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GUÍA PARA LA EVALUACIÓN DE COMPETENCIA LABORAL EN LA NTCL CONSULTORÍA GENERAL CCON-0147.03

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GUÍA PARA LA EVALUACIÓN DE

COMPETENCIA LABORAL EN LA NTCL

CONSULTORÍA GENERAL CCON-0147.03

INDICE

Introducción .....................................................................................................................2

UCON-0351.03 Diagnosticar la situación actual de una organización ..................6

Resumen de evidencias ................................................................................................. 7

Un documento que describa el proceso

de búsqueda de la información ............................................................................ 8

» Descripción de la evidencia ....................................................................... 8

» Un documento que describa el proceso de

búsqueda (Documento propuesto)........................................................... 9

Un documento que presente el resultado de la búsqueda ......................11

» Descripción de la evidencia .........................................................................

» Documento de la metodología Consulten

relacionado con la evidencia ......................................................................

» Un documento que presente el resultado de la

búsqueda (Documento propuesto).........................................................13

* Modelo de referencia........................................................................................14

» Descripción de la evidencia

» Modelo de referencia (Documento propuesto)....................................15

* Un diagnostico presentado ...............................................................................16

* Las conclusiones de un diagnostico .....................................................................

» Descripción de la evidencia .........................................................................

» Informe de evaluación del desempeño y recomendaciones

de mejoras (Documento propuesto) .......................................................18

* Fuentes de información ......................................................................................19

* Tipos y características de cuestionarios y guías de entrevista .....................21

* Métodos de validación de información ..........................................................23

* Diseño e interpretación de indicadores ..........................................................26

UCON-0352.03 Determinar opciones de ayuda de u sistema de ayuda .............35

Resumen de evidencias ...............................................................................................36

Opciones de ayuda por escrito de un sistema de ayuda .........................38

» Descripción de la evidencia .....................................................................38

» Documento de la metodología Consulten

relacionado con la evidencia ..................................................................38

» Guión de la propuesta de mejoras

(Documento de la metodología Consulten) ..........................................39

» Opciones de ayuda por escrito de un sistema de

ayuda (Documento propuesto) ...............................................................41

Una propuesta presentada .............................................................................42

» Descripción de la evidencia .....................................................................42

» Documento de la metodología Consulten

relacionado con la evidencia ..................................................................42

» Una propuesta presentada

(Documento propuesto) ............................................................................43

Registro de los acuerdos alcanzados en una presentación ......................44

» Descripción de la evidencia .....................................................................44

» Documento de la metodología Consulten

relacionado con la evidencia ..................................................................44

» Propuesta de prestación de servicios

(Documento de la metodología Consulten) ..........................................45

» Propuesta de prestación de servicios

(Documento propuesto) ............................................................................47

Presentación de una propuesta/ Aclaración a las dudas del

consultante en una presentación/ Discusión durante la

presentación de una propuesta ...................................................................49

» Descripción de la evidencia

Componentes de las técnicas de diseño de sistemas de ayuda .............51

Ética de la consultoría ......................................................................................53

UCON-0201.03 Documentar el proceso de implantación de un sistema de ayuda

en una organización ....................................................................................................55

Resumen de evidencias ...............................................................................................56

Un plan de implantación .................................................................................57

» Descripción de la evidencia .....................................................................57

» Documento de la metodología Consulten

relacionado con la evidencia ..................................................................57

» Programa de trabajo de mejoras

(Documento de la metodología Consulten) ..........................................57

» Plan de implantación (Documento propuesto) ....................................61

Recursos a utilizar en un plan de implantación ............................................62

» Descripción de la evidencia .....................................................................62

» Documento de la metodología Consulten

relacionado con la evidencia ..................................................................63

Comunicado a los involucrados en la implantación de un sistema ........64

» Descripción de la evidencia .....................................................................64

» Documento de la metodología Consulten

relacionado con la evidencia ..................................................................64

» Comunicado a los involucrados en la implantación de un sistema

(Documento propuesto) ............................................................................65

Cambios a un plan de instalación .................................................................66

» Descripción de la evidencia .....................................................................66

» Documento de la metodología Consulten

relacionado con la evidencia ..................................................................66

» Bitácora de seguimiento

(Documento de la metodología Consulten) ..........................................67

» Cambios a un plan de implantación

(Documento propuesto) ............................................................................68

Documentación de la implantación de un sistema de ayuda .................69

» Descripción de la evidencia .....................................................................69

» Documento de la metodología Consulten

relacionado con la evidencia ..................................................................69

» Ruta crítica del trabajo planeado

(Documento de la metodología Consulten) ..........................................70

» Ruta critica del trabajo efectivo

» (Documento de la metodología Consulten) .........................................72

» Documentación de la implantación de un sistema

(Documento propuesto) ............................................................................74

» Ruta critica de trabajo efectivo

(Documento propuesto) ............................................................................76

Reporte de implantación de una etapa ......................................................78

» Descripción de la evidencia .....................................................................78

» Documento de la metodología Consulten

relacionado con la evidencia ..................................................................78

» Reporte de avance final

(Documento de la metodología Consulten) ..........................................79

» Reporte de implantación de una etapa

(Documento propuesto) ............................................................................80

Métodos de administración de proyectos ....................................................81

UCON-0202.03 Cerrar proyectos de consultaría .....................................................83

Resumen de evidencias ...............................................................................................84

Reporte de evaluación del sistema con relación a los términos del proyecto

.............................................................................................................................85

» Descripción de la evidencia .....................................................................85

» Documento de la metodología Consulten

relacionado con la evidencia ..................................................................85

» Reporte de evaluación del sistema con relación a los términos del

proyecto(Documento propuesto) ............................................................86

Reporte de evaluación del sistema con relación al entendimiento de los

usuarios ...............................................................................................................87

» Descripción de la evidencia ................................................................... 87

» Documento de la metodología Consulten

relacionado con la evidencia ..................................................................87

» Reporte de evaluación del sistema con relación al entendimiento de los

usuarios (Documento propuesto) ..............................................................88

Informe de cierre del proyecto .......................................................................89

» Descripción de la evidencia ..................................................................... 89

» Documento de la metodología Consulten

relacionado con la evidencia ..................................................................89

» Informe final de consultoría

(Documento de la metodología Consulten) ..........................................90

» Informe de cierre del proyecto

(Documento propuesto) ............................................................................92

Documento de aceptación de la documentación del sistema...............95

» Descripción de la evidencia .................................................................. 95

» Documento de la metodología Consulten

relacionado con la evidencia ..................................................................95

» Carta de liberación de compromisos

(Documento de la metodología Consulten) ..........................................96

» Carta de liberación de compromisos

(Documento propuesto) ............................................................................96

Evaluación de los resultados de un sistema de ayuda ...............................98

Conclusiones .................................................................................................................99

1

CONSULTORÍA GENERAL CCON-0147.03

2

INTRODUCCIÓN

La norma técnica de competencia laboral de Consultoría General

CCON-0147.03 publicada el 16 de Agosto del 2002, tiene como

propósito presentar los parámetros que permitan evidenciar la

competencia de un individuo para, independientemente de su

especialidad o especialidades que posea, proporcionar servicios de

consultoría a organizaciones del sector público o privado.

Esta norma esta dividida en cuatro unidades y cada unidad dividida

en elementos, como se enlistan a continuación:

UCON-0351.03

Diagnosticar la situación actual de una organización

Elemento 1/2 Obtener información actual e histórica de la

organización.

Elemento 2/2 Determinar la situación actual de la organización.

UCON-0352.03

Determinar sistemas de ayuda para una organización.

Elemento 1/2 Diseñar sistemas de ayuda a la organización.

Elemento 2/2 Acordar el sistema de ayuda a implantar con el

consultante

UCON-0201.03

Documentar el proceso de implantación de un sistema de ayuda en

una organización.

Elemento 1/2 Planear la implantación del sistema de ayuda.

Elemento 2/2 Documentar la implantación del sistema de

ayuda.

UCON-0202.03

Cerrar proyectos de consultoría.

Elemento 1/2 Evaluar los resultados del sistema de ayuda

implantado.

Elemento 2/2 Cerrar el proyecto de consultoría desde el punto

de vista administrativo.

3

Con base en esta norma, sus unidades, sus elementos y las

evidencias solicitadas y tomando en cuenta la documentación

utilizada a lo largo del proceso de consultoría del programa

Consulten es que se elabora esta guía de manera que ayude al

consultor operativo en el armado del portafolios de evidencias y en

la preparación de las evidencias de desempeño y de conocimientos.

Para entender mejor el proceso de evaluación iniciaremos

explicando los tres tipos de evidencias que se solicitan y que a lo

largo del manual encontrarás con los símbolos que aquí se describen:

TIPO DE

EVIDENCIA

DESCRIPCIÓN SÍMBOLO

Evidencia de

producto

Son documentos, resultado

del trabajo del consultor

que deben cumplir con los

requisitos de los criterios de

desempeño de la NTCL. Se

evalúan con una lista de

cotejo.

Evidencia de

desempeño

Son actividades en las que

se debe observar el

desempeño y la actuación

del consultor de acuerdo a

lo descrito en la NTCL. Se

evalúan con una guía de

observación.

Evidencia de

conocimiento

Son conocimientos que

debe demostrar que tiene el

consultor de acuerdo a la

NTCL. Se evalúan con

cuestionarios.

