consejos en la administraciÓn y finanzas de las escuelas
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CONSEJOS EN LA CONSEJOS EN LA ADMINISTRACIÓN Y ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DE LAS FINANZAS DE LAS
ESCUELASESCUELAS
OBJETIVO DE LA PRESENTE EXPOSICIÓNOBJETIVO DE LA PRESENTE EXPOSICIÓN
Mostrar las técnicas de dirección empleadas Mostrar las técnicas de dirección empleadas por la Sociedad de Desarrollos por la Sociedad de Desarrollos Educacionales, para otorgar una educación Educacionales, para otorgar una educación de calidad en una excelente infraestructura, de calidad en una excelente infraestructura, a través del empleo de la correcta eficiencia a través del empleo de la correcta eficiencia administrativaadministrativa
¿POR QUÉ NACE ESTE PROYECTO?
• Gran brecha entre los colegios del segmento socio económico alto y los de nivel bajo
• Es posible otorgar una educación de calidad en una excelente infraestructura si se logra la correcta eficiencia administrativa
• Nuestro primer paso fueron los colegios Pumahue, con una colegiatura aproximada a los $100.000 mensuales
• A continuación desarrollamos los colegios Manquecura con colegiaturas de $75.000
• Actualmente estamos estudiando avanzar a otros segmentos con colegiaturas más bajas.
• Colegios Subvencionados
• Colegios Particulares Pagados
• Colegios de Financiamiento Compartido
Proceso Formal de Planificación Estratégica
• Modelo coherente, unificador e integrativo.
• Revela el propósito organizacional en términos de objetivos medibles a mediano y largo plazo, los programas de acción y prioridades en la asignación de recursos.
• Prioriza las actividades de la organización.• Intenta lograr una ventaja sostenible a
largo plazo en cada uno de sus colegios, respondiendo adecuadamente ante las amenazas y oportunidades en el entorno, y las fortalezas y debilidades de la organización.
• Abarca todos los niveles jerárquicos de la firma (corporativo, operativo y funcional)
• Define la naturaleza de las contribuciones económicas y no económicas que se propone hacer a sus grupos asociados.
• Ayuda a unificar las directrices de la matriz con los colegios.
• Mejora notoriamente la segmentación de la organización.
• Introduce una disciplina de pensamiento a largo plazo.
• Define claramente los objetivos, indicadores que se emplearán para su medición, plazos asociados y responsables de su consecución.
• Es un recurso educacional y una oportunidad para llevar a cabo interacciones personales múltiples y negociaciones a todo nivel.
METODOLOGÍA APLICADA• Definición de la misión actual de la organización (ámbitos del negocio e
identificación del producto/mercado).
• Escrutinio interno (Desempeño pasado y proyecciones futuras, evaluación de los factores críticos de éxito, evaluación de la posición competitiva, definición de fortalezas y debilidades básicas)
• Análisis del medio externo (desempeño pasado y proyecciones futuras, evaluación de productos y mercados, identificación de oportunidades y amenazas)
• Formulación de una estrategia de negocios (conjunto de planes de acción en un horizonte de tres años evaluados anualmente)
• Definición de Indicadores de Gestión
MISIÓN
Ser una empresa líder en el mercado educacional chileno, orientada a crear y administrar colegios de nivel socioeconómico medio, con un sólido proyecto educativo basado en la formación valórica y excelencia académica, la cual sustenta su éxito en:
•Excelencia Educacional
•Tamaño
•Solidez Económica y Financiera
•Eficiencia
FORTALEZAS Y DEBILIDADES
• FortalezasApoyo de institución de
reconocido prestigio y tamaño
Capacidad financiera para enfrentar el desarrollo
• DebilidadesPoca experiencia y
tradición como educadores
Marca desconocida
OPORTUNIDADES Y AMENZAS
• OportunidadesBuena información de
desarrollos inmobiliarios
Demanda insatisfecha en ciertos niveles
Parte de la competencia está atomizada
• AmenazasCreciente competencia
de actores institucionales de prestigio y tamaño
• Estrategia Académica: Generar elementos diferenciadores en nuestros colegios: en programas educacionales, presentación, metodología, comunicación y otras áreas.
• Estrategia Financiera: Eficiencia financiera, presupuesto de capital, manejo del patrimonio neto y política de dividendos, financiamiento de deudas (corto, mediano y largo plazo), manejo del capital de trabajo, manejo del riesgo, manejo de la relación con la comunidad financiera, organización e infraestructura de gestión.
• Estrategia de Recursos Humanos: Gestión del recurso humano, selección y promoción, evaluación del desempeño, recompensas, desarrollo gerencial, clima organizacional, organización e infraestructura de gestión.
• Estrategia Informática: Oportunidades de introducción de nuevas tecnologías, modalidades de adquisición, estrategia horizontal de la tecnología, proyectos (selección, evaluación, asignación de recursos y control), organización e infraestructura de gestión.
