTADA EN LASCARPETAS ASISTENCIA HUMANITARIA-CLIENTE EXTERNO-CENTRO DERIESGOS CORRESPONDIENTE A LOS MESES DE MARZO Y ABRIL DE2015 NO COINCIDE CON LA ENTREGADA DEL DiacuteA 11 DE MAYO DE 2015

En el desarrollo de la Visita de Control Fiscal el Centro Estrateacutegico de Reserva delIDIGER entregoacute al equipo auditor los Formatos denominados ASISTENCIAHUMANITARIA-ENTREGAS MASIVAS CLIENTE EXTERNO correspondientes alos meses de marzo y abril de 2015 Luego fueron allegados los anexos remitidospor la Secretariacutea Distrital de Integracioacuten Social (F-05 Registro de PoblacioacutenAfectada) con los cuales el IDIGER soporta la entrega de las ayudas

En el siguiente cuadro se detalla la existencia de kits noche disponibles en el Centrode Reserva del IDIGER asiacute como los que se adquirieron posteriormente mediantelos contratos 127 y 132 de 2015

CUADRO NO4KITS NOCHE DISPONIBLES Y ADQUIRIDOS

DESCRIPCION No KITSKits disnonibles antes de la emernencia 850Kits adouiridos mediante el contrato 127 de marzo 27 de 2015 500Kits adauiridos mediante el contrato 132 de abril 1 de 2015 1154TOTAL 2504

Fuente Informacioacuten suministrada por ellDIGER-OB-05-15

Las entregas registradas por el Centro de Reserva del IDIGER durante laemergencia se muestran en el siguiente cuadro

CUADRO NO 5KITS NOCHE ENTREGADOS DURANTE LA EMERGENCIA

DESCRIPCION No KITSKits noche entreoados dei 22 a 27 de marzo de 2015 842Kits noche entrenados del 28 al 31 de marzo 435Kits noche entreaados del 1 ai 30 de abril 2015 665TOTAL 1942Fuente Informacioacuten suministrada poreIIDIGER-08-05-15

Al cotejar la informacioacuten mencionada anteriormente (Cuadros 4 y 5) con lossoportes de entrega allegados al equi~o auditor se evidencioacute que el Centro de

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bullCONTRALORiacuteA----__-DE BOGOTAacute Oe

Por un control fiscal efectivo Ji transparente

Reserva informa la entrega de 1942 Kits noche Sin embargo en los formatosEntrega Masiva Cliente Externo (Elaborados por el IDIGER) y F-05 Registro dePoblacioacuten Afectada (Elaborados por la Secretariacutea Distrital de Integracioacuten Social) seevidencioacute la entrega de 1741 kits noche presentaacutendose una diferencia de 201 kitsnoche

Teniendoen cuenta los valores unitarios de los elementos que conforman el kitnoche (Colchoneta Frazadaacute y Almohada) presentados en el contrato Nq 127 de2015 se establecioacute el costo de los 201 kiacutets noche faltantes el cual asciende a$2444169648 En el siguiente cuadro se muestra el caacutelculo del valor de los 201kits noche faltantes

CUADRONO6CAacuteLCULO VALOR KITS NOCHE FAL TANTES

ELEMENTO VALOR

Colchoneta $ 9070040Frazada $ 2039976Almohada Siliconada $ 1050032Valor Unitario Kit Noche $ 12160048Valor Total de los 201 Kits Noche Faltantes $ 2444169648Fuente Informacioacuten tomada del Contrao de Compraventa No 127 de 2015

Con base en los hechos relacionados se constituyoacute un posible detrimento alPatrimonio del Distrito Capital en la suma de $2444169648 con lo cual seevidencioacute el incumplimiento al articulo 1deg Y2deg del literal j) del articulo 4 o de la Ley 87de 1993 Asiacute mismo se estaacute trasgrediendo la Ley 734 de 2002 y los articulas 3deg y6deg de la Ley 610 de 2000

Este hecho se genera por la ausencia de controles por parte de las aacutereasinvolucradas en el manejo de los inventarios

Anaacutelisis de la Respuesta Teniendo en cuenta lo manifestado por la entidadmediante oficio radicado nuacutemero 2015EE5344 del21 de mayo de 2015 en relacioacutencon Ia diferencia presentada entre los kit noche registrados en Ios Formatos F-05Registro de Poblacioacuten Afectada (Elaborados por la Secretaria Distrital de Integracioacuten Social)

bull y los entregados por ellDIGER (Formato Entrega Masiva Cliente Externo) y al revisar los documentos soportes entregados por la entidad se retira la incidencia fiscal yse constituye como hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria se

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DE BOGOTAacute Oe

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daraacute traslado a la Personeriacutea de Bogotaacute para lo de su competencia y deberaacute formarparte del Plan de Mejoramiento a suscribirse

Lo anterior por cuanto en la revisioacuten de los documentos soportes anexos a larespuesta al informe preliminar se establecioacute que ellDIGER realizoacute entrega de1975 kits noche durante el periodo 22 de marzo y 29 de abril de 2015 en los datosentregados por el Centro Reserva se indicoacute que la entrega correspondioacute a 1942kits noche al verificar los soportes entregados (acta de visita de contml fiscal del11-05-15) los kits relacionados fueron 1741 Esto demuestra una incoherencia enla informacioacuten que maneja la entidad al reportar tres datos diferentes

En el siguiente cuadro se muestran los valores mencionados

CUADRO NO 7RELACiOacuteN KITS NOCHEDETALLE No KITS

Saldo a 5 de mayo 562

Saldo a 25 de mayo 542

Ayudas entregadas de 4 al 25 de mayo 20Kits verificados en los soportes entregados el11 de mayo de 2015 (acta 1741visita control Fiscal) I

Kits verificados en los soportes entregados el 22 de mayo de 2015 1975I (reSDuestainforme oreliminarl

Fuente Informaclon suministrada por ellD1GER

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ANEXO No 1CUADRO DE TIPIFICACiOacuteN DE HALLAZGOS

TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD VALOR REFERENCIACIOacuteN- (En pesos)

1 ADMINISTRATVOS 2 NA 3132

2 DISCIPLINARIOS 1 NA 32

3 PENALES O NA-

4 FISCALES O NA

NA No aplica

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oCONTRALORIacuteA

DE BOGOTAacute De

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ANEXO No 2REGISTRO FOTOGRAacuteFICO

r ~~1

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- -

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3~l~~~_=_~~ Frazadas evidenciadas en el Centro de Reserva del

IDIGER

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-

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  • 00000001
  • 00000002
  • 00000003
  • 00000004
  • 00000005
  • 00000006
  • 00000007
  • 00000008
  • 00000009
  • 00000010
  • 00000011
  • 00000012
  • 00000013
  • 00000014
  • 00000015
  • 00000016
Page 5: CONTRALORÍA · adelantada, conceptúa .que la.gestión en el Subdirección de Resiliencia y Coordinación de Emergencias y en el Área de Centro de Reserva del Instituto Distrital

oCONTRALORIacuteA-~~

DE BOGOTAacute De

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2 ALCANCE Y MUESTRA DE AUDITORiacuteA

El alcance de la visita fiscal efectuada se orientoacute al anaacutelisis y evaluacioacuten deinformacioacuten y actividades gestionadas desde el Instituto Distrital de Gestioacuten deRiesgos y Cambio Climaacutetico-IDIGER dada la urgencia manifiesta que porResolicioacuten No 055 del 26 de marzo de 2015 se declaroacute para ayudas humanitariasmediante contratacioacuten directa de lo cual se establecioacute

De la gestioacuten desarrollada por el IDIGER se observoacute que el diacutea 22 de marzo de2015 se presentaron precipitaciones acompantildeadas de granizo que generaronafectaciones en varias unidades habitacionales en las localidades de CiudadBoliacutevar San Cristoacutebal Sur Maacutertires Santa Fe y Antonio Narintildeo requirieacutendose laentrega de ayudas humanitarias en especie representadas en Kits NOCHE KitsLimpieza Kits Cocina Estufas Tejas de zinc y Plaacutestico a las familias afectadas Enconsideracioacuten a que el IDIGER no contaba con los Kits NOCHE suficientes paraatender las necesidades se declaroacute la urgencia manifiesta con el fin de proceder ala adquisicioacuten inmediata mediante contratacioacuten directa de ayudas humanitarias enespecie mediante Resolucioacuten No 055 del 26 de marzo de 2015

La entidad procede a celebrar el contrato de compraventa No 127 suscrito el 27 demarzo de 2015 con Espumlandia Ltda con el objeto de Adquirir ayudas humanitariaspara atencioacuten de eventos y emergencias por valor de $61705239 que equivalen a500 Kit NOCHE (Colchoneta frazada y almohada)

Nuevamente el 31-03-15 se presentaroh precipitaciones acompantildeadas de granizoen las localidades de Suba Usaqueacuten y Ciudad Boliacutevar encontraacutendose agotados losKits NOCHE adquiridos mediante el contrato de compraventa antes citadohacieacutendose necesaria una nueva contratacioacuten contrato No 132 suscrito el1 de abrilde 2015 con la misma firma (Espumlandia Ltda) a fin de atender la necesidad delos implementos mencionados adquiriendo en esta oportunidad 1154 colchonetasy 1154 frazadas

Por lo antes expuesto se procedioacute a levantar acta de visita administrativa tanto enel Centro de Reserva como en la Subdireccioacuten de Resiliencia y Coordinacioacuten deEmergencias del IDIGER con el fin de evaluar la entrega de las ayudashumanitarias en especie a la poblacioacuten damnificada y las ayudas disponibles paraser entregadas en futuras emergencias

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eCONTRALORIacuteA

DE BOGOTAacute oe

Por un control fiscal efectivoy transparente

De acuerdo al Plan de Trabajo elaborado por el equipo auditor se realizaron lassiguientes actividades

bull Se solicitoacute la base de datos del censo que r~alizoacute la Secretariacutea Distrital deIntegracioacuten Social de las familias afectadas de las localidades de Ciudad BoliacutevarSan Cristoacutebal Sur Maacutertires Santa Fe Antonio Narintildeo Suba y Usaqueacuten

bull Informacioacuten relacionada con estrategia distrital de respuesta a la situacioacuten deemergencia presentada presentada en el mes de marzo de 2015 (Numeral 41del Decreto 173 de 2014)

bull Revisioacuten del procedimiento utilizado por la entidad una vez declarada la UrgenciaManifiesta

bull Revisioacuten de la base de datos del censo realizado por la Secretaria Distrital deIntegracioacuten Social de las familias afectadas por las granizadas en las localidadesde Ciudad Boliacutevar Usaqueacuten Santa Fe Fontiboacuten Antonio Narintildeo Rafael UribeUribe Engativaacute San Cristoacutebal los Maacutertires Basa Kennedy Usme y Suba

bull Registro oficial de afectacioacuten de personas familias e inmuebles (seguacuten losentildealado enel numeral1 del Artiacuteculo 27 del decreto 172 de 2014)

bull Informar si la entidad coordina y mantiene actualizado el registro de personasafectadas por situacioacuten de emergencia calamidad o desastre (seguacuten lo indica elartiacuteculo 30 del Decreto 173 de 2014 - Sistema de Registro de Afectados el cualhace parte Sistema Operativo Distrital de Emergencias)

bull Revisioacuten del inventario de elementos para ayuda humanitaria con que contaba laentidad antes de la declaracioacuten de la urgencia manifiesta (28 de febrero de2015)

bull Revisioacuten del inventario de las ayudas humanitarias entregadas a la poblacioacutenafectada por la emergencia presentada en el mes de marzo de 2015

bull Revisioacuten del inventario disponible con que cuenta la entidad a la fecha para serutilizados en futuras emerge~ciaacutes

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Por un control fiscal efectivo y transparente

bull Informar coacutemo se coordinoacute laacute asistencia teacutecnica humanitaria y logistica para laatencioacuten a la poblacioacuten afectada de manera directa o indirecta por la emergenciapresentada

bull Se solicitaron las carpetas que contienen informacioacuten relacionada con AsistenciaHumanitaria-Entregas Masivas Clientes Externos correspondientes a los mesesde marzo y abril de 2015

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3 RESULTADOS OBTENIDOS

La evaluacioacuten de la informacioacuten inicioacute con la revisioacuten y anaacutelisis de los contratos de compraventa No 127 suscrito el 27 de marzo de 2015 celebrado entre ellDIGERy la firma ESPUMLANDIA con el objeto deacute Adquirir ayudas humanitarias para atencioacutende eventos y emergencias por valor de $61705239 Y el No No 132 del 1 de abrilde 2015 por valor de $128209002

En la minuta del contrato No 127 se evidenciaron los Informes Opeacuteracionales deEventos SIRE 2967682 Proceso de remocioacuten en masa barrio San Bias-Localidadde San Cristoacutebal el21 y 22 de marzo de 2015 Informe Operacional granizado enla Localidad de Antonio Narintildeo eventos SIRE 2971373 y 2972385 cOn afectacioacutensobre la poblacioacuten y sin posibilidades de expansioacuten o generacioacuten de riesgosconexos (22 de marzo de 2015) los cuales fueron elaborados por el personal deCoordinacioacuten de Respuesta de la Subdireccioacuten de Resiliencia y Coordinacioacuten deEmergencias

Los kits noche contratados corresponden a

CUADRO NO1KITS NOCHE CONTRATO No 127

ITEM CANTIDADColchonetas 500Frazadas 500Almohadas 500

Fuente Contraacuteto No 127 de127 de marzo de 2015

Asiacute mismo en eacutel contrato de compraventa No 132 se observoacute que se cuenta conIos Informes Operacionales Granizada en la Localidad de Ciudad Boliacutevaridentificacioacuten del evento SIRE 2990447 y Granizada Localidad de Usaqueacuten SIRE2990636 se anexoacute registro fotograacutefico Las ayudas humanitarias adquiridas a traveacutesde este contrato corresponden a