La estructura de esta guía esta dividida en unidades y en cada

una de las unidades se describe las evidencias de cada tipo

que el consultor tendrá que presentar durante su proceso de

4

evaluación. Esta es una evaluación en la que el candidato sabe

que se le va a evaluar, depende de tí que desarrolles las

evidencias cumpliendo con los requisitos solicitados en los

criterios de desempeño.

Queremos que recuerdes siempre que la competencia de una

persona es el conjunto de conocimientos, habilidades, destrezas

y actitudes adquiridos en la práctica, en la escuela o la

capacitación que le permiten a las personas realizar un trabajo

con éxito y de acuerdo con las normas que aseguran un

desempeño eficiente y de calidad, tal y como lo demanda el

mundo laboral.

Es importante hacer las siguientes recomendaciones para

elaborar las evidencias:

Cada consultor debe presentar un proyecto de forma

individual. Se pueden presentar proyectos de un área

funcional solamente, si las evidencias documentales no

fueron desarrolladas de acuerdo a la norma, se pueden

elaborar para la evaluación, se trata de que el consultor

operativo demuestre que lo sabe y lo sabe hacer, no

cuantas veces lo ha hecho así.

Si dos personas presentan evidencias iguales no son válidas

para ninguno.

Desarrolla tus evidencias asegurándote de que reúnan los

requisitos.

Cualquier duda que tengas consúltala con tu consultor

tutor o de negocios.

En las evidencias de conocimientos se presentan los

aspectos teóricos solicitados por la norma que te ayudarán

a presentar los cuestionarios que se aplicarán en la

evaluación, pero que además te muestran los apoyos

conceptuales para que puedan elaborar las evidencias de

producto. En la parte teórica se describen los distintos

métodos que existen para cumplir con los requisitos de la

5

norma, no es necesario demostrar con evidencia

documental la aplicación de todos los métodos, pero es

bueno que los conozcas todos para que puedas

seleccionar adecuadamente el que vas a aplicar en tu

proyecto.

La evaluación de competencia laboral permite al

candidato demostrar que cuenta con los conocimientos,

las habilidades, las destrezas y actitudes que se requieren

para el desempeño de su actividad productiva,

independientemente de cómo los hayan adquirido.

En las evidencias documentales se han incluido ejemplos

que te ayuden a entender mejor el propósito de la

evidencia y te ayuden en su elaboración. Te

recomendamos no copiar los ejemplos como parte de tu

evidencia, son solo de apoyo.

Aquellos documentos que no fueron elaborados en el

momento de dar la consultoría y que se desarrollen para

fines de la evaluación, que incluyan la firma del

consultante, es suficiente con considerar el espacio para la

firma.

6

UCON-0351.03

DIAGNOSTICAR LA SITUACIÓN ACTUAL DE

UNA ORGANIZACIÓN

7

RESUMEN DE EVIDENCIAS

TIPO DE

EVIDENCIA

EVIDENCIA CRITERIO QUE DESCRIBE LOS REQUISITOS

Evidencia de

producto

Un documento que

describa el proceso de

búsqueda de información.

El documento que describe el proceso de

búsqueda de información incluye: la

descripción de la información a recopilar,

las fuentes de información a emplear y los

criterios de validación y confiabilidad

requeridos.

Un documento que

presente el resultado de la

búsqueda.

El documento que presenta el resultado

de la búsqueda incluye: la información

seleccionada, las fuentes de información

empleadas, las conclusiones del proceso

de búsqueda y los grados de

confiabilidad y validez de la información

seleccionada.

Un modelo de referencia. El modelo de referencia incluye: la

descripción del modelo utilizado, los

indicadores a comparar, el valor ideal de

cada indicador y el valor aceptable de

cada indicador.

Un diagnóstico

presentado.

El diagnóstico presentado refleja la

comparación entre los indicadores del

modelo de referencia y la situación actual

de la organización.

Las conclusiones de un

diagnóstico.

Las conclusiones del diagnóstico están

basadas en el resultado de la

comparación de los indicadores del

modelo de referencia y la situación actual

de la organización.

Evidencia de

conocimiento

Fuentes de información. Tipos y características

Modo de acceso

Alcance y limitaciones

Confiabilidad y validez

Tipos y características de

cuestionarios y guías de

entrevistas.

Métodos de validación de

información.

Tipos y características

Indicadores de confiabilidad y

validez.

8

Diseño e interpretación de

indicadores.

Sus principios y su función.

Su relación con los modelos de

referencia.

Diferencia entre indicadores e

índices.

Variables y relaciones que forman

un indicador.

UN DOCUMENTO QUE DESCRIBA EL

PROCESO DE BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN

Descripción de la evidencia.

Este documento se elabora antes del diagnóstico con el fin de

describir el plan de trabajo para la búsqueda de la información, de

acuerdo con el criterio de desempeño correspondiente debe reunir

los siguientes requisitos:

La descripción de la información a recopilar durante el proceso

de búsqueda en la etapa de diagnóstico.

Las fuentes directas de información a emplear, entendiéndose

por fuente directa aquella en donde se genera la información

directamente (entrevistas, encuestas, cuestionarios, etc.).

Las fuentes indirectas de información a emplear,

entendiéndose por fuente indirecta aquella en donde se

encuentra información generada y recopilada por alguien

(INEGI, internet, bibliotecas, etc.).

Los criterios de validación y confiabilidad requeridos por la

información que se va a obtener en el diagnóstico que reflejen

las características de la información relacionadas con la

seguridad de su veracidad, representatividad, actualidad, etc.

9

Un documento que describa el proceso de búsqueda

Documento propuesto de acuerdo a la CCON-0147.03

Empresa:

Consultor:

Fecha:

Descripción de la información a recopilar:

Aquí describir toda la información que se requiere recopilar para fines

del diagnóstico.

Fuentes de información

Variables Método de

búsqueda *

Tiempo

aproximado de

búsqueda

Cómo se

seleccionaron las

fuentes

Directas

Ejemplo:

Clientes Entrevista

personal

2 semanas Por la necesidad

de la información

Indirectas

Estados

financieros

Documental 1 semana Por el contenido

para finanzas

* Que pueden ser: consulta de registros, registros especiales,

observación, informes especiales, cuestionarios, entrevistas,

reuniones para recopilar datos, estudios de actitud de los

empleados y estimaciones.

10

Instrumentos de recopilación de información

Criterios de validación y confiabilidad requeridos

Ejemplo: Se requiere que el instrumento utilizado cumpla con las

características de validez de contenido, de constructo y de criterio y

que el grado de confiabilidad sea alto para que la información sea

confiables, por lo que se utilizará el método de test-retest.

Firma del consultor

Ejemplo:

Guía de entrevista a clientes.

11

UN DOCUMENTO QUE PRESENTE EL

RESULTADO DE LA BÚSQUEDA

Descripción de la evidencia.

Este documento se elabora después de recopilar la información para

el diagnóstico con el objetivo de presentar el resultado del proceso

de búsqueda de información que se tomará en cuenta para llegar a

las conclusiones del diagnóstico. De acuerdo al criterio de

desempeño correspondiente debe reunir los siguientes requisitos:

La información seleccionada de la información recopilada en

el proceso de búsqueda.

Las fuentes directas empleadas en el proceso de búsqueda.

Las fuentes indirectas empleadas en el proceso de búsqueda.

Las conclusiones del proceso de búsqueda que no es lo mismo

que las conclusiones del diagnóstico, en este punto se espera

que se concluya acerca de cómo se llevó a cabo la búsqueda

de la información, de las fuentes consultadas y los resultados

obtenidos.

Los grados de confiabilidad y validez de la información

seleccionada que aseguran su veracidad, representatividad y

actualidad y que permiten considerar como válida y confiable

la información obtenida.

12

Un documento que presente el resultado de la búsqueda

Documento propuesto de acuerdo a la CCON-0147.03

Empresa:

Consultor:

Fecha:

Descripción de la información seleccionada:

De la información recopilada describir aquí la información que se

seleccionó por su utilidad para el diagnóstico.

Fuentes de información empleadas

Variables Método de búsqueda

Directas

50 clientes Entrevista personal

Indirectas

Estados financieros del 2000 Documental para el cálculo de

razones financieras

Métodos de validación empleados:

13

Se realizo un piloteo del instrumento a 5 clientes entre los cuales se

aplico el instrumento en dos ocasiones distintas, posteriormente se

obtuvo la correlación entre las dos aplicaciones del instrumento,

obteniendo un grado de confiabilidad del 90%.

Grados de confiabilidad y validez obtenidos de la información

seleccionada:

El grado de confiabilidad es del 90%.

Conclusiones del proceso de búsqueda:

Aquí escribir las conclusiones a las que se llega después de la

búsqueda de la información, describiendo si hubo problemas en la

aplicación del instrumento, si se hicieron cambios, todo lo

relacionado al proceso de búsqueda que sea pertinente que quede

por escrito.

Firma del consultor

14

UN MODELO DE REFERENCIA

Descripción de la evidencia.

