contab.-gubernamental

“Año de la diversificación productiva y del

fortalecimiento de la educación”

Facultad : Ciencias contables financieras

y administrativas

Escuela : Contabilidad

Curso : Contabilidad Gubernamntal

Docente : Enrique Murriel Montez

Ciclo : VII

Integrantes : Aquiño Aranda Naylin

Carhuayano Mendieta YoanCruz Vilchez IvanJara Caro FiorellaLazarte Macedo Fany

Casma – Ancash – Perú

2015

http://peru21.pe/politica/2014-ano-promocion-industria-responsable-y-compromiso-climatico-2164048

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UNIVERSIDAD CATÓLICA LOS ANGELES DE CHIMBOTE

SISTEMA NACIONAL DE ABASTECIMIENTO

a) ANTECEDENTES

El Sistema Nacional de Abastecimiento fue instituido como Sistema de la Administración Pública mediante el Decreto Ley Nº 22056, publicado el 30.12.77 y vigente a partir del año 1978. Su objetivo, entre otras medidas, fue dar unidad, racionalidad y eficiencia a los procesos del Sistema de Abastecimiento de bienes y servicios no personales en los Organismos de la Administración Pública, en armonía con los Planes Nacionales de Desarrollo y dentro de los principios de autoridad y moralidad que garanticen el gasto público. Posteriormente, se emitió el Decreto Ley Nº 22867- Ley que impulsaba el proceso de desconcentración administrativa, estableciendo las decisiones relativas a los procesos técnicos del Abastecimiento de bienes y de servicios no personales en la Administración Pública.

b) MARCO NORMATIVO DEL SISTEMA NACIONAL DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

Decreto Ley Nº 22056Artículo 2

“Corresponde al Sistema de Abastecimiento asegurar la unidad, racionalidad, eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento de bienes y servicios no personales en la

Contabilidad Gubernamental Página 1


Administración Pública a través de los procesos técnicos de catalogación, registro de proveedores, programación, adquisiciones, almacenamiento y seguridad, distribución, registro y control, mantenimiento, recuperación de bienes y disposición final”.

Decreto Ley Nº 22867

Precisa las decisiones relativas a los procesos técnicos del Abastecimiento de bienes y de servicios no personales en los Ministerios, en los Organismos Regionales de Desarrollo u Organismos similares, Comités de Desarrollo e Instituciones Públicas Descentralizadas.

Ley de Contrataciones del Estado

D.Leg Nº 1017 D.S. Nº 184-2008-EF

La ley contiene las disposiciones y lineamientos que deben observar las Entidades del Sector Público en los procesos de contrataciones de bienes, servicios u obras, y regula las obligaciones y derechos que se derivan de los mismos.

El Reglamento del Decreto Legislativo Nº 1017 – Ley de Contrataciones del Estado regula la aplicación de la Ley.

c) SISTEMA NACIONAL DE ABASTECIMIENTO

El Sistema de Abastecimiento es el conjunto interrelacionado de políticas, objetivos,

normas, atribuciones, procedimientos y procesos técnicos, orientados a la gestión eficiente

de almacenes y al proceso oportuno de abastecimientos que requieren las entidades del

Estado, orientado al racional flujo, de distribución o suministro, empleo y conservación de

los recursos materiales; así como acciones especializadas para atender las necesidades y

requerimiento de las entidades para el normal desenvolvimiento de sus actividades, y

asegurar la continuidad de los procesos productivos que desarrollan las entidades

integrantes de la Administración Pública.



d) OBJETIVOS DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

Los objetivos fundamentales del Sistema de Abastecimientos son:

Promover la gestión de almacenes con eficiencia, eficacia y economía.Asegurar el flujo.Asegurar la unidad, racionalidad, eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento de bienes y servicios en la Administración Pública.Propender la recepción rápida y oportuna de los pedidos y requerimientos de los bienes y suministros diversos para el desarrollo de las actividades de la entidad y aumento de la precisión.Optimizar los recursos y actividades a través de una buena adquisición y distribución bienes.Control del inventario y reducción de los bienes no productivos (bienes obsoletos, deteriorados, etc.).Procesamiento más rápido y con mayor exactitud de los grandes volúmenes de bienes y suministros.Entrega a tiempo y garantía de mejor nivel de servicio.Monitorización del almacén y de las actividades, así como el flujo de recursos.

e) ACTORES Y FUNCIONES DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO


JEFATURA DE ABASTECIMIENTO

Área de Programación

Área de Control

PatrimonialÁrea de

Procesos de Selección

Área de Servicios Generales

Área de Adquisiciones

Área de Seguridad

Área de Almacén


Gerencia de Abastecimiento

La Gerencia de Abastecimiento tiene como objetivo conducir de manera eficiente y eficaz los procesos técnicos del Sistema de Abastecimiento, tales como el planeamiento, la programación, la obtención, la recepción, el ingreso, el almacén, la distribución, y control patrimonial, así como de los servicios auxiliares de apoyo institucional y tiene como funciones:

Programar las necesidades de bienes y servicios en coordinación con las dependencias de la institución.Formular el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones de Bienes y Servicios de la Institución y elaborar los presupuestos correspondientes.Efectuar las adquisiciones y contrataciones cumpliendo las normas vigentes.Custodiar y conservar los bienes y materiales del almacén en buenas condiciones, adoptando las medidas de seguridad.Distribuir los bienes a las dependencias de acuerdo a los documentos de salida de almacén, debidamente autorizados.Efectuar los inventarios de almacén.Supervisar el registro y control patrimonial de los bienes de la institución.Supervisar los servicios de seguridad, vigilancia y limpieza de la institución.Administrar el parque automotor de la ANR.Formular y alcanzar a la Dirección General de Administración el Plan de Trabajo

Área Adquisiciones

Se encarga de la ejecución de actividades altamente especializadas, inherentes al proceso de planeamiento, programación y de obtención del abastecimiento en la entidad.

