contenido - wordpress.com · web viewlas cuentas a cobrar, multiplicadas por 365 días, divididas...

CONTENIDO

Acerca de este libro 1

¿Qué contiene este Libro? 3

Metas 4

PARTE I. Aprender los fundamentos 5Competencia mínima 6La anatomía de un estado de contabilidad 7Como se prepara un estado de contabilidad 8La anatomía de un estado de ganancias y pérdidas 11Glosario de términos

Del estado de contabilidad 12Del estado de ganancias y pérdidas 14

Una vista hacia delante 16

PARTE 2. Uso de las herramientas del oficio 17Comprensión de los índices y porcentajes 18Usando sin temor los índices 20Las reglas básicas para los índices 21Resumen de las herramientas del oficio 22

PARTE 3. Tres clases de Indices 23Introducción a los índices 24Glosario del análisis de los índices 25

Indice 1. Indice de liquidez 27 Indice corriente 29 Movimiento del índice del efectivo 31 Resumen de índices de liquidez 34

Indice 2. Indice de Utilidades 35 Indice de las utilidades netas 37

Indice del rendimiento sobre las ventas 39 Indice del rendimiento sobre la inversión 41Indice de la tasa de rendimiento sobre el activo 43Resumen de los índices de utilidades 4

Indice 3. Indices de eficiencia 45 Indice del período promedio de recaudación 47 Indice del movimiento del inventario 49 Indice de los activos fijos al capital contable 51 Resumen 54

PARTE 4. Como efectuar un análisis del índice 55Introducción 56¿Qué es significativo? 57Cuadro de revisión de los índices 62Una palabra final 65Resumen 66

PARTE 5. Como efectuar un análisis de los gastos 67¿Existe algo bueno en los gastos? 68Que hacer cuando ya no se pueden reducir los gastos 71Resumen 73

PARTE 6. Como controlar sus negocios 75Como proceder 761. Análisis de las tendencias 762. Cuadro de la posición del efectivo 883. Desarrollo de un estado objeto 954. Clasificación de las cuentas a cobrar según su antigüedad 99 Resumen 101

Apéndice 103

ACERCA DE ESTE LIBRO

2

Este libro fue escrito no sólo para los dueños u operadores de negocios, sino también para quienes desean tener un mejor control sobre los negocios que dirigen.

Durante los seminarios de finanzas, los gerentes de negocios pequeños mencionan regularmente sus frustraciones para “poder tomar el lado financiero de sus negocios”. Casi siempre son individuos que han tenido el éxito de establecer un negocio, pero han estado buscando las herramientas financieras que los capaciten para hacerse cargo. Con frecuencia se describe un negocio en términos anatómicos, la gerencia es el cerebro, el mercado son los músculos, y las finanzas son la sangre. Si los aspectos financieros (como por ejemplo, el flujo de efectivo) el cerebro se torna poco comunicativo y los músculos no responden. La comprensión de los fundamentos de las finanzas (incluyendo el control apropiado del efectivo), es esencial para cualquier negocio que quiera sobrevivir y tener éxito.

Comenzar un negocio requiere ideas, confianza en sí mismo y algunos fondos iniciales. Permanecer en el negocio (es decir, tener éxito) necesita una gerencia financiera. Por ejemplo, es esencial saber interpretar un estado de contabilidad, y un estado de ganancias y pérdidas. Estas herramientas financieras le dicen cómo controlar sus negocios y hacer que trabajen en la forma que espera.

Más de la mitad de los negocios nuevos (incluyendo las concesiones), quiebran en cuatro años. Otro treinta por ciento no llega a los diez. Muchos de los sobrevivientes permanecen con vida, pero se estancan sin llegar a alcanzar todo su potencial. Con frecuencia, se cita la falta de capital como razón para la quiebra del negocio. Esa razón es cierta también en negocios que tenían posibilidades de éxito y que no tenían problemas en encontrar clientes irónicamente, el éxito rápido, pero sin control, ha causado la quiebra de miles de negocios porque sus dueños o gerentes no estaban al tanto de las razones financieras detrás del éxito y ciegamente, se extendieron más de lo debido.

Las informaciones financieras y técnicas presentadas en este libro pueden ayudar a las personas en los negocios pequeños a comprender qué está sucediendo, qué hacer y cuando hacerlo para hacer que las cosas sucedan de la manera que ellos desean que sucedan.

ACERCA DE ESTE LIBRO (continuación)

3

Usted verá estrategias y herramientas analíticas sencillas que lo ayudarán.

1. Descubra cómo marcha su negocio en comparación con otros similares.

2. Determine financieramente si estás progresando cada trimestre o cada año, y comprenda por qué.

3. Desarrolle un plan financiero para el futuro.

Este es un manual de referencia. No es necesario memorizar su contenido. El mayor

énfasis debe dársele a pensar en su negocio, según desarrolla y compara los índices.

La disposición de los índices, página a página (y de otras herramientas), le permitirá

a aquellas que son importantes para su negocio en el momento en que las necesite.

No es nuestra intención que todos los índices y técnicas se usen cada vez que usted

compruebe la situación de su negocio o desee determinar una estrategia futura, pero

debe estar al tanto de aquellas que son las más aplicables a su situación.

Se les presentarán once índices que son norma. Por regla general, algunos tendrán

significado una vez al mes, otros serán importantes una vez al año, y habrá los que

serán muy convenientes según vaya creciendo su negocio. Estos índices son para

que los aplique cuando a usted le convenga. No hay reglas fijas ni estrictas que

indiquen cuando usar los índices; simplemente son herramientas que le puedan

ayudar a tener éxito.

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QUE CONTIENE ESTE LIBRO

Este Libro lo ayudará a:

Entender y evaluar el papel de las finanzas en su negocio.

Reconocer la diferencia entre efectivo y utilidad.

Saber si es lógico pedir prestado y le da sugerencias sobre cómo tratar con su banco.

Apreciar lo que realmente le muestra un estado de contabilidad y un estado de ganancias y pérdidas.

Saber dónde obtener los datos importantes para su negocio.

Comparar su organización con sus competidores o la industria.

Predecir el futuro basándose en tendencias pasadas.

Obtener mayor productividad de los gastos de su organización.

Comprender términos financieros fundamentales al leerlos o cuando oye que otras personas lo usan.

Es muy importante para el dueño de un negocio, nuevo o antiguo, entender

dónde el negocio está ganando dinero y dónde no. Esta es la función de las finanzas.

Al conocer los fundamentos de las finanzas de los negocios usted podrá ganar más

durante los buenos tiempos y perder menos en los períodos malos, con un

planteamiento apropiado y tomando las decisiones informalmente.

METAS

Las metas de este libro son:

1. Describir cómo se preparan los estados de contabilidad y los estados de ganancias y pérdidas y que significan para los negocios.

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2. Introducir índices y proporciones sencillas que muestran lo fácil que pueden desarrollarse y usarse, para obtener un mayor significado de los estados de contabilidad y de los estados de ganancias y pérdidas.

3. Explicar como examinar los gastos y proveer maneras comprobadas para ayudarlo a conseguir una mayor productividad de sus gastos.

4. Proporcionar cuatro técnicas probadas que le permitirán ejercer un mejor control sobre las finanzas de su negocio.

Para alcanzar estas metas se seguirán los seis pasos siguientes:

Paso 1: Aprender a preparar y usar los dos estados principales de cualquier negocio (el estado de contabilidad y el estado de ganancias y pérdidas).

Paso 2: Introducir los índices y las proporciones, y mostrar lo fácil que se desarrollan y utilizan.

Paso 3: Explicar los diversos índices, luego dar ejemplos que muestran cómo obtener mayor comprensión de su estado de contabilidad y estado de ganancias y pérdidas.

Paso 4: Enseñar cómo hacer un análisis de los índices. En este paso aprenderá a recoger los datos y comparar sus índices con los de sus competidores.

Paso 5: Entender cómo examinar lógicamente sus gastos. Ello es importante porque si no se pueden elevar los precios ni el volumen de ventas, reducir los gastos quizá sea la solución para tener éxito o sobrevivir.

Paso 6: Aprender cuatro métodos comprobados para controlar su negocio (es decir, proyectar qué cantidad necesitará en efectivo, cuando lo necesitará, tener

efectivo suficiente para ampliar, presentar un producto nuevo o hacer una venta).

COMO COMPRENDER LOS ESTADOS FINANCIEROS les enseñará algunos fundamentos, pero no lo hará un experto. Lo ayudará a aclarar algunos malentendidos sobre las finanzas pero no lo convertirá en un Contador Público. Sencillamente le brindará algunas herramientas para ayudarlo a controlar y predecir el futuro de su negocio.

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PARTE I

APRENDER LOS FUNDAMENTOS

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COMPETENCIA MINIMA:APRENDER LOS FUNDAMENTOS

Es fácil demostrar el hecho de que el estancamiento o el fracaso de un negocio con frecuencia se deba comprar, comerciar o ampliar más de lo debido. Por ejemplo, durante tres años seguidos un aserradero aumentó sus ventas de un modo significativo y luego quebró. ¿Por qué? Porque su dueño no pudo resistirse a una ganga, comprando más de la cuenta demasiadas clases de maderas diferentes que le ofrecieron con descuento en grandes cantidades. Usó tanto efectivo que después no pudo cubrir a tiempo sus gastos permanentes, como el alquiler, los servicios públicos y las nóminas. De modo semejante, un fabricante de productos plásticos tenía una fábrica moderna, que ahorraba trabajo, un inventario bien surtido y ventas en aumento; pero ese mismo fabricante tuvo que ceder parte de sus acciones debido a un préstamo que no pudo pagar a tiempo. ¿Por qué?, porque las ventas se hicieron bajo malos términos de créditos y descuentos. El resultado fue que no hubo efectivo disponible para pagar las deudas corrientes. Otra compañía desarrolló un producto nuevo que pronto todo el mundo quiso comprar; tenía tanta demanda que la compañía pidió prestadas grandes sumas para construir una fábrica nueva y una línea de producción. Aceptó más órdenes de las que podía cumplir dentro del tiempo señalado y terminó en que sus entregas se hacían con grandes demoras. Cuando llegó el momento en que la nueva fábrica estaba lista para trabajar, la demanda había disminuido y muchas órdenes antiguas se habían cancelado ¡Pero no la deuda, lamentablemente! ¿Qué sucedió? ¡Fue necesario vender el negocio para liquidar las deudas! El negocio se había extendido demasiado y no se hizo una buena labor de análisis financiero.

La diferencia entre el fracaso y el éxito no es siempre por falta de conocimiento del producto o por no querer trabajar durante largas horas. La razón principal es no entender la situación financiera; por lo general, en los negocios que empiezan, los estados de contabilidad y estados de ganancias y pérdidas los prepara alguien de la familia o un contador público, el dueño o los gerentes, que con frecuencia no saben las implicaciones financieras que puedan tener, y toman malas decisiones.

Para lograr una competencia mínima en las finanzas es esencial entender totalmente los estados de contabilidad y los estados de ganancias y pérdidas. Esto es lo que va a leer ahora.

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LA ANATOMIA DE UN ESTADO DE CONTABILIDAD

Un estado de contabilidad típico muestra en el lado izquierdo de la página los activos del negocio, y en el lado derecho el pasivo u obligaciones y el valor neto de esta forma:

ESTADO DE CONTABILIDADActivo Pasivo

+Capital Contable

El activo se divide generalmente en dos categorías: activo corriente y el activo fijo o inmovilizado. Por lo general, el activo corriente comprende todo aquello que pueda convertirse en efectivo en el término de un año. Los activos fijos son renglones más permanentes, como edificios, equipos o maquinarias grandes. El pasivo está dividido de igual forma; normalmente se muestran como pasivos corrientes (deudas de un año) y deudas a largo plazo. El pasivo corriente incluye las cuentas por ejemplo de inventario, salarios, alquileres, etc. Normalmente las deudas son renglones que, por acuerdo, no es necesario pagar inmediatamente; por ejemplo, las hipotecas o notas a largo plazo.

La diferencia entre el activo y el pasivo equivale al capital contable; es decir, después de pagarse todas las facturas y notas, lo que quede será el capital contable. Otra definición es que el capital contable es lo que se debe al dueño (o dueños) del negocio después de pagarse todas las obligaciones.

ACTIVO – PASIVO = CAPITAL CONTABLE0

ACTIVO = OBLIGACIONES + CAPITAL CONTABLE

¿Porqué se llama “Estado de Contabilidad”

Aquí tenemos que la palabra clave es dar un “estado” de cómo se encuentran las cosas; constituye un “balance” de la situación, ya que el total del activo menos el pasivo es igual al capital contable, así que están en balance. Esto es cierto aun si el pasivo es mayor que el activo, en este caso, el capital contable es negativo y debe restarse del pasivo, en lugar de sumársele.

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COMO SE PREPARA UN ESTADODE CONTABILIDAD

El estado de contabilidad es un documento que emplea el principio de contabilidad de entrada doble, porque cada transacción del negocio afecta dos o más cuentas. Por ejemplo, una venta aumenta el efectivo o las cuentas a cobrar, pero reduce el inventario. Una cuenta puede ser de efectivos, inventario, cantidades que se deben (cuentas a pagar), o que se nos deben, (cuentas a cobrar), etc. Las cuentas se organizan en categorías llamadas activos corrientes fijos en un lado de la página, y pasivos corrientes o a largo plazo en el otro lado. El activo y el pasivo (más el capital contable) deben siempre estar en balance (de aquí el nombre de “hoja de balance” que a veces suele dársele también al “estado de contabilidad”).Más adelante presentamos un glosario completo de los términos fundamentales para que usted tenga una referencia fácil. Supongamos que un negocio se empezó con los ahorros de su dueño, la suma de $100,000. El estado de contabilidad inicial sería algo así:

ACTIVO PASIVOActivo Corriente

Efectivo $100,000

Capital Contable

$100,000

Luego el dueño decide comprar mercancías y compras $50,000 en mercancías (inventario), paga solamente $25,000 en efectivo (esto reduce el efectivo en $25,000) y se compromete a pagar a los otros $25,000 en treinta días (creándose una nueva cuenta cuentas a pagar), que se coloca bajo la categoría de pasivo corriente. Ahora el estado de contabilidad sería algo así.

ACTIVO PASIVOActivos Corriente

Efectivo $ 75,000Inventario $ 50,000TOTAL $125,000

Pasivos Contable

Cuentas a pagar $ 25,000Capital Contable $100,000TOTAL $125,000

El estado de contabilidad está en balance con los $25,000 que se deben al vendedor, puestos bajo el pasivo corriente, ya que deben pagarse en un período específico de tiempo, menor de un año. El activo corriente lo forman los renglones que pueden convertirse en efectivo dentro de un año.

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COMO SE PREPARA UN ESTADO DE CONTABILIDAD(Continuación)

Bien, supongamos ahora que el dueño compra un edificio por $100,000, dando

como adelanto $25,000 y tomando una hipoteca con un valor de $75,000 por el

remanente. Ahora el estado de cuentas se parecería a éste: (Observe que se han

añadido dos cuentas nuevas, una llamada “deudas a largo plazo”, ya que debe

pagarse en un período de tiempo mayor de un año, y la segunda cuenta llamada

“activos fijos” que incluye los terrenos, edificios y equipos).

ESTADO DE CUENTASACTIVO CORRIENTE

Efectivo $ 50,000Inventario $ 50,000

Total Activos Corrientes $100,000

ACTIVOS FIJOS

Edificios $100,000

Total Activos Fijos $100,000

TOTAL $200,000

PASIVOS CORRIENTES

Cuentas a Pagar $ 25,000

Total pasivos Corrientes $ 25,000

DEUDA A LARGO PLAZO

Hipoteca $ 75,000

Total de deudas a Largo Plazo $ 75,000Capital Contable $100,000

TOTAL $200,000

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ESTADO DE CONTABILIDAD (Continuación)

Al hacerse alguna venta el inventario disminuye y el efectivo aumenta; si se hace algunas ventas a crédito, será necesario agregar una cuenta nueva, llamada “Cuentas a Cobrar”, debajo de activos corrientes. Supongamos que $20,000 de inventario se vende por $25,000 ($15,000 se paga al contado y $10,000 a crédito).

El estado de contabilidad ahora sería así:

ESTADO DE CONTABILIDADCOMPAÑÍA XYZ

AÑO FISCAL 19XXACTIVOS PASIVOSACTIVOS CORRIENTES

Efectivo $65,000Cuentas a cobrar $10,000Inventario $30,000

TOTAL DE ACTIVOS CORRIENTES $105,000

ACTIVOS FIJOS

Edificio $100,00

TOTAL DE ACTIVOS FIJOS $100,000TOTAL $205,000

PASIVOS CORRIENTES

Cuentas por pagar $25,000

TOTAL DE PASIVOS CORRIENTES $ 25,000

DEUDA A LARGO PLAZO

Hipoteca $ 75,000TOTAL DEUDAS ALARGO PLAZO $ 75,000COMIENZO CAPITAL CONTABLE $100,000UTILIDAD BRUTA $ 5,000 CAPITAL CONTABLE FINAL $105,000TOTAL $205,000

Note que las transacciones del negocio afectaron tres cuentas en el lado de los activos en el estado de contabilidad, una cuenta (Inventario) disminuyó, la Cuenta del Efectivo aumentó y se agregó otra cuenta, las “Cuentas a Cobrar”, así que el total no cambió.

