HOJA DE TRABAJO

Muchas empresas en el proceso de selec- ción de personal contable, realizan una prueba al personal aspirante que consiste en elaborar una hoja de trabajo. ¿Qué deben hacer las per- sonas evaluadas? Con la información contable de una fecha determinada que la empresa les suministra deben hacer el siguiente trabajo: un balance de comprobación con los datos dados, sacar los ajustes necesarios, rehacer el balance de comprobación ajustado, calcular el costo de venta, elaborar el estado de resultados y el ba- lance general.

Son varios pasos que se deben ejecutar cuidadosamente con lápiz, borrador y regla para demostrar los conocimientos contables que los aspirantes a trabajar en el área tienen. Los resul- tados obtenidos en la ejecución de este proceso determinará si son aceptados o no.

Al informe que se debe elaborar de esta ma- nera se le conoce en contabilidad como hoja de trabajo, pero no es un informe formal u obligato- rio, su utilidad radica en que se determinan los ajustes con mayor claridad, se calcula detallada- mente el costo de venta, y se trasladan las cuen- tas una a una, las modificadas y no modificadas al estado de resultados y al balance general, que se espera son los definitivos.

Así tampoco, la computadora no está pro- gramada para hacer una hoja de trabajo con la precisión, el cuidado y la responsabilidad con la que un ser humano con los conocimientos necesarios puede hacer. Por eso la importancia de este documento que nos ayudará a entender mejor muchos detalles en la elaboración de los estados financieros.

Una Hoja de trabajo es un documento impor- tante aunque no es indispensable ni obligatorio. Es una forma columnaria que se utiliza en con- tabilidad para organizar la información, con el fin de preparar los asientos de ajuste, el estado de ganancias y pérdidas, los asientos de cierre y el balance general.

Es una hoja de contabilidad muy grande porque en ella deben aparecer todas las cuentas del balance de comprobación en primer lugar, luego una sección donde se anotan los ajustes, sigue una sección donde se hace el balance de comprobación después de los ajustes, continua con una columna para determinar el costo de venta, y finaliza con la elaboración del estado de resultados y del balance general. Es un borrador que se hace para facilitar los ajustes, el cierre y la presentación de los estados financieros.

Hoja de trabajo.

Es cierto que vivimos en un mundo automa- tizado y que los sistemas informáticos contables hacen los cálculos más rápidos y con exactitud, pero el análisis y clasificación de cuentas es un trabajo que sigue siendo potestad de los huma- nos, y que sólo nosotros podemos dilucidar si la información está equivocada o correcta. Las computadoras no pueden discernir la diferencia entre un asiento erróneo y uno correcto o entre una cuenta cargada correctamente y viceversa.

Lápiz, borrador y regla. Instrumentos necesarios para elaborar una hoja de trabajo.

Contabilidad 2013J h e r s o n R i v a s R a n g e li n g e n e r i a i n d u s t r i a l

Hoja de trabajo

Modelo de hoja de trabajo

Ajuste de cuentas

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Son en total 6 secciones divididas en sus respectivas columnas de “Debe” y “Haber” que deben llenarse a lápiz para que puedan borrarse y corregirse los errores que se cometan al llenar la información. Se parte del balance de comprobación y se termina con el balance general. Aunque no es un informe formal debe tener su encabezado con el nombre de la empresa, nombre del documento (Hoja de trabajo) y periodo al cual está referido. A continuación te mostramos la estructura de una hoja de trabajo:

Empresa S.O.S Hoja de trabajo

Del 01-12-06 al 31-12-06

Cuentas Balance de comprobación Ajustes Balance

ajustado Costo de

venta Estado de resultados

Balance general

Debe Haber Debe Haber Debe Haber Debe Haber Debe Haber Debe Haber

1

2

3

4

5

6

¿Cómo empezamos la elaboración de la

hoja de trabajo? Veamos la secuencia de pasos para este proceso:

1. Partimos del balance de comprobación, anotamos todas y cada una de las cuentas que aparecen en el balance de comprobación ase- gurándonos de registrar los saldos deudores en la columna “Debe” y los saldos acreedores en la columna “Haber” al final se traza una línea debajo de los últimos saldos y se suman los dos totales cuidando que cuadren. Comprobado el equilibrio se traza una línea doble debajo de los totales.

2. Una vez realizado el balance de compro- bación revisamos cada una de las cuentas y sacamos las que necesitan actualizarse ya que debemos reflejar el monto correcto de las mis- mas. Es probable que en el proceso de ajustes se creen nuevas cuentas que no estaban en el

balance de comprobación inicial. ¿Qué debemos hacer con estas cuentas? Agregarlas al balance de comprobación inicial al final después de la totalización de saldos.

