Conjunto de herramientas para

supervisores

Una guía de ayuda

a los supervisores

para una dirección

ética y eficaz

Uso del conjunto de herramientas

Este conjunto de herramientas se ha creado para proporcionar sugerencias prácticas sobre cómo dirigir a los empleados, el equipo o los subordinados directos de una forma coherente con los principios éticos empresariales establecidos en el manual General Dynamics Standards of Business Ethics and Conduct(Estándares de ética y conducta empresariales de General Dynamics), también conocido como el “Libro azul".

Como supervisor, es responsable de garantizar que todas las actividades laborales se realicen con la mayor integridad posible. Usted es el líder ético de la empresa. Usted tiene en sus manos la reputación de General Dynamics, establecida durante muchos años de servicio ético. Es su liderazgo ético, ejercido con el ejemplo, lo que protegerá a la empresa a medida que avanzamos en la atención de nuestros clientes, accionistas, compañeros de trabajo, comunidades y países.

El conjunto de herramientas se divide en secciones:• Principios éticos empresariales de General Dynamics • Papel del supervisor como líder ético• Conversaciones sobre ética con los empleados• Capacidad de escucha• Introducción al modelo de toma de decisiones éticas de General Dynamics• Recursos para ayudar con preguntas o preocupaciones• Línea de ayuda sobre ética de General Dynamics• Lo que los supervisores necesitan saber sobre confidencialidad y anonimato• Evitar las represalias

Cada sección contiene sugerencias de utilidad sobre cómo desempeñar su papel como líder ético en General Dynamics. En la parte inferior de cada sección dispone de un mensaje clave que resume el contenido de esta.

Principios éticos empresariales de General Dynamics

• Utilice los activos de forma inteligente.

• La forma en la que gestionamos los activos refleja nuestros valores personales y de empresa, y determina nuestra capacidad para obtener un rendimiento justo.

• Ofrezca un trato justo.

• Ofrecemos los mejores productos a un precio razonable.• Tomamos decisiones difíciles y elegimos opciones duras.

• La forma en la que nos enfrentamos a la toma de estas decisiones refleja nuestros valores.

• Cumpla sus promesas.• Somos gente de palabra y cumplimos nuestras promesas.

• Somos responsables ante nuestros accionistas y nos ganamos su confianza cada día.

• Obtenga un rendimiento justo.• Nuestra reputación se basa en nuestra capacidad para usar nuestros valores en la generación

de beneficios.• Nosotros cumplimos nuestras promesas, de modo que debemos solicitar un rendimiento justo.

Como supervisor, es responsable de cumplir los principios éticos empresariales en cada aspecto de su trabajo.

Asimismo, como líder ético de General Dynamics, es responsable de garantizar que sus subordinados también

cumplan estos principios.

A pesar de que están redactados de forma sencilla, los principios éticos empresariales presentan un amplio

alcance. Deberá familiarizarse con dichos principios y tenerlos en cuenta a la hora de tomar decisiones. Se

sorprenderá de la cantidad de veces que estos estándares le sugerirán soluciones a los problemas éticos a los

que se enfrenta en su trabajo diario. Son una herramienta valiosa.

Trabajamos para obtener un rendimiento justo en nombre de nuestros accionistas.

Nuestra conducta empresarial refleja nuestros principios éticos empresariales.

Papel del supervisor como líder ético

Cuando se convirtió en supervisor, su trabajo cambió drásticamente. Ya no era un simpletécnico trabajando en el campo de conocimientos que había elegido. De repente, se convirtió en un líder ético. Alguien al que los demás recurren en busca de guía, orientación y respaldo.

Tenga en cuenta estos hechos:

• Durante la semana, es posible que los empleados pasen más tiempo interactuando con usted que con sus propias familias.

• Los estudios han demostrado que una de las principales causas de insatisfacción y cambio de trabajo de los empleados está relacionada con la calidad de su relación con los supervisores directos. Dicho de otro modo: la gente no abandona las empresas, abandona a los supervisores.

• Los seres humanos tienden a obedecer a personas con cargos de autoridad hasta el punto de hacer cosas, incluso cosas que consideran incorrectas, sencillamente porque su supervisor se lo ha ordenado.

• Los empleados observan atentamente los comportamientos de sus supervisores. Tienden a adoptar el tono y la cultura, buenos o malos, demostrados por su supervisor directo.

