MANEJADOR DE INVENTARIOS

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ÍNDICE

MÓDULO NO. 1REALIZACIÓN DE INVENTARIOSREALIZACIÓN EN LOS DIFERENTES TIPOS DE INVENTARIOSVENTAJASTIPOS DE INVENTARIOPROCESOS DE LA REALIZACIÓN DE INVENTARIOSPROCEDIMIENTOS A DESARROLLAR

1.2 MANEJAR DIFERENTES FORMULARIOS PARA EL CONTROL DEL INVENTARIO, SEGÚN NORMASFORMULARIOS PARA EL CONTROL DEL INVENTARIOFLUJOS DE REGISTROS PARA EL CONTROL DE LOS INVENTARIOSCONCEPTO DE FLUJO REGISTROS Y CONTROL DE INVENTARIOS O CONTROL DE EXISTENCIASRECEPCIÓN DE MATERIALESHOJA DE RECEPCIÓN DE MATERIALCONCEPTO DE ALMACENAMIENTO

2.1 REGISTRAR MERCANCÍA EN TARJETAS Y LIBROS DE INVENTARIOS, SEGÚN PROCEDIMIENTOS.REGISTROS DE MERCANCÍAS EN TARJETAS Y LIBROSROTACIÓN DE INVENTARIOEXCESO DE MERCANCÍAOBSOLESCENCIA DE LOS INVENTARIOSMERMA Y DETERIORO DE LOS INVENTARIOS

2.2 MANEJAR LOS SOBRANTES Y FALTANTES DE LOS INVENTARIOS, DE ACUERDO A LOS PROCEDIMIENTOS.SOBRANTES Y FALTANTES DE LOS INVENTARIOS

2.3 IDENTIFICAR LOS EFECTOS DE LOS INVENTARIOS EN LOS ESTADOS FINANCIEROS, EN LAS VENTAS Y EN EL IMPUESTO SOBRE LA RENTA, DE ACUERDO A LAS INSTRUCCIONES Y PROCEDIMIENTOS.EFECTOS DE LOS INVENTARIOS EN LOS ESTADOS FINANCIEROS, EN LAS VENTAS Y EN EL IMPUESTO SOBRE LA RENTAEFECTOS DE LOS INVENTARIOS EN LOS ESTADOS FINANCIEROS

3.1 REALIZAR VALUACIÓN DE INVENTARIOS, SEGÚN TIPOS DE SISTEMAS.VALUACIÓN DE INVENTARIOS

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MÓDULO NO. 1REALIZACIÓN DE INVENTARIOS

REALIZACIÓN EN LOS DIFERENTES TIPOS DE INVENTARIOS:

Concepto de inventarios:El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricación primero antes de venderlos, en un periodo económico determinados. Deben aparecer en el grupo de activos circulantes.

Es uno de los activos más grandes existentes en una empresa. El inventario aparece tanto en el balance general como en el estado de resultados. En el balance General, el inventario a menudo es el activo corriente mas grande. En el estado de resultado, el inventario final se resta del costo de mercancías disponibles para la venta y así poder determinar el costo de las mercancías vendidas durante un periodo determinado.

Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y

Importancia de los inventarios:Los inventarios constituyen la existencia de los artículos, a precio de costos producidos o comprados por una empresa; para su comercialización.

Se incluye en los inventarios las, mercancías de propiedad de la empresa que se encuentran en las bodegas, almacenes o en tránsito, cuando se han comprado fuera del país y no han llegado; o las entregadas en consignación.

Se excluyen las mercancías que no son de propiedad de la empresa y se encuentran en su poder, porque se han recibido en consignación o están vendidas y aun no se han remitido a sus clientes.

En las empresas comerciales los inventarios deben ser valorados y controlados técnicamente, ya que son fundamentales para determinar los resultados del ejercicio.

Los inventarios pueden controlarse estableciendo un sistema para su manejo, según las necesidades de la empresa y la magnitud de sus negocios; para lo cual existe, entre otros, los siguientes sistemas más utilizados: periódico o juego de inventario y permanente o continuo.

Los inventarios son importantes porque: representan, de una manera organizada, valorada y técnicamente bien presentada la existencia de mercancía de propiedad de la empresa para la venta; indican inequívocamente la necesidad de producción o compra para mantener existencia, de acuerdo al ritmo y volumen de ventas;

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también son importantes porque te indican mediante sus diversos sistemas, la mejor forma de aplicación, según la empresa y sus necesidades, el que se adapte; garantizando dinamismo en su uso, resultado inmediato e información oportuna. Otra importancia de los inventarios consiste en lo fundamental que resultan al determinar los resultados de un ejercicio contable; ya que la existencia de mercancías para la venta, forman parte importante del total del activo de las empresas.

Otra importancia de los inventarios, es que a través de ellos se puede mantener un control de las existencias de mercancías disponibles para la venta, ya que su resultado indica las entradas, salidas y existencias o ambos.

En resumen se pude concluir entonces que los inventarios son importantes porque:

Ayudan al control de las existencias de mercancías para la venta de las empresas; informan sobre la valorización de esas existencias; son fundamentales para la elaboración de los estados financieros de las empresas, ya que forma parte integral de este al ser parte importante de los activos; sus sistemas de control se puede adaptar a las necesidades de cada empresa, según su actividad y volumen de ventas.

Los inventarios son parte fundamental en los objetivos de los negocios; al ser determinantes en el sistema contable colombiano, son de obligatoria utilización para el manejo, valorización y control en la mercancía de las empresas, y sus resultados.

VENTAJAS:REDUCIR COSTOS DE PEDIR. Al pedir un lote de materias primas de un proveedor, se incurre en un costo para el procesamiento del pedido, el seguimiento de la orden, y para la recepción de la compra en almacén. Al producir mayor cantidad de lotes, se mantendrán mayores inventarios, sin embargo se harán menos pedidos durante un periodo determinado de tiempo y con ello se reducirán los costos anuales de pedir.

REDUCIR COSTOS POR MATERIAL FALTANTE.Al no tener material disponible en inventario para continuar con la producción o satisfacer la demanda del cliente, se incurren en costos. Entre estos costos mencionamos las ventas perdidas, los clientes insatisfechos, costos por retrasar o parar producción. Para poder tener una protección para evitar faltantes se puede mantener un inventario adicional, conocido como inventario de seguridad.

REDUCIR COSTOS DE ADQUISICIÓN.En la compra de materiales, la adquisición de lotes más grandes pueden incrementar los costos de materias primas, sin embargo los costos menores pueden reducirse debido a que se aplican descuentos por cantidad y a menor costo de flete y manejo de materiales. Para productos terminados, los tamaños de lote más grande incrementan los inventarios en proceso y de productos terminados, sin embargo los costos unitarios promedio pudieran resultar

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inferiores debido a que los costos por maquinaria y tecnología se distribuyen sobre lotes más grandes.

Tipos De InventarioInventario Perpetuo: Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacén, por medio de un registro detallado que puede servir también como mayor auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades físicas. A intervalos cortos, se toma el inventario de las diferentes secciones del almacén y se ajustan las cantidades o los importes o ambos, cuando es necesario, de acuerdo con la cuenta física.

Los registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente. El negocio puede determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancías vendidas directamente de las cuentas sin tener que contabilizar el inventario. El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventario están siempre actualizados. Anteriormente, los negocios utilizaban el sistema perpetuo principalmente para los inventarios de alto costo unitario, como las joyas y los automóviles; hoy día con este método los administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de las cantidades a comprar, los precios a pagar por el inventario, la fijación de precios al cliente y los términos de venta a ofrecer.

El conocimiento de la cantidad disponible ayuda a proteger el inventario.Inventario Intermitente: Es un inventario que se efectúa varias veces al año. Se recurre al, por razones diversas, no se puede introducir en la contabilidad del inventario contable permanente, al que se trata de suplir en parte.

Inventario Final: Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio económico, generalmente al finalizar un periodo, y sirve para determinar una nueva situación patrimonial en ese sentido, después de efectuadas todas las operaciones mercantiles de dicho periodo.

Inventario Inicial: Es el que se realiza al dar comienzos a las operaciones.

Inventario Físico: Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes (mercancías), que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las existencias.Inventario determinado por observación y comprobado con una lista de conteo, del peso o a la medida real obtenidos.

Calculo del inventario realizado mediante un listado del stock realmente poseído. La realización de este inventario tiene como finalidad, convencer a los auditores de que los registros del inventario representan fielmente el valor del activo principal. La preparación de la realización del inventario físico consta de cuatro fases, a saber:

1. Manejo de inventarios (preparativos)2. Identificación

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3. Instrucción4. Adiestramiento

Inventario Mixto: Inventario de una clase de mercancías cuyas partidas no se identifican o no pueden identificarse con un lote en particular.Inventario de Productos Terminados: Todas las mercancías que un fabricante ha producido para vender a sus clientes.

Inventario en Transito: Se utilizan con el fin de sostener las operaciones para abastecer los conductos que ligan a la compañía con sus proveedores y sus clientes, respectivamente. Existen porque el material debe de moverse de un lugar a otro. Mientras el inventario se encuentra en camino, no puede tener una función útil para las plantas o los clientes, existe exclusivamente por el tiempo de transporte.

Inventario de Materia Prima: Representan existencias de los insumos básicos de materiales que abran de incorporarse al proceso de fabricación de una compañía.

Inventario en Proceso: Son existencias que se tienen a medida que se añade mano de obra, otros materiales y demás costos indirectos a la materia prima bruta, la que llegará a conformar ya sea un sub-ensamble o componente de un producto terminado; mientras no concluya su proceso de fabricación, ha de ser inventario en proceso.

Inventario en Consignación: Es aquella mercadería que se entrega para ser vendida pero él título de propiedad lo conserva el vendedor.

Inventario Máximo: Debido al enfoque de control de masas empleado, existe el riesgo que el nivel del inventario pueda llegar demasiado alto para algunos artículos. Por lo tanto se establece un nivel de inventario máximo. Se mide en meses de demanda pronosticada, y la variación del excedente es: X >Imax.

Inventario Mínimo: Es la cantidad mínima de inventario a ser mantenidas en el almacén.

Inventario Disponible: Es aquel que se encuentra disponible para la producción o venta.

Inventario en Línea: Es aquel inventario que aguarda a ser procesado en la línea de producción.

Inventario Agregado: Se aplica cuando al administrar las existencias de un único artículo representa un alto costo, para minimizar el impacto del costo en la administración del inventario, los artículos se agrupan ya sea en familias u otro tipo de clasificación de materiales de acuerdo a su importancia económica, etc.

Inventario en Cuarentena: Es aquel que debe de cumplir con un periodo de almacenamiento antes de disponer del mismo, es aplicado a bienes de consumo, generalmente comestibles u otros.

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Inventario de Previsión: Se tienen con el fin de cubrir una necesidad futura perfectamente definida. Se diferencia con el respecto a los de seguridad, en que los de previsión se tienen a la luz de una necesidad que se conoce con certeza razonable y por lo tanto, involucra un menor riesgo.

Inventario de Seguridad: Son aquellos que existen en un lugar dado de la empresa como resultado de incertidumbre en la demanda u oferta de unidades en dicho lugar. Los inventarios de seguridad concernientes a materias primas, protegen contra la incertidumbre de la actuación de proveedores debido a factores como el tiempo de espera, huelgas, vacaciones o unidades que al ser de mala calidad no podrán ser aceptadas. Se utilizan para prevenir faltantes debido a fluctuaciones inciertas de la demanda.

Inventario de Mercaderías: Son las mercaderías que se tienen en existencia, aun no vendidas, en un momento determinado.Inventario de Fluctuación: Estos se llevan porque la cantidad y el ritmo de las ventas y de producción no pueden decidirse con exactitud. Estas fluctuaciones en la demanda y la oferta pueden compensarse con los stocks de reserva o de seguridad. Estos inventarios existen en centros de trabajo cuando el flujo de trabajo no puede equilibrarse completamente. Estos inventarios pueden incluirse en un plan de producción de manera que los niveles de producción no tengan que cambiar para enfrentar las variaciones aleatorias de la demanda.