En la sección de ajustes debemos enumerar desde el primer ajuste hasta el último ajuste y cuidar que la teoría del cargo y del abono se cumpla. Al final totalizamos los saldos del debe y del haber de la sección de ajustes y se traza una línea doble bajo los saldos respectivos.

3. Luego nos vamos a la sección de balance ajustado, aquí vamos a trasladar todas las cuen- tas del balance de comprobación inicial que no necesitaron ajustes, pero, hay que tener especial cuidado con las cuentas que fueron ajustadas. Por ejemplo: si la cuenta tiene saldo deudor y en el ajuste tiene saldo acreedor deben restarse las cantidades y colocarse el saldo resultante, que puede ser deudor o acreedor dependiendo

del monto mayor. Por supuesto si la cuenta tiene saldo deudor y en ajuste también es deudora, ambas cantidades se suman. Y se coloca el total deudor. Lo mismo sucede con el caso contrario.

Debemos cuidar que todas las cuentas ajustadas y no ajustadas pasen a la sección del balance ajustado, para ello podemos utilizar una regla para verificar línea por línea. Al final suma- mos los totales del debe y los totales del haber que, como siempre deben estar equilibrados y trazamos una raya doble bajo los saldos finales.

Cada una de estas cuentas la traemos de la

sección del balance ajustado y la colocamos con sus debidos saldos en la sección de costo de venta. Aquí el total de los débitos debe ser ma- yor al total de los créditos, ese monto es el costo de venta. Pero este monto debe colocarse en la columna de los créditos para que al sumar con el total acreedor sea igual al total deudor. Una vez copiados el saldo deudor y el saldo acreedor iguales se traza una línea doble al final después de los saldos.

4. En la sección de costo de venta, debemos

calcular precisamente ese monto. Sacamos paso por paso siguiendo la fórmula del costo de venta, que ya conocemos:

Costo de venta= Inventario inicial + Gastos sobre compras – Devoluciones, rebajas y des- cuentos sobre compras – Inventario final

5. Así pasamos a la sección del estado de resultados, para esta sección se van a trasladar todas las cuentas nominales que aparecen en el balance ajustado, es decir todos los egresos e ingresos registrados en dicha sección. También se debe sumar el costo de venta en la columna del debe (es un egreso y tiene saldo deudor). Al hallar los totales del debe con el haber, siempre habrá una diferencia que viene a ser la ganancia o la pérdida del periodo evaluado. Para que haya ganancia el total de los créditos debe ser mayor que el total de los débitos.

Una vez determinada la ganancia o la pérdi-

da se toma este total y se suma en la columna que falta para establecer el equilibrio Luego se totalizan las dos columnas y se traza una línea doble bajo los totales.

6. En la última sección correspondiente al balance general se van a pasar todas las cuen- tas reales, es decir, las cuentas de activo, pasivo y capital así como la utilidad o la pérdida obte- nida en la sección anterior. Si es una utilidad se coloca en la columna de los créditos, si fue una pérdida se anota en la columna de los débitos.

Realizar una hoja de trabajo es un proceso que requiere total concentración.

Después se totalizan las dos columnas y

aquí los dos totales (debe y haber) tienen que ser iguales. De lo contrario, hubo un error en los cálculos de las secciones anteriores y habrá que revisar una por una las anotaciones hechas des- de la primera sección.

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Comprobación Ajustes Balance de

Cuentas Balance de Comprobación Resultados Balance

Modelo de hoja de trabajo. Hoja de Trabajo para el mes que termina el 31 de julio de 2006

Debe Haber Debe Haber Debe Haber Debe Haber Debe Haber Caja 1.135.000 200.000 1.135.000 1.135.000 Renta por adelantado 6000.000 15.000 400.000 400.000 Artículos de oficina 60.000 45.000 45.000 Equipo de oficina 1.500.000 1.500.000 1.500.000 Cuentas por pagar 260.000 260.000 260.000 Honorarios legales no ganados 150.000 50.000 100.000 100.000 Fernández, cuenta de capital 2.500.000 2.500.000 2.500.000 Fernández, cuenta de retiros 200.000 200.000 200.000 Honorarios legales ganados 1.150.000 125.000 1.275.000 1.275.000 Gastos de sueldos de oficina 500.000 75.000 575.000 575.000 Gastos de teléfono 30.000 30.000 30.000 Gastos de electricidad 35.000 35.000 35.000

4.060.000 4.060.000 Gastos de renta 200.000 200.000 200.000 Gastos de artículos de oficina 15.000 15.000 15.000 Gtos. por dep. de Eq. De Of. 20.000 20.000 20.000 Dep. acumulada de Eq. De Of. 20.000 20.000 20.000 Sueldos por pagar 75.000 75.000 75.000 Cuentas por cobrar 75.000 75.000 75.000

435.000 435.000 4.230.000 4.230.000 875.000 1.275.000 3.355.000 2.955.000 Utilidad neta 400.000

1.275.000 1.275.000 3.355.000 3.355.000 Observe que la hoja de trabajo de la ilustración tiene cinco pares de columnas y que las primeras

dos columnas se titulan balance de comprobación. A estas primeras dos columnas se pasan los saldos de las cuentas que aparecen en el balance de comprobación.