• Los empleados están especialmente atentos a cómo actúan sus supervisores, sobre todo en lo que

se refiere a la conformidad y la ética. Un supervisor que habla sobre comportamiento ético, pero no da ejemplo, envía un mensaje contradictorio. Del mismo modo, un supervisor que no menciona la importancia de la ética en el lugar de trabajo envía el mensaje de que la ética no importa.

Papel del supervisor como líder ético (continuación)

En General Dynamics, usted es responsable de reforzar la importancia del liderazgo ético.

Algunas sugerencias de cómo transmitir la importancia de la ética a los empleados son:

• Tome la iniciativa de hablar sobre asuntos éticos de forma abierta y frecuente, de modo que convierta la ética en un tema de interés en las reuniones de la plantilla o el equipo, con un debate sobre “¿Qué harías en esta situación?”. Esta es una forma muy buena de reforzar el mensaje.

• Invite a los empleados a hacer preguntas y plantear sus preocupaciones, y reciba dichas preguntas y preocupaciones con agrado.

• Exprese la importancia que usted le da personalmente a un comportamiento ético.

• Examine cada acción que realice contrastándola con un “espejo ético”. ¿Sus acciones reflejan los estándares más altos de la ética para los empleados?

• Comprenda que, como supervisor, las preguntas sobre ética de los empleados son oportunidades para demostrar su liderazgo ético.

Mensaje clave: los empleados le seguirán donde usted los guíe. Elija la dirección correcta.

Conversaciones sobre ética con los empleados

Mucha gente duda a la hora de hablar sobre problemas éticos. Las opiniones y los puntos de vista sobre ética son, a menudo, personales y están muy arraigados, de modo que muchos preferimos no compartirlos con los demás. Como supervisor y líder ético, sin embargo, parte de su trabajo consiste en mantener conversaciones regulares sobre ética con los empleados. A continuación, proporcionamos algunas sugerencias sobre cómo hablar sobre ética con sus subordinados.

• Hable de ello. Mucha gente se siente incómoda a la hora de hablar sobre ética y sobre la importancia de un comportamiento ético en el trabajo diario. Como líder ético, debe dejar de lado las incomodidades y hablar abiertamente sobre ética.

• Hágalo interesante. La ética no es simplemente un conjunto fijo de normas. Los problemas éticos son a menudo las situaciones más complejas e interesantes a las que nos enfrentamos en nuestro trabajo. Del mismo modo, presentan algunas de las consecuencias más importantes. Si usted, el líder ético, se muestra interesado en estos problemas, sus subordinados harán lo mismo.

• Reserve un tiempo a hablar sobre ética. Reserve una sección de las reuniones de la plantilla o el equipo para tratar temas éticos. Es una buena forma de introducir el concepto de "Ética en las noticias", que comentaremos en la página siguiente.

Conversaciones sobre ética con los empleados (continuación)

• Encuentre ejemplos de “Ética en las noticias”. Muchas, si no la mayoría, de las historias de las noticias esconden problemas éticos. Empiece a leer las noticias con el objetivo de utilizar las historias de acontecimientos de la vida real como puntos de partida de conversaciones con los empleados. Una vez que empiece a leer las noticias bajo la “óptica de la ética”, se sorprenderá de la cantidad de historias que ilustran la forma en la que los demás se enfrentan a los problemas éticos y los resuelven, tanto correcta como incorrectamente. A medida que encuentre nuevas historias relevantes, recórtelas o imprímalas desde los recursos en línea para su uso en reuniones futuras con sus subordinados.

• Identifique y reconozca las acciones éticas de los empleados. Una vez que empiece a observar el mundo bajo la “óptica de la ética”, verá lo sencillo que es encontrar ejemplos de gente que actúa con una gran integridad cada día. Creación adecuada de registros empresariales. Inspección para comprobar la conformidad con los estándares. Decir la verdad a un cliente, aunque sean malas noticias. La gran mayoría de los empleados de General Dynamics actúan con integridad en el día a día. Como supervisor, tome nota de aquellos cuyas acciones reflejen un comportamiento ético y elógielos. Celebre públicamente sus éxitos éticos, porque también son suyos.

