contabilidad con dos tizones

Sherpa

1

1

CONTABILIDAD con dos tizones

Eres libre de:

Copiar, distribuir y comunicar públicamente la obra. Hacer obras derivadas.

Bajo las siguientes condiciones: Debes reconocer los créditos de la obra de la manera especificada por el autor o el licenciador

(pero no de una manera que supiera que tiene su apoyo o apoyan el uso que hace de su obra).

No puedes utilizar esta obra para fines comerciales. Si alteras o transformas esta obra, o generas una obra derivada, sólo puedes distribuir la obra

generada bajo una licencia idéntica a ésta.

EQUIPO REDACTOR Y DE DISEÑO Sherpa (Grupo Scout Sayela, AD Scouts Burgos)

Equipo “Con dos tizones”, SCyL 2015

AGRADECIMIENTOS

A Dios, fuerza de mi vida en todos los momentos. A mis amigos y compañeros de Con dos tizones, espíritus de servicio.

A Judit, profesora del curso de contabilidad para asociaciones que hice dos veces. A todos los que, poniendo sus conocimientos en Internet, dedican algo de su tiempo, quizás sin

saberlo, a enseñar al que no sabe.

2


Índice Aclaraciones previas ................................................................................................................ 4

¿Qué es la contabilidad? ........................................................................................................... 4

¿Para qué sirve? ....................................................................................................................... 4

Algunas definiciones ................................................................................................................ 5

Ciclo contable ..................................................................................................................... 5

Activos, pasivos y patrimonio neto ....................................................................................... 6

Ingresos y gastos, cobros y pagos ......................................................................................... 6

Presupuesto de ingresos y gastos .............................................................................................. 7

Qué es ................................................................................................................................ 7

Cómo se hace ...................................................................................................................... 8

Otros presupuestos .............................................................................................................. 9

Maneras de contabilizar ........................................................................................................... 9

Antes de contabilizar .............................................................................................................. 11

Algunos conceptos previos .................................................................................................. 11

Qué se necesita .................................................................................................................. 12

Lista de proyectos ............................................................................................................... 12

Presupuesto ....................................................................................................................... 13

Lista de cuentas .................................................................................................................. 13

Datos de apertura ............................................................................................................... 13

Archivador de facturas ........................................................................................................ 14

Tabla para asientos ............................................................................................................. 14

Fases en la contabilidad .......................................................................................................... 15

Apertura ............................................................................................................................ 15

Introducción de datos ......................................................................................................... 16

Cierre ................................................................................................................................ 16

3

3


Balances ................................................................................................................................ 17

Balance de presupuesto ....................................................................................................... 17

Balance de situación............................................................................................................ 17

Balance de proyecto ............................................................................................................ 18

Acaba el ciclo contable y ¿ahora qué? ....................................................................................... 18

Resumen ............................................................................................................................... 18

Asociación Ejemplo ................................................................................................................ 20

4


Aclaraciones previas Este documento es un resumen de lo más básico para entender la contabilidad, tal y como la llevan

en las empresas, y poder aplicarla a una asociación.

Quiero aclarar que en este documento no se va a hablar de inventario, periodificaciones,

amortizaciones, variaciones de existencias, Plan General Contable, resoluciones del ICAC y otras

cosas que en una contabilidad profesional se tienen en cuenta. Los que saben de contabilidad dirán

que, al no tener en cuenta esas cosas, no se obtendrá la imagen fiel de la asociación. Cierto, pero

para empezar a entender la contabilidad, a mí me vale con este documento. Por eso, he decidido no

incluir esos conceptos y dejarlos para que cada uno, a nivel particular, se informe de lo que es o para

otro documento de este estilo.

En la primera parte del documento, se explicará la “teoría”: definiciones, pasos, etc. Pero no habrá

ejemplos y en algún caso no diré cómo se hace exactamente. Al final de este documento hay un

ejemplo desarrollado de la contabilidad de una asociación en el que se explicarán más detalladamente

todas las cosas. He preferido juntar todos los ejemplos en un único apartado e hilvanarlos como si

fuera la contabilidad de una asociación. Vale, no he puesto toooooda la contabilidad de una asociación

porque ocuparía varios folios, pero lo más útil sí que está.

¿Qué es la contabilidad? Es el conjunto de operaciones de recogida y tratamiento de la información sobre las operaciones

económicas de la asociación. Es decir, recoger y saber qué hacer con todo lo que tiene que ver con

dinero o con cosas que valen dinero. Incluye, por ejemplo, saber cuánto dinero hay en la cuenta,

saber qué hacer con la factura de un gasto, saber cómo escribir una deuda que la asociación tiene con

un monitor, etc.

¿Para qué sirve? Básicamente, la contabilidad sirve para dar información.

¿A quién? Por un lado a aquellos que la necesitan para tomar decisiones, por ejemplo la junta directiva

o la asamblea (los socios), y, por otro lado, a aquellos que tiene que saberla o que queramos que la

sepan, como Agencia Tributaria, patrocinadores, el barrio, los padres, etc.

5

5


¿Qué información se da con la contabilidad?

Los gastos e ingresos en un período determinado, los de una actividad específica o los

relativos a un concepto concreto, por ejemplo autobuses o comida.

Las deudas pendientes de cobrar de otros o las que tiene la propia asociación con otros.

El dinero del que se dispone en un momento dado.

Algunas definiciones Ciclo contable Todas esas operaciones de la contabilidad se hacen durante un período de tiempo, que se repite a lo

largo del tiempo. Ese período es lo que se llama ciclo contable. El más típico es el año natural, de 1

de Enero a 31 de Diciembre (es el que llevan las empresas), aunque también podría ser el curso

escolar, de 1 de Septiembre a 31 de Agosto.

Las operaciones que se llevan a cabo dentro de cada ciclo contable se pueden agrupar en tres bloques:

Presupuesto: antes de hacer ninguna actividad, hay que hacer un ejercicio de imaginación

(pre-suponer) pero basado en la realidad, y ver de dónde se va a conseguir dinero y en qué

se va a gastar.

Registro de operaciones (a esto también lo llamaremos contabilizar): escribir a lo largo del

tiempo que dura el ciclo contable de dónde sale el dinero y en qué se gasta realmente.

Balance: el resultado final del ciclo.

la hora de contabilizar, sólo se tiene en cuenta lo que ocurre, económicamente hablando, entre el

inicio y el fin del ciclo contable. El presupuesto se puede hacer al principio del ciclo contable o, y

ésta es la mejor opción, antes de que empiece. Por ejemplo, podemos decidir que el ciclo contable

empiece el 1 de Octubre, que es cuando empiezan nuestras actividades, y podemos programar en

6


Septiembre. El balance se hace una vez acabado el ciclo contable, aunque se pueden ir haciendo

balances parciales a lo largo del tiempo.

Estas tres fases del ciclo contable se explicarán más detalladamente en los siguientes apartados.

Activos, pasivos y patrimonio neto Tres conceptos de economía que se oyen mucho en la tele:

Activos: bienes, derechos y otros recursos, controlados económicamente por la asociación,

y de los que se espera sacar un provecho. Por ejemplo, el material inventariable (el que “no

se gasta”, como mesas, ordenadores, cazuelas, etc.), deudas que otros tienen con la

asociación, el dinero en la cuenta corriente, etc.

Pasivos: obligaciones de la asociación, que se pueden quitar con dinero. Claro ejemplo, las

deudas que tiene la asociación con otros.

Patrimonio neto: la diferencia entre los activos y los pasivos. En resumen, lo que tengo

más lo que me deben menos las deudas

PATRIMONIO NETO = ACTIVOS – PASIVOS

Ingresos y gastos, cobros y pagos Cuatro conceptos que se usarán más adelante y que son parecidos pero no iguales:

Ingreso: aumento del patrimonio neto y sólo hay dos maneras: o tengo más activos o tengo

menos pasivos.

Cobro: aumento de tesorería, esto es, aumento de dinero.

Gastos: disminución del patrimonio neto y, de nuevo, sólo hay dos formas: o tengo menos

activos o tengo más pasivos.

Pago: disminución de tesorería, es decir, menos dinero.

Y voy con un ejemplo para ver la diferencia:

Llego a un bar y digo: “Buenos días. Póngame un café, por favor.” Llega el camarero con el café.

Acabo de hacer un gasto, porque acabo de crearme una deuda (pasivo) con el camarero. Es un gasto

porque tengo menos patrimonio neto, ya que tengo un pasivo (deuda) más que antes de entrar en el

bar.

7

7


El señor del bar, en ese mismo instante, tiene un ingreso porque hay alguien que le debe dinero

(activo). Tiene más patrimonio neto porque tiene más activos, por eso tiene un ingreso.

Después de tomarme el café, saco la cartera y le doy 1 euro al camarero. Acabo de hacer un pago,

porque tengo menos dinero. Evidentemente, el señor del bar ha hecho un cobro porque tiene más

dinero.

