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GUÍA PARA LA EVALUACIÓN DE
COMPETENCIA LABORAL EN LA NTCL
CONSULTORÍA GENERAL CCON-0147.03
INDICE
Introducción .....................................................................................................................2
UCON-0351.03 Diagnosticar la situación actual de una organización ..................6
Resumen de evidencias ................................................................................................. 7
Un documento que describa el proceso
de búsqueda de la información ............................................................................ 8
» Descripción de la evidencia ....................................................................... 8
» Un documento que describa el proceso de
búsqueda (Documento propuesto)........................................................... 9
Un documento que presente el resultado de la búsqueda ......................11
» Descripción de la evidencia .........................................................................
» Documento de la metodología Consulten
relacionado con la evidencia ......................................................................
» Un documento que presente el resultado de la
búsqueda (Documento propuesto).........................................................13
* Modelo de referencia........................................................................................14
» Descripción de la evidencia
» Modelo de referencia (Documento propuesto)....................................15
* Un diagnostico presentado ...............................................................................16
* Las conclusiones de un diagnostico .....................................................................
» Descripción de la evidencia .........................................................................
» Informe de evaluación del desempeño y recomendaciones
de mejoras (Documento propuesto) .......................................................18
* Fuentes de información ......................................................................................19
* Tipos y características de cuestionarios y guías de entrevista .....................21
* Métodos de validación de información ..........................................................23
* Diseño e interpretación de indicadores ..........................................................26
UCON-0352.03 Determinar opciones de ayuda de u sistema de ayuda .............35
Resumen de evidencias ...............................................................................................36
Opciones de ayuda por escrito de un sistema de ayuda .........................38
» Descripción de la evidencia .....................................................................38
» Documento de la metodología Consulten
relacionado con la evidencia ..................................................................38
» Guión de la propuesta de mejoras
(Documento de la metodología Consulten) ..........................................39
» Opciones de ayuda por escrito de un sistema de
ayuda (Documento propuesto) ...............................................................41
Una propuesta presentada .............................................................................42
» Descripción de la evidencia .....................................................................42
» Documento de la metodología Consulten
relacionado con la evidencia ..................................................................42
» Una propuesta presentada
(Documento propuesto) ............................................................................43
Registro de los acuerdos alcanzados en una presentación ......................44
» Descripción de la evidencia .....................................................................44
» Documento de la metodología Consulten
relacionado con la evidencia ..................................................................44
» Propuesta de prestación de servicios
(Documento de la metodología Consulten) ..........................................45
» Propuesta de prestación de servicios
(Documento propuesto) ............................................................................47
Presentación de una propuesta/ Aclaración a las dudas del
consultante en una presentación/ Discusión durante la
presentación de una propuesta ...................................................................49
» Descripción de la evidencia
Componentes de las técnicas de diseño de sistemas de ayuda .............51
Ética de la consultoría ......................................................................................53
UCON-0201.03 Documentar el proceso de implantación de un sistema de ayuda
en una organización ....................................................................................................55
Resumen de evidencias ...............................................................................................56
Un plan de implantación .................................................................................57
» Descripción de la evidencia .....................................................................57
» Documento de la metodología Consulten
relacionado con la evidencia ..................................................................57
» Programa de trabajo de mejoras
(Documento de la metodología Consulten) ..........................................57
» Plan de implantación (Documento propuesto) ....................................61
Recursos a utilizar en un plan de implantación ............................................62
» Descripción de la evidencia .....................................................................62
» Documento de la metodología Consulten
relacionado con la evidencia ..................................................................63
Comunicado a los involucrados en la implantación de un sistema ........64
» Descripción de la evidencia .....................................................................64
» Documento de la metodología Consulten
relacionado con la evidencia ..................................................................64
» Comunicado a los involucrados en la implantación de un sistema
(Documento propuesto) ............................................................................65
Cambios a un plan de instalación .................................................................66
» Descripción de la evidencia .....................................................................66
» Documento de la metodología Consulten
relacionado con la evidencia ..................................................................66
» Bitácora de seguimiento
(Documento de la metodología Consulten) ..........................................67
» Cambios a un plan de implantación
(Documento propuesto) ............................................................................68
Documentación de la implantación de un sistema de ayuda .................69
» Descripción de la evidencia .....................................................................69
» Documento de la metodología Consulten
relacionado con la evidencia ..................................................................69
» Ruta crítica del trabajo planeado
(Documento de la metodología Consulten) ..........................................70
» Ruta critica del trabajo efectivo
» (Documento de la metodología Consulten) .........................................72
» Documentación de la implantación de un sistema
(Documento propuesto) ............................................................................74
» Ruta critica de trabajo efectivo
(Documento propuesto) ............................................................................76
Reporte de implantación de una etapa ......................................................78
» Descripción de la evidencia .....................................................................78
» Documento de la metodología Consulten
relacionado con la evidencia ..................................................................78
» Reporte de avance final
(Documento de la metodología Consulten) ..........................................79
» Reporte de implantación de una etapa
(Documento propuesto) ............................................................................80
Métodos de administración de proyectos ....................................................81
UCON-0202.03 Cerrar proyectos de consultaría .....................................................83
Resumen de evidencias ...............................................................................................84
Reporte de evaluación del sistema con relación a los términos del proyecto
.............................................................................................................................85
» Descripción de la evidencia .....................................................................85
» Documento de la metodología Consulten
relacionado con la evidencia ..................................................................85
» Reporte de evaluación del sistema con relación a los términos del
proyecto(Documento propuesto) ............................................................86
Reporte de evaluación del sistema con relación al entendimiento de los
usuarios ...............................................................................................................87
» Descripción de la evidencia ................................................................... 87
» Documento de la metodología Consulten
relacionado con la evidencia ..................................................................87
» Reporte de evaluación del sistema con relación al entendimiento de los
usuarios (Documento propuesto) ..............................................................88
Informe de cierre del proyecto .......................................................................89
» Descripción de la evidencia ..................................................................... 89
» Documento de la metodología Consulten
relacionado con la evidencia ..................................................................89
» Informe final de consultoría
(Documento de la metodología Consulten) ..........................................90
» Informe de cierre del proyecto
(Documento propuesto) ............................................................................92
Documento de aceptación de la documentación del sistema...............95
» Descripción de la evidencia .................................................................. 95
» Documento de la metodología Consulten
relacionado con la evidencia ..................................................................95
» Carta de liberación de compromisos
(Documento de la metodología Consulten) ..........................................96
» Carta de liberación de compromisos
(Documento propuesto) ............................................................................96
Evaluación de los resultados de un sistema de ayuda ...............................98
Conclusiones .................................................................................................................99
1
CONSULTORÍA GENERAL CCON-0147.03
2
INTRODUCCIÓN
La norma técnica de competencia laboral de Consultoría General
CCON-0147.03 publicada el 16 de Agosto del 2002, tiene como
propósito presentar los parámetros que permitan evidenciar la
competencia de un individuo para, independientemente de su
especialidad o especialidades que posea, proporcionar servicios de
consultoría a organizaciones del sector público o privado.
Esta norma esta dividida en cuatro unidades y cada unidad dividida
en elementos, como se enlistan a continuación:
UCON-0351.03
Diagnosticar la situación actual de una organización
Elemento 1/2 Obtener información actual e histórica de la
organización.
Elemento 2/2 Determinar la situación actual de la organización.
UCON-0352.03
Determinar sistemas de ayuda para una organización.
Elemento 1/2 Diseñar sistemas de ayuda a la organización.
Elemento 2/2 Acordar el sistema de ayuda a implantar con el
consultante
UCON-0201.03
Documentar el proceso de implantación de un sistema de ayuda en
una organización.
Elemento 1/2 Planear la implantación del sistema de ayuda.
Elemento 2/2 Documentar la implantación del sistema de
ayuda.
UCON-0202.03
Cerrar proyectos de consultoría.
Elemento 1/2 Evaluar los resultados del sistema de ayuda
implantado.
Elemento 2/2 Cerrar el proyecto de consultoría desde el punto
de vista administrativo.
3
Con base en esta norma, sus unidades, sus elementos y las
evidencias solicitadas y tomando en cuenta la documentación
utilizada a lo largo del proceso de consultoría del programa
Consulten es que se elabora esta guía de manera que ayude al
consultor operativo en el armado del portafolios de evidencias y en
la preparación de las evidencias de desempeño y de conocimientos.
Para entender mejor el proceso de evaluación iniciaremos
explicando los tres tipos de evidencias que se solicitan y que a lo
largo del manual encontrarás con los símbolos que aquí se describen:
TIPO DE
EVIDENCIA
DESCRIPCIÓN SÍMBOLO
Evidencia de
producto
Son documentos, resultado
del trabajo del consultor
que deben cumplir con los
requisitos de los criterios de
desempeño de la NTCL. Se
evalúan con una lista de
cotejo.
Evidencia de
desempeño
Son actividades en las que
se debe observar el
desempeño y la actuación
del consultor de acuerdo a
lo descrito en la NTCL. Se
evalúan con una guía de
observación.
Evidencia de
conocimiento
Son conocimientos que
debe demostrar que tiene el
consultor de acuerdo a la
NTCL. Se evalúan con
cuestionarios.