Este documento debe mostrar el modelo de referencia con base en

el cual se realiza el diagnóstico, entendiendo por modelo de

referencia la situación ideal o deseable de una organización contra

la que se compara la organización estudiada, para que con base en

las diferencias encontradas entre este modelo y la situación real de

la organización, se presente el diagnóstico. De acuerdo al criterio de

desempeño correspondiente debe reunir los siguientes requisitos:

La descripción del modelo utilizado como referencia en donde

se explique su fundamento y justificación.

Los indicadores a comparar en la organización diagnosticada

dependiendo del área de especialidad de la consultoría.

El valor ideal de cada uno de los indicadores mencionados en

el punto anterior.

El valor aceptable de cada uno de los indicadores

mencionados en los puntos anteriores.

15

Modelo de referencia

Documento propuesto de acuerdo a la CCON-0147.03

Empresa:

Consultor:

Fecha:

Descripción del modelo de referencia utilizado:

Aquí describir el modelo de referencia que es el estado ideal de

funcionamiento que se toma como parámetro para encontrar áreas

de mejora, se puede tomar solo el de un área funcional.

Tabla de indicadores

Indicador a

comparar

Valor ideal del

indicador

Valor aceptable del

indicador

Liquidez 2.2 1.8

Dependiendo del

sector

Dependiendo del

sector

Se pueden utilizar los

indicadores descritos

en la metodología de

Consulten

Firma del consultor Firma del consultante

16

UN DIAGNÓSTICO PRESENTADO

LAS CONCLUSIONES DE UN DIAGNÓSTICO

Descripción de la evidencia.

Estas dos evidencias se pueden presentar en un mismo documento

que es el diagnóstico, ya que como parte del diagnóstico siempre se

deben presentar las conclusiones. De acuerdo a los criterios de

desempeño correspondientes se deben reunir los siguientes requisitos:

El diagnóstico de la organización en estudio.

La comparación entre los indicadores del modelo de referencia

y la situación actual de la organización.

Las conclusiones del diagnóstico basadas en el resultado de la

comparación de los indicadores del modelo de referencia y la

situación actual de la organización.

17

Diagnóstico presentado

Las conclusiones del diagnóstico

Documento propuesto de acuerdo a la CCON-0147.03

Datos generales

Nombre de la empresa:

Monto de ventas del último año:

Capacidad instalada:

Fecha de constitución:

Nombre del representante legal

o propietario:

Problemas y oportunidades referidas por el empresario

1. Evaluación del desempeño y recomendación de mejoras por

área de gestión

a. Mercadotecnia

1.1.1 Análisis *

1.1.2 Conclusiones

1.1.3 Recomendación

1.1.4 Anexo (formato II.8, hoja de mercadotecnia)

b. Operaciones

1.2.1 Análisis *

1.2.2 Conclusiones

1.2.3 Recomendación

1.2.4 Anexo (formatos II.8, II.9, II.10 o II.11)

c. Administración y finanzas

1.3.1 Análisis *

1.3.2 Conclusiones

1.3.3 Recomendación

1.3.4 Anexo (formato II.8, hojas de admón. y

finanzas)

18

d. Recursos humanos

1.4.1 Análisis *

1.4.2 Conclusiones

1.4.3 Recomendación

1.4.4 Anexo (formato II.8, hoja de recursos

humanos)

e. Cultura ambiental

1.5.1 Análisis *

1.5.2 Conclusiones

1.5.3 Recomendación

1.5.4 Anexo (formato II.8, hoja de ambiente)

f. Calidad

1.6.1 Análisis *

1.6.2 Conclusión

1.6.3 Recomendación

1.6.4 Anexo (formato II.8, hoja de calidad)

g. Análisis del modelo real y del modelo de referencia

(formato II.15.1)

* Este análisis será sintético y se pondrá énfasis en la interrelación de

cada área con las otras, reflejando una comparación entre los

indicadores del modelo de referencia y la situación actual de la

organización.

Firma del consultor Firma del consultante

Sello

19

FUENTES DE INFORMACIÓN

Las fuentes de información se pueden definir como el lugar en el que

se encuentra la información. Estas pueden ser: directas e indirectas.

Las fuentes directas son aquellas en donde se genera la información

directamente (entrevistas, encuestas, cuestionarios, etc.).

Las fuentes indirectas son aquellas en donde se encuentra

información generada y recopilada por alguien (INEGI, internet,

bibliotecas,etc.).

Dentro de las fuentes directas se pueden mencionar:

Las entrevistas que son la técnica más utilizada para recopilar

información en proyectos de consultoría, ya que permite ampliar

tanto las preguntas como las respuestas en hechos específicos. Para

llevarla a cabo se debe preparar una guía de entrevista.

Los cuestionarios son instrumentos escritos y útiles para obtener con

preguntas concretas respuestas específicas aplicados a un gran

número de personas.

La observación permite al investigador estar presente utilizando visión

y audición para ver como se produce un acontecimiento específico.

El observador se puede auxiliar de una guía de observación para

tomar nota de los aspectos que se quieren observar.

También se habla de otra clasificación de las fuentes en primarias y

secundarias:

20

Las fuentes primarias son aquellas en las que los datos obtenidos son

recopilados con un propósito específico inmediato para quien esta

haciendo la investigación, como la observación, la experimentación

y las encuestas.

Las fuentes secundarias son aquellas fuentes cuya información ha

sido obtenida con algún propósito específico con anterioridad a la

investigación que a nosotros nos interesa. Por ejemplo: las

asociaciones, bibliotecas, etcétera.

La selección de estas fuentes de información depende del tipo de

investigación de que se trata y de las condiciones en que se lleva a

cabo.

Para seleccionar las fuentes de información es muy importante

conocer los términos de confiabilidad y validez, mismos que a

continuación se mencionan:

La confiabilidad determina la precisión del instrumento que se utilice

para recopilar datos en una investigación específica.

La validez se refiere al grado en que un instrumento de medición

mide realmente la(s) variable(s) que pretende medir.

21

TIPOS Y CARACTERÍSTICAS DE

CUESTIONARIOS Y GUÍAS DE ENTREVISTAS

Tal vez el instrumento más utilizado para recolectar los datos es el

cuestionario. Un cuestionario consiste en un conjunto de preguntas

respecto a una o más variables a medir.

El contenido de las preguntas de un cuestionario puede ser tan

variado como los aspectos que mida. Básicamente podemos hablar

de dos tipos de preguntas: cerradas y abiertas.

Las preguntas cerradas contienen categorías o alternativas de

respuesta que han sido delimitadas. Es decir, se presentan a los

sujetos las posibilidades de respuesta y ellos deben circunscribirse a

ellas. Pueden ser dicotómicas (dos alternativas de respuesta) o incluir

varias alternativas de respuesta.

Las preguntas abiertas no delimitan de antemano las alternativas de

respuesta. Por lo cual el número de categorías de respuesta es muy

elevado, en teoría, es infinito.

Una pregunta debe ser:

Clara y comprensible para quien la responde.

No deben incomodar a quien la responde.

Deben referirse preferentemente a un solo aspecto o relación

lógica.

No deben inducir las respuestas.

No pueden apoyarse en instituciones, ideas respaldadas

socialmente, ni en evidencia comprobada. Se puede prestar a

que la respuesta es inducida si dentro de la pregunta damos

como referencia una institución de renombre.

En las preguntas con varias alternativas de respuesta y quien

contesta solo debe seleccionar una, puede ocurrir que el orden

22

en que se presentan dichas alternativas afecte las respuestas

de las personas que contestan.

El lenguaje utilizado en las preguntas debe ser adaptado a las

características de quien responde.

Los cuestionarios pueden ser administrados de diferentes maneras:

1. Autoadministrado. El cuestionario se proporciona directamente

a quienes lo contestan. No hay intermediarios y las respuestas

las marcan ellos mismos.

2. Por entrevista personal. Un entrevistador aplica el cuestionario a

los entrevistados.

3. Por entrevista telefónica. La entrevista no es cara a cara sino a

través del teléfono.

4. Autoadministrado y enviado por correo postal, electrónico o

mensajería. Quien debe contestar contesta directamente el

cuestionario, pero los cuestionarios no se entregan

directamente “en propia mano” sino que se les envía por

correo u otro medio.

Otro instrumento para recolectar información del que se habla

mucho son las guías de entrevistas que son documentos que

contienen de una forma ordenada las preguntas que serán

aplicadas a un entrevistado y que hacen referencia a la forma en

que deberá ser aplicado por medio de instrucciones específicas.

23

MÉTODOS DE VALIDACIÓN DE

INFORMACIÓN

Toda medición o instrumento de recolección de los datos debe reunir

dos requisitos esenciales: confiabilidad y validez.

CONFIABILIDAD

La confiabilidad se refiere al grado en que la aplicación repetida de

un instrumento de medición al mismo sujeto u objeto, produce

resultados iguales.

El indicador de confiabilidad es el cálculo numérico (coeficiente de

confiabilidad) que nos define el grado de error contenido en un

instrumento de medición determinado. Dicho indicador puede ser

calculado utilizando distintos procedimientos como son:

a) Medida de estabilidad.

(Confiabilidad por test-retest). En este procedimiento un mismo

instrumento es aplicado dos veces o más a un mismo grupo de

personas, después de cierto periodo. Si la correlación entre los

resultados es altamente positiva, el instrumento se considera

confiable.

b) Método de formas alternativas o paralelas

En este procedimiento no se administra el mismo instrumento de

medición, sino dos o más versiones equivalentes a éste. Las versiones

son similares en contenido, instrucciones, duración y otras

características. Las versiones (generalmente dos) son administradas a

un mismo grupo de personas dentro de un periodo de tiempo

relativamente corto. El instrumento es confiable si la correlación entre

los resultados de ambas administraciones son significativamente

positivas.