Para completar el estado de contabilidad se añadió el nombre de la compañía y la dirección, junto con la fecha de su preparación. El estado de contabilidad es como una “foto instantánea” del estado de un negocio o empresa en cualquier momento dado.

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Veamos ahora cómo se prepara un estado de ganancias y pérdidas.LA ANATOMIA DE UN ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS

El estado de ganancias y pérdidas muestra el total de transacciones de un negocio durante un período que puede ser un mes, un trimestre o un año.

Al estado de ganancias y pérdidas se le llama a veces “estado de utilidades”. Comienza al hacerse una venta, así que la primera entrada o cuenta debe ser las ventas. Así es como aparecerían los #25,000 de ventas en el estado de ganancias y pérdidas.

Ventas $25,000

La entrada siguiente podría ser el costo de los bienes vendidos. Digamos que el costo de los bienes vendidos fue $20,000. El costo de los bienes es normalmente el precio de la fábrica, el flete hasta el proveedor, regalías, etc. Este se sustrae del producto de la venta mostrando una utilidad de $5,000 (la utilidad bruta es el dinero que queda después de deducir los gastos e impuestos).

Las entradas agregadas aparecerían en el estado de ganancias y pérdidas como se muestra más abajo.

Ventas $25,000Costo de los bienes vendidos $20,000Utilidad bruta $ 5,000

Las próximas entradas que irán en el estado de ganancias y pérdidas son los gastos relacionados con las operaciones del negocio. Los gastos son en efectivo o acumulados. En el ejemplo dado más abajo, se identifica un total de Gastos por $1,640.El estado de ganancias y pérdidas parecería así: (Note que tiene un encabezado y que cubre un período de tiempo, en este caso un mes.

ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDASCOMPAÑÍA XYZ

1ro. de Enero al 31 de Enero de 19xx

Ventas $25,000Costo de los bienes vendidos $20,000Utilidad Bruta $ 5,000GASTOS Sueldo del dueño $500 Salarios 900 Entregas 50 Deudas Incobrables 20 Seguro 30 Impuestos (locales) 10 Intereses 50 Anuncios 80 Total de Gastos $ 1,640

Utilidad Neta: Antes de los ImpuestosEl total de gastos se sustrae de la utilidad bruta para obtener la utilidad neta de pagar los impuestos $3.360).

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GLOSARIO DE TERMINOS DEL ESTADODE CONTABILIDAD

Más adelante podrá ver el estado de contabilidad que usaremos como modelo en el resto de este libro. Abajo le damos los términos usados en el estado de contabilidad.

ACTIVOS. El efectivo, dinero que se nos debe, mercancías, terrenos, edificios, y equipos o maquinarias que una compañía posee o que tiene valor monetario.

ACTIVOS CORRIENTES: Cantidad en efectivo, notas y cuentas a cobrar (menos las reservas para deudas incobrables), adelantos en los inventarios y cualquier otro renglón convertible en efectivo en un corto tiempo, generalmente menos de un año.

ACTIVOS FIJOS: Tierras, Edificios, equipos de construcción, aparatos, maquinarias, herramientas, muebles, efectos de oficina, patentes, dibujos, menos el valor recuperable y depreciación.

PROVISIONES: Impuestos o salarios acumulados contra las utilidades corrientes, pero que todavía no son debidos.

CUENTAS A COBRAR: Cantidades que se deben a la compañía por mercancías, productos o servicios vendidos o prestados, pero que se están por cobrar.

CUENTAS A PAGAR: Suma total de las cantidades que la compañía debe a un proveedor o vendedor por materias primas, productos o mercancías utilizados para producir bienes para la venta o para revenderse según se reciben.

DEUDA A LARGO PLAZO: A veces llamadas también “Obligaciones a largo plazo” son todas las obligaciones,. Como hipotecas, bonos, préstamos a término y otras cantidades pagaderas un año después de la fecha del estado.

EFECTIVO: Dinero sobre el cual se tiene control y acceso.

HIPOTECA: Documento legal por el que una propiedad sirve de garantía o prenda para cubrir una deuda.

INVENTARIO: Para una firma manufacturera es la cantidad total disponible de mercancías terminadas, materia prima o material bajo procesamiento, para los detallistas y mayoristas abastecimientos disponibles de mercancías vendibles.

PAGARES (NOTAS): Préstamos pedidos por la compañía que deben pagarse dentro de un año.

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PASIVOS: Todo lo que una compañía debe a sus acreedores, el pasivo puede ser las deudas que tiene la compañía. El pasivo son cuentas como; pagarés, cuentas a pagar o provisiones. Existen dos categorías de pasivos, pasivos corrientes y pasivos a largo plazo o como usamos en este libro, deudas a largo plazo.

PASIVOS CORRIENTES: Suma total de todas las cantidades que debe la compañía y pagaderas dentro de un año.

ESTADO DE CONTABILIDADCOMPAÑÍA XYZ

AÑO FISCAL 19XXACTIVOS PASIVOSEfectivo $ 2,000Cuentas a cobrar 85,000Inventario 210,000

TOTAL DE ACTIVOS CORRIENTES 297,000

Terrenos/Edificios 50,000 Equipos/Aparatos 50,000

TOTAL ACTIVOS FIJOS 100,000

TOTAL DE ACTIVOS 397,000

Notas a pagar $ 18,000Cuentas por pagar 250,000Provisiones 6,000

TOTAL DE PASIVOS CORRIENTES 229,000

Hipoteca 25,000

TOTAL DEUDAS ALARGO PLAZO 25,000CAPITAL CONTABLE 143,000TOTAL PASIVO Y CAPITAL CONTABLE $397,000

Las abreviaturas usadas en estado de contabilidad son: CTAS COB= cuantas a cobrar; CTS PAG = cuentas a pagar; EQUIP/APAR = equipos aparatos; TTERR/EDIF. = terrenos/edificios; TOTAL ACT CORR = Total de activos corrientes; TOTAL AC Y AF = total de activo corriente y activos fijos; TOTAL PAS CORR = Total de pasivo corriente; TOTAL PAS Y CC = total del pasivo y capital contable.

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GLOSARIO DE TERMINOS BÁSICOSDEL ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS

Más adelante podrá ver el estado de contabilidad usado como modelo en el resto de este libro. Abajo damos los términos usados en el estado de ganancias y pérdidas

COSTO DE LOS BIENES VENDIDOS: En un negocio al detalle o al por mayor, es el precio total pagado por los productos vendidos, más el costo de la entrega al negocio, durante el período de contabilidad.

GASTOS O EGRESOS: Costo del negocio, incluye sueldos y salarios, teléfonos, seguros, depreciación, intereses y anuncios.

UTILIDAD NETA: Cantidad remanente después de pagarse todos los gastos más intereses e impuestos (El término utilidad neta como se usa en este libro serán siempre las utilidades antes de pagarse los impuestos).

UTILIDAD BRUTA: Utilidades antes de deducir los gastos e impuestos. VENTAS NETAS: Suma total del volumen de todas las ventas hechas en efectivo o a crédito menos las devoluciones, bonificaciones, descuentos y rebajas.

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EL ESTADIO DE GANANCIAS Y PERDIDAS

VENTAS NETAS (Menos bonificaciones y descuentos) $ 700,000

COSTO DE LOS PRODUCTOS VENDIDOS 500,000

UTILIDAD BRUTA 200,000

GASTOS

RETIRO (POR LOS DUEÑOS) $74,000

SALARIOS 65,000

ENTREGAS 7,000

DEUDAS INCOBRABLES 4,000

TELEFONOS 2,000

DEPRECIACIÓN 4,000

SEGUROS 7,000

IMPUESTOS (LOCALES) 8,000

INTERESES 8,700

ANUNCIOS 3,000

VARIOS 2,000

TOTAL DE GASTOS $184,700

UTILIDAD NETA (ANTES DE LOS IMPUESTOS $ 15,300

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UNA VISTA HACIA DELANTE

A continuación presentaremos cinco situaciones para evaluar su comprensión de los estados financieros. Dichas situaciones se han diseñado para demostrar que aunque los estados de contabilidad y que ganancias y pérdidas contienen una cantidad considerable de información, éstos solamente el punto de inicio de un análisis financiero. Como podrá ver pronto, la información financiera básica se puede usar para desarrollar índices sencillos que lo ayudarán a comprender y a controlar su negocio. Ver los gastos como porcentajes de sus ventas puede ayudarlo a reducir los costos. Y seguir de cerca algunos índices y porcentajes determinados durante cierto tiempo lo ayudará a planificar su futuro con toda confianza.

¡Trate de responder estas preguntas! No se preocupe si no puede contestarlas todas o si no las entiende ahora. ¡Cuando termine este libro la comprenderá!.

VIENDO EL ESTADO DE CONTABILIDAD Y EL ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS EN LAS PAGINAS ANTERIORES, PUEDE:

1. Ver que el dueño no puede pagar las facturas corrientes. (Sugerencias: verifique el efectivo disponible).

2. Saber que el período de cobros promedio de las cuentas a cobrar es mayor de 30 días. (Esto se cubrirá en detalle en la Parte 3, índices de eficiencia).

3. Decir que las utilidades de la inversión del dueño son menores que lo que muchos expertos dicen que es necesario para el crecimiento futuro. (Podrá verlo claramente cuando llegue a las índices de utilidad en la Parte 3).

4. Determinar donde está la utilidad neta, puesto que solo hay #2,000 en efectivo (Sugerencia: Quizás no se haya cubrido aún).

5. Ver que el capital contable del dueño se compone mayormente de activos fijos (Es lo que quedaría después de pagarse todas las deudas).

El estado de contabilidad y el estado de ganancias y pérdidas por sí solos, no ofrecen suficiente información financiera para llevar adelante un negocio. Por ejemplo, estos documentos no pueden decir cuanto tiempo han estado pendientes las cuentas a cobrar, como afectaría el flujo de efectivo si se colocara un nuevo empleado o cuánto dinero requeriría respaldar un plan de mercado.

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PARTE 2

USO DE LAS HERRAMIENTAS DEL OFICIO

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COMPRENSIÓN DE LOS INDICESY PORCENTAJES

¡Siga leyendo, es importante! ¡Quizás le parezca complicado al principio, pero lo verá todo más claro al usar los índices!

¿Por qué un análisis de los índices?

Los índices son muy comunes. ¡Usted lo usa a diario! Proporcionan un mejor entendimiento de una amplia gama de situaciones; por ejemplo, los kilómetros que su auto hace por cada litro de gasolina o la tasa del desempleo, es más fácil de observar que el número total de personas desempleadas o el número total de litros de gasolina gastados. Los índices se usan cuando miramos el mejor precio por kilogramo en los alimentos, cuando comparamos los promedios al bate de los jugadores de béisbol o calculamos el costo de un edificio en metros cuadrados.

¿Como se desarrollan los índices?

Los índices se expresan poniendo un número sobre otro.

Por ejemplo: 50/100 es un índice. Esto quiere decir que se dividirá 100 entre 50, y la respuesta será un porcentaje. En este caso 0.50 0 50% porque 50 es la mitad de 100.

El número en la parte de arriba de la fórmula representa la cifra que usted compara con la cifra de abajo (llamada base). Por ejemplo, si el 50 en el índice anterior representa $50 en ventas y 100 representara $100 de activos fijos (como, por ejemplo, una pieza de un equipo o aparato), se podría comparar la cantidad de la venta generada por el activo fijo. Si este fuera un ejemplo de intereses, la cantidad de las ventas sería la mitad del valor de los activos fijos, o sea un rendimiento de 50% en los activos fijos.

Otra forma de expresarlo es usar las proporciones. Ello significa que los activos fijos están en una proporción de 2 a 1 a las ventas.

Si los números se invirtieran 100/50, entonces las ventas serían $100 y los activos fijos $50. En este caso los activos fijos generarán 200% o 2 veces su valor. En otras palabras, 50 cabe dos veces en 100. La proporción de los activos fijos a las ventas es ahora de 1 a 2. Los índices se usan para indicar cómo marcha su negocio. Por sí mismas no toman decisiones por usted, pero si proveen una información fundamental con la cual tomar decisiones apropiadas. Antes de tomar una gran

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decisión, debe consultarse más de un índice. Hablaremos de ello más tarde, por lo pronto, exploremos más profundamente los porcentajes y los índices.¿Qué miden los índices?

Los índices miden proporciones. En nuestro ejemplo de 100/50 más arriba, pudimos determinar qué proporción es una cifra de otra. Los índices también miden enlaces y pueden hacerlo porque traducen los activos, como herramientas e inventarios y los pasivos como cuentas a pagar y préstamos, en cifras que representan dinero. Al hacerlo es fácil ver valiosos enlaces entre dos renglones que parecían no estar relacionados entre sí. Los incides también nos permiten establecer comparaciones entre diferentes período de tiempo. Por ejemplo, un índice le permite calcular la rotación de su inventario de un mes a otro o de un año a otro.

La Paradoja del 10%

Suponga que a usted se le pregunta si están dispuesto a participar en un evento que le daría $100,000. Todo lo que usted tendría que hacer sería tirar una moneda al aire y predecir de qué lado caería. La ley de las probabilidades le dice que usted tiene 50/50 oportunidades de ganar; pero, suponga que tuviera que arriesgar sus $10,000, aunque si ganara la recompensa sería mucho mayor. Sin embargo quizás estuviera dispuesto a arriesgar menos aunque ganara menos; es decir, 10% de $1,000 o $100. En otras palabras, aunque el porcentaje no ha variado, gastar una gran cantidad de dinero “verdadero” sería bien diferente. Por tanto, es necesario mantener dentro del contexto los índices y los porcentajes en cuanto a lo que éstos representan.

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USANDO SIN TEMOR LOS INDICES

Al analizar sus negocios piense en los índices como amigos suyos. Calcular los índices es muy sencillo (especialmente si se tiene una calculadora de mano) y son fáciles de usar. Ellos le ofrecen una cantidad inmensa de información imposible de obtener en otra parte.

Los índices no pueden ocupar el lugar de la experiencia o reemplazar una buena administración, pero si harán que los buenos gerentes sean mejores aún. Los índices pueden ayudar a indicar aquellas áreas que necesiten investigarse o ayudar para desarrollar futuras estrategias de operaciones.

Usted podrá aprender rápidamente una serie de índices si sigue los pasos bosquejados en este libro. Llene los modelos con “espacio en blanco” que damos más adelante. Ir a través de los modelos provistos le permitirá entender los índices básicos y sentirse cómodo al usarlos.

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LAS REGLAS BASICAS PARA LOS INDICES

Para hacerle más fácil el uso de los índices, revise cuidadosamente las cinco reglas básicas siguientes:

1. Para determinar un porcentaje de cambio, digamos de un 25% de aumento en las ventas durante el primer mes del año y un 37% durante el segundo mes, sería equivocado decir que el aumento durante el segundo mes fue de un 12%. Ello se debe a que ambos se tomaron desde un mismo período básico (en este caso 100); por tanto, es un aumento de 12% en puntos. Para determinar el aumento mensual verdadero, el aumento de 12 puntos durante el segundo mes debe dividirse por el nuevo período básico de 125 (La cifra del comienzo más el aumento del primer mes) para obtener un aumento mensual verdadero de un 9,5%.

2. Al comparar una parte contra un todo, por ejemplo las utilidades netas contra las ventas, el todo será siempre la base. Es decir, utilidades netas/ventas.

3. El porcentaje de algo puede aumentar más de un 100%, pero no puede disminuir más de un 100%. Piense en esto así; usted puede duplicar su dinero (200%), pero no puede perder más de un 100% de una sola vez.

4. Los índices pierden su significado y precisión cuando se hacen demasiado detallados. Ello es importante, pues quiere decir que usted no necesita gran cantidad de datos o cifras detalladas para usar un análisis del índice. A menudo el análisis es significativo al usarse en forma general (por ejemplo, las cifras en los juegos).

5. recuerde que los índices lo ayudarán a tomar sus decisiones; pero que ellos no deciden por usted.

Precauciones a considerar al usar los índices

Mantenga una actitud objetiva: No use los índices para respaldar conclusiones predeterminadas. Uselos para entender mejor sus negocios.

No use las cifras equivocadas: Por ejemplo al notar un cambio en el porcentaje entre dos cifras de dólar; digamos un aumento de precio de $2.00 a $3.00, el número que usted desea comparar es la diferencia entre las dos cifras de dólar, que es $1.00. esta diferencia ($1.00) se divide más tarde por $2.00 dando un porcentaje de aumento de

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50%. No divida $2.00 por $3.00 o viceversa.

RESUMEN DE LAS HERRAMIENTAS DEL OFICIO

Se le ha presentado el análisis de los índices y ya sabe que los índices expresan como un porcentaje o una proporción.

Pudo descubrir que los índices se desarrollan al dividir el número que usted desea comparar por el número base.

Usted ya ha usado los índices en muchas transacciones en los negocios. Estas se desarrollan de la misma forma que los índices que aprenderemos a usar en este libro.

Aprendió que los índices se expresan así:

50/100 = 50% ó 1 a 2 (1:2) y

100/50 = 2 veces ó 2 a 1 (2:1)

Descubrió que los índices son fáciles de desarrollar y usar, y observó algunas reglas básicas y precauciones que le permitirán entenderlos mejor.

Finalmente, esperamos que sepa que los índices son como que pueden ayudarlo a controlar sus negocios.