Como se puede ver, la diferencia entre un ingreso y un cobro o entre un gasto y un pago es que haya

movimiento de dinero (monedas y billetes). En el cobro y el pago hay ese movimiento (salió un euro

de mi cartera o entró un euro en la caja registradora) y en el ingreso o el gasto no lo hay, aunque hay

algo que tiene que ver con dinero (una deuda). Además, pueden darse en el mismo momento (puedo

pagar cuando llega el café) o en momentos diferentes.

Esta situación, trasladada a una asociación, se puede dar en diversas situaciones:

Hay una tienda en la que no pagamos al comprar porque tenemos cuenta. Nos domicilian el

pago y nos lo pasan por la cuenta del banco al final del mes. Entonces la asociación hace

gastos cuando compra, que puede ser el día 3 y el 21, pero el pago lo hace al final de mes.

Compro el día 5 unos pinceles para un taller por valor de 7 euros y lo pago con mi dinero. En

este caso, la asociación también tiene el gasto cuando lo compro. El día 15 me devuelven los

7 euros que adelanté. Luego el pago lo hace la asociación el día 15.

Para una salida de fin de semana, vamos a ir a un albergue y hay que adelantar una cantidad.

Hacemos un pago (el adelanto) antes del gasto (que haremos el fin de semana).

El día 23 hacemos una excursión, que cuesta 100 euros, y ese día dos chavales van, pero

avisaron que pagarían el día 30. Así que el 23 tendré un ingreso de 200 euros (2 cuotas),

aunque el cobro será el día 30.

Presupuesto de ingresos y gastos Qué es El presupuesto es dejar por escrito la parte económica de los objetivos de nuestra programación para

un año o curso concreto. Por ejemplo, si un objetivo es mejorar la imagen de la asociación en el barrio

y vamos a hacer tres talleres, uno por trimestre, para la gente del barrio, podemos presuponer que

nos vamos a gastar 100 euros por taller. También se pueden hacer presupuestos para otros tiempos

o para actividades específicas, como un campamento de verano. Se entiende, además, que cuanto

más cumplo con el presupuesto, más cumplo con los objetivos.

8


En el ejemplo del final, hablaremos del presupuesto de una asociación para un curso que incluye

varias actividades, empezando el 1 de Septiembre y acabando el 31 de Agosto del año siguiente: el

presupuesto del ciclo contable.

Cómo se hace El presupuesto se hace a la par que se programa o una vez que se tiene la programación. Puede ocurrir

que la programación se haga una vez empezado el ciclo contable y que, en ese tiempo, haya algún

gasto. En ese caso, ese gasto no habrá que presuponerlo, sino que sabremos cuánto es exactamente.

Pero en general, el presupuesto tendría que estar antes de empezar a hacer actividades. Empezar un

proyecto sin tener ni idea de los ingresos o los gastos que vamos a tener es un pelín arriesgado.

Para hacer el presupuesto, hace falta información, como es la programación del curso, precios

aproximados de lo que se piensa comprar, la situación económica de la asociación, etc.

Con todo esto delante, lo primero es hacer una lista de proyectos, agrupando las actividades de la

programación según el criterio que veamos más razonable y añadiendo aquello que no aparezca en

la programación pero que tenga que ver con dinero. Este desglose puede ser tan exhaustivo como se

quiera. Puede ir desde cosas generales como “Actividades de los sábados” hasta “Taller de encaje de

bolillos del segundo sábado de Abril”. Es normal que, a principio de curso, no se conozca qué

actividad concreta se va a realizar en Mayo. Por eso, actividades muy similares, como las actividades

de los sábados, pueden agruparse. No presupuestar un ingreso y tenerlo es una alegría. No

presupuestar un gasto y tenerlo no es tan divertido. También se han que tener en cuenta los gastos

e ingresos generales que no corresponden con lo que entendemos como actividad. Por ejemplo el

seguro, las cuotas de socios, los gastos de la sede, etc.

Ejemplos de proyectos para un curso:

Actividades semanales

Excursión

Campamento de verano

Visitas a lugares de interés

Actividades especiales

Sede (alquiler, impuestos, luz, etc.)

Gastos generales (seguro, comisiones del banco, etc.)

9

9


Ingresos generales (cuotas de socio, subvenciones, etc.)

...

Después del desglose, en cada proyecto hay que ver qué gastos e ingresos concretos se van a tener.

De nuevo, podemos ser muy específico o no. Dentro del proyecto Convivencia de Abril un gasto

podría ser “Material juegos y talleres”, o, en lugar de poner un único tipo de gasto, podemos

especificar varios: Fotocopias, Balones, Mimbre, Tijeras, etc.

Si son actividades repetidas de otros años, será más fácil. Si son actividades nuevas, costará un poco

más. En algunos proyectos puede que no haya ingresos o no haya gastos. Puede haber tipos de gastos

o ingresos que estén repetidos en varios proyectos, como el gasto Comida o Material Juegos.

Otros presupuestos Se pueden preparar dos presupuestos adicionales:

Presupuesto de tesorería: en él se ve cuánto dinero se va a cobrar y pagar cada mes, para

saber si la asociación va a tener dinero suficiente durante el curso o va a llegar a los números

rojos. Con una simple tabla se puede hacer, poniendo en la fila superior los meses y en la

columna de la izquierda los pagos y cobros que se prevé tener.

Presupuesto de inversiones: se hace si se va a comprar algo de material inventariable (el que

aguanta más de un año). Tiene que ver con amortizaciones, periodificaciones, inventarios y

otras cosas que vamos a dejar para otro documento.

Maneras de contabilizar La segunda fase del ciclo contable es Contabilizar y consiste en “escribir” todo aquello que tenga que

ver con dinero y que ocurra entre las fechas de inicio y fin del ciclo contable. Existen cuatro formas

de “escribir”, de contabilizar, de llevar la contabilidad o, también dicho, cuatro tipos de contabilidad,

que se resumen en este diagrama:

10


En la contabilidad por partida simple se registran sólo los movimientos de tesorería, esto es, de dinero

(pagos y cobros). Si todo lo que hace nuestra asociación pasara por la cuenta del banco, esta

contabilidad no sería más que el estracto del banco. Nada más. Pero como no todo se mete a la

cartilla, necesitaremos hacer una hoja de cálculo con las siguientes columnas:

Fecha: la fecha en que se paga o se cobra.

Empresa: entidad o persona a quién se paga o de quién se recibe dinero (subvención o cuotas).

Concepto: lo que se ha pagado o cobrado, a grandes rasgos si son varias cosas.

Cobros o Ingresos

Pagos o Gastos

Los nombres de las columnas pueden ser otros.

Fecha Empresa Concepto Ingresos Gastos

Esta contabilidad tiene varias desventajas:

No sabríamos las deudas que tiene la asociación o que tienen otros con la asociación.

Podría ser muy difícil saber lo que ha gastado la asociación en algo en concreto, por ejemplo

en autobuses o en comida.

Al no tener en cuenta las deudas, al final del curso el resultado estaría “falseado”.

Encontrar la factura que corresponde con un pago concreto puede ser como encontrar una

aguja en un pajar.

En la por partida doble se incluyen todos los movimientos económicos (ingresos y gastos, cobros y

pagos y otros movimientos de los que luego hablaremos) y cada movimiento tiene un origen y un

destino. A cada movimiento se le llama asiento. Esta forma es la mejor para llevar una contabilidad.

De hecho, es la que llevan las empresas y es la que explicaremos en este documento, adaptada a una

asociación y dejando de lado algunas cosas sin las que se puede vivir.

Si es analítica es porque cada cosa que se mire (pagos y cobros en la partida simple o ingresos y

gastos en partida doble) tiene un proyecto o actividad a la que asociarse. Si no es analítica, no se

distingue un ingreso de otro. Y lo mismo para los gastos. Todos son “iguales”. Lo mejor es llevar

nuestra contabilidad de manera analítica.

En este documento explicaremos la contabilidad por partida doble y analítica.

11

11


Antes de contabilizar Algunos conceptos previos

Asiento: es poner por escrito una “operación económica”, esto es, algo que tenga que ver

con dinero. Por ejemplo, la compra de material, el pago de cuotas, sacar dinero de la cuenta

del banco, etc.

Línea: cada una de las líneas, valga la redundancia, de un asiento. Si tres personas pagan a

la vez la cuota de una excursión, habrá varias líneas en el mismo asiento, una para cada pago.

Libro Diario: es el “libro” o archivo donde se escriben los asientos.

Haber: es el origen del dinero. Si hago una transferencia, sería la cartilla del banco.

Debe: es el destino del dinero. Si un socio paga una cuota, el destino sería la cartilla del

banco.

Cuenta o subcuenta: es cada uno de los tipos de gasto o ingreso o de “cosa” que podemos

necesitar. Algunos han aparecido a la hora de hacer el presupuesto, pero más adelante

hablaremos en profundidad.

En toda operación económica, luego en cada asiento, el dinero se mueve de una o varias cuentas que

hacen de Haber (de las que “sale” el dinero) a otra u otras que hacen de Debe (a las que “llega” el

dinero). Evidentemente, el dinero que hay en la parte del Haber ha de coincidir con lo que hay en la

parte del Debe en cada asiento: “Las gallinas que entran por las que salen”. Unos ejemplos para aclarar

estos conceptos:

1. Fulano ingresa en el nuestra cuenta del banco la cuota de inscripción al campamento. Como

es una “operación económica”, en nuestra contabilidad haremos un asiento de esta

operación. En este caso, la cuenta del Haber será una llamada “Cuotas campamento”, pues

el dinero sale de ahí. La cuenta del Debe será una llamada “Banco”.