En ese sentido realiza actividades técnicas para el proceso de determinación y consolidación de necesidades, elaboración del presupuesto valorado, cuadro de obtención, cuadro de adquisiciones y reprogramaciones, entre otros. Asimismo, ejecuta actividades de apoyo profesional especializado a los Comités Especiales y Permanentes, en la conducción y ejecución de los procesos de adquisiciones de bienes y servicios.

Área de Almacén

Se encarga de coordinar y ejecutar las operaciones y actividades de recepción, almacenamiento, control, despacho y distribución de los bienes a las distintas dependencias de la entidad, a fi n de garantizar el normal desarrollo de las actividades programadas, coadyuvando al logro de los objetivos y metas determinadas.



Área de Control Patrimonial

Se encarga de la administración y supervisión de las actividades técnicas del proceso de registro y control de los bienes patrimoniales existentes en la entidad. En ese sentido formula y propone directivas internas de procedimientos, instrumentos y técnicas que permitan la optimización de los procesos del control patrimonial.

Área de Mantenimiento de Maquinaria y Equipo

Se encarga de coordinar y supervisar la ejecución de actividades especializadas en materia de ingeniería y mantenimiento de infraestructura, maquinaria, equipos e instalaciones de la institución. Asimismo, coordina y supervisa las actividades inherentes a la administración del parque automotriz de la institución.

f) PRINCIPALES PROCESOS TÉCNICOS DEL ABASTECIMIENTO

Los principales procesos técnicos de abastecimiento son los siguientes:

1. Catalogación de bienes: Este proceso comprende las siguientes actividades:

- Identificación de bienes no codificados.

- Actualización de bienes no codificados.

Se cumplen en coordinación con la Superintendencia Nacional de Bienes.

2. Programación

- Determinación de necesidades.


1. Catalogación

2. Programación

3. Registro de Proveedores

4. Adquisición

5. Almacenamiento6. Distribución

7. Mantenimiento

8. Seguridad

9. Disposición final


- Consolidación de necesidades.- Formulación del Plan Anual de Contrataciones.- Ejecución de la programación.- Evaluación de la programación.

3. Registro de proveedores

A partir del Texto Único Ordenado – TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado no existe obligación de formular un registro de proveedores en cada municipalidad. De ello se encarga el CONSUCODE a través del Registro Nacional de Proveedores - RNP.

4. Adquisición

Constituye la esencia misma del Sistema de Abastecimiento a través del cual las entidades públicas se relacionan con los proveedores con el fin de concertar comercialmente de la forma más conveniente y oportuna la adquirió de bienes, contratación de servicios y ejecución de obras.

5. Almacenamiento

Es el conjunto de actividades de naturaleza técnico - administrativa referidas a la ubicación temporal de bienes en un espacio físico determinado con fines de custodia.

6. Distribución

Es el conjunto de actividades de naturaleza técnico - administrativa en que se cierra el círculo, y permite la satisfacción de las necesidades del usuario con la entrega de los bienes o servicios solicitados.

7. Mantenimiento

Este proceso tiene por objetivo evitar la paralización de los servicios que presta la municipalidad y consiste en realizar acciones destinadas a conservar en óptimo estado los equipos, instalaciones, materiales y bienes que posee la entidad.

8. Seguridad Es el proceso mediante el cual se previenen, detectan y/o eliminan las situaciones que pueden causar daño o pérdida en las personas, información o medios naturales, a fin de evitar la paralización de los procesos productivos.

9. Disposición final



Es el conjunto de actividades de naturaleza técnico-administrativa orientadas a detectar, verificar y regular el empleo adecuado de los bienes proporcionados a las diferentes dependencias de la municipalidad.

g) FUNCIONES GENERALES DEL SISTEMA NACIONAL DE ABASTECIMIENTO

El sistema de abastecimiento funciona con los siguientes procesos o pasos.

Programación de necesidades

Es la determinación de éstas en función a los objetivos y metas institucionales, concordantes con el PIA. En esta fase se utilizará el Cuadro de Necesidades.

Elaboración del Presupuesto Valorado

Esta fase consiste en la consolidación de las necesidades de bienes, servicios y obras sustentatorias del Presupuesto Institucional de Apertura – PIA.

Elaboración del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones – PAAC

Esta fase se desarrolla dentro de los treinta (30) días siguientes a la aprobación del PIA, es decir, a más tardar el 31 de enero de cada año. No se podrá ejecutar ningún proceso de selección que previamente no haya sido incluido en el PAAC, siendo nulo todo proceso que contravenga a esta disposición.

Ejecución de los procesos de selección

Consiste en la realización de los procesos de selección de acuerdo al objeto del proceso. Los procesos de selección se rigen por el artículo 11 de la Ley Anual de Presupuesto y por los artículos 14 del TUO y 77 del Reglamento, así como por el numeral 2.3., inciso g, del TUO.

