InstalaciónConecte una llave Sentinel en el puerto paralelo del computador en donde vaya a operar el programa. Si el puerto ya tiene conectada una impresora, conéctela ahora a la llave Sentinel.

El siguiente procedimiento de instalación debe ejecutarse en cada computador de la red, que debe tener, además, su propia llave Sentinel.

Inserte el CD-ROM o el disco 1 de Construplan en la unidad de diskette. Haga clic en el botón Inicio de Windows 95 - 98 o Windows NT. Elija configuración y después haga clic en el Panel de Control. Haga doble clic en Agregar o Quitar Programas. Haga clic en el botón Instalar y siga las instrucciones en pantalla. Al terminar la instalación su pantalla debe mostrar un aviso que indica que la

instalación terminó correctamente

 

Ejecute el programa con INICIO-PROGRAMAS-CONSTRUPLAN 2000- CONSTRUPLAN.

Cuando se abra la pantalla principal le solicitará una clave. Digite "ADMIN" y luego una clave nueva, que sólo Usted conoce. Si más adelante olvida esta clave, deberá reinstalar el programa. Como Usted es el primer usuario que ejecuta el programa, se convierte en el administrador y debe encargarse de autorizar el acceso de otros usuarios y establecerles sus permisos de operación utilizando la opción ARCHIVO-ADMINISTRACION DE USUARIOS.

Después de lo anterior Usted está listo para instalar la Base de Datos que viene con el programa.

 

Para instalar la Base de Datos recibida de Construdata en disquette proceda así:

Seleccione en el Menú la opción BASE DE DATOS - ADMINISTRACION BASE DE DATOS y cuando se abra la ventana oprima el ícono INSTALAR.

En el primer recuadro de la ventana INSTALAR especifique la unidad en la que se encuentra el disquette con la Base de Datos por instalar. El programa selecciona por defecto la unidad A, pero esto puede modificarse, si es necesario.

En el segundo recuadro asigne un nombre para la nueva Base de Datos que se creará en su computador

En la parte inferior de la ventana aparece la pregunta "¿Qué desea hacer?" y el usuario puede escoger una de las siguientes respuestas:

a. USAR LA BASE DE DATOS COMO PREDETERMINADA, lo cual significa que Construplan creará un directorio llamado BDATOS dentro del directorio del programa y allí instalará la Base de Datos. (SI Construplan está instalado en un directorio llamado C:\CPLAN, por ejemplo, la Base de Datos quedará instalada en C:\CPLAN\BDATOS). Esta opción debe seleccionarse siempre que se instala el programa por primera vez o cuando se desea reinstalar totalmente la Base de Datos.

b. ACTUALIZAR MIS PRECIOS CON ESTA BASE DE DATOS. Al escoger esta opción se activa el último recuadro de la ventana, para señalar el directorio y el nombre de la Base de Datos por actualizar.

c. Cuando termine sus definiciones, oprima el botón APLICAR para que el programa efectué las operaciones escogidas.

 

Operación en RedCONSTRUPLAN se entrega a cada usuario con una llave Sentinel que permite operar la totalidad del programa. Cada usuario puede crear bases de datos propias o acceder a los archivos de otros usuarios a través de la red. Es posible que varios usuarios trabajen simultáneamente en un mismo presupuesto desde su propia estación, así como también que tengan Bases de Datos centralizadas que sirvan como matriz para realizar nuevos presupuestos.

Para la operación en red, el directorio o carpeta en donde se encuentran las Bases de Datos debe definirse como "Compartido", para que las diferentes estaciones puedan tener acceso a los datos.

Determine las autorizaciones que tendrá cada estación y cree en el servidor los usuarios respectivos, suministrando luego a cada interesado su seudónimo y su clave de acceso

 

Creación de una Base de DatosExisten tres procedimientos básicos para crear una Base de Datos:

Crear la totalidad de la información necesaria porque no existe base previa Utilizar la información de insumos, proveedores y grupos recibida de Construdata

como fundamento para crear su propia Base de Datos. Importar una base de datos creada en Excel.

 

Base de Datos NuevaPara crear una Base de Datos completamente nueva proceda así:

Desde el menú de acceso active la opción ARCHIVOS-ADMINISTRADOR-BASE DE DATOS.

Al abrirse la ventana de Administración oprima el botón NUEVA, escriba el nombre de la nueva base de datos y su localización en el disco duro, y finalice oprimiendo el botón GUARDAR.