2. Mengano compra un paquete de folios en la Papelería Manrique y lo paga con dinero que ha

cogido de la caja que hay en la sede con dinero en metálico, vamos con dinero de la

Asociación. El dinero sale de la cuenta “Caja metálico” (Haber) y acaba en la cuenta “Folios”

(Debe).

3. Zutano compra cinco paquetes de plastilina y dos cajas de palillos en Manualidades Gutiérrez

y lo paga con su dinero. El dinero sale de la cuenta “Zutano” (Haber) y acaba en las cuentas

“Plastilina” y “Palillos” o, si lo tenemos agrupado, en la cuenta “Material de talleres” (Debe).

12


Cada cuenta probablemente aparezca en varios asientos a lo largo del ciclo, haciendo unas veces de

Haber y otras de Debe. El saldo de una cuenta es la resta del Debe menos el Haber de la cuenta. Se

suman todas las cantidades del Debe y todas las del Haber y se restan estas dos cantidades.

Una cuenta se dice saldada si su saldo es cero, esto es, la suma de los Debe es igual a la suma de los

Haber.

Qué se necesita Para llevar nuestra contabilidad por partida doble y analítica podemos usar un programa de

contabilidad, como Keme Contabilidad (software libre), o una hoja de cálculo con varias pestañas.

Ambas opciones son válidas, aunque es preferible usar un programa ya hecho, pues nos ahorrará

bastantes cálculos y muchísimo tiempo. Yo uso Keme y, aunque tiene muchísimas opciones, aprender

a manejar lo poco que necesito ha sido muy fácil.

Sea como fuere, antes de empezar, necesitaremos varias cosas:

Lista de proyectos.

Presupuesto.

Lista de cuentas.

Datos de apertura.

Archivador de facturas.

Hoja de cálculo para asientos (no es necesaria si se usa un programa de contabilidad)

Lista de proyectos Esta es la parte analítica de la contabilidad. Hay que tener en cuenta que cada gasto o cada ingreso

se tienen que asignar a un proyecto. Además, a cada proyecto le asignaremos un número que lo

identifique.

Lo primero a la hora de hacer el presupuesto fue hacer una lista de proyectos. Es importante tener

clara esta lista desde el comienzo del curso. Evidentemente, a lo largo del curso se pueden añadir

nuevas actividades o quitar alguna que se descarte, pero esa lista debe estar clara en algún lugar. ¿Por

qué esto es importante? Porque podremos saber sin mucho esfuerzo cuáles han sido los gastos o los

ingresos que ha tenido un proyecto.

13

13


Presupuesto De esto ya hablamos en la sección 4, así que ya está hecho. Si decidimos hacer también un

presupuesto de tesorería o de inversiones, pues perfecto.

Lista de cuentas Para poder escribir a qué corresponde cada cosa, por ejemplo comida, autobuses, cazuelas, alquiler,

cuotas, subvenciones, etc., hay que saber exactamente cuántos tipos de cosas queremos. Cada una

de esas cosas se llama cuenta y al hacer el presupuesto salieron unas cuantas cuentas, como Comida,

Transporte, Material Juegos, etc.

Pero también hay “cosas” que tienen que ver con el dinero y que no son ingresos o gastos:

La cuenta en el banco

El dinero en metálico que tenemos en la sede

El resultado del año (ingresos menos gastos)

Lo que “vale” nuestra asociación

Las tiendas en las que compramos

Las personas a las que la asociación les debe dinero o que deben dinero a la asociación

Detalles a tener en cuenta:

Esta lista puede ser tan específica como se quiera. En lugar de una cuenta llamada Material

talleres, podríamos haber puesto varias cuentas, como Tijeras, Papel continuo, Pegamento de

barra, Pegamento de contacto, etc.

A esta lista pueden añadirse elementos en cualquier momento si fuera necesario. Si a mitad

de curso se compra un armario, pues se añade la cuenta “Armario” a la lista y ya está.

A cada cuenta, como a los proyectos, se le asigna un número. Esto facilitará mucho las cosas más

adelante.

Datos de apertura La primera vez que se lleva esta contabilidad sólo hacen falta tres datos a fecha de inicio del ciclo

contable:

El dinero que tiene la asociación, tanto en el banco como en efectivo.

14


Los gastos del ciclo pasado que están pendientes de pago: las deudas de la asociación con

otros y que vienen de cursos anteriores.

Los ingresos del ciclo pasado que están pendientes de cobro: las deudas de otros con la

asociación y que también vienen de cursos anteriores.

El primer curso en que se lleva la contabilidad por partida doble, conseguir estos datos puede ser

difícil, aunque sólo se necesiten tres cosas. Los siguientes años, la propia forma de llevar la

contabilidad nos dará estos datos y otros que se puedan necesitar.

Es importante que esos datos sean a fecha de inicio del ciclo. No vale el dinero en el banco a día 15

cuando hemos empezado el día 1.

Archivador de facturas La forma de guardas las facturas es importante, ya que buscar una factura tiene que ser algo sencillo.

La mejor forma es usar un número de control. Es un número que escribiremos detrás de la factura

cuando la vayamos a contabilizar. La primera factura que llegue será la número 1, la segunda, la

número 2, y así sucesivamente, independientemente de la fecha de la factura. De esta manera, las

facturas se ordenan según nos las dan y se pueden contabilizar en cualquier instante.

Para buscar una factura, bastará mirar en nuestra contabilidad (por fecha, por tienda, por importe...)

y encontrar el número de control.

En el archivador se pueden guardar los resguardos del banco, si pagamos algo por transferencia. Se

guardan con el mismo número que la factura a la que corresponden. Si no tenemos la factura, como

pueden ser los pagos de la comunidad de vecinos, el recibo haría las veces de factura, con su número

de control propio.

Tabla para asientos Como lo que haremos en esta fase es escribir asientos, si decidimos NO usar un programa de

contabilidad, necesitaremos una tabla hecha en una hoja de cálculo para ese menester.

Para tener datos suficientes, necesitaremos una tabla con estas columnas:

Fecha: la fecha en que se produce el movimiento. Si no se sabe, valdría la fecha de la factura

o una lo más aproximada. No es la fecha en la que escribo el asiento. Puedo escribirlo el día

7 y el movimiento haber ocurrido el 3 del mes anterior.

15

15


Nº de asiento: serán número correlativos, empezando por el 1 para el primer asiento.

Cuenta.

Concepto: breve descripción. Por ejemplo, si pagamos la comida del campamento, en la

cuenta “Banco” el concepto podría ser “Pago comida campamento”. Si un socio ingresa la

cuota del campamento en el banco, en la misma cuenta “Banco”, el concepto sería “Cuota

campamento Fulano”.

Debe.

Haber.

Nº de control: es un número que escribiremos detrás de la factura cuando la vamos a

contabilizar.

Proyecto: el proyecto al que va destinado el ingreso o el gasto, según la lista.

Fecha Nº asiento Cuenta Concepto Debe Haber Nº

Control Proyecto

Fases en la contabilidad Ahora sí. Con todo lo que tenemos, vamos a empezar a escribir los asientos. Lo haremos en tres

etapas:

Apertura

Introducción de datos

Cierre

Apertura Para la apertura, lo que hay que hacer es escribir el primer asiento, llamado Asiento de apertura. Y

para ello, necesitamos los datos de apertura. No vale poner lo que hay a día 15 o poner cantidades

aproximadas. El dinero y las deudas de los demás se escriben en el Debe y las deudas de la asociación

y el Patrimonio Neto (el valor de la asociación) se ponen en el Haber.

Esto se hace la primera vez. El segundo curso con esta contabilidad, el asiento de apertura será el

último asiento del curso anterior pero escrito al revés, lo del Debe en el Haber y viceversa.

16


Introducción de datos Esta parte dura todo el ciclo contable y lo que se hace es escribir los asientos con todas las cosas

económicas que hace la asociación a lo largo del curso. Vale, probablemente escribiremos cosas

después del fin del ciclo contable, pero serán cosas que tienen que ver con el ciclo en cuestión, que

han ocurrido entre el inicio y final del ciclo contable y de las que nos habremos enterado más tarde.

Siempre pasa.

No hay que confundir la fecha de un asiento con la fecha en la que el tesorero lo escribe. No es

necesario escribir los asientos el día que ocurren. El tesorero puede dedicar un día a la semana, por

ejemplo el Domingo, a escribir los asientos de esa semana.

Cierre El cierre es escribir los dos últimos asientos, llamados Asiento de Regularización y Asiento de Cierre.

A partir de ese momento no se podrá modificar nada y podremos hacer los balances definitivos. Por

eso el cierre se hace después del final del ciclo contable. Si el ciclo contable termina el 31 de Agosto,

probablemente el cierre se haga a finales de Septiembre o en Octubre. Es mejor esperar unos días a

que aparezcan todas las facturas. Suele pasar que algún monitor se acuerda en Octubre que compró

algo en Junio para el campamento.

