contabilidad: control interno
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El Control Interno es la base donde descansan las actividades y operaciones de una empresa, es decir, que las actividades de producción, distribución, financiamiento, administración, entre otras son regidas por el control interno.TRANSCRIPT
CONTROL INTERNO
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Antecedentes y origen.
Se piensa que el origen del control interno, surge con la partida doble, que fue una de las medidas de control, pero que fue hasta fines del siglo XIX que los hombres de negocios se preocupan por formar y establecer sistemas adecuados para la protección de sus intereses.
De manera general, podemos afirmar que la consecuencia del crecimiento económico de los negocios, implicó una mayor complejidad en la organización y por tanto en su administración.
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¿Qué es el Control Interno? El Control Interno es la base donde descansan las
actividades y operaciones de una empresa, es decir, que las actividades de producción, distribución, financiamiento, administración, entre otras son regidas por el control interno.
Es un instrumento de eficiencia y no un plan que
proporciona un reglamento tipo policíaco o de carácter tiránico. El mejor sistema de control interno, es aquel que no daña las relaciones de empresa a clientes y mantiene en un nivel de alta dignidad humana las relaciones de patrón a empleado.
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La función del control interno es aplicable a todas las áreas de operación de los negocios, de su efectividad depende que la administración obtenga la información necesaria para seleccionar de las alternativas, las que mejor convengan a los intereses de la empresa.
El control interno debe establecer previo estudio de las necesidades y condiciones de cada empresa.
El control interno se define, según las Normas y Procedimientos de Auditoría, así:
"Está representado por el conjunto de políticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos específicos de la entidad".
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¿Cuál es el objetivo de un sistema de control interno?
Tiene varios objetivos como: – Evitar o reducir fraudes. – Salvaguarda contra el desperdicio. – Salvaguarda contra la insuficiencia. – Cumplimiento de las políticas de operación sobre
bases más seguras. – Comprobar la corrección y veracidad de los informes
contables. – Salvaguardar los activos de la empresa. – Promover la eficiencia en operación y fortalecer la
adherencia a las normas fijadas por la administración.
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El control interno, según se discute en la NIA 315, consta de los siguientes componentes:
1) El ambiente de control.
2) El proceso de evaluación del riesgo por la entidad.
3) El sistema de información y la comunicación.
4) Actividades de control.
5) Monitoreo de controles.
La división del control interno en los cinco componentes proporciona un marco de referencia útil para que los auditores consideren cómo pueden afectar la auditoría los diferentes aspectos del control interno de una entidad.
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1- AMBIENTE DE CONTROL El ambiente de control incluye las actitudes, conciencia y acciones
de la administración y de los encargados del gobierno corporativo, respecto a la transparencia.
El ambiente de control abarca los siguientes elementos:
a) Comunicación y ejecución de la integridad y los valores éticos
b) Compromiso con la competencia (conocimiento y habilidades para lograr tareas que definen el puesto)
c) Participación de los encargados del gobierno corporativo. d) Filosofía y estilo operativo de la administración. e) Estructura organizacional f) Asignación de autoridad y responsabilidad g) Políticas y prácticas de recursos humanos
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2- EL PROCESO DE EVALUACIÓN DEL RIESGO POR LA ENTIDAD
El proceso de evaluación del riesgo por la entidad, es su proceso para identificar y responder al riesgo de negocio y los resultados consecuentes.
Para fines de información financiera, el proceso de evaluación del riesgo por la entidad incluye:
a) Cómo identifica la administración los riesgos relevantes para la preparación de estados financieros
b) Cómo estima su importancia, c) Cómo evalúa la probabilidad de su ocurrencia y d) Cómo decide las acciones para manejarlos.
Los riesgos pueden surgir o cambiar debido a circunstancias como las siguientes:
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a) Cambios en el entorno de operaciones.
b) Personal nuevo.
c) Sistemas de información nuevos o renovados
d) Crecimiento rápido
e) Nueva tecnología
f) Nuevos modelos
g) Reestructuraciones corporativas
h) Operaciones extranjeras en expansión
i) Nuevos pronunciamientos contables
• 3- Sistemas de información y comunicación Un sistema de información consiste de infraestructura
(física y componentes de hardware), software, personas, procedimientos y datos.
