contabilidad de costos - gonzalo sinisterra v

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Gonzalo Sinisterra Valencia

CONTAB DAD ILI

Sinisterra, Gonzalo Contabilidad de costos / Gonzalo Sinisterra. -

Bogot : Ecoe Ediciones, 2006. 446 p. ; 24 cm. ISBN 978-958-648-422-0 1. Contabilidad de costos 2. Control de costos 3. Contabilidad

administrativa, I. Tt. 657.4 cd 20 ed. A1073959

CEP-Banco de la Repblica-Biblioteca Luis ngel Arango

Coleccin: Textos universitarios rea: Contabilidad y finanzas Edicin: Bogot, D.C., 1994 Primera edicin: Bogot, D.C., abril de 2006 Reimpresin: Bogot D.C., septiembre de 2010 Reimpresin: Bogot D.C., 2011 ISBN: 978-958-648-422-0

Gonzalo Sinisterra Valencia [email protected] electrnico:

Ecoe Ediciones [email protected]

www.ecoeediciones.com Carrera 19 No. 63C-32, Pbx. 2481449, fax. 3461741

Correo electrnico:

Coordinacin editorial: Alexander Acosta Quintero Autoedicin: Magda Rocio Barrero Cartula: Patricia Daz Impresin: Litoperla Impresores Carrera 25 No. 8-84, Tel. 3711916

Impreso y hecho en Colombia

A la memoria de Luca Valencia de Sinisterra

La vida de los muertos consiste en hallarse presentes en el espritu de los vivos

Cicern

Tabla de ConTenido

Prefacio ............................................................................................... xVii

1. Contabilidad de costos Conceptos bsicos ............................ 1 Competencias...................................................................................... 1 El ente econmico............................................................................... 2 Contabilidad financiera, contabilidad gerencial y contabilidad de costos .................................................................................................. 3 Antecedentes de la contabilidad de costos.......................................... 5 Naturaleza de los costos de produccin .............................................. 8 Definicin de contabilidad de costos .................................................. 9 Caractersticas de la contabilidad de costos........................................ 10 Objetivos de la contabilidad de costos................................................ 11 El papel del contador de costos........................................................... 12 Elementos del costo de produccin .................................................... 13

Materias primas ............................................................................... 14 Mano de obra ................................................................................... 14 Costos indirectos.............................................................................. 14

Clasificacin de los costos de produccin .......................................... 15 Costo del producto y costo del perodo ........................................... 15 Costo total y costo unitario .............................................................. 17 Costos variables, costos fijos y costos mixtos ................................. 17 Costos directos y costos indirectos .................................................. 21 Costos controlables y costos no controlables .................................. 22 Costos histricos y costos predeterminados ................................... 22

Viii GONZALO SINISTERRA VALENCIA

Costos de produccin y costo de operacin..................................... 23 Estados financieros de empresas de manufactura ............................... 23

Balance general................................................................................ 24 Estado del costo de ventas ............................................................... 25 Estado de resultados ........................................................................ 27

Flujo de los costos de produccin....................................................... 30 Flujo de produccin ......................................................................... 30 Flujo de costos ................................................................................. 32

Sistemas de costos .............................................................................. 34 Sistema de costos por rdenes de trabajo ........................................ 34 Sistema de costos por procesos........................................................ 35 Hoja de costos.................................................................................. 35 Caractersticas del sistema de costos por rdenes de trabajo .......... 36

Ciclo de la contabilidad de costos....................................................... 37 Resumen ............................................................................................. 44 Glosario............................................................................................... 45 Preguntas de autoevaluacin............................................................... 46 Ejercicios y problemas de evaluacin................................................. 47

2. Costeo por rdenes de trabajo Materias primas ............... 55 Competencias...................................................................................... 55 Definicin de inventarios ................................................................... 56 Materias primas................................................................................... 56 Clasificacin de las materias primas ................................................... 58 Diagrama de flujo de datos ................................................................. 58 Control de los inventarios ................................................................... 59

Reserva de materias primas ............................................................. 60 Compra de materias primas ............................................................ 61 Solicitud de compra de materias primas.......................................... 61 Orden de compra.............................................................................. 63 Recepcin de materias primas ........................................................ 66 Devolucin de materias primas al proveedor .................................. 68 Almacenamiento de materias primas............................................... 70 Orden de trabajo .............................................................................. 71 Consumo de materias primas........................................................... 71 Devolucin de materias primas al almacn ..................................... 73

Determinacin del tamao ptimo del inventario de materias primas 76 Punto del nuevo pedido ................................................................... 80

Contabilizacin de los inventarios ...................................................... 82 Sistemas de inventario ..................................................................... 82 Sistema permanente ......................................................................... 83 Sistema peridico............................................................................. 83

IXTABLA DE CONTENIDO

Compras de materias primas ......................................................... 83 Transporte, fletes y acarreos .......................................................... 84 Impuesto sobre las ventas .............................................................. 85 Retencin en la fuente ................................................................... 87 Descuento comercial...................................................................... 88 Descuento financiero ..................................................................... 89 Devolucin de materias primas al proveedor ................................ 90 Consumo de materias primas......................................................... 91

Devolucin de materias primas al Almacn .................................. 93 Provisiones para inventarios ............................................................... 95 Mtodos de valuacin del inventario de materias primas................... 95

PEPS Primeros en entrar, primeros en salir .................................. 96 UEPS ltimos en entrar, primeros en salir................................... 99 Promedio ponderado........................................................................ 99 identificacin especfica................................................................... 102

Resumen.............................................................................................. 103 Glosario............................................................................................... 103 Preguntas de autoevaluacin............................................................... 104 Ejercicios y problemas de evaluacin................................................. 105

3. Costeo por rdenes de trabajo Mano de obra ....................... 113 Competencias...................................................................................... 114 Naturaleza de la mano de obra............................................................ 114 Pagos laborales ................................................................................... 115

Salario .............................................................................................. 115 Jornada de trabajo ............................................................................ 116 Trabajo diurno o nocturno ............................................................... 116 Liquidacin de recargos................................................................... 116 Prestaciones sociales........................................................................ 117 Descansos obligatorios .................................................................... 119 Aportes de nmina .......................................................................... 119

Deducciones de nmina ...................................................................... 120 Clasificacin de la mano de obra ........................................................ 121 Control del tiempo .............................................................................. 124 Contabilizacin de la liquidacin y pago de la nmina ...................... 127 Distribucin de la nmina de fbrica.................................................. 132 Contabilizacin de la distribucin de la nmina................................. 138 Resumen.............................................................................................. 145 Glosario............................................................................................... 146 Preguntas de autoevaluacin............................................................... 147 Ejercicios y problemas de evaluacin................................................. 148

X GONZALO SINISTERRA VALENCIA

4. Costeo por rdenes de trabajo Costos indirectos .................. 157 Competencias...................................................................................... 158 Naturaleza de los costos indirectos ..................................................... 158 Comportamiento de los costos indirectos ........................................... 160 Asignacin de costos indirectos.......................................................... 160 Tasa presupuestada ............................................................................. 161 Presupuesto de costos indirectos......................................................... 163

Mtodo automtico .......................................................................... 164 Mtodo del promedio....................................................................... 164 Mtodo de los aumentos .................................................................. 165 Mtodo del anlisis grfico .............................................................. 166 Mtodo del punto alto y punto bajo................................................. 168 Mtodo de regresin ........................................................................ 170

Presupuesto de produccin ................................................................. 173 Unidades de producto ...................................................................... 174 Horas de mano de obra directa ........................................................ 174 Horas mquina ................................................................................. 175 Costo de mano de obra directa......................................................... 175 Costo de materiales directos ............................................................ 176 Costos primos .................................................................................. 177

Contabilizacin de los costos indirectos ............................................ 179 Contabilizacin de los costos indirectos reales ............................... 180 Contabilizacin de los costos indirectos aplicados.......................... 181

Terminacin y venta de los productos ................................................ 183 Variacin de costos indirectos............................................................. 184 Anlisis de la variacin de costos indirectos ...................................... 186

Variacin presupuesto ...................................................................... 186 Variacin capacidad ......................................................................... 188

Cancelacin de la variacin de costos indirectos................................ 193 Doble mayor ....................................................................................... 198 Terminacin del ciclo de la contabilidad de costos en un sistema de costos por rdenes de trabajo ......................................................... 203 Ejemplo ilustrativo ............................................................................. 203 Materiales de desperdicio y de desecho.............................................. 215

Materiales de desperdicio ................................................................ 216 Contabilizacin de materiales de desperdicio normales ................ 216 Contabilizacin de materiales de desperdicio anormales .............. 217

Materiales de desecho...................................................................... 219 Contabilizacin de materiales de desecho normales ..................... 219 Contabilizacin de materiales de desecho anormales.................... 220

Productos defectuosos y daados ....................................................... 221 Productos defectuosos ..................................................................... 221