¿Qué ocurre si, una vez cerrada la contabilidad, aparece una factura del ciclo contable pasado?

Podemos hacer tres cosas:

No contabilizarla: si fue un monitor el que compró con su dinero, asume que no va a

recuperar el dinero y que tiene que espabilar para la siguiente. Esto depende de la política de

la asociación, pero no es lo mejor.

Deshacer el cierre, contabilizarla en el curso que le toca y volver a hacer el cierre y los

balances. No la recomiendo, especialmente cuando la asamblea de la asociación ha aprobado

los balances.

Incluir esa factura del ciclo pasado como un gasto del ciclo actual, usando una cuenta llamada

“Gastos de cursos anteriores” e incluyéndola en un Proyecto llamado “Gastos

extraordinarios” o algo así.

El asiento de regularización se escribe con las cuentas de ingresos y gastos y nos da el resultado del

ciclo. El asiento de cierre se hace con las cuentas que no son ingresos y gastos y nos habla de los

activos, los pasivos y el patrimonio neto de la asociación, esto es, los datos del cierre, que también

serán los de apertura.

17

17


Balances Al acabar el ciclo contable se hacen balances, es decir, se mira tanto la situación económica de la

asociación al final como lo que se ha hecho durante el ciclo contable, igual que al terminar una

actividad ésta se evalúa. Aunque estos balances se pueden hacer en cualquier momento, de manera

provisional, después de cerrar la contabilidad se tienen que hacer, ya que serán definitivos y los

tendrá que aprobar la asamblea de la asociación.

Los balances que más información nos dan son:

Balance del presupuesto

Balance de situación

Balance de proyecto

Balance de presupuesto Es un documento en el que se muestra el presupuesto de ingresos y gastos del ciclo contable y los

ingresos y gastos que realmente se han hecho. Además, se deben añadir algunas notas para explicar

las posibles desviaciones que hayan ocurrido, especialmente cuando éstas son grandes. Sólo se

necesitan los saldos de las cuentas de ingresos y gastos, saldos que se calcularon para el asiento de

regularización.

Balance de situación Es un documento que muestra cómo está económicamente la asociación en una fecha concreta. En

él aparecen los activos, los pasivos y el patrimonio neto. Es una foto económica de la asociación.

Este balance se puede hacer en cualquier fecha, pero al menos hay que hacerlo al acabar el ciclo. Ojo,

la fecha en la que se hace este balance suele ser varias semanas después de la fecha del fin del ciclo

contable, cuando se cierra el ciclo, pero se tiene que hacer con los datos de una fecha concreta: la

del fin del ciclo contable.

Si se puede, estaría bien comparar estos datos con los del ciclo contable anterior y explicar los cambios

más grandes que haya habido.

18


Balance de proyecto A veces, es bueno centrarse en un proyecto en particular, para ver si es rentable, si compensa seguir

haciéndolo, si se puede abaratar la cuota, etc. Para este balance se puede usar el balance del

presupuesto, ya que está organizado por proyectos.

Acaba el ciclo contable y ¿ahora qué? Acabó el curso 2014-15, el primero llevando esta contabilidad. Ha supuesto unas cuantas horas, sobre

todo al principio, hasta enterarse de cómo va pues todo es nuevo. Luego, a partir del segundo mes,

ha sido coser y cantar.

El 1 de Septiembre de 2015 comienza el nuevo ciclo contable. En Septiembre de 2015 volvemos a

programar y a comenzar todo: presupuesto, proyectos, etc. Pero gran parte del trabajo está hecho.

La lista de proyectos será muy parecida. Los precios no cambiarán mucho, así que las cantidades del

presupuesto serán similares. La lista de cuentas no cambiará mucho. Los datos de apertura se

consiguen con el cierre del curso pasado. De hecho el asiento de apertura del curso 15-16 será el de

cierre del 14-15.

El cierre de la contabilidad del curso 14-15, con la elaboración de los balances, y el inicio de la del

curso 15-16, con la preparación de los presupuestos, se solapan en el tiempo. Se escriben asientos

del ciclo actual y se trabaja en cerrar el anterior, pero sin mezclarlos.

Hay una cosa de la contabilidad del 14-15 que tiene que aparecer en la del 15-16. La asamblea aprueba

las cuentas de un curso (los balances de presupuestos y de situación), pero además, también decide

qué hacer con los beneficios o las pérdidas del curso anterior. Si hay beneficios, puede decidir que

formen parte del patrimonio neto, reservar una parte para posibles años con pérdidas, etc. Si hay

pérdidas, tendrá que decidir de dónde coger el “dinero” para cancelar esa pérdida. Normalmente se

coge del patrimonio neto o de un dinero reservado para pérdidas. Por eso, en el curso 15-16 habrá

que hacer un asiento que exprese esta decisión, llamado Aplicación del resultado.

Resumen Si quieres empezar a llevar las cuentas de una asociación mediante esta contabilidad, ¿qué tendrías

que hacer? Estas cosas las podrás hacer sólo, pero es bueno que en algunas la Junta directiva de la

asociación te ayude o te dé su opinión.

19

19


Con la programación delante, haz la lista de proyectos. A medida que vayas preparando el

presupuesto de cada proyecto, irán apareciendo cuentas. Cuando hayas acabado el presupuesto y

esté aprobado, haz la lista de cuentas, añadiendo aquellas que no aparecen en el presupuesto y han

que estar. Recuerda que se pueden añadir cuentas más adelante, así que no te estreses. Si tu

asociación anda justa de dinero, te vendría bien el presupuesto de tesorería. Busca y trastea un poco

con un programa de contabilidad (recomiendo Keme Contabilidad). Y mientras haces estas cosas,

entérate de los datos de apertura y consigue un archivador para las facturas.

Cuando estés preparado y comience el curso, bastará que dediques una media hora a la semana. Vale,

habrá momentos de más curro y otros de menos y probablemente el primer mes le metas más horas,

pero al cabo de unas semanas, el trabajo se hace muy fácil.

Al acabar el curso y después de esperar un tiempo prudencial, harás los balances. Lo ideal sería que

estuvieran para la programación del curso siguiente, pues contienen información útil. Si no son los

definitivos, porque no has podido cerrar la contabilidad, puedes hacer unos balances provisionales.

Seguro que los datos finales no cambiarán mucho.

Y sin perder un instante, te tocará comenzar con el siguiente curso. O dejárselo masticadito al

siguiente tesorero. El tiempo no se detiene. Pero tendrás una ventaja: muchas cosas serán repetidas

o muy parecidas a las del curso anterior. No voy a decir que todo sean ventajas, pero el segundo año

de cualquier camino suele ser muchísimo más sencillo que el primero.

Una reflexión personal. Llevar la contabilidad de una asociación es fácil. Puede que siempre lo hayas

visto de color marrón muy oscuro, más marrón si cabe que ser jefe de grupo, pero no le tengas miedo.

Date cuenta de que no hace falta ni saber sumar: el ordenador lo hace por ti.

20


Asociación Ejemplo Al acabar el curso 2013-14, la asociación Ejemplo decidió comenzar a llevar la contabilidad por partida

doble y analítica a partir del curso siguiente. El ciclo contable durará un año y coincidirá con el curso

escolar, empezando el 1 de Septiembre y acabando el 31 de Agosto del año siguiente.

La junta directiva de la asociación Ejemplo se juntó el fin de semana del 20-21 de Septiembre en su

tradicional convivencia de principio de curso para programar el curso 2014-2015. Lo que decidió fue:

Hacer una convivencia de programación de la junta directiva en Septiembre (en la que

estaban).

Hacer actividades para sus socios los domingos por la tarde, de 17:00 a 19:30, desde Octubre

hasta Mayo, ambos inclusive, y durante este curso espera tener 100 socios.

Hacer una excursión de un día, el 21 de Diciembre, para la gente del barrio, a la que suelen

asistir 150 personas.

Hace un campamento de verano sólo para sus socios, del 17 al 31 de Julio, al que suelen

asistir 60 socios.

Comprar dos tiendas de campaña y varias herramientas para el campamento.

Mantener el mismo local alquilado en el que se hacen las actividades ordinarias.

El tesorero se pone manos a la obra durante la convivencia y prepara lo que va a necesitar.

La lista de proyectos es:

Nº PROYECTO NOMBRE PROYECTO QUÉ INCLUYE

001 Ingresos generales Cuotas de socio

002 Gastos generales Seguro, comisiones

003 Local Alquiler, luz, agua, impuestos

101 Convivencia programación Comida y transporte

102 Actividades semanales Materiales, comida, etc.

103 Excursión Cuotas, transporte y material

104 Campamento verano Cuotas, comida, material, transporte, etc. Los números de proyecto pueden servir para distinguir tipos de proyectos. En este caso, los que

empiezan por 1 corresponden a actividades y los que empiezan por 0 a gestiones u otras cosas.