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Muchos sistemas de información hacen uso extenso de tecnología de la información (TI)
Consecuentemente, un sistema de información abarca métodos y
registros que: a) Identifican y registran todas las transacciones válidas. b) Describen oportunamente las transacciones con suficiente
detalle para permitir la clasificación apropiada de las mismas para la información financiera
c) Miden el valor de las transacciones en una manera que permite registrar su valor monetario apropiado en los EF
d) Determinan el periodo de tiempo en que las transacciones ocurrieron para permitir registrar las transacciones en el ejercicio contable apropiado
e)Presentan de manera apropiada las transacciones y revelaciones relacionadas en los estados financieros
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• 4- Actividades de control Actividades de control son las políticas y procedimientos
que ayudan a asegurar que las directrices de la administración se llevan a cabo, por ejemplo: que se toman las acciones necesarias para atender a los riesgos que amenazan el logro de los objetivos de la entidad. Las actividades de control, tienen objetivos diversos y se aplican a diversos niveles organizacionales y funcionales.
Generalmente, las actividades de control que pueden ser relevantes para una auditoría pueden categorizarse como políticas y procedimientos correspondientes a lo siguiente:
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a) Revisiones de desempeño
b) Procesamiento de información
c) Controles físicos
d) Segregación de deberes
• 5- Monitoreo de controles
Una importante responsabilidad de la administración es establecer y mantener el control interno de manera continua.
El monitoreo de los controles por la administración incluye considerar si están operando como se planeó y que éstos se modifican según sea apropiado por cambios en las condiciones.
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El monitoreo de los controles es un proceso para evaluar la calidad del desempeño del control interno después de un tiempo. Implica evaluar el diseño y operación de los controles de manera puntual y tomar las acciones correctivas necesarias.
El monitoreo se hace para asegurar que los controles siguen operando de manera efectiva. Por ejemplo, si la puntualidad y exactitud de las conciliaciones bancarias no se monitorean, es probable que el personal deje de prepararlas. El monitoreo de los controles se logra mediante actividades continuas de monitoreo, evaluaciones separadas, o una combinación de ambas
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EL CONTROL INTERNO EN LA AUDITORÍA DE ESTADOS FINANCIEROS
Al estudiar las normas de auditoría se concluye, que el
Contador Público debe efectuar un estudio y evaluación adecuados del control interno existente en la empresa que examina, con el fin básico de determinar la confianza que puede asignar a cada fase y actividad del negocio, para precisar la naturaleza, alcance y oportunidad que ha de dar a sus pruebas de auditoría.
El estudio de la evaluación del control interno, tienen
como objeto primario la formulación de un programa de auditoría, que al ejecutarse permite al Contador Público emitir un dictamen sobre los estados financieros.
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El fin de la revisión de los procedimientos de contabilidad y de
control interno, es averiguar cuáles son los procedimientos empleados y la eficiencia del sistema de control interno existente, como base para determinar el alcance del examen.
La revisión no termina con las investigaciones realizadas al principio de la auditoría sino que continúan en el transcurso de ella.
Otro objetivo es el de tomar nota sobre cualquier modificación que pueda recomendarse para reforzar, mejorar o simplificar el sistema existente. Estos aspectos se deben comunicar por medio de memorándums de sugerencias, conteniendo las deficiencias localizadas en la organización del negocio.
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ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
El control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en una entidad para salvaguardar sus activos, verificar la razonabilidad y confiabilidad de su información financiera y la complementaria administrativa y operacional, promover eficiencia en la operación y provocar adherencia a las políticas prescritas por la administración.
El estudio del control interno tiene por objeto conocer como es dicho control interno, no solamente en los planes de la dirección sino en la ejecución real de las operaciones cotidianas.