La estructura de esta guía esta dividida en unidades y en cada
una de las unidades se describe las evidencias de cada tipo
que el consultor tendrá que presentar durante su proceso de
4
evaluación. Esta es una evaluación en la que el candidato sabe
que se le va a evaluar, depende de tí que desarrolles las
evidencias cumpliendo con los requisitos solicitados en los
criterios de desempeño.
Queremos que recuerdes siempre que la competencia de una
persona es el conjunto de conocimientos, habilidades, destrezas
y actitudes adquiridos en la práctica, en la escuela o la
capacitación que le permiten a las personas realizar un trabajo
con éxito y de acuerdo con las normas que aseguran un
desempeño eficiente y de calidad, tal y como lo demanda el
mundo laboral.
Es importante hacer las siguientes recomendaciones para
elaborar las evidencias:
Cada consultor debe presentar un proyecto de forma
individual. Se pueden presentar proyectos de un área
funcional solamente, si las evidencias documentales no
fueron desarrolladas de acuerdo a la norma, se pueden
elaborar para la evaluación, se trata de que el consultor
operativo demuestre que lo sabe y lo sabe hacer, no
cuantas veces lo ha hecho así.
Si dos personas presentan evidencias iguales no son válidas
para ninguno.
Desarrolla tus evidencias asegurándote de que reúnan los
requisitos.
Cualquier duda que tengas consúltala con tu consultor
tutor o de negocios.
En las evidencias de conocimientos se presentan los
aspectos teóricos solicitados por la norma que te ayudarán
a presentar los cuestionarios que se aplicarán en la
evaluación, pero que además te muestran los apoyos
conceptuales para que puedan elaborar las evidencias de
producto. En la parte teórica se describen los distintos
métodos que existen para cumplir con los requisitos de la
5
norma, no es necesario demostrar con evidencia
documental la aplicación de todos los métodos, pero es
bueno que los conozcas todos para que puedas
seleccionar adecuadamente el que vas a aplicar en tu
proyecto.
La evaluación de competencia laboral permite al
candidato demostrar que cuenta con los conocimientos,
las habilidades, las destrezas y actitudes que se requieren
para el desempeño de su actividad productiva,
independientemente de cómo los hayan adquirido.
En las evidencias documentales se han incluido ejemplos
que te ayuden a entender mejor el propósito de la
evidencia y te ayuden en su elaboración. Te
recomendamos no copiar los ejemplos como parte de tu
evidencia, son solo de apoyo.
Aquellos documentos que no fueron elaborados en el
momento de dar la consultoría y que se desarrollen para
fines de la evaluación, que incluyan la firma del
consultante, es suficiente con considerar el espacio para la
firma.
6
UCON-0351.03
DIAGNOSTICAR LA SITUACIÓN ACTUAL DE
UNA ORGANIZACIÓN
7
RESUMEN DE EVIDENCIAS
TIPO DE
EVIDENCIA
EVIDENCIA CRITERIO QUE DESCRIBE LOS REQUISITOS
Evidencia de
producto
Un documento que
describa el proceso de
búsqueda de información.
El documento que describe el proceso de
búsqueda de información incluye: la
descripción de la información a recopilar,
las fuentes de información a emplear y los
criterios de validación y confiabilidad
requeridos.
Un documento que
presente el resultado de la
búsqueda.
El documento que presenta el resultado
de la búsqueda incluye: la información
seleccionada, las fuentes de información
empleadas, las conclusiones del proceso
de búsqueda y los grados de
confiabilidad y validez de la información
seleccionada.
Un modelo de referencia. El modelo de referencia incluye: la
descripción del modelo utilizado, los
indicadores a comparar, el valor ideal de
cada indicador y el valor aceptable de
cada indicador.
Un diagnóstico
presentado.
El diagnóstico presentado refleja la
comparación entre los indicadores del
modelo de referencia y la situación actual
de la organización.
Las conclusiones de un
diagnóstico.
Las conclusiones del diagnóstico están
basadas en el resultado de la
comparación de los indicadores del
modelo de referencia y la situación actual
de la organización.
Evidencia de
conocimiento
Fuentes de información. Tipos y características
Modo de acceso
Alcance y limitaciones
Confiabilidad y validez
Tipos y características de
cuestionarios y guías de
entrevistas.
Métodos de validación de
información.
Tipos y características
Indicadores de confiabilidad y
validez.
8
Diseño e interpretación de
indicadores.
Sus principios y su función.
Su relación con los modelos de
referencia.
Diferencia entre indicadores e
índices.
Variables y relaciones que forman
un indicador.
UN DOCUMENTO QUE DESCRIBA EL
PROCESO DE BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN
Descripción de la evidencia.
Este documento se elabora antes del diagnóstico con el fin de
describir el plan de trabajo para la búsqueda de la información, de
acuerdo con el criterio de desempeño correspondiente debe reunir
los siguientes requisitos:
La descripción de la información a recopilar durante el proceso
de búsqueda en la etapa de diagnóstico.
Las fuentes directas de información a emplear, entendiéndose
por fuente directa aquella en donde se genera la información
directamente (entrevistas, encuestas, cuestionarios, etc.).
Las fuentes indirectas de información a emplear,
entendiéndose por fuente indirecta aquella en donde se
encuentra información generada y recopilada por alguien
(INEGI, internet, bibliotecas, etc.).
Los criterios de validación y confiabilidad requeridos por la
información que se va a obtener en el diagnóstico que reflejen
las características de la información relacionadas con la
seguridad de su veracidad, representatividad, actualidad, etc.
9
Un documento que describa el proceso de búsqueda
Documento propuesto de acuerdo a la CCON-0147.03
Empresa:
Consultor:
Fecha:
Descripción de la información a recopilar:
Aquí describir toda la información que se requiere recopilar para fines
del diagnóstico.
Fuentes de información
Variables Método de
búsqueda *
Tiempo
aproximado de
búsqueda
Cómo se
seleccionaron las
fuentes
Directas
Ejemplo:
Clientes Entrevista
personal
2 semanas Por la necesidad
de la información
Indirectas
Estados
financieros
Documental 1 semana Por el contenido
para finanzas
* Que pueden ser: consulta de registros, registros especiales,
observación, informes especiales, cuestionarios, entrevistas,
reuniones para recopilar datos, estudios de actitud de los
empleados y estimaciones.
10
Instrumentos de recopilación de información
Criterios de validación y confiabilidad requeridos
Ejemplo: Se requiere que el instrumento utilizado cumpla con las
características de validez de contenido, de constructo y de criterio y
que el grado de confiabilidad sea alto para que la información sea
confiables, por lo que se utilizará el método de test-retest.
Firma del consultor
Ejemplo:
Guía de entrevista a clientes.
11
UN DOCUMENTO QUE PRESENTE EL
RESULTADO DE LA BÚSQUEDA
Descripción de la evidencia.
Este documento se elabora después de recopilar la información para
el diagnóstico con el objetivo de presentar el resultado del proceso
de búsqueda de información que se tomará en cuenta para llegar a
las conclusiones del diagnóstico. De acuerdo al criterio de
desempeño correspondiente debe reunir los siguientes requisitos:
La información seleccionada de la información recopilada en
el proceso de búsqueda.
Las fuentes directas empleadas en el proceso de búsqueda.
Las fuentes indirectas empleadas en el proceso de búsqueda.
Las conclusiones del proceso de búsqueda que no es lo mismo
que las conclusiones del diagnóstico, en este punto se espera
que se concluya acerca de cómo se llevó a cabo la búsqueda
de la información, de las fuentes consultadas y los resultados
obtenidos.
Los grados de confiabilidad y validez de la información
seleccionada que aseguran su veracidad, representatividad y
actualidad y que permiten considerar como válida y confiable
la información obtenida.
12
Un documento que presente el resultado de la búsqueda
Documento propuesto de acuerdo a la CCON-0147.03
Empresa:
Consultor:
Fecha:
Descripción de la información seleccionada:
De la información recopilada describir aquí la información que se
seleccionó por su utilidad para el diagnóstico.
Fuentes de información empleadas
Variables Método de búsqueda
Directas
50 clientes Entrevista personal
Indirectas
Estados financieros del 2000 Documental para el cálculo de
razones financieras
Métodos de validación empleados:
13
Se realizo un piloteo del instrumento a 5 clientes entre los cuales se
aplico el instrumento en dos ocasiones distintas, posteriormente se
obtuvo la correlación entre las dos aplicaciones del instrumento,
obteniendo un grado de confiabilidad del 90%.
Grados de confiabilidad y validez obtenidos de la información
seleccionada:
El grado de confiabilidad es del 90%.
Conclusiones del proceso de búsqueda:
Aquí escribir las conclusiones a las que se llega después de la
búsqueda de la información, describiendo si hubo problemas en la
aplicación del instrumento, si se hicieron cambios, todo lo
relacionado al proceso de búsqueda que sea pertinente que quede
por escrito.
Firma del consultor
14
UN MODELO DE REFERENCIA
Descripción de la evidencia.
Este documento debe mostrar el modelo de referencia con base en
el cual se realiza el diagnóstico, entendiendo por modelo de
referencia la situación ideal o deseable de una organización contra
la que se compara la organización estudiada, para que con base en
las diferencias encontradas entre este modelo y la situación real de
la organización, se presente el diagnóstico. De acuerdo al criterio de
desempeño correspondiente debe reunir los siguientes requisitos:
La descripción del modelo utilizado como referencia en donde
se explique su fundamento y justificación.