Inventario de Anticipación: Son los que se establecen con anticipación a los periodos de mayor demanda, a programas de promoción comercial o a un periodo de cierre de planta. Básicamente los inventarios de anticipación almacenan horas-trabajo y horas-máquina para futuras necesidades y limitan los cambios en las tasas de producción.

Inventario de Lote o de tamaño de lote: Estos son inventarios que se piden en tamaño de lote porque es más económico hacerlo así que pedirlo cuando sea necesario satisfacer la demanda. Por ejemplo, puede ser más económico llevar cierta cantidad de inventario que pedir o producir en grandes lotes para reducir costos de alistamiento o pedido o para obtener descuentos en los artículos adquiridos.

Inventario Estaciónales: Los inventarios utilizados con este fin se diseñan para cumplir mas económicamente la demanda estacional variando los niveles de producción para satisfacer fluctuaciones en la demanda. Estos inventarios se utilizan para suavizar el nivel de producción de las operaciones, para que los trabajadores no tengan que contratarse o despedirse frecuentemente.Inventario Intermitente: Es un inventario realizado con cierto tiempo y no de una sola vez al final del periodo contable.

Inventario Permanente: Método seguido en el funcionamiento de algunas cuentas, en general representativas de existencias, cuyo saldo ha de coincidir en cualquier momento con el valor de los stocks.

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Inventario Cíclico: Son inventarios que se requieren para apoyar la decisión de operar según tamaños de lotes. Esto se presenta cuando en lugar de comprar, producir o transportar inventarios de una unidad a la vez, se puede decidir trabajar por lotes, de esta manera, los inventarios tienden a acumularse en diferentes lugares dentro del sistema.

PROCESOS DE LA REALIZACIÓN DE INVENTARIOS

Inventarios en la empresa:La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser ésta su principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitarán de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles. Entres estas cuentas podemos nombrar las siguientes:

Inventario (inicial) Compras Devoluciones en compra Gastos de compras Ventas Devoluciones en ventas Mercancías en tránsito Mercancías en consignación Inventario (final)

El Inventario Inicial representa el valor de las existencias de mercancías en la fecha que comenzó el período contable. Esta cuenta se abre cuando el control de los inventarios, en el Mayor General, se lleva en base al método especulativo, y no vuelve a tener movimiento hasta finalizar el período contable cuando se cerrará con cargo a costo de ventas o bien por Ganancias y Pérdidas directamente.

En la cuenta Compras se incluyen las mercancías compradas durante el período contable con el objeto de volver a venderlas con fines de lucro y que forman parte del objeto para el cual fue creada la empresa. No se incluyen en esta cuenta la compra de Terrenos, Maquinarias, Edificios, Equipos, Instalaciones, etc. Esta cuenta tiene un saldo deudor, no entra en el balance general de la empresa, y se cierra por Ganancias y Pérdidas o Costo de Ventas.

Devoluciones en compra, se refiere a la cuenta que es creada con el fin de reflejar toda aquella mercancía comprada que la empresa devuelve por cualquier circunstancia; aunque esta cuenta disminuirá la compra de mercancías no se abonará a la cuenta compras.

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Los gastos ocasionados por las compras de mercancías deben dirigirse a la cuenta titulada: Gastos de Compras. Esta cuenta tiene un saldo deudor y no entra en el Balance General.

Ventas: Esta cuenta controlará todas las ventas de mercancías realizadas por la Empresa y que fueron compradas con éste fin. Por otro lado también tenemos Devoluciones en Venta, la cual está creada para reflejar las devoluciones realizadas por los clientes a la empresa.

En algunas oportunidades, especialmente si la empresa realiza compras en el exterior, nos encontramos que se han efectuado ciertos desembolsos o adquirido compromisos de pago (documentos o giros) por mercancías que la empresa compró pero que, por razones de distancia o cualquier otra circunstancia, aun no han sido recibidas en el almacén. Para contabilizar este tipo de operaciones se debe utilizar la cuenta: Mercancías en Tránsito.

Por otro lado tenemos la cuenta llamada Mercancía en Consignación, que no es más que la cuenta que reflejará las mercancías que han sido adquiridas por la empresa en "consignación", sobre la cual no se tiene ningún derecho de propiedad, por lo tanto, la empresa no está en la obligación de cancelarlas hasta que no se hayan vendido.

El Inventario Actual (Final) se realiza al finalizar el período contable y corresponde al inventario físico de la mercancía de la empresa y su correspondiente valoración. Al relacionar este inventario con el inicial, con las compras y ventas netas del periodo se obtendrá las Ganancias o Pérdidas Brutas en Ventas de ese período.

El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de compras, que deberá gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de compras.

Funciones De Los InventariosAlgunos inventarios son inevitables. Todo o cuando menos una parte del inventario de manufactura en proceso es inevitable. Al momento de llevar a cabo el recuento del inventario, parte de él estará en las máquinas otra parte estará en la fase de traslado de una máquina a otra, o en tránsito del almacén de materias primas a la línea de producción o de ésta, al almacén de artículos terminados. Si vamos a tener producción es inevitable tener inventarios en proceso. Sin embargo, frecuentemente podemos minimizar este inventario mediante una mejor programación de la producción, o bien mediante una organización más eficiente de la línea de producción, o bien mediante una organización más eficiente de la línea de producción. Como una alternativa, podríamos pensar en subcontratar parte del trabajo, de tal manera que la carga de llevar dicho inventario en proceso fuera para el subcontratista. En ocasiones conviene acumular inventario en proceso para evitar problemas relacionados con la programación y planeación de la producción. Si se trata de una política bien pensada, está bien; sin embargo frecuentemente resulta ser un camino fácil para obviar una tarea difícil.

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El resto del inventario que se tenga en accesorios, materias primas, artículos en proceso y artículos terminados simplemente se mantiene por una razón básica. Principalmente se tiene inventarios porque nos permite realizar las funciones de compras, producción y ventas a distintos niveles.

Planificación De Las Políticas De InventarioEn la mayoría de los negocios, los inventarios representan una inversión relativamente alta y producen efectos importantes sobre todas las funciones principales de la empresa. Cada función tiene a generar demandas de inventario diferente y a menudo incongruente:

Ventas.- Se necesitan inventarios elevados para hacer frente con rapidez a las exigencias del mercado.

Producción.- se necesitan elevados inventarios de materias primas para garantizar la disponibilidad en las actividades de fabricación; y un colchón permisiblemente grande de inventarios de productos terminados facilita niveles de producción estables.

Compras.- las compras elevadas minimizan los costos por unidad y los gastos de compras en general.Financiación.- los inventarios reducidos minimizan las necesidades de inversión (corriente de efectivo) y disminuyen los costos de mantener inventarios (almacenamiento, antigüedad, riesgos, etc.).

Los propósitos de las políticas de inventarios deben ser:1. Planificar el nivel óptimo de inversión en inventarios.2. A través de control, mantener los niveles óptimos tan cerca como sea

posible de lo planificado.

Los niveles de inventario tienen que mantenerse entre dos extremos: un nivel excesivo que causa costos de operación, riesgos e inversión insostenibles, y un nivel inadecuado que tiene como resultado la imposibilidad de hacer frente rápidamente a las demandas de ventas y producción(Alto costo por falta de existencia).

Las Funciones Que Efectúa El Inventario¿Qué funciones cumple el Inventario? En cualquier organización, los inventarios añaden una flexibilidad de operación que de otra manera no existiría. En fabricación, los inventarios de producto en proceso son una necesidad absoluta, a menos que cada parte individual se lleve de maquina a máquina y que estas se preparen para producir una sola parte.

Funciones: Eliminación de irregularidades en la oferta Compra o producción en lotes o tandas Permitir a la organización manejar materiales perecederos Almacenamiento de mano de obra

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Decisiones sobre inventario:Hay dos decisiones básicas de inventario que los gerentes deben hacer cuando intentan llevar a cabo las funciones de inventario recién revisadas. Estas dos decisiones se hacen para cada artículo en el inventario:

1. Qué cantidad de un artículo ordenar cuando el inventario de ese ítem se va a reabastecer.

2. Cuando reabastecer el inventario de ese artículo.

Método De Valuación De Inventarios:Existen numerosas bases aceptables para la valuación de los inventarios; algunas de ellas se consideran aceptables solamente en circunstancias especiales, en tanto que otras son de aplicación general.

Entre las cuestiones relativas a la valuación de los inventarios, la de principal importancia es la consistencia: La información contable debe ser obtenida mediante la aplicación de los mismos principios durante todo el periodo contable y durante diferentes periodos contables de manera que resulte factible comparar los Estados Financieros de diferentes periodos y conocer la evolución de la entidad económica; así como también comparar con Estados Financieros de otras entidades económicas.

Las Principales bases de valuación para los inventarios son las siguientes:

Costo Costo o Mercado, al más bajo Precio de Venta

Base de Costo para la valuación de los inventarios:El Costo incluye cualquier costo adicional necesario para colocar los artículos en los anaqueles. Los costos incidentales comprenden el derecho de importación, fletes u otros gastos de transporte, almacenamiento, y seguros, mientras los artículos y/o materias primas son transportados o están en almacén, y los gastos ocasionales por cualquier periodo de añejamiento.

Base de Costo o Mercado, el más bajo:El precio de mercado puede determinarse sobre cualquiera de las siguientes bases, según sea el tipo de inventario de que se trate:

1. Base de compra o reposición: esta base se aplica a las mercancías o materiales comprados.

2. Base de Costo de reposición: se aplica a los artículos en proceso, se determina con base a los precios del mercado para los materiales, en los costos prevalecientes de salarios y en los gastos de fabricación corrientes.

3. Base de realización: para ciertas partidas de Inventario, tales como las mercancías o materias primas desactualizadas, o las recogidas a clientes, puede no ser determinable un valor de compra o reposición en el mercado y tal vez sea necesario aceptar, como un valor estimado de mercado el probable precio de venta, menos todos los posibles costos en que ha de incurriese para

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reacondicionar las mercancías o materia prima y venderlas con un margen de utilidad razonable.

Teniendo como premisa lo anteriormente dicho podemos decir que los principales métodos de valuación de Inventarios son los siguientes:

Costo Identificado Costo Promedio Primero en Entrar, Primero en Salir o "PEPS" Ultimo en entrar, Primero en Salir o "UEPS" Método Detallista.

Método Costo Identificado:Este método puede arrojar los importes más exactos debido a que las unidades en existencia si pueden identificarse como pertenecientes a determinadas adquisiciones.

Costo Promedio:Tal y como su nombre lo indica la forma de determinarse es sobre la base de dividir el importe acumulado de las erogaciones aplicables entre el número de artículos adquiridos o producidos.

El costo de los artículos disponibles para la venta se divide entre el total de las unidades disponibles también para la venta. El promedio resultante se emplea entonces para valorizar el inventario final.

Los costos determinados por el método de promedio ponderados son afectados por las compras, al principio del periodo; así como al final del mismo; por lo tanto, en un mercado que tiende al alza, el costo unitario será menor que el costo unitario calculado corriente, y en un mercado que tiende a la baja, dicho costo unitario excederá al costo corriente.

Método Primero en Entrar, Primero en Salir:Este método identificado también como "PEPS", se basa en el supuesto de que los primeros artículos y/o materias primas en entrar al almacén o a la producción son los primeros en salir de él.

Se ha considerado conveniente este método porque da lugar a una evaluación del inventario concordante con la tendencia de los precios; puesto que se presume que el inventario está integrado por las compras más recientes y esta valorizado a los costos también más recientes, la valorización sigue entonces la tendencia del mercado.

Método Último en Entrar, Primero en Salir o "UEPS":Este método parte de la suposición de que las últimas entradas en el almacén o al proceso de producción, son los primeros artículos o materias primas en salir.

El método U.E.P.S. asigna los costos a los inventarios bajo el supuesto que las mercancías que se adquieren de último son las primeras en utilizarse o venderse,

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por lo tanto el costo de la mercadería vendida quedara valuado a los últimos precios de compra con que fueron adquiridos los artículos; y de forma contraria, el inventario final es valorado a los precios de compra de cada artículo en el momento que se dio la misma.

