ACUERDO ADMINISTRATIVO 11 -2017

EL REGISTRADOR GENERAL DE LA PROPIEDADMsc. Elmer Erasmo Beltetón Morales

CONSIDERANDO

Que es necesario adoptar las medidas necesarias para el buen funcionamiento delRegistro General de la Propiedad, ejerciendo para el efecto las potestadesadministrativas relacionadas con el manejo eficiente de los recursos financieros delRegistro.

CONSIDERANDO

Que debido a las necesidades que surgen de manera imprevista para adquirir bienes y/oservicios que requieren las diferentes dependencias de la Institución y que por lanaturaleza del gasto no pueden esperar el trámite normal de pago mediante cheque, ola generación de la orden de compra y Comprobante Único de Registro -CUR-, esnecesario crear el mecanismo adecuado para atender en forma oportuna losrequerimientos que se presentan.

POR TANTO:

En Ejercicio de las funciones que le confiere el Articulo 27 del Reglamento de losRegistros de la Propiedad, Acuerdo Gubernativo 30-2005; de fecha 27 de Enero del2005;

ACUERDA:

Aprobar el Reglamento de Caja Chica Sede Central yOficinas de Servicios Regístralesdel Registro General de la Propiedad.

TITULO I:

DISPOSICIONES GENERALES

ARTICULO 1. APROBACIÓN DEL REGLAMENTO DE CAJA CHICA SEDECENTRAL Y OFICINAS DE SERVICIOS REGISTRALES DEL REGISTRO GENERALDE LA PROPIEDAD. Se aprueba el contenido de los documentos denominados:

GUATEMALA

Reglamento de Caja Chica Sede Central y Oficinas de Servicios Regístrales del RegistroGeneral de la Propiedad, el cual consta de diez (10) hojas.

ARTICULO 2. DEL FONDO DE CAJA CHICA SEDE CENTRAL Y OFICINAS DE

SERVICIOS REGISTRALES. Se aprueba un Fondo para Caja Chica por un monto deSESENTA Y DOS MIL QUINIENTOS QUETZALES EXACTOS (Q 62,500.000)como Instrumento de ejecución del presupuesto de Egresos para el Ejercicio Fiscal dosmil diecisiete.

ARTICULO 3. DISTRIBUCIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA SEDE CENTRAL YOFICINAS REGISTRALES. El Fondo de Caja Chica Sede Central y Oficinas Regístralespor valor de SESENTA Y kDOS MIL QUINIENTOS QUETZALES EXACTOS (Q62,500.000) se distribuye de la siguiente manera:

NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA MONTO

APROBADO Q.Caja Chica Departamento de Tesorería 20,000.00Caja Chica Departamento dé Compras y Adquisiciones 30,000.00Caja Chica Dirección Administrativa 10,000.00Caja Chica Oficina de Servicios Regístrales de Escuintia 500.00Caja Chica Oficina de Servicios Regístrales de Cobán 500.00Caja Chica Oficina de Servicios Regístrales de Estanzuela 500.00Caja Chica Oficina de Servicios Regístrales de Petén 500.00Caja Chica Oficina de Servicios Regístrales de Jutiapa 500.00TOTAL FONDO DE CAJAS CHICAS SEDE CENTRAL YOFICINAS DE SERVICIOS REGISTRALES

62,500.00

ARTICULO 4. LIMITE EN CUANTIA DE GASTOS PAGADOS CON CAJA CHICA. Losfondos de caja chica se utilizarán para cubrir erogaciones menores, dichos pagos de losfondos de caja chica no podrán exceder de las siguientes cantidades: Departamento deTesorería hasta Q 5,000.00; Departamento de Compras y Adquisiciones hasta Q10,000.00; Secretaria Administrativa hasta Q 2,000.00 y Oficinas de ServiciosRegístrales hasta Q 200.00; montos que incluyen el Impuesto al Valor Agregado y seutilizará para atender gastos que no pueden atenderse por almacén y proveeduría y quesean necesarios para el buenfuncionamiento del Registro General de la Propiedad yquelos mismos no ameriten el procedimiento normal de compras.

ARTICULO 5. LIQUIDACIÓN YREPOSICIÓN DE LA CAJA CHICA. El responsabledel manejo de Caja Chica, deberá liquidar los comprobantes de gastos en formasemanal, o al haberse agotado el 50% del fondo asignado, y se deberá presentar losiguiente:

1. Formulario de liquidación de caja chica, y el formulario FR032. Listado de gasto con los documentos de legitimo abono y documentación de

soporte, habiendo colocado el sello con la leyenda "Pagado con caja chica" a susfacturas correspondientes.