24

c) Método de mitades partidas

El método de mitades partidas requiere de una sola aplicación de la

medición. Específicamente, el conjunto total de ítems es dividido en

dos mitades y las puntuaciones de ambas son comparadas. Si el

instrumento es confiable, las puntuaciones de ambas mitades deben

estar fuertemente relacionadas.

d) Coeficiente alfa de Cronbachs.

Este coeficiente desarrollado por J. L. Cronbach requiere de una sola

administración del instrumento de medición y produce valores que

oscilan entre 0 y 1, su ventaja reside en que no es necesario dividir en

dos mitades a los ítems de instrumento de medición, simplemente se

aplica la medición y se calcula el coeficiente.

En donde:

N

Es igual al número de ítems de la

escala.

Es igual a la sumatoria de las

varianzas de los ítems.

Es igual a la varianza de toda la

escala.

e) Coeficiente KR-20

Su interpretación es la misma que la anterior pero desarrollado por

Kuder y Richardson.

VALIDEZ

La validez se refiere al grado en que un instrumento de medición

mide realmente la(s) variable(s) que pretende medir.

Los indicadores de validez se utilizan para determinar que tan

adecuado es el instrumento de recopilación de información respecto

25

a lo que se espera de él al aplicarlo, a este resultado se le conoce

como coeficiente de validez.

Existen tres elementos de la validez para un instrumento:

a) Validez de contenido.

Se refiere al grado en que un instrumento refleja un dominio

específico de contenido de lo que se mide. Es el grado en que la

medición representa el concepto medido. Un instrumento de

medición debe contener representados a todos los ítems del dominio

de contenido de las variables a medir.

b) Validez de criterio.

Establece la validez de un instrumento de medición comparándola

con algún criterio externo. Este criterio es un estándar con el que se

juzga la validez del instrumento. Entre más se relacionen los resultados

del instrumento de medición con el criterio, la validez del criterio será

mayor.

c) Validez de constructo.

Es probablemente la más importante sobre todo desde una

perspectiva científica y se refiere al grado en que una medición se

relaciona consistentemente con otras mediciones de acuerdo con

hipótesis derivadas teóricamente y que conciernen a los conceptos

(o constructor) que están siendo medidos.

De los métodos anteriores es importante conocerlos con fines de la

evaluación teórica, para fines de la evidencia documental hay que

utilizar por lo menos uno de ellos. Se sugiere que en caso de dudas se

recurra a un libro de metodología de la investigación o de

estadística.

26

DISEÑO E INTEPRETACIÓN DE INDICADORES

Para abordar este tema se iniciará con los conceptos de modelo de

referencia y modelo del consultante.

MODELO DE REFERENCIA

El modelo de referencia es el estado que se toma como base para

mejorar los indicadores de la organización en estudio, de forma que

esta pueda alcanzar este estado estándar.

Es la situación ideal o deseable de una organización contra la que se

comparará la organización estudiada para que, con base en las

diferencias encontradas, se presente un diagnóstico.

MODELO DEL CONSULTANTE

Es el estado actual de operación de la empresa consultante desde la

óptica del modelo de referencia.

Situación actual de la organización a la que se está efectuando el

diagnóstico.

INDICADOR

Un indicador proporciona información acerca de factores clave en

una organización. Es una cifra representativa de la situación que

guarda una o varias áreas de una organización.

Es el desglose de las variables a través de un proceso de deducción

lógica. Las variables que forman un indicador son:

27

Dependiente: Elemento, fenómeno o situación explicado o

que está en función de otro.

Independiente: Elemento fenómeno o situación que explica,

condiciona o determina la presencia de otra.

Interviniente o intercurrente: Elemento que puede estar

presente en una relación entre la variable independiente y la

dependiente, es decir, influye en la aparición de otro

elemento pero solo en forma indirecta.

INDICE

Es la unidad de medida operacional de los indicadores.

Un ejemplo de esto puede ser el cálculo de la productividad. En este

ejemplo el indicador es la productividad y el índice es la unidad de

medida de la productividad que resulta del coeficiente a través del

cual se calcula la productividad. Si como indicador tenemos la

productividad de un trabajador que es de 15 piezas por hora, la

unidad de medida del indicador es piezas por hora.

28

UCON-0352.03

DETERMINAR OPCIONES DE AYUDA DE UN

SISTEMA DE AYUDA

29

RESUMEN DE EVIDENCIAS

TIPO DE

EVIDENCIA

EVIDENCIA CRITERIO QUE DESCRIBE LOS REQUISITOS

Evidencia de

producto

Opciones de ayuda por

escrito de un sistema de

ayuda

Este documento debe mostrar varias

opciones de ayuda (por lo menos dos) a la

problemática de la organización y debe

incluir: los antecedentes y/o síntesis

descriptiva del proyecto, los objetivos del

proyecto propuesto, el resultado esperado

(con base a los indicadores), las propuestas,

las responsabilidades del consultor, las

responsabilidades del consultante,

elementos de decisión (costo estimado,

condiciones de pago, etc.), recursos a

utilizar por el consultor y por el consultante,

el tiempo estimado de instalación.

Una propuesta

presentada

Este documento debe presentar la

propuesta seleccionada e incluir los

siguientes aspectos: la descripción del

proceso para mejorar los indicadores

seleccionados por la organización, el

tiempo estimado de instalación, las etapas

de la instalación, el resultado esperado de

cada etapa, los indicadores de avance

por etapa, los mecanismos de control, las

ventajas de la propuesta, las desventajas

de las propuestas, el costo estimado, las

condiciones de pago, los recursos a utilizar

por parte del consultor y los recursos a

utilizar por parte del consultante.

Registro de los acuerdos

alcanzados en una

presentación.

Este documento es un documento formal

de la prestación del servicio e incluye: la

descripción del servicio a prestar, el

resultado esperado (en función de los

indicadores), el tiempo esperado de

implantación, los roles y responsabilidades

de los participantes, el costo, las

condiciones de pago y los datos necesarios

para elaborar un documento de

formalización o contrato (datos de

identificación de los contratantes, del

consultor y del consultante).

30

Evidencia de

conocimiento

Componentes de las

técnicas de diseño de

sistemas de ayuda

Cuestionario acerca de los siguientes temas:

Etapa de investigación de

necesidades

Diagrama de flujo

Solución en principio

Diagrama de bloques

Solución en detalle

Diseño de datos de prueba

Pruebas de escritorio

Ética en la consultoría Cuestionario acerca de los siguientes temas:

Ética en la consultoría

Evidencia de

desempeño

Presentación de una

propuesta

Se observará al candidato realizar la

presentación de una propuesta en la que

debe incluir: la explicación y la descripción

de la propuesta presentada, las ventajas y

desventajas de la propuesta, los

responsables, las etapas de instalación, las

implicaciones de la implantación, los

recursos a emplear y las condiciones de

implantación.

Aclaración de las dudas

del consultante en una

presentación

Se observará al candidato aclarar las dudas

que pueda tener el consultante durante la

presentación de la propuesta,

asegurándose de que dicha propuesta ha

sido comprendida.

Discusión durante la

presentación de una

propuesta

Se observará al candidato durante la

discusión de las modificaciones a la

propuesta sugeridas por el consultante,

asegurándose de que dichas

modificaciones han sido comprendidas por

ambos.

31

OPCIONES DE AYUDA POR ESCRITO DE UN

SISTEMA DE AYUDA

Descripción de la evidencia

Este documento se elabora al finalizar el diagnóstico una vez que se

tienen las conclusiones que permitan identificar la problemática de

la organización consultante y muestra las opciones de ayuda para

resolver dicha problemática. En esta evidencia se espera que el

consultor presente por escrito varias opciones de ayuda para la

problemática encontrada, de acuerdo al criterio de desempeño

correspondiente debe reunir los siguientes requisitos:

Los antecedentes y/o el diagnóstico que muestre la

problemática identificada.

La síntesis descriptiva del proyecto que muestre en forma

resumida el proyecto presentado con las propuestas de ayuda.

Los objetivos del proyecto propuesto.

El resultado esperado del proyecto planteado con base en los

indicadores del modelo de referencia.

Las propuestas de ayuda (por lo menos dos).

Las responsabilidades del consultor.

Las responsabilidades del consultante.

Los elementos de decisión de las propuestas como son: el costo

estimado de cada una y las condiciones de pago.

Los recursos a utilizar por el consultor.

Los recursos a utilizar por el consultante.

El tiempo estimado de instalación.