Entre los benéficos que ofrece este método para efectos fiscales podemos citar los siguientes. El reconocimiento de los costos más recientes de los artículos vendidos. Estos

implica que cuando se valúa el costo de la mercadería vendida se aplicarán los últimos precios de compra, y en economías como la nuestra, se a demostrado que los precios tienden a subir, lo que provoca que el CMV sea mayor que si es valuado a precios menos recientes, por tal motivo las utilidades tienden a disminuirse y por ende en el pago de impuestos sobre la renta será menor.

La valuación del inventario final de cada periodo genera un monto menor al que resultaría de aplicar cualquier otro método de valuación, pues se utilizan los precios más viejos de compra según el extracto a que se refiere

Dificultades de la metodología del U.E.P.S a la hora de su aplicación: Laboriosidad del mismo pues exige un control minucioso para cada línea de

producto. La reducción de significativa en cantidad de algunas partida del inventario

mientras que otras similares aumentan no compensan su valoración sino por el contrario tienden a desaparecer la base U.E.P.S

El efecto de la venta en cantidad de una partida da por resultado la liquidación parcial o total de su base U.E.P.S y su reposición al costo actual, pero se pasa por alto el efecto desusadamente grande en la cantidad de una partida

U.E.P.S MonetarioDebido a los fuertes cambios que pueden ocurrir en la combinación de artículos específicos del inventario general bajo el método U.E.P.S se ha tenido que incurrir en ajustes en la valoración de los inventarios, por tal motivo, se ve en la necesidad de aplicar el método U.E.P.S MONETARIO

El objetivo del método consiste en determinar el cambio ocurrido realmente en el número de unidades disponibles por grupo o segmento de inventario y valuar estas unidades al precio adecuado. Como el inventario original es la base de la cual se registran los cambios el inventario final de cada período se valuarán de acuerdo con los precios del año base y los precios de los diferentes extractos que lo conforman.

Ventajas que presente el metido U.E.P.S monetarios Se reduce significativamente el nivel de trabajo. La exclusión o inclusión de un artículo a un grupo determinado del inventario

no afecta la base U.E.P.S del total. Reducción del margen de error en los cálculos aritméticos, pues se realizan

sobre grupos de artículos y no para cada uno de ellos

Información que se requiere para poder desarrollar el método:

Selección de un año base

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Obtención de las listas de precios de todos los artículos que componen el inventario al inicio del año base y la lista de precios de los artículos que componen el inventario al final de cada periodo en estudio.

Determinación de los grupos del inventario Determinación del índice de precios de cada grupo

Procedimiento para el cálculo de inventarios bajo el método U.E.P.S. monetario:

El método U.E.P.S monetario lo que pretende en si es un ajuste contable del U.E.P.S tradicional; este ajuste se debe básicamente a los cambios en los precios y variación de los productos que comercializa la empresa; para tener claro como realizar el cálculo de la valoración del U.E.P.S monetario, es importante definir ciertos conceptos que serán de uso frecuente.Año base:

El año base es aquel que se tomara para definir los incrementos o disminuciones de los inventarios de un periodo a otro, este concepto es de suma importancia, ya que es el punto de partida para poder realizar los cálculos para la valuación de inventarios bajo el método U.E.P.S monetario.Inventario Final

Este inventario se refiere al inventario final calculado en un periodo dado, por el método U.E.P.S tradicional

Inventario a Precios del año base:Este tipo de inventario se obtiene al multiplicar el inventario final por el índice de precios; este cálculo es de suma importancia para el desarrollo del método U.E.P.S monetario, ya con este resultado se hará una comparación entre dos periodos y se obtendrá el Inventario final bajo el método U.E.P.S monetario.

Índice de Precios:Es el resultado de comparar los inventarios finales de ciertos periodos con base al año base; el cálculo matemático se obtiene multiplicando la cantidad de unidades en inventario del año a evaluar, con los precios del mismo y los precios del año base o año subsiguientes al año base; así, se obtiene los resultados de ambos periodos y se calcula la variación que hubo entre ambos calculando así la variación porcentual entre ambos.

Estrato (Aumento) o Disminución entre periodos:Una vez obtenido los inventarios a precios del año base entre dos periodos, se debe de calcular la variación nominal de los mismos, así, por ejemplo, si el año a evaluar obtuvo un inventario mayor que con el que se está comparando (año base, años subsiguientes al año base) este tendrá un aumento en su inventario, y el estrato se debe calcular multiplicando el aumento en inventarios promedio por el índice de precios del año a evaluar; cabe señalar que el estrato se da solo si hay un aumento entre inventarios; ósea, si el inventario del año a evaluar es mayor al inventario del año base o años subsiguientes al año base.

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Inventario final U.E.P.S monetario:Es el resultado al cual se desea llegar, este se obtiene sumándole el estrato obtenido del año a evaluar con el inventario a precios del año base del año con que se le compara. Si envés de un estrato se determina una disminución en el inventario a evaluar en el año, este se le resta de igual forma para obtener el Inventario final U.E.P.S monetario.

Selección de artículos para el calcular el U.E.P.S monetario.Para poder realizar el cálculo del U.E.P.S monetario es importante que la empresa tenga definida claramente los artículos que conforman los inventarios dentro de la compañía, además de sus precios para poder realizar el cálculo.

Dentro de lo que son las empresas industriales estas cuentan por lo general con tres tipos de inventarios que son:

Materia prima Producto en proceso Producto terminado

Por tal motivo estos deben de ser evaluados por separado afín de poder revelar de una forma más concreta el inventario con que cuenta la empresa.En lo que es el sector comercial este no sufre tanto problema, ya que recordemos que este tipo de empresas la función principal es la compra de artículos para posteriormente venderlos, ya sea con algún valor agregado o sin ninguno, pero siempre son la filosofía de no transformar significativamente el producto.

Registro contable:Para cumplir con las disposiciones legales y llevar un control del monto del inventario valuado por el método U.E.P.S monetario y recordando que este método lo que pretende es realizar ajustes al método U.E.P.S tradicional, todos los registros contables que se realicen serán ajustes a los ya realizados cuando se realizaron las valuaciones de inventarios y registro del costo de la mercadería vendida así como el impuesto sobre la renta.

El registro del inventario evaluado por el método U.E.P.S monetario debe de llevarse a cabo de la siguiente manera:

Se debe de asignar una cuenta en la cual tenga saldos deudores y acreedores, a fin de poder realizar el asiento contable por la valuación hecha por el método U.E.P.S monetario, esta se deberá de afectar todos los años a evaluar, por lo cual, lo que se acredita y debita en un periodo debe de reversarse el siguiente periodos para poder registrar lo actual.

En el caso del impuesto sobre la renta, la diferencia que se conciba como deducible de impuesto, debe realizarse como un ajuste por el monto de más el cual no fue registrado, afectando así un gasto por impuestos diferido por la cantidad que se detecte. Esto se obtiene comparando los inventarios finales en libros (U.E.P.S tradicional) con el método U.E.P.S monetario de un mismo periodo, esta diferencia se pude deducir del impuesto siempre y cuando la valoración del inventario bajo el

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método monetario sea menor al valor que tiene el inventario en libros, deduciéndolo según sea la tasa impositiva aplicada.

Método Detallista:Con la aplicación de este método el importe de inventarios es obtenido valuando las existencias a precios de venta deduciéndoles los factores de margen de utilidad bruta, así obtenemos el costo por grupo de artículos producidos.

Para la operación de este método, es necesario cuidar los siguientes aspectos: Mantener un control y revisión de los márgenes de utilidad bruta,

considerando tanto las nuevas compras, como los ajustes al precio de venta. Agrupación de los artículos homogéneos. Control de los traspasos de artículos entre departamentos o grupos. Inventarios físicos periodos para la verificación del saldo teórico de

las cuentas y en su caso hacer los ajustes que se producen.

Selección del Sistema de ValuaciónCada empresa debe seleccionar el sistema de valuación más adecuado a sus características, y aplicarlos en forma consistente, a no ser que se presenten cambios en las condiciones originales, en cuyo caso deben hacerse la revelación de las reglas particulares.

Para la modificación del sistema de valuación hay que tomar en cuenta que los inventarios pueden sufrir variaciones importantes por los cambios en los precios de mercado, obsolescencia y lento movimiento de los artículos que forman parte del mismo, es indispensable, para cumplir con el principio de realización.

Costo o Valor de mercado, el que sea menor, excepto que:

1. El costo o valor de mercado no debe exceder el valor de realización y que2. El valor de mercado no debe ser menor que el valor de realización.

El valor de los inventarios, el cual incluye todas las erogaciones y los cargos directos e indirectos necesarios para ponerlos en condiciones de utilización o venta, pueden calcularse utilizando el método PEPS (primeras en entrar, primeras en salir), UEPS (últimas en entrar, últimas en salir), el de identificación específica o el promedio ponderado. Así mismo, se podrán emplear sistemas de inventario permanente o periódico, con las restricciones que, en éste último caso, se encuentran en la legislación fiscal del país y, puesto que los inventarios son partidas no monetarias del balance, deben ser ajustadas por inflación de tal manera que el inventario final y el costo de ventas reflejen adecuadamente los ajustes por inflación correspondientes.

Por ser los inventarios una parte importante de los activos de muchas empresas, su valuación y presentación tiene un efecto significativo para determinar e informar la posición financiera y los resultados operativos de la compañía. Existen, para tal propósito, dos sistemas de valuación de inventarios: a) sistema permanente o perpetuo y b) sistema periódico o juego de inventarios

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1. Sistema permanente o perpetuoCon este sistema se logra que los inventarios se mantengan siempre al día, pero requiere llevar un juego completo de kárdex para el registro de entradas, salidas y saldos de inventarios. Aunque, bajo éste parámetro, no se necesitaría practicar inventarios físicos, normalmente ellos se realizan para verificar y conciliar los saldos contenidos en las tarjetas de kárdex.

El ajuste por inflación de los inventarios llevados por el sistema perpetuo o permanente se aplica a los saldos iníciales de cada mes, si se emplea el método mensual de ajustes y al inventario inicial del año y a las compras si se utiliza el método anual. Parte de estos ajustes se traslada al costo de ventas, en la medida en que dichos inventarios se consuman o se vendan, teniendo en cuenta los procedimientos explicados en el capítulo tercero.

2. Sistema periódico o juego de inventariosA diferencia del sistema permanente, para poder valuar los inventarios llevados por el sistema periódico se debe realizar un conteo físico y valorizar su resultado, por uno cualquiera de los modelos explicados más adelante. Por éste método, también conocido como juego de inventarios, el costo de ventas se determina como el cambio neto entre el inventario inicial y el final.Para dar aplicación al sistema integral de ajustes por inflación, por este método, es indiferente emplear el método anual o mensual por cuanto, de todas maneras, se tendrá que ajustar tanto los inventarios iníciales como las compras produciendo resultados iguales de una u otra parte, contrario a lo que ocurre con el sistema permanente, en el cuál bajo el método mensual no se ajustan las compras.

Este sistema de inventario sólo puede ser utilizado por aquellas empresas que, por ley, no estén obligadas a tener revisor fiscal; es decir sólo para pequeñas y medianas empresas.

Control de inventarios de mercancíasMuchos de los problemas de cumplimiento de fechas pactadas que existen en los sistemas industriales, comerciales y de servicios tienen su causa en pobres decisiones de administración de materiales.

Es el conjunto de actividades y técnicas utilizadas para mantener la cantidad de artículos (materiales, materias primas, producto en proceso y producto terminado) en el nivel deseado tal que ni el costo ni la probabilidad de faltante sean de una magnitud significativa.

Esta sección resume el movimiento de entradas y salidas que conforman el inventario de mercancía de la empresa. Para registrar la sección de control de inventario de mercancías, todas las facturas de ventas deben contener la información del costo de cada artículo vendido. Este dato se anotará mediante códigos para proteger la información confidencial.