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GUATEMALA, C. A- q

' formulario™J^ liquidación final de caja chica. Las diferentes Cajas Chicasdeberán liquidarse en el Departamento de Tesorería amás tardar el primer día hábil de

segunda seniana de diciembre de cada año, mediante la presentación decomprobantes, yde existir saldo en efectivo aesa fecha, deberán depositarlo ala cuentabancana autorizada por Tesorería, con excepción del Departamento de Compras yAdquisiciones yel Departamento de Tesorería quienes liquidarán sus fondos en latercera semana del mes indicado.

ARTICULO 7. FISCALIZACIÓN. La fiscalización de los fondos de Caja Chica estará acargo de la Unidad de Auditoria Interna, quien será la encargada de velar porque se

R^^istrafer Central yOficinas de Servicios^ElieUUOJ PUBLICACIÓN. El presente Acuerdo Administrativo yel Reglamento deCaja Chica Sede Central yOficinas de Servicios Regístrales deben ser publicados en lapagina oficial institucional mediante la Unidad de Acceso a la Información Pública siendocompetencia del Despacho del Registrador Sustituto el cumplimiento de formainmediata.

ARTICULO 9. NOTIFICACIÓN. Notifíquese a: a) Dirección Financiera; b) JefeDepartamento de Contabilidad; o) Jefe Departamento de Tesorería d) JefeDepartamento de Presupuesto e) Encargados de las Oficinas Regístrales f)Secretaría Administrativa g) Jefe Departamento de Compras yAdquisiciones h) AuditoríaIntema yotros que se considere pertinente para el fiel cumplimiento del presente AcuerdoAdministrativo.

ARTICULO 10. VIGENCIA. El presente Acuerdo Administrativo surte sus efectos apartirde la fecha de su aprobación hasta el treinta yuno de diciembre de dos mil diecisiete.

Dado en la ciudad de Guatemala, el dieciséis de marzo dedos mil diecisiete.

íWíí. llmr Imm'Báetón MoráisRegistrador General

Registro General ae la Propiedad

GU^TEM^LA, C. A.

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GUATEM.'UA, c.a

REGLAMENTO DE CAJA CHICASEDE CENTRAL YOFICINAS DE SERVICIOS REGISTRALES

DEL REGISTRO GENERAL DE LA PROPIEDAD

CAPITULO IAUTORIZACIÓN YNATURALEZA DE LA CAJA CHICA

Artículo 1. Autorización de la Caja Chica. La Dirección Financiera podráautonzar una o mas Cajas Chicas cuando le sean solicitadas por las Unidades oDirecciones del Registro General de la Propiedad que se encuentren debidamentejustificadas, para lo cual se emitirá la Resolución correspondiente.

Artículo 2. Naturaleza del Fondo. Los fondos a través de la Caja Chicaautorizadas constituyen recursos para cubrir emergencias, eventualidades ygastosque por la cuantía sean menores.

CAPITULO II

OPERATORIA DE CAJA CHICA

Artículo 3. Custodia y manejo de la Caja Chica. La Caja Chica estará bajo laresponsabilidad de los empleados asignados para el efecto, así como del jefeinmediato, quienes serán los responsables de velar por el buen manejo de losfondos, y de la debida aplicación del presente Reglamento. Asimismo deberáninformar a la Dirección de Recursos Humanos los nombres de las personas quefiguran como responsables al momento de la asignación del Fondo de Caja Chicapara que se proceda al descuento de la Fianza de Fidelidad correspondiente.

Artículo 4. Límite en cuantía de gastos pagados con Caja Chica. Los fondosde Caja Chica se utilizarán para cubrir erogaciones menores, dichos pagos de losFondos de Caja Chica no podrán exceder de las siguientes cantidades-Departamentos de Tesorería hasta Q 5.000.00; Departamento de Compras yAdquisiciones hasta Q10.000.00; Dirección Administrativa hasta Q2.000.00 yOficinas de Servicios Regístrales hasta Q200.00; montos que incluye el Impuestoal Valor Agregado y se utilizará para atender gastos menores por servicios nopersonales, materiales y suministros, así como para gastos que no puedanatenderse por almacén y proveeduría y que sean necesarios para el buenfuncionamiento del Registro General de la Propiedad, yque los mismos no ameritenel procedimiento normal de compras.

í^fciilo 5. Responsables del manejo del Fondo. Los directores, funcionarios, yempiezos que tengan participación en el proceso del manejo de los fondos de

deberán velar por la óptima ejecución de las asignacionesni IATíTm _ — I

presupuestarias aprobadas, yserán responsables de su correcta administracióntransparencia ycalidad del gasto; por consiguiente, todo gasto crctroo «ipresupuesto de su área, deberá ser debidamente valiLd^y ZbaTo de

^"•ector, funcionario oempleado del área que correspondaLnto H '"'"unciera realice el trámite de pago que corresponda'Dentro de los participantes de este proceso se encuentran.

a.

b.