• Estrategia de marketing: Inteligencia sobre el marketing, definición y análisis de mercados, estrategia de servicios, desarrollo e introducción de nuevos servicios, estrategias de promoción y publicidad, organización e infraestructura de gestión.
ÁREAS ESTRATÉGICAS
BALANCE SCORECARD
FINANCIERAFINANCIERA
INNOVACION yINNOVACION yAPRENDIZAJEAPRENDIZAJE
CLIENTECLIENTE INTERNAINTERNAperspectivasperspectivas
¿Cómo nos vemos ¿Cómo nos vemos anteante
los inversionistas?los inversionistas?
¿Cómo nos ven ¿Cómo nos ven nuestrosnuestrosclientes y clientes y
consumidores?consumidores?
¿Podemos ¿Podemos continuar continuar mejorandomejorando
y agregando y agregando valor?valor?
¿En qué debemos ¿En qué debemos serser
los mejores?los mejores?
• ROE
• ROA
• D/E
• Morosidad
• Encuestas Satisfacción
• Contacto/Postulación
• Retiros
• Horas Capacitación
• Títulos y Grados
• Generación de Proyectos
• Pruebas Nacionales (PSU, SIMCE)
• Evaluaciones Externas (MIDE, Británico)
• Concursos Académicos
• Competencias Deportivas
Fin
GENERAR ELEMENTOS DIFERENCIADORES• En los Planes de Educación.
• En la Evaluación del Cumplimiento de Metas Educativas.
• En la Comunicación con la comunidad del Colegio.
• En la Formalización de nuestra actividad.
• En la Asignación de Responsabilidades.
• En Actividades Extraprogramáticas y de integración a la comunidad.
PLANES DE EDUCACIÓNHemos extendido los alcances de la Reforma Educacional, integrándole nuestros principios educacionales y valores como comunidad educativa. Nuestros Planes Especiales de Estudios incorporan contenidos y actividades que enriquecen y profundizan la Reforma en las siguientes áreas:
•Inglés•Religión•Pre-Universitarios•Horas Apoyo – Nivelación•Asignaturas Educacionales•Deportes•Reforzamiento de Conductas y Valores
EVALUACIÓN CUMPLIMIENTO METAS
• PSU
• SIMCE
• Evaluaciones Especiales Externas (MIDE)
• Pruebas Sorpresa
• Adecuación de Pruebas Internacionales
• Competencias Académicas
COMUNICACIÓN CON LA COMUNIDAD
•Mailing
•Uso de Tecnología – Internet
•Reuniones y Talleres
•Actividades Diversas
FORMALIZACIÓN DE LA ACTIVIDAD
• Definición y Difusión de Planes Educativos, Objetivos generales y Metas concretas
• Planificación y Difusión de cursos específicos, objetivos, metas, mediciones, programa detallado semestral o anual
• Publicación Catálogos e informativos claros y completos
RESPONSABILIDADES
• Organigramas
• Profesor Jefe como centro de la Responsabilidad del aprendizaje del curso
• Directores de ciclo responsables del rendimiento en su área
• Incentivos
ACTIVIDADES EXTRAPROGRAMÁTICAS E INTEGRACIÓN DE LA COMUNIDAD
• El deporte como disciplina relevante, permite fortalecer la voluntad e inculca valores
• Consideramos más de 15 talleres extraprogramáticos orientados al desarrollo físico, artístico y de comprensión de la tecnología, acorde con los intereses individuales de nuestros alumnos.
• Una familia feliz e integrada es la mejor garantía del éxito escolar del alumno.
• Los padres son los educadores naturales de sus hijos.
• La participación activa de ellos, es fundamental para el cumplimiento de los objetivos del nuestro proyecto.
Estrategia Financiera• Ingresos
– Acelerar la admisión (Promociones, convenios, etc.)– Gestión de Cobranza
• Costos– Utilización de Economías de Escala– Ciclo Presupuestario y Control presupuestario– Determinación de estándares– Manejo del Flujo de Caja– Sistemas internos de Incentivos y Castigos
• Análisis de Negocios Nuevos y Anexos– Portfolio de Proyectos
• Financiamiento de nuevos proyectos• Estructura Financiera
– Capital de Trabajo– Endeudamiento óptimo– Relación Corto Plazo y Largo Plazo– Instrumentos financieros
Gestión del Recurso Humano
• Reclutamiento y Selección del Personal en forma Centralizada (Uniformidad de Criterios, Mayores y mejores Bases de Datos y empleo de criterios Objetivos)
• Evaluación del Desempeño Docente y Administrativo
• Promociones y Recompensas• Capacitación Interna y Externa• Organización e Infraestructura de Gestión
GESTIÓN INFORMÁTICA
• Software Integral
• Páginas WEB
• Integración de Tecnología Educativa de Punta
SOFWARE INTEGRAL
El tamaño del proyecto nos ha permitido desarrollar un software integral que nos permite manejar en línea y en tiempo real los siguientes módulos:
• Postulación, Selección y Admisión de Alumnos.
• Registros Académicos y Disciplinarios.