Los indicadores a comparar en la organización diagnosticada
dependiendo del área de especialidad de la consultoría.
El valor ideal de cada uno de los indicadores mencionados en
el punto anterior.
El valor aceptable de cada uno de los indicadores
mencionados en los puntos anteriores.
15
Modelo de referencia
Documento propuesto de acuerdo a la CCON-0147.03
Empresa:
Consultor:
Fecha:
Descripción del modelo de referencia utilizado:
Aquí describir el modelo de referencia que es el estado ideal de
funcionamiento que se toma como parámetro para encontrar áreas
de mejora, se puede tomar solo el de un área funcional.
Tabla de indicadores
Indicador a
comparar
Valor ideal del
indicador
Valor aceptable del
indicador
Liquidez 2.2 1.8
Dependiendo del
sector
Dependiendo del
sector
Se pueden utilizar los
indicadores descritos
en la metodología de
Consulten
Firma del consultor Firma del consultante
16
UN DIAGNÓSTICO PRESENTADO
LAS CONCLUSIONES DE UN DIAGNÓSTICO
Descripción de la evidencia.
Estas dos evidencias se pueden presentar en un mismo documento
que es el diagnóstico, ya que como parte del diagnóstico siempre se
deben presentar las conclusiones. De acuerdo a los criterios de
desempeño correspondientes se deben reunir los siguientes requisitos:
El diagnóstico de la organización en estudio.
La comparación entre los indicadores del modelo de referencia
y la situación actual de la organización.
Las conclusiones del diagnóstico basadas en el resultado de la
comparación de los indicadores del modelo de referencia y la
situación actual de la organización.
17
Diagnóstico presentado
Las conclusiones del diagnóstico
Documento propuesto de acuerdo a la CCON-0147.03
Datos generales
Nombre de la empresa:
Monto de ventas del último año:
Capacidad instalada:
Fecha de constitución:
Nombre del representante legal
o propietario:
Problemas y oportunidades referidas por el empresario
1. Evaluación del desempeño y recomendación de mejoras por
área de gestión
a. Mercadotecnia
1.1.1 Análisis *
1.1.2 Conclusiones
1.1.3 Recomendación
1.1.4 Anexo (formato II.8, hoja de mercadotecnia)
b. Operaciones
1.2.1 Análisis *
1.2.2 Conclusiones
1.2.3 Recomendación
1.2.4 Anexo (formatos II.8, II.9, II.10 o II.11)
c. Administración y finanzas
1.3.1 Análisis *
1.3.2 Conclusiones
1.3.3 Recomendación
1.3.4 Anexo (formato II.8, hojas de admón. y
finanzas)
18
d. Recursos humanos
1.4.1 Análisis *
1.4.2 Conclusiones
1.4.3 Recomendación
1.4.4 Anexo (formato II.8, hoja de recursos
humanos)
e. Cultura ambiental
1.5.1 Análisis *
1.5.2 Conclusiones
1.5.3 Recomendación
1.5.4 Anexo (formato II.8, hoja de ambiente)
f. Calidad
1.6.1 Análisis *
1.6.2 Conclusión
1.6.3 Recomendación
1.6.4 Anexo (formato II.8, hoja de calidad)
g. Análisis del modelo real y del modelo de referencia
(formato II.15.1)
* Este análisis será sintético y se pondrá énfasis en la interrelación de
cada área con las otras, reflejando una comparación entre los
indicadores del modelo de referencia y la situación actual de la
organización.
Firma del consultor Firma del consultante
Sello
19
FUENTES DE INFORMACIÓN
Las fuentes de información se pueden definir como el lugar en el que
se encuentra la información. Estas pueden ser: directas e indirectas.
Las fuentes directas son aquellas en donde se genera la información
directamente (entrevistas, encuestas, cuestionarios, etc.).
Las fuentes indirectas son aquellas en donde se encuentra
información generada y recopilada por alguien (INEGI, internet,
bibliotecas,etc.).
Dentro de las fuentes directas se pueden mencionar:
Las entrevistas que son la técnica más utilizada para recopilar
información en proyectos de consultoría, ya que permite ampliar
tanto las preguntas como las respuestas en hechos específicos. Para
llevarla a cabo se debe preparar una guía de entrevista.
Los cuestionarios son instrumentos escritos y útiles para obtener con
preguntas concretas respuestas específicas aplicados a un gran
número de personas.
La observación permite al investigador estar presente utilizando visión
y audición para ver como se produce un acontecimiento específico.
El observador se puede auxiliar de una guía de observación para
tomar nota de los aspectos que se quieren observar.
También se habla de otra clasificación de las fuentes en primarias y
secundarias:
20
Las fuentes primarias son aquellas en las que los datos obtenidos son
recopilados con un propósito específico inmediato para quien esta
haciendo la investigación, como la observación, la experimentación
y las encuestas.
Las fuentes secundarias son aquellas fuentes cuya información ha
sido obtenida con algún propósito específico con anterioridad a la
investigación que a nosotros nos interesa. Por ejemplo: las
asociaciones, bibliotecas, etcétera.
La selección de estas fuentes de información depende del tipo de
investigación de que se trata y de las condiciones en que se lleva a
cabo.
Para seleccionar las fuentes de información es muy importante
conocer los términos de confiabilidad y validez, mismos que a
continuación se mencionan:
La confiabilidad determina la precisión del instrumento que se utilice
para recopilar datos en una investigación específica.
La validez se refiere al grado en que un instrumento de medición
mide realmente la(s) variable(s) que pretende medir.
21
TIPOS Y CARACTERÍSTICAS DE
CUESTIONARIOS Y GUÍAS DE ENTREVISTAS
Tal vez el instrumento más utilizado para recolectar los datos es el
cuestionario. Un cuestionario consiste en un conjunto de preguntas
respecto a una o más variables a medir.
El contenido de las preguntas de un cuestionario puede ser tan
variado como los aspectos que mida. Básicamente podemos hablar
de dos tipos de preguntas: cerradas y abiertas.
Las preguntas cerradas contienen categorías o alternativas de
respuesta que han sido delimitadas. Es decir, se presentan a los
sujetos las posibilidades de respuesta y ellos deben circunscribirse a
ellas. Pueden ser dicotómicas (dos alternativas de respuesta) o incluir
varias alternativas de respuesta.
Las preguntas abiertas no delimitan de antemano las alternativas de
respuesta. Por lo cual el número de categorías de respuesta es muy
elevado, en teoría, es infinito.
Una pregunta debe ser:
Clara y comprensible para quien la responde.
No deben incomodar a quien la responde.
Deben referirse preferentemente a un solo aspecto o relación
lógica.
No deben inducir las respuestas.
No pueden apoyarse en instituciones, ideas respaldadas
socialmente, ni en evidencia comprobada. Se puede prestar a
que la respuesta es inducida si dentro de la pregunta damos
como referencia una institución de renombre.
En las preguntas con varias alternativas de respuesta y quien
contesta solo debe seleccionar una, puede ocurrir que el orden
22
en que se presentan dichas alternativas afecte las respuestas
de las personas que contestan.
El lenguaje utilizado en las preguntas debe ser adaptado a las
características de quien responde.
Los cuestionarios pueden ser administrados de diferentes maneras:
1. Autoadministrado. El cuestionario se proporciona directamente
a quienes lo contestan. No hay intermediarios y las respuestas
las marcan ellos mismos.
2. Por entrevista personal. Un entrevistador aplica el cuestionario a
los entrevistados.
3. Por entrevista telefónica. La entrevista no es cara a cara sino a
través del teléfono.
4. Autoadministrado y enviado por correo postal, electrónico o
mensajería. Quien debe contestar contesta directamente el
cuestionario, pero los cuestionarios no se entregan
directamente “en propia mano” sino que se les envía por
correo u otro medio.
Otro instrumento para recolectar información del que se habla
mucho son las guías de entrevistas que son documentos que
contienen de una forma ordenada las preguntas que serán
aplicadas a un entrevistado y que hacen referencia a la forma en
que deberá ser aplicado por medio de instrucciones específicas.
23
MÉTODOS DE VALIDACIÓN DE
INFORMACIÓN
Toda medición o instrumento de recolección de los datos debe reunir
dos requisitos esenciales: confiabilidad y validez.
CONFIABILIDAD
La confiabilidad se refiere al grado en que la aplicación repetida de
un instrumento de medición al mismo sujeto u objeto, produce
resultados iguales.
El indicador de confiabilidad es el cálculo numérico (coeficiente de
confiabilidad) que nos define el grado de error contenido en un
instrumento de medición determinado. Dicho indicador puede ser
calculado utilizando distintos procedimientos como son:
a) Medida de estabilidad.
(Confiabilidad por test-retest). En este procedimiento un mismo
instrumento es aplicado dos veces o más a un mismo grupo de
personas, después de cierto periodo. Si la correlación entre los
resultados es altamente positiva, el instrumento se considera
confiable.
b) Método de formas alternativas o paralelas
En este procedimiento no se administra el mismo instrumento de
medición, sino dos o más versiones equivalentes a éste. Las versiones
son similares en contenido, instrucciones, duración y otras
características. Las versiones (generalmente dos) son administradas a
un mismo grupo de personas dentro de un periodo de tiempo
relativamente corto. El instrumento es confiable si la correlación entre
los resultados de ambas administraciones son significativamente
positivas.