CUADRO No 2KITS NOCHE CONTRATO No 132

ITEM CANTIDADColchonetas 1154Frazadas 1154

Fuente Contrato No 132 del1 de abril de 2015

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Por un control fiscal efectivo y transparente

El dia 7 de mayo de 2015 se adelantoacute visita administrativa al Centro de Reservadel IDIGER con el fin de verificar los inventarios de kits noche que se encuentrandisponibles para atender eventuales emergencias adquiridos a traveacutes de loscontratos de compraventa 127 y 132 de 2015 de lo cual se deja registro fotograacutefico(Anexo No 2) Asi mismo se solicitaron los inventarios de kits noche con quecontaba la entidad a 28 de febrero de 2015 La informacioacuten solicitada fue remitidaen cuadro Excel el diacutea 7de mayo de 2015 y se relaciona en el siguiente cuadro

CUADRO NO 3AYUDAS HUMANITARIS ADQUIRIDAS Y ENTREGADAS

DESCRIPCiOacuteN COLCHONETAS FRAZADAS ALMOHADASSALDO A MARZO 21 DE 2015 850 857 853KITS NOCHE ENTREGADOS DEL 22 A 27 DE MARZO DE 2015 842 842 842SALDO EN EL CENTRO DE RESERVA A MARZO 27 2015 8 15 11CONTRATO 127 DE MARZO 27 DE 2015 (RECIBIDOS DEL 28 DE 500 500 500MARZO AL 2 DE ABRIL)NUEVO SALDO DESPUES DE CONTRATO 127 2015 508 515 511KITS NOCHE ENTREGADOS DEL 28 AL 31 DE MARZO 435 435 435SALDO A MARZO 31 DE 2015 73 80 76CONTRATO 132 DE ABRIL 1 DE 2015 (RECIBIDOS DEL 2AL 10 DE 1154 1154 oABRIl) NUEVO SALDO DESPUES DE CONTRAT0132 2015 1227 1234 76KITS NOCHE ENTREGADOS DEL 1 AL 30 DE ABRIL 2015 665 665 76SALDO CENTRO DE RESERVA A MAYO 5 2015 562 569 oFuente Informacioacuten suministrada por eIIDIGER-08-05-15

En lo relacionado con la solicitud del Registro de Poblacioacuten Afectada (censo) querealizoacute la Secretaria Distrital de Integracioacuten Social y que debioacute entregar al IDIGERpara que adelantara la entrega de las ayudas humanitarias en especie a la poblacioacutenafectada la entidad solicitoacute dos (2) dias de plazo para hacer la entrega de estainformacioacuten como quiera que no contaba con estos registros y se hacia necesariosolicitarlos a la Secretariacutea Distrital de Integracioacuten Social-SDIS El IDIGER allega al equipo auditor lo anterior el dia 11 de mayo del antildeo en curso en las horas de latarde

El equipo auditor procedioacute a realizar el cruce de datos esto es infomiacioacutenregistrada en el Formatos F-05 Registro de Poblacioacuten Afectada (censo) frente a losFormatos denominados Entrega Masiva de Cliente Externo elaborados por elIDIGER Ello con el fih de verificar la entrega de las ayudas humanitarias en especierepresentadas en kit noche observaacutendo~e que realizoacute entrega de 1741 kits nochea las personas damnificadas de las localidades antes citadas

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31 HALLAZGO ADMINISTRATIVO ANTE LA CARENCIA DE DOCUMENTOSSOPORTES QUE SIRVIERON DE BASE PARA LA COORDINACIOacuteN DE LAAsisTENCIA TEacuteCNICA HUMANITARIA Y LOGiacuteSTICA PARA ATENDER ALA POBLACIOacuteN AFECTADA POR LAS EMERGENCIAS PRESENTADAS ENEL MES DE MARZO DE 2015

El dia 5 de mayo del presente antildeo el equipo auditor solicitoacute a la entidad la relacioacutende inventarios de los kits noche con que contaba la entidad a 28 de febrero de 2015

las entregas realizadas y saldos despueacutes de las mismas informacioacuten que fueremitida en forma general es decir el inventario de todos los elementos que seencontraban en el Centro de Reserva tenieacutendose que ampliar los teacuterminos para laentrega de la informacioacuten De otra parte en el acta de visita administrativa que seadelantoacute el dia 7 de mayo de 2015 se solicitoacute al IDIGER que facilitara al equipoauditor el Registro de Afectacioacuten (censo) levantado por la Secretaria Distritai deIntegracioacuten Social informacioacuten con la que la entidad auditada no contaba Elloocasionoacute peacuterdida de tiempo y desgaste no solo para el equipo auditor sino tambieacutenpara la entidad auditada dado el volumen de la informacioacuten para preparar y revisar

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Este hecho se genera por la ausencia de controles por parte de las aacutereas que tienena su cargo la atencioacuten oportuna de las emergencias presentadas lo que no permitecontar con informacioacuten actualizada que da cuenta del cumplimiento de la gestioacuten

Lo indicado incumplen los literales a) e) y f) del artiacuteculo segundo de la Ley 87 de1993 () acerca de proteger los recursos de la organizacioacuten buscando su adecuadaadministracioacuten ante posibles riesgos que los afecten asegurar la oportunidad y con fiabilidadde la informacioacuten y sus registros y definir y aplicar medidas para prevenir los riesgosdetectar y corregir las desviaciones que se presentan en la organizacioacuten y que puedenafectar el logro de sus objetivos

Anaacutelisis de la Respuesta En el momento de realizar la Visita de Control Fiscal (07-05-15) la entidad no contaba con los Formatos F-5 Registro de PoblacioacutenAfectada (censo) elaborado por la Secretaria Distrital de Integracioacuten Social loscuales se constituyen en la base para realizar la entrega de los kits noche a lapoblacioacuten afectada por parte del IDIGER Razoacuten por la cual se hiacutezo necesariosuspender el acta de visita de control fiscal y otorgar dos (2) diacuteas de plazoa laentidad para solicitar la informacioacuten requerida por el equipo auditor ante la SOISPor lo tanto la observacioacuten formulada se ratifica y se constituye como hallazgoadministrativo y deberaacute formar parte del Plan de Mejoramiento a suscribirse

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oCONTRALORIacuteA DE BOGOTAacute Oe

Por un control fiscal efectivo y transparente

32 HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIADISCIPLINARIA POR CUANTO LA INFORMACiOacuteN REPORTADA EN LASCARPETAS ASISTENCIA HUMANITARIA-CLIENTE EXTERNO-CENTRO DERIESGOS CORRESPONDIENTE A LOS MESES DE MARZO Y ABRIL DE2015 NO COINCIDE CON LA ENTREGADA DEL DiacuteA 11 DE MAYO DE 2015

En el desarrollo de la Visita de Control Fiscal el Centro Estrateacutegico de Reserva delIDIGER entregoacute al equipo auditor los Formatos denominados ASISTENCIAHUMANITARIA-ENTREGAS MASIVAS CLIENTE EXTERNO correspondientes alos meses de marzo y abril de 2015 Luego fueron allegados los anexos remitidospor la Secretariacutea Distrital de Integracioacuten Social (F-05 Registro de PoblacioacutenAfectada) con los cuales el IDIGER soporta la entrega de las ayudas

En el siguiente cuadro se detalla la existencia de kits noche disponibles en el Centrode Reserva del IDIGER asiacute como los que se adquirieron posteriormente mediantelos contratos 127 y 132 de 2015

CUADRO NO4KITS NOCHE DISPONIBLES Y ADQUIRIDOS

DESCRIPCION No KITSKits disnonibles antes de la emernencia 850Kits adouiridos mediante el contrato 127 de marzo 27 de 2015 500Kits adauiridos mediante el contrato 132 de abril 1 de 2015 1154TOTAL 2504

Fuente Informacioacuten suministrada por ellDIGER-OB-05-15

Las entregas registradas por el Centro de Reserva del IDIGER durante laemergencia se muestran en el siguiente cuadro

CUADRO NO 5KITS NOCHE ENTREGADOS DURANTE LA EMERGENCIA

DESCRIPCION No KITSKits noche entreoados dei 22 a 27 de marzo de 2015 842Kits noche entrenados del 28 al 31 de marzo 435Kits noche entreaados del 1 ai 30 de abril 2015 665TOTAL 1942Fuente Informacioacuten suministrada poreIIDIGER-08-05-15

Al cotejar la informacioacuten mencionada anteriormente (Cuadros 4 y 5) con lossoportes de entrega allegados al equi~o auditor se evidencioacute que el Centro de

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bullCONTRALORiacuteA----__-DE BOGOTAacute Oe

Por un control fiscal efectivo Ji transparente

Reserva informa la entrega de 1942 Kits noche Sin embargo en los formatosEntrega Masiva Cliente Externo (Elaborados por el IDIGER) y F-05 Registro dePoblacioacuten Afectada (Elaborados por la Secretariacutea Distrital de Integracioacuten Social) seevidencioacute la entrega de 1741 kits noche presentaacutendose una diferencia de 201 kitsnoche

Teniendoen cuenta los valores unitarios de los elementos que conforman el kitnoche (Colchoneta Frazadaacute y Almohada) presentados en el contrato Nq 127 de2015 se establecioacute el costo de los 201 kiacutets noche faltantes el cual asciende a$2444169648 En el siguiente cuadro se muestra el caacutelculo del valor de los 201kits noche faltantes

CUADRONO6CAacuteLCULO VALOR KITS NOCHE FAL TANTES

ELEMENTO VALOR

Colchoneta $ 9070040Frazada $ 2039976Almohada Siliconada $ 1050032Valor Unitario Kit Noche $ 12160048Valor Total de los 201 Kits Noche Faltantes $ 2444169648Fuente Informacioacuten tomada del Contrao de Compraventa No 127 de 2015

Con base en los hechos relacionados se constituyoacute un posible detrimento alPatrimonio del Distrito Capital en la suma de $2444169648 con lo cual seevidencioacute el incumplimiento al articulo 1deg Y2deg del literal j) del articulo 4 o de la Ley 87de 1993 Asiacute mismo se estaacute trasgrediendo la Ley 734 de 2002 y los articulas 3deg y6deg de la Ley 610 de 2000

Este hecho se genera por la ausencia de controles por parte de las aacutereasinvolucradas en el manejo de los inventarios

Anaacutelisis de la Respuesta Teniendo en cuenta lo manifestado por la entidadmediante oficio radicado nuacutemero 2015EE5344 del21 de mayo de 2015 en relacioacutencon Ia diferencia presentada entre los kit noche registrados en Ios Formatos F-05Registro de Poblacioacuten Afectada (Elaborados por la Secretaria Distrital de Integracioacuten Social)

bull y los entregados por ellDIGER (Formato Entrega Masiva Cliente Externo) y al revisar los documentos soportes entregados por la entidad se retira la incidencia fiscal yse constituye como hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria se

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oCONTRALORIacuteA

DE BOGOTAacute Oe

Por un control fiscal efectivo y transparente

daraacute traslado a la Personeriacutea de Bogotaacute para lo de su competencia y deberaacute formarparte del Plan de Mejoramiento a suscribirse

Lo anterior por cuanto en la revisioacuten de los documentos soportes anexos a larespuesta al informe preliminar se establecioacute que ellDIGER realizoacute entrega de1975 kits noche durante el periodo 22 de marzo y 29 de abril de 2015 en los datosentregados por el Centro Reserva se indicoacute que la entrega correspondioacute a 1942kits noche al verificar los soportes entregados (acta de visita de contml fiscal del11-05-15) los kits relacionados fueron 1741 Esto demuestra una incoherencia enla informacioacuten que maneja la entidad al reportar tres datos diferentes

En el siguiente cuadro se muestran los valores mencionados

CUADRO NO 7RELACiOacuteN KITS NOCHEDETALLE No KITS

Saldo a 5 de mayo 562

Saldo a 25 de mayo 542

Ayudas entregadas de 4 al 25 de mayo 20Kits verificados en los soportes entregados el11 de mayo de 2015 (acta 1741visita control Fiscal) I

Kits verificados en los soportes entregados el 22 de mayo de 2015 1975I (reSDuestainforme oreliminarl

Fuente Informaclon suministrada por ellD1GER

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oCONTRALORIacuteA

DE BOGOTAacute DC

Por un control fiscal efectivo y transparente

ANEXO No 1CUADRO DE TIPIFICACiOacuteN DE HALLAZGOS

TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD VALOR REFERENCIACIOacuteN- (En pesos)