Active ahora las opciones BASE DE DATOS-GRUPOS y BASE DE DATOS-PROVEEDORES para crear los grupos y proveedores que ordenarán posteriormente los insumos.

Cree los insumos que pueden adquirirse en el comercio local con las opciones BASE DE DATOS-INSUMOS (materiales, mano de obra, transportes, equipos).

Cree ahora los capítulos presupuestales utilizando la opción BASE DE DATOS- CAPITULACIONES?CAPITULACION PRINCIPAL.

Active finalmente la opción del menú BASE DE DATOS-ANALISIS-DETALLADOS para crear los Análisis Unitarios.

 

Base de Datos Construdata ModificadaPara utilizar parcialmente la Base de Datos recibida de Construdata utilice el siguiente procedimiento:

Desde el menú principal active la opción ARCHIVOS-ADMINISTRADOR BASE DE DATOS.

Al abrirse la ventana de Administración oprima el botón DUPLICAR , escriba el nombre de la nueva base de datos y su localización en el disco duro y finalmente oprima el botón GUARDAR para grabar la nueva Base de Datos en el disco duro y para dejarla activa en Construplan (observe su nombre en la esquina inferior izquierda de la pantalla).

Borre ahora los análisis que no necesite utilizando la opción BASE DE DATOS-ANÁLISIS-MANEJO MASIVO-BORRAR. Al abrirse la ventana de trabajo seleccione un rango de capítulos cuyos análisis desee borrar, oprima el botón "Procesar" y espere unos segundos, al cabo de los cuales habrán desaparecido los análisis escogidos.

Si desea cambiar los capítulos utilice la opción BASE DE DATOS-CAPITULACIONES-CAPITULACION PRINCIPAL para editar los nombres de los capítulos existentes.

Cree finalmente los nuevos análisis con las opciones BASE DE DATOS-ANALISIS-DETALLADOS y BASE DE DATOS-ANÁLISIS-ESPECIALES.

 

Importar Base de Datos en ExcelSi Usted tiene una base de datos en formato Excel puede importarla total o parcialmente a Construplan utilizando la opción BASE DE DATOS-ADMINISTRACION BASE DE DATOS-IMPORTAR EXCEL.

La preparación de los datos en la Hoja de Cálculo debe seguir unas pautas precisas, por lo cual le sugerimos consultar la metodología que se describe en otro lugar de esta ayuda.

Grupos y ProveedoresSon grandes títulos que se utilizan para agrupar los Insumos de la Base de Datos, para organizarlos de una manera lógica y para elaborar reportes especializados y analíticos.

Se crean y editan con las opciones BASE DE DATOS-GRUPOS y BASE DE DATOS-PROVEEDORES.

CapítulosSon grandes títulos que describen segmentos de la obra o de las compras (Mampostería, Estructuras, Pintura, Honorarios), y se utilizan para agrupar los análisis unitarios de la Base de Datos.

Se crean y editan con la opción BASE DE DATOS-CAPITULACIONES

InsumosSe denominan Insumos los materiales, mano de obra, transportes y equipos cuyos nombres, especificaciones y precios se almacenan en la Base de Datos para ser utilizados como componentes de los Análisis Unitarios.

La creación y edición de los Insumos se hace en las opciones que dependen de BASE DE DATOS-INSUMOS, en pantallas especializadas para cada tipología de insumos.

Existe otra tipología de insumos que el programa llama ESPECIALES porque carecen de unidad de medida y se calculan como un porcentaje de los demás insumos en un análisis unitario. Su creación y edición también dependen de una pantalla especializada dentro de BASE DE DATOS-INSUMOS

Análisis UnitariosLos Análisis Unitarios son descripciones valorizadas de actividades de construcción que se expresan en función de las cantidades y precios de los componentes que intervienen en ella (materiales, mano de obra, transportes y equipos) y se crean dentro de Construplan con la opción BASE DE DATOS-ANÁLISIS-DETALLADOS y se utilizan dentro de un presupuesto con la opción PRESUPUESTOS-CANTIDADES DE OBRA-VALORIZADOS.

Para consulta rápida de los análisis se utiliza la opción BASE DE DATOS-ANALISIS-RESUMIDOS.

Para la manipulación masiva de los Análisis unitarios se utiliza la opción BASE DE DATOS-ANÁLISIS-MANEJO MASIVO que permite copiar los grupos de análisis entre bases de datos diferentes, modificar masivamente las características o los componentes de un grupo de análisis, borrar grupos de análisis y localizar insumos dentro de los análisis.