24
c) Método de mitades partidas
El método de mitades partidas requiere de una sola aplicación de la
medición. Específicamente, el conjunto total de ítems es dividido en
dos mitades y las puntuaciones de ambas son comparadas. Si el
instrumento es confiable, las puntuaciones de ambas mitades deben
estar fuertemente relacionadas.
d) Coeficiente alfa de Cronbachs.
Este coeficiente desarrollado por J. L. Cronbach requiere de una sola
administración del instrumento de medición y produce valores que
oscilan entre 0 y 1, su ventaja reside en que no es necesario dividir en
dos mitades a los ítems de instrumento de medición, simplemente se
aplica la medición y se calcula el coeficiente.
En donde:
N
Es igual al número de ítems de la
escala.
Es igual a la sumatoria de las
varianzas de los ítems.
Es igual a la varianza de toda la
escala.
e) Coeficiente KR-20
Su interpretación es la misma que la anterior pero desarrollado por
Kuder y Richardson.
VALIDEZ
La validez se refiere al grado en que un instrumento de medición
mide realmente la(s) variable(s) que pretende medir.
Los indicadores de validez se utilizan para determinar que tan
adecuado es el instrumento de recopilación de información respecto
25
a lo que se espera de él al aplicarlo, a este resultado se le conoce
como coeficiente de validez.
Existen tres elementos de la validez para un instrumento:
a) Validez de contenido.
Se refiere al grado en que un instrumento refleja un dominio
específico de contenido de lo que se mide. Es el grado en que la
medición representa el concepto medido. Un instrumento de
medición debe contener representados a todos los ítems del dominio
de contenido de las variables a medir.
b) Validez de criterio.
Establece la validez de un instrumento de medición comparándola
con algún criterio externo. Este criterio es un estándar con el que se
juzga la validez del instrumento. Entre más se relacionen los resultados
del instrumento de medición con el criterio, la validez del criterio será
mayor.
c) Validez de constructo.
Es probablemente la más importante sobre todo desde una
perspectiva científica y se refiere al grado en que una medición se
relaciona consistentemente con otras mediciones de acuerdo con
hipótesis derivadas teóricamente y que conciernen a los conceptos
(o constructor) que están siendo medidos.
De los métodos anteriores es importante conocerlos con fines de la
evaluación teórica, para fines de la evidencia documental hay que
utilizar por lo menos uno de ellos. Se sugiere que en caso de dudas se
recurra a un libro de metodología de la investigación o de
estadística.
26
DISEÑO E INTEPRETACIÓN DE INDICADORES
Para abordar este tema se iniciará con los conceptos de modelo de
referencia y modelo del consultante.
MODELO DE REFERENCIA
El modelo de referencia es el estado que se toma como base para
mejorar los indicadores de la organización en estudio, de forma que
esta pueda alcanzar este estado estándar.
Es la situación ideal o deseable de una organización contra la que se
comparará la organización estudiada para que, con base en las
diferencias encontradas, se presente un diagnóstico.
MODELO DEL CONSULTANTE
Es el estado actual de operación de la empresa consultante desde la
óptica del modelo de referencia.
Situación actual de la organización a la que se está efectuando el
diagnóstico.
INDICADOR
Un indicador proporciona información acerca de factores clave en
una organización. Es una cifra representativa de la situación que
guarda una o varias áreas de una organización.
Es el desglose de las variables a través de un proceso de deducción
lógica. Las variables que forman un indicador son:
27
Dependiente: Elemento, fenómeno o situación explicado o
que está en función de otro.
Independiente: Elemento fenómeno o situación que explica,
condiciona o determina la presencia de otra.
Interviniente o intercurrente: Elemento que puede estar
presente en una relación entre la variable independiente y la
dependiente, es decir, influye en la aparición de otro
elemento pero solo en forma indirecta.
INDICE
Es la unidad de medida operacional de los indicadores.
Un ejemplo de esto puede ser el cálculo de la productividad. En este
ejemplo el indicador es la productividad y el índice es la unidad de
medida de la productividad que resulta del coeficiente a través del
cual se calcula la productividad. Si como indicador tenemos la
productividad de un trabajador que es de 15 piezas por hora, la
unidad de medida del indicador es piezas por hora.
28
UCON-0352.03
DETERMINAR OPCIONES DE AYUDA DE UN
SISTEMA DE AYUDA
29
RESUMEN DE EVIDENCIAS
TIPO DE
EVIDENCIA
EVIDENCIA CRITERIO QUE DESCRIBE LOS REQUISITOS
Evidencia de
producto
Opciones de ayuda por
escrito de un sistema de
ayuda
Este documento debe mostrar varias
opciones de ayuda (por lo menos dos) a la
problemática de la organización y debe
incluir: los antecedentes y/o síntesis
descriptiva del proyecto, los objetivos del
proyecto propuesto, el resultado esperado
(con base a los indicadores), las propuestas,
las responsabilidades del consultor, las
responsabilidades del consultante,
elementos de decisión (costo estimado,
condiciones de pago, etc.), recursos a
utilizar por el consultor y por el consultante,
el tiempo estimado de instalación.
Una propuesta
presentada
Este documento debe presentar la
propuesta seleccionada e incluir los
siguientes aspectos: la descripción del
proceso para mejorar los indicadores
seleccionados por la organización, el
tiempo estimado de instalación, las etapas
de la instalación, el resultado esperado de
cada etapa, los indicadores de avance
por etapa, los mecanismos de control, las
ventajas de la propuesta, las desventajas
de las propuestas, el costo estimado, las
condiciones de pago, los recursos a utilizar
por parte del consultor y los recursos a
utilizar por parte del consultante.
Registro de los acuerdos
alcanzados en una
presentación.
Este documento es un documento formal
de la prestación del servicio e incluye: la
descripción del servicio a prestar, el
resultado esperado (en función de los
indicadores), el tiempo esperado de
implantación, los roles y responsabilidades
de los participantes, el costo, las
condiciones de pago y los datos necesarios
para elaborar un documento de
formalización o contrato (datos de
identificación de los contratantes, del
consultor y del consultante).
30
Evidencia de
conocimiento
Componentes de las
técnicas de diseño de
sistemas de ayuda
Cuestionario acerca de los siguientes temas:
Etapa de investigación de
necesidades
Diagrama de flujo
Solución en principio
Diagrama de bloques
Solución en detalle
Diseño de datos de prueba
Pruebas de escritorio
Ética en la consultoría Cuestionario acerca de los siguientes temas:
Ética en la consultoría
Evidencia de
desempeño
Presentación de una
propuesta
Se observará al candidato realizar la
presentación de una propuesta en la que
debe incluir: la explicación y la descripción
de la propuesta presentada, las ventajas y
desventajas de la propuesta, los
responsables, las etapas de instalación, las
implicaciones de la implantación, los
recursos a emplear y las condiciones de
implantación.
Aclaración de las dudas
del consultante en una
presentación
Se observará al candidato aclarar las dudas
que pueda tener el consultante durante la
presentación de la propuesta,
asegurándose de que dicha propuesta ha
sido comprendida.
Discusión durante la
presentación de una
propuesta
Se observará al candidato durante la
discusión de las modificaciones a la
propuesta sugeridas por el consultante,
asegurándose de que dichas
modificaciones han sido comprendidas por
ambos.
31
OPCIONES DE AYUDA POR ESCRITO DE UN
SISTEMA DE AYUDA
Descripción de la evidencia
Este documento se elabora al finalizar el diagnóstico una vez que se
tienen las conclusiones que permitan identificar la problemática de
la organización consultante y muestra las opciones de ayuda para
resolver dicha problemática. En esta evidencia se espera que el
consultor presente por escrito varias opciones de ayuda para la
problemática encontrada, de acuerdo al criterio de desempeño
correspondiente debe reunir los siguientes requisitos:
Los antecedentes y/o el diagnóstico que muestre la
problemática identificada.
La síntesis descriptiva del proyecto que muestre en forma
resumida el proyecto presentado con las propuestas de ayuda.
Los objetivos del proyecto propuesto.
El resultado esperado del proyecto planteado con base en los
indicadores del modelo de referencia.
Las propuestas de ayuda (por lo menos dos).
Las responsabilidades del consultor.
Las responsabilidades del consultante.
Los elementos de decisión de las propuestas como son: el costo
estimado de cada una y las condiciones de pago.
Los recursos a utilizar por el consultor.
Los recursos a utilizar por el consultante.
El tiempo estimado de instalación.