• Describa sus propias acciones en términos éticos. Cuando realice una acción o tome una decisión en el lugar de trabajo, busque una forma de describirla en términos éticos. Por ejemplo: "Creo que 'x' fue lo correcto porque... . . " Invite a los demás a realizar preguntas o cuestionar sus decisiones. Las acciones éticas son aquellas que pueden soportar un examen minucioso.

Mensaje clave: haga de la ética una parte habitual de sus conversaciones.

Capacidad de escucha

Cuando un empleado acuda a usted con una duda ética, deberásaber escucharle. Aunque pueda sonar sencillo, es más complicado de lo que la mayoría imagina. Es especialmente difícil para muchos supervisores, ya que están acostumbrados a hablar y dar órdenes a los empleados. Sin embargo, este papel cambia drásticamente cuando un empleado plantea un asunto que le preocupa. Usted, el supervisor, debe crearse la reputación de que sabe escuchar. Esto determinará que los empleados acudan a usted o no en un primer momento, cuando puede influir positivamente en el resultado, y no cuando sea tarde y el problema ético o de conformidad ya haya tenido lugar.

Entonces, ¿cuáles son las habilidades básicas de escucha? Tenga en cuenta lo siguiente:

• Haga que el empleado se encuentre cómodo. Evite parecer enfadado o preocupado por el planteamiento del problema. Existe un dicho antiguo, aunque cierto: los buenos supervisores agradecen las malas noticias. Sea ese supervisor.

• No hable. Escuche. Esto es difícil. Deje que el empleado le cuente la historia sin interrumpirle. Hable solo para asegurarse de que entiende los hechos o para aclarar dudas.

• Permanezca calmado. El tema de preocupación del empleado puede ser relativamente leve o puede ser muy grave. Los empleados acuden a sus superiores con una gran diversidad de problemas, a menudo inesperados. Deberá estar preparado para aceptar prácticamente cualquier tipo de noticia (sin importar lo mala que sea) de forma profesional y calmada.

• No culpe al empleado. Incluso cuando los empleados confiesen haber hecho algo mal, su primera tarea será determinar los hechos, no culpar ni castigar al mensajero. Si culpa a alguien, es menos probable que los empleados compartan información con usted.

Capacidad de escucha (continuación)

• Conceda al empleadotoda su atención. Olvídese de su móvil o Blackberry. No compruebe sucorreo electrónico mientras el empleado esté hablando. Lo ideal es que vayan a un lugar dondese pueda sentar con el empleado sin distracciones: una mesa de su despacho, una sala de conferencias o algún otro lugar en el que pueda evitar las interrupciones.

• Repita al empleado lo que ha entendido de lo que le ha contado. Este es un paso crucial a la hora de garantizar que tanto usted como el empleado están de acuerdo sobre los hechos del problema. Asimismo, le permite reflexionar sobre lo que le ha contado.

• Evite realizar juicios rápidos. Aunque crea que conoce cuál podría ser la respuesta adecuada al dilema del empleado, no tenga prisa en expresar su opinión. Es posible que piense que el problema y su solución son sencillos, pero obviamente el empleado no, por ese motivo ha acudidoa usted. Tómese su tiempo para pensar en el problema antes de expresar su opinión.

• Documente la información que hayarecibido. Mantenga un registro detallado y por escrito de lo que el empleado le ha contado y de lo que le ha respondido. Anote la fecha y la hora de suconversación.

Mensaje clave: la capacidad de escucha es una de las principales virtudes de un líder. Aprenda a hacerlo de forma efectiva.

Modelo de toma de decisiones éticas

Ayude a los empleados a sopesar los dilemas éticos a través del modelo siguiente.

RECURSOS: ¿He utilizado los recursos de los que dispongo?

PROBLEMAS: ¿He considerado todos los problemas?

OPCIONES: ¿He considerado detenidamente mis opciones?

HECHOS: ¿He estudiado los hechos concienzudamente?

CONSECUENCIAS: ¿He calculado las consecuencias de mis elecciones?

PRUEBA DE PASO DEL TIEMPO: ¿Pasará mi decisión la prueba del paso del tiempo?

Mi decisión está sopesada

desde una perspectiva ética.

PARE:Vuelva a

considerar esta

pregunta

detenidamente

antes de

continuar.

SÍ

SÍ

SÍ

SÍ

SÍ

SÍ

NO

NO

NO

NO

NO

NO

Recursos para ayudar con preguntas o preocupaciones

General Dynamics aplica unos estándares éticos altos en la dirección de su empresa. Si alguien sospecha que se han violado nuestros estándares, queremos saberlo, de modo que podamos investigarlo y, en caso necesario, corregir cualquier problema.