XI TABLA DE CONTENIDO

Contabilizacin de productos defectuosos normales ....................... 222 Contabilizacin de productos defectuosos anormales ..................... 223

Productos daados .............................................................................. 225 Contabilizacin de productos daados normales............................. 225 Contabilizacin de productos daados anormales ........................... 228

Ejemplo ilustrativo.............................................................................. 230 Resumen.............................................................................................. 235 Glosario............................................................................................... 236 Preguntas de autoevaluacin............................................................... 237 Ejercicios y problemas de evaluacin................................................. 239

5. divisin por departamentos de los costos indirectos ............... 251 Competencias...................................................................................... 251 Naturaleza de la departamentalizacin ............................................... 252 Concepto de departamentalizacin ..................................................... 252 Objetivos de la departamentalizacin ................................................. 254 Procedimiento para departamentalizar los costos de produccin ....... 255 Implicacin del traspaso de los costos a los departamentos de produccin .......................................................................................... 263 Ejemplo ilustrativo.............................................................................. 264 Resumen.............................................................................................. 278 Glosario............................................................................................... 279 Preguntas de autoevaluacin............................................................... 279 Ejercicios y problemas de evaluacin................................................. 280

6. Costeo por procesos .................................................................... 287 Competencias...................................................................................... 288 Caractersticas del sistema de costos por procesos............................. 288 Concepto de unidad equivalente de produccin ................................. 291 Contabilizacin de los elementos del costo ........................................ 292 Clases de flujos de costos por procesos .............................................. 296 Informe del costo de produccin ........................................................ 301

Informe de produccin..................................................................... 302 Informe de costos............................................................................. 302

informe del costo de produccin Un proceso e inventario final ...... 303 Mtodos para calcular las unidades equivalentes de produccin ....... 305

Costo promedio ponderado.............................................................. 306 Primeros en entrar, primeros en salir ............................................... 308

Informe del costo de produccin Primer proceso e inventarios inicial y final ....................................................................................... 310


XII GONZALO SINISTERRA VALENCIA

Informe del costo de produccin Proceso subsiguiente e inventarios inicial y final..................................................................... 314

Informe del costo de produccin Adicin de materias primas

Informe del costo de produccin Unidades perdidas y adicin

Comparacin de los sistemas de costos por rdenes de trabajo y


Informe del costo de produccin Unidades retenidas...................... 319

en procesos subsiguientes ................................................................... 321 Sin aumento en unidades producidas............................................... 322 Con aumento en unidades producidas ............................................. 323

Informe del costo de produccin Unidades perdidas ...................... 325 Unidades perdidas en el proceso inicial........................................... 326 Unidades perdidas al principio o durante el proceso ....................... 327 Unidades perdidas al final de un proceso ........................................ 328 Unidades perdidas en procesos subsiguientes ................................ 330

de materias primas .............................................................................. 333 Unidades adicionales exceden unidades perdidas ........................... 334 Unidades perdidas exceden unidades adicionales ........................... 334

Productos daados y defectuosos ....................................................... 338 Productos daados ........................................................................... 338 Contabilizacin de productos daados normales............................. 338 Contabilizacin de productos daados anormales ........................... 339

Productos defectuosos......................................................................... 343 Contabilizacin de productos defectuosos normales ....................... 343 Contabilizacin de productos defectuosos anormales ..................... 344

Materiales de desperdicio y de desecho.............................................. 347 Materiales de desperdicio ................................................................ 347 Contabilizacin de materiales de desperdicio normales .................. 347 Contabilizacin de materiales de desperdicio anormales ................ 348 Materiales de desecho...................................................................... 349 Contabilizacin de materiales de desecho normales ....................... 349 Contabilizacin de materiales de desecho anormales...................... 350

por procesos ........................................................................................ 354 Resumen.............................................................................................. 356 Glosario............................................................................................... 357 Preguntas de autoevaluacin............................................................... 358 Ejercicios y problemas de evaluacin................................................. 360

7. Costos conjuntos Coproductos y subproductos .................... 373 Competencias...................................................................................... 373 Naturaleza de los costos conjuntos ..................................................... 373

XIII TABLA DE CONTENIDO

Razones para adoptar costos conjuntos .............................................. 375 Concepto de coproducto y subproducto.............................................. 376 Mtodos generales para asignar costos conjuntos a los coproductos . 376

Costo unitario promedio simple (CUPS)......................................... 377 Unidades fsicas ............................................................................... 379 Costo unitario promedio ponderado (CUPP)................................... 381 Valor ponderado de mercado ........................................................... 386 Valor de mercado conocido en el punto de separacin.................... 387 Valor de mercado no conocido en el punto de separacin............... 389

Procedimientos generales de valuacin de subproductos ................... 393 Subproductos tratados como ingresos ............................................. 393 Subproductos utilizados al valor de mercado ................................. 398 Subproductos vendidos al valor estimado de mercado.................... 400

Resumen.............................................................................................. 405 Glosario............................................................................................... 405 Preguntas de autoevaluacin............................................................... 406 Ejercicios y problemas de evaluacin................................................. 407 Bibliografa ......................................................................................... 415 ndice .................................................................................................. 417

FiGURaS

1-1 Relacin entre contabilidad financiera, contabilidad gerencial y contabilidad de costos.............................................................. 5

1-2 Comportamiento de los costos ante variaciones en el nivel de actividad econmica ................................................................... 18

1-3 Representacin grfica de un costo fijo ...................................... 19 1-4 Representacin grfica de un costo mixto .................................. 20 1-5 ilustracin del flujo fsico de produccin ................................... 31 1-6 ilustracin del flujo de costos a travs de cuentas ...................... 33 2-1 Diagrama de flujo de la solicitud de compra de materias primas . 62 2-2 Diagrama de flujo para la adquisicin de materias primas ......... 63 2-3 Diagrama de flujo de la orden de compra de materias primas.... 65 2-4 Diagrama de flujo de recepcin de materias primas................... 67 2-5 Diagrama de flujo de devolucin de materias primas al

proveedor .................................................................................... 69 2-6 Diagrama de flujo de consumo de materias primas .................... 73 2-7 Diagrama de flujo de devolucin de materias primas al

Almacn...................................................................................... 75

xiV GONZALO SINISTERRA VALENCIA

2-8 Relacin entre los costos y el tamao ptimo de pedido............ 79 2-9 Interrelacin de los factores que inciden para determinar el

punto del nuevo pedido............................................................... 82 2-10 Diagrama de flujo de contabilizacin del costo de las materias

primas ......................................................................................... 94 3-1 Clasificacin de los salarios por rea funcional.......................... 122 3-2 Diagrama de flujo del control de entrada y salida del trabajador 1253-3 Diagrama de flujo de solicitud de tiempo extra .......................... 126 3-4 Diagrama de flujo de liquidacin de la nmina .......................... 131 3-5 Diagrama de flujo de control del tiempo de los trabajadores

directos........................................................................................ 136 3-6 Diagrama de flujo de distribucin de la nmina de fbrica ........ 137 3-7 Diagrama de flujo de contabilizacin del costo de la mano

de obra ........................................................................................ 143 4-1 Ilustracin de la cancelacin de la variacin de costos

4-3 Ilustracin del ciclo de la contabilidad de costos Sistema

5-1 Traspaso de costos indirectos usando el procedimiento

5-2 Ilustracin de la implicacin del trabajo de los costos a los

indirectos ................................................................................... 194 4-2 Diagrama de flujo de contabilizacin de costos indirectos......... 197

de costos por rdenes de trabajo................................................. 204

escalonado .................................................................................. 259

departamentos de produccin ..................................................... 264 6-1 Contabilizacin de los costos de produccin.............................. 293 6-2 ilustracin del flujo secuencial de costos .................................. 297 6-3 ilustracin del flujo paralelo de costos ....................................... 298 6-4 ilustracin del flujo selectivo de costos ...................................... 300 6-5 ilustracin del flujo de produccin Corte ................................ 307 6-6 ilustracin del flujo de produccin Soldadura ......................... 307 6-7 ilustracin del flujo de costo promedio ponderado .................... 311 6-8 ilustracin del flujo de costos PEPS ........................................... 313 7-1 Ilustracin de costos conjuntos................................................... 375

CUadRoS

1-1 Hoja de costos para una orden de trabajo ................................... 36 1-2 Hoja de costos para una orden de trabajo de Manufacturas

Naga S.A..................................................................................... 43 2-1 Formato de reserva de materias primas ...................................... 60 2-2 Formato de solicitud de compra de materias primas .................. 61 2-3 Formato de orden de compra ...................................................... 64 2-4 Formato de entrada a Almacn ................................................... 66