32

Opciones de ayuda por escrito de un sistema de ayuda

Documento propuesto de acuerdo a la CCON-0147.03

ÍNDICE

I. Antecedentes y/o resultado del diagnóstico.

II. Síntesis descriptiva del proyecto

III. Objetivos del proyecto

IV. Resultado esperado (con base en los indicadores)

V. Alternativa 1 (denominación)

Descripción

Costos estimados

Condiciones de pago

Tiempo estimado de instalación o implementación por etapas:

Resultados esperados

VI. Alternativa 2 (denominación)

Descripción

Costos estimados

Condiciones de pago

Tiempo estimado de instalación o implementación por etapas

Resultados esperados

VII. Las responsabilidades del consultor

VIII. Las responsabilidades del consultante

IX. Los recursos a utilizar por el consultor

X. Los recursos a utilizar por el consultante

XV. Selección de alternativa de la o las mejoras

XVI. Programa de implantación de mejoras

33

UNA PROPUESTA PRESENTADA

Descripción de la evidencia

Este documento se elabora después de la presentación de las

opciones de ayuda, ya que durante la presentación verbal de las

opciones se llega a un acuerdo con el consultante acerca de que

propuesta es la que se selecciona para llevarla a la implantación en

la organización consultante, el criterio de desempeño

correspondiente señala que este documento que muestra una de las

propuestas debe reunir los siguientes requisitos:

La descripción del proceso para mejorar los indicadores

seleccionados por la organización.

El tiempo estimado de instalación de la propuesta presentada.

Las etapas de instalación de la propuesta.

El resultado esperado de cada etapa.

Los indicadores de avance de cada etapa.

Los mecanismos de control a utilizar en el proyecto.

Ventajas de la propuesta.

Desventajas de la propuesta.

El costo estimado de la propuesta.

Las condiciones de pago.

Los recursos a utilizar por parte del consultor.

Los recursos a utilizar por parte del consultante.

34

Una propuesta presentada

Documento propuesto de acuerdo a la CCON-0147.03

ÍNDICE

I. Descripción de la propuesta

II. La descripción del proceso para mejorar los indicadores

seleccionados por la organización

III. El tiempo estimado de instalación

IV. Las etapas de instalación de la propuesta

V. El resultado esperado de cada etapa.

VI. Los indicadores de avance de cada una de las etapas

VII. Los mecanismos de control que se van a utilizar para medir el

avance del proyecto durante la implantación

VIII. Las ventajas de la propuesta

IX. Las desventajas de la propuesta

X. El costo estimado de la propuesta

XI. Las condiciones de pago acordadas con el consultante

XII. Los recursos a utilizar por parte del consultor

XIII. Los recursos a utilizar por parte del consultante

NOTA: Se debe elaborar como un documento aparte a pesar de las

similitudes con la evidencia anterior de las opciones de ayuda.

35

REGISTRO DE LOS ACUERDOS ALCANZADOS

EN UNA PRESENTACIÓN.

Descripción de la evidencia

Este documento se elabora al final de la discusión y acuerdo (entre el

consultor y el consultante) de las modificaciones sugeridas a la

propuesta de mejora y sirve para formalizar la prestación del servicio

de consultoría. Puede ser la propuesta firmada de aceptación o bien

un contrato de prestación de servicios profesionales firmado entre el

consultor y el consultante, de acuerdo al criterio de desempeño

correspondiente debe reunir los siguientes requisitos:

La descripción del servicio a prestar

El resultado esperado del proyecto en función de los

indicadores a mejorar

El tiempo esperado de implantación

Los roles y responsabilidades de los participantes (del consultor

y del consultante)

El costo total del proyecto

Las condiciones de pago acordadas entre el consultor y el

consultante

Los datos necesarios para elaborar un documento de

formalización, es decir, los datos de identificación de los

contratantes (razón social y/o nombre, dirección, RFC del

consultor y del consultante)

36

Registro de los acuerdos alcanzados en una presentación

Documento propuesto de acuerdo a la CCON-0147.03

Ciudad , a de de 2004

NOMBRE DEL EMPRESARIO

DIRECCIÓN

Atendiendo su petición relacionada con la prestación de servicios de

consultoría, para llevar a cabo recomendaciones para mejorar el

funcionamiento de su empresa, nos permitimos someter a su consideración

nuestra propuesta de trabajo y costo.

En nuestra gestión participará un equipo de consultores calificados que

llevará a cabo su trabajo con dedicación profesional, y en todo momento

le daremos la importancia a su asunto, haciendo propios los objetivos de su

empresa para lograr el éxito.

Agradecemos la oportunidad que nos brinda para participar con usted y

seguros de ofrecer todo nuestro empeño y experiencia, quedamos a sus

órdenes para cualquier aclaración con el contenido del presente.

Descripción del servicio a prestar

1. Evaluación del desempeño y recomendación de mejoras

Se entregará un documento que contiene la evaluación y recomendación

de mejoras por área de gestión.

2. Guía de implantación

Se entregará un documento que contiene la guía de tareas específicas

para la implantación de las mejoras seleccionadas por el empresario,

aquellas en las que el empresario se comprometió a implantar.

3. Seguimiento a la implantación de mejoras

Recibirá las visitas programadas y la asesoría en el lapso pactado y un

reporte de cada mejora implantada firmado por ambas partes.

Requisitos para llevar a cabo el servicio de consultoría (Roles y

responsabilidades de los participantes)

1. Para que nuestro trabajo sea exitoso, será necesaria la participación

comprometida y decidida del microempresario y de los empleados

que designe para el desarrollo del mismo, así como del acceso a la

37

información requerida para la llevar a cabo el servicio, misma que

será utilizada con absoluta confidencialidad, misma que será

devuelta al empresario al final del servicio.

2. Firmar los reportes que el equipo de consultores le requiera, entre

ellos, el reporte de cada mejora contenida en la guía cuando se

haya aplicado; y las causas cuando no haya sido posible su

implantación.

3. Llenar el cuestionario de satisfacción y opinión del servicio.

Costo y forma de pago

El costo total de honorarios profesionales por el servicio de consultoría será

de_______________________; y la forma de pago será:

50% a la firma de ésta propuesta económica, y

El 50% restante a la entrega de los documentos e informe de consultoría

pactados en el programa de actividades del servicio.

Depositar en banco ________________ a la cuenta no. _________________a

nombre de _______________________________,

Tiempo estimado de implantación Periodo del servicio (no mayor a tres meses)

___________________________ ____________________________ NOMBRE Y FIRMA DEL NOMBRE Y FIRMA DEL

CONSULTOR DE NEGOCIOS CLIENTE

______________________________ NOMBRE Y FIRMA DEL CONSULTOR

OPERATIVO

38

PRESENTACIÓN DE UNA PROPUESTA

ACLARACIÓN A LAS DUDAS DEL

CONSULTANTE EN UNA PRESENTACIÓN

DISCUSIÓN DURANTE LA PRESENTACIÓN DE

UNA PROPUESTA

Descripción de la evidencia.

Dentro del proceso de evaluación esta contemplado evaluar el

desempeño del consultor en el momento de la presentación de las

propuestas de solución, es por eso que las tres evidencias de

desempeño marcadas en la norma se evalúan en el mismo

momento, estas evidencias son:

Presentación de una propuesta

Aclaración a las dudas del consultante en una presentación

Discusión durante la presentación de una propuesta

La presentación que haga el consultor evaluado debe coincidir con

el proyecto presentado como portafolios de evidencias. Para evaluar

estas evidencias el evaluador representará el papel del consultante y

le pedirá al candidato haga una presentación de la propuesta

diseñada y le cuestionará acerca de la aplicación y puesta en

marcha de la propuesta. El evaluador presentará objeciones a las

soluciones presentadas para observar el comportamiento del

consultor durante la discusión de las modificaciones a la propuesta y

durante la aclaración a las dudas del consultante.

El consultor debe tener especial cuidado en los siguientes aspectos

durante la presentación:

Explicar y describir la propuesta presentada

Describir las ventajas y desventajas de la propuesta

39

Mencionar a los responsables de la implantación y puesta en

marcha de la propuesta presentada

Mencionar y explicar las etapas de la implantación

Describir los recursos a emplear en la implantación

Describir las condiciones de implantación

Explicar en todo momento de forma clara y comprensible los

puntos referentes a la propuesta presentada

Aclarar las dudas del consultante

Asegurarse de que la explicación fue comprendida por su

interlocutor

Crear un ambiente de confianza con el consultante

Escuchar con atención las dudas e inquietudes del consultante

Acordar las modificaciones a la propuesta con el consultante

Tomar nota de los acuerdos para plasmarlos en el registro de

acuerdos alcanzados.

Esta parte de la evaluación de competencia laboral relacionada

con el desempeño del consultor se lleva a cabo de forma personal y

la presentación de las propuestas debe hacerse del mismo proyecto

del que se están entregando evidencias documentales.

40

COMPONENTES DE LAS TÉCNICAS DE

DISEÑO DE SISTEMAS DE AYUDA

Los temas a revisar en esta unidad son:

INVESTIGACIÓN DE NECESIDADES

La investigación de necesidades es una etapa que nos permite

conocer cuáles son las necesidades del consultante para estar en

condiciones de diseñar un sistema que les ayude a resolver la

problemática existente y atender las necesidades encontradas.

DIAGRAMA DE FLUJO

El diagrama de flujo es la representación gráfica de un

procedimiento de manera que se muestren las actividades a

desarrollar y los responsables de llevarlas a cabo.

Los símbolos que utiliza principalmente son:

SOLUCIÓN EN PRINCIPIO

Una solución en principio es una propuesta de mejora para atender

una problemática que requiere de inmediato una intervención.