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La evaluación del control interno es la estimación del auditor, hecha sobre los datos que ya conoce a través del estudio, y con base en sus conocimientos profesionales, del grado de efectividad que ese control interno suministre.
De este estudio y evaluación, el Contador Público podrá desprender la naturaleza de las pruebas diferentes sobre una misma partida. De ello dependerá la extensión que deba dar a los procedimientos de auditoría empleados y la oportunidad en que los va a utilizar para obtener los resultados más favorables posibles.
Formas de hacer el estudio y evaluación del control interno
Métodos:
a) Método Descriptivo o de memorándum.
b) Método Gráfico.
c) Método de Cuestionario.
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MÉTODO DESCRIPTIVO:
Consiste en la descripción de las actividades y procedimientos utilizados por el personal en las diversas unidades administrativas que conforman la entidad, haciendo referencia a los sistemas o registros contables relacionados con esas actividades y procedimientos.
La descripción debe hacerse de manera tal que siga el curso de las operaciones en todas las unidades administrativas que intervienen, nunca se practicará en forma aislada o con subjetividad
Detallar ampliamente por escrito los métodos contables y administrativos en vigor, mencionando los registros y formas contables utilizadas por la empresa, los empleados que los manejan, quienes son las personas que custodian bienes, cuanto perciben por sueldos, etc.
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La información se obtiene y se prepara según lo juzgue conveniente el Contador Público, por funciones, por departamentos, por algún proceso que sea adecuado a las circunstancias.
La forma y extensión en la aplicación de este procedimiento dependerá desde luego de la práctica y juicio del Contador Público observada al respecto, y que puede consistir en:
a) Preparar sus notas relativas al estudio de la compañía de manera que cubran todos los aspectos de su revisión
b) Que las notas relativas contengan observaciones únicamente respecto a las deficiencias del control interno encontradas y deben ser mencionadas en sus papeles de trabajo, también cuando el control existente en las otras secciones no cubiertas por sus notas es adecuado.
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Ventajas:
El estudio es detallado de cada operación con lo que se obtiene un mejor conocimiento de la empresa.
Se obliga al Contador Público a realizar un esfuerzo mental, que acostumbra al análisis y escrutinio de las situaciones establecidas.
Desventajas:
Se pueden pasar inadvertidos algunas situaciones anormales.
No se tiene un índice de eficiencia.
MÉTODO GRÁFICO
Señala por medio de cuadros y gráficas el flujo de las operaciones a través de los puestos o lugares donde se encuentran establecidas las medidas de control para el ejercicio de las operaciones.
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Este método permite detectar con mayor facilidad los puntos o aspectos donde se encuentran debilidades de control, aún cuando hay que reconocer que se requiere de mayor inversión de tiempo por parte del auditor en la elaboración de los flujogramas y habilidad para hacerlos.
VENTAJAS Proporciona una rápida visualización de la estructura del negocio.
DESVENTAJAS Pérdida de tiempo cuando no se está familiarizado a este sistema o
no cubre las necesidades del Contador Público. Dificultad para realizar pequeños cambios o modificaciones ya que
se debe elaborar de nuevo.
Se recomienda como auxiliar a los otros métodos.
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MÉTODO DE CUESTIONARIOS Consiste en el empleo de cuestionarios previamente elaborados por el auditor,
los cuales incluyen preguntas respecto a cómo se efectúa el manejo de las operaciones y quién tiene a su cargo las funciones.
Los cuestionarios son formulados de tal manera que las respuestas afirmativas indican la existencia de una adecuada medida de control, mientras que las respuestas negativas señalan una falla o debilidad en el sistema establecido.
VENTAJAS Representa un ahorro de tiempo. Por su amplitud cubre con diferentes aspectos, lo que contribuye a descubrir si algún procedimiento se alteró o descontinuó. Es flexible para conocer la mayor parte de las características del control interno.
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DESVENTAJAS
El estudio de dicho cuestionario puede ser laborioso por su extensión. Muchas de las respuestas si son positivas o negativas resultan
intrascendentes; si no existe una idea completa del por qué de estas respuestas.
