consideraciones para presentación de la...
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Consideraciones para presentación de
la propuesta
Fuentes:
• Information Technology Project Management, Fifth Edition,
Copyright 2007
• PMBOK, Cuarta edición
Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes
Objetivos
Presentar los pasos generales que se siguen para hacer contratación
Comprender la importancia de la gestión para hacer contratación de
proyectos y el uso creciente de la subcontratación para proyectos de
tecnología de la información
Comprender el proceso de solicitar respuestas del proveedor y la
diferencia entre las propuestas y las ofertas
Indicar los entregables que se esperan al hacer la propuesta, criterios para evaluar los proveedores, criterios para evaluar las propuestas y seleccionar al ganador
Mostrar los soportes que se pueden usar como base del trabajo
Ver la importancia de una buena administración del contrato
Describir el proceso de cierre del contrato
Sobre el trabajo a realizar
Plan gestión para la
contratación
Planificación estratégica
Estudios previos
SOW
Análisis FODA
Solicitar presupuesto
Solicitar propuesta
Términos de referencia
Seleccionar proveedores
Oferta / Propuesta
Criterios calificación
Ponderación
Cumplimiento Experiencia Organización Equipos Plazo Precio Jurídica
Técnica Económica
Evaluar Seleccionar ganador Selección objetiva
Cronograma
Calidad
Riesgos
Compras Contrato Pólizas
Recursos humanos
Presupuesto
Materiales
Normas
Legislación
Medio Ambiente
Objeto Limitaciones Condiciones
Costos
* SWOT analysis: Analyzing Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats * FODA Análisis de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas
* SOW Statement Of Work - Enunciado del trabajo
Plan de gestión para la contratación
Describe cómo serán gestionados los procesos para la contratación,
desde la elaboración de documentación para realizar los términos de
referencia hasta la terminación en un contrato.
El contenido varía en función de las necesidades del proyecto
Planificar la contratación Identificar las necesidades
Determinar qué contratar, cómo, cuándo, cuánto, a quién, condiciones, recursos, riesgos
Implica la preparación de varios documentos, necesarios para que los potenciales proponentes preparen sus respuestas y para establecer los criterios de evaluación para la adjudicación del contrato
Solicitud de propuesta (RFP Request For Proposals)
Se utiliza para solicitar propuestas de posibles proponentes de productos o
servicios
Una propuesta es un documento preparado por un proveedor cuando existen diferentes
enfoques para satisfacer las necesidades del comprador
Solicitud de presupuesto (RFQ Requests For Quotes)
Se utiliza para solicitar presupuestos u ofertas de precio a posibles
proveedores de productos o servicios comunes o estándar
La oferta, también llamada cotización, es un documento preparado por los proveedores
proporcionando los precios de los artículos que ha definido el comprador
Proceso de selección de proponentes
Usualmente las organizaciones hacen una evaluación inicial y
después crean una lista más corta de proponentes potenciales para
su futura invitación/evaluación
Los proponentes en la lista corta usualmente realizan una oferta final
(BAFO Best And Final Offer)
La salida final es un contrato firmado por el comprador y el
proponente(es) seleccionado(s)
Criterios de calificación de propuestas
Se incluyen a menudo como parte de los documentos de solicitud
de propuestas
En muchas oportunidades se limita al precio de compra
Otros criterios (lista parcial): Comprensión de la necesidad
Costo total
Capacidad técnica
Riesgo
Garantía
Capacidad financiera
Capacidad de producción
Tamaño y tipo de negocio
Desempeño pasado de los proponentes
Referencias
Derechos de propiedad intelectual
Derechos de propiedad exclusiva
Enunciado del trabajo (SOW*)
Enunciado del trabajo relativo a la Adquisición (SOW)
Descripción narrativa de los productos o servicios que deben ser suministrados
Define los artículos que se van a comprar o adquirir
Es un tipo de declaración de alcance
Un buen SOW da a los participantes en una licitación una mayor comprensión de las
expectativas del comprador
* SOW Statement Of Work
Plantilla de SOW*
I. Enunciado del trabajo: Describe el trabajo a ser realizado. Especifica el
hardware y software involucrado y la naturaleza exacta del trabajo
II. Ubicación del trabajo: Describe donde será realizado el trabajo y la ubicación de
hardware y software
III. Periodo de realización: Especifica cuando se espera que comience y termine el
trabajo, horas de trabajo, número de horas por semana, cuando debe ser realizado
el trabajo e información relacionada con el cronograma.