Las siguientes dos columnas de la hoja de trabajo se titulan “ajustes”, los cuales se registran en estas columnas. En la hoja de trabajo que se muestra los ajustes son, salvo con una excepción, los mismos que fueron contabilizados en el libro diario y pasados a las cuentas de mayor, antes de la ela- boración de los estados financieros.

Después de concluir la hoja de trabajo, una vez que ésta y los estados financieros se han termi- nado, se procede a registrar en el diario los asientos de ajuste para luego pasarlos al mayor. Para tal efecto, es conveniente que los asientos de ajuste puedan ser identificados mediante alguna letra en la hoja de trabajo, precisando los abonos que correspondan a los cargos.

1. ¿Cuáles son los informes financieros que se deben obtener después del análisis de un balance de comprobación y sus ajustes?

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2. ¿Qué utilidad tiene la elaboración de una hoja de trabajo?

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3.. A continuación te presentamos dos balances de comprobación de una empresa: el primero es antes de los ajustes y el segundo después de los ajustes. Lo que debes hacer es analizar las cuentas una por una e identificar los ajustes que se hicieron para sincerar el balance inicial.

Cuentas Debe Haber

Banco Bs. 1.800.000

Cuentas por cobrar Bs. 1.300.000

Mobiliario Bs. 3.120.000

Vehículo Bs. 6.540.000

Artículos de escritorio Bs. 360.000

Comisiones a vendedores Bs. 1.320.000

Publicidad prepagada Bs. 1.680.000

Gastos generales Bs. 3.000.000

Equipo de oficina Bs. 3.600.000

Capital Bs. 8.000.000

Ingresos Bs. 9.507.000

Cuentas por pagar Bs. 660.000

Efectos por pagar Bs. 4.500.000

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Todas las cuentas que surgen en las diferen- tes transacciones comerciales que realiza una empresa deben ser analizadas mensualmente por el equipo contable de la misma. ¿Por qué? Porque aunque la contabilidad se lleve automati- zada, los cargos y los abonos lo hace un equipo humano y siempre se cometerán errores en los registros. También hay cuentas a las que debe encontrar su exacto valor ya que sufren modifi- caciones que hay que reflejar contablemente.

Los ajustes son los asientos necesarios para llevar los saldos de las cuentas a sus valores reales. Todos los procedimientos dentro de la lógica del cargo y abono para llevar una cuenta a su verdadero valor son ajustes.

Cuentas que necesitan ajustes.

Los ajustes ordinarios que son aquellos que deben realizarse con frecuencia en el ejercicio económico afectan a las siguientes cuentas:

Este proceso de revisar cuidadosamente los asientos hechos en el libro diario y las cuentas abonadas y cargadas, hallar las diferencias y saber las que debemos aumentar de monto o las que debemos disminuir es el proceso de ajustes.

· Caja

· Bancos

· Cuentas por cobrar.

El dinero que tenemos en el banco por ejem- plo, constantemente lo estamos moviendo, de- positando o retirando y esas operaciones vienen acompañadas de cargos o abonos por distintos conceptos que el banco nos hace y que no co- nocemos sino hasta que nos llega el estado de cuenta que el banco nos envía. Ya, al conocer las diferencias encontradas, debemos aumentar o disminuir nuestro monto en el banco según sea el caso.

· Inventario de mercancías

· Activos fijos.

· Gastos pagados por anticipado y cargos diferidos

· Ingresos cobrados por anticipado

· Ingresos por cobrar

· Costos y gastos por pagar

Los ajustes. · Provisiones para obligaciones laborales.

Cuando finalizamos un ejercicio económico, todas las cuentas deberán presentar un saldo real, con montos sinceros, ya que con estos va- lores se van a presentar los estados financieros básicos, que son el balance general y el estado de resultados.

Si los saldos de las cuentas no son confia- bles, es necesario ajustarlos, ya sea aumentan- do o disminuyendo sus montos a través de los asientos de ajustes.

Ajustes a la cuenta “Caja”.

La cuenta “Caja” en una empresa constan- temente se está verificando, comprobando con el encargado de “caja” la existencia de efectivo, y al realizar este procedimiento conocido como “Arqueo de caja” siempre encontramos diferen- cias entre lo que hay en efectivo y los “Vouchers” o documentos justificativos encontrados (saldo según libro), es decir, lo que hay no es lo que debe haber.