1 ADMINISTRATVOS 2 NA 3132

2 DISCIPLINARIOS 1 NA 32

3 PENALES O NA-

4 FISCALES O NA

NA No aplica

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oCONTRALORIacuteA

DE BOGOTAacute De

Por un control fiscal efectivo y transparente

ANEXO No 2REGISTRO FOTOGRAacuteFICO

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~(j - -r

3~l~~~_=_~~ Frazadas evidenciadas en el Centro de Reserva del

IDIGER

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  • 00000001
  • 00000002
  • 00000003
  • 00000004
  • 00000005
  • 00000006
  • 00000007
  • 00000008
  • 00000009
  • 00000010
  • 00000011
  • 00000012
  • 00000013
  • 00000014
  • 00000015
  • 00000016
Page 6: CONTRALORÍA · adelantada, conceptúa .que la.gestión en el Subdirección de Resiliencia y Coordinación de Emergencias y en el Área de Centro de Reserva del Instituto Distrital

eCONTRALORIacuteA

DE BOGOTAacute oe

Por un control fiscal efectivoy transparente

De acuerdo al Plan de Trabajo elaborado por el equipo auditor se realizaron lassiguientes actividades

bull Se solicitoacute la base de datos del censo que r~alizoacute la Secretariacutea Distrital deIntegracioacuten Social de las familias afectadas de las localidades de Ciudad BoliacutevarSan Cristoacutebal Sur Maacutertires Santa Fe Antonio Narintildeo Suba y Usaqueacuten

bull Informacioacuten relacionada con estrategia distrital de respuesta a la situacioacuten deemergencia presentada presentada en el mes de marzo de 2015 (Numeral 41del Decreto 173 de 2014)

bull Revisioacuten del procedimiento utilizado por la entidad una vez declarada la UrgenciaManifiesta

bull Revisioacuten de la base de datos del censo realizado por la Secretaria Distrital deIntegracioacuten Social de las familias afectadas por las granizadas en las localidadesde Ciudad Boliacutevar Usaqueacuten Santa Fe Fontiboacuten Antonio Narintildeo Rafael UribeUribe Engativaacute San Cristoacutebal los Maacutertires Basa Kennedy Usme y Suba

bull Registro oficial de afectacioacuten de personas familias e inmuebles (seguacuten losentildealado enel numeral1 del Artiacuteculo 27 del decreto 172 de 2014)

bull Informar si la entidad coordina y mantiene actualizado el registro de personasafectadas por situacioacuten de emergencia calamidad o desastre (seguacuten lo indica elartiacuteculo 30 del Decreto 173 de 2014 - Sistema de Registro de Afectados el cualhace parte Sistema Operativo Distrital de Emergencias)

bull Revisioacuten del inventario de elementos para ayuda humanitaria con que contaba laentidad antes de la declaracioacuten de la urgencia manifiesta (28 de febrero de2015)

bull Revisioacuten del inventario de las ayudas humanitarias entregadas a la poblacioacutenafectada por la emergencia presentada en el mes de marzo de 2015

bull Revisioacuten del inventario disponible con que cuenta la entidad a la fecha para serutilizados en futuras emerge~ciaacutes

6wwwconlraloriabogolagovcoCarrera 32 A No 26 A -10Coacutedigo Poslal111321

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oCONTRALORIacuteA

DE BOGOTAacute DC

Por un control fiscal efectivo y transparente

bull Informar coacutemo se coordinoacute laacute asistencia teacutecnica humanitaria y logistica para laatencioacuten a la poblacioacuten afectada de manera directa o indirecta por la emergenciapresentada

bull Se solicitaron las carpetas que contienen informacioacuten relacionada con AsistenciaHumanitaria-Entregas Masivas Clientes Externos correspondientes a los mesesde marzo y abril de 2015

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oCONTRALORIacuteA

DE BOGOTAacute DC

Por un control fiscal efectivo y transparente I

3 RESULTADOS OBTENIDOS

La evaluacioacuten de la informacioacuten inicioacute con la revisioacuten y anaacutelisis de los contratos de compraventa No 127 suscrito el 27 de marzo de 2015 celebrado entre ellDIGERy la firma ESPUMLANDIA con el objeto deacute Adquirir ayudas humanitarias para atencioacutende eventos y emergencias por valor de $61705239 Y el No No 132 del 1 de abrilde 2015 por valor de $128209002

En la minuta del contrato No 127 se evidenciaron los Informes Opeacuteracionales deEventos SIRE 2967682 Proceso de remocioacuten en masa barrio San Bias-Localidadde San Cristoacutebal el21 y 22 de marzo de 2015 Informe Operacional granizado enla Localidad de Antonio Narintildeo eventos SIRE 2971373 y 2972385 cOn afectacioacutensobre la poblacioacuten y sin posibilidades de expansioacuten o generacioacuten de riesgosconexos (22 de marzo de 2015) los cuales fueron elaborados por el personal deCoordinacioacuten de Respuesta de la Subdireccioacuten de Resiliencia y Coordinacioacuten deEmergencias

Los kits noche contratados corresponden a

CUADRO NO1KITS NOCHE CONTRATO No 127

ITEM CANTIDADColchonetas 500Frazadas 500Almohadas 500

Fuente Contraacuteto No 127 de127 de marzo de 2015

Asiacute mismo en eacutel contrato de compraventa No 132 se observoacute que se cuenta conIos Informes Operacionales Granizada en la Localidad de Ciudad Boliacutevaridentificacioacuten del evento SIRE 2990447 y Granizada Localidad de Usaqueacuten SIRE2990636 se anexoacute registro fotograacutefico Las ayudas humanitarias adquiridas a traveacutesde este contrato corresponden a

CUADRO No 2KITS NOCHE CONTRATO No 132

ITEM CANTIDADColchonetas 1154Frazadas 1154

Fuente Contrato No 132 del1 de abril de 2015

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CONTRALORIacuteADE BOGOTAacute Oe

Por un control fiscal efectivo y transparente

El dia 7 de mayo de 2015 se adelantoacute visita administrativa al Centro de Reservadel IDIGER con el fin de verificar los inventarios de kits noche que se encuentrandisponibles para atender eventuales emergencias adquiridos a traveacutes de loscontratos de compraventa 127 y 132 de 2015 de lo cual se deja registro fotograacutefico(Anexo No 2) Asi mismo se solicitaron los inventarios de kits noche con quecontaba la entidad a 28 de febrero de 2015 La informacioacuten solicitada fue remitidaen cuadro Excel el diacutea 7de mayo de 2015 y se relaciona en el siguiente cuadro

CUADRO NO 3AYUDAS HUMANITARIS ADQUIRIDAS Y ENTREGADAS

DESCRIPCiOacuteN COLCHONETAS FRAZADAS ALMOHADASSALDO A MARZO 21 DE 2015 850 857 853KITS NOCHE ENTREGADOS DEL 22 A 27 DE MARZO DE 2015 842 842 842SALDO EN EL CENTRO DE RESERVA A MARZO 27 2015 8 15 11CONTRATO 127 DE MARZO 27 DE 2015 (RECIBIDOS DEL 28 DE 500 500 500MARZO AL 2 DE ABRIL)NUEVO SALDO DESPUES DE CONTRATO 127 2015 508 515 511KITS NOCHE ENTREGADOS DEL 28 AL 31 DE MARZO 435 435 435SALDO A MARZO 31 DE 2015 73 80 76CONTRATO 132 DE ABRIL 1 DE 2015 (RECIBIDOS DEL 2AL 10 DE 1154 1154 oABRIl) NUEVO SALDO DESPUES DE CONTRAT0132 2015 1227 1234 76KITS NOCHE ENTREGADOS DEL 1 AL 30 DE ABRIL 2015 665 665 76SALDO CENTRO DE RESERVA A MAYO 5 2015 562 569 oFuente Informacioacuten suministrada por eIIDIGER-08-05-15

En lo relacionado con la solicitud del Registro de Poblacioacuten Afectada (censo) querealizoacute la Secretaria Distrital de Integracioacuten Social y que debioacute entregar al IDIGERpara que adelantara la entrega de las ayudas humanitarias en especie a la poblacioacutenafectada la entidad solicitoacute dos (2) dias de plazo para hacer la entrega de estainformacioacuten como quiera que no contaba con estos registros y se hacia necesariosolicitarlos a la Secretariacutea Distrital de Integracioacuten Social-SDIS El IDIGER allega al equipo auditor lo anterior el dia 11 de mayo del antildeo en curso en las horas de latarde

El equipo auditor procedioacute a realizar el cruce de datos esto es infomiacioacutenregistrada en el Formatos F-05 Registro de Poblacioacuten Afectada (censo) frente a losFormatos denominados Entrega Masiva de Cliente Externo elaborados por elIDIGER Ello con el fih de verificar la entrega de las ayudas humanitarias en especierepresentadas en kit noche observaacutendo~e que realizoacute entrega de 1741 kits nochea las personas damnificadas de las localidades antes citadas

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oCONTRALORIacuteA

DE BOGOTAacute DC

Por un control fiscal efectivo y transparente I

31 HALLAZGO ADMINISTRATIVO ANTE LA CARENCIA DE DOCUMENTOSSOPORTES QUE SIRVIERON DE BASE PARA LA COORDINACIOacuteN DE LAAsisTENCIA TEacuteCNICA HUMANITARIA Y LOGiacuteSTICA PARA ATENDER ALA POBLACIOacuteN AFECTADA POR LAS EMERGENCIAS PRESENTADAS ENEL MES DE MARZO DE 2015

El dia 5 de mayo del presente antildeo el equipo auditor solicitoacute a la entidad la relacioacutende inventarios de los kits noche con que contaba la entidad a 28 de febrero de 2015

las entregas realizadas y saldos despueacutes de las mismas informacioacuten que fueremitida en forma general es decir el inventario de todos los elementos que seencontraban en el Centro de Reserva tenieacutendose que ampliar los teacuterminos para laentrega de la informacioacuten De otra parte en el acta de visita administrativa que seadelantoacute el dia 7 de mayo de 2015 se solicitoacute al IDIGER que facilitara al equipoauditor el Registro de Afectacioacuten (censo) levantado por la Secretaria Distritai deIntegracioacuten Social informacioacuten con la que la entidad auditada no contaba Elloocasionoacute peacuterdida de tiempo y desgaste no solo para el equipo auditor sino tambieacutenpara la entidad auditada dado el volumen de la informacioacuten para preparar y revisar

r

Este hecho se genera por la ausencia de controles por parte de las aacutereas que tienena su cargo la atencioacuten oportuna de las emergencias presentadas lo que no permitecontar con informacioacuten actualizada que da cuenta del cumplimiento de la gestioacuten

Lo indicado incumplen los literales a) e) y f) del artiacuteculo segundo de la Ley 87 de1993 () acerca de proteger los recursos de la organizacioacuten buscando su adecuadaadministracioacuten ante posibles riesgos que los afecten asegurar la oportunidad y con fiabilidadde la informacioacuten y sus registros y definir y aplicar medidas para prevenir los riesgosdetectar y corregir las desviaciones que se presentan en la organizacioacuten y que puedenafectar el logro de sus objetivos

Anaacutelisis de la Respuesta En el momento de realizar la Visita de Control Fiscal (07-05-15) la entidad no contaba con los Formatos F-5 Registro de PoblacioacutenAfectada (censo) elaborado por la Secretaria Distrital de Integracioacuten Social loscuales se constituyen en la base para realizar la entrega de los kits noche a lapoblacioacuten afectada por parte del IDIGER Razoacuten por la cual se hiacutezo necesariosuspender el acta de visita de control fiscal y otorgar dos (2) diacuteas de plazoa laentidad para solicitar la informacioacuten requerida por el equipo auditor ante la SOISPor lo tanto la observacioacuten formulada se ratifica y se constituye como hallazgoadministrativo y deberaacute formar parte del Plan de Mejoramiento a suscribirse

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oCONTRALORIacuteA DE BOGOTAacute Oe

Por un control fiscal efectivo y transparente

32 HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIADISCIPLINARIA POR CUANTO LA INFORMACiOacuteN REPORTADA EN LASCARPETAS ASISTENCIA HUMANITARIA-CLIENTE EXTERNO-CENTRO DERIESGOS CORRESPONDIENTE A LOS MESES DE MARZO Y ABRIL DE2015 NO COINCIDE CON LA ENTREGADA DEL DiacuteA 11 DE MAYO DE 2015

En el desarrollo de la Visita de Control Fiscal el Centro Estrateacutegico de Reserva delIDIGER entregoacute al equipo auditor los Formatos denominados ASISTENCIAHUMANITARIA-ENTREGAS MASIVAS CLIENTE EXTERNO correspondientes alos meses de marzo y abril de 2015 Luego fueron allegados los anexos remitidospor la Secretariacutea Distrital de Integracioacuten Social (F-05 Registro de PoblacioacutenAfectada) con los cuales el IDIGER soporta la entrega de las ayudas

En el siguiente cuadro se detalla la existencia de kits noche disponibles en el Centrode Reserva del IDIGER asiacute como los que se adquirieron posteriormente mediantelos contratos 127 y 132 de 2015

CUADRO NO4KITS NOCHE DISPONIBLES Y ADQUIRIDOS

DESCRIPCION No KITSKits disnonibles antes de la emernencia 850Kits adouiridos mediante el contrato 127 de marzo 27 de 2015 500Kits adauiridos mediante el contrato 132 de abril 1 de 2015 1154TOTAL 2504

Fuente Informacioacuten suministrada por ellDIGER-OB-05-15

Las entregas registradas por el Centro de Reserva del IDIGER durante laemergencia se muestran en el siguiente cuadro

CUADRO NO 5KITS NOCHE ENTREGADOS DURANTE LA EMERGENCIA

DESCRIPCION No KITSKits noche entreoados dei 22 a 27 de marzo de 2015 842Kits noche entrenados del 28 al 31 de marzo 435Kits noche entreaados del 1 ai 30 de abril 2015 665TOTAL 1942Fuente Informacioacuten suministrada poreIIDIGER-08-05-15

Al cotejar la informacioacuten mencionada anteriormente (Cuadros 4 y 5) con lossoportes de entrega allegados al equi~o auditor se evidencioacute que el Centro de

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bullCONTRALORiacuteA----__-DE BOGOTAacute Oe

Por un control fiscal efectivo Ji transparente

Reserva informa la entrega de 1942 Kits noche Sin embargo en los formatosEntrega Masiva Cliente Externo (Elaborados por el IDIGER) y F-05 Registro dePoblacioacuten Afectada (Elaborados por la Secretariacutea Distrital de Integracioacuten Social) seevidencioacute la entrega de 1741 kits noche presentaacutendose una diferencia de 201 kitsnoche