TABLA DE CONTENIDO xV

2-5 Formato de nota de devolucin de materias primas al proveedor... 70 2-6 Formato de orden de trabajo....................................................... 71 2-7 Formato de requisicin de materias primas................................ 72 2-8 Formato de devolucin de materias primas al Almacn............. 74 2-9 Determinacin del tamao ptimo de pedido (TOP) por el

mtodo tabular ............................................................................ 78 2-10 Modelo de tarjeta de existencias o krdex.................................. 97 2-11 Aplicacin prctica de la tarjeta de existencias mediante el

mtodo PEPS .............................................................................. 98 2-12 Aplicacin prctica de la tarjeta de existencias mediante el

mtodo UEPS ............................................................................. 100 2-13 Aplicacin prctica de la tarjeta de existencias mediante el

mtodo promedio ponderado...................................................... 101 3-1 Formato de tarjeta de reloj.......................................................... 124 3-2 Cuadro planilla de pago de salarios............................................ 128 3-3 Formato de tarjeta de tiempo...................................................... 133 3-4 Formato de planilla de distribucin de la mano de obra............. 134 3-5 Flujo de distribucin de la nmina de fbrica ............................ 139 4-1 Resumen de hojas de costos de Muebles Ruiz & Asociados...... 211

PReFaCio

Todas las personas usamos a diario la palabra costo al hacer referencia al costo de vida, costo de las matrculas, costos de los alimentos y las medicinas. Tal vez ningn trmino contable se utiliza tanto como el trmino costo, el cual puede tener muchos y diferentes significados. Costo y gasto se usan indistintamente para designar lo mismo, pero desde un punto de vista conceptual son diferentes como veremos ms adelante en esta obra. Se suele escuchar: en la reforma de la casa gast ms de lo pensado, o la reforma de la bodega me cost ms de lo presupuestado.

Generalmente se considera que la contabilidad de costos circunscribe su mbito de aplicacin al de las empresas de manufactura. En todo tipo de empresas, con o sin nimo de lucro, independientemente de su actividad econmica y tamao, las tcnicas y conceptos de la contabilidad de costos que se tratarn a lo largo de esta obra, tienen vigencia. Se trata tan solo que la gerencia y los responsables de la contabilidad busquen la aplicacin de dichas tcnicas y conceptos a sus respectivas reas.Analicemos las preguntas siguientes: Cunto le cuesta al carpintero elaborar un juego de comedor hecho sobre pedido? Cunto le cuesta al departamento de bomberos de una ciudad combatir un incendio? A cunto ascienden los costos de los servicios que presta el laboratorio clnico de un hospital? Cul es el costo de la relacin hora de clase-profesor para una institucin universitaria?

La contabilidad de costos genera informacin para uso interno y externo a la organizacin, y tiene que ver con la determinacin del costo de manufacturar algn producto, prestar un servicio o desarrollar alguna actividad. Cualquier nivel administrativo de una organizacin depende estrechamente de la informacin que le proporciona la contabilidad de costos, a la cual le corresponde acumular la informacin de costos y presentarla lo ms detalladamente posible para la toma

xViii GONZALO SINISTERRA VALENCIA

de decisiones. Si un gerente de produccin desea modificar el proceso de manu-factura de un producto, debe saber cmo afecta esta decisin a las utilidades de la empresa, de all que los gerentes dependen considerablemente de la informacin de costos para tomar decisiones informadas.

Se pretende poner al alcance de los estudiantes de los cursos introductorios e intermedios de contabilidad de costos y contabilidad financiera a nivel de pregrado o de posgrado, un libro de fcil comprensin, que trata en forma clara los temas generalmente incluidos en los programas de los cursos de las carreras de Contadura pblica, Economa, Administracin de Empresas, Ingeniera Industrial, as como en programas afines de los niveles tcnico, tecnolgico y de formacin avanzada. Se puede utilizar como texto-gua en tres cursos semestrales de contabilidad de costos, cuyos temas centrales comprenden en su orden, el sistema de costos por rdenes de trabajo y el sistema de costos por procesos. El grado de cobertura de los temas est diseado para satisfacer las necesidades de aquellos lectores que vayan a continuar con el curso final de la franja de contabilidad de costos que ofrecen los planes de estudio en el pas y que comprende tpicos diversos sobre costos, como: costos estndar, costos relevantes, costos por reas de responsabi-lidad, costos estimados.

El libro presenta un cuidadoso equilibrio entre la teora y el material prctico. Los tpicos se cubren con una adecuada profundidad para asegurar una completa comprensin de los conceptos bsicos, as el estudiante estar en capacidad de aplicar con confianza los conceptos en la solucin de los problemas de la vida real empresarial.

La obra presenta las siguientes caractersticas metodolgicas:

Los captulos se inician con una introduccin que describe al lector el contenido tcnico del captulo.

Posterior a la introduccin, se presentan las competencias del captulo en tr-minos de metas educacionales. Estas especifican con claridad lo que el lector estar en capacidad de lograr una vez culminada su lectura y resuelta la parte prctica de la obra.

Cada captulo concluye con un resumen que brinda al lector la posibilidad de reforzar los conceptos de costos y le provee un resumen del captulo.

incluye cada captulo un glosario con las definiciones de los trminos claves introducidos. El uso de los trminos es muy consistente a lo largo de la obra.

Las preguntas de repaso le permiten al lector centrar su atencin en los con-ceptos ms importantes contenidos en el material del captulo y medir el nivel de logro de las metas educacionales.

Cada captulo provee un buen nmero de ejercicios y problemas bien escogidos que crecen en trminos de su nivel de dificultad y cuyo desarrollo permite crear en el estudiante destrezas en el manejo de los conceptos.

PREFACIO XIX

El libro consta de 7 captulos en los cuales se distribuyen los temas de la si-guiente manera.

El captulo 1 se inicia con una interesante resea histrica de la contabilidad de costos y una presentacin de la naturaleza de los costos de produccin. El captulo presenta diferentes criterios de clasificacin de los costos y describe los dos sistemas de acumulacin de costos, rdenes de trabajo y procesos. Aspectos importantes del captulo son la incorporacin de las normas vigentes en lo que hace referencia a la definicin de conceptos y de estados financieros, normas bsicas contables y aspectos en general que reglamentan la contabilidad; tambin la presentacin de las caractersticas y objetivos de la contabilidad de costos y su importancia en la toma de decisiones, en la planeacin y el control de las operaciones. En resumen, este captulo introduce al lector en el ambiente de la contabilidad de costos y en los conceptos bsicos que debe manejar antes de proseguir con el resto del libro.

En el captulo 2 se inicia el estudio del sistema de costos por rdenes de trabajo con el anlisis del primero de los elementos del costo de produccin de las mate-rias primas. El captulo trata conceptos importantes relacionados con las materias primas y diferentes procedimientos involucrados en el control y contabilizacin del costo de las materias primas usadas. igualmente analiza aspectos como el de la determinacin del tamao ptimo del inventario y los mtodos de valuacin del inventario. En el captulo se aportan elementos para comprender que un adecuado control de las materias primas y su correcta contabilizacin constituyen un aspecto bsico en la administracin de las empresas industriales.

El captulo 3 trata los aspectos relacionados con la contabilizacin y el control del segundo elemento del costo de produccin la mano de obra. En el captulo se analizan los diferentes pagos laborales y beneficios existentes: salario, prestaciones sociales, descansos obligatorios y aportes de nmina, as como las deducciones de nmina que permite la ley, y que recibe el trabajador del rea de produccin. El captulo ilustra los procedimientos utilizados para la liquidacin y el pago de la nmina, as como para la distribucin del costo de la nmina entre las dife-rentes rdenes de trabajo. En el captulo tambin se tratan los pagos obligatorios que a ttulo de aportes patronales debe cancelar el patrono a entidades oficiales y privadas para cubrir necesidades de recreacin, capacitacin y vivienda de sus trabajadores.

La aplicacin de los costos indirectos a la produccin constituye el tema del captulo 4. La acumulacin de los costos indirectos en la hoja de costos no es tan sencilla como la de los materiales directos y la mano de obra directa, ms an, no es posible medir con alguna exactitud el valor de los costos indirectos que se debe cargar a cada orden de trabajo, razn por la cual es necesario hacer uso de la tasa presupuestada. La tasa presupuestada se determina desde antes de la iniciacin

XX GONZALO SINISTERRA VALENCIA

del perodo haciendo uso de informacin presupuestada de costos indirectos y de produccin. Durante el perodo se manejan costos indirectos reales y aplicados y al finalizar, se comparan los valores reales con los valores aplicados para encontrar la variacin, es decir, la sobre o subaplicacin de costos indirectos en las hojas de costos de las rdenes de trabajo.

En el captulo 5 se describe el proceso de departamentalizacin de los costos a travs del cual los costos de los departamentos de servicios se hacen parte del costo del producto, as como los materiales directos, la mano de obra directa y los costos indirectos.