32
Opciones de ayuda por escrito de un sistema de ayuda
Documento propuesto de acuerdo a la CCON-0147.03
ÍNDICE
I. Antecedentes y/o resultado del diagnóstico.
II. Síntesis descriptiva del proyecto
III. Objetivos del proyecto
IV. Resultado esperado (con base en los indicadores)
V. Alternativa 1 (denominación)
Descripción
Costos estimados
Condiciones de pago
Tiempo estimado de instalación o implementación por etapas:
Resultados esperados
VI. Alternativa 2 (denominación)
Descripción
Costos estimados
Condiciones de pago
Tiempo estimado de instalación o implementación por etapas
Resultados esperados
VII. Las responsabilidades del consultor
VIII. Las responsabilidades del consultante
IX. Los recursos a utilizar por el consultor
X. Los recursos a utilizar por el consultante
XV. Selección de alternativa de la o las mejoras
XVI. Programa de implantación de mejoras
33
UNA PROPUESTA PRESENTADA
Descripción de la evidencia
Este documento se elabora después de la presentación de las
opciones de ayuda, ya que durante la presentación verbal de las
opciones se llega a un acuerdo con el consultante acerca de que
propuesta es la que se selecciona para llevarla a la implantación en
la organización consultante, el criterio de desempeño
correspondiente señala que este documento que muestra una de las
propuestas debe reunir los siguientes requisitos:
La descripción del proceso para mejorar los indicadores
seleccionados por la organización.
El tiempo estimado de instalación de la propuesta presentada.
Las etapas de instalación de la propuesta.
El resultado esperado de cada etapa.
Los indicadores de avance de cada etapa.
Los mecanismos de control a utilizar en el proyecto.
Ventajas de la propuesta.
Desventajas de la propuesta.
El costo estimado de la propuesta.
Las condiciones de pago.
Los recursos a utilizar por parte del consultor.
Los recursos a utilizar por parte del consultante.
34
Una propuesta presentada
Documento propuesto de acuerdo a la CCON-0147.03
ÍNDICE
I. Descripción de la propuesta
II. La descripción del proceso para mejorar los indicadores
seleccionados por la organización
III. El tiempo estimado de instalación
IV. Las etapas de instalación de la propuesta
V. El resultado esperado de cada etapa.
VI. Los indicadores de avance de cada una de las etapas
VII. Los mecanismos de control que se van a utilizar para medir el
avance del proyecto durante la implantación
VIII. Las ventajas de la propuesta
IX. Las desventajas de la propuesta
X. El costo estimado de la propuesta
XI. Las condiciones de pago acordadas con el consultante
XII. Los recursos a utilizar por parte del consultor
XIII. Los recursos a utilizar por parte del consultante
NOTA: Se debe elaborar como un documento aparte a pesar de las
similitudes con la evidencia anterior de las opciones de ayuda.
35
REGISTRO DE LOS ACUERDOS ALCANZADOS
EN UNA PRESENTACIÓN.
Descripción de la evidencia
Este documento se elabora al final de la discusión y acuerdo (entre el
consultor y el consultante) de las modificaciones sugeridas a la
propuesta de mejora y sirve para formalizar la prestación del servicio
de consultoría. Puede ser la propuesta firmada de aceptación o bien
un contrato de prestación de servicios profesionales firmado entre el
consultor y el consultante, de acuerdo al criterio de desempeño
correspondiente debe reunir los siguientes requisitos:
La descripción del servicio a prestar
El resultado esperado del proyecto en función de los
indicadores a mejorar
El tiempo esperado de implantación
Los roles y responsabilidades de los participantes (del consultor
y del consultante)
El costo total del proyecto
Las condiciones de pago acordadas entre el consultor y el
consultante
Los datos necesarios para elaborar un documento de
formalización, es decir, los datos de identificación de los
contratantes (razón social y/o nombre, dirección, RFC del
consultor y del consultante)
36
Registro de los acuerdos alcanzados en una presentación
Documento propuesto de acuerdo a la CCON-0147.03
Ciudad , a de de 2004
NOMBRE DEL EMPRESARIO
DIRECCIÓN
Atendiendo su petición relacionada con la prestación de servicios de
consultoría, para llevar a cabo recomendaciones para mejorar el
funcionamiento de su empresa, nos permitimos someter a su consideración
nuestra propuesta de trabajo y costo.
En nuestra gestión participará un equipo de consultores calificados que
llevará a cabo su trabajo con dedicación profesional, y en todo momento
le daremos la importancia a su asunto, haciendo propios los objetivos de su
empresa para lograr el éxito.
Agradecemos la oportunidad que nos brinda para participar con usted y
seguros de ofrecer todo nuestro empeño y experiencia, quedamos a sus
órdenes para cualquier aclaración con el contenido del presente.
Descripción del servicio a prestar
1. Evaluación del desempeño y recomendación de mejoras
Se entregará un documento que contiene la evaluación y recomendación
de mejoras por área de gestión.
2. Guía de implantación
Se entregará un documento que contiene la guía de tareas específicas
para la implantación de las mejoras seleccionadas por el empresario,
aquellas en las que el empresario se comprometió a implantar.
3. Seguimiento a la implantación de mejoras
Recibirá las visitas programadas y la asesoría en el lapso pactado y un
reporte de cada mejora implantada firmado por ambas partes.
Requisitos para llevar a cabo el servicio de consultoría (Roles y
responsabilidades de los participantes)
1. Para que nuestro trabajo sea exitoso, será necesaria la participación
comprometida y decidida del microempresario y de los empleados
que designe para el desarrollo del mismo, así como del acceso a la
37
información requerida para la llevar a cabo el servicio, misma que
será utilizada con absoluta confidencialidad, misma que será
devuelta al empresario al final del servicio.
2. Firmar los reportes que el equipo de consultores le requiera, entre
ellos, el reporte de cada mejora contenida en la guía cuando se
haya aplicado; y las causas cuando no haya sido posible su
implantación.
3. Llenar el cuestionario de satisfacción y opinión del servicio.
Costo y forma de pago
El costo total de honorarios profesionales por el servicio de consultoría será
de_______________________; y la forma de pago será:
50% a la firma de ésta propuesta económica, y
El 50% restante a la entrega de los documentos e informe de consultoría
pactados en el programa de actividades del servicio.
Depositar en banco ________________ a la cuenta no. _________________a
nombre de _______________________________,
Tiempo estimado de implantación Periodo del servicio (no mayor a tres meses)
___________________________ ____________________________ NOMBRE Y FIRMA DEL NOMBRE Y FIRMA DEL
CONSULTOR DE NEGOCIOS CLIENTE
______________________________ NOMBRE Y FIRMA DEL CONSULTOR
OPERATIVO
38
PRESENTACIÓN DE UNA PROPUESTA
ACLARACIÓN A LAS DUDAS DEL
CONSULTANTE EN UNA PRESENTACIÓN
DISCUSIÓN DURANTE LA PRESENTACIÓN DE
UNA PROPUESTA
Descripción de la evidencia.
Dentro del proceso de evaluación esta contemplado evaluar el
desempeño del consultor en el momento de la presentación de las
propuestas de solución, es por eso que las tres evidencias de
desempeño marcadas en la norma se evalúan en el mismo
momento, estas evidencias son:
Presentación de una propuesta
Aclaración a las dudas del consultante en una presentación
Discusión durante la presentación de una propuesta
La presentación que haga el consultor evaluado debe coincidir con
el proyecto presentado como portafolios de evidencias. Para evaluar
estas evidencias el evaluador representará el papel del consultante y
le pedirá al candidato haga una presentación de la propuesta
diseñada y le cuestionará acerca de la aplicación y puesta en
marcha de la propuesta. El evaluador presentará objeciones a las
soluciones presentadas para observar el comportamiento del
consultor durante la discusión de las modificaciones a la propuesta y
durante la aclaración a las dudas del consultante.
El consultor debe tener especial cuidado en los siguientes aspectos
durante la presentación:
Explicar y describir la propuesta presentada
Describir las ventajas y desventajas de la propuesta
39
Mencionar a los responsables de la implantación y puesta en
marcha de la propuesta presentada
Mencionar y explicar las etapas de la implantación
Describir los recursos a emplear en la implantación
Describir las condiciones de implantación
Explicar en todo momento de forma clara y comprensible los
puntos referentes a la propuesta presentada
Aclarar las dudas del consultante
Asegurarse de que la explicación fue comprendida por su
interlocutor
Crear un ambiente de confianza con el consultante
Escuchar con atención las dudas e inquietudes del consultante
Acordar las modificaciones a la propuesta con el consultante
Tomar nota de los acuerdos para plasmarlos en el registro de
acuerdos alcanzados.
Esta parte de la evaluación de competencia laboral relacionada
con el desempeño del consultor se lleva a cabo de forma personal y
la presentación de las propuestas debe hacerse del mismo proyecto
del que se están entregando evidencias documentales.
40
COMPONENTES DE LAS TÉCNICAS DE
DISEÑO DE SISTEMAS DE AYUDA
Los temas a revisar en esta unidad son:
INVESTIGACIÓN DE NECESIDADES
La investigación de necesidades es una etapa que nos permite
conocer cuáles son las necesidades del consultante para estar en
condiciones de diseñar un sistema que les ayude a resolver la
problemática existente y atender las necesidades encontradas.
DIAGRAMA DE FLUJO
El diagrama de flujo es la representación gráfica de un
procedimiento de manera que se muestren las actividades a
desarrollar y los responsables de llevarlas a cabo.
Los símbolos que utiliza principalmente son:
SOLUCIÓN EN PRINCIPIO
Una solución en principio es una propuesta de mejora para atender
una problemática que requiere de inmediato una intervención.
DOCUMENTO ARCHIVO INICIO O FIN OPERACIÓN DECISIÓN
41
DIAGRAMA DE BLOQUES
Un diagrama de bloques es la representación gráfica de un proceso
en el que se describen los pasos necesarios para obtener el resultado
que se espera con dicho proceso.
