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INFORME ARQUEO DE CAJA MENOR DE FEBRERO DEL 2021
Proceso: Evaluación del Sistema Control Interno
Versión: 1 Código: F1.P2.ECI Fecha Publicación: 19/09/2019
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CONTENIDO:
PRESENTACIÓN ............................................................................................................................................... 2
1. OBJETIVO ................................................................................................................................................ 2
2. ALCANCE ................................................................................................................................................. 2
3. METODOLOGÍA ....................................................................................................................................... 2
4. MARCO LEGAL ........................................................................................................................................ 2
5. RESULTADOS DEL SEGUIMIENTO ........................................................................................................... 3
5.1 Revisión de Acto Administrativo y Distribución Presupuestal ................................................................. 3
5.2 Indagación de los aspectos generales de la Caja Menor .......................................................................... 3
5.3 Desarrollo del Arqueo .............................................................................................................................. 4
Documentación Física............................................................................................................................. 4
Consulta Saldos, Bancos SIIF Nación ...................................................................................................... 8
Consulta de Movimientos SIIF ................................................................................................................ 8
Saldo Bancario Plataforma Bancolombia: .............................................................................................. 9
Análisis Fondos de la Caja Menor 2020 V/S 2021 ................................................................................ 10
Porcentaje de Ejecución de los Recursos Asignados ............................................................................ 10
6. RECOMENDACIONES ............................................................................................................................ 11
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PRESENTACIÓN
La Oficina de Control Interno presenta el Informe del Arqueo y seguimiento de la Caja Menor de la
Comisión al 25 de febrero de 2021, en el cual se verifica el cumplimiento razonable de la
normatividad, los actos administrativos y/o resoluciones de creación de la caja menor y los registros
de la Caja Menor para la vigencia 2021.
1. OBJETIVO
Verificar la conformación presupuestal, apertura y manejo de los recursos asignados a la caja menor
para la vigencia 2021, dando cumplimiento a la normatividad vigente.
2. ALCANCE
Realizar la verificación de la constitución de la Caja Menor y la puesta en operación de la misma,
de acuerdo con el procedimiento establecido para tal fin, entre el 01 y el 25 de febrero del 2021.
3. METODOLOGÍA
La metodología empleada es la siguiente:
Verificación de la normatividad: Revisión de Actos Administrativos
Comprobación verbal: Indagación y Aspectos Generales
Comprobación física: Desarrollo del arqueo a través de los medios digitales.
Comprobación SIIF Nación: Consulta
4. MARCO LEGAL
Decreto 1068 de 2015, “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector
Hacienda y Crédito Público”.
Decreto 2768 de 2012, por el cual se reglamenta la constitución y funcionamiento de las cajas
menores expedido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las
entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones
Circular SIIF 058 del 29 de noviembre de 2013, cambios y mejoras en las cajas menores.
Procedimiento de Caja Menor P3.SA del 7 de febrero de 2020.
Resolución No. 004 del 19 de enero de 2021 constitución de la caja menor.
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5. RESULTADOS DEL SEGUIMIENTO
5.1 Revisión de Acto Administrativo y Distribución Presupuestal
De acuerdo a la información remitida por la cuentadante, se procedió a revisar los actos
administrativos para la conformación de la Caja Menor de la Dirección Administrativo y Financiera,
para la vigencia 2021 encontrando lo siguiente:
Resolución No. 004 del 19 de enero de 2021
En la citada Resolución, se señalan las responsabilidades del Cuentadante y el Ordenador del gasto
entre otros aspectos relacionados a la apertura, asignación, ausencias y/o cambio de responsables,
uso de los recursos, manejo de los recursos, rubros presupuestales, registro de operaciones,
procedimiento de reembolso, controles para el manejo de la caja menor, prohibiciones, legalización,
cancelación de la caja menor para la vigencia 2021.
Así mismo, se evidencia que la Resolución fue firmada por el Secretario General el 26 de enero del
2021.