Ingreso al Almacén Institucional



Es el ingreso de los bienes materiales adquiridos a través de los diversos procesos de selección, en aplicación de la SA 05- Unidad en el ingreso físico y custodia temporal de bienes, concordante con las Normas Técnicas de Control Interno - NTCI 300 02- Unidad de Almacén. (Catalogación, Registro en las Tarjetas de Control Visible de Almacén, verificación permanente de su estado de conservación, despacho de las existencias, registro en las Tarjetas de Existencias Valoradas de Almacén, informe a la Oficina de Contabilidad).

Valorización de las existencias de almacén

Se realiza en función a los documentos - fuentes o tasación, aplicando el Costo Promedio o el PEPS (Primeras entradas, primeras salidas).

Inventario Físico

En este proceso se aplican las normas legales vigentes del Sistema de Abastecimiento, SBN.

Ajuste del valor monetario

Aplicando lo establecido en las normas legales vigentes.

Presentación a la Oficina de Contabilidad

Esta actividad es clave para la sustentación del Balance.

h) DOCUMENTOS QUE UTILIZAN PARA EL FLUJO OPERATIVO DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

Los documentos fuente que se utilizan en el área de abastecimientos se encuentran clasificados en dos rubros:

Documentos de ingreso. Orden de compra y guía de internamiento, nota de entrada de almacén, y guía de remisión.Documentos de salida. Pedido comprobante de salida (PCS), guía de remisión, etc.

Kardex físico de ingreso y salida de bienes, control visible de almacén.

Reportes resumen de ingresos y salidas de almacén en forma mensual.



2. CONTRATACIONES DEL ESTADOEn general, las entidades públicas y, en particular los gobiernos descentralizados, tienen previsto realizar un conjunto de contrataciones que deben ejecutar a lo largo del año presupuestal.

En la política de contrataciones del Estado tiene por objeto establecer, la OSCE las normas orientadas a maximizar el valor del dinero del contribuyente en las contrataciones que realicen las Entidades del Sector Público, de manera que éstas se efectúen en forma oportuna y bajo las mejores condiciones de precio y calidad, a través del cumplimiento de los principios que rigen la contratación pública.

a) ÁMBITO DEL DECRETO SUPREMO Nº 184-2008-EF

Según el Reglamento aprobado por Decreto Supremo Nº 184-2008-EF, todas las Entidades Públicas se encuentran obligadas a cumplir con la normativa y el procedimiento sobre contrataciones del Estado.

b) EL ORGANISMO SUPERVISOR DE LAS CONTRATACIONES DEL ESTADO (OSCE).

El artículo 76 de la Constitución política del Perú, señala que las obras y la adquisición de suministros con utilización de fondos o recursos públicos se realizan obligatoriamente por contrato y licitación pública. Además establece que la contratación de servicios y proyectos se hace por concurso público.

1. Visión del OSCE“Ser un organismo público referente de alcance nacional, reconocido como aliado estratégico de las entidades públicas y agentes económicos, por la calidad de sus servicios y por el uso intensivo de tecnologías de información; así como por promover la eficiencia, probidad y transparencia en la gestión de las contrataciones del Estado, contribuyendo a mejorar el acceso al mercado estatal y a elevar la calidad del gasto público.”


Documentos de ingreso. Orden de compra y guía de internamiento, nota

de entrada de almacén, y guía de remisión

Documentos de salida. Pedido comprobante de

salida (PCS), guía de remisión.

Bincard y Kardex físico de ingreso y salida de

bienes, control visible de almacén.

Reportes resumen de ingresos y salidas de almacén en forma

mensual


2. Misión del OSCE

“Somos el organismo técnico especializado responsable de cautelar la aplicación eficiente de la normativa y promover mejores prácticas en la gestión de las contrataciones del Estado, para el uso óptimo de los recursos públicos y la satisfacción de las necesidades de la población.”a) Principios para el accionar del OSCE

Probidad. Actuación con honestidad, integridad, transparencia, imparcialidad y veracidad en la gestión de contrataciones públicas.

Vocación de Servicio. Compromiso en la gestión de contrataciones de las entidades públicas de manera que los fondos públicos sean efectivamente utilizados para satisfacer las necesidades de la población.

Calidad y Eficiencia. Brindar servicios efectivos, enfocados en satisfacer los requerimientos de los usuarios, aplicando criterios técnicos especializados que permiten dar celeridad, economía y transparencia a los procesos de contratación pública.

Oportunidad. Actuación en el momento y del modo requerido, dentro de los plazos establecidos, sin perjudicar el proceso de contratación pública ni el correcto uso de los recursos del Estado.

Proactividad y Trabajo en equipo. Trabajo en forma coordinada anticipándose a las necesidades de los actores del mercado público.