Existen numerosos recursos disponibles para ayudar a los empleados y supervisores con las preguntas o preocupaciones sobre ética y conformidad relacionadas con una posible conducta incorrecta. Asegúrese de que los empleados sepan que disponen de estos recursos para ayudarles en cualquier momento.

• Supervisor directo u otro miembro de la dirección• Agente de Ética de la Unidad de Negocio o representante del departamento de Ética local• Recursos Humanos• Medio ambiente, Seguridad y Sanidad• Seguridad• Controles financieros o internos• Legal• La línea de ayuda sobre ética de General Dynamics también está disponible como recurso para

plantear preguntas, solicitar asesoramiento o informar sobre una posible conducta incorrecta.

Mensaje clave: conozca los recursos disponibles para usted y los empleados, y utilícelos.

Línea de ayuda sobre ética de General Dynamics

General Dynamics se ha asociado a EthicsPoint, un proveedor de servicios de línea de ayudaindependiente, para la administración de la línea de ayuda sobre ética de General Dynamics. Como líder ético, necesita comprender el funcionamiento de la línea de ayuda.

• Los empleados, clientes y distribuidores, entre otros, pueden ponerse en contacto con la línea de ayuda de General Dynamics, ya sea por teléfono o Internet. Está disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

• La línea de ayuda acepta informes en 30 idiomas diferentes, lo que permite que todos los empleados realicen informes en sus propios idiomas.

• EthicsPoint es una empresa independiente y no forma parte de General Dynamics.

• La línea de ayuda permite que los empleados presenten informes confidenciales o permanezcan en el anonimato (donde así lo permita la legislación local).

• Como supervisor, no deberá interferir en el uso de la línea de ayuda por parte de los empleados ni intentar disuadirlos de su uso. Se trata de una herramienta proporcionada por la empresa y los empleados tienen derecho a usarla sin preocuparse por las represalias.

• No tiene derecho a informarse sobre la naturaleza de las llamadas a la línea de ayuda por parte de los empleados. Todos los contactos son confidenciales.

Mensaje clave: la línea de ayuda es una herramienta para ayudarle a usted y a los empleados.

Lo que los supervisores necesitan saber sobre confidencialidad y anonimato

Es importante que los supervisores conozcan la diferencia entre confidencialidad y anonimato en lo que se refiere a los problemas éticos y de conformidad presentados a la línea de ayuda de General Dynamics. Esta herramienta la administra nuestro proveedor de servicios de línea de ayuda independiente, EthicsPoint.

Aunque General Dynamics anima a los empleados a solicitar ayuda y asesoría a sus supervisores en primer lugar, los empleados también cuentan con la opción de utilizar la línea de ayuda. La línea de ayuda proporciona a los empleados la opción de plantear una pregunta o preocupación por teléfono o Internet. Como supervisor, deberá familiarizarse con el funcionamiento de la línea de ayuda. Asimismo, es muy importante que comprenda que la decisión de un empleado de utilizar la línea de ayuda en lugar de acudir a usted no significa que tenga una opinión negativa sobre sus capacidades como supervisor. Simplemente es un canal de comunicación alternativo disponible para los empleados.

Los contactos realizados a través de la línea de ayuda se consideran confidenciales. Esto significa que la identidad de la persona que presente el informe se protegerá lo máximo posible, de acuerdo con las obligaciones y políticas legales. Las únicas personas que conocerán la identidad de la persona que llama serán las que deban conocerla para realizar una investigación concienzuda. De este modo, si uno de los empleados llama a la línea de ayuda para informar sobre un asunto que le preocupa y se inicia una investigación, no se le informará necesariamente quién presentó el informe a la línea de ayuda ni deberá esforzarse en descubrir la identidad del empleado que lo hizo. No tendrá acceso a los detalles de la investigación de un problema simplemente porque haya sido un empleado suyo el que haya informado al respecto. La línea de ayuda se ha diseñado de esta forma para que los empleados acudan libremente a ella sin revelar sus identidades a personas ajenas a la línea de ayuda o al departamento de Ética.