El Solicitante: Tiene la obligación de realizar la compra del bien oservicios

del plazo yde la forma en que se establecen en el presente Reglamento.

Los Funcionarios que autoricen la Solicitud y el Vale: Tienen laobligación de velar porque se mantenga la disponibilidad necesaria yderecursos para efectuar las compras necesarias. Así como el irrestrictocumplimiento de los pagos y requisitos que establece el presenteReglamento.

c. El encargado del fondo: Es el obligado de velar porque se mantenga ladisponibilidad necesaria de recursos para efectuar las compras menores ycompras urgentes que sean requeridas. Se encuentra obligado a observarlo dispuesto en el articulo trece (13) del presente Reglamento. Asi mismodeberá venficar cada solicitud para vale o liquidación, a través de estemecanismo a efecto de verificar la validez de la solicitud, yel carácter deemergente de menor cuantía.

CAPITULO tilINTEGRACIÓN YMANEJO DEL FONDO DE CAJA CHICA

Artículo 6. Integración de las Caja Chica. La Caja Chica estará integrada en todomomento por efectivo y/o documentos de legítimo abono (facturas y/o valesdebidamente autorizados, cheques de reintegro pendientes de cobrar.)

Artículo 7. Gastos Autorizados. Se podrá solicitar siempre que sean montosmenores o emergentes: materiales, suministros o pago de servicios no personalesprevio a la autorización de compra mediante Caja Chica, el solicitante deberáverificar la disponibilidad presupuestaria, y deberá observar lo dispuesto en elartículo catorce (14) del presente Reglamento

Artículo 8. Utilización exclusiva de vales. Los vales de Caja Chica para efectuarcompras autorizadas, deberán ser utilizados exclusivamente para el fin con el quefueron solicitados, y deberán llenarse de conformidad al Anexo I.

Artículo 9. Anulación de Vales. Cuando se requiera la anulación de un vale, se.^^^faiber^olicitar en forma escrita al encargado de la Caja Chica. Dicha solicitud

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deberá estar firmada por el solicitante yel funcionario que autorizó, indicando elmotivo de la anulación.

Articulo 10. Plazo para liquidación de ios vales. Los vales deberán liquidarsedentro del plazo de dos dias hábiles, contados a partir del día liábil inmediatoSiguiente a la fecha en que se entrega el efectivo.

De no cumplirse con la liquidación dentro del plazo estipulado, el solicitante sesujetará a las sanciones establecidas en el capítulo Vdel presente Reglamento.

Al realizarse la liquidación del vale de Caja Chica mediante la entrega de losdocumentos de legitimo abono, el solicitante deberá exigir que le seaentregado el vale debidamente cancelado.

Artículo 11. Requisitos de las facturas. Se deberá verificar que las facturascorrespondan a la solicitud y al vale correspondiente, y deberán contener lossiguientes requisitos:

1. Que seencuentren emitidos a nombre del Registro General de la Propiedad,Zona Central.

2. Que contengan el número de identificación tributaria -NIT- 775643-7 delRegistro General de la Propiedad.

3. La dirección del Registro, debiéndose consignarse; 9na. Avenida 14-25Zona 1o bien Ciudad, o Guatemala o el lugar donde se realice la compra.

4. Que especifique el régimen tributario a que este sujeto el proveedor.

5. Que especifique el bien o servicio adquirido, así como el monto de la compraen números y letras, (cuando corresponda)

6. Que se consigne la frase o sello de "cancelado".

7. Que se adjunte recibo de caja en caso de facturas cambiarias.

8. Que se razone el documento O'ustificación de la compra) con firma delsolicitante, el jefe superior inmediato y el Director del área.

9. Que se asigne la estructura presupuestaria por parte del Departamento dePresupuesto para garantizar la disponibilidad presupuestaria.

10.Adjuntar a la liquidación, constancia de ingreso al almacén para el caso debienes o en el caso de servicios nota de conformidad de aceptación delservicio.

/^M1.ToiTÍtí;^^en cuenta que si la compra se realiza a Pequeño Contribuyente y la/íp^^^mis^m '̂Wede la cantidad de Q2,500.00 por factura se le tendrá que retener

GUATEI^iAI>>, C. A. ^ ,

el IVA correspondiente, debiendo adjuntar la constancia de retencióncorrespondiente.