3. Organización de la OSCE:El Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado tiene la siguiente organización:

Consejo Directivo.- Es el máximo órgano del OSCE. Se encuentra integrado por tres (3) miembros, los que serán designados por un periodo de tres (3) años.Presidencia Ejecutiva.- Es la máxima autoridad ejecutiva, titular del Pliego y representante legal del OSCESecretaria General.- Es el máximo órgano administrativo, encargado de la coordinación entre la Presidencia Ejecutiva y los órganos de asesoramiento y apoyo de la Institución, así como con las entidades e instituciones nacionales e internacionales además de tener a su cargo la Unidad de Prensa e Imagen Institucional. La Secretaría General depende jerárquicamente de la Presidencia Ejecutiva.Órgano de Control Institucional.-Es el órgano encargado de realizar el control gubernamental de la entidad, de conformidad con la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República. Oficina de Procuraduría.- Tiene como finalidad ejercer la representación y defensa jurídica de los derechos e intereses del OSCE conforme a lo dispuesto en el Decreto Legislativo del Sistema de Defensa Jurídica del Estado, sus normas reglamentarias, complementarias y modificatorias. Tribunal de Contrataciones del Estado.- Tiene como finalidad resolver, en última instancia administrativa, las controversias que surjan entre las entidades, los participantes y los postores durante el proceso de selección, así como imponer las sanciones de inhabilitación temporal o definitiva a los proveedores, participantes,



postores, contratistas, árbitros, entidades y expertos independientes, según corresponda para cada caso, por infracción de las disposiciones de la Ley, su Reglamento y demás normas complementarias. Secretaría del Tribunal.- Es la unidad orgánica responsable de brindar soporte técnico, legal y administrativo al Tribunal de Contrataciones del Estado para el cumplimiento de sus funciones. Oficina de Planeamiento y Desarrollo.- Tiene como finalidad elaborar y evaluar la ejecución de los planes institucionales y el proceso presupuestario del OSCE, así como las actividades de cooperación y asuntos internacionales y de racionalización administrativa de la gestión institucional. La Oficina de Planeamiento y Desarrollo se encuentra conformada por las siguientes unidades orgánicas:

Unidad de Planificación y Presupuesto. Unidad de Cooperación y Asuntos Internacionales. Unidad de Organización y Mejora de Procesos.

Oficina de Estudios Económicos.- Tiene como finalidad conducir los estudios de carácter económico y social relacionados con las compras públicas, incluyendo aquellos conducentes a evaluar el funcionamiento de los regímenes de contrataciones del Estado. Asimismo, le corresponde analizar y proponer mecanismos idóneos de contratación según mercados, así como plantear estrategias destinadas a promover el uso eficiente de los recursos públicos y de reducción de costos.

Oficina de Asesoría Jurídica.- Brinda asesoramiento a la Alta Dirección y demás órganos y unidades orgánicas del OSCE, en asuntos de carácter jurídico con el propósito que las actuaciones institucionales se den dentro del marco legal vigente.

Oficina de Administración.- Provee a los órganos del OSCE de los recursos humanos y logísticos, de acuerdo a las necesidades y normas vigentes, así como administrar la ejecución presupuestal, financiera y contable, y los proyectos y actividades referidos a la aplicación de recursos de tecnologías de la información en el OSCE. La Oficina de Administración se encuentra conformada por las siguientes unidades orgánicas:

Unidad de Recursos Humanos Unidad de Logística Unidad de Finanzas Unidad de Tecnologías de la Información

Oficina de Apoyo a la Gestión Institucional.- Brinda orientación a los usuarios sobre los diversos servicios que presta el OSCE, coordinar y gestionar el apoyo administrativo y de asesoría para la ejecución de las funciones desconcentradas asignadas a las Oficinas Desconcentradas. La Oficina de Apoyo a la Gestión Institucional se encuentra conformada por las siguientes unidades orgánicas:

Unidad de Atención al Usuario Unidad de Coordinación Administrativa de Oficinas Desconcentrada



Dirección Técnico Normativa.- Tiene como finalidad establecer los criterios técnicos legales sobre la aplicación de la normativa de contrataciones del Estado, así como brindar asesoría de carácter técnico legal y desarrollar las actividades referentes a la difusión y capacitación en el marco de la contratación pública. La Dirección Técnico Normativa se encuentra conformada por las siguientes unidades orgánicas:

Sub Dirección de Normatividad Sub Dirección de Procesos Especiales Sub Dirección de Desarrollo de Capacidades

Dirección de Supervisión.- Tiene como finalidad supervisar los procesos de contratación, de forma selectiva y/o aleatoria de acuerdo con las atribuciones conferidas al OSCE por la Ley. La Dirección de Supervisión se encuentra conformada por las siguientes unidades orgánicas:

Sub Dirección de Supervisión y Monitoreo Sub Dirección de Atención de Denuncias.

Dirección del Registro Nacional de Proveedores.- Administra el Registro Nacional de Proveedores además de realizar operaciones registrales, brindar información y publicidad sobre su data, y efectuar la fiscalización posterior de los procedimientos seguidos ante el RNP. La Dirección del Registro Nacional de Proveedores se encuentra conformada por las siguientes unidades orgánicas:

Sub Dirección de Operaciones Registrales Sub Dirección de Información Registral Sub Dirección de Fiscalización

Dirección del SEACE.- tiene como finalidad administrar y desarrollar las operaciones que se realizan en el marco del Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado - SEACE, así como administrar tanto el Catálogo Único de Bienes, Servicios y Obras, como el Catálogo Electrónico de Convenios Marco. La Dirección del SEACE se encuentra conformada por las siguientes unidades orgánicas:

Sub Dirección de Plataforma Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos

Dirección de Arbitraje Administrativo.- Desarrolla las actividades relacionadas con los mecanismos de solución de controversias de las contrataciones del Estado. La Dirección de Arbitraje Administrativo se encuentra conformada por las siguientes unidades orgánicas:

