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^JTTA INSTITUTO DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE DE ACACÍAS
MANUAL DE ARCHIVO REGISTRO NACIONALAUTOMOTOR
MN-GDO-01-V1
Vigencia:27/08/2015
CONTENIDO
1- Objetivo
2- Alcance
3- Responsables
4- Definiciones
5- Generalidades y marco normativo
6- Procedimiento
7- Registros
8- Control de revisión y cambios
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Revisado Aprobado
Sonia Mercedes Romero R.Jefe Of. Gestión Adm. y
financiera
QawaldWates Méndezíirector
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V'TTAINSTITUTO DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE DE ACACÍAS
MANUAL DE ARCHIVO REGISTRO NACIONALAUTOMOTOR
MN-GDO-01-V1
Vigencia:27/08/2015
1- Objetivo
Definir los pasos, responsabilidades y roles en la gestión de los registros que soportan lostrámites realizados sobre vehículos, en la jurisdicción del municipio de Acacias.
2- Alcance
Comprende desde la planificación de la metodología, los recursos y las responsabilidadesen el manejo de los registros, hasta la disposición final de los mismos.
3- Responsables
El funcionario responsable de iniciar el trámite de registro de un vehículo en el organismode tránsito de Acacias, tiene la responsabilidad de recibir los documentos pertinentessegún la lista de chequeo respectiva, junto con la carpeta libre de ácido.
El funcionario responsable de archivo del Registro Nacional Automotor debe recibir lacarpeta con el respectivo expediente, verificar el contenido e ingresarla al archivo.
Los auxiliares de archivo del Registro Nacional Automotor tienen la responsabilidad decustodiar las carpetas y dar cumplimiento a lo dispuesto en este manual, la normaarchivística y la reglamentación aplicable.
Todos los funcionarios del Instituto de Tránsito y Transporte de Acacias tienen laobligación de respetar lo dispuesto en este manual.
4- Definiciones
Licencia de tránsito: Es el documento público que identifica un vehículo automotor,acredita su propiedad e identifica a su propietario y autoriza a dicho vehículo para circularpor las vías públicas y por las privadas abiertas al público.
Matrícula: Procedimiento destinado a registro inicial de un vehículo automotor ante unorganismo de tránsito en ella se consignan las características, tanto internas comoexternas del vehículo, así como los datos e identificación del propietario.
Placa: Documento público con validez en todo el territorio nacional, el cual identificaexterna y privativamente un vehículo.
Registro nacional automotor: Es el conjunto de datos necesarios para determinar lapropiedad, características y situación jurídica de los vehículos automotores terrestres. Enél se inscribirá todo acto, o contrato providencia judicial, administrativa o arbitral,adjudicación, modificación, limitación, gravamen, medida cautelar, traslación o extincióndel dominio u otro derecho real, principal o accesorio sobre vehículos automotoresterrestres para que surtan efectos ante las autoridades y ante terceros.
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MANUAL DE ARCHIVO REGISTRO NACIONALAUTOMOTOR
MN-GDO-01-V1
Vigencia:27/08/2015
Sustrato: elemento plástico debidamente autorizado por el Ministerio de Transporte, en elcual se imprime el resultado de un trámite previamente autorizado por el ministerio{licencia de tránsito / licencia de conducción) con una numeración exclusiva e individual.
5- Generalidades y marco normativo
Las normas que rigen este manual son, en términos generales:Ley 594 de 2002 o ley general de archivo,Ley 769 de 2002 Código Nacional de TránsitoManual de Trámites del Ministerio de Transporte, Resolución 12379 de 2012Decreto 1079 de 2015, que compila la normatividad del transporte.
