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Contabilidad y Cuenta Pública

MANUAL DE POLÍTICAS Y

PROCEDIMIENTOS

Manual de Políticas y Procedimientos

CONTABILIDAD Y CUENTA PÚBLICA Responsable: Coordinador Contable y Cuenta Pública

Código No. Revisión Inicio de Vigencia Página

M – CCP – 01 00 XX – XXXXXXXXX – 2020 1 de 70

Elaboró Revisó Vo. Bo Autorizó

Nombre C.P. Víctor Hugo Martínez Montemayor

Ing. Naara Asenath Moreno Torres

Lic. Mario A. Ortiz Zavala C.P. Héctor Mario

Montemayor Salazar

Puesto Coordinador de Contabilidad y Cuenta

Pública

Encargada del Despacho de la Subdirección de Finanzas

y Tesorería Analista de Calidad

Director de Administración y Finanzas

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Índice

I. Introducción 03 II. Objetivo del Manual 03 III. Objetivo del Programa 04 IV. Marco Jurídico y Normativo 04 V. Alcance o Nivel de Aplicación 05 VI. Definiciones 05 VII. Políticas y/o Lineamientos 08 VIII. Procesos

Proceso P – CCP – 01– Aportación Económica del Sistema Alimentario 20 Diagrama de Flujo P – CCP – 01– Aportación Económica del Sistema Alimentario 22 Proceso P – CCP – 02– Asignación de Partida Presupuestal 23 Diagrama de Flujo P – CCP – 02 – Asignación de Partida Presupuestal 25 Proceso P – CCP – 03– Cancelación de Cheques 26 Diagrama de flujo P – CCP – 03 – Cancelación de Cheques 29 Proceso P – CCP – 04 – Comprobación de Gastos y Fondo Revolvente 30 Diagrama de Flujo P – CCP – 04 – Comprobación de Gastos y Fondo Revolvente 32 Proceso P – CCP – 05 – Control del Recurso Federal Ramo 12 33 Diagrama de Flujo P – CCP – 05 – Control del Recurso Federal Ramo 12 36 Proceso P – CCP – 06 – Control del Recurso Federal Ramo 23 37 Diagrama de Flujo P – CCP – 06 – Control del Recurso Federal Ramo 23 40 Proceso P – CCP – 07 – Control del Recurso Federal Ramo 33 41 Diagrama de Flujo P – CCP – 07 – Control del Recurso Federal Ramo 33 43 Proceso P – CCP – 08 – Cuentas por Pagar a Proveedores 44 Diagrama de flujo P – CCP – 08 – Cuentas por Pagar a Proveedores 46 Proceso P – CCP – 09 – Órdenes de Pago 47 Diagrama de Flujo P – CCP – 09 – Órdenes de Pago 49 Proceso P – CCP – 10 – Solicitud de Cheque 50 Diagrama de Flujo P – CCP – 10 – Solicitud de Cheque 52 Proceso P – CCP – 11 – Erogación de Gastos de la Institución 53 Diagrama de Flujo P – CCP – 11 – Erogación de Gastos de la Institución 55 Proceso P – CCP – 12 – Fondo Fijo de Caja Chica 56 Diagrama de Flujo P – CCP – 12 – Fondo Fijo de Caja Chica 58 Proceso P – CCP – 13 – Recepción de Recursos Financieros 59 Diagrama de Flujo P – CCP – 13 – Recepción de Recursos Financieros 61









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IX. Anexos F-CCP-11 - Boleta de Ingreso 63 F-CCP-09 - Carta Responsiva 64 Formato externo – Cheque 65 F-CCP-01 - Gastos por Comprobar 66 F-CCP-02 - Orden de Pago 67 F-CCP-05 - Recibo Provisional 68 F-CCP-12 - Solicitud de Reembolso 69 F-CCP-06 - Vale a Revisión 70









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I. Introducción El Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Nuevo León tiene como objetivo diseñar estrategias y líneas de acción en materia de asistencia social e implementar en coordinación con los sistemas DIF municipales, organizaciones de la sociedad civil e instituciones públicas y privadas, las acciones que respondan a las necesidades de los grupos vulnerables y en riesgo, con un sistema permanente de seguimiento, control y evaluación, a través de los diferentes programas que lo integran, operativos y resolutivos. El presente Manual tiene como propósito mostrar en un solo documento todos los elementos del sistema contable que señala la normatividad aplicable, así como las herramientas y métodos necesarios para registrar correctamente las operaciones financieras y producir, en forma automática y en tiempo real, la información y los estados financieros contables, presupuestarios, programáticos y económicos que se requieran. El Sistema de Contabilidad está conformado por el conjunto de registros, procedimientos, criterios e informes, estructurados sobre la base de principios técnicos comunes destinados a captar, valuar, registrar, clasificar, informar e interpretar, las transacciones, transformaciones y eventos que, derivados de la actividad económica, modifican la situación patrimonial del Sistema y de las finanzas públicas. La información que emana de la contabilidad está sujeta a criterios de utilidad, confiabilidad, relevancia, comprensibilidad, transparencia y comparabilidad, así como a otros atributos asociados a cada uno de ellos, como oportunidad, veracidad, representatividad, objetividad, verificabilidad, suficiencia, posibilidad de predicción e importancia relativa, con el fin de que permita ser reconocida e interpretada de igual manera por especialistas o usuarios interesados en las finanzas públicas.

II. Objetivo del Manual

El objetivo del manual es contar con una guía clara y específica que garantice la óptima operación y desarrollo de las diferentes actividades que se realizan en el área de Contabilidad y Cuenta Pública, así como el servir como un instrumento de apoyo y mejora Institucional. Es importante señalar, que este documento está sujeto a actualizaciones en la medida que se presenten variaciones en la ejecución de los procedimientos, en la normatividad establecida, en la estructura orgánica, o bien en algún otro aspecto que influya en la operatividad del mismo, con el fin de cuidar su vigencia operativa.









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III. Objetivos del Programa

Objetivo General Proveer al personal del área de Contabilidad y Cuenta Pública, los procedimientos que se llevan a cabo, señalando las áreas responsables que intervienen en la realización de éstos, así como los documentos o formatos que se utilizan y a su vez, dejarlos plasmados en un documento de consulta o de capacitación. Objetivos Específicos

Realizar la asignación de Presupuesto Estatal bajo los estándares de programación y acordes a los lineamientos establecidos.

Monitorear que el Recurso Federal se ejerza de acuerdo a los lineamientos y/o reglas de operación con el fin de llevar exitosamente la administración y operación de los Programas.

Contabilizar y controlar en el presupuesto todos los gastos sujetos a comprobar, fondos revolventes, cuotas de ingreso, etc.

Revisar y programar los pagos a los proveedores, así como, llevar el control de los registros contables de los cheques para su pago oportuno.

Establecer y mantener los registros contables de las facturas que soportan las órdenes de pago para que se realice oportunamente el proceso de pago.

Establecer una partida de efectivo sujeta a vigilancia, comprobación y contabilización, a uno de los empleados de los Centros de costos autorizados el cual deberá ser responsable de su administración y resguardo.

Recibir y llevar un estricto control interno de los ingresos a la Institución, así como establecer y mantener los registros contables de dichos ingresos.

Contabilizar y controlar las cuentas de los programas alimentarios.