Teniendoen cuenta los valores unitarios de los elementos que conforman el kitnoche (Colchoneta Frazadaacute y Almohada) presentados en el contrato Nq 127 de2015 se establecioacute el costo de los 201 kiacutets noche faltantes el cual asciende a$2444169648 En el siguiente cuadro se muestra el caacutelculo del valor de los 201kits noche faltantes

CUADRONO6CAacuteLCULO VALOR KITS NOCHE FAL TANTES

ELEMENTO VALOR

Colchoneta $ 9070040Frazada $ 2039976Almohada Siliconada $ 1050032Valor Unitario Kit Noche $ 12160048Valor Total de los 201 Kits Noche Faltantes $ 2444169648Fuente Informacioacuten tomada del Contrao de Compraventa No 127 de 2015

Con base en los hechos relacionados se constituyoacute un posible detrimento alPatrimonio del Distrito Capital en la suma de $2444169648 con lo cual seevidencioacute el incumplimiento al articulo 1deg Y2deg del literal j) del articulo 4 o de la Ley 87de 1993 Asiacute mismo se estaacute trasgrediendo la Ley 734 de 2002 y los articulas 3deg y6deg de la Ley 610 de 2000

Este hecho se genera por la ausencia de controles por parte de las aacutereasinvolucradas en el manejo de los inventarios

Anaacutelisis de la Respuesta Teniendo en cuenta lo manifestado por la entidadmediante oficio radicado nuacutemero 2015EE5344 del21 de mayo de 2015 en relacioacutencon Ia diferencia presentada entre los kit noche registrados en Ios Formatos F-05Registro de Poblacioacuten Afectada (Elaborados por la Secretaria Distrital de Integracioacuten Social)

bull y los entregados por ellDIGER (Formato Entrega Masiva Cliente Externo) y al revisar los documentos soportes entregados por la entidad se retira la incidencia fiscal yse constituye como hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria se

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Por un control fiscal efectivo y transparente

daraacute traslado a la Personeriacutea de Bogotaacute para lo de su competencia y deberaacute formarparte del Plan de Mejoramiento a suscribirse

Lo anterior por cuanto en la revisioacuten de los documentos soportes anexos a larespuesta al informe preliminar se establecioacute que ellDIGER realizoacute entrega de1975 kits noche durante el periodo 22 de marzo y 29 de abril de 2015 en los datosentregados por el Centro Reserva se indicoacute que la entrega correspondioacute a 1942kits noche al verificar los soportes entregados (acta de visita de contml fiscal del11-05-15) los kits relacionados fueron 1741 Esto demuestra una incoherencia enla informacioacuten que maneja la entidad al reportar tres datos diferentes

En el siguiente cuadro se muestran los valores mencionados

CUADRO NO 7RELACiOacuteN KITS NOCHEDETALLE No KITS

Saldo a 5 de mayo 562

Saldo a 25 de mayo 542

Ayudas entregadas de 4 al 25 de mayo 20Kits verificados en los soportes entregados el11 de mayo de 2015 (acta 1741visita control Fiscal) I

Kits verificados en los soportes entregados el 22 de mayo de 2015 1975I (reSDuestainforme oreliminarl

Fuente Informaclon suministrada por ellD1GER

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ANEXO No 1CUADRO DE TIPIFICACiOacuteN DE HALLAZGOS

TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD VALOR REFERENCIACIOacuteN- (En pesos)

1 ADMINISTRATVOS 2 NA 3132

2 DISCIPLINARIOS 1 NA 32

3 PENALES O NA-

4 FISCALES O NA

NA No aplica

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ANEXO No 2REGISTRO FOTOGRAacuteFICO

r ~~1

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3~l~~~_=_~~ Frazadas evidenciadas en el Centro de Reserva del

IDIGER

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Por un control fiscal efectivo y transparente

bull Informar coacutemo se coordinoacute laacute asistencia teacutecnica humanitaria y logistica para laatencioacuten a la poblacioacuten afectada de manera directa o indirecta por la emergenciapresentada

bull Se solicitaron las carpetas que contienen informacioacuten relacionada con AsistenciaHumanitaria-Entregas Masivas Clientes Externos correspondientes a los mesesde marzo y abril de 2015

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3 RESULTADOS OBTENIDOS

La evaluacioacuten de la informacioacuten inicioacute con la revisioacuten y anaacutelisis de los contratos de compraventa No 127 suscrito el 27 de marzo de 2015 celebrado entre ellDIGERy la firma ESPUMLANDIA con el objeto deacute Adquirir ayudas humanitarias para atencioacutende eventos y emergencias por valor de $61705239 Y el No No 132 del 1 de abrilde 2015 por valor de $128209002

En la minuta del contrato No 127 se evidenciaron los Informes Opeacuteracionales deEventos SIRE 2967682 Proceso de remocioacuten en masa barrio San Bias-Localidadde San Cristoacutebal el21 y 22 de marzo de 2015 Informe Operacional granizado enla Localidad de Antonio Narintildeo eventos SIRE 2971373 y 2972385 cOn afectacioacutensobre la poblacioacuten y sin posibilidades de expansioacuten o generacioacuten de riesgosconexos (22 de marzo de 2015) los cuales fueron elaborados por el personal deCoordinacioacuten de Respuesta de la Subdireccioacuten de Resiliencia y Coordinacioacuten deEmergencias

Los kits noche contratados corresponden a

CUADRO NO1KITS NOCHE CONTRATO No 127

ITEM CANTIDADColchonetas 500Frazadas 500Almohadas 500

Fuente Contraacuteto No 127 de127 de marzo de 2015

Asiacute mismo en eacutel contrato de compraventa No 132 se observoacute que se cuenta conIos Informes Operacionales Granizada en la Localidad de Ciudad Boliacutevaridentificacioacuten del evento SIRE 2990447 y Granizada Localidad de Usaqueacuten SIRE2990636 se anexoacute registro fotograacutefico Las ayudas humanitarias adquiridas a traveacutesde este contrato corresponden a

CUADRO No 2KITS NOCHE CONTRATO No 132

ITEM CANTIDADColchonetas 1154Frazadas 1154

Fuente Contrato No 132 del1 de abril de 2015

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CONTRALORIacuteADE BOGOTAacute Oe

Por un control fiscal efectivo y transparente

El dia 7 de mayo de 2015 se adelantoacute visita administrativa al Centro de Reservadel IDIGER con el fin de verificar los inventarios de kits noche que se encuentrandisponibles para atender eventuales emergencias adquiridos a traveacutes de loscontratos de compraventa 127 y 132 de 2015 de lo cual se deja registro fotograacutefico(Anexo No 2) Asi mismo se solicitaron los inventarios de kits noche con quecontaba la entidad a 28 de febrero de 2015 La informacioacuten solicitada fue remitidaen cuadro Excel el diacutea 7de mayo de 2015 y se relaciona en el siguiente cuadro

CUADRO NO 3AYUDAS HUMANITARIS ADQUIRIDAS Y ENTREGADAS

DESCRIPCiOacuteN COLCHONETAS FRAZADAS ALMOHADASSALDO A MARZO 21 DE 2015 850 857 853KITS NOCHE ENTREGADOS DEL 22 A 27 DE MARZO DE 2015 842 842 842SALDO EN EL CENTRO DE RESERVA A MARZO 27 2015 8 15 11CONTRATO 127 DE MARZO 27 DE 2015 (RECIBIDOS DEL 28 DE 500 500 500MARZO AL 2 DE ABRIL)NUEVO SALDO DESPUES DE CONTRATO 127 2015 508 515 511KITS NOCHE ENTREGADOS DEL 28 AL 31 DE MARZO 435 435 435SALDO A MARZO 31 DE 2015 73 80 76CONTRATO 132 DE ABRIL 1 DE 2015 (RECIBIDOS DEL 2AL 10 DE 1154 1154 oABRIl) NUEVO SALDO DESPUES DE CONTRAT0132 2015 1227 1234 76KITS NOCHE ENTREGADOS DEL 1 AL 30 DE ABRIL 2015 665 665 76SALDO CENTRO DE RESERVA A MAYO 5 2015 562 569 oFuente Informacioacuten suministrada por eIIDIGER-08-05-15

En lo relacionado con la solicitud del Registro de Poblacioacuten Afectada (censo) querealizoacute la Secretaria Distrital de Integracioacuten Social y que debioacute entregar al IDIGERpara que adelantara la entrega de las ayudas humanitarias en especie a la poblacioacutenafectada la entidad solicitoacute dos (2) dias de plazo para hacer la entrega de estainformacioacuten como quiera que no contaba con estos registros y se hacia necesariosolicitarlos a la Secretariacutea Distrital de Integracioacuten Social-SDIS El IDIGER allega al equipo auditor lo anterior el dia 11 de mayo del antildeo en curso en las horas de latarde

El equipo auditor procedioacute a realizar el cruce de datos esto es infomiacioacutenregistrada en el Formatos F-05 Registro de Poblacioacuten Afectada (censo) frente a losFormatos denominados Entrega Masiva de Cliente Externo elaborados por elIDIGER Ello con el fih de verificar la entrega de las ayudas humanitarias en especierepresentadas en kit noche observaacutendo~e que realizoacute entrega de 1741 kits nochea las personas damnificadas de las localidades antes citadas

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31 HALLAZGO ADMINISTRATIVO ANTE LA CARENCIA DE DOCUMENTOSSOPORTES QUE SIRVIERON DE BASE PARA LA COORDINACIOacuteN DE LAAsisTENCIA TEacuteCNICA HUMANITARIA Y LOGiacuteSTICA PARA ATENDER ALA POBLACIOacuteN AFECTADA POR LAS EMERGENCIAS PRESENTADAS ENEL MES DE MARZO DE 2015

El dia 5 de mayo del presente antildeo el equipo auditor solicitoacute a la entidad la relacioacutende inventarios de los kits noche con que contaba la entidad a 28 de febrero de 2015

las entregas realizadas y saldos despueacutes de las mismas informacioacuten que fueremitida en forma general es decir el inventario de todos los elementos que seencontraban en el Centro de Reserva tenieacutendose que ampliar los teacuterminos para laentrega de la informacioacuten De otra parte en el acta de visita administrativa que seadelantoacute el dia 7 de mayo de 2015 se solicitoacute al IDIGER que facilitara al equipoauditor el Registro de Afectacioacuten (censo) levantado por la Secretaria Distritai deIntegracioacuten Social informacioacuten con la que la entidad auditada no contaba Elloocasionoacute peacuterdida de tiempo y desgaste no solo para el equipo auditor sino tambieacutenpara la entidad auditada dado el volumen de la informacioacuten para preparar y revisar

r

Este hecho se genera por la ausencia de controles por parte de las aacutereas que tienena su cargo la atencioacuten oportuna de las emergencias presentadas lo que no permitecontar con informacioacuten actualizada que da cuenta del cumplimiento de la gestioacuten

Lo indicado incumplen los literales a) e) y f) del artiacuteculo segundo de la Ley 87 de1993 () acerca de proteger los recursos de la organizacioacuten buscando su adecuadaadministracioacuten ante posibles riesgos que los afecten asegurar la oportunidad y con fiabilidadde la informacioacuten y sus registros y definir y aplicar medidas para prevenir los riesgosdetectar y corregir las desviaciones que se presentan en la organizacioacuten y que puedenafectar el logro de sus objetivos

Anaacutelisis de la Respuesta En el momento de realizar la Visita de Control Fiscal (07-05-15) la entidad no contaba con los Formatos F-5 Registro de PoblacioacutenAfectada (censo) elaborado por la Secretaria Distrital de Integracioacuten Social loscuales se constituyen en la base para realizar la entrega de los kits noche a lapoblacioacuten afectada por parte del IDIGER Razoacuten por la cual se hiacutezo necesariosuspender el acta de visita de control fiscal y otorgar dos (2) diacuteas de plazoa laentidad para solicitar la informacioacuten requerida por el equipo auditor ante la SOISPor lo tanto la observacioacuten formulada se ratifica y se constituye como hallazgoadministrativo y deberaacute formar parte del Plan de Mejoramiento a suscribirse

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32 HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIADISCIPLINARIA POR CUANTO LA INFORMACiOacuteN REPORTADA EN LASCARPETAS ASISTENCIA HUMANITARIA-CLIENTE EXTERNO-CENTRO DERIESGOS CORRESPONDIENTE A LOS MESES DE MARZO Y ABRIL DE2015 NO COINCIDE CON LA ENTREGADA DEL DiacuteA 11 DE MAYO DE 2015

En el desarrollo de la Visita de Control Fiscal el Centro Estrateacutegico de Reserva delIDIGER entregoacute al equipo auditor los Formatos denominados ASISTENCIAHUMANITARIA-ENTREGAS MASIVAS CLIENTE EXTERNO correspondientes alos meses de marzo y abril de 2015 Luego fueron allegados los anexos remitidospor la Secretariacutea Distrital de Integracioacuten Social (F-05 Registro de PoblacioacutenAfectada) con los cuales el IDIGER soporta la entrega de las ayudas

En el siguiente cuadro se detalla la existencia de kits noche disponibles en el Centrode Reserva del IDIGER asiacute como los que se adquirieron posteriormente mediantelos contratos 127 y 132 de 2015

CUADRO NO4KITS NOCHE DISPONIBLES Y ADQUIRIDOS

DESCRIPCION No KITSKits disnonibles antes de la emernencia 850Kits adouiridos mediante el contrato 127 de marzo 27 de 2015 500Kits adauiridos mediante el contrato 132 de abril 1 de 2015 1154TOTAL 2504

Fuente Informacioacuten suministrada por ellDIGER-OB-05-15

Las entregas registradas por el Centro de Reserva del IDIGER durante laemergencia se muestran en el siguiente cuadro