Cuando un vehículo se matricula, inicia su "vida" documental ante el organismo detránsito, y e! siguiente es el orden que debe tener los documentos de la misma. Losdocumentos se reciben en carpeta libre de ácido tamaño oficio:
1- Lista de chequeo para trámites (FR-GDO-04-V2)2- Formulario Único de Trámites debidamente diligenciado, con firmas e improntas
(Formato externo)3- Factura de compra del vehículo (Original)4- Certificado de empadronamiento expedido por el concesionario (Formato externo)5- Fotocopia de cédula del propietario a 150% del tamaño6- Prenda de tenencia, cuando aplica.7- Poder para realización de trámites, cuando aplique8- Fotocopia de SOAT9- Comprobante de pago de derechos de tránsito o recibo SINTRAT en ORIGINAL10-Certificado de que el propietario está libre de comparendo expedido por SIMIT en
ORIGINAL11-Comprobante de pago del RUNT en ORIGINAL12- Fotocopia de Comprobante de pago de impuestos, cuando aplica13-Fotocopia de Licencia de Tránsito
Las carpetas con expedientes de vehículos contienen los trámites que se realizan sobreellos, lo cual incluye:
Traspaso- Duplicado de licencia de tránsito
Duplicado de placa- Transformación- Cambio de color- Cambio de servicio- Cambio de motor
Regrabado de motor- Levantes e inscripciones de prenda- Certificado de tradición y libertad- Cancelación de matrícula- Traspaso a persona indeterminada- Traslado de cuenta- Radicado de cuenta
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MANUAL DE ARCHIVO REGISTRO NACIONALAUTOMOTOR
MN-GDO-01-V1
Vigencia:27/08/2015
Las características relevantes en el manejo de los archivos son:Seguridad de la información, evitando deterioro, adulteración, sustracción deregistros de las carpetasDisponibilidad o accesibilidad, para consulta y anexar documentos, cuando serequiera
- Confiabilidad- Veracidad
6- Procedimiento
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ACTIVIDADInicia con la entrada de la carpeta con el expediente dematrícula inicial al archivo del Registro NacionalAutomotor, momento en el cual se debe verificar que elcontenido esté completo (FR-GDO-04 Lista dechequeo de trámites) y las improntas sean legibles. Sila revisión es conforme, se coloca el sello de archivoen la lista de chequeo y se firma como prueba deverificación. Igualmente, se da recibido en el formatoque trae quien entrega la carpeta (FR-GDO-07 Controlde Recepción de trámites).Cuando los soportes están incompletos o ilegibles, lacarpeta se devuelve al responsable del trámite para sucorrección.Una vez verificada la conformidad del contenido de lacarpeta, se entrega al responsable del trámite(propietario, autorizado o gestor) el resultado deltrámite (sustrato terminado y placa), de lo cual se dejaregistro en el Libro de Control de entrega de TrámitesFR-DGO-06La carpeta es trasladada al archivo det RegistroNacional Automotor, donde se da el recibido paraingreso al archivo (FR-GDO-05 Control entrada ysalida de documentos al archivo RNA)Las carpetas se archivan en estantes, aplicando elorden de las series asignadas (INS-GDO-06 Instructivopara archivo de historial del vehículo)Cuando se realice algún trámite sobre un vehículo queya tiene carpeta, se deben recibir y revisar losrespectivos soportes dejando el correspondienteregistro (FR-GDO-07 Control de Recepción detrámites) al momento de entregar al interesado elresultado de su trámite y se debe dejar registro delnúmero del sustrato utilizado, cuando aplique.Los soportes de trámites son entregados al auxiliar dearchivo RNA mediante relación y registro en FR-GDO-05 Control entrada y salida de documentos al archivoRNA
RESPONSABLEResponsable de ArchivoRegistro NacionalAutomotor
Responsable de ArchivoRegistro NacionalAutomotorResponsable de ArchivoRegistro NacionalAutomotor
Auxiliar de Archivo RNA
Auxiliar de Archivo RNA
Responsable de ArchivoRegistro NacionalAutomotor
Responsable de ArchivoRegistro NacionalAutomotor
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Los documentos nuevos se deben anexar a ta carpetarespectiva, adelantando la perforación, organización yfoliación de acuerdo con las disposiciones archivistasvigentesCuando se requiera una carpeta para algún trámite detipo legal, consulta oficial, o cualquier otra consultaautorizada, se debe solicitar al archivo, quien la extraey registra en el formato FR-GDO-05 Control entrada ysalida de documentos al archivo RNA los datos dequien solicita, fecha, identificación de la carpeta,número de folios, alguna observación especial y lafecha en que se debe devolver al archivoAl regresar la carpeta que salió del archivo, se deberealizar la revisión de la misma, verificar que seencuentre en el estado en que se prestó, la fecha deregreso, persona que entrega, número de folios yalguna observación especial.Finaliza
Auxiliar de Archivo RNA
Auxiliar de Archivo RNA
Auxiliar de Archivo RNA
7- Registros
Código
FR-GDO-04
FR-GDO-05
FR-DGO-06
FR-GDO-07
NOMBRE DELREGISTRO
Lista dechequeo detrámitesControl entraday salida dedocumentos alarchivo RNAControl deentrega detrámitesControl deRecepción detrámites
LUGAR DEARCHIVO
Historial decada vehículo
Archivo RNA
Archivo RNACoordinación
Archivo RNACoordinación
RESPONSABLEDE SU ARCHIVO
Auxiliar de ArchivoRNA
Auxiliar de ArchivoRNA
ResponsableArchivo RNA
ResponsableArchivo RNA
TIEMPO DERETENCIÓNPermanente
Permanente
Permanente
Permanente
DISPOSICIÓNFINAL
Permanente
Permanente
Permanente
Permanente
8- Control de revisión y cambios
FECHA
30/07/2015
Versión
01
CAMBIOS EFECTUADOS Y SU JUSTIFICACIÓN
Creación del documento como herramienta de controlarchivística en el marco de la actualización del MECÍ,se define el uso de formatos para registro y trazabilidadde los documentos.