* SUGERENCIAS: Si el número de arriba es menor que el de abajo, el índice será un porcentaje. Si el número de arriba es mayor que el de abajo el índice se expresará como “número de veces”.

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PARTE 3

TRES CLASESDE INDICES

LIQUIDEZ UTILIDAD RENDIMIENTO

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INTRODUCCIÓN A LOS INDICES

Esta parte del libro presenta y explica varios índices comunes que pueden utilizarse para calcular y controlar un negocio. No estará utilizando todos los índices que daremos, especialmente si usted está en un negocio de prestación de servicios; tampoco es necesario aprender de memoria los índices o sus significados presentados en esta parte, pues siempre puede volver a esta parte del libro como referencia.

Al primer conjunto de índices se le llama índices de liquidez ya que calculan la cantidad de efectivo disponible para cubrir los gastos, tanto corrientes como a largo plazo. Estos índices son importantes especialmente para mantener vivo un negocio. No pagar sus cuentas por falta de efectivo es la manera más rápida de cerrarlo. Las instituciones de prestamos con frecuencia se niegan a dar préstamos cuando se necesita el dinero verdaderamente. Haga arreglos por adelantado para tener una línea de crédito. El mejor momento para ellos es cuando la liquidez de su negocio está en buenas condiciones. ¡Asegúrese de que los acuerdos de su línea de crédito estén siempre por escrito!.

Al segundo conjunto de índices se le llama índices de utilidad. Estos índices calculan y ayudan a controlar los ingresos. Ello se logra con mayores ventas, márgenes más amplios, obteniendo más rendimiento de sus gastos y/o combinando estos métodos.

Al tercer conjunto de índices se le llama índices de rendimiento. Los índices de rendimiento calculan y ayudan a controlar las operaciones de su negocio, agregando otra dimensión para ayudarlo a aumentar sus ingresos, evaluando transacciones tan importantes como son el uso del crédito, el control del inventario y/o la administración de los activos.

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GLOSARIO DEL ANÁLISIS DE LOS INDICES

ACTIVOS CORRIENTES: Suma del total de efectivo, notas y cuentas a cobrar (menos reservas para deudas incobrables), adelantos sobre inventarios, inventarios y todo aquello que pueda convertirse en efectivo en corto tiempo, por lo general en menos de un año.

ACTIVOS FIJOS: Terrenos, edificios, equipos de construcción, aparatos, maquinarias, herramientas, muebles, efectos de oficina, patentes y diseños, menos el valor de aprovechamiento y depreciación.

ACTIVOS TOTALES: Suma de todos los activos corrientes y fijos.

CAPITAL CONTABLE (CAPITAL NETO): Lo que el dueño muestra en el estado de contabilidad como la diferencia entre todos los activos y los pasivos.

DEUDAS TOTALES: Suma de todo el pasivo, tanto corrientes como a largo plazo.

COSTO DE LOS BIENES VENDIDOS: Para un negocio al detalle o al por mayor, es el precio total pagado por los productos vendidos más el costo de la entrega al establecimiento, durante el período contable. Para una firma manufacturera, es el inventario de comienzo más las compras, costo de entregas, material, trabajo y gastos generales menos el inventario final.

CUANTAS A COBRAR: Cantidades por ventas a crédito, pero aún sin cobrar.

GANANCIAS ANTES DE LOS INTERESES IMPUESTOS: Utilidad neta antes de pagar todos los intereses e impuestos.

INVENTARIO: Para una firma manufacturera es la suma de las mercancías terminadas y disponibles, materia prima y material en proceso. Para los detallistas y mayoristas es el abastecimiento de bienes vendibles y disponibles.

PASIVOS CORRIENTES: Suma total de las cantidades debidas por la compañía y que se vencerán dentro de un año.

UTILIDAD NETA: Cantidad que queda después de pagar todos los gastos más intereses e impuestos (El término “utilidad neta” se usará siempre en este libro como la utilidad antes de pagar los intereses e impuestos).

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VENTAS: (o ventas netas). Volumen total en dinero de todas las ventas menos las devoluciones, bonificaciones, descuentos y rebajas. INDICE 1: INDICE DE LIQUIDEZ

En las próximas páginas presentaremos tres índices de liquidez de gran utilidad, los cuales mostraremos con un estado de contabilidad y un estado de ganancias y pérdidas en una página, además de una explicación lo que significan los índices y cómo utilizarlos en la página siguiente:

Para que toda la información quepa en una sola página, usaremos las siguientes abreviaturas:

CTAS COB = cuentas a cobrar

CTS PAG = cuentas a pagar

EQUI/APAR = equipos/aparatos

ETR/EDIF. = Terrenos/edificios

TOTAL ACT CORR = total de activos corrientes

TOTAL AC Y AF = total de activos corrientes y activos fijos

TOTAL PAS CORR = total de pasivos corrientes

TOTAL PAS Y CC = total de pasivos y capital contable

NOTA: Destacaremos con un sombreado todas las cifras usadas para desarrollar un índice en el estado de contabilidad y en el estado de ganancias y pérdidas, para así mostrar exactamente de dónde proviene.

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SUMINISTROS DE FERRETERÍA Y CONSTRUCCIÓNESTADO DE CONTABILIDAD

AÑO FISCAL 19XX

ACTIVOS PASIVOSEFECTIVO $ 2,000 NOTAS A PAGAR $ 18,000CTAS COB. 85,000 CTAS. A PAGAR 205,000 INVENTARIO 210,000 PROVISIONES 6,000 TOTAL ACT. CORR. $297,000 TOTAL PAS. CORR. $229,000TERRE/EDIF. 50,000EQUIP/APAR. 50,000 HIPOTECA 25,000TOTAL ACTIVOS TOTAL DE DEUDASFIJOS $100,000 A LARGO PLAZO 25,000 CAPITAL CONTABLE 143.000 TOTAL AC Y AF $397,000 TOTAL PAS Y CC $397.000

ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS

VENTAS NETAS (MENOSBONIF. Y DESC.) $700,000COSTO DE LOS PRODUCT. VENDIDOS 500,000UTILIDAD BRUTA 200,000 GASTOSRETIRO (POR LOSDUEÑOS) $74,000SALARIOS 65,000ENTREGAS 7,000DEUDASINCOBRABLES 4,000TELEFONOS 2,000DEPRECIACIÓN 4,000SEGUROS 7,000IMPUESTOS(LOCALES) 8,000INTERESES 8,700 ANUNCIOS 3,000VARIOS 2,000TOTAL DEGASTOS $184,700UTILIDAD NETA(ANTES DE LOS IMPUESTOS) $ 15,300

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INDICE: Indice Corriente ACTIVO CORRIENTE $297,000 = 1.3 veces PASIVO CORRIENTE $229,000 INDICE CORRIENTE

CALCULA: La capacidad para cumplir las obligaciones a corto plazo.

CRITERIO ACEPTADO GENERALMENTE: El activo corriente debe ser 2 veces ó 200% del pasivo corriente.

INDICE BAJO: Una compañía quizás no pueda pagar sus facturas con tanta rapidez como debiera. Es probable que no pueda aprovechar los descuentos en efectivo u otras condiciones favorables; o no pueda mantener satisfechos a sus proveedores y obtener un buen servicio. Un alto inventario quiere decir altas cuentas a pagar.

INDICE ALTO: Un dinero que podría estar trabajando para el negocio está atado en bonos del Estado, ahorros en efectivo u otra clase de fondos seguros. OBSERVACIONES: El índice adecuado depende de la clase de negocio, del momento del ciclo y de la antigüedad del mismo. Es necesario averiguar qué es lo indicado para su clase de negocio.

UN INDICE RAPIDO: Otra variante es el índice rápido (índice de solvencia inmediata) que es el mismo índice corriente excepto que elimina el inventario, de forma que sólo se cuenta como activo del efectivo y las cuentas a cobrar. Algunos analistas reducen las cuentas a cobrar en 25% antes de utilizar este índice.- Que usted lo haga o no dependerá de cuanta fe tenga en la posibilidad de cobrar sus deudas. El índice es así:

Efectivo + cuentas a cobrar o 87,000 * = 38%

Pasivos corrientes 229,000

Un margen seguro sería por lo menos 1,0 veces. El ejemplo dado más arriba es menos de un medio a uno y sugiere graves problemas, por ejemplo, un inventario de lento movimiento.

* Efectivo $ 2,000 Ctas. Cob. 85,000

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$ 87,000


AÑO FISCAL 19XX

ACTIVOS PASIVOSEFECTIVO $ 2,000 NOTAS A PAGAR $ 18,000CTAS COB. 85,000 CTAS. A PAGAR 205,000 INVENTARIO 210,000 PROVISIONES 6,000 TOTAL ACT. CORR. $297,000 TOTAL PAS. CORR. $229,000TERRE/EDIF. 50,000EQUIP/APAR. 50,000 HIPOTECA 25,000TOTAL ACTIVOS TOTAL DE DEUDASFIJOS $100,000 A LARGO PLAZO 25,000 CAPITAL CONTABLE 143,000 TOTAL AC Y AF $397,000 TOTAL PAS Y CC $397,000


VENTAS NETAS (MENOSBONIF. Y DESC.) $700,000COSTO DE LOS PRODUCT. VENDIDOS 500,000UTILIDAD BRUTA 200,000 GASTOSRETIRO (POR LOSDUEÑOS) $74,000SALARIOS 65,000ENTREGAS 7,000DEUDASINCOBRABLES 4,000TELEFONOS 2,000DEPRECIACIÓN 4,000SEGUROS 7,000IMPUESTOS(LOCALES) 8,000INTERESES 8,700 ANUNCIOS 3,000VARIOS 2,000TOTAL DEGASTOS $184,700UTILIDAD NETA(ANTES DE LOS IMPUESTOS) $ 15,300 INDICE: MOVIMIENTO DE EFECTIVO

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Ventas______ $700,000 = 10,3 vecesCapital de Trabajo $ 31,000MOVIMIENTO DEL INDICE DEL EFECTIVO

NOTA: Se le llama capital de trabajo porque es la cantidad necesaria para operar su negocio diariamente. El capital de trabajo es el dinero que usted emplea para pagar los salarios, facturas, etc. La suma de su capital de trabajo varía cada vez que usted recibe un pago en efectivo, hace una venta en efectivo o escribe un cheque. CALCULA: El movimiento de efectivo o capital de trabajo. Mantener un flujo de efectivo o un saldo de capital de trabajo positivos le dará un medio adecuado para financiar sus ventas sin luchar para pagar por los material y/o bienes comprados.

CRITERIO ACEPTADO GENERALMENTE: Las ventas deben ser 5 ó 6 veces el capital de trabajo.

INDICE BAJO: Quizás esté teniendo sus fondos comprometidos en activos de bajo rendimiento a corto plazo. Esto significa que podría continuar trabajando con menos efectivo.

ALTO INDICE: vulnerabilidad A Los acreedores; por ejemplo, incapacidad de pagar salarios o facturas por servicios públicos.

OBSERVACIONES: Por lo general, si el índice entre el activo corriente y el pasivo corriente es bajo, el movimiento del índice del efectivo es alto. Esto se debe a la pequeña suma de capital de trabajo disponible.

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AÑO FISCAL 19XX

ACTIVOS PASIVOSEFECTIVO $ 2,000 NOTAS A PAGAR $ 18,000CTAS COB. 85,000 CTAS. A PAGAR 205,000 INVENTARIO 210,000 PROVISIONES 6,000 TOTAL ACT. CORR. $297,000 TOTAL PAS. CORR. $229,000TERRE/EDIF. 50,000EQUIP/APAR. 50,000 HIPOTECA 25,000 MASTOTAL ACTIVOS TOTAL DE DEUDASFIJOS $100,000 A LARGO PLAZO 25,000 CAPITAL CONTABLE 143,000 TOTAL AC Y AF $397,000 TOTAL PAS Y CC $397.000


VENTAS NETAS (MENOSBONIF. Y DESC.) $700,000COSTO DE LOS PRODUCT. VENDIDOS 500,000UTILIDAD BRUTA 200,000 GASTOSRETIRO (POR LOSDUEÑOS) $74,000SALARIOS 65,000ENTREGAS 7,000DEUDASINCOBRABLES 4,000TELEFONOS 2,000DEPRECIACIÓN 4,000SEGUROS 7,000IMPUESTOS(LOCALES) 8,000INTERESES 8,700 ANUNCIOS 3,000VARIOS 2,000TOTAL DEGASTOS $184,700UTILIDAD NETA(ANTES DE LOS IMPUESTOS) $ 15,300 INDICE: LA DEUDA AL CAPITAL CONTABLE

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DEUDA TOTAL $254,000 (229.00 + 25,000) = 1.8 veces CAPITAL CONTABLE $143,000 INDICE DE LA DEUDA AL CAPITAL CONTABLE

CALCULA: La cobertura de la deuda total expresa el índice entre el capital contribuido por los acreedores y el contribuido por el o por los dueño(s).

CRITERIO ACEPTADO GENERALMENTE: El pasivo total no debe ser menor de 1,25 veces el capital contable, de otro modo los acreedores tendrían tanto que decir sobre como conducir las operaciones de sus negocios como usted mismo. Algunos analistas piensan que el pasivo corriente al capital contable no debe ser más de 80% y que la deuda a largo plazo no debe exceder en más de 50% al capital contable.

INDICE BAJO: Seguridad financiera a mayor término. Por lo general esto significaría tener una mayor flexibilidad para pedir préstamos monetarios. Un índice extremadamente bajo quiere decir que la dirección de la empresa es demasiado conservadora y probablemente que no ha alcanzado todas sus posibilidades, es decir, la posibilidad de mayores utilidades por la relación entre el interés total y las utilidades, logrado al pedir dinero prestado a una tasa de interés bajo y lograr una tasa de rendimiento en las ventas.

INDICE ALTO: Los acreedores corren mayores riesgos, de aquí que tomen mayor interés en cómo se esta dirigiendo la empresa, su habilidad para conseguir dinero de fuentes externas está limitada.

OBSERVACIONES: Una vez más, mucho depende de en qué ciclo de vida se encuentra el negocio, cuales son las políticas de sus dueños, el estado de la economía y el ciclo de ese negocio en particular. Recuerde que la deuda a largo plazo es el índice entre el interés total y las utilidades. Dicho índice, puede trabajar para usted durante los buenos tiempos y en su contra durante un período malo. Ello puede generar menores ganancias si se piden demasiados préstamos.

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RESUMEN DE LOS INDICES DE LIQUIDEZ

Habiendo leído hasta aquí, ya está en camino de dominar el uso del análisis de los índices.

Los índices de líquidez lo ayudan a determinar la capacidad de su firma para pagar las deudas.

El índice corriente es importante pues proporciona una indicación de su capacidad para pagar sus cuentas inmediatas.

El capital de trabajo es la diferencia entre el activo corriente y el pasivo corriente. Esta es una cifra importante pues representa la suma disponible para pagar los salarios o el material o bienes nuevos.

Manteniendo un índice apropiado para su movimiento de efectivo podrá aprovecharse de los descuentos por pronto pago.

Su deuda total no debe exceder el 80% de su capital contable y sus deudas a largo plazo no deben exceder el 50% del mismo.

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INDICE 2. INDICES DE UTILIDADES

Casi todo el que está en un negocio lo hace para obtener una ganancia o utilidad. Deseamos un mayor rendimiento por nuestro dinero y tiempo del que podemos obtener de un banco, o de alguna otra oportunidad de poco riesgo pagando poco interés. Dicho sea de paso, este es uno de los métodos más comunes para evaluar si a usted le va bien en sus negocios; por ejemplo, si las cuentas de ahorro o el mercado monetario pagan un mayor porcentaje del que está ganando con el dinero invertido en un negocio, quizás le sería mejor vender su negocio y reinvertir su dinero en otra parte, a menos que le guste más lo que está haciendo que obtener más ganancias con su capital. Los índices de utilidades le proveen los medios para calcular sus ganancias en diversas maneras (como pronto lo veremos). Le calculan su margen de utilidades, el rendimiento en sus activos e inversiones, así como en las ventas.

Por regla general las utilidades o ingresos, como se les llama a veces, provienen de los cambios en los precios, en el volumen, o en ambos, por lo tanto, los cambios en sus índices durante cierto tiempo provendrán de lo que haga y de lo que esto afecte sus precios y/o volumen. Ello se podrá observar por los aumentos en los gastos (por ejemplo, más personal de ventas o anuncios), y los cambios ocurrirán según se deprecia el activo o se agregan algunos nuevos, o si es necesario pedir prestado. Si usted sube o baja sus precios, los cambios se notarán en los cambios en sus índices.


Nota: Destacaremos con un sombreado todas las cifras usadas para desarrollar un índice en el estado de contabilidad y en el estado de ganancias y pérdidas, para así mostrar exactamente de dónde proviene.