CUADRO NO 5KITS NOCHE ENTREGADOS DURANTE LA EMERGENCIA

DESCRIPCION No KITSKits noche entreoados dei 22 a 27 de marzo de 2015 842Kits noche entrenados del 28 al 31 de marzo 435Kits noche entreaados del 1 ai 30 de abril 2015 665TOTAL 1942Fuente Informacioacuten suministrada poreIIDIGER-08-05-15

Al cotejar la informacioacuten mencionada anteriormente (Cuadros 4 y 5) con lossoportes de entrega allegados al equi~o auditor se evidencioacute que el Centro de

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Reserva informa la entrega de 1942 Kits noche Sin embargo en los formatosEntrega Masiva Cliente Externo (Elaborados por el IDIGER) y F-05 Registro dePoblacioacuten Afectada (Elaborados por la Secretariacutea Distrital de Integracioacuten Social) seevidencioacute la entrega de 1741 kits noche presentaacutendose una diferencia de 201 kitsnoche

Teniendoen cuenta los valores unitarios de los elementos que conforman el kitnoche (Colchoneta Frazadaacute y Almohada) presentados en el contrato Nq 127 de2015 se establecioacute el costo de los 201 kiacutets noche faltantes el cual asciende a$2444169648 En el siguiente cuadro se muestra el caacutelculo del valor de los 201kits noche faltantes

CUADRONO6CAacuteLCULO VALOR KITS NOCHE FAL TANTES

ELEMENTO VALOR

Colchoneta $ 9070040Frazada $ 2039976Almohada Siliconada $ 1050032Valor Unitario Kit Noche $ 12160048Valor Total de los 201 Kits Noche Faltantes $ 2444169648Fuente Informacioacuten tomada del Contrao de Compraventa No 127 de 2015

Con base en los hechos relacionados se constituyoacute un posible detrimento alPatrimonio del Distrito Capital en la suma de $2444169648 con lo cual seevidencioacute el incumplimiento al articulo 1deg Y2deg del literal j) del articulo 4 o de la Ley 87de 1993 Asiacute mismo se estaacute trasgrediendo la Ley 734 de 2002 y los articulas 3deg y6deg de la Ley 610 de 2000

Este hecho se genera por la ausencia de controles por parte de las aacutereasinvolucradas en el manejo de los inventarios

Anaacutelisis de la Respuesta Teniendo en cuenta lo manifestado por la entidadmediante oficio radicado nuacutemero 2015EE5344 del21 de mayo de 2015 en relacioacutencon Ia diferencia presentada entre los kit noche registrados en Ios Formatos F-05Registro de Poblacioacuten Afectada (Elaborados por la Secretaria Distrital de Integracioacuten Social)

bull y los entregados por ellDIGER (Formato Entrega Masiva Cliente Externo) y al revisar los documentos soportes entregados por la entidad se retira la incidencia fiscal yse constituye como hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria se

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daraacute traslado a la Personeriacutea de Bogotaacute para lo de su competencia y deberaacute formarparte del Plan de Mejoramiento a suscribirse

Lo anterior por cuanto en la revisioacuten de los documentos soportes anexos a larespuesta al informe preliminar se establecioacute que ellDIGER realizoacute entrega de1975 kits noche durante el periodo 22 de marzo y 29 de abril de 2015 en los datosentregados por el Centro Reserva se indicoacute que la entrega correspondioacute a 1942kits noche al verificar los soportes entregados (acta de visita de contml fiscal del11-05-15) los kits relacionados fueron 1741 Esto demuestra una incoherencia enla informacioacuten que maneja la entidad al reportar tres datos diferentes

En el siguiente cuadro se muestran los valores mencionados

CUADRO NO 7RELACiOacuteN KITS NOCHEDETALLE No KITS

Saldo a 5 de mayo 562

Saldo a 25 de mayo 542

Ayudas entregadas de 4 al 25 de mayo 20Kits verificados en los soportes entregados el11 de mayo de 2015 (acta 1741visita control Fiscal) I

Kits verificados en los soportes entregados el 22 de mayo de 2015 1975I (reSDuestainforme oreliminarl

Fuente Informaclon suministrada por ellD1GER

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ANEXO No 1CUADRO DE TIPIFICACiOacuteN DE HALLAZGOS

TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD VALOR REFERENCIACIOacuteN- (En pesos)

1 ADMINISTRATVOS 2 NA 3132

2 DISCIPLINARIOS 1 NA 32

3 PENALES O NA-

4 FISCALES O NA

NA No aplica

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ANEXO No 2REGISTRO FOTOGRAacuteFICO

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- -

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~(j - -r

3~l~~~_=_~~ Frazadas evidenciadas en el Centro de Reserva del

IDIGER

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-

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-

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bull-

  • 00000001
  • 00000002
  • 00000003
  • 00000004
  • 00000005
  • 00000006
  • 00000007
  • 00000008
  • 00000009
  • 00000010
  • 00000011
  • 00000012
  • 00000013
  • 00000014
  • 00000015
  • 00000016
Page 8: CONTRALORÍA · adelantada, conceptúa .que la.gestión en el Subdirección de Resiliencia y Coordinación de Emergencias y en el Área de Centro de Reserva del Instituto Distrital

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3 RESULTADOS OBTENIDOS

La evaluacioacuten de la informacioacuten inicioacute con la revisioacuten y anaacutelisis de los contratos de compraventa No 127 suscrito el 27 de marzo de 2015 celebrado entre ellDIGERy la firma ESPUMLANDIA con el objeto deacute Adquirir ayudas humanitarias para atencioacutende eventos y emergencias por valor de $61705239 Y el No No 132 del 1 de abrilde 2015 por valor de $128209002

En la minuta del contrato No 127 se evidenciaron los Informes Opeacuteracionales deEventos SIRE 2967682 Proceso de remocioacuten en masa barrio San Bias-Localidadde San Cristoacutebal el21 y 22 de marzo de 2015 Informe Operacional granizado enla Localidad de Antonio Narintildeo eventos SIRE 2971373 y 2972385 cOn afectacioacutensobre la poblacioacuten y sin posibilidades de expansioacuten o generacioacuten de riesgosconexos (22 de marzo de 2015) los cuales fueron elaborados por el personal deCoordinacioacuten de Respuesta de la Subdireccioacuten de Resiliencia y Coordinacioacuten deEmergencias

Los kits noche contratados corresponden a

CUADRO NO1KITS NOCHE CONTRATO No 127

ITEM CANTIDADColchonetas 500Frazadas 500Almohadas 500

Fuente Contraacuteto No 127 de127 de marzo de 2015

Asiacute mismo en eacutel contrato de compraventa No 132 se observoacute que se cuenta conIos Informes Operacionales Granizada en la Localidad de Ciudad Boliacutevaridentificacioacuten del evento SIRE 2990447 y Granizada Localidad de Usaqueacuten SIRE2990636 se anexoacute registro fotograacutefico Las ayudas humanitarias adquiridas a traveacutesde este contrato corresponden a

CUADRO No 2KITS NOCHE CONTRATO No 132

ITEM CANTIDADColchonetas 1154Frazadas 1154

Fuente Contrato No 132 del1 de abril de 2015

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Por un control fiscal efectivo y transparente

El dia 7 de mayo de 2015 se adelantoacute visita administrativa al Centro de Reservadel IDIGER con el fin de verificar los inventarios de kits noche que se encuentrandisponibles para atender eventuales emergencias adquiridos a traveacutes de loscontratos de compraventa 127 y 132 de 2015 de lo cual se deja registro fotograacutefico(Anexo No 2) Asi mismo se solicitaron los inventarios de kits noche con quecontaba la entidad a 28 de febrero de 2015 La informacioacuten solicitada fue remitidaen cuadro Excel el diacutea 7de mayo de 2015 y se relaciona en el siguiente cuadro

CUADRO NO 3AYUDAS HUMANITARIS ADQUIRIDAS Y ENTREGADAS

DESCRIPCiOacuteN COLCHONETAS FRAZADAS ALMOHADASSALDO A MARZO 21 DE 2015 850 857 853KITS NOCHE ENTREGADOS DEL 22 A 27 DE MARZO DE 2015 842 842 842SALDO EN EL CENTRO DE RESERVA A MARZO 27 2015 8 15 11CONTRATO 127 DE MARZO 27 DE 2015 (RECIBIDOS DEL 28 DE 500 500 500MARZO AL 2 DE ABRIL)NUEVO SALDO DESPUES DE CONTRATO 127 2015 508 515 511KITS NOCHE ENTREGADOS DEL 28 AL 31 DE MARZO 435 435 435SALDO A MARZO 31 DE 2015 73 80 76CONTRATO 132 DE ABRIL 1 DE 2015 (RECIBIDOS DEL 2AL 10 DE 1154 1154 oABRIl) NUEVO SALDO DESPUES DE CONTRAT0132 2015 1227 1234 76KITS NOCHE ENTREGADOS DEL 1 AL 30 DE ABRIL 2015 665 665 76SALDO CENTRO DE RESERVA A MAYO 5 2015 562 569 oFuente Informacioacuten suministrada por eIIDIGER-08-05-15

En lo relacionado con la solicitud del Registro de Poblacioacuten Afectada (censo) querealizoacute la Secretaria Distrital de Integracioacuten Social y que debioacute entregar al IDIGERpara que adelantara la entrega de las ayudas humanitarias en especie a la poblacioacutenafectada la entidad solicitoacute dos (2) dias de plazo para hacer la entrega de estainformacioacuten como quiera que no contaba con estos registros y se hacia necesariosolicitarlos a la Secretariacutea Distrital de Integracioacuten Social-SDIS El IDIGER allega al equipo auditor lo anterior el dia 11 de mayo del antildeo en curso en las horas de latarde

El equipo auditor procedioacute a realizar el cruce de datos esto es infomiacioacutenregistrada en el Formatos F-05 Registro de Poblacioacuten Afectada (censo) frente a losFormatos denominados Entrega Masiva de Cliente Externo elaborados por elIDIGER Ello con el fih de verificar la entrega de las ayudas humanitarias en especierepresentadas en kit noche observaacutendo~e que realizoacute entrega de 1741 kits nochea las personas damnificadas de las localidades antes citadas

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31 HALLAZGO ADMINISTRATIVO ANTE LA CARENCIA DE DOCUMENTOSSOPORTES QUE SIRVIERON DE BASE PARA LA COORDINACIOacuteN DE LAAsisTENCIA TEacuteCNICA HUMANITARIA Y LOGiacuteSTICA PARA ATENDER ALA POBLACIOacuteN AFECTADA POR LAS EMERGENCIAS PRESENTADAS ENEL MES DE MARZO DE 2015

El dia 5 de mayo del presente antildeo el equipo auditor solicitoacute a la entidad la relacioacutende inventarios de los kits noche con que contaba la entidad a 28 de febrero de 2015

las entregas realizadas y saldos despueacutes de las mismas informacioacuten que fueremitida en forma general es decir el inventario de todos los elementos que seencontraban en el Centro de Reserva tenieacutendose que ampliar los teacuterminos para laentrega de la informacioacuten De otra parte en el acta de visita administrativa que seadelantoacute el dia 7 de mayo de 2015 se solicitoacute al IDIGER que facilitara al equipoauditor el Registro de Afectacioacuten (censo) levantado por la Secretaria Distritai deIntegracioacuten Social informacioacuten con la que la entidad auditada no contaba Elloocasionoacute peacuterdida de tiempo y desgaste no solo para el equipo auditor sino tambieacutenpara la entidad auditada dado el volumen de la informacioacuten para preparar y revisar

r

Este hecho se genera por la ausencia de controles por parte de las aacutereas que tienena su cargo la atencioacuten oportuna de las emergencias presentadas lo que no permitecontar con informacioacuten actualizada que da cuenta del cumplimiento de la gestioacuten

Lo indicado incumplen los literales a) e) y f) del artiacuteculo segundo de la Ley 87 de1993 () acerca de proteger los recursos de la organizacioacuten buscando su adecuadaadministracioacuten ante posibles riesgos que los afecten asegurar la oportunidad y con fiabilidadde la informacioacuten y sus registros y definir y aplicar medidas para prevenir los riesgosdetectar y corregir las desviaciones que se presentan en la organizacioacuten y que puedenafectar el logro de sus objetivos

Anaacutelisis de la Respuesta En el momento de realizar la Visita de Control Fiscal (07-05-15) la entidad no contaba con los Formatos F-5 Registro de PoblacioacutenAfectada (censo) elaborado por la Secretaria Distrital de Integracioacuten Social loscuales se constituyen en la base para realizar la entrega de los kits noche a lapoblacioacuten afectada por parte del IDIGER Razoacuten por la cual se hiacutezo necesariosuspender el acta de visita de control fiscal y otorgar dos (2) diacuteas de plazoa laentidad para solicitar la informacioacuten requerida por el equipo auditor ante la SOISPor lo tanto la observacioacuten formulada se ratifica y se constituye como hallazgoadministrativo y deberaacute formar parte del Plan de Mejoramiento a suscribirse

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32 HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIADISCIPLINARIA POR CUANTO LA INFORMACiOacuteN REPORTADA EN LASCARPETAS ASISTENCIA HUMANITARIA-CLIENTE EXTERNO-CENTRO DERIESGOS CORRESPONDIENTE A LOS MESES DE MARZO Y ABRIL DE2015 NO COINCIDE CON LA ENTREGADA DEL DiacuteA 11 DE MAYO DE 2015

En el desarrollo de la Visita de Control Fiscal el Centro Estrateacutegico de Reserva delIDIGER entregoacute al equipo auditor los Formatos denominados ASISTENCIAHUMANITARIA-ENTREGAS MASIVAS CLIENTE EXTERNO correspondientes alos meses de marzo y abril de 2015 Luego fueron allegados los anexos remitidospor la Secretariacutea Distrital de Integracioacuten Social (F-05 Registro de PoblacioacutenAfectada) con los cuales el IDIGER soporta la entrega de las ayudas