SOLUCIÓN EN DETALLE
Una solución en detalle es una propuesta de mejora para atender
una problemática que requiere de un tratamiento más profundo y de
más tiempo.
DATOS DE PRUEBA
Los datos de prueba son una serie de datos que permiten validar las
posibles soluciones a una problemática específica.
PRUEBA DE ESCRITORIO
Una prueba de escritorio es un proceso que consiste en utilizar datos
de prueba en soluciones propuestas como ensayo de las
consecuencias que se obtendrán si se implantan en todo el sistema.
42
ÉTICA EN LA CONSULTORÍA
Una característica esencial de la consultoría con un enfoque
profesional es la ética, al prestar servicios a los clientes los consultores
de empresa respetan varios principios adoptados por la profesión
para proteger los intereses de los clientes y demostrar a éstos que
pueden confiar en la integridad de los consultores.
Existe un conjunto de normas éticas reconocidas, compartidas y
aplicadas constantemente por los miembros de la profesión. Esas
normas definen qué es un comportamiento apropiado y cual no lo es
en la prestación de servicios profesionales. Exigen más que el simple
respeto de la ley: un comportamiento perfectamente legal no
siempre es considerado ético por las normas profesionales.
Las asociaciones profesionales de consultores de empresas atribuyen
suma importancia a los códigos de conducta profesional (ética y
práctica profesional), que utilizan como instrumentos básicos para
establecer la profesión y proteger su integridad, y para informar a los
clientes acerca de las normas de comportamiento observadas por
los consultores.
Una empresa consultiva debe mantener en todo momento el más
elevado nivel ético en el trabajo profesional que realiza y actuar en
las cuestiones relacionadas con los asuntos del cliente
exclusivamente en interés de éste.
Se considera conducta contraria a la ética profesional de la
consultoría: (OIT)
Revelar o permitir que se revele información confidencial
relativa a la empresa y al personal del cliente.
Aceptar un trabajo para el que no es competente.
43
Concertar cualquier acuerdo que quite objetividad e
imparcialidad al asesoramiento proporcionado al cliente.
No llegar a un acuerdo de antemano con el cliente sobre las
condiciones de la remuneración y la base de su cálculo.
Hacer cualquier cosa que quite prestigio a la consultoría de
empresas como profesión.
44
UCON-0201.03
DOCUMENTAR EL PROCESO DE
IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE AYUDA EN
UNA ORGANIZACIÓN
45
RESUMEN DE EVIDENCIAS
TIPO DE
EVIDENCIA
EVIDENCIA CRITERIO QUE DESCRIBE LOS REQUISITOS
Evidencia de
producto
Un plan de
implantación
Este documento incluye: el resultado
esperado del sistema a instalar, la
programación y los responsables de las
actividades, la calendarización de las
actividades a desarrollar, los indicadores de
avance de las actividades, los mecanismos
de control y el seguimiento de las actividades,
los recursos a utilizar, las acciones de
capacitación del personal involucrado, el
tiempo para la capacitación del personal
involucrado, el nombre y cargo de quienes
pueden autorizar modificaciones al plan y un
comunicado a los participantes en la
implantación.
Recursos a utilizar en un
plan de implantación
Incluir dentro del plan de implantación
(documento anterior) en el apartado de
recursos los siguientes tipos: humanos,
económicos, materiales y equipo.
Comunicado a los
involucrados en la
implantación de un
sistema
Este documento incluye: la descripción de las
responsabilidades de los involucrados, el
tiempo y las fechas en que serán requeridos.
Cambios a un plan de
instalación
Este documento debe incluir: el registro del
cambio realizado al plan de instalación y la
aprobación del personal autorizado.
Documentación de la
implantación de un
sistema de ayuda
Estos documentos deben incluir: los avances
alcanzados en las distintas etapas del
proyecto, las desviaciones detectadas y las
decisiones tomadas frente a las desviaciones.
Reporte de
implantación de una
etapa
Este documento incluye: el resultado
esperado y el resultado alcanzado, las
decisiones tomadas sobre las desviaciones
detectadas, los recursos estimados (humanos,
económicos, materiales y equipo) y los
recursos reales empleados en la
implantación, los conocimientos y habilidades
obtenidos por los participantes y los cambios
realizados contra el plan de implantación.
Evidencia de
conocimiento
Métodos de
administración de
proyectos
Cuestionario acerca de los siguientes temas:
Definición del producto y objetivos del
proyecto
Presupuestos
Seguimiento y control del proyecto
Cierre y evaluación del proyecto
46
UN PLAN DE IMPLANTACIÓN
Descripción de la evidencia
Este documento debe mostrar el plan de trabajo diseñado para la
implantación de la propuesta seleccionada, puede ser un programa
o un cronograma que de acuerdo al criterio de desempeño
correspondiente debe cumplir con los siguientes requisitos:
El resultado esperado del sistema a instalar.
La programación de las actividades (actividades y duración)
Los responsables de las actividades
La calendarización de las actividades a desarrollar (actividades
y fechas de realización)
Los indicadores de avance de las actividades a desarrollar
Los mecanismos de control y seguimiento de las actividades
Los recursos a utilizar en la implantación
Las acciones de capacitación
Los tiempos necesarios para la capacitación del personal
involucrado en la implantación
El nombre y cargo de quienes autorizan modificaciones al plan
Comunicado a los participantes en la implantación
47
Plan de implantación
Documento propuesto de acuerdo a la CCON-0147.03
Nombre de la empresa:
Nombre del consultor:
Fecha :
Resultado
esperado
Denominación
de la mejora
Duración Meta Responsable
PERIODO
MES 1 MES 2 MES 3
1 2 3 4 % 1 2 3 4 % 1 2 3 4 %
Acciones de
capacitación
*Planeado ** Realizado
48
AUTORIZAN CAMBIOS:
NOMBRE Y FIRMA DEL CONSULTOR NOMBRE Y FIRMA DEL EMPRESARIO
(SELLO)
Nombre de la empresa:
Nombre del consultor:
Fecha :
INDICADORES DE ÉXITO
VARIACIONES DEL INDICADOR POR SEMANA
MES 1 MES 2 MES 3
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
49
Los mecanismos de control son:
El seguimiento a las actividades se dará a través de:
Los recursos a utilizar son:
50
RECURSOS A UTILIZAR EN UN PLAN DE
IMPLANTACIÓN
Descripción de la evidencia:
Este documento puede formar parte del plan de implantación o
presentarse de forma separada, el objetivo es que describa los
recursos que se utilizarán dentro de la implantación de la propuesta
de solución.
El consultor debe enlistar los recursos a utilizar bajo la siguiente
clasificación:
a) Recursos humanos
Mencionar el listado de personal del consultor y del consultante que
participarán en el proyecto, dentro del plan de trabajo normalmente
se menciona a los responsables, si se integra una lista adicional al
plan de implantación se sugiere que se agregue al nombre del
personal, el cargo que ocupa y si es personal del consultor o del
consultante.
b) Recursos económicos
Se debe considerar la suma de los recursos económicos o financieros
en que se incurrirá con la puesta en marcha del proyecto, estos no
solo incluyen los honorarios del consultor, deben considerar aquellas
otras erogaciones que se harán como resultado del proyecto.
51
c) Materiales y equipo
Se deben enlistar todos los materiales y el equipo a utilizar a lo largo
del proyecto, ya sea papelería, mobiliario, equipo de cómputo,
consumibles, etc., con el fin de poder programar el suministro de los
mismos para mejor resultado del proyecto
52
COMUNICADO A LOS INVOLUCRADOS EN
LA IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA
Descripción de la evidencia
Este documento se elabora al momento de diseñar el plan de
implantación y tiene como objetivo que los involucrados en las
actividades del programa de trabajo que fueron considerados
responsables de alguna o algunas de las actividades conozcan su
responsabilidad y cuando serán requeridos, de acuerdo con el
criterio de desempeño correspondiente debe reunir los siguientes
requisitos:
El nombre de la persona
El cargo que ocupa
La descripción de sus responsabilidades
El tiempo que será requerido
Las fechas en que será requerido
53
Comunicado a los involucrados en la implantación de un sistema
Documento propuesto de acuerdo a la CCON-0147.03
Ciudad , a de de 2004
Nombre del responsable
Cargo
Empresa
P R E S E N T E
Con el objetivo de atender la problemática identificada en diagnóstico realizado
en esta empresa a la que usted pertenece, se ha preparado un plan de
implantación de propuestas de mejora en el que usted, por sus características y
habilidades ha sido considerado para contribuir en la puesta en marcha de estas
opciones de ayuda que estamos seguros contribuirán a mejorar la operación y
funcionamiento de la empresa ________________________.
Es por esto que nos permitimos comunicarle que usted esta considerado como
responsable de algunas de las actividades del programa de mejoras, actividades
que a continuación le señalamos:
Descripción de las responsabilidades
Usted será requerido un total de ______ horas, días, semanas, etc.
En las siguientes fechas:
1. _______________________
2. _______________________
3. _______________________
4. _______________________
Sin más por el momento y seguros de contar con su colaboración y compromiso,
nos despedimos de usted.