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AÑO FISCAL 19XX



VENTAS NETAS (MENOSBONIF. Y DESC.) $700,000COSTO DE LOS PRODUCT. VENDIDOS 500,000UTILIDAD BRUTA 200,000 GASTOSRETIRO (POR LOSDUEÑOS) $74,000SALARIOS 65,000ENTREGAS 7,000DEUDASINCOBRABLES 4,000TELEFONOS 2,000DEPRECIACIÓN 4,000SEGUROS 7,000IMPUESTOS(LOCALES) 8,000INTERESES 8,700 ANUNCIOS 3,000 MÁSVARIOS 2,000TOTAL DEGASTOS $184,700UTILIDAD NETA(ANTES DE LOS IMPUESTOS) $ 15,300 INDICE: UTILIDAD NETA

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UTILIDADES ANTE DE LOS INTERESES. $24,000 (15,300 + 8,700) = 3.4% VENTAS NETAS $700,000 INDICE DE LA UTILIDAD NETA

CALCULA: Mide la efectividad de la gerencia. Es una comparación válida entre las firmas de una misma industria. Este índice filtra cualquier distorsión que pueda haber a causa de una deuda grande u otros factores que puedan afectar los pagos de impuestos, , o la falta de los mismos.

CRITERIOS ACEPTADOS GENERALMENTE: dependen de los negocios y/o de la industria. Un factor muy importante también es el volumen de los negocios así como su antigüedad.

BAJO INDICE: Quizás los gastos del negocio sean muchos, puede haber deficiencias, o las ventas son demasiado bajas para los costos.

ALTO INDICE: Existe un alto margen de ganancias o gastos que se están manteniendo bajos.

OBSERVACIONES: El cálculo de qué es un buen índice depende de la fase de negocio o industria de que se trate. Ello debe ser comparado con las normas de la industria. A las ganancias antes de los intereses e impuestos también se le llama ingresos operativos.

Este índice no toma en consideración las inversiones hechas en edificios, maquinarias, etc. El índice del movimiento de las inversiones dado en la pág. 52, considera estas clases de inversiones de capital, pero no toma en cuenta los gastos.

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AÑO FISCAL 19XX



VENTAS NETAS (MENOSBONIF. Y DESC.) $700,000COSTO DE LOS PRODUCT. VENDIDOS 500,000UTILIDAD BRUTA 200,000 GASTOSRETIRO (POR LOSDUEÑOS) $74,000SALARIOS 65,000ENTREGAS 7,000DEUDASINCOBRABLES 4,000TELEFONOS 2,000DEPRECIACIÓN 4,000SEGUROS 7,000IMPUESTOS(LOCALES) 8,000INTERESES 8,700 ANUNCIOS 3,000VARIOS 2,000TOTAL DEGASTOS $184,700UTILIDAD NETA(ANTES DE LOS IMPUESTOS) $ 15,300 INDICE: TASA DE RENDIMIENTO SOBRE LAS VENTAS

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UTILIDAD NETA $ 15,300 = 2.2 % VENTAS NETAS $700,000 INDICE DE LA TASA DE RENDIMIENTO SOBRELAS VENTAS

CALCULA: Cuánta utilidad neta se derivó de cada dólar en las ventas; ello indicó lo bien que usted ha dirigido sus gastos operativos. También puede indicar si el negocio está generando suficiente ventas como para cubrir los gastos fijos y que aún quede una utilidad aceptable.

CRITERIOS ACEPTADOS GENERALMENTE: Depende del negocio y/o de la industria. El precio y el volumen son importantes y desempeñan un gran papel al determinar este índice.

BAJO INDICE: Quizá no signifique mucho en ciertas industrias; por ejemplo los negocios que tienen un alto movimiento de inventarios o aquel que usa un margen bajo para atraer negocios (por ejemplo, una tienda de comestibles) podría mostrar un bajo índice y aún estar en buenas condiciones.

ALTO INDICE: Por lo general mientras más alto el índice, mejor, sin embargo, si está sobrepasando las cifras del año anterior y muestra un aumento continuo, está en buen camino.

OBSERVACIONES: Al analizar sus negocios, este índice debe verse teniendo muchos hechos en mente y usarlo en conjunción con otros índices y herramientas analíticas. Tenga cuidado si usa este índice por sí solo, pues fácilmente estaría sumando naranjas con manzanas, sin embargo, comprarlo con sus propios resultados mes tras mes o año tras año, es válido.

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AÑO FISCAL 19XX



VENTAS NETAS (MENOSBONIF. Y DESC.) $700,000COSTO DE LOS PRODUCT. VENDIDOS 500,000UTILIDAD BRUTA 200,000 GASTOSRETIRO (POR LOSDUEÑOS) $74,000SALARIOS 65,000ENTREGAS 7,000DEUDASINCOBRABLES 4,000TELEFONOS 2,000DEPRECIACIÓN 4,000SEGUROS 7,000IMPUESTOS(LOCALES) 8,000INTERESES 8,700 ANUNCIOS 3,000VARIOS 2,000TOTAL DEGASTOS $184,700UTILIDAD NETA(ANTES DE LOS IMPUESTOS) $ 15,300 INDICE: RENDIMIENTO SOBRE LA INVERSION

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UTILIDAD NETA 15,300 = 10.7 % CAPITAL CONTABLE 43,000 INDICE DEL RENDIMIENTO SOBRELA INVERSIÓN (ROI)

CALCULA: El rendimiento en la inversión de los dueños (ROI), algunas personas emplean estas cifras como evaluación final.

CRITERIOS ACEPTADOS GENERALMENTE: Un índice de por lo menos 41% se considera generalmente como necesaria como fondos para un crecimiento futuro.

BAJO INDICE: Quizás hubiera sido mejor invertir su dinero en bonos de ahorro o alguna otra clase de inversión. Ello pudiera indicar una actuación deficiente del gerente o podría reflejar un negocio altamente capitalizado, operando en forma muy conservadora.

ALTO INDICE: Quizás los acreedores fueron la fuente de donde provino gran parte de los fondos, o el gerente es muy eficiente, o la firma tiene muy poco capital.

OBSERVACIONES: Este cálculo se considera como el mejor criterio de las ganancias y pudiera ser un índice clave para comparar el negocio o industria con otras firmas o con el promedio de la industria. Sin embargo debe usarse en conjunción con otros índices. Debiera haber una conexión directa entre el ROI y los riesgos; es decir, a mayor riesgo, mayor cifra, más baja de capital contable equivaldría a un índice más alto.

Otro cálculo del ROI es: EBIT* = 24.00 = 16.7% CAPITAL CONTABLE 43.00

NOTA: Lo anterior es una combinación del índice de las utilidades llamadas utilidad neta (véase más arriba) y el índice de eficiencia llamado movimiento de las inversiones (veáse más adelante). Este índice enmienda las deficiencias de ambas; pero no deje de mirar cada una separadamente para poder decir qué hubiera podido causar cualquier cambio: mayores entradas por más ventas o una mejor utilización de su activo.

*EBIT = utilidades antes de intereses e impuestos.

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AÑO FISCAL 19XX



VENTAS NETAS (MENOSBONIF. Y DESC.) $700,000COSTO DE LOS PRODUCT. VENDIDOS 500,000UTILIDAD BRUTA 200,000 GASTOSRETIRO (POR LOSDUEÑOS) $74,000SALARIOS 65,000ENTREGAS 7,000DEUDASINCOBRABLES 4,000TELEFONOS 2,000DEPRECIACIÓN 4,000SEGUROS 7,000IMPUESTOS(LOCALES) 8,000INTERESES 8,700 ANUNCIOS 3,000VARIOS 2,000TOTAL DEGASTOS $184,700UTILIDAD NETA(ANTES DE LOS IMPUESTOS) $ 15,300 INDICE: TASA DE RENDIMIENTO SOBRE EL ACTIVO

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UTILIDAD NETA 15,300 = 3.8 % TOTAL DE ACTIVOS 397.000 INDICE DE LA TASA DE RENDIMIENTO SOBRE EL ACTIVO

CALCULA: La utilidad generada por el uso del activo del negocio.

CRITERIOS ACEPTADOS GENERALMENTE: Varía mucho, dependiendo de la industria y de la cantidad de activo fijo utilizado, la suma en efectivo que debe estar disponible, etc.

BAJO INDICE: Pobre ejecución o uso deficiente del activo por la gerencia.

ALTO INDICE: Buena ejecución o uso efectivo del activo de la firma por la gerencia.

OBSERVACIONES: Este índice puede distorsionarse fácilmente por una planta con gran depreciación, una gran cantidad de activos intangibles, o ingresos o gastos poco usuales. Debería usarse con otros índices para comparar las firmas en una misma industria y aproximadamente del mismo tamaño.

Es una herramienta válida si se sabe el valor real del activo de sus competidores (especialmente el activo fijo) y si ellos incluyen ganancias externas como parte de sus activos corrientes. Si usted no sabe, tenga cuidado al tomar una decisión firme basándose en este índice solamente.

Una variante de este índice podría ser dividir los activos en activos corrientes y activos fijos, y hacer un índice con cada uno de ellos. Saber el rendimiento sobre los activos fijos podría tener importancia para un negocio que debe contar con una gran inversión en activos fijos, como un inventario movible o maquinaria grande que genere ventas y ganancias.

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RESUMEN DE LOS INDICES DE UTILIDADES

Los índices de utilidades calculan el margen de las ganancias, el rendimiento sobre los activos, el rendimiento sobre las inversiones y el rendimiento sobre las ventas.

Las utilidades son el resultado de varias cosas, por ejemplo, la estructura de precios, la cantidad de negocios hechos y el buen control sobre los gastos.

El rendimiento sobre las inversiones se puede comparar con el rendimiento sobre el capital contable o sobre el total de los activos.

La tasa del rendimiento sobre las ventas debe usarse con cuidado al comparar el negocio propio con los demás.

Debe tenerse cuidado al usar la tasa del rendimiento sobre el total de los activos al comparar, sin saber, el negocio propio con los demás. Las condiciones de los pasivos fijos deben ser si éstos son alquilados y si las ganancias externas son parte de los activos corrientes.

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INDICE 3. INDICES DE EFICIENCIA

Los índices de eficiencia calculan si usted está manejando bien su negocio. Estos dan una indicación de la rapidez con que se están cobrando las cuentas por ventas a crédito y cuántas veces se ha renovado el inventario durante cierto período de tiempo. Asimismo calculan la cantidad de ventas generadas por sus activos y el rendimiento obtenido con los mismos.

Conocer los índices de eficiencia es una herramienta importante para mantener sus negocios bien equilibrados. Por ejemplo, si usted empieza a dar muchos créditos para generar ventas, ello se verá como un aumento en el número promedio de días necesarios para cobrar sus cuentas. Si compra más de la cuenta, aún con buenas intenciones de no dejar pasar una buena ganga, ello se reflejará como una disminución en el movimiento del inventario. De igual forma si adquiere demasiados activos fijos sin un aumento correspondiente en las ventas, este índice le recordará inmediatamente que ha generado menos ventas con sus activos.

Desde luego, hay otros índices que también desempeñan un papel en el mantenimiento del balance en sus negocios que lo ayudarán a conservar un crecimiento saludable, pero los índices de eficiencia por lo general se verán antes. Podrá observar que algunos índices de eficiencia están en días y no en porcentajes o proporciones.


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AÑO FISCAL 19XX


ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDASVENTAS NETAS (MENOSBONIF. Y DESC.) $700,000COSTO DE LOS PRODUCT. VENDIDOS 500,000UTILIDAD BRUTA 200,000 GASTOSRETIRO (POR LOSDUEÑOS) $74,000SALARIOS 65,000ENTREGAS 7,000DEUDASINCOBRABLES 4,000TELEFONOS 2,000DEPRECIACIÓN 4,000SEGUROS 7,000IMPUESTOS(LOCALES) 8,000INTERESES 8,700 ANUNCIOS 3,000VARIOS 2,000TOTAL DEGASTOS $184,700UTILIDAD NETA(ANTES DE LOS IMPUESTOS) $ 15,300 INDICE: PERIODO PROMEDIO DE RECAUDACIÓN DE LAS CTAS. A COBRAR CUENTAS A COBRAR X 365 DIAS 85.000 X 365 = 44 días

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VENTAS 700.000 Nota: Con este propósito se supone que todas las ventas fueron hechas a crédito.INDICE DEL PERIODO PROMEDIODE RECAUDACIÓN

CALCULA: El movimiento de las cuentas cobrables, período de tiempo promedio para cobrar las ventas hechas a crédito.

CRITERIOS ACEPTADOS GENERALMENTE: Depende de su política de plazos para cobros. Si es de treinta días, entonces treinta días es el estándar.

ALTO INDICE: Un movimiento lento, que puede ser el resultado de tener un cierto número de cuentas malas o de la política del cobro de los impuestos. También es posible que se esté utilizando el crédito para generar ventas.

BAJO INDICE: Un movimiento rápido, que podría ser el resultado de una política de cobros estricta o clientes que pagan muy bien.

OBSERVACIONES: Por lo general, todo lo comprendido dentro de su período de cobros de 10 a 15 días, se considera como incluido dentro de dicho período.

NOTA: Otra variante se muestra más rápido. Es un proceso en dos pasos que primero calcula el promedio diario de sus ventas a crédito y luego provee el período promedio de cobros. Si el promedio diario a las ventas es importante, use este índice, si no, el otro es más fácil y rápido de usar. Ambos dan la misma respuesta.

Ventas a créditos netas = 70,000 = $1.918 = Ventas a Créditos diarias365 365

Cuentas a cobrar = 85,000 = 44 días = Período promedio de cobrosVentas a crédito diarias 1,918

Rotación de las Cuentas por Cobrar

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AÑO FISCAL 19XX


ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDASVENTAS NETAS (MENOSBONIF. Y DESC.) $700,000COSTO DE LOS PRODUCT. VENDIDOS 500,000UTILIDAD BRUTA 200,000 GASTOSRETIRO (POR LOSDUEÑOS) $74,000SALARIOS 65,000ENTREGAS 7,000DEUDASINCOBRABLES 4,000TELEFONOS 2,000DEPRECIACIÓN 4,000SEGUROS 7,000IMPUESTOS(LOCALES) 8,000INTERESES 8,700 ANUNCIOS 3,000VARIOS 2,000TOTAL DEGASTOS $184,700UTILIDAD NETA(ANTES DE LOS IMPUESTOS) $ 15,300 INDICE: MOVIMIENTO DEL INVENTARIO – TAMBIEN LLAMADO INDICE DEL ABASTECIMIENTO A LAS VENTAS COSTO DE LOS PRODUCTOS VENDIDOS 500,000 = 2,4 VECES (152 DOH*) INVENTARIO PROMEDIO 210.000

VENTAS NETAS 700,000 = 3,3 VECES (110 DOH*)

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INVENTARIO PROMEDIO 210,000DOH: días a mano, véanse las observaciones en las próximas páginas. La cifra del costo de los productos vendidos se emplea por algunos analistas porque muchos inventarios se llevan en el estado de contabilidad por la cantidad que cuestan, no por el precio de venta.

INDICE DEL MOVIMIENTO DEL INVENTARIO

NOTA: Inventario de los fabricantes = productos terminados, materias prima y material en proceso.

Inventario de los detallistas/mayoristas = bienes vendibles a la mano.

CALCULA: El movimiento del inventario, muestra la rapidez con que se mueve su inventario, es decir, las veces que se reemplaza cada año/mes el inventario inicial.

CRITERIOS ACEPTADOS GENERALMENTE: Depende de la industria y hasta el momento del año para algunas industrias; sin embargo, 6 ó 7 veces es una buena regla general.

BAJO INDICE: Indica un gran inventario, una situación en que éste jamás se agota, quizás en algunos renglones, obsoleto. Pudiera ser una señal de liquidez deficiente, demasiado abastecimiento de algunos renglones o un aprovisionamiento planificado anticipado un período en grandes ventas.

ALTO INDICE: Muestra una selección de productos muy limitada, quizás mercancías de salida rápida, o algunas ventas perdidas. Puede indicar una mayor liquidez, mercancías de calidad superior o escasez de inventario necesario para las ventas.

OBSERVACIONES: Los movimientos rápidos se ven generalmente como una tendencia positiva; aumento del flujo del efectivo, reducción del almacenamiento, etc. Este índice muestra como la gerencia está usando el inventario y se puede usar para comparar un período con el siguiente, o con otra compañía en la misma industria o con el promedio en la industria. Repetimos que es un indicador, no un cálculo o cuenta exacta. Por regla general, un negocio pequeño al detalle no debe tener más de 100% de su capital de trabajo en inventario.

NOTA: ROTACIÓN DE LOS INVENTARIOS SOBRE LOS 365 DIAS

DOH: Otro cálculo es hacer el índice del movimiento del inventario )IT) y dividirlo en 365 días.365 = número promedio de días que el inventario está disponible. IT365 = 152 días de disponibilidad

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2,4

SUMINISTROS DE FERRETERÍA Y CONSTRUCCIÓN

ESTADO DE CONTABILIDADAÑO FISCAL 19XX


ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDASVENTAS NETAS (MENOSBONIF. Y DESC.) $700,000COSTO DE LOS PRODUCT. VENDIDOS 500,000UTILIDAD BRUTA 200,000 GASTOSRETIRO (POR LOSDUEÑOS) $74,000SALARIOS 65,000ENTREGAS 7,000DEUDASINCOBRABLES 4,000TELEFONOS 2,000DEPRECIACIÓN 4,000SEGUROS 7,000IMPUESTOS(LOCALES) 8,000INTERESES 8,700 ANUNCIOS 3,000VARIOS 2,000TOTAL DEGASTOS $184,700UTILIDAD NETA(ANTES DE LOS IMPUESTOS) $ 15,300 INDICE: ACTIVOS FIJOS AL CAPITAL CONTABLE

ACTIVOS FIJOS 100,000 = 70% CAPITAL CONTABLE 143.000

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INDICE DE LOS ACTIVOS FIJOS AL CAPITALCONTABLE

CALCULA: La cantidad de activos fijos que forman parte del capital contable. Este índice es importante ya que indica la cantidad de capital comprometido en activos de poca liquidez.