En el siguiente cuadro se detalla la existencia de kits noche disponibles en el Centrode Reserva del IDIGER asiacute como los que se adquirieron posteriormente mediantelos contratos 127 y 132 de 2015

CUADRO NO4KITS NOCHE DISPONIBLES Y ADQUIRIDOS

DESCRIPCION No KITSKits disnonibles antes de la emernencia 850Kits adouiridos mediante el contrato 127 de marzo 27 de 2015 500Kits adauiridos mediante el contrato 132 de abril 1 de 2015 1154TOTAL 2504

Fuente Informacioacuten suministrada por ellDIGER-OB-05-15

Las entregas registradas por el Centro de Reserva del IDIGER durante laemergencia se muestran en el siguiente cuadro

CUADRO NO 5KITS NOCHE ENTREGADOS DURANTE LA EMERGENCIA

DESCRIPCION No KITSKits noche entreoados dei 22 a 27 de marzo de 2015 842Kits noche entrenados del 28 al 31 de marzo 435Kits noche entreaados del 1 ai 30 de abril 2015 665TOTAL 1942Fuente Informacioacuten suministrada poreIIDIGER-08-05-15

Al cotejar la informacioacuten mencionada anteriormente (Cuadros 4 y 5) con lossoportes de entrega allegados al equi~o auditor se evidencioacute que el Centro de

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Reserva informa la entrega de 1942 Kits noche Sin embargo en los formatosEntrega Masiva Cliente Externo (Elaborados por el IDIGER) y F-05 Registro dePoblacioacuten Afectada (Elaborados por la Secretariacutea Distrital de Integracioacuten Social) seevidencioacute la entrega de 1741 kits noche presentaacutendose una diferencia de 201 kitsnoche

Teniendoen cuenta los valores unitarios de los elementos que conforman el kitnoche (Colchoneta Frazadaacute y Almohada) presentados en el contrato Nq 127 de2015 se establecioacute el costo de los 201 kiacutets noche faltantes el cual asciende a$2444169648 En el siguiente cuadro se muestra el caacutelculo del valor de los 201kits noche faltantes

CUADRONO6CAacuteLCULO VALOR KITS NOCHE FAL TANTES

ELEMENTO VALOR

Colchoneta $ 9070040Frazada $ 2039976Almohada Siliconada $ 1050032Valor Unitario Kit Noche $ 12160048Valor Total de los 201 Kits Noche Faltantes $ 2444169648Fuente Informacioacuten tomada del Contrao de Compraventa No 127 de 2015

Con base en los hechos relacionados se constituyoacute un posible detrimento alPatrimonio del Distrito Capital en la suma de $2444169648 con lo cual seevidencioacute el incumplimiento al articulo 1deg Y2deg del literal j) del articulo 4 o de la Ley 87de 1993 Asiacute mismo se estaacute trasgrediendo la Ley 734 de 2002 y los articulas 3deg y6deg de la Ley 610 de 2000

Este hecho se genera por la ausencia de controles por parte de las aacutereasinvolucradas en el manejo de los inventarios

Anaacutelisis de la Respuesta Teniendo en cuenta lo manifestado por la entidadmediante oficio radicado nuacutemero 2015EE5344 del21 de mayo de 2015 en relacioacutencon Ia diferencia presentada entre los kit noche registrados en Ios Formatos F-05Registro de Poblacioacuten Afectada (Elaborados por la Secretaria Distrital de Integracioacuten Social)

bull y los entregados por ellDIGER (Formato Entrega Masiva Cliente Externo) y al revisar los documentos soportes entregados por la entidad se retira la incidencia fiscal yse constituye como hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria se

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oCONTRALORIacuteA

DE BOGOTAacute Oe

Por un control fiscal efectivo y transparente

daraacute traslado a la Personeriacutea de Bogotaacute para lo de su competencia y deberaacute formarparte del Plan de Mejoramiento a suscribirse

Lo anterior por cuanto en la revisioacuten de los documentos soportes anexos a larespuesta al informe preliminar se establecioacute que ellDIGER realizoacute entrega de1975 kits noche durante el periodo 22 de marzo y 29 de abril de 2015 en los datosentregados por el Centro Reserva se indicoacute que la entrega correspondioacute a 1942kits noche al verificar los soportes entregados (acta de visita de contml fiscal del11-05-15) los kits relacionados fueron 1741 Esto demuestra una incoherencia enla informacioacuten que maneja la entidad al reportar tres datos diferentes

En el siguiente cuadro se muestran los valores mencionados

CUADRO NO 7RELACiOacuteN KITS NOCHEDETALLE No KITS

Saldo a 5 de mayo 562

Saldo a 25 de mayo 542

Ayudas entregadas de 4 al 25 de mayo 20Kits verificados en los soportes entregados el11 de mayo de 2015 (acta 1741visita control Fiscal) I

Kits verificados en los soportes entregados el 22 de mayo de 2015 1975I (reSDuestainforme oreliminarl

Fuente Informaclon suministrada por ellD1GER

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oCONTRALORIacuteA

DE BOGOTAacute DC

Por un control fiscal efectivo y transparente

ANEXO No 1CUADRO DE TIPIFICACiOacuteN DE HALLAZGOS

TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD VALOR REFERENCIACIOacuteN- (En pesos)

1 ADMINISTRATVOS 2 NA 3132

2 DISCIPLINARIOS 1 NA 32

3 PENALES O NA-

4 FISCALES O NA

NA No aplica

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oCONTRALORIacuteA

DE BOGOTAacute De

Por un control fiscal efectivo y transparente

ANEXO No 2REGISTRO FOTOGRAacuteFICO

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3~l~~~_=_~~ Frazadas evidenciadas en el Centro de Reserva del

IDIGER

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  • 00000001
  • 00000002
  • 00000003
  • 00000004
  • 00000005
  • 00000006
  • 00000007
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  • 00000009
  • 00000010
  • 00000011
  • 00000012
  • 00000013
  • 00000014
  • 00000015
  • 00000016
Page 9: CONTRALORÍA · adelantada, conceptúa .que la.gestión en el Subdirección de Resiliencia y Coordinación de Emergencias y en el Área de Centro de Reserva del Instituto Distrital

f

o~o

CONTRALORIacuteADE BOGOTAacute Oe

Por un control fiscal efectivo y transparente

El dia 7 de mayo de 2015 se adelantoacute visita administrativa al Centro de Reservadel IDIGER con el fin de verificar los inventarios de kits noche que se encuentrandisponibles para atender eventuales emergencias adquiridos a traveacutes de loscontratos de compraventa 127 y 132 de 2015 de lo cual se deja registro fotograacutefico(Anexo No 2) Asi mismo se solicitaron los inventarios de kits noche con quecontaba la entidad a 28 de febrero de 2015 La informacioacuten solicitada fue remitidaen cuadro Excel el diacutea 7de mayo de 2015 y se relaciona en el siguiente cuadro

CUADRO NO 3AYUDAS HUMANITARIS ADQUIRIDAS Y ENTREGADAS

DESCRIPCiOacuteN COLCHONETAS FRAZADAS ALMOHADASSALDO A MARZO 21 DE 2015 850 857 853KITS NOCHE ENTREGADOS DEL 22 A 27 DE MARZO DE 2015 842 842 842SALDO EN EL CENTRO DE RESERVA A MARZO 27 2015 8 15 11CONTRATO 127 DE MARZO 27 DE 2015 (RECIBIDOS DEL 28 DE 500 500 500MARZO AL 2 DE ABRIL)NUEVO SALDO DESPUES DE CONTRATO 127 2015 508 515 511KITS NOCHE ENTREGADOS DEL 28 AL 31 DE MARZO 435 435 435SALDO A MARZO 31 DE 2015 73 80 76CONTRATO 132 DE ABRIL 1 DE 2015 (RECIBIDOS DEL 2AL 10 DE 1154 1154 oABRIl) NUEVO SALDO DESPUES DE CONTRAT0132 2015 1227 1234 76KITS NOCHE ENTREGADOS DEL 1 AL 30 DE ABRIL 2015 665 665 76SALDO CENTRO DE RESERVA A MAYO 5 2015 562 569 oFuente Informacioacuten suministrada por eIIDIGER-08-05-15

En lo relacionado con la solicitud del Registro de Poblacioacuten Afectada (censo) querealizoacute la Secretaria Distrital de Integracioacuten Social y que debioacute entregar al IDIGERpara que adelantara la entrega de las ayudas humanitarias en especie a la poblacioacutenafectada la entidad solicitoacute dos (2) dias de plazo para hacer la entrega de estainformacioacuten como quiera que no contaba con estos registros y se hacia necesariosolicitarlos a la Secretariacutea Distrital de Integracioacuten Social-SDIS El IDIGER allega al equipo auditor lo anterior el dia 11 de mayo del antildeo en curso en las horas de latarde

El equipo auditor procedioacute a realizar el cruce de datos esto es infomiacioacutenregistrada en el Formatos F-05 Registro de Poblacioacuten Afectada (censo) frente a losFormatos denominados Entrega Masiva de Cliente Externo elaborados por elIDIGER Ello con el fih de verificar la entrega de las ayudas humanitarias en especierepresentadas en kit noche observaacutendo~e que realizoacute entrega de 1741 kits nochea las personas damnificadas de las localidades antes citadas

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oCONTRALORIacuteA

DE BOGOTAacute DC

Por un control fiscal efectivo y transparente I

31 HALLAZGO ADMINISTRATIVO ANTE LA CARENCIA DE DOCUMENTOSSOPORTES QUE SIRVIERON DE BASE PARA LA COORDINACIOacuteN DE LAAsisTENCIA TEacuteCNICA HUMANITARIA Y LOGiacuteSTICA PARA ATENDER ALA POBLACIOacuteN AFECTADA POR LAS EMERGENCIAS PRESENTADAS ENEL MES DE MARZO DE 2015

El dia 5 de mayo del presente antildeo el equipo auditor solicitoacute a la entidad la relacioacutende inventarios de los kits noche con que contaba la entidad a 28 de febrero de 2015

las entregas realizadas y saldos despueacutes de las mismas informacioacuten que fueremitida en forma general es decir el inventario de todos los elementos que seencontraban en el Centro de Reserva tenieacutendose que ampliar los teacuterminos para laentrega de la informacioacuten De otra parte en el acta de visita administrativa que seadelantoacute el dia 7 de mayo de 2015 se solicitoacute al IDIGER que facilitara al equipoauditor el Registro de Afectacioacuten (censo) levantado por la Secretaria Distritai deIntegracioacuten Social informacioacuten con la que la entidad auditada no contaba Elloocasionoacute peacuterdida de tiempo y desgaste no solo para el equipo auditor sino tambieacutenpara la entidad auditada dado el volumen de la informacioacuten para preparar y revisar

r

Este hecho se genera por la ausencia de controles por parte de las aacutereas que tienena su cargo la atencioacuten oportuna de las emergencias presentadas lo que no permitecontar con informacioacuten actualizada que da cuenta del cumplimiento de la gestioacuten

Lo indicado incumplen los literales a) e) y f) del artiacuteculo segundo de la Ley 87 de1993 () acerca de proteger los recursos de la organizacioacuten buscando su adecuadaadministracioacuten ante posibles riesgos que los afecten asegurar la oportunidad y con fiabilidadde la informacioacuten y sus registros y definir y aplicar medidas para prevenir los riesgosdetectar y corregir las desviaciones que se presentan en la organizacioacuten y que puedenafectar el logro de sus objetivos

Anaacutelisis de la Respuesta En el momento de realizar la Visita de Control Fiscal (07-05-15) la entidad no contaba con los Formatos F-5 Registro de PoblacioacutenAfectada (censo) elaborado por la Secretaria Distrital de Integracioacuten Social loscuales se constituyen en la base para realizar la entrega de los kits noche a lapoblacioacuten afectada por parte del IDIGER Razoacuten por la cual se hiacutezo necesariosuspender el acta de visita de control fiscal y otorgar dos (2) diacuteas de plazoa laentidad para solicitar la informacioacuten requerida por el equipo auditor ante la SOISPor lo tanto la observacioacuten formulada se ratifica y se constituye como hallazgoadministrativo y deberaacute formar parte del Plan de Mejoramiento a suscribirse

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oCONTRALORIacuteA DE BOGOTAacute Oe

Por un control fiscal efectivo y transparente

32 HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIADISCIPLINARIA POR CUANTO LA INFORMACiOacuteN REPORTADA EN LASCARPETAS ASISTENCIA HUMANITARIA-CLIENTE EXTERNO-CENTRO DERIESGOS CORRESPONDIENTE A LOS MESES DE MARZO Y ABRIL DE2015 NO COINCIDE CON LA ENTREGADA DEL DiacuteA 11 DE MAYO DE 2015

En el desarrollo de la Visita de Control Fiscal el Centro Estrateacutegico de Reserva delIDIGER entregoacute al equipo auditor los Formatos denominados ASISTENCIAHUMANITARIA-ENTREGAS MASIVAS CLIENTE EXTERNO correspondientes alos meses de marzo y abril de 2015 Luego fueron allegados los anexos remitidospor la Secretariacutea Distrital de Integracioacuten Social (F-05 Registro de PoblacioacutenAfectada) con los cuales el IDIGER soporta la entrega de las ayudas

En el siguiente cuadro se detalla la existencia de kits noche disponibles en el Centrode Reserva del IDIGER asiacute como los que se adquirieron posteriormente mediantelos contratos 127 y 132 de 2015

CUADRO NO4KITS NOCHE DISPONIBLES Y ADQUIRIDOS

DESCRIPCION No KITSKits disnonibles antes de la emernencia 850Kits adouiridos mediante el contrato 127 de marzo 27 de 2015 500Kits adauiridos mediante el contrato 132 de abril 1 de 2015 1154TOTAL 2504