Sub Dirección de Procesos Arbitrales Sub Dirección de Asuntos Administrativos Arbitrales



c) PROCESO DE CONTRATACIÓN

A continuación el proceso de contratación viene desde el reconocimiento de la identidad usuaria de la necesidad del bien, obra y/o servicio hasta la ejecución del contrato, las garantías y las multas a la empresa El proceso de contratación tiene las siguientes fases o etapas:

1. Fase preparatoria• Necesidad por el usuario• Elaboración del Plan Anual de Contrataciones• Expediente de Contratación • Estudio de Posibilidades del Mercado• Formación del Comité Especial

2. Fase de selección• Elaboración de las bases• Registro de los postores• Consultas de los postores• Observaciones de los postores• Elaboración de las Bases Integradas • Evaluación económica y técnica• Adjudicar la buena pro

3. Fase de Contratación • Sobre el contrato• Sobre las garantías• Sobre el incumplimiento del contrato

1. Fase PreparatoriaEn esta primera fase se realizan los actos previos e indispensables para la posterior convocatoria del proceso de selección. Durante esta primera fase se elabora el expediente de contratación y se desarrollan una serie de pasos que tienen por objeto alcanzar el



objetivo de llevar adelante la contratación de bienes, servicios y obras en los mejores términos de calidad y precio. 1.1 Necesidad por el usuario:

Un departamento u órgano se da cuenta de la necesidad de adquirir un bien, servicio u obra, con el cual se inicia con el requerimiento a través del cuadro de necesidades elaborado por esta área (área usuaria) además del expediente de contratación del proceso el cual contendrá todas las actuaciones del proceso de contratación hasta la culminación del contrato, debiendo incluir las ofertas no ganadoras inclusive.Para efectuar su requerimiento, el área usuaria debe solicitar formalmente el bien, servicio u obra; y señalar la finalidad de la adquisición o contratación. Estos requerimientos técnicos deben cumplir el uso de de Reglamentos Sectoriales y Normas Técnicas Peruanas (INDECOPI)1.2. Elaboración del Plan Anual de Contrataciones – PAC Luego del requerimiento se elabora el Plan Anual de Contrataciones, a cargo la Gerencia de Abastecimiento de la institución. Este documento contiene todas las futuras contrataciones de la entidad, sin importar el tipo de contrato además tiene en cuenta los pagos requeridos por contratos anteriores en los cuales aún no se ha terminado de recibir el servicio u obra.

Además la Gerencia de Abastecimiento debe comunicar a la Oficina de Presupuesto cuando parte de la ejecución de la prestación deba realizarse en el siguiente año fiscal de la convocatoria, para que este entregue la certificación presupuestal que para el siguiente ejercicio se realizarán las previsiones presupuestales que correspondan para el cumplimiento de los pagos.

El PAC por tanto contiene la siguiente información de los contratos a realizarse: El objeto de contratación La descripción de los bienes, servicios y obras El valor estimado de la contratación La fuente de financiamiento El tipo de moneda Los niveles de descentralización de los contratos La fecha prevista de la convocatoria

Una vez aprobado el PAC, es difícil que el área usuaria obtenga un requerimiento que este fuera del documento al menos que el PAC se modifique el cual se debe a dos supuestos:

Primer supuesto:Ha sido necesario realizar inclusiones o exclusiones. Estas inclusiones o exclusiones se generan principalmente por la reprogramación de metas institucionales.

Segundo supuesto:El valor referencial varía en 25% y se cambia el tipo de proceso de selección. Deben darse ambos supuestos para que se aplique el presente supuesto.



1.3. Elaboración del expediente de ContrataciónEl documento se inicia la emisión del área usuaria de los requerimiento técnicos hacia la la Jefatura de Abastecimiento para su aprobación además conforme vaya avanzando el proceso contendrá el estudio de las posibilidades que ofrece el mercado, el valor referencial, la disponibilidad presupuestal, el tipo de proceso de selección, la modalidad de selección, el sistema de contratación, la modalidad de contratación a utilizarse, fórmulas de reajuste de ser el caso y en general, todas las actuaciones que se realicen desde la designación del Comité Especial hasta la culminación del contrato.

En el expediente debe constatar que si el pedido de la adquisición esta relacionado con la ejecución de un proyecto de inversión pública esta adquisición debe cumplir con las previsiones necesarias para que se respeten los parámetros bajo los cuales fue declarado viable el proyecto, incluyendo costos, cronograma, diseño u otros factores que pudieran afectar la viabilidad del mismo todo esto bajo el marco de Sistema Nacional de Inversión Pública.

1.4. Elaboración del Estudio de las Posibilidades que Ofrece el Mercado.Luego de aprobado el requerimiento la Jefatura de abastecimiento realizar el estudio de posibilidades que ofrece el mercado para que de esta manera se pueda determinar lo siguiente:

El valor referencial La existencia de diversidad de potenciales proveedores y la posibilidad de distribuir

la buena pro. La existencia de variedad de marcas y de bienes sustitutos con mejor relación

calidad precio. La pertinencia de ajustar el requerimiento y los aspectos que pueden ser

evaluados.