DOCUMENTO ARCHIVO INICIO O FIN OPERACIÓN DECISIÓN

41

DIAGRAMA DE BLOQUES

Un diagrama de bloques es la representación gráfica de un proceso

en el que se describen los pasos necesarios para obtener el resultado

que se espera con dicho proceso.

SOLUCIÓN EN DETALLE

Una solución en detalle es una propuesta de mejora para atender

una problemática que requiere de un tratamiento más profundo y de

más tiempo.

DATOS DE PRUEBA

Los datos de prueba son una serie de datos que permiten validar las

posibles soluciones a una problemática específica.

PRUEBA DE ESCRITORIO

Una prueba de escritorio es un proceso que consiste en utilizar datos

de prueba en soluciones propuestas como ensayo de las

consecuencias que se obtendrán si se implantan en todo el sistema.

42

ÉTICA EN LA CONSULTORÍA

Una característica esencial de la consultoría con un enfoque

profesional es la ética, al prestar servicios a los clientes los consultores

de empresa respetan varios principios adoptados por la profesión

para proteger los intereses de los clientes y demostrar a éstos que

pueden confiar en la integridad de los consultores.

Existe un conjunto de normas éticas reconocidas, compartidas y

aplicadas constantemente por los miembros de la profesión. Esas

normas definen qué es un comportamiento apropiado y cual no lo es

en la prestación de servicios profesionales. Exigen más que el simple

respeto de la ley: un comportamiento perfectamente legal no

siempre es considerado ético por las normas profesionales.

Las asociaciones profesionales de consultores de empresas atribuyen

suma importancia a los códigos de conducta profesional (ética y

práctica profesional), que utilizan como instrumentos básicos para

establecer la profesión y proteger su integridad, y para informar a los

clientes acerca de las normas de comportamiento observadas por

los consultores.

Una empresa consultiva debe mantener en todo momento el más

elevado nivel ético en el trabajo profesional que realiza y actuar en

las cuestiones relacionadas con los asuntos del cliente

exclusivamente en interés de éste.

Se considera conducta contraria a la ética profesional de la

consultoría: (OIT)

Revelar o permitir que se revele información confidencial

relativa a la empresa y al personal del cliente.

Aceptar un trabajo para el que no es competente.

43

Concertar cualquier acuerdo que quite objetividad e

imparcialidad al asesoramiento proporcionado al cliente.

No llegar a un acuerdo de antemano con el cliente sobre las

condiciones de la remuneración y la base de su cálculo.

Hacer cualquier cosa que quite prestigio a la consultoría de

empresas como profesión.

44

UCON-0201.03

DOCUMENTAR EL PROCESO DE

IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE AYUDA EN

UNA ORGANIZACIÓN

45

RESUMEN DE EVIDENCIAS

TIPO DE

EVIDENCIA

EVIDENCIA CRITERIO QUE DESCRIBE LOS REQUISITOS

Evidencia de

producto

Un plan de

implantación

Este documento incluye: el resultado

esperado del sistema a instalar, la

programación y los responsables de las

actividades, la calendarización de las

actividades a desarrollar, los indicadores de

avance de las actividades, los mecanismos

de control y el seguimiento de las actividades,

los recursos a utilizar, las acciones de

capacitación del personal involucrado, el

tiempo para la capacitación del personal

involucrado, el nombre y cargo de quienes

pueden autorizar modificaciones al plan y un

comunicado a los participantes en la

implantación.

Recursos a utilizar en un

plan de implantación

Incluir dentro del plan de implantación

(documento anterior) en el apartado de

recursos los siguientes tipos: humanos,

económicos, materiales y equipo.

Comunicado a los

involucrados en la

implantación de un

sistema

Este documento incluye: la descripción de las

responsabilidades de los involucrados, el

tiempo y las fechas en que serán requeridos.

Cambios a un plan de

instalación

Este documento debe incluir: el registro del

cambio realizado al plan de instalación y la

aprobación del personal autorizado.

Documentación de la

implantación de un

sistema de ayuda

Estos documentos deben incluir: los avances

alcanzados en las distintas etapas del

proyecto, las desviaciones detectadas y las

decisiones tomadas frente a las desviaciones.

Reporte de

implantación de una

etapa

Este documento incluye: el resultado

esperado y el resultado alcanzado, las

decisiones tomadas sobre las desviaciones

detectadas, los recursos estimados (humanos,

económicos, materiales y equipo) y los

recursos reales empleados en la

implantación, los conocimientos y habilidades

obtenidos por los participantes y los cambios

realizados contra el plan de implantación.

Evidencia de

conocimiento

Métodos de

administración de

proyectos

Cuestionario acerca de los siguientes temas:

Definición del producto y objetivos del

proyecto

Presupuestos

Seguimiento y control del proyecto

Cierre y evaluación del proyecto

46

UN PLAN DE IMPLANTACIÓN

Descripción de la evidencia

Este documento debe mostrar el plan de trabajo diseñado para la

implantación de la propuesta seleccionada, puede ser un programa

o un cronograma que de acuerdo al criterio de desempeño

correspondiente debe cumplir con los siguientes requisitos:

El resultado esperado del sistema a instalar.

La programación de las actividades (actividades y duración)

Los responsables de las actividades

La calendarización de las actividades a desarrollar (actividades

y fechas de realización)

Los indicadores de avance de las actividades a desarrollar

Los mecanismos de control y seguimiento de las actividades

Los recursos a utilizar en la implantación

Las acciones de capacitación

Los tiempos necesarios para la capacitación del personal

involucrado en la implantación

El nombre y cargo de quienes autorizan modificaciones al plan

Comunicado a los participantes en la implantación

47

Plan de implantación

Documento propuesto de acuerdo a la CCON-0147.03

Nombre de la empresa:

Nombre del consultor:

Fecha :

Resultado

esperado

Denominación

de la mejora

Duración Meta Responsable

PERIODO

MES 1 MES 2 MES 3

1 2 3 4 % 1 2 3 4 % 1 2 3 4 %

Acciones de

capacitación

*Planeado ** Realizado

48

AUTORIZAN CAMBIOS:

NOMBRE Y FIRMA DEL CONSULTOR NOMBRE Y FIRMA DEL EMPRESARIO

(SELLO)

Nombre de la empresa:

Nombre del consultor:

Fecha :

INDICADORES DE ÉXITO

VARIACIONES DEL INDICADOR POR SEMANA

MES 1 MES 2 MES 3

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

49

Los mecanismos de control son:

El seguimiento a las actividades se dará a través de:

Los recursos a utilizar son:

50

RECURSOS A UTILIZAR EN UN PLAN DE

IMPLANTACIÓN

Descripción de la evidencia:

Este documento puede formar parte del plan de implantación o

presentarse de forma separada, el objetivo es que describa los

recursos que se utilizarán dentro de la implantación de la propuesta

de solución.

El consultor debe enlistar los recursos a utilizar bajo la siguiente

clasificación:

a) Recursos humanos

Mencionar el listado de personal del consultor y del consultante que

participarán en el proyecto, dentro del plan de trabajo normalmente

se menciona a los responsables, si se integra una lista adicional al

plan de implantación se sugiere que se agregue al nombre del

personal, el cargo que ocupa y si es personal del consultor o del

consultante.

b) Recursos económicos

Se debe considerar la suma de los recursos económicos o financieros

en que se incurrirá con la puesta en marcha del proyecto, estos no

solo incluyen los honorarios del consultor, deben considerar aquellas

otras erogaciones que se harán como resultado del proyecto.

51

c) Materiales y equipo

Se deben enlistar todos los materiales y el equipo a utilizar a lo largo

del proyecto, ya sea papelería, mobiliario, equipo de cómputo,

consumibles, etc., con el fin de poder programar el suministro de los

mismos para mejor resultado del proyecto

52

COMUNICADO A LOS INVOLUCRADOS EN

LA IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA

Descripción de la evidencia

Este documento se elabora al momento de diseñar el plan de

implantación y tiene como objetivo que los involucrados en las

actividades del programa de trabajo que fueron considerados

responsables de alguna o algunas de las actividades conozcan su

responsabilidad y cuando serán requeridos, de acuerdo con el

criterio de desempeño correspondiente debe reunir los siguientes

requisitos:

El nombre de la persona

El cargo que ocupa

La descripción de sus responsabilidades

El tiempo que será requerido

Las fechas en que será requerido

53

Comunicado a los involucrados en la implantación de un sistema

Documento propuesto de acuerdo a la CCON-0147.03

Ciudad , a de de 2004

Nombre del responsable

Cargo

Empresa

P R E S E N T E

Con el objetivo de atender la problemática identificada en diagnóstico realizado

en esta empresa a la que usted pertenece, se ha preparado un plan de

implantación de propuestas de mejora en el que usted, por sus características y

habilidades ha sido considerado para contribuir en la puesta en marcha de estas

opciones de ayuda que estamos seguros contribuirán a mejorar la operación y

funcionamiento de la empresa ________________________.

Es por esto que nos permitimos comunicarle que usted esta considerado como

responsable de algunas de las actividades del programa de mejoras, actividades

que a continuación le señalamos:

Descripción de las responsabilidades

Usted será requerido un total de ______ horas, días, semanas, etc.

En las siguientes fechas:

1. _______________________

2. _______________________

3. _______________________

4. _______________________

Sin más por el momento y seguros de contar con su colaboración y compromiso,

nos despedimos de usted.