Fuente Informacioacuten suministrada por ellDIGER-OB-05-15

Las entregas registradas por el Centro de Reserva del IDIGER durante laemergencia se muestran en el siguiente cuadro

CUADRO NO 5KITS NOCHE ENTREGADOS DURANTE LA EMERGENCIA

DESCRIPCION No KITSKits noche entreoados dei 22 a 27 de marzo de 2015 842Kits noche entrenados del 28 al 31 de marzo 435Kits noche entreaados del 1 ai 30 de abril 2015 665TOTAL 1942Fuente Informacioacuten suministrada poreIIDIGER-08-05-15

Al cotejar la informacioacuten mencionada anteriormente (Cuadros 4 y 5) con lossoportes de entrega allegados al equi~o auditor se evidencioacute que el Centro de

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bullCONTRALORiacuteA----__-DE BOGOTAacute Oe

Por un control fiscal efectivo Ji transparente

Reserva informa la entrega de 1942 Kits noche Sin embargo en los formatosEntrega Masiva Cliente Externo (Elaborados por el IDIGER) y F-05 Registro dePoblacioacuten Afectada (Elaborados por la Secretariacutea Distrital de Integracioacuten Social) seevidencioacute la entrega de 1741 kits noche presentaacutendose una diferencia de 201 kitsnoche

Teniendoen cuenta los valores unitarios de los elementos que conforman el kitnoche (Colchoneta Frazadaacute y Almohada) presentados en el contrato Nq 127 de2015 se establecioacute el costo de los 201 kiacutets noche faltantes el cual asciende a$2444169648 En el siguiente cuadro se muestra el caacutelculo del valor de los 201kits noche faltantes

CUADRONO6CAacuteLCULO VALOR KITS NOCHE FAL TANTES

ELEMENTO VALOR

Colchoneta $ 9070040Frazada $ 2039976Almohada Siliconada $ 1050032Valor Unitario Kit Noche $ 12160048Valor Total de los 201 Kits Noche Faltantes $ 2444169648Fuente Informacioacuten tomada del Contrao de Compraventa No 127 de 2015

Con base en los hechos relacionados se constituyoacute un posible detrimento alPatrimonio del Distrito Capital en la suma de $2444169648 con lo cual seevidencioacute el incumplimiento al articulo 1deg Y2deg del literal j) del articulo 4 o de la Ley 87de 1993 Asiacute mismo se estaacute trasgrediendo la Ley 734 de 2002 y los articulas 3deg y6deg de la Ley 610 de 2000

Este hecho se genera por la ausencia de controles por parte de las aacutereasinvolucradas en el manejo de los inventarios

Anaacutelisis de la Respuesta Teniendo en cuenta lo manifestado por la entidadmediante oficio radicado nuacutemero 2015EE5344 del21 de mayo de 2015 en relacioacutencon Ia diferencia presentada entre los kit noche registrados en Ios Formatos F-05Registro de Poblacioacuten Afectada (Elaborados por la Secretaria Distrital de Integracioacuten Social)

bull y los entregados por ellDIGER (Formato Entrega Masiva Cliente Externo) y al revisar los documentos soportes entregados por la entidad se retira la incidencia fiscal yse constituye como hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria se

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DE BOGOTAacute Oe

Por un control fiscal efectivo y transparente

daraacute traslado a la Personeriacutea de Bogotaacute para lo de su competencia y deberaacute formarparte del Plan de Mejoramiento a suscribirse

Lo anterior por cuanto en la revisioacuten de los documentos soportes anexos a larespuesta al informe preliminar se establecioacute que ellDIGER realizoacute entrega de1975 kits noche durante el periodo 22 de marzo y 29 de abril de 2015 en los datosentregados por el Centro Reserva se indicoacute que la entrega correspondioacute a 1942kits noche al verificar los soportes entregados (acta de visita de contml fiscal del11-05-15) los kits relacionados fueron 1741 Esto demuestra una incoherencia enla informacioacuten que maneja la entidad al reportar tres datos diferentes

En el siguiente cuadro se muestran los valores mencionados

CUADRO NO 7RELACiOacuteN KITS NOCHEDETALLE No KITS

Saldo a 5 de mayo 562

Saldo a 25 de mayo 542

Ayudas entregadas de 4 al 25 de mayo 20Kits verificados en los soportes entregados el11 de mayo de 2015 (acta 1741visita control Fiscal) I

Kits verificados en los soportes entregados el 22 de mayo de 2015 1975I (reSDuestainforme oreliminarl

Fuente Informaclon suministrada por ellD1GER

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I

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DE BOGOTAacute DC

Por un control fiscal efectivo y transparente

ANEXO No 1CUADRO DE TIPIFICACiOacuteN DE HALLAZGOS

TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD VALOR REFERENCIACIOacuteN- (En pesos)

1 ADMINISTRATVOS 2 NA 3132

2 DISCIPLINARIOS 1 NA 32

3 PENALES O NA-

4 FISCALES O NA

NA No aplica

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oCONTRALORIacuteA

DE BOGOTAacute De

Por un control fiscal efectivo y transparente

ANEXO No 2REGISTRO FOTOGRAacuteFICO

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3~l~~~_=_~~ Frazadas evidenciadas en el Centro de Reserva del

IDIGER

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oCONTRALORIacuteA

DE BOGOTAacute DC

Por un control fiscal efectivo y transparente I

31 HALLAZGO ADMINISTRATIVO ANTE LA CARENCIA DE DOCUMENTOSSOPORTES QUE SIRVIERON DE BASE PARA LA COORDINACIOacuteN DE LAAsisTENCIA TEacuteCNICA HUMANITARIA Y LOGiacuteSTICA PARA ATENDER ALA POBLACIOacuteN AFECTADA POR LAS EMERGENCIAS PRESENTADAS ENEL MES DE MARZO DE 2015

El dia 5 de mayo del presente antildeo el equipo auditor solicitoacute a la entidad la relacioacutende inventarios de los kits noche con que contaba la entidad a 28 de febrero de 2015

las entregas realizadas y saldos despueacutes de las mismas informacioacuten que fueremitida en forma general es decir el inventario de todos los elementos que seencontraban en el Centro de Reserva tenieacutendose que ampliar los teacuterminos para laentrega de la informacioacuten De otra parte en el acta de visita administrativa que seadelantoacute el dia 7 de mayo de 2015 se solicitoacute al IDIGER que facilitara al equipoauditor el Registro de Afectacioacuten (censo) levantado por la Secretaria Distritai deIntegracioacuten Social informacioacuten con la que la entidad auditada no contaba Elloocasionoacute peacuterdida de tiempo y desgaste no solo para el equipo auditor sino tambieacutenpara la entidad auditada dado el volumen de la informacioacuten para preparar y revisar

r

Este hecho se genera por la ausencia de controles por parte de las aacutereas que tienena su cargo la atencioacuten oportuna de las emergencias presentadas lo que no permitecontar con informacioacuten actualizada que da cuenta del cumplimiento de la gestioacuten

Lo indicado incumplen los literales a) e) y f) del artiacuteculo segundo de la Ley 87 de1993 () acerca de proteger los recursos de la organizacioacuten buscando su adecuadaadministracioacuten ante posibles riesgos que los afecten asegurar la oportunidad y con fiabilidadde la informacioacuten y sus registros y definir y aplicar medidas para prevenir los riesgosdetectar y corregir las desviaciones que se presentan en la organizacioacuten y que puedenafectar el logro de sus objetivos

Anaacutelisis de la Respuesta En el momento de realizar la Visita de Control Fiscal (07-05-15) la entidad no contaba con los Formatos F-5 Registro de PoblacioacutenAfectada (censo) elaborado por la Secretaria Distrital de Integracioacuten Social loscuales se constituyen en la base para realizar la entrega de los kits noche a lapoblacioacuten afectada por parte del IDIGER Razoacuten por la cual se hiacutezo necesariosuspender el acta de visita de control fiscal y otorgar dos (2) diacuteas de plazoa laentidad para solicitar la informacioacuten requerida por el equipo auditor ante la SOISPor lo tanto la observacioacuten formulada se ratifica y se constituye como hallazgoadministrativo y deberaacute formar parte del Plan de Mejoramiento a suscribirse

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Por un control fiscal efectivo y transparente

32 HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIADISCIPLINARIA POR CUANTO LA INFORMACiOacuteN REPORTADA EN LASCARPETAS ASISTENCIA HUMANITARIA-CLIENTE EXTERNO-CENTRO DERIESGOS CORRESPONDIENTE A LOS MESES DE MARZO Y ABRIL DE2015 NO COINCIDE CON LA ENTREGADA DEL DiacuteA 11 DE MAYO DE 2015

En el desarrollo de la Visita de Control Fiscal el Centro Estrateacutegico de Reserva delIDIGER entregoacute al equipo auditor los Formatos denominados ASISTENCIAHUMANITARIA-ENTREGAS MASIVAS CLIENTE EXTERNO correspondientes alos meses de marzo y abril de 2015 Luego fueron allegados los anexos remitidospor la Secretariacutea Distrital de Integracioacuten Social (F-05 Registro de PoblacioacutenAfectada) con los cuales el IDIGER soporta la entrega de las ayudas

En el siguiente cuadro se detalla la existencia de kits noche disponibles en el Centrode Reserva del IDIGER asiacute como los que se adquirieron posteriormente mediantelos contratos 127 y 132 de 2015

CUADRO NO4KITS NOCHE DISPONIBLES Y ADQUIRIDOS

DESCRIPCION No KITSKits disnonibles antes de la emernencia 850Kits adouiridos mediante el contrato 127 de marzo 27 de 2015 500Kits adauiridos mediante el contrato 132 de abril 1 de 2015 1154TOTAL 2504

Fuente Informacioacuten suministrada por ellDIGER-OB-05-15

Las entregas registradas por el Centro de Reserva del IDIGER durante laemergencia se muestran en el siguiente cuadro

CUADRO NO 5KITS NOCHE ENTREGADOS DURANTE LA EMERGENCIA

DESCRIPCION No KITSKits noche entreoados dei 22 a 27 de marzo de 2015 842Kits noche entrenados del 28 al 31 de marzo 435Kits noche entreaados del 1 ai 30 de abril 2015 665TOTAL 1942Fuente Informacioacuten suministrada poreIIDIGER-08-05-15

Al cotejar la informacioacuten mencionada anteriormente (Cuadros 4 y 5) con lossoportes de entrega allegados al equi~o auditor se evidencioacute que el Centro de

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bullCONTRALORiacuteA----__-DE BOGOTAacute Oe

Por un control fiscal efectivo Ji transparente

Reserva informa la entrega de 1942 Kits noche Sin embargo en los formatosEntrega Masiva Cliente Externo (Elaborados por el IDIGER) y F-05 Registro dePoblacioacuten Afectada (Elaborados por la Secretariacutea Distrital de Integracioacuten Social) seevidencioacute la entrega de 1741 kits noche presentaacutendose una diferencia de 201 kitsnoche

Teniendoen cuenta los valores unitarios de los elementos que conforman el kitnoche (Colchoneta Frazadaacute y Almohada) presentados en el contrato Nq 127 de2015 se establecioacute el costo de los 201 kiacutets noche faltantes el cual asciende a$2444169648 En el siguiente cuadro se muestra el caacutelculo del valor de los 201kits noche faltantes

CUADRONO6CAacuteLCULO VALOR KITS NOCHE FAL TANTES

ELEMENTO VALOR

Colchoneta $ 9070040Frazada $ 2039976Almohada Siliconada $ 1050032Valor Unitario Kit Noche $ 12160048Valor Total de los 201 Kits Noche Faltantes $ 2444169648Fuente Informacioacuten tomada del Contrao de Compraventa No 127 de 2015

Con base en los hechos relacionados se constituyoacute un posible detrimento alPatrimonio del Distrito Capital en la suma de $2444169648 con lo cual seevidencioacute el incumplimiento al articulo 1deg Y2deg del literal j) del articulo 4 o de la Ley 87de 1993 Asiacute mismo se estaacute trasgrediendo la Ley 734 de 2002 y los articulas 3deg y6deg de la Ley 610 de 2000

Este hecho se genera por la ausencia de controles por parte de las aacutereasinvolucradas en el manejo de los inventarios

Anaacutelisis de la Respuesta Teniendo en cuenta lo manifestado por la entidadmediante oficio radicado nuacutemero 2015EE5344 del21 de mayo de 2015 en relacioacutencon Ia diferencia presentada entre los kit noche registrados en Ios Formatos F-05Registro de Poblacioacuten Afectada (Elaborados por la Secretaria Distrital de Integracioacuten Social)

bull y los entregados por ellDIGER (Formato Entrega Masiva Cliente Externo) y al revisar los documentos soportes entregados por la entidad se retira la incidencia fiscal yse constituye como hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria se

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oCONTRALORIacuteA

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Por un control fiscal efectivo y transparente

daraacute traslado a la Personeriacutea de Bogotaacute para lo de su competencia y deberaacute formarparte del Plan de Mejoramiento a suscribirse

Lo anterior por cuanto en la revisioacuten de los documentos soportes anexos a larespuesta al informe preliminar se establecioacute que ellDIGER realizoacute entrega de1975 kits noche durante el periodo 22 de marzo y 29 de abril de 2015 en los datosentregados por el Centro Reserva se indicoacute que la entrega correspondioacute a 1942kits noche al verificar los soportes entregados (acta de visita de contml fiscal del11-05-15) los kits relacionados fueron 1741 Esto demuestra una incoherencia enla informacioacuten que maneja la entidad al reportar tres datos diferentes