IV. Marco Jurídico y Normativo

Ley de Administración Financiera para el Estado de Nuevo León

Ley de Coordinación Fiscal

Ley de Disciplina Financiera de las Entidades Federativas y los Municipios

Ley de Egresos Estatal

Ley de Impuestos Sobre la Renta

Ley Federal de Presupuestos y Responsabilidad Hacendaria

Ley General de Contabilidad Gubernamental

Ley General de Responsabilidades Administrativas

Ley Orgánica de Administración Publica para el Estado de Nuevo León









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Ley de Responsabilidad de los Servidores Públicos del Estado y los Municipios

Presupuesto de Egresos de la Federación

Reglas de Operación emitidas para el ejercicio de Recursos Federales

Reglamento Interno del Sistema DIF N.L. - Código de Conducta (PO-D-03). - Código de Ética (PO-D-02). - Política de la Gestión de la Calidad Total para la Familia (PO-D-01). - Política de Operación y Control de Bancos (PO-FT-01). - Resolución Directoral N° 02680EF/77.15, que aprueba las Normas Generales de Tesorera NGT06 Uso

del Fondo Fijo para Caja Chica, NGT07 Reposición oportuna del Fondo para pagos en efectivo y del fondo para caja chica, NGT08, Arqueos sorpresivos.

V. Alcance o Nivel de Aplicación Los procesos, políticas, anexos y demás información contenida en el presente manual, son aplicables a los servidores públicos involucrados en el desarrollo de las actividades aquí descritas, en la medida que su interacción en los procesos lo indique.

VI. Definiciones ASAPAP Asistencia Social Alimentaria a Personas de Atención Prioritaria. Boleta de Ingreso Documento en el cual se realiza el registro contable en el sistema de un ingreso. Carta Responsiva Documento donde el empleado acepta su responsabilidad sobre el fondo fijo de caja a su

cargo, y se obliga a manejarlo dando cumplimiento a las políticas y procedimientos normativos expresados.

CEPAR Centro Estatal Paralímpico. CONAC Consejo Nacional de Armonización Contable. CREE Centro de Rehabilitación y Educación Especial. DIF NL Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Nuevo León.









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DOF Diario Oficial de la Federación. Factura Documento fiscal válido para pagarse. Fondo Revolvente Importe o monto que se destina a pagos por necesidades urgentes que no rebasen

determinados niveles, los cuales se regularizan en períodos establecidos convencionalmente o acordados y se restituye mediante la comprobación respectiva.

FOVILEON Fondo para la Vivienda de los Trabajadores al Servicio del Estado. ISSSTELEON Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Nuevo León. IVA Impuesto al Valor Agregado. Lineamientos y/o Reglas de Operación

Definen los criterios para la aplicación, seguimiento, control y rendición de cuentas de los recursos.

LISR Ley del Impuesto sobre la Renta. Oficio Solicitud Cancelación de Cheque

Documento mediante el cual las diferentes áreas solicitan la cancelación de un cheque.

Partida Presupuestal

Previsiones recaudatorias estimadas sobre un concepto recaudatorio en un ejercicio.

PEI Programa Estatal de Inversión. Presupuesto Es el cálculo y negociación anticipada de los ingresos y gastos de una actividad económica,

sea personal, familiar, empresarial o pública; contiene los egresos e ingresos correspondientes a un periodo, por lo general anual.

Presupuesto Asignado

Cantidad otorgada para la realización de algún programa y/o proyecto específico.

Presupuesto Ejercido

Es el momento contable que refleja la emisión de una cuenta por liquidar certificada, o documento equivalente, debidamente aprobado por la autoridad competente.









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Presupuesto Comprometido

Es el momento contable que refleja la aprobación por autoridad competente de un acto administrativo, u otro instrumento jurídico que formaliza una relación jurídica con terceros para la adquisición de bienes y servicios o ejecución de obras.

Proveedor Empresa o persona física que proporciona bienes o servicios. Proyecto Documento a través del cual se presentan las acciones que se pretenden realizar en apego a

los objetivos de los diferentes programas presupuestarios. Ramo 33 Aportaciones Federales para Entidades Federativas y Municipios. Recibo de gastos sujetos a comprobar

Documento mediante el cual se lleva un control de los empleados que tramitan pagos sujetos a comprobar.

Recibo Provisional Documento provisional el cual se elabora cuando se efectúan pagos parciales de las

aportaciones económicas de los programas alimentarios. Requisiciones Pueden ser de materiales o de servicios; son artículos o servicios que requieren las distintas

áreas del Sistema DIF para la realización de sus funciones. SAT Sistema de Administración Tributaria. SEFIR23 Sistema de Evaluación de Fondos de Inversión Ramo 23. Sello Digital del Emisor

Información codificada que está asociada al emisor de la factura electrónica

Sello Digital del SAT

Son certificados expedidos por el SAT son para uso específico de Comprobantes Fiscales Digitales emitidos para una persona física o moral.

UUID Folio fiscal generado de manera alfa numérico y nunca repetitivo para cada factura. Vo. Bno. Visto Bueno. XML Representación en formato electrónico valido fiscalmente de una factura.









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VII. Políticas y/o Lineamientos a) Aportación Económica del Sistema Alimentario Los Recibos de Aportación Económica, son elaborados por la Dirección de Asistencia Social y entregados al área de Tesorería, para cuando el Municipio o Escuela acudan a pagar el monto total, se les entregue el recibo original, el cual debe ser sellado con la fecha del día que se liquidó. En caso de que solo se pague una parte del total del importe del recibo de Aportación Económica, se elabora un recibo provisional, en el cual se incluyen los datos siguientes: fecha actual, nombre de la Escuela o Municipio, periodo del recibo, programa, número de recibo de aportación económica, la aportación a recuperar, monto recibido y el monto pendiente, además debe de tener sello de Tesorería con la fecha, firma del cajero y firma del representante de la Escuela o Municipio. El recibo de aportación económica deberá ser elaborado por la Dirección de Asistencia Social, una vez que el beneficiario lo firma, este deberá entregarse en original y copia de la siguiente manera:

Original: Cuentas por Cobrar mientras se recupera la cuenta

Copia: (Institución) Beneficiario: Municipios o escuelas

Copia: (Archivo) Dirección de Asistencia Alimentaria

Copia: (Contabilidad) Archivo Cuentas por Cobrar

Copia: (Tesorería) De acuerdo al presupuesto anual autorizado por el Ramo 33, se realizará una planeación y distribución del recurso en los diferentes programas. La Dirección de Asistencia Social elabora requisición a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales. La Dirección de Administración y Finanzas a través de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales en coordinación con la Subdirección Jurídica realizarán licitaciones, selecciona al proveedor y firman contrato. La Dirección de Asistencia Social proporciona al proveedor la calendarización anual de surtido de material para su envío directo al municipio, o bien, al Almacén DIF N. L.

b) Asignación de Partida Presupuestal El presupuesto anual es asignado a inicio de año; y quien lo autoriza es el Gobierno del Estado, mediante la publicación del Presupuesto Anual en el Periódico Oficial del Estado; los últimos días del año inmediato anterior.









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Traspaso de Recurso Estatal Toda Requisición, para ser analizada y/o procesada por el Área de Presupuestos, debe contener la siguiente información:

Origen de los Recursos

Centro de Costos solicitante

Cuenta (o Concepto de Egreso) donde se requiere el material o servicio.

Descripción de la Requisición

Observaciones (breve descripción de lo que se requiere comprar, así como el motivo de dicha compra y fecha de utilización del producto o servicio)

Autorización del jefe o responsable de área que lo solicita Para que el área solicitante pueda elaborar una requisición, debe contar con un presupuesto autorizado previamente mediante una ficha de proyecto o evento, y al momento de que se cotice en caso de que no se cuente con los recursos necesarios, el Analista de Presupuestos la cubrirá manualmente con los recursos de otras áreas, siempre y cuando sean de la misma cuenta; Para aquellas requisiciones donde soliciten mobiliario o activo fijo, es necesario solicitar autorización del Director de Administración y Finanzas para proceder a cubrir manualmente dicha requisición; para los casos donde se requiere materiales y suministros o bien, fondos revolventes, no es necesaria dicha autorización. Cuando se cubre una requisición manualmente, el Analista de Presupuestos transfiere el recurso económico mediante el sistema Elegrp; se transfiere únicamente la cantidad solicitada; y busca el recurso solicitado en el siguiente orden:

Misma cuenta solicitada, en distintos Centros de Costo

Otra cuenta pero que esté relacionada (es decir, mismo Capítulo, según la CONAC) con la cuenta solicitada, en el mismo Centro de Costo solicitado

O bien, de una cuenta relacionada pero de distinto Centro de Costo Todo traspaso de recurso deberá ser dentro del mismo Origen; es decir, que el recurso Estatal podrá ser transferido entre Centros de Costo y/o cuentas diversas, pero no se podrá transferir recurso Estatal a Federal o a propios. Para los casos donde el recurso que solicitan es parte de algún Proyecto o Evento, se hace además una validación en el sistema SIA, donde el recurso solicitado en la requisición no deberá exceder del recurso previamente asignado y autorizado para dicho Evento o Proyecto; para proceder a cubrir el recurso solicitado; de lo contrario, no se asigna dicho recurso y se le informa al solicitante.