21

21


Elabora el siguiente presupuesto:

INGRESOS GASTOS

INGRESOS GENERALES 5000 GASTOS GENERALES 510

Cuotas socios (50 euros/socio)

5000 Seguro 500

Comisiones Banco 10

LOCAL 0 LOCAL 2400

Alquiler 1200

Luz 600

Agua 100

Impuestos 500

CONVIVENCIA PROGRAM. 0 CONVIVENCIA PROGRAM. 150

Comida 100

Transporte 50

ACTIVIDADES SEMANALES 0 ACTIVIDADES SEMANALES 1100

Comida 150

Mat. Talleres 625

Mat. Juegos 225

Otros gastos 100

EXCURSIÓN 1500 EXCURSIÓN 1100

Cuotas excur. (10 euros)

1500 Transporte 1000

Mat. Juegos 100

CAMPAMENTO VERANO 12000 CAMPAMENTO VERANO 10900

Cuotas camp. (200 euros)

12000 Comida 6000

Transporte 800

Mat. Juegos 1000

Campa 300

Mat. Talleres 1000

Herramientas 500

Tiendas 1000

Medicinas 100

Otros gastos 200

TOTAL 18500 TOTAL 16160

22


El presupuesto da un superávit de 2340 euros. No está mal hecho, porque en los presupuestos no es

obligatorio que los ingresos sean igual que los gastos. Si hay mucho dinero en el banco, un año se

puede decidir gastar una parte en una actividad especial y ese año habrá más gastos que ingresos. Al

contrario, si hay poco dinero en el banco, un año se puede buscar el superávit para aumentar el

llamado “colchón”, como han preparado para la asociación Ejemplo.

Para que una asociación se mantenga en el tiempo sin depender de la suerte, hay que procurar que

los gastos generales, esto es, los que se tienen sí o sí, sin contar las actividades, se cubran con los

ingresos generales, como cuotas de socio u otros ingresos que no dependan de las actividades. En el

ejemplo, la asociación gasta todos los años 2910 euros (Local + Gastos generales), haga o no

actividades, y se cubrirían con las cuotas de socio.

El presupuesto de tesorería sería:

Sep Oct Nov Dic Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago

Dinero a principio de mes 1950 1100 2669 4468 5467 4786 4255 4084 2203 1392 12171 4670

INGRESOS

* Ingresos pendientes 200

* Cuotas socios 2000 2000 1000

* Cuotas excursión 1500

* Cuotas campamento 12000

GASTOS

* Gastos pendientes 800

* Seguro 500

* Comisiones 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

* Alquiler 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100

* Luz 50 110 140 130 90 80

* Agua 30 40 30

* Impuestos 500

* Conviv. Program. 150

* Material activ. semana 250 100 90 80 250 70 150 110

* Excursión 1100

* Campamento 100 1500 100 1000 7400 800

Dinero a final de mes 1100 2669 4468 5467 4786 4255 4084 2203 1392 12171 4670 3690

23

23


Tanto los ingresos como los gastos se pueden especificar, como los del local, o se pueden agrupar,

como los del Campamento.

Lo que más destaca es que la asociación empieza Junio con poco dinero. Aunque no se reciban las

cuotas del campamento hasta el último día de Junio, se pueden hacer las compras del campamento y

pagar los gastos del local, aunque por poco.

La lista de cuentas será:

Nº CUENTA NOMBRE QUÉ INCLUYE

1001 Fondo de la asociación Sería el Patrimonio neto de la Asociación

1002 Resultado del ciclo contable Ingresos menos gastos al final del ciclo

4001 Dueño local Al que se le paga el alquiler

5001 Banco Dinero en la cuenta del banco

5002 Caja dinero en metálico Dinero en efectivo que tenga la asociación

6001 Comida

6002 Transporte Autobuses, gasolina de particulares, etc.

6003 Mat. Juegos

6004 Mat. Talleres

6005 Medicinas

6006 Herramientas

6007 Tiendas de campaña

6008 Alquiler campa

6009 Alquiler local

6010 Luz

6011 Agua

6012 Impuestos Los del local, como IBI, basuras, etc.

6013 Comisiones Banco

6014 Seguro Seguro de responsabilidad civil y/o accidentes

6015 Otros gastos Gastos pequeños que no entren en una de estos

7001 Cuotas socios

7002 Cuotas excursión

7003 Cuotas campamento

24


Lo primero a recordar es que esta lista puede ser del tamaño que queramos. Todo depende de lo

específicos que queramos ser. En lugar de una cuenta “Transporte” podríamos haber creado dos

“Autobuses” y “Gasolina particulares”.

Lo segundo es que esta lista puede aumentar a medida que pasa el año. Si en Enero compramos un

armario, pues añadimos la cuenta “6016 Armario” y tan amigos.

Al igual que con los proyectos, a cada cuenta se le asigna un número. Esto del número tiene varias

utilidades. Primero, para escribir menos. Además, si estos códigos siguen un orden (en este ejemplo,

todos tienen cuatro cifras y los gastos empiezan por 6 y los ingresos por 7), a la hora de buscar todos

los ingresos o todos los gastos, basta que busque los que empiezan por un número concreto y no

buscar asiento a asiento.

El tesorero decidió usar números de cuatro cifras, y la primera con cierto significado:

el 1 para el patrimonio neto: el valor de la asociación y los beneficios o pérdidas de cada curso

el 4 para las empresas o personas a las que compra o a las que la asociación puede deber

dinero o que le pueden deber dinero a la asociación

el 5 para el dinero, tanto en el banco como en metálico

el 6 para gastos

el 7 para ingresos

Los datos de apertura de la Asociación, es decir, dinero y deudas a 1 de Septiembre de 2014, que sabe

el tesorero son:

DINERO DE LA ASOCIACIÓN 1950

- Banco 1950

INGRESOS CURSO 2013-14 PENDIENTES IMPORTE

- Cuota del campamento de Gutiérrez (todavía no ha pagado) 200

TOTAL INGRESOS PENDIENTES 200

GASTOS CURSO 2013-14 PENDIENTES IMPORTE

- Autobús del campamento alquilado a Autocares Tiesto S.L. 680

- Material campamento pagado por un monitor llamado Ibáñez 120

TOTAL GASTOS PENDIENTES 800

25

25


Si no supiéramos alguna de estas cosas, no habría mucho problema, ya que se pueden añadir datos

en cualquier momento, modificando simplemente el primer asiento de la contabilidad. Ojo que esto

sólo vale para la primera vez. El curso siguiente se consiguen estos datos de manera automática y no

se podrían modificar.

Si decidimos llevar la contabilidad de esta manera, el primer año puede ser complicado conseguir las

deudas. El segundo año no costará nada.

Como hay tres cosas pendientes, nos hacen falta tres cuentas nuevas:

Nº CUENTA TIPO DE GASTO QUÉ INCLUYE

4002 Gutiérrez

4003 Autocares Tiesto S.L.

4004 Ibáñez Si lo que falta es una cuota, ¿por qué no se usa la cuenta Cuotas campamento? Porque la cuota (el

ingreso) no falta. De hecho, el ingreso corresponde al campamento y eso es del curso pasado. Lo que

falta es que el interesado pague (el cobro) y eso lo tiene que hacer Gutiérrez. De ahí que tengamos

que usar una cuenta sólo para él. Lo mismo con el autobús: el gasto se hizo cuando se contrató y

corresponde al curso pasado. Lo que falta por hacer es el pago y eso lo tiene que la hacer la asociación

a la empresa de autobuses. Por eso la asociación tiene una deuda con esa empresa.

El tesorero ya tiene su archivador para las facturas, así que está preparado para empezar la

contabilidad. Así que el día 21/09, a la vuelta de la convivencia de programación, se sienta delante

del ordenador y escribe los primeros asientos. Recordad que la fecha del asiento es la fecha en la que

se produce el movimiento de dinero, no la fecha en la que se escribe el asiento.

Asiento de apertura.

Lo primero es el asiento de apertura:

Fecha Nº asiento Cuenta Concepto Debe Haber Nº Control Proyecto

01/09/2014 1 5001 Asiento de apertura 1950

4002 Asiento de apertura 200




26


Escribimos el dinero en el banco y las deudas de los demás en el Debe y las deudas de la asociación

en el Haber. La diferencia, esto es, el patrimonio neto también se escribe en el Haber. Si alguna vez

el patrimonio de la asociación se escribiera en el Debe, estaría en bancarrota.

Nuestra asociación, a 1 de Septiembre, “valía” 1350 euros, que es el dinero que habría si no hubiera

deudas de ningún tipo. Es el Patrimonio neto.

Como no son ingresos ni gastos (cuentas que empiezan por 7 o por 6), no hay que poner proyecto.

Como tampoco tenemos factura, no hay Nº de control.

El asiento de apertura de un curso es el asiento de cierre del curso anterior pero puesto al revés, es

decir, lo que en el cierre estaba en el Haber en la apertura estará en el Debe y viceversa. Por eso el

asiento de apertura es fácil de conseguir, salvo el primer año en aplicar esta contabilidad.