Línea de inventario inicial

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Diariamente deben anotarse en la columna de hoy el inventario inicial, que se tomará del renglón que contiene el inventario final del día inmediatamente anterior.

El inventario inicial que se anotará en la columna de acumulado es con el que se inicia cada mes. Este dato permanece igual durante todo el mes de operaciones.

El objetivo de mantener en el inventario de la columna hoy, el inventario inicial del día anterior y en el acumulado el inventario inicial del inicio del mes, es para poder hacer el balance entre los datos diarios y acumulados y que el inventario final refleje igualdad en ambas columnas.

Línea de compras.En la columna "hoy" del renglón de compras, se registran del valor anotado en totales de "hoy" de la sección de cheques girados, compras al crédito. La columna de "acumulado" es el resultado de sumar el acumulado del día anterior, más la columna de "hoy".

Línea de costo de la mercancía vendidaEl renglón del costo de la mercancía vendida, se obtiene transformando diariamente el código de costo que fue anotado a cada artículo en la factura de venta a valores en dólares (B/.). Este dato se acumula de todas las facturas emitidas en el día y el resultado se anota en costo de la mercancía vendida en la columna de "hoy". La columna de acumulado se obtiene sumando el resultado de "hoy" más la columna del acumulado del día anterior.

Línea de inventario finalEl renglón de inventario final se realizará la sumatoria en los acumulados de "hoy" y "acumulado" de la siguiente manera:

Inventario inicial más (+) compras, menos (-) costo de la mercancía vendida igual (=) inventario final.

Al cierre del período, deben reconocerse —a través de una provisión— las contingencias de pérdida del valor expresado de los inventarios, para que ellos queden ajustados a su valor neto de realización.

5. Control Interno Sobre InventariosEl control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio de una empresa de comercialización. Las compañías exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen:

1. Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual sistema se utilice

2. Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque3. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó

descomposición

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4. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables

5. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario

6. Comprar el inventario en cantidades económicas7. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit,

lo cual conduce a pérdidas en ventas8. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el

gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios

POSIBLES PROCEDIMIENTOS A DESARROLLAR

Método PEPSEl método PEPS parte del supuesto de que las primeras unidades de productos que se compraron fueron las que primero se vendieron. En una economía inflacionaria esto quiere decir que el costo de las mercancías o productos vendidos se determina con base en los precios más antiguos y, en consecuencia, las utilidades presentadas van a ser artificialmente más altas, aunque los inventarios no vendidos queden registrados, en el balance, a los precios más próximos o actuales.

Por supuesto, éste método de valoración de inventarios se emplea para efectos contables más no para propósitos tributarios, pues a mayor utilidad también mayor impuesto a pagar.

El ajuste por inflación no produce ningún efecto en la utilidad, por cuanto el crédito que se registra en la cuenta de corrección monetaria (ingreso) se ve compensado por el mayor valor del costo de ventas, producto, precisamente, de dicho ajuste por inflación. Y esto se debe a que los inventarios más antiguos que producen el mayor ajuste por inflación son los que se toman como base para el cálculo del costo de la mercancía vendida.

PRIMERAS EN ENTRAR PRIMERAS EN SALIR (PEPS)

INVENTARIO FINAL COSTO DE VENTAS

UNIDADES PRECIO TOTAL UNIDADES PRECIO TOTAL

510 35.00 17.850 400 20.00 8.000

750 38.00 28.500 500 30.00 15.000

840 40.00 33.600 980 35.00 34.300

2.100 38.07 79.950 1.880 30.48 57.300

Método UEPSEl método UEPS es el inverso del método PEPS porque éste, contrario a aquél, parte de la suposición de que las últimas unidades en entrar son las que primero se venden y, en consecuencia, el costo de ventas quedará registrado por los precios de costo más altos, disminuyendo así la utilidad y el impuesto a pagar, pero subvaluando el monto monetario de los inventarios, que aparecerá valorizado a los precios más antiguos.

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Bajo éste método la valorización de los inventarios finales y el costo de ventas arrojará resultados diferentes según se lleve sistema periódico o permanente. Y esto ocurre porque, en tanto que en el sistema periódico las últimas entradas corresponderán a fechas cercanas al último día del período que se esté valorizando, en el sistema permanente cada vez que ocurra una venta se tomarán los últimos costos sólo hasta ésa fecha. Lo que significa que durante el período que se esté valorizando habrá liquidaciones parciales de inventarios, si se lleva sistema permanente; lo que no ocurre bajo sistema de inventarios periódicos.

El método UEPS fue creado con el claro propósito de cargar mayores valores al costo de la mercancía vendida y disminuir así la base para el cálculo del impuesto sobre la renta. Por éste motivo, muchas empresas empleaban PEPS o promedio ponderado para sus informes contables y UEPS para la declaración de renta, generando una diferencia entre lo fiscal y lo contable, que se subsanaba mediante la creación de una partida denominada "provisión UEPS" (o LIFO por sus siglas en inglés), la cual se encuentra ahora expresamente prohibida en nuestro país, lo cual significa que, para el caso de los inventarios, no pueden existir diferencias entre los valores declarados y los contabilizados.Como se verá en seguida, al aplicar el sistema integral de ajustes por inflación su efecto quedará reflejado casi en su totalidad en el valor informado para los inventarios finales en el balance general, en tanto que el costo de ventas se registrará por los costos reales incurridos en la compra o producción de la mercancía vendida, excepto en lo que tiene que ver con los demás factores que integran el costo de producción, especialmente las depreciaciones, agotamiento y amortizaciones.

ÚLTIMAS EN ENTRAR PRIMERAS EN SALIR (UEPS)

INVENTARIO FINAL COSTO DE VENTAS

UNIDADES PRECIO TOTAL UNIDADES PRECIO TOTAL

1.200 35.00 42.000 840 40.00 33.600

500 30.00 15.000 750 38.00 28.500

400 20.00 8.000 290 35.00 10.150

2.100 30.95 65.000 1.880 38.43 72.250

Método Promedio PonderadoSe basa en el supuesto de que tanto el costo de ventas como el de los inventarios finales deben valuarse a un costo promedio, que tenga en cuenta el peso relativo del número de unidades adquiridas a diferentes precios:

COSTO DE LOS ARTÍCULOS DISPONIBLES

Unidades disponibles para la ventaCuando se utiliza el sistema permanente de inventarios pueden presentarse dos situaciones que arrojarían resultados diferentes para la valuación del inventario final y la determinación del costo de ventas. En la primera, si los costos únicamente se registran al final del período (mes, trimestre, semestre o año), en esa fecha se

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calcula un sólo costo promedio. En la segunda situación, los costos relacionados con las ventas se registran a medida en que ellas se realizan y, por lo tanto, los costos promedio deben estimarse al momento de cada venta. Esto obliga a calcular otro costo promedio ponderado después de cada nueva compra que se realice, llegando así al método conocido bajo el nombre de "promedio móvil".

Con ajustes por inflación, el procedimiento es el mismo sólo que tomando en cuenta los ajustes acumulados practicados a los inventarios iniciales y a las compras, cuando apliquen en éste último caso:

Costo ajustado de los artículos disponibles Unidades disponibles para la ventaEl método de costo promedio ponderado es el de uso más difundido, en razón de que toma en cuenta el flujo físico de los productos, especialmente cuando existe variación de precios y los artículos se adquieren repetitivamente. A éste método se le señala, como una limitación, el hecho de que los inventarios incorporan permanentemente costos antiguos que pueden provocar alguna distorsión frente a precios más actuales. Sin embargo, esta limitación parece que quedaría subsanada con la aplicación del sistema integral de ajustes por inflación y, más aún, con una correcta distribución de dichos ajustes entre inventario final y costo de ventas.

PROMEDIO PONDERADO

INVENTARIO FINAL COSTO DE VENTAS

UNIDADES PRECIO TOTAL UNIDADES PRECIO TOTAL

1.200 34.48 41.382 840 34.48 28.967

500 34.48 17.242 750 34.48 25.864

400 34.48 13.794 290 34.48 10.001

2.100 34.48 72.418 1.880 34.48 64.832

Se desprende del anterior cuadro, que el método PEPS de valuación de inventarios subvalúa el costo de ventas y, en consecuencia, incrementa la utilidad dada por el diferencial entre precio y costo de venta, conllevando a un pago de mayores impuestos y debilitando patrimonialmente a la empresa. El sistema promedio ponderado arroja unos resultados intermedios entre UEPS y PEPS, pero tampoco corrige los problemas de valuación originados por el registro contable en pesos de diferente fecha de origen y distinto poder adquisitivo.

Método A Escoger "PEPS"Este método ha sido escogido de acuerdo a las exigencias de la empresa como tal. Por medio de este método se sabe que aunque no es el método que más nos cuida en materia tributaria, es el más sencillo y el que mayor utilidad revela.

Este como antes expresamos en su teoría, se usa más que todo contablemente mas no a efectos de impuestos. El método PEPS es el utilizado en The Cyber Shop, C.A. ya que los inventarios los llevan de manera sencilla por medio de un programa que a su vez lleva el control de tiempos de navegación y ventas. En primer paso se

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carga al inventario las compras o mercancía entrante y luego este programa descarga a medida que va vendiendo la mercancía, por esta razón se ha escogido este método aparte de que la venta de mercancía no es la principal actividad de la compañía, este solo se presta como servicio a aquellos usuarios que lo requieran.

1.2 MANEJAR DIFERENTES FORMULARIOS PARA EL CONTROL DEL INVENTARIO, SEGÚN NORMAS.

FORMULARIOS PARA EL CONTROL DEL INVENTARIO:

-FLUJOS DE REGISTROS PARA EL CONTROL DE LOS INVENTARIOS:Control de inventarios de mercancías.-Muchos de los problemas de cumplimiento de fechas pactadas que existen en los sistemas industriales, comerciales y de servicios tienen su causa en pobres decisiones de administración de materiales.

Es el conjunto de actividades y técnicas utilizadas para mantener la cantidad de artículos (materiales, materias primas, producto en proceso y producto terminado) en el nivel deseado tal que ni el costo ni la probabilidad de faltante sean de una magnitud significativa.

Esta sección resume el movimiento de entradas y salidas que conforman el inventario de mercancía de la empresa. Para registrar la sección de control de inventario de mercancías, todas las facturas de ventas deben contener la información del costo de cada artículo vendido. Este dato se anotará mediante códigos para proteger la información confidencial.

Control Interno Sobre Inventarios:El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio de una empresa de comercialización. Las compañías exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen:

Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual sistema se utilice

Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque

Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó descomposición

Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables

Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario

Comprar el inventario en cantidades económicas Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de

déficit, lo cual conduce a pérdidas en ventas No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con

eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.

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CONCEPTO DE FLUJO REGISTROS Y CONTROL DE INVENTARIOS O CONTROL DE EXISTENCIAS:

FLUJO REGISTROS:La expresión “flujo de caja” es un término económico financiero que indica el registro documentado de las entradas y salidas de dinero que una empresa tiene en determinado lapso temporal, y sirve para determinar su solvencia y liquidez, si el saldo que resulta de restar los egresos a los ingresos, resulta favorable. Su equivalente en inglés es “cash flow”, y es importante para que el empresario pueda hacer previsiones sobre la conveniencia de realizar compras al contado con el excedente o recurrir a solicitar préstamos, decidir nuevas inversiones si existe sobrante, o refinanciar sus deudas, si el saldo no le es positivo.

También puede realizarse un estimativo de las entradas y salidas futuras de dinero, lo que se conoce como “flujo de caja proyectado”, para tener una visión futura de la empresa, de sus necesidades y posibilidades, tomando en cuenta fundamentalmente los estudios de mercado y los gastos en inversiones y tributarios que deberán hacerse.

Se contabilizan estas entradas (por ventas, préstamos, rentas) y salidas (pago a proveedores, impuestos, sueldos, gastos de arreglo de maquinarias, costos de servicios, etcétera) en filas, que a su vez son colocadas en las respectivas columnas que indican los meses a los que corresponden.