En el siguiente cuadro se muestran los valores mencionados

CUADRO NO 7RELACiOacuteN KITS NOCHEDETALLE No KITS

Saldo a 5 de mayo 562

Saldo a 25 de mayo 542

Ayudas entregadas de 4 al 25 de mayo 20Kits verificados en los soportes entregados el11 de mayo de 2015 (acta 1741visita control Fiscal) I

Kits verificados en los soportes entregados el 22 de mayo de 2015 1975I (reSDuestainforme oreliminarl

Fuente Informaclon suministrada por ellD1GER

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Por un control fiscal efectivo y transparente

ANEXO No 1CUADRO DE TIPIFICACiOacuteN DE HALLAZGOS

TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD VALOR REFERENCIACIOacuteN- (En pesos)

1 ADMINISTRATVOS 2 NA 3132

2 DISCIPLINARIOS 1 NA 32

3 PENALES O NA-

4 FISCALES O NA

NA No aplica

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oCONTRALORIacuteA

DE BOGOTAacute De

Por un control fiscal efectivo y transparente

ANEXO No 2REGISTRO FOTOGRAacuteFICO

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3~l~~~_=_~~ Frazadas evidenciadas en el Centro de Reserva del

IDIGER

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oCONTRALORIacuteA DE BOGOTAacute Oe

Por un control fiscal efectivo y transparente

32 HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIADISCIPLINARIA POR CUANTO LA INFORMACiOacuteN REPORTADA EN LASCARPETAS ASISTENCIA HUMANITARIA-CLIENTE EXTERNO-CENTRO DERIESGOS CORRESPONDIENTE A LOS MESES DE MARZO Y ABRIL DE2015 NO COINCIDE CON LA ENTREGADA DEL DiacuteA 11 DE MAYO DE 2015

En el desarrollo de la Visita de Control Fiscal el Centro Estrateacutegico de Reserva delIDIGER entregoacute al equipo auditor los Formatos denominados ASISTENCIAHUMANITARIA-ENTREGAS MASIVAS CLIENTE EXTERNO correspondientes alos meses de marzo y abril de 2015 Luego fueron allegados los anexos remitidospor la Secretariacutea Distrital de Integracioacuten Social (F-05 Registro de PoblacioacutenAfectada) con los cuales el IDIGER soporta la entrega de las ayudas

En el siguiente cuadro se detalla la existencia de kits noche disponibles en el Centrode Reserva del IDIGER asiacute como los que se adquirieron posteriormente mediantelos contratos 127 y 132 de 2015

CUADRO NO4KITS NOCHE DISPONIBLES Y ADQUIRIDOS

DESCRIPCION No KITSKits disnonibles antes de la emernencia 850Kits adouiridos mediante el contrato 127 de marzo 27 de 2015 500Kits adauiridos mediante el contrato 132 de abril 1 de 2015 1154TOTAL 2504

Fuente Informacioacuten suministrada por ellDIGER-OB-05-15

Las entregas registradas por el Centro de Reserva del IDIGER durante laemergencia se muestran en el siguiente cuadro

CUADRO NO 5KITS NOCHE ENTREGADOS DURANTE LA EMERGENCIA

DESCRIPCION No KITSKits noche entreoados dei 22 a 27 de marzo de 2015 842Kits noche entrenados del 28 al 31 de marzo 435Kits noche entreaados del 1 ai 30 de abril 2015 665TOTAL 1942Fuente Informacioacuten suministrada poreIIDIGER-08-05-15

Al cotejar la informacioacuten mencionada anteriormente (Cuadros 4 y 5) con lossoportes de entrega allegados al equi~o auditor se evidencioacute que el Centro de

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wwwcontraloriabogota9ovcoCarrera 32 A No 26 A -10

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bullCONTRALORiacuteA----__-DE BOGOTAacute Oe

Por un control fiscal efectivo Ji transparente

Reserva informa la entrega de 1942 Kits noche Sin embargo en los formatosEntrega Masiva Cliente Externo (Elaborados por el IDIGER) y F-05 Registro dePoblacioacuten Afectada (Elaborados por la Secretariacutea Distrital de Integracioacuten Social) seevidencioacute la entrega de 1741 kits noche presentaacutendose una diferencia de 201 kitsnoche

Teniendoen cuenta los valores unitarios de los elementos que conforman el kitnoche (Colchoneta Frazadaacute y Almohada) presentados en el contrato Nq 127 de2015 se establecioacute el costo de los 201 kiacutets noche faltantes el cual asciende a$2444169648 En el siguiente cuadro se muestra el caacutelculo del valor de los 201kits noche faltantes

CUADRONO6CAacuteLCULO VALOR KITS NOCHE FAL TANTES

ELEMENTO VALOR

Colchoneta $ 9070040Frazada $ 2039976Almohada Siliconada $ 1050032Valor Unitario Kit Noche $ 12160048Valor Total de los 201 Kits Noche Faltantes $ 2444169648Fuente Informacioacuten tomada del Contrao de Compraventa No 127 de 2015

Con base en los hechos relacionados se constituyoacute un posible detrimento alPatrimonio del Distrito Capital en la suma de $2444169648 con lo cual seevidencioacute el incumplimiento al articulo 1deg Y2deg del literal j) del articulo 4 o de la Ley 87de 1993 Asiacute mismo se estaacute trasgrediendo la Ley 734 de 2002 y los articulas 3deg y6deg de la Ley 610 de 2000

Este hecho se genera por la ausencia de controles por parte de las aacutereasinvolucradas en el manejo de los inventarios

Anaacutelisis de la Respuesta Teniendo en cuenta lo manifestado por la entidadmediante oficio radicado nuacutemero 2015EE5344 del21 de mayo de 2015 en relacioacutencon Ia diferencia presentada entre los kit noche registrados en Ios Formatos F-05Registro de Poblacioacuten Afectada (Elaborados por la Secretaria Distrital de Integracioacuten Social)

bull y los entregados por ellDIGER (Formato Entrega Masiva Cliente Externo) y al revisar los documentos soportes entregados por la entidad se retira la incidencia fiscal yse constituye como hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria se

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oCONTRALORIacuteA

DE BOGOTAacute Oe

Por un control fiscal efectivo y transparente

daraacute traslado a la Personeriacutea de Bogotaacute para lo de su competencia y deberaacute formarparte del Plan de Mejoramiento a suscribirse

Lo anterior por cuanto en la revisioacuten de los documentos soportes anexos a larespuesta al informe preliminar se establecioacute que ellDIGER realizoacute entrega de1975 kits noche durante el periodo 22 de marzo y 29 de abril de 2015 en los datosentregados por el Centro Reserva se indicoacute que la entrega correspondioacute a 1942kits noche al verificar los soportes entregados (acta de visita de contml fiscal del11-05-15) los kits relacionados fueron 1741 Esto demuestra una incoherencia enla informacioacuten que maneja la entidad al reportar tres datos diferentes

En el siguiente cuadro se muestran los valores mencionados

CUADRO NO 7RELACiOacuteN KITS NOCHEDETALLE No KITS

Saldo a 5 de mayo 562

Saldo a 25 de mayo 542

Ayudas entregadas de 4 al 25 de mayo 20Kits verificados en los soportes entregados el11 de mayo de 2015 (acta 1741visita control Fiscal) I

Kits verificados en los soportes entregados el 22 de mayo de 2015 1975I (reSDuestainforme oreliminarl

Fuente Informaclon suministrada por ellD1GER

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Por un control fiscal efectivo y transparente

ANEXO No 1CUADRO DE TIPIFICACiOacuteN DE HALLAZGOS

TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD VALOR REFERENCIACIOacuteN- (En pesos)

1 ADMINISTRATVOS 2 NA 3132

2 DISCIPLINARIOS 1 NA 32

3 PENALES O NA-

4 FISCALES O NA

NA No aplica

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Coacutedigo Postal 1 1321PBX 3358888

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DE BOGOTAacute De

Por un control fiscal efectivo y transparente

ANEXO No 2REGISTRO FOTOGRAacuteFICO

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bullCONTRALORiacuteA----__-DE BOGOTAacute Oe

Por un control fiscal efectivo Ji transparente

Reserva informa la entrega de 1942 Kits noche Sin embargo en los formatosEntrega Masiva Cliente Externo (Elaborados por el IDIGER) y F-05 Registro dePoblacioacuten Afectada (Elaborados por la Secretariacutea Distrital de Integracioacuten Social) seevidencioacute la entrega de 1741 kits noche presentaacutendose una diferencia de 201 kitsnoche

Teniendoen cuenta los valores unitarios de los elementos que conforman el kitnoche (Colchoneta Frazadaacute y Almohada) presentados en el contrato Nq 127 de2015 se establecioacute el costo de los 201 kiacutets noche faltantes el cual asciende a$2444169648 En el siguiente cuadro se muestra el caacutelculo del valor de los 201kits noche faltantes

CUADRONO6CAacuteLCULO VALOR KITS NOCHE FAL TANTES

ELEMENTO VALOR

Colchoneta $ 9070040Frazada $ 2039976Almohada Siliconada $ 1050032Valor Unitario Kit Noche $ 12160048Valor Total de los 201 Kits Noche Faltantes $ 2444169648Fuente Informacioacuten tomada del Contrao de Compraventa No 127 de 2015

Con base en los hechos relacionados se constituyoacute un posible detrimento alPatrimonio del Distrito Capital en la suma de $2444169648 con lo cual seevidencioacute el incumplimiento al articulo 1deg Y2deg del literal j) del articulo 4 o de la Ley 87de 1993 Asiacute mismo se estaacute trasgrediendo la Ley 734 de 2002 y los articulas 3deg y6deg de la Ley 610 de 2000

Este hecho se genera por la ausencia de controles por parte de las aacutereasinvolucradas en el manejo de los inventarios

Anaacutelisis de la Respuesta Teniendo en cuenta lo manifestado por la entidadmediante oficio radicado nuacutemero 2015EE5344 del21 de mayo de 2015 en relacioacutencon Ia diferencia presentada entre los kit noche registrados en Ios Formatos F-05Registro de Poblacioacuten Afectada (Elaborados por la Secretaria Distrital de Integracioacuten Social)

bull y los entregados por ellDIGER (Formato Entrega Masiva Cliente Externo) y al revisar los documentos soportes entregados por la entidad se retira la incidencia fiscal yse constituye como hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria se

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Por un control fiscal efectivo y transparente

daraacute traslado a la Personeriacutea de Bogotaacute para lo de su competencia y deberaacute formarparte del Plan de Mejoramiento a suscribirse

Lo anterior por cuanto en la revisioacuten de los documentos soportes anexos a larespuesta al informe preliminar se establecioacute que ellDIGER realizoacute entrega de1975 kits noche durante el periodo 22 de marzo y 29 de abril de 2015 en los datosentregados por el Centro Reserva se indicoacute que la entrega correspondioacute a 1942kits noche al verificar los soportes entregados (acta de visita de contml fiscal del11-05-15) los kits relacionados fueron 1741 Esto demuestra una incoherencia enla informacioacuten que maneja la entidad al reportar tres datos diferentes

En el siguiente cuadro se muestran los valores mencionados

CUADRO NO 7RELACiOacuteN KITS NOCHEDETALLE No KITS

Saldo a 5 de mayo 562

Saldo a 25 de mayo 542

Ayudas entregadas de 4 al 25 de mayo 20Kits verificados en los soportes entregados el11 de mayo de 2015 (acta 1741visita control Fiscal) I

Kits verificados en los soportes entregados el 22 de mayo de 2015 1975I (reSDuestainforme oreliminarl

Fuente Informaclon suministrada por ellD1GER

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Por un control fiscal efectivo y transparente

ANEXO No 1CUADRO DE TIPIFICACiOacuteN DE HALLAZGOS

TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD VALOR REFERENCIACIOacuteN- (En pesos)

1 ADMINISTRATVOS 2 NA 3132

2 DISCIPLINARIOS 1 NA 32

3 PENALES O NA-

4 FISCALES O NA

NA No aplica

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Por un control fiscal efectivo y transparente

daraacute traslado a la Personeriacutea de Bogotaacute para lo de su competencia y deberaacute formarparte del Plan de Mejoramiento a suscribirse

Lo anterior por cuanto en la revisioacuten de los documentos soportes anexos a larespuesta al informe preliminar se establecioacute que ellDIGER realizoacute entrega de1975 kits noche durante el periodo 22 de marzo y 29 de abril de 2015 en los datosentregados por el Centro Reserva se indicoacute que la entrega correspondioacute a 1942kits noche al verificar los soportes entregados (acta de visita de contml fiscal del11-05-15) los kits relacionados fueron 1741 Esto demuestra una incoherencia enla informacioacuten que maneja la entidad al reportar tres datos diferentes

En el siguiente cuadro se muestran los valores mencionados

CUADRO NO 7RELACiOacuteN KITS NOCHEDETALLE No KITS

Saldo a 5 de mayo 562

Saldo a 25 de mayo 542

Ayudas entregadas de 4 al 25 de mayo 20Kits verificados en los soportes entregados el11 de mayo de 2015 (acta 1741visita control Fiscal) I

Kits verificados en los soportes entregados el 22 de mayo de 2015 1975I (reSDuestainforme oreliminarl

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Por un control fiscal efectivo y transparente

ANEXO No 1CUADRO DE TIPIFICACiOacuteN DE HALLAZGOS

TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD VALOR REFERENCIACIOacuteN- (En pesos)

1 ADMINISTRATVOS 2 NA 3132

2 DISCIPLINARIOS 1 NA 32

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ANEXO No 1CUADRO DE TIPIFICACiOacuteN DE HALLAZGOS

TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD VALOR REFERENCIACIOacuteN- (En pesos)

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2 DISCIPLINARIOS 1 NA 32

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