CAPITULO IVLIQUIDACIÓN YREPOSICIÓN DE LA CAJA CHICA.

rCa"iL°ChL'"l"h''"',°" * El responsable del manejode Caja Chica, deberá liquidar los comprobantes de gastos en forma semanal oalhaberse agotado el 50% del fondo asignado. Se deberá presentar lo siguiente:

1. Formulario de liquidación de Caja Chica., yel formulario FR03(ver anexo 2)

2. Listado de gasto con los documentos de legitimo abono ydocumentación de soporte, habiendo colocado el sello con laleyenda Pagado con Caja Chica", a las facturas correspondientes.

3. Identificación de la afectación presupuestaria de cada gasto dentrodel formulario de liquidación de Caja Chica

El formulario de Liquidación de Caja Chica yla documentación correspondiente seráentregado al encargado del fondo rotativo en el Departamento de Tesorería parasu revisión y proceso de autorización, posteriormente se emitirá el chequecorrespondiente para el reintegro del fondo de Caja Chica.

Para proceder a la liquidación, tendrá que solicitar usuario en el sistemaGuatecompras, al Departamento de Compras y Adquisiciones, para que puedagenerar el número de publicación guatecompras -NPG-, el cual se utilizará paraidentificar todas las publicaciones por compras efectuadas por caja chica, las cualesdeben ser registradas en Guatecompras.

¿Qué son las publicaciones NPG? Son todas las compras y contratacionesrealizadas por entidades públicas yorganizaciones no gubernamentales, reguladaspor la Ley de Compras yContrataciones ysus reformas, artículos 43, 45 y54, dondeestablece hacer compras de forma "directa", casos por excepción o procedimientosespeciales de entidades no gubernamentales que no requieren de un "concursopúblico".

¿Cómo se utiliza el NPG para liquidar Caja Chica? Se ingresa a la páginahttp://www.quatecomDras.at/. ven autenticarse ingresar el usuario ycontraseña queel Departamento de Compras y Adquisiciones proporcione.

Seleccionar la modalidad de Compra Directa ya que todavía Guatecompras no tieneimplementado la modalidad de baja cuantía, según artículo 36 al 40 de la Ley deCompras y Contrataciones.

Se colocan los datos que solicita el sistema de la factura, sevalida yel número queapuntarloal dorso de cada factura, este proceso debe hacerse factura

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ComL ?h'̂ autorizada por Tesorería, con excepción del Departamento deCompras yAdquisiciones yel Departamento de Tesorería quienes liquidarán susfondos en la tercera semana del mes indicado

CAPITULO VREGIMEN SANCIONATORIO

Articulo 14. Sanciones. Con el objeto de regular yhacer eficiente el uso de losrecursos disponibles, a través de los fondos autorizados mediante Caja Chica sevelara por el cumplimiento del presente Reglamento imponiéndose las sancionesrespectivos por su incumplimiento.

Las pereonas aquien se le haya emitido un vale de Caja Chica, deberá liquidarlodentro del plazo estipulado en el articulo diez (10) del presente Reglamento Encaso de incumplimiento, el encargado de la Caja Chica enviará por escrito lasolicitud de reintegro total del fondo otorgado, el cual deberá ser reintegrado dentrode las veinticuatro (24) horas siguientes de recibida la notificación.

Si el solicitante no realiza el reintegro en el plazo indicado al final del párrafo anteriorse informará a la Dirección de Recursos Humanos para que realicen el descuentoen la nomina correspondiente al pago siguiente. En caso de reincidencia en elincumplimiento de liquidaciones de Caja Chica, se prohibirá su autorización acriteriodel encargado de Caja Chica.

Articulo 15. Prohibiciones. Se prohibe utilizar fondos de Caja Chica para lossiguientes casos;

1. Para la compra de suministros, bienes o insumos existentes en almacényproveeduría, salvo emergencia debidamente justificada yautorizada porel Director o jefe de Área.

2. Para compras de combustible o lubricantes, salvo emergenciadebidamente justificada yautorizada por el Director o jefe de Área.

3. Cualquier bien de Propiedad, Planta yEquipo oque por su naturaleza seasusceptible de registro en el inventario, a excepción del Departamento de

^Compras yAdquisiciones a quien se le autoriza realizar compras en este''^cepto hasta por la cantidad de Q10,000.00 incluido el IVA

4. Pagos recurrentes susceptibles de proceso normal de compra yprogramadas dentro del Plan Anual de Compras.

Artículo 16. Fiscalización. La fiscalización de los fondos de Caja Chica estará acargo de la Unidad de Auditoría, quien será la encargada de velar porque serespetey se cumpla el presente Reglamento.

Artículo 17. Vigencia. El presente Reglamento entra envigencia inmediatamente.

Dado en la ciudad de Guatemala, el dieciséis de marzo de dos mil diecisiete.

Registrador GeneralRegistro General de ia Propiedad

ACHOV , GUATEMALA, C. A