A T E N T A M E N T E

_____________________________ ____________________________ NOMBRE Y FIRMA DEL EMPRESARIO NOMBRE Y FIRMA DEL CONSULTOR

54

CAMBIOS A UN PLAN DE INSTALACIÓN

Descripción de la evidencia

Este documento tiene como objetivo registrar debidamente los

cambios que se van presentando en la puesta en marcha de un

proyecto, de manera que estos se hagan de forma ordenada.

De acuerdo con el criterio de desempeño correspondiente este

documento debe reunir los siguientes requisitos:

La descripción del cambio realizado al plan de implantación.

La aprobación del personal autorizado

Si no hubo ningún cambio se puede elaborar el documento

manifestando la no existencia de cambios o bien suponer que se

tuvieron cambios para demostrar que se sabe elaborar la evidencia.

55

Cambios a un plan de implantación

Documento propuesto de acuerdo a la CCON-0147.03

Nombre de la empresa:

Fecha del cambio:

Cambios realizados al plan de trabajo:

Impacto del cambio realizado:

Observaciones:

Aprobación del personal autorizado

Firma del empresario:

Firma del consultor:

Fecha del cambio:

Cambios realizados al plan de trabajo:

Impacto del cambio realizado:

Observaciones:

Aprobación del personal autorizado

Firma del empresario:

Firma del consultor:

56

DOCUMENTACIÓN DE LA IMPLANTACIÓN

DE UN SISTEMA DE AYUDA

Descripción de la evidencia

Esta evidencia puede estar presentada en distintas formas, su

objetivo es documentar la implantación del sistema de ayuda, ya

sea a través de documentos que muestren los reportes parciales o a

través de bitácoras de seguimiento reflejadas normalmente en

gráficas de Gantt o en rutas críticas en las que se muestran los

avances y retrasos en comparación con el plan de trabajo.

De acuerdo al criterio de desempeño correspondiente debe reunir

los siguientes requisitos:

Mostrar los avances alcanzados con relación al plan de

implantación

Mostrar las desviaciones detectadas

Mostrar las decisiones tomadas frente a las desviaciones

detectadas

57

Documentación de la implantación de un sistema

Documento propuesto de acuerdo con la CCON-0147.03

Ruta crítica para la atención a MPyMES

(horas de trabajo planeado por equipo)

Empresa:

Sede :

Fecha:

Equipo de consultores compuesto por:

Mes Mes 1 Mes 2 Mes 3

Semana 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Número de empresa en proceso de consultoría

Empresa 1 Seguimiento empresa 1

RECEPCIÓN DE LA EMPRESA

1ra visita. Levantamiento de información inicial

Visitas de entrevista

Actividades preparativas para la atención

I. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

Y RECOMENDACIÓN DE MEJORAS

Visitas para recopilación de información

Evaluación y recomendaciones por área de gestión

I.1 Mercadotecnia

I.2 Operación

I.3 Administración y finanzas

I.4 Recursos humanos

I.5 Finanzas

I.6 Impacto ecológico

58

I.7 Calidad y ética

Bosquejo de análisis FODA y definición de alternativas

de mejoras

Presentación del informe al empresario

y definición de misión, visión y valores

Priorización de recomendaciones

II. PROPUESTA DE MEJORAS

II.1 Análisis de alternativas de mejoras

II.2 Selección de alternativas con el empresario

II.3 Programa de implantación de mejoras

III. GUÍA DE IMPLANTACIÓN DE MEJORAS

IV. SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN

IV.1 Asesoría de la implantación

IV.2 Seguimiento de los avances

IV.3 Evaluación de los resultados

IV:4 Cierre del proyecto

Preparación y entrega del informe final al consultor

Formalizar carta de liberación de compromisos

Enviar informe final a coordinación programa Consultor-Itson

V. TRABAJO EN GABINETE

TOTAL DE HORAS POR SEMANA

NOTA: Los cuadros de esta ruta crítica deberán ser llenados con el número de horas de trabajo planeadas en la empresa.

FIRMA DEL

EMPRESARIO

SELLO FIRMA DEL CONSULTOR O CONSULTORES

59

Documentación de la implantación de un sistema

Documento propuesto de acuerdo con la CCON-0147.03

Ruta crítica para la atención a MPyMES

(horas de trabajo efectivo por equipo)

Empresa:

Sede :

Fecha:

Equipo de consultores compuesto por:

Mes Mes 1 Mes 2 Mes 3

Semana 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Número de empresa en proceso de consultoría

Empresa 1 Seguimiento empresa 1

RECEPCIÓN DE LA EMPRESA

1ra visita. Levantamiento de información inicial

Visitas de entrevista

Actividades preparativas para la atención

I. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

Y RECOMENDACIÓN DE MEJORAS

Visitas para recopilación de información

Evaluación y recomendaciones por área de gestión

I.1 Mercadotecnia

I.2 Operación

I.3 Administración y finanzas

I.4 Recursos humanos

I.5 Finanzas

I.6 Impacto ecológico

I.7 Calidad y ética

Bosquejo de análisis FODA y definición de alternativas

60

de mejoras

Presentación del informe al empresario

y definición de misión, visión y valores

Priorización de recomendaciones

II. PROPUESTA DE MEJORAS

II.1 Análisis de alternativas de mejoras

II.2 Selección de alternativas con el empresario

II.3 Programa de implantación de mejoras

III. GUÍA DE IMPLANTACIÓN DE MEJORAS

IV. SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN

IV.1 Asesoría de la implantación

IV.2 Seguimiento de los avances

IV.3 Evaluación de los resultados

IV:4 Cierre del proyecto

Preparación y entrega del informe final al consultor

Formalizar carta de liberación de compromisos

Enviar informe final a

coordinación del programa Consultor-Itson

V. TRABAJO EN GABINETE

TOTAL DE HORAS POR SEMANA

.

61

Los cuadros de esta

ruta crítica deberán ser llenados con el número

de horas de trabajo efectivas o reales en la

empresa. NOTA:

AVANCES ALCANZADOS

DESVIACIONES DETECTADAS

DECISIONES TOMADAS

FIRMA DEL

EMPRESARIO

SELLO FIRMA DEL CONSULTOR O CONSULTORES

62

REPORTE DE IMPLANTACIÓN DE UNA ETAPA

Descripción de la evidencia

Este documento tiene como objetivo mostrar el reporte de una de las

etapas de la implantación, deben existir tantos reportes de avance

como etapas tenga el proyecto, pero para fines de evaluación solo

se entrega uno, en el entendido de que el formato y contenido de

uno debe reflejar el formato y contenido de cada uno de los reportes

de las etapas restantes que no se presentan.

De acuerdo al criterio de desempeño correspondiente debe reunir

los siguientes requisitos:

Debe mostrar los avances de una etapa de implantación

Mencionar el periodo o etapa que reporta

El resultado esperado de esa etapa

El resultado alcanzado en esa etapa

Las desviaciones detectadas (planeado contra real)

Las decisiones tomadas sobre las desviaciones detectadas

Los recursos estimados para esa etapa

Los recursos reales empleados en la implantación

Los conocimientos y habilidades obtenidos por los participantes

Los cambios realizados contra el plan de implantación

63

Reporte de implantación de una etapa

Documento propuesto de acuerdo a la CCON-0147.03

Nombre empresa Nombre del consultor No. de reporte Periodo

Resultado esperado

Resultado alcanzado

Desviaciones detectadas y decisiones tomadas frente a estas desviaciones

Recursos planeados vs. empleados (Humanos, económicos, mat. y equipo)

Conocimientos y habilidades obtenidos por los participantes

Cambios realizados contra el plan de implantación

FIRMA DEL CONSULTOR FIRMA DEL EMPRESARIO SELLO

64

MÉTODOS DE ADMINISTRACIÓN DE

PROYECTOS

OBJETIVO

El objetivo de un proyecto se puede definir como el estado futuro

que se desea alcanzar como resultado de dicho proyecto.

Considerando el enfoque sistémico ese resultado que se obtiene se

llama producto.

PLANEACIÓN

La planeación es la etapa en la que se establecen objetivos,

estrategias y se asignan recursos para el logro de los objetivos.

PRESUPUESTO

Un presupuesto es un documento que muestra de forma anticipada

la asignación de recursos monetarios y no monetarios a un

determinado proyecto.

PROBLEMA

Cuando hay una diferencia entre la situación real y deseada de la

empresa y existe la preocupación de alguien por esta diferencia, se

puede decir que hay un problema.

65

PROCEDIMIENTO

Un procedimiento es un documento que establece el orden

cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la

realización de un trabajo repetitivo.

Dentro del procedimiento se debe establecer el propósito del mismo,

es decir, lo que se espera con la aplicación de dicho procedimiento.

Un procedimiento incluye:

El alcance

Las claves de identificación

Aprobaciones

Revisiones

Responsables

PROGRAMA

Un programa es un documento en el que se detallan las actividades

que se van a realizar especificando el tiempo necesario para

llevarlas al cabo y los recursos necesarios. Un calendario es un

programa con fechas de inicio y fin para cada actividad.

RECURSOS

Recursos humanos. El personal con que se cuenta.

Recursos materiales. Son los bienes tangibles a disposición de la

empresa.

Recursos económicos. Son los recursos monetarios propios y

ajenos de que dispone una empresa.