 

Análisis EspecialesLos Análisis Especiales se utilizan para calcular dentro de un presupuesto algunos costos que no pueden valorizarse mediante compras o alquileres (insumos) porque dependen del valor de determinado capítulo o actividad como un porcentaje del mismo, ya que estos siempre serán calculados en función de una formula matemática.

Estos análisis se crean o editan con la opción BASE DE DATOS-ANÁLISIS-ESPECIALES y se utilizan dentro de un presupuesto con la opción PRESUPUESTOS-CANTIDADES DE OBRA-ESPECIALES.

Actualización de precios de insumosPara actualizar los precios de los Insumos existen las siguientes alternativas:

Escribir manualmente cada precio en el archivo de insumos utilizando la opción BASE DE DATOS-INSUMOS (Materiales y/o Mano de Obra y/o Transportes y/o Equipo).

Modificar porcentualmente los precios de todos los insumos que pertenezcan a un grupo o proveedor determinados, mediante la opción BASE DE DATOS-INSUMOS-MANEJO MASIVO-PRECIOS.

Actualizar automáticamente el precio de todos los insumos con el servicio de actualización trimestral de LEGIS CONSTRUDATA (utilice la opción ARCHIVO-ADMINISTRACION BASE DE DATOS-INSTALAR).

Es importante tener en cuenta que las alternativas anteriores modifican los precios en la Base de Datos y en todos los presupuestos que dependan de ella, pero las modificaciones también pueden hacerse individualmente para cada obra, sin afectar los precios que existan en la Base de Datos, utilizando la opción PRESUPUESTOS-DEFINICIONES-MODIFICADORES.

 

CapítulosSon grandes títulos que describen segmentos de la obra o de las compras (Mampostería, Estructuras, Pintura, Honorarios), y se utilizan para agrupar los análisis unitarios de la Base de Datos.

Se crean y editan con la opción BASE DE DATOS-CAPITULACIONES

 

Actualización de precios de insumosPara actualizar los precios de los Insumos existen las siguientes alternativas:

Escribir manualmente cada precio en el archivo de insumos utilizando la opción BASE DE DATOS-INSUMOS (Materiales y/o Mano de Obra y/o Transportes y/o Equipo).

Modificar porcentualmente los precios de todos los insumos que pertenezcan a un grupo o proveedor determinados, mediante la opción BASE DE DATOS-INSUMOS-MANEJO MASIVO-PRECIOS.

Actualizar automáticamente el precio de todos los insumos con el servicio de actualización trimestral de LEGIS CONSTRUDATA (utilice la opción ARCHIVO-ADMINISTRACION BASE DE DATOS-INSTALAR).

Es importante tener en cuenta que las alternativas anteriores modifican los precios en la Base de Datos y en todos los presupuestos que dependan de ella, pero las modificaciones también pueden hacerse individualmente para cada obra, sin afectar los precios que existan en la Base de Datos, utilizando la opción PRESUPUESTOS-DEFINICIONES-MODIFICADORES.

 ORGANIZACIÓN DE UN PRESUPUESTO

Un presupuesto elaborado con Construplan tiene cuatro grandes bloques de costos denominados Costo Directos, Gastos Generales, Costos Generales, Costos Indirectos y Costos Comerciales.

Cada bloque está compuesto por Capítulos, grandes títulos que describen segmentos de la obra o de las compras (Mampostería, Estructuras, Pintura, Honorarios), y de cada uno de ellos dependen, a su vez, los análisis unitarios que maneja el programa, tal como puede verse en el siguiente esquema.

Cómo se definen las DependenciasCuando se crea cada análisis unitario y cada capítulo, el usuario debe asignarlos, respectivamente, a un capítulo y a un bloque de costos.

Cómo se calcula cada tipo de costosDesde el punto de vista de su estructura, los Costos Directos y los Gastos Generales se establecen cuantificando y valorizando componentes en un análisis unitario (o simplemente definiéndolos como una compra a todo costo) mientras que los Indirectos y los Comerciales, con algunas excepciones, se calculan con base en tarifas preestablecidas, que el usuario puede incorporar al programa por medio de fórmulas.