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Asignación de Presupuesto para Fondos Revolventes Para los casos donde se solicita presupuesto para reembolso de Fondos Revolventes, previo a la asignación del recurso, se realiza un análisis de la requisición; en la cual se valida, factura por factura, el concepto en el que fue incurrido el gasto, así como el Centro de Costos que utilizó el bien o servicio solicitado, el monto gastado, la fecha de emisión de la factura, que deberá ser igual o previa a la fecha de la requisición; así como autorización del responsable del área solicitada; todo esto para proceder a cubrir con recurso disponible el total del monto solicitado; y posteriormente registrar en el sistema SIA cada una de las facturas que forman parte de dicho fondo revolvente; en caso de encontrar discrepancia en alguna de las facturas no se realizara el trámite y se comunica al área solicitante para que realice la modificación correspondiente. Registro de facturas con IVA y retención de ISR Al momento de registrar las facturas en la partida presupuestal dentro del sistema SIA, es contemplado el pago del IVA en el gasto incurrido, es decir, se captura el monto de cada factura con el impuesto incluido; sin embargo en los casos donde la factura tenga retención de ISR, este no es contemplado en el registro de la partida; ya que el impuesto ISR es rebajado al emisor de la factura; no al Sistema DIF. Presupuesto Comprometido Cuando un pago se realizará de manera diferida; es decir, de un monto inicial establecido con el proveedor, se estarán realizando pagos parciales; la asignación de presupuesto se realiza por el monto total que será erogado; pero adicionalmente se captura en SIA un registro con los datos del proveedor que ofrece el bien o servicio, así como el monto total que se va a erogar, fecha inicial y final de los pagos y una breve descripción del concepto del pago; el registro de esta información en SIA, proporcionará como resultado un número de contrato, mismo que se incluirá en el registro de la partida presupuestal con el monto total a erogar; y al momento de grabar la partida presupuestal, SIA le asignará un número consecutivo 0, esto quiere decir, que el monto total a pagar, se encuentra comprometido, y aunque no se pague todo en una exhibición; el monto restante a pagar ya no podrá ser modificado ni utilizado para cubrir otra requisición; y los pagos subsecuentes se irán registrando con el mismo número de partida presupuestal, pero cada pago irá generando un consecutivo ascendente (es decir, pago 1, pago 2, y así sucesivamente). Asociación de Partidas Presupuestales Cuando se registra el pago de facturas de proveedores; es necesario asociar el número de factura con la partida presupuestal en el sistema SIA, para el caso de pago de facturas de Requisiciones de Materiales, esta asociación es realizada por el área contable, sin embargo, para los casos de pago de solicitudes de cheque con factura original (por ejemplo, el pago de servicios); así como en los casos de pagos consecutivos, la asociación de partida presupuestal a la factura que se va a pagar es realizada por el Auxiliar de Presupuestos.

Tipos de Requisición La asignación de presupuesto y/o partida presupuestal puede ser solicitado bajo las siguientes modalidades:

Solicitudes de Cheque









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Requisición de Materiales

Requisición de Servicio

Órdenes de Compra

Órdenes de Pago

Vales de Surtido (casos de apoyos otorgados de Bienestar Social)

Comprobaciones de Gastos Las requisiciones elaboradas, según corresponda serán atendidas:

Para la recepción de requisición de servicios: - Subdirector de Mantenimiento, Construcción y Eventos - Subdirector de Recursos Materiales y Servicios Generales

Para la recepción de requisición de materiales: - Jefatura de Adquisiciones

Para la recepción de solicitudes de cheque: - Subdirección de Finanzas y Tesorería

Para la recepción de órdenes de pago: - Subdirector de Recursos Materiales y Servicios Generales - Encargado de Cuentas por Pagar

Cierre Anual Antes de finalizar el año, es necesario que sean recibidas y tramitadas todas las requisiciones que fueron realizadas durante el mismo; ya sea que se proceda a cubrirlas o no; puesto que no es posible la utilización de presupuesto de un año para las compras solicitadas del siguiente periodo. Internamente la aplicación Elegrp realiza por sistema, el cierre anual de presupuesto.

c) Cancelación de Cheques

Para poder iniciar el trámite de cancelación, se debe incluir el sello y firma de la Dirección de Administración y Finanzas. El oficio debe de incluir número de cheque, beneficiario, importe y en caso de ser sujeto a comprobar, número de recibo y el original.









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Debe estar firmado por el responsable del área solicitante. Tesorería realiza registro de movimiento, coordinación contable desautoriza la solicitud de cheque en el sistema, posteriormente se pasa a la Dirección de Administración y Finanzas y se realiza la última desautorización, Presupuestos elimina partida. Motivos de Cancelación:

Por Tiempo Transcurrido: los cheques que se expidan, estarán en guardia y custodia de Tesorería, en un plazo máximo de 90 días contando a partir de la expedición del mismo.

Cancelación de evento, de traslado, datos incompletos o error en el beneficiario.

d) Comprobación de Gastos y Fondo Revolvente

Las personas físicas que reciban viáticos y efectivamente los eroguen en beneficio del patrón, podrán no presentar comprobantes fiscales hasta por el 20% del total de viáticos erogados en cada ocasión según la LISR Art 152 y 93. Tratándose de viáticos erogados en territorio nacional estos se deben realizar fuera de una faja de 50 km. al establecimiento del contribuyente según la LISR artículos 28 y 57. Para el trabajador que percibe viáticos, serán un ingreso exento para él, siempre que sean efectivamente erogados en servicio del Sistema, según el artículo 93, fracción XVIII de la LISR. El monto no comprobable no podrá exceder de $15,000.00 pesos al año, además de reunir los requisitos de deducibilidad previstos en el artículo 28, fracción V de la LISR. El empleado tiene 30 días para realizar la comprobación después de la comisión asignada. En caso de que no compruebe el 100% del recurso solicitado, se le descontara vía nómina. Si la comprobación trae ticket se le agrega un gasto sin comprobante, así como también se guarda una copia del ticket para evitar perder información del mismo.

e) Control de Recursos Federales

Los siguiente Lineamientos son los que marcan las Reglas para la autorización y ejercicio de los recursos, publicados en el Diario Oficial de la Federación por ejercicio fiscal.

Estrategia Integral de Asistencia Social Alimentaria y Desarrollo Comunitario (EIASADC).

Reglas de operación del Programa de Salud y Bienestar Comunitario.

Reglas de Operación del programa de Atención a Personas con Discapacidad.









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Lineamientos de Operación del Fondo para la Accesibilidad en el Transporte público para las Personas con Discapacidad.