Para determinar el valor referencial el estudio se basan en las fuentes pueden ser: cotizaciones, estructuras de costos, catálogos, precios históricos, precios del Sistema Electrónico o de Contrataciones del Estado - SEACE. Este valor debe reflejar el valor del mercado, utilizando mínimo dos fuentes, salvo que sea imposible conseguirlas, lo que debe sustentarse.

Debemos tener en cuenta que para efectos de la convocatoria a las Adjudicaciones Directas, Concursos y Licitaciones Públicas, también deberá publicarse en el SEACE el resumen ejecutivo del estudio de posibilidades que ofrece el mercado, el cual es elaborado por el Órgano encargado de las Contrataciones de la Entidad (Logística).

1.5 Formación del Comité Especial:



Una vez realizado el estudio de posibilidades del mercado la Jefatura de Abastecimiento forma el Comité Especial, el cual en coordinación con la Jefatura llevará a cargo el proceso de selección desde la elaboración de las bases hasta dar la buena Pro.

Por lo que las competencias del comité especial son: Consultar los alcances de la información proporcionada en el Expediente de

Contratación y sugerir las modificaciones que considere pertinentes. Elaborar las bases Convocar el proceso Absolver las consultas y observaciones Integrar las bases Evaluar las propuestas Adjudicar la Buena Pro Declarar desierto el proceso Todo acto necesario para el desarrollo del proceso de selección hasta el

consentimiento de la Buena Pro.Este comité especial se rige bajo el Legislativo Nº 1017, el cual indica que estará conformado por tres miembros Titulares y tres Suplentes de los cuales en la designación de titulares uno de ellos ser parte de la Jefatura de Abastecimiento y otro del área usuaria; además es posible designar la participación de expertos independientes que pueden ser personas jurídicas o naturales. En el caso que la persona jurídica provenga del sector privado, ésta deberá tener como giro principal de su negocio aquel vinculado con el objeto de la convocatoria.

Según el Decreto se encuentran impedidos de formar parte del Comité:

Todos los funcionarios que tengan atribuciones de control o fiscalización tales como regidores, consejeros regionales, directores de empresas, auditores, entre otros, salvo que el Órgano de Control Institucional de la Entidad sea el área usuaria.

Los funcionarios que por delegación hayan aprobado el Expediente de Contratación, designado el Comité Especial, aprobado las Bases o tengan facultades para resolver el recurso de apelación.

Los funcionarios que hayan sido sancionados por su actuación como integrantes de un Comité Especial.

Además El comité espacial para adoptar los acuerdos validos se sujetará a las siguientes reglas:

El quórum para el funcionamiento del Comité Especial se da con la presencia del número total de miembros titulares. En caso de ausencia de alguno de éstos, se ocupara uno de los suplentes solo por la sesión en que falta el titular, al menos que el titular se encuentre impedido de realizar su función durante todo el proceso

Los acuerdos se adoptan por unanimidad o por mayoría. No cabe la abstención por parte de ninguno de los miembros.



Por ultimo con respecto al Comité Especial, existen dos tipos:

El Comité Especial ad hoc, que se designa específicamente para cada licitación pública y concurso público que convoque la Entidad

el Comité Especial Permanente que se encarga de conducir todas las adjudicaciones directas sean públicas o selectivas

2. Fase de Selección

Esta segunda fase comprende desde la elaboración de las bases de la contratación a cargo del comité especial hasta la designación de la buena pro; este proceso como se ha dicho antes queda registrado en el Expediente de Contratación

2.1 Elaboración de las bases

El comité especial elabora las bases con el cual se especifica las reglas, el tipo de proceso, método de selección, los factores de evaluación y los requisitos técnicos mínimos, todo esto se pone en conocimiento a los posibles postores a través del Servicio Electrónico de Adjudicación de Contrataciones del Estado SEACE, con lo cual los postores podrán realizar sus consultas y observaciones.

La OSCE posteriormente aprobara la elaboración de las bases estandarizadas para facilitar el monitoreo y procesamiento de las contrataciones, el cual tendrá:

Sección general donde están todas las dispociones comunes a todos los procesos incluyendo las bases administrativas y el contrato respectivo.

Sección específica donde contendrá un conjunto de anexos para cada proceso que serán preparadas por la entidad.

2.1.1 Tipos de Procesos:

TipoCaracterística

Licitación públicaSe convocan para la administración de bienes, suministros y obras

Concurso públicoSe convocan para la contratación de servicios de toda naturaleza

Adjudicación directa

Se aplican para las contrataciones que realice la entidad dentro de los márgenes que establece la Ley de Presupuesto del Sector Público



Adjudicación de menor cuantía

Se aplica a las contrataciones que realice la entidad, cuyo monto seainferior a la décima parte del límite mínimo establecido por la Ley dePresupuesto del Sector Público para los casos de licitación pública y concurso público.

En estos procesos mientras mayor es el valor referencial de la contratación mayor serán los requisitos que se pedirán y también mayor será el tiempo de selección del ganador; a continuación se presentan las características y los montos comprendidos para cada tipo de proceso:Cabe mencionar que en adjudicación directa existen dos tipos:

• Adjudicación directa pública: el cual se realiza con convocatoria pública y representa el 50% más del límite máximo de la adjudicación directa selectiva.

• Adjudicación directa selectiva: Se realiza dando prioridad a las Pequeñas y Medianas Empresas (Pymes).