Su empleo es el más generalizado, debido a la rapidez de la aplicación.
De los métodos vistos anteriormente, ninguno de ellos trata con relativa profundidad, el elemento clave de la entidad, el humano.
Para cubrir ese vacío se presenta un cuarto método:
DETECCIÓN DE FUNCIONES INCOMPATIBLES El auditor mediante el uso de sencillos cuestionarios, detectará funciones incompatibles del personal involucrado en la operación, administración, control y marcha de la entidad sujeta a auditoría.
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EJEMPLO DE UN CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
1- DISPONIBLE
A- OBJETIVOS DEL EXAMEN
Objetivos generales
1. Verificar la correcta valoración de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados y su
adecuada presentación en los estados financieros. Y
2. Obtener seguridad razonable acerca de:
a) Todos los conceptos relacionados con el disponible han sido estimados adecuadamente.
b) Los valores correspondientes a las cuentas del componente estén debidamente clasificados y revelados
de acuerdo a sus condiciones.
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OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Verificar la existencia física de los recursos de liquidez inmediata con que cuenta la entidad
2. Determinar si los fondos y depósitos que se presentan dentro de rubro de efectivo, caja y bancos cumplen las condiciones básicas de
disponibilidad.
3. Comprobar si se presentan todos los fondos y depósitos
existentes
4. Determinar si los fondos de efectivo y de depósitos a la vista que se representan en los estados financieros son auténticos
5. Examinar el manejo adecuado de los procedimientos políticas
y prácticas que se siguen en la administración de los recursos
de liquidez
6. Verificar la existencia de manuales de funciones y procedimientos del efectivo
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B- CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
Periodo evaluado: Enero 01-Diciembre 31/20XX
Fecha de evaluación: Enero de 20XX
Fecha de elaboración: Febrero de 20XX
CRITERIOS DE EVALUACIÓN SI- NO- N/A – OBSERVACIÓN
1. CAJA
1.1 Protección
1.1.1 La dependencia de caja es un área restringida.
1.1.2 Existe caja fuerte para la custodia del efectivo y sus documentos.
1.1.3 Es conocida la clave por personal deferente al cajero, tesorero y gerente.
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1.1.4 Se conservan en la caja fuerte los ingresos del día, hasta su depósito en bancos.
1.1.5 Se encuentran con pólizas de manejo el tesorero y el cajero.
1.1.6 Se ha responsabilizado a una sola persona el manejo de las cuentas con cheques, detallando claramente los
nombres de los responsables.
1.1.7 Se archivan en un lugar seguro y apropiado todos los comprobantes que soportan tanto ingresos como
egresos.
1.1.8 Son adecuados los custodios para salvaguardar físicamente el dinero en operación
1.2 Entrada de ingresos
1.2.1 Los valores recibidos diariamente son ingresados a caja.
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1.2.2 Son registrados en respectivo libro.
1.2.3 Se expiden los respectivos recibos de caja.
1.2.4 Están debidamente clasificados de acuerdo a su naturaleza los ingresos.
1.2.5 Están debidamente registrados los ingresos en libro auxiliar.
1.2.4 Se endosan o cruzan los cheques al momento de ser recibidos para evitar que se cobren en efectivo
1.2.5 Son adecuados los controles para asegurar que se cubren las mercancías, servicios entregados o vendidos.
1.2.6 Se depositan intactos los ingresos, es decir se cuida de no disponer de ingresos entrantes para efectuar gastos.
1.2.7 Se listan los cheques y otros valores recibidos por correspondencia por una persona diferente al cajero
antes de entregárselos a este.
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1.3 Recibos de caja o facturas
1.3.1 Se expiden los recibos de caja al momento de efectuarse la recepción de valores.
1.3.2 Existe numeración consecutiva y prenumerada.
1.3.3 Los recibos anulados son conservados en forma consecutiva.
1.3.4 Los recibos en blanco son guardados en la caja fuerte.
1.3.5 Se confrontan los valores estipulados en números y letras.
1.3.6 Se confrontan los originales con las copias posteriormente.
• 1.4 Arqueos
1.5.1 Se realizan arqueos sorpresivos a los fondos recaudados.
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1.5.2 Existen formatos apropiados para realizar los arqueos.