El siguiente Lineamiento marca el proceso para informar el ejercicio de los recursos federales a la Secretaría de Hacienda y Crédito público:

Lineamientos para informar sobre los recursos federales transferidos a las entidades federativas, municipios y demarcaciones territoriales del Distrito Federal, y de operación de los recursos del Ramo General 33.

f) Cuentas por Pagar a Proveedores, Órdenes de Pago y Solicitudes de Cheque

El documento fiscal (llamado factura) debe contener la razón social del organismo, RFC, código postal, forma de pago (en el caso de crédito debe ser 99 -Sin Definir), método de pago (PPD-Pago Parcial o Diferido), fecha de emisión, folio fiscal UUID (de autentificación generado por el SAT, Sello Digital del Emisor, Sello Digital del SAT y su Cadena Original. Este documento Fiscal (factura-CFDI) debe ser enviado en su formato en PDF y XML al portal del asistente de cuentas por pagar, antes de realizar el pago para el resguardo electrónico respectivo en el servidor digital, esto con el fin de cumplir los requerimientos fiscales para las auditorias subsecuentes. Para el fin del proceso la factura pasa al área de Fondos y Valores, donde se realizara la transferencia bancaria, contendrá según sea el caso, vale a revisión, factura, orden de compra, servicio o surtido, la partida presupuestal y póliza contable respectiva; en el caso de las órdenes de pago (F-CCP-02) contendrá formato de orden de pago autorizada, factura, soportes de bienes o servicios recibidos, partida presupuestal y póliza contable.

g) Erogación de Gastos de la Institución

Las solicitudes de cheque deben de estar autorizadas en el SIA. Deben de estar firmadas por Director de Administración y Finanzas, la Subdirección de Finanzas y Tesorería, Coordinación Contable, responsable del área solicitante y el empleado solicitante. Deben incluir el sello de la Dirección de Administración y Finanzas. En estos casos debe incluir el sello de cuentas por cobrar

Reembolsos de notas

Reembolso de fondo fijo de caja

Liquidaciones









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Viáticos

Gastos sujetos a comprobar En el caso de pago a proveedores las facturas deben de estar selladas de recibido por el área solicitante y por el área de cuentas por pagar (contabilizado)

Pago a proveedores

Pago de servicios

Órdenes de pago Este tipo de solicitud de cheque lo elabora el área de Recursos Humanos.

Nomina (pensiones)

Servicio social

Los reembolsos de aportaciones económicas de programa de desayunos escolares los tramita el área de Asistencia Social.

h) Fondo Fijo de Caja Chica

Es Política del DIF NL que los Centros de Responsabilidad dispongan de una asignación de efectivo destinada al pago de aquellos gastos y compras menores propios de la operación diaria, incluyendo los que se presentan de forma imprevista, buscando mitigar su impacto en la operatividad al no poder ser tramitados oportunamente por los procesos de adquisición y pagos establecidos. La Dirección de Administración y Finanzas establece formalmente estas Políticas y Procedimientos de Control de Fondos Fijos de Caja para lograr el objetivo expresado; por lo que se dota de una partida de efectivo sujeta a vigilancia, comprobación y contabilización, a uno de los empleados de tales Centros. Así mismo, tal empleado al recibirlo pasa a ser responsable de su administración y resguardo. Todo personal participante en este proceso debe guiar sus decisiones basándose en los lineamientos normativos expresados, así mismo debe alinear el desempeño de sus actividades específicas señaladas en procedimientos complementarios y demás aplicables, cumpliendo con los atributos de calidad, totalidad, oportunidad, seguridad y precisión aplicables a sus responsabilidades. De igual manera se debe utilizar apropiadamente los sistemas administrativos y medidas de control interno establecidos para la gestión correcta de Fondos Fijos de Caja, y proporcionar al personal, directivos y funcionarios encargados del manejo correcto, seguro y preciso de las finanzas, la información que permita tomar decisiones apropiadas y oportunas orientadas a los mejores intereses del DIF NL. El Fondo Fijo de Caja está destinado a complementar, no a suplir, ocasionalmente al proceso de requisición de materiales o servicios establecido, por lo que las compras imprevistas y urgentes, que fuesen mayores del monto









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máximo establecido, quedan fuera del alcance de este Fondo Fijo y deben tramitarse mediante el mencionado proceso. Generalidades

1.1. Dotación y Reembolso: La Dirección de Administración y Finanzas debe autorizar el Fondo Fijo de Caja y ejecutar los procesos de la dotación y reembolso del mismo.

1.2. Anexos y Documentos de Apoyo y Firmas Respectivas: Se tienen establecidos los documentos de apoyo descritos en los anexos. Los cuales deben ser llenados correcta y oportunamente en todos los datos ahí solicitados, así como remitir las copias correspondientes en forma oportuna.

1.3. Monto Máximo de Pago: El monto máximo que se establece para efectuar pagos con este Fondo es el equivalente a 35 veces la Unidad de Medida Actualizada (UMA) ($86.88) Cualquier erogación superior a este monto debe ser tramitada mediante una requisición de materiales o una requisición de servicios.

1.4. Conceptos Permitidos: Los conceptos permitidos son erogaciones por: 1) Medicamentos y gastos médicos en situaciones urgentes en Comunidades Infantiles y Albergues. 2) Consumibles de informática, papelería, artículos de escritorio, y copias fotostáticas. 3) Impresión de fotografías. 4) Útiles y suministros de aseo. 5) Agua purificada para consumo en oficinas. 6) Cocineta y cafetería para reuniones de trabajo. 7) Servicios postal, telegráfico y de mensajería. 8) Medio de transporte, cuando no esté disponible automóvil oficial (es necesario el comprobante). 9) Parches y vulcanizado a llantas de vehículos oficiales. 10) Estacionamiento, fletes y maniobras. 11) Mantenimiento menor a la plomería e instalaciones eléctricas del edificio, y cerrajería. 12) combustible en caso que el proveedor no pueda brindar el servicio.

1.5. Conceptos No Permitidos: Los conceptos siguientes no están permitidos para su pago por los Fondos Fijos: 1) Remuneraciones al personal. 2) Adquisiciones de Activo Fijo. 3) Los que excedan el equivalente a 35 veces, la Unidad de Medida Actualizada (UMA) a menos que cuenten con la aprobación del Director de Administración y Finanzas o del Subdirector de Finanzas y Tesorería.

Gestión del Fondo Fijo de Caja

2.1. Fondo Fijo de Caja: Existen dos modalidades según las necesidades del área:

a) Fondo revolvente: El cual se asigna de manera exclusiva para el centro de costos solicitante.

b) Fondo Operativo: Mismo que tiene la facilidad de erogar gastos de un centro de costos externo al área para la cual fue asignado.

2.2 Inicio o Actualización: El área que requiera de un Fondo Fijo de Caja ò un aumento del mismo, debe elaborar un oficio solicitando la autorización para manejarlo o actualizarlo, justificando en detalle los motivos, el importe y la frecuencia mensual del reembolso. Debe estar firmado por el Titular del Centro de Costos y el Director de tal área y remitirse a la Dirección de Administración y Finanzas.

2.3 Evaluación del Requerimiento: El Director de Administración y Finanzas debe evaluar el requerimiento, tomando en cuenta el tipo y volumen de actividades asistenciales del área solicitante. En caso de rechazo, lo notificará formalmente al área solicitante sustentando motivos.









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2.4 Aprobación del Fondo: El Director de Administración y Finanzas, debe firmar su autorización en la solicitud respectiva y notificar formalmente al área solicitante: el monto asignado, la frecuencia mensual de reembolso, así como la entrega.

2.5 Entrega del Fondo: El Director de Administración y Finanzas debe turnar el oficio de solicitud previamente autorizado a la Subdirección de Finanzas y Tesorería que tramitará y supervisará realización de las actividades siguientes: 1) Asignación y registro de partida contable respectiva. 2) Elaboración de Carta Responsiva (F-CCP-09) del Fondo Fijo de Caja. 3) Elaboración y entrega del cheque respectivo. Los documentos de los numerales anteriores se deben hacer a nombre del responsable del Fondo Fijo.

2.6 Firma de la Carta Responsiva: El empleado asignado para manejar el Fondo Fijo de Caja de su Centro de Costos respectivo, debe firmar la Carta Responsiva (F-CCP-09) del Fondo Fijo de Caja establecida para su conocimiento, efectos y formalización del alcance de sus compromisos y obligaciones correspondientes.