Por ejemplo, si realizamos un depósito bancario ese dinero figura como un egreso ya que no está ese efectivo temporalmente en la disponibilidad de la empresa. Cuando termine el plazo del depósito y decidamos traer de nuevo el dinero, éste se contabilizará como ingreso más los intereses obtenidos. Por lo tanto, el flujo de caja no muestra el patrimonio real de la empresa, pues el dinero depositado en el banco también le pertenece, aunque por un tiempo no pueda usarlo; sino la disponibilidad inmediata que la empresa tiene de dinero, su liquidez.

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CONTROL DE INVENTARIOS.-La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.

Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser ésta su principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitarán de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles. Entres estas cuentas podemos nombrar las siguientes:

Inventario (inicial) Compras Devoluciones en compra Gastos de compras Ventas Devoluciones en ventas Mercancías en tránsito Mercancías en consignación Inventario (final)

El Inventario Inicial representa el valor de las existencias de mercancías en la fecha que comenzó el período contable. Esta cuenta se abre cuando el control de los inventarios, en el Mayor General, se lleva en base al método especulativo, y no vuelve a tener movimiento hasta finalizar el período contable cuando se cerrará con cargo a costo de ventas o bien por Ganancias y Pérdidas directamente.

En la cuenta Compras se incluyen las mercancías compradas durante el período contable con el objeto de volver a venderlas con fines de lucro y que forman parte del objeto para el cual fue creada la empresa. No se incluyen en esta cuenta la compra de Terrenos, Maquinarias, Edificios, Equipos, Instalaciones, etc. Esta cuenta tiene un saldo deudor, no entra en el balance general de la empresa, y se cierra por Ganancias y Pérdidas o Costo de Ventas. Devoluciones en compra, se refiere a la cuenta que es creada con el fin de reflejar toda aquella mercancía comprada que la empresa devuelve por cualquier circunstancia; aunque esta cuenta disminuirá la compra de mercancías no se abonará a la cuenta compras.

CONTROL DE EXISTENCIAS:Toda empresa necesita disponer de los productos precisos para los clientes precisos en el momento preciso. Sin eso, no habrá ventas. El objeto de pedir la cantidad precisa es evitar quedarse sin existencia al mismo tiempo que se reduce la inversión o el dinero inmovilizado en inventario.

Los fondos innecesariamente inmovilizados en inventario no producen ganancia alguna (de hecho, tener mercancías en existencia cuesta dinero). Si usted lo deja depositado en el banco en vez de mantenerlo en inventario, su dinero le produce

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ganancias: la tasa de interés que el banco le paga. En otras palabras, el problema es el control físico y financiero del inventario.

SOLICITUD DE COMPRA U ORDEN DE COMPRA;Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega.

La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura.

Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso.

Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra:- Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido- Número de orden de compra- Nombre y dirección del proveedor- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida- Términos de entrega y de pago- Cantidad de artículos solicitados- Número de catálogo- Descripción- Precio unitario y total- Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la

orden.- Firma autorizada

El original se envía al proveedor y las copias usualmente van al departamento de contabilidad para ser registrados en la cuenta por pagar y otra copia para el departamento de compras.

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ORDEN DE COMPRA

SUNAT

SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIANombre de la dependencia INTENDENCIA REGIONAL CUSCODirección de la dependencia Calle Santa Teresa N° 370Teléfono/Fax 084 - 227721RUC: 20131312955

SEÑORES: JORSA SARUC: 20313463631NOMBRE COMERCIAL: Boticas ArcangelDIRECCIÓN: Portal de Mantas132 Cusco.TELEFONO / FAX

NUMERO O/C FECHA DE EMISIÓN20052N00000009 14-11-2005LUGAR DE ATENCIÓNIntendencia Regional Cusco.

De acuerdo a su propuesta de fecha 31 de noviembre del 2005, les agradeceremos se sirvan atender lo siguiente:

ITEM CANTIDAD UNID DESCRIPCIÓNPrecio unitarioS/.

Precio TotalS/.

1 100 Frascos Agua Oxigenada x 120 ml 0.99 99.002 150 Frascos Alcohol de 70° x 120 ml 0.79 118.50

3 70paquetes Algodón Hidrófilo x 100 gr.

2.35 164.50

4 1400unidades Apronax 550 ng caja x 100 tb

1.22 1708.00

5 240unidades Clorotrimetrón 4 mg caja x 20 tb

0.56 134.40

6 70 Frascos Colirio Eyemo x 30 ml 8.06 564.20

FORMA DE PAGO: Cheque de Gerencia.

PLAZO DE ENTREGA: 08 días hábiles de recepcionada la Orden de Compra.

LUGAR DE ENTREGA: Calle Santa Teresa 370 –Cusco

SOLICITADO POR: Intendencia Regional Cusco

PROCESO DE SELECCIÓN N° : 0019-2005-2N0000-SUNAT.

EL CONTRATISTA SE OBLIGA A CUMPLIR CON LAS OBLIGACIONES QUE LE CORRESPONDEN, BAJO SANCION DE QUEDAR INHABILITADO PARA CONTRATAR CON EL ESTADO, EN CASO DE INCUMPLIMIENTO

SUB TOTAL 15,414.82IGV 19 % 2,928.82Son: Dieciocho mil trescientos cuarenta y tres con 64/100 nuevos soles. TOTAL S/. 18,343.64

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HOJA DE REQUISICIÓN DE MATERIALES:La requisición de materiales también se llama solicitud de materiales. Es una hoja especial que generalmente se hace por triplicado, exigida por el almacenista para entregar la materia prima con destino a un trabajo específico. Una de las copias de esa solicitud queda en poder del almacenista, y as otras dos se envían a los departamentos de contabilidad y de Costos. Se establece así un control más efectivo de los materiales que se suministran a producción.

Las requisiciones pueden tomar diversas formas de acuerdo con el tamaño y la naturaleza de la empresa. Deben tener el nombre correspondiente o su código, con datos sobre el número, la fecha de entrega, la clase de trabajo en que se aplicarán los materiales, la cantidad, la descripción y el costo unitario, así como las firmas autorizadas del jefe de producción o cualquier otro alto funcionario.

Compañía XYZRequisición de materialesRequisición Nº 2                                                                    Trabajo Nº 8   Fecha de entrega: enero 10Cantidad Descripción Costo Unitario costo

Total4 kilos de aluminio

Barras de 1m de largo por 0.20m de ancho y 0.15 cm de grueso

$16.000/kilo $64.000

 Autorizado por:______________________                                               Despachado por:____________________                                  Jefe de Producción                                                   Jefe de almacén 

 1. En el almacén: una vez que se ha estudiado la requisición de materiales y éstos se han despachado oportunamente, se procede a registrar la salida correspondiente en el software de Inventarios. Una de las copias se guarda en un archivo especial y las otras dos, con destino a contabilidad general y costos, se guardan para entregarlas cada fin de semana, o cada quince días, según las políticas que tenga la compañía.

2. En el departamento de costos: una vez recibidas las requisiciones, se separan las directas de las indirectas; las directas se suman y el total se coloca en la hoja de costos por trabajo en la sección correspondiente a los materiales directos. 3. En el departamento de contabilidad general: se separan y se suman las requisiciones de materiales directos y se hace el siguiente registro:

Código Cuenta Débito Crédito7105 Costo materia prima directa XXXX7305 Costo Indirecto fabricación XXXX1405 Inventario de materia prima XXXX1455 Inventario materia indirecta XXXX

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Cuando la orden de trabajo es terminada se deben asignar los costos indirectos a la hoja de costos para cerrarla.

Código Cuenta Débito Crédito1410 Inventario productos en proceso XXXX7105 Costo materia prima directa XXXX7305 Costo Indirecto

fabricación(material indirecto)X

RECEPCIÓN DE MATERIALES:Es un proceso mediante el cual se recibe los productos terminados procedentes de fábricas y almacenes, estos se recibe en forma apilada en el camión de transporte para que luego los cargadores preparen los medios de trasporte para empezar la descarga, de acuerdo a la variedad de productos, donde el responsable de ingreso al almacén verifica que la documentación este conforme para autorizar el ingreso de los productos, para que el jefe del almacén verifique la disponibilidad de espacio en módulos y designara la zona donde se depositan los productos, de acuerdo a las áreas demarcadas para cada línea de producto, finalizando en los productos procedentes de planta y almacenes, que van a ser ordenados con separadores de cartón entre "cama" y "cama", y algunos cubiertos con mantas térmicas.

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HOJA DE RECEPCIÓN DE MATERIAL

Se ha recibido el siguiente material adquirido con cargo a los presupuestos del Área ………………………………………. Cuya descripción se detalla para su inventario en el Departamento de Filología Española, Clásica y Árabe.

A/ Datos de identificación:

Descripción del bien:Nº de elementos:Tipo de Equipamiento: Informático /MobiliarioMarca:Modelo:Nº de serie:Tipo de uso:

1.- Docencia/Investigación 2.- Administración y Servicios

B/ Localización:

Módulo:Planta:Local o despacho:

C/ Investigación: (sólo si se trata de proyectos de investigación)

Nº de expediente:Investigador Principal:Organismo financiador:

D/ Características extras (para ordenadores, impresoras y monitores)

1.- Ordenador:

Tipo:Microprocesador que incorpora el aparato:Memoria:

2.- Impresora:

Tipo de impresora:Color o blanco y negro:

3.- Monitor:

Pulgadas:

Fecha:……………………………………………..

Nombre y firma: ……………………………………………………………………..

Datos que no deben faltar:

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Con cargo a los presupuestos del área que se trate. Datos de identificación Localización Investigación: adjuntar factura Características extras:

- tipo: portátil, sobremesa, etc.- Microprocesador: pentium III, etc.- Memoria: 256 mbytes, 256 gigabytes, etc.

Debe ir con fecha e identificar la persona que lo recibe.

CONCEPTO DE ALMACENAMIENTO:Son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de mercancía. Son manejados a través de una política de inventario. Esta función controla físicamente y mantiene todos los artículos inventariados. Al elaborar la estrategia de almacenamiento se deben definir de manera coordinada el sistema de gestión del almacén y el modelo de almacenamiento.

2.1 REGISTRAR MERCANCÍA EN TARJETAS Y LIBROS DE INVENTARIOS, SEGÚN PROCEDIMIENTOS.

REGISTROS DE MERCANCÍAS EN TARJETAS Y LIBROS:

- REGISTRO DE MERCANCÍA;Procedimiento para le registro de las mercancías:*Mercancías generales:El procedimiento global o de mercancías generales consiste en registrar las diferentes operaciones de mercancías en una sola cuenta, la cual se abre con el nombre de mercancías generales.

La cuenta de mercancías generales tiene el siguiente movimiento:

Mercancías generales.Se carga: Al principiar el ejercicio1.- Del valor del inventario inicial de mercancías (A precio de costo). Durante el ejercicio.2.- Del valor de las compras (A precio de adquisición).3.- Del valor de los gastos de compra.4.- Del Valor de las devoluciones de ventas (A precio de venta).5.- Del valor de los descuentos o rebajas sobre ventas. | Se abona: Durante el ejercicio1.- Del valor de las ventas (A precio de ventas).2.- Del valor de las devoluciones sobre compras (A precio de de adquisición).3.- Del valor de los descuentos rebajas sobre compras. |

Como puede verse, el movimiento de esta cuenta es heterogéneo, pues en ella se registran conceptos a precio de costo y a precio de venta, por lo que su saldo n tiene ninguna significación, ya que no representa el costo del inventario final de mercancías ni la utilidad o perdida bruta.

Considerando que la cuenta de mercancías tiene movimiento de activo respecto al precio de costo y de resultado respecto a la utilidad o perdida incluida en el precio de venta, se dice que su saldo es mixto, es decir, de activo y de resultados.

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Al terminar el ejercicio es necesario separar de la cuenta de mercancías generales el movimiento de activo del de resultados para que su saldo arroje la utilidad o perdida bruta. La separación de dichos movimientos se hace por medio de un ajuste el cual será objeto de un estudio posterior.

Su aplicación en las cuentas son:Inventario inicial: Se carga, porque representa un activo, todo Activo debe principiar por un cargo.