Los aspectos bsicos relacionados con el costeo de los productos en un sistema de costos por procesos se analizan en el captulo 6, el cual comienza presentando las caractersticas y generalidades de este sistema de acumulacin de costos, as como el concepto de unidad equivalente de produccin, clave en la determinacin del costo unitario del producto. Gran parte del captulo se dedica a ilustrar pro-gresivamente la preparacin del informe del costo de produccin en las siguientes circunstancias: cuando existen productos en proceso al comienzo del perodo bajo los mtodos de promedio ponderado y PEPS; cuando se dispone de un solo proceso de manufactura hasta llegar al caso de una empresa que dispone de varios procesos, cuando se presenta prdida de unidades y adicin de materias primas que incrementa las unidades producidas; cuando se presentan productos daados y productos defectuosos, as como materiales de desperdicio y desecho, hechos que se analizan con el criterio de normalidad o anormalidad en su presentacin. El captulo seala los procedimientos contables para los tres elementos del costo de produccin y la transferencia de los costos de un proceso a otro hasta su termi-nacin total. El captulo permite al lector familiarizarse con los trminos propios del sistema de costos por procesos.

Como muchos procesos de manufacturas permiten obtener diferentes produc-tos finales que son manufacturados a partir de los mismos elementos del costo de produccin, en el captulo 7 se estudian los costos conjuntos. Las empresas que se encuentran en esta situacin deben decidir cmo describir los costos conjuntos entre los productos finales resultantes. El captulo ilustra diferentes mtodos utilizados para asignar los costos conjuntos a los coproductos y describe procedimientos generales de valuacin de subproductos.

Agradecimientos especiales merecen los estudiantes de Contadura Pblica, Administracin de Empresas e ingeniera industrial de la Universidad del Valle por su esmerada revisin del material, as como a la Facultad de Ciencias de la Administracin de la misma universidad, la cual me abri sus puertas por espacio de tantos aos para desarrollar mi actividad preferida -la docencia-. Igualmente, el autor desea expresar su gratitud al equipo de trabajo de ECOE Ediciones, cuyo

PREFACIO XXI

apoyo signific una destacada contribucin y sin cuyo nimo permanente no hu-biera sido posible su publicacin.

Sinceros agradecimientos a Magda Roco Barrero, por su valiosa ayuda en la transcripcin del manuscrito y a todas las personas que de una u otra forma participaron en la presente obra, por supuesto, cualquier error es responsabilidad nica del autor.

Gonzalo Sinisterra V.

1 ConTabilidad de CoSToS

ConCePToS bSiCoS

Mientras la contabilidad financiera se relaciona bsicamente con la elaboracin y presentacin de informacin a personas ajenas a la empresa, la contabilidad gerencial se ocupa de proveer informacin a las personas encargadas de tomar las decisiones dentro de la organizacin. La contabilidad de costos, por su parte, genera informacin para uso interno y externo, y tiene que ver con la determinacin del costo de un producto especfico o actividad. Como la operacin de manufactura constituye un rea funcional importante en las actividades que desarrollan las em-presas, este captulo se inicia con una resea histrica de la contabilidad de costos y una breve presentacin de la naturaleza de los costos de produccin. introduce las caractersticas y los objetivos de la contabilidad de costos, resaltando su im-portancia en la toma de decisiones, en la planeacin y el control de las operaciones de una organizacin.

Este captulo presenta distintos criterios de clasificacin de los costos y descri-be los dos sistemas de costos de amplia utilizacin en nuestro medio: rdenes de trabajo y procesos. Un aspecto importante en el captulo es la incorporacin de las normas contables en lo que respecta a definicin de conceptos y estados financieros, normas bsicas y aspectos en general que reglamentan la contabilidad.

Competencias Da una definicin de contabilidad de costos Reconoce la importancia del concepto costo de produccin Reconoce el aporte de la contabilidad de costos a la contabilidad financiera en

la preparacin de los estados financieros de propsito general

2 GONZALO SINISTERRA VALENCIA

Distingue los elementos del costo de produccin y dar ejemplos de cada uno, suponiendo diferentes tipos de empresas de manufactura

Reconoce los criterios que rigen la clasificacin de los costos Distingue entre costos del producto y costos del perodo y proporcionar ejemplos

de cada uno Describe el flujo de los costos, sealando la relacin entre los elementos del

costo y el proceso de fabricacin

el ente econmico De acuerdo con las normas contables, se entiende por ente econmico la orga-

nizacin empresarial, es decir, una actividad econmica organizada como unidad para la cual se debe establecer un adecuado control en el manejo de sus recursos. El ente econmico debe ser definido e identificado para que sea diferente de los otros entes. Segn el Cdigo de Comercio, se entiende por empresa toda actividad econmica organizada para la produccin, transformacin, circulacin, adminis-tracin o custodia de bienes, o para la prestacin de servicios.

Los entes econmicos dependiendo de su conformacin legal, se consideran negocios individuales, negocios unipersonales y empresas de propiedad mltiple. Un negocio individual est conformado por una persona natural que no requiere de ningn tipo de documento de constitucin. Una empresa unipersonal est conformada por una persona natural o jurdica que requiere de inscripcin en el registro mercantil y de documento escrito. Las empresas de propiedad mltiple estn conformadas por un grupo de personas que constituyen la sociedad mediante escritura pblica levantada ante una notara y con el lleno de otras formalidades.

Los entes econmicos de varios propietarios se pueden organizar en sociedades de personas y sociedades de capital. A las primeras pertenecen la sociedad colec-tiva y la sociedad en comandita simple; a las segundas pertenecen las sociedades annimas y las en comandita por acciones. Para ampliar estos conceptos, se reco-mienda consultar el Cdigo de Comercio para disponer de una visin precisa sobre este tipo de entes econmicos, segn su constitucin legal.

De acuerdo con la actividad econmica que desarrollan, los entes econmicos se suelen clasificar como empresas de servicios, comerciales, de manufactura, mineras, de construccin y agropecuarias. Como el alcance de la presente obra se centra en las empresas de manufactura, slo se provee esta definicin. Una empresa industrial es un ente econmico dedicado a la adquisicin de materias primas, sobre las cuales se aplica un proceso tecnolgico de transformacin hasta su conversin en productos terminados. Ejemplos de empresa de manufactura son los fabricantes de tejidos para la industria de la confeccin y las que producen papel o cartn. La primera transforma insumos naturales, como algodn, en fibras

3 CAPTULO 1. CONTABILIDAD DE COSTOS - CONCEPTOS BSICOS

para telas o directamente en telas. La segunda utiliza pulpa de madera o bagazo de caa para la fabricacin de distintos tipos de papel.

Contabilidad financiera, contabilidad gerencial y contabilidad de costos

Independientemente de su actividad, toda persona debe tomar decisiones de ndole econmico, social o personal. El objeto de la informacin es contribuir con la toma de decisiones. La contabilidad, en virtud de ser una fuente de informacin relativa a la actividad econmica, tiene como propsito generar peridicamente informacin expresada en trminos monetarios. La informacin debe ser presen-tada en forma resumida para que pueda ser analizada por las personas interesadas en la misma. Los usuarios de la informacin financiera pueden catalogarse como usuarios internos y usuarios externos. Los usuarios internos comprenden la junta directiva, el sindicato, los administradores y empleados. Entre los usuarios externos se encuentran los socios, clientes, proveedores, Cmara de Comercio, inversionis-tas, corporaciones, bancos, gobierno y comunidad en general.

Prcticamente todos los entes econmicos cuentan con un sistema de contabili-dad para identificar, medir, clasificar, registrar, analizar e informar las operaciones de la empresa, en forma clara y completa. Este sistema de contabilidad consti-tuye el principal sistema de informacin en toda organizacin, pues proporciona este valioso recurso para tres fines diferentes: prepara informes internos para los distintos niveles de la administracin, que sern utilizados para la toma de decisiones tcticas y operacionales, elabora informes internos que se utilizan en la planeacin, evaluacin y control de las operaciones; y prepara informes para los usuarios externos, que se emplearn en la toma de sus decisiones y en muchas otras aplicaciones. El sistema de contabilidad comprende dos elementos bsicos: la contabilidad financiera y la contabilidad gerencial o contabilidad administrativa. La contabilidad financiera se centra en el ltimo de los tres fines del sistema de contabilidad y su objetivo es el de suministrar informacin a los usuarios externos mediante estados financieros bsicos. informa adems sobre el estado de la inver-sin efectuada en una empresa y sobre las fuentes de financiacin de la inversin, evala el resultado neto proveniente de las operaciones, mide los cambios en el patrimonio de un perodo a otro, muestra los cambios en la situacin financiera y presenta los flujos de efectivo. La contabilidad financiera est limitada por las normas bsicas que son un conjunto de postulados y conceptos sobre los cuales fundamentan y circunscriben la informacin contable para garantizar que sta sea comprensible, til y pertinente.