2.7 Aceptación de Responsabilidad: El empleado asignado al momento de estampar su firma en la Carta Responsiva del Fondo Fijo de Caja (F-CCP-09) acepta su responsabilidad sobre el Fondo Fijo de Caja a su cargo, y se obliga a manejarlo dando cumplimiento a las políticas y procedimientos normativos expresados en esta Política; así como a tramitar correcta y oportunamente los pagos y reembolsos, utilizando los documentos establecidos para su manejo eficaz.

2.8 Control de Cartas Responsiva: Los originales firmados de las Cartas Responsivas (F-CCP-09) del Fondo Fijo de Caja se deben archivar ordenadamente y mantener en custodia apropiada en algún mueble seguro ubicado en la Caja General.

Características de Operación 3.1. Entrega de Efectivo: Se debe usar el formulario Gastos por Comprobar (F-CCP-01) en Caja que ampara la

entrega del efectivo, el concepto del gasto, y el compromiso de reintegrar la cantidad recibida, ya sea en comprobantes debidamente autorizados y/o efectivo.

3.2. Requisitos del F-CCP-01: El formulario Gastos por Comprobar (F-CCP-01) en Caja debe cumplir con corrección, claridad y precisión en su llenado y satisfacer todos los requisitos siguientes: 1) Elaboración en original, sin alteraciones, tachaduras ni enmendaduras. 2) Fecha de Elaboración. 3) Descripción del importe con número y letra. 4) Descripción del concepto específico y detalle de los artículos que componen el gasto a comprobar. 5) Nombre, firma y número de nómina de empleado que recibe el efectivo. 6) Nombre y Firma de Autorización del Funcionario facultado.

3.3. Obligatoriedad de Comprobación: Todas las erogaciones efectuadas deben tener sus comprobantes respectivos, cumpliendo con los requisitos del Numeral 3.4.

3.4. Requisitos de los Comprobantes: Los comprobantes deben cumplir estrictamente con los requisitos fiscales y de validez aplicable; por lo cual deben: 1) Ser originales y no presentar alteraciones, tachaduras ni enmendaduras. Anexar, en el caso de tiendas de autoservicio o de contribuyentes menores, la tira de la caja registradora del pago correspondiente. 2) Estar expedidos a nombre del: Sistemas para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Nuevo León, o Sistema DIF NL, y tener anotado: a) El RFC del DIF NL que es SDI−770226−674. b) El Domicilio Fiscal que es: Ave. Ignacio Morones Prieto Ote. No. 600, Col. Independencia, Monterrey, N.L. c) La fecha, que no debe exceder de 60 días de antigüedad d) Contener todos los requisitos









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fiscales actualizados según lo marque el SAT. 3) Corresponder estrictamente a compras y gastos erogados en el desarrollo de operaciones y actividades operativas o administrativas y al Centro de Costos mencionado en la Carta Responsiva del Fondo Fijo de Caja (F-CCP-09) correspondiente. 4) Ser congruentes con el concepto expresado en el formulario Gastos por Comprobar en Caja (F-CCP-01) respectivo. 5) Incluir en el anverso la partida contable de cargo y las firmas autógrafas del Director de Área y del responsable del Fondo Fijo de Caja. 6) En el caso de gastos de representación y comidas, los nombres al reverso; así como el asunto.

3.5. Plazo de Comprobación: El empleado que recibe efectivo a comprobar amparado con formulario Gastos por Comprobar (F-CCP-01) en Caja, tiene la obligación de entregar los comprobantes respectivos y el remanente del efectivo en un plazo máximo de 7 días hábiles después de la entrega.

3.6. Restricción: No se entregará efectivo del Fondo Fijo de Caja al empleado que lo solicita, si existen formularios de Gastos por Comprobar (F-CCP-01) en Caja a su cargo aún pendiente de comprobación.

3.7. Autorización de Pago: El Subdirector de Finanzas y Tesorería debe autorizar el pago de los documentos que amparan el gasto.

3.8. Verificación de Requisitos: Tanto el empleado que recibe los gastos a comprobar como el Director del Área correspondiente deben verificar que los comprobantes al ser entregados, cumplan con los requisitos fiscales y de validez del numeral 3.4.

3.9. Incumplimiento de Comprobación y sus Requisitos: Se debe remitir un Aviso de Cobro a las Áreas de Administración y Finanzas y de Recursos Humanos, para que sea descontado del sueldo del empleado, en los casos de: 1) Vencimiento del plazo de entrega de los comprobantes del Numeral 3.5. 2) No cumplimiento de los requisitos fiscales y de validez del numeral 3.4.

Prácticas de Seguridad

4.1. Salvaguarda: Se debe guardar el efectivo, Gastos por Comprobar en Caja (F-CCP-01), y documentos comprobatorios en la caja de seguridad o bajo llave.

4.2. Arqueos: Se debe mostrar el efectivo, Gastos por Comprobar en Caja (F-CCP-01), y documentos comprobatorios cuando los funcionarios facultados requieran revisar el manejo de tal Fondo Fijo de Caja, mediante arqueos sorpresivos.

4.3. Cancelación del Fondo: La Dirección de Administración y Finanzas procederá a la cancelación de cualquier Fondo Fijo de Caja cuando ocurra cualquiera de los siguientes eventos:

Presentación de comprobantes que no corresponden al Centro de Responsabilidades respectivo (en el caso de fondo revolvente).

Cualquier caso en donde se compruebe que existe dolo, mala fe o reincidencia, en: - Codificación equivocada de cuentas. - Mal uso conforme a los lineamientos normativos de esta Política. - Otras irregularidades en el manejo.

4.4. Depósito del Fondo Cancelado: Se debe depositar el saldo en efectivo en la Caja General al cancelarse el Fondo Fijo de Caja, quien elaborará una Boleta de Ingreso (F-CCP-11); la cual se entregará al depositante.









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4.5. Anulación de la Carta Responsiva: El original de la Carta Responsiva del Fondo Fijo de Caja (F-CCP-09) correspondiente debe anularse quedando sin efecto en lo sucesivo.

4.6. Vigilancia del Fondo: La Subdirección de Finanzas y Tesorería, debe vigilar que la dotación de efectivo de los Fondos Fijos de Caja cumpla completa y oportunamente con los lineamientos normativos de esta Política.

4.7. Incumplimiento de Normatividad Aplicable: La Dirección de Administración y Finanzas se reserva el derecho de ejercer sus facultades concedidas; para tomar medidas por responsabilidades legales que pudieran determinarse sobre los responsables en ocurrencia de desvíos de recursos o acciones apartadas de la normatividad aplicable a los Fondos Fijos de Caja; que lesionen los intereses del DIF N.L.

Reembolso del Fondo Fijo de Caja

5.1. Forma Oficial: El reembolso del Fondo Fijo de Caja se debe tramitar ante la Subdirección de Finanzas y Tesorería elaborando debidamente la Solicitud de Reembolso del Fondo Fijo de Caja (F-CCP-12), anexando comprobantes correspondientes. 1) Instructivo de Llenado: El cual se guía la forma correcta de llenado. 2) Definición de Cuentas de Gastos: El cual enuncia guías para desglosar correctamente partidas contables aplicables a gastos de tal Solicitud (F-CCP-12).

5.2. Requisitos de Validez: Tal Solicitud (F-CCP-12) debe cumplir los siguientes requisitos de validez: 1) Llenado a máquina de escribir o por computadora sin alteraciones, tachaduras ni enmendaduras. 2) Desglose de los conceptos de gastos, agrupándose por partida contable según la forma Definición de las Cuentas de Gastos. 3) Ser menor o igual al importe del Fondo Fijo autorizado en la Carta Responsiva (F-CCP-09) correspondiente. 4) Nombre y firma autógrafa del Director del Área del Centro de Costos, asentados en el anverso.