2.1.2 Modalidades de Selección:

Son las formas en las cuales se convoca a los Postores de acuerdo a ciertas caracteristcas y regímenes podemos mencionar los siguientes:

Modalidad de Selección Característica

Subasta Inversa Se contrata al postor de menor precio Puede ser presencial o electrónica



Es para contratación de Bienes y servicios comunes

Convenio Marco

Se contrata directamente con los proveedores a través del catalogo Marco, el cual fueron seleccionados por la OSCE.

Los bienes y servicios son ofrecidos a través del catálogo del SEACE

Competencia Mayor

Regimen especial de Petro-Perú Se puede remitir a más de un proveedor

para obtener propuestas dentro del ámbito de la competencia

Competencia Menor

Régimen Especial de Petro-Perú Se da en casos en los cuales no

resulta conveniente realizar procesos de competencia

El convenio Marco permite eliminar los costos de transacción y costos administrativos de los procesos de selección debido a la rapidez que se realiza y a que los proveedores ya han sido seleccionados por la OSCE; además de ofrecer a las instituciones un catálogo actualizado de los bienes y servicios permitiendo de esta manera reducir los costos de inventarios y evitar desabastecimientos en las entidades

2.1.3 Sistema de Selección:

Sistema de Selección Característica

Sistema a Suma Alzada

El postor formula su propuesta por un monto fijo e integral por un determinado plazo de ejecución sin importar si se usó todo el bien o servicio.

Sistema de precios unitarios, tarifas o porcentajes

El postor formula su propuesta ofertando precios unitarios en función de las cantidades referenciales contenidas en las bases y que se valorizan en relación a su ejecución real y por un determinado plazo de ejecución.

Esquema mixto de suma alzada y precios unitarios

Se opta cuando uno o varios componentes técnicos corresponden a magnitudes no definidas con precisión, los que podrán ser contratados bajo el esquema de precios unitarios.

2.1.3Modalidades de ejecución Contractual

Modalidades Si el postor debe:



Llave en manoOfertar en conjunto la construcción, equipamiento y montaje hasta la puesta en servicio de determinada obra, y de ser el caso la elaboración del expediente técnico.

Concurso oferta

Ofertar la elaboración del Expediente Técnico, ejecución de la obra y, de ser el caso, el terreno. Esta modalidad sólo puede aplicarse en la ejecución de obras que se convoquen bajo el sistema a suma alzada y siempre que el valor referencia corresponda a una Licitación Pública.

2.2. Registro de los postores

Una vez elaborado las bases, se realiza la convocatoria a través del SEACE en el cual a partir del día siguiente se dará inicio al Registro de Participantes, para lo cual las personas naturales y jurídicas que deseen participar en el proceso de selección deberán acudir a la Entidad convocante llevando consigo su Registro Nacional de Proveedor (RNP) vigente.

Los proveedores serán responsables de que su inscripción en el Registro correspondiente del RNP se encuentre vigente durante su participación en el proceso de selección hasta la suscripción del contrato.

El RNP debe estar vigente durante todo el proceso de selección, ya que en caso pierda dicha calidad al momento de la evaluación de la propuesta, será descalificado o si la pierde luego de ganar la buena pro y antes de firmar contrato, no podrá suscribir el contrato.

Cabe mencionar que en el Registro Nacional de Proveedor (RNP) existen varios tipos de Proveedores los cuales son:

Registro de Proveedores de Bienes, a quienes se acredita con información suficiente acerca de la naturaleza y objeto de sus actividades, habilitándolos para ser participantes, postores y/o contratistas en los procesos de contratación de bienes.

Registro de Proveedores de Servicios, a quienes se acredita con información suficiente acerca de la naturaleza y objeto de sus actividades, habilitándolos para ser participantes, postores y/o contratistas en los procesos de contratación de servicios en general y servicios de consultoría distintos de obras.

.Registro de Consultores de Obras, a quienes se acredita con información suficiente acerca de la naturaleza y objeto de sus actividades, asignándoles especialidades, que los habilita para ser participantes, postores y/o contratistas en los procesos de contratación de consultoría de obras.

Registro de Ejecutores de Obras, a quienes se acredita con información suficiente acerca de su naturaleza y objeto de sus actividades, asignándoles una capacidad



máxima de contratación, que los habilita para ser participantes, postores y/o contratistas en los procesos de contratación de ejecución de obras.

2.2. Consultas de los postores

Los Postores realizan consultas sobre las bases del concurso al Comité especial, esto se da cuando no comprenden algún aspecto de las bases y posteriormente sus consultas son absueltas por el Comité Especial. Los plazos de consultas dependen del Tipo de Proceso, para los cuales tenemos:

En Licitaciones y Concursos Públicos: No menor a cinco (05) días hábiles, contados a partir del día hábil siguiente de la convocatoria.

En Adjudicaciones Directas Públicas y Selectivas: No menor a tres (03) días hábiles, contados a partir del día hábil siguiente de la convocatoria.

En Adjudicaciones de Menor Cuantía: No menor a dos (02) días hábiles, contados a partir del día hábil siguiente de la convocatoria.

2.3. Observaciones de los postores

Los Postores realizan sus observaciones sobre las bases del concurso al Comité especial, estas observaciones son “reclamos” que el participante del proceso de selección realiza, argumentando un incumplimiento a la normativa sobre contrataciones del Estado. En estos casos, el participante no tiene dudas sobre las bases sino más bien está seguro que existe la contravención a una norma. Los plazos de observaciones dependen del Tipo de Proceso, para los cuales tenemos:

En Licitaciones y Concursos Públicos: No mayor a cinco (05) días hábiles, contados a partir del día hábil siguiente a la fecha en que venció el plazo para la presentación de consultas por parte de los participantes.

