INSTITUTO DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE DE ACACÍAS

PROCEDIMIENTO PARA REUNIONES DEAUTOEVALUACIÓN

PR-CIG-01-V1

Vigencia:23/07/2015

CONTENIDO

1- Objetivo

2- Alcance

3- Responsables

4- Definiciones

5- Generalidades y marco normativo

6- Procedimiento

7- Registros

8- Control de revisión y cambios

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Elaborado Revisado Aprobado

Rene F./Abello GómezAsesor

Roberto Menjura CamachoJefe Oficina Control Interno

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OsvvalfíMdales MéndezDirector

jITTA^ ia • • T*INSTITUTO DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE DE ACACÍAS

AUTOEVALUACIÓN

PR-CIG-01-V1i /

23/07/2015

1- Objetivo

El presente procedimiento establece los lineamientos que cada líder de proceso debeseguir para la realización de actividades de autoevaluación de la gestión del proceso a sucargo en un período determinado.

2- Alcance

El procedimiento es aplicable a todos los procesos de la entidad, y comprende desde laplanificación de las reuniones de autoevaluación hasta el seguimiento a las acciones ycompromisos derivados de la misma.

3- Responsables

Cada líder de proceso es responsable de ejecutar las reuniones y actividades deautoevaluación que le corresponde según su competencia.

Los miembros de los equipos de trabajo son responsables de participar en las reunionesde autoevaluación, aportar la información que se le solicite y cumplir con las acciones demejora derivadas de la autoevaluación.

4- Definiciones

Autoevaluación: Actividad de revisión periódica y sistemática de las actividades realizadasen un período, al interior de un equipo de trabajo.

Acta: Registro en el cual se deja evidencia de los temas tratados, conclusiones ycompromisos generados en un equipo de trabajo

5- Generalidades y marco normativo

Las actividades de autoevaluación se basan en el principio general de Autocontrol de lagestión y del control, establecidas en el Sistema de Control Interno y el Modelo Estándarde Control Interno (Ley 87 de 1993 y Decreto 943 de 2014)

Para realizar exitosamente las reuniones mensuales de autoevaluación de la gestión, elLíder de cada proceso deberá seguir los siguientes lineamientos:

a- Convocatoria. Se puede establecer fecha fija y de esta manera la invitación quedaestablecida desde la primera reunión. Otra opción es convocar cada mes,indicando los temas que se tratarán en la reunión.

b- Preparación de la reunión. El líder de cada proceso debe asegurarse, con variosdías de antelación, que los aspectos que se van a tratar estén debidamentepreparados por los colaboradores del equipo de trabajo. Esto puede incluir:

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AUTOEVALUACIÓN

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Vigencia:23/07/2015

i. Preparación y presentación de indicadoresii. Preparación y presentación de informesiii. Divulgación de documentos (procedimientos, formatos, manuales)iv. Presentación de temas de capacitaciónv. Divulgación de políticas o instrucciones de la alta direcciónvi. Otros temas

La preparación de la reunión también incluye elaborar el orden del día, fotocopiar paradistribuir si es necesario.

c- Iniciar la reunión a la hora convocada. La puntualidad es clave para generarcredibilidad en los miembros del equipo. Esto incluye cumplir la hora de inicio y definalización de la reunión, cuyo tiempo recomendado es de 60 a 90 minutos.

d- Moderar la reunión, otorgando el uso de la palabra de manera ordenada yrespetuosa, según como se haya definido el orden del día.

e- Asegurar que se levante acta de la reunión en el formato diseñado para este fin.f- Terminar la reunión dejando un mensaje positivo para el equipo y convocando la

siguiente sesión.

El orden del día recomendado para las reuniones de autoevaluacíón es el siguiente:1. Llamado a lista de los participantes2. Divulgación de plataforma estratégica3. Informe de gestión del periodo4. Indicadores de gestión5. Divulgación de documentos6. Varios

El acta se levantará en el formato establecido para tal fin, y la custodia estará a cargo dellíder del proceso, y enviará copia del acta a la Oficina de Control Interno.

6- Procedimiento

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ACTIVIDADInicia con el establecimiento del cronograma general deautoevaluación por cada procesoEn la fecha estipulada, se convoca y realiza la reuniónde autoevaluación del procesoLos miembros del equipo, previamente motivados ynotificados acerca de los temas que se tocarán en lareunión, presentan los temas que le corresponde a cadauno para ser debatidoLevantamiento de acta por parte del Líder del Proceso ode uno de los miembros del equipo que haya sidoseleccionado para tal finEn cada reunión se deben revisar los avances de loscompromisos adquiridos en sesiones anteriores y dejardicho registro en el actaArchivo de acjas j5nyjpjjejx>pia a Control InternoFinaliza — - — . _ —

RESPONSABLELíderes de procesos

Líderes de procesos

Colaboradores de losprocesos

Líder del proceso /Secretario de acta

Líder de proceso

Líder de proceso

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PROCEDIMIENTO PARA REUNIONES DEAUTOEVALUACIÓN

PR-CIG-01-V1

Vigencia:23/07/2015

7- Registros

Código

FR-CIG-01

NOMBRE DELREGISTRO

Acta deAutoevatuación

LUGAR DEARCHIVO

Cadaproceso

RESPONSABLE DESU ARCHIVO

Líder del Proceso

TIEMPO DERETENCIÓN2 años

DISPOSICIÓNFINAL

Archivo central

8- Control de revisión y cambios

FECHA

23/07/2015

Versión

1

CAMBIOS EFECTUADOS Y SU JUSTIFICACIÓN

Creación del documento en el marco de laactualización del MECÍ, como una herramienta deapoyo al control de la gestión por parte de los líderesde los procesos.

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FORMATO PARA ACTA DE AUTOEVALUACIÓN

FR-C1G-01-V1

Vigencia;23/07/2015

FECHA DE LA REUNIÓN

HORA DE INICIO

Período a evaluar

DÍA MES

HORA FIN

A

AÑO

Participantes:

NOMBRE CÉDULA CARGO

Orden del día:

1. Llamado a lista de los participantes2. Divulgación de plataforma estratégica3. Informe de gestión del periodo4. Indicadores de gestión5. Divulgación de documentos6. Varios

En desarrollo de la reunión se trataron los siguientes temas y sus conclusiones:

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FORMATO PARA ACTA DE AUTOEVALUACIÓN

FR-CIG-01-V1

Vigencia:23/07/2015

En desarrollo de la reunión se trataron los siguientes temas y sus conclusiones:

Líder del Proceso:

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