IV. Cronograma de entregables: Lista los entregables, los describe en detalle y
especifica cuando serán terminados
V. Estándares aplicables: Especifica estándares relevantes para la realización del
trabajo
VI. Criterios de aceptación: Describe como el comprador determinará si el trabajo
es aceptable
VII. Requerimientos especiales: Especifica requerimientos especiales como
certificaciones de hardware o software, minimo grado de experiencia del personal,
requerimientos de viajes, etc
* SOW Statement Of Work
Planeación Estratégica y Selección del Proyecto
La planificación estratégica consiste en determinar los objetivos a
largo plazo, la predicción de tendencias futuras, y la proyección de la
necesidad de nuevos productos y servicios
Las organizaciones suelen realizar un análisis FODA*
Análisis de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas
Como parte de la planificación estratégica, las organizaciones:
Identifican proyectos potenciales o posibles proyectos
Utilizan métodos realistas para seleccionar en qué proyectos trabajar
Formalizan la iniciación del proyecto mediante la elaboración del Acta de
constitución del proyecto
* SWOT analysis: Analyzing Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats
Solicitar respuestas a los proponentes
Decidir:
A quién(es) invitar
Prepararles la documentación pertinente
Qué se espera como respuesta
Propuestas
Ofertas
Las organizaciones pueden anunciar la adquisición de bienes y
servicios de varias maneras
Ir al proveedor preferido
Buscar varios proveedores potenciales
Publicar en medios que frecuenten los posibles proveedores
Invitar a una conferencia a los posibles oferentes (esto puede ayudar a
aclarar las expectativas del comprador)
Plantilla de solicitud de propuesta
I. Propósito del RFP*
II. Antecedentes de la organización
III. Requerimientos básicos
IV. Entorno de hardware y software
V. Descripción del proceso de solicitud de propuestas
VI. Estado del trabajo e información del cronograma
VII. Posibles apéndices
A. Descripción general del sistema actual
B. Requerimientos del sistema
C. Volumen y tamaño de datos
D. Contenido requerido de la respuesta del vendedor al RFP*
E. Ejemplo del contrato
* RFP Request For Proposal
Criterios de evaluación de propuestas
Es importante establecer los criterios de evaluación, y las
preferencias, antes de hacer una solicitud formal de Solicitud de
propuesta o Solicitud de presupuesto (RFP o RFQ)
Se debe tener mucho cuidado con las propuestas que se ven bien en
el papel
No hay que olvidar evaluar ciertos factores, tales como el rendimiento
en el pasado y el enfoque de la gestión
Se puede pedir/exigir una presentación técnica, como parte de una
propuesta
Ejemplo de hoja de evaluación de propuestas
Propuesta 1 Propuesta 2 Propuesta 3
Criterio Peso Evaluación Puntaje Evaluación Puntaje Evaluación Puntaje
Enfoque
técnico
30%
Enfoque a la
gestión
30%
Rendimiento
pasado
20%
Precio 20%
Total 100%
Selección de proveedores
También se conoce como selección de fuente
Involucra:
Evaluar propuestas u ofertas de los proveedores
Escoger la mejor
Negociar el contrato (si hay lugar para ello)
Adjudicar el contrato
Contratos
Contrato
Acuerdo vinculante para las partes en virtud del cual el proveedor se
obliga a proveer los productos, servicios o resultados especificados, y
el comprador se obliga a proporcionar dinero o cualquier otra
contraprestación válida
Los contratos pueden aclarar las responsabilidades y agudizar el
enfoque en resultados clave de un proyecto
Debido a que los contratos son jurídicamente vinculantes, hay mayor
responsabilidad para la entrega del trabajo como se indica en el
contrato
Una tendencia reciente en outsourcing es el aumento de tamaño de
los contratos
Cláusulas del contrato
Los contratos deben incluir cláusulas específicas para tener en
cuenta temas únicos del proyecto
Puede exigir pagos diferentes para experiencia laboral y educacional
diferente
Una cláusula de terminación es una cláusula contractual que
permite al comprador o proveedor terminar el contrato
En los contratoss también hay tener en cuenta asuntos de seguridad,
incluyendo la protección de la propiedad intelectual, la integridad de
los datos y la fiabilidad de la infraestructura de los centros
extraterritoriales
Tipos de contratos
Hay diferentes tipos de contratos, que serán más o menos
apropiados en diferentes situaciones
Contrato de precio fijo o suma global: implica un precio total fijo para
un producto bien definido Contratos de precio fijo cerrado
Contratos de precio fijo más honorarios con incentivos
Contratos de precio fijo con ajuste económico de precio
Contrato de costo reembolsable: implica el pago (reembolso) al
proveedor de sus costos reales, más un honorario que, por lo general,
representa la ganancia del proveedor Contrato de costo más honorarios fijos
Contrato de costo más honorarios con incentivos
Contrato de costo más honorarios por cumplimiento de objetivos
Contrato por tiempo y material: son un tipo híbrido de acuerdo
contractual que contiene aspectos tanto de los contratos de costos
reembolsables como de los contratos de precio fijo
Punto de asunción Total
Punto de Asunción Total (PTA Point of Total Assumption )
Costo en que el contratista asume la responsabilidad total por cada peso
adicional del costo del contrato
Los contratistas no quieren llegar al punto de asunción total, porque les
duele económicamente, así que tienen un incentivo para prevenir los
sobrecostos
Cálculo del PTA:
PTA = (precio máximo - precio objetivo) / relación_comprador_proveedor + costo objetivo
Contrato de costo reembolsable
Costo más honorarios fijos (CPFF Cost Plus Fixed Fee).