En Adjudicaciones Directas Públicas y Selectivas: No mayor a tres (03) días hábiles, contados a partir del día hábil siguiente a la fecha en que venció el plazo para la presentación de consultas por parte de los participantes.

En Adjudicaciones de Menor Cuantía: No mayor a dos (02) días hábiles, contados a partir del día hábil siguiente a la fecha en que venció el plazo para la presentación de consultas por parte de los participantes.

Hay que tener en cuenta que las consultas y las observaciones que se refieran a los requerimientos técnicos mínimos y valor referencial deberán ser remitidas por el comité especial al área usuaria.

La elevación de observaciones siempre se dirige al comité especial a cargo del proceso de selección y será este cuerpo colegiado el encargado de dirigirlo al Titular de su Entidad o al OSCE, según corresponda.



El derecho a elevar observaciones tiene lugar en tres situaciones:

Cuando el comité especial no acogió la observación del participante que realizó una observación al proceso de selección.

Cuando pese a haber sido acogida la observación, el participante del proceso considera que la respuesta aún vulnera la normativa aplicable al proceso de selección.

Cuando la respuesta brindada a otro participante vulnera la normativa aplicable al proceso de selección. En este último caso, las observaciones reciben el nombre de cuestionamiento. En este caso, quien presenta la elevación debió registrarse hasta antes del vencimiento para presentar observaciones.

Una vez absueltas las consultas y observaciones, los participantes del proceso de selección tienen el derecho de solicitar la elevación de las observaciones del proceso al Titular de la Entidad o al Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado-OSCE, de acuerdo al valor referencial del proceso de selección.

2.4. Bases Integradas

Una vez que se han resuelto las Consultas y Observaciones, el comité especial entregara a la jefatura de abastecimiento las observaciones acogidas para que este modifique las bases y posteriormente se publique en el SEACE las bases integradas; en caso de no haber una modificación de las bases se publicara las misma bases presentadas al inicio de la convocatoria. Hay que tener en cuenta que si contrato pasa los 300 UIT el encargado de recoger las observaciones y decidir si modificar la base es el OSCE

Después de la Publicación de las bases integradas, se realiza la presentación de propuestas y su respectiva evaluación el cual la primera fase es la evaluación técnica y posteriormente los que han aprobado pasan a la evaluación económica.

La presentación de propuestas en las Licitaciones Públicas, Concursos Públicos y Adjudicaciones Directas Públicas deberá llevarse a cabo en acto público, en tanto que para las Adjudicaciones Directas Selectivas y Adjudicaciones de Menor Cuantía, el acto podrá realizarse en acto privado, a criterio del comité especial.

Cuando la presentación de propuestas se realice en acto público, el comité especial deberá iniciar el acto en la fecha y hora señalada en el cronograma, llamando a cada participante en el estricto orden en que se registraron para que presenten sus propuestas técnica y económica.

2.5. Evaluación Técnica.



Las propuestas deberán ser evaluadas verificando que se haya cumplido con la presentación de los documentos obligatorios, calificando el cumplimiento de los requisitos técnicos mínimos y evaluando según los factores de evaluación en base a 100 puntos.

El puntaje mínimo que debe obtener la propuesta técnica en el caso de bienes y obras es 60 (sesenta) puntos y tratándose de servicios debe ser 80 (ochenta) puntos. En caso contrario, no pasará a la etapa de calificación económica.

Los factores de valuación dependen de si se trata un bien, servicio u obra; a continuación se presentan algunos factores de evaluación importantes:

Bien

El plazo de entrega La garantía comercial del fabricante La disponibilidad de los servicios y repuestos Mejora de las características técnicas de los bienes a las condiciones previstas en las

bases La experiencia del Postor

Servicios:

Cumplimiento del servicio Personal propuesto para la prestación del servicio Mejora de las condiciones previstas

Consultorías:

Personal Propuesto Experiencia tanto de la institución o empresa como de sus colaboradores. Mejoras con respecto a las bases.

3. Fase de ejecución contractual:Cuando la buena pro se encuentra consentida o administrativamente firme, se procede en un plazo máximo de dos días hábiles a citar al postor adjudicatario de la buena pro para la firma del contrato

3.1. Firma del contrato:En la citación debe indicarse fecha, hora y lugar en el que se realizará la firma del contrato, otorgándole al adjudicatario de la buena pro un plazo no menor a cinco (5) ni mayor a diez (10) días hábiles luego de recibida la citación. El plazo definitivo debe estar consignado en las bases del proceso de selección.



Cabe indicar que en Adjudicaciones de Menor Cuantía, no se suscribirá contrato sino bastará con la entrega de la orden de compra o servicios, según sea el caso. Igual tratamiento recibirán los ítems cuyo monto corresponda a una Adjudicación de Menor Cuantía.

Luego de culminado el contrato, la Entidad tiene la facultad de volver a contratar con el mismo proveedor dentro de los tres meses siguientes a la culminación del contrato, el porcentaje debe ser hasta un 30% del contrato original y preservarse las mismas condiciones que dieron lugar a la celebración del contrato.


contab.-gubernamental

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