Compras: Por que al comprar mercancías aumenta el Activo, todo aumento del activo se carga.

Gastos de compra: Se cargan por que los gastos disminuyen el capital, toda disminución del capital se carga.

Devoluciones /venta: Se cargan porque, al devolvernos mercancías aumenta el activo, todo activo se carga.

Descuentos /venta: Se carga, porque, al concederlas el cobro es menor, lo cual disminuye el capital, toda disminución del capital se carga.

Ventas: Se abonan porque, al vender mercancías, disminuye el activo, toda disminución del activo se abona.

Devoluciones/compra: Se abona porque, al devolvernos mercancía disminuye el activo, toda disminución del activo se abona.

Descuentos/compra: Se abona porque, al sernos concedidas el pago es menor, lo cual aumenta el capital, todo aumento del capital se abona.

ROTACIÓN DE INVENTARIO:La rotación del inventario o rotación de existencias es uno de los parámetros utilizados para el control de gestión de la función logística o del departamento comercial de una empresa. La rotación, en este contexto, expresa el número de veces que se han renovado las existencias (de un artículo, de una materia prima...) durante un período, normalmente un año.

Este valor constituye un buen indicador sobre la calidad de la gestión de los abastecimientos, de la gestión del stock y de las prácticas de compra de una empresa. No puede establecerse una cifra ya que varía de un sector a otro:1 las empresas fabricantes suelen tener índices de rotación entre 4 y 5; los grandes almacenes procuran llegar a 8; y los hipermercados pueden llegar a 25 en algunos artículos del surtido de alimentación.

La rotación del inventario corresponde a la frecuencia media de renovación de las existencias consideradas, durante un tiempo dado. Se obtiene al dividir el consumo (venta, expediciones...), durante un período, entre el valor del inventario medio, de ese mismo período.

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Por ejemplo, si un vendedor de coches mantiene de media 10 coches en exposición en su tienda y al año vende un total de 150 vehículos, su stock tiene una rotación de 15. La rotación se calcula dividiendo las ventas totales, en este caso 150, entre el inventario medio, en este caso 10.

La rotación del inventario, en realidad, está informando del número de veces que se recupera la inversión en existencias, durante un periodo. En el ejemplo anterior, el vendedor de coches ha recuperado 15 veces la inversión en coches que realizó durante el año, al vender 150 vehículos, manteniendo unas existencias medias de 10.

Cálculo

La rotación, o índice de rotación, IR, se calcula con la expresión:

Ventas a precio de coste:

Son las unidades vendidas durante el periodo, pueden expresarse en unidades físicas o en unidades monetarias; en este último caso, la cifra debe reflejar el coste de las ventas (o las ventas a precio de coste), no los ingresos por ventas, pues distorsionaría el resultado.

Existencias medias

Son las unidades almacenadas por término medio durante el periodo, igualmente pueden expresarse en unidades físicas o en unidades monetarias, a su valor en el almacén.

Las dos cifras deben expresarse en la misma unidad.

Fórmula para determinar la rotación de inventarios

La rotación de inventarios se determina dividiendo el costo de las mercancías vendidas en el periodo entre el promedio de inventarios durante el periodo. (Coste mercancías vendidas/Promedio inventarios) = N veces.

EXCESO DE MERCANCÍA:Ya que el empresario por lo general se centra en tener altos niveles de inventario para asegurar su venta, muchas veces se incurre en exceso de materiales para la venta, lo que tiene como consecuencia principal el aumento de la merma y la disminución de la calidad en perecederos, lo que lleva como consecuencia una menor calidad de los productos que se ofrecen.

En empresas meramente comerciales, el tener exceso de inventarios lleva a mayor descontrol los mismos y una disminución paulatina de la liquidez, es decir, para mantener un alto nivel de mercancía la empresa debe contratar créditos con

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proveedores y la recuperación del efectivo va sirviendo para pagar dichos créditos y gastos fijos de la empresa con dificultad,  provocando que se viva "al día".  Esta situación es más acentuada cuando la empresa maneja créditos para sus clientes, ya que entra en juego también la recuperación de cartera que en nuestro país siempre es problemática.

OBSOLESCENCIA DE LOS INVENTARIOSCuando el deterioro, la obsolescencia, el lento movimiento y otras causas indiquen que el aprovechamiento o realización de los artículos que formen parte del inventario resultara inferior al valor registrado, deberá admitirse la diferencia como una pérdida del ejercicio. El ajuste que se corre es el cargo a la cuenta de gastos generales con abono a una cuenta complementaria de activo que se llama “provisión por inventarios obsoletos o de lento movimiento”. No se abona directamente en la cuenta de almacén porque se trata de una estimación.

Ejemplo:La empresa “Obsoleta, S.A de C.V.,” tiene un saldo en almacén de $20,000.00, después de hacer un estudio se determinan mercancías obsoletas por un importe de $1,000.00 y decide realizar el siguiente ajuste:

La provisión por inventarios obsoletos no se abona directamente en la cuenta de almacén. La cuenta de “Provisión por inventarios obsoletos” es de naturaleza acreedora; aparece en el balancegeneral disminuyendo el saldo de la cuenta de almacén, de esta forma:

MERMA Y DETERIORO DE LOS INVENTARIOS.Es común en empresas que se dedican a la producción de mercancías que tengan estos conceptos; sin embargo, se desconoce el tratamiento fiscal para su deducción, por ejemplo, las que se dedican a la producción de vasos, alimentos, medicamentos o bien a la fabricación de muebles o en gasolineras.

En la LISR no hay una definición del concepto de “Mermas o desperdicios” y, tomando en consideración lo que establece el artículo 2o., fracciones XI y XII, de la Ley Aduanera, podemos señalar lo siguiente:

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Mermas. Los efectos que se consumen o pierden en el desarrollo de los procesos productivos y cuya integración al producto no pueda comprobarse. No tiene ningún valor contable o económico (ejemplo: evaporación en los procesos químicos). Están considerados dentro del costo normal.

Control de mermas1. Se llevará un control de todas las mermas que haya por departamento en el formato correspondiente, anotando el motivo de la merma.

2. Semanalmente se llevara a cabo la revisión de las mermas con el jefe de departamento, firmando la revisión (formato) y siendo verificada por la gerencia.

3. Las mermas generadas por el mal manejo de mercancía o por mal uso de productos deberán ser registradas en un reporte de incidencias para tomar las decisiones pertinentes en cada caso.

4. Las mermas producidas por circunstancias propias del producto ajenas a la operación se registrarán en un reporte de incidencias y se notificará al proveedor, tratando de llegar a un acuerdo para el cambio físico de dicha mercancía.

5. Se llevará un listado de mermas con el costo de cada producto mermado el cual será revisado semanalmente con la gerencia para tomar las decisiones pertinentes.

6. Se atacarán inmediatamente las mermas producidas por errores del personal, teniendo como prioridad las de mercancías caras y las que se tengan como reincidencias en varios departamentos según el formato de control.

Deterioro de los inventarios:El deterioro en el valor de los inventarios, debe sujetarse al siguiente procedimiento:

La entidad antes de emitir estados financieros, para darlos a conocer a los usuarios de la información, debe evaluar si ha habido deterioro del valor en libros de los inventarios.

La entidad realizara la evaluación comparando el importe en libros de cada partida del inventario (o por grupos de partidas similares) por su precio de venta menos los costos de determinación y venta para calcular el deterioro de esa partida o grupo de inventarios.

Si una partida o grupo de partidas similares se han deteriorado en su valor, la entidad reducirá el importe en libros de inventarios a su precio de venta menos los costos de terminación y venta.

Esa reducción es una pérdida por deterioro y se reconoce inmediatamente en el periodo contable que se detecta en el estado de resultados.

Código Cuentas Débitos CréditosGastos por pérdida por deterioro XXDeterioro de inventarios XX

Registra el deterioro en una partida de   inventarios

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Los siguientes formatos de control, pueden ser usados libremente para el control de nuestro inventario.  Dependiendo qué tantos aspectos queremos controlar, serán los formatos que necesitemos.

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2.2 MANEJAR LOS SOBRANTES Y FALTANTES DE LOS INVENTARIOS, DE ACUERDO A LOS PROCEDIMIENTOS.

- SOBRANTES Y FALTANTES DE LOS INVENTARIOS.

TRATAMIENTO DE FALTANTES Y SOBRANTES DE INVENTARIOSLos faltantes y sobrantes de inventarios son el resultado de conciliar el inventario físico tomado por la empresa con el Kardex Contable de las existencias y su tratamiento es como sigue:

Tratamiento contable: a. Si el ajuste de los faltantes y sobrantes no fuera significativo, se considera como parte de la propia operatividad del negocio pudiendo ser cargado y/o abonado directamente a la cuenta Costo de Ventas.

b. Si el ajuste de los faltantes y sobrantes fuera significativo, deberá ser cargado y abonado a los resultados en cuentas separadas, después de la utilidad operativa. Tratamiento tributario:

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El tratamiento tributario para los faltantes y sobrantes es paradójico, pues si bien el gasto contabilizado por los faltantes de inventario no es reconocido como tal, el ingreso contabilizado por los sobrantes de inventario sí debe ser reconocido como ganancia.

TRATAMIENTO DE MERCADERÍAS DESTRUIDASCuando una empresa decide destruir parte de su stock de mercaderías se debe básicamente:

al deterioro que sufren los inventarios a la obsolescencia de la mercadería el daño que ha sufrido la mercadería

En estos casos, su tratamiento contable y tributario escomo sigue:

Tratamiento contable:a. Cuando se identifica mercadería deteriorada y se destruye con acta notarial en el mismo periodo, se hará directamente un cargo a los resultados con el siguiente asiento:

---------------------- x ---------------------DR. Gasto xxCR. Existencias xx----------------------------------------------b. Cuando se identifica mercadería deteriorada pero su destrucción notarial no es en el periodo se tendrán que realizar los siguientes asientos:

b.1 En el periodo que se identifica la mercadería deteriorada se deberá efectuar una provisión por desvalorización de existencias con cargo a los resultados del periodo como sigue:

---------------------- x ---------------------DR. Gasto xxCR. Provisión por desvalo- rización de existencias xx---------------------------------------------

b.2 Toda vez que la provisión por desvalorización de existencias no es aceptada como gasto tributario, se deberá reparar el asiento en la Declaración Jurada de Impuesto a la Renta, generando una diferencia temporal con la contabilidad a que origina un activo diferido de acuerdo a la NIC –12, Impuesto a la Renta Diferido como sigue:

---------------------- x ---------------------DR. Activodiferido xxCR. Ingreso xx

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Para contabilizar la diferencia temporal, generado por la provisión por desvalorización de existencias (30% del monto de la provisión)------------------------------------------------

b.3 En el periodo en el que se destruya con acta notarial mercadería ya provisionada, se dará de baja contablemente las existencias contra la provisión por desvalorización como sigue:

---------------------- x ---------------------DR. Provisión por desvaloriza- ción de existencias xxCR. Existencias xx

b.4 Al ser destruidas notarialmente las existencias deterioradas, el gasto que fue reparado en el año que se realizó la provisión es aceptado como gasto tributario, por lo que contablemente deberá reversarse el activo diferido de acuerdo a la NIC–12 como sigue:

---------------------- x ---------------------DR. Impuesto a la Renta por pagar xxCR. Activo diferido xx------------------------------------------------

Tratamiento tributario: Para que la destrucción de mercaderías esté debidamente acreditada, deberá efectuarse de acuerdo al Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA) de la SUNAT aprobado por el D.S. No. 061-2000-EF (27.06.2000), el contribuyente deberá solicitar la inspección física de la destrucción de las existencias, para lo cual comunicará a la SUNAT mediante una carta incluyendo la relación de existencias a ser destruidas o incineradas, así como la fecha de la destrucción, con una anticipación de seis días hábiles a la fecha de la destrucción, quedando a potestad de la SUNAT el asistir o no en la destrucción. La destrucción de las mercaderías se llevará a cabo en presencia de un Notario Público o Juez de Paz.