La contabilidad gerencial o administrativa se concentra en los dos primeros fines del sistema de contabilidad, como son los de proveer informacin para satis-facer las necesidades de los usuarios internos. La contabilidad gerencial elabora informacin relacionada con situaciones especficas, es decir, los informes tienen


que ver con problemas, decisiones o situaciones especficas que conciernen a la administracin de la empresa. Como la informacin que prepara la contabilidad gerencial es empleada por pocas personas, tales informes pueden ser ms espec-ficos que los estados financieros que buscan suplir necesidades de informacin de muchos usuarios. Lo anterior explica por qu los informes para la gerencia son ms detallados que los informes para los usuarios externos. Para propsitos internos, una empresa puede generar informacin de costos detallada para cada uno de los productos que manufactura; para propsitos externos resume la informacin y solamente presenta el costo total de los productos fabricados. De igual forma la informacin para uso interno se prepara con una frecuencia mayor, a veces diaria, que la frecuencia con la cual se prepara la informacin para usuarios externos.

Los contadores suelen identificar, adems de los dos elementos que conforman el sistema de contabilidad, las actividades de la contabilidad de costos.Adiferencia de los dos elementos del sistema de contabilidad que generan informacin para uso interno y externo, la contabilidad de costos no hace referencia exactamente a un proceso de presentacin de informacin, mas bien, al proceso de determinacin del costo de un producto fabricado o de un servicio prestado. La informacin que genera la contabilidad de costos se utiliza en la preparacin de informes para uso interno y externo. El costo de los productos manufacturados y vendidos en el perodo figura como un simple dato en el estado de resultados, es decir, que para propsitos externos, los datos de costos se resumen y se presentan por un valor global. La informacin de costos que debe hacer parte de los informes para uso interno generalmente se presenta en forma detallada. Como los datos de costos son ampliamente utilizados por los dos elementos bsicos del sistema de contabilidad, la contabilidad de costos realmente hace parte de la contabilidad financiera y de la contabilidad gerencial.

La relacin entre la contabilidad financiera, la contabilidad gerencial y la con-tabilidad de costos se representa en la figura 1-1.

Obsrvese que la contabilidad de costos fundamenta la contabilidad financiera y la contabilidad gerencial.

Contabilidad de costos es generalmente, sinnimo de contabilidad de empresas de manufactura. Fueron justamente este tipo de empresas las que primero sintieron la necesidad de conocer los costos de sus productos para ejercer un control sobre los costos de produccin y poder contribuir con la determinacin del precio de venta. Fueron estas empresas las primeras en desarrollar la mayora de conceptos y tcnicas de acumulacin de datos de costos que actualmente se usan. No obs-tante, el desarrollo de las tcnicas de produccin hizo perfeccionar los mtodos de costeo de los productos y con ello la posibilidad de aplicarlos para costear actividades no fabriles.


Figura 1-1 Relacin entre Contabilidad Financiera, Contabilidad Gerencial y

Contabilidad de Costos

antecedentes de la contabilidad de costos No se puede afirmar que la contabilidad de costos haya experimentado gran

desarrollo en sus comienzos, pues las mismas formas de produccin imperantes no lo propiciaban; tan solo se observaron intentos de control de los elementos del costo. Existen importantes indicios en civilizaciones del Medio Oriente que permiten afirmar que los sacerdotes y escribas ejercan control sobre los trabajos realizados.

En algunas industrias de diversos pases europeos, entre los aos 1485 y 1509, se comenzaron a utilizar sistemas de costos rudimentarios que revisten alguna similitud con los sistemas de costos actuales. Las industrias eran bsicamente las del vino, impresin de libros y acuaje de monedas. En el mismo siglo xiV, la familia Mdicis de Florencia haba desarrollado para sus fbricas de ropa de lana procedimientos contables parecidos a los expuestos por el monje italiano Luca Paciolo en 1494. Utilizaron la cuenta Confeccin manufacturada y vendida. La familia Mdicis adquira en ciudades y aldeas la lana para luego procesarla en los hogares de los artesanos. Las cuentas eran llevadas en libros de contabilidad por partida doble, diarios especiales para el registro de los valores devengados por ellos, y de los materiales que entregaban a las familias para su trabajo. Un libro mayor de salarios para los artesanos y comerciantes que trabajaban dentro del ncleo familiar. Un italiano, Francisco Datini, llevaba por esta poca su con-tabilidad en forma algo parecida en su industria de lanas. Datini llevaba un libro donde aparecan dos columnas: debe y haber; y otro libro en el cual se registraban los costos para el tratamiento de la lana. Datini recopil sus escritos en un libro titulado Memoriale, que se considera un verdadero manual de costos.


La tenedura de libros por partida doble surgi al norte de Italia, pas con mu-cha influencia mercantil en el sur de Alemania y los Pases Bajos. Los primeros textos de contabilidad eran escritos para los comerciantes, ya que el proceso de fabricacin estaba en manos de unos pocos artesanos vinculados a asociaciones y por lo tanto sometidos a las reglas de sus gremios. Con el artesanado, tom auge la contabilidad debido al crecimiento de los capitalistas y al aumento de tierras privadas. Lo anterior hizo surgir la necesidad de disponer de control sobre las materias primas asignadas al artesano, quien ocupaba su lugar de trabajo. En el siglo xiV, el sistema florentino calculaba los costos gremiales para cada grupo de trabajadores por separado. A finales del siglo xiV, se hizo indispensable en Inglaterra el clculo de los costos, pues exista una gran competencia entre los productores de lana de las ciudades y de aldeas. En 1557, los fabricantes de vinos de Corinto empezaron a usar algo que llamaron costos de produccin, entendiendo como tales lo que hoy sera materiales y mano de obra. El editor francs Cristbal Plantin, establecido en Amberes en el siglo xVi, utiliz diferentes cuentas para las diversas clases de papeles importados y otras para la impresin de libros. Se afirma tambin que sus registros contables incluan una cuenta para cada libro en proceso de impresin y posteriormente se trasladaban los costos a otra cuenta de existencias para la venta. En 1577, la familia alemana de banqueros y comerciantes Fugger, tambin acuadores de moneda, utiliz un sistema elemental de cuentas que reflejaban los diversos estados del hierro hasta su conversin. El objetivo de la contabilidad en esa poca era rendir un informe de cuentas sin diferenciar entre ingresos y costos; sin contribuir a la fijacin de precios de venta, ni determinar el resultado neto de operaciones.

Durante el siglo xVi y hasta la mitad del siglo xVii la contabilidad de costos experiment un serio receso. En 1776 el surgimiento de la revolucin industrial trajo las grandes fbricas. Se pas de la produccin artesanal a una produccin industrial, creando la necesidad de ejercer un mejor control sobre los dos elementos-materiales y mano de obra, y sobre el nuevo elemento del costo que las onerosas maquinarias y equipos originaban. El maquinismo de la revolucin industrial origin el desplazamiento de mano de obra y la desaparicin de los pequeos artesanos. Todo el crecimiento anterior cre un ambiente propicio para un nuevo desarrollo de la contabilidad de costos. Antes, en 1750, Jaime Dodson ilustr en inglaterra las cuentas de una fbrica de calzado. Para un determinado nmero de juegos de zapatos de diversas tallas se cortaban el cuero y las pieles mientras se procesaba el calzado. A cada talla asignaba un valor diferente de tal forma que el total igualara el valor del cuero y las pieles consumidos.

En 1777, el ingls Thompson hizo una primera descripcin de los costos de produccin por procesos con base en una empresa fabricante de medias con hilo de lino. Mostr cmo el costo del producto terminado se puede calcular mediante una serie de cuentas por partida doble que llevaba en cantidades y valores para


cada etapa del proceso productivo. En 1778, otro ingls, el seor Roberto Hamilton recomienda el empleo de libros auxiliares como: salarios, materiales de trabajo, y fechas de entrega. Fruto del desarrollo de la industria qumica fue la aparicin en el ao 1800 del concepto costo conjunto.

Aunque la Revolucin Industrial se origin en Inglaterra, Francia se preocup ms en un principio por impulsar la contabilidad de costos. Una muestra la dio Anselmo Payen, quien incorpor por primera vez los conceptos depreciacin de hornos y utensilios, el alquiler y los intereses en un sistema de costos. Un francs fabricante de vidrios, M. Godard, public en 1827 un tratado de contabilidad industrial en el que resalta la necesidad de determinar el precio de las materias primas compradas a precios diferentes. En 1857, aproximadamente, el seor Luis Mezieres public el libro Contabilidad de Industria y Manufactura, de fcil asi-milacin para cualquier lector.

En las tres ltimas dcadas del siglo XIX, a Inglaterra le cupo el honor de teori-zar sobre los costos. Fue as como, entre 1828 y 1839, Carlos Babbage public un libro en el que resalta la necesidad de que las fbricas establezcan un departamento de contabilidad que se encargue del control del cumplimiento de los horarios de trabajo. A finales del siglo xix, el autor Henry Metcalfe public su primer libro que denomin Costos de Manufactura.