Introducción de datos

Ahora llega la parte en que el tesorero escribe los asientos “normales”. Usando esta asociación

Ejemplo, veremos los más típicos. Los números de asiento tienen que ser correlativos, pero me los

voy a inventar.

* Entrega de dinero y compras con dinero de la asociación: el tesorero saca 150 euros el 15/09 para

pagar los gastos de la convivencia. El día 19/09 el tesorero, que tiene dinero de la asociación, compra

comida para la convivencia de programación por valor de 85 euros.

El asiento del dinero sacado del banco es:


15/9/2014 2 4005 Dinero sacado para conv. prog. 150

5001 Adelanto gastos convivencia 150 Han salido (Haber) 150 euros de la cuenta 5001 (Banco) en concepto de “Adelanto gastos

convivencia” y han ido (Debe) al “bolsillo” del Tesorero, que en nuestra contabilidad será la cuenta

4005 (Tesorero). Como esta cuenta no estaba al principio, la añadimos a nuestra lista de cuentas.

Como en el asiento de apertura, no hay gastos ni ingresos.

Este asiento también vale si le damos dinero a un monitor para realizar compras (cada monitor tendrá

su cuenta), aunque si el dinero se saca de caja con dinero en metálico, la cuenta de la segunda línea

no será la del banco, sino la 5002-Caja con dinero en metálico.

27

27


El asiento de la compra es:


19/9/2014 3 6001 Comida conv. program. 85 1 101

4005 Pago comida conv. prog 85 El dinero sale (Haber) del bolsillo del tesorero (cuenta 4005) y entra en la cuenta 6001 (Comida) Como

esta cuenta es un gasto, ya que empieza por 6, hemos de poner el proyecto. Y como el tesorero tiene

la factura y es la primera del curso, el número de control que escribe en la factura es el 1. ¡Ya estrenó

su archivador!

* Compras de material con dinero del monitor: el 24 de octubre, el monitor Fernández compra varios

materiales para las actividades de los siguientes fines de semana. El domingo 26 entrega al tesorero

varias facturas de materiales de juegos y de talleres. Como el tesorero tiene dinero suficiente en la

caja de dinero en metálico, le paga el mismo 26.

Como son varios gastos hechos el mismo día, el tesorero los agrupa en el mismo asiento.


24/10/2014 12 6003 Balones 75 7 102

6004 Fotocopias 10 8 102

6004 Rotuladores 45 9 102

4007 Compra material 130 Ha hecho falta crear una nueva cuenta, la 4007 para Fernández. El dinero ha salido (Haber) del

“bolsillo” (cuenta) de Fernández y ha entrado (Debe) en los gastos.

El asiento del pago será:


26/10/2014 13 4007 Pago compra material 130

5002 Pago compra Fernández 130 El dinero ha salido de la caja de dinero al contado y ha ido al “bolsillo” (cuenta) de Fernández. Si

vemos los dos asientos, al final el bolsillo de Fernández se queda como estaba al principio. Salió

dinero y luego entró.

* Devolución de una compra: el 1 de Junio de compran dos tiendas de campaña y se pagan al contado.

El 5 de Junio, al abrirlas y montarlas para comprobar su estado, comprueban que los mástiles de una

28


de ellas son muy pequeños. Así que el día 6 devuelven esa tienda y el vendedor nos devuelve el

dinero.

Para la compra, el asiento es:


01/06/2015 28 6007 Compra dos tiendas 1000 58 104

5002 Pago tiendas campaña 1000 Por la devolución, el asiento es:


06/06/2015 35 5002 Devolución tienda 500

6007 Devolución tienda 500 104 La devolución no es un ingreso, sino que es una especie de gasto “negativo”, por eso el gasto aparece

en el Haber. En el asiento de la compra ha entrado (Debe) demasiado dinero en las tiendas, por eso

sacamos (Haber) lo que hemos metido de más en la devolución.

Si la devolución no fuera en metálico, sino en un vale, el asiento de devolución sería


06/06/2015 35 4009 Devolución tienda campaña 500

6007 Devolución tienda campaña 500 104 El dinero no entra (Debe) en nuestra cuenta del banco, sino que entra en la cuenta del negocio donde

hemos comprado, quedando como una deuda. Nos deben dinero. Ese dinero saldrá de esa cuenta

(Haber) cuando lo gastemos e irá (Debe) a la cuenta del gasto que toque.

Si el vale tuviera una fecha de caducidad, por ejemplo el 06/07 y la asociación no lo aprovecha,

entonces habremos perdido el dinero y eso sí que es un gasto. El asiento de esa pérdida sería


06/07/2015 98 6015 Devolución tienda campaña 500

4009 Devolución tienda campaña 500 104 El dinero sale de la cuenta del negocio y entra en Otros gastos.

* Pago de gasolina: el día 21/09, al acabar la conviviencia, el tesorero paga 10 euros en concepto de

gasolina a cada uno de los 4 monitores que llevaron el coche. Para tener un justificante, cada uno de

29

29


los cuatro monitores rellena una hoja para gastos de transporte. Esto hará las veces de factura, así

que cada hoja se lleva su nº de control.


21/9/2014 4 6002 Gasolina coche Fulano 1 10 2 101

6002 Gasolina coche Fulano 2 10 3 101



4005 Pago gasolina conv. prog 40 * Guardar dinero en metálico: el mismo 21/09, el tesorero mete en la caja que tienen en la asociación

con dinero en metálico lo que le ha sobrado de la convivencia.


21/9/2014 5 5002 Dinero sobrante de conv. prog 25

4005 Devolución dinero conv. prog 25 De nuevo, ni nº de control ni proyecto. El dinero sale (Haber) de la cuenta (bolsillo) del Tesorero y

entra (Debe) en la caja de dinero en metálico.

* Pagos pendientes de otros años: el 30 de Septiembre, el tesorero paga mediante transferencia a la

empresa de autobuses y al monitor, para que la Asociación no tenga deudas con nadie.


30/9/2014 6 4003 Pago autobús verano 680

4004 Pago material verano 120

5001 Pagos pendientes 800 Aunque son gastos del curso anterior, el resguardo del banco se podría guardar en el archivador de

facturas, con su número de control, y así tener un justificante del dinero que ha salido del banco este

curso. Pero, en este caso, el tesorero no ha guardado el justificante en ese archivador, sino que ha

decidido guardarlo con las facturas del curso anterior.

* Ingresos pendientes: el 6/10 Gutiérrez nos paga en metálico la cuota del campamento.


6/10/2014 7 5002 Cobro cuota verano pendiente 200

4002 Pago cuota verano pendiente 200

30


* Pagos “fuera de plazo”: el tesorero se acuerda el 07/10 de que no ha pagado el alquiler de

Septiembre, alquiler que tendría que haber pagado el 30/09, y lo paga mediante transferencia. El

tesorero guarda en el archivador el resguardo del banco, que le sirve como justificante del pago. Como

una cosa es el gasto (30/09) y otra el pago (07/10), le toca hacer dos asientos.


30/9/2014 8 6009 Alquiler Septiembre 100 6 003

4001 Alquiler Septiembre 100 Éste es el gasto y su fecha es el 30/09. El dinero entra (Debe) en la cuenta del Alquiler (6009) pero

ha de salir de algún Haber. Ese Haber es la cuenta del dueño del local. Podríamos pensar que el señor

nos ha adelantado el dinero y que luego se lo tenemos que pagar a él.


7/10/2014 9 4001 Pago alquiler Septiembre 100

5001 Pago alquiler Septiembre 100 6 El asiento del pago nos tiene que empezar a sonar. El tesorero decide poner en este asiento del pago

del banco el número de control de la factura que paga, para tener claro que el dinero que salió del

banco el 07/10 fue para pagar el gasto relacionado con la factura número 6.

* Cuotas de socios vía banco: a lo largo de Octubre recibimos unas cuantas cuotas de socios. El día

16, tres socios han ingresado sus cuotas en el banco. El tesorero decide que, como se han hecho el

mismo día, las va a poner juntas en el mismo asiento.


16/10/2014 10 5001 Ingreso tres cuotas 150

7001 Tres cuotas 150 001 Si se quiere tener más control sobre las personas que han pagado la cuota y las que no, en el asiento

se pueden especificar los socios que han pagado, quedando así.


16/10/2014 10 5001 Ingreso tres cuotas 150

7001 Cuota Fulano 50 001

7001 Cuota Mengano 50 001

7001 Cuota Butano 50 001

31

31


* Cuota de socios en metálico: el asiento es similar al anterior, pero como el dinero no entra (Debe)

en el banco, sino en la caja de metálico, la cuenta del Debe no será la del banco, sino la de la caja con

dinero en metálico. El 23/10, un socio viene al local y nos paga la cuota en metálico.


23/10/2014 11 5002 Ingreso una cuota 50

7001 Una cuota 50 001 * Pagos domiciliados: en Noviembre nos llega la factura de la luz de Septiembre y Octubre, factura

con fecha del 04/11. Realmente, el período de luz que nos cobran va del 25 de Agosto al 24 de

Octubre, pero el tesorero considera que el gasto de esos días de Agosto es tan pequeño que no

merece la pena considerarlo como un gasto del curso pasado. El pago de la luz, que está domiciliado

en el banco, se hace el día 10 de Noviembre.