Tabla No. 01 Distribución Presupuestal
Descripción Rubro Valor Actual CDP Compromisos
Pasta O Pulpa Papel Y Productos De Papel; Impresos Y Artículos Relacionados A-02-02-01-003-002 1.000.000
28221 21621
Productos De Caucho Y Plástico A-02-02-01-003-006 500.000
Vidrio Y Productos De Vidrio Y Otros Productos No Metálicos N,C,P, A-02-02-01-003-007 1.000.000
Productos Metálicos Elaborados (Excepto Maquinaria Y Equipo) A-02-02-01-004-002 2.000.000
Maquinaria Para Uso General A-02-02-01-004-003 2.000.000
Maquinaria De Oficina Contabilidad E Informática A-02-02-01-004-005 1.500.000
Alojamiento; Servicios De Suministros De Comidas Y Bebidas A-02-02-02-006-003 1.500.000
Otros Servicios Profesionales Científicos Y Técnicos A-02-02-02-008-003 1.500.000
Servicios De Mantenimiento Reparación E Instalación (Excepto Servicios De Construcción) A-02-02-02-008-007 3.000.000
Fuente: SIIF Nación febrero 25 del 2021
5.2 Indagación de los aspectos generales de la Caja Menor
Mediante memorando, la Oficina de Control Interno, el día 25 de febrero de 2021, en cumplimiento
de lo establecido en el Plan de Auditoría, se procedió a realizar el arqueo de la Caja Menor de la
Dirección Administrativo y Financiera, de manera virtual evidenciado los siguientes aspectos:
El responsable de la caja menor de Dirección Administrativo y Financiera es el Analista 6 de la
Dirección Administrativa y Financiera/Área de Recursos Físicos y Apoyo Logístico. Así mismo
se establece que en caso de vacaciones, esta será remplazada por la Asesora Experta del Área
Recursos Físicos y Apoyo Logístico.
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El amparo es realizado a través de la póliza de seguro de responsabilidad civil para servidores
públicos No. 8001483024 que se encuentra vigente, adquirida con la Aseguradora AXA
Colpatria Seguros S.A.
El valor de Constitución de la caja menor es de catorce millones de pesos $14.000.000.
La cuenta corriente habilitada es No, 03194820255 de Bancolombia la caja menor, en la cual se
realizarán todas las operaciones.
5.3 Desarrollo del Arqueo
Con el objetivo de realizar la validación de los registros, transacciones y operaciones efectuadas,
la oficina de control interno relaciona las siguientes actividades:
Documentación Física
Al presente arqueo se generaron dos egresos relacionados a continuación:
El egreso 121, por valor de $200.000, correspondiente a la compra de diez (10) libros que
requirió el Pleno de Comisionados, los cuales solamente son comercializados por la Universidad
EAFIT.
Imagen No. Compra Libros
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Las responsabilidades del proveedor de acuerdo a lo registrado en el RUT, contempla la
facturación electrónica, la cual fue solidada por el Área Financiera, sin embargo, no se evidencia
dentro de los soportes remitidos, para el presente arqueo.
Imágen No. Contingencia DIAN
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Sin embargo, de acuerdo a las contingencias declaradas por la Dian, la situación presentada
por el por el proveedor puede estar relacionada con esta eventualidad.
El registro del Egreso 221, por valor de $192.780, sin embargo, fue anulado dado que, por un
error involuntario, inicialmente no se registró las deducciones respectivas.
La situación presentada respecto a la anulación, conlleva a que se deban realizar una serie de
actividades, en el aplicativo SIIF Nación, con el fin de evidenciar la trazabilidad de la deducción
por la retención en la fuente a nivel de la cadena básica presupuestal por valor de 6.480.
El Egreso 321, el cuentadante efectúa la corrección de la transacción por valor de $192.780, al
cual se le generó deducción por Rete Fuente de $6.480, correspondiente al mantenimiento de
aire acondicionado de propiedad de la Comisión, en la Casa de la Verdad de Arauca.
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De acuerdo a lo reportado por la cuentadante, los soportes físicos se encuentran en el Área
Financiera, con el objeto de que los mismos sean reembolsados según el acto administrativo
proferido el cual contempla los siguientes rubros:
Imagen No. Acto Administrativo
Fuente: 02 Resolución 008 el 23 de febrero del 2021
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Consulta Saldos, Bancos SIIF Nación
A continuación, se validan la ordenación del gasto, el monto total de constitución, responsable,
saldos de bancos y en caja según el aplicativo SIFF Nación:
Grafico No. 01 Saldos Bancos SIIF Nación
Fuente: SIIF Nación al 25 de febrero del 2021
Consulta de Movimientos SIIF
De acuerdo a los moviminetos consultados en el Aplicativo SIIF Nacion, se han generado tres
Egresos 121, 221, 321.
Imgen No. 03 Movimiemtos Caja Menor
Fuente: SIIF Nación al 25 de febrero del 2021
Llama la atención la anulación efectuada al Egreso en el sistema por valor de $192.780, con fecha
posterior a la expedición del Acto Administrativo, para lo cual se solicitó la aclaración respecto a la
situación presentada, la cual fue generada por la no aplicación de las deducciones.