Al proveedor se le reembolsan todos los costos autorizados para
realizar el trabajo del contrato y recibe honorarios fijos calculados
como un porcentaje de los costos estimados al inicio del proyecto. El
monto de los honorarios no varía con los costos reales a menos que
se modifique el alcance del proyecto
Costo más honorarios con incentivos (CPIF Cost Plus Incentive
Fee). Al proveedor se le reembolsan todos los costos autorizados para
realizar el trabajo del contrato, recibe un honorario predeterminado y
una bonificación de incentivo, dependiendo del logro de ciertos
objetivos de rendimiento establecidos en el contrato
Costo más honorarios por cumplimiento de objetivos (CPAF Cost
Plus Award Fee) Al proveedor se le reembolsan todos los costos
legítimos, pero la mayor parte de los honorarios es obtenida
basándose sólo en la satisfacción de cierto criterio subjetivo general
de desempeño definido e incorporado dentro del contrato
Tipos de Contrato vs Riesgo
Riesgo del Comprador
Riesgo del Proveedor
Alto
Alto
Bajo
Costo más
porcentaje
del costo
(CPPC)*
Costo más
honorarios
fijos
(CPFF)
Costo más
honorarios
con incentivos
(CPIF)
Incentivo
de precio fijo
(FPI)
Precio fijo
cerrado
(FFP)
Bajo
*CPPC Cost Plus Percentaje Cost. Se paga una cuota que se eleva a medida que aumentan los costos del
contratista.
Administrar el contrato
Para asegurar que el desempeño del proveedores cumple con los
requisitos contractuales
Los contratos son relaciones jurídicas, por lo que es importante que los
profesionales del derecho y la contratación se involucren en la realización
y la administración de los contratos
Sugerencias para el control de cambios en
contratos Los cambios en cualquier parte del proyecto deben ser revisados,
aprobados y documentados por las mismas personas y de la misma
manera que fue aprobada la parte original del plan
La evaluación de cualquier cambio debe incluir un análisis de
impacto, ¿cómo el cambio va a afectar el alcance, tiempo, costo y
calidad de los productos o servicios que se prestan?
Los cambios deben ser documentados por escrito, los miembros del
equipo del proyecto también deben documentar todas las reuniones
importantes y las llamadas telefónicas
Sugerencias para el control de cambios en
contratos (continúa)
Los gerentes de proyecto y los equipos deben mantenerse en contacto
para asegurarse de que el nuevo sistema satisface las necesidades
del negocio y del trabajo, en un entorno operativo
Tener planes de respaldo
Usar herramientas y técnicas, tales como
Tener un sistema de control de cambios del contrato
El comprador puede llevar a cabo revisiones de desempeño, inspecciones y
auditorías, …
Cierre del contrato
Involucra completar y liquidar el contrato y resolver cualquier tema
abierto
El equipo del proyecto debe:
Determinar si todo el trabajo se cumplió correctamente y en forma
satisfactoria
Actualizar los registros de los resultados finales
Archivar la información para uso futuro
El contrato siempre debe incluir los requisitos para la aceptación
formal y cierre