1.5.3 Existen medidas correctivas cuando se presentan inconsistencias.
2. BANCOS
2.1 Apertura de cuentas
2.1.1 Son autorizadas por la junta directiva cada una de las cuentas corrientes.
2.1.2 Están registradas a nombre de la entidad las cuentas de cheques que se manejan en ella.
2.1.3 Son estudiados los servicios prestados por cada uno de los bancos, antes de la apertura de una cuenta corriente.
2.1.4 Las firmas giradoras están debidamente autorizadas.
2.1.5 Las cuentas corrientes tienen destinación específica
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• 2.2 Protección
2.2.1 Es verificado el número de cheques, al momento de entregadas cada una de las chequeras por parte del
banco.
2.2.2 Son guardadas en caja de seguridad las chequeras en blanco.
2.2.3 Se encuentran debidamente protegidos los cheques girados y no cobrados.
2.2.4 Se encuentran debidamente custodiados los diversos sellos restrictivos
2.2.5 Se mantiene en lugar seguro copia de las tarjetas donde aparecen las firmas autorizadas para expedir cheques.
2.2.6 Se mantienen permanentemente actualizado, en el banco y en las oficinas de la entidad, el registro y
autorización para expedir cheques.
2.2.7 Se encuentran archivados en orden secuencial los
cheques anulados.
2.3 Giro de cheques
2.3.1 Están prenumerados todos los cheques.
2.3.2 Se giran en orden secuencial
2.3.3 Se giran para toda clase de pagos excepto los de caja menor.
2.3.4 Se lleva su registro en libros auxiliares de bancos.
2.3.5 Existe verificación de soportes antes del giro.
2.3.6 Se realiza verificación de cifras y números antes de su firma.
2.3.7 Se utiliza sello restrictivo para pago para el primer beneficiario.
2.3.8 Existe más de una firma en el giro de pagos por cheque.
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2.3.9 Se expiden cheques con firmas mancomunadas
2.3.10 Se realiza confirmación telefónica por parte del banco para pagos por sumas superiores a $500.000.
2.3.11 Se evita firmar cheques en blanco, al portador o a la vista.
2.3.12 Son entregados los cheques previa presentación de la respectiva autorización del beneficiario.
2.3.13 Existen horarios y días especiales para la entrega de cheques.
2.3.14 Se utiliza sello protector de cheques.
2.3.15 Existe alguna clase de política que contemple la posibilidad de cancelar en un tiempo determinado
aquellos cheques en tránsito que no hayan sido cobrados.
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• 2.4 Conciliaciones
2.4.1 Se realizan conciliaciones de manera periódica.
2.4.2 Se descuentan oportunamente las notas débito.
2.4.3 Son archivadas en orden secuencial las conciliaciones.
2.4.4 El funcionario que realiza el pago y el que concilia son diferentes.
2.4.5 Se realizan los ajustes necesarios luego de elaborar las conciliaciones.
3. GENERALES A CAJA Y BANCOS
3.1 Están separadas adecuadamente las actividades de ingresos y egresos.
3.2 Se procura tener niveles adecuados a las circunstancias, en lo relacionado al dinero en operación.
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3.3 Las monedas extranjeras propiedad de la entidad , se
valúan, para efectos del balance general, a precios de cotización a la fecha del referido.
Al final de este análisis se espera que el auditor o la persona que está realizando la evaluación empresarial de la gestión y
el cumplimiento de los controles, pueda tener una clara visión de la entidad y su comportamiento frente al rubro del
disponible.
La información que se recopile de éste examen es vital para la toma de decisiones del auditor y por ende de la gerencia.
El examen que el auditor realiza del disponible no debe estructurarse sobre un sistema de control débil o sobre
procedimientos que afecten el óptimo funcionamiento de esta dependencia
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