 

Para qué sirve esta organizaciónPara agrupar los costos de acuerdo con su naturaleza y forma de cálculo, por una parte, y para producir las siguientes restricciones y/o consecuencias prácticas:

Un presupuesto que tenga Gastos Generales no puede tener A.I.U. Los porcentajes de A.I.U. se calculan sobre los Costos Directos. Los Análisis Especiales se calculan con fórmulas basadas en los Costos Directos y

en los Gastos Generales. Lo mismo sucede cuando el presupuesto incluye un porcentaje de Imprevistos. Cuando una obra pertenezca a una serie, el programa divide todas las cantidades que

pertenezcan a Gastos Generales entre la cantidad de unidades de la serie. Cuando las definiciones de la obra incluyan uno o varios multiplicadores, éstos sólo

operarán sobre los Costos Directos y los Gastos Generales.

 

Creación y modificaciónLos análisis unitarios de la Base de Datos de Construplan están agrupados en Capítulos, grandes títulos que describen un segmento de la obra o de las compras.

El conjunto de los capítulos se denomina Capitulación Principal y se utiliza por defecto como guía de impresión para todos los presupuestos porque su organización refleja la forma habitual de construir en nuestro medio, pero algunas entidades licitadoras y financiadoras no están de acuerdo con ello y exigen que los presupuestos sometidos a su estudio tengan una organización especial.

Por esta razón el programa permite crear Capitulaciones Auxiliares y equivalencias entre ellas y la principal, de tal manera que el usuario pueda diligenciar su presupuesto en el formato que requiera.

La Capitulación Principal y las Auxiliares se crean y editan con la opción BASE DE DATOS-CAPITULACIONES, y la orden para que un presupuesto utilice cualquiera de ellas se da en la pantalla PRESUPUESTOS-DEFINICIONES

Etapas para elaborar un presupuestoLa elaboración de un presupuesto con Construplan tiene cuatro etapas principales:

a) Creación

Utilice la opción PRESUPUESTOS-ADMINISTRADOR DE OBRAS y cuando se abra la pantalla presione el botón NUEVA para desplegar la ventana DEFINICIONES DE OBRA dentro de la cual se establecen la identificación y las características de cálculo del nuevo presupuesto. Al terminar se oprime el botón ACEPTAR y después de algunos segundos se cierra la ventana, con lo cual el nombre de la obra aparece en la parte inferior de la pantalla para que el usuario sepa que las siguientes operaciones la afectaran directamente.

b) Personalización

En la pantalla DEFINICIONES existen diversas carpetas con opciones de personalización que permiten hacer aumentos o disminuciones de precios, calcular series, quitar o poner AIU y notas aclaratorias, determinar niveles de complejidad para el Cubicador, etc.

Ver más adelante detalles sobre este tema

c) Cantidades de Obra

La opción PRESUPUESTOS-CANTIDADES DE OBRA abre una pantalla con tres carpetas para introducir las cantidades de obra en tres modalidades diferentes :

Valorizadas Se asignan cantidades de obra a los análisis unitarios de la Base de Datos para que su valor se calcule en función de los precios de los insumos. En esta carpeta también pueden asignarse distancias a cada actividad para que

Construplan calcule el valor de los transportes en los análisis unitarios que tengan ese tipo de componente.

Especiales Se incluyen en el presupuesto actividades que serán calculadas mediante fórmulas, en función de los Capítulos o los Grupos de Costos del mismo presupuesto.

Todo Costo Se crean actividades sin análisis y sin fórmula, y se les asigna arbitrariamente un costo.

Las cantidades de obra pueden incorporarse a la carpeta Valorizadas en una forma indirecta cuando suceda lo siguiente:

Cuando en la carpeta DEFINICIONES se determina que el presupuesto no tiene Capitulación sino Guía de Licitación. En este caso, las cantidades se digitan inicialmente con la opción PRESUPUESTOS-GUIA DE LICITACIONES y desde allí se incorporan automáticamente a la carpeta Valorizadas.

Cuando se utiliza la opción CUBICADOR, que calcula las cantidades y las incorpora automáticamente a la carpeta Valorizadas.

Cuando las cantidades se calculan en el programa CONSTRUCAD, éste se encarga también de incorporarlas a la carpeta Valorizadas.

d) Reportes

Los reportes del programa se generan con la opción ARCHIVO-REPORTES o con el botón del mismo nombre desde la barra de herramientas. El usuario determina cómo desea producir el reporte -en pantalla, en impresora o en formato de archivo magnético- y tiene control sobre otras características del cálculo y la presentación.

Ver más adelante detalles sobre este tema