El mayor desarrollo de la contabilidad de costos tuvo lugar entre 1890 y 1915. En este lapso de tiempo, pases como Inglaterra y Estados Unidos disearon una estructura bsica de la contabilidad de costos, integraron los registros de los cos-tos a las cuentas generales, y aportaron conceptos tales como: establecimiento de procedimientos de distribucin de los costos indirectos de fabricacin, adaptacin de los informes y registros para los usuarios internos y externos, valuacin de inventarios y estimacin de costos de materiales y mano de obra.

Hasta ahora la contabilidad de costos ejerca control sobre los costos de pro-duccin y registraba su informacin con base en datos histricos, pero al integrarse la contabilidad general y la contabilidad de costos entre 1900 y 1910, sta llega a depender de la primera. La contabilidad se comenzaba a entender como una herramienta de planeacin, lo cual demandaba la necesidad de crear formas para anticiparse a los simples hechos econmicos histricos. Fruto de esto, surgi el concepto de costos predeterminados entre 1920 y 1930, cuando el norteamericano Federico Taylor empez a experimentar los costos estndar en la empresa de acero Bethlehem Steel Co. Hay evidencias que permiten afirmar que los costos predeter-minados fueron empleados en 1928 por la empresa americana Westinghouse antes de que fueran difundidos entre las grandes empresas de la unin americana. Estos costos permitan disponer de datos antes de iniciar la produccin. Luego viene la depresin de 1930, poca durante la cual los pases industrializados tuvieron que realizar considerables esfuerzos para proteger su capital.


Posterior a la gran depresin se comienza a dar preponderancia a diferentes sistemas de costos y a los presupuestos, como herramienta clave en la direccin de las organizaciones. Entre las razones que evidenciaban el nuevo auge de la conta-bilidad de costos figuraban: el desarrollo de los ferrocarriles, el valor de los activos fijos utilizados por las empresas que hicieron aparecer la necesidad de controlar los costos indirectos, el tamao y complejidad de las empresas y por consiguiente las dificultades administrativas a las que se enfrentaban, y tal vez la ms importante, la necesidad de disponer de una herramienta confiable que permitiera fijar los precios de venta de los productos. En 1953, el norteamericano A.C. Littelton, en vista del crecimiento de los activos fijos, defini la necesidad de amortizarlos mediante tasas de consumo a los productos fabricados como costos indirectos. En 1955, surge el concepto de contralora como medio de control de las actividades de produccin y finanzas de las organizaciones, y un lustro despus, el concepto de contabilidad administrativa como herramienta de anlisis de los costos de fabricacin y como instrumento bsico para el proceso de toma de decisiones.

Hasta antes de 1980 las empresas industriales consideraban que sus proce-dimientos de acumulacin de costos constituan secretos industriales, pues el sistema de informacin financiera no inclua las bases de datos y los archivos de la contabilidad de costos. Indiscutiblemente, esto se tradujo en un estancamiento para la contabilidad de costos con relacin a otras ramas de la contabilidad, hasta que se comprob que su aplicacin produca beneficios. As fue como en 1981, el norteamericano H.T. Johnson resalt la importancia de la contabilidad y los sistemas de costos, como herramientas claves para brindar informacin sobre la produccin a la gerencia, esto implicaba la existencia de archivos de costos tiles por la fijacin de precios adecuados en mercados competidos.

naturaleza de los costos de produccin Todas las personas a diario utilizan la palabra costo para hacer referencia al

costo de vida, costo de las matrculas, costo de los artculos que adquieren en el supermercado o la droguera. Tal vez ningn trmino contable se utiliza tanto como el trmino costo, el cual puede tener muchos y diferentes significados.

Desde un punto de vista contable, las normas definen los costos como las erogaciones y los cargos asociados clara y directamente con la produccin de los bienes o la prestacin de los servicios de los cuales el ente econmico genera sus ingresos. Dicho de otra forma, costo es el valor de los recursos cedidos a cambio de algn artculo o servicio. El recurso cedido normalmente es dinero y aunque no fuere, debe expresarse en trminos monetarios.

Los trminos costo y gasto se usan indistintamente para designar lo mismo, pero desde un punto de vista conceptual, los trminos son diferentes. El costo implica un sacrificio econmico capitalizable comparable con los trminos inversin y activo;


algo que se almacena en la empresa y que luego se vende para generar ingresos que cubran el costo para obtenerlo. El gasto se consume a lo largo del perodo, no representa un activo ni una inversin, no se almacena ni se vende, y su efecto es el de disminuir las utilidades operacionales y por lo tanto el patrimonio. Los gastos originan desembolsos para la empresa, haya produccin o no.

Los libros de contabilidad de una empresa industrial van a ser ms complejos que los de una empresa comercial porque deben incluir cuentas para los diferen-tes costos de produccin. De igual forma, los estados financieros sufren algunas modificaciones para reflejar los diferentes tipos de inventario en el activo y los costos de produccin en el costo de ventas. Las empresas comerciales centran su actividad en la funcin de ventas y las empresas industriales desarrollan las fun-ciones de produccin y ventas, sin embargo, ambos tipos de empresas incurren en gastos operacionales de administracin y de ventas.

La evolucin de las empresas manufactureras ha hecho que los esquemas geren-ciales respondan dinmicamente con estructuras, mtodos y procedimientos a los cambios que presentan. Los costos, como instrumento de ejecucin financiera, se han convertido en elemento indispensable de la administracin para la preparacin de informacin econmica, el desarrollo de las funciones de planeacin y control y la toma de decisiones. Una empresa industrial adquiere materia prima a la que aplica un proceso tecnolgico de transformacin para convertirla en producto terminado. En una industria de calzado, por ejemplo, las materias primas incluyen el cuero, suela, pegante, herrajes e hilo. Para convertir la materia prima en pro-ductos terminados, se utiliza mano de obra-cortadores, soladores, guarnecedores que se valen de equipos, maquinaria y utensilios que a su vez demandan costos indirectos de fabricacin, como servicios pblicos, lubricantes, mantenimiento y supervisores. Los costos de mano de obra y los costos indirectos de fabricacin se aaden a las materias primas para determinar el costo de los productos fabricados durante el perodo. El calzado elaborado con estas materias primas representa los productos terminados.

Definicin de contabilidad de costos

Se entiende por contabilidad de costos cualquier tcnica o mecnica contable que permita calcular lo que cuesta fabricar un producto o prestar un servicio. Una definicin ms elaborada indica que se trata de un subsistema de la contabilidad financiera al que le corresponde la manipulacin de todos los detalles referentes a los costos totales de fabricacin para determinar el costo unitario del producto y proporcionar informacin para evaluar y controlar la actividad productiva. Por manipulacin de los datos de costos se debe entender su clasificacin, acumulacin, asignacin y control. La contabilidad financiera cubre todos los hechos econmicos tendientes a la preparacin de los estados financieros bsicos, y la contabilidad de costos contribuye con el estado de resultados, determinando el costo de ventas y


con el balance general, determinando el costo de los inventarios de productos en proceso y productos terminados.

Segn la naturaleza del proceso productivo que desarrolla una empresa, la determinacin del costo puede consistir en un proceso sencillo. Sin embargo, cuando los productos no son comprados sino producidos, la determinacin del costo puede ser difcil, dado que el costo de un producto manufacturado es una combinacin del costo de muchos recursos. El objetivo de la contabilidad de cos-tos es asignar el costo unitario a cada artculo fabricado. El camino que se sigue para lograr lo anterior consiste en asignar a cada unidad de producto acabado lo efectivamente gastado en su elaboracin por concepto de materiales, mano de obra y costos indirectos.

Caractersticas de la contabilidad de costos Son muchos los aspectos que caracterizan la contabilidad de costos con rela-

cin a la contabilidad financiera y a la contabilidad gerencial. La contabilidad de costos emplea documentos especiales para recoger la informacin. rdenes de compra, solicitudes de compra, requisiciones, informes de consumo de materias primas, tarjetas de tiempo, planillas de pago, hojas de costos, son algunos ejem-plos de documentos que nicamente emplea la contabilidad de costos y el sistema de acumulacin de los datos de costos. El ciclo econmico de las empresas de manufactura es diferente del ciclo de los otros tipos de empresas e implica ms personal y trmites para adelantar su operacin.

La contabilidad de costos utiliza cuentas y procedimientos de registro muy propios. Cuentas como materias primas, productos en proceso, productos termi-nados, costo de ventas, costos indirectos y nmina de fbrica representan algunos ejemplos de cuentas que solamente se utilizan en la contabilidad de costos. Los costos de produccin constituyen costos del producto y as se haya incurrido en ellos permanecen en cuentas del balance general hasta tanto el producto no se venda. El anterior es un procedimiento contable muy propio de la contabilidad de costos y se ilustrar posteriormente en este captulo bajo el ttulo Clasificacin de los costos de produccin.

