configuraciÓn de la cuenta de correo electrÓnico · 2019-02-01 · 6.4 configuración de la red...
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CONFIGURACIÓN DE LA CUENTA DE
CORREO ELECTRÓNICO
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Elaborado por: Germán Cañavate Buchón
Revisado por: Raúl Chilet Pérez
Aprobado por: Francisco Orts
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Tabla de contenido
1 OBJETO ....................................................................................................................... 3
2 ALCANCE ..................................................................................................................... 3
3 DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA ........................................................................ 3
4 RESPONSABILIDADES. .............................................................................................. 3
5 GLOSARIO DE TÉRMINOS ......................................................................................... 3
6 DESARROLLO ............................................................................................................. 3
6.1 Acceso al WebMail ......................................................................................................... 3
6.2 Configuración del correo electrónico ............................................................................... 4
6.3 Configuración de la cuenta de correo electrónico MICROSOFT OUTLOOK ................... 4
6.4 Configurar MS OUTLOOK para guardar los mails en un Servidor Local ......................... 6
6.5 Configuración de la RED para realizar copias de seguridad del correo. .......................... 7
6.6 Configuración de la FIRMA de correo en MICROSOFT OUTLOOK ................................ 8
6.6.1 Generar firma Otp ......................................................................................................................................... 8
6.6.2 Configuración en Outlook 2003 ..................................................................................................................... 9
6.6.3 Configuración en Outlook 2007 ................................................................................................................... 11
6.6.4 Configuración en Outlook 2013 ................................................................................................................... 13
6.7 Solicitar confirmación de lectura y entrega para correos enviados .................................15
6.8 Mensaje de ausencia período vacacional .......................................................................15
6.9 Gestión de correo y teléfonos en vacaciones .................................................................17
7 REGISTROS. .............................................................................................................. 17
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1 OBJETO
El objeto de la presente Instrucción es describir el proceso de instalación y configuración de la cuenta de correo electrónico, así como describir el formato y contenido del correo electrónico.
2 ALCANCE
Esta Instrucción aplica TODOS los usuarios y trabajadores de Otp que dispongan de cuenta de correo electrónico.
3 DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA
Ayuda de Microsoft Office (F1).
4 RESPONSABILIDADES.
Todos los usuarios
Utilizar y configurar el correo electrónico según lo dispuesto en la presente instrucción.
5 GLOSARIO DE TÉRMINOS
No procede.
6 DESARROLLO
6.1 Acceso al WebMail
Para acceder a nuestra cuenta de correo electrónico desde cualquier ordenador que disponga de conexión a internet, deberemos hacerlo a través de la siguiente dirección:
http://webmail.otp.es/
Una vez se abre el cuadro anterior, se introduce el nombre, correo electrónico completo y la Clave.
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6.2 Configuración del correo electrónico
En caso de que se quiera cambiar la clave de acceso o modificar cualquier preferencia del correo Web, se deberá acceder a la siguiente dirección:
https://mail.otp.es:8443/
A continuación se facilitará el acceso a la configuración de cuenta del correo:
6.3 Configuración de la cuenta de correo electrónico MICROSOFT OUTLOOK
El proceso de configuración sirve tanto para Outlook 2003 como para Outlook 2007.
¡OJO! Si ya estamos recibiendo correo electrónico de la cuenta a configurar, es que ya la tenemos configurada y nos podemos saltar este paso e ir directamente a 6.5
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1. Abrir Microsoft Outlook: si es la primera vez que se abre el programa y todavía no está configurado saldrá un asistente para configurar la cuenta de correo electrónico o importar cuentas existentes del equipo. En ese caso:
a. Tras iniciarse el asistente, presionamos el botón SIGUIENTE. El programa pregunta si deseas configurar una cuenta de correo electrónico y le decimos que NO.
b. Marcamos la “casilla continuar sin soporte de correo electrónico”, y le damos a FINALIZAR.
2. Configurar la cuenta de correo:
a. Ir a la pestaña HERRAMIENTAS (Alt+H) y entrar en “cuentas de correo electrónico (2003)” o “configuración de la cuenta (2007)”
b. “Agregar una nueva cuenta de correo electrónico” (2003) o “nuevo” (2007).
c. Tipo de correo POP3
En caso de M.Outlook 2007 marcaremos la opción “configurar manualmente opciones del servidor” y le daremos a siguiente y volvemos a elegir correo POP:
d. Configurar los siguientes campos:
i. Su nombre: Nombre completo (el que le aparecerá al destinatario en cada envío de correo electrónico en el apartado del remitente). El formato debe ser el siguiente: Juan Pérez (Otp).