Lo que los supervisores necesitan saber sobre confidencialidad y anonimato(continuación)

En algunos países, los informes anónimos de la línea de ayuda están desaconsejados o prohibidos por lalegislación local, aunque, donde se permiten, la línea de ayuda también permite los informes anónimos . Esto significa que nadie, ni siquiera eloperador de la línea de ayuda que recibe la llamada, conoce la identidad de la persona que presenta el informe. No se realizará ningún esfuerzo por localizar la llamada o la cuenta de correo electrónico desde la que se presentó el informe. Esta opción está disponible para todo el que desee utilizarla. Cuando se presenta un informe anónimo a la línea de ayuda, se recibe una "clave de informe" (una serie de números) y una contraseña. A partir de ese momento, la persona que llama podrá usar su clave de informe y contraseña para proporcionar más información sobre el asunto o para comprobar su estado. En caso necesario, el departamento de Ética de General Dynamics podrá comunicarse con la persona que llama anónima a través de mensajes en el sitio web seguro administrado por EthicsPoint. La persona que llama podrá acceder a los mensajes de la empresa accediendo a su informe mediante la clave de informe y la contraseña, pero sin revelar su identidad. La finalidad de los informes anónimos es garantizar que los empleados dispongan del nivel más alto posible de seguridad personal y estén libres de preocupaciones en caso de que decidan informar sobre temas delicados.

Algunos países, sobre todo en la Unión Europea, cuentan con leyes y normativas que afectan a la administración de la línea de ayuda sobre Ética de la empresa. En estos países, las normas buscan proteger la confidencialidad y la privacidad de los datos de formas ligeramente diferentes a las descritas anteriormente. Cuando un empleado que trabaje en esos países, o que tenga que informar sobre un problema en uno de esos países, se ponga en contacto con la línea de ayuda, recibirá información sobre cómo se gestionará su informe para la línea de ayuda.

Mensaje clave: la línea de ayuda sobre Ética permite que se informe sobre problemas de forma confidencial y anónima. Comprenda la diferencia, de modo que pueda explicársela a los empleados.

Evitar represalias

El Libro azul de General Dynamics afirma lo siguiente:

“General Dynamics no tomará represalias contra las personas que nos informen de buena fe sobre un problema ético o de conformidad. Los individuos que nos comenten los asuntos que les preocupan o nos ayuden a resolver los asuntos de los que se ha informado quedarán protegidos frente a las represalias. Cualquiera que utilice el programa sobre ética y conformidad para difundir falsedades, amenazar a otros o dañar la reputación de los demás estará sujeto a acciones disciplinarias.

Queda prohibido el hecho de desalentar a otros empleados de informar u obtener la ayuda que necesitan. Esto podría resultar en una acción disciplinaria."

Las represalias son enemigas de las empresas con una gran integridad. El miedo a las represalias es la principal razón por la que los empleados no informan de un problema ético cuando se enfrentan a él. Debido a que esto lleva a errores éticos, le interesa, como líder ético, garantizar que los empleados no sufran represalias ni las teman por informar de problemas éticos o de conformidad.

Evitar represalias (continuación)

¿Qué son las represalias y cómo pueden evitarse?

Todos entendemos el concepto básico de las represalias: es la práctica de "vengarse" de una persona que pensamos que nos ha dañado o, de alguna manera, ha hecho algo en contra nuestro. En un lugar de trabajo, las represalias contra una persona que haya informado de un problema ético o de conformidad pueden ir desde sobreactuaciones contra el individuo hasta formas mucho más sutiles. Algunas acciones que pueden considerarse represalias son:

• Despedir o sancionar al empleado que haya informado del problema• Modificar negativamente una revisión de rendimiento porque el empleado haya informado de un

problema• Reasignar o trasladar al empleado que haya informado del problema a un trabajo menos

deseable o a unas condiciones de trabajo menos deseables• Impedir que el empleado que ha informado del problema desempeñe su trabajo de forma

efectiva• Castigar al empleado mediante el "ninguneo" o tratándolo como un marginado en la empresa

Como supervisor, tiene prohibido tomar represalias contra nadie. Asimismo, es responsable de las acciones de sus subordinados. Esto incluye prevenirles con respecto a las represalias contra los demás, en caso de que alguien informe de un problema ético o coopere en una investigación. Si observa represalias en su empresa, deberá actuar con rapidez y de forma decisiva para acabar con ellas.

Mensaje clave: entienda y evite las represalias.