CRITERIOS ACEPTADOS GENERALMENTE: Una buena regla general para los negocios pequeños es que no más del 75% del capital contable debe estar comprometido en activos fijo; si éstos se acercan al 75% quizá se esté sintiendo la falta del capital de trabajo para hacer frente a sus gastos corrientes.

BAJO INDICE: Una inversión proporcionalmente menor son los activos fijos en relación al capital contable; es decir, el capital contable puede consistir en activos con mayor liquidez. Esta es mejor situación para los acreedores.

ALTO INDICE: Una inversión mayor en la planta y propiedades, tal vez difícil de liquidar si se necesita efectivo, especialmente si no están pagadas.

OBSERVACIONES: Los activos fijos deben llevarse en el estado de contabilidad como depreciados, no al costo original. La presencia substancial de activos fijos alquilados (aquellos que no se muestran en el estado de contabilidad), podría bajar este índice en forma engañosa. La cantidad de activos fijos depende de la industria; por ejemplo, los activos fijos necesarios para una compañía de camiones o un negocio que trabaja con equipos pesados podría ser relativamente alta; pero sería baja para un detallista o un consejero; sin tener mucho significado.

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AÑO FISCAL 19XX

ACTIVOS PASIVOSEFECTIVO $ 2,000 NOTAS A PAGAR $ 18,000CTAS COB. 85,000 CTAS. A PAGAR 205,000 INVENTARIO 210,000 PROVISIONES 6,000 TOTAL ACT. CORR. $297,000 TOTAL PAS. CORR. $229,000TERRE/EDIF. 50,000EQUIP/APAR. 50,000 HIPOTECA 25,000 TOTAL ACTIVOS TOTAL DE DEUDASFIJOS $100,000 A LARGO PLAZO 25,000 CAPITAL CONTABLE 143,000 TOTAL AC Y AF $397,000 TOTAL PAS Y CC $397.000

ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDASVENTAS NETAS (MENOSBONIF. Y DESC.) $700,000COSTO DE LOS PRODUCT. VENDIDOS 500,000UTILIDAD BRUTA 200,000 GASTOSRETIRO (POR LOSDUEÑOS) $74,000SALARIOS 65,000ENTREGAS 7,000DEUDASINCOBRABLES 4,000TELEFONOS 2,000DEPRECIACIÓN 4,000SEGUROS 7,000IMPUESTOS(LOCALES) 8,000INTERESES 8,700 ANUNCIOS 3,000VARIOS 2,000TOTAL DEGASTOS $184,700UTILIDAD NETA(ANTES DE LOS IMPUESTOS) $ 15,300 INDICE: MOVIMIENTO DE LA INVERSIÓN, ROTACIÓN DE LA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPOS.

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VENTAS NETAS 700,000 = 1,8 VECES TOTAL DE ACTIVOS 397,000 INDICE DEL MOVIMIENTO DE LA INVERSIÓN

CALCULA: la capacidad de la firma para generar ventas en relación con los activos.

CRITERIOS ACEPTADOS GENERALMENTE: Ello variará en gran medida dependiendo de los negocios y la industria; por ejemplo, un negocio de servicios tendría activos fijos limitados y poco o ningún inventario en comparación con una compañía manufacturera.

BAJO INDICE: Los activos quizá no estén usados totalmente o hay demasiados activos en persecución de unas cuantas ventas. Los activos no están dejando sentir su propio peso. La firma puede estar creciendo pero los negocios no lo están.

ALTO INDICE: Se pueden generar más ventas con menos activos. Ello pudiera indicar que algo bueno está sucediendo o ha sucedido. Quizás usted esté haciendo más ventas con el mismo nivel de edificios y equipos.

OBSERVACIONES: este índice debe usarse sólo para comparar firmas dentro de grupos específicos de una industria y en conjunción con otros índices. Al igual que con cualquier otro índice que muestra los activos, puede dar una lectura distorsionada si éstos están muy depreciados o si hay una gran cantidad de activos intangibles, por ejemplo, crédito mercantil. Tenga cuidado, al comparar dos firmas o al comparar con los promedios de la industria, que las cifras de los activos sean aproximadamente las mismas. Este índice no considera un aumento o reducción de los precios o lo bien que usted vigila sus gastos.

Este índice, combinado con el índice de la utilidad neta, visto anteriormente, se convierte en otro índice del rendimiento sobre la inversión (ROI). Véase más arriba.

Otra versión es: Ventas Netas = 700,000 = 7 veces Activos Fijos 100,000

Esto es importante si su negocio necesita una gran inversión en activos fijos.

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RESUMEN

Los índices de eficiencia enseñan si un negocio está bien dirigido.

Los índices de eficiencia ayudan a mantener el negocio en balance.

Las cuentas a cobrar, multiplicadas por 365 días, divididas por las ventas a crédito, le darán el número de veces al mes o al año que usted recuperó las ventas a crédito.

Para hallar la cantidad de activos fijos que son parte de su capital contable, divida sus activos fijos por su capital contable.

Una variante del índice anterior es sustituir los activos fijos por el total de activos para ver cómo se están generando las ventas en relación con sus activos fijos.

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PARTE IV

COMO EFECTUAR UN ANÁLISISDEL INDICE

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INTRODUCCIÓN

Ahora que ya ha aprendido lo que son los índices y qué pueden hacer por usted, se encuentra listo para aprender a organizarlos y poder usarlos para analizar un negocio. Esta sección le ofrece modelos y cuadros que lo ayudarán a reunir datos, a organizar y evaluar sus negocios con el uso de un cuadro de revisión de los índices.

Cuadro de Recolección de Datos

Los dos modelos que verán en las próximas páginas lo ayudarán a organizar sus índices y a usar su CUADRO DE REVISIÓN DE LOS INDICES. El primero es el MODELO DE RECOLECCION DE DATOS, que ofrece los medios para recoger las cifras necesarias en el estado de contabilidad, y en el estado de ganancias y pérdidas.

El segundo modelo es el CUADRO DE COMPARACIÓN, que tiene espacios para trabajar con los índices e insertar los promedios de su industria. En el apéndice encontrará algunos nombres y direcciones en donde encontrará los datos para los promedios de su industria. Esta información se puede comprar, pero por lo general la puede obtener de su banquero, biblioteca, oficina de sociedad de pequeños negocios o Cámara de Comercio. El sindicato de su industria quizá compile algunas estadísticas tanto nacionales como regionales. Los números regionales son más apropiados para su uso. Para aprovechar al máximo estos modelos, haga varias copias y úselas llenando los espacios en blanco con las cifras de su estado de contabilidad y estado de ganancias y pérdidas.

Más adelante damos algunos ejemplos de modelos ya llenos. Dichas muestras se basan en los mismos estados de contabilidad y de ganancias y pérdidas que hemos estado usando.

Los índices de promedios industriales mostrados en el cuadro de comparación han sido tomados de los estudios de estados Anuales para 1987, tamaño de activos 0-1 MM RETAILERS-BUILDING MATERIALS SIC #5211, registrado por Robert Morris Associates, usados con permiso. Por favor vea la aclaración y otras informaciones en el Apéndice.

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¿QUÉ ES SIGNIFICATIVO?

Para determinar qué índices debe usar, considere la clase de negocios que tiene usted, su antigüedad, el punto en el ciclo de negocios y qué está buscando, Por ejemplo una clase de negocios quizás necesite una gran cantidad de activos fijos, edificios, terrenos, equipos, herramientas, etc, mientras que otra requiere muy pocos. Los índices significativos en la primera clase serían aquellos que lo ayuden a calcular si está usando bien sus activos fijos.

Otra clase de negocios quizás necesiten mantener un inventario bien abastecido o quizás sólo lo suficiente para satisfacer necesidades de emergencia. En cada caso el movimiento del inventario es crítico, y si se va de la mano, es posible que no se puedan satisfacer los gastos corrientes, por una parte, y por la otra, tener el inventario para satisfacer a los clientes.

La antigüedad de su negocio también es importante. Si ya ha pasado el período inicial de tres a cinco años y tiene liquidez, es probable que le interese ampliar. En este caso, los índices de utilidades y eficiencia serán factores que usted necesitará vigilar de cerca. Tenga cuidado en mantener en balance las operaciones de su negocio.

Algunos negocios dependen de las temporadas para sus ingresos. Es decir, que tienen más ventas en ciertos momentos del año que en otros. Durante cada alza y caída de dicho ciclo, los índices pueden ser bien diferentes y se hace necesario vigilar estos períodos para que sus índices reflejen lo que es necesario. Por ejemplo, si espera una gran venta, pero aún no se ha hecho o anticipa un período de ventas bajas, si espera una gran venta, pero aún no se ha hecho o anticipa un período de ventas bajas, necesitará la liquidez para llevarlo adelante. Si vende a crédito, será preciso que observe su período de cobros entre la venta y el pago, de lo contrario se verá falto de capital de trabajo.

Finalmente, si piensa ampliar su negocio, debe poder regular sus utilidades de acuerdo con su industria. Una estructura de pocas deudas también ayudará a influir a los prestamistas para que le den el dinero necesario a una tasa de interés favorable.

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MODELO DE RECOLECCION DE DATOS

NOMBRE DEL NEGOCIO: SUMINISTRO DE FERRETERÍA Y CONSTRUCCIÓN XYZDIRECCIÓN COMERCIAL: CUALQUIER PARTE, MÉXICO, D.FFECHA DE PREPARACIÓN: Días/Mes/Año

RENGLONES CIFRAS EN DOLARES

ACTIVOS CORRIENTES $297,000

PASIVOS CORRIENTES 229,000

VENTAS NETAS 700,000

CAPITAL DE TRABAJO 68,000

DEUDA TOTAL 254,000

CAPITAL CONTABLE 143,000

UTILIDADES ANTES DE INTERESES E IMPUESTOS 24,000

UTILIDAD NETA 15,300

TOTAL DE ACTIVOS 397,000

CUENTAS A COBRAR 85,000

COSTO DE LOS PRODUCTOS VENDIDOS 500,000

INVENTARIO PROMEDIO 210,000

ACTIVOS FIJOS 100,000

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NOMBRE DEL NEGOCIO: SUMINISTRO DE FERRETERÍA Y CONSTRUCCIÓN XYZDIRECCIÓN COMERCIAL: CUALQUIER PARTE, MÉXICO, D.FFECHA DE PREPARACIÓN: Días/Mes/Año

TITULO DEL INDICE

INDICES CIFRAS EN DOLARES

MIS INDICES PROMEDIOS DE LA INDUSTRIA

Indice Corriente Activos CorrientesPasivos Corrientes

$297,000$229,000

1,3 veces 2,00 veces

Movimiento de Efectivo

Ventas Capital de Trabajo

$700,000$68,000

10,3 veces 8,1 veces

Deuda al CapitalContable

Deuda Total Capital Contable

$254,000$143,000

1,8 veces 1,5 veces

Utilidad Neta Utilidad antes de Int. e Imp Ventas Netas

$24,000$700,000

3,4 % No listado

Tasa de rendimiento de las ventas

Utilidad Neta Ventas Netas

$15,300$700,000

2,2% 3,2%

ROI (1) Utilidad Neta Capital Contable

$15,300$143,000

10,7% 22,7%

ROA (2) Utilidad Neta Total de Activos

$15,300$397,000

3,8% 8,9%

Tasa promedio de cobros

Cuentas a cobrar x 365 días Ventas

$85,000$700,000

44 días 34,2 días

Movimiento de Inventario

Costo de los prod. Vendidos Inventario Promedio

$500,000$210,000

2,4 veces 5,5 veces

Activos fijos al capital contable

Activos Fijos Capital Contable

$100,000$143,000

70% 50%

Movimiento de la inversión

Ventas Netas Total de Activos

$700,000$397,000

1,8 veces 2,9 veces

CUADRO DE COMPARACION

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NOMBRE DEL NEGOCIO: __________________________________

DIRECCIÓN COMERCIAL: __________________________________

FECHA DE PREPARACIÓN: _______________________

RENGLONES CIFRAS EN DOLARES

ACTIVOS CORRIENTES

PASIVOS CORRIENTES

VENTAS NETAS

CAPITAL DE TRABAJO

DEUDA TOTAL

CAPITAL CONTABLE

UTILIDADES ANTES DE INTERESES E IMPUESTOS

UTILIDAD NETA

TOTAL DE ACTIVOS

CUENTAS A COBRAR

COSDTO DE LOS PRODUCTOS VENDIDOS

INVENTARIO PROMEDIO

ACTIVOS FIJOS

MODELO DE RECOLECCION DE DATOS

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NOMBRE DEL NEGOCIO: _____________________________DIRECCIÓN COMERCIAL: ____________________________FECHA DE PREPARACIÓN: ___________________________

TITULO DEL INDICE

INDICES CIFRAS EN DOLARES

MIS INDICES PROMEDIOS DE LA INDUSTRIA

Indice Corriente Activos CorrientesPasivos Corrientes

Movimiento de Efectivo

VentasCapital de Trabajo

Deuda al CapitalContable

Deuda TotalCapital Contable

Utilidad Neta Utilidad antes de Int. e ImpVentas Netas

Tasa de rendimiento de las ventas

Utilidad NetaVentas Netas

ROI (1) Utilidad NetaCapital Contable

ROA (2) Utilidad NetaTotal de Activos

Tasa promedio de cobros

Cuentas a cobrar x 365 díasVentas

Movimiento de Inventario

Costo de los prod. VendidosInventario Promedio

Activos fijos al capital contable

Activos FijosCapital Contable

Movimiento de la inversión

Ventas NetasTotal de Activos

CUADRO DE COMPARACION

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CUADRO DE REVISIÓN DE LOS INDICES

El cuadro en las próximas dos páginas le ofrece una ojeada rápida para ver cómo marcha su negocio. Descubrirá qué cosas debe verificar cuando un índice es demasiado bajo. Se le da el número de la página donde aparece el índice para recordarle lo que quiere decir cada índice y cómo se deriva.

Este cuadro de revisión es más para estimular sus ideas que para dar respuestas necesariamente. Para hacer el mejor uso de este cuadro hágale varias copias y complete una cada mes con los índices que usted piensa que son los más importantes para su negocio. Por favor, obsérvese que los promedios de la industria se publican normalmente cada trimestre, así que quizás no pueda tener una comparación mensual; sin embargo, este cuadro puede darle comparaciones rápidas y puede mostrar gráficamente los progresos hechos para ayudarlo a mantener su negocio en balance.

Recuerde, las cosas necesitan tiempo, no trate de hacer una corrección demasiado grande con demasiada rapidez, porque ello podría ocasionar problemas en otras áreas.

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LA PALABRA FINAL

¿Si un índice sube será siempre necesarioQue otro baje?

Algunas veces lo hacen; pero los índices no trabajan en forma tan nítida.

Algunas veces dos índices o más indican un buen trabajo y ambos serán altos. Otras veces dependiendo de la clase de negocio o del momento del ciclo del mismo, uno será bajo o no tendrá importancia alguna de lo que sucede al índice.

Los índices son herramientas para ayudarlo a analizar a su empresa. En las dos siguientes partes de este libro se le presentarán otras técnicas que lo ayudarán a mantener sus negocios en balance. Es importante que no se usarán todas las herramientas a la vez si los índices se usan en forma inadecuada, podrán agravar su situación.

El uso adecuado de los índices también toma en consideración la economía, el ciclo de los negocios y si su negocio está empezando, está creciendo o alcanzando su madurez.

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RESUMEN

El primer paso para determinar la interacción entre los índices es poner las cifras apropiadas en dinero en el renglón adecuado (por ejemplo, las ventas, la utilidad neta), en el modo de recolección de datos, partiendo de su estado de contabilidad y del estado de ganancias y pérdidas.

El segundo paso es transferir las cifras en dinero desde el modelo de recolección de datos al cuadro de comparación, luego determinar sus índices y colocarlos en el cuadro.

El tercer paso es ver los promedios de los índices de su industria y colocarlos en el cuadro de comparación.

El cuarto paso es transferir sus índices de su industria y colocarlos en el cuadro de comparación para ver cómo los índices se asemejan con las de la industria. El cuadro de revisión de los índices proporcionará un medio rápido y conciso de determinar la acción correctiva que debe tomarse.

El quinto paso es planificar cómo obtener las suyas propias que están fuera del camino correcto...!y hacerlo!

Todos los índices no siempre le serán significativos.

Los índices reaccionarán de diversas maneras según la antigüedad, el momento del ciclo, las condiciones económicas y la clase de negocio.

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PARTE 5

COMO EFECTUAR UN ANALISIS DE LOS GASTOS

Análisis de los Gastos

1. Crédito2. Liquidaciones3. Nóminas4. Inventario5. Mercadeo6. Compras

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¿EXISTE ALGO BUENO EN LOS GASTOS?

Los gastos constituyen una parte necesaria para poder hacer negocios y debe tratarse como tal. No se les debe temer ni negar, sin embargo, deben tomarse en cuenta al desarrollar políticas de precios, expectativas de ventas y un plan de negocios.