ii. Dirección de correo: indicar correo electrónico: normalmente todas las cuentas asignadas tienen la inicial del nombre + el apellido. Ej.: [email protected]
iii. Nombre de usuario: indicar correo electrónico completo, otra vez (atención, incluir el @otp.es) que a veces lo omite el programa.
iv. Contraseña: indicar contraseña y marcar la casilla de recordar contraseña, en caso de que no queramos introducirla cada vez.
v. Servidor de correo entrante (POP3): mail2.cloud-services.es con puerto 995 y Seguridad SSL
En caso de servidor IMAP es mail2.cloud-services.es con puerto 993 y Seguridad SSL
vi. Servidor de correo saliente (SMTP): mail2.cloud-services.es con puerto 465 y Seguridad SSL
vii. Casilla SPA: “iniciar sesión utilizando Autenticación de contraseña de seguridad SPA” dejar DESMARCADO.
e. Más configuraciones: marcar esta casilla para configurarla
i. Pestaña GENERAL: se puede cambiar el nombre de la cuenta. Este nombre solo es interno y sirve para diferenciar unas cuentas de correo de otras, en caso de tener varias configuradas.
ii. Pestaña SERVIDOR DE SALIDA: marcar la casilla “mi servidor de salida (SMTP) requiere autenticación” y la casilla “utilizar la misma configuración que mi servidor de correo de entrada”
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iii. Pestaña CONEXIÓN: marcar la opción “conectar utilizando red local (LAN).
iv. Pestaña AVANZADAS: dejar como en la foto adjunta:
f. Aceptar y presionar la casilla “probar configuración de la cuenta” si está bien configurada, debería salir todo ok.
6.4 Configurar MS OUTLOOK para guardar los mails en un Servidor Local
El proceso de configuración sirve tanto para Outlook 2003 como para Outlook 2007 y para cuentas recién creadas o antiguas.
1. Con Microsoft Outlook abierto: ir a la pestaña ARCHIVO, (Alt + A) y seleccionar “administración de archivos de datos”. Aparecerá una ventana nueva con un archivo de “carpetas personales” y su ubicación dentro del disco duro del usuario (normalmente esta ubicación: C:\Documents and Settings\USUARIO\Configuración
local\Datos de programa\Microsoft\Outlook)
¡OJO! Si la ubicación del archivo no está en nuestro disco duro sino en el servidor, no hace falta que sigamos pues ya se están haciendo copias de seguridad (Ej.: //SERVIDOR/Correo/Nombre usuario)
2. Presionamos el botón Abrir carpeta… y se nos abrirá la ubicación del archivo de carpetas personales (en nuestro disco duro).
3. Cerramos el Microsoft Outlook.
4. Copiamos el archivo Outlook, (archive si existe también) y lo pegamos en la ubicación del servidor que corresponda: letra de unidad de red/usuario (en caso de no ver esta unidad, consultar guía de configuración más adelante). Cambiar nombre de archivo de Outlook.pst a Usuario.pst.
5. Volvemos a abrir el M.Outlook y evitamos que sigan descargándose correos electrónicos, pues se perderían (cancelar envío y recepción nada más abrirlo) y realizamos los siguientes pasos:
a. Pestaña ARCHIVO administración de archivos de datos: presionamos “Agregar…” (2003) o “Cambiar carpetaNuevo archivo de datos de Outlook…” (2007)
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b. Elegimos la opción “Archivo de carpetas personales (.pst) de Office Outlook”.
c. Seleccionamos la ubicación del servidor donde están las carpetas antes copiadas: Unidad/Usuario. Aceptamos y cerramos la ventana.
6. Ir a la pestaña HERRAMIENTAS (Alt+H) y entrar en “cuentas de correo electrónico (2003)” o “configuración de la cuenta (2007)”
a. Seleccionar “Ver o cambiar cuentas de correo electrónico existentes” (2003) o “archivos de datos” (2007)
b. En Outlook 2003: en la pestaña “Enviar nuevo correo electrónico a la siguiente ubicación:” desplegamos y veremos que existen dos opciones iguales, “carpetas personales”, pero seleccionamos la segunda.
c. Le damos a finalizar, y deberemos cerrar el programa y volver a abrirlo para que surjan los cambios.
d. Acudimos al menú ARCHIVO Administración de archivos de datos, y comprobamos que está el archivo de carpetas personales, (ubicación antigua) y el nuevo archivo USUARIO, con la nueva ubicación en el servidor. Ésta última debería de disponer de un comentario que indique “Ubicación de entrega de correo”. La carpeta antigua “carpetas personales” se puede borrar si se desea.
e. En Outlook 2007: elegimos el nuevo archivo importado y seleccionamos “establecer como predeterminado”.
Si se ha hecho todo bien, también se importan reglas y contactos. Es posible que las reglas se tengan que volver a configurar.