A T E N T A M E N T E
_____________________________ ____________________________ NOMBRE Y FIRMA DEL EMPRESARIO NOMBRE Y FIRMA DEL CONSULTOR
54
CAMBIOS A UN PLAN DE INSTALACIÓN
Descripción de la evidencia
Este documento tiene como objetivo registrar debidamente los
cambios que se van presentando en la puesta en marcha de un
proyecto, de manera que estos se hagan de forma ordenada.
De acuerdo con el criterio de desempeño correspondiente este
documento debe reunir los siguientes requisitos:
La descripción del cambio realizado al plan de implantación.
La aprobación del personal autorizado
Si no hubo ningún cambio se puede elaborar el documento
manifestando la no existencia de cambios o bien suponer que se
tuvieron cambios para demostrar que se sabe elaborar la evidencia.
55
Cambios a un plan de implantación
Documento propuesto de acuerdo a la CCON-0147.03
Nombre de la empresa:
Fecha del cambio:
Cambios realizados al plan de trabajo:
Impacto del cambio realizado:
Observaciones:
Aprobación del personal autorizado
Firma del empresario:
Firma del consultor:
Fecha del cambio:
Cambios realizados al plan de trabajo:
Impacto del cambio realizado:
Observaciones:
Aprobación del personal autorizado
Firma del empresario:
Firma del consultor:
56
DOCUMENTACIÓN DE LA IMPLANTACIÓN
DE UN SISTEMA DE AYUDA
Descripción de la evidencia
Esta evidencia puede estar presentada en distintas formas, su
objetivo es documentar la implantación del sistema de ayuda, ya
sea a través de documentos que muestren los reportes parciales o a
través de bitácoras de seguimiento reflejadas normalmente en
gráficas de Gantt o en rutas críticas en las que se muestran los
avances y retrasos en comparación con el plan de trabajo.
De acuerdo al criterio de desempeño correspondiente debe reunir
los siguientes requisitos:
Mostrar los avances alcanzados con relación al plan de
implantación
Mostrar las desviaciones detectadas
Mostrar las decisiones tomadas frente a las desviaciones
detectadas
57
Documentación de la implantación de un sistema
Documento propuesto de acuerdo con la CCON-0147.03
Ruta crítica para la atención a MPyMES
(horas de trabajo planeado por equipo)
Empresa:
Sede :
Fecha:
Equipo de consultores compuesto por:
Mes Mes 1 Mes 2 Mes 3
Semana 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Número de empresa en proceso de consultoría
Empresa 1 Seguimiento empresa 1
RECEPCIÓN DE LA EMPRESA
1ra visita. Levantamiento de información inicial
Visitas de entrevista
Actividades preparativas para la atención
I. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
Y RECOMENDACIÓN DE MEJORAS
Visitas para recopilación de información
Evaluación y recomendaciones por área de gestión
I.1 Mercadotecnia
I.2 Operación
I.3 Administración y finanzas
I.4 Recursos humanos
I.5 Finanzas
I.6 Impacto ecológico
58
I.7 Calidad y ética
Bosquejo de análisis FODA y definición de alternativas
de mejoras
Presentación del informe al empresario
y definición de misión, visión y valores
Priorización de recomendaciones
II. PROPUESTA DE MEJORAS
II.1 Análisis de alternativas de mejoras
II.2 Selección de alternativas con el empresario
II.3 Programa de implantación de mejoras
III. GUÍA DE IMPLANTACIÓN DE MEJORAS
IV. SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
IV.1 Asesoría de la implantación
IV.2 Seguimiento de los avances
IV.3 Evaluación de los resultados
IV:4 Cierre del proyecto
Preparación y entrega del informe final al consultor
Formalizar carta de liberación de compromisos
Enviar informe final a coordinación programa Consultor-Itson
V. TRABAJO EN GABINETE
TOTAL DE HORAS POR SEMANA
NOTA: Los cuadros de esta ruta crítica deberán ser llenados con el número de horas de trabajo planeadas en la empresa.
FIRMA DEL
EMPRESARIO
SELLO FIRMA DEL CONSULTOR O CONSULTORES
59
Documentación de la implantación de un sistema
Documento propuesto de acuerdo con la CCON-0147.03
Ruta crítica para la atención a MPyMES
(horas de trabajo efectivo por equipo)
Empresa:
Sede :
Fecha:
Equipo de consultores compuesto por:
Mes Mes 1 Mes 2 Mes 3
Semana 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Número de empresa en proceso de consultoría
Empresa 1 Seguimiento empresa 1
RECEPCIÓN DE LA EMPRESA
1ra visita. Levantamiento de información inicial
Visitas de entrevista
Actividades preparativas para la atención
I. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
Y RECOMENDACIÓN DE MEJORAS
Visitas para recopilación de información
Evaluación y recomendaciones por área de gestión
I.1 Mercadotecnia
I.2 Operación
I.3 Administración y finanzas
I.4 Recursos humanos
I.5 Finanzas
I.6 Impacto ecológico
I.7 Calidad y ética
Bosquejo de análisis FODA y definición de alternativas
60
de mejoras
Presentación del informe al empresario
y definición de misión, visión y valores
Priorización de recomendaciones
II. PROPUESTA DE MEJORAS
II.1 Análisis de alternativas de mejoras
II.2 Selección de alternativas con el empresario
II.3 Programa de implantación de mejoras
III. GUÍA DE IMPLANTACIÓN DE MEJORAS
IV. SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
IV.1 Asesoría de la implantación
IV.2 Seguimiento de los avances
IV.3 Evaluación de los resultados
IV:4 Cierre del proyecto
Preparación y entrega del informe final al consultor
Formalizar carta de liberación de compromisos
Enviar informe final a
coordinación del programa Consultor-Itson
V. TRABAJO EN GABINETE
TOTAL DE HORAS POR SEMANA
.
61
Los cuadros de esta
ruta crítica deberán ser llenados con el número
de horas de trabajo efectivas o reales en la
empresa. NOTA:
AVANCES ALCANZADOS
DESVIACIONES DETECTADAS
DECISIONES TOMADAS
FIRMA DEL
EMPRESARIO
SELLO FIRMA DEL CONSULTOR O CONSULTORES
62
REPORTE DE IMPLANTACIÓN DE UNA ETAPA
Descripción de la evidencia
Este documento tiene como objetivo mostrar el reporte de una de las
etapas de la implantación, deben existir tantos reportes de avance
como etapas tenga el proyecto, pero para fines de evaluación solo
se entrega uno, en el entendido de que el formato y contenido de
uno debe reflejar el formato y contenido de cada uno de los reportes
de las etapas restantes que no se presentan.
De acuerdo al criterio de desempeño correspondiente debe reunir
los siguientes requisitos:
Debe mostrar los avances de una etapa de implantación
Mencionar el periodo o etapa que reporta
El resultado esperado de esa etapa
El resultado alcanzado en esa etapa
Las desviaciones detectadas (planeado contra real)
Las decisiones tomadas sobre las desviaciones detectadas
Los recursos estimados para esa etapa
Los recursos reales empleados en la implantación
Los conocimientos y habilidades obtenidos por los participantes
Los cambios realizados contra el plan de implantación
63
Reporte de implantación de una etapa
Documento propuesto de acuerdo a la CCON-0147.03
Nombre empresa Nombre del consultor No. de reporte Periodo
Resultado esperado
Resultado alcanzado
Desviaciones detectadas y decisiones tomadas frente a estas desviaciones
Recursos planeados vs. empleados (Humanos, económicos, mat. y equipo)
Conocimientos y habilidades obtenidos por los participantes
Cambios realizados contra el plan de implantación
FIRMA DEL CONSULTOR FIRMA DEL EMPRESARIO SELLO
64
MÉTODOS DE ADMINISTRACIÓN DE
PROYECTOS
OBJETIVO
El objetivo de un proyecto se puede definir como el estado futuro
que se desea alcanzar como resultado de dicho proyecto.
Considerando el enfoque sistémico ese resultado que se obtiene se
llama producto.
PLANEACIÓN
La planeación es la etapa en la que se establecen objetivos,
estrategias y se asignan recursos para el logro de los objetivos.
PRESUPUESTO
Un presupuesto es un documento que muestra de forma anticipada
la asignación de recursos monetarios y no monetarios a un
determinado proyecto.
PROBLEMA
Cuando hay una diferencia entre la situación real y deseada de la
empresa y existe la preocupación de alguien por esta diferencia, se
puede decir que hay un problema.
65
PROCEDIMIENTO
Un procedimiento es un documento que establece el orden
cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la
realización de un trabajo repetitivo.
Dentro del procedimiento se debe establecer el propósito del mismo,
es decir, lo que se espera con la aplicación de dicho procedimiento.
Un procedimiento incluye:
El alcance
Las claves de identificación
Aprobaciones
Revisiones
Responsables
PROGRAMA
Un programa es un documento en el que se detallan las actividades
que se van a realizar especificando el tiempo necesario para
llevarlas al cabo y los recursos necesarios. Un calendario es un
programa con fechas de inicio y fin para cada actividad.
RECURSOS
Recursos humanos. El personal con que se cuenta.
Recursos materiales. Son los bienes tangibles a disposición de la
empresa.
Recursos económicos. Son los recursos monetarios propios y
ajenos de que dispone una empresa.