Si se procediera a la destrucción de mercadería deteriorada sin contar con la debida acreditación antes mencionada, esta operación no sería aceptada como gasto tributariamente, por lo que, tendría que ser reparado en la Declaración Jurada, así mismo la empresa tendría que reintegrar el Impuesto General a las Ventas tomado como crédito fiscal al momento que efectuó la compra de estas mercaderías.....................................

Bajo los dos casos mencionados, la Gerencia de la Empresa deberá tomar la decisión de ajustar contablemente sus inventarios, a fin de reflejar lo más razonablemente el saldo contable de la cuenta Existencias. Asimismo, deberá tomar en cuenta el efecto financiero y tributario que producirán estos ajustes contables en los estados financieros.

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2.3 IDENTIFICAR LOS EFECTOS DE LOS INVENTARIOS EN LOS ESTADOS FINANCIEROS, EN LAS VENTAS Y EN EL IMPUESTO SOBRE LA RENTA, DE

ACUERDO A LAS INSTRUCCIONES Y PROCEDIMIENTOS.

EFECTOS DE LOS INVENTARIOS EN LOS ESTADOS FINANCIEROS, EN LAS VENTAS Y EN EL IMPUESTO SOBRE LA RENTA:

EFECTOS DE LOS INVENTARIOS EN LOS ESTADOS FINANCIEROS:Los Estados financieros principales de una corporación pública incluyen el balance (una instantánea del estado de la Corporación en un momento dado) y la declaración de ingresos (un informe sobre los ingresos y los gastos de una empresa durante un período de tiempo). Inventario tiene consecuencias para cada uno de ellos.

Hojas de balance:Un balance se divide en dos partes: la primera (pensamiento de como el lado izquierdo) listas y valores de todos los activos de la empresa; la segunda (la derecha) listas y valores pasivos de la empresa y su capital social. Activos = pasivos + capital, por lo que el balance de los dos lados debe reflejarlo.

Inventario es una colección de los activos de la empresa, listados por consiguiente. Así, otras cosas iguales, cualquier cambio en la práctica de contabilidad que aumenta el valor del inventario aumentarán activos totales y el patrimonio neto.

FIJACIÓN DE PRECIOS:La fijación de precios es una estrategia económica que determina los objetivos financieros, de marketing y de métodos que tiene una compañía. También establece los objetivos del producto o marca, así como la elasticidad de su demanda en relación al precio y los recursos disponibles para su disposición.

COMO FIJAR PRECIOS:Una empresa debe poner un precio inicial cuando desarrolla un nuevo producto, cuando introduce su producto normal en un nuevo canal de distribución o área geográfica y cuando licita para conseguir contratos nuevos.La empresa debe decidir donde pocisionará su producto en cuanto a calidad y precio.En algunos mercados, como el de los automóviles, es posible encontrar hasta ocho puntos de precio:

Segmento Ejemplo (Automóviles)

Definitivos Rolls-Royce

Dorado Mercedes_BenzLujo Audi

Especiales Volvo

Medio Buick

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Facilidad/comodidad Ford EscortImitación, pero más barato HyundaiSólo precio Kia

Puede haber competencia entre los segmentos de precio - calidad. La siguiente figura muestra nueve estrategias de precio - calidad. Las estrategias diagonales 1, 5 y 9 pueden coexistir en el mismo mercado; es decir, una empresa ofrece un producto de alta calidad a un precio alto, otra ofrece un producto de calidad media a un precio medio. Los tres competidores pueden coexistir en tanto el mercado mantenga tres grupos de compradores: quienes insisten en la calidad, quienes insisten en el precio, y quienes equilibran ambas consideraciones.Las estrategias 2, 3 y 6 son formas de atacar las posiciones diagonales. La estrategia 2 dice: “nuestro producto tiene la misma alta calidad que el producto 1 pero cobramos menos”. La estrategia 3 dice lo mismo y ofrece un ahorro aún mayor. Si los clientes sensibles a la calidad creen lo que dicen estos competidores, lo sensato será comprarles y ahorrar dinero ( a menos que el producto de la empresa 1 haya adquirido un atractivo).

PrecioAlto Mediano Bajo1. Superior 2. De Valor alto 3. De Supervalor

4. De Sobrecobro 5. De valor medio 6. De buen valor

7. De imitación 8. De economía falsa

9. De economía

Las estrategias de posicionamiento 4, 7, y 8 equivalen a cobrar un precio excesivo por el producto en relación con su calidad. Los clientes se sentirán “estafados” y probablemente se quejaran o hablaran mal de la empresa.

La empresa tiene que considerar muchos factores al establecer su política de precios. Describiremos un procedimiento de seis pasos: (1) Seleccionar el objetivo de la fijación de precios; (2) determinar la demanda; (3) estimar los costos; (4) analizar los costos, precios, ofertas de los competidores (5) Escoger un método de fijación de precios; (6) seleccionar el precio final.

Políticas de fijación de preciosLa decisión sobre la mejor política de fijación de precios depende del nivel de costos de la empresa; del análisis global del mercado y de la situación de los competidores en cuanto a los precios y la comercialización.

Las principales políticas con que cuentan las empresas están orientadas por:

Los costos: es la más sencilla y ampliamente utilizada. Se calcula un costo de cada unidad de producción y a ese costo básico se le suma un porcentaje o margen de beneficio absoluto para determinar el precio. Los métodos

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basados en el precio de equilibrio y en el costo marginal son los más usuales.

El mercado: la fijación de costos orientada por la demanda, parte de la intensidad de la misma expresada por los consumidores. Se fijan precios altos cuando el interés de los consumidores es intenso y precios bajos cuando es débil. Los costos reales pueden ser los mismos en ambos casos.

Por la competencia: se basa en el comportamiento real o previsto de los competidores. Las empresas que aplican este método no buscan vincular los precios con los costos ni con la demanda del mercado: fijan sus precios en relación con lo que hacen sus competidores, manteniéndose en su nivel actual si es eso lo que se propone la competencia.

Para fijar los precios en el mercado de exportación se deberán tener en cuenta los costos, la demanda y la competencia y los beneficios promocionales a las exportaciones.

RELACIÓN ENTRE COSTO Y PRECIO:El cálculo correcto del precio es un elemento crítico cuando se vende a nivel internacional y es un ítem fundamental de la fórmula de comercialización, cuyos elementos son interdependientes. El precio es una variable estratégica, de cuyo nivel dependerá el posicionamiento, la imagen del producto y la importancia de los clientes potenciales.

PrecioAl igual que en el mercado nacional, el precio al cual se vende un producto es uno de los factores determinantes de las ganancias de la empresa. La diferenciación de los productos modifica los costos y por consiguiente los precios. Los canales de comercialización dependen del producto y su elección determina un costo, que a su vez repercute en el precio.

Las decisiones son a menudo irreversibles: no se puede fijar un precio para luego bajarlo sin que desvalorice la imagen del producto, impidiendo de esta forma toda acción posterior, tendiente a elevarlo.

Los objetivos de la empresa exportadora deben considerar la permanencia y la credibilidad del mercado como esencial. Estos objetivos a largo plazo se traducen en una preocupación de corto plazo: la búsqueda de rentabilidad.

Los elementos básicos tradicionales que determinan un precio son: costos, demanda del mercado y nivel de competencia (oferta). Esto es válido tanto para el mercado nacional como para el internacional.

No obstante, dichos elementos pueden variar de un mercado a otro y en la comercialización de exportaciones, muchas veces resulta necesario aceptar un precio de los productos que sea inferior al que se obtiene en el doméstico. Esto hace que los empresarios a menudo sean reacios a emprender la exportación; pero pasan por alto que la exportación puede ser rentable aún cuando los precios deban ser inferiores. La decisión que se tome deberá contemplar los siguientes factores:

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Sus costos. El mercado. El margen de beneficios que se desea obtener.

CostosEl costo de producción y los gastos de comercialización pueden ser importantes partidas de costos. También existen gastos generales, llamados indirectos, que no pueden atribuirse en forma directa a un producto. El costo de producción varía con la cantidad producida y el costo unitario disminuye al aumentar la cantidad.

Existen costos fijos que tienen que pagarse cualquiera sea la cantidad producida (alquiler del local, costo de maquinaria, retribución del director de la fábrica etc.). Si se producen más unidades, estos costos fijos se distribuyen más reduciendo el costo unitario. Además, existen los costos variables que aumentan con la cantidad producida (los costos de materiales, la mano de obra, los combustibles y energía).

Los costos de producción se consideran a veces los únicos elementos importantes al fijar el costo y el precio de un producto. Sin embargo, los costos de comercialización y entrega pueden ser no menos importantes, sobre todo en la exportación (costo de mantenimiento de stocks, gastos de capital y de almacenamiento físico, embalajes ad-hoc, transporte, comisiones, publicidad, viajes al exterior, participación en ferias internacionales, etc.). Pueden clasificarse en fijos (salario de un vendedor) y variables (comisión del vendedor).

Precio de equilibrioUna vez determinado el costo total de producción y comercialización de cualquier cantidad de productos, se divide ese costo total por el número de unidades. Este costo unitario representa el precio de equilibrio. La comercialización realizada por encima de ese precio genera una ganancia. El costo unitario de producción también representa el precio de equilibrio. Por lo tanto, al aumentar la cantidad de unidades producidas crece el beneficio resultante de cada unidad vendida, suponiendo que se mantenga el mismo precio. De ese modo, como la exportación requerirá un aumento de la producción total, puede hacer disminuir el costo unitario.

Los costos fijos deben pagarse cualquiera sea la cantidad producida. A estos costos se agregan los costos variables que aumentan con la cantidad producida. La división del costo total por el número de unidades determina el costo unitario. Así se obtiene el precio de equilibrio.

Lograr el precio más alto posible por un producto o comercializar el mayor número posible de unidades no constituyen necesariamente las formas de obtener mayores beneficios. Tratar de aumentar los beneficios mediante mayores precios plantea la dificultad de que los altos precios suelen significar menos ventas y, por otro lado, si se reducen los precios para vender más unidades, el resultado puede ser simplemente menores ingresos.

El éxito de la comercialización reside en fijar el precio en el nivel en que el producto de las ventas supera el total de costos por el margen más amplio.

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Encontrar este punto es el objetivo mismo de la política de fijación de precios.

Fijación del costo marginalLas ventas de exportación al mismo precio que las realizadas en el país pueden generar, un beneficio adicional. Suponiendo que se trabaja por debajo de la capacidad plena de producción, el mayor volumen significará un costo de producción unitario más bajo y mayores beneficios unitarios en cada venta, en el país y en el extranjero. Sin embargo, muchas veces tienen que aplicarse en el extranjero precios más bajos para poder competir con otros proveedores o superar obstáculos arancelarios. Además, los gastos de promoción y otros costos pueden ser mayores en terceros mercados.

Una empresa que se propone exportar y mantiene sus precios en el mercado interno pero tiene que reducirlos en el de exportación para poder colocar sus productos, en vez de calcular los costos para la exportación sobre la misma base que para las ventas en el país, examina la cuestión desde otro ángulo. Parte de la base que los costos fijos ya están cubiertos mediante sus ventas en el país, dado que los tendría de cualquier modo, exporte o no otros productos. Por lo tanto, calcula únicamente los nuevos costos que se generan, es decir, los costos variables de la producción adicional destinada a la exportación; se trata de los costos marginales, también llamados costos incrementales. Como el costo unitario marginal es menor para los productos de exportación que el costo unitario de los productos destinados al mercado interno, el precio de equilibrio para la exportación también es más bajo.

La clave de la fijación de costos marginales consiste en considerar las ventas en el país y las de exportación como compartimentos estancos y, a su vez, entender a las segundas como ventas complementarias.

Si los costos fijos están cubiertos mediante las ventas en el país, los costos adicionales de los productos destinados a la exportación pueden considerarse costos variables. Esto significa que el precio de equilibrio para la exportación puede ser muy inferior al calculado sobre la base de los costos fijos y variables.