Imagen No. 03 Egreso 321
13.613.700
386.300
14.000.000
SALDO EN BANCO EGRESOS TOTAL ARQUEO
Nro Caja Menor:
Ordenador Gasto:
No. Cheque Valor
14.000.000,00
200.000,00
192.780,00
192.780,00
186.300,00
Movimiento de Bancos o Caja de una caja menor Usuario Solicitante: MHcprincon CLAUDIA PATRICIA RINCON RUIZ
Unidad ó Subunidad
Ejecutora Solicitante:
44-02-00 COMISION PARA EL ESCLARECIMIENTO DE LA VERDAD, LA CONVIVENCIA Y
LA NO REPETICION
Fecha y Hora Sistema: 2021-02-25 15:11:36
Movimientos Caja Menor
121 Nro CDP: 28221 Responsable: CLAUDIA RINCON
DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO-JUAN ORTEGA Valor Total: 14.000.000,00
Valor Saldo en Bancos: 13.613.700,00 Valor Saldo en Caja: 0,00
Vr Movimiento en Bancos: 13.613.700,00 Vr Movimiento en caja
Fecha Movimientos Desde: 2021-02-01 00:00:00 Hasta: 2021-02-25 00:00:00
Movimientos
Tipo Documento Nro Documento Fecha Mov.Medio de
Pago/RecaudoSaldo Afectado
Fondeo Caja /
Traslado recursos a Signo
No +
Egreso 121 2021-02-12 Abono en cuenta Bancos No -
Ingreso 121 2021-02-01 Cuenta Bancos
No -
Anulado Egreso 221 2021-02-24 Abono en cuenta Bancos No +
Egreso 221 2021-02-19 Abono en cuenta Bancos
No -
Valor Total Movimientos 13.613.700,00
Egreso 321 2021-02-24 Abono en cuenta Bancos
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Saldo Bancario Plataforma Bancolombia:
La consulta de la Cuenta Corriente No, 03194820255, arroja un valor consolidado de $ 13.613.700
Imagen No. 01 Arqueo No. 01
Fuente: Plataforma Bancaria Bancolombia
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De lo anterior se evidencia el pago de las transacciones el 18 de febrero por valor de $200.000
y el 23 de febrero por valor de $192.780 y el reintegro del valor de la deducción por valor
de $6.480 el día 25 de febrero del 2021.
Análisis Fondos de la Caja Menor 2020 V/S 2021
Para la vigencia 2021 la asignación de la Caja Menor es de $14.000.000, es decir aumento en
$3.000.000 con relación a la vigencia 2020, la cual ascendía a $11.000.000.
Grafico No Fondos de la Caja Menor 2020 V/S 2021
Fuente Propia: Profesional de Control Interno
Porcentaje de Ejecución de los Recursos Asignados
La Ejecución de la Caja Menor al mes de febrero asciende al 2,76%; y los recursos disponibles en
banco representan el 97,24% del disponible.
Gráfico No. 01 Fondos de la Caja Menor según Arqueo No. 01
Fuente Propia: Arqueo No. 01
Series1
-
5.000.000
10.000.000
15.000.000
2.020 2.021 Variación
11.000.000
14.000.000
3.000.000
14.000.000 13.613.700
386.300
100,00%
97,24%
2,76%
0,00%
20,00%
40,00%
60,00%
80,00%
100,00%
120,00%
-
2.000.000
4.000.000
6.000.000
8.000.000
10.000.000
12.000.000
14.000.000
16.000.000
Total Apropiacion Saldo Banco Egresos
Valor % Ejecucion
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6. RECOMENDACIONES
Realizar la socialización a las dependencias de la comisión sobre el manejo de caja menor, con
la finalidad de promover su utilización, bajo los lineamientos establecidos en la Resolución 04
de 2021.
Previo al registro de las necesidades, verificar las deducciones aplicables, según corresponda,
de acuerdo a la naturaleza de los proveedores, tener en cuenta la Resolución 000042 de 05 de
mayo de 2020, la Resolución 000012 de 2021 por la cual se modifican y adicionan unos artículos
se establecen otras disposiciones referentes a los sistemas de facturación, los proveedores
tecnológicos y el registro de la factura electrónica.
Planear de manera previa, el cierre de la Caja Menor, con el fin de realizar todos los procesos
administrativos, presupuestales y bancarios que permitan culminar el proceso de manera
anticipada a la terminación del mandato del Comisión de la Verdad previsto para el 28 de
noviembre de 2021.