Otra caracterstica hace referencia a los informes que suministra. La contabi-lidad de costos prepara bsicamente estados de costos, es decir, informes que se elaboran para conocer en detalle las erogaciones y cargos realizados para producir los bienes. Estos estados de costos apuntan a la preparacin del estado de costo de ventas, sustentado en estados de consumo de materias primas, estados de costo de productos terminados y otros estados que se vern en este captulo y en los siguientes.


objetivos de la contabilidad de costos Como subsistema de la contabilidad financiera, la contabilidad de costos debe

cumplir los siguientes objetivos:

Acumular los datos de costos para determinar el costo unitario del producto fabricado; cifra clave para fijar el precio de venta y conocer los mrgenes de utilidad.

Brindar a los diferentes niveles de la administracin de la empresa datos de costos necesarios para la planeacin de las operaciones de manufactura y el control de los costos de produccin.

Contribuir con el control de las operaciones de manufactura. Proporcionar a la administracin la informacin de costos necesaria para la

presupuestacin, los estudios econmicos y otras decisiones especiales, rela-cionadas con inversiones a largo y mediano plazo.

Brindar racionalidad en la toma de decisiones.

Para lograr el cumplimiento de sus objetivos, la contabilidad de costos debe disponer de informacin relacionada con lo siguiente:

El flujo del proceso de produccin. El establecimiento de medios eficientes de registro y anlisis de la informacin

de costos que refleja la actividad de produccin. La obtencin de informacin sobre cantidades y valor de la materia prima

consumida a travs de las requisiciones de materiales. La obtencin de informacin sobre cantidad y valor de la mano de obra deven-

gada a travs de la planilla de tiempo. La obtencin de informacin sobre la forma de asignacin de los costos indi-

rectos de fabricacin a los productos elaborados.

Para lograr sus objetivos, la contabilidad de costos deber desarrollar las si-guientes actividades. La primera hace referencia a la medicin del costo, es decir, a la acumulacin de los datos necesarios para establecer el costo de un determina-do producto; por ejemplo, horas trabajadas, unidades producidas, materia prima consumida. La segunda actividad se refiere al registro del costo en los libros de contabilidad, diario, mayor o auxiliares, con base en la informacin producida por los empleados y trabajadores. El departamento de contabilidad de costos convierte los datos sobre materia prima consumida y horas trabajadas en cifras monetarias que representan el costo de la materia prima consumida y el costo de la mano de obra, que luego se registra en los libros de contabilidad.

Como tercera actividad se encuentra el anlisis del costo para diferentes pro-psitos, planeacin de operaciones, solucin de problemas, seleccin entre dife-rentes cursos de accin, identificacin de tendencias, identificacin de relaciones


por cambios en los costos. La ltima actividad hace mencin a la presentacin de informacin de costos en forma detallada para efectos internos y en forma agregada para propsitos externos. Por presentacin de informacin se entiende el proceso de comunicacin con los encargados de la toma de decisiones. La contabilidad de costos se ocupa de generar informacin relevante que se pueda comunicar peridicamente a los que la requieren en contabilidad financiera y en contabilidad gerencial.

el papel del contador de costos La ley por la cual se reglamenta la profesin, define contador pblico como la

persona natural que, mediante la inscripcin que acredite su competencia profe-sional, se encuentra facultado para dar fe pblica de hechos propios del mbito de su profesin, dictaminar sobre estados financieros, y realizar las dems actividades relacionadas con la ciencia contable en general.

El contador pblico desempea mltiples actividades y acta en diversos campos. Su formacin profesional le permite orientar su actividad hacia la revisora fiscal, asesora tributaria, auditora externa e interna, presupuestos, asesora administrativa, diseo de sistemas de informacin, contabilidad de costos, etc. En el campo de la contabilidad de costos, al contador pblico le corresponde desarrollar las siguientes actividades: preparar, presentar y analizar informes de costos, interpretar informes de costos para la gerencia; disear sistemas de costos; determinar cantidades ptimas de inventarios y de produccin; preparar y presentar informacin general sobre el comportamiento de los costos en los diferentes centros de costos de la empresa, en particular del rea funcional de manufactura; controlar los inventarios, los activos de produccin y los fondos invertidos en el rea fabril; indicar el nivel de apro-vechamiento de la capacidad instalada de la planta; sealar el nivel de ocupacin del personal de produccin; preparar informes sobre tendencias de costos, control de costos, anlisis de variaciones que permitan evaluar el desarrollo del trabajo programado y ejecutado; sealar centros de costos ineficientes por desperdicios de materiales, tiempo improductivo en la mano de obra, desperdicio de servicios pblicos y combustibles, falta de mantenimiento de equipos.

Como el sistema de contabilidad es uno de los sistemas de informacin ms formales en una organizacin, el contador pblico desempea un papel importante en l, debido a que sus informes tienen incidencia en las polticas y objetivos que fija la gerencia. El trabajo que desarrolla el contador de costos no es independiente del sistema de contabilidad, por el contrario, constituye una parte esencial. Las actividades que desarrolla el contador de costos apuntan a facilitar la determina-cin del precio de venta de los productos, disgregar los diferentes conceptos que conforman el costo del producto, servir de medida de eficiencia en la produccin, servir de base para la valuacin de inventarios (balance general) y determinacin de la utilidad (estado de resultados), proporcionar informacin para el control


administrativo de las operaciones, la planeacin de actividades en el corto y largo plazo, y la toma de decisiones.

El control administrativo de los costos ocupa lugar importante en la contabi-lidad de costos. La administracin moderna planea y analiza peridicamente los resultados operacionales para decidir y eliminar situaciones sobre las cuales no se puede ejercer control. Por fortuna, el control de los costos se facilita en la actua-lidad, gracias a la departamentalizacin de la empresa y a los centros de costos, a la clasificacin de los costos en controlables y no controlables, y a la delegacin de autoridad.

El papel del contador de costos es igualmente importante en la toma de deci-siones, las cuales implican una seleccin entre cursos alternativos de accin. La contabilidad de costos contribuye con los diferentes cursos de accin asignndoles valores cuantitativos que la gerencia utiliza como indicador en la escogencia de la opcin ms conveniente, en adicin a otros aspectos cuantitativos que influyen en la decisin.

El contador de costos utiliza muchas tcnicas para el anlisis de los costos y la elaboracin de informes para la gerencia. A continuacin se presenta un listado enunciativo de varias tcnicas, la mayora de las cuales se cubre en la presente obra:

Costos estndar Costos estimados Costo-volumen-utilidad Costeo variable Costeo relevante Contabilidad por reas de responsabilidad Anlisis cuantitativo con base en estadsticas, programacin lineal Determinacin de precios

elementos del costo de produccin La produccin de los bienes implica la conversin de materias primas en pro-

ductos terminados, gracias al esfuerzo de los trabajadores y al uso de la planta de produccin. Por costo de produccin se entiende, entonces, la suma de todas las erogaciones y cargos incurridos para convertir la materia prima en producto termi-nado. Para manufacturar un producto se hace uso de tres componentes conocidos como los elementos del costo de produccin, a saber: materias primas, mano de obra y costos indirectos. Estos son los elementos bsicos que se tienen en cuenta para determinar el costo total del producto manufacturado.


Materias primas

Las materias primas representan los materiales que, una vez sometidos a un proceso de transformacin, se convierten en productos terminados. Para fabricar un producto se suele hacer uso de una amplia gama de materias primas. La materia prima se suele clasificar en materia prima directa e indirecta. La materia prima directa hace referencia a todos los materiales que integran fsicamente el producto terminado o que se pueden asociar fcilmente con l. Por ejemplo, la madera que se emplea en la fabricacin de una mesa de comedor hace parte del producto y su costo puede clasificarse como costo de material directo. El costo del material directo incluye normalmente el transporte, fletes y acarreos.

Por materia prima indirecta se entiende aquellos materiales que integran fsi-camente el producto perdiendo su identidad, o que por efectos de materialidad se toman como indirectos. El pegante que se usa en la fabricacin de la mesa hace parte del producto, pero su costo puede no ser tan fcilmente medido como costo de una unidad procesada, o su costo por unidad puede ser bastante insignificante para ser medido como costo de material directo. La materia prima es frecuente-mente denominada almacn en muchas empresas y no debe confundirse con los suministros.

Mano de obra

El segundo elemento del costo de produccin es la mano de obra. La mano de obra representa el esfuerzo del trabajo humano que se aplica en la elaboracin del producto. La mano de obra, as como la materia prima, se clasifica en mano de obra directa e indirecta. La mano de obra directa constituye el esfuerzo laboral que aplican los trabajadores que estn fsicamente relacionados con el proceso productivo, sea por accin manual u operando una mquina. El costo del esfuerzo laboral que desarrollan los trabajadores sobre la materia prima para convertirla en producto terminado constituye el costo de la mano de obra directa. El salario y las prestaciones sociales que devenga, por ejemplo, el trabajador que corta la madera o arma la mesa se maneja como costo de mano de obra directa.