El asiento del gasto es


24/10/2014 14 6010 Luz Septiembre-Octubre 45 10 003

4006 Luz Septiembre-Octubre 45 La fecha es la del período del que la empresa nos cobra la luz.

El asiento del pago es


10/11/2014 15 4006 Pago Luz Sept.-Octubre 50

5001 50 10 001 Creamos la cuenta 4006-Compañía de luz. Son muy parecidos a los asientos del alquiler. Lo

importante es tener claras las fechas de los asientos. En este caso, hay tres fechas diferentes: la fecha

del gasto, la fecha de la factura y la fecha del pago.

* Compras en tiendas con pagos domiciliados: los asientos que se necesitan son los mismos que para

pagos domiciliados, con una pequeña salvedad. En estas tiendas, podemos comprar varias veces en

un mes, la factura llega a final de mes con todas las compras del mes y nos lo cobran a principios del

mes siguiente. Puede haber varios asientos de gastos, cuya fechas serán las de la compra, que pueden

no coincidir con la de la factura. Y después estará el asiento del pago. Si hubo varias compras el

mismo mes, habrá varios asientos de gastos, pero sólo uno de pago. El documento que se guarda en

el archivador es la factura con todos los gastos. Cuando se hace un gasto en este tipo de tiendas,

32


normalmente nos dan un albarán que hará las veces de factura, y le pondremos un número de control

que será el mismo que el de la factura, cuando ésta llegue. Si se compra varias veces en un mes,

todos los albaranes tendrán el mismo número de control.

* Comisiones del banco: se contratan dos autobuses a Autocares Tiesto S.L. para la excursión del 21

de Diciembre. La factura asciende a 975 euros y hay que pagarla por transferencia. El tesorero la hace

el pago el 23, cobrando el banco una comisión de 0,30 euros.

El asiento del gasto será


21/12/2014 16 6002 Autobuses excursión Dic. 975 11 103

4003 Autobuses excursión Dic. 975 Y el asiento del pago será


23/12/2014 17 4003 Pago autobuses excursión 975

6013 Comisión pago autobuses 0,30 11 002

5001 Pago autobuses excursión 975,30 11 Han salido (Haber) 975,30 euros del banco que han ido (Debe) a pagar la deuda con los autocares y

el gasto de la comisión. El tesorero ha decidido ponerlo todo en el mismo asiento, aunque se podrían

haber hecho dos asientos separados, uno para el pago de los 975 euros del autobús y otro para la

comisión del banco. Si el banco separa el pago de la comisión y queréis que la cuenta 5001 sea igual

que el extracto del banco, basta con poner dos líneas en el asiento, en lugar de una.


23/12/2014 17 4003 Pago autobuses excursión 975

6013 Comisión pago autobuses 0,30 11 002

5001 Pago autobuses excursión 975 11

5001 Comisión pago autobuses 0,30 11 * Cuotas de actividad pagadas en plazo: el plazo para apuntarse a la excursión del 21 de Diciembre

es el miércoles 17/12. El lunes 15, Martínez se apunta y paga en metálico.


15/12/2014 18 5002 Cuota excursión Dic. 10

7002 Cuota excursión Martínez 10 103

33

33


* Cuotas de actividad pagadas fuera de plazo: Gutiérrez nos dice el lunes 15/12 que se apunta a la

excursión, pero que no puede pagar hasta el mismo 21. A partir del 15, se puede decir que Martínez

debe la cuota, así que hay un ingreso, aunque no un cobro. El tesorero también puede considerar que

la cuota se debe a partir de la fecha tope para apuntarse.


15/12/2014 19 4002 Cuota excursión Dic. 10

7002 Cuota excursión Gutiérrez 10 103

* Devolución de cuotas de actividad: la asociación devuelve la cuota de una actividad si la persona

no puede ir por enfermedad. Fernández, que se apuntó y pago en plazo, no pudo ir, ya que estuvo

enfermo, así que desde el 21, día de la excursión, la asociación le debe a Fernández sus 10 euros,

aunque se los devuelva más tarde. Esta devolución no es un gasto, sino que se puede ver como un

ingreso negativo, como la devolución de una compra es un gasto negativo.


21/12/2014 20 7002 Devolución cuota Fernández 10 103

4007 Devolución cuota excursión 10 El 23, el tesorero le da los 10 euros en mano, sacados de la caja con dinero en metálico, así que nuevo

asiento.


21/12/2014 21 4007 Devolución cuota excursión 10

5002 Devolución cuota Martínez 10 * Pagos adelantados y fianzas: la campa del campamento va a costar 300 euros. El dueño de la misma

nos pide el dinero por adelantado, porque ha tenido malas experiencias. Además, nos pide una fianza

de 200 euros que nos devolverá el último día del campamento, si dejamos la campa en buen estado.

El tesorero paga el 1 de Mayo mediante transferencia.


01/05/2014 22 6008 Pago campa 300 12 104

4008 Fianza 200

5001 Pago campa y fianza 500

34


Las fianzas no son gastos, ya que lo más probable es que nos lo devuelvan. Son dinero que

adelantamos, por eso, de esos 500 euros que salen (Haber) del banco, 200 no van (Debe) a un gasto,

sino al “bolsillo” (la cuenta) de una persona. En este caso, la cuenta “4008 - Dueño de la campa”.

* Devolución de fianzas: el 31 de Julio, el dueño de la campa nos devuelve los 200 euros, pagándole

en mano al tesorero.


31/07/2014 23 4005 Fianza devuelta 200

4008 Devolución fianza 200 El dinero sale (Haber) del bolsillo (cuenta) del dueño de la campa y entra (Debe) en el bolsillo (cuenta)

del tesorero.

* Deudas que no se cobrarán: a Gutiérrez, que debe 200 euros del campamento pasado, se lo ha

llevado un perro en la boca o fue a comprar tabaco y nunca más se supo de él. El tesorero intuye que

no va a pagar y la junta directiva, en su reunión del 25/05 lo da por perdido, así que lo que era una

deuda se convierte en un gasto. El curso pasado fue un ingreso y éste es un gasto, así que se equilibra.


25/05/2015 98 6016 Deuda Gutiérrez 200 004

4002 Deuda incobrable 200 Hará falta una cuenta nueva, “6016-Pérdidas por deudas incobrables” o algo así y quizás un nuevo

proyecto, 004-Gastos extraordinarios, o incluirlo en los gastos generales, 002.

* Qué hacer con los beneficios: al acabar un ciclo contable, podemos haber tenido pérdidas o

ganancias. El resultado del ciclo estará en una cuenta, la 1002. La asamblea decidirá qué hacer con

ello. El día que lo decida, el tesorero escribirá un nuevo asiento. Imaginemos que la asociación ha

tenido un beneficio de 1000 euros el curso 14-15 y la asamblea del 12 de Octubre de 2015 decide que

800 euros pasen a formar parte del fondo de la asociación (patrimonio neto) y que 200 se guarden

para el año en que haya pérdidas.

Ese asiento sería


12/10/2015 22 1003 Aplicación del resultado 200

1001 Aplicación del resultado 800


35

35


Ha hecho falta crear la cuenta “1003-Usar cuando haya resultados negativos”

La asociación ha tenido 1500 euros de pérdidas en el curso 15-16 y su asamblea decide el 12 de

Octubre de 2016 que va a compensar esas pérdidas con el dinero que ya había reservado para eso y

lo que falte con el patrimonio de la asociación. El asiento será


12/10/2016 22 1002 Aplicación del resultado 1500


1001 Aplicación del resultado 1300 Cierre del ejercicio

Los datos son inventados y voy a explicar cómo se hace a mano. Si usas un programa, seguro que

hay una opción que hace automáticamente el asiento de regularización y el de cierre. Incluso hasta

te dirá si quieres abrir el ciclo siguiente.

El 7 de Septiembre de 2015, el tesorero vuelve de vacaciones y prepara el cierre del ejercicio, es decir,

se prepara para escribir los dos últimos asientos: el de regularización y el de cierre.

El Asiento de Regularización sirve para dejar por escrito el resultado del ciclo contable: hace la cuenta

Ingresos – Gastos y lo escribe en forma de asiento. También se ve lo que se ha gastado o ingresado

en cada tipo de cosa (comida, transporte, cuotas, etc.). Lo único que hay que hacer es escribir una

línea por cada cuenta de gastos e ingresos, poniendo el saldo de la cuenta en el Haber, si el saldo es

positivo, o el saldo en positivo en el Debe, si el saldo es negativo. Habrá muchas líneas, tantas como

gastos e ingresos, pero como en todos los asientos, el Debe del asiento tiene que ser igual que el

Haber, por eso la diferencia estará en una cuenta especial, llamada Resultado del ejercicio. Esta cuenta

se escribirá en el Haber si hay más gastos que ingresos y se escribirá en el Debe si ha habido más

ingresos que gastos.