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Sí
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FOTOCOPIA REVISIÓN TECNICOMÍCANICA
PAZ V SALVO DE LA EMPRESA
(AFILIACIÓN SERVICIO PÚBLICO]
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CARTA ACEPTACIÓN DE EMPRESA DE
SERVICIO PÚBLICO
CARTA DE DESVINCULACIÓN
(CAMBIO DE SERVICIO)
DENUNCIA DE PÉRDIDA
CERTIFICACIÓN DE LA NO APARICIÓN DEL
VEHÍCULOS
DECLARACIÓN JURAMENTADA
FOTOCOPIA CÁMAR DE COMERCIO
MANIFIESTO DE ADUANAS o CERT. DE
EMPADRONAMIENTO
FACTURAS ORIGINALES
PAZ Y SALVO IMPUESTOS
CERR1FICADO DE IMPORTACIÓN (OÍAN)
OFICIO SOLICITANDO EL CERTIFICADO
CARTA DE INSCRIPCIÓ PRENDA
COPIA TARJETA DE OPERACIÓN
CARTA LEVANTE DE PRENDA
REVISIÓN SUIN (REGRABACIÓN DE CHASIS O
MOTOR)
FACTURA DE MOTOR
FACTURA CARROCERÍA
FACTURA CAMBIO DE COLOR
FICHA TÉCNICA HOMOLOGACIÓN
(CARROCERÍA O CHASIS)
OTROS
INSTITUTO DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE DE ACACIAS
CONTROL DE ENTRADA Y SALIDA DE DOCUMENTOS AARCHIVO RNA
FR-GDO-05-V1
Vigencia:30/07/2015
ESTE FORMATO SE LLEVARÁ EN LA MODALIDAD DE LIBRO DE TRES COLUMNAS, Y SIEMPRE QUE SE
INICIE UN LIBRO SE COLOCARÁ ESTA HOJA AL INICIO PARA GUÍAR LA ESTRUCTURA DE CADA HOJA
FECHA YHORA
DOCUMENTO/CARPETA
PROCEDENTEDE
ENTREGADOPOR
CON
DESTINO AENTREGADO
AOBSERVACIONES (No de
folios, estado, etc.)
FECHA DE APERTURA DEL LIBRO;
RESPONSABLECargo
Página Ide 1
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CONTROL DE ENTREGA DE TRAMITES EN RNA
FR-GDO-06-V1
08/10/2015
ESTE FORMATO SE LLEVARÁ EN LA MODALIDAD DE LIBRO DE TRES COLUMNAS, V SIEMPRE QUE SE
INICIE UN LIBRO SE COLOCARÁ ESTA HOJA AL INICIO PARAGUÍAR LA ESTRUCTURA DE CADA HOJA
FECHA NOMBRE DE QUIEN
RECIBE
PLACA SUSTRATO
NÚMERO
TIPO DE
TRÁMITE
FIRMA
FECHA DE APERTURA DEL LIBRO:
RESPONSABLE
Cargo
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CONTROL DE RECEPCIÓN DE TRÁMITES
FR-GDO-07-V1
Vigencia:08/10/2015
FECHA PLACA SUSTRATO PRENDA TRAMITADOR RECIBE
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