CONGRESO XVIII ASUG –

BPC COLOMBINA Y FLUJO DE CAJA

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Agenda

Acerca del grupo Colombina.

Soluciones y trayectoria SAP BI, BO Y BPC.

Motivación, Objetivos, Alcance, equipo de Proyecto, Beneficios y Lecciones Aprendidas

Preguntas

Acerca del Grupo Colombina

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Acerca del Grupo Colombina

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Acerca del Grupo Colombina

Soluciones y trayectoria

BI, BO, BPC

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SOLUCIONES Y TRAYECTORIA

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SOLUCIONES Y TRAYECTORIA: BI, BO y BPC.

2008 – Bi Financiero.

2010 – Bi Comercial.

2011 – Bi Logístico.

2012- Presupuesto Ventas.

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SOLUCIONES Y TRAYECTORIA: BI, BO y BPC.

2013 - SIMULACIONES.

2014 – BPC – Consolidación.

2015 – CRM

2016- Dashboard.

2016 – Autoservicio.

Motivación.

Equipo de proyecto

Alcance

Objetivos

Plan de Trabajo, Proceso implementado y Demo

Beneficios

Lecciones Aprendidas

Proyectos Futuros.

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MOTIVACIÓN

• El Grupo Empresarial Colombina al cierre del año 2016 tuvo ventas netas por $1,749,181 millones de

pesos (USD$ 575 millones de dólares) y una utilidad neta de $57,248 millones de pesos. Estos ingresos

provienen de las operaciones directas en 12 países y 24 entes legales.

• Procesos Manuales: La información indicada en el punto anterior, así como la gestión a los resultados

mensuales fueron resultado de realizarse manualmente la extracción de la información del módulo

financiero de SAP, llevarla a hojas electrónicas, realizar conversiones de monedas, la eliminación de

operaciones entre las compañías de la misma Organización y hacer 5 procesos de sub-consolidación.

• Riesgos: Pérdida de confiabilidad, integridad y disponibilidad de la información sensible del negocio,

con alto impacto sobre la toma de decisiones y la reputación de la Organización con sus stakeholders

(administración de la empresa, junta directiva, entidades del gobierno, inversionistas, entre otros).

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Equipo de Proyecto

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Alcance Funcional

✓ Consolidación Automática de Estados Financieros legales y administrativos (Gerenciales).

✓ Consolidación para diversos principios contables (NIIF y Fiscal)

✓ Manejo de Sub-consolidados: La consolidación final del Grupo Empresarial Colombina está

conformada por cinco subconsolidaciones y cada subconsolidación agrupa un conjunto de Entes

Legales los cuales deben presentar todos los informes consolidados como grupo económico.

Consolidación en diferentes monedas.

✓ Generación de Reportes de estados financieros consolidados.

✓ Revisión general del proceso de cierre. dentro del alcance del proyecto se realizó una revisión general

del proceso de cierre del grupo empresarial, esto con la finalidad de estandarizar, automatizar y

optimizar procesos con incidencia sobre el proceso de consolidación.

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Alcance Técnico

• Two-Landscape ( Desarrollo y Producción )

• Integración Sistemas fuentes

• Modelo de ConsolidaciónFinanciera

• Conversión de monedas

• Plantillas de Ajustes

• Configuración Procesos BPC

• Reportes EF: Legales y Administrativos

• Automatización proceso

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Objetivos Funcionales

✓ Estandarizar y automatizar los procesos de consolidación legal y administrativa.

✓ Entregar estados financieros consolidados al tercer día hábil del siguiente mes.

✓ Centralizar la información de consolidación de todo el grupo empresarial colombina y

descentralizar el proceso de consolidación mediante el manejo de subconsolidados.

✓ Trazabilidad a todo el proceso de consolidación, desde el momento en que se realiza la

extracción de datos de SAP, pasando por los diversos procesos de preparación, hasta la

obtención de los reportes finales.

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Objetivos Funcionales

✓ Mejorar la accesibilidad a la información de consolidación del grupo empresarial.

✓ Confiabilidad, agilidad e integración en el proceso de consolidación mediante una herramienta

que permita automatizar el proceso y garantizar la adecuada segregación de funciones para el

proceso de consolidación.

✓ Conservación de datos históricos.

✓ Integración con el sistema transaccional de la empresa: SAP ECC 6.6.

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Objetivos Técnicos

✓ Extracción automática de información desde SAP New GL al sistema SAP BPC- SAP Business

planning and consolidation.

✓ Consolidación de 24 entes legales a través de la agrupación de cinco procesos de

subsonsolidación (Jerarquías de consolidación).

✓ Consolidaciones en las monedas COP (Grupo) y en USD(Moneda Fuerte), utilizando diferentes

procesos de conversión de moneda.

✓ Procesos de eliminación automática de operaciones entre compañías del mismo Grupo

Económico.

✓ Documentación y trazabilidad a los ajustes que se requieran realizar manualmente a la

consolidación.

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Objetivos Técnicos

✓ Reportes de control para:

✓ Datos extraídos desde el sistema fuente (SAP).

✓ Proceso de conversión de moneda

✓ Procesos de Eliminación.

✓ Procesos de subconsolidación.

✓ Ajustes Manuales.

✓ Generación de Reportes de estados financieros consolidados:

✓ Gerenciales: Balance General, Estado de Ganancias y Pérdidas, y flujo de Efectivo.

✓ Legales: Balance General, Estado de Ganancias y Pérdidas, y flujo de Efectivo.

✓ Manejo de roles y perfiles de usuario para gestión de autorizaciones

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Plan de Trabajo

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PROCESO CONSOLIDACIÓN

DEMO

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BENEFICIOS

▪ Mejora en la agilidad, confiabilidad, accesibilidad e integración de la información de estados

financieros del grupo empresarial.

▪ Centralización de la información tanto histórica como actual de los estados financieros de la

compañía.

▪ Coordinación y descentralización del proceso de consolidación mediante una herramienta de

gestión para todo el proceso (BPC).

▪ Eliminación de riesgos identificados por auditoria interna y externa con respecto al proceso

de Consolidación empresarial.

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Lecciones Aprendidas

▪ El respaldo y compromiso de la alta gerencia y el entendimiento del impacto del proyecto.

▪ Visitas y entrevistas a otras empresas que ya hubiesen implementado la solución con el fin de

recibir su retroalimentación.

▪ Integración de equipo de trabajo conformado por usuarios clave y IT/Consultoría.

▪ Implementación de proyectos basado en fases que permiten entregar resultados en corto

tiempo.

▪ La Calidad de datos maestros y transaccionales.

▪ Globalización de las soluciones pensando en el crecimiento de Colombina.

▪ En la medida que se capacite mejor a los usuarios se reduce la dependencia de IT.

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Proyectos Futuros

▪ BPC – Flujo de Caja.

▪ BPC – Planificación Gastos.

▪ Precios de transferencia.

▪ Modelos Analíticos.

▪ Autoservicio usuarios.

Preguntas?