Función de Cuentas por Cobrar 6.1. Presentación de la Solicitud: Tal Solicitud de Reembolso (F-CCP-12) se debe presentar al Analista de Cuentas

por Cobrar en las fechas autorizadas en la Carta Responsiva (F-CCP-09) respectiva, quién debe verificar ante el empleado que se cuenta con la totalidad de comprobantes.

6.2. Revisión de la Solicitud: Se debe sellar y firmar de recibido, revisándose la corrección de la codificación contable y el apego de los comprobantes a esta Política. En caso de errores y desapego se rechazan tales comprobantes o Gastos por Comprobar en Caja (F-CCP-01) y se le comunica al responsable del Fondo Fijo de Caja o a quien firme dicho Gastos por Comprobar en Caja (F-CCP-01).

6.3. Manejo Contable: Se debe contabilizar total y oportunamente los comprobantes que estén correctos. Se descontarán vía nómina: 1) Al Responsable del Fondo Fijo de Caja por el importe de los comprobantes rechazados. 2) A quien firma Gastos por Comprobar en Caja (F-CCP-01) carente de comprobación.

6.4. Asignación de Partida Presupuestal: el Analista de Presupuestos debe asignar partida presupuestal correspondiente a cada partida contable de tal Solicitud (F-CCP-12) tramitada.

6.5. Visto Bueno y Envío a Caja General: Tal Solicitud (F-CCP-12) debe firmarse de Vo. Bo. por el Coordinador de Contabilidad y Cuenta Pública y/o el Subdirector de Finanzas y Tesorería cumpliendo con los lineamientos normativos aplicables y se debe turnar a Caja General junto con todos sus comprobantes.









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Función de Caja General 7.1. Elaboración de Póliza de Cheque: Se debe elaborar la Póliza de Cheque por el importe de tal Solicitud de

Reembolso (F-CCP-12) firmada de Vo. Bo. por el Coordinador de Contabilidad y Cuenta Pública y el Director de Administración y Finanzas o el Subdirector de Finanzas y Tesorería. Los comprobantes se deben cancelar con el sello fechador de “Pagado”, anexándose a la citada Póliza junto con tal Solicitud de Reembolso y remitirse a los funcionarios facultados para su firma.

7.2. Entrega del Reembolso: Se tiene un plazo máximo de 5 días hábiles contados a partir del día siguiente que se presentó tal Solicitud de Reembolso (F-CCP-12) para entregar cheque de reembolso firmado. El Analista de Fondos y Valores debe notificar oportunamente a encargado del Fondo Fijo de Caja que acuda por tal cheque.

Cierre Anual e Inicio del Ejercicio Siguiente 8.1. Con motivo del cierre de operaciones contables al 31 de Diciembre y proceder a la liquidación del fondo de Caja

Chica, los encargados de administrar dichos fondos, bajo responsabilidad, entregarán al Departamento Contable la última Rendición Documentada de Caja Chica, posteriormente el saldo en efectivo será entregado en su totalidad al departamento de Tesorería, a más tardar el último día hábil de diciembre de cada año, a fin de que les permita depositar al Banco los saldos y saldar de este modo dentro del ejercicio contable la cuenta apertura a nombre del responsable del manejo de la Caja Chica, para evitar que figuren en los registros contables los saldos pendientes por liquidar y nombres de los responsables.

8.2. Recepción del Fondo Fijo: El Analista de Cuentas por Cobrar debe recibir los comprobantes de cada Fondo Fijo de Caja, revisando la corrección y totalidad de los mismos contra el efectivo remanente, depositando dicho efectivo en la Caja General, entregando copia del depósito al Analista de Cuentas por Cobrar.

8.3. Registro Contable: El Analista de Cuentas por Cobrar debe registrar contablemente los documentos recibidos, y en caso de faltantes, tramitar la deducción por nómina al responsable del Fondo Fijo respectivo.

i) Recepción de Recursos Financieros Las transferencias recibidas pueden ser depósitos de recursos Federales y Estatales, préstamos personales al personal por parte del ISSSTELEON, FOVILEON, pago de seguro de guarderías, subsidios, círculos, guarderías gerontológicas, donativos, aportaciones económicas del CEPAR y CREE por concepto de terapias, cursos, etc.

De la Administración de Riesgos Con la finalidad de establecer mecanismos para identificar, evaluar, analizar y minimizar los riesgos institucionales, incluyendo los asociados a posibles actos de corrupción, a los cuales se encuentran expuestas las áreas de Finanzas, el personal responsable de este programa llevará a cabo el proceso de administración de riesgos por lo menos una vez al año, para ello se deberá utilizar como guía el Manual de Políticas y Procedimientos Administración de Riesgos (M-ADR-01).









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VIII. Procesos

Proceso P – CCP – 01– Aportación Económica del Sistema Alimentario

No. Responsable Descripción

1 Dirección de

Asistencia Social

Elabora recibo de aportación económica 1. Elabora recibo aportación económica, para cada programa y por cada entrega,

obteniendo la firma de recibido por parte del beneficiario del programa 2. Entrega Original y copia del recibo a Cuentas por Cobrar para trámite de la cobranza.

2 Cajero principal Recibe comprobante de aportación económica 1. Recibe el original y copia del recibo de aportación económica y lo captura en archivo

electrónico para llevar el control del status de todos los recibos pendientes de cobro.

3 Cajero principal

Resguarda el original del recibo de aportación económica 1. Archiva el original del recibo temporalmente mientras llega la fecha de cobro que es

de 40 días hábiles, a partir de la fecha en la cual se entrega el apoyo a escuelas y municipios.

2. Archiva la copia en el consecutivo de Cuentas por Cobrar a fin de verificar que todos los recibos se hayan recibido, en caso de que realicen un abono al total pendiente de pago se elaborará un recibo provisional (F-CCP-05), en el cual se menciona el número de recibo importe, abono y saldo restante.

4 Cajero principal

Monitorea la cobranza 1. Verifica diariamente que se reciba la cobranza de acuerdo al vencimiento de cada

recibo.

¿Se realizó la cobranza en tiempo? SÍ: Una vez recibida la cobranza, se entrega el original del recibo de aportación

económica a Fondos y Valores para que realice la entrega del mismo al beneficiario del programa al momento de recibir el ingreso del recurso. Pasa a actividad 6

NO: Pasa a actividad 5

5 Cajero principal

Realiza labores de cobranza 1. Cuando no se recibe la cobranza al vencimiento de las aportaciones económicas de

Asistencia Alimentaria, el cajero principal se comunica con el beneficiario del programa para comprometer su pago.

2. Elabora y entrega al área de Asistencia Alimentaria oficios dirigidos a Escuelas y Municipios donde se les informa de los saldos pendientes.

3. Una vez recibida la cobranza, se entrega el original del recibo de aportación económica a Fondos y Valores para que realice la entrega del mismo al beneficiario









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del programa al momento de recibir el ingreso del recurso

6 Cajero Principal

Prepara estado de cuenta de los beneficiarios del programa 1. Prepara bimestralmente los estados de cuenta de los beneficiarios que se encuentran

en cartera y los envía a la Dirección de Asistencia Social para su control. 2. Revisar en coordinación con el Subdirector de Finanzas y Tesorería la documentación

que soporta la solicitud de aportaciones económicas para escuelas y municipios. Fin del Proceso









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Diagrama de Flujo P – CCP – 01– Aportación Económica del Sistema Alimentario

Dirección de Asistencia Social Cajero principal

1

2

3

4

5

6

Elabora recibo de aportación

económica

Recibe recibo de comprobante

económica

Resguarda el original del recibo

de aportación económica

Monitorea la cobranza

¿Se realizó

la cobranza en

tiempo?