Se puede dar el caso de que falte dinero, es decir que lo que encontramos en efectivo después del arqueo de caja es menor que el saldo según libros. Aquí debemos hacer necesariamente un ajuste para sincerar el monto.

Pero también se puede dar el caso contrario, es decir, que el valor total del arqueo de caja es mayor que el saldo de libros: En este caso la diferencia constituye un sobrante y se debe realizar un ajuste por este valor.

Veamos los dos casos y cómo proceder para los ajustes respectivos. Por ejemplo supongamos que el cajero pagó gastos de fotocopias por Bs. 6.000, pero se le olvidó registrarlos, por lo tanto hay un faltante por ese valor.

En caja siempre habrá diferencias entre lo que hay y lo que debería haber. Por eso se requiere ajustar.

Descripción Debe Haber

Gastos varios-fotocopias Bs. 6.000

Caja Bs. 6.000

Y ya con este asiento la cuenta “Caja” refleja su verdadero saldo, en otras palabras está ajustada.

¿Qué sucede si hay un sobrante en caja? Por ejemplo, si un cliente paga Bs. 20.000 pero al cajero se le pasó registrarlo, este monto por supuesto aparece como sobrante, pero debemos hacer el asiento que no se hizo en su debido momento, esto es el ajuste, para sincerar el monto. Será el siguiente:

Descripción Debe Haber

Caja Bs. 20.000

Cuentas por cobrar, cliente Bs. 20.000

Ajustes a la cuenta “Banco”.

Otra cuenta de efectivo que llamamos “Ban- co” y que se refiere a todo lo que tenemos en cuenta corriente o ahorro en uno o más bancos, también necesita ser revisada, preferiblemente mensualmente. La revisión la hacemos compa- rando los registros en nuestro libro diario con el informe emitido por el banco sobre nuestros movimientos. Este proceso se conoce como “Conciliación bancaria”.

Cuando se hace una conciliación nos damos cuenta que hay asientos hechos por el banco que nosotros no tenemos y viceversa. Por lo que es necesario hacer ajustes para mostrar el saldo verdadero.

Las diferencias frecuentes son:

Por notas de débito: el banco nos envía notas de débito por conceptos de: cheques devueltos, chequeras, comisión de remesas

Contabilidad 2013

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intereses por sobregiros, intereses por prés- tamos y otros servicios bancarios. Son cobros que nos hace el banco por servicios que no- sotros no hemos registrados al momento de recibir el informe del banco.

Por notas de crédito: El banco envía notas crédito por concepto de préstamos abo- nados en cuenta corriente, consignaciones de clientes, rendimientos financieros producidos por los saldos en cuentas de ahorro. Si la empresa no las ha contabilizado, al recibir el informe, debe ajustar la cuenta “Banco”.

Las notas de débitos disminuyen nuestra cuenta “Banco”, las notas de créditos la au- mentan.

El efectivo en banco también debe ser revisado para ajustar las diferencias.

Descripción Debe Haber

Gastos varios – solicitud chequera Bs. 12.500

Banco Bs. 12.500

-o-

Banco Bs. 35.000

Intereses ganados Bs. 35.000

Y de esta manera hemos ajustado la cuenta “Banco” que con estos cambios mostrará el

verdadero saldo a la fecha.

Modelo de estado de cuenta que envía un banco ficticio llamado BVF:

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1. ¿Cuál es la diferencia entre la cuenta efectivo en caja y la cuenta efectivo en banco? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 2. Si tienes una cuenta de ahorro o una cuenta corriente, de seguro habrás consultado tu saldo o tus movimientos en un fecha determinada y habrás notado que hay cantidades que te aumentan o te rebajan tu cuenta. ¿Cómo se llaman esos cargos y abonos que el banco hace en nuestra cuenta? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 3. Si en un retiro de efectivo bien sea de tu cuenta corriente o de tu cuenta de ahorro, el cajero por error te entrega efectivo demás y tú no lo regresas ¿como crees tú que se ajuste esa diferencia en la contabilidad del banco? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 4. El caso contrario anterior también sucede en la práctica muchas veces, el cajero te entrega una cantidad menor de lo que debía entregarte, si llevas debidamente tu contabilidad, ¿cómo reflejarías este hecho? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 5. Cuando retiras dinero con tu tarjeta de débito en un cajero electrónico de un banco que no es donde tienes tu cuenta, te cobran un monto que varía según el banco que utilices. Supongamos que retiras Bs. 35.000 y te cobran 3.000 Bs, ¿qué asiento harías tú en el libro diario si llevaras la contabilidad?

Descripción Debe Haber

6. Si eres cajero de una empresa, y te sobra dinero ¿qué procedimiento deberías hacer? __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________

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