6.5 Configuración de la RED para realizar copias de seguridad del correo.
Configurar la red o servidor para dejar el correo: La unidad de red donde se vaya a colocar el correo deberá de estar agregada con una letra. En caso de no estarlo se deberá agregar de la siguiente manera
a) Explorador de archivos: Mis sitios de red toda la red Red de Microsoft Windows Domino Servidor. Se selecciona una carpeta donde se quiera guardar el correo, normalmente una personal o una carpeta común denominada “correo” y al darle con el botón derecho se abrirá el siguiente cuadro de selección y se selecciona “conectar a unidad de red…” (Ver imagen)
b) Se elige la unidad de red o se deja por defecto la que salga y se deja marcada la opción conectar de nuevo al iniciar sesión. Ver imagen.
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6.6 Configuración de la FIRMA de correo en MICROSOFT OUTLOOK
6.6.1 Generar firma Otp
Entramos en este link y rellenamos el formulario para generar la firma: https://www.otp.es/firma_correo/personalizar.php
Copiamos el código
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6.6.2 Configuración en Outlook 2003
1. Abrimos un bloc de notas y pegamos el código html generado, luego lo guardamos como firma.htm
2. Vamos al Menú Herramientas/Opciones... Dentro de Opciones, hacemos clic en la pestaña Formato de correo. En Formato de correo, buscamos el botón Firmas... (situado abajo), y hacemos clic en él.
3. Esta acción nos lleva a la ventana de Crear Firma, donde hacemos clic en Nuevo...
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4. En la siguiente pantalla debemos marcar la opción Utilizar este archivo como plantilla:, y dándole al botón examinar, podremos buscar en nuestro PC el fichero html que nos ha creado.
5. Una vez cargada la firma, veremos una vista preliminar en pantalla. Hacemos clic en Finalizar.
6. Nuevamente estamos en la pantalla Crear firma, donde vemos las firmas creadas. Salimos pulsando aceptar.
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7. Elegimos en qué condiciones queremos usar nuestra nueva firma, y que firma usaremos. Podemos elegir usar la firma en mensajes nuevos, o en mensajes de respuesta o reenviados. Lo normal es usarla en ambos. Al finalizar pulsamos en Aceptar.
6.6.3 Configuración en Outlook 2007
Cuando se crea una firma en Outlook 2007, se crean 3 archivos (.htm, .txt and .rtf), se
puede reemplazar el archivo .HTM por nuestro propio archivo con nuestra firma.
Para crear una firma en Outlook 2007:
1) Vamos a Herramientas > Opciones > Formato de Correo >
2) Hacemos clic en Firmas.
3) Hacemos clic en Nueva.
4) Escribimos un nombre a tu firma Ej. MI_FIRMA
5) Presionamos en Aceptar.
No hace falta agregar ningún contenido a la firma que hemos creado. Outlook crea los
archivos necesarios, hay que hacer clic en Aceptar, luego Aceptar nuevamente y cerramos
el Outlook.
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Como encontrar el archivo .HTM donde se creó la firma:
Vayan a INICIO > Ejecutar y pegan la siguiente línea:
En Windows Vista o 7:
En Español: %userprofile%\AppData\Roaming\Microsoft\Firmas
En Ingles: %userprofile%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures
En Windows XP:
En Español: C:\Documents and Settings\USUARIO\Datos de programa\Microsoft\Firmas
En Ingles: C:\Documents and Settings\USUARIO\ Application Data \Microsoft\ Signatures
En la carpeta que se abra, deberían ver 3 archivos creados con el formato del nombre de la
firma que eligieron. Ej. MI_FIRMA, y debería estar en cada formato que especificamos al
principio: (.htm, .txt and .rtf).
Si no podéis ver las extensiones de los archivos:
Tienen que habilitar una opción para verlas, esto lo pueden hacer yendo en la misma
carpeta a: HERRAMIENTAS > OPCIONES DE CARPETA > VER, y ahí destildar la opción
“Ocultar extensiones para tipos de archivos conocidos”.
Otra forma de ver la extensión si no se dan cuenta por el ícono es haciendo clic derecho
sobre cada uno de ellos y luego propiedades.
Reemplazar el Archivo HTM:
Simplemente reemplacen el archivo con extensión .HTM de esa carpeta con el archivo de su
firma, solo recuerden que tiene que tener el mismo nombre que tenía en la carpeta Ej.
MI_FIRMA.HTM
Para Empezar a usar la nueva firma en Outlook 2007:
Inicien Outlook nuevamente, y pueden configurar en Herramientas > Opciones > Formato
de Correo > Firmas que firmas quieren usar para cada cuenta de mail que tengan.