Forman parte de la vida de los negocios, pero si son demasiado altos podrían arruinarlos rápidamente. Ello parecerá obvio, pero el punto en que deben estar controlados y la mejor manera de hacerlo es entendiéndolos; saber qué pasará cuando usted aumente o disminuya un gasto.

Examen de sus Gastos

Estar familiarizado con sus gastos y examinarlos regularmente, le ayudará cada día que se mantiene en su negocio. Un buen control de éstos lo puede ayudar a maximizar las ganancias con las mismas ventas y hasta menos.

Un buen examen comienza con la línea de ventas en su estado de ganancias y pérdidas. Al comprender porqué las ventas ocurrieron o no como fueron proyectadas, lo pondrá en una posición mejor para comprender cómo los gastos al hacer negocios se comportan como lo hacen. Lo primero que hay que notar es si durante ese mes tuvo lugar algún hecho, por ejemplo, una venta muy grande. Quizás lo que debió ser un mes lento de repente se convirtió en uno muy bueno. O viceversa, quizás el mal tiempo hizo que los embarques se demoraran y las ventas sufrieron. Si usted no estuviera al tanto de los factores que afectan las ventas quizás pudiera comprar más inventario del necesario después de una venta anormal que no se repetirá. Ello podría hacer que más tarde perdiera sus ganancias si tiene que rebajar los precios para volver a mover su inventario.

La línea de Ventas

Las ventas en dinero o ingresos es una función del precio por unidad multiplicado por el volumen de unidades. Por lo tanto, un aumento en cualquiera de ellos aumentará el dinero de la venta. De igual forma, si cualquiera decrece (sin un aumento compensador en el otro parámetro), el dinero de las ventas disminuirá. Rebajar los precios sin una compensación de aumento en el volumen dará por resultado ingresos más bajos, y casi siempre, una pérdida en las ganancias. Si usted pensó aprovechar una rebaja de la mercancía al por mayor para aumentar su inventario para una venta especial, pero carecía del dinero en el

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momento de la rebaja y luego llega la mercancía pero no llegan sus clientes, enfrentará un problema doble.EXAMEN DE SUS GASTOS (continuación)

El Costo de los productos vendidos El próximo renglón a evaluar al examinar los gastos es el costo de los productos vendidos. Esté al tanto de todo aumento o disminución como un porcentaje de las ventas netas. Halle las causas tanto para el aumento como para la disminución, por ejemplo, renglones comparados que aumentaron o diminuyeron de precio. Quizá sea algo como un aumento en los precios de flete, daños o reducción debido a un robo. Esta área a veces parece una categoría de ¡Bueno! ¿Y qué?, pero el éxito de muchos negocios puede determinarse prestando atención a los detalles del costo de los productos en la línea de ventas.

El costo de los productos vendidos debe dividirse por renglones específicos, por ejemplo; flete para traerlo, costos de fabricación, descuentos (tomados o no), etc. Una buena revisión debe incluir el examen de factura en curso y compararlas con futuras antiguas para la misma mercancía y así determinar donde están las variantes y qué las causan.

Créditos y Cobros

Hay un gasto en ganar dinero. La treta es acortar el tiempo entre el compromiso del efectivo y el cobro de dicho efectivo. Una de las mejores formas es revisar constantemente los gastos.

Gastos fijos (desembolsos necesarios se haga una venta o no)

Vayamos a los gastos fijos como, por ejemplo, el alquiler, los intereses, los seguros, la depreciación, los impuestos y licencias. Cada gasto fijo debe estar dividido en plazos mensuales iguales durante el año. Si se hace así, un aumento en las ventas debiera causar un aumento en los márgenes de utilidades a mayor velocidad que si los gastos fueron variables (por ejemplo, unidos a las ventas). Los gastos fijos pueden producir un mayor rendimiento, debido al aumento en las ventas que los gastos variables. Lo contrario también es cierto, si las ventas disminuyen y los gastos son fijos, éstos no se reducen. El control de los gastos, especialmente de los gastos fijos, debe incluir lo siguiente:1. Negocie el mejor precio para todos los productos y servicios que usted

compre al principio ¡Use ofertas competitivas!2. Trate de permutar.3. Pague solamente lo necesario y cuando sea necesario, busque continuamente

mejores precios.4. Nunca pague temprano.

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5. Suponga que todas las condiciones de pago se pueden negociar.6. ¡Invierta! ¡No gaste!EXAMEN DE SUS GASTOS (Continuación)

Gastos variables (unidos al volumen de ventas)

Los gastos variables pueden comprender los salarios, gastos de publicidad, entregas, suministros, teléfonos, cuotas, suscripciones y servicios públicos. Estos gastos deben analizarse en relación con su rendimiento en las ventas u otras eficiencias del costo. Son comparables con las cifras y porcentajes “a la fecha”. Estos porcentajes deben estar en línea con los porcentajes de la industria y la experiencia pasada. Si las ventas aumentan o diminuyen. Y no se toma ninguna acción para reducir los gastos, será necesario un examen más de cerca.

Al final del estado se encuentra la utilidad neta.

La utilidad neta quizá parezca estar bien; pero aún puede haber problemas debido a otras variables, si se redujeron algunos renglones de gastos y el margen de utilidad no aumentó entonces ocurrió alguna otra cosa que compensó el aumento lógico de la utilidad. Por ejemplo podría haber problemas en el costo de los productos vendidos. Recuerde, que el dinero cobrado no el dinero en ventas es lo que usted guarda en el banco. ¡No confunda las ganancias con el flujo de efectivo.

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¿Qué hacer cuando ya no se pueden reducir más los gastos?

Cuando ya no se sabe cómo reducir aún más los gastos, trate de aumentar lo que obtiene por ellos. Puede hacerse de varias maneras

1.- Al examinar su política de créditos.____ ¿Envía sus facturas demasiado pronto?____ ¿Informa claramente sobre sus plazos y políticas de cobros?

____ ¿Mantiene un orden de antigüedad de las cuentas pendientes y sigue de cerca sus clientes morosos?

____ ¿Verifica cuidadosamente las referencias de créditos?

2.- Al examinar sus pagos en efectivos ¿Cuida de ____ aprovechar los descuentos de reventa? ____ pagar sus cuentas sólo al vencerse? ____ tratar de aprovechar de extender los plazos de los pagos con sus acreedores,

por ejemplo una extensión del vencimiento o pagar sus deudas a largo plazo?

____ Comprar sólo lo necesario, cuando es necesario?

3.- AL examinar sus nóminas? ____ ¿Antes de colocar un nuevo empleado considera el tiempo extra? ¿la ayuda en tiempo parcial? ¿la ayuda temporal? ¿ O trabajadores free lance? ____ ¿Paga a todos sus empleados el mismo día? ____ ¿Ha tomado en cuenta reducir sus salarios durante los períodos bajo y aumentarlos durante los altos? ____ ¿Verificar la cantidad de “tiempo perdido” ocasionado por el equipo u otras cosas que usted puede controlar? ____ ¿Comprueba las horas de llegada y salida de sus empleados? ____ ¿Comprueba la duración de las horas de descanso y tiempo personal? ____ ¿Verifica el flujo de la caja chica?

4.- Al examinar sus controles de inventario: ____ ¿Verifica las medidas de seguridad, para evitar robos? ____ ¿Enseña a sus empleados a manipular y almacenar correctamente para evitar descomposturas y daños al inventario? ____ ¿Calcula el costo del inventario, calcula el costo del almacenaje, manejo, seguros, impuestos, deterioro, vejez, etc, para asegurar que no se engana a si mismo? ____ ¿Comprueba regularmente la tasa del movimiento para ver la posibilidad de

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reducir su inventario?

____ ¿Mantiene su inventario sólo con lo necesario, es decir, mantiene el nivel de su inventario al mínimo de un nivel lógico?

5.- Al examinar su manufactura: ____ ¿Obtiene ofertas competitivas de sus contratistas? ____ ¿Trata de efectuar contratos con “proveedores minoritarios” que son más pequeños y menos caros? ____ ¿Limita la planificación y los horarios? ____ ¿Mantiene estándares de alta calidad (Volver a realizar el trabajo costaría más)

6.- Al examinar sus planes de mercadeo: ____ ¿Evita el enfoque a punta de pistola, en los anuncios y en su lugar trata de

dirigirse a un grupo específico de clientes? ____ ¿Tiene una política clara sobre devoluciones y reparaciones? ____ ¿Esta seguro de que los descuentos darán buenos resultados y si no los dan tiene alguna forma de terminarlo? ____ ¿Adiestra a su personal para que también venda accesorios? ____ ¿Demanda un servicio cortés de calidad para sus clientes? ____ ¿Adiestra a sus empleados que tratan directamente con los clientes para maximizar un impacto inicial positivo?

7.- Al examinar sus gastos de compra ____ ¿Controla que los renglones comprados sean sólo los necesarios? ____ ¿Está seguro de que todas las compras grandes se hicieron mediante ofertas competitivas? ____ ¿Elimina los productos que no dan utilidades a su negocio? ____ ¿Mantiene buenas relaciones de trabajo con sus vendedores?

8.- Otras áreas que debe examinar ____ ¿Utiliza material provisto por los clientes? ____ ¿Evitar pagar antes de tiempo sus gastos (por ejemplo, suministro para un año de _______, o pagar el seguro por adelantado por tres años, etc? ____ ¿Evita mejoras innecesarias? ____ ¿Evita las compras en volumen innecesarias? ____ ¿Mantiene buenos registros? ____ ¿Hace depósitos diarios de efectivo, invirtiendo el superávit en cuentas que le traigan intereses?

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RESUMEN

Los gastos forman parte normal de los negocios y deben considerarse como tales.

Los gastos pueden y deben controlarse para así saber qué se obtiene de ellos.

Comience el examen de los gastos analizando las ventas.

Luego mire el costo de los productos vendidos. Vea si ha disminuido o aumentado y luego busque por qué.

Los gastos fijos no deben variar de manera significativa con cualquier aumento o disminución de las ventas.

Cuando piense que ya ha reducido sus gastos al mínimo, todavía hay ocho grandes áreas de su negocio que usted puede examinar para aumentar el rendimiento de sus gastos, ) pág. 71 – 72

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PARTE VI

COMO CONTROLARSUS NEGOCIOS

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COMO PROCEDER

Existen varias maneras de controlar a su negocio. Algunas de las mejores comprenden el análisis financiero. En esta parte del libro uniremos el uso de los índices y de los porcentajes y presentaremos cuatro técnicas básicas para ayudarlo en este tema.

Al hablar de control, no sólo hablamos de cómo cumplir los promedios de la industria, sino también de ayudarlo a predecir cuánto dinero costará preparar una gran promoción de ventas o presentar una nueva línea de productos o ampliar sus ventas. El control opera de dos maneras. Primero; le ayuda a mejorar lo que está haciendo ahora. Segundo, lo ayuda a preparar una ampliación o cambio sin encontrarse carente de efectivo por no tener un plan para mantener las cosas en equilibrio.

Las cuatro técnicas que presentaremos en esta parte son:

1. El análisis de las tendencias

2. Cuadros de la posición del efectivo.

3. Estados meta

4. Clasificación de las cuentas a cobrar por su antigüedad.

Consideraremos cada una individualmente.

1. ANÁLISIS DE LAS TENDENCIAS

El modelo de recolección de datos y el cuadro de comparación que presentáramos en secciones anteriores, lo ayudarán al hacer el análisis de las tendencias. Esto es sencillamente un método para seguir de cerca los índices y los gastos en forma mensual o anual; le ayudará a mantenerse en buen camino avisándole de los cambios que deben hacer para operar con éxito sus negocios.

Los cuatro modelos que verá al final de esta sección lo ayudarán a llevarlo a cabo. El primero sigue de cerca sus índices mensualmente, el segundo los sigue anualmente. El tercero vigila sus gastos mensualmente y el cuarto lo hace anualmente.

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COMO PROCEDER (Continuación)

Haga una copia de cada modelo mensual al comenzar su año de negocios. Titule cada columna con el nombre correspondiente a cada mes. Ponga los índices o gastos de fin de mes en la columna que corresponda y pronto tendrá una tendencia mensual que podrá estudiar. Si registra los índices y gastos de fin de año en este cuadro, también podrá tener un cuadro anual que presentará las tendencias anuales. En la última columna del cuadro anual sus metas o de los promedios de la industria de cada índice o porcentaje de gastos. Ello le permitirá hacer también un cuadro de lo bien que usted está progresando en la consecución de sus metas.

Manteniendo un cuadro usted tiene un registro del progreso que está haciendo. Estos registros son muy convenientes para hacer revisiones y análisis, además lo ayudarán a planificar sus acciones futuras.

Los próximos dos cuadros son ejemplos de cómo se pueden usar las tendencias para comprender mejor los negocios. En nuestro primer ejemplo, el cuadro de comparación de los índices proporciona una ojeada a tres años de trabajo de la Compañía de suministros de ferretería y Construcciones XYZ. Estamos suponiendo que el dueño está tratando de llegar, o acercarse lo más posible, a las cifras que aparecen bajo la columna titulada Prom. Ind. (Promedios de la Industria).

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SUMINISTROS DE FERRETERÍA Y CONSTRUCCIÓN XYZCOMPARACIÓN DE INDICES

TRES AÑOS

INDICES Año 1 Año 2 Año 3 PROM. IND.Activos CorrientesPasivos Corrientes

1,3 x 1,9x 1.9 x 2,0 xVentas

Capital de Trabajo10,3X 9,7x 8,8 x 8,1 x

Deuda TotalCapital Contable

1,8 x 1.5 x 1,2 x 1,5 xUtilidad antes de Int. e Imp

Ventas Netas3,4% 3,9% 4 % No listado

Utilidad NetaVentas Netas

2,2% 2,4% 2,6% 3,2%Utilidad Neta

Capital Contable10,7% 14,7% 11,0% 22,7%

Utilidad NetaTotal de Activos

3,8% 4% 4,2% 8,9%Cuentas a cobrar x 365 días

Ventas44 días 37,7 días 46 días 34,2 días

Costo de los prod. Vendidos

Inventario Promedio

2,4 x 3,7 x 3,4 x 5,5 x

Activos FijosCapital Contable

70% 68,2% 64 x 50%Ventas Netas

Total de Activos1,8 x 1.6 x 1,6 x 2,9 x

NOTA: x = veces; % = por ciento; Días = número de días promedio para cobrar las cuentas a crédito; PROM. IND. = promedio de la industria. Los índices promedio de la industria se han tomado del ANUAL STATEMENT STUDIES para 1987, tamaño de activos 0,1 MM, RETAILERS-BUILDERS MATERIALS, SIC # 5211, registrado por Robert Morris Associates, usado con permiso.* No todos los índices están listadas en las fuentes. La ausencia de uno o dos índices no afecta en forma significativa su análisis.

** Por favor vea la aclaración y otras informaciones en el Apéndice.

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COMENTARIOS DEL AUTOR

Análisis de la comparación de los índices de Suministros de ferretería y construcción XYZ

Nos parece que el índice de los activos corrientes al pasivo se está moviendo en la dirección correcta y que el índice de las ventas al capital de trabajo está bajando. La deuda total al capital contable está por debajo de la cifra recomendada. Las utilidades están prácticamente llegando, y los índices de las utilidades a las ventas sobrepasan el promedio. El rendimiento de las inversiones, sin embargo, se elevó, luego cayó y ahora está por debajo del promedio.

Si el dueño deseara obtener una utilidad neta igual al promedio de 22.2% puede aumentar sus ventas y/o reducir sus gastos. Después vemos que la utilidad neta comparada al total de ventas también está ascendiendo, pero aún no se acerca el promedio. El cobro de las ventas a crédito se estaba moviendo en la dirección correcta y luego cayó, quizás el dueño extendió demasiado crédito para aumentar las ventas. El movimiento de inventario también hizo lo mismo, pero descendió, lo cual quiere decir probablemente que la compañía todavía tiene más inventario del necesario. La posición en efectivo no ha cambiado mucho.

Los activos fijos como parte del capital contable están debajo del nivel de 75% y han caído a un promedio de 50%, lo cual tal vez se deba al aumento en el capital de trabajo.

El movimiento de las ventas a los activos fijos no se dirige hacia los promedios, esto quizás debido al alto inventario o a la necesidad de generar más ventas para la cantidad de activos utilizados. El índice debía operarse usando activos fijos para ver si están en línea.

Así que tenemos buenas y malas noticias para la Compañía XYZ pero, en términos generales, está progresando. Al revisar sus tendencias usted querrá volver a ver las hojas originales de sus estados de contabilidad y de ganancias y pérdidas, así que guárdelas bien. En las próximas páginas presentamos un sumario del análisis XYZ y le sugerimos algunas acciones para mejorar el resultado de sus negocios.

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ACCIONES RECOMENDADAS POR EL AUTOR

Las acciones que recomendamos a seguir con la Compañía XYZ, incluyen:

1. Reducir la deuda reemplazando el inventario solamente cuando sea absolutamente necesario. Aplicar los ahorros para pagar cuanto antes las notas y las hipotecas. El dinero ganado al apresurar el cobro de las cuentas a cobrar también puede usarse para reducir la deuda. La reducción de la deuda debería aumentar el capital contable, porque ésta debería disminuir con mayor rapidez que los activos corrientes. La reducción del inventario y de las cuentas a cobrar debería ayudar a la relación entre la utilidad neta y el total de activos.