Sin embargo, la mejor utilización del método del costo marginal probablemente no consista en reducir el precio de exportación, o al menos en reducirlo demasiado o durante demasiado tiempo, sino en justificar mayores desembolsos para la comercialización. Generalmente, la empresa que tiene éxito y vende a un precio mayor que el más bajo del mercado, está en condiciones de imponer ese nivel de precio porque su producto ofrece valores superiores, como:

Un buen prestigio de marca, forjado mediante importantes gastos de promoción.

Seguridades en cuanto a calidad, servicio y entrega. Facilidad de obtención a través de minoristas, mayoristas y otros canales de

comercialización que actúan en mejor posición y con mayor prestigio. Representación por vendedores eficientes y capacitados.

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Embalaje eficaz y atractivo.

El precio más bajo puede ser un instrumento eficaz de comercialización a corto o largo plazo. Pero es importante recordar que sólo representa una de las formas de aprovechar la ventaja en los costos, y que esa ventaja puede desaparecer fácilmente al surgir un nuevo competidor en el mercado con precios aún más bajos. Una situación firme en el mercado asegurada por la calidad del producto y la eficacia de la comercialización es mucho más difícil de desplazar.

3.1 REALIZAR VALUACIÓN DE INVENTARIOS, SEGÚN TIPOS DE SISTEMAS.

VALUACIÓN DE INVENTARIOS:

Hacer inventario es una de esas tareas ingratas que, por pereza o desconocimiento, muchas empresas suelen retrasar más de lo razonable. Sin embargo, un control regular de tus bienes puede ofrecerte ventajas.

La información es poder, dice una de las consignas más antiguas en el mundo de los negocios, y la mayoría de empresarios suele seguirla a rajatabla cuando se trata de estar al tanto de cualquier detalle de su sector. De igual forma, todo emprendedor ambicioso querrá saber lo más posible acerca de sus clientes: quiénes son, dónde están concentrados, su gasto medio... Sin embargo, en casa del herrero cuchillo de palo: ese mismo empresario, tan cuidadoso de puertas afuera, es posible que no sepa con exactitud qué bienes tiene dentro de su empresa ni cuánto valen esos activos. Es decir, el tipo de información que podría obtener simplemente tomándose la molestia de hacer inventario.

Con la realización del inventario se busca “comparar las cifras que tenemos según los libros con las existencias reales que hay en el almacén, calculando su valor y la calidad de las mismas”, apunta Thierry Casillas, profesor de Pymes de EOI Escuela de Negocios. Aunque este cálculo parece de sentido común dentro de un negocio dedicado a la producción o venta de artículos, resulta necesario en cualquier tipo de compañía ya que, como recuerda Casillas, “incluso una empresa de servicios tiene un volumen de existencias, aunque sólo sea el material de oficina, y hay que hacer recuento de ellas”.

¿CUÁNDO HACERLO?Realizar inventario al menos una vez al año no deja de ser una exigencia legal en la medida en que cualquier sociedad debe valorar sus existencias con vistas al cierre contable. Por esa razón, muchas empresas suelen aprovechar el final del ejercicio económico para hacer recuento de sus activos.

Este inventario anual es una opción que “se puede realizar cuando existe un número limitado de referencias”, dice José Ramón Márquez de la Cuesta, profesor del Instituto de Formación Empresarial de la Cámara de Madrid. El inconveniente, destaca, “es que la empresa debe efectuar una interrupción de sus actividades de almacenamiento, paralizando las entradas y salidas” mientras dure el recuento.

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Pero si no quieres detener tu actividad, tienes la posibilidad de hacer un inventario cíclico, a lo largo del ejercicio. “De esta forma, la empresa realiza cada semana o mes el recuento de un determinado número de referencias y cuando finalice el año habrá hecho ya el recuento total”, aclara Márquez de la Cuesta.CLASIFICACIÓN PORACTIVOS:En cuanto a cómo debes clasificar tus bienes, recuerda que en un inventario que incluya todos los activos deberá existir una división entre lo que llamamos partidas de activo circulante (existencias del almacén) y las de activo fijo (maquinaria, instalaciones, edificios, mobiliario, equipos informáticos, etc). Todo eso, lógicamente, debe ser también objeto de inventario”, señala Márquez de la Cuesta.

Por lo que se refiere a los bienes consumibles (papel, bombillas, bolígrafos, papeleras), necesarios para la actividad pero de menor valor, se deben sumar en el circulante. Lo habitual es que se fije un límite de precio (con relación a su valor por unidad) y en función de éste se incluyan en una u otra partida.

EL INVENTARIO, PASO A PASO:Puede que pienses que los bienes de tu empresa son tan limitados que casi los puedes ir contando sobre la marcha, pero no olvides que un inventario es un sistema de control y, cuanto más preciso sea, mejor. Lo primero es verificar la ubicación de los artículos, es decir, localizarlos. Esa tarea debería ser fácil si has hecho los deberes previos: codificarlos todos. Asignar a tus activos unos códigos de ubicación y de producto te servirá tanto para identificar cada uno como su emplazamiento en el almacén.

Respecto a las herramientas necesarias, se trata de elaborar unas bases de datos, para lo cual debería bastarte con los programas informáticos más habituales. Desde Internet es posible descargar modelos de hojas de inventario en Excel.

Según vayas haciendo el recuento de las existencias físicas reales (tal como se les denomina en la jerga), producto a producto y referencia a referencia, y sepas el número de unidades que tienes de cada cosa, es importante que introduzcas esa cifra en una aplicación informática. Eso te permitirá comparar el dato con el que figura en tus archivos de control. En caso de que haya diferencias en los números, estaremos ante una desviación, ya sea negativa o positiva (que falten o sobren productos).

Si concluido este recuento resulta que tus existencias no coinciden finalmente con las que esperabas, has de hacer una valoración de esa desviación o desajuste para proceder a su regularización. Dicho de forma más sencilla: debes ajustar las cifras de tus libros de acuerdo con la realidad. Cuando realizas el recuento del inventario, estás obteniendo también los datos para tu inventario contable, y la regularización es por tanto “una regularización contable, que afecta al balance de la compañía”, explica Márquez de la Cuesta.

TUS MÁRGENES DE MANIOBRA:

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A modo de referencia, que sepas que siguiendo la llamada clasificación ABC las empresas suelen considerar admisible una desviación distinta dependiendo del tipo de producto. Para los artículos de clase A (los más valiosos para tu negocio), la desviación debería ser de cero; en la clase B se toleraría una máxima del +/-1%, mientras que en los productos de clase C se admite un margen máximo de hasta dos puntos porcentuales.

Si los desajustes son graves, puedes plantearte hacer un análisis histórico de los movimientos de entrada y salida, en busca de posibles fallos en los registros que te aclaren los bailes de cifras y ayuden a evitar otros.  “En ese caso –aclara Márquez de la Cuesta–, en lugar de una regularización contable lo que tendrías que hacer es la rectificación de un movimiento erróneo”.

Beneficios:No se trata sólo de poner orden en las dependencias de tu empresa. Un control regular de inventario te ofrece información de gran utilidad para muchas situaciones:Manuel Pernas 24/09/200

EVITAR ROTURAS DE STOCK:

Cada vez que dejas de atender un pedido por no disponer de un determinado producto pierdes una venta y, quizás, un buen cliente. Las empresas de comercialización de productos tienen cuidado de no llegar a ese extremo. Sin embargo, incluso una compañía de servicios puede enfrentarse a una rotura de stock. Evitarlo es también una estrategia de fidelización.

DETECTAR MATERIAL CADUCADO O DETERIORADOEl fin del inventario no es sólo confirmar que el material existe, sino que está en las condiciones adecuadas para la venta. Comestibles caducados, material de enseñanza desfasado en los archivos de una empresa de formación... Si no llevas un control regular, puedes encontrarte con que lo que creías bienes útiles ya no lo son tanto.

PROMOCIONES Y LIQUIDACIONES“Imagina que guardas un montón de licencias de Windows XP... Pasado un tiempo, ¿quién va a querer comprar ese material?”, recuerda Casillas. Y quien dice software dice, por ejemplo, merchandising de cualquier fenómeno mediático con fecha de caducidad: desde Indiana Jones a Rodolfo Chikilicuatre y su guitarra. Estar atento a tus existencias te permite detectar los artículos próximos al desfase y organizar las promociones y liquidaciones oportunas.

CONOCER EL VALOR DE TUS EXISTENCIASNormalmente, las existencias se valoran a precio de coste. Pero si el producto caduca, queda desfasado o descatalogado, la valoración que constaba en tus libros ya no es válida. Cuanto más ligado a la moda esté el producto, mayor necesidad de actualización.

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Optimiza el proceso

APLICACIÓN DE LOS MÉTODOSCon el siguiente ejemplo se pretende explicar la aplicación de cada uno de los métodos para la fijación del costode mercancías en el inventario.

Cantidad  Costo unitario   Valor total Inventario inicial                    10 Unid.     $ 10.00             $100.00 Compras                               30 Unid.     $ 15.00             $450.00 Cantidad total                       40 Unid.     $550.00 Ventas periodo                      35 Unid.  Inventario final                       5 Unid.

1. Promedio ponderadoValor total      =   $550.00 =  $13.75Cantidad total           40El valor promedio del costo por artículo es de $13.75El valor del inventario final = 5 Unid. * $13.75 = $68.75El inventario final queda valorado al costo promedio mercancía en existencia.

2. PEPS o FIFOValor del inventario final por= 5 Unid. * $15.00 = $75.00El inventario final queda valorado al costo de la última mercancía comprada.

3. UEPS o LIFOValor del inventario final por= 5 Unid. * $10.00 = $50.00El inventario final queda valorado al costo de la primera mercancía en existencia.4. Análisis finalPromedio:  $ 68.75PEPS:  $ 75.00UEPS:  $ 50.00

Al analizar los tres métodos se puede sacar como conclusión que la valoración mas baja es la obtenida  con el UEPS, la más alta con el PEPS y una valoración intermedia con el promedio.

El inventario incluye:a. Materias primasb. Las mercancías de propiedad de la empresa que se encuentran en

bodegac. Mercancías en tránsitod. Mercancía en consignación

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GESTIÓN DE INVENTARIOSGestión de InventariosLa administración de inventario es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotación y evaluación del inventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo de inventario tenga la empresa, ya que a través de todo esto se determina se determinan los resultados (utilidades o pérdidas) de una manera razonable, pudiendo establecer la situación financiera de la empresa y las medidas necesarias para mantener o mejorar dicha situación.

La administración de inventario implica la determinación de la cantidad de inventario que deberá mantenerse, la fecha en la que deberán hacerse los pedidos y las cantidades de unidades a pedir.

Existen dos factores importantes que se tienen en cuenta para conocer lo que implica la administración de inventario:

Minimización en la inversión de inventario: el inventario mínimo es cero, la empresa podrá no tener ninguno y producir sobre pedido, esto no resulta posible para la gran mayoría de las empresas, puesto que debe satisfacer de inmediato las demandas de los clientes o en caso contrario el pedido pasará a los competidores que puedan hacerlo, y deben contar con inventarios para asegurar los programas de producción. La empresa procura minimizar el inventario porque su mantenimiento es costoso.

Afrontando la demanda: si la finalidad de la administración de inventario fuera solo minimizar las ventas satisfaciendo instantáneamente la demanda, la empresa almacenaría cantidades excesivamente grandes del producto y así no incurriría en los costos asociados con una alta satisfacción ni la pérdida de un cliente etc. Sin embargo resulta extremadamente costoso tener inventarios estáticos paralizando un capital que se podría emplear con provecho. La empresa debe determinar el nivel apropiado de inventarios en términos de la opción entre los beneficios que se esperan no incurriendo en faltantes y el costo de mantenimiento del inventario que se requiere.

La administración de inventarios en general se centra en cuatro aspectos básicos:

1. Cuantas unidades deberían ordenarse o producirse en un momento dado.

2. En qué momento debería ordenarse o producirse el inventario.

3. Que artículos del inventario merecen una atención especial

4. ¿Puede la empresa protegerse contra los cambios en los costos de los artículos de los inventarios?

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