Saldo de la cuenta 6009-Alquiler local


30/09/2014 1 6009 Alquiler Septiembre 100 7 003

31/10/2014 6 6009 Alquiler Octubre 100 24 003

30/11/2014 29 6009 Alquiler Noviembre 100 35 003

31/12/2014 34 6009 Alquiler Diciembre 100 49 003

31/01/2015 46 6009 Alquiler Enero 100 57 003

36


28/02/2015 89 6009 Alquiler Febrero 100 108 003

31/03/2015 93 6009 Alquiler Marzo 100 111 003

30/04/2015 102 6009 Alquiler Abril 100 125 003

31/05/2015 112 6009 Alquiler Mayo 100 129 003

30/06/2015 130 6009 Alquiler Junio 100 186 003

31/07/2015 142 6009 Alquiler Julio 100 215 003

31/08/2015 158 6009 Alquiler Agosto 100 374 003

TOTAL 1200 0 El último día de cada mes tenemos el gasto. Otra cosa es cuándo se pague.

El saldo es 1200-0=1200 euros. Como es positivo, la línea del asiento que tenga la cuenta 6009

llevará 1200 en el Haber.

Saldo de la cuenta 7002-Cuotas excursión


10/12/2014 37 7002 Cinco cuotas 50 103

12/12/2014 38 7002 Veinte cuotas 200 103

13/12/2014 39 7002 Treinta cuotas 300 103

14/12/2014 40 7002 Cincuenta cuotas 500 103

15/12/2014 41 7002 Cuatro cuotas 40 103

16/12/2014 42 7002 Veinte cuotas 200 103

17/12/2014 43 7002 Once cuotas 110 103

21/12/2014 58 7002 Devolución 10 cuotas 100

TOTAL 100 1400 Luego su saldo es 100 - 1400 = -1300. Lo del número negativo es cosa de la contabilidad. Tampoco

le prestéis demasiada atención. Como el saldo es negativo, la línea del asiento que corresponde a la

cuenta 7002 llevará 1300 (en positivo) en el Debe.

Normalmente, las cuentas de gastos sólo tendrán saldos positivos y las de ingresos saldos negativos.

Con los saldos de las cuentas de ingresos y gastos, ya podemos hacer el Asiento de regularización.

Las cuentas que han dado saldo positivo se escriben en el Haber y las que han dado saldo negativo

en el Debe. La diferencia, para que el asiento tenga la misma cantidad en el Debe que en el Haber, se

escribe en la cuenta Resultado del ciclo.

37

37



31/08/2015 250 7001 Asiento de regularización 4250



















31/08/2015 250 1002 Asiento de regularización 1970 Aunque se usen las cuentas de ingresos y gastos, en este asiento no hay números de control ni

proyectos. La cuenta 1002-Resultado del ciclo contable se ha escrito en el Debe porque hay más

ingresos que gastos. Es decir, este curso se han ganado 1970 euros. También sabemos que se han

gastado 1680 euros en Transportes (cuenta 6002), 85 euros en Medicinas (cuenta 6005), etc.

El Asiento de cierre es el último asiento de la contabilidad. Sirve para ver el patrimonio de la asociación

y las deudas, tanto las que tiene la asociación con otros como las que tienen otros con la asociación.

Los datos de cierre de un curso son los datos de apertura del curso siguiente. Para hacerlo, basta

repetir lo que se ha hecho en el Asiento de regularización pero con las cuentas que no son ingresos

ni gastos.

38


Saldo de la cuenta 4003-Autocares Tiesto S.L.



30/09/2014 6 4003 Pago autobús verano 680

21/12/2014 69 4003 Autobús excursión 890

23/12/2014 75 4003 Pago autobús excursión 890

17/07/2015 241 4003 Autobús campamento 750

TOTAL 1570 2320 El saldo es 1570 – 2320 = -750. Esta cuenta irá al Debe.

Las cuentas saldadas (ni nos deben ni debemos dinero) no hace falta que aparezcan en este asiento.

El asiento de cierre será:


31/08/2015 251 1001 Asiento de cierre 1350





31/08/2015 251 5002 Asiento de cierre 350 Con este asiento, el tesorero puede comprobar que:

En el banco, cuenta 5001, hay 3820 euros.

En la caja con dinero en metálico, cuenta 5002, hay 350 euros.

Las únicas deudas de la asociación son el alquiler de Agosto, cuenta 4001, 100 euros (el

tesorero estaba de vacaciones y no se acordó) y el autobús del campamento, cuenta 4003,

que son 750 euros.

La asociación vale 1350 euros.

El beneficio de este curso fue 1970.

Si hubiera algún dato incorrecto, sería por algún error en algún asiento (una cantidad mal puesta, un

asiento que se ha escrito de más o que falta por escribir, etc.).

39

39


El asiento de apertura del curso 2015-16 será el de cierre del curso 2014-15, pero cambiando Debe

por Haber:







01/09/2015 1 5002 Asiento de apertura 350 Así de fácil.

Si la asamblea de la asociación decide el 30 de Septiembre de 2015 que todo el beneficio del curso

2014-15 vaya al Fondo de la asociación, el asiento sería



30/09/2015 23 1002 Asiento de apertura 1970 Así que nuestra asociación, a partir del 30/09 valdría 1350 + 1970 = 3320 euros.

Balance del presupuesto

Al presupuesto le hemos añadido dos columnas: una con lo que se ha ingresado o gastado de verdad

y otra para notas explicativas. Lo realizado se saca de cada cuenta y cada proyecto, ya que hay

cuentas, como la de Comida que está en varios proyectos.

INGRESOS HECHO NOTAS GASTOS HECHO NOTAS

INGRESOS GRALES. 5000 4250 1 GASTOS GRALES. 510 485

Cuotas socios 5000 4250 Seguro 500 480

Comisiones 10 5

LOCAL 0 LOCAL 2400 2340

Alquiler 1200 1200

Luz 600 350 3

Agua 100 90

Impuestos 500 550

Bombillas 0 150 4

40


CONVIV. PROGRAM. 0 CONVIVENCIA PROG. 150 125

Comida 100 85

Transporte 50 40

ACTIVIDADES SEM. 0 ACTIVIDADES SEM. 1100 970 5

Comida 150 210

Mat. Talleres 625 530

Mat. Juegos 225 210

Otros gastos 100 20

EXCURSIÓN 1500 1300 EXCURSIÓN 1100 1030

Cuotas excur. 1500 1300 2 Transporte 1000 890

Mat. Juegos 100 140

CAMPAMENTO VER. 12000 13000 CAMPAMENTO VER. 10900 11630 6

Cuotas camp. 12000 13000 Comida 6000 6500

Transporte 800 750

Mat. Juegos 1000 1125

Campa 300 600 7

Mat. Talleres 1000 1250

Herramientas 500 250 8

Tiendas 1000 950

Medicinas 100 85

Otros gastos 200 120

TOTAL 18500 18550 TOTAL 16160 16580

RESULTADO DEL CICLO: 1970 EUROS

NOTAS:

1. Hubo menos socios a lo largo del curso de lo esperado.

2. Hubo que devolver varias cuotas a última hora.

3. Las bombillas este curso eran de bajo consumo.

4. Aunque no estaban presupuestadas, se compraron bombillas led para abaratar la factura de la luz.

5. Al haber menos socios, se gastó menos en las actividades semanales.

6. Fueron más chavales de lo esperado al campamento y los gastos aumentaron.

7. La campa de este año fue más cara de lo esperado.

8. Se aprovechó una buena oferta.

41

41


Si se ha hecho un gasto o ha habido un ingreso que no estaba presupuestado y que no entra en

ningún sitio, como las bombillas, habrá que añadirlo y explicarlo.

También nos vale para ver el balance de un proyecto concreto. Por ejemplo, en la excursión estaba

presupuestado ganar 1500 – 1100 = 400 euros y al final se ganaron 1300 – 1030 = 270, porque fue

menos gente de la prevista.

Balance de situación

Para hacer el balance de situación de la asociación, necesitamos el asiento de cierre. Las cuentas que

aparecen en ese asiento son activos, pasivos o patrimonio neto:

Las del dinero en banco o en metálico son activos.

Las que aparecen en el Debe y que corresponden con empresas o personas son deudas de la

asociación, así que son pasivos.

Las que aparecen en el Haber y que corresponden con empresas o personas son deudas de

los demás con la asociación, así que son activos.

La cuenta llamada resultado del ciclo forma parte del patrimonio neto.

La cuenta en la que aparece el valor de la asociación es también patrimonio neto.

CURSO 2014-15

CURSO 2013-14

NOTAS

ACTIVOS

Dinero en el banco 3820

Dinero en metálico 350

Deudas con la asociación 0

TOTAL ACTIVOS 4170

PATRIMONIO NETO

Patrimonio neto 1350

Resultado del ciclo 1970

PASIVOS

Dueño del local 100

Autocares Tiesto S.L. 750

TOTAL PASIVOS + PATRIMONIO NETO 4170

42


NOTAS

Si lo comparamos con los datos del curso anterior, podríamos ver subidas o bajadas en las deudas o

en el valor de nuestra asociación y probablemente el tesorero tendría que explicarlas.

43

43


contabilidad con dos tizones

Documents