2. Al apresurar el cobro de las cuentas a cobrar reducirá el promedio del período de días de cobro. Si antes se extendió crédito para aumentar las ventas, no parece haber logrado mucho. Si se hizo, es necesario cambiar las condiciones de crédito (por ejemplo, restringirlo).

3. Disminuir la compra de abastecimientos. El índice del movimiento del inventario debe mejorar.

4. La disminución del activo total debería mejorar el índice de las ventas al activo total; sin embargo, aumentar las ventas es la mejor forma de hacerlo.

Veamos ahora qué está pasando con los gastos.

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RECOMENDACIONES DEL AUTOR

Análisis de los gastos de suministros deFerretería y Construcción XYZ.

El índice del costo de los productos vendidos se mantiene estable y está cercana al promedio de la industria, aún al subir las ventas. Estas han aumentado cada año en más de 3% pero las utilidades brutas no han mantenido ese paso. Ello podría atribuirse a que el dueño no esté aprovechando las rebajas por compras en volumen o descuentos dados al comprar al por mayor, o quizá sea la naturaleza misma del negocio. El salario del dueño es aproximadamente tres veces al salario promedio en la industria, lo cual es parte de la razón de que se carezca de capital de trabajo. Ello pudiera ser también un factor que contribuya a que las cuentas a pagar sean mayores de lo que debieran.

El salario de los empleados está en línea con el promedio en la industria. Ello debe vigilarse para asegurar que la tendencia no vaya en contrario.

Los gastos por entregas están cerca del promedio, e igualmente que lo están las cifras de las deudas incobrables. La reducción de éstas en el tercer año quizá sea una señal de un mejor control en el crédito; esto debe fomentarse. Los gastos de teléfonos y depreciación son justos. Los gastos de seguros parecen altos comparados con el promedio de la industria y deben verificarse para ver si la cantidad de cobertura es necesaria realmente. Si se estuviera dentro del promedio de la industria se agregarían $1,000 en utilidades. Los impuestos también son muy altos y le cuestan a la compañía $5,000 al año. La utilidad neta está disminuyendo a pesar del aumento en las ventas, pero está encima del promedio de la industria, que muestra una pérdida.

RECOMENDACIONES DEL AUTOR

1. Verificar las utilidades brutas investigando los descuentos y/o rebajas del mercado o por compra al por mayor.

2. Siga como hasta ahora en cuanto a no excederse en los gastos.

3. Compruebe los pagos del seguro e impuestos para ver si es posible rebajar estos renglones.

4. Vigile los gastos de los empleados al aumentarse las ventas.

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SUMINISTROS DE FERRETERÍA Y CONSTRUCCIÓN XYZHOJA DE GASTOS

COMPARACIÓN DE TRES AÑOS

___________________________________________________________________ RENGLÓN DE GASTOS Año 1 Año 2 Año 3 Ind. Prom. Cant. $ % Cant. $ % Cant. $ % %___ VENTAS 700,000 100 725,000 100 750,000 100 100COSTO DE LOS PROD. VEND. 500,000 71 522,000 72 540,000 72 72,46UTILIDAD BRUTA 200,000 29 203,000 28 210,000 28 27,54% AUM. DE VENTAS 3,4 3,3RETIRO (DUEÑOS) 74,000 10,6 74,000 10,2 74,000 9,9 3,84SALARIOS 65,000 9,3 65,000 9,0 75,000 10,0 10,43ENTREGAS 7,000 1,0 11,000 1,5 9,000 1,2 1,40DEUDAS INCOBRABLES 4,000 0,6 4,000 0,6 4,000 0,5 0,77TELEFONOS 2,000 0,3 2,000 0,3 2,600 0,3 0,35DEPRECIACIÓN 4,000 0,6 4,000 0,6 4,000 0,5 0,58SEGUROS 7,000 1,0 7,300 1,0 7,500 1,0 0.80IMPUESTOS (LOCALES) 8,000 1,2 8,000 1,1 8,700 1,2 1,71INTERESES 8,700 1,1 8,700 1.1 8,000 1,1 1,27ANUNCIOS 3,000 0,4 4,000 0,5 5,200 0,7 0,94VARIOS 2,000 0,3 2,500 0,3 4,00 0,5 6,96 TOTAL GASTOS $184,700 26,4 190,500 26,3 202,000 26,9 28,05UTILIDAD NETA 16,000 2,6 12,500 1,7 8,000 1,1 (.51)

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COMENTARIOS DEL AUTOR

Para este análisis se usó un ejemplo anual, pero pudo haber sido mensual. En sus análisis usted debe hacer ambos, ya que la mayor parte de los negocios aumentan y disminuyen sustancialmente durante el ciclo anual de los negocios, y podría resultarle útil comparar los mismos meses por año.

Las cifras al final del año se usan comúnmente para hacer cuadros de tendencias, pero si hay un mes dentro del ciclo de su negocio que ofrece un punto más significativo en el tiempo, use dicho mes como punto de partida para las cifras anuales. Recuerde comenzar con el mismo mes cada vez que prepare su cuadro para que sus comparaciones tengan significado.

Estos números deben acoplarse con experiencia honesta y sentido común para que tengan valor. El índice consta de dos cifras, para cambiarlo, usted puede aumentar una y reducir la otra, o hacerlo en ambas. Por lo general hay más de una opción. Antes de seguir una acción, compruebe (utilizando objetivos en cifras) para ver qué efectos puede tener su acción sobre otros índices, ya que algunas cifras se emplean en más de un índice. Después de esta página verá cuatro modelos en blanco que usted puede copiar y usar para analizar sus tendencias.

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COMPARACIÓN POR MESES

Nombre del negocio: _________________________________

Dirección del negocio: ________________________________

INDICES MES

ACTIVOS CORRIENTESPASIVOS CORRIENTES

VENTASCAPITAL DE TRABAJO

DEUDA TOTALCAPITAL CONTABLE

EBITVENTAS NETASUTILIDAD NETAVENTAS NETASUTILIDAD NETA

CAPITAL CONTABLEUTILIDAD NETA

TOTAL DE ACTIVOSCTAS A COB. 365

VENTASCOSTO PROD. VENDIDOS

INV. PROMEDIOACTIVOS FIJOS

CAPITAL CONTABLEVENTAS NETA

TOTAL DE ACTIVOS

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INDICES MES










TOTAL DE ACTIVOS

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INDICES MES










TOTAL DE ACTIVOS

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COMPARACIÓN DE GASTOS POR MES

Mi Negocio: ________________________________________ Dirección del Negocio: _______________________________

MES

RENGLÓN DE GASTOS CANT. $ %CANT.$ % CANT.$ % PROM.IN

VENTAS

COSTO PROM. VENDIDOS

UTILIDAD BRUTA

% AUMENT. VENTAS DEC

RETIROS (DUEÑO)

SALARIOS

ENTREGAS

DEUDAS INCOBRABLES

TELEFONOS

DEPRECIACIÓN

SEGUROS

IMPUESTOS (LOCALES)

INTERESES

VARIOS

UTILIDAD NETA ANTES

DE LOS IMPUESTOS

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COMPARACIÓN DE GASTOS POR AÑO

Mi Negocio: ________________________________________ Dirección del Negocio: _______________________________

AÑOS

RENGLÓN DE GASTOS CANT. $ %CANT.$ % CANT.$ % PROM.IN

VENTAS

COSTO PROM. VENDIDOS

UTILIDAD BRUTA

% AUMENT. VENTAS DEC

RETIROS (DUEÑO)

SALARIOS

ENTREGAS

DEUDAS INCOBRABLES

TELEFONOS

DEPRECIACIÓN

SEGUROS

IMPUESTOS (LOCALES)

INTERESES

ANUNCIOS

VARIOS

UTILIDAD NETA ANTES

LOS IMPUESTOS

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2.- CUADRO DE LA POSICIÓN DEL EFECTIVO

Si algún día recuerda una sola cosa de este libro, que sea ésta: ¡Nunca se quede sin efectivo!.

En las operaciones de un negocio pequeño, la falta de efectivo aun por un corto tiempo, puede hacer que todo su trabajo y planes queden sin valor alguno. La escasez de efectivo es una de las cosas más difíciles de vencer. Si no se puede pagar sus cuentas, pagarse a si mismo o a sus empleados, no permanecerá en los negocios durante mucho tiempo aunque muestre utilidades en el papel.

Para ayudarlo a evitar esta situación, especialmente cuando piensa hacer algo diferente (como ampliar sus negocios o adquirir una nueva línea de productos, un cuadro de la posición de su efectivo tendrá un valor inmenso. Ese cuadro lo ayudará a determinar donde obtener el efectivo para respaldar sus acciones, por ejemplo, ampliar los negocios (apresurando el cobro de las cuentas pendientes, aumentando las ventas al contado o pidiendo préstamos). El cuadro de la posición del efectivo solo trata del efectivo (los pagos realizados en efectivo a otros y los pagos recibidos de los demás). Esto ayuda a identificar aquellos períodos en que se deben considerar los préstamos, lo cual le permite hacer los arreglos necesarios para tener el efectivo antes de necesitarlo en realidad. La planificación por adelantado hace maravillas al tener que hablar con los banqueros.

El cuadro del estimado de la posición del efectivo debe hacerse con un año de antelación, utilizándose un segundo cuadro para registrar los ingresos y egresos actuales en efectivo cada semana o mensualmente. Al seguir de cerca del flujo de salida y de entrada del efectivo y comparar estas cifras actuales con sus estimados, su capacidad para hacer presupuestos mejorará mucho. Así tendrá buenos documentos que le muestren si usted necesita obtener más dinero. Otra versión podría ser la siguiente; hacer dos columnas para cada mes, una para los estimados y otra para las cantidades verdaderas. Este método tiene la ventaja de verificar la exactitud de sus estimados en un cuadro; le mostraremos los dos tipos de cuadros al final de esta sección. La posición del efectivo en una próxima página le mostrará los estimados para el primer mes y para los próximos cinco meses.

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CUADRO DE LA POSICIÓN DEL EFECTIVO (Continuación) Al hacer su cuadro de la posición del efectivo, siga el ejemplo que damos en las siguientes páginas. En la lista de la primera columna ponga el efectivo que usted crea que está disponible al final del primer mes. En nuestro ejemplo, es $200, luego enumere las ventas al contado al final del mes ($3,550 en nuestro ejemplo). Más tarde, escriba el efectivo recibido por ventas anteriores ($550 en nuestro ejemplo) en el mes del comienzo, Ello nos da una suma total en efectivo igual a $4,100.

Para determinar la salida del efectivo ponga cuanto cree usted que serán sus gastos. En nuestro ejemplo los gastos son: $1,000 por compras, $600 de alquiler, $2,05 para salarios y $3,50 para gastos varios, para un total de $4,000 de salidas en efectivo. Luego sume el total de entradas en efectivo al saldo del efectivo con qué comenzó y réstele el total de las salidas en efectivo, para obtener un saldo final que es $3,000 en nuestro ejemplo.

La posición del efectivo se halla sustrayendo el total de las salidas del total de las entradas, o sea $100. Aquí nos interesa sólo la suma en efectivo generada o perdida durante el primer mes. Las pérdidas se muestran colocando las cifras entre paréntesis ( ); por ejemplo, una pérdida de $25 se mostraría así (25).

Tome el saldo final y colóquelo en la parte superior del cuadro como cifra del efectivo al comenzar el primer mes, que en nuestro ejemplo es $300. Luego ponga los totales de las entradas y salidas al final de cada mes. El saldo final se obtendrá al sumar el efectivo del comienzo #300, con la entradas, $3,450, dando un total de $3,750 y luego restándole el total de las salidas (3,950) para obtener un saldo final negativo, mostrando como (200), al final del primer mes. El flujo del efectivo durante el primer mes lo forman las salidas menos las entradas, o sea una pérdida de $500, mostrada como (500).

El saldo final del primer mes se convierte en el efectivo al comenzar el segundo mes ($200 negativos). Después de escribir los totales finales del segundo mes, nuestro ejemplo muestra que el saldo final son $100 positivos. En otras palabras, la posición del efectivo cambió a #300 positivos y permanece en posición negativa, según aumentan las ventas al contado y el cobro de las cuentas a crédito y manteniéndose los gastos estables.

En el segundo mes tanto el saldo final como la posición del efectivo proyectados serán positivos.

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CUADRO DE LA POSICIÓN DEL EFECTIVO

MESES_________________________________________________________________PUNTOS COMIENZO 1 2 3 4 5_

EFECTIVO AL COMENZAR 200 300 (200) 100 400 600ENTRADAS DEL EFECTIVOVENTAS AL CONTADO 3,550 2,950 4,000 3,300 3,000 3,200 EFECTIVO RECIBIDO 550 500 1,550 1,800 2,000 2,000 TOTAL DE ENTRADAS ENEFECTIVO DEL PERIODO 4,100 3,450 5,500 5,100 5,000 5,200EFECTIVO DISPONIBLE 4,300 3,750 5,350 5,200 5,400 5,800

SALIDAS DEL EFECTIVO 4,300 3,750 5,350 5,200 5,400 5,800COMPRAS 1,000 1,000 2,500 2,000 2,000 2,000ALQUILER 600 600 600 600 600 600SALARIOS 2,050 2,050 2,050 2,050 2,050 2,050VARIOS 350 300 100 150 150 150

TOTAL DE SALIDASEN EFECTIVO DEL PERIODO 4,000 3,950 5,250 4,800 4,800 4,800SALDO AL TERMINAR 300 (200) 100 400 600 1,000POSICIÓN DEL EFECTIVO 100 (500) 300 300 200 400

Nota: ( ) quiere decir una pérdida o una posición negativa de efectivo. Su cuadro tendrá muchos más detalles que este ejemplo; que se acortó para simplificar la explicación.

El cuadro de la posición del efectivo también se puede usar para planificar las posiciones del efectivo, los dos ejemplos siguientes (páginas 91-92) brindan una breve demostración. Por ejemplo, quizás usted quisiera considerar pedir un préstamo en vez de tener un saldo negativo al final del segundo mes. El ejemplo en la próxima página muestra qué sucediera si usted pidiera prestado $200 durante el primer mes.

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PLANIFICAR LAS POSICIONES DEL EFECTIVO

Veamos el ejemplo más abajo. Si se comienza con $400 en efectivo y todo el resto sigue igual, veremos que no habrá un saldo negativo final, pero observe que la posición del efectivo es la misma que en el ejemplo dado en la página anterior. Ello se debe a que la diferencia entre las entradas y las salidas en efectivo no cambió. Comenzamos poniendo una posición positiva de efectivo al final del segundo mes, como antes.



EFECTIVO AL COMENZAR 400 500 0 300 600 800ENTRADAS DEL EFECTIVOVENTAS AL CONTADO 3,550 2,950 4,000 3,300 3,000 3,200 EFECTIVO RECIBIDO 550 500 1,550 1,800 2,000 2,000TOTAL DE ENTRADAS ENEFECTIVO DEL PERIODO 4,100 3,450 5,550 5,100 5,000 5,200SALIDAS DEL EFECTIVO COMPRAS 1,000 1,000 2,500 2,000 2,000 2,000ALQUILER 600 600 600 600 600 600SALARIOS 2,050 2,050 2,050 2,050 2,050 2,050VARIOS 350 300 100 150 150 150

TOTAL DE SALIDASEN EFECTIVO 4,000 3,950 5,250 4,800 4,800 4,800SALDO AL TERMINAR 500 0 300 600 800 1,200

CAMBIO EN LA POSICION 100 (500) 300 300 200 400

Nota: Supone que se han pedido prestados $200.

( ) significa una pérdida o posición negativa de efectivo.Su cuadro será mucho más detallado que este ejemplo que se acortó para simplificar la explicación.

El interés pagado sobre el préstamo será un gasto mensual hasta pagarse el

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préstamo. En este ejemplo no se muestra.

PLANIFICAR LAS POSICIONES DEL EFECTIVO (Continuación)

Si usted no quería pedir un préstamo, pero deseaba un saldo final y una posición en efectivo positivos, podría haber cobrado sus cuentas más rápidamente, reducir sus gastos o posponer otros gastos como, por ejemplo, colocar más empleados. Para ver qué sucedería si redujéramos las compras en $500 en el primero y segundo mes, estudie el ejemplo dado más abajo. El saldo final sigue siendo positivos. El flujo de efectivo queda en cero en el primer mes y también queda positivo. Si se pudieran reducir las compras, aumentándolas quizás en una fecha posterior) no habrá una posición negativa de efectivo y esta acción podría mantener positivo su flujo de efectivo y su negocio en buen estado.



EFECTIVO AL COMENZAR 200 300 300 1,100 1,400 1,600ENTRADAS DEL EFECTIVOVENTAS AL CONTADO 3,550 2,950 4,000 3,300 3,000 3,200 EFECTIVO RECIBIDO 550 500 1,550 1,800 2,000 2,000TOTAL DE ENTRADAS ENEFECTIVO DEL PERIODO 4,100 3,450 5,500 5,100 5,000 5,200SALIDAS DEL EFECTIVO COMPRAS 1,000 1,000 2,500 2,000 2,000 2,000ALQUILER 600 600 600 600 600 600SALARIOS 2,050 2,050 2,050 2,050 2,050 2,050VARIOS 350 300 100 150 150 150

TOTAL DE SALIDASEN EFECTIVO 4,000 3,450 4,750 4,800 4,800 4,800SALDO AL TERMINAR 300 300 1,100 1,400 1,600 4,800POSICIÓN DEL EFECTIVO 100 0 800 300 200 400

Su cuadro será mucho más detallado que este ejemplo que se acortó para simplificar la explicación.