SEGUIMIENTO

Al final de cada proyecto se sugiere establecer una etapa de

seguimiento para dar continuidad a los cambios realizados.

66

TÉCNICAS DE CONTROL DE PROYECTOS

Las técnicas de control de proyectos permiten establecer

mecanismos que controlen el avance del proyecto de acuerdo al

plan establecido. Entre las más comunes se encuentran: CPM, PERT,

el cronograma, gráfica del Gantt, etcétera.

67

UCON-0202.03

CERRAR PROYECTOS DE CONSULTORÍA

68

RESUMEN DE EVIDENCIAS

TIPO DE

EVIDENCIA

EVIDENCIA CRITERIO QUE DESCRIBE LOS REQUISITOS

Evidencia de

producto

Reporte de evaluación

del sistema con

relación a los términos

del proyecto

Este documento debe incluir: la comparación

entre lo acordado y lo realizado, la

explicación de las diferencias entre lo

acordado y lo realizado y las propuestas de

acción respecto a las diferencias.

Reporte de evaluación

del sistema con

relación al

entendimiento de los

usuarios

Este documento debe incluir: la evaluación

del sistema en términos del aprendizaje de los

participantes y la evaluación del uso efectivo

de la solución por parte de los usuarios.

Informe de cierre del

proyecto

Este documento debe contener: los

resultados obtenidos, la aceptación del

consultante de los trabajos entregados, las

actividades llevadas a cabo durante la

implantación, las conclusiones generales

sobre el trabajo efectuado y las

recomendaciones de mejora identificadas a

partir del proyecto recién terminado.

Documento de

aceptación de la

documentación

operativa del sistema

Este documento debe describir los

documentos operativos del sistema y debe

contener la firma de aceptación del

consultante.

Evidencia de

conocimiento

Evaluación de los

resultados de un

sistema de ayuda

Cuestionario acerca de los siguientes temas:

Plan de evaluación

Comparación y análisis de datos

cuantitativos, cualitativos, de tiempo y

de costo

Desviaciones: causas y efectos

Aprendizaje de los participantes

(capacitación)

Nuevas propuestas a partir de las

desviaciones encontradas

69

REPORTE DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA

CON RELACION A LOS TÉRMINOS DEL

PROYECTO

Descripción de la evidencia

Este documento se elabora al final del proyecto con el fin de hacer y

presentar por escrito una evaluación de los resultados del sistema

implantado haciendo una comparación de los resultados esperados

contra los reales para tomar medidas que permitan hacer frente a las

desviaciones encontradas.

De acuerdo al criterio de desempeño correspondiente esta

evidencia debe reunir los siguientes requisitos:

La comparación de lo acordado y lo realizado en cuanto a

resultados del proyecto

La explicación de las diferencias encontradas

Las propuestas de acción respecto a las diferencias

70

Reporte de evaluación del sistema con relación a los términos del

proyecto

Documento propuesto de acuerdo a la CCON-0147.03

Empresa:

Consultor:

Fecha:

RESULTADO

ESPERADO

RESULTADO

REAL

DIFERENCIA

ENCONTRADA

Explicación de las diferencias encontradas

Propuestas de acción respecto a las diferencias

Firma del consultor

71

REPORTE DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA

CON RELACIÓN AL ENTENDIMIENTO DE LOS

USUARIOS

Descripción de la evidencia

Este documento se elabora el final del proyecto con el objetivo de

hacer una evaluación del sistema implantado con relación al

entendimiento de los usuarios en dos sentidos: el aprendizaje

obtenido y el uso efectivo de la solución.

De acuerdo con el criterio de desempeño correspondiente esta

evidencia debe reunir los siguientes puntos:

La evaluación del sistema en términos del aprendizaje de los

usuarios

La evaluación del uso efectivo de la solución por parte de los

usuarios

72

Reporte de evaluación del sistema con relación al entendimiento de

los usuarios

Documento propuesto de acuerdo a la CCON-0147.03

Empresa:

Consultor:

Fecha:

Evaluación del sistema en términos del aprendizaje de los usuarios

Evaluación del uso efectivo de la solución por parte de los usuarios

Firma del consultor

73

INFORME DE CIERRE DEL PROYECTO

Descripción de la evidencia

Este documento se elabora al final del proyecto para plasmar todas

las actividades realizadas a lo largo del proyecto de una manera

sintetizada. De acuerdo al criterio de desempeño correspondiente

esta evidencia debe reunir los siguientes aspectos:

Los resultados obtenidos

La aceptación del consultante de los trabajos entregados

Las actividades llevadas a cabo durante la implantación

Las conclusiones generales sobre el trabajo efectuado

Las recomendaciones de mejora identificadas a partir del

proyecto recién terminado

74

Informe de cierre del proyecto

Documento propuesto de acuerdo a la CCON-0147.03

Fecha

Nombre de la empresa: ________________________________________________

Consultor Operativo Sede

Periodo de Realización: _________________________________

Producto No. Horas del servicio*

Evaluación del desempeño y recomendación de

mejoras

Guía de implementación de mejoras

Seguimiento y evaluación

Costo acumulado por servicio: _________________

Antecedentes del Caso

Resultados obtenidos

Actividades realizadas durante la implantación

Conclusiones generales del proyecto

75

Nuevas recomendaciones de mejora

Evaluación por Área (resumen)

Estrategia Meta

Resultados

Impactos Financieros**

Concepto

Antes de la intervención

(señale periodo)

Después de la Intervención

(señale periodo)

Razones de Liquidez

Liquidez Corriente

Liquidez Acida

Razones de Operación

Rotación de Ctas por Cobrar

Rotación de Inventarios

Rotación de Ctas por Pagar

Ciclo Financiero

Razones de Rentabilidad

Rent. a Capital Contable

Rent. a Capital Social

Rent. a Activos

Rent. a Ventas

Razones de Apalancamiento

Apalancamiento

Cobertura de Activos

Otros Indicadores

Ventas mensuales

Utilidades

Empleos

76

Relación de los trabajos entregados resultado del proyecto

___________________________________ _________________________________

Firma del consultor Firma del consultante

77

DOCUMENTO DE ACEPTACIÓN DE LA

DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA

Descripción de la evidencia

Este documento tiene como objetivo servir de acuse de recibo y de

aceptación de los documentos generados a lo largo de la

implantación del sistema de ayuda. Se elabora al final del proyecto y

enlista todos los documentos generados en el proyecto y la

aceptación por parte del consultante que refleja que todos le fueron

entregados y que esta de acuerdo, en ocasiones se le llama carta

entrega-recepción.

De acuerdo al criterio de desempeño correspondiente debe reunir

los siguientes requisitos:

El listado de los documentos operativos generados en el

sistema

Firma de aceptación del consultante

78

Documento de aceptación de la documentación operativa del

sistema

Documento propuesto de acuerdo a la CCON-0147.03

Ciudad, a de de 2004 NOMBRE DEL EMPRESARIO

NOMBRE DE LA EMPRESA

DIRECCIÓN

Estimado señor:

Como es de su conocimiento, los servicios de consultoría que el

Programa CONSULTOR-ITSON le ha ofrecido durante el

periodo______________________ han concluido, de acuerdo con lo

establecido en la Propuesta de prestación de servicios firmada por

ambas partes. Por tal motivo, solicito a usted firmar de conformidad,

si quedó satisfecho con los mismos, por lo cual quedamos liberados

de cualquier compromiso posterior derivado del servicio.

Adjunto a este documento hacemos entrega de los siguientes

documentos generados como resultado del proyecto:

Documento 1

Documento 2

Documento 3

Documento n

Sin otro particular, quedamos a sus órdenes.

____________________ _____________________

Consultor de Negocios Consultor operativo

_________________________

Empresario

79

EVALUACIÓN DE LOS RESULTADOS DE UN

SISTEMA DE AYUDA

EVALUACIÓN FINAL DE UN PROYECTO

La evaluación de un proyecto consiste en comparar los resultados

reales contra los planeados. Si se presentan desviaciones se deben

establecer medidas correctivas. Cuando se analiza el costo beneficio

estamos hablando de una evaluación económica.

PLAN DE EVALUACIÓN

Es el documento donde se muestra la forma en que se realizará el

proceso de evaluación de los resultados del proyecto.

Busca evaluar resultados cuantitativos, cualitativos, de tiempo y de

costo, con el fin de determinar desviaciones para poder proponer

recomendaciones de mejora posteriores al fin de la implantación del

sistema de ayuda.

CAPACITACIÓN

La capacitación es un proceso a través del cual se transmiten

conocimientos a una persona.

Al final del proyecto se debe evaluar el aprendizaje de los

participantes en dos vertientes: los conocimientos adquiridos y las

habilidades desarrolladas.

80

CONCLUSIONES

Hasta este momento hemos concluido el recorrido por las evidencias

de la norma CCON-0147.03 Consultoría General.

Esperamos que esta guía te auxilie en este nuevo reto de presentar la

evaluación con fines de certificación de competencia laboral como

consultor general. Tú puedes lograrlo. Te recuerdo que si necesitas

ayuda acudas a tu consultor de negocios o tutor, que estamos

seguros podrán apoyarte.

Te deseamos el mayor de los éxitos en esta actividad.

Programa Consultor-Itson

Instituto Tecnológico de Sonora