• Recaudación y Cobranza
• Mantención de personal (Contratos, remuneraciones, licencias, permisos, control de asistencia y ficha personal).
• Contabilidad financiera y tributaria, Control Presupuestario y Tesorería.
PÁGINAS WEBBasados en nuestra política de mantener informados permanentemente a nuestros padres y apoderados de las situaciones que afectan a su hijo y al colegio, tratando de evitarles concurrencias innecesarias, disponemos de entre muchos otros los siguientes servicios:
•Informes de rendimiento académico y disciplinario
•Calendarios de actividades y evaluaciones
•Planes y Programas de Estudios
•Contacto vía correo electrónico con todos nuestros profesores y directivos
•Renovación de matrículas
•Lista de útiles escolares
GESTIÓN DE MARKETING• Realizar en forma permanente investigaciones de mercado tendientes a
determinar:Características y comportamiento de los actuales y potenciales
apoderados (nivel de satisfacción)Identificación de la competencia actual y futuro entorno competitivo.
• Para el caso de nuevos proyectos le corresponde establecer:Los atributos del servicio educacional que se requiere.Posibles estrategias de diferenciación a emplear.Segmentos a atraer.
• En cuanto a los aspectos promocionales debe:Evaluar los medios publicitarios y de comunicación más eficaces
para nuestro tipo de colegios.Definir la mezcla de medios promocional adecuada.Establecer el presupuesto promocional asociado.Determinar los instrumentos que se emplearán para medir la eficacia
de la promoción empleada.
3,40%
2,30%
4,60%
3,60%
7,90%
7,10%
4,80%5,20%
0,80%
5,20%
4,80%
4,10%
0,0%
1,0%
2,0%
3,0%
4,0%
5,0%
6,0%
7,0%
8,0%
Colegio 1 Colegio 2 Colegio 3 Colegio 4 Colegio 5 Total
ago-02 ago-03
% DE LA MOROSIDAD ANUAL ACUMULADA A AGOSTOEN RELACIÓN CON LOS INGRESOS DEL AÑO
Algunos Indicadores
100
136
185
100
139
156
22 2227
100
149
161
13 1215
100
158
173
24 25 26
71 73
83
0
20
40
60
80
100
120
140
160
180
200
2.001 2.002 2.003
Crecimiento en Número de alumnos
Crecimiento en Número de Cursos
Alumnos por Curso
Indice Número de P rofesores
Alumnos por P rofesor
Indice Horas semanales mensuales
Horas por P rofesor
Indice Ocupación
Algunos Indicadores
100 101 102100 101 80100 79 77100
541
1.285
0
200
400
600
800
1.000
1.200
1.400
2.001 2.002 2.003
Indice de Ingreso porAlumnoIndice de Costo Explotaciónpor AlumnoIndice de Costo deAdministración por AlumnoIndice de MargenOperacional por Alumno
42 42
33
54
4341
4
15
26
0
10
20
30
40
50
60
2.001 2.002 2.003
Costo Explotación/Ingresos
Costo Administración/Ingresos
Margen Operacional/Ingresos
Algunos Indicadores
2 4 7
100
313
635
100
141 137
100
223
464
0
100
200
300
400
500
600
700
2.001 2.002 2.003
EBITDA/Activos
Indice EBITDA
Indice Activos
Indice EBITDA/Total de Activos
Resultados SIMCE
Mat
emat
ica
Leng
ua
Cas
tella
na
Com
pren
sion
del
M
edio
Mat
emat
ica
Cas
tella
no
His
toria
y
Geo
graf
ia
Cie
ncia
s N
atur
ales
Pumahue Peñalolen (+46) 296 (s/i) (+42) 292 (s/i) (+38) 288 (s/i) (+51) 301 (-1) (+51) 297 (0) (+34) 284 (-12) (+47) 297 (0)
Pumahue Huechuraba (+31) 281 (-22) (+31) 278 (-19) (+28) 278 (-18) (+40) 290 (-7)
Pumahue TemucoManquecura VLCManquecura CDE
Mat
emat
ica
Leng
ua C
aste
llana
Leng
uaje
y
Com
unic
ació
n
Edu
caci
on
Mat
emat
ica
Com
pren
sion
del
M
edio
Pumahue Peñalolen (+75) 323 (+3) (+73) 325 (+22)
(+5
1) (+54) 301 (0) (+46) 297 (-3)
Pumahue Huechuraba (+35) 283 (-37) (+22) 274 (-29)
(+5
8) (+55) 302 (+1) (+53) 304 (+4)
Pumahue Temuco (+44) 292 (-28) (+54) 306 (+3)
(+4
9) (+66) 313 (+12) (+43) 294 (-6)
Manquecura VLC(+4
7) (+58) 305 (+4) (+64) 315 (+15)
Manquecura CDE
Nota: Valores expresados en el sgte formato = (Pnac) XXX (Gsoc)
2001 (2º Med) 2002 (4º Bas)
1999 (4º Bas) 2000 (8º Bas)