NO SÍ

Realiza labores de cobranza

Prepara estado de cuenta de

los beneficiarios del programaFIN









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Proceso P – CCP – 02 – Asignación de Partida Presupuestal


1 Asistente de Presupuestos

Captura presupuesto anual autorizado 1. De acuerdo al presupuesto autorizado por el Gobierno del Estado, se captura al inicio

del ejercicio la información en el sistema SIA. 2. Al momento de ir capturando las cantidades por cuenta/centro de costos se va

alimentando el sistema presupuestal para que sirva de arranque para registrar todas las erogaciones realizadas en el año.

2 Responsable de área

Verifica partida presupuestal 1. Recibe requerimiento, el cual puede ser de servicios, materiales, solicitud de cheque,

orden de u otra documentación. 2. Comunica al Asistente de Presupuestos el egreso que se solicita para verificar si tiene

presupuesto.

¿Hay presupuesto? SÍ: Recibe, revisa y valida erogaciones solicitadas. Pasa a actividad 5 NO: Define modificación en las erogaciones solicitadas. Pasa a actividad 3

3 Responsable de Área

Define modificación en las erogaciones solicitadas 1. Define en conjunto con el usuario solicitante si es posible realizar algún cambio en la

partida solicitada en virtud de no contar con todo o parte de presupuesto.

¿Es posible realizar cambio a presupuesto? SÍ: Recibe, revisa y valida erogaciones solicitadas. Pasa a actividad 5 NO: Informa al solicitante. Pasa a actividad 4

4 Responsable de Área

Informa al solicitante 1. Si no es posible realizar el cambio o modificación a la partida solicitada, se informa a

las áreas de quien se recibe las requisiciones de cheque, servicio y materiales, la imposibilidad de seguir adelante con el trámite por no estar contempladas dentro del proyecto o evento para el cual se solicitan.

Fin del Proceso


Recibe, revisa y valida erogaciones solicitadas 1. Recibe, revisa, valida, codifica y prorratea las órdenes de compra, solicitudes de

cheques, órdenes de pago, nómina, liquidaciones de personal, reembolsos de gastos, etc. para afectar el presupuesto disponible por cuenta/centro de costos.


Asigna número de partida presupuestal 1. Las solicitudes que si están dentro del presupuesto se les asigna un número de

partida presupuestal.









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2. Entrega la documentación al Auxiliar de Presupuestos para su captura.

6 Auxiliar de

Presupuestos

Captura erogaciones solicitadas al sistema 1. Recibe y captura las requisiciones de servicio que realizan los departamentos, para

los programas o eventos. 2. Captura las órdenes de compra vía electrónica.

7 Auxiliar de

Presupuestos

Recibe facturas que comprueben el gasto para ajustar contra la partida presupuestal 1. Posteriormente recibe los comprobantes de los egresos realizados cuando se

requiera realizar ajuste de lo presupuestado contra lo real.

8 Auxiliar de

Presupuestos

Realiza ajuste de partida presupuestal 1. Recibe las requisiciones que no tengan completa la partidas presupuestales,

realizando un ajuste.

9 Auxiliar de

Presupuestos

Regresa a contabilidad para su pago 1. Ya teniendo registrada la partida presupuestal se envía de nuevo al departamento de

contabilidad para su registro y a tesorería, para la programación de su pago (sólo en algunos casos, por ejemplo en el caso de erogaciones realizadas por fondo revolvente o por liquidaciones).

Fin del Proceso









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Diagrama de Flujo P – CCP – 02 – Asignación de Partida Presupuestal

Asistente de Presupuestos Auxiliar de Presupuestos Responsable de Área

1

2

3

4

5

6

7

8

Captura presupuesto anual

autorizado

Verifica partida presupuestal

¿Hay

presupuesto?

SÍ NO

Define modificación en las

erogaciones solicitadas

¿Es posible realizar

cambio a

presupuesto?

SÍ NO

Informa al solicitante

Recibe, revisa y valida erogaciones

solicitadas

Asigna número de partida

presupuestal

Captura erogaciones solicitadas al sistema

Recibe facturas que comprueben el gasto

para ajustar contra la partida presupuestal

Realiza ajuste de partida presupuestal

Regresa a contabilidad para su pago FIN









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Proceso P – CCP – 03– Cancelación de Cheques


1

Usuario Elabora oficio de cancelación de solicitud de cheque 1. El Usuario elabora un oficio donde solicita la cancelación de una solicitud de

cheque explicando las razones por las que se solicita el movimiento.

2 Asistente de la

Subdirección de Finanzas y Tesorería

Recibe oficio de cancelación de solicitud de cheque 1. Recibe del Usuario el oficio donde se solicita la cancelación de la solicitud de

cheque. 2. Verifica que venga la solicitud de cheque y el cheque anexo al oficio, si el cheque

no se ha recogido de Fondos y Valores, deberá solicitarse los datos (número de cheque, beneficiario e importe) para anexarlo a la documentación.

3. Proporciona el paquete completo al Subdirector de Finanzas y Tesorería.

3 Subdirector de Finanzas

y Tesorería

Da Vo. Bo. a cancelación de solicitud de cheque 1. Recibe paquete de cancelación de solicitud de cheque y revisar el motivo por el

que se solicita el movimiento.

¿Se aprueba la cancelación? SÍ: Firma de Vo. Bo. y la regresa al Asistente quien la entrega a Tesorería para

que liberen en el sistema el movimiento y se inicie el trámite de la cancelación. Pasa a actividad 4

NO: Se informa al usuario de la negativa a la cancelación de la solicitud de cheque.

Fin del Proceso

4 Asistente de la


Recibe cancelación de solicitud de cheque y entrega 1. Recibe del Subdirector de Finanzas y Tesorería el paquete de cancelación de

solicitud de cheque y lo remite al Jefe de Fondos y Valores para la liberación del movimiento en el sistema.

5 Jefe de Fondos y Valores

Libera movimiento en el sistema 1. Recibe paquete de cancelación de solicitud de cheque, revisa que venga la firma

del Subdirector de Finanzas y Tesorería y libera en el sistema el movimiento para que se realice el trámite.

6 Asistente de la


Recibe cancelación de solicitud de cheque y entrega 1. Recibir del Jefe de Fondos y Valores el paquete de cancelación de solicitud de

cheque y lo remite al Director de Administración y Finanzas para su desautorización.

7 Director de

Administración y Desautoriza solicitud de cheque 1. Recibe y revisa el oficio de cancelación de solicitud de cheque con la firma de Vo.









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Firma

Finanzas Bo. del Subdirector de Finanzas y Tesorería. 2. Alimenta en el sistema el número de folio de solicitud de cheque que se va a

cancelar. 3. Desautoriza la solicitud de cheque.

8 Asistente de la


Recibe cancelación de solicitud de cheque y entrega 1. Recibe del Director de Administración y Finanzas el paquete de cancelación de

solicitud de cheque y lo remite al Jefe de Presupuestos para cancelación de partida presupuestal.

9 Jefe de Presupuestos

Cancela número de partida presupuestal asignada 1. Recibe la cancelación de solicitud de cheque, verificar la partida presupuestal

que se le había asignado y la cancela para regresar el importe a su centro de costos.

10 Asistente de la


Recibe cancelación de solicitud de cheque y entrega 1. Recibe del Jefe de Presupuestos el paquete de cancelación de solicitud de

cheque y lo remite al Coordinador Contable y Cuenta Pública para desautorización en el sistema.

11 Coordinador Contable y

Cuenta Pública

Desautoriza en el sistema la solicitud de cheque 1. Recibe el paquete de cancelación de solicitud de cheque y revisa que venga la

firma del Subdirector de Finanzas y Tesorería y del Director de Administración y Finanzas.

2. Entra al sistema y realiza la desautorización final para que proceda a cancelarse el cheque.

3. Proporciona la documentación al Jefe de Fondos y Valores para que continúe con el trámite de cancelación de cheque.

12 Jefe de Fondos y Valores

Cancela cheque 1. Recibe del Coordinador Contable y Cuenta Pública el paquete que se desautorizó. 2. Entra al sistema de Tesorería y cancelar el cheque respectivo. 3. Elabora el documento de Ingreso para afectación contable.