O bien pueden insertar la firma manualmente cada vez que escriban un correo.
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6.6.4 Configuración en Outlook 2013
Para insertar la firma en Outlook 2013 perimero agan clic en Nuevo correo electrónico o
Redactar, después abran la opción Firma > Firmas
En la ventana que se abrira agan clic en Nueva y pongan el nombre a la firma
Abrimes en el Explorado de archivos el directorio donde se encuentra la firma C:\Users\Usuario\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures
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Editaremos el archivo Nombre_Firma.htm aciendo clic con el boton derecho sobre el, despueés en Abrir con i finalmente en Bloc de notas o Notepad.
Una vez abierto busquen en el archivo la etiqueta <body aquí pueden aber mas cosas>contenido</body> i remplazen el contenido por la firma generada en el formulario, guarden los cambios.
Y ya tienen la firma disponible en la redacción de correos.
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6.7 Solicitar confirmación de lectura y entrega para correos enviados
El proceso de configuración sirve tanto para Outlook 2003 como para Outlook 2007 y para cuentas recién creadas o antiguas.
1- Ir al menú HERRAMIENTAS (Alt + H) Opciones y seleccionar la pestaña “Preferencias””Opciones de correo electrónico”.
2- Ir a “Opciones de seguimiento”
3- Marcar las casillas “Confirmación de lectura” y “Confirmación de entrega”
6.8 Mensaje de ausencia período vacacional
Se accede al configurador del correo electrónico:
https://mail.otp.es:8443/
A continuación accedemos al panel cambiar configuración de cuenta de correo:
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Seleccionamos la pestaña de RESPUESTA AUTOMÁTICA
Activamos la casilla de RESPUESTA AUTOMÁTICA fijamos el formato del mensaje como HTML, codificación UTF-8 y añadimos el texto del mensaje de ausencia.
En este momento me encuentro ausente por vacaciones hasta el próximo <fecha en la que vuelves>. En caso de urgencia puede contactar con mis compañeros <indicar mail y teléfono del compañero/s que nos cubre o de la centralita>
Un saludo.
Nombre y apellidos
Además, podemos redireccionar nuestro correo electrónico a otro compañero para que éste reciba también nuestro mail añadiéndolo en el apartado REDIRECCIONAR A:
Se pulsa al botón ACEPTAR. Se recomienda verificarlo, diciéndole a algún compañero que os mande un correo.
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6.9 Gestión de correo y teléfonos en vacaciones
Antes de irnos de vacaciones deberemos gestionar adecuadamente nuestras cuentas de correo y teléfono para dar un servicio adecuado a nuestros clientes:
1- En primer lugar, el día antes de irnos deberemos elaborar un correo detallado a nuestro responsable técnico directo y con copia los compañeros del grupo en el que indiquemos el estado de situación de los trabajos pendientes (por si llamaran reclamándolos), tareas que delegamos a otros compañeros y cualquier otra cosa que consideremos relevante que conozcan el resto de compañeros.
2- En segundo lugar, elaboraremos un correo informando a nuestros clientes más importantes indicándoles cuál es nuestro período vacacional y a quién se deben dirigir en caso de urgencia. No confundáis este mensaje con el correo de ausencia. El correo de ausencia es un mensaje que recibe el cliente que te manda un mail. Este correo trata de informar a los clientes VIP, antes de que tengan necesidad de contactar contigo, con objeto de que sepan que no vas a estar y que efectivamente dejamos a un compañero por si tienen algo urgente. De esta forma quedamos bien con el cliente y también evitamos que llamen para gestiones sin importancia que pueden esperar a tu vuelta.
3- Mensaje de ausencia: utilizar la Guía del punto 6.8 para gestionar el mensaje de ausencia. Deberemos activar el mensaje de ausencia durante la última media hora antes de irnos de vacaciones. Y probar que funciona correctamente (enviándonos un email y verificando que el mensaje que llega es correcto. Es automático por lo que se recibe inmediatamente). El mensaje es este:
4- Teléfono (VODAFONE): el teléfono lo dejaremos en la oficina apagado. Pero antes de nada activaremos un desvío de llamadas a la centralita para que nuestras llamadas no se pierdan:
a. Activación del servicio: marcar lo siguiente: **21*0+NÚM.DESVÍO# + llamda.
Por ej. para desviar las llamadas a la centralita de Otp VALENCIA tendríamos que marcar esto: **21*0600484510# y darle al botón de llamar.
b. Desactivación del servicio: ##21# y llamar.
IMPORTANTÍSIMO PROBAR QUE FUNCIONA TODO ANTES DE DARLO POR CERRADO (TANTO EN LA ACTIVACIÓN Y DESACTIVACIÓN)
7 REGISTROS.
No procede.