Continuar con la realización de la conciliación mensual.
Firma,
Anexo: Acta de Caja menor No. 01 del 25 de febrero del 2021
Validación Nombre Cargo Fecha
Elaboró Deisy Milena Peña Núñez Analista 6 Oficina de Control Interno 25 de febrero del 2021
Revisó Alba Azucena Gómez Asesora Experta - Oficina de Control Interno 25 de febrero del 2021
Aprobó Alba Azucena Gómez Asesora Experta - Oficina de Control Interno 25 de febrero del 2021
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DENOMINACIÓN $ CANTIDAD TOTAL
50.000 65 $ -
20.000 3 $ -
10.000 2 $ -
5.000 $ -
2.000 $ -
1.000 $ -
1.000 $ -
500 2 $ -
200 $ -
100 $ -
50 $ -
$ -
$ 13.613.700,00
$ -
$ 13.613.700,00
$ -
$ -
$ -
NOMBRE: NOMBRE:
CARGO: CARGO:
CEDULA: CEDULA:
Analista 6 - Área de Recursos Físicos y Apoyo Logístico Analista 6 - Oficina de Control Interno
1.026.263.988 52.281.901
Total transacciones en curso
OBSERVACIONES
* Dadas las medidas de aislamiento obligatorio implementadas por el Gobierno Nacional y atendiendo a las recomendaciones
recibidas en la vigencia anterior por la Oficina de Control Interno, para el presente año, no se realiza fondeo de Caja, toda vez
que, se continúa con los reconocimientos por medio del retiro por ventanilla.
* En el período del presente arqueo se generaron dos egresos por un valor total de $ 392.780: 1. Egreso 121, por valor de
$200.000, correspondiente a la compra de diez (10) libros que requirió el Pleno de Comisionados, los cuales solamente son
comercializados por la Universidad EAFIT. 2. Egreso 321, por valor de $192.780, al cual se le generó deducción por Rete
Fuente de $6.480 (4% por Servicios Generales a Declarantes), correspondiente al mantenimiento de aire acondicionado de
propiedad de la Comisión, en la Casa de la Verdad de Arauca.
* El 22 de enero, se inicia el proceso de Reembolso No. 1, por valor de $ 392.780, correspondientes a los dos movimientos
indicados en el punto anterior.
* Se remiten por correo electrónico la resolución de apertura, la resolución de reembolso, los soportes del aplicativo SIIF y el
reporte de la plataforma bancaria para la verificación respectiva.
FIRMA RESPONSABLE DE LA CAJA MENOR FIRMA QUIEN REALIZA EL ARQUEO
Claudia Patricia Rincón Ruiz Deisy Milena Peña Núñez
Pendiente por Legalizar en SIIF
TOTAL EFECTIVO
VERIFICACIÓN SIIF
Saldo En Bancos
Saldo en Caja (Efectivo)
VERIFICACIÓN BANCOS
Saldo En Bancos
VERIFICACIÓN TRANSACCIONES
Pendiente Retiro por Ventanilla
MONEDAS
CONCEPTO VALORES $
BILLETES
SALDO EN BANCO $ 13.613.700,00
EFECTIVO $ -
EGRESOS $ 386.300,00
TOTAL ARQUEO (2) $ 14.000.000,00
DIFERENCIA (3) = (1-2) $ -
Numero de cuenta
corriente:031-948-202-55 Entidad Bancaria: Bancolombia
VERIFICACIÓN EFECTIVO RESUMEN
Área: Área de Recursos Físicos y Apoyo Logístico Ordenador del Gasto:Juan Carlos Ortega Bermúdez.
Resolución 060 del 04 de julio de 2019
Póliza: Póliza 8001483024Periodo de
ejecución:01 de febrero de 2021 - 25 de febrero de 2021
Responsable de la Caja
Menor:Claudia Patricia Rincón Ruiz Hora de Inicio: Modalidad online - 3:15 p.m.
Cargo: Analista 6 Hora de Finalización: Modalidad online - 4:15 pm.
Valor (1): $ 14.000.000 Fecha del Arqueo: 25 de febrero de 2021
Calificación de la información Pública
Constitución Caja menor
Resolución No.Resolución 004 del 19 de enero de 2021
Ciudad: Bogotá D,C
Arqueo No. No. 1
ARQUEO DE CAJA MENORCódigo F3.P.4.SA.
Versión 1
Proceso de Gestión de Servicios AdministrativosFecha de publicación 18/07/2019
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