13 Cuentas por Cobrar

Imprime póliza 1. Recibir paquete de cheque cancelado del Jefe de Fondos y Valores. 2. Imprime la póliza contable, la adjunta al paquete y lo envía al Coordinador

Contable y Cuenta Pública para Vo. Bo.

14 Coordinador Contable y

Cuenta Pública

Firma de Vo. Bo. la póliza contable 1. Recibe paquete de cheque cancelado, revisa el asiento contable y lo firma de Vo.

Bo.

15 Cuentas por Cobrar Entrega recibo de gasto sujeto a comprobar al usuario 1. Entrega el original del recibo de gastos sujeto a comprobar que dejó el Usuario al

momento de recoger el cheque, como garantía de que faltaba entregar el









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documento fiscal, lo anterior en virtud de ya no tener compromiso de entregar ningún comprobante por haberse realizado la cancelación del cheque.

Fin del Proceso









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Diagrama de flujo P – CCP – 03 – Cancelación de Cheques

Usuario

Asistente de la

Subdirección de

Finanzas y

Tesorería

1

2

3

4

5

6

Jefe de

Presupuestos

Subdirector de

Finanzas y

Tesorería

Director de

Administración y

Finanzas

Jefe de Fondos y

Valores

Coordinador

Contable y Cuenta

Pública

Cuentas por

Cobrar

7

8

9

10

11

12

13

14

15

Desautoriza

solicitud de cheque

FIN

Elabora oficio

de cancelación

de solicitud de

cheque

Recibe oficio de

cancelación de

solicitud de cheque

Da Vo. Bo. a

cancelación de

solicitud de cheque

¿Se aprueba la

cancelación?

SÍ NO

1

Recibe cancelación

de solicitud de

cheque y entrega

Libera movimiento

en el sistema

Recibe cancelación

de solicitud de

cheque y entrega

Recibe cancelación

de solicitud de

cheque y entrega

Cancela número

de partida

presupuestal

asignada

Recibe cancelación

de solicitud de

cheque y entrega

Desautoriza en el

sistema la solicitud

de cheque

Cancela cheque

Imprime póliza

Firma de Vo. Bo.

la póliza contable

Entrega recibo

de gasto sujeto

a comprobar al

usuario

1









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Proceso P – CCP – 04 – Comprobación de Gastos y Fondo Revolvente


1

Usuario Elabora solicitud de viáticos 1. Elabora solicitud de cheque, para gestionar los recursos económicos requeridos

para llevar a cabo la comisión y/o programa a realizar.

2 Asistente de la Dirección

de Administración y Finanzas

Recibe de solicitud 1. Recibe solicitud por parte del Usuario Solicitante y evalúa el requerimiento.

¿Se autoriza la solicitud de cheque? SÍ: En caso de autorización notifica formalmente. Pasa a actividad 3. NO: En caso de rechazo informar formalmente al solicitante. Fin del Proceso

3 Analista de Cuentas por

Cobrar Análisis de gastos 1. Revisar que los montos solicitados sean acorde a la comisión.

4 Jefe de Presupuestos Asignación de partida presupuestal 1. Asigna partida presupuestal requerida.

5 Tesorería Elaboración de transferencia 1. Elabora la transferencia, esta debe de ir a nombre del Usuario Solicitante.

6 Usuario

Comprobación de gastos erogados 1. El Usuario Solicitante presenta al Analista de Cuentas por Cobrar, la

comprobación de los gastos realizados durante la comisión, incluyendo recibos/facturas que comprueban dichas compras.

¿El usuario presenta la comprobación de gastos en tiempo? SÍ: Pasa a actividad 7. NO: En caso de no comprobar los gastos dentro de un período de 30 días, se

envía un oficio a la Subdirección de Recursos Humanos para hacer el descuento vía nómina.

Fin del Proceso


Cobrar

Recepción de facturas 1. El Analista debe revisar cada uno de los gastos presentados que cumplan los

requisitos fiscales y así poder seguir el proceso de la comprobación.

¿La comprobación de gastos cumple con los requisitos? SÍ: ¿La erogación del gasto fue menor al solicitado? NO: En caso de no cumplir con los requisitos, se regresa para su re-facturación;

si el prestador de servicio no quiere re-facturar, se le informa al









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Firma

Subdirector de Finanzas y Tesorería para ver si autoriza la recepción de la factura o indicar si el usuario tiene que reembolsar el efectivo de la factura.

Fin del Proceso ¿La erogación del gasto fue menor al solicitado? SÍ: Pasa a actividad 8. NO: Pasa a actividad 9

8 Usuario

Entrega efectivo no erogado 1. Si el Usuario Solicitante no gasto el total del recurso solicitado, debe pasar a caja

para realizar el reembolso del efectivo que le sobro, ya revisado y sellado por el analista de cuentas por cobrar y entregarle una boleta de ingreso del efectivo que entregó.


Cobrar

Cierre de la cuenta por cobrar 1. El Usuario Solicitante regresa con el Auxiliar de Cuentas por Cobrar, para que sea

liberando la cuenta por cobrar a nombre del Usuario Solicitante, sellando la boleta con el sello de comprobado.

2. El Analista de Cuentas por Cobrar realiza el registro y elabora la póliza contable. Fin del Proceso









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Firma

Diagrama de Flujo P – CCP – 04 – Comprobación de Gastos y Fondo Revolvente

Usuario

Asistente de la Dirección

de Administración y

Finanzas

Jefe de Presupuestos Tesorería

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Analista de Cuentas por

Cobrar

Elabora solicitud

de viáticos

Recibe de solicitud

¿Se autoriza

la solicitud de

cheque?

NO SI

Análisis de gastos

1

Asignación de partida

presupuestal

Elaboración de

transferencia

Comprobación de

gastos erogados

¿presenta

la comprobación

de gastos en

tiempo?

NO SI

1Se descuenta

vía nomina

Recepción de facturas

¿La

comprobación

de gastos cumple

requisitos?

SÍ NO

Usuario reembolsa efectivo

¿La erogación

del gasto fue menor

al solicitado?

SÍ NO

Entrega efectivo no

erogado

Cierre de la cuenta por

cobrarFIN 1









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Proceso P – CCP – 05 – Control del Recurso Federal Ramo 12


1 Área Operativa DIF NL

Elabora y envía Proyecto a DIF Nacional 1. Cada Área perteneciente al DIF NL coordina la elaboración del Proyecto,

definiendo los programas a seguir y solicitar los recursos federales necesarios para cumplir con los objetivos establecidos.

2. Envía el Proyecto al DIF Nacional para autorización del presupuesto.

2 Subdirector de

Finanzas y Tesorería

Recibe Oficio de DIF Nacional 1. DIF Nacional recibe el Proyecto, lo analiza y autoriza el importe que le va a

corresponder a DIF NL. 2. Recibe oficio de DIF Nacional con el importe del recurso federal autorizado. 3. Proporciona copia del Oficio de autorización a la Jefatura de Recursos

Federales dando las indicaciones correspondientes para seguimiento y control del recurso.

3 Jefe de Recursos

Federales

Recibe copia del Oficio 1. Recibe información de los montos asignados a cada programa. 2. Solicita a la Secretaría de Finanzas y Tesorería General del Estado la apertura de

cuenta bancaria para la recepción del recurso, mediante oficio firmado por la Dirección de Administración y Finanzas y avalado por la Subdirección de Finanzas y Tesorería de DIF N.L.

3. Envía la documentación de la cuenta bancaria al DIF Nacional.

4 Jefe de Recursos

Federales

Monitorea depósito de recurso federal y solicita la apertura de cuenta bancaria 1. Se mantiene comunicación con la Secretaría de Finanzas y Tesorería Gene

contabilidad y cuenta públicaboleta de ingreso documento en el cual se realiza el registro contable...

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