La parte del costo de la mano de obra que no se puede razonablemente asociar con el producto terminado o que no participa estrechamente en la conversin de los materiales en producto terminado se clasifica como mano de obra indirecta. Los salarios y prestaciones sociales que devengan, por ejemplo, los trabajadores que desarrollan actividades de vigilancia y mantenimiento constituyen costo de mano de obra indirecta.

Costos indirectos

Existen muchas denominaciones para referirse al tercer elemento del costo de produccin. Este se conoce con los nombres de: carga fabril, costos o gastos


generales de fabricacin, carga de fbrica o con la palabra inglesa overhead. Los costos indirectos comprenden todos los costos asociados con la fabricacin de los productos, con la excepcin de la materia prima directa y la mano de obra directa. En este elemento se incluyen los materiales indirectos, la mano de obra indirecta y los sacrificios de valor que surgen por la utilizacin de la capacidad instalada, llamados costos generales de fabricacin. Ejemplos de costos generales de fabricacin son: suministros, servicios pblicos, impuesto predial, seguros, depreciaciones, mantenimiento y todos aquellos costos relacionados con la ope-racin de manufactura.

En una empresa fabricante de mesas de madera para comedor pueden consti-tuir ejemplos de costos indirectos de fabricacin los siguientes: la depreciacin del equipo que corta la madera, la depreciacin del edificio si ste es propio, la amortizacin de los seguros que protegen la maquinaria y la planta, el alquiler del edificio si ste no es propiedad de la empresa, el pago de agua, energa y telfono que consume la operacin de la fbrica.

Si se combinan los elementos del costo de produccin se obtienen los conceptos de costos primos y costos de conversin. Costos primos hace referencia a la combi-nacin de los costos directos: materiales directos y mano de obra directa. Costos de conversin se refiere a la suma de la mano de obra directa y los costos indirectos. Lo anterior se puede expresar a travs de las siguientes frmulas de costos:

Clasificacin de los costos de produccin

Como existe una gran variedad de conceptos de costos es til clasificarlos de diferentes formas. La utilidad de estas clasificaciones se podr apreciar a lo largo de esta obra. A continuacin se presentan algunos de los criterios de clasificacin de los costos.

Costos del producto y costos del perodo

Dependiendo del momento en que los costos se cargan contra los ingresos, stos se pueden clasificar en costos del producto y costos del perodo. Por costos del producto debe entenderse todas aquellas erogaciones y cargos asociados clara y directamente con la produccin de los bienes. Los costos del producto hacen relacin a todos los costos involucrados en el rea de manufactura. Los costos de produccin materias primas, mano de obra, y costos indirectos hacen parte de los costos del producto. Estos costos no necesariamente se tratan como gasto en


el perodo en el cual se incurrieron, ms bien se llevan como gasto en el perodo en el cual los productos se venden. Esto significa que los costos del producto se pueden haber incurrido durante un perodo de tiempo pero no tratarse como gasto sino en un perodo siguiente, cuando tenga lugar su venta. Si al final de un perodo la empresa dispone de productos terminados o productos en proceso, los costos asociados con estos inventarios deben aparecer capitalizados en las respectivas cuentas del balance general; en el perodo siguiente, cuando los productos se vendan, se deben llevar al costo de ventas del estado de resultados.

En conclusin, los costos del producto se capitalizan en las cuentas de in-ventario antes de que tenga lugar su venta. Los costos del perodo, como se ver a continuacin, no son capitalizables; por el contrario, se deben enfrentar a los ingresos operacionales en el perodo en el cual se incurrieron. Lo anterior permite calificar a los costos del producto como costos inventariables, y a los costos del perodo como costos no inventariables. Resumiendo esta clasificacin, los costos del producto se pueden presentar de la siguiente manera:

Costo de materia prima Costos del producto Costo de mano de obra

Costos indirectos

Los costos del perodo representan flujos de salida de recursos en forma de disminuciones del activo o aumentos del pasivo, o una combinacin de ambos, que generan disminuciones del patrimonio. Los costos del perodo se incurren en reas de no manufactura, es decir, en actividades de administracin, comerciali-zacin y financiacin.

Por costos del perodo se entienden aquellos costos que se identifican con un perodo de tiempo determinado o que se asocian con los ingresos sobre la base de un perodo de tiempo. Dicho de otra forma, los costos del perodo no se incluyen como parte del costo de los productos manufacturados, sino que se tratan como gastos y se deducen de los ingresos operacionales en el perodo en el cual se in-currieron. Cualquier gasto operacional de administracin o ventas constituye un buen ejemplo de costo del perodo y debe aparecer en el estado de resultados en el perodo en el cual la empresa los incurri. Los costos del perodo se pueden esquematizar de la siguiente manera:


Costo total y costo unitario

Cuando los costos se determinan por el importe total o por el proceso de promedios, stos se clasifican en costos totales y costos unitarios. El proceso de acumulacin de los costos de produccin permite obtener el costo total del pero-do, el costo unitario del producto y el costo unitario por elemento del costo. Para considerar lo anterior, suponga que una pequea empresa de confecciones incurri el pasado mes en los siguientes costos para producir 800 vestidos para dama de diferentes tallas: materia prima consumida, $1.600.000; mano de obra, $1.200.000; y costos indirectos, $800.000. El costo total del perodo se calcula sumando los costos correspondientes a los tres elementos, as:

Costo de materia prima $1.600.000 Costo de mano de obra 1.200.000 Costos indirectos 800.000

Costo total $3.600.000

Manufacturar cada vestido le signific a la empresa un costo de $4.500. Este costo unitario se obtiene dividiendo el costo total entre las unidades producidas as:

Costo Costo total $3.600.000 = = = $4.500/vestidounitario Unds. producidas 800 vestidos

El costo unitario de $4.500 se puede calcular tambin sumando los costos uni-tarios correspondientes a cada uno de los tres elementos del costo que proviene de dividir el costo de cada elemento entre el nmero de vestidos producidos, as:

Costo materia prima $1.600.000/800 = $2.000 Costo mano de obra 1.200.000/800 = 1.500 Costos indirectos 800.000/800 = 1.000

$3.600.000/800 = $4.500

Costos variables, costos fijos y costos mixtos

De acuerdo con el comportamiento de los costos ante cambios en el volumen de produccin, los costos se clasifican en costos variables, fijos y mixtos. En contabilidad se supone que los costos se comportan en forma lineal y que por lo tanto se pueden mostrar en un plano a travs de lneas rectas. El comportamiento de los costos constituye uno de los criterios ms importantes de clasificacin de los mismos. Por comportamiento se entiende la forma como un costo reacciona ante aumentos o disminuciones en el nivel de actividad econmica.

Los costos variables son aquellos costos que varan en forma directa y proporcio-nal ante cambios en el volumen de produccin; es decir, si el volumen de actividad


aumenta en un 8%, el costo tambin aumenta en un 8%. Los materiales directos usados durante un perodo constituyen ejemplo de costos variables. Para ilustrar este concepto, suponga que la empresa de confecciones aumenta su produccin de 800 vestidos a 900. Con este aumento en la actividad se espera que la empresa aumente el consumo de tela en forma igual que proporcional al aumento en la produccin, pero si la produccin desciende a la mitad, 400 vestidos, el consumo de tela se espera disminuya a la mitad; llegando a ser cero el consumo si no existe produccin de vestidos. Un aspecto importante relacionado con el comportamiento del costo variable es que el costo variable es constante si se expresa unitariamente, independientemente de que el nmero de vestidos producidos aumente o disminuya. Otros ejemplos de costos variables, adems del material directo son la mano de obra directa, suministros y lubricantes. A partir de la siguiente informacin relacionada con el consumo de tela (materia prima directa) y vestidos producidos (volumen de actividad) se representa grficamente un costo variable en la figura 1-2

Produccin (vestidos) 200 400 600 800 1.000 Costo (tela) $400.000 800.000 1.200.000 1.600.000 2.000.000

Figura 1-2 Comportamiento de los costos ante variaciones en el nivel de actividad econmica

Costo variable (miles)

2.000

1.600

1.200

800

400

0

Costo varable

variable

200 400 600 800 1.000 Produccin (Unds.)

Analizando la figura 1-2 se concluye que si la produccin es de 400 unidades, el costo de la tela va a ser de $800.000. Si la produccin disminuye a 200 unida-


des, el costo del consumo de tela disminuye a $400.000 y llega a ser cero, si no se fabrican vestidos. El costo variable de la tela por vestido es de $2.000 y su comportamiento es constante para cualquier volumen

contabilidad de costos - gonzalo sinisterra v

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