Usando un cuadro de la posición del efectivo podrá mantener solvente su negocio y aprender sus lecciones en el papel (no en la vida real con todos sus efectos posibles).

91

En las páginas 93 y 94 verá unos cuadros de la posición del efectivo. Mejore su propia posición del efectivo usándolos.

CUADRO DE LA POSICIÓN DEL EFECTIVONombre del Negocio: _________________________________________ Dirección del negocio: ________________________________________

MES MES MES MES MES MESCOMIENZO DEL MESEFECTIVO DISPONIBLE EFECTIVO EN EL BANCOOTROS EFECTIVOSTOTAL DE EFECTIVOINGRESOS DURANTE EL MES VENTAS AL CONT.RECIBOS POR VENTAS CRED.

UTILIDAD EN INVERSIONESOTROS INGRESOSTOTAL DE INGRESOSGASTOS DURANTE EL MESCOMPRA (INVENTARIOS)RETIROS POR EL DUEÑOSALARIOSIMPUESTOS NOMINAREPARAC/MANT.GASTOS DE VENTASTRANSPORTEPAGOS DE PRESTAMOSEFECTOS DE OFICINASERVICIOS PUBLICOSTELEFONOSCUOTAS/SUSCRIPCIONESDEPRECIACIÓNANUNCIOSALQUILERIMPUESTOSSEGUROSLEGAL/CONTABILIDAD

OTROS

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TOTAL DE GASTOS ALFINAL DEL MESSALDO AL FINAL DELMES (PERDIDA)CAMBIO MENSUAL EN LAPOSICIÓN DEL EFECTIVOCUADRO DE LA POSICIÓN DELEFECTIVONombre del Negocio: _______________________________________Dirección del Negocio: ______________________________________

MES MES MESPresup. Actual Presup. Actual Presup. Actual

COMIENZO DEL MESEFECTIVO DISPONIBLE EFECTIVO EN EL BANCOOTROS EFECTIVOSTOTAL DE EFECTIVOINGRESOS DURANTE EL MES VENTAS AL CONT.RECIBOS POR VENTAS CRED.

UTILIDAD EN INVERSIONESOTROS INGRESOSTOTAL DE INGRESOSGASTOS DURANTE EL MESCOMPRA (INVENTARIOS)RETIROS POR EL DUEÑOSALARIOSIMPUESTOS NOMINAREPARAC/MANT.GASTOS DE VENTASTRANSPORTEPAGOS DE PRESTAMOSEFECTOS DE OFICINASERVICIOS PUBLICOSTELEFONOSCUOTAS/SUSCRIPCIONESDEPRECIACIÓNANUNCIOSALQUILERIMPUESTOSSEGUROSLEGAL/CONTABILIDAD

OTROS

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TOTAL DE GASTOS ALFINAL DEL MESSALDO AL FINAL DELMES (PERDIDA)CAMBIO MENSUAL EN LAPOSICIÓN DEL EFECTIVODESARROLLO DE UN ESTADO META

Al “estado meta” a veces suele llamársele “estado pro forma” o “estado simulado”. Es un modelo (o ideal) del estado de contabilidad y del estado de ganancias y pérdidas; se dice que es ideal porque es el que usted quisiera lograr. Para hacer un estado meta, comience por comparar los porcentajes en su estado de contabilidad y de ganancias y pérdidas, con los de su industrias o con los que usted quisiera conseguir.

Más adelante le daremos un ejemplo de un estado de contabilidad y de un estado de ganancias y pérdidas para la Compañía de Suministros de ferretería y de Construcción XYZ, que incluyen los porcentajes de todas las cifras. También se pone en la lista del estado objeto. En el ejemplo que mostramos, los porcentajes de la industria se señalan como promedios de la industria (PI). Los porcentaje del estado de contabilidad son porcentajes de los totales de las columnas de los activos y de los pasivos respectivamente, que se muestran como AC&AF (total de activos corrientes y fijos, y PAS&CC (total de pasivos y capital contable). El estado de ganancias y pérdidas muestra el porcentaje de las ventas netas. Vamos a suponer que el dueño desea comparar sus propios porcentajes con los de la industria.

Desde luego, se podría usar cualquier otro objeto en lugar de los promedios de la industria. Observe en este ejemplo que los porcentajes del efectivo y del inventario están fuera de línea. El dueño necesita reducir su inventario para ganar más efectivo del total de activos están muy cercanos, La diferencia está en la combinación de los activos corrientes.

En el lado de los pasivos, las cuentas del dueño (que se muestra como cuentas a pagar (CTAS PAG) no se han pagado a tiempo, como lo indica la gran diferencia entre los porcentajes del estado y los de la industria. Ello se debe probablemente a una falta de flujo del efectivo o de una posición positiva del efectivo.

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DESARROLLO DE UN ESTADO META (Continuación)

El estado de ganancias y pérdidas también necesita un ajuste. El costo de los productos vendidos está un poco fuera de línea. Esto quizás se debe a la incapacidad del dueño para aprovechar los descuentos comerciales o rebajas de compras al por mayor o bien que compra sus mercancías a un vendedor caro. Los gastos también necesitarán un alineamiento. Por ejemplo, los desembolsos por anuncios son muy bajos, si se aumentaran quizá promovieran mayores ventas que, a su vez, disminuirían el inventario y eventualmente obtendría el efectivo que tanto se necesita. Asimismo el salario del dueño es muy alto para las circunstancias actuales.

Una vez que se han seleccionado los objetivos, ensayando diferentes combinaciones de ventas, gastos, etc, le permitirán ver qué es lo que se necesita para alcanzar la posición financiera que es su meta.

Recuerde que al hacerse un estado meta debe emplearse la experiencia basada en la realidad. Por ejemplo, lo más probable es que no tenga un aumento de 50% en las ventas ni reduzca sus gastos a la mitad en un solo día. No espere resultados instantáneos cuando la experiencia le dice que eso no sucederá. La respuesta está en el progreso estable hacia sus metas. Equilibre su enfoque. No puede sacrificar un elemento por mucho tiempo sin causar serios problemas en otra parte.

Desarrolle su propio estado meta usando sus estados de contabilidad y de ganancias y pérdidas. Ponga una columna en ambos informes, una para sus promedios y otra columna para sus objetivos. Luego compárelas entre si. Determine las cifras que necesita para lograr sus objetivos en cada uno de los renglones.

El uso de los índices y de los cuadros de posición del efectivo lo ayudarán a desarrollar sus estrategias. Su enfoque debe tomar en cuenta la antigüedad de la condición de la economía, su competencia y la clase de negocios que usted tiene. Las cosas requieren tiempo, pero si usted mantiene en equilibrio las finanzas de su negocio, no sólo sobrevivirá, sino que prosperará.

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SUMINISTROS DE FERRETERÍA Y CONSTRUCCIÓN XYZESTADO DE CONTABILIDAD

PARA EL AÑO QUE TERMINA EN 19XX

___________________________________________________________________ ACTIVOS % PI% PASIVOS % PI%____

EFECTIVO $ 2,000 0,5 7,7 PAGARES $18,000 4,5 9,7CTAS A COB. 85,000 21,4 27,5 CTAS A PAGAR 205,000 51,7 17,7INVENTARIO 210,000 52,9 37,2 PROVISIONES 6,000 1,5TOTAL AC 297,000 74,8 74,4 TOTAL PAS C. 229,000 57,7 39,1TER/EDIF.. 50,000 HIPOTECA 25,000EQUI/APAR 50,000TOTAL AF 100,000 25,2 25,6 TOTAL PAS 25,000 6,3 17,8

CAPIT.CONT. 143,000 36,0 40,7 AC & AF $397,000 100,0 100,0 PAS & CAP.C. $397,000 100,0 100,0

* % PI = PROMEDIOS INDUSTRIALES. Estos promedios han sido tomados de los estudios de estados Anuales para 1987, tamaño de activos 0.1 mm Retailer BUILDING MATERIALS SI#5211, registrado por Robert Morir Asociates, usados con permiso. Por favor vea la interpretación y otra información en el apéndice.

EXPLICACIÓN DEL CONTENIDO INCLUIDO EN LOS PROMEDIOS DE LA INDUSTRIA

Incluido en el total ac esta 2% de todos los otros activos corrientes.

Incluido en el total af está 3% de intangibles y 4,5% de todos los demás no corrientes.

Incluido en el total pas corr están los pasivos corrientes caducando 3,4%.

Impuestos por ingresos a pagar 0,8% y todos los demás corrientes 7,6%.

Incluidos en el pasivo y en el capital contable están los impuestos diferidos de 0.5% y todos los otros no corrientes 1,9%.

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SUMINISTROS DE FERRETERÍA Y DE CONSTRUCCIÓN XYZESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDASPARA EL AÑO QUE TERMINA EN 19XX

% PI%VENTAS NETAS (MENOSREBAJAS Y DESCUENTOS $700,000 100,0 100,0 COSTO DE LOS PRODUC. VEND. 500,000 71,4 72,46 UTILIDADES BRUTAS 200,000 28,6 27,54GASTOS % % PROM. IND.* RETIROS POR EL DUEÑO $74,000 10,6 3,84 SALARIOS 65,000 9,3 10,43 ENTREGAS 7,000 1,0 1,40 DEUDAS INCOBRABLES 4,000 0,6 0,77 TELEFONOS 2,000 0,3 0,35 DEPRECIACIÓN 4,000 0,6 0,58 SEGUROS 7,000 1,0 0,80 IMPUESTOS (LOCALES) 8,000 1,1 0,27 INTERESES 8,700 1,2 0,71 ANUNCIOS 3,000 0,4 0,94 VARIOS 2,000 0,3 6,96**TOTAL DE GASTOS 184,700 26,42 8,5 GANANCIA NETA $15,300 2,2(0,51)(ANTES DE IMPUESTOS)

* Los promedios de gastos de la industria son tomados de 1982 Lumberd Building Materials Financial Report, derechos de reproducción de national Hardware Associations, Indianápolis, IN, Usados con permiso.

** Varios: incluye donaciones, efectos de oficina y del establecimiento, alquileres, cargos por tarjetas de créditos, asesoramiento legal y de contabilidad, servicios de computadoras, cuotas y subscripciones, entretenimiento, lavandería, recolección de basura, beneficios a los empleados y otros. Maderas/Materiales de Construcción de 1982, patentado por National Hardware Association.

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4.- CLASIFICACION DE LAS CUENTAS A COBRAR SEGÚN SU ANTIGUEDAD

La clasificación de las cuentas a cobrar según su antigüedad es una técnica de control que puede ahorrarle dinero y dolores de cabeza. Es una herramienta muy sencilla, simplemente mantenga un registro, como se muestra en la página siguiente, que le recuerde lo que sus clientes aún le deben. Seguirlo de cerca poniéndose en contacto con el cliente, o un aviso de retraso en el pago a los clientes morosos, quizá sea la forma de que el débito en una cuenta no quede relegada al olvido.

La tabla que se da más abajo indica que mientras más tiempo usted espera para cobrar las cuentas que le deben, menos probables será que pueda cobrarlas.

Esta tabla de cobros de las cuentas por cobrar supone que usted posee la información correcta con respecto a las direcciones de sus clientes, y que comprobó el crédito del negocio que le compró sus mercancías terminadas o materias primas.

Sin cobrar por más de: Probabilidad del cobro:

30 días 95%

60 días 82%

120 días 70%

6 meses 94,5%

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CLASIFICACION DE LAS CUENTAS ACOBRAR SEGÚN SU ANTIGÜEDADSUMINISTROS DE FERRETERÍA Y CONSTRUCCIÓN XYZ

___________________________________________________________________CLASIFICACION DE LAS CUENTAS A COBRAR SEGÚN SU ANTIGUEDAD VENCIDAS MAS DE CLIENTE TOTAL CORRIENTE 30-59 60-119 120-180 DIAS* DIAS DIAS A 5,000 3,000 200 B 2,000 1,000 1,000 C 1,000 1,000 D 4,000 1,000 3,000 E 3,000 1,000 500 500 1,000 F 12,000 10,000 2,000 G 3,000 2,000 1,000 H 5,000 3,000 1,000 1,000 I 3,000 3,000 J 2,000 2,000 K 10,000 10,000 L 3,000 2,000 1,000 M 7,000 5,000 2,000 N 2,000 2,000 O 8,000 7,000 1,000 P 6,000 3,000 3,000 Q 6,000 500 4,500 1,000 R 3,000 1,000 2,000 TOTAL 85,000 56,000 10,000 14,000 5,000 POR CIENTOS 100% 66% 12% 16% 6%

* Los días son todos los días del calendario, no los días laborables.

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RESUMEN

MARQUE LAS QUE PIENSAR USAR

El análisis de las tendencias es una técnica excelente para ayudarme a calcular el camino por donde va mi negocio.

La comparación mensual o anual desarrollará con precisión la tendencia que está tomando mi negocio.

Planifico para no quedarme sin efectivo

El cuadro de la posición es el desarrollo de un estado de contabilidad y de su estado de ganancias y pérdidas como un “objetivo” que deseo alcanzar.

La clasificación de las cuentas a cobrar según su antigüedad es una necesidad imperiosa si doy crédito a mis clientes.

La clasificación de las cuentas a cobrar según su antigüedad me recordará las cuentas vencidas y que requieren atención especial.

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APÉNDICE

Abajo enumeramos varias fuentes para obtener los índices y porcentajes de gastos de su industria en particular. No es una lista completa. En su biblioteca local o de la universidad, asociación mercantil o Cámara de Comercio quizás encuentre más información.

DUN AND BRADSTREET, INC.PUBLICRELATIONS DEPARTAMENT99 CHURCH STREENEW YORK, NY 10007

Incluye 22 minoristas; 32 mayoristas, 71 compañías industriales de las llamadas “relaciones claves de negocios”. También “El Costo de hacer Negocio”, incluyendo relaciones operativas.

ROBERT MORRIS ASSOCIATESPHILADELPHIA NATIONAL BANK BUILDINGPHILADELPHIA, PA 10107

Incluye 350 tipos de negociios.

ACOUNTING CORPORATIONRESEARCH DEPARTAMENT1929 FIST AVENUESAN DIEGO, CA 92101

Publica dos veces al año el (MAIL-ME-MONDAY) barómetro de los negocios pequeños. Clasifica las relaciones operativas para varios grupos de industrias. El énfasis está en los pequeños negocios.

THE SMALL BUSINESS REPORTERDEPARTAMENT 3120P.O. BOX 37000SAN FRANCISCO, CA

Ofrecido por Bank of America, incluye los problemas relativos de abrir un negocio pequeño.

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NATIONAL CASH REGISTER COMANYDAYTON, OHIO 45479Examina alrededor de 40 tipos de negocios. Con énfasis en los gastos.INTERPRETACIÓN DE LAS CIFRAS DE LOS ESTUDIOS DE LOS ESTADOS

Robert Morris Associates (RMA) recomienda que los datos de los estudios de los estados se consideren solamente como guías generales y no como normas absolutas de la industria. Hay varias razones para que dichos datos no representen por completo una industria determinada:1. Los estados financieros utilizados en los estudios de los estados no se han

seleccionado mediante un método al azar o confiable desde el punto de vista estadístico. Los bancos miembros de RMA han presentado voluntariamente los datos en bruto que tiene disponibles cada año, siendo las siguientes las únicas limitaciones: a)El final del año fiscal de las compañías que han informado no puede estar comprendido entre el 1º de abril y el 19 de junio, y b) el total de sus activos debe ser de menos de $100 millones de dólares.

2. Muchas compañías tienen distintos tipos de negocios, sin embargo el estudio de los estados las ordena solamente según el número de su producto principal de acuerdo con la Clasificación Industrial Estándar (SIC)

3. Algunos de nuestros ejemplos de industrias son más bien pequeños en relación con el número total de firmas en una industria dada. Una muestra relativamente pequeña puede aumentar la posibilidad de que algunos de nuestros ejemplos no representen completamente una industria.

4. Existe la posibilidad de que en un ejemplo esté presente un estado extremo, causando una influencia fuera de proporción para dicha industria. Ello es particularmente cierto en un ejemplo relativamente pequeño.

5. Las compañías dentro de una misma industria pueden diferenciarse en sus métodos de operaciones, lo cual a su vez puede influir directamente los estados financieros. Como se incluyen en nuestro ejemplo, también, estos estados pueden afectar el cálculo de nuestros resultados.

6. Otras causas que puede generar variaciones entre diferentes compañías dedicadas al mismo tipo de negocio son los diferentes mercados de trabajo, la ubicación geográfico; los distintos métodos de contabilidad, la calidad de los productos que manipulan las fuentes y métodos de financiamiento y las condiciones de las ventas.

Por estas razones RMA recomienda que el estudio de los estados no se considere como un grupo de normas absolutas para una industria dada; antes bien, las cifras deben usarse solamente como guías generales y en conjunción con otros métodos de análisis financieros. RMA no se hace responsable de las representaciones de las cifras impresas en este libro.

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CORTESÍA DE SU PROFESOR MG CORNELIO HERNANDEZ

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contenido - wordpress.com · web viewlas cuentas a cobrar, multiplicadas por 365 días, divididas...

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