SEGUIMIENTO
Al final de cada proyecto se sugiere establecer una etapa de
seguimiento para dar continuidad a los cambios realizados.
66
TÉCNICAS DE CONTROL DE PROYECTOS
Las técnicas de control de proyectos permiten establecer
mecanismos que controlen el avance del proyecto de acuerdo al
plan establecido. Entre las más comunes se encuentran: CPM, PERT,
el cronograma, gráfica del Gantt, etcétera.
67
UCON-0202.03
CERRAR PROYECTOS DE CONSULTORÍA
68
RESUMEN DE EVIDENCIAS
TIPO DE
EVIDENCIA
EVIDENCIA CRITERIO QUE DESCRIBE LOS REQUISITOS
Evidencia de
producto
Reporte de evaluación
del sistema con
relación a los términos
del proyecto
Este documento debe incluir: la comparación
entre lo acordado y lo realizado, la
explicación de las diferencias entre lo
acordado y lo realizado y las propuestas de
acción respecto a las diferencias.
Reporte de evaluación
del sistema con
relación al
entendimiento de los
usuarios
Este documento debe incluir: la evaluación
del sistema en términos del aprendizaje de los
participantes y la evaluación del uso efectivo
de la solución por parte de los usuarios.
Informe de cierre del
proyecto
Este documento debe contener: los
resultados obtenidos, la aceptación del
consultante de los trabajos entregados, las
actividades llevadas a cabo durante la
implantación, las conclusiones generales
sobre el trabajo efectuado y las
recomendaciones de mejora identificadas a
partir del proyecto recién terminado.
Documento de
aceptación de la
documentación
operativa del sistema
Este documento debe describir los
documentos operativos del sistema y debe
contener la firma de aceptación del
consultante.
Evidencia de
conocimiento
Evaluación de los
resultados de un
sistema de ayuda
Cuestionario acerca de los siguientes temas:
Plan de evaluación
Comparación y análisis de datos
cuantitativos, cualitativos, de tiempo y
de costo
Desviaciones: causas y efectos
Aprendizaje de los participantes
(capacitación)
Nuevas propuestas a partir de las
desviaciones encontradas
69
REPORTE DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA
CON RELACION A LOS TÉRMINOS DEL
PROYECTO
Descripción de la evidencia
Este documento se elabora al final del proyecto con el fin de hacer y
presentar por escrito una evaluación de los resultados del sistema
implantado haciendo una comparación de los resultados esperados
contra los reales para tomar medidas que permitan hacer frente a las
desviaciones encontradas.
De acuerdo al criterio de desempeño correspondiente esta
evidencia debe reunir los siguientes requisitos:
La comparación de lo acordado y lo realizado en cuanto a
resultados del proyecto
La explicación de las diferencias encontradas
Las propuestas de acción respecto a las diferencias
70
Reporte de evaluación del sistema con relación a los términos del
proyecto
Documento propuesto de acuerdo a la CCON-0147.03
Empresa:
Consultor:
Fecha:
RESULTADO
ESPERADO
RESULTADO
REAL
DIFERENCIA
ENCONTRADA
Explicación de las diferencias encontradas
Propuestas de acción respecto a las diferencias
Firma del consultor
71
REPORTE DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA
CON RELACIÓN AL ENTENDIMIENTO DE LOS
USUARIOS
Descripción de la evidencia
Este documento se elabora el final del proyecto con el objetivo de
hacer una evaluación del sistema implantado con relación al
entendimiento de los usuarios en dos sentidos: el aprendizaje
obtenido y el uso efectivo de la solución.
De acuerdo con el criterio de desempeño correspondiente esta
evidencia debe reunir los siguientes puntos:
La evaluación del sistema en términos del aprendizaje de los
usuarios
La evaluación del uso efectivo de la solución por parte de los
usuarios
72
Reporte de evaluación del sistema con relación al entendimiento de
los usuarios
Documento propuesto de acuerdo a la CCON-0147.03
Empresa:
Consultor:
Fecha:
Evaluación del sistema en términos del aprendizaje de los usuarios
Evaluación del uso efectivo de la solución por parte de los usuarios
Firma del consultor
73
INFORME DE CIERRE DEL PROYECTO
Descripción de la evidencia
Este documento se elabora al final del proyecto para plasmar todas
las actividades realizadas a lo largo del proyecto de una manera
sintetizada. De acuerdo al criterio de desempeño correspondiente
esta evidencia debe reunir los siguientes aspectos:
Los resultados obtenidos
La aceptación del consultante de los trabajos entregados
Las actividades llevadas a cabo durante la implantación
Las conclusiones generales sobre el trabajo efectuado
Las recomendaciones de mejora identificadas a partir del
proyecto recién terminado
74
Informe de cierre del proyecto
Documento propuesto de acuerdo a la CCON-0147.03
Fecha
Nombre de la empresa: ________________________________________________
Consultor Operativo Sede
Periodo de Realización: _________________________________
Producto No. Horas del servicio*
Evaluación del desempeño y recomendación de
mejoras
Guía de implementación de mejoras
Seguimiento y evaluación
Costo acumulado por servicio: _________________
Antecedentes del Caso
Resultados obtenidos
Actividades realizadas durante la implantación
Conclusiones generales del proyecto
75
Nuevas recomendaciones de mejora
Evaluación por Área (resumen)
Estrategia Meta
Resultados
Impactos Financieros**
Concepto
Antes de la intervención
(señale periodo)
Después de la Intervención
(señale periodo)
Razones de Liquidez
Liquidez Corriente
Liquidez Acida
Razones de Operación
Rotación de Ctas por Cobrar
Rotación de Inventarios
Rotación de Ctas por Pagar
Ciclo Financiero
Razones de Rentabilidad
Rent. a Capital Contable
Rent. a Capital Social
Rent. a Activos
Rent. a Ventas
Razones de Apalancamiento
Apalancamiento
Cobertura de Activos
Otros Indicadores
Ventas mensuales
Utilidades
Empleos
76
Relación de los trabajos entregados resultado del proyecto
___________________________________ _________________________________
Firma del consultor Firma del consultante
77
DOCUMENTO DE ACEPTACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA
Descripción de la evidencia
Este documento tiene como objetivo servir de acuse de recibo y de
aceptación de los documentos generados a lo largo de la
implantación del sistema de ayuda. Se elabora al final del proyecto y
enlista todos los documentos generados en el proyecto y la
aceptación por parte del consultante que refleja que todos le fueron
entregados y que esta de acuerdo, en ocasiones se le llama carta
entrega-recepción.
De acuerdo al criterio de desempeño correspondiente debe reunir
los siguientes requisitos:
El listado de los documentos operativos generados en el
sistema
Firma de aceptación del consultante
78
Documento de aceptación de la documentación operativa del
sistema
Documento propuesto de acuerdo a la CCON-0147.03
Ciudad, a de de 2004 NOMBRE DEL EMPRESARIO
NOMBRE DE LA EMPRESA
DIRECCIÓN
Estimado señor:
Como es de su conocimiento, los servicios de consultoría que el
Programa CONSULTOR-ITSON le ha ofrecido durante el
periodo______________________ han concluido, de acuerdo con lo
establecido en la Propuesta de prestación de servicios firmada por
ambas partes. Por tal motivo, solicito a usted firmar de conformidad,
si quedó satisfecho con los mismos, por lo cual quedamos liberados
de cualquier compromiso posterior derivado del servicio.
Adjunto a este documento hacemos entrega de los siguientes
documentos generados como resultado del proyecto:
Documento 1
Documento 2
Documento 3
Documento n
Sin otro particular, quedamos a sus órdenes.
____________________ _____________________
Consultor de Negocios Consultor operativo
_________________________
Empresario
79
EVALUACIÓN DE LOS RESULTADOS DE UN
SISTEMA DE AYUDA
EVALUACIÓN FINAL DE UN PROYECTO
La evaluación de un proyecto consiste en comparar los resultados
reales contra los planeados. Si se presentan desviaciones se deben
establecer medidas correctivas. Cuando se analiza el costo beneficio
estamos hablando de una evaluación económica.
PLAN DE EVALUACIÓN
Es el documento donde se muestra la forma en que se realizará el
proceso de evaluación de los resultados del proyecto.
Busca evaluar resultados cuantitativos, cualitativos, de tiempo y de
costo, con el fin de determinar desviaciones para poder proponer
recomendaciones de mejora posteriores al fin de la implantación del
sistema de ayuda.
CAPACITACIÓN
La capacitación es un proceso a través del cual se transmiten
conocimientos a una persona.
Al final del proyecto se debe evaluar el aprendizaje de los
participantes en dos vertientes: los conocimientos adquiridos y las
habilidades desarrolladas.
80
CONCLUSIONES
Hasta este momento hemos concluido el recorrido por las evidencias
de la norma CCON-0147.03 Consultoría General.
Esperamos que esta guía te auxilie en este nuevo reto de presentar la
evaluación con fines de certificación de competencia laboral como
consultor general. Tú puedes lograrlo. Te recuerdo que si necesitas
ayuda acudas a tu consultor de negocios o tutor, que estamos
seguros podrán apoyarte.
Te deseamos el mayor de los éxitos en esta actividad.
Programa Consultor-